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Dr. Ing. Luz Davalos

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ORGANIZACIÓN. Gestión por procesos y Organigramas

Objetivos:

Al finalizar este capítulo el estudiante deber ser capaz de:

Organizar los procesos de una organización

Estructurar un sistema de gestión Diseñar el organigrama de una organización

GESTIÓN POR PROCESOS Las empresas son cada vez más complejas, la revolución industrial hizo que hombres y máquinas se coordinaran con un objetivo claro, la productividad. Las organizaciones estrellas eran las fábricas, se establecían cadenas de mando mediante las cuales se transmitían las órdenes y a las personas de los niveles jerárquicos inferiores se les denominaba mano de obra porque no precisaban gran cualificación, debían adaptarse a los ritmos de fabricación y las relaciones humanas se resumían al control y supervisión de las tareas operativas. Actualmente, existen organizaciones complejas en cualquier sector y todas con necesidades organizativas, ahora no se precisa solo la productividad sino además se debe hablar en términos de conocimiento e innovación. A pesar de esto la mayoría de las empresas han heredado los antiguos esquemas de organización, basados en la jerarquía y la especialización.

Figura 13: Jerarquía y especialización

Los principios en los que se basan este tipo de organización son los siguientes: Primero: Las órdenes se transmiten de arriba hacia abajo es decir, los que están arriba tienen como funciones el tomar decisiones que transmiten a los que están más abajo mientras controlan que las órdenes se cumplan. Segundo: las personas se agrupan según el tipo de tarea que realizan y el tipo de conocimientos que dichas tareas requieren. Estos modelos presentan algunas ventajas: establecen fácilmente los objetivos prioritarios de la organización, permiten potenciar el conocimiento especializado y son fáciles de interiorizar como modelo organizativo. No obstante las organizaciones más exitosas el mundo se gestionan en base a otros principios que han demostrado ser eficientes y eficaces en diferentes situaciones. Estos 8 principios de excelencia empresarial son los propuestos por el modelo EFQM:

1. Orientación los resultados 2. Orientación hacia los clientes 3. Liderazgo y constancia en los objetivos 4. Gestión por procesos 5. Desarrollo e implicación de las personas 6. Aprendizaje innovación y mejora continua


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7. Desarrollo de alianzas 8. Responsabilidad social

Es importante revisar si estos principios pueden operativizarse a través de los modelos tradicionales, por lo tanto revisaremos algunos de estos principios. En relación a la orientación a los resultados. Es fácil de engranar en el modelo funcional clásico (o eso es lo que parece), al existir una jerarquía las personas de los niveles inferiores realizan tareas siguiendo las directrices de las personas que están en los niveles superiores, se trabaja para la consecución de los objetivos que llegan de arriba. Pero debido al flujo ascendente que acabamos de ver lo normal es que los objetivos sean departamentales, se corre el riesgo de que los objetivos de los diferentes departamentos no sean complementarios y no sean coherentes desde el punto de vista global de la empresa. Un objetivo de incremento de ventas en el departamento comercial implica una gran carga de trabajo a producción y un objetivo de producción afectará mucho al departamento de expediciones. En relación a la orientación hacia los clientes. Está claro que el cliente es un stakeholder importantísimo para la organización, las empresas no sobreviven sin clientes, ¿Pero dónde están el cliente en el modelo funcional?. Siguiendo su enfoque jerárquico especialista es muy difícil situar el cliente. Entre otras consideraciones el modelo funcional no promueve la autonomía, hace que las actividades se orienten verticalmente, reduce la capacidad de toma de decisiones de los niveles más bajos, tampoco parece promover una mejora orientada al cliente ya que separa drásticamente en departamentos la secuencia de actividades que van añadiendo valor al producto o servicio para nuestro cliente. En todo caso el cliente debería estar al principio y al final de operaciones transversales como en la siguiente figura:

Figura 13: Ubicación del cliente

En relación al aprendizaje y la innovación En la actualidad cualquier organización debe innovar y mejorar continuamente basándose en el aprendizaje y esto solo pueden hacerlo personas capaces, implicadas y autónomas para la toma de decisiones. No hay mejora, ni innovación sin ideas y no hay ideas sin personas autónomas y motivadas. El modelo funcional (tradicional) no promueve la autonomía pues reduce la capacidad de toma de decisiones de los niveles más bajos. Por lo tanto ya no se puede gestionar una organización por las funciones descritas en su organigrama. El enfoque basado en procesos es un principio de gestión básico y fundamental para la obtención de resultados. Un resultado se alcanza más eficientemente cuando las actividades y los recursos se gestionan como un proceso. Por qué es un proceso.

La familia ISO 9000 define un proceso como “un conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados”.

Según el modelo de excelencia EFQM un proceso es “una secuencia de actividades que van añadiendo valor mientras se produce un determinado producto o servicio a partir de determinadas aportaciones”.

El enfoque basado en procesos enfatiza que los objetivos definidos se pueden alcanzar de manera más eficiente si se consideran actividades agrupadas entre sí, estas actividades bajo control deben permitir la transformación de entradas en salidas aportando valor.

Entender un proceso implica:


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- Definir de manera sistemática las actividades que componen el proceso. - Identificar la interrelación con otros procesos. - Definir responsabilidades. - Analizar y medir los resultados de la capacidad del proceso, su eficacia, eficiencia y ética. - Centrarse en los recursos y métodos que permiten la mejora del proceso.

Ejerciendo control sobre los procesos individuales y sus vínculos dentro del sistema, se pueden conocer los resultados que obtienen cada uno de los procesos y cómo los mismos contribuyen al logro de los objetivos de la organización. El análisis de los resultados de los procesos (y sus tendencias), permite además, priorizar las oportunidades de mejora. Las actuaciones a emprender por parte de una organización para dotar de un enfoque basado en procesos a su sistema de gestión, se pueden resumir en cuatro grandes pasos:

1. La identificación y secuencia de los procesos. 2. La descripción de cada uno de los procesos. 3. El seguimiento y la medición para conocer los resultados que obtienen. 4. La mejora de los procesos con base en el seguimiento y la medición.

