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Ministerio de Justicia y Derechos Humanos

Dirección General de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales

"Decenio de la Igualdad de Oportunidades para mujeres y hombres" "Año de la Lucha contra la Corrupción y la Impunidad"

OPINIÓN CONSULTIVA N° t/3 -2019-JUS/DGTAIPD

ASUNTO Sobre plazo de disposición de la información, los supuestos de denegatoria, pedidos sobre procedimientos establecidos en el TUPA, encauzamiento de la solicitud, medios idóneos para la recepción de solicitudes, viabilidad de recibir solicitudes verbalmente, entre otros

REFERENCIAS : Oficio N° 053-2019-DPE/ONP Oficio N° 065-2019-DPE/ONP

FECHA

0 2 AGO. 2019

I. ANTECEDENTES

1. Mediante Oficio N° 053-2019-DPE/ONP, el señor Mario Zapater Llosa, Director General de Prestaciones de la Oficina de Normalización Previsional del Ministerio de Economía y Finanzas, formuló un pliego de consultas sobre los siguientes

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onales 1 a los pedidos sobre procedimientos o servicios establecidos en el Texto Único de E. LUNA C. Procedimientos Administrativos (en adelante, TUPA), el encauzamiento de la

solicitud a otra entidad, los medios idóneos para la recepción de solicitudes, la viabilidad de recibir solicitudes verbalmente, y la necesidad del acuse de recibo cuando la información sea enviada por correo electrónico.

2. Mediante Oficio N° 065-2019-DPE/ONP, el señor Zapater Llosa formuló un nuevo pliego de consultas, referidas a la notificación de la denegatoria de información y de cualquier respuesta al solicitante, y el plazo para dicha notificación.

II. MARCO NORMATIVO DE ACTUACIÓN

De conformidad con el inciso 4 del artículo 4 del Decreto Legislativo N° 1353 que crea la Autoridad Nacional de Transparencia y Acceso a la Información Pública, