TÉCNICAS DE COMUNICACIÓN ESCRITAPARTES DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

Según su ubicación, constituyen el "encabezamiento", el "texto" y el "término" del documento. Es preciso advertir que estas partes, en la mayoría de los documentos administrativos, permanecen ubicadas en el mismo lugar y se las conoce con el mismo nombre.1. ENCABEZAMIENTOAl extremo superior del documento y comprende las siguientes partes: membrete, nombre del año, lugar y fecha, código, destinatario, asunto y referencia.2. TEXTO Es la parte central y principal de todo documento o "secciones", cuya cantidad y denominación depende de cada clase o tipo de documento.3. TÉRMINOAl extremo inferior del documento y está integrado por las siguientes partes: antefirma, firma, pos firma, sello, anexo, "con copia" y pie de página.Hay documentos que tienen todas estas partes, pero hay también los que tienen sólo algunas

ESTUDIO DE LAS PARTES DEL ENCABEZAMIENTO1. MEMBRETE.

Es la inscripción que identifica a la institución, organismo, entidad o empresa que remite el documento. Comprende, como mínimo, los siguientes elementos:

En los ministerios, el Gran Sello del Estado y el nombre del respectivo ministerio: MINISTERIO DE LA MUJER

En las entidades privadas, el nombre o razón social de la empresa o entidad:DISTRIBUIDORA "UNIVERSAL"

OBSERVACIONES:a. Además puede contener emblemas, figuras, dibujos, direcciones, número telefónico y de fax u otras

referencias de interés. Ejemplo:EMPRESA DE TRANSPORTES "JESÚS OBRERO" S.A.

Av. España 234, Telf. 4537651 LIMA -PERÚb. El membrete se imprime en la parte superior izquierda de los papeles y sobres correspondientes:

En el papel A4, a un centímetro y medio de los bordes superior e izquierdoc. Puede variar su ubicación imprimiéndose especialmente en la parte superior central del papel:d. Debe existir armonía o equilibrio entre los tipos de letras utilizados y las figuras o ilustraciones que

pudieran acompañarlos.e. Al membrete se le llama también "timbre".f. El papel membretado o timbrado se emplea únicamente para redactar documentos oficiales, aquellos

que proceden de las autoridades, funcionarios o representantes del más alto nivel jerárquico.2. NOMBRE DEL AÑO El nombre del año es la denominación que da el gobierno a cada año calendario, mediante ley o decreto

supremo. Por ejemplo, el año de 2011 ha sido denominado:"AÑO DE LA DIVERSIFICACIÓN PRODUCTIVA Y DEL FORTALECIMIENTO DE LA EDUCACIÓN"

Cada año calendario recibe un nombre diferente. El gobierno, con la denominación que otorga a cada año, trata de expresar un programa, un proyecto, un ideal, o pretende reconocer algún acontecimiento de trascendencia para nuestro país.

Esta denominación del año debe escribirse o imprimirse en toda comunicación escrita de carácter oficial que se difunde en las instituciones públicas.

se ubica en la parte céntrica superior de la hoja. Se escribe con letras mayúsculas y entre comillas.Observaciones:

a. Algunas instituciones que utilizan abundante documentación oficial hacen imprimir el nombre del año en una cantidad determinada de hojas, otras, emplean sellos rectangulares con dicho nombre para estamparlos en las hojas que las requieran.

b. En el interior de las instituciones públicas, el uso del nombre del año no es obligatorio, pero si en las comunicaciones escritas que se envían fuera de ellas.

3. LUGAR Y FECHAEs la parte que indica dónde y cuándo se elabora el documento. Comprende el nombre de la localidad y el día, el mes y el año de su elaboración. Por ejemplo: Ica, 07 de mayo de 2015

TÉCNICAS DE COMUNICACIÓN ESCRITAObservaciones:

a. Se escribe de dos maneras: "Lima, 17 de febrero de 2007" y "Lima, febrero 17 de 2007". La primera forma de escritura es tradicional, la segunda, de uso reciente, por influencia del inglés.

b. La denominación del lugar puede suprimirse en los siguientes casos:i. Cuando el documento se difunde en el interior de una institución. Por ejemplo, en los memorandos

ii. Cuando el nombre del lugar ya aparece en el membrete:SERVICIOS TURÍSTICOS "HUASCARÁN"

Jr. lea 156, Telf. 986754 HUARAZ, 12 de Abril del 2007

c. Algunos documentos se redactan dejando en blanco el espacio correspondiente a la fecha hasta que sea revisado y firmado.Concluida la revisión y refrendado el documento con la firma respectiva, recién se añade la fecha utilizando un sello fechador: Cusco, 20 AGO 07

d. En los documentos de circulación interna, se puede abreviar la fecha de diferentes maneras: 15 Jun 07,15/06/07, 15-06-07, 15-VI-07, 07-06-15.

e. En el período comprendido entre el uno y el nueve de cada mes llevan escrita la fecha con un cero a la izquierda, con el fin de prevenir alguna adición numérica en el futuro. Por ejemplo:

Chiclayo, 06 de Agosto de 2007f. La denominación del lugar se separa de la fecha por medio de coma, el nombre del mes se recomienda

escribir con minúscula y el año calendario no lleva coma después de la cifra de mil, así:Huánuco, 12 de mayo de 2007

g. No tiene ubicación fija en los documentos: en la mayoría, se ubica en el encabezamiento; en otros, como en las solicitudes, las constancias y los certificados, debajo del texto, en reemplazo de la antefirma.

4. CÓDIGOEs la parte que individualiza al documento e identifica a la institución y/o dependencia remitente. Codifican los documentos por medidas de control y seguridad. Las copias de dichos documentos se archivan en orden cronológico y correlativo para que cualquier añadido, sustracción, cambio o irregularidad sea descubierta fácilmente.El código está compuesto por los siguientes elementos:4.1. El nombre completo del documento y la abreviatura de la palabra "número", con mayúsculas. Por ejemplo: OFICIO N°.4.2. El número correlativo asignado al documento, integrado por tres dígitos, que se renuevan anualmente: 025;4.3. Las dos últimas cifras del año calendario en el cual se redacta el documento, entre guiones: - 07-4.4. Las siglas de la institución, empresa y/o dependencia que elabora el documento, separadas por guión o barra oblicua: FCCAA-EPCA o FCCAA/EPCA. Al unir los elementos estudiados, el código queda estructurado del siguiente modo:

OFICIO N° 025 - 07 - FCCAA - EPCA Esta codificación permite singularizar plenamente al documento: se trata del oficio número 25, del año

de 07, elaborado por Facultad de Ciencias Contables y Administrativas (FCCAA), específicamente, por la Escuela Profesional de Ciencias Administrativas (EPCA).

Observaciones:a. Todo el código se subraya y al finalizar su redacción no se coloca punto ni otro signo de puntuación.b. La cantidad de cifras o dígitos (dos, tres, cuatro o más) que se emplea en la numeración de los documentos varía considerando la frecuencia con la que se usan en un año. Por ejemplo, si un documento se utiliza bastante en un año, su numeración se puede indicar con tres o cuatro dígitos; en cambio, si se emplea poco, bastará con dos.c. Por otro lado, cada documento, individualmente, tiene su correspondiente numeración correlativa anual. Ejemplo, el memorando simple o múltiple, el oficio simple y múltiple tienen, cada uno, su propia numeración.En cada oficina, al inicio del año calendario, se elaboran tablas numéricas para cada documento o se lleva un registro. Los registros o las tablas numéricas sirven para facilitar el control de la numeración de los documentos.d. En la utilización de las siglas, debemos tener en cuenta las siguientes recomendaciones:

TÉCNICAS DE COMUNICACIÓN ESCRITA1. De circulación interna, se usan solamente las siglas de la dependencia que envía el documento. Por ejemplo, en el memorando que remite el jefe de la Unidad de Planificación al de Personal se consigna sólo las siglas de la unidad remitente: MEMORANDO N° 117-07-UP:2. En cambio, en las comunicaciones de circulación externa y en las internas que requieran de la firma de la máxima autoridad de la institución, se emplean obligatoriamente las siglas de la institución y de la dependencia que elabora el documento. Por ejemplo, en el oficio que remite el director de Planificación de la Región Grau al alcalde del Concejo Provincial de Piura, se consideran dos siglas: de la región y de la dependencia respectiva: OFICIO N° 065-07-RG-DP:3. Si hay necesidad de mencionar las siglas de dos o más dependencias, dichas siglas se indican considerando el grado de subordinación que existe entre ellas, de mayor a menor jerarquía. Y si las dependencias son del mismo nivel, sus siglas se escriben en orden alfabético;4. Un trabajador no puede estructurar a su criterio las siglas de la dependencia donde labora: corresponde a la institución determinar las siglas de sus dependencias;e. Debido a la creciente modernización y mecanización de las entidades, las siglas de muchas instituciones y sus dependencias vienen siendo reemplazadas por números o series computarizadas. Por ejemplo, hay empresas que codifican así: CIRCULAR N° 007 - 07 - 11f. Hay documentos que no llevan numeración ni siglas, porque se elaboran pocas veces, tales como:1) Las actas y los certificados que expiden algunas instituciones.2) Los memorandos e informes redactados por los trabajadores que no ocupan cargos administrativos.3) La solicitud y las cartas de poder, notarial y familiar por ser redactadas por personas naturales.5. DESTINATARIOEs la parte que identifica a la persona, dependencia, institución o empresa a quien se remite el documento.Todas las comunicaciones escritas no llevan expresamente destinatario (por ejemplo, la resolución, la directiva, el contrato, el certificado y el acta no tienen esta parte)6. ASUNTOEs el resumen o la síntesis del contenido de un documento o del motivo que le da origen.Está integrado por los siguientes elementos:6.1 La palabra "Asunto" seguida de dos puntos.6.2 Una frase que sintetiza el contenido o el motivo del documento, en forma breve y precisa.

Asunto: Concurso de plazas docentes.Observaciones:

a. Un documento debe desarrollar solamente un asunto. b. El asunto no puede ser una frase rutinaria, que se repita indistintamente en todos los documentos.

Expresiones como "Asunto: Lo que se indica" o "Asunto: En el texto" c. A veces sucede que la redacción del asunto se nos hace difícil, debido a nuestra poca experiencia o

habilidad; pero esta redacción se facilita dejándola para cuando se ha terminado de elaborar todo el texto, momento en el cual ya se sabe realmente cuál es el contenido exacto de la comunicación.

d. La escritura de la palabra "asunto" se uniformiza con la del tratamiento del destinatario y de la palabra "referencia".

e. La frase que sintetiza o resume el contenido del documento se puede escribir de dos maneras:i. Con mayúscula solamente la letra inicial de la primera palabra de la frase (y de los nombres propios,

si hubiere): Asunto: Compra de útiles de escritorio.ii. O con mayúscula la letra inicial de todos los sustantivos, adjetivos, verbos y adverbios, así:

Asunto: Compra de Útiles de Escritorio.7. REFERENCIAEs la parte que hace mención a los antecedentes del documento que se elabora. Es una parte complementaria porque su uso no es necesario. La llevan únicamente las comunicaciones que contestan o reiteran documentos anteriores.Esta parte comprende:7.1. El término "referencia" (completo o abreviado) seguido de dos puntos.7.2. El código y la fecha simplificados o abreviados del documento que sirve de antecedente. Por ejemplo:Ref.: Ofic. N° 123-07-OR, de 19 de mayo, de 2015El empleo de la referencia evita repetir el asunto del documento que se contesta.Observaciones

TÉCNICAS DE COMUNICACIÓN ESCRITAa. Cuando se requiere indicar en la referencia dos o más antecedentes, estos se mencionan en orden

cronológico: de mayor a menor antigüedad. Veamos:Ref. : Of. Múlt. N° 029-07-DRE, de 20-06-07; Inf. N° 009-07-DI, de 02-07-07. y Memo. N° 235-07-UP, de 11-09-07

b. A veces la referencia reemplaza al asunto; en este caso, la referencia ocupa el lugar del asunto:Señor: Ref. :Pero si el uso de las dos partes es necesario, la referencia se ubica debajo del asunto:Señor: Jefe de PersonalAsunto: Otorgamiento de vacacionesRef. : RDRN"346-07-DRA/RCH, de 26 de Dic. de 2007.

c. La escritura de las palabras "asunto" y "referencia" debe uniformizarse con la del tratamiento del destinatario. Por ejemplo, si el tratamiento"señor" se escribe con mayúsculas, "asunto" y "referencia" deben escribirse también así:SEÑOR: ASUNTO: REF. :y si el tratamiento se escribe solamente con la letra inicial mayúscula, dichas palabras deben escribirse de igual manera:Señor :Asunto :Ref. :Esta segunda forma de escritura es la más difundida.

NOTA SOBRE EL VOCATIVOEl vocativo es una palabra o frase de cortesía que se utilizaba antes de empezar la redacción del texto. Veamos algunos ejemplos de vocativo:Señor Director:Muy señor mío:De mi mayor consideración:ESTUDIO DEL TEXTOEl texto o cuerpo es la parte sustancial o principal de todo documento; comprende el desarrollo ordenado del mensaje que se desea transmita.CARACTERÍSTICAS VITALES DEL TEXTOEl texto de todo documento administrativo debe reunir las siguientes características que como su nombre lo indica son vitales y no debe faltar ninguno de ellos. Dichas características son:1. Claridad: Todo documento debe ser claro, inteligible, de fácil comprensión. Se debe buscar que las ideas

expuestas lleguen al lector con suma facilidad. 2. Integridad: Toda comunicación debe contener y desarrollar todas las ideas referidas al tema o asunto que

se transmite; la misma que al ser leída no debe presentar vacíos, dudas ni ambigüedades. O sea que la información que se proporcione debe ser completa y coherente.

3. Brevedad: Todo documento debe ser breve y ágil, sin palabras y frases innecesarias. Las ideas deben ser expresadas sin rodeos, en forma directa y precisa.

4. Cortesía: El tono de la redacción debe ser respetuoso, cordial, capaz de persuadir positivamente al lector.Todo documento debe redactarse teniendo en cuenta la jerarquía del destinatario, pero sin llegar a la sumisión ni adulación y sin descuidar el respeto que merece también el subalterno.5. Corrección: Al redactar documentos, no debemos cometer errores gramaticales ni ortográficos.IDENTIFICACIÓN DE DIVISIONES DEL TEXTOLas ideas que se transmiten por medio de un documento, muchas veces necesitan ser divididas o agrupadas unas con otras teniendo en cuenta el grado de relación lógica que existe entre ellas: saludo contenido y despedida.ESTUDIO DE LAS PARTES DEL TÉRMINO1. ANTEFIRMALa antefirma es la palabra o frase de cortesía que se emplea cuando se ha concluido la redacción del texto de un documento administrativo. Como su nombre lo señala, precede a la firma del responsable de la comunicación.En la actualidad, la fórmula que más se usa como antefirma viene a ser la palabra " atentamente", seguida de coma. La fórmula "Dios guarde a Ud." ya no se utiliza.

TÉCNICAS DE COMUNICACIÓN ESCRITAHay documentos que no llevan antefirma, tales como la resolución, la directiva, el contrato, el certificado, el acta, la solicitud y el convenio.2. FIRMALa firma comprende el nombre, el apellido o los apellidos y la rúbrica estilizados de la persona que se responsabiliza del documento.Observaciones:

a. La persona que ha firmado el original de un documento puede dejar de firmar sus copias, en las cuales se estampará su sello facsímil o aquel que reemplace a este sello.

b. Si son dos los responsables de un documento, firma al lado izquierdo de la hoja el de mayor Jerarquía, o si son del mismo nivel jerárquico, el más antiguo en el cargo; y si son de la misma antigüedad en el cargo, firma en ese lado, el que mayor participación ha tenido en la actividad o asunto que se Informa. Cuando los firmantes son más de dos, firman uno a continuación de otro, teniendo en cuenta su jerarquía, antigüedad en el cargo y/o el grado de intervención en la labor o gestión efectuada.

c. El servidor que visa o autoriza la remisión o la expedición de ciertos documentos (como algunos informes, certificados, copias certificadas, directivas y resoluciones) firma, rubrica o coloca su media firma al lado izquierdo o debajo de la firma del que ha redactado el documento, en señal de conformidad. La rúbrica o media firma viene a ser aquel rasgo o trazo peculiar que nos pertenece y que en nuestra firma acompaña a nuestro nombre y apellido.

El que visa o autoriza un documento encabeza su firma, rúbrica o media firma con la abreviatura de la frase "visto bueno": Vº Bº", que es la fórmula de certificación más difundida en nuestro medio.3. POSFIRMAEs la parte que identifica al responsable de la comunicación. Está compuesta por los siguientes elementos; Profesión o grado académico, en forma abreviada, del responsable del documento. Por ejemplo: Ing.: Nombre o nombres y apellidos del mismo, con mayúsculas: ÓSCAR PALOMINO VILCHEZ Cargo que desempeña, cuyos sustantivos y adjetivos se escriben con letra inicial mayúscula: Jefe de