A continuación, se desarrolla cada uno de estos pasos, de manera que a través de los mismos se pretende facilitar el entendimiento del enfoque basado en procesos y de cómo hacerlo efectivo en cualquier organización. LA IDENTIFICACIÓN Y SECUENCIA DE LOS PROCESOS. EL MAPA DE PROCESOS El primer paso para adoptar un enfoque basado en procesos en una organización, es precisamente reflexionar sobre cuáles son los procesos que deben configurar el sistema, es decir, qué procesos existen dentro del sistema de gestión. Hay que plantearse, por tanto, cuáles de los procesos son los suficientemente significativos y con qué nivel de detalle se desea trabajar. La identificación y selección de los procesos debe nacer de la reflexión acerca de las actividades que se desarrollan en la organización y de cómo éstas influyen y se orientan hacia la consecución de los objetivos. Los principales factores para la identificación y selección de los procesos son:

- Influencia en la satisfacción del cliente - Los efectos en la calidad del producto/servicio - Influencia en la visión, misión, objetivos - Cumplimiento de requisitos legales o reglamentarios - Los riesgos financieros - Utilización intensiva de recursos

Una organización puede recurrir a diferentes herramientas de gestión que permitan llevar a cabo la identificación de los procesos que componen la estructura, pudiendo aplicar técnicas de “Brainstorming”, dinámicas de equipos de trabajo, etc. En cualquiera de los casos, es importante destacar la importancia de la implicación de los líderes de la organización para dirigir e impulsar la configuración de la estructura de procesos de la organización, así como para garantizar la alineación con el propósito definido. Una vez efectuada la identificación y la selección de los procesos, surge la necesidad de definir y reflejar esta estructura de forma que facilite la determinación e interpretación de las interrelaciones existentes entre los mismos. La manera más representativa de reflejar estos procesos y sus interrelaciones es precisamente a través de un mapa de procesos, que viene a ser la representación gráfica de la estructura de procesos que conforman el sistema de gestión de una organización.

El mapa de procesos es la representación gráfica de la estructura de procesos que conforman el sistema de gestión


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Para la elaboración de un mapa de procesos, y con el fin de facilitar la interpretación del mismo, es necesario reflexionar previamente en las posibles agrupaciones en las que pueden encajar los procesos identificados. El tipo de agrupación puede ser establecido por la propia organización no existiendo una regla específica al respecto.

La agrupación de los procesos permite establecer analogías entre los mismos, al tiempo que facilita la interrelación y la interpretación del mapa en su conjunto

Se recomienda el siguiente tipo de agrupación:

En este modelo existen: - Procesos operativos, de realización, de negocio o centrales Son los procesos relacionados con la realización del producto o la prestación del servicio, son los procesos que añaden valor directamente al producto o servicio. - Procesos estratégicos o de gestión Son los procesos que están vinculados con la alta dirección son aquellos que permite definir el rumbo de la organización. - Procesos de apoyo o soporte Son los procesos que dan soporte a los procesos operativos en temas relativos a recursos y mediciones. El mapa de procesos debe incluir de manera particular los procesos identificados y seleccionados, planteándose la incorporación de dichos procesos en las agrupaciones definidas. Para establecer adecuadamente las interrelaciones entre los procesos es fundamental reflexionar acerca de qué salidas produce cada proceso y hacia quien y donde van, qué entradas necesita el proceso y de donde vienen. Así los procesos identificados deben presentarse en las agrupaciones definidas por la organización su relación general en el mapa de procesos. Las agrupaciones se pueden entender como macro procesos que incluyen dentro de sí otros procesos. A su vez uno de estos procesos se pueda desplegar en otros procesos (subprocesos o procesos de segundo nivel). En función del tamaño y la complejidad de la organización la cantidad de procesos y los niveles serán diferentes. Hay que tener presente que los mapas de procesos son un instrumento para la gestión y no un fin en sí mismo. El nivel de detalle de los mapas de proceso dependerá, como ya se ha comentado anteriormente, del tamaño de la propia organización y de la complejidad de sus actividades. Es importante alcanzar un adecuado punto de equilibrio entre la facilidad de interpretación del mapa o los mapas de proceso y el contenido de información. Por un lado, mapas de proceso excesivamente detallados pueden contener mucha información, pero presentar dificultad para el entendimiento de la estructura de procesos (es decir, contener un exceso de información con poco valor y/o un excesivo detalle, que dificultan la interpretación). A continuación, se presentan un ejemplo:


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A saber que, un despliegue excesivo de los procesos podría conducir a la consideración de procesos muy “atomizados” que representan resultados de escaso interés por sí solos, y que sería de mayor utilidad y más fácil manejo si se consideraran de manera más agregada.

El último nivel de despliegue que se considere a la hora de establecer la estructura de procesos debe permitir que cada proceso sea “gestionable”.

En el otro extremo, un escaso nivel de despliegue de los procesos nos podría conducir a la pérdida de información relevante para la gestión de la organización. Por ello, es necesario alcanzar una solución de equilibrio. Hay que tener en cuenta que cada proceso implicará el manejo de una serie de indicadores y los indicadores ofrecen información. Es conveniente que esta información sea la adecuada y relevante, y que los indicadores seleccionados sean, a su vez, manejables. El establecimiento y determinación de la estructura de procesos no es una tarea que sea definitiva, implica la realización de muchos ajustes. Es habitual y normal que una organización establezca un primer mapa de procesos y, al cabo del tiempo, se percate de la necesidad de modificar dicha estructura por diferentes motivos:

- Necesidad de agregar procesos para establecer indicadores más relevantes. - Conveniencia de desagrupar procesos para obtener información de resultados de interés a mayor

nivel de detalle. - Solape entre actividades contempladas en diferentes procesos.

Hay que alcanzar un punto de equilibrio entre la información contenida en el mapa de proceso y su facilidad de interpretación y representatividad

DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS. La descripción de un proceso tiene como finalidad determinar los criterios y métodos para asegurar que las actividades que comprende dicho proceso se llevan a cabo de manera eficaz, al igual que el control del mismo. Esto implica que la descripción de un proceso se debe centrar en las actividades, así como en todas aquellas características relevantes que permitan su gestión.


