Organización Sistemas

7/24/2019 Organizacin Sistemas

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INGENERIA EN fnanzas yauditoria

Organizacin y sistemas

Alumno: Luis Mauricio Oa

CENRO !E A"O#O N$ %&

utor: Ing$ Edison torres

'egundo (arcial

)*+&*+,&)%


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Actividad de aprendizaje 2.1.1. A usted como especialista de organizacin y sistemas le han encargado que realice el estudio de distribucin del espacio fsico en la empresa donde usted trabaja o conoce. Enun mapa mental presente los principales aspectos organizacionales que debera considerar para dicho estudio.

Distribucin del espacio contribuye a que el esfuerzo competitivo yenfoque de negocio tenga un desempeo superior.

un hecho que las instalaciones son un medio queincide de manera determinante en el

omportamiento del lder y de sus subordinados.

RESPONSABILIDAD DE SU EJECUCION

CULTURA ORANI!ACIONALLIDERA!O

ESTRUCTURA

!elaciones de trabajo

"istemas de informacin#aturaleza$ volumen$ frecuencia

%odo de desarrollo de las funciones"upervisin de trabajo

&bicacin de las 'reas de atencin al cliente

(omenta el respeto a las creencias$ actitudes$ valores$ h'bitos$costumbres y formas de hacer las cosas de los integrantes de la

organizacin.

&nidades de mejoramiento administrativo)reas de apoyo$ en equipo de trabajo$

*onsultores e+ternos.

ASPECTOS ORANI!ACIONALES.

ESTRATEIA


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2. "#$% &'jetiv&( (e e(peran a)canzar c&n $na di(tri'$ci*nadec$ada de) e(paci& +,(ic& en $na &r-anizaci*n

C&ncept&/,a distribucin de espacio se refiere a la disposicin fsica

de los puestos de trabajo$ de sus componentes materiales y a la ubicacin de lasinstalaciones para la atencin y servicios tanto para el personal$ como para los clientes.

O'jetiv&(/El estudio de la distribucin de espacio busca contribuir al incremento de la eficienciade las actividades que realizan las unidades que conforman una organizacin- as comotambin proporcionar a los directivos y empleados el espacio suficiente$ adecuado ynecesario para desarrollar sus funciones de manera eficiente y eficaz$ y al mismo tiempo

permitir a los clientes de la organizacin obtener los servicios y productos quedemandan bajo la mejores condiciones- y procurar que el arreglo del espacio facilite lacirculacin de las personas$ la realizacin$ supervisin y flujo racional del trabajo y

adem's$ el uso adecuado del elementos materiales y de ese modo reducir tiempo ycostos para llevarlos a cabo.

0. Para antener $n a'iente +,(ic& adec$ad& "3$% +act&re( (e de'en t&ar enc$enta De(cr,'a)&( en +&ra re($ida.4act&re( 3$e de'e&( t&ar en c$enta (&n/

I)$inaci*n/En principio se considera la luz difusa con preferencia a la iluminacindirecta para evitar contrastes entre las zonas de sombra y las iluminadas con intensidad.,a luz indirecta son las m's apropiadas para una iluminacin difusa$ resulta m's costosoque la luz directa. #o se aconseja la instalacin de tubos fluorescentes al descubiertotambin no se aconseja la colocacin de frentes o de espaldas a la luz natural.

C&)&r de 5rea(/ "on efectos psicolgicos$ no debe emplearse el color blanco ensuperficies o muros que reciban la luz solar directa pero si es conveniente emplearlo entechos para obtener una iluminacin difusa. #o son aconsejables los tonos violeta o gris

porque son deprimentes ni rojo porque son irritables y e+citacin.

,os colores verde o azul porque son fros y sedantes estos se recomiendan para uso enlocales orientados hacia el sur o en zonas calurosas y los colores ocre claro$ crema y

beige tienen sensacin de calor son preferibles en locales hacia el norte en zonas delclima frio.

Teperat$ra a'iente.,os m'rgenes de temperatura m's recomendable se suelen establecer entre 1/ y 00centgrados. ,os colores convenientes pueden contrarrestar psicolgicamente el e+cesoo defecto de la temperatura dominante. El aire debe ser renovado por completo unas tresveces por hora y debe ser renovado la velocidad 1 veces por hora mediante empleo dee+traccin del aire.


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In(&n&rizaci*n.

El problema del ruido adquiere mayor importancia cuando el trabajo se desarrolla enlocales comunes y pueden ser anuladas si no se tratan de manera adecuada los

problemas de ruido.

El volumen del ruido se mide en decibeles$ unida que corresponde a la mnimavariacin de intensidad perceptible por el odo humano.

Entre las medidas que pueden impedir los ruidos es posible incluir la sustitucin y lasadaptaciones o modificaciones del quipo ruidoso.

Entre las medidas que evitan la propagacin del ruido se destacan las relativas a laconstruccin y al emplazamiento del edificio o de los servicios ruidosos. En lugares detr'fico intenso suelen utilizarse vidrios dobles.

6. C&n $n ejep)& e7p)i3$e )a re)aci*n 3$e e7i(te entre )a di(tri'$ci*n de) e(paci&8 e) de(epe9& de $na &r-anizaci*n.

,a relacin que e+iste es si tenemos una buena distribucin de trabajo tendremos unbuen desempeo laboral como lo notamos en la grafica que est' distribuido el espacio yal momento de el desempeo estar cmodo$ que podr' laborar sin molestia alguna.

A mejor distribucin de espacio mejor desempeo de una organizacin.


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Actividad de aprendizaje 2.2.

1. Indi3$e )& 3$e (&n )&( an$a)e( adini(trativ&( 8 )&( &'jetiv&( 3$e per(i-$en )&(i(&(.

:an$a)e( adini(trativ&(/"on documentos que benefician como medios de comunicacin y coordinacin pararegistrar y transmitir en forma ordenada y sistem'tica tanto la informacin de unaorganizacin como las instrucciones y lineamientos necesarios para que desempeenmejor sus tareas.

O'jetiv&(/

2resenta una visin de conjunto de la organizacin 2recisar las funciones asignadas a casa unidad administrativa.

%ostrar claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintosniveles jer'rquicos que la componen. Ahorrar tiempo y esfuerzo en la relacin de funciones$ evitan la repeticin de

instrucciones y criterios de actuacin.

!elacionar las estructuras jer'rquicas funcionales con los procesos de negocio. *oadyuvar a la correcta realizacin y uniformidad de las labores encomendadas

a todo el personal. 2romover el aprovechamiento racional de los recursos humanos$ materiales$

financieros y tecnolgicos disponibles. (ortalecer la cadena de valor de la organizacin. (acilitar el reclutamiento$ seleccin$ induccin$ socializacin$ capacitacin y

desarrollo del personal. "ervir como una fuente de informacin para conocer la entidad. (uncionar como medio de relacin y coordinacin con otras organizaciones. *onstruir un vehculo de orientacin e informacin a los proveedores de bienes$

prestadores de servicios y usuarios o clientes con los que interact3a laorganizacin.

2. T&and& en c&n(ideraci*n )a c)a(i+icaci*n de )&( an$a)e( p&r ($ c&ntenid&deterine/ )a ip&rtancia &'jetiv&( 8 ap&rte de cada $n& de e))&( a) de(arr&))&e+iciente de )a epre(a. P$ede e7p)icar ($ re(p$e(ta (e9a)and& ejep)&( pr5ctic&(.

POR SU CONTENIDODe &r-anizaci*n

Ip&rtancia/ Estos manuales contienen informacin bien detallada sobre antecedentes$ as

cuando recurrimos a una informacin$ seria de f'cil verificacin.

O'jetiv&/ Establecer los departamentos o 'reas funcionales especializadas de la empresa. Definir jerarquas$ las que determinan el grado de autoridad y las

responsabilidades inherentes a casa nivel de la empresa. Definir que labor debe desempear cada uno de los miembros de la organizacin

mediante la elaboracin de descripciones y perfiles de puestos.


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De pr&cediient&(.Ip&rtancia/

"e constituyen en una unidad para realizar una fusin$ actividad en unaorganizacin$ incluye tiempo de ejecucin para desarrollar las operaciones

oportunas y eficientes$ permite comprender mejor el desarrollo de lasactividades de rutina en todos los niveles jer'rquicos$ as no tener fallas en elincremento de productividad.

O'jetiv&/ 2ermite comprender mejor el desarrollo de las actividades de rutina en todos los

niveles jer'rquicos$ as no tener fallas en el incremento de productividad.

De -e(ti*n de )a ca)idad.Ip&rtancia/

4ncluye informacin sobre alcance$ e+clusiones$ directrices de calidad$responsabilidad y autoridad del sistema de gestin de la calidad.

O'jetiv&/ Determinar informacin sobre objetivos y polticas de calidad. Demostrar una mejora continua.

De ;i(t&ria de )a &r-anizaci*n.Ip&rtancia/

2ermite conocer la creacin$ crecimiento$ logros$ evolucin$ situacin ycomposicin de la entidad y sirve como mecanismo de enlace y contacto con

otras organizaciones.

O'jetiv&(/ Dar a conocer al interesado por la empresa el cmo se ha ido evolucionando.

De p&),tica(.Ip&rtancia

"irven como marco de actuacin para realizar acciones$ implementa estrategias.

O'jetiv& Determinar las reglas$ de la organizacin o entidad.

Ejep)&

2or ejemplo$ si en la poltica se habla del 5cumplimiento de la legislacin6$ elresto de los procedimientos deben poner nfasis en que esto se cumple$ de otromodo estaran incumpliendo ese principio marcado por la empresa.

De c&ntenid&


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Determinar que sea m's accesible a su consulta$ viable econmicamente$ seainstruccin de nivel directo.

De p$e(t&(Ip&rtancia.

2recisa la identificacin$ funciones y responsabilidad de un puesto de unaorganizacin.

O'jetiv&. *aracterizar a los trabajadores por 'rea laboral de acuerdo a su funcin.

De t%cnica(.Ip&rtancia

Detalla principios. *riterios y as emplear tcnicas para la ejecucin de deprocesos o funciones.

O'jetiv&(. Determinar su m'+ima eficiencia dentro de sus planes. (acilita el desarrollo de los procedimientos.

De venta(.Ip&rtancia.

7arantizan la pro+imidad al cliente adapt'ndose a las necesidades y lasatisfaccin que buscan al adquirir un producto o un servicio$ de la mismamanera que nos permite conocer m's cerca del cambio en los gustos y

preferencias de los consumidores.

O'jetiv&.

7enerar ingresos. Definir estrategias de ventas.

Pr&d$cci*n.Ip&rtancia.

Dirige y coordina fases de procesos productivos$ y contribuye un au+iliarvalioso a uniformar criterios y sistematizar lnea de trabajo en la fabricacin.

O'jetiv&. 4ncrementar la eficiencia$ productividad y disminuir el desecho o retrabajo.

4ncentivar al personal que con sus ideas contribuya a la mejora continua.

De +inanza(.Ip&rtancia.

!espaldan el manejo y distribucin de los recursos econmicos de unaorganizacin en todos sus niveles.

O'jetiv&(. Elaborar presupuestos para la empresa 8ener un control adecuado sobre los recursos econmicos.

De per(&na).Ip&rtancia.


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"on tambin manuales de relaciones industriales.

O'jetiv&(. Determina una buena organizacin y sobre todo el control del personal. Define capacitacin y desarrollo.

Define lineamientos para analizar$ puestos y reclutar al personal.

De &peraci*n.Ip&rtancia.

"on utilizados para orientar el uso de equipos y apoyar funciones altamenteespecializadas o cuyo desarrollo demanda un conocimiento muy especfico.

O'jetiv&.

4dentifica un buen uso de equipos para un adecuado desarrollo.Si(tea(.

Ip&rtancia *onoce el funcionamiento de sistemas de informacin.

O'jetiv&. Define donde ocurre una falla administrativa en una organizacin.

0. T&e $na epre(a de ($ )&ca)idad vi(,te)a 8 entrev,(te(e c&n e) -erente de )ai(a. S&)icite 3$e c&n +ine( e(t$dianti)e( )e pr&p&rci&nen in+&raci*n (&'re e):an$a) de Or-anizaci*n de )a epre(a. E)a'&re $na )i(ta c&n )&( dat&( 3$e de'einc)$ir e(te an$a) en c$ant& a/ identi+icaci*n c&ntenid& intr&d$cci*nantecedente( ;i(t*ric&( 'a(e )e-a) atri'$ci&ne( e(tr$ct$ra &r-5nica&r-ani-raa i(i*n +$nci&ne( de(cripci*n de p$e(t&(.