Planificación.Ing. ÓSCAR PALOMINO SÁNCHEZ

Jefe de PlanificaciónObservaciones:a) Por Ley N° 24310, vigente en el Perú desde el 21 de setiembre de 1985, "la denominación de todo honor, grado académico, título profesional, oficio, función pública, cargo, empleo u otra actividad ocupacional o laboral, cualquiera que sea su origen o nivel, será expresada, cuando corresponde a la mujer, en género femenino, si ella es posible gramaticalmente". En consecuencia, debe decirse ingeniera, abogada, arquitecta, contadora pública, licenciada, médica cirujana, médica veterinaria, químico-farmacéutica, odontóloga, etc. si el título profesional corresponde a una mujer; del mismo modo, debe llamarse presidenta, ministra, rectora, decana, directora, jefa, secretaria general, contadora general, asesora, inspectora, auditora, gerente general, jueza, fiscala, etc. si el cargo correspondiente lo ejerce también una mujer.b) Si una persona tiene dos o más títulos profesionales o grados académicos, en la posfirma utiliza solamente la abreviatura de su título profesional o grado más alto. Y si éstos son del mismo nivel, emplea la abreviatura del título o grado de mayor prestigio social.c) Si una persona ocupa dos o más cargos administrativos simultáneamente, en la posfirma indica sólo el cargo más alto; y si son del mismo nivel, hace mención al cargo que ocupa en calidad de titular.d) Si la persona cuya identificación aparece en la posfirma no puede firmar el documento por algún motivo y hay urgencia de remitirlo, podrá firmarlo su reemplazante pero colocando una “p” delante del primer elemento de la posfirma, así:p. Prof. ALVARO ALEGRÍA SOTO DirectorLa "p" significa: "firmo por ..."f) En la denominación del cargo que se desempeña en forma transitoria, se añade cualquiera de los detalles siguientes:1) La abreviatura de la frase latina "ad interim", entre paréntesis:Líc. CARLOS PAREDES PINTO Director (a.i.)(La frase "ad interim" significa "provisional", "interino").2) La palabra "encargado"_Eco. LUIS ARBULÚ NÚÑEZ Jefe Encargado o su abreviatura, entre paréntesis: Eco. LUIS ARBULÚ NÚÑEZ Jefe (e)g) En muchas instituciones, la posfirma ya no se mecanografía, sino se estampa el sello de posfirma.

TÉCNICAS DE COMUNICACIÓN ESCRITAh) El sello de posfirma es reemplazado por el sello de colegiatura cuando el responsable de la comunicación firma un documento de su competencia profesional.4. SELLOEs el instrumento que autentica el documento que se envía: refrenda la firma del responsable.Este sello tiene la forma redonda o circular en los organismos dependientes del Estado, y puede tener otras en el Sector Privado. Lo usan todas las personas que ocupan cargos directivos. Recibe el nombre de "sello de legalización".5. ANEXOEs una parte opcional. Se emplea únicamente cuando al documento que remitimos hay necesidad de acompañar objetos u otros documentos, como recibos, facturas, certificados, planos, tablas, testimonios, fotografías, etc. El anexo está integrado por:1. La palabra "anexo" (todo con mayúscula o sólo su letra inicial), subrayada, seguida de dos puntos2. El nombre del objeto o del documento que se acompaña. Así: ANEXO: Copia de la R.R. Nº 176-07-UNA, de 15-05-0/Observaciones:a) Si los objetos o documentos que se acompañan al que redactamos son dos o más, se utiliza el término "anexos" y se los ordena y enumera teniendo presente uno de los criterios que mencionamos en la observación siguiente. Por ejemplo:ANEXOS:1. Partida de nacimiento.2. Certificado de trabajo.3. Declaración jurada.b) Los objetos o documentos que se anexan se ordenan y enumeran teniendo en consideración uno de los siguientes criterios:1) La antigüedad de los objetos o documentos (de mayor a menor antigüedad);2) La importancia que tienen;3) El orden en el cual aparecen citados en el documento al queacompañan; y4) El orden en el que los requieren algunas instituciones, por ejemplo, en sus reglamentos o bases de concurso.c) Cada objeto o documento que se acompaña lleva una inscripción integrada por la palabra "anexo", con mayúsculas, y el número que se le asigna en el ordenamiento respectivo. Los documentos la llevan en la parte superior derecha de la primera página. Por ejemplo:ANEXO 01d) Los documentos que se adjuntan, una vez ordenados y enumerados se engrapan o se ponen en un fólder y luego se envían conjuntamente con la comunicación a la cual acompañan.6. "CON COPIA"Es la parte que identifica o hace mención a las autoridades, dependencias y/o servidores a quienes se envían copias del documento que se redacta. Comprende los siguientes elementos: El encabezamiento, que viene a ser la abreviatura de la frase "con copia", así: c.c, y La relación de las autoridades, dependencias y/o servidores a quienes se remiten las copias del

documento. Por ejemplo:c.c:Dirección Sub dirección Archivo.