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Dado que el enfoque basado en procesos potencia la representación gráfica, el esquema para llevar a cabo la descripción puede ser el que se refleja a continuación: Diagrama de proceso La descripción de las actividades de un proceso se puede llevar a cabo a través de un diagrama, donde se pueden representar estas actividades de manera gráfica e interrelacionadas entre sí. Estos diagramas facilitan la interpretación de las actividades en su conjunto, debido a que se permite una percepción visual del flujo y la secuencia de las mismas, incluyendo las entradas y salidas necesarias para el proceso y los límites del mismo. Uno de los aspectos importantes que deberían recoger estos diagramas es la vinculación de las actividades con los responsables de su ejecución, ya que esto permite reflejar, a su vez, cómo se relacionan los diferentes actores que intervienen en el proceso. Se trata, por tanto, de un esquema “quién-qué”, donde en la columna del “quién” aparecen los responsables y en la columna del “qué” aparecen las propias actividades en sí.

En este diagrama se puede observar cómo es posible llevar a cabo una descripción de las actividades de manera gráfica y vincular cada actividad con el responsable de llevarla a cabo. Para la representación de este


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tipo de diagramas, la organización puede recurrir a la utilización de una serie de símbolos que proporcionan un lenguaje común, y que facilitan la interpretación de los mismos. Existen normas para este tipo de representación simbólica, si bien se centran en procesos específicos tales como procesos industriales, de instalaciones o automatización industrial (como la norma ISO 10628:2001 o la norma UNE 1096-3:1991), no existiendo una norma específica para la representación simbólica de diagramas de proceso.

Puede ser habitual que debido a la complejidad del proceso y/o a la extensión de las actividades que lo comprenden no se pueda representar gráficamente el conjunto de las mismas en un diagrama. Esta dificultad se puede solventar a través de llamadas a pie de diagrama, o bien a través de otros diagramas de proceso complementarios (que salen a partir del proceso mayor) o bien a través de otros documentos como procedimientos específicos o instrucciones de trabajo, según convenga. Aunque la elaboración de un diagrama de proceso requiere de un importante esfuerzo, la representación de las actividades a través de este esquema facilita el entendimiento de la secuencia e interrelación de las mismas y favorece la identificación de la “cadena de valor”, así como de las interfases entre los diferentes actores que intervienen en la ejecución del mismo. Cuando la ausencia de una documentación o la falta de descripción en detalle de una o varias actividades impliquen que un proceso no se ejecute de manera eficaz, la organización debería plantear o replantear el grado de descripción documental respecto al proceso en cuestión.

El nivel de detalle en la descripción de las actividades de un proceso será el necesario para asegurar que éste se planifica, controla y ejecuta eficazmente

Por otra parte, no hay que olvidar que es deseable que la documentación de las actividades de los procesos sea ágil y manejable, de fácil consulta e interpretación por las personas afectadas. La utilización de diagramas de proceso ofrece una posibilidad a las organizaciones de describir sus actividades con las ventajas anteriormente mencionadas, siendo además todo ello compatible con la descripción clásica, es decir, con una descripción con mayor “carga burocrática”. Ficha de proceso


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Una Ficha de Proceso se puede considerar como un soporte de información que pretende recabar todas aquellas características relevantes para el control de las actividades definidas en el diagrama, así como para la gestión del proceso.

La información a incluir dentro una ficha de proceso puede ser diversa y deberá ser decidida por la propia organización, si bien parece obvio que, al menos, debería ser la necesaria para permitir la gestión del mismo, y en todo caso lo importante de la ficha es el tipo de información incluida más que la forma. En el ejemplo se aprecia que, además de la identificación del propio proceso y de otra información relevante para el control documental, aparecen términos tales como la misión del proceso, el alcance del mismo, las interrelaciones a través de las entradas y salidas, los indicadores y variables de control, etc. asociados a conceptos que se han considerado esenciales para poder gestionar el mismo. A continuación se definen aquellos conceptos que se han considerado relevantes para la gestión de un proceso y que una organización puede optar por incluirlo en la ficha de proceso correspondiente. Misión u objeto: Es el propósito del proceso. Hay que preguntarse ¿cuál es la razón de ser del proceso? ¿Para qué existe el proceso?. La misión u objeto debe inspirar los indicadores y la tipología de resultados que interesa conocer. Propietario del proceso: Es la función a la que se le asigna la responsabilidad del proceso y, en concreto, de que éste obtenga los resultados esperados (objetivos). Es necesario que tenga capacidad de actuación y debe liderar el proceso para implicar y movilizar a los actores que intervienen. Límites del proceso: Los límites del proceso están marcados por las entradas y las salidas, así como por los proveedores (quienes dan las entradas) y los clientes (quienes reciben las salidas). Esto permite reforzar las interrelaciones con el resto de procesos, y es necesario asegurarse de la coherencia con lo definido en el diagrama de proceso y en el propio mapa de procesos. La exhaustividad en la definición de las entradas y salidas dependerá de la importancia de conocer los requisitos para su cumplimiento. Alcance del proceso: Aunque debería estar definido por el propio diagrama de proceso, el alcance pretende establecer la primera actividad (inicio) y la última actividad (fin) del proceso, para tener noción de la extensión de las actividades en la propia ficha.


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Indicadores del proceso: Son los indicadores que permiten hacer una medición y seguimiento de cómo el proceso se orienta hacia el cumplimiento de su misión u objeto. Estos indicadores van a permitir conocer la evolución y las tendencias del proceso, así como planificar los valores deseados para los mismos. Variables de control: Se refieren a aquellos parámetros sobre los que se tiene capacidad de actuación dentro del ámbito del proceso (es decir, que el propietario o los actores del proceso pueden modificar) y que pueden alterar el funcionamiento o comportamiento del proceso, y por tanto de los indicadores establecidos. Permiten conocer a priori dónde se puede “tocar” en el proceso para controlarlo. Inspecciones: Se refieren a las inspecciones sistemáticas que se hacen en el ámbito del proceso con fines de control del mismo. Pueden ser inspecciones finales o inspecciones en el propio proceso. Documentos y/o registros: Se pueden referenciar en la ficha de proceso aquellos documentos o registros vinculados al proceso. En concreto, los registros permiten evidenciar la conformidad del proceso y de los productos con los requisitos. Recursos: Se pueden también reflejar en la ficha (aunque la organización puede optar en describirlo en otro soporte) los recursos humanos, la infraestructura y el ambiente de trabajo necesario para ejecutar el proceso. De la información anterior, se destaca de manera particular la importancia de reflexionar y recoger en la ficha de proceso la misión u objeto del mismo como una característica fundamental. La misión u objeto de un proceso se refiere al propósito, a su razón de ser, y marca la tipología de resultados que se pretenden alcanzar en el ámbito de dicho proceso. Es importante asegurar que se encuentra alineado con la Misión y la Estrategia general de la organización, así como garantizar una coherencia con el resto de procesos. Para establecer la misión de un proceso es también importante realizar un análisis del alcance del mismo y las interrelaciones con los otros procesos existentes (a través de las entradas y salidas). El alcance de un proceso establece la extensión de las actividades que componen el proceso, pudiéndose caracterizar, al menos, por la primera actividad y la última. La finalidad es determinar de manera explícita qué actividades caen en el ámbito del proceso, considerando que la ejecución de las mismas es lo que debería permitir la consecución de la misión. Sin embargo, no es necesario hacer una descripción exhaustiva del alcance del proceso en la ficha, en la medida que estas actividades ya queden recogidas en detalle a través del diagrama de proceso, según el esquema de descripción considerado.

