Análisis y diseño de sistemas de información. Partes de una memoria técnica

Tomàs Baiget

17 de octubre de 2012

baiget@gmail.com

¿Para qué sirve lo de hoy?

El jefe nos encarga crear un servicio de atención de peticiones de datos del público

Hay que organizar sesiones de formación para el personal investigador

Desde la biblioteca de la Escuela Oficial de X nos piden asesoramiento de cómo reorganizar la biblioteca

El Ministerio nos concede un proyecto de red de centros de documenación temáticos

La empresa Tal SA quiere controlar toda su documentación técnica interna

Los organizadores de una competición deportiva quieren disponer de un SI que centralice los datos

Terminología

Especificaciones funcionales = lo que pide y se negocia previamente con el usuario

Memoria = informe sobre cómo implementar el proyecto

Proyecto = realización

Hablamos indistintamente de "sistema" o de "servicio de información" (SI)

-Análisis

Situación actual y posibles soluciones

-Diseño

Implementación

Partes de la memoria de un proyecto de SI

Cada actividad humana tiene asociado uno o varios SI

Por ello hay millones de SI diferentes

Para buscar un método de análisis / diseño que valga para todos hay que ir a lo más simple: el SI elemental

Sistema de información

AdquisiciónProceso Transferencia

Uso

Modelo básico de sistema de información .

(ATPUT)

Tn = transmisión física

T3

T2

T1

Biblioteca

Haría falta descomponer la biblioteca en subsistemas: Adquisiciones, Proceso técnico, Referencia, Préstamo...

ATPUT = modelo "hombre"(Anthony Debons)

El hombre es el único ser que posee todas las componentes ATPUT.

Es el SI elemental o básico

El "hombre" puede ser un subsistema de un SI complejo

¿Y en el apartado Uso qué ponemos?

Usabilidad: rótulos, mobiliario, ambiente, horario, accesibilidad

Ventajas para los usuarios

-- Ideas para el marketing: folletos, día de

puertas abiertas, boletín u hoja informativa, notas en prensa local, envío a las listas...

-- Guías, manuales, alfin

Otras formas de representar un sistema de información

No sabe Sabe

No sabe Sabe Sistema

ATPUT

Adquisición de datos

Preguntas Respuestas

Preguntas Respuestas Sistema

ATPUT

Adquisición de datos

Plantillas de etapas

Existe infinidad de plantillas para guiar la realización de una memoria de SI, por ejemplo IDEAS:

I Identificación del problema

D Definición

E Ambiente (environment)

A Alternativas

S Solución

Resumen de etapas o apartados de un proyecto 1. Problema 2. Propósito general 3. Objetivos 4. Criterios de diseño ANÁLISIS 5. Usuarios Especificaciones funcionales 6. Usuario contratante 7. Entorno, externalidades 8. Sistema actual, antecedentes 9. Alternativas de diseño y justificación de la opción elegida10. ADQUISICIÓN11. TRANSMISIÓN12. PROCESO Modelo ATPUT 13. USO DISEÑO14. TRANSFERENCIA Proyecto15. Promoción y publicidad16. Pruebas y futuras evaluaciones17. Instalación y puesta en marcha18. Calendario19. Evolución futura20. Presupuesto

Análisis

1. Problema

2. Propósito general, misión

3. Objetivos (cuantificados)

4. Criterios de diseño, restricciones

5. Usuarios

6. Usuario contratante (nombre de la institución)

7. Entorno, externalidades

8. Sistema actual, antecedentes

9. Alternativas de diseño y justificación de la opción elegida

10. ADQUISICIÓN

11. TRANSMISIÓN

12. PROCESO Modelo ATPUT

13. USO

14. TRANSFERENCIA

15. Promoción y publicidad

16. Pruebas, evaluaciones

17. Instalación y puesta en marcha

18. Calendario de puesta en marcha

19. Evolución futura

20. Presupuesto

Diseño

Descripción de las secciones de la memoria de un proyecto de sistema de información

(disculpas por el pequeño tamaño de la letra que sigue)

Descripción de las secciones de una memoria

1. Problema, introducción, justificación o necesidadEste es un capítulo fundamental muy importante. ¿Se trata de un problema de información?, ¿Cuál?- Información inexistente, inexacta, a destiempo...- Servicio de información lento. ¿Qué funciones hay que mejorar?-¿Qué decisiones no pueden tomarse adecuadamente por la falta de información?

