PAGOS ONLINE Manual Modulo Recaudador - … primer paso para poder entender el uso y manejo de los...

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PAGOS ONLINE

Manual Modulo Recaudador Versión 3.2

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Manual de Uso

Modulo de Facturación

Versión 3.2

Nota:

La información contenida en el presente documento es de propiedad y uso exclusivo de Pagosonline.net S.A. y constituye

parte de su propiedad intelectual. Lo anterior debe ser observado por los usuarios y clientes de la mencionada entidad para

evitar incurrir en las conductas tipificadas en los artículos 270,271 y 272 del código penal.

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Contenido

CONTENIDO 3

1. DESCRIPCIÓN DEL APLICATIVO 5

1.1 CARACTERÍSTICAS GENERALES 5

1.2 FORMA DE ACCESO Y USO 6

2. FACTURAS 8

2.1 ARCHIVO PLANO DE FACTURACION 8

TIPO VALOR: (0, 1,2) 8

REFERENCIAS (ALFANUMÉRICO) 8

FECHA 9

VALORES 9

EJEMPLO 1: TIPO VALOR CERO SIN DESCUENTOS NI INTERESES 9

EJEMPLO 2. MANEJO DE DESCUENTOS Y PLAZOS 10

EJEMPLO 3. TIPO VALOR 1 Y 2. DESCUENTOS Y PLAZOS CON INTERESES 10

PAGADOR.REFERENCIA (OBLIGATORIO) 11

EMAIL 11

DOCUMENTO 11

PASSWORD 11

COMENTARIO 11

FIN 11

2.2 IMPORTAR FACTURAS 11

2.3 CONSULTAR FACTURAS 14

2.4 ANULAR FACTURAS 17

2.4.1 ANULAR FACTURAS MANUALMENTE 17

2.4.2 ANULACIÓN DE FACTURAS POR ARCHIVO 18

2.5 REGISTRAR PAGOS 22

2.5.1 REGISTRAR PAGOS MANUALMENTE 23

2.5.2. REGISTRAR PAGOS A TRAVÉS DE UN ARCHIVO 24

2.6 ELIMINAR FACTURAS 28

2.7 EXPORTAR FACTURAS 30

3. CONFIGURACIÓN 31

3.1 CONFIGURACIÓN DE PAGO 31

CLIENTE 32

4

COMENTARIO 32

PEDIR CAMPOS 32

OTRAS OPCIONES 33

3.2 CONFIGURACIÓN FORMATOS ASOBANCARIA 33

3.3 ADMINISTRACIÓN DE FORMATOS 34

3.4 TASAS DE INTERÉS 39

CREAR TASAS DE INTERÉS 40

MODIFICAR Y ELIMINAR TASAS 40

4. PAGOS 41

4.1 REPORTE DE PAGOS 41

4.2 CONSULTA DE TRANSACCIONES 42

5. PRUEBA DE PAGO 44

TARJETA DE CRÉDITO 46

CUENTA DE AHORRO O CORRIENTE 48

PAGO REFERENCIADO 48

EJEMPLO DE TRANSACCIÓN RECHAZADA 49

EJEMPLO DE TRANSACCIÓN APROBADA 50

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1. Descripción del Aplicativo

1.1 Características Generales

El modulo Facturacion de la plataforma de PagosOnline fue desarrollado con el objeto de facilitar la

gestión de recaudos por cobrar de las empresas afiliadas a PagosOnline.

Para tal fin el módulo permite el ingreso y administración de Clientes, siendo los clientes las

personas naturales o jurídicas que tengan facturas pendientes por pagar a la empresa.

Para optimizar la gestión del recaudo, el aplicativo permite la importación masiva de grupos de

facturas por cobrar a los pagadores; de esta manera se puede utilizar un archivo plano generado

por la aplicación contable utilizada en la empresa y así agilizar el proceso de pagos. Los detalles

sobre este archivo plano serán tratados exhaustivamente a lo largo del documento

Los clientes de la empresa podrán cancelar sus obligaciones de forma fácil y rápida por medio de

la plataforma de PagosOnline. Adicional a lo anterior el módulo permite registrar otro tipo de pagos

a las facturas registradas en el sistema, por ejemplo en el caso de hacer pagos en efectivo, cheque

o consignaciones bancarias. De esta manera se extienden las capacidades del software

convirtiéndose en una herramienta unificada para llevar el registro de todos los recaudos

independientemente del origen

Igualmente. Existe una utilidad de exportación del módulo, que permite generar informes

rápidamente y cumpliendo si se desea con los estándares de algunas entidades reguladores tal

como la Asobancaria.

La empresa puede configurar la imagen y texto principal que ven sus clientes en el momento de

efectuar un pago, as í mismo pueden configurar los formatos de importación y exportación; como

también la información que se despliega en la exportación del archivo de Asobancaria.

Se debe tener en cuenta que el módulo de facturación solo acepta pesos Colombianos

Para esta versión del aplicativo se han establecido importantes cambios, a fin de garantizar una

mayor funcionalidad y un uso más fluido del mismo. Si bien ellos se tratan de forma conjunta con

las demás características del modulo, al final se colocan como apéndice los cambios

implementados.

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1.2 Forma de Acceso y Uso

Para acceder al modulo recaudador nos dirigimos al portal administrativo

(https://secure.pagosonlinte.net ). Una vez all í introduciremos nuestro nombre de usuario y

contraseña

Recuerde que esta información fue suministrada por PagosOnline en el momento de a dquirir el

servicio. En caso de no recordarla por favor enviar un correo a nuestro departamento de servicio al

cliente [email protected] quienes con gusto le colaboraran con su solicitud.

Una vez accedamos al modulo, nos ubicamos en la pestaña Facturación

Encontraremos una barra de color naranja con el menú principal de la aplicación

Facturas: Uno de las secciones principales y que más comúnmente accederemos. Aquí

manejamos toda la información relativa a las facturas, desde su importación y registro

hasta su anulación o borrado. Cada una de sus opciones merece una exhaustiva

explicación

Clientes: Podemos agregar, modificar y consultar información sobre las personas naturales

o jurídicas a quienes se asocia una factura. Es decir el nombre, del abonado, suscriptor o

pagador.

