ORGANIZACIÓN Y CLASIFICACIÓN DE EXPEDIENTES...
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ORGANIZACIÓN Y CLASIFICACIÓN DE EXPEDIENTES TRAMITADOS POR EL GIT DE CONTROL TERRESTRE Y CLASIFICACIÓN DE CAMPO. ZARETH YULISA RONCANCIO CARO. UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS. FACULTAD DE MEDIO AMBIENTE Y RECURSOS NATURALES. TECNOLOGÍA EN TOPOGRAFÍA. BOGOTÁ D.C. 2018.
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ORGANIZACIÓN Y CLASIFICACIÓN DE EXPEDIENTES TRAMITADOS POR EL
GIT DE CONTROL TERRESTRE Y CLASIFICACIÓN DE CAMPO.
ZARETH YULISA RONCANCIO CARO.
UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE
CALDAS. FACULTAD DE MEDIO AMBIENTE Y
RECURSOS NATURALES. TECNOLOGÍA EN
TOPOGRAFÍA.
BOGOTÁ D.C.
2018.
ORGANIZACIÓN Y CLASIFICACIÓN DE EXPEDIENTES TRAMITADOS POR
EL GIT DE CONTROL TERRESTRE Y CLASIFICACIÓN DE CAMPO.
ZARETH YULISA RONCANCIO CARO.
Este proyecto es presentado como requisito para optar el
título de TECNOLOGO EN TOPOGRAFÍA.
DIRECTOR DE PROYECTO:
ING. JULIO HERNÁN BONILLA ROMERO
DIRECTOR EXTERNO:
ING. ARTURO PERILLA RAMÍREZ
UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE
CALDAS. FACULTAD DE MEDIO AMBIENTE Y
RECURSOS NATURALES. TECNOLOGÍA EN
TOPOGRAFÍA.
BOGOTÁ D.C.
2018.
TABLA DE CONTENIDO
1. INTRODUCCIÓN ........................................................................................................ 5
2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ......................................................................... 6
3. OBJETIVOS. .............................................................................................................. 7
3.1 Objetivo General. ..................................................................................................... 7
3.2 Objetivos Específicos. .............................................................................................. 7
4. ACTIVIDADES Y METODOLOGÍA. ............................................................................ 8
4.1 Actividad #1 Gestión documental aplicada a expedientes de levantamientos
topográficos. .................................................................................................................. 8
4.1.1 Etapa de Revisión. ............................................................................................. 9
4.1.2 Etapa de Clasificación y Organización. .............................................................. 9
4.1.3 Etapa de Foliación. ............................................................................................ 9
4.1.4 Etapa de Almacenamiento. .............................................................................. 10
4.2 Actividad # 2 Manejo de información del proyecto desarrollado entre el Instituto
Geográfico Agustín Codazzi (IGAC) y el Fondo de Reparación de Victimas de la Unidad
de Atención y Reparación Integral a las Victimas (FRV- UARIV). ................................ 11
4.2.1 Etapa de Preparación. ..................................................................................... 11
4.2.2 Etapa de Ejecución: ......................................................................................... 12
4.2.3 Etapa de Control de Calidad. ........................................................................... 13
4.2.4 Etapa de Entrega. ............................................................................................ 14
5. RESULTADOS. ........................................................................................................... 15
6. Análisis de Resultados. ................................................................................................ 19
6.1 Análisis estadístico por mes de acuerdo a los informes entregados en el 2017. .... 19
6.2 Análisis estadístico de informes entregados por departamentos ........................ 20
6.3 Análisis estadístico del total de los tipos de diligencias. ......................................... 21
6.4 Análisis estadístico por tipos de diligencias en los departamentos de trabajo. ....... 23
7. CONCLUSIONES. .................................................................................................... 25
8. RECOMENDACIONES. ............................................................................................ 26
9. BIBLIOGRAFIA. ........................................................................................................... 27
LISTAS DE TABLAS
Tabla 1 Informes entregados por mes, para el año 2017 ...................................... 15
Tabla 2 Informes entregados por departamento en el año 2017 ........................... 16
Tabla 3 Tipos de diligencias por departamento. .................................................... 17
LISTA DE FIGURAS
Figura 1 Metodología aplicada para el desarrollo de la actividad #1. ...................... 8
Figura 2 Metodología aplicada para el desarrollo de la actividad #2 ..................... 11
Figura 3 Gráfico de informes entregados por mes con porcentaje. ....................... 19
Figura 4 Grafico de informes entregados por departamentos en porcentaje. ....... 20
Figura 5 Grafico de tipos de diligencias realizadas para la entrega de informes. .. 22
Figura 6 Mapa de departamentos donde se realizaron las diferentes diligencias. . 23
1. INTRODUCCIÓN
La pasantía es una modalidad de grado que brinda la Universidad Distrital
Francisco José de Caldas, mediante la adopción del acuerdo 038 de 2015 el
cual aprueba la modalidad grado pasantía para obtener un título profesional
y/o tecnológico, permitiendo de esta forma de que el estudiante adquiera
experiencia en el ámbito laboral. Los estudiantes pueden desarrollar su
pasantía que consta de una duración mínima de 192 horas en diferentes
instituciones, ya sean de carácter público o privado.
Una de las entidades que actualmente tiene convenio con la Universidad para
el desarrollo de las pasantías es el Instituto Geográfico Agustín Codazzi-
IGAC. El IGAC es una entidad encargada de producir y administrar la
información Geográfica y Cartográfica de Colombia, brindando así la
oportunidad al estudiante de desenvolverse en un ámbito laboral y afianzar
sus conocimientos de Topografía tanto teóricos como prácticos.
En el presente informe se expone el proceso que se realizó durante la
pasantía en el Grupo Interno de Trabajo (GIT) de Control Terrestre y
Clasificación de Campo en el área de organización de expedientes tramitados
por el GIT, bajo la subdirección de Geografía y Cartografía. El GIT se encarga
entre otras funciones de: realizar levantamientos en campo con ayuda de
dispositivos como GPS, realizar vuelos con aeronaves no tripuladas (VANTS),
procedimientos de fotocontrol y demás procesos necesarios con los proyectos
a desarrollar.
2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
El IGAC es una entidad dentro de la cual se maneja una gran cantidad de
información correspondiente a las diferentes actividades que son
desarrolladas por la misma, por lo cual es de vital importancia tener un manejo
adecuado de esta con el fin de garantizar la preservación y disponibilidad de
la información que es recolectada a lo largo del tiempo, tanto para el personal
interno como los usuarios externos cuando sea necesaria para algún tipo de
proceso. El IGAC cuenta con procesos de gestión documental que permite la
recopilación y clasificación de los expedientes tramitados que son producto
del desarrollo de distintas actividades como las que se desarrollan dentro del
GIT de Control Terrestre y Clasificación de Campo, donde dicha información
se encuentra almacena tanto en medio físico como en medio magnético por lo
cual es necesario clasificarla de forma adecuada mediante el instrumento
archivístico desarrollado en el GIT Gestión Documental, donde existe un
mapa de procesos del IGAC en el sistema de gestión integrado (SGI), en el
cual se encuentra el manual de manejo de archivos de gestión y central con
código P209000-01-16V2 cuya función principal es recopilar y clasificar de
manera ordenada los documentos de una entidad según diversos parámetros.
Debido a estas razones se plantea la participación del estudiante de
Tecnología en Topografía en la organización y clasificación de los diferentes
expedientes tramitados por el GIT Control Terrestre y Clasificación de Campo.
3. OBJETIVOS.
3.1 Objetivo General.
Apoyar la organización de expedientes tramitados por el GIT de Control Terrestre
y Clasificación de Campo mediante procesos específicos de gestión documental
del Instituto geográfico Agustín Codazzi.
