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PERFIL DEL CARGO Y FUNCIONES DEL

SUPERNUMERARIO

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1. DESCRIPCION DEL CARGO:

Denominación Del Cargo: Supernumerario Nivel: Operativo Dependencia Jerárquica: Coordinación Operativa / Administracion De Estación De

Servicio/ Coordinación de CDA Ubicación Del Cargo: Área Operativa

2. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

3. OBJETIVO DEL CARGO Velar por el cumplimiento de lo determinado en las instrucciones de la coordinación de la Estación de Servicio, del área Operativa y del Centro de Diagnostico Automotor-CDA.

4. PERFIL DEL CARGO

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PERFIL DEL CARGO Y FUNCIONES DEL

SUPERNUMERARIO

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Y CALIDAD

Educación: Bachiller o aprendiz en áreas a fines. Experiencia: Mínimo de 1 año en cargos de servicio al cliente o en áreas a fines para el cargo. Conocimientos específicos: Cursos básicos en sistemas y/o en servicio al cliente.

Departamento CDA En caso de no cumplir con estos cursos, se validara este requisito con entrenamiento interno bajo supervisión. Formación y entrenamiento: No Aplica Valores: Lealtad, discreción, honradez, integridad profesional, calidad humana, respeto, generosidad y espíritu de servicio. Nota: En caso de que el personal aspirante al cargo no cuente con los requisitos de competencia en “educación y conocimientos específicos”, se validara la pertinencia y competencia de acuerdo a los años de experiencia relacionados con las funciones del cargo.

5. RESPONSABILIDADES. POR RELACIONES INTERPERSONALES:

Contribuir con las buenas relaciones interpersonales en la organización, teniendo en cuenta el continuo auto mejoramiento y auto capacitación del mismo y sus compañeros de trabajo, con el fin de mantener un clima organizacional adecuado y satisfactorio.

Contribuir con el mejoramiento de la cultura y clima organizacional, que destaque e

identifique al empleado del terminal de Transportes de Girardot. POR DIRECCION Y COORDINACION:

Realizar todas las demás funciones relacionadas con el cargo, que le sean asignadas por el Coordinador inmediato.

POR CONFIDENCIALIDAD:

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Y CALIDAD

Manejar de manera confidencial la información que como tal le sea presentada y

entregada, y toda aquella que se genere en torno a ella como fruto de sus labores en la Terminal de Transportes de Girardot.

Guardar confidencialidad sobre esa información y no emplearla en beneficio propio o de

terceros mientras conserve sus características de confidencialidad o mientras sea manejada como un secreto empresarial o comercial.

POR SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTION:

Procurar el cuidado integral de su salud Suministrar información Clara, veraz y completa sobre su estado de salud. Asegurar la disponibilidad de los recursos para la implementación y mantenimiento del

sistema integrado de gestión. Asegurarse de que se establezca e implementen la política integral y los objetivos para el

sistema integrado de gestión. Garantizar el pleno cumplimiento de la legislación vigente sobre seguridad y salud en el

trabajo en todas las áreas. Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestión de la Seguridad y

Salud en el Trabajo de la empresa Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos

latentes en su sitio de trabajo Participar en las actividades de capacitación en seguridad y salud en el trabajo definido en

el plan de capacitación del SG-SST. Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestión de la

Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST

6. FUNCIONES GENERALES

Velar por el buen uso de los equipos e instalaciones a su cargo. Garantizar la buena administración y control de los inventarios del estacion de servicio. Mantener la documentación legal actualizada y disponible para las visitas de entidades no

gubernamentales. Mantener el control y mejoramiento de las ventas generadas hacia el cumplimiento de

metas.

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Disponer de los recursos necesarios para la operación y oferta de los servicios de la estación de servicio.

Realizar todas las demás funciones relacionadas con el cargo, que le sean asignadas por el

Coordinador y/o Jefe Inmediato.

7. FUNCIONES ESPECIFICAS

Ejecutar las determinaciones de la Gerencia del Terminal de Transportes de Girardot. 7.1.1 Lugar. Salón

Diligenciar el informe de novedades que se presentan en el turno.

Velar por el cumplimiento del reglamento operativo y elaborar los informes de novedades.

Servir de guía a los turistas, sobre los servicios complementarios que ofrece la terminal.

Velar por el cumplimiento de las zonas establecidas para los taxis.

Organizar el área frente a las taquillas de buses, de tal manera que los usuarios puedan tener acceso a estas en igualdad de condiciones y sin la intervención de los conductores.

No permitir que los conductores, auxiliares, ni personal de las Empresas de Transporte, pregonen frente a las taquillas.

Evitar la presencia de vendedores ambulantes en los contornos de esta zona.

Garantizar el cumplimiento de las medidas implantadas en la empresa.

Controlar el transito en las vías internas de la Terminal, vías de acceso, parqueaderos operacionales de taxis y buses, muelles de ascenso y descenso de pasajeros.

Controlar que los vehículos no permanezcan más del tiempo autorizado en las plataformas de ascenso de pasajeros.

Realizar todas las demás funciones relacionadas con el cargo, que le sean asignadas por el Coordinador Inmediato.

7.1.2. Lugar. Caseta de salida

Exigir la Tasa de Uso a cada uno de los vehículos que salen de la Terminal de Transportes y que se dispone a salir de viaje.

Controlar la salida vehículos.

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Constatar la cantidad de pasajeros que transporta, con los relacionados en el despacho realizado por la Empresa.

Colocar sello de control al vehículo, escribir el número de pasajeros y firmarlo.

Digitar al información de pasajeros en el sistema y ordenar numéricamente las tasa de uso para efectuar control sobre los vehículos que no hacen entrega de la misma.

No permitir el ingreso de personas extrañas.

Realizar el reconteo de pasajeros y verificar que este número corresponda con el reportado por caseta de salida de la Terminal.

Reportar en los informes los vehículos infractores.

Impedir la salida de vehículos piratas.

Realizar todas las demás funciones relacionadas con el cargo, que le sean asignadas por el Coordinador Inmediato.

7.1.3. Lugar. Puertas de acceso a plataformas

Verificar que los pasajeros que ingresan a las plataformas de salida de vehículos posea el respectivo tiquete.

Autorizar el ingreso de pasajeros con el dispositivo eléctrico de las puertas. Controlar el ingreso de conductores y auxiliares de buses a las áreas de sala de espera y

taquillas. Reportar las novedades que se presenten en el puesto de trabajo. Velar por el cumplimiento del reglamento operativo y elaborar los informes de novedades. Colaborar con la organización en el área frente a las taquillas de de las Empresas

Transportadoras, de tal manera que los usuarios puedan tener acceso a estas en igualdad de condiciones.

Evitar la presencia de vendedores ambulantes en las zonas del Terminal. Garantizar el cumplimiento de las medidas implantadas en la Empresa. No permitir la presencia de conductores en las puertas de acceso a la Terminal. Realizar todas las demás funciones relacionadas con el cargo, que le sean asignadas por el

Coordinador Inmediato. 7.1.4. Guardaequipaje e Información

Suministrar información general solicitada por los usuarios del Terminal.

Identificar y ubicar el equipaje dejado a su cargo.

Expedir y cobrar las facturas por concepto de servicio de guarda equipajes.

Control de inventario de equipajes del turno.

Entregar cierres de caja e inventario de bodega al funcionario del turno siguiente.

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Elaborar y entregar a Tesorería un informe de los ingresos diarios.

Informar sobre irregularidades o pérdidas en la sección de guarda equipajes.

Informar a los usuarios de la Terminal acerca de los diferentes servicios del mismo.

Prestar a través del altavoz servicios sociales a los usuarios.

Contestar las llamadas efectuadas a la Terminal y canalizar sus destinos.

Recepcionar las sugerencias, inquietudes, y quejas o reclamos por escrito y tramitarlas a la oficina de Talento Humano.

Realizar todas las demás funciones relacionadas con el cargo, que le sean asignadas por el Coordinador Inmediato.