Pagos: Donde se podrán consultar los pagos efectuados a través de este modulo

recaudador

https://secure.pagosonlinte.net/

mailto:[email protected]

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Configuración: Este menú que es de gran importancia incluye las opciones de

configuración de todo el modulo, desde la pantalla principal y el cargue de archivos, hasta

la forma de exportar el informe Asobancaria

En la parte inferior de este menú se encuentran unos cuadros estadísticos, que se generan y

actualizan automáticamente, siendo de gran utilidad para obtener información sobre las

transacciones. Específicamente obtenemos datos de las operaciones efectuadas y el estado de las

mismas en tres tipos de intervalos de tiempo (hoy, en el mes, en el último año)

Una vez se ha configurado y registrado información en el modulo, los usuarios podrán ingresar a

pagar sus facturas. Esto lo hacen a través de la siguiente dirección web

En ambiente staging o de pruebas

https://gateway2.pagosonline.net/apps/facturacion/usuarioid/index.html

En producción funcional

https://gateway.pagosonline.net/apps/facturacion/usuarioid/index.htm

Donde usuario id corresponde al número de usuario que pagosonline les suministra en el momento

de realizar la vinculación comercial. Dado que puede ser una url de difícil recordación para los

abonados, se sugiere usar un link desde el sitio de su comercio.

A continuación veremos cada uno de los elementos en detalle

https://gateway2.pagosonline.net/apps/facturacion/usuarioid/index.html

https://gateway.pagosonline.net/apps/facturacion/usuarioid/index.htm

8

2. Facturas

2.1 Archivo Plano de Facturacion

El primer paso para poder entender el uso y manejo de los recaudos a través de Pagos Online

es comprender el contenido del archivo plano de facturas. Con este fichero podremos subir al

sistema todos los documentos que el comercio requiere sean cancelados a través de nuestra

plataforma. Es un archivo tipo CSV (de texto, separado por comas), donde Cada renglón

corresponde a una factura. Este puede generarse con la ayuda de un editor de textos (como

bloc de Notas) o más fácilmente por un Archivo de Hoja de Cálculo. A continuación

explicaremos sus elementos con ejemplos

Tipo Valor: (0, 1,2)

La primera columna del archivo plano se denomina Tipo Valor, esta variable, que es de

carácter obligatorio, tiene cuatro posibles valores así

(0) Montos en Pesos (1) Montos por porcentajes para descuentos (2) Montos por porcentajes de interés para plazos de pago

(3) Manejo de Tasas de Interés

Cuando hablamos de Montos en Pesos, todos los valores registrados en el documento deben

registrarse en dicha moneda. El tipo 1 es usado cuando manejamos descuentos, los cuales

serán un porcentaje del valor original de la factura. El tipo 2 es el caso complementario, donde

le permitirnos al usuario pagar tras la fecha de vencimiento, abonando unos intereses fijos.

Finalmente el tipo 3, es usado específicamente para manejar recaudos con interés corriente

por mora

Referencias (Alfanumérico)

Toda factura obligatoriamente debe incluir una Referencia Principal, que es la forma como se

efectúa inequívocamente en el sistema. Esta por lo general es el número que maneja el

comercio y no se puede repetir. Como apoyo a la anterior se pue de incluir una Referencia

Secundaria, la cual es opcional ayuda a una mejor identificación.

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Fecha

Obligatorio. Este dato nos indica desde cuándo estará disponible la factura en el modulo para

ser cancelada.

Valores

En cada uno de los registros, manejamos cuatro grupos de valores así

Valores Originales: Es el monto asociado a la factura, que el pagador deberá cancelar

(obligatorio)

Valores con Descuento: Si un cliente paga antes de una fecha estipulada, podrá obtener

un descuento por pronto pago

Valores Primer Plazo: Cuando el pagador no abona en la primera fecha de vencimiento,

podrá igualmente cancelar su factura con este nuevo valor, que naturalmente será mayor

Valores Segundo Plazo: Cuando no se cancela dentro del intervalo del primer plazo, el

abonado podrá realizar un final pago registrado en este campo, con una última fecha limite

En todos los grupos debe estar incluido

Valor (Monto Total)

IVA (en caso de no aplicar Colocar el valor cero)

Base Devolución IVA (Valor- IVA. Si no se incluye IVA, también debe ir en cero)

Fecha de Vencimiento (hasta cuando está habilitado el pago de este valor)

Antes de continuar con los demás campos, y para ilustrar la información manejada hasta ahora,

realizaremos una serie de ejemplos ilustrativos

Ejemplo 1: Tipo Valor Cero sin Descuentos ni Intereses

Variable

Tipo

Valor

Referencia

Principal

(Factura

No.)

Referencia

Secundaria Fecha

Valor

Total IVA

Base

Devolución

IVA

Fecha de

Vencimiento …. f in

0 Factura1 Ayuda 20110505 116000 16000 100000 20110520

0 Factura2 12345 20100512 20000 0 0

En este caso, tenemos dos facturas en el archivo. La primera, denominada Factura1, mantiene una

fecha del 5 de mayo del 2011. Es decir a partir de dicho día será visible en la url de pagos. El valor

como se esperaría es igual al IVA mas la base devolución IVA. Observemos que maneja una fecha

de vencimiento del 20 de Mayo de 2011- Posterior a este calendario no se podrá pagar la factura.

En el segundo renglón o registro encontramos La Factura2. Manejamos otra referencia segundaria

y fecha. No necesariamente todas las facturas del archivo deben tener fechas iguales. En este caso

observe que se maneja un valor sin IVA, por ende la base devolución IVA también estará en cero.

Igualmente nos encontramos que no existe una fecha de vencimiento asociada para este grupo de

valores. Esto se traduce en que dicho documento no tiene límite de pago, pudiendo accederse

desde la web de pagos sin restriccion de días para cancelar

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Ejemplo 2. Manejo de Descuentos y Plazos

Tip

Val

Ref

Ppal

Ref

Sec

Fech Vl Total IVA Base

Dev

Fec

Venc

Val Pr

Pl

IVA Pr

Pl

B D I

Pr Pl

FecV

Pr Pl

… Val

Desc

IVA

Desc

BDI

Desc

FecV

Desc

0 Fac3 Desc

1

010120

011

116000 0 0 31012

011

100000 0 0 100120

11

0 Fac4 Plaz1 010420

11

200000 0 0 15042

011

22000

0

0 0 20042

011

Para este ejemplo, veremos la aplicación de pagos con descuentos y plazos en pesos. El documento Fac 3 maneja un valor de 116000 el cual se

podrá pagar hasta el 31 de Enero de 2011. Sin embargo si se efectúa el abono antes del 10 de Enero se obtendrá un descuento y siendo

requerido cancelar solo $100000. Por otra parte, para Fac4 existe el concepto de plazos. El pagador podrá saldar su obligació n hasta el día 4 de

abril por $200000. En caso de no hacerlo, tendrá una prórroga hasta el 20 de Abril como límite, pero con el nuevo valor de $220000.

Ejemplo 3. Tipo Valor 1 y 2. Descuentos y Plazos con Intereses Tip

Val

Ref

Ppal

Ref

Sec

Fech Vl Total IVA Base

Dev

Fec

Venc

Val Pr

Pl

IVA Pr

Pl

B D I

Pr Pl

FecV

Pr Pl

… Val

Desc

IVA

Desc

BDI

Desc

FecV

Desc

1 Fac5 Desc

2

050220

011

10000 0 0 31032

011

0.05 0.05 010320

11

2 Fac6 Plaz3 010420

11

200000 0 0 15042

011

0.1 0 0.1 20042

011

Con el Tipo Valor 1, podemos especificar descuentos por porcentajes . Así para la factura Fac5 de $10000 se podrá recibir un 5% de descuento

(0.05) consignando antes del 1 de Marzo. En Fac6 se tiene el plazo hasta el 15 de abril para pagar el valor original $200000. Pasada esa fecha y

hasta el 20 aun podrá cancelarse la obligación, pero con un sobrecosto del 10% (0.1) del monto inicial. Es de aclarar que por efectos legales no

se puede aplicar IVA sobre los descuentos o los intereses.

11

11

Una vez aclarado el funcionamiento de los valores, miremos los otros campos que hacen parte del

archivo plano

Pagador.Referencia (Obligatorio) La referencia aquí mencionada corresponde al id del pagador o suscriptor. Así como podemos

identificar sin error una factura en el sistema, de la misma manera se puede usar para registrar los

clientes.

Email Corresponde al email del usuario final o pagador.

Documento El número de identificación. Muchas veces suele coincidir con pagador. Referencia al tratarse de la

misma información

Password En caso que deseemos una contraseña para que el usuario se autentifique al ingresar al sistema,

la introduciremos en este campo

Comentario Información adicional que queramos ampliar sobre la factura

Fin Corresponde a la palabra “fin”, y es la manera de indicarle al sistema que ya hemos registrado toda

la información sobre dicha factura. Es un dato requerido

Una vez hayamos generado nuestro archivo plano, el paso siguiente es vincularlo a pagosonline,

como lo veremos a continuación

2.2 Importar Facturas

Es el proceso por el cual cargamos la información de los documentos a nuestra pasarela de

Pago. Para poder Importar Facturas vamos a través de la opción Importar en el menú de

Facturas, donde obtendremos el siguiente cuadro de diálogo

Pagos0nline.net S.A. Bogotá D.C. PBX. (1) 756 3126 Fax. (1) 6161540 Web: www.pagosonline.com – e-Mail: [email protected]

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Para cualquier grupo de facturas que vayamos a importar, Lo identificaremos por un nombre. Esto

es obligatorio y muy importante para posteriormente realizar la búsqueda de documentos

.

Así mismo si se desea que las facturas caduquen, se deberá tener chequeada la opción de

Caducidad y se colocaran las fechas en las cuales este grupo de facturas estarán disponibles para

pago. Esta fecha tendrá preponderancia sobre aquellas que estuviesen registradas en el archivo


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plano. Es decir si una Factura A en el documento maneja fecha de vencimiento 15-02-2011 y

cuando subimos el grupo establecimos fechafin a Enero 31, entonces solo se verá reflejado en el

modulo hasta dicha fecha limite

Posteriormente escogeremos el formato de entrada, done podremos seleccionar uno de los

formatos predeterminados de Pagos Online o uno que hayamos personalizado según nuestros

gustos y necesidades. El formato es el diseño, organización y campos que tendrá el archivo plano.

Más adelante en este documento se examinara la forma de generarlos (ver 3.3 Administración de

Formatos)

Antes de pasar al a ventana donde podremos escoger el archivo plano dentro de una ubicación en

nuestro PC miremos con atención las opciones restantes a saber

- Separador de Campos: Donde especificaremos en el fichero CSV como estarán separados

los elementos. Por defecto es punto y coma.

- Incluye Nombre de Variables: Si en la primera fila del archivo se encuentran los no mbres

de cada uno de los campos. Es común tenerlos allí para poder tener un entendimiento más

rápido de cada una de los contenidos de las columnas

- Manejo de facturas ya existentes en el sistema: Es posible que una factura a importar

desde nuestro archivo de texto plano ya se haya subido anteriormente y exis ta en el

sistema. En dicho caso el modulo nos da dos opciones: Ignorar la del archivo y

simplemente manejar la que ya se encuentra registrada (recuerde que al ser un documento

legal no puede existir duplicidad en los documentos), o tomar en cuenta la nueva para

Actualizar la antigua. Esta opción es muy útil en casos que la información hubiese sido

subida erróneamente, facilitando la rápida corrección.

Nota Aclaratoria: Pagos Online ofrece a opción de Actualizar la factura pero es

responsabilidad única y exclusiva del cliente la modificación que sobre la misma realice, así

como todos los datos que suba al modulo

Una vez hayamos examinado todas estas condiciones previas, presionamos el botón “Subir

Archivo” donde la ventana emergente nos facilitará escoger en nuestro computador la ubicación del

documento deseado


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Tras localizar y cargar el archivo presionamos el botón enviar en la pantalla inicial. Cuando el

proceso es exitoso obtendremos confirmación sobre el número de facturas cargadas correctamente

en el sistema. En caso de algún error en el cargue el modulo nos informara al respecto. Si ello

ocurre revise cuidosamente los mensajes presentados y efectué las correcciones correspondientes

Para finalizar esta sección y aclarar cualquier duda sobre la forma y contenido del archivo plano,

mostraremos dos capturas en pantalla sobre el documento tanto en bloc de Notas (Microsoft

Windows) como en Microsoft Excel

.

El archivo plano preferiblemente se debe guardar con extensión *.csv o *.txt para facilitar su

revisión y/o edición posterior

2.3 Consultar Facturas

Las facturas pueden ser consultadas por medio de referencia (referencia principal), grupo

(nombre con que se subió el archivo plano) o cliente (pagador) y luego dando clic en Buscar.

En caso que los resultados sean numerosos el sistema lo mostrar por páginas, para facilitar su

lectura y análisis


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El sistema ilustrara características básicas sobre las facturas que corresponden a la búsqueda.

También puede desplegarse una ventana con el detalle de la factura dando clic en el botón Ver

detalle de la grilla de resultados.


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De esa forma fácilmente ampliaremos información sobre la factura, su estado actual, los pagos

totales o parciales realizados, el grupo de Facturas al que pertenece entre otros. Es de acotar una

función muy interesante añadida en esta versión como es el manejo de versiones anteriores. En la

sección de “Importar Facturas” comprobamos que podemos remplazar el contenido de un

documento previamente cargado, a efectos de actualizar su información. Por medio de esta opción

podremos ver para una factura dada las diferentes versiones o modificaciones que ha tenido.


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2.4 Anular Facturas

En algunas ocasiones puede verse la necesidad de Anular una o más facturas previamente

realizadas. En esta sección explicaremos las diversas maneras que podemos relazar dicho

procedimiento

2.4.1 Anular Facturas Manualmente

Las facturas pueden ser anuladas primero haciendo una consulta por medio de la referencia, grupo

o cliente y luego dando clic en Buscar; en la grilla de resultados aparecerán las facturas que

concuerden con los criterios de búsqueda (puede desplegarse una ventana con el detalle de la

factura dando clic en el botón “Ver detalle” con el fin de asegurar que sea la factura correcta), luego

se deberá seleccionar la factura chequeando la casilla que aparece al lado izquierdo de la

referencia y luego dar clic en el botón “Anular”.


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Le aparecerá un mensaje para confirmar la operación que llevará a cabo.

Para confirmar las facturas que se anularon podemos verificar ingresando por referencia el número

de factura que anulo, donde en el detalle podremos ver el estado de la misma

Podemos anular pago por referencia, grupo o cliente, siendo un cuadro de diálogo similar al de

buscar facturas

2.4.2 Anulación de facturas por Archivo

Una funcionalidad del modulo facturador es la posibilidad de anular facturas en masa, las cuales

son subidas a través de un archivo plano. Esto es especialmente útil, sobre todo para empresas

que manejen un volumen de facturas muy alto, evitando el tedioso y lento proceso de anular una

por una. A continuación se procede a explicar el proceso paso a paso

En primer lugar y para tener una mayor claridad sobre esta característica, vamos a importar un

archivo de facturas de ejemplo el cual, como el que puede visualizarse en la imagen (este proceso

para mayor claridad es el explicado en la Sección 2.1)


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Nótese los tres campos sombreados Referencia Principal, Valor Total y Referencia del cliente,

pues los usaremos posteriormente

Nuestro siguiente paso es la creación del archivo de anulación de facturas. Este debe ser un

documento plano .csv, el cual debe contener los siguientes campos

Factura.ReferenciaPrimaria

Pagador.Referencia Factura.ValorTotal

Estos datos deben coincidir con información previamente existente en el modulo facturador para

dicho cliente. Para el archivo de ejemplo que subimos, un archivo de anulación correcto sería el

siguiente

En este caso nuestro propósito seria anular t res facturas, las cuales están referenciadas en el

sistema como factura3, factura4, factura6. Observe que la información coincide plenamente con los

archivos de la fuente original

Ya que tenemos nuestro documento de anulación, el paso siguiente es subirlo al sistema

Para ello nos dirigimos Modulo Facturación > Facturas > Anular > Anular desde Archivo

En el formulario emergente seleccionamos subir archivo y en ese momento

buscaremos en nuestro PC la ubicación del mismo

Posterior a subir el archivo presionamos el botón buscar, que está ubicado

en la parte superior derecha


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Vamos a analizar cada una de las partes que nos muestra esta ventana emergente

Encontramos la referencia principal de la factura, la fecha de la misma, la identificación del cliente,

el valor total de la factura y el saldo a hoy. Este último campo es útil en el caso de pagos parciales

que pueden darse en una factura (aunque depende de cada comercio, no tiene sentido anular una

factura de la cual ya se han hecho pagos aunque sea en parte)

Igualmente vemos que podemos escoger una, varias o todas las facturas dentro de los resultados

obtenidos. Si presionamos el checkbox sobre <<Referencia>> nos quedaran seleccionados todos

los documentos dentro de la grilla de resultados

Ver Detalle: Este aplicativo no solo nos da la opción de anular las facturas. Es muy común que

dentro de las facturas para anular, queramos saber más de la misma y así estar seguros que es el

documento elegido y correcto. Las características de Ver Detalle, ya las habíamos examinado

previamente

Procedemos a seleccionar la factura Factura6 y hacemos click en Anular


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Recibimos un mensaje de confirmación, preguntándonos si realmente queremos anular esa

factura, ante lo cual aceptamos.

Una vez anulada la(s) factura(s), nos corresponde la tarea de verificar que la anulación se hizo

correctamente, repitiendo el proceso del modulo anterior (anular facturas manualmente)

Si bien vimos como anular una o más facturas correctamente leyéndolas desde un archivo,

consideremos el común caso que el documento no contenga toda la informac ión que se requiere, o

los datos no correspondan exactamente a las facturas que previamente se habían cargado en la

aplicación. Cuando situación ocurre el sistema nos advertirá al respecto y no cargará el documento

de anulación


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Esto es una garantía de confiabilidad del sistema, pues con ello nos protege de anulación

accidental o errónea de archivos.

2.5 Registrar Pagos

En caso de necesitar registrar un pago diferente a los ingresados por la Pasarela de pagosonline,

podemos usar este menú, que nos permitirá ingresar tanto en forma manual como por archivo

estos aportes externos. Así nuestros clientes tendrán través del modulo una información real y

actualizada sobre todos los tipos de aportes recibidos, facilitando procesos de conciliación y

manejo interno. Examinaremos entonces las dos opciones


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2.5.1 Registrar Pagos Manualmente

En primera instancia buscaremos la factura dela cual registraremos el pago. En nuestro

ejemplo usaremos el documento Factura2.

Entre los datos a registrar tenemos el tipo de pago, donde podremos seleccionar de la

siguiente lista


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Posteriormente introduciremos la fecha. Tenga en cuenta que dependiendo del día de pago

pueden aplicarse los respectivos descuentos o intereses. Acto seguido el valor cancelado y un

comentario que puede servir de ilustración al cliente en la revisión de los pagos recibidos

Una vez se guarden los cambios debe aparecer un mensaje indicando que el pago se registró

exitosamente

2.5.2. Registrar Pagos a través de un archivo

Antes de poder registrar el archivo donde están ubicados los pagos es necesario revisar que

todas las facturas en dicho documento hayan sido subidas previamente al sistema. En caso

contrario el sistema no importara ningún pago. Para explicar el proceso registraremos el pago

de Factura7 a Factura12 las cuales se muestran a continuación


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Lo que corresponde ahora es crear un archivo de texto plano que contendrá los datos

separados por medio de: punto y coma (;), coma (, ), barra (|) o tabulador; puede crearse el

archivo manualmente respetando el orden y formato de los campos como lo muestra el ejemplo

y guardarlo como archivo de texto usando por ejemplo el bloc de notas.

O para mayor facilidad se puede hacer uso de una hoja de cálculo. Los campos o columnas

correspondientes a este archivo plano son

Factura (o referencia)

Tipo de Factura

o 0 = Cheque

o 1 = Transferencia Bancaria

o 2 = Consignación Bancaria

o 3 = Efectivo

o 50 = Otro

Fecha (año, mes y día)

o 20090422

Valor

o 87517 (sin puntos ni comas)

Comentario

o Por ejemplo “Pago presencial a través de un cheque”, en caso de no querer

especificar ningún comentario se debe colocar un *.

Fin

o fin

NOTA: Es importante tener en cuenta que los campos mencionados no deben ir en blanco


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y deben cumplir las especificaciones requeridas.

Vamos a registrar el pago de las facturas 7 a 12 mostradas arriba, por ende el archivo plano seria

como el siguiente

Los nombres de los campos en la fila superior son con fines informativos, no deben incluirse en el

documento a subir en el modulo

Una vez listo el documento nos dirigimos a registrar los aportes a través de Facturas > Registrar

pagos > Importar desde un Archivo. Allí en los cuadros de diálogo emergentes nos permitirá

escoger el Separador de Campos (por defecto punto y coma) así como el fichero en nuestro

sistema


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Después de seleccionar el fichero, presionamos el botón enviar. Si nuestro archivo fue correcto,

obtendremos la aprobación del sistema y la ventana informativa manifestándonos el registro de

pago correcto, dependiendo de la cantidad de facturas que se hayan importado

Para terminar el proceso vamos a verificar en el campo consultar las facturas que fueron

importadas. Préstese especial atención a la columna saldo

Si miramos el detalle de la factura encontraremos los datos completos con la información del pago

realizado


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2.6 Eliminar Facturas

Algunas veces en el proceso de subir información al sistema, puede darse el caso que se importe

información errada. Es decir, números de facturas que no correspondan, fechas no especificadas,


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valores erróneos, entre otros. Con el fin de solventar esos inconvenientes, el modulo ofrece la

capacidad de eliminar facturas previamente cargadas en el sistema. Es requerido acotar que EL

usuario es el único responsable por el manejo que se le de a esta funcionalidad y PagosOnline no

asume responsabilidad por las facturas que el cliente decida borrar.

Para acceder a esta característica nos dirigimos a Facturas :: Eliminar

Allí el sistema nos permitirá como es costumbre buscar por Referencia, Grupo o Cliente, el

documento que deseemos borrar. En este caso seleccionaremos la factura5

Al igual que en secciones anteriores podremos escoger uno o varios documentos para eliminar

simultáneamente. Una vez estemos seguros del procedimiento hacemos click en la opción borrar

seleccionadas. Obtendremos un último mensaje de advertencia. Una vez se haya borrado la

factura no puede recuperarse

Tras nuestra aprobación obtendremos el mensaje de confirmación correspondiente


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A continuación a través de la opción de consulta de facturas, buscaremos la factura borrada en el

sistema

Ante lo cual nos debe confirmar que no hay registro alguno de dicho documento, lo cual corrobora

la acción de borrado previamente realizada

2.7 Exportar Facturas

Así como a través del modulo pueden consultarse facturas y recaudos, en muchas ocasiones es

necesario exportar dicha información a otros medios. Esto último es especialmente cierto para

efectos de conciliaciones bancarias y/o con los sistemas contables y de cartera de las empresas.

Pensando en ello PagosOnline ofrece esta capacidad, a través del siguiente asistente


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En primer lugar seleccionamos las fechas entre las cuales se generara el informe. Posteriormente

escogeremos en cual formato exportaremos los datos

- Formatos Pagos Online; Donde escogeremos el formato estándar de salida de información

que maneja el modulo o alguno de los formatos personalizados que habremos creado con

tal fin. Para mayor información sobre los Formatos Personalizados puede consultar la

sección 3.3 Administración de Formatos . Igualmente escogeremos el separador de

campos y si en el archivo exportado se verán reflejados los nombres de las variables para

mayor ilustración

- Formatos Asobancaria: Los formatos Asobancaria 98y Asobancaria 2001 son un estándar

a nivel Colombia. Es usado ampliamente para registrar información sobre pagos o

movimientos financieros. La mayoría de programas contables suelen recibir este tipo de

información para facilitar el registro de movimientos y conciliaciones. Dentro de la ventana

podremos escoger el tipo de reporte Asobancaria y el medio de pago utilizado. Es de

aclarar que para cada medio de pago se debe generar un reporte diferente. Se exporta un

documento comprimido que contendra un archivo de texto para cada día dentro del

intervalo de fechas referido

3. Configuración

Un paso fundamental para hacer uso del modulo recaudador por parte de los pagadores

finales es poder configurarlo correctamente. Esto incluye la apariencia y opciones que

tendrá para el cliente final así como las formas de recibir y exportar información

3.1 Configuración de Pago

Es una de las opciones más importantes dentro del módulo administrativo, siendo la actividad

primaria para el usuario el editar cada uno de los campos contenidos en este formulario . Aquí

se define la apariencia con la cual el pagador es recibido al efectuar sus aportes (colores, logo

y texto), así como la forma de validación del mismo. Examinemos entonces cada uno de los

elementos del cuadro de diálogo


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Cliente

Sección no editable donde será visible el nombre del comercio o cliente

Comentario

Donde podremos configurar el mensaje que vera el pagador final, recién ingrese a la

plataforma de pagos. Es un texto editable y pueden incluirse all í hipervínculos, donde se podría

ampliar información de interese para la empresa o el suscriptor

Pedir Campos

Recién se ingresa al modulo de recaudos, el sistema nos pedirá uno o más datos para poder

continuar con el proceso de pago. Lo anterior tiene dos fines: facilitar el proceso de

autentificación (solamente puede ingresar el directamente interesado) y mostrar solo la

información referente al pago deseado. Los campos solicitados pueden ir solos o en llaves y

son

Referencia Principal (Factura)

Factura y número de Usuario (Corresponde a la referencia del pagador)


33

Factura y Número Documento (Identificación del pagador, que no necesariamente es

el mismo número de Usuario)

Factura, Número de Usuario y Número Documento

Número de Usuario (Pagador. Referencia)

Número de Documento (Pagador. Documento)

Factura o Número de Usuario: Se podrá aplicar cualquiera de los dos datos. Siempre

el sistema traerá toda la información referente al cliente final

Número de Usuario y Contraseña: El cliente final puede tener un Password de acceso.

Este ultimo puede incluirse y configurarse en el archivo plan o de las facturas

previamente cargados (ver Password) o también a través del modulo de facturación,

opción clientes

Otras Opciones

Aquí podremos definir algunas características específicas relativas al uso de la url de pago

por parte del pagador final

Acepta Pagos Parciales: Por medio de la cual nuestro pagador podrá efectuar un

abono del total de la deuda. El uso de dicha característica lo podremos observar en

la sección (5. Prueba de Pago).

Cargar todas las facturas. Es posible que un cliente tenga más de una factura

pendiente por pagar. Si habilitamos esta opción, el pagador al ingresar al sistema

visualizara todas ellas y podrá escoger cual(es) pagar

Obligar al Pagador a Pagar Facturas Antiguas: Si tomamos el ejemplo anterior

cuando el suscriptor tiene pendientes varios pagos, esta funcionalidad lo obliga a

cancelar primero aquellas de mayor antigüedad en el sistema

Habilitar Códigos de Servicio PSE

Habilitar Pagos Mínimos

3.2 Configuración Formatos Asobancaria

La información que será contenida en los archivos Asobancaria la podemos configurar a través

de esta ventana. Es importante diligenciar esto correctamente pues los comercios suelen hacer

uso de esta información a efecto de conciliaciones bancarias y con sus sistemas contables y

de cartera. Las secciones y datos contenidos son los siguientes


34

Información Empresa Código EAN13 o NIT: Número con el que se identifica inequívocamente

el comercio.

Inf. Tarjetas de Crédito: Escribiremos aquí para cada una de las franquicias los datos de los

convenios asociados; esto es el banco, tipo y número de cuenta. En caso de no manejar

algunas de las redes, el dato se dejara en blanco

PSE: Para el proveedor de servicios electrónicos, introduciremos la cuenta y entidad bancaria

con la que se

presentaron e

inscribieron en ACH. En

el caso que el comercio

haya suscrito varios

códigos de servicio los

vamos a ingresar a

través del botón

“agregar”, donde

igualmente

registraremos el banco,

tipo de cuenta y número

de la misma

Pago en Efectivo: En el

caso de usar pago

referenciado (es decir

con código de barras en

ventanillas del banco) anotaremos aquí los datos correspondientes.

3.3 Administración de Formatos


35

Los formatos hacen referencia a la configuración que deben tener los archivos planos de salida

o de entrada de datos. De esta manera podremos editar la información que queremos

introducir al sistema o la que requerimos en los informes de salida.

Por defecto pagos Online tiene para cada usuario dos formatos de entrada y uno de salida. Sin

embargo podemos crear uno nuevo que se adecue más a las necesidades del cliente. A

continuación veremos el proceso para crear uno nuevo.

En primer lugar elegimos si es formato de entrada o salida y le damos click en la opción Crear

formato.


36

En nuestro formato personalizado lo primero que haremos es darle un nombre y un tipo de

separador. El primero nos permitirá identificar fácilmente la personalización que estamos

realizando y el separador le permitirá entender al modulo el signo que se utilizara para separar los

campos del archivo plano (t radicionalmente se usa el signo coma “, ” o punto y coma “;”

En la ventana de nos aparecen por defecto los siguientes campos obligatorios

Tipo valor

Referencia Principal

Fecha

Valor

IVA

Base devolución IVA

Referencia Pagador

Estos datos no pueden sustraerse, pues es la mínima información requerida de la factura

Aparte de esta información encontramos los siguientes datos, visibles en la parte derecha de la

ventana

Referencia Secundaria

Fecha de vencimiento

Valor primer plazo

IVA primer plazo

Base devolución IVA primer plazo


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Fecha vencimiento primer plazo

Valor segundo plazo

IVA segundo plazo

Base devolución IVA segundo plazo

Fecha vencimiento segundo plazo

Valor con descuento

IVA con descuento

Base devolución IVA con descuento

Fecha de vencimiento con descuento

Nombre

E-mail

Documento

Password

Comentario

Código de Servicio PSE

A lo largo de este documento ampliaremos información sobre el significado o utilidad de cada uno

de estos campos. Si deseamos agregar a nuestro archivo un campo presionamos el botón .

Para nuestro ejemplo agregaremos el campo comentario.

Una vez efectuemos dicha actividad se verá reflejado entre los datos que harán parte de nuestro

archivo plano (ver figura)


38

En caso de querer realizar modificaciones en el campo recién creado seleccionamos el icono

Podemos especificarle un formato predefinido (como en el caso de las fechas) y/o podemos

hacerlo obligatorio con el checklist (requerido) y seleccionamos guardar

Igualmente a través de los símbolos fácilmente podremos organizar el orden en que los

elementos estarán ubicados en el archivo plano. Es posible que lo anterior sea solicitado por los

comercios a fin de facilitar la generación de este documento.

Si un cliente desea un campo adicional, para agregar información que sea importante en su

modelo de negocio lo hacemos a t ravés del botón <<Nuevo Campo>>. Allí obtendremos un cuadro

de diálogo similar al de formato, donde colocaremos las características del mismo como nombre,

tipo, formato, entre otros. Recordar que siempre debe pertenecer a las secciones Pagador o

Factura.

Después de crear todos los elementos deseados finalmente oprimimos la o pción guardar, donde el

nuevo formato establecido será visible en la sección formatos personalizados

También podemos personalizar los anteriores formatos y crear nuevos formatos para la

Salida, siguiendo exactamente el mismo proceso


39

3.4 Tasas de Interés

Si en una factura usamos el tipo de valor 3, podemos definir tasas de interés porcentuales que

serán aplicadas en un intervalo de fechas determinado. Esta funcionalidad, nos facilitará la

aplicación de porcentajes de interés variables dependiendo del calendario, característica

especialmente útil en algunos clientes del estado. Estas tasas de interés tienen ciertas

restricciones y características a saber

- El interés es efectivo anual, y como porcentaje que es debe estar entre 0 y 1

- El intervalo de fechas definido puede aplicar tanto para pasado como para futuro. De esta

manera podemos definir intereses a pagar por deudas antiguas y también para próximas

obligaciones

- No se pueden sobreponer fechas entre tasas. Es decir no puede existir un día para el cual

estén presentes dos tasas. Si por error introducimos un intervalo que se cruce con otro el

sistema no lo permitirá y nos emitirá una ventana informativa

- Igualmente entre tasas definidas no pueden existir espacios de tiempo, sino que deben ser

consecutivas. El modulo nos alertara sobre el particular

- No se pueden eliminar o actualizar tasas que estén en aplicación. Es decir si definimos una

Tasa A desde el día de ayer hasta dentro de una semana e intentamos eliminarla hoy (está

vigente), el sistema nos limitara y nos explicara la imposibilidad de dicha acción


40

Crear Tasas de Interés Procedamos ahora a crear una nueva tasa. Para ello presionamos el botón <<Nuevo>>. Una vez lo

hacemos se habilitan los campos en la parte inferior, donde podremos seleccionar la Fecha de

Inicio, La Fecha Final y el Valor de la Tasa

Recuerde que la tasa es un porcentaje. Para nuestro caso crearemos una valoración con los datos

Fecha Inicio: 03/01/2011 Fecha Fin: 13/01/2011 Valor: 0,2

Y presionamos el botón guardar. Inmediatamente se verá reflejada la tasa recién creada

Modificar y Eliminar Tasas También podemos modificar y/o eliminar tasas existentes. Sobre cada una podemos modificar las

fechas y el valor de la misma. Recuerde en las restricciones arriba mencionadas que si dicha tasa

ya se aplico o está vigente no puede ser alterada.

Para modificar una tasa la seleccionamos con el mouse. De esta manera los valores en la parte

inferior estarán disponibles para editarse. Una vez hayamos escrito las modificaciones deseadas y

si estas son correctas, obtendremos la confirmación de los cambios


41

Si deseamos eliminar alguna tasa (en especial de fechas futuras), luego de seleccionarla

presionamos el botón eliminar

4. Pagos

4.1 Reporte de Pagos

Una vez los usuarios hacen uso del modulo facturador, así como los pagadores o clientes

finales, nuestros clientes podrán realizar consultas o buscar información sobre los recaudos

recibidos a través de nuestra plataforma de pago. Dichos reportes podrán ser efectuados, de

acuerdo a un rango de fechas o grupo de facturas además de criterios como el estado del

pago, medio de pago, referencia del pagador o referencia principal de la factura

.


42

Los pagos aquí mostrados solo corresponden a los cancelados por medio de la pasarela de pago.

Como puede observarse en la parte inferior, el sistema nos muestra la fecha en que se efectuó el

aporte, la factura correspondiente, el número de transacción, el medio de Pago utilizado y el estado

del pago. Cuando seleccionamos grupo de facturas, nos permitirá seleccionar dentro de los

conjuntos de facturas previamente subidos, facilitando la búsqueda y consulta

4.2 Consulta de transacciones

Cada movimiento o pago efectuado por medio de Pagos Online genera un número de

transacción. Es una forma única de identificar los recaudos y facilitará tanto al pagador como al

usuario del modulo conocer el estado de un pago especifico. Usando el ejemplo de la sección

anterior buscaremos información sobre la transacción 260687. En el cuadro de diálogo

introducimos el número del movimiento a lo cual el sistema de recaudos nos arroja la

información correspondiente


43

Específicamente nos muestra el estado del pago, el medio utilizado, la fecha de la misma y sus

valores. Igualmente nos apoya brindándonos información del pagador – ubicándonos con el

mouse sobre el campo pagador - . Estos datos reportados, como referencia, nombre, documento

y correo electrónico serán muy útiles en el proceso de seguimiento del estado de la transacción


44

5. Prueba de Pago

Si bien hasta el momento hemos revisado todas las capacidades del modulo facturación desde el

punto de vista del comercio, es importante conocer como es el proceso para el cliente o pagador

final. De esa manera podremos ilustrar de una forma fácil a nuestros clientes acerca del proceso

que ellos deben realizar. Para tal fin vamos a realizar un ejemplo práctico

En primer lugar creemos un archivo plano con una factura, que denominaremos factura 13

Los datos que contendrá dicho documento son los siguientes

Tipo Valor 0

Referencia principal facturaprueba

Fecha 20110101

Valor total 3500 (Valor mínimo de un

transacción)

IVA y Base Devolución 0

Pagador.Referencia 151515

Nombre Cliente Cliente Prueba

En el archivo de texto plano se vería de la siguiente forma

Procedemos a subir el modulo, en la forma indicada en la sección 2.2 Importar Facturas

Ahora accedemos a la URL de Pagos

https://gateway2.pagosonline.net/apps/facturacion/usuarioid/index.htm (ambiente pruebas).

Recuerde Cambiar el texto Usuario Id por su número de usuario Pagos Online

Allí obtendremos la siguiente pantalla, donde nos darán la bienvenida al modulo y nos pedirá la

referencia de factura para ingresar (en este caso es facturaprueba)

https://gateway2.pagosonline.net/apps/facturacion/usuarioid/index.htm


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Si la factura está disponible para pago, nos llevará al modulo del cliente para efectuar el respectivo

pago. Vamos a explicar con detalle cada uno de los elementos de esta ventana

- Información del Pagador: Con base en la información recolectada de la factura o la que el

sistema guardaba al respecto, se visualizaran los datos del cliente final

- Detalles de las Facturas: Cuando ingresamos al modulo, introducimos el número de la

factura que nos interesaba cancelar. Sin embargo si el usuario tiene otras obligaciones

activas y pendientes por pagar, también se visualizaran en esta sección. ¿Cuál es el objeto

de ello? Precisamente poder ofrecerle al cliente final la posibilidad de ponerse al día sobre

sus cuentas con el comercio en una forma unificada.

Para el caso que nos ocupa, solo se trata de una deuda pendiente, la cual nos aparece en el

recuadro.

- Pagar: Casilla de selección correspondiente a cada documento. Si la seleccionamos

manifestamos nuestro interese de efectuar el pago y el monto de la factura se verá

reflejado en el campo Total, donde se acumulan todos los débitos a realizar.

- Factura: Donde está el número, nombre o referencia de la obligación previamente cargada

- Fecha: Corresponde a la fecha original del registro

- Valor y Saldo: El monto total de la factura así como el saldo que queda por pagar. Ello

debido a que si el cliente lo desea, se podrían efectuar pagos parciales


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- Detalle y Observaciones: A través de este botón podremos ver las características de la

factura. En observaciones presenciaremos detalles que el comercio haya incluido a este

documento

- Abono: Casilla de Selección que deberemos escoger en caso

que deseemos efectuar un pago parcial o abono. Una vez

presionada veremos un cuadro de texto donde escribiremos el

monto a abonar. En caso que dicho valor supere el total de la

factura el sistema nos mostrará el respectivo mensaje de error al intentar hacer efectivo el

pago

Una vez descrito el funcionamiento y las partes del asistente, seleccionaremos la casilla pagar y

presionamos el botón <<Aceptar>>. Seremos entonces dirigidos a una nueva ventana donde

aparte de la información de pago, examinaremos las formas de pago, que tenga configurado el

cliente (Tarjeta de Crédito, PSE o Pago Referenciado). Evaluemos como proceder en cada uno de

los casos

Tarjeta de Crédito

Es el tipo de pago seleccionado por defecto. Nos encontramos con la siguiente información a

completar


47

- Nombres y Apellidos: Información del Tarjeta Habiente. No se requiere que coincida con el

pagador de la factura

- Franquicia: Escogeremos de la lista de selección, la tarjeta que corresponda (Visa,

Mastercard, American Express o Dinners)

- Número de la Tarjeta: Se introducen los 16 números sin puntos ni espacios.

- Código de Seguridad: en caso de usar la franquicia Mastercard, será requerido escribir el

código de seguridad asociado (tres números ubicados cerca a la banda magnética en el

respaldo de la tarjeta)

- Fecha De Expiración y Cuotas en que será diferido el pago

- Información del Cliente: donde introduciremos otra informaci ón personal (Documento de

Identificación, Email, Direccion de Correspondencia, Teléfono Diurno y Nocturno, Ciudad y


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País. Estos datos también serán útiles en el caso de requerir una validación de la

transacción

En el caso que no especifiquemos un dato o lo pasemos por alto obtendremos una notificación

inmediata como la siguiente

Cuenta de Ahorro o Corriente

Si seleccionamos pago por debito de cuenta de ahorros o corriente. En dicho caso nos permitirá

fácilmente seleccionar de una lista el banco en el cual tenemos la cuenta que será utilizada para el

pago. Igualmente podemos elegir si esta corresponde a una persona natural o jurídica

Si presionamos el botón <<Pagar>> nos dirigirá a el portal web de la entidad bancaria elegida

donde hará el respectivo descuento. Posteriormente retornara a la plataforma de pago,

informándonos del resultado de la transacción.

Pago Referenciado

El pago referenciado es la opción a través de la cual podemos imprimir una factura o comprobante

y efectuar la cancelación de la deuda en las instalaciones de la entidad bancaria que el comercio

especifique. En el caso en cuestión nos informa del Banco de Occidente o Bancolombia, pero esta

información es personalizable (hace parte del proceso de implementación entre PagosOnline y el

Comercio)


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Una vez terminemos la transacción, por cualquiera de los medios de pago, procederemos a ser

informados sobre el resultado de la operación como lo puede ver en las pantallas siguientes

Ejemplo de Transacción Rechazada


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Ejemplo de Transacción Aprobada

Independiente del resultado del movimiento, el pagador recibirá un correo electrónico (de ahí la

importancia del campo email en el archivo plano) informándole al respecto.

En el caso que el pago haya sido exitoso, e intentáramos volver a intentar realizar el proceso, el

sistema nos notificara que la factura ya fue pagada

PAGOS ONLINE Manual Modulo Recaudador - … primer paso para poder entender el uso y manejo de los...

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