%anual organizacional "i #o=ndice & c&ntenid& 7Pr&)&-& intr&d$cci*n & a'&( 7Antecedente( ;i(t*ric&( 7Le-i()aci*n & Ba(e )e-a) 7Atri'$ci&ne( 7E(tr$ct$ra Or-5nica 7Or-ani-raa 7:i(i*n 74$nci&ne( 7De(cripci*n de p$e(t&( 7Direct&ri& 7


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6. Si $(ted +$era -erente de $na epre(a 8 $na vez 3$e e) :an$a) de Or-anizaci*ne(t5 )i(t& "3$% %t&d& $ti)izar,a para ip)eentar dic;& an$a) E7p)i3$e e)p&r3$% $ti)izar,a e(te %t&d&.

En mi opinin considero m's aplicable el mtodo de implantacin en paralelo porque

este mtodo es aplicado se amplia y alcanza grandes cantidades de informacin normal$y habr' un cambio simult'neamente por un periodo.

N&ta/se debe considerar que tanto en las condiciones tradicionales de trabajo como delas que se van a cambiar.Esto permitir' que los cambios no causen problemas ya que los mismos estar'n enfunciones antes de que finalicen las anteriores funciones.


1. La -erencia p&r pr&ce(&( e(t5 en a$-e. E(ta')ezca )a( ventaja( para $na&r-anizaci*n de )a -erencia p&r pr&ce(&(.

"u accin se basa en una metodologa sistem'tica y toma en cuenta los factoresintrapersonales e interpersonales.

*ompartir el conocimiento e+istente entre los miembros de la organizacin$permitiendo conocer lo que piensan los usuarios de la informacin.

Eliminar las discontinuidades e+istentes en los organigramas$ es decir$ losespacios en blanco.

A partir de la identificacin de los procesos de una organizacin podemosmejorarlos e innovarlos utilizando enfoques gerenciales9 calidad total y lareingeniera.

&n resultado deseado se alcanza m's eficientemente cuando las actividades segestionan como un proceso.


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2. Ba(5nd&(e en )a +i-. >.62 de )a p5-. 2>? de) te7t& -$,a ($p&niend& 3$e $(ted e( e)-erente pr&pietari& de $na +5'rica de cai(a( e)a'&re $n dia-raa de) pr&ce(& dec&n+ecci*n de e(ta prenda de ve(tir.

0. Uti)izand& @ISIO 8 )&( (,'&)&( ANSI pre(entad&( en e) te7t& -$,a p5-. 20>e)a'&re $n dia-raa de +)$j& de +$nci&ne( cr$zada( de) pr&cediient& para(&)icitar vacaci&ne( de(crit& en )a p5-ina 2> de) te7t& -$,a.

Esta pregunta esta adjuntada en el :in!a!.

6. En $n c$adr& e(ta')ezca )a( di+erencia( entre pr&ce(& 8 pr&cediient&. Indi3$ec*& (e interre)aci&nan )&( pr&ce(&( 8 )&( pr&cediient&(.

PROCESOS PROCEDI:IENTOS ,os procesos transforman las entradas en

salidas mediante la utilizacin de recursos.

,os procedimientos documentan la

secuencia de pasos de ejecucin de laactividad.

,os procesos son din'micos ,os procedimientos son est'ticos

,os procesos est'n impulsados por el logro

de un resultado.

,os procedimientos est'n impulsados por

la finalizacin de la tarea.

,os procesos se centran en la satisfaccin

de los clientes y otros interesados.

,os procedimientos se centran en el

cumplimiento de las normas.

,os procesos contienen actividades que

pueden realizar personas de diferentesdepartamentos con unos objetivos

comunes.

,os procedimientos documentan

actividades que pueden realizar personas dediferentes departamentos con diferentes

objetivos.

DIARA:A DEL PROCESO


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1. "C$5)e( (&n )&( e)eent&( c&ncept$a)e( 8 et&d&)*-ic&( 5( re)evante( 3$ede'en t&ar(e en c$enta para ))evar a ca'& $na re&r-anizaci*n en )a epre(a

P)aneaci*n.Determina lineamientos generales de reorganizacin$ para este efecto es necesario

precisar objetivos y fuentes de informacin$ realiza una investigacin preliminar$elaborar un pre;diagnostico y formular un anteproyecto.

In(tr$entaci*n."elecciona y aplica tcnicas de acopio de informacin viables en funcin del alcance yla forma de cobertura de la organizacin.

An5)i(i( de )a In+&raci*n.

Atiende el propsito y la secuencia definidos para formular un diagnosticoadministrativo y posteriormente$ elaborar el informe y girar las recomendacionesprocedentes.

Ip)eentaci*n.8ransformacin de los criterios acordados en acciones especficas$ para poner en

pr'ctica opciones viables mediante la cobertura de necesidades en orden y tiempo y laclara determinacin tanto de la responsabilidad de su ejecucin como del tipo dereportes con los que se informar'n los avances.

Se-$iient& 8 eva)$aci*n.

An'lisis del comportamiento de los cambios realizados mediante mecanismos deinformacin que comprueben y cuantifiquen las condiciones de desempeo y la calidadde los resultados.


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2. E)a'&re $n apa enta) (&'re )&( a(pect&( c&n(iderad&( c&& )a vi(i*n c)5(ica 8 3$e (e de'en &'(ervar a) rea)izar $na re&r-anizaci*n adini(trativa.

Departamentalizacin

tipo de autoridad$ que se basa en elcimiento e+perto$ se asigna a unidades quen a su cargo funciones de apoyo ora.

E+igencia que tiene todo individuo u rganoadministrativo de cumplir las accionesencomendadas y de rendir cuentas de suejecucin a la autoridad correspondiente.

"e relacionan de manera estrecha con lajerarquizacin.

*omunicacin

*omunicacin formal.*omunicacin informal

!esponsabilidad

Es la capacidad que tiene el responsable de un rgano para lograrque sus subordinados hagan o dejen de hacer algo.

Es conveniente que una unidad administrativano tenga m's que un solo titular$ lo que evita laduplicidad de mando y posibles conflictos. Deautoridad.

Es un proceso en que las unidades y las personasintercambian informacin con un propsitodeterminado.

Es el n3mero de unidades administrativas quedependen directamente de un rgano superior.

8ramo de control

Autoridad funcional

&nidad de mando

Establece lneas de autoridad a travs de distintosniveles organizacionales$ la estructura de unaorganizacin puede integrarse con diversosniveles relacionados entre s.


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0. E)a'&re $n c$adr& (in*ptic& (&'re )&( en+&3$e( a)tern&( de re&r-anizaci*n adini(trativa. Internas.

Externa

Ambiente externoAmbiente de tarea.Ambiente general.

Se integra a la cultura organizacional y la

autocritica se convierte en un estilo natural

Disminuye el periodo de cesanta del personaldesvinculado.Proporcin respaldo tcnico y proesional aldesvinculado.!onvertirse en un proceso integrado a la vidaorganizacional. Apoyar a los directivos "ue debandesvincular a otros.Disminuir el eecto psicolgico de la desvinculacin.

E#caz de introducir me$oras.Produce cambios e#caces.%e$ora a ba$o costo y con pocoriesgo.&ogra me$ora de la organizacin.'rienta a grandes desaos.

!oncepto( Se considera el

eno"ue de proceso como una

orma de organizar el traba$o

para generar valor.

Outplacement

Gestin del

El balanceEl proyecto proesional.Plan de accin&a campa)a de b*s"ueda.El proceso de integracin.

Outplacem

Etapas

Objetivos

Proporciona a un colectivo de personas"ue se +an visto eectuada por unareorganizacin.

Presta a un proesional "ue +anegociado su despido por causasdisciplinarias.

Outplacement de

,bicacin del servicio.-elacin de productividad y servicios del contrato.DuracinInraestructura de procesos y proyectos.Encauza y eval*a acciones.%edida de calidad.Estructura de costos.%ecanismos.-eportes de seguimiento y resultados.Interaccin de reas./endencia de servicio.Anlisis de la competencia.Eectos de aprendiza$e.0enta$as competitivas.

Outsourcinginternacional

!onsiste en la reubicacin de procesosde negocios de un pas a otro1 por logeneral en busca de costo ms ba$os o

mano de obra mas barata.

Aspectos.

Implica separacin de actividades de creacin devalor de empresa dentro de un negocio.&leva con constancia el modelo de negocio eincrementa su rentabilidad.

Outsourcing

Empowerment

!onstruye1 desarrolla e incrementa el poderde la organizacin1 o2&ibera conocimiento y energa del personalpara "ue comparta inormacin./oma decisiones e#caces.%e$ora la organizacin.Act*a en una organizacin sobre oc+ocriterios claves.

Identi#ca ideas1 practicas1

tcnicas1 estrategias de

Benchmarking

Ventajas.

oncepto

Insumos.-ecepcin yatencinProducto y servicio!ontrol y

!rocesos

-evisar restricciones.Identi#car procesos.'rganizar acciones.Designar responsables del proceso.%onitorear y a$ustar 3procesos4.Evaluar productos.5rindar valor agregado.

Identi#car al cliente!onocer necesidades yexpectativas y satisacerlas.-etroalimentar al cliente y tenerindicadores de gestin.Actitud de me$ora contin*a.

Sistemas6procesos(

'perativos6sustantivosApoyo6 ad$etivos!ontrol6regulacin

aracter"stica

s.

Aspectos.

#elacin con

sistemas.

omponentes

b$sicos.

7uentes de

EN4O#UESALTERNOSDEREORANI!AC

IBNAD:INISTRATI@A.


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Globales.

%e

&uncion

orporati

Estrategia

Integracin vertical.Integracin +orizontal.'utsourcing estratgicoDiversi#cacin.8uevas empresas internas.Ad"uisiciones.

Se traducen en los bene#cios de crear valoren economas de ubicacin.

8ecesidades de los clientes.9rupos de clientes.!apacidades distintivas.

E#ciencia superior.%ayor calidad.%e$or capacidad de respuesta.

Innovacin sobresaliente.

#eingenier"a

Barreras

Actividades "ue agregan valor al producto oservicio.Actividades de traspaso.Actividades de control.

Actividades

Duracin del

!osto del

!alidad.

'edidas de

rendimiento del

Identi#cacin de los procesos actuales.Anlisis del proceso actual.-edise)o del proceso.Dise)o social del cambio.E$ecucin y evaluacin del proceso redise)ado.

!rocesos


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6. C&n )&( e)eent&( a c&n(iderar(e en )a +&r$)aci*n de $n dia-n*(tic& ap)i3$e dic;&dia-n*(tic& a )a epre(a en )a c$a) $(ted tra'aja & c&n&ce 8 tiene in+&raci*n nece(aria.

COOPERATI@A COOPERARTE

C&nte7t&,a cooperativa cooperarte comenz en septiembre del 0@ y tras su trayectoria a generadonuevos servicios para la comunidad$ bajo la actuacin del el 'mbito laboral hacia los clientes.

In+rae(tr$ct$raEn operacin va mejorando su manera de funciones en lo contable$ crditos$ etc.$ basado a laestructura organizacional se aumentado una 'rea administrativa que sera como au+iliar$ esdecir en casos inoportunos. E+isten auditorias administrativas para generar estrategiasfinanciera$ cuenta con un sistema contable mu tecnolgico.

P&(ici*n c&petitiva2or naturaleza cooperativa cooperarte cuenta con sucursales en distintas zonas de quito a

pesar de su matriz que se encuentra situado en "angolqu. ,as competencias centrales esmejorar el servicio del crdito que sirva de instrumento de apoyo para la solucin de unaseconomas solidarias$ satisfaccin de necesidades productivas de sus asociados.

De(epe9&"emestralmente va alcanzado o generando nuevos ingresos el cual le hace crecer a lacooperativa.

Lideraz-&*ooperarte cuenta con valores sumamente eficaces como el compromiso con los resultados$responsabilidad social$ analizan los hechos y brindan la opinin de la entidad$ se comunicanhonestamente$ y conllevan un compromiso con la comunidad y buena orientacin al cliente.

El ambiente del trabajo es muy bueno el cual tiene un rendimiento en el trabajo en quipo parasobresalir de cualquier dificultad apoyo mutuo entre compaeros.

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