2. Propósito general (puede explicarse dentro de la Introducción)Frecuentemente este propósito general no es tan evidente y hay que describirlo. Depende mucho de la política general de la organización.Hay que intentar hacer una exposición sobre el tipo de beneficios que se esperan del servicio: económicos, culturales...

3. Objetivos-Resultados concretos que hay que conseguir, a poder ser cuantificados: procesar X documentos a la semana, conseguir el número de usuarios mínimo X que señalan las estadísticas internacionales, obtener X millones de euros de beneficios, aumentar en un X% las operaciones de la empresa, eliminar X puestos de trabajo, etc.Resulta incómodo dar cifras, pero se debe intentar dar, al menos, unos valores aproximados.Puede haber objetivos a corto, medio y largo plazo.

4. Criterios de diseño¿Limitaciones de presupuesto? Mínimo presupuesto para los objetivos señalados. Máxima rentabilidad independiente del presupuesto.¿Qué parámetros son los más importantes?: número de usuarios, calidad de los servicios aunque sea para pocos usuarios, rapidez, lo más centralizado / distribuido posible, espacio reducido, disponibilidad de mucho personal y pocos equipos, beneficios económicos, debe autofinanciarse, etc.Prioridades. Equipos informáticos: uso sujeto a horarios, marca o modelo impuestos, compatibilidades.Fases y fechas impuestas. Controles intermedios y fases bajo aprobación condicionada o pendientes de permisos.

5. Usuarios, clientes¿A quién va dirigido el servicio?, ¿quién lo utilizará?, perfil típico del usuario medio.

6. Usuario contratante, patrocinador¿Quién patrocina o subvenciona el proyecto y, eventualmente, qué finalidad persigue dicha persona física o jurídica con el servicio? Descripción de sus actividades.Cuánto, cuándo y cómo pagará por el proyecto que se está diseñando.

7. Ambiente, antecedentes, entorno, marco de actuación (environment, externalities)Condiciones físicas, sociales, culturales, etc., en las cuales el sistema o servicio está inmerso. Legislación aplicable.Comparación con otras organizaciones o países. Estado general de la técnica (state of the art).¿El servicio es esperado?, ¿tendrá un ambiente hostil?, ¿principales influencias externas que condicionarán su funcionamiento?, ¿está dentro de una organización mayor? (incluir un organigrama), ¿existen otros departamentos similares?, ¿tratará información conflictiva?, ¿depende de subvenciones?

8. Ámbito, características del servicio o sistema, situación actual (event world)Descripción detallada de los elementos (personas, equipos, hechos, funciones, prácticas, formularios, etc.) que integran el servicio o sistema actual y/o que formarán parte del futuro servicio. Organigrama interno. Preguntas: QUIÉN, QUÉ, CÓMO, CUÁNDO, DÓNDE, POR QUÉ. Deben documentarse todas las funciones y todos los datos con sus componentes: espacio, tiempo y energía ("energía" en un sentido amplio: formato de los impresos, intensidad de luz o de señales en general, medida y claridad de los textos, dificultades de acceso por parte de los usuarios, etc.).La descripción del servicio sólo es posible hacerla cuando se han estudiado e investigado a fondo todas las operaciones, viendo su utilidad real.Conviene coleccionar todos los soportes de información utilizados en el servicio: formularios, páginas del libro de registro, ficheros, informes, etc., para tenerlos a mano para su análisis.

Hacer un diagrama de flujo con los procesos que actualmente sigue la información: adquisición --> copia a depto. "A" --> registro --> indización --> análisis, etc.Representar el recorrido físico que sigue la información por los diferentes departamentos (sobre un plano) y tiempo que transcurre en cada etapa.Hacer fotografías de los locales, equipos, formas de operar, que permitan captar detalles que a primera vista pasan inadvertidos. Las fotos ayudarán a comprender mejor la memoria. Importante si luego van a intervenir más personas en el diseño.

