SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

GUIA DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

1. OBJETIVO: establecer los parámetros para la ejecución del proceso técnico de

Transferencias Documentales primarias en soporte físico y medios electrónicos en la Universidad EAFIT.

2. ALCANCE: inicia con la elaboración del cronograma de transferencias anuales e

identificación de los tiempos de retención definidos para cada serie y subserie de las Tablas de Retención Documental y finaliza con la entrega de la documentación al Archivo Central con sus respectivos inventarios documentales.

3. RESPONSABLES: Vicerrectoría de Sostenibilidad y Proyección Social: es el responsable de hacer cumplir la normatividad archivística vigente al interior de la Universidad EAFIT en materia de Gestión Documental. Responsable de Gestión Documental: el Centro de Administración Documental CAD, es el responsable de apoyar y hacer seguimiento y control a los procedimientos relacionados con la Gestión Documental de la Universidad EAFIT. Jefes de dependencias y/o líderes de proceso: son los responsables de velar que sus dependencias y/o procesos realicen las transferencias documentales en las fechas establecidas en el cronograma de Transferencias Documentales. 4. DEFINICIONES Y TÉRMINOS: Archivo central: unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante. Archivos de gestión: constituidos por los documentos ubicados en los archivos de las distintas dependencias u oficinas productoras de la entidad y deben reposar en estas hasta cumplido su trámite. Se caracterizan por tener una alta frecuencia de consulta. Archivo Electrónico: es el conjunto de documentos electrónicos producidos y recibidos por una entidad, en razón de las diferentes funciones desarrolladas. Estos documentos, son generados a través de medios electrónicos y digitales, y son organizados en forma natural agrupados por asuntos, siguiendo el orden en que se han producido y recibido, para ser utilizados como prueba y testimonio, garantía de derechos y expresión de sus deberes. Archivo Histórico: aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de gestión que, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Cronograma de transferencias documentales: documento en el cual se establecen las fechas de transferencias y el responsable de esta actividad en cada dependencia productora.

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Documento electrónico: es la información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares. Expediente: conjunto de documentos relacionados con un asunto, que constituyen una unidad archivística. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto. Foliación: acto de enumerar el folio recto de la hoja “//” Operación incluida en los Trabajos de ordenación que consiste en numerar correlativamente todos los folios de cada unidad documental. Inventario documental: instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental. Ordenación: es la operación archivística realizada dentro del proceso de organización que consiste en establecer secuencias naturales cronológicas y/o alfabéticas, dentro de las categorías o grupos definidos en la clasificación Organización: conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el sistema de gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo adecuadamente. Rotulación: acción de elaborar y pegar rótulos en las distintas carpetas o cajas, contentivas de los documentos de una dirección o departamento, en los cuales deben ir anotados los datos que permitan identificar rápidamente el contenido y la ubicación de cada carpeta. Serie: (tema) conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplo: Historias laborales, Contratos. Actas, Informes, entre otros. Subserie: (subtema) conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varían de acuerdo con el trámite de cada asunto Ejemplo. Actas Comité de Dirección, Contratos de prestación de Servicios. Tipo documental (documento) unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática. Tablas de Retención Documental: se define como el listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos, es decir se considera como el Instrumento que permite establecer cuáles son los documentos de una entidad, su necesidad e importancia en términos de tiempo de conservación y preservación y que debe hacerse con ellos una vez finalice su vigencia o utilidad.

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5. GENERALIDADES DE LAS TRANSFERENCIAS Es importante reconocer los tipos de documentos que gestionamos: ¿Qué son los documentos de apoyo?

Son aquellos de carácter general, temporal y solamente informativos (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, duplicados, etc.) que por la información que contienen, inciden en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa. Pueden ser generados en la Universidad o proceder de otra, no forman parte de las series documentales de las dependencias y pueden ser eliminados tan pronto termina su vigencia administrativa o de apoyo. ¿Qué se hace? Esta información tiene un periodo de vigencia inferior a un año, lo que significa que una vez cumplido se puede destruir en la dependencia, pero no se debe enviar al CAD, pues no justifica su conservación por un tiempo mayor. Para ello existe el acta de eliminación de documentos de apoyo desde la cual realizaran la eliminación respectiva con el aval del CAD.

