Pasos para realizar transferencias documentales
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TECNÓLOGO EN GESTIÓN DOCUMENTAL Cris Dayana Trochez Vidal Luisa María Pérez
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TRANSFERENCIAS DOCUMENTAL
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TECNÓLOGO EN GESTIÓN
DOCUMENTAL
Cris Dayana Trochez Vidal
Luisa María Pérez
PASOS PARA REALIZAR
TRANSFERENCIAS
DOCUMENTALES
INTROCUCCION
El presente trabajo se refiere al tema Pasos Para
Realizar Transferencias Documentales, en el cual
se especificara detalladamente como, y que
implementos se necesitan para este importante
proceso en la vida de los documentos.
Al mismo tiempo se usaran imágenes que facilita al
lector para la interpretación de los diferentes pasos
que se deben seguir a la hora de realizar la
transferencia documental.
OBJETIVOSGENERALES
Despertar interés en las personas por las transferencias
documentales.
Asegurar el control de el orden de la documentación.
Concentrar la información útil, para la toma de
decisiones.
ESPECIFICOS
Enseñar a los lectores los pasos para las
transferencias.
Incentivar a las personas para que sean consientes de
la importancia de conservar los documentos y
transferirlos.
1. LIMPIEZA DE LA DOCUMENTACIÓN
2. ELIMINACIÓN DE MATERIAL METÁLICO
Eliminación de material metálico:
Cambiar material metálico por material plástico
2. ELIMINACIÓN DE MATERIAL METÁLICO
Remplazar carpetas tradicionales por materiales
desacidificados
3. IDENTIFICACIÓN DEL MATERIAL AFECTADO POR
BIODETERIORO.
Documentos identificados con hongos o insectos.
Con la aspiradora debe eliminarse el polvo de la unidad de
conservación -caja, carpeta, legajo- en su parte externa.
Solicitar servicio de personal especializado.
4. REVISIÓN Y FOLIACIÓN
Los documentos se enumeran
consecutivamente y
cronológicamente.
Con lápiz de mina negra.
En la esquina superior derecha.
Sin enmendaduras.
4. REVISIÓN Y FOLIACIÓN
La numeración existente no
Debe tacharse.
Los planos o cualquier
documento que por su formato
o tamaño estén doblados, se
numerarán como un sólo folio
REVISIÓN Y FOLIACIÓN
Los folios totalmente en blanco y están sueltos no
se envían en la transferencia.
Aquellos que estén cosidos o adheridos al legajo,
no deben separarse ni foliarse.
5. UNIDADES DE CONSERVACIÓN Y
REALMACENAMIENTO.
Hay distinta unidades de conservación:
Paquetes
Legajos
Tomos
Cajas
Carpetas y A-Z.
COMO PREPARAR LAS UNIDADES DE
CONSERVACIÓN PARA LAS TRANSFERENCIAS
La documentación
empastada que tengan los
lomos deteriorados
deberán someterse a
proceso de empaste o
refuerzo.
La documentación que no
está encuadernada ni
empastada deberá
almacenarse en cajas y
carpetas.
ESPECIFICACIONES PARA REALIZAR LAS
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
CAJAS
Materiales. Elaboradas en cartón
corrugado, recubierto en su cara
interna por una película a base de
parafina y ceras vegetales.
ESPECIFICACIONES DE CAJAS PARA TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
Tamaño. Las dimensiones más generalizadas son: alto 27 cms. ancho 40 cms. y profundidad 12.5 cms. Cada entidad podrá establecer los tamaños de acuerdo con su documentación
Capacidad. Introducir el número de carpetas necesario de manera que no queden muy ajustadas ni muy sueltas.
IDENTIFICACION DE LAS CAJAS
Las cajas deben ser rotuladas en sus tapas
laterales, con los siguientes datos generales:
IDENTIFICACIÓN DE CARPETAS
Material. Cartulina libre de acidez (neutra)
Diseño. Debe adaptarse al volumen y tamaño de
la documentación, garantizando la adecuada
protección de los bordes
Identificación:
AMARRE
Este proceso es importante para las unidades de
conservación a transferir y a la vez facilitar su traslado.
ESPECIFICACIONES PARA EL AMARRE
El procedimiento se utiliza cinta de faya o hiladillo
de 2,5 cm.
El ancho que abrace la unidad en sentido vertical y
horizontal, a modo de paquete, anudado hacia la
parte superior.
EMBALAJE.
Utilizar cajas que cumplan las especificaciones
mínimas sugeridas por el Archivo General de la
Nación.
La cantidad de documentos será moderado
EMBALAJE.
Se enumeran las cajas consecutivamente
Para cargar las cajas al vehículo se
corresponderá desde el ultimo número en orden
descendente
17
12 3 4
5 6 7 8
9 10 11 12
1314 15 16
18 1920
CONCLUSIONES
En conclusión se observo que las transferencias
documentales son un proceso por el cual debe
pasar el documento para llegar a el lugar donde
serán conservados durante mas tiempo.
A demás es importante que todas las entidades
realicen las transferencias para aprovechar espacio
y tener los documentos de manera organizada, e
importante recalcar que para este proceso
tomamos como base las tablas de retención
documental.