7.1.5. Lugar. Controles periférico

Controlar que todos los vehículos de transporte intermunicipal en origen y transito lleven la tasa de uso.

Realizar el reconteo de pasajeros y verificar que este número corresponda con el reportado por casta de salida de la Terminal.

Reportar en los informes los vehículos infractores.

Servir y guía turística sobre los servicios complementarios que ofrece la Terminal.

Garantizar el cumplimiento de las medidas implantadas por la empresa.

Realizar las demás funciones relacionadas con el cargo que le sean asignadas por el coordinador inmediato

7.1.6. Lugar. Liquidación

Expedir la tasa de uso a los diferentes vehículos que inician sus rutas o hacen transito por

el Terminal de Transportes de Girardot. Remitir a los conductores a realizar la prueba de alcoholemia y mantener continua relación

con los funcionarios encargados. Mantener una permanente comunicación con el funcionario de caseta de salida, el

funcionario de salón y su jefe inmediato en caso de alguna anomalía que se presente. Elaborar con destino a la Coordinación operativa un informe de las novedades presentadas

el día anterior. Manejo y custodia del dinero recaudado durante el turno. Exigir la planilla o libro de viaje por cada vehículo que adquiera la Tasa de Uso. Entregar el importe de los recaudos a la Tesorería de la entidad a las horas convenidas y

con datos precisos. Expedir la tasa de uso únicamente al personal autorizado de acuerdo a las instrucciones

impartidas por Administración.

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FECHA: 2020-01-15

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Verificar la entrada y salida de radios en la planilla. Expedir la Tasa de Uso para líneas y horarios establecidos por el Ministerio de Transporte. Hacer entrega en la oficina operativa del conduce que se cancela por evasión. No permitir el ingreso de personas particulares a esta dependencia. En caso de fallas del sistema, realizar de forma Manual la venta de conduces en el formato

PRL-F-005 Recibo de Caja Liquidación, que se encuentra en liquidación diligenciando toda la información requerida.

Luego que se solucione el problema con el sistemas, se deberán ingresar todos los conduces elaborados a mano, para que se legalice la venta en el sistema.

Los conduces elaborados a mano se deben llevar a la oficina de Tesorería junto con los conduces impresos en el sistema para que sean archivados.

7.1.5 Lugar. Instalaciones del Terminal y Controles Periféricos (Mantenimiento)

Mantenimiento de jardines y zonas verdes

Mantenimiento general de las baterías sanitarias

Verificación y mantenimiento de las áreas operativas

Realizar el mantenimiento preventivo de la maquinaria y equipos

Realizar todas las demás funciones relacionadas con el cargo, que le sean asignadas por el Coordinador Inmediato.

7.1.6 Lugar. Salón (Servicios Generales)

Peluchar el área del salón

Sacar basuras de cestas ubicadas en diferentes puntos de la Terminal

Recoger la basura del área de la sillas de espera

Trapear el salón Principal y demás áreas comunes

Barrer y Trapear el descenso de pasajeros, bahías y salón operacional del Terminal

Recoger las basuras de los patios operacionales y demás áreas del Terminal

7.1.7.1 Actividades Adicionales (Servicios Generales)

Limpiar manchas que se encuentren en el salón operacional de la Terminal

Apoyo Baños en Temporadas

Limpieza de Archivos

Limpieza de Paredes externas y vidrios

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FECHA: 2020-01-15

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Vidrios, telarañas todas las áreas, Aseo Orinales Conductores - Lavada y despercudida duchas baños.

Limpieza de Bordes, plataformas, quitar chicles salón general, descenso y bahías, limpieza de telarañas oficinas.

Lavado de Carritos, limpieza cuarto Servicios Generales, aseo Caseta Entrada y Salida

Rejas, portones, silletería y chicles.

7.1.8 Lugar. Baños (Servicios Generales)

Al iniciar el turno la persona encargada deberá revisar aseo, la cantidad de productos que entregan y el Funcionamiento de las Instalaciones.

Reportar todas las personas que ingresen a tomar el servicio de baños.