A la hora de incluir el alcance y los límites de un proceso en una ficha de proceso (o en el soporte que la organización considere oportuno), es importante garantizar la coherencia con las actividades consideradas en el diagrama de proceso (o en el documento donde se hayan descrito).

Esta delimitación del proceso queda reforzada con la identificación de sus entradas y proveedores, y de sus salidas y clientes. Tanto las entradas como las salidas pueden ser de diferente naturaleza: materias primas, materiales procesados, productos terminados, información, servicio técnico, operación de mantenimiento, personas, … A su vez, los proveedores y clientes pueden ser tanto internos (es decir, otros procesos) como externos a la organización. El grado de descripción de las entradas y salidas dependerá de la necesidad de determinación de los requisitos asociados a las mismas. Así, las entradas deberán cumplir con una serie de requisitos para que puedan considerarse aptas para ser procesadas (ejemplo: plancha metálica de acero de 1 x 0,5 metros cuadrados, y de espesor de 5 ± 0,2mm), mientras que las salidas deberán cumplir con los requisitos que le correspondan para satisfacer a los clientes a los que va destinado (ejemplo: plancha metálica de acero embutida con dimensiones y tolerancias según plano del producto, describiéndose los requisitos a cumplir a través de las especificaciones del plano). Esta circunstancia va a condicionar el nivel de detalle necesario para la descripción de las entradas y salidas, las cuales podrán recogerse en la propia ficha de proceso y/o mediante el uso de otro soporte adicional. En relación con lo anterior, las inspecciones que se llevan a cabo en el ámbito de un proceso se establecen con el fin de comprobar el cumplimiento de estos requisitos, generalmente en las salidas del proceso; si bien también se pueden establecer sobre las entradas o en fases intermedias del mismo. Por otro lado, los tipos


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de resultados que interesan conocer de un proceso están condicionados por la misión, que deberá formularse contemplando la necesidad de que dicho proceso cumpla los requisitos aplicables (principalmente por parte de los productos). Los resultados reales que obtenga el proceso permitirán conocer el grado en que se cumplen dichos requisitos y, por tanto, si el proceso se orienta hacia el cumplimiento de su misión. Estos resultados se podrán medir a través de indicadores, los cuales se deberán determinar y formular de manera que permitan el aporte de información relativa a cómo el proceso se orienta hacia el cumplimiento de su misión u objeto. De esta forma se refuerza el hecho de que las actividades del proceso se orientan hacia la consecución de resultados y que estos resultados reflejan la consecución de la misión del proceso. Como ejemplo, si en un proceso de “transporte” la misión establece la “entrega a tiempo” como un aspecto importante, las salidas del proceso podrían tener asociado un requisito de entrega en “menos de 24 horas”, lo que podría medirse a través de algún indicador como el “porcentaje de pedidos entregados en menos de 24 horas”. En la medida que este indicador refleje valores “adecuados”, se puede determinar si el proceso se orienta o no a cumplir su misión. La responsabilidad de que un proceso consiga su misión recaerá sobre el propietario del proceso. Para ello, el propietario deberá liderar el proceso, actuando o asegurando que se actúa, cuando sea necesario, sobre aquellas variables de control que le permitan conducir al proceso hacia su misión. Estas variables de control se entienden, por tanto, como los grados de libertad del procesoque influyen de manera previsible en el valor de los indicadores. Las variables de control estarán constituidas, principalmente, por aquellos parámetros sobre los que el propietario del proceso tiene capacidad de actuación. En ocasiones, es posible que en un proceso influyan también otros parámetros que no estén bajo el control del propietario y que pueden afectar al comportamiento del proceso y, por tanto, a los indicadores. Por ejemplo, en un proceso de “fusión” (de material sólido a través de un horno) el consumo de combustible puede ser una variable de control típica sobre la que puede actuar el propietario del proceso y, sin embargo, el aumento del tamaño del hogar del horno, que también puede influir en la capacidad del proceso, podría no ser un parámetro bajo el control del propietario. En estas circunstancias, se debe realizar un análisis respecto a las responsabilidades asignadas a fin de, si procede, gestionar la intervención de las funciones que sí tengan capacidad de actuación en dichos parámetros. No obstante, y a modo de resumen, una organización debe tender a configurar sus procesos de forma que, para cada uno de ellos, se determine su misión y, en consecuencia, los resultados deseados a través de valores de referencia sobre los indicadores establecidos (es decir, los objetivos). Para ello, deberá asignar como propietarios a las funciones pertinentes que puedan actuar sobre las variables de control que previsiblemente le conduzcan a la consecución de los objetivos definidos. Con estas consideraciones, se debe formalizar la ficha de proceso correspondiente. En sucesivos apartados de esta guía se abordará con más detalle el seguimiento y medición de los procesos como base para el control de los mismos. PROCESO Y PROCEDIMIENTO Una vez establecido el esquema de descripción de los procesos y antes de seguir avanzando, es importante hacer una reflexión sobre las diferencias entre procesos y procedimientos. Los procedimientos documentados han servido y sirven para establecer documentalmente la manera de llevar a cabo una actividad o un conjunto de actividades, centrándose en la forma en la que se debe trabajar o que se deben de hacer las cosas para llevar a cabo una determinada tarea. Por el contrario, un proceso transforma entradas en salidas, lo que acentúa la finalidad de las actividades que componen dicho proceso. El proceso debe permitir el que se efectúe un cambio de estado cuando se recibe una determinada entrada. Para llevar a cabo esta transformación, será necesario ejecutar una serie de actividades, las cuales pueden ser de “procedimiento” o ser de tipo mecánico, químico, o de otra índole.


