Captulo IILAS PARTES DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

Los documentos administrativos tienen varias veces, las mismas estructuras que, segn su ubicacin, constituyen el encabezamiento, el texto y el trmino del documento. Es preciso advertir que estas partes, en la mayora de los documentos administrativos, permanecen ubicadas en el mismo lugar y se las conoce con el mismo nombre.

1. ENCABEZAMIENTODamos el nombre de encabezamiento al extremo superior del documento y comprende las siguientes partes: membrete, nombre del ao, lugar y fecha, cdigo, destinatario, asunto y referencia.

2. TEXTODenominamos texto a la parte central y principal de todo documento. Las partes del texto reciben el nombre de secciones, cuya cantidad y denominacin depende de cada clase o tipo de documento. (Se estudian al tratar cada documento).

3. TRMINOConocemos como trmino al extremo inferior del documento y est integrado por las siguientes partes: antefirma, firma, pos firma, sello, anexo, con copia y pie de pgina.Las partes que acabamos de indicar son las ms importantes y corresponden a los documentos administrativos ms usados; del mismo modo, estn designados por sus nombres ms difundidos.Hay documentos que tienen todas estas partes, pero hay tambin los que tienen slo algunos, como veremos al estudiar cada uno de ellos.

ESQUEMA DE LAS PARTES DE UN DOCUMENTO ADMINISTRATIVO

1) membrete2) nombre del ao3) lugar y fecha4) cdigo5) destinatario6) asunto7) referencia -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------1) antefirma 2) firma4) sello3) pos firma5) anexo6) con copia7) pie de pgina

Encabezamiento

Texto

Trmino

1. ESTUDIO DE LAS PARTES DEL ENCABEZAMIENTO

1.1. MEMBRETEEl membrete es la inscripcin que identifica a la institucin, organismo, entidad o empresa que remite el documento.El membrete comprende, como mnimo, los siguientes elementos:1.1.1. En los ministerios, el Gran Sello del Estado y el nombre del respectivo ministerio:

1.1.2. En las entidades privadas, el nombre o razn social de la empresa o entidad:

DISTRIBUIDORA UNIVERSAL

OBSERVACIONES:a) El membrete, adems de los elementos mnimos que hemos sealado, puede contener emblemas, figuras, dibujos, direcciones, nmero telefnico y de fax y/u otras referencias de inters. Veamos los siguientes ejemplos:

1) MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DEL SANTA

EMPRESA DE TRANSPORTESCRUZ DEL SUR S.A.Av. Bolognesi 234, Telf. 4537651 CHIMBOTE-PERCHIMBOTE2)

LIBRERA Y DISTRIBUIDORALA TERESITAtiles de escritorio, papelera y textos escolares y universitariosJr. Elas Aguirre 204, telefax 879854 - Chimbote3)

b) El membrete se imprime en la parte superior izquierda de los papeles y sobres correspondientes:1) En el papel A4, a un centmetro y medio de los bordes superior e izquierdo, como se ve a continuacin:

1.5 cm.PAPEL A4 MEMBRETADO

1.5 cm.

2) En el papel A5 y en los sobres de carta y oficio a un centmetro de los mismos bordes.

1 cm.PAPEL A5 MEMBRETADO

1.5 cm.

c) A pesar que el membrete se imprime en la parte superior izquierda en la mayora de los documentos, puede variar su ubicacin imprimindose especialmente en la parte superior central del papel:

PAPEL MEMBRETADO EN LA PARTE CENTRAL

d) En la impresin de los membretes debe existir armona o equilibrio entre los tipos de letras utilizados y las figuras o ilustraciones que pudieran acompaarlos.e) El membrete se le llama tambin timbre.f) El papel membretado o timbrado se emplea nicamente para redactar documentos oficiales, o sea, slo para aquellos que proceden de las autoridades, funcionarios o representantes del ms alto nivel jerrquico, porque su impresin resulta a veces costosa.