Llevar el registro coherente con las entradas de las personas pertenecientes al servicio de baños.

Reportar cualquier diferencia en sobrante o faltante perteneciente a los ingresos recibidos del servicio de baños.

En caso de encontrar diferencias entre los dineros percibidos y la marcación de la registradora deben informar dicha diferencia.

Se Verificará periódicamente el estados de las cestas de Basura, Dispensadores de jabón y limpieza de Sanitarios.

Realizar todas las demás funciones relacionadas con el cargo, que le sean asignadas por el Coordinador Inmediato.

7.1.9. Lugar. Oficinas Administrativas (Servicios Generales)

Aseo general a las oficinas de Gerencia y Tesorería (pisos, vidrios, paredes, telarañas, muebles)

Aseo general a los baños de las oficinas administrativas

Atención a personal oficinas (ofrecer bebidas)

Atención a visitantes (ofrecer bebidas)

Realizar todas las demás funciones relacionadas con el cargo, que le sean asignadas por el Jefe Inmediato.

7.1.10. Lugar. Oficinas Operativas (Servicios Generales)

Aseo general a la oficina Operativa, Información, liquidación y Salón de reuniones (pisos, vidrios, paredes, telarañas, muebles)

Atención a personal oficinas (ofrecer bebidas)

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REVISIÓN Nº: 03

FECHA: 2020-01-15

FECHA DE EMISIÓN

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Y CALIDAD

Aseo general a los baños de la oficina Operativa y Salón de reuniones.

Realizar todas las demás funciones relacionadas con el cargo, que le sean asignadas por el Jefe Inmediato.

7.1.11. Lugar. Oficinas Estación (Servicios Generales)

Aseo general a las oficina Estación (pisos, vidrios, paredes, telarañas, muebles)

Aseo general al baño de la oficina de la Estación, Operativa, información y sistemas

Realizar todas las demás funciones relacionadas con el cargo, que le sean asignadas por el Jefe Inmediato.

7.1.12. Lugar. Oficinas CDA (Servicios Generales)

Aseo general a las oficina del CDA (pisos, vidrios, paredes, telarañas, muebles)

Aseo general al baño de la oficina del CDA.

Aseo general al baño de usuarios del CDA.

Atención a personal oficinas (ofrecer bebidas)

Atención a usuarios (ofrecer bebidas)

Realizar todas las demás funciones relacionadas con el cargo, que le sean asignadas por el Jefe Inmediato.

DEPENDENCIA ESTACION DE SERVICIO 7.2.1. Lugar. Venta de Combustible, lubricantes y accesorios

Recibir y entregar el turno teniendo en cuenta los elementos en custodia como datafono, Botón de Pánico, llaves de baños, llaves de urna, manguera de aire, linterna e inventario (lubricantes) , y base de dinero asignada.

Ofrecer a los clientes un excelente servicio.

Suministro y venta de combustible a vehículos de acuerdo al protocolo de servicio por EXXONMOBIL.

Desarrollar los procedimiento definidos para la operación de la EDS de forma segura y utilizando los elemento de protección personal y las medidas de prevención necesarias.

Venta de lubricantes y demás productos.

Cobro de dinero proveniente de la venta de combustible, lubricantes y demás productos.

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REVISIÓN Nº: 03

FECHA: 2020-01-15

FECHA DE EMISIÓN

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PERFIL DEL CARGO Y FUNCIONES DEL

SUPERNUMERARIO

TIPO:

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Realizar la custodia de dinero con base en los montos de guardada autorizados por la Administración de la EDS y/o Gerencia.

Hacer el conteo de dinero en el lugar definido por la administración, bajo las condiciones de seguridad establecidas.

Llevar a cabo el registro de la planilla de ventas completando todos los campos requeridos para dar claridad al momento de entrega del turno.

Hacer la recepción de combustibles, verificando encima del carro tanque los niveles de los compartimientos y aplicar la prueba de agua definida.

Mantener las islas, surtidores y rejillas perimetrales aseadas y en perfecto orden para su funcionamiento.