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Los procesos se centran, por tanto, en obtener resultados como consecuencia de la transformación que producen las actividades que lo componen. Por ello, los procesos tienen objetivos relacionados con los resultados que obtienen, y para ello se debe ejercer un control para que las entradas sean las adecuadas, las actividades se realicen de manera conforme y los recursos se empleen en el momento apropiado y de forma correcta. Resumiendo estas cuestiones, la diferencia fundamental radica en que un procedimiento permite que se realice una actividad o un conjunto de actividades (y si además es un procedimiento documentado existiría un soporte documental), mientras que un proceso permite que se consiga un resultado. Es obvio, no obstante, que las actividades que componen un proceso se pueden explicar a través de un procedimiento documentado, si bien ahí se acaba el parecido.

PROCEDIMIENTOS PROCESOS

Los procedimientos definen la secuencia de pasos para ejecutar una tarea Los procedimientos existen, se actualizan pero son estáticos Los procedimientos guía a la finalización de la actividad Los procedimientos se diseñan y se implementan Los procedimientos se centran en el cumplimiento de las instrucciones

Los procesos transforman las entradas en salidas mediante la utilización de recursos Los procesos se comportan, son dinámicos Los procesos están impulsados por la consecución de un resultado Los procesos se gestionan Los procesos se centran en la satisfacción de los clientes y otras partes interesadas

En adelante, no se deberá olvidar que la descripción de las actividades tiene sentido en la medida que apoya la consecución de resultados para los procesos. EL SEGUIMIENTO Y LA MEDICIÓN DE LOS PROCESOS El enfoque basado en procesos de los sistemas de gestión pone de manifiesto la importancia de llevar a cabo un seguimiento y medición de los procesos con el fin de conocer los resultados que se están obteniendo y si estos resultados cubren los objetivos previstos. No se puede considerar que un sistema de gestión tiene un enfoque basado en procesos si, aun disponiendo de un “buen mapa de procesos” y unos “diagramas y fichas de procesos coherentes”, el sistema no se “preocupa” por conocer sus resultados. El seguimiento y la medición constituyen, por tanto, la base para saber qué se está obteniendo, en qué extensión se cumplen los resultados deseados y por dónde se deben orientar las mejoras. En este sentido, los indicadores permiten establecer, en el marco de un proceso (o de un conjunto de procesos), qué es necesario medir para conocer la capacidad, la eficacia, la eficiencia y la ética del mismo, todo ello alineado con su misión u objeto, como no podría ser de otra manera. Dado que la finalidad de los indicadores es conocer la capacidad y eficacia asociadas a un proceso, es importante en este punto introducir estos conceptos:

Capacidad: Aptitud de una organización, sistema o proceso para realizar un producto que cumple los requisitos para ese producto.

Eficacia: Extensión en la que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados.

Eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados. Ética: Los resultados en las personas.

La capacidad de un proceso está referida a la aptitud para cumplir con unos determinados requisitos (ej: el proceso de logística tiene una capacidad del 90% de cumplimiento de las entregas en menos de 24 horas), mientras que la eficacia del proceso está referida a con qué extensión los resultados que obtiene el proceso son adecuados o suficientes para alcanzar los resultados planificados, por ejemplo: el proceso de Logística no es eficaz dado que alcanza un 90% de cumplimiento de las entregas en menos de 24 horas, siendo el objetivo


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planificado, es de un 92%). De esto se deduce que la eficacia es un concepto relativo, y surge de comparar los resultados reales obtenidos con el resultado que se desea obtener. Una organización debe asegurar que sus procesos tienen la capacidad suficiente para permitir que los resultados que obtienen cubran los resultados planificados y para ello se tiene que basar en datos objetivos, y estos datos deben surgir del seguimiento y la medición. Una organización debe preocuparse también por alcanzar los resultados deseados optimizando la utilización de recursos, es decir, además de la eficacia, se debe lograr eficiencia. Los indicadores utilizados para conocer la eficiencia de un proceso deberían, por tanto, recoger los recursos que se consumen, tales como costes, horas-hombre utilizadas, tiempo, etc. (por ejemplo, el proceso de logística podría tener un indicador tal como: coste de transporte por entrega). La información aportada por estos indicadores permite contrastar los resultados obtenidos con el coste de su obtención. Cuanto menos coste consuma un proceso para obtener unos mismos resultados, más eficiente será. Finalmente un factor sumamente importante es la ética, las personas son el recurso más importante de las organizaciones y la esta debe desarrollar este recurso para lograr se sustentable en el tiempo. INDICADORES DEL PROCESO Los indicadores constituyen un instrumento que permite recoger de manera adecuada y representativa la información relevante respecto a la ejecución y los resultados de uno o varios procesos, de forma que se pueda determinar la capacidad, la eficacia, la eficiencia y la ética de los mismos.

“Un indicador es un soporte de información (habitualmente expresión numérica) que representa una magnitud, de manera que a través del análisis del mismo se permite la toma de decisiones sobre los parámetros de actuación (variables de control) asociados.

