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INFORME DE AUDITORIA INTERNA

CODIGO: CAD-FR-006

VERSIÓN: 3

FECHA: 23/05/2017

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Proceso auditado:

JURÍDICA/CONTRATACIÓN

Nombre de la auditoria:

Auditoria Interna a la contratación pública primer semestre vigencia 2017 de la ESE Salud Pereira.

Líder de Proceso / Jefe(s) Dependencia(s):

Asesora Jurídica

Objetivo de la Auditoría:

Llevar a cabo una evaluación a la contratación, verificando el cumplimiento de la normatividad en sus diferentes etapas y su influjo en la óptima prestación de los servicios de salud con la utilización de los recursos.

Alcance de la Auditoría:

Realizar la verificación y seguimiento a la contratación, evaluando que la misma se ajuste a lo establecido en el estatuto de contratación con observancia de los principios que rigen a la administración pública.

Criterios de la Auditoría:

Ley 100 de 1993 Ley 1437 de 2011 CPACA. Ley 1438 de 2011. Resolución N° 5185 de 2013 del Ministerio de la Protección Social. Estatuto de Supervisión e Interventoría. Acuerdo N° 005 de 2014, por medio del cual se adopta el estatuto de contratación que regirá la actividad contractual de la Empresa Social del Estado E.S.E. Salud Pereira. Resolución N° 293 de 2014 mediante la cual se adopta el estatuto de contratación de la E.S.E. Salud Pereira. Acuerdo N° 002 de 2017, por medio del cual se adopta el estatuto de contratación de la Estado E.S.E. Salud Pereira. Resolución N° 405 de 2017 mediante la cual se adopta el estatuto de contratación de la E.S.E. Salud Pereira. Ley 1150 de 2007. Y demás normas concordantes. Ley 594 de 2000 y decretos reglamentarios. Demás Normatividad Interna y Externa que aplique.

Equipo Auditor: Juan Pablo Álvarez Candamil - Abogado Apoyo OCI

Hernando Díaz Hernández - Asesor de Control interno

FECHA DE EMISIÓN DEL INFORME

Día: 13 Mes: 12 Año: 2017

I. RESUMEN EJECUTIVO

De acuerdo con el Plan de Auditoría para la vigencia 2017 y atendiendo lo estipulado en la normatividad y legislación colombiana, la Oficina de Control Interno en su función de evaluación y seguimiento, establecida en el Artículo 3 del Decreto 1537 de 2001: realizó auditoria al proceso de contratación, verificando el cumplimiento del objetivo planteado, identificando el cumplimiento de los principios contractuales y de la administración pública, el estatuto contractual interno y las normas de carácter general que sean de aplicación respecto a la actuación en las diferentes etapas que se adelantan en los procesos contractuales. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con las normas de auditoría, a las políticas y procedimientos


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II. DESARROLLO DE LA AUDITORIA

En la evaluación realizada se seleccionaron 26 contratos de acuerdo a su relevancia, importancia y cuantía, pero de acuerdo a auditoría que se encontraba realizando la Personería Municipal de Pereira solo pudo hacérsele evaluación a 17 de ellos detectando sobre estos las siguientes situaciones:

establecidos por la Entidad a través de los manuales de contratación aplicables a los contratos evaluados, tenemos que en auditoría realizada en la vigencia 2016 se recomendó realizar ajustes al Manual de Contratación adoptado mediante Acuerdo N° 005 y Resolución N° 293 de 2014, en el sentido de determinar frente a cada tipo de contratación llámese mayor, menor y mínima, la modalidad contractual el trámite a surtirse frente a cada modalidad y la cuantía conforme los lineamientos del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007 y la ley 1474 de 2011 y en lo atinente a la adición de los contratos sujetándose a la normatividad vigente aplicable para el caso concreto.

En auditoría de seguimiento a los planes de mejoramiento realizada en la presente vigencia se pudo evidenciar que la entidad para el mes de abril crea un nuevo estatuto contractual a través del Acuerdo 002 de 2017, en el que se evidencia que se atienden las recomendaciones y observaciones realizadas tanto a nivel interno (auditoría OCI) como por agentes externos (Contraloría Municipal), adoptándolo entonces mediante la resolución Nº 405 del 5 de septiembre de 2017.

La presente auditoría se realizó atendiendo a dos frentes uno en razón al cambio del líder del proceso, lo que configuró que las acciones establecidas en los planes de mejoramiento no surtieran los efectos esperados y en los tiempos establecidos, y otro en la configuración de acciones de cumplimiento de manera efectiva por parte del líder actual del proceso al ejercer acciones desde el momento de su vinculación y que han generado cambios positivos en el proceso auditado y que han configurado el cumplimiento y acatamiento de las acciones correctivas y de mejora que hacen más viable y trasparente el proceso de la contratación.

Dentro de los términos de la presente auditoría, el equipo auditor se vio en la necesidad de prorrogar sus tiempos toda vez que la personería municipal de Pereira se encontraba realizando auditoría a la contratación de la entidad con su equipo anticorrupción, dicha situación fue informada mediante oficio 09104 del 14 de septiembre de 2017 donde indicaban que dicha actividad culminaría el día 30 de septiembre de los presentes, puesta de presente dicha situación se solicitó al Jefe de la Oficina de Control Interno la ampliación del término de la auditoria especial a la contratación, toda vez que la personería aún no allegaba los contratos dentro de los cuales se encontraban los solicitados, haciendo claridad que de 26 contratos solicitados al área jurídica solo se remitieron 16, a los cuales se les fue realizando el examen correspondiente, evidenciando que sobre dos contratos en especial (contratos 021 y 022 de 2017) había que hacerse más énfasis y realizar un examen más exhaustivo, en razón a que se estaba realizando conjuntamente por la OCI auditoría Especial a Almacén, a través de la cual se detectaron situaciones irregulares en el manejo de los bienes de consumo (medicamentos, dispositivos e insumos médicos), debiéndose solicitar entonces más documentos, la realización de visitas de campo y otras evidencias que mostraran la realidad del suministro y dispensación de medicamentos e insumos médicos entre otros, situación ésta que hizo más extenso el proceso auditor. En las visitas programadas a las Unidades Intermedias, el equipo de la Oficina de Control Interno solo decidió realizar visita a la Unidad Intermedia de Cuba (Hospital San Joaquín) para poder establecer el cumplimiento de los objetivos y alcances de los contratos 021 y 022 de 2017, realizando a través de una lista de chequeo la correspondiente evaluación verificando con los responsables del proceso como se lleva a cabo la dispensación de medicamentos e insumos médicos entre otros y como es el proceso de facturación de los mismos y como se cumple el procedimiento establecido en los contratos para la dispensación y manejo de los stock.


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Número Contrato

Objeto Valor Contratista Fecha Inicio

Fecha Terminación

Evaluación y Hallazgos

OBRA 01-17

CONTRATO DE OBRA PARA LA DESMONTE. CONSTRUCCIÓN E INSTALACIÓN EN ALUMINIO DE VENTANAS Y PUERTAS EN EL SEGUNDO PISO DE LA UNIDAD DE ATENCIÓN DEL CENTRO CARRERA 7 NO. 40-71. SEDE ADMINISTRATIVA DE LA ESE SALUD PEREIRA.

1200000 AM INGENIERIA Y PROYECTOS SAS

22/02/2017 03/03/2017

Se evidencia documento de justificación que hace las veces de estudios previos, en plan de mejoramiento de auditoría realizada en el año 2016 se formuló acción correctiva de implementar formato de estudios previos que contenga los requisitos exigidos en la resolución 5185 de 2013. La fecha de la justificación de la necesidad a contratarse es del 10 de febrero de 2017, en el acápite estudio de mercado se señala que el valor a determinar la contratación correspondió a la solicitud de dos cotizaciones, presentadas por Oscar León Cardona e Ingeniería y Proyecto S.A.S., las cuales una vez verificadas encontramos que la presentada por Oscar León Cardona es presentada con posterioridad a la fecha de la justificación (13 de febrero de 2017) lo que permite inferir que la contratación solo se sujetó a una cotización la ´presentada por Ingeniería y Proyectos S.A.S., presentada el 2 de febrero de 2017. Analizados los fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección del contratista se evidencia que los mismos estarán sometidos a la ley 1150 de 2007, decreto 1082 de 2015, la resolución 293 de 2014 y la resolución 18 de 2017 que establece las cuantías para la contratación en la vigencia 2017. De acuerdo con el artículo 32 de la ley 80 de 1993 señala que los contratos de obra son los que celebren las entidades estatales para la construcción, mantenimiento, instalación y, en general, para la realización de cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles, cualquiera que sea la modalidad de ejecución y pago. La modalidad de contratación para los contratos de obra deberá hacerse a través de convocatoria pública atendiendo al artículo 2 de la ley 1150 de 2007 y artículo 5 ibídem y no como se realizó conforme al manual de contratación de la entidad ( la resolución 293 de 2014) el cual debía ser ajustado con los lineamientos de la ley 1150 de 2007 y los principios


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que consagra la ley 80 de 1993, ajustes que se realizaron hasta el mes de abril y que se implementaron en el mes de septiembre de 2017. Manual valga aclarar fue modificado en el mes de abril de 2017 y adoptado en el mes de septiembre de la misma anualidad. Se evidencio que ni en la justificación ni en la minuta del contrato no se introdujeron las obligaciones que deben atenderse por la entidad y el contratista respecto del sistema de seguridad y salud en el trabajo, tampoco se evidencia la certificación por parte del ente contratista mediante la cual se evidencie el cumplimiento de la implementación del SG-SST. En la carpeta se encuentran los documentos soportes del contratista; CDP, RP y comprobantes de egreso con las actas de pago correspondientes.

SUM 04-17

Suministro de Reactivos Insumos dispositivos y equipos para el uso en el laboratorio clínico que opera en la Unidad Intermedia del Centro de la Empresa Social del Estado Salud Pereira y de las diferentes unidades centros y puestos

131142857

MEDICAL HELP SAS

01/01/2017 30/03/2017

Se evidencia documento de justificación que hace las veces de estudios previos, en plan de mejoramiento de auditoría realizada en el año 2016 se formuló acción correctiva de implementar formato de estudios previos que contenga los requisitos exigidos en la resolución 5185 de 2013. Se encuentra documento de invitación pública, pero se evidencia que la misma se celebró como una invitación privada, por cuanto se remite carta de invitación para participar en el proceso a Medical Help y a Bioter Diagnostica S.A.S, evidenciando que el proceso contractual se desarrolló dentro de los parámetros normales dispuestos en la invitación. En la carpeta se encuentran los documentos soportes del contratista; CDP, RP y comprobantes de egreso con las actas de pago correspondientes.


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SUM 05-17

CONTRATAR EL SUMINISTRO DE GASES MEDICINALES Y AIRE COMPRIMIDO OXIGENO TERMO O TANQUE LIQUIDO MEDICINAL OXIGENO GASEOSO CILINDRO OXIGENO GASEOSO MEDICINAL PACIENTE CONCENTRADOR DE OXIGENO ALMACENAMIENTO DISTRIBUCIÓN MANTENIMIENTO DE REDES PREVENTIVA Y CO

60000000

LINDE COLOMBIA SA

13/01/2017 13/05/2017

Se evidencia documento de justificación que hace las veces de estudios previos no se realizó estudio del mercado, en plan de mejoramiento de auditoría realizada en el año 2016 se formuló acción correctiva de implementar formato de estudios previos que contenga los requisitos exigidos en la resolución 5185 de 2013. Se encuentra documento de invitación pública, pero se evidencia que la misma se celebró como una invitación privada, por cuanto se remite carta de invitación para participar en el proceso a Linde Group Colombia y a Amanecer Médico S.A.S, evidenciando que el proceso contractual se desarrolló dentro de los parámetros normales dispuestos en la invitación. En la carpeta se encuentran los documentos soportes del contratista; CDP, RP y comprobantes de egreso con las actas de pago correspondientes.

SUM 08-17

SUMINISTRAR REPUESTOS PARA EQUIPOS BIOMEDICOS QUE SON OBJETO DE MANTENIMIENTO DE PROPIEDAD DE LA ESE SALUD PEREIRA

80000000

AMC SUMINISTROS

13/01/2017 12/07/2017

Se evidencia documento de justificación que hace las veces de estudios previos, indica el mismo que se realizó estudio del mercado a través de llamadas telefónicas pero no se encontró registro del mismo, en plan de mejoramiento de auditoría realizada en el año 2016 se formuló acción correctiva de implementar formato de estudios previos que contenga los requisitos exigidos en la resolución 5185 de 2013. Se encuentra documento de invitación pública, pero se evidencia que la misma se celebró como una invitación privada, por cuanto se remite carta de invitación para participar en el proceso a AMC Suministros y a M&M Multimedicas Manizales, evidenciando que dentro de los documentos anexados por la única proponente se encuentran dos certificados de existencia y representación legal uno con fecha de expedición del 13 de julio de 2016 y otro con fecha del 13 de febrero de 2017, también se encuentra una certificación expedida por la contadora pública de la señora Ángela María Córdoba que certifica la dedicación de AMC Suministros al suministro de equipos biomédicos con fecha del 24 de febrero de 2017; verificada el acta de inicio del contrato evaluado tiene como fecha la del 26


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de enero de 2017; en los términos de la invitación en los documentos jurídicos habilitantes se estableció que el certificado de existencia y representación legal a aportarse no debía ser superior a tres meses a la fecha del cierre del proceso, por ende el certificado aportado con fecha 13 de julio de 2016 no cumplía con lo exigido y por tanto como se indicó en el informe de evaluación de la propuesta debía subsanar el documento hasta el momento de la adjudicación, siendo ello posible hasta después de haberse adjudicado el contrato y haberse legalizado el mismo, siendo presentada entonces la certificación con fecha de expedición del 13 de febrero de 2017, por lo tanto al no haberse subsanado debió haberse rechazado la propuesta al no haber acreditado los documentos conforme lo ordenó la invitación. En la carpeta se encuentran los documentos soportes del contratista; CDP, RP y comprobantes de egreso con las actas de pago correspondientes.

SUM 11-17

SUMINISTRO DE INSUMOS DE ODONTOLOGÍA PARA LA ESE SALUD PEREIRA

120000000

MASTER CLEAN DPE S.A.S.

23/02/2017 22/08/2017

Se evidencia documento de estudios previos bien estructurado conforme los lineamientos de la resolución 5185 de 2013; pero dicho documentos se realizó dentro del formato que se tiene implementado para la justificación de la necesidad para el bien o servicio a contratarse. Se encuentra documento de invitación pública, pero se evidencia que la misma se celebró como una invitación privada, por cuanto se remite carta de invitación para participar en el proceso a KNAL GROUP Comercializadora S.A.S. y a MASTER CLEAN DIPE S.A.S., evidenciando que el proceso contractual se desarrolló dentro de los parámetros normales dispuestos en la invitación. En la carpeta se encuentran los documentos soportes del contratista; CDP, RP y comprobantes de egreso con las actas de pago correspondientes.


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CPS 178-17

CONTRATACIÓN PARA DIAGNOSTICO ACTUALIZACIÓN Y DISEÑO DE REDES PARA PROTECCION CONTRA INCENDIOS SUMINISTRO E INSTALACION DE RED DE TELEFONIA NECESARIOS PARA LLEVAR A CABO EL TRASLADO DE LA OFICINA PROPIEDAD DE LA ESE SALUD PEREIRA EN LA SEDE DEL HOSPITAL D

130000000

PROYECT DE COLOMBIA SAS

23/01/2017 22/04/2017

Se evidencia documento de justificación que hace las veces de estudios previos, en plan de mejoramiento de auditoría realizada en el año 2016 se formuló acción correctiva de implementar formato de estudios previos que contenga los requisitos exigidos en la resolución 5185 de 2013. Se encuentra documento de invitación pública, pero se evidencia que la misma se celebró como una invitación privada, por cuanto se remite carta de invitación para participar en el proceso a Ingeniería y Proyecto S.A.S. y a PROYECT DE COLOMBIA S.A.S., evidenciando que el proceso contractual se desarrolló dentro de los parámetros normales dispuestos en la invitación. En la carpeta se encuentran los documentos soportes del contratista; CDP, RP y acta de inicio, pero no se evidencian comprobantes de egreso con las actas de pago correspondientes.

CPS 179-17

PRESTACION DEL SERVICIO DE MUDANZA CONSISTE EN EL EMBALAJE CARGUE TRASLADO Y DESCARGUE DE BIENES MUEBLES MONTAJE Y DESMONTAJE DE ESTANTERIAS Y ARCHIVOS DE LA SEDE ACTUAL UBICADA EN EDIFICIO TORRE CENTRAL PISO 3 A HOSPITAL DEL CENTRO CALLE CUARENTA CON CA

10000000

VIRTUAL TOUR SAS

01/02/2017 10/02/2017

Se evidencia documento de justificación que hace las veces de estudios previos, en plan de mejoramiento de auditoría realizada en el año 2016 se formuló acción correctiva de implementar formato de estudios previos que contenga los requisitos exigidos en la resolución 5185 de 2013; dentro del mismo documento se indica que se presentaron cotizaciones pero las mismas no se encuentran anexas al estudio previo así mismo las cotizaciones presuntamente presentadas están por un valor por debajo de lo contratado. No se encontró hoja de vida de la función pública de la persona jurídica o de la persona natural, no se solicitan certificados de experiencia para demostrar la idoneidad en el objeto a contratar. la contratación se realizó a través de la modalidad de contratación directa. En la carpeta se encuentran los documentos soportes del contratista; CDP, RP y comprobantes de egreso con las actas de pago correspondientes.


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CPS 252-17

SUMINISTRO DE TIQUETES AEREOS PARA EL PERSONAL DE LA ESE SALUD PEREIRA

20000000

LIGA CONTRA EL CANCER

20/02/2017 19/08/2017

Se evidencia documento de justificación que hace las veces de estudios previos, en plan de mejoramiento de auditoría realizada en el año 2016 se formuló acción correctiva de implementar formato de estudios previos que contenga los requisitos exigidos en la resolución 5185 de 2013, no se realiza estudio de mercado en los términos que lo exige la norma y Colombia Compra Eficiente. No se encontró hoja de vida de la función pública de la persona jurídica o de la persona natural, no se solicitan certificados de experiencia para demostrar la idoneidad en el objeto a contratar. la contratación se realizó a través de la modalidad de contratación directa.

CPS 345-17

CONTRATAR EL SERVICIO DE MANTENIMIENTO. TRASLADO. DESISTALACIÒN E INSTALACIÒN DE LOS AIRES ACONDICIONADOS TIPO SPLIT CON SU RESPECTIVA TUBERÍA. UNIDAD EXTERNA Y ACCESORIOS Y REALIZAR LA INSTALACIÓN DE LOS MISMOS INCLUYENDO MATERIALES PARA SU PUESTA EN MARCHA Y PERFECTO FUNCIONAMIENTO.

12890000

COOPERATIVA MULTIACTIVA FAMILIAR DE TRABAJADORES – COOFAT

28/04/2017 07/05/2017

Se evidencia documento de justificación que hace las veces de estudios previos, en plan de mejoramiento de auditoría realizada en el año 2016 se formuló acción correctiva de implementar formato de estudios previos que contenga los requisitos exigidos en la resolución 5185 de 2013. Se verificó con la Arquitecta que los aires acondicionados si fueron debidamente instalados y se le indago en los lugares donde fueron instalados, 2 en gerencia, dos en sala de juntas, uno en el cuarto de rack, uno en planeación uno en subgerencia científica y otro en subgerencia financiera y administrativa. En la carpeta se encuentran los documentos soportes del contratista; CDP, RP y comprobantes de egreso con las actas de pago correspondientes. Se encontró constancia de publicación en el SECOP por fuera del término previsto en la norma.


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CPS 346-17

CONTRATAR LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE VIGILANCIA JUDICIAL POR MEDIO DE UN SISTEMA DE GESTIÓN EN LA NUBE. EL CUAL PERMITE AHORRAR TIEMPO. EVITAR DESPLAZAMIENTOS Y AUMENTAR LA PRODUCTIVIDAD

4000000 EHMSOFTWARE SAS

28/04/2017 16/12/2017

Se evidencia documento de estudios previos bien estructurado conforme los lineamientos de la resolución 5185 de 2013; pero dicho documentos se realizó dentro del formato que se tiene implementado para la justificación de la necesidad para el bien o servicio a contratarse. No se evidencia estudio de mercado en los términos solicitados por la norma y por Colombia Compra Eficiente. En la carpeta se encuentran los documentos soportes del contratista; CDP, RP y comprobantes de egreso con las actas de pago correspondientes. Se encontró constancia de publicación en el SECOP por fuera del termino previsto en la norma

CPS 356-17

CONTRATAR LA PRESTACION DE SERVICIO DE SEÑALIZACION PARA LOS USUARIOS EN LENGUA DE SEÑAS COLOMBIA LSC Y BRAILLE INCLUYENDO INSTALACION DE LOS MISMOS PARA LA INCLUSIÓN DE LAS PERSONAS CON DISCAPACIDAD CONFORME LAS ORIENTACIONES TÉCNICAS Y DE SEGURIDAD EN LA UNIDAD INTERMEDIA DEL CENTRO DE LA ESE SALUD PEREIRA

10.100.000,00

FUNDACION INSTITUTO DE AUDIOLOGA PROYECTO DE INCLUSION SOCIAL IDEAIS

03/05/2017 12/05/2017

Se evidencia documento de justificación que hace las veces de estudios previos, en plan de mejoramiento de auditoría realizada en el año 2016 se formuló acción correctiva de implementar formato de estudios previos que contenga los requisitos exigidos en la resolución 5185 de 2013, dentro de los documentos que se solicitan no se evidencia documentos que acrediten experiencia atinentes al objeto contractual que se requiere de acuerdo con la necesidad solicitada por la entidad. En la carpeta se encuentran los documentos soportes del contratista; CDP, RP y comprobantes de egreso con las actas de pago correspondientes. Se encontró constancia de publicación en el SECOP por fuera del termino previsto en la norma

SUM 013-17

CONTRATAR EL SUMINISTRO DE INSUMOS Y DISPOSITIVOS PARA REALIZAR RECEPCIONAR RECOLECTAR PREPARAR MUESTRAS EN EL LABORATORIO CLINICO EN LA ESE SALUD PEREIRA

40.000.000,00

HECTOR CARDENAS ARTEAGA

26/05/2017 25/08/2017

Se encuentra implementado formato de estudios previos con fecha de 4 de mayo de 2017, sobre el cual se realiza la necesidad del servicio a contratar. En la carpeta se encuentran los documentos soportes del contratista; CDP, RP y comprobantes de egreso con las actas de pago correspondientes.


CODIGO: CAD-FR-006

VERSIÓN: 3

FECHA: 23/05/2017

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SUM 015-17

CONTRATAR EL SUMINISTRO DE TINTAS PARA LA RECARGA DE LOS TONNER DE LAS UNIDADES CENTRO Y PUESTOS DE SALUD DE LA ESE SALUD PEREIRA

6.200.000,00

ALMACEN MUNDO TINTAS SAS

26/05/2017 25/09/2017

Se encuentra documento de justificación de la necesidad del servicio que se requiere contratar, se evidencia documento de estudios previos que cumple con los requisitos de ley. En la carpeta se encuentran los documentos soportes del contratista; CDP, RP y comprobantes de egreso con las actas de pago correspondientes.

SUM 012

CONTRATAR EL SUMINISTRO DE VINILO IMPRESO E INSTALADO EN CALIDAD DE 1.440 DPI Y ELABORACIÓN DE ELEMENTOS DIDACTICOS PARA ENTREGAR A LA ASOCIACIÓN DE USUARIOS.

10.875.000,00

SEVEN DIGITAL MEDIA S.A.S.

23/03/2017 25/09/2017

Se evidencia documento de justificación que hace las veces de estudios previos, en plan de mejoramiento de auditoría realizada en el año 2016 se formuló acción correctiva de implementar formato de estudios previos que contenga los requisitos exigidos en la resolución 5185 de 2013. Se indica en el documento justificación haberse realizado un estudio de mercado a través de cotizaciones, las cuales una vez verificadas no corresponden a lo indicado en los valores indicados en la justificación, el estudio de mercado no es acorde a los términos de Colombia Compra Eficiente. No se encontró hoja de vida de la función pública de la persona jurídica o de la persona natural, no se solicitan certificados de experiencia para demostrar la idoneidad en el objeto a contratar. la contratación se realizo a través de la modalidad de contratación directa. En la carpeta se encuentran los documentos soportes del contratista; CDP, RP, no se encuentran comprobantes de egreso ni actas de pago con sus respectivos soportes.

SUM 016

CONTRATAR EL SUMINISTRO DE TIQUETES AEREOS PARA EL PERSONAL DE LA ESE SALUD PEREIRA

7.000.000,00

VIAJES ORBE 15/06/2017 14/09/2017

Se evidencia documento de justificación que hace las veces de estudios previos, en plan de mejoramiento de auditoría realizada en el año 2016 se formuló acción correctiva de implementar formato de estudios previos que contenga los requisitos exigidos en la resolución 5185 de 2013,no se realiza estudio de mercado en los términos que lo exige la norma y Colombia Compra Eficiente. En la carpeta se encuentran los documentos soportes del contratista; CDP, no se encuentra RP y comprobantes de egreso con el acta


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de pago se encuentra incompleta toda vez que no se encuentran los documentos soporte de la misma.

SUM-021

CONTRATAR BAJO LA MODALIDAD DE OUTSOURCING LA ADQUISICIÓN, SUMINISTRO Y DISPENSACIÓN DE TODOS LOS MEDICAMENTOS AMBULATORIOS, HOSPITALARIOS Y DE URGENCIAS DE BAJA COMPLEJIDAD CONTENIDOS EN EL POS RESOLUCIÓN 6408 DE DICIEMBRE 26 DE 2016 QUE CORRESPONDE AL LISTADO ACTUALIZADO DE LOS MEDICAMENTOS POS Y ANEXO TÉCNICO 2, LISTA DE LOS INSUMOS, DISPOSITIVOS MÉDICOS Y ODONTOLÓGICOS DEFINIDOS POR LA ESE SALUD PEREIRA PARA LOS USUARIOS DE LA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO SALUD PEREIRA.

600, 000,000

SERVICIOS GLOBALES EN SALUD S.A.S.

17/07/2017 16/09/2017

Se encuentra implementado formato de estudios previos con fecha de 4 de mayo de 2017, sobre el cual se realiza la necesidad del servicio a contratar, el cual cumple con los requisitos de la resolución 5185 de 2013. Se realizó una invitación de carácter privado que se desarrolló de acuerdo a los lineamientos y términos de la invitación. En la carpeta se encuentran los documentos soportes del contratista; CDP, RP y acta de inicio, los comprobantes de egreso con las actas de pago correspondientes no se encuentran debido a problemas que se han presentado con la facturación realizada por el contratista y que será mencionada como un acápite dentro del informe de auditoría.. Se encontró que la propuesta presentada para el contrato N° SUM 021-17 se encuentra archivada con los documentos del contrato SUM-022-17, y dicha información se publicó trocada en el SECOP..


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FECHA: 23/05/2017

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SUM-022

CONTRATAR BAJO LA MODALIDAD DE OUTSOURCING LA ADQUISICIÓN, SUMINISTRO Y DISPENSACIÓN DE TODOS LOS INSUMOS MEDICOQUIRÚRGICOS Y ODONTOLÓGICOS DE BAJA COMPLEJIDAD CONTENIDOS EN EL POS RESOLUCIÓN 6408 DE DICIEMBRE 26 DE 2016, ANEXO TÉCNICO 2, LISTA DE LOS INSUMOS, DISPOSITIVOS MÉDICOS Y ODONTOLÓGICOS DEFINIDOS POR LA ESE SALUD PEREIRA PARA LOS USUARIOS DE LA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO SALUD PEREIRA.

240, 000,000

SERVICIOS GLOBALES EN SALUD S.A.S.

17/07/2017 16/09/2017

Se encuentra implementado formato de estudios previos con fecha de 4 de mayo de 2017, sobre el cual se realiza la necesidad del servicio a contratar, el cual cumple con los requisitos de la resolución 5185 de 2013. Se realizó una invitación de carácter privado que se desarrolló de acuerdo a los lineamientos y términos de la invitación. En la carpeta se encuentran los documentos soportes del contratista; CDP, RP y acta de inicio, los comprobantes de egreso con las actas de pago correspondientes no se encuentran debido a problemas que se han presentado con la facturación realizada por el contratista y que será mencionada como un acápite dentro del informe de auditoría.. Se encontró que la propuesta presentada para el contrato N° SUM 022-17 se encuentra archivada con los documentos del contrato SUM-021-17 y dicha información se publicó trocada en el SECOP.

La evaluación realizada a los anteriores contratos se determinó verificando una a una las acciones implementadas en los planes de mejoramientos suscritos ante la Oficina de Control Interno y el Órgano de Control Fiscal; si bien se detectaron deficiencias al comienzo de la vigencia auditada respecto del trámite de algunos contratos suscritos, no obsta indicar que dichas deficiencias se fueron corrigiendo a fin de estructurar un proceso más armónico, concreto y preciso frente a las normas contractuales dispuestas en el estatuto interno. Ahora bien, hay situaciones como las descritas en la anterior tabla que pueden generar un impacto negativo en el proceso evaluado con repercusiones de tipo administrativo y legal, por lo que se requiere que se adopten mecanismos tales como capacitación del personal de apoyo al proceso contractual, partiendo desde quienes justifican la necesidad del servicio a contratar, a los supervisores y en general a quienes haya lugar; generando estrategias en los procedimientos que se tienen establecidos, atendiendo a las políticas del sistema integrado de gestión para así poder darle una mejora continua acorde a la normatividad vigente aplicable.

Los contratos analizados se evaluaron siguiendo los parámetros del Estatuto Contractual que rigió en el momento de su trámite y suscripción, si bien la entidad modificó su estatuto de contratación a través del acuerdo Nº 002 del 29 de junio de 2017, el cual fuera adoptado mediante Resolución Nº 405 del 5 de septiembre de 2017, los mismos cumplieron sus etapas precontractual, contractual y pos contractual conforme al anterior Manual de contratación (Acuerdo 005 de junio 4 de 2014 adoptado mediante Resolución 293 del 4 de septiembre de 2014), el cual estuvo sujeto a recomendaciones por parte de esta oficina de control interno y por parte de la Contraloría Municipal de Pereira por cuanto este no fijaba criterios y procedimientos frente a cada etapa (precontractual, contractual y pos-contractual), un manual que no tenía establecidos serios fundamentos para establecer las cuantías y modalidades de contratación que se instituyeron en los artículos 8 y 9 del mencionado estatuto


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(Acuerdo 005 de 2014) por no ser acordes a lo establecido en el artículo 2 de la ley 1150 de 2007, ley que introdujo medidas de eficiencia y trasparencia en la contratación, que si bien y de acuerdo al régimen excepcional con que cuenta la entidad no deben ser desconocidas ni mal interpretadas, ahora bien, de acuerdo a las cuantías planteadas en el artículo 8 del acuerdo 005/14 indica que todos los contratos evaluados por la cuantía establecida en estos no superan el 1.5% del presupuesto total de la entidad, tal y como lo señala el articulado, queriendo ello indicar que todos los asuntos se han manejado como una mínima cuantía, inobservándose los principios contractuales de selección objetiva y de transparencia previstos en la ley 80 de 1993 y ley 1150 de 2007.

Analizado el nuevo estatuto contractual, en relación a los criterios de modalidades de selección de los contratistas y de las cuantías, se establecieron frente a cada modalidad unos topes en salarios mínimos legales vigentes, con el ánimo de evitar traumatismos respecto a la prestación de los servicios de salud que presta la entidad pudiéndose realizar un trámite precontractual adecuado y acorde con los principios de transparencia y selección objetiva.

Otra modificación que surge con el acuerdo 002/17 es la supresión del estatuto de supervisión e interventoría que venía regulando la E.S.E. Salud Pereira a pesar de no haberlo adoptado mediante acto administrativo este fijaba procedimientos y criterios para la presentación de los informes por parte de los supervisores e interventores para el seguimiento de los contratos a su cargo, así mismo establecía las funciones tanto generales como especificas a cumplir siendo comunes tanto para los supervisores y los interventores; ahora bien y dado que el nuevo estatuto (acuerdo 002) solo dispuso de tres artículos (42, 43 y 44) que refieren en cuanto a la designación de estos y la alerta de informar la fecha de vencimiento de los contratos para su adicción y prorroga, se queda corto al no establecer lineamientos y funciones que deban seguir estos para mantener un estricto control respecto de los contratos dispuestos a su cargo, además para tener una herramienta legal que convalide los presupuestos establecidos en la ley 80 de 1993 y la ley 1474 de 20111, por lo que se recomienda adoptar un estatuto de supervisión e interventoría que identifique la designación y funciones de estas dos figuras que por su concepto son distintas y aunque coincidan en algunas de sus funciones, también es cierto que cumplen en muchos casos roles distintos.

Con relación al seguimiento a los Planes de Mejoramiento existentes; esto es, con fecha de cumplimiento al 31 de diciembre de 2017, tenemos que frente a los planes internos estos se han cumplido en un 80% por cuanto se evidenció estrictos controles desde el mes de abril en los tramites precontractuales, contractuales y pos-contractuales, que si bien han generado un impacto positivo estos no deben dejarse de seguir ejerciendo para poder así darle una mejora continua al proceso; respecto de los planes institucionales si bien se han generado estrategias efectivas por parte de jurídica atinentes al proceso de contratación, se hace necesario indicar que el proceso de jurídica actúa también frente a otros procesos como responsable de ejercer acciones de control que ayuden a minimizar los riesgos en los que pueda verse involucrada la entidad al no actuar de manera efectiva y eficaz respecto de una situación o de la normatividad que impera en el desarrollo de su gestión, es por ello que se recomienda establezca mecanismos que conduzcan al cumplimiento efectivo de las acciones establecidas en los distintos planes institucionales en que interviene el proceso, que si bien ante la indebida formulación del plan al asignar un responsable indirecto al proceso que se evalúa, ello no obsta que deba dejarse de lado y no cumplirse la acción o acciones aprobadas por la Contraloría Municipal, so pena de verse sometida el área y la misma entidad a un proceso sancionatorio por parte del ente de control fiscal por el no cumplimiento de los planes de mejoramiento, conforme lo establece el artículo 101 de la ley 42 de 1993 y atendiendo a los criterios establecidos en la Resolución No 020 de enero 13 de 2017. Expedida por la Contraloría Municipal de Pereira, por ende, se sugiere comiencen cuanto antes a establecer un plan de acción contundente que logre determinar de manera eficaz el cumplimiento de las acciones de mejora establecidas y se continúe optimizando y perfeccionando los procesos que acompaña la oficina de asesoría jurídica para así evitar futuros hallazgos que comprometan la gestión del área y de la misma entidad.


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Respecto a los contratos 021

1 y 022

2 de 2017, se procedió por parte del equipo auditor realizar un examen más a

fondo en relación al cumplimiento de las obligaciones y alcances de los mismos, en razón a auditoría conjunta que se realizaba al centro de apoyo logístico de la entidad, la cual determinó respecto de uno de sus componentes la evaluación al procedimiento 2.6.1.1 correspondiente al control del egreso de los elementos de consumo y devolutivos en depósito a los funcionarios de la entidad, de donde se evidenció que la entidad respecto del suministro de medicamentos e insumos medico quirúrgicos solo se apoya en el centro de apoyo logístico para la legalización de la respectiva factura para el correspondiente pago del proveedor; evidenciando que dentro del procedimiento que se tiene establecido todo bien sea de consumo o de otra característica debe ingresar por el centro de apoyo logístico generarse su inventario y desde allí disponerlo para las áreas y/o servicios que los soliciten a través del correo electrónico [email protected], pero dicha situación no se presenta en relación a los medicamentos e insumos medicoquirurgicos, por cuanto la entidad ha dispuesto a través de contratos tipo outsourcing, el suministro y dispensación de los medicamentos, insumos y dispositivos medico quirúrgicos y de odontología en un tercero dándole la posibilidad de ejercer su propio control y disposición al permitirle tener un almacén satelital distinto al centro de apoyo logístico donde no se puede tener un estricto control respecto de los bienes de consumo contratados y que se van a dispensar, incurriendo la entidad en fallas al descargar en dicho tercero sus obligaciones desconociendo los trámites internos y desconocer el control que debe de hacerse de manera efectiva por el centro de apoyo logístico (Almacén ESE), por cuanto no se lleva un registro preciso y exacto por parte del funcionario de apoyo logístico respecto frente a las solicitudes que constantemente realizan las enfermeras jefe de los distintos servicios de las solicitudes que se hacen a la farmacia y al almacén satelital que tiene dispuesto el tercero contratado (Suite Gerencial en Salud SAS “S.G.S SAS”) para el suministro de los insumos medico quirúrgicos, dichas situaciones han generado ciertos y determinados inconvenientes en la facturación por cuanto y como se indicó la supervisión remite al centro de apoyo logístico los documentos soporte para la legalización de la respectiva factura para el correspondiente pago mensual del proveedor, encontrando el centro de apoyo inconsistencias entre lo suministrado y lo cobrado, dejándose las evidencias correspondientes e informándosele al supervisor quien haciendo caso omiso, realiza el acta correspondiente para que se haga el respectivo pago.

Realizado el análisis a los alcances de los contratos, se realizaron listas de chequeo para poder determinar el cumplimiento de las obligaciones contractuales encontrando las siguientes situaciones:

1 “Objeto: CONTRATAR BAJO LA MODALIDAD DE OUTSOURCING LA ADQUISICIÓN, SUMINISTRO Y DISPENSACIÓN DE TODOS LOS

MEDICAMENTOS AMBULATORIOS, HOSPITALARIOS Y DE URGENCIAS DE BAJA COMPLEJIDAD CONTENIDOS EN EL POS RESOLUCIÓN 6408 DE DICIEMBRE 26 DE 2016 QUE CORRESPONDE AL LISTADO ACTUALIZADO DE LOS MEDICAMENTOS POS Y ANEXO TÉCNICO 2, LISTA DE LOS INSUMOS, DISPOSITIVOS MÉDICOS Y ODONTOLÓGICOS DEFINIDOS POR LA ESE SALUD PEREIRA PARA LOS USUARIOS DE LA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO SALUD PEREIRA.” 2 Objeto: CONTRATAR BAJO LA MODALIDAD DE OUTSOURCING LA ADQUISICIÓN, SUMINISTRO Y DISPENSACIÓN DE TODOS LOS

INSUMOS MEDICOQUIRÚRGICOS Y ODONTOLÓGICOS DE BAJA COMPLEJIDAD CONTENIDOS EN EL POS RESOLUCIÓN 6408 DE DICIEMBRE 26 DE 2016, ANEXO TÉCNICO 2, LISTA DE LOS INSUMOS, DISPOSITIVOS MÉDICOS Y ODONTOLÓGICOS DEFINIDOS POR LA ESE SALUD PEREIRA PARA LOS USUARIOS DE LA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO SALUD PEREIRA.

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En ambos contratos se estableció como alcances del objeto la disposición de un STOCK de medicamentos e


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insumos medico quirúrgicos y dispositivos médicos de propiedad del proveedor para atender las necesidades de los distintos servicios en las horas que no se preste el servicio intra-institucional fijando un procedimiento y unos responsables para su verificación y actualización de los mismos para cada servicio, los STOCK serían entregados por el proveedor (Regente) a cada jefe de enfermeras de los distintos servicios (Hospitalización, Urgencias, Consulta Externa) en forma diaria y en dos turnos (8:00 a 9:00 A.M. y de 4:00 a 5:00 P.M), debiéndose hacer un arqueo al día siguiente para recogerse lo no administrado y lo administrado legalizarlo con las formulas o autorizaciones de los pacientes, levantándose un acta donde se consigna todo el arqueo realizado y las devoluciones que se hacen al servicio de farmacia.

Con relación al procedimiento diseñado para los STOCK encontramos en la visita realizada al Hospital de San Joaquín que el mismo no se cumple dado que en el área de hospitalización no se solicita ningún STOCK en razón a que los pacientes que ingresan a dicho servicio llegan con los medicamentos formulados desde el servicio de urgencias y se organizan de forma ordenada de acuerdo al suministro que cada paciente le fue ordenado y recetado, dentro de dicho servicio pudimos observar que tienen un buen manejo y control respecto del carro de paro, manteniéndolo siempre actualizado y al orden del día con todos los medicamentos e insumos que se requieren en el mismo, la enfermera jefe lleva un estricto control en el suministro de medicamentos de los pacientes como también respecto de los insumos médicos solicitando siempre lo necesario y siempre que la necesidad lo amerite.

En el servicio de urgencias encontramos que el arqueo de los STOCK es realizado por las auxiliares de enfermería, la enfermera jefe en ocasiones lo revisa y la revisión se deja consignada en un cuaderno de forma escueta y sin hacerse un listado de lo existente en el STOCK solo enunciando que se encuentra lleno y con lo solicitado, revisando el carro de paro pudimos darnos cuenta que no se tiene un protocolo para la revisión de carro de paro simplemente se tiene un listado de los medicamentos e insumos y dispositivos médicos que comprende el mismo, dentro de las revisiones se encuentra que la enfermera jefe realiza una revisión general cada mes verificando frente a cada elemento su registro invima y su actualización, en cambio en el servicio de hospitalización se hace semanal su revisión completa y ajustada a la normatividad vigente, frente a este aspecto se recomienda a la entidad establecer como política de calidad un protocolo para el manejo de carro de paro en el que se establezca su revisión semanal, las funciones que deben cumplir la enfermera jefe de cada servicio, la farmacia y el centro de apoyo logístico entre otras; se pudo observar también que las solicitudes de medicamentos e insumos y dispositivos médicos se hacen a la farmacia y al almacén satelital de forma artesanal a través de hojas escritas a lapicero denominadas por las enfermeras y auxiliares como “chismocito”, pedido que es descargado por el proveedor a través de un documento denominado remisión y que hace las veces de factura, así mismo, pudimos detectar que se hacen devoluciones de medicamentos e insumos medico quirúrgicos por parte de las enfermeras o las auxiliares de enfermería sin solicitarle al proveedor actualice el documento remisión, cargándose nuevamente como elementos nuevos frente a otros pedidos, es por ello que se recomienda al supervisor del contrato y a la entidad generen mecanismos para que las devoluciones que se hagan se descarguen del primer documento de remisión que haya quedado como documento soporte en el pedido que se realizó.

En consulta externa tampoco se realiza procedimiento de STOCK toda vez que los medicamentos, insumos y dispositivos son remitidos junto con el paciente desde el servicio de urgencias; en la visita realizada también evidenciamos en el servicio de farmacia funciona de 7:00 A.M. a 6:00 P.M., se indica por parte de la regente que los medicamentos se suministran a las auxiliares de enfermería de acuerdo a un listado que ellas realizan y de acuerdo a fórmulas médicas remitidas, también indicó que para los dispositivos médicos cada enfermera jefe solicita via e-mail los insumos requeridos, indicando que para los servicios de consulta externa es semanal y para hospitalización y urgencias es diario y que para los puestos de salud es mensual, señaló respecto del servicio de mensajería establecido en los contratos es a los puestos de salud, de acuerdo a la necesidad y los pacientes que se atiendan, respecto de las devoluciones de medicamentos e insumos medico quirúrgicos manifestó que si las mismas se realizan en el mismo día de la solicitud se cambia el documento remisión y que


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en caso de hacerse al día siguiente debe solicitarse el cambio por escrito al proveedor; dicha situación no ocurre por cuanto como se había indicado por las enfermeras jefes a las devoluciones de medicamentos e insumos médicos y dispositivos médicos no se les hace la correspondiente actualización de la remisión por ello las diferencias en la facturación, por cuanto lo suministrado no corresponde a lo facturado.

Tenemos entonces una situación crítica respecto del suministro de los medicamentos e insumos medico quirúrgicos, encontrando deficiencias en los controles por parte de la supervisión permitiendo que un tercero disponga, realice, maniobre y eluda los procedimientos internos establecidos y se enriquezca aprovechando las deficiencias de la entidad y no suministrar en debida forma los medicamentos e insumos médico quirúrgicos y actuar de forma correcta sin que los funcionarios de la entidad lo exijan en descargar de las remisiones ya impresas las devoluciones realizadas para poder generar facturas idóneas y precisas frente al servicio prestado.

Es de anotar que para la fecha de la visita el supervisor había realizado reunión con las enfermeras jefe de cada servicio de todas las unidades intermedias a fin de establecer una matriz para llevar un control en la solicitud de medicamentos y dispositivos e insumos médicos, así mismo ordenó no se hicieran más devoluciones de medicamentos e insumos medico quirúrgicos, ordenando se utilicen en otros pacientes que presenten mismas patologías o parecidas, realizando un estudio minucioso a la facturación la cual con ayuda de la auditora médica y el profesional de centro de apoyo logístico congeló y devolvió al proveedor en razón al sin número de inconsistencias presentadas en las mismas por cuanto se cobra por insumos, dispositivos médicos y medicamentos que no se han suministrado, dichas acciones son un insumo de auditoria que hay que recalcar y que se realizaron dentro del término de ejecución del contrato, siendo pertinente recomendar al supervisor de los contratos al área jurídica en, auditora médica y quien por delegación surta la revisión de las cuentas de cobro inicien las actuaciones administrativas a que haya lugar y se hagan las denuncias correspondientes si logran establecer fraude y falsedades en la facturación presentada por el proveedor Suite Gerencial en Salud SAS “S.G.S SAS” para evitar reclamaciones de carácter judicial y/o un presunto detrimento patrimonial.

III. OBSERVACIONES:

Observación Nº 1: Acuerdo N° 005 de 2014, Indebido mecanismo utilizado en el tramite precontractual “Carácter Público o Privado”. Criterio. Acuerdo N° 005 de 2014, por medio del cual se adopta el estatuto de contratación que regirá la actividad contractual de la Empresa Social del Estado E.S.E. Salud Pereira. Artículo 9º:


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Descripción de la situación. En los contratos evaluados se evidenció que en los contratos de suministro se realizó el tramite precontractual indicando ser una convocatoria pública, pero el trámite que se evidencia que se adelantó se surtió como una convocatoria privada, en razón a que se le enviaba carta de invitación a dos proveedores para presentar propuestas escogiéndose la más favorable de acuerdo al menor valor sin tener en cuenta criterios de experiencia en el mercado. Observación Nº 2. Hojas de Vida Contratistas. Criterio. Ley 190 de 1995, “ARTÍCULO 1o. Todo aspirante a ocupar un cargo o empleo público, o a celebrar un contrato de prestación de servicios con la administración deberá presentar ante la unidad de personal de la correspondiente entidad, o ante la dependencia que haga sus veces, el formato único de hoja de vida debidamente diligenciado en el cual consignará la información completa que en ella se solicita: 1. Su formación académica, indicando los años de estudio cursados en los distintos niveles de educación y los títulos y certificados obtenidos. 2. Su experiencia laboral, relacionando todos y cada uno de los empleos o cargos desempeñados, tanto en el sector público como en el privado, así como la dirección, el número del teléfono o el apartado postal en los que sea posible verificar la información. 3. Inexistencia de cualquier hecho o circunstancia que implique una inhabilidad o incompatibilidad del orden constitucional o legal para ocupar el empleo o cargo al que se aspira o para celebrar contrato de prestación de servicios con la administración. 4. En caso de personas jurídicas, el correspondiente certificado que acredite la representación legal, y 5. <Numeral INEXEQUIBLE> PARÁGRAFO. Quien fuere nombrado para ocupar un cargo o empleo público o celebre un contrato


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de prestación de servicios con la administración deberá, al momento de su posesión o de la firma del contrato, presentar certificado sobre antecedentes expedido por la Procuraduría General de la Nación y el certificado sobre antecedentes penales expedido por el Departamento Administrativo de Seguridad, DAS. Sólo podrán considerarse como antecedentes las providencias ejecutoriadas emanadas de autoridad competente. /…/ Artículo 13º.- Será requisito para la posesión y para el desempeño del cargo la declaración bajo juramento del nombrado, donde conste la identificación de sus bienes. Tal información deberá ser actualizada cada año y, en todo caso, al momento de su retiro. Ver Decreto Nacional 2232 de 1995 Descripción de la situación. En el contrato N° 179 de 2017, no se encontró hoja de vida de la función pública de la persona jurídica o de la persona natural, no se solicitan certificados de experiencia para demostrar la idoneidad en el objeto a contratar lo que contraviene la obligación establecida en el artículo 1° de la ley 190 de 1995. Dicha situación supone una falta de control por parte de los profesionales que intervienen en todo el proceso contractual; como a su vez por parte del supervisor quien es el encargado de revisar que toda la documentación suministrada por el contratista esté en regla y de acuerdo a como lo exige la normatividad existente. Observación Nº 3. Subsanabilidad de documentos en proceso contractual. Criterio. Circula 013 del 13 de junio de 2014 de Colombia Compra Eficiente. B. Subsanabilidad de requisitos e informe de evaluación. Si en un Proceso de Contratación hay oferentes que no acreditaron con la presentación de la oferta requisitos que no afectan la asignación de puntaje, la Entidad Estatal en el informe de evaluación debe indicarlo y advertir que la oferta correspondiente no será evaluada hasta que el oferente acredite tales requisitos. El oferente puede subsanar tales requisitos en cualquier momento antes de la adjudicación o de la subasta. Si el oferente subsana y acredita tales requisitos oportunamente, la Entidad Estatal debe actualizar el informe de evaluación y publicarlo en el SECOP incluyendo en la evaluación la oferta objeto de subsanación. Las Entidades Estatales también deben dar a conocer el nuevo informe de evaluación en la audiencia de adjudicación si hay lugar a esta audiencia, y pueden recibir las observaciones pertinentes hasta la adjudicación. Con base en el principio de economía y el objetivo de eficiencia del sistema de compras y contratación pública, la Entidad Estatal debe decidir si es necesario otorgar un término para la presentación de observaciones sobre el nuevo de informe de evaluación.

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=1533#1


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Descripción de la situación.

Se encuentra documento de invitación pública, pero se evidencia que la misma se celebró como una invitación privada, por cuanto se remite carta de invitación para participar en el proceso a AMC Suministros y a M&M Multimedicas Manizales, evidenciando que dentro de los documentos anexados por la única proponente se encuentran dos certificados de existencia y representación legal uno con fecha de expedición del 13 de julio de 2016 y otro con fecha del 13 de febrero de 2017, también se encuentra una certificación expedida por la contadora pública de la señora Ángela María Córdoba que certifica la dedicación de AMC Suministros al suministro de equipos biomédicos con fecha del 24 de febrero de 2017; verificada el acta de inicio del contrato evaluado tiene como fecha la del 26 de enero de 2017; en los términos de la invitación en los documentos jurídicos habilitantes se estableció que el certificado de existencia y representación legal a aportarse no debía ser superior a tres meses a la fecha del cierre del proceso, por ende el certificado aportado con fecha 13 de julio de 2016 no cumplía con lo exigido y por tanto como se indicó en el informe de evaluación de la propuesta debía subsanar el documento hasta el momento de la adjudicación, siendo ello posible hasta después de haberse adjudicado el contrato y haberse legalizado el mismo, siendo presentada entonces la certificación con fecha de expedición del 13 de febrero de 2017, por lo tanto al no haberse subsanado debió haberse rechazado la propuesta al no haber acreditado los documentos conforme lo ordenó la invitación.

Observación Nº 4. Bienes de Consumo. Medicamentos e Insumos medico quirúrgicos.

Criterio.

Resolución 863 de 29 de diciembre de 2006 Manual de manejo de bienes de la ESE Salud Pereira.


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Descripción de la situación:

Respecto a los contratos 0213 y 022

4 de 2017, se determinó que en la resolución 863 de 2006 la entidad tiene

establecido el procedimiento para la entrada a almacén de los bienes de consumo debe ingresar por el centro de apoyo logístico generarse su inventario y desde allí disponerlo para las áreas y/o servicios que los soliciten a través del correo electrónico [email protected], pero dicha situación no se presenta en relación a los medicamentos e insumos medicoquirurgicos, por cuanto la entidad ha dispuesto a través de contratos tipo outsourcing, el suministro y dispensación de los medicamentos, insumos y dispositivos medico quirúrgicos y de odontología en un tercero dándole la posibilidad de ejercer su propio control y disposición al permitirle tener un almacén satelital distinto al centro de apoyo logístico donde no se puede tener un estricto control respecto de los bienes de consumo contratados y que se van a dispensar, incurriendo la entidad en fallas al descargar en dicho tercero sus obligaciones desconociendo los trámites internos y olvidar el control que debe de hacerse de manera efectiva por el centro de apoyo logístico (Almacén ESE), por cuanto no se lleva un registro preciso y exacto por parte del funcionario de apoyo logístico respecto frente a las solicitudes que constantemente realizan las enfermeras jefe de los distintos servicios de las solicitudes que se hacen a la farmacia y al almacén satelital que tiene dispuesto el tercero contratado (Suite Gerencial en Salud SAS “S.G.S SAS”) para el suministro de los insumos medico quirúrgicos, dichas situaciones han generado ciertos y determinados inconvenientes en la facturación por cuanto y como se indicó la supervisión remite al centro de apoyo logístico los documentos soporte para la legalización de la respectiva factura para el correspondiente pago mensual del proveedor, encontrando el centro de apoyo inconsistencias entre lo suministrado y lo cobrado, dejándose las evidencias correspondientes e informándosele al supervisor quien haciendo caso omiso, realiza el acta correspondiente para que se haga el respectivo pago.

IV. RECOMENDACIONES:

- El nuevo estatuto (acuerdo 002/17) solo dispuso de tres artículos (42, 43 y 44) en lo que refiere a los supervisores e interventores, quedándose corto al no establecer lineamientos y funciones que deban seguir estos para mantener un estricto control respecto de los contratos dispuestos a su cargo, además para tener una herramienta legal que convalide los presupuestos establecidos en la ley 80 de 1993 y la ley 1474 de 20111, por lo que se RECOMIENDA adoptar un estatuto de supervisión e interventoría que identifique la designación y funciones de estas dos figuras que por su concepto son distintas y aunque coincidan en algunas de sus funciones, también es cierto que cumplen en muchos casos roles distintos.

- Con relación al seguimiento a los Planes de Mejoramiento existentes; si bien se han generado acciones que han impactado positivamente al proceso; se recomienda que respecto de los planes institucionales se continúen generando estrategias efectivas por parte de jurídica atinentes al proceso de contratación, siendo necesario recordar que el proceso de jurídica actúa también frente a otros procesos como responsable de ejercer acciones de control que ayuden a minimizar los riesgos en los que pueda verse involucrada la entidad al no actuar ésta de manera efectiva y eficaz respecto de una situación o de la normatividad que impera en el desarrollo de su gestión, siendo pertinente RECOMENDAR establezca mecanismos que conduzcan al cumplimiento efectivo de las acciones establecidas en los distintos planes institucionales en que interviene el proceso, que si bien ante la indebida formulación del plan al

3 “Objeto: CONTRATAR BAJO LA MODALIDAD DE OUTSOURCING LA ADQUISICIÓN, SUMINISTRO Y DISPENSACIÓN DE TODOS LOS

MEDICAMENTOS AMBULATORIOS, HOSPITALARIOS Y DE URGENCIAS DE BAJA COMPLEJIDAD CONTENIDOS EN EL POS RESOLUCIÓN 6408 DE DICIEMBRE 26 DE 2016 QUE CORRESPONDE AL LISTADO ACTUALIZADO DE LOS MEDICAMENTOS POS Y ANEXO TÉCNICO 2, LISTA DE LOS INSUMOS, DISPOSITIVOS MÉDICOS Y ODONTOLÓGICOS DEFINIDOS POR LA ESE SALUD PEREIRA PARA LOS USUARIOS DE LA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO SALUD PEREIRA.” 4 Objeto: CONTRATAR BAJO LA MODALIDAD DE OUTSOURCING LA ADQUISICIÓN, SUMINISTRO Y DISPENSACIÓN DE TODOS LOS

INSUMOS MEDICOQUIRÚRGICOS Y ODONTOLÓGICOS DE BAJA COMPLEJIDAD CONTENIDOS EN EL POS RESOLUCIÓN 6408 DE DICIEMBRE 26 DE 2016, ANEXO TÉCNICO 2, LISTA DE LOS INSUMOS, DISPOSITIVOS MÉDICOS Y ODONTOLÓGICOS DEFINIDOS POR LA ESE SALUD PEREIRA PARA LOS USUARIOS DE LA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO SALUD PEREIRA.

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asignar un responsable indirecto al proceso que se evalúa, ello no obsta que deba dejarse de lado y no cumplirse la acción o acciones aprobadas por la Contraloría Municipal, so pena de verse sometida el área y la misma entidad a un proceso sancionatorio por parte del ente de control fiscal por el no cumplimiento de los planes de mejoramiento, conforme lo establece el artículo 101 de la ley 42 de 1993 y atendiendo a los criterios establecidos en la Resolución No 020 de enero 13 de 2017. Expedida por la Contraloría Municipal de Pereira.

- Se RECOMIENDA al supervisor de los contratos 021 Y 022 de 2017, al área jurídica en, a la auditora médica y quien por delegación surta la revisión de las cuentas de cobro, inicien las actuaciones administrativas a que haya lugar y se hagan las denuncias correspondientes si logran establecer fraude y falsedades en la facturación presentada por el proveedor Suite Gerencial en Salud SAS “S.G.S SAS” para evitar reclamaciones de carácter judicial y/o un presunto detrimento patrimonial.

- Se RECOMIENDA archivar en los Contratos la totalidad de los documentos que los componen, resultantes del desarrollo de las etapas precontractuales, contractuales y poscontractuales, de tal forma que estos completos para los procesos de consulta, auditoria y en cumplimiento de la Ley General de Archivo. Además teniendo en cuenta las Tablas de Retención y su traslado al archivo histórico.

- Se RECOMIENDA capacitación del personal de apoyo al proceso contractual, partiendo desde quienes justifican la necesidad del servicio a contratar, a los supervisores y en general a quienes haya lugar; en el desarrollo de los tramites precontractual, contractual y pos contractual como una estrategia para que los procedimientos que se tienen establecidos, sean atendidos de a las políticas de conformidad con la norma interna y nacional, atendiendo a su vez los postulados del sistema integrado de gestión para así poder darle una mejora continua acorde al proceso evaluado.

CONCLUSIONES DE LA AUDITORIA

A través del ejercicio auditor realizado a través de la oficina de control interno al presente proceso, podemos concluir que el área jurídica ha generado algunas acciones en pro del cumplimiento efectivo de los procedimientos internos y de la normatividad vigente en lo que a los procesos contractuales se refiere, así mismo hemos evidenciado una mejora continua a través del desarrollo de acciones que se implementaron en pro de mantener consolidado un adecuado manejo de la gestión institucional, procurando cumplir con los objetivos institucionales.

Respecto de las observaciones y recomendaciones formuladas, el área jurídica deberá implementar acciones de mejora continua en el proceso de contratación, formulando acciones precisas y constantes que ayuden a la consolidación del proceso de acuerdo a la normatividad existente y aplicable y así poder efectivizar el mejoramiento de la actividad administrativa en todo lo relacionado con la continua y eficiente prestación del servicio público de salud y la efectividad de los derechos e intereses de los administrados que colaboran con ella en la consecución de los fines del estado. Y si bien se encontraron deficiencias que posteriormente fueron detectadas y corregidas como por ejemplo los estudios previos, la entidad deberá generar estrategias para concientizar a los que suscriben las necesidades de los servicios a requerir utilicen el formato debidamente formalizado con los criterios de la resolución 5185 de 2013 y siempre atendiendo a la uniformidad independiente de los aspectos que cada contratación a realizar conlleva.

PLAN DE MEJORAMIENTO:

El proceso contratación/ dependencia jurídica debe diseñar y presentar un plan de mejoramiento que permita solucionar las deficiencias comunicadas durante el proceso auditor, dentro de los (5 días hábiles) siguientes de quedar en firme el informe de auditoría.


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El plan de mejoramiento presentado debe contener las acciones que se implementarán por parte del proceso y dependencia, las cuales deberán responder a cada una de las debilidades detectadas y comunicadas por el equipo auditor, el cronograma para su implementación y los responsables de su desarrollo.

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NOMBRE Juan Pablo Álvarez Candamil

Hernando Díaz Hernández Hernando Diaz Hernández

CARGO Abogado Apoyo OCI Jefe de Control Interno Jefe de Control Interno

FECHA 13 diciembre de 2017

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