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S u p e r vis o r
Orientaciones de Uso Versión 1.0
Usuario Supervisor
En línea
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Orientaciones de Uso, Versión 1.0 Sistema Gestión de Convenios en Línea Página 2 de 18
MIDEPLAN: Secretaría Ejecutiva de Protección Social, División Administrativa, División Jurídica
DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA
Al iniciar la aplicación, se despliega la
página de conexión al sistema, que solicita
el nombre de usuario y la password
respectiva.
El menú de la página principal tiene
las siguientes opciones:
- Inicio: link para volver a la página
principal.
- Mis Convocatorias: aquí
encontrará todas las convocatorias
realizadas mediante el sistema.
- Organizaciones: Aquí encontrará
las organizaciones de todo el país
registradas en el sistema.
- Usuarios: aquí encontrará todos
los usuarios registrados y
conectados en el sistema.
- Configuración: aquí podrá
cambiar su contraseña y actualizar
sus Datos Personales.
- Ayuda: contiene videos
explicativos del sistema y las
�Orientaciones de Uso� para cada
usuario del sistema.
- Salir: opción para desconectarse
del sistema.
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En la Página de Inicio de la
sesión del Supervisor
(SERPLAC), aparece un
banner que indica la(s)
invitación(es) que dicho
Supervisor tiene sin enviar a
los ejecutores. Este aviso
desaparecerá, cuando se
envíen todas las invitaciones
asignadas.
El usuario Supervisor debe
hacer clic en el link aquí para
ir a la convocatoria.
En la pestaña Invitaciones aparecen
las organizaciones invitadas en la
convocatoria, la actividad actual del
proceso*, el responsable de la actividad
y el monto asignado a cada ejecutor.
* En este caso ya terminaron las actividades
asociadas a la invitación, las siguientes se
observan en la pestaña proyectos.
En la pestaña Proyecto aparece el
Ejecutor, siguiente actividad a
desarrollar, Número de postulaciones
(#Post), responsable de la actividad
siguiente.
La tercera pestaña de Documentos,
muestra los documentos asociados a la
convocatoria, según sus fases.
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El sistema despliega un
Acuerdo de Participación
en el que el Supervisor
(SERPLAC) ratifica que está
en conocimiento de los
documentos adjuntos de la
convocatoria, y debe
confirmar dicha declaración
para poder continuar.
Para poder visualizar los
documentos de la
convocatoria, antes de
declarar conocimiento, el
Supervisor debe entrar en la
pestaña de Documentos,
revisar la documentación
adjunta y posteriormente
ratificar el acuerdo de
participación.
Con la confirmación del
Acuerdo de Participación,
se despliega un pequeño
banner de la decisión
registrada.
Realizado lo anterior, se
activa la opción para
seleccionar las
organizaciones a las
cuales desea invitar y
posteriormente, debe
presionar el botón
�Enviar invitación a
ejecutores
seleccionados�.
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El Sistema despliega un
cuadro de confirmación
para ratificar el envío de
las invitaciones
seleccionadas.
Posteriormente, el
Sistema informa la
cantidad de invitaciones
enviadas y muestra la(s)
Entidad(es) Ejecutora(s)
que fue invitada(s).
Los pasos siguientes,
como se muestra en esta
pantalla es la aceptación
o rechazo de la invitación
por parte de la entidad
ejecutora. Estos pasos
tienen relación con las
actividades propias de
la Entidad Ejecutora
(aceptación de invitación
y presentación de
proyecto.
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POSTERIOR A LA PRESENTACIÓN DE PROYECTO POR PARTE DE LA ENTIDAD EJECUTORA:
El Supervisor (SERPLAC) al
ingresar al Sistema, en el menú
�Mis Convocatorias�, puede
visualizar la(s) convocatoria(s)
asignada(s) y los proyectos
ingresados por las Entidades
Ejecutoras.
Luego, ingresa en la
convocatoria específica, para el
caso de este ejemplo, en el link:
Vínculos Convocatoria de
Prueba.
La página siguiente, muestra la
información relacionada con la
convocatoria específica
seleccionada.
Se presentan a su vez, 3
pestañas con información de las
Invitaciones realizadas,
Proyectos ingresados y
Documentos relacionados.
Adicionalmente, se presenta un
cuadro informativo, que
principalmente, señala la
siguiente actividad. Para este
ejemplo: invitación rechazada por
parte de la Municipalidad de
Frutillar y --actividades continúan
en la pestaña de Proyectos--
para el caso de la Municipalidad
de Castro.
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Para el caso de una invitación
rechazada, se debe presionar el
link ver detalle. Con lo anterior,
se visualiza los motivos del
rechazo de la invitación.
Para los otros casos (en este
ejemplo, la Municipalidad de
Castro), se debe continuar en la
pestaña de Proyectos.
Nota: Los nombres de las
pestañas Invitaciones,
Proyectos y Documentos,
contiene paréntesis que indican
la cantidad relacionada a cada
una de las pestañas (2
invitaciones, 1 proyecto y 3
documentos para este ejemplo).
La pestaña de Proyectos
despliega el listado de los
ejecutores y la actividad
siguiente a realizar, además de
incluir la fecha en la que el
proyecto fue ingresado al
sistema por la entidad ejecutora.
En el caso de este ejemplo, la
siguiente actividad es Ingresar
Resultado Evaluación, por lo que
el Supervisor, debe ingresar al
link respectivo, para este caso,
Municipalidad de Castro.
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El sistema despliega una pantalla en la que aparece un banner indicando la siguiente acción, que para
este ejemplo, es Ingresar el resultado de la evaluación y que debe ser realizada por el Administrador
(Secretaría Ejecutiva de Protección Social SEPS) quien es el responsable propiamente tal, de realizar la
evaluación de los proyectos presentados.
Adicionalmente, el sistema entrega una opción para que el Supervisor (SERPLAC), pueda ingresar
recomendaciones a la evaluación del proyecto. Para lo anterior, debe escribir en el recuadro las
recomendaciones, presionar el Botón Enviar y confirmar el ingreso de las recomendaciones.
Tanto para los proyectos ingresados por primera vez, como para los proyectos corregidos, el Supervisor,
puede ingresar recomendaciones al proyecto.
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El sistema, despliega un
pequeño banner, indicando que
�Las recomendaciones fueron
ingresadas�.
Los pasos siguientes tienen
relación con las actividades
propias del Administrador que
comprende la �Evaluación del
Proyecto�.
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POSTERIOR A LA EVALUACIÓN DEL PROYECTO POR PARTE DEL ADMINISTRADOR:
En la Página de Inicio de la sesión
del Supervisor (SERPLAC),
aparece un banner que indica
el(los) proyecto(s) que tienen
convenios preliminar sin aprobar.
Este aviso desaparecerá, cuando
apruebe todas las versiones
preliminares de convenios.
El usuario Supervisor debe hacer
clic en el link �aquí� para ir a la
convocatoria.
Otra forma de acceder a la
convocatoria es a través del menú
Mis Convocatorias y seleccionar
la convocatoria en específico.
El sistema emite un banner que
indica los pasos a seguir, para este
caso, el Supervisor debe
Confirmar la información legal y
el encargado que usará para
esta convocatoria. Luego, debe
presionar el botón
Confirmar/Actualizar la
Información
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Al presionar el botón
�Confirmar/Actualizar la
Información� El Sistema
despliega una ventana (paso 1)
que solicita ratificar que la
información del Representante
Legal esté correcta. En caso
contrario, se debe enviar un correo
electrónico a la dirección
[email protected] y solicitar la
actualización en la base de datos.
En el caso que la información esté
correcta, el Supervisor debe
marcar la opción √ La información
está correcta selecciona y
presiona el botón >>Siguiente.
Con lo anterior, se despliega la
segunda ventana (paso 2), la
que permite actualizar la
Dirección Legal si es que
hubiese cambios.
Posteriormente, se debe
presionar el botón >>Siguiente.
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La ventana siguiente (paso 3),
permite seleccionar la
persona que estará
encargada de esta
convocatoria.
El usuario Supervisor debe
seleccionar el encargado de la
convocatoria y presionar el
botón >>Siguiente.
La siguiente ventana (paso 4),
despliega la información que
se usará en el Convenio.
Posteriormente, se debe
presionar el botón Finalizar!!.
Con lo anterior, termina el
procedimiento de
actualización de información y
con ello se graban los
cambios/confirmaciones
realizados.
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En la página del sistema, se
despliega la información
anteriormente
actualizada/ratificada.
Como se indica en el recuadro, la
siguiente actividad continua en la
pestaña de Proyectos.
En la pestaña Proyectos, se
visualiza el recuadro con los
ejecutores y actividades
siguientes, entre otros.
La siguiente actividad a
desarrollar por el Supervisor,
es Aprobar versión
preliminar del Convenio.
Para poder aprobar dicha
versión, se debe presionar el
link del ejecutor respectivo, en
este caso Municipalidad de
Castro.
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La siguiente pantalla, presenta un
banner que indica el paso
siguiente: Aprobar la versión
preliminar del Convenio.
El Supervisor tiene las siguientes
opciones:
a) Previsualizar el borrador de
convenio
b) Ir al formulario de aprobación
de convenio
c) Solicitud de incorporación de
cláusulas (en caso que
corresponda).
El detalle de estas opciones se
presenta en los siguientes pasos.
Si el Supervisor escoge la
opción a) Previsualizar el
convenio (presionando la
opción click aquí como se
muestra en la pantalla anterior,
el sistema despliega la siguiente
pantalla (derecha) que
previsualiza el convenio en
formato pdf.
El Supervisor, debe leer el
convenio y posteriormente, ir a
la pantalla anterior y aprobar el
convenio (opción b) Ir al
formulario de aprobación del
convenio.
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Si el Supervisor escoge la opción
c) Incorporar cláusulas, puede
solicitar la incorporación de nuevas
cláusulas al convenio las cuales
son revisadas por la División
Jurídica de Mideplan.
Con lo anterior, se despliega la
pantalla de Cláusulas de
Supervisor, en este caso Serplac
Metropolitana.
El Supervisor, debe presionar el
botón Agregar Cláusula.
Efectuado lo anterior, el sistema
despliega un cuadro de texto
para ingresar la cláusula que se
desea adicionar al convenio.
El Supervisor tiene la opción de
especificar si la cláusula es para
todos los ejecutores de dicha
convocatoria, o solo para los
ejecutores seleccionados (con
ello, debe seleccionar ejecutores
que aparecen en el recuadro
siguiente).
Definido lo anterior, el
Supervisor debe presionar el
botón Enviar para la revisión de
esta solicitud por parte de la
División Jurídica de Mideplan.
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El sistema despliega un pequeño
banner que indica el ingreso de la
solicitud de la cláusula.
Adicionalmente, se muestra un
detalle de las Cláusulas solicitadas
por el Supervisor, y la siguiente
actividad, en este caso, la
Validación por parte de la División
Jurídica de MIDEPLAN.
Con lo anterior, las cláusulas se
envían a la División Jurídica para
revisión y validación. El resultado
se informa a través del SIGEC al
Supervisor y en caso de
aprobación, se incluyen en el
preliminar del convenio.
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Si el Supervisor escoge la opción b) Ir al Formulario de aprobación de convenio, el Sistema despliega la
siguiente pantalla en la que se tiene la opción de previsualizar el convenio en formato pdf (si es que no se
hizo esto en el paso a).
El Supervisor, debe seleccionar en el recuadro que se muestra, que la versión preliminar del Convenio está
correcta (√) y debe presionar el botón Aprobar Borrador.
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Los pasos siguientes tienen relación con la firma y envío del Convenio por parte del Ejecutor.
POSTERIOR A LA FIRMA Y ENVIO DEL CONVENIO POR PARTE DEL EJECUTOR:
Las actividades siguientes relacionadas a la recepción del convenio firmado por parte de la Entidad Ejecutora,
Resolución que aprueba el convenio y Rendiciones Financieras, son actividades a cargo del Jefe Administrativo de la
SERPLAC respectiva. Los pasos a seguir en el SIGEC por parte de dicho usuario, están detallados en el documento
�Orientaciones de Uso, Jefes Administrativos�.
Fin Orientaciones de Uso, Usuario Supervisor.
Cuando el Supervisor aprueba la
versión preliminar de el
Convenio, el sistema muestra el
siguiente banner que indica la
aprobación realizada y la
próxima actividad, es decir, la
impresión, firma y envío del
convenio por parte del Ejecutor.
Adicionalmente, el sistema
permite descargar el convenio
en formato pdf., presionando el
botón señalado en el banner.