Observaciones:a) Esta parte denominada provisionalmente "con copia" se usa en todos los documentos cuyas copias hay necesidad de hacer conocer a autoridades, dependencias o servidores que, por función o a juicio del remitente, deben enterarse de lo que se está remitiendo. Pero en 5 documentos que son: oficio múltiple, memorando múltiple, directiva, carta circular y circular esta frase "con copia" se reemplaza por la palabra "distribución", que se escribe en forma completa, con mayúsculas, subrayada y seguida de dos puntos:

DISTRIBUCIÓN:Dpto. de Adquisiciones Dpto. de Ventas Almacén Archivo.

Este cambio de "con copia" por "distribución" no es por gusto; se debe a que las personas o dependencias consideradas en la "distribución" de esos 5 documentos son sus destinatarios, por lo que están obligadas a cumplir o a asumir sus responsabilidades» en lo que les atañe; mientras que quienes están consideradas en la

TÉCNICAS DE COMUNICACIÓN ESCRITA"con copia" sólo tienen la obligación de "tomar conocimiento" de lo que se ha enviado, para que se mantengan informados de lo que está sucediendo, pudiendo actuar o no cuando lo crean conveniente.b) En un documento no se puede emplear al mismo tiempo "con copia" y "distribución"; hay que usar solamente a una de ella.c) Las autoridades, dependencias y/o servidores a quienes se envían copias de un documento, se mencionan de mayor a menor jerarquía en orden alfabético, al ser del mismo nivel jerárquico), uno debajo de otro, a un solo espacio, asi;ce:Oficina de Bienestar Social Prof. Juan Pineda Vila Bach. Luis Cano Solís Archivo.DISTRIBUCIÓN:Unidad de Transportes Ing. Raúl Huerta Torres Srta. Blanca Vallejo Guerra Archivo.d) Si hay necesidad de mandar más de una copia a alguna dependencia o persona o para su conservación en el archivo, el número de las mismas se especifica a continuación de sus nombres, entre paréntesis:ce:Unidad de Estadística Área de Programación Archivo (02).DISTRIBUCIÓN:Dirección RegionalOficina de Administración (04)Unidad de Población y Des. (11)Archivo.e) Cuando los destinatarios de las copias son varios, se los agrupa bajo denominaciones genéricas y se especifica, entre paréntesis, el número de ejemplares que les corresponde: DISTRIBUCIÓN:Gerencia GeneralSubgerencias (02)Jefaturas (08)Interesados (25) Archivo.f) Todo documento se redacta, por lo menos, con una copia, para que quede como prueba de su elaboración. Esta copia, debidamente sellada, firmada o rubricada por la persona que recibe su original, se guarda en el archivo de la dependencia remitente o queda en poder de quien lo redactó para su archivo personal.g) El que recepciona un documento estampa su sello, firma o rúbrica en la copia o el respectivo cuaderno de cargos, indicando el día y la hora en que lo recibe. Esta acción constituye prueba de su recepción. Por ejemplo:ce:Dpto. de Marketing Área de Servicios Archivo.i) La "con copia" y "distribución" se pueden eliminar en los documentos de circulación externa.7. PIE DE PÁGINAEs la parte que identifica a los responsables de la elaboración del documento. Comprende las iníciales del nombre o nombres y de los apellidos de la persona que se menciona en la posfirma y de aquélla que se encargó de su mecanografiado o digitación a computadora.Estas iníciales se colocan al culminar la redacción del documento, en el lado inferior izquierdo, separadas por una barra oblicua, del siguiente modo: con letras mayúsculas, las iníciales de la persona que figura en la posfirma; y con minúsculas, de quien se encargó de mecanografiarlo o digitarlo. Por ejemplo, si fueran Rubén Tirado Palomino, el que aparece en la posfirma, y Nelly Orellano Páucar, la secretaria que mecanografió la comunicación, las iníciales de aquellas personas se consignan así en el pie de página: RTP/nop.Observaciones:a) Cuando la naturaleza de la comunicación, su contenido o cualquier otra circunstancia obligan a que sea la misma persona quien proyecte el documento la encargada de su mecanografiado, sólo se coloca las iniciales de aquella persona con mayúscula: PTF.b) Entre las letras de las iniciales de las personas responsables de la comunicación, no se coloca puntos. El punto se gráfica únicamente al finalizar todo el pie de página, por ejemplo: MHT/tfd.c) Los documentos redactados por personas naturales y por aquéllas consideradas como tales no llevan pie de página, porque se supone que sus únicos responsables son sus firmantes.