ORGANIZACIÓN DE

DOCUMENTOS

Presentado por:

Liza Daniela Peña Arévalo

II Semestre

Admón. De empresas

Tarea tres

archivar los documentos1. Realizar la búsqueda de las normas que regulan la

documentación electrónica, en especial aquella que indicacómo se debe archivar la misma:

La norma ISO 14641-1 define un conjunto de especificaciones ISOconcernientes a las medidas técnicas y organizativas a implementarpara el registro, almacenamiento y restitución de documentoselectrónicos con el fin de asegurar su conservación, integridad yperdurabilidad. Cumple la norma e implementa con la solución dearchivo electrónico.

La Comisión Electrotécnica Internacional es una organizaciónde normalización en los campos electrónico y tecnologíasrelacionadas. Numerosas normas se desarrollan conjuntamente conla ISO (normas ISO/IEC).

Norma ISO 15489. La normalización de las políticas y losprocedimientos de la gestión de documentos de archivoasegura la adecuada atención y protección de los mismos, ypermite que la evidencia y la información que contienen puedanser recuperadas más eficiente y

eficazmente usando prácticas y procedimientos normalizados.

La Norma proporciona directrices con respecto de la política degestión documental, esta explica en forma completa laasignación de responsabilidades que debe definir un organismoen un sistema de gestión documental. Además, resalta laimportancia de la supervisión y auditoría, para lo cual presentaaspectos a considerar, como son:

- Responder por el cumplimiento de normas que debe cumplirla organización.

- Considerar que los documentos sean plena prueba.

- Optimizar su rendimiento en la organización.

2. Ilustrar mediante un ejemplo cómo se haría el proceso de

archivo con un tipo de

documento electrónico.

3. Hacer un cuadro comparativo de las características,

ventajas y desventajas de

archivar documentos en soporte papel vs. Documentos

electrónicos.

Desventajas: No es de fácil acceso cuando no se tiene a la

mano un equipo electrónico.

Esta propenso a que tenga modificaciones, si

no se tiene el cuidado de colocarle contraseña

para determinados cambios.

En una empresa se requiere de un programa de

gestión documental el cual el cual tiene un alto

costo.

Ventajas: Se puede realizar una búsqueda

unificada.

Eliminación de desplazamiento vehicular.

Ahorro de espacio físico.

Se reduce duplicidad de documentos archivados como por ejemplo: Fotocopias.

Los documentos de mucho valor se pueden guardar con altos niveles de seguridad.

Se impulsa a la promoción de uso de poco papel cuidados del medio ambiente.

Bibliografía:

http://es.slideshare.net/VEDANTA85/tratamiento-de-

documentos-electronicos-12330476

http://prezi.com/imhqnfnyhbcq/normas-que-regulan-la-

documentacion-electronica/

https://www.youtube.com/watch?v=GRL-PdS8bQg

http://www.ecopetrol.com.co/documentos/61796_Ane

xo_09._Procesos_gestion_documental_ley_594_200

0.pdf