En función de los valores que adopte un indicador y de la evolución de los mismos a lo largo del tiempo, la organización podrá estar en condiciones de actuar o no sobre el proceso (en concreto sobre las variables de control que permitan cambiar el comportamiento del proceso), según convenga. Las características que definen a los indicadores de un sistema de gestión son las siguientes:

a. Simbolizan una actividad importante o crítica. Son ejemplos de indicadores: % mensual de reclamos, Productividad mensual, Facturación mensual, % Absentismo, % Cuota de mercado, % de aparición de la empresa en los medios de comunicación frente a la competencia, etc.;

b. Tienen una relación lo más directa posible sobre el concepto valorado con objeto de ser fieles y representativos del criterio a medir;

c. Los resultados de los indicadores son cuantificables, y sus valores se expresan normalmente a través de un dato numérico o de un valor de clasificación;

d. El beneficio que se obtiene del uso de los indicadores supera la inversión de capturar y tratar los datos necesarios para su desarrollo;

e. Son comparables en el tiempo, y por tanto pueden representar la evolución del concepto valorado. De hecho, la utilidad de los indicadores se puede valorar por su capacidad para marcar tendencias;

f. Ser fiables, es decir proporcionan confianza a los usuarios sobre la validez de las sucesivas medidas;

g. Ser fáciles de establecer, mantener y utilizar; h. Ser compatibles con los otros indicadores del sistema implantados y por tanto permitir la

comparación y el análisis. Para permitir analizar una situación y tomar las acciones correctivas o preventivas necesarias, la dirección debe conocer la información en tiempo real. La evolución en el tiempo y las desviaciones con respecto a los


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objetivos serán los aspectos que más particularmente interesen a la dirección y a los responsables de las áreas afectadas. Los indicadores son pues herramientas indispensables para dirigir una organización, un equipo o un proceso y alcanzar los objetivos previstos.

Visión-Misión

Planificación Estratégica

Objetivos (Nivel 1)

Planes de Actuación

Objetivos (Nivel 2)

Planes de Actuación IN

DIC

AD

OR

ES

Con objeto de coordinar todas las actividades de la organización hacia la consecución de los objetivos generales (objetivos de nivel 1), se debe llevar adelante un "despliegue" de objetivos a los niveles de gestión interiores (objetivos de nivel 2, nivel 3, etc.). De esta forma se puede conseguir que los "planes de actuación" o “planes operativos” se desarrollen de forma coordinada. En este contexto es muy interesante diseñar los indicadores en función de los objetivos establecidos por una aproximación descendente, de tal forma que al igual que existen objetivos de nivel 1, 2. 3. etc., existan indicadores de nivel 1,2,3, etc. Así mismo, con objeto de conocer las necesidades de indicadores a desarrollar, conviene también identificar a los clientes o usuarios de los indicadores y de los cuadros de mando (el responsable de la organización, de un equipo, de un proceso, un operario, etc.) y determinar, de acuerdo con éstos, los elementos que mejor puedan contribuir a poner de manifiesto una situación respecto a los objetivos establecidos. Especificando los conceptos que pueden considerarse a la hora de desarrollar los indicadores, basándose en las necesidades identificadas según los criterios del capítulo anterior. Un indicador no debe dar lugar a interpretaciones diferentes, por ello para conseguir este objetivo, cada usuario deberá aplicar los criterios aquí indicados en función de sus necesidades. Los conceptos son los siguientes: Selección de indicadores. Este apartado responde a la pregunta "¿Qué indicadores interesa poner en marcha?". Existen muchos indicadores posibles que se pueden desarrollar, y probablemente todos ellos interesantes para la organización. No obstante, los recursos de toda Organización son limitados y por ello sólo se deben desarrollar aquellos indicadores que son "rentables" para la Organización, es decir, aquellos para los cuales la importancia de la información que simbolizan justifique el esfuerzo necesario para su obtención. Para priorizar los indicadores a desarrollar se pueden utilizar los siguientes criterios relativos a las áreas a valorar:

- Grado de cumplimiento de los objetivos y de las acciones derivadas; - Evolución de los factores críticos de éxito de la organización o área evaluada (satisfacción de clientes

y partes interesadas, resultados financieros, productividad, clima laboral...); - Evolución de los procesos o parámetros conflictivos o con problemas reales o potenciales.

Denominación del indicador. Este apartado responde a la pregunta "'¿Sobre qué se quiere llevar la medida?". La denominación corresponde a la definición del concepto a valorar. Por ejemplo: rapidez de gestión, número de nuevos clientes, nivel de satisfacción de los cursos impartidos, índice de accidentalidad, productividad mensual, etc. A la hora de desarrollar los indicadores, hay que considerar que aporten valor y que no sean redundantes (formulando el mismo concepto de diferentes formas).


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Forma de cálculo, especificación del indicador y fuentes de información. Este apartado responde a la pregunta ¿cómo se calcula?. La forma de cálculo es el sistema que se emplea para computar la información y llegar al resultado, este apartado también puede dar la periodicidad con la que se calcula el indicador: mensual, trimestral, anual, etc. El indicador puede ser, por ejemplo:

- un recuento: - un grado de medida o una estimación sobre una escala de valor - un porcentaje: - un ratio: - una nota estimada en función de una tabla de datos, etc.

Además de establecer una denominación, el indicador debe ser especificado de forma que no pueda generar malas interpretaciones. En este sentido se debe definir con detalle el concepto que se quiere valorar. Por ejemplo: el indicador "rapidez de gestión comercial", puede quedar especificado como "plazo medio mensual entre la solicitud de oferta y su envío". Muchas veces se emplean términos que pueden ser entendidos de varias formas ya que no están definidos o no lo están con claridad, o se hace un uso particular de un término común. Con objeto de alcanzar un indicador fiable y comparable en el tiempo, es muy importante definir todos aquellos conceptos que puedan ser interpretados de diferente forma. De esta manera y con relación al ejemplo anterior pueden suscitarse las siguientes dudas: ¿las solicitudes de oferta se refieren a su totalidad, o sólo a la línea de productos más importante de la empresa?, ¿las solicitudes de oferta se refieren también a las recogidas por teléfono?, ¿el "envío" se refiere al momento en el que el departamento comercial termina la oferta o a la fecha real de envío?, etc. En ocasiones ayuda mucho a interpretar el indicador, el hecho de añadirle un apartado de "definiciones". Así mismo, la especificación del indicador debe hacer a éste representativo del concepto que se desea conocer. Por ejemplo, si queremos conocer el absentismo anual, y la especificación la formalizamos como "número de horas de absentismo anual”, puede resultar que si el personal de la organización aumenta o disminuye ese año, se modifique el resultado de la medida, pero no debido al absentismo real, sino al incremento o decremento de plantilla. Por ello, en este caso un indicador más adecuado sería el porcentaje de absentismo sobre horas totales trabajadas. Así mismo, en aquellos casos en los que pueda existir diferencia de criterios con relación a las fuentes de la información, conviene especificar cuáles son las fuentes empleadas para obtener los datos utilizados en el cálculo del indicador. Forma de representación. Muchas veces es conveniente representar la evolución del objetivo en un gráfico que muestre de forma expresa al personal involucrado los resultados alcanzados. De esta forma se puede conseguir un mayor grado de implicación en la actividad y una mayor rapidez a la hora de modificar una evolución negativa. La información se puede representar de diferentes formas tales como:

- diagramas: histogramas, sectores, radial, curvas, etc.; - tabla cifrada; - colores; - símbolos, dibujos, etc.

Para seleccionar si una gráfica debe mostrar la mejora de forma ascendente o descendente es recomendable seguir el lema "los problemas disminuyen, las mejoras aumentan". Es decir, todo indicador positivo (por ejemplo, rendimiento, beneficios, etc.) representa la mejora mediante una gráfico (curva, barra, etc.) ascendente, mientras que todo indicador negativo (plazo de entrega, % defectos, etc.) muestra su mejora en gráficas que descienden. Definición de responsabilidades. Conviene definir las responsabilidades para:


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- La forma de obtener (o "captación'") de la información. Seleccionar a los responsables de la captación de la información, de entre las personas implicadas en los procesos medidos, permite integrar fácilmente las tareas de esta captación en sus actividades habituales;

- El análisis y la explotación de los indicadores o cuadro de mando; - La comunicación de los resultados a los responsables y personas autorizadas.

Definición de umbrales y de objetivos. Con objeto de facilitar el uso de los indicadores ligados a la gestión y al control, es muy común a representación de los objetivos a alcanzar, o los umbrales a considerar junto a los indicadores relacionados. En este sentido los objetivos a conseguir pueden llevar a definir umbrales para ciertos indicadores como, por ejemplo, los siguientes:

- mínimo y / o máximo a respetar sin modificar el proceso; - valor a conseguir; - consecución sucesiva de valores en el tiempo.

La implantación del sistema de indicadores y cuadros de mando, requiere no sólo la correcta especificación de los indicadores, sino también involucrar a las personas afectadas en su implantación. Este segundo aspecto puede ser el más difícil y por ello, deben considerarse adecuadamente los criterios necesarios de formación, comunicación, información y motivación. Según los resultados de las evaluaciones periódicas, se deben mantener, modificar o suprimir los indicadores existentes, o crearse nuevos indicadores. Ejemplo: Proceso PR-631 “Mantenimiento de la Infraestructura” Paso 1: A modo de ejemplo, la misión de un proceso de esta índole podría ser “asegurar que la infraestructura se mantiene para que los procesos productivos tengan la capacidad necesaria que permita la producción y la conformidad del producto realizado”. El proceso perseguiría, por tanto, que la infraestructura de producción (es decir, los equipos de trabajo e instalaciones productivas) tengan un funcionamiento correcto, lo que se traduce en que no se produzcan averías y que no se originen productos defectuosos por un mal funcionamiento de los equipos o desajustes en los mismos. Paso 2: Con el propósito indicado, a la organización le interesa conocer en qué medida se producen averías o desajustes (pudiéndose entender por avería o desajuste como cualquier incidencia en la infraestructura que disminuya la capacidad de algún o algunos procesos para producir productos conformes). Los tipos de resultados que orientan de qué manera el proceso se dirige hacia su propósito podrían estar referidos a cantidad de averías, pérdida de capacidad productiva y/o a unidades defectuosas por desajustes en equipos, entre otros aspectos. Paso 3: Una vez que están claros los tipos de resultados a medir, se determinan y formulan los indicadores a emplear. En este ejemplo podrían ser:

INDICADOR CÁLCULO

I631.1 Porcentaje de averías al mes en equipos productivos. I631.2 Producción defectuosa por deficiencias en el mantenimiento. I631.3 Falta de disponibilidad de equipos para producción.

I631.1 (Averías producidas al mes/Total de equipos productivos)• 100 I631.2 (N.º de productos defectuosos por def. mant./Total productos producidos)• 100 I631.3 (Tiempo no disponible de equipos por mant./ Total tiempo real de producción ) • 100

Paso 4: Una vez determinados los indicadores, es importante reflexionar qué resultados se desean alcanzar, para esto se utiliza como base los resultados de la planificación. De nada sirve medir y calcular el valor de un indicador si no se compara con “alguna referencia” que indique lo bueno o lo malo del resultado:


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INDICADOR Resultado esperado (objetivo)

I631.1 Porcentaje de averías al mes en equipos productivos.

I631.2 Producción defectuosa por deficiencias en el mantenimiento.

I631.3 Falta de disponibilidad de equipos para producción.

2%

0.5%

1%

Planificar la obtención de un resultado deseado (objetivo) implica obviamente determinar el plazo de tiempo en el que se desea obtener dicho resultado, así como la manera de llevar a cabo el seguimiento y medición del indicador. Para establecer un objetivo es necesario saber cómo ha evolucionado el indicador hasta el momento. Paso 5: La formalización de un indicador implica dotar de un soporte al indicador y al resultado planificado. Cada organización deberá adoptar el soporte que estime más conveniente. La ISO 66175 presenta entre otros, el siguiente ejemplo:

CONTROL DE PROCESOS El seguimiento y medición de los procesos, como ya se ha expuesto, debe servir como mínimo para evaluar la capacidad, la eficacia, la eficiencia y la ética de los procesos, y tener datos a través de mediciones objetivas que soporte la toma de decisiones. Esto implica que para ejercer un control sobre los procesos, la información recabada por los indicadores debe permitir el análisis del proceso y la toma de decisiones que repercutan en una mejora del comportamiento del proceso. El esquema para el control del proceso es, por tanto, muy simple. A través de indicadores se analizan los resultados del proceso (para conocer si alcanzan los resultados esperados) y se toman decisiones sobre las variables de control (causas). De la implantación de estas decisiones se espera, a su vez, un cambio de comportamiento del proceso y, por tanto, de los indicadores. Esto es lo que se conoce como bucle de control.


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La manera en que se ejerce este control va a depender de la tipología de procesos que se esté gestionando. Por este motivo, y con el fin de ilustrar la manera de llevar a cabo el control de los procesos, se van a considerar a continuación dos tipologías de procesos muy diferentes a modo de ejemplo: procesos con repetibilidad (y en concreto del tipo productivo) y procesos sin repetibilidad (procesos de planificación). Control de procesos con repetibilidad Algunos procesos, como es frecuente encontrar en producción, se suelen caracterizar porque las actividades que los componen se ejecutan de manera muy repetitiva y en espacios cortos de tiempo, lo que permite, a su vez, agrupar las salidas en ciclos de producción uniforme en las que se obtiene un elevado número de productos. En este tipo de procesos (en los que se tienen muchos datos), es posible plantear la utilización de herramientas estadísticas. Control de procesos sin repetibilidad Cuando estamos ante procesos donde las salidas se obtienen de manera espaciada en el tiempo, de manera que son poco numerosas y las condiciones de obtención de las salidas no son uniformes (ejecución de proyectos, obras, auditorías, procesos de planificación, seguimiento de clientes, ...), no es posible llevar a cabo un análisis estadístico del proceso. De la misma forma que se ha planteado anteriormente con los procesos productivos con repetibilidad, lo primero que es necesario determinar en este otro tipo de procesos es también la capacidad que tienen para obtener los resultados deseados, dado que las salidas de estos procesos no se pueden considerar repetitivas. En el ámbito de un proceso de realización de proyectos se desea ejecutar un nuevo proyecto, la organización deberá conocer la capacidad para poder realizarlo cumpliendo los requisitos, pudiendo para ello basarse en la información de proyectos ejecutados anteriormente. Se podrán encontrar proyectos muy similares o no tantos, o se podrá establecer la analogía entre partes del proyecto (hitos, etapas o fases de proyecto). Esto permitiría planificar el proyecto y validar el proceso para ejecutarlo. Entre los indicadores que habitualmente se establecen en estos procesos destacan los relativos al cumplimiento de las disposiciones planificadas, a través de los hitos marcados en dicha planificación. El seguimiento y medición del proceso durante la ejecución del producto o servicio (ejemplos: proyecto, obra civil, construcción de un buque, etc.) se centrará en comparar lo ejecutado con lo planificado (a través de los hitos) y analizar los desfases. De este planteamiento se pueden obtener indicadores tales como:

- Porcentaje de obra o proyecto realizado - Porcentaje de hitos o etapas demorados respecto a lo planificado - Desfase de tiempo total acumulado - Tiempo restante para finalizar el proyecto - etc.

Igualmente, se puede llevar a cabo un seguimiento durante la ejecución del proceso de cómo se cumplen las características del mismo, para lo que se pueden llevar a cabo inspecciones sistemáticas en periodos definidos. Esto se puede formalizar en indicadores relativos a características tales como:

- Cumplimientos de las sistemáticas establecidas. - Cumplimientos de las características de ejecución del proceso. - Cumplimientos de la utilización de los recursos adecuados:

• Personas con una competencia determinada • Infraestructura con unas características determinadas, etc.

Para completar el seguimiento y medición indicado, se puede además recabar información relativa al proceso una vez que se han ejecutado los productos o servicios, a través de indicadores que permitan agregar la información anterior (ejemplos: porcentaje de proyectos entregados fuera de plazo, reclamaciones del cliente, valoración de la satisfacción del cliente, etc.).


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LA MEJORA DE LOS PROCESOS Los datos recopilados del seguimiento y la medición de los procesos deben ser analizados con el fin de conocer las características y la evolución de los procesos. De este análisis de datos se debe obtener la información relevante para conocer:

• Qué procesos no alcanzan los resultados planificados. • Dónde existen oportunidades de mejora.

Cuando un proceso no alcanza sus objetivos, la organización deberá establecer las correcciones y acciones correctivas para asegurar que las salidas del proceso sean conformes, lo que implica actuar sobre las variables de control para que el proceso alcance los resultados planificados. También puede ocurrir que, aún cuando un proceso esté alcanzando los resultados planificados, la organización identifique una oportunidad de mejora en dicho proceso por su importancia, relevancia o impacto en la mejora global de la organización. En cualquiera de estos casos, la necesidad de mejora de un proceso se traduce por un aumento de la capacidad del proceso para cumplir con los requisitos establecidos, es decir, para aumentar la eficacia y/o eficiencia del mismo (esto es aplicable igualmente a un conjunto de procesos). En cualquiera de estos casos, es necesario seguir una serie de pasos que permitan llevar a cabo la mejora buscada. Estos pasos se pueden encontrar en el clásico ciclo de mejora continua de Deming, o ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act). Este ciclo considera cuatro grandes pasos para establecer la mejora continua en los procesos. P. Planificar: La etapa de planificación implica establecer qué se quiere alcanzar (objetivos) y cómo se pretende alcanzar (planificación de las acciones). Esta etapa se puede descomponer, a su vez, en las siguientes subetapas: – Identificación y análisis de la situación. – Establecimiento de las mejoras. – Identificación, selección y planificación de las acciones. D. Hacer: En esta etapa se lleva a cabo la implantación de las acciones planificadas según la etapa anterior. C. Verificar: En esta etapa se comprueba la implantación de las acciones y la efectividad de las mismas para alcanzar las mejoras planificadas (objetivos). A. Actuar: En función de los resultados de la comprobación anterior, en esta etapa se realizan las correcciones necesarias (ajuste) o se convierten las mejoras alcanzadas en una “forma estabilizada” de ejecutar el proceso (actualización). LA MEJORA CONTINUA Y LA ESTABILIZACIÓN DE LOS PROCESOS Cuando en un proceso se aplica el ciclo de mejora continua (PDCA), se adoptan una serie de acciones que permiten ejecutar el proceso de forma que la capacidad del mismo (y por tanto su eficacia) aumente. A través de la verificación de las acciones adoptadas (etapa C del ciclo PDCA), se puede conocer si las mismas han servido para mejorar el proceso o no. En el caso de que las acciones sean eficaces, la última fase del ciclo de mejora debe materializarse en una nueva “forma estabilizada” de ejecutar el proceso, actualizándolo mediante la incorporación de dichas acciones al propio proceso. La actualización de un proceso como consecuencia de una mejora conlleva a una nueva forma de ejecutarlo. A esta forma con la que se ejecuta el proceso se le puede denominar como el “estándar” del proceso. Con el proceso actualizado, su ejecución debe seguir un ciclo SDCA que permita la ejecución, el control y, en general, la gestión del proceso.


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