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¿Qué son los documentos de archivo? Son el registro de información en un soporte de cualquier naturaleza, se originan en el cumplimiento de funciones de una entidad, dependencias y/o personas, las cuales son desarrolladas a través de procesos, procedimientos y actividades. En ese sentido, los documentos de archivo son evidencias que las personas dejan como prueba y testimonio de sus actividades reflejando la forma en que fueron realizadas, por tanto, se deben valorar para conservarlos o preservarlos como parte de la memoria institucional. Por ejemplo: un acta, carta institucional, un recibo de pago de servicios públicos; una petición, queja, reclamo o solicitud; la minuta de un contrato, un mensaje de correo electrónico; una imagen digitalizada, etc. ¿Y sabemos que son documentos electrónicos? El documento electrónico es el registro de la información generada (texto, gráficos, videos, audios, etc.), almacenada, y disponible por medios electrónicos. En el documento electrónico, las cadenas de bits representan el contenido informativo y los medios de almacenamiento representan el soporte. Ejemplo: un documento de texto (.doc) o una hoja de cálculo (.xlsx) almacenados en un CD o un Disco Duro. ¿Qué se hace con estos documentos? Al considerarse documentos importantes para la Institución (documentos de archivo físicos y electrónicos), se deben valorar a través del Instrumento Tablas de Retención Documental y transferir al CAD según los cronogramas establecidos. ¿Qué es una Transferencia de Documentos Físicos y Electrónicos? De acuerdo con la norma vigente, la transferencia documental consiste en la remisión de los documentos de los archivos de gestión al archivo central (que se encuentra en el CAD) y de éste al archivo histórico; una vez éstos hayan cumplido con las normas establecidas y el tiempo de permanencia fijado en las Tablas de Retención Documental en cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos. Para ello, se elabora un plan de transferencias incluyendo cronograma y se sigue la metodología y recomendaciones establecidas por el Centro de Administración Documental, diligenciando el Formato de Inventario Documental. ¿Qué es una Transferencia Primaria? Es el traslado de documentos de Archivos de Gestión (o de oficina) al Central para su conservación preventiva, según los tiempos de retención establecidos en las Tablas de Retención. La propiedad de consulta es media con tendencia a la baja, pues su uso se ve disminuido por cuanto la información ha perdido algunos valores primarios (administrativo, jurídico, legal, fiscal, contable).

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6. PASOS PARA LA PREPARACIÓN DE LA TRANSFERENCIA PRIMARIA (DEL ARCHIVO

DE GESTIÓN AL ARCHIVO CENTRAL)

6.1. Verificar el cronograma de transferencias. Verificar la fecha de su departamento en el cronograma de transferencias anuales publicado en el siguiente link: https://entrenos.eafit.edu.co/gestion-administrativa/sigyc/sistema-de-gestion-documental/Paginas/procedimientos-formatos.aspx

6.2. Identificar unidades documentales. Identificar la información, que según los tiempos establecidos en la Tabla de Retención Documental (consultarlas en el CAD) han cumplido su tiempo de retención en la fase de Archivo de Gestión y deben ser transferidos al Archivo Central.

6.3. Organizar la documentación a trasferir. Organizar, según lo establecido en la Tabla de Retención Documental, la documentación que será transferida del archivo de gestión al archivo central. La organización documental implica: Clasificar, ordenar, depurar, foliar documentos y rotular carpetas

6.3.1. Clasificación documental: implica identificar la procedencia de los documentos

teniendo en cuenta la estructura orgánica y las funciones desarrolladas por el departamento a lo largo de su gestión.

6.3.2. Ordenación de carpetas en soporte físico: la información debe estar ordenada de la siguiente manera dentro de las carpetas:

Los documentos deben estar en orden cronológico, siendo el primero el más

antiguo y el ultimo el más reciente. El gancho en la carpeta legajo debe estar ubicado hacia abajo.

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6.3.3. Depuración: retirar duplicados idénticos, folios en blanco, formatos no diligenciados, documentos sin firma y documentos de apoyo.

6.3.4. Foliación soporte físico: con el fin de facilitar la ordenación, consulta y control de los documentos, éstos deben estar foliados con lápiz en la parte superior derecha de manera completa y correcta, en el sentido de la orientación del texto.

Cada carpeta debe tener en promedio doscientos folios. Los folios totalmente en

blanco y sueltos, no deben ser enviados a transferencia. Si en algún momento se encuentra error en la foliación, esta deberá corregirse anulando con una línea oblicua registrando el número que le corresponde.

6.3.5. Rotular carpetas: este se debe diligenciar con base en la Tabla de Retención Documental, imprimirlo y pegarlo en la parte inferior de la carpeta.

Unidad Administrativa: dirección a la cual está adscrito el departamento. Oficina Productora: departamento que produce y conserva la documentación tramitada en el ejercicio de sus funciones. Código: número que identifica el departamento, la serie y subserie.

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Serie: nombre asignado al conjunto de unidades documentales y corresponde en la TRD a la segunda columna en mayúscula fija y negrilla. Subserie: se encuentra en la segunda columna de la TRD con mayúscula inicial y negrilla, se determina como conjunto de unidades documentales que forman parte de una Serie. Nombre Unidad Documental: corresponde al contenido por un solo documento o por varios que formen un expediente. Años: corresponde el rango de fechas que contiene el legajo, que puede ser uno o varios años. No. de legajos: se coloca el número de legajos o carpetas que tiene la unidad documental. Ej. 1/2 lo que indica que son dos legajos del mismo expediente.

6.4. Ordenación de carpetas en soporte electrónico: Es importante analizar:

¿Dónde están los documentos? verificar en qué medios electrónicos se encuentran almacenados.

¿Qué es importante almacenar? todos los documentos que de acuerdo con su calidad e importancia se encuentran plasmados en las Tablas de Retención Documental de tu dependencia y aquellos documentos de apoyo que requieras para tu gestión diaria.

¿Cómo organizar los documentos electrónicos? De acuerdo con el Cuadro de Clasificación y las Tablas de Retención Documental definidos en el Programa de Gestión Documental, se deben establecer las series y subseries para nombrar los archivos y documentos que se van a conservar.

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¿Tienes duplicidad de información? verificar que los documentos físicos, no sean los mismos que se encuentran en el soporte electrónico, para no incidir en duplicidad de información.

¿Dónde vas a guardar la información electrónica? verificar que se tenga un espacio asignado en SharePoint para su departamento. Para ello se recuerda que debe solicitarse al correo consultas.cad@eafit.edu.co donde se evaluará, de acuerdo con los tipos de datos que requiera guardar, si un sitio en esta plataforma es la solución adecuada o si se debe utilizar algún otro repositorio oficial susceptible a mantenimiento y gestión.

¿Cómo crear las carpetas? una vez se encuentre ubicado en el sitio de SharePoint deberá crear las carpetas electrónicas que corresponda a las series que usted gestiona en su departamento, tanto las que corresponden a las TRD como los documentos de apoyo de la siguiente manera: el nombre de la serie, subserie y unidad documental, tal como lo muestra la imagen:

Nivel 1

Nivel 2

Nivel 3

Nivel 4

DOCUMENTOS (Rut, Contrato, Certificado de

existencia, Acta de inicio, Pólizas, entre otros)

AÑOS (2019) - (2020) - (2021)

SUBSERIE (CONTRATOS PRESTACIÓN DE SERVICIOS)

SERIE (CONTRATOS)

SITIO EN SHAREPOINT DE CADA DEPENDENCIA

UNIDAD DOCUMENTAL FUMIGAX (SE UBICA EN EL AÑO QUE CORRESPONDA)

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6.4.1. Nombramiento de los archivos electrónicos

Para el nombramiento de las carpetas debe hacerse uso del guion bajo (_) en vez de usar espacios para separar las frases o nombres.

Nombramiento de la carpeta serie documental, debe realizarse con mayúscula sostenida. Ejemplo:

Nombramiento de la carpeta subserie documental, debe realizarse con inicial en

mayúscula. Ejemplo:

Nombramiento de la carpeta año y unidad documental, debe realizarse con inicial en mayúscula. Ejemplo:

Nombramiento de los tipos documentales debe realizarse con el número inicial de acuerdo al orden del expediente. Ejemplo:

En el sitio de SharePoint, se visualizaría así:

Evitar el uso de las tildes en el nombramiento de los archivos. Igualmente, evitar el uso de caracteres especiales ¿? / \ : * “ ¨ < > [ ] - & $ , . conjunciones, y palabras que no aporten información relevante, tampoco está permitido utilizar abreviaturas, a menos que se encuentren normalizadas.

Los nombres de los archivos deben ser, claros y resumidos para ubicarlos con mayor facilidad. Dos o tres palabras.

¿Cómo actualizar los documentos o crear nuevas versiones? Cuando

consideres que se requiere conservar más de una versión del mismo archivo, es posible utilizar la última fecha edición antes del nombre, es decir, 20201504 para el 15 de mayo de 2020 y al final del nombre del archivo, también es recomendable incorporar el número de la versión (V2_V3_V4…)

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6.5. Inventario Documental de Transferencia. Toda la información para transferir debe estar relacionada en el Formato Único de Inventario Documental (FUID) y debe estar basada en las TRD, de lo contrario el CAD no se responsabilizará de aquella información que envíen y que no esté relacionada.

El formato lo puede consultar en la ruta: intranet entrenos\gestión administrativa\dirección administrativa y financiera\Centro de administración documental\procedimiento\formatos y allí se descarga el Formato Único de Inventario Documental. Para la transferencia documental física o electrónica se debe diligenciar el formato y asignarle la firma digital del jefe o quien se hace responsable del departamento, en el campo entregado por y enviarlo al correo electrónico del CAD: iaborda@eafit.edu.co Una vez revisada y aprobada la transferencia se devuelve el formato al departamento con la ubicación física o electrónica que se le asignó a la información; en donde debe guardar su copia como inventario de lo que posee en el CAD, además, será la guía de consulta cuando requiera información almacenada en el Archivo Central o en el Sistema de Gestión Digital.

Unidad administrativa: se coloca el nombre de la dirección de mayor jerarquía de la cual dependa la oficina productora. Oficina productora: se coloca el nombre del departamento que produce y conserva la documentación tramitada en el ejercicio de sus funciones. Código oficina: se coloca el número que identifica las oficinas productoras según la Tabla de Retención Documental. Objeto: se consigna la finalidad del inventario, que puede ser: transferencias primarias físicas o electrónicas, transferencias secundarias, valoración de fondos acumulados, inventarios individuales por traslado o entrega del puesto de trabajo. Registro de entrada: debe consignarse en las tres primeras casillas los dígitos correspondientes a la fecha de la entrada de la transferencia (año, mes, día). En NT se anotará el número de la transferencia. (será diligenciado por el CAD) Total legajos recibidos: número de legajos o carpetas transferidos. Número de orden: debe anotarse en forma consecutiva al número correspondiente a cada uno de los asientos descritos, que generalmente corresponde a una unidad documental o expediente.

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Código: Ingresar el código establecido por Tabla de Retención Documental el cual identifica cada una de las Series y Subseries. Descripción de la serie, subserie o asuntos: se describe las unidades documentales o expedientes de acuerdo a la Tabla de Retención Documental para las transferencias primarias, secundarias y las ocasionadas por fusión y/o supresión de dependencias. En los inventarios individuales, el asiento corresponderá a los asuntos tramitados en ejercicio de las funciones asignadas. Número de identificación: este campo se utiliza cuando la transferencia corresponde a historias laborales, historias académicas o historias clínicas y corresponde al número de cédula del empleado, paciente o estudiante. Consecutivo: este campo se utiliza para asignar un numero consecutivo cuando la transferencia corresponde a información contable e historias. Fechas extremas: debe consignarse la fecha inicial y fecha final de cada unidad descrita enunciando día mes y año, en caso de que la unidad corresponda a todo un año, solo se coloca el año. Unidad de conservación: se debe señalar con una x el medio en el cual se almacena la información, puede ser: en carpeta, tomo (libro), en el campo otro, encontrara una lista desplegable donde usted selecciona una de estas unidades: disco extraíble, cd, disquete, tarjeta sd, DVD, tarjeta de memoria. Número de folios: se indica el total de hojas contenidas dentro de la unidad documental o expediente físico. Soporte: se debe seleccionar desde la lista despegable si la documentación se encuentra en medio físico o medios tecnológicos: en un soporte digital, electrónico, audiovisual, fílmico o sonoro. Ubicación física: Es la locación asignada en el archivo central (será diligenciado por el CAD) Ubicación Electrónica: Es la locación asignada en los diferentes sistemas de gestión digital. (será diligenciado por el CAD) Notas: Se consignarán los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en las columnas anteriores. Para la documentación ordenada numéricamente como actas, resoluciones, memorandos, circulares, entre otros, se anotarán los siguientes datos: faltantes, saltos por error en la numeración y/o repetición del número consecutivo en diferentes documentos. Para los expedientes deberá registrarse la existencia de anexos: circulares, actas, memorandos, resoluciones, informes, impresos, planos, facturas, disquetes, fotografías o cualquier objeto del cual se hable en el documento principal. De estos debe señalarse, en primer lugar, el número de unidades anexas de cada tipo, ejemplo: una hoja con 5 fotografías sueltas: luego el número consecutivo (si lo tiene), ciudad, fecha, asunto o tema de cada anexo. Así mismo, se anotará información sobre el estado de conservación de la documentación, especificando el tipo de deterioro: físico (rasgaduras, mutilaciones, perforaciones, dobleces, faltantes), químico (oxidación de tintas, soporte débil) y/o biológico (ataque de hongos, insectos, roedores) Elaborado por: Se escribirá el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de elaborar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza la elaboración del mismo. Entregado por: se anotará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable (jefe del departamento) de entregar la transferencia, así como el lugar y la fecha en que se realiza dicha entrega.

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Recibido por: se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable recibir el inventario en el CAD, así como el lugar y la fecha en que se recibió.

Información adicional:

6.6. Codificación de la información:

El Centro de Administración Documental, utiliza una codificación para identificar los departamentos y los diferentes asuntos (series y subseries) que maneja la Universidad, se creó con base a la carta organizacional de la institución y se actualiza de acuerdo con la creación de nuevas dependencias o secciones. A continuación, un ejemplo.

6.6.1. Estructura del código:

Su estructura permite identificar tanto la dependencia, como el asunto particular que posea un expediente determinado así:

10000 : Identificación dependencia o departamento. 10000 20 : Serie 10000 20 1 : Subserie (específico de la serie)

Por ejemplo.

10000 20 1

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