1.2. NOMBRE DEL AOEl nombre del ao es la denominacin que da el gobierno a cada ao calendario, mediante ley o decreto supremo. Por ejemplo, el ao de 2013 ha sido denominado AO DE LA INVERSINPARA EL DESARROLLO RURAL Y LA SEGURIDAD ALIMENTARIA.Cada ao calendario recibe un nombre diferente. El gobierno, con la denominacin que otorga a cada ao, trata de expresar un programa, un proyecto, un ideal, o pretende reconocer algn acontecimiento de trascendencia para nuestro pas.Esta denominacin del ao debe escribirse o imprimirse en toda comunicacin escrita de carcter oficial que se difunde en las instituciones pblicas.El nombre del ao se ubica en la parte cntrica superior de la hoja, debajo del Membrete. Se escribe con letras maysculas y entre comillas con letra Arial N 10, como se ve en el siguiente esquema:

UBICACIN DEL NOMBRE DEL AO

.. Membrete

OBSERVACIONES:a) Algunas instituciones que utilizan abundante documentacin oficial hacen imprimir el nombre del ao en una cantidad determinada de hojas, ms o menos en la que necesitan para usarlas durante el ao; pero, en cambio, otras, emplean sellos rectangulares con dicho nombre para estamparlos en las hojas que las requieran. Recurren a estos sellos, con la finalidad de no quedarse con hojas impresas a fin de ao con la denominacin que fenece. b) En los documentos oficiales que circulan nicamente en el interior de las instituciones pblicas, el uso del nombre del ao no es obligatorio, pero s en las comunicaciones escritas que se envan fuera de ellas.

1.3. LUGAR Y FECHAEl lugar y fecha es la parte que indica dnde y cundo se elabora el documento. Comprende el nombre de la localidad y el da, el mes y el ao de su elaboracin. Por ejemplo:Chimbote, 29 de Enero de 2013.

OBSERVACIONES:a) El lugar y fecha se escribe de dos maneras: Chimbote, 17 de febrero de 2013 y Chimbote, febrero 17 de 2013. La primera forma de escritura es tradicional y la segunda, de uso reciente, introducida por influencia del ingls.b) La denominacin del lugar puede suprimirse en los siguientes casos:1) Cuando el documento se difunde en el interior de una institucin que no tiene sucursales. Por ejemplo, en los memorandos que se difunden en el Centro de Salud de Chimbote, en los que el nombre de la localidad se sobreentiende;2) Cuando el nombre del lugar ya aparece en el membrete:

SERVICIOS TURSTICOS HUASCARNJr. Los cactus 156, Telf. 043-986754 HUARAZ12 de abril de 2013.c) Algunos documentos se redactan dejando en blanco el espacio correspondiente a la fecha hasta que es revisado y firmado. Concluida la revisin y refrendado el documento con la firma respectiva, recin se aade la fecha utilizando un sello fechador:Chimbote, 20 AGO 12

d) En los documentos de circulacin interna, se puede abreviar la fecha de diferentes maneras:15JUN1215/06/1215-06-1215-VI-1212-06-15

e) Los documentos que se redactan en el periodo comprendido entre el uno y el nueve de cada mes llevan escrita la fecha con un cero a la izquierda, con el fin de prevenir alguna adicin numrica en el futuro. Por ejemplo:Chimbote, 06 de 08 del 2013

f) La denominacin del lugar se separa de la fecha por medio de coma, el nombre del mes se recomienda escribir con minscula[footnoteRef:2] y el ao calendario no lleva coma despus de la cifra de mil, as: [2: La Real Academia Espaola de la Lengua sobre esta recomendacin dice: Cuando no encabecen prrafo o escrito, o no formen parte de un ttulo, se recomienda escribir con minscula inicial los nombres de los das de la semana, de los meses, de las estaciones del ao y de las notas musicales. En Esbozo de una nueva gramtica de la lengua espaola; Madrid, Espasa Calpe s.a., 1973, PG. 145.]

Chimbote, 12 de mayo de 2013.

g) El lugar y fecha no tiene ubicacin fija de los documentos: en la mayora, se ubica en el encabezamiento; en otros, como en las solicitudes, las constancias y los certificados, debajo del texto, en reemplazo de la antefirma.