Aplicar el plan de emergencias teniendo en cuenta las condiciones de seguridad definidas, puntos de encuentro y medidas de prevención.

Las demás funciones relacionadas con el cargo, que le sean asignadas por el Coordinador Inmediato.

7.2.2. Lugar. Lubricación

Lubricar y realizar los cambios de aceite a los vehículos que soliciten el servicio en la estación de servicio.

Realizar apoyo en la venta de combustible

Brindar atención y asesoría de lubricantes, y filtros a los clientes de la estación de servicio.

Mantener aseado y ordenado los cárcamos de mantenimiento de vehículo, rejillas perimetrales y trampas de grasas.

Realizar el mantenimiento del Compresor (Cambio de aceite mensual, Drenado del tanque )

Realizar el mantenimiento de la Engrasadora (Cambio de las boquillas de la pistola, Limpieza del pistón, Cambio de empaques, Cambio de anillos del pistón)

Realizar el aseo de los spill container.

Mantener las islas, surtidores y rejillas perimetrales aseadas y en perfecto orden para su funcionamiento.

Realizar las demás funciones asignadas por el Jefe inmediato.

DEPENDENCIA DEL CDA

7.3.1 Área Caseta de Entrada

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REVISIÓN Nº: 03

FECHA: 2020-01-15

FECHA DE EMISIÓN

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PERFIL DEL CARGO Y FUNCIONES DEL

SUPERNUMERARIO

TIPO:

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Comprobar la identificación y validación de la documentación del vehículo según los

siguientes numerales:

Carta de propiedad del vehículo. El seguro obligatorio (SOAT vigente). La licencia de transito del vehículo de quien conduce el vehículo. Verificar la presencia física del vehículo en el CDA. Para los vehículos convertidos a gas natural, se debe verificar la vigencia del certificado de

revisión exigido para este tipo de vehículos. Explica el objeto y el alcance del servicio de revisión Tecnicomecanica y emisiones

contaminantes, dejando constancia en la orden de trabajo PRL-F-039, con el fin de que el usuario comprenda y acepte las condiciones legalmente establecidas.

Solicita la información del propietario o cliente. Además, registrar y confronta la veracidad de la información del vehículo contra el RUNT.

Cobrar el valor establecido para realizar la revisión técnico mecánica. La facturación se realizar con el Sistema definido por la organización, se entregara la

factura original al cliente y una copia es guardada por el personal asignado. Cada $300.000 pesos que reúna el Auxiliar operativo G-2 por vehículo ingresado, debe

depositar en un sobre e ingresar en la urna ubicada en la instalación asignada en el CDA. Cualquier aclaración, observación o diferencia presentada con las condiciones del vehículo

deberá reportar al Coordinador para determinar la acción a seguir. Orientar o resolver preguntas relacionadas al procedimiento de revisión técnico mecánica

y emisiones contaminantes. Direccionar al cliente en los lugares en puede o no permanecer durante la prestación del

servicio. La plata recogida de los sobres es guardada en una caja urna ubicada en el CDA del Terminal de Transportes de Girardot El tesorero recogerá el dinero de la urna para ser contabilizado. 7.3.2 Recepción

Recibir y orientar a los clientes para el desarrollo del servicio de revisión técnico mecánica y

emisiones contaminantes. Diligenciar y explicar la orden de trabajo del CDA PRL-F-039 de acuerdo a los datos

obtenidos del vehículo y la licencia de transito. Verificar y confrontar la información de la licencia de transito con la suministrada por el

vehículo, y validar que el vehículo cumpla con las condiciones del estado adecuado de

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REVISIÓN Nº: 03

FECHA: 2020-01-15

FECHA DE EMISIÓN

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limpieza del vehículo, descargado, sin copas en las ruedas y estado adecuado de la presión de las llantas.

Solicitar la aceptación de las condiciones del servicio por medio de una firma al cliente. Orientar al cliente hacia la caseta de entrada para la cancelación del servicio. Identificar y asegurar el orden de turno de los vehículos para el ingreso a la línea de

inspección Garantizar la preparación y/o adecuación del vehículo para una correcta inspección de

acuerdo NTC 5375. Identificar y registrar toda anormalidad u observación relacionada con la operatividad o

integridad física del vehículo a inspeccionar.