Cuando se trate del análisis o evaluación de un sistema que ya está funcionando, y para el que se prevé que no van a introducirse grandes cambios, se evitará describir todo el sistema en este apartado. En este caso se hará sólo una descripción general (recursos empleados, equipos, personal, locales, organización, formularios, registros, fotografías, planos, etc.) y quizá un análisis funcional de bloques. La descripción detallada de cada componente del sistema (adquisición, proceso, etc.) debe dejarse para los apartados correspondientes.

Esta parte requiere frecuentemente el 50% del tiempo total dedicado al estudio (análisis y diseño) del sistema de información.

9. Alternativas de diseño y justificación de la opción escogidaSe listarán las posibles soluciones al problema de información y se indicará su coste probable aproximado.Hasta aquí se ha estado estudiando el problema de información y todos sus detalles relativos. Se ha estado recapitulando sobre los datos y pensando posibles soluciones. Una vez hallada la que se considera idónea se desarrolla el proyecto propiamente dicho. En este apartado debe justificarse el porque de la opción escogida, especialmente cuando se trata de grandes proyectos con muchas variables. En algunos casos se pueden presentar 2 ó más opciones que darían lugar a proyectos distintos con sus correspondientes presupuestos, dejando la elección final al usuario contratante.

10. Adquisición, entrada o introducción de datosCómo entran los datos y grado de automatización: operación de campo, formularios e impresos, encuestas, entrevistas, compra de documentos, llamadas telefónicas a las fuentes de información, medidores, escucha radiofónica, lectura de la prensa, etc.Una vez adquiridos los datos se transmiten hasta el lugar de proceso.

11. TransmisiónHay que describir cómo se transmiten físicamente los datos desde:-Las fuentes de datos hasta el punto de adquisición.-Dentro mismo del departamento de adquisición.-La zona de adquisición hasta el lugar de proceso.-Dentro mismo del departamento de proceso.-La sala donde se procesa hasta donde se imprime o se "empaqueta".-Desplazamientos de personas/vehículos que merezcan ser descritos.-Velocidades-Teléfono, transmisión de datos, oralmente, etc.Es decir, en general hay varios componentes de transmisión distintos que requerirán tratamientos también distintos.Importante:NO SE INCLUYE AQUI LA FORMA COMO RECIBEN LA INFORMACION LOS USUARIOS DEL SERVICIO YA QUE ESTO SE TRATA EN TRANSFERENCIA

12. Proceso. Instalaciones, equipos, programas y personalDescripción del tratamiento o proceso de los datos para añadirles valor y convertirlos en información (más) útil o más elaborada.Incluye tanto el proceso intelectual: análisis, condensación, cálculo, etc., como el físico: hardware, software, forma de almacenamiento, etc.Normalmente es la parte más cara y laboriosa del servicio.Propuesta de locales, instalaciones, mobiliario y personal.

13. Uso y ventajasEs un análisis, una reflexión, de la utilidad de los servicios ofrecidos por el sistema. Hay que ponerse en el lugar de los actuales/futuros usuarios y ver qué problemas de información se les solucionan.El analista es prácticamente el único que es capaz de evaluar la utilidad de los nuevos servicios puesto que aún no los conoce nadie más, y considerará cuál es la mejor forma de presentarlos (transferencia) al usuario.Del estudio del analista se desprenderán todas las ideas publicitarias necesarias para anunciar los servicios con la máxima eficacia.En esta etapa el diseñador puede que vuelva atrás y rectifique algún aspecto de los servicios para adecuarlos mejor a los usuarios, haciéndolos más racionales, optimizándolos.No debe olvidarse resaltar también los usos y ventajas que el sistema ofrece al usuario contratante o patrocinador.

14. Transferencia, presentación de la información, acceso del usuario a la informaciónCómo se presenta la información al usuario, en qué soporte (impresa, online, por teléfono, por radio, dispositivos móviles, etc.), o lo que es lo mismo, cómo accede el usuario a la información (tiene que registrarse, tiene que pagar, tiene que llamar por teléfono, tiene que aprender un lenguaje de búsqueda, necesita una pantalla especial, etc.).Se estudia si los servicios son lo suficientemente cómodos, usables, prácticos, agradables, fáciles y baratos.¿Es la información suministrada directamente utilizable o precisa de operaciones posteriores por parte del usuario? (traducción, acceso al documento original, etc.). ¿Está previsto el enlace con los eventuales servicios posteriores? ¿Los formatos son interoperables con otros sistemas?

15. Promoción y publicidad. FormaciónCampaña de promoción que se piensa desarrollar para introducir el servicio y acciones continuadas de publicidad para recordar su existencia. Cursos, demostraciones, boletín periódico, etc.

16. Pruebas, evaluacionesAntes de entregar el sistema de información al usuario contratante deberá hacerse una prueba piloto con un grupo reducido de usuarios, primero interno (alfa test) y luego externo (beta test), observando detenidamente sus reacciones, así como el funcionamiento de todos los componentes. En este apartado se indicarán también las normas a seguir para controlar periódicamente la eficacia/eficiencia del servicio en su funcionamiento habitual.La evaluación podrá hacerse mediante:- Análisis anual por una comisión de expertos.- Encuestas a los usuarios (adjuntar un modelo en la memoria).- Midiendo la cantidad y la calidad de los servicios (estadísticas).

17. Instalación y puesta en marchaElaboración del SI, operaciones que se realizan una sola vez

18. Calendario de puesta en marchaPuede ser un calendario con fechas concretas o uno con la duración de las diferentes fases expresadas en días, semanas y/o meses.Debe incluirse un diagrama de Gantt o un PERT

19. Evolución futuraPrevisión de la evolución de los servicios, ampliaciones, necesidades y mejoras para los próximos años.

20. Presupuesto- Personal- Local- Mobiliario- Equipos informáticos y programas- Adquisiciones (datos, informes, suscripciones a revistas, libros)- Gastos generales

Presentación de la memoria

Cuidar mucho la presentación, ya sea impresa, electrónica o en ppt. Tratar de hacer un diseño austero pero atractivo. Una buena foto en la cubierta acostumbra a ser una buena solución.

No olvidar "detalles" como:- Título del proyecto en la cubierta/portada- Nombre del autor(es) y su afiliación- Fecha- Nº de versión, si se hacen modificaciones- Institución contratante- Agradecimientos a colaboradores/revisores- Numerar las páginas- Índice (preferible al principio)- Cómo hay que citar el trabajo (referencia bibliográfica)- Licencia Creative Commons

a) Instalación y puesta en marchab) Funcionamiento

Todos los puntos del diseño se refieren al futuro sistema en funcionamiento

La instalación y puesta en marcha se describe en el apartado 17

Ejemplo: Un curso como SI

transferencia (proyectar, hablar)

adquisición (leer, estudiar)

proceso (hacer ppt)

proceso (tomar apuntes)

transporte (traslados de profesor y alumnos)

Ejemplos: Un curso como SI

transferencia (proyectar, hablar)

proceso (tomar apuntes)

transporte (traslados de profesor y alumnos)

¿Forman parte del SI los alumnos?

adquisición (leer, estudiar)

proceso (hacer ppt)

¿Forman parte del SI los lectores?

Debe intentarse, como parte de la componente USO, pero no siempre es posible.

Cuando no es posible debe hacerse una encuesta (continuada) entre los usuarios.

¿Forman parte del SI los usuarios?

Diseñar una asociación profesional

Problema de información: estar actualizado, formación permanente, recibir información de los colegas

Criterios de diseño:

cuota muy alta elitista, personalizable

cuota media local propio y secretaría

cuota baja medio administrativo, sólo web

Transferencia: jornadas, cursos, mails...

Implicación de la dirección y de los usuarios en el diseño

No se puede implementar un SI en una organización si los que mandan no lo apoyan firmemente.

Es muy peligroso intentar introducir un SI sin que hayan participado los que lo usarán, y se haya consultado a los "líderes".

Antes del día D hay que haber formado al personal.

Cambiar el método de trabajo produce conflictos es fundamental saber persuadir y negociar

Ejemplos de conflictos

Un jefe de área quiere un circuito de información o unas características que sólo usarán en su área.