1.4. CDIGOEl cdigo es la parte que individualiza al documento e identifica a la institucin y/o dependencia remitente.Las instituciones y dependencias codifican los documentos que elaboran por medidas de control y seguridad. Las copias de dichos documentos se archivan en orden cronolgico y en forma correlativa para que cualquier aadido, sustraccin, cambio u otra irregularidad sea descubierta fcilmente.El cdigo est compuesto por los siguientes elementos:1.4.1. El nombre completo del documento y la abreviatura de la palabra nmero, con maysculas. Por ejemplo: OFICIO N1.4.2. El nmero correlativo asignado al documento, integrado por tres dgitos, que se renuevan anualmente: 025;1.4.3. Las dos ltimas cifras del ao calendario en el cual se redacta el documento, entre guiones: -13-,y1.4.4. Las siglas de la institucin, empresa y/o dependencia que elabora el documento, separadas por guion o barra oblicua: USP-DACCyADM o USP/DACCyADMAl unir los elementos estudiados, el cdigo queda estructurado del siguiente modo:

OFICIO N 025-13-USP-DACCyADM

Esta codificacin permite singularizar plenamente al documento: se trata del oficio nmero 25, del ao de 2013, elaborado por la Universidad San Pedro (USP), especficamente, por su Departamento Acadmico de Ciencias Contables y Administrativas (DACCyADM).

OBSERVACIONES:a) Todo el cdigo se subraya y al finalizar su redaccin no se coloca punto ni otro signo de puntuacin.b) La cantidad de cifras o dgitos (dos, tres, cuatro o ms) que se emplea en la numeracin de los documentos vara considerando la frecuencia con la que se usan en un ao. Por ejemplo, si un documento se utiliza con ms frecuencia en un ao, su numeracin se puede indicar con tres o cuatro dgitos; en cambio, si se emplea con menos frecuencia, bastar con dos.Sin embargo, la costumbre ms extendida consiste en utilizar tres dgitos para tal fin. En este caso, la numeracin de los documentos se efecta con dos ceros a la izquierda a partir del nmero uno hasta el nueve (001, 002, 003009); y slo con un cero a la izquierda desde el nmero diez hasta el noventa y nueve (010, 011, 012099). A partir del nmero cien para adelante, las cifras que las preceda (100, 101, 102).De esta numeracin ordinaria anual de los documentos, se exceptan las leyes y los decretos leyes que tienen un mismo orden de numeracin correlativa, que se inici con el nmero uno, que se asign a () la ley que especialmente se dio el 20 de octubre de 1904, durante el primer gobierno de don Jos Pardo. Antes, las leyes se identificaban por la fecha y por el asunto que trataban[footnoteRef:3]. [3: Pedro Patrn Faura y Pedro Patrn Bedoya. Nuevo derecho administrativo en el Per, pg. 92.]

Asimismo, se exceptan de la citada numeracin ordinaria anual, los decretos legislativos y los decretos de urgencia que son expedidos por el Poder Ejecutivo. Estos decretos de urgencia que son expedidos por el Poder Ejecutivo. Estos decretos tienen tambin su propia numeracin correlativa, independiente de la numeracin de las leyes y decretos leyes, no obstante que los cuatro tienen la misma jerarqua legal[footnoteRef:4]. [4: Los decretos leyes que provienen de gobiernos de facto, originados por golpes de estado; las leyes que son aprobadas por el Congreso de la Repblica, los decretos legislativos y los decretos de urgencia que son expedidos por el poder Ejecutivo tienen el mismo valor de las leyes. Los decretos legislativos estn vigentes en el Per desde 1980 y los decretos de urgencia desde 1993, en virtud de las Constituciones Polticas de 1979 y 1993, respectivamente. (Sobre jerarquizacin de normas legales, consulte las pp 274).]

c) Por otro lado, conviene hacer notar que cada documento, individualmente, tiene su correspondiente numeracin correlativa anual. Por ejemplo, el memorando simple, el memorando mltiple, el oficio simple y el oficio mltiple tienen, cada uno, su propia numeracin.En cada oficina, al inicio del ao calendario, se elaboran tablas numricas para cada documento o se lleva un registro. Los nmeros se van tarjando o anulando con una X al momento de su asignacin a tal o cual comunicacin escrita. Veamos las siguientes tablas:CONTROL MEMORANDO SIMPLE 2013

001,002,003,004,005,006,007,008,009,010,011,012,013,014,015,016,017,018,019,020,.

CONTROL MEMORANDO MLTIPLE 2013

001,002,003,004,005,006,007,008,009,010,011,012,013,014,015,016,017,018,019,020,.

Los registros o las tablas numricas sirven para facilitar el control de la numeracin de los documentos, as como para cotejar la cantidad de los redactados con las copias existentes en los archivos.

d) En la utilizacin de las siglas, debemos tener en cuenta las siguientes recomendaciones:1) En las comunicaciones de circulacin interna, se usan solamente las siglas de la dependencia que enva el documento. Por ejemplo, en el memorando que remite el jefe de la Unidad de Planificacin al del Personal se consigna slo las siglas de la unidad remitente:MEMORANDO N 117.13-UP:2) En cambio, en las comunicaciones de circulacin externa y en las internas que requieran de la firma de la mxima autoridad de la institucin, se emplean obligatoriamente las siglas de la institucin y de la dependencia que elabora el documento. Por ejemplo, en el oficio que remite el Director de Planificacin de la Regin Ancash al alcalde del Consejo Provincial del Santa, se consideran dos siglas: de la regin y de la dependencia respectiva: OFICIO N 065-13-RA-DP; 3) Si hay necesidad de mencionar las siglas de dos o ms dependencias, dichas siglas se indican considerando el grado de subordinacin que existe entre ellas, de mayor a menor jerarqua. Y si las dependencias son del mismo nivel, sus siglas se escriben en orden alfabtico;4) Un trabajador no puede estructurar a su criterio las siglas de la dependencia donde labora: corresponde a la institucin determinar las siglas de sus dependencias;e) Debido a la creciente modernizacin y mecanizacin de las entidades, las siglas de muchas instituciones y sus dependencias vienen siendo reemplazadas por nmeros o series computarizadas. Por ejemplo, hay empresas que codifican as: CIRCULAR N 007-13-100.f) En algunas instituciones, el nmero que corresponde a los documentos se escribe a mano, luego que han sido firmados, por ejemplo, as: OFICIO N 012-13-DRA LWg) Hay documentos que no llevan numeracin ni siglas, porque se elaboran pocas veces, tales como:1) Las actas y los certificados que expiden algunas instituciones. Pero si estos documentos aumentan su uso, deben ser codificados;2) Los memorandos e informes redactados por los trabajadores que no ocupan cargos administrativos. Estos documentos llevan slo su respectiva denominacin en la parte cntrica superior de la hoja.3) La solicitud y las cartas de poder, notarial y familiar por ser redactadas por personas naturales o por trabajadores como si fueran tales.

1.5. DESTINATARIOEl destinatario es la parte que identifica a la persona, dependencia, institucin o empresa a quien se remite el documento.Todas las comunicaciones escritas no llevan expresamente destinatario (por ejemplo, la resolucin, la directiva, el contrato, el certificado y el acta no tienen esta parte); y los documentos que s lo llevan no lo redactan de manera similar. Por estas dos razones preferimos estudiar esta parte al abordar cada tipo de documento.

1.6. ASUNTOEl asunto es el resumen o la sntesis del contenido de un documento o del motivo que le da origen.Est integrado por los siguientes elementos:1.6.1. La palabra Asunto seguida de dos puntos; y 1.6.2. Una frase que sintetiza el contenido o el motivo del documento, en forma breve y precisa, tipo telegrama (con pocas palabras, pero que se comprenda). Por ejemplo:Asunto: Concurso de plazas docentes.

En la complejidad del mundo actual, el uso del asunto en los documentos juega un papel muy importante: permite conocer de manera rpida el tema o el motivo de la comunicacin, sin mayores esfuerzos ni necesidad de mucho tiempo. Pero el uso del asunto no slo ofrece esta ventaja, sino tambin facilita la elaboracin, la clasificacin, el tratamiento y el archivamiento de los documentos que lo llevan.