8. COMPETENCIAS PARA EL CARGO 8.1. PRODUCTIVIDAD

ATENCION AL PÚBLICO. Se refiere a la atención esmerada de los usuarios internos y externos a la organización, facilitando la información en forma efectiva y respetuosa, evitando indisponerlos y proyectando una imagen positiva de la institución.

CONOCIMIENTOS/HABILIDADES. Posee la aptitud y/o capacidad para desempeñar las funciones asignadas.

CALIDAD DEL TRABAJO: Se refiere al trabajo preciso, completo y conciso que rara vez requiere de correcciones y, que tiene además buena aceptación por parte del público usuario, superiores y compañeros de trabajo.

COMUNICACIÓN. Se refiere a la transmisión clara, organizada y eficaz de ideas de información oral y escrita, al mantenimiento de una actitud receptiva hacia la información o puntos de vista de otras personas y al manejo discrecional de éstos.

RESPONSABILIDAD: Se refiere al cumplimiento consciente de las obligaciones de su labor, a la administración cuidadosa de los recursos disponibles y la respuesta eficaz a la confianza depositada.

RELACIONES DE TRABAJO: Se refiere al mantenimiento de relaciones de trabajo cooperativas, productivas y armoniosas, a la contribución al trabajo en equipo y a la representación apropiada de la institución.

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REVISIÓN Nº: 03

FECHA: 2020-01-15

FECHA DE EMISIÓN

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INICIATIVA Y CRITERIO. Se refiere a la anticipación de las necesidades y a la búsqueda de

métodos prácticos para producir los resultados esperados y resolver los problemas adecuadamente, también a la proposición de sugerencias útiles para mejorar los resultados.

MOTIVACION. Demuestra entusiasmo y actitud positiva en el desempeño de lo asignado

VERSATIL. Se adapta bien al cambio de condiciones o requisitos del trabajo.

OPORTUNIDAD: Entrega los trabajos a tiempo, teniendo en cuenta las prioridades y los requerimientos en la ejecución y desarrollo de las actividades encomendadas a su grupo.

8.2. CONDUCTA LABORAL

COMPROMISO INSTITUCIONAL: Asume, trasmite y refuerza el conjunto de valores organizacionales. En su comportamiento y actitudes demuestra sentido de pertenencia a la entidad, mediante la participación de actividades de capacitación y bienestar programadas por la empresa.

SISTEMA INTEGRADO DE GESTION: Participa y cumple con los procesos definidos en el Sistema Integrado de Gestión, y en relación al SG-SST, manteniendo una cultura de gestión del riesgo y auto cuidado al cumplir con los planes de emergencia definidos.

RELACIONES INTERPERSONALES: Establece y mantiene canales de comunicación con

usuarios, superiores, compañeros y colaboradores generando un ambiente laboral de cordialidad y respeto.

INICIATIVA: Propone, desarrolla y mejora los procedimientos de trabajo y encuentra soluciones a diferentes situaciones.

CONFIABILIDAD: Genera credibilidad y confianza frente al manejo de la información y en la ejecución de actividades.

ATENCIÓN AL USUARIO: Demuestra efectividad ante la demanda de un servicio o producto.

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REVISIÓN Nº: 03

FECHA: 2020-01-15

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9. CONTROL DE CAMBIOS

REV. Nº PAGINA ITEM DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

00 00 00 Emisión Original

01 01 02 Cambio en Organigrama, se asciende línea de mando de Administracion de estación de servicio, y se incluye el cargo asesor comercial para el CDA.

02 01 02 Se elimina el cargo Auxiliar Administrativo G-2 de la Coordinación de Talento Humano y Calidad.

03 02 01 Se modifican el organigrama y el cargo Tesorero se elimina y se crean los cargos del Coordinador Administrativo y Financiero, y el Coordinador Financiero y Contable.