3.2 Objetivos Específicos.
Verificar la compilación de documentos que conforman cada uno de los
expedientes que tramita el GIT. de Control Terrestre y Clasificación de campo
Efectuar la organización del material de clasificación de campo y de la
información de fotocontrol, siguiendo las TRDs vigentes para el IGAC.
Identificar el estado en el cual se encuentran tanto la información como el
medio en el cual esta se encuentra almacenada y si requiere algún tipo de
cambio para mejorar su preservación.
4. ACTIVIDADES Y METODOLOGÍA.
Durante el tiempo de desarrollo de la pasantía se llevaron a cabo diferentes
actividades con el fin de apoyar la gestión documental al GIT Control Terrestre y
Clasificación De Campo del IGAC. Estas actividades se dividen en dos, las cuales
para cada una se desarrolló una metodología diferente que permitiera cumplir el
objetivo de las mismas.
4.1 Actividad #1 Gestión documental aplicada a expedientes de
levantamientos topográficos.
Para la ejecución de la primera actividad, fue necesaria la intervención de un
funcionario del GIT de gestión documental quien otorgó una breve inducción sobre
los procesos de almacenamiento, con el fin de dar a los pasantes el conocimiento
básico para el buen desempeño de la tarea, para lo cual se llevó a cabo una
metodología que consistía en cuatro etapas:
Figura 1 Metodología aplicada para el desarrollo de la actividad #1.
Fuente: Grupo GIT Control Terrestre y Clasificación de Campo del IGAC.
ETAPA 1 REVISIÓN
•Verificación del estado de la información y elementos utilizados
para su almacenamiento.
ETAPA 2 CLASIFICACIÓN
Y ORGANIZACIÓN
•examinar que la información corresponda al tipo de proyecto y que a su vez se encuentre organizada según
las tablas de retención documental.
ETAPA 3 FOLIACIÓN
•Numeración consecutiva de cada uno de los folios encontrados dentro
de los royectos realizados.
ETAPA 4 ALMACENAMIENTO
•Desarrollo del inventario único que relaciona todos los proyectos realizados a
almacenar.
4.1.1 Etapa de Revisión.
La etapa de revisión consiste en reconocer el estado físico de cada uno de los
elementos (cajas, carpetas cuatro aletas y rótulos) utilizados para el
almacenamiento de los expedientes tramitados por el GIT. Control Terrestre y
Clasificación de Campo del IGAC, con el fin de constatar que si se esté cumpliendo
la normativa dada por el GIT Gestión Documental del IGAC, de acuerdo al Manual
de Procedimientos, Manejo de archivos de gestión y central.
4.1.2 Etapa de Clasificación y Organización.
La etapa de clasificación como su nombre lo indica consiste en la clasificación de la
información de cada uno de los expedientes tramitados por el GIT Control Terrestre
y Clasificación De Campo del IGAC, de acuerdo a los criterios establecidos por el
GIT de Gestión Documental del IGAC. Estos consisten en agrupar la información de
los expedientes teniendo en cuenta la conformación de series, sub- series y tipos
de documentos, definidos en las tablas de retención documental (TRDs) aprobadas
por el IGAC para el GIT Control Terrestre y Clasificación de Campo, la información
de cada uno de los expedientes debe ser organizada dentro de carpetas de cuatro
aletas las cuales no pueden superar un máximo de 200 folios, en caso de que esto
se presente se deberá dividir la información en dos carpetas las cuales se deben
relacionar para dar continuidad al expediente de forma organizada.
4.1.3 Etapa de Foliación.
Este proceso se hizo sujeto al “MANUAL DE PROCEDIMIENTOS, Manejo de
archivos de gestión y central, Grupo interino de trabajo de gestión documental, Junio
de 2016”
El cual explica en el numeral 5.2.1.3, literalmente:
5.2.1.3. Foliación
° Los documentos previamente ordenados debe numerarse de manera consecutiva
dentro de la carpeta, numerando desde 1 hasta un máximo de 200 folios.
° Utilizar lápiz de mina negra 2H o HB.
° Numerar en la esquina superior derecha de la hoja, de manera legible, sin
enmendaduras y en el sentido de lectura del texto, sobre un espacio en blanco y sin
alterar membretes, sellos, textos o numeraciones originales.
° Los planos o cualquier documento que por su formato o tamaño estén doblados,
se numeran como un solo folio.
° Las fotografías se folian al respaldo.
° No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel (casetes, discos
ópticos CD ROM, videos, cintas magnéticas, etc.), se debe relacionar su existencia
en el campo observaciones del formato Inventario Único Documental.
4.1.4 Etapa de Almacenamiento.
Esta etapa consiste en generar un inventario total, el cual permita relacionar cada
uno de los expedientes que fueron tramitados por el GIT Control Terrestre y
Clasificación De Campo del IGAC. Este inventario consiste en establecer la cantidad
de expedientes a los cuales se les realizo el proceso de gestión documental,
relacionando toda la información pertinente a cada uno de los expedientes.
4.2 Actividad # 2 Manejo de información del proyecto desarrollado entre el
Instituto Geográfico Agustín Codazzi (IGAC) y el Fondo de Reparación de
Victimas de la Unidad de Atención y Reparación Integral a las Victimas (FRV-
UARIV).
Para la ejecución de esta actividad fue necesario seguir unas pautas dadas por el
funcionario a cargo del proyecto FRV las cuales consistían en:
Figura 2 Metodología aplicada para el desarrollo de la actividad #2
Fuente: Grupo GIT Control Terrestre y Clasificación de Campo del IGAC.
4.2.1 Etapa de Preparación.
Esta etapa consiste en ordenar y clasificar los predios según correspondan al tipo
de diligencia que se debe llevar a cabo sobre el predio de interés, una vez realizada
la diligencia en el predio de interés es necesario almacenar la información de cada
predio mediante la ruta lógica establecida la cual corresponde a:
Z:/Transferencias / FRV / Revisiones / departamento / Predio / informe, anexos,
información catastral.
Tipos de diligencias:
Alistamientos: consisten en la primera visita realizada al predio de interés.
Recepción: consiste en la verificación de la información recolectada durante
la primera visita al predio de interés.
Inspección: consiste en una tercera visita realizada al predio de interés con
el fin de constatar la información recolecta con anterioridad y establecer si el
predio se encuentra en las mismas condiciones que tenía durante las dos
visitas anteriores.
4.2.2 Etapa de Ejecución:
Esta etapa consiste en realizar una verificación visual de la información plasmada
en cada uno de los informes generados por el IGAC, con el fin de garantizar que
la información contendida fuera la adecuada y correspondiente a los diferentes
tipos
Parámetros a verificar:
Redacción: Se realiza la verificación de la coherencia y ortografía de los
textos plasmados dentro de cada informe, con el fin de corregir tanto los
errores gramaticales como los errores de redacción que puedan existir.
Conceptos catastrales: Se realiza la verificación de que el nombre del
predio, el folio de matrícula inmobiliaria y la cedula catastral encontrados
dentro del informe corresponda a un solo predio de estudio a partir de la base
de datos del IGAC.
Código IGAC: Se realiza la confirmación del código a partir de las bases
del IGAC y que este a su vez corresponda tanto al departamento como
municipio donde se indica se encuentra localizado el predio.
Plano: Se debe verificar que las coordenadas y la localización del predio
correspondan a las que se encuentran plasmadas en el plano y a su vez
verificar que la escala planimetría tanto grafica como numérica sea la
adecuada y correspondiente al plano.
4.2.3 Etapa de Control de Calidad.
En esta etapa es necesario cumplir con los requisitos en la normatividad sujeta al
contrato entre el IGAC y el FRV, en este proceso se realizaba una compilación de
todos los informes a entregar y a partir de la base de datos con la que el IGAC
cuenta se realiza una verificación minuciosa de que los datos de los informes
correspondan con los datos que se encuentran en la base de datos del IGAC los
cuales corresponde a:
Fecha de salida.
Fecha de regreso.
Días de comisión rural.
Días de comisión urbano.
Clase de bien.
Tipo de diligencia.
Folio de matrícula inmobiliaria (FMI).
Departamento.
Municipio.
Código IGAC.
Nombre del bien.
Realizada / no realizada.
Observaciones.
Una vez realizada la compilación de los informes a entregar y verificada la
información de esta, es necesario tener de cada informe su archivo digital
respetando la ruta lógica: Z:/Transferencias/FRV/Revisiones/departamento/Predio/
que contenga toda la información catastral, sus anexos pertinente a cada predio y
de igual forma el informe escaneado con las respectivas firmas de los funcionarios
a cargo del proyecto existente entre el IGAC y el FRV.
4.2.4 Etapa de Entrega.
Esta etapa consiste en realizar la entrega de información previamente recolecta y
verificada al FRV, esta actividad corresponde directamente a uno de los funcionarios
que se encuentre a cargo del convenio entre el IGAC y el FRV-UARIV el cual se
encarga de llevar la información tanto en medio físico como en medio magnético
mediante diferentes entregas programadas previamente.
5. RESULTADOS.
Los resultados obtenidos durante el desarrollo de la pasantía se pueden evidenciar
en las estadísticas generadas tanto por la cantidad de informes entregados por mes
como por la cantidad de informes entregados por departamento y a su vez la
cantidad de estos correspondientes a los diferentes tipos de diligencias con un total
de 445 informes entregados por parte del IGAC al FRV.
Tabla 1 Informes entregados por mes, para el año 2017
Fuente: Grupo GIT Control Terrestre y Clasificación de Campo del IGAC.
TIPO CANTIDAD
ALISTAMIENTOS 1
MARZO RECEPCIÓN 0 5
INSPECCIÓN 4
ALISTAMIENTOS 23
ABRIL RECEPCIÓN 2 25
INSPECCIÓN 0
ALISTAMIENTOS 14
MAYO RECEPCIÓN 1 16
INSPECCIÓN 0
ALISTAMIENTOS 34
JUNIO RECEPCIÓN 13 52
INSPECCIÓN 1
ALISTAMIENTOS 99
JULIO RECEPCIÓN 2 127
INSPECCIÓN 24
ALISTAMIENTOS 33
AGOSTO RECEPCIÓN 5 47
INSPECCIÓN 9
ALISTAMIENTOS 23
SEPTIEMBRE RECEPCIÓN 2 32
INSPECCIÓN 0
ALISTAMIENTOS 40
OCTUBRE RECEPCIÓN 24 66
INSPECCIÓN 0
ALISTAMIENTOS 48
RECEPCIÓN 3 75
INSPECCIÓN 24
TOTALES 445
DILIGENCIA TOTAL
INFORMES AL
FRV
NOVIEMBRE
DICIEMBRE
MES
En la tabla 2 se señala la cantidad de informes entregados por departamento, se
muestra claramente que la mayoría de informes entregados fueron del
departamento de Antioquia, de acuerdo a la organización de estos se presenta el
resultado de la cantidad que fueron entregados al FRV por parte del IGAC.
Tabla 2 Informes entregados por departamento en el año 2017
Fuente: Grupo GIT Control Terrestre y Clasificación de Campo del IGAC.
En la tabla 3 se señala la cantidad de informes entregados por tipo de diligencia y
a su vez por departamento donde se muestra claramente que la mayoría de
informes entregados fueron alistamientos, de acuerdo a la organización de estos se
presenta el resultado a la cantidad de cada tipo de diligencias realizadas.
# DE INFORMES
DEPARTAMENTO ENTREGADOS
1 ANTIOQUIA 178
2 ARAUCA 2
3 ATLANTICO 4
4 BOLÍVAR 16
5 BOYACÁ 12
6 CALDAS 8
7 CAQUETA 12
8 CESAR 2
9 CÓRDOBA 61
10 CUNDINAMARCA 6
11 HUILA 62
12 MAGDALENA 11
13 META 10
14 QUINDIO 3
15 SANTANDER 16
16 SUCRE 5
17 TOLIMA 8
18VALLE DEL
CAUCA27
19 VICHADA 2
ID
Tabla 3 Tipos de diligencias por departamento.
ID DEPARTAMENTO TOTAL
TIPO CANTIDAD
1 ANTIOQUIA ALISTAMIENTOS 115 178
RECEPCIÓN 39
INSPECCIÓN 24
TIPO CANTIDAD
2 ARAUCA ALISTAMIENTOS 1 2
RECEPCIÓN 1
INSPECCIÓN 0
TIPO CANTIDAD
3 ATLANTICO ALISTAMIENTOS 4 4
RECEPCIÓN 0
INSPECCIÓN 0
TIPO CANTIDAD
4 BOLÍVAR ALISTAMIENTOS 8 16
RECEPCIÓN 0
INSPECCIÓN 8
TIPO CANTIDAD
5 BOYACÁ ALISTAMIENTOS 7 12
RECEPCIÓN 4
INSPECCIÓN 1
TIPO CANTIDAD
6 CALDAS ALISTAMIENTOS 8 8
RECEPCIÓN 0
INSPECCIÓN 0
TIPO CANTIDAD
7 CAQUETA ALISTAMIENTOS 8 12
RECEPCIÓN 4
INSPECCIÓN 0
TIPO CANTIDAD
8 CESAR ALISTAMIENTOS 0 2
RECEPCIÓN 2
INSPECCIÓN 0
TIPO CANTIDAD
9 CÓRDOBA ALISTAMIENTOS 50 61
RECEPCIÓN 10
INSPECCIÓN 1
DILIGENCIA
Fuente: Grupo GIT Control Terrestre y Clasificación de Campo del IGAC.
ID DEPARTAMENTO TOTAL
TIPO CANTIDAD
ALISTAMIENTOS 4
10 CUNDINAMARCA RECEPCIÓN 2 6
INSPECCIÓN 0
TIPO CANTIDAD
ALISTAMIENTOS 62
11 HUILA RECEPCIÓN 0 62
INSPECCIÓN 0
TIPO CANTIDAD
ALISTAMIENTOS 11
12 MAGDALENA RECEPCIÓN 0 11
INSPECCIÓN 0
TIPO CANTIDAD
ALISTAMIENTOS 9
13 META RECEPCIÓN 1 10
INSPECCIÓN 0
TIPO CANTIDAD
ALISTAMIENTOS 0
14 QUINDIO RECEPCIÓN 3 3
INSPECCIÓN 0
TIPO CANTIDAD
ALISTAMIENTOS 16
15 SANTANDER RECEPCIÓN 0 16
INSPECCIÓN 0
TIPO CANTIDAD
ALISTAMIENTOS 5
16 SUCRE RECEPCIÓN 0 5
INSPECCIÓN 0
TIPO CANTIDAD
ALISTAMIENTOS 0
17 TOLIMA RECEPCIÓN 7 8
INSPECCIÓN 1
TIPO CANTIDAD
ALISTAMIENTOS 21
18 VALLE DEL CAUCA RECEPCIÓN 6 27
INSPECCIÓN 0
TIPO CANTIDAD
ALISTAMIENTOS 2
19 VICHADA RECEPCIÓN 0 2
INSPECCIÓN 0
DILIGENCIA
6. Análisis de Resultados.
Las cantidades de proyectos revisados cuentan con un análisis estadístico que se
divide en diferentes partes, los datos recogidos son representados por gráficos de
porcentaje.
6.1 Análisis estadístico por mes de acuerdo a los informes entregados en el
2017.
Fuente: Grupo GIT Control Terrestre y Clasificación de Campo del IGAC.
La estadística corresponde a los informes que fueron entregados por mes para el
año 2017, las fechas se encuentran entre los meses de marzo y diciembre debido
a que el convenio entre el IGAC y el FRV-UARIV fue firmado en el mes de marzo
del 2017. Se puede observar en la gráfica de la figura 3 “Gráfico de informes
entregados por mes con porcentaje.” que en el mes de julio se entregó la mayor
cantidad de informes al FRV-UARIV por parte del IGAC, los cuales se realizaron a
partir de los diferentes datos recolectados durante la ejecución de los diferentes
tipos de diligencias que se realizaron en gran parte del territorio nacional, estos
informes fueron verificados con anterioridad con el fin de constatar que la
Figura 3 Gráfico de informes entregados por mes con porcentaje.
información fuera la requerida por parte del FRV-UARIV de tal forma el julio abarca
un porcentaje total del 29% respecto a los demás meses, con un total de 127
informes entregados. El mes con menor número de informes entregados al FRV-
UARIV por parte del IGAC fue el mes de marzo con un porcentaje total de 1%
respecto a los demás meses el cual hace referencia a un total de 5 informes
entregados, de tal manera se puede inferir que en el mes de julio hubo más
efectividad en la funciones desarrolladas dentro del convenio entre el IGAC y el
FRV-UARIV.
6.2 Análisis estadístico de informes entregados por departamentos
De acuerdo a los departamentos visitados en ejecución del convenio, se expone en
el gráfico 2 “Grafico de informes entregados por departamentos en porcentaje”. La
densidad de informes entregados correspondientes a cada uno ellos.
Figura 4 Grafico de informes entregados por departamentos en porcentaje. Fuente: Grupo GIT Control Terrestre y Clasificación De Campo del IGAC.
Se puede observar mediante el grafico de la figura cuatro, que el mayor número
de informes que fueron entregados durante el convenio entre el IGAC y el FRV-
UARIV del año 2017, pertenecen al departamento de Antioquia, el cual abarca el
40% del total de los informes entregados (los cuales son el resultado que se obtuvo
a partir de la información recolectada de cada uno de los predios de interés para
el convenio entre el IGAC y el FRV-UARIV), que hace referencia a 178 informes.
El porcentaje restante (60%) corresponde a la cantidad de los informes que se
entregaron al FRV-UARIV respecto a los otros departamentos, donde se realizó la
recolección de información de los demás predios de interés, mediante el grafico
de la figura cuatro también se puede observar que del porcentaje restantes (60%)
el 28% de los informes que se entregaron pertenecen a los departamentos de
Córdoba y Huila donde cada uno abarca el 14% respecto al total de los demás
departamentos, es decir que forman casi la casi la mitad de los informes
entregados restantes del 60%; de tal manera se infiere que dentro de los
departamentos de Antioquia, córdoba y Huila es donde se encuentra la gran
mayoría de predios de interés para el convenio entre el IGAC y el FRV-UARIV.
6.3 Análisis estadístico del total de los tipos de diligencias.
Dentro de los informes que se entregaron por parte del IGAC al FRV-UARIV, estos
se dividían en tres tipos de diligencias que se realizaron dentro del territorio
nacional, las cuales consistían en 3 tipos:
Alistamiento.
Recepción.
Inspección.
Fuente: Grupo GIT Control Terrestre y Clasificación De Campo del IGAC.
La estadística corresponde a los tipos de diligencias realizadas en su totalidad en
los diferentes departamentos del territorio nacional en el año 2017 para el
desarrollo del convenio entre el IGAC y el FRV-UARIV, se observa en el gráfico de
la figura 5 “Grafico de tipos de diligencias realizadas para la entrega de informes.”
Que las diligencias realizadas de tipo alistamiento abarcan un porcentaje total del
74% respecto a las demás diligencias que se realizaron, lo cual indica que en su
gran mayoría las diligencias (visitas) que se llevaron a cabo en los diferentes
predios de interés para el convenio entre el IGAC y el FRV-UARIV, se realizaron
por primera vez. Caso contrario ocurre con las diligencias de inspección que tan
solo abarca el 8%, es decir que los predios de interés a los cuales se les realizaba
una tercera visita son muy pocos; de lo cual se pude inferir que las diligencias más
comunes a realizar sobre los predios de interés para el convenio entre el IGAC y
el FRV-UARIV son de alistamiento a diferencia de las de recepción e inspección.
Figura 5 Grafico de tipos de diligencias realizadas para la entrega de informes.
6.4 Análisis estadístico por tipos de diligencias en los departamentos de
trabajo.
Figura 6 Mapa de departamentos donde se realizaron las diferentes diligencias.
Fuente: Grupo GIT Control Terrestre y Clasificación De Campo del IGAC
En la figura 6 “Mapa de departamentos donde se realizaron las diferentes
diligencias”, se puede observar de manera gráfica los departamentos visitados en
ejecución del convenio entre el IGAC y el FRV-UARIV c, con sus respectivos datos,
es decir los tipos de diligencias que se llevaron a cabo en cada uno de ellos, además
permite observa y ratificar que el departamento donde se encuentran la mayoría de
predios de interés es el departamento de Antioquia, al cual pertenecen el mayor
número de diligencias ya sean de alistamiento, recepción e inspección respecto a
los demás, también se observa que a pesar de que Huila es uno de los
departamentos donde se encuentra una cantidad de predios de interés
considerables solo se llevó a cabo un tipo de diligencia que fue de alistamiento la
cual abarca el 19% respecto a los demás departamentos donde se realizó este tipo
de diligencia y además de esto excluyendo el departamento de Antioquia se puede
observar que a pesar de que el departamento de Bolívar no cuenta con un número
elevado de predios de interés, este cuenta con el mayor porcentaje de diligencias
de inspección realizadas respecto a los demás departamentos.
.
7. CONCLUSIONES.
De las diferentes actividades realizadas durante el tiempo de desarrollo de la
pasantía se pude concluir que:
Para el adecuado manejo y organización de la información recolectada
para cada uno de los expedientes tramitados por el GIT Control Terrestre
y Clasificación De Campo del IGAC, es necesario aplicar los diferentes
parámetros y normas establecidos por el GIT Gestión documental del
IGAC mediante las tablas de retención documental (TRD) apropiadas para
el GIT Control Terrestre y Clasificación de Campo.
Al momento de entregar un informe al FRV es necesario someterlo a un
proceso de control de calidad sin excepciones, con el fin de garantizar que
estos cumplan con los parámetros establecidos en el convenio entre el
IGAC y el FRV.
El adecuado manejo de la información que se encuentra dentro de las
bases de datos del IGAC es muy importante ya que mediante de esta se
puede corroborar la veracidad de la información recopilada en cada uno de
los informes a entregar al FRV por parte del IGAC.
Se pude deducir que el departamento de Antioquia es donde se encuentran
la gran mayoría de predios de interés para el convenio existente entre el
IGAC y el FRV debido a la cantidad de diligencias realizadas en este, en
concordancia con el orden público garantizado en las áreas seleccionadas,
donde los funcionarios de las entidades realizaron las actividades de
campo especificas por diligencia.
8. RECOMENDACIONES.
Generar lineamientos claros de estudio de trabajo para garantizar la
homogeneidad en los informes y claridad en los procedimientos de
almacenamiento y la entrega de información garantizaran un resultado
favorable y optimo tanto para el usuario interno (IGAC) como para el usuario
externo (FRV).
Es necesario el cumplimiento de las normas dadas para el proceso de gestión
documental dentro del IGAC a fin conservar el orden de búsqueda de los
diferentes expedientes tramitados por el GIT control terrestre y clasificación
de campo.
Es importante realizar un análisis detallado de la información para evitar
inconsistencias a la hora de organizarla
27
9. BIBLIOGRAFIA.
INSTITUTO GEOGRÁFICO AGUSTÍN CODAZZI (Junio, 2015). Manual de Procedimientos, manejo de archivos de gestión y central, grupo interino de trabajo de gestión documental.