OBSERVACIONESa) Un documento debe desarrollar solamente un asunto. Sin embargo, en casos excepcionales, podr tratar dos o ms temas estrechamente vinculados entre s.b) El asunto no puede ser una frase rutinaria, que se repita indistintamente en todos los documentos. Expresiones como Asunto: Lo que se indica o Asunto: en el texto no deben usarse, porque no dicen nada sobre el contenido del documento. El asunto es como el ttulo de un artculo periodstico que sintetiza su contenido, y que apenas lo vemos, nos da una idea general de lo que trata.c) A veces sucede que la redaccin del asunto se nos hace difcil. Debido a nuestra poca experiencia o habilidad; pero esta redaccin se facilita dejndola para cuando se ha terminado de elaborar todo el texto, momento en el cual ya se sabe realmente cul es el contenido exacto de la comunicacin.d) La escritura de la palabra Asunto se uniformiza con la del tratamiento del destinatario y de la palabra referencia. (sobre este tema lea la observacin d de la pgina subsiguiente).e) La frase que sintetiza o resume el contenido del documento se puede escribir de dos maneras:1) Con mayscula solamente la letra inicial de la primera palabra de la frase (y de los nombres propios, si hubiere):Asunto:Compra de tiles de escritorio.2) O con mayscula la letra inicial de todos los sustantivos, adjetivos, verbos y adverbios, as:Asunto :Compra de tiles de Escritorio.Ante estas dos posibilidades de escritura, debemos adoptar solamente una de ellas y conservarla cada vez que sea necesario.f) Como el asunto es una parte de uso reciente, algunos documentos todava no lo emplean, pero conviene que se vaya difundiendo porque es sumamente til.

1.7. REFERENCIALa referencia es la parte que hace mencin a los antecedentes del documento que se elabora. Es una parte complementaria porque su uso no es necesario en todas las comunicaciones ni en todos los casos. La llevan nicamente las comunicaciones que contestan o reiteran documentos anteriores.Esta parte comprende:1.7.1. El trmino referencia (completo o abreviado) seguido de dos puntos; y1.7.2. El cdigo y la fecha simplificados o abreviados del documento que sirve de antecedente. Por ejemplo:Ref. : Ofic. N 123-13.OR,del 19 de Nov. De 2013El empleo de la referencia evita repetir el asunto del documento que se contesta o reitera, as como facilita la ubicacin de la copia o del original de dicha comunicacin en el archivo correspondiente.

OBSERVACIONES:a) No debemos confundir asunto con referencia, porque son dos partes diferentes. Como sabemos, el asunto resume el contenido o el motivo de la comunicacin que se redacta y la referencia-si se usa-menciona a su antecedente, el que puede ser el documento al cual se da respuesta, el remitido anteriormente o cualquier otro relacionado con el que elaboramos y que hay necesidad de referirse a l.b) Cuando se requiere indicar en la referencia dos o ms antecedentes, stos se mencionan en orden cronolgico: de mayor a menor antigedad.

Veamos:

Ref.:Of. Mlt. N 029-12-DRE, de 20-06-12; Inf. N 009-11-DI, de 02-07-11 y Memo. N 235-10-UP, de 11-09-10.c) A veces la referencia reemplaza al asunto; en este caso, la referencia ocupa el lugar del asunto:Seor:Ref.:Pero si el uso de las dos partes es necesario, la referencia se ubica debajo del asunto:Seor:Jefe de PersonalAsunto:Otorgamiento de vacacionesRef.:RDR N 346-12-DRA/RCH,del 26 de Dic. De 2012d) La escritura de las palabras Asunto y referencia debe uniformarse con la del tratamiento del destinario. Por ejemplo, si el tratamiento seor se escribe con maysculas, asunto y referencia deben escribirse tambin as:

SEOR:ASUNTO:REF.:Y si el tratamiento se escribe solamente con la letra inicial mayscula, dichas palabras deben escribirse de igual manera:Seor:Asunto:Ref.:Esta segunda forma de escritura es la ms difundida.Por otro lado, conviene hacer notar que los criterios dados para la escritura de los trminos asunto y referencia deben tenerse presente asimismo para la escritura de otras palabras, como al, de, del y fecha que se utilizan en el encabezamiento de algunos memorandos e informes.

e) Si el documento que sirve de antecedente no tiene cdigo en la referencia del que se redacta se seala solamente el nombre y la fecha simplificada del citado documento. Por ejemplo: