Tecnicas y procedimientos de Auditoría

C.P.C. Dina Mercedes Calizaya Perca

INTRODUCCIONTrata de la responsabilidad que tiene el auditor de preparar sus

papeles de trabajo correspondiente a una auditoria

de estados financieros. Las disposiciones legales o

reglamentarias de cada país pueden establecer

requerimientos adicionales sobre documentación. La carátula de los papeles de

trabajo permite enumerar los diferentes legajos utilizados en

el trabajo.

DOCUMENTACION DE AUDITORIA

Proporcionará evidencia de

Bases del auditor para llegar a una

conclusión

Que fue realizado de acuerdo a las

NIA

DEFINICIÓNSon el conjunto de cédulas y documentación fehaciente que contienen los datos e información obtenidos por el auditor en su examen,

así como la descripción de las pruebas realizadas y los resultados de las mismas sobre los cuales sustenta

la opinión que emite al suscribir su informe.

FINALIDAD DE LA DOCUMENTACION Y DE LOS PAPELES DE TRABAJO

- Ayudar al equipo de auditoría a planear y desempeñar la auditoría de forma eficiente.

- Permite distinguir y supervisar el trabajo de auditoría, así como a disminuir las responsabilidades de revisión del trabajo de acuerdo a la NIA 220.

- Proporcionar evidencia del trabajo de auditoría llevado a cabo para sustentar la opinión del auditor y colocar en ellas la planeación, la naturaleza, la oportunidad y el alcance de los procedimientos de auditoría desempeñados y por lo tanto los resultados, y las conclusiones extraídas de la evidencia de auditoría obtenida.

OBJETIVO

El objetivo general de los papeles de trabajo es garantizar en forma adecuada, que una auditoria se hizo de acuerdo a las normas de auditoria generalmente aceptadas, permite planear cuidadosamente el curso de la auditoría y los papeles necesarios para su ejecución.

Los papeles de trabajo del auditor constituyen la principal evidencia del trabajo y de las conclusiones

alcanzadas. Soportan los asuntos indicados en el informe y en las notas a los estados financieros

Objetivo del auditor

Preparar documentos

Registro suficiente

Planificación y ejecución de

acuerdo a las NIA

Normalmente, se coloca únicamente una partida o análisis de cuenta en cada hoja de los papeles de trabajo. La única excepción de este procedimiento ocurre cuando se analizan cuentas relacionadas, por ejemplo: documentos por pagar, gastos de intereses e interese acumulados sobre los documentos. Si se ponen varias cuentas o grupos de datos en una hoja, es posible hacer un índice exacto de las relaciones, colocar los papeles de trabajo de acuerdo con el programa de auditoría, o disponerlos debidamente para preparar el informe en forma ordenada y rápida. Todos los datos pertinentes deben anotarse por escrito y no confiar en la memoria.

CONTENIDO DE LOS PAPELES DE TRABAJO

¿Qué se incluye en los papeles de trabajo?-Documentos de planificación-Cuestionarios de control interno, narrativas, etc.-Copias de documentos importantes-Copias de contratos-Cartas de confirmación y representación-Análisis y pruebas de transacciones, procesos, etc.-Comunicaciones con el cliente

La forma y contenido de los papeles de trabajo son afectados por asuntos como:-La naturaleza del trabajo-La forma del dictamen del auditor-La naturaleza y condición de los sistemas de contabilidad y control interno de la entidad.-Las necesidades en las circunstancias particulares específicas usadas en el curso de auditoría

LOS SISTEMAS DE ARCHIVAR LOS PAPELES DE TRABAJO

Los sistemas de archivar los papeles de trabajo varían entre las firmas de contadores, pero, normalmente, el archivo está dividido como lo vemos en el siguiente cuadro:

Objetivo

Archivo permanente

Soporte del trabajo efectuado por el auditor

Archivo corriente

.Historia de la compañía..Escrituras públicas.Acuerdo de directorio y accionistas..Organigramas

Técnicas y procedimientos utilizados en la validación y sustento de los rubros que conforman los estados financieros.

ARCHIVO DE PAPELES DE TRABAJOTodas las sociedades de auditoria establecen un método propio para preparar, diseñar, clasificar y organizar los papeles de trabajo, y el auditor principiante o junior adopta el método de la sociedad. Los conceptos generales comunes a todos los papeles de trabajo son:

ARCHIVO PERMANENTE. Tienen como objetivo proporcionar la

historia financiera de la empresa; ofrecer una fuente de referencias

de partidas continuas y recurrentes; reducir el trabajo

anual de la preparación de nuevos papeles de trabajo para partidas

que no cambian; y organizar datos especializados para auditorías

futuras, para investigaciones de impuestos, para proyectos de

cambio en la estructura de capital y para otros fines según la NIA 230

deben conocer entre otras:

- Información referente a la estructura organizacional de la entidad.

- Extractos o copias de documentos legales importantes, convenios, minutas.

- Información concerniente a la industria, entorno económico y entorno legislativo dentro de los que opera la entidad.

- Evidencia de la comprensión del auditor de los sistemas de contabilidad y de control interno.

- Evidencia de la comprensión del auditor de los sistemas de contabilidad y de control interno.

- Evidencia de evaluaciones de los riesgos inherentes y de control, y cualquier revisión al respecto.

- Evidencia de la inclusión del auditor del trabajo de auditoría interna y de las conclusiones alcanzadas sobre dichos trabajos.

La documentación incluida en el archivo permanente puede ser utilizada en las auditorías recurrentes, requiriéndose que la misma solo sea complementada con los cambios que la empresa haya experimentado.ARCHIVO PERMANTE (CONTENIDO).Informes de gestión de la empresa.Acta constitutiva, estatus.Extractos de actas de junta directiva y acciones.Contratos laborales.Contratos de préstamos.Narrativa, flujogramas, uestionarios de evaluación de control interno..Copia de los documentos utilizados..Organigrama.Descripción de cargos y funciones.Copia de información financiera.Copia de leyes que afectan a la entidad.Copia de las declaraciones de impuestos..Copia de correspondencia importante con al gerencia

ARCHIVO CORRIENTE. Incluyen todos los documentos

de trabajo aplicables al año que se está auditando.

Sustentan las labores, los procedimientos y las técnicas de auditoría utilizados por el auditor en el examen de cada

una de las partidas que conforman los estados

financieros, del ejercicio.

.Los tipos de información que se incluyen en el archivo presente son: programas de auditoria, información general, balance de comprobación de trabajo, asientos de ajuste y reclasificación y cedulas de apoyo. Las cédulas que conforman los análisis efectuados, copias de las circularizaciones efectuadas, los cuadro de antigüedad de clientes, las copias o el detalle de los documentos utilizados son parte de estos archivos.

CONTENIDOLa preparación adecuada de las cédulas acumuladas para documentar las evidencias de auditoria, los resultados encontrados y las conclusiones alcanzadas es una parte importante de la auditoria. El auditor reconoce las circunstancias que requiere una cédula y el diseño adecuado de las cédulas que deben incluirse en los archivos. Aunque el diseño depende de los objetivos involucrados los papeles de trabajo deben poseer ciertas características

Se debe incluir una cédula sumaria por cada rubro de los estados financieros a evaluar, sugiriéndose que la misma incluya en la parte pertinente de la hoja la siguientes información: nombre de la empresa, rubro, año auditado, número de cuenta, referencia, saldos al 31 de Diciembre del año anterior, saldos al 31 de diciembre del año que se audita (cotejado con estados financieros proporcionados por el cliente), ajuste y reclasificación (sustentados con hoja de trabajo a ser incluida en archivo resumen de auditoría) y saldos al 31 de diciembre del año que se audita después de ajustes y reclasificaciones sugeridos (los cuales debe coincidir con nuestro informe de auditoría de cada rubro de los estados financieros, en la que se exprese si los saldos evaluados han sido adecuadamente determinados).

PROPIEDAD DE LOS PAPELES DE TRABAJO.

Los papeles de trabajo preparados durante la auditoria, incluyendo aquellos que preparó

el cliente para el auditor, son propiedad del auditor. La única vez en que otra persona, incluyendo el cliente, tienen derechos legales de examinar los papeles es cuando

los requiere un tribunal como evidencia legal. Al término de la

auditoria los papeles de trabajo se conservan en las oficinas de la

sociedad de auditoria para referencia futura.

CÉDULASEstos documentos

constituyen la base y la evidencia para el dictamen

o el informe final.Una definición de cédulas

de auditoria podría ser:Cedula de Auditoria: Es el documento o papel que

consigna el trabajo realizado por el auditor

sobre una cuenta, rubro, área u operación sujeto a

su examen.

CLASIFICACIÓNLas cédulas de auditoria se considerar

de dos tipos: Tradicionales.

Eventuales. Las tradicionales, también

denominadas básicas, son aquellas cuya nomenclatura es estándar y su uso

es muy común y ampliamente conocido; dentro de estas se

encuentran las: Cedulas sumarias.- Que son resúmenes o cuadros sinópticos de conceptos y/o

cifras homogéneas de una cuenta, rubro, área u operación.

Cedulas analíticas.- En ellas se coloca el detalle de los conceptos que conforman una cédula sumaria.

Las cedulas eventuales no obedecen a ningún tipo de patrón estándar de nomenclatura y los

nombres son asignados a criterio del auditor y pueden ser cédulas de

observaciones, programa de trabajo, cedulas de asientos de

ajuste, cedulas de reclasificaciones, confirmaciones, cartas de salvaguarda, cédulas de

recomendaciones, control de tiempos de la auditoria, asuntos pendientes, entre muchos más tipos de cedulas que pudieran

presentarse.

ASIENTOS DE RECLASIFICACIÓNLos asientos de reclasificación

deben ser registrados únicamente en los papeles de trabajo del auditor y corresponden a la

debida presentación de estados financieros de la agrupación

correcta de cuentas, sin importar que las operaciones realizadas en

un periodo estén debidamente registradas.

ASIENTOS DE RECLASIFICACIÓN

Para determinar el asiento de reclasificación que se requiere, el auditor deberá asegurarse de la debida composición del saldo de la cuenta. Por lo tanto si el saldo de la partida de obligaciones en circulación incluya algunas obligaciones que vencen el próximo año, estas deberán presentarse como pasivo circulante. El asiento que corresponde a este caso será cargo a obligaciones en circulación con abono a porción vencida de obligaciones en circulación.

ASIENTOS DE RECLASIFICACIÓN

El auditor deberá resumir estos asientos en una lista dentro de los papeles de trabajo, codificarlos mediante una letra y explicarlos al cliente si es necesario, Para facilitar la identificación, los asientos de reclasificación deben estar debidamente agrupados.

ASIENTOS DE AJUSTE

Cuando el auditor descubre errores importantes en los registros de contabilidad, deben corregirse los estados financieros. Por ejemplo, si el cliente no redujo de forma adecuada el inventario en cuanto a materias primas obsoletas, el auditor puede hacer un ajuste para reflejar el valor de realización del inventario. Aunque el asiento de ajuste descubierto en la auditoria típicamente lo prepara el auditor, éstos deben ser aprobado por el cliente porque la administración tiene la responsabilidad principal por la presentación razonable de los estados financieros.

.

ASIENTOS DE AJUSTESólo los asientos que afecten en forma relevante la presentación razonable de los estados financieros, deben ser hechos. La determinación de cuándo ajustar un error se basa en el impacto que tendrá dicho error en los estados financieros de la empresa que se trate. El auditor debe recordar que varios errores no importantes que no se ajustan pueden ocasionar un error global importante cuando se combinan. Es común que los auditores resuman todos los asientos que no hayan sido registrados en un papel de trabajo aparte como medio para determinar su efecto acumulativo.

PRUEBAS SUSTANTIVAS.Una prueba sustantiva es un

procedimiento diseñado para probar el valor monetario de saldos o la

inexistencia de errores monetarios que afecten la presentación de los estados

financieros. Dichos errores (normalmente conocidos como errores

monetarios) son una clara indicación de que los saldos de las cuentas pueden

estar desvirtuados. La única duda que el auditor debe resolver, es de sí estos

errores son suficientemente importantes como para requerir ajuste o su

divulgación en los estados financieros.

Pruebas Sustantivas (2)Una vez valorados los resultados de las pruebas se obtienen conclusiones que serán comentadas y discutidas con los responsables directos de las

áreas afectadas con el fin de corroborar los resultados. Por último, el

auditor deberá emitir una serie de comentarios donde se describa la situación, el riesgo existente y la

deficiencia a solucionar, y en su caso, sugerirá la posible solución.

 Esta será la técnica a utilizar para auditor el entorno general de un

sistema de bases de datos, tanto en su desarrollo como durante la explotación

PRUEBAS DE CUMPLIMIENTOLas pruebas de cumplimiento

representan procedimientos de auditoria diseñados para verificar

si el sistema de control interno del cliente está siendo aplicado

de acuerdo a la manera en que se le describió al auditor y de

acuerdo a la intención de la gerencia. Si, después de la

comprobación, los controles del cliente parecen estar operando

efectivamente, el auditor justifica el poder tener confianza en el sistema y por consiguiente

reduce sus pruebas sustantivas.

Las pruebas de cumplimiento están relacionadas con tres aspectos de los controles del cliente:La frecuencia con que los procedimientos de

control necesarios fueron llevados a efecto. Para reducir las pruebas sustantivas, los

procedimientos prescritos en el sistema deben estar cumpliéndose consistentemente.

La calidad con que se ejecutan los procedimientos de control. Los procedimientos de control se deben ejecutar en forma apropiada. La

calidad de su ejecución puede ser probada mediante discusiones sobre el criterio seguido

para tomar ciertas decisiones. La persona que ejecuta el procedimiento. La

persona responsable de los procedimientos de control, debe ser independiente de funciones

incompatibles para que el control sea efectivo.

PROCESAMIENTO ELECTRÓNICO DE DATOS (PED)

Con los avances de la tecnología , es necesario que el auditor conozca los equipos electrónicos que utilice su

cliente para aprovecharlos al practicar su auditoria. No es necesario que el auditor sea experto en la programación, pero si

que conozca los programas de contabilidad que utiliza el cliente.

COMPLEJIDAD TÉCNICALos sistemas PED se definen por su

complejidad técnica y el grado en que se utilizan en una organización. Una mejor

medida de la complejidad es la capacidad de un sistema en comparación con la

capacidad de un sistema conceptuado como mejor norma, y se define como

complejo

GRADO DE USO

Hay dos maneras de las cuales el auditor podría servirse de los

equipos electrónicos Para obtener estados, relaciones,

análisis de cuentas, etc. que podrá utilizar como cédulas cuyo contenido facilite la verificación

de ciertas partidas.Como medio para comprobar el

funcionamiento del control interno, en caso que se trate de

una auditoria operacional

REVISION DE LOS PAPELES DE TRABAJO.El revisor del control de calidad (NIA 220) el sénior, supervisor, gerente y socio debe ser responsable de la lógica de la auditoría y debe asegurarse de que la misma esté debidamente documentada en los papeles de trabajo.Se pueden delegar distintas partes de la revisión teniendo control para ellas. Muchas firmas quieren que otra persona revise los procesos de documentación de los procedimientos, criterios y conclusiones. El revisor debe escribir sus iniciales a cada uno de los papeles de trabajo.La responsabilidad de la revisión de los papeles de trabajo por lo general es del gerente, quien puede delegar parte de la revisión en forma controlada. El socio es responsable de realizar una revisión independiente y si al hacerlo siente que hay asuntos delicados o especializados, podrá recurrir a otro socio para consultarle.

CONFIDENCIALIDAD DE LOS PAPELES DE TRABAJO.De la misma manera que los libros, registros y documentos de la contabilidad respaldan y comprueban los balances y los estados financieros de las empresas, así también los papeles de trabajo constituyen la base del dictamen que el contador público rinde con relación a esos mismos balances y estados financieros. Cuando una empresa da a conocer el resultado de sus operaciones, siempre lo hace a través de los estados financieros que ha preparado, y no mediante los libros y registros contables o procedimientos administrativos.

.

..

El dictamen del auditor debe ser suficiente para los efectos de informar, por lo tanto no revelará ninguna información confidencial que haya obtenido en el curso de una auditoria profesional excepto con el consentimiento del cliente.Si el dictamen del auditor fuera objetado o refutado el profesional puede recurrir -y en algunos casos se ve obligado-, a presentar sus papeles de trabajo, tanto como prueba de su buena fe, como de la corrección técnica de sus procedimientos para llegar a su dictamen

Por lo general los auditores conservan disponibles, para acceso inmediato, los papeles de trabajo de los dos o tres últimos años y transfieren los más antiguos a almacenes seguros donde se conservan por un periodo mayor. Mientras que esto ocurre, los papeles de trabajo son legalmente propiedad del auditor.En caso exista un proceso legal, el periodo de mantenerlos puede resultar mucho mayor.

CONSERVACION DE LOS PAPELES DE

TRABAJO

PREPARACION DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Cada papel de trabajo debe contener un índice o número de referencia. Los papeles deben ser identificados en la esquina superior derecha de los papeles de trabajo.Se utilizan letras Mayúsculas solas para los papeles de trabajo del ACTIVO, y de ciertas referencias especiales para nombrar a los estados financieros y otros papeles importantes, por ejemplo:

BG-A Estado de Situación Financiera – ActivoBG-P Estado de Situación Financiera – PasivoG/P Estado de ResultadosF/E Flujo de EfectivoA EfectivoB Cuentas por cobrarC InventariosU Propiedad Planta y EquipoX Otros Activos

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