Otro quiere complicar el SI introduciendo algo que sólo se va a usar 1 vez al año.

Otro (amigo del director general) quiere que todo pase por su secretaria y en papel.

Una líder sindical va diciendo que el nuevo SI es "una porquería", creyendo que eliminará 3 puestos de trabajo. Además no se enteró de nada.

Redacción de la memoria, presentación del SI

"Vender" un SI es muy difícil, porque cuesta imaginar cómo va a ser.

La presentación, las formas, el soporte, el envoltorio, el marketing... son decisivos para convencer y tener éxito.

Comunicar y convencer

Redactar bien es muy difícil

Un artículo bien redactado impacta mucho más en el lector:- no tiene que releer frases ni intentar imaginar qué

se quiere decir,

Hay que convencer tanto al usuario contratante como a los usuarios finales

Palabras “malditas”

“El recurso se ha desarrollado en el ámbito de ámbito de los nuevos sistemas de informaciónación queque incluyen metodologías y tecnolotecnologías TICgías TIC actuales, usando una herramienta estándar estándar quee actualmente ofrece al usuario soluciones que le permiten evaluar los mecanismos, integrando tanto el acceso a los contenidos de la plataforma como todos aquellos aspectos referentes a las diferentes tipologías de formatos”.

Sinónimos

en el Word

Sinónimos

Diccionarios.com, etc.

“Sinónimos útiles para redactar artículos y proyectos de información”http://www.elprofesionaldelainformacion.com/documentos/sinonimos.doc

Gráficos de Office: una obligación

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Infantil Jóvenes Adultos Mayores

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Algunos tipos de gráficos

Diagramas de flujo (flow charts)

Diagrama de Gantt

Henry Laurence Gantt (1861-1919)

PERT (Program evaluation and review technique) y CPM (Critical path method)

Ejercicio

En la universidad queremos organizar unas sesiones para enseñar a los profesores y doctorandos "Cómo elegir las revistas más adecuadas donde publicar".

Para autorizarlo la dirección nos pide una pequeña memoria del proyecto.

Aplicamos la plantilla de 20 puntos, y en el apartado Calendario incluimos un PERT.

Tareas 1. Ok de la dirección 2. Concretar temas y quien los expondrá 3. Reservar la sala 4. Buscar sponsor que pague folletos y coffe-break 5. Preparar diapositivas 6. Preparar publicidad (folleto, poster, web, mail-

invitación) 7. Documentación asistentes (fotocopias, colgar ppt) 8. Preparar mensaje de correo-e recordatorio 9. Preparar encuesta de satisfacción para asistentes10. Encargar coffe-break11. Comprobar sala, PC, proyector, micrófono, fotos,

vídeo, wi-fi...12. Celebrar la sesión13. Pasar encuestas14. Tabular encuestas y hacer informe

PERT de organización del curso

InformePasar encuestaCursoOK Reservar

sala

Temas y profesor

Sponsor Publicidad: folleto, web, poster

ppt

Documentación asistentes

Comprobar equipos de la sala

Encargar coffe-break

mails invitación

mails recordatorio

mails anuncio de fecha

tiempo

Mapas conceptuales

Ofrecen una visión general del trabajo, proyecto, sistema o servicio

Mejoran la presentación de la obra

Pero sobre todo: ayudan a perfeccionar nuestros análisis: manifestan incoherencias, omisiones, redundancias…

http://www.lluiscodina.com/diagramas.htm

http://www.mindomo.com/view.htm?m=d4d1f77be0d04af0804c719038144de8

Ventajas de los gráficos

Hacen el texto mucho más claro. Son estéticos, mejoran la presentación. Las curvas permiten observar tendencias. Son una herramienta de re-diseño:

- permiten recapacitar y detectar errores,

- realimentan nuevas ideas al autor,

- ofrecen análisis desde otras perspectivas.

¡Gracias por aguantar hasta aquí!

Creo sinceramente que vale la pena,

y espero que os sirva

para ser un poco más felices...

Tomàs

http://directorioexit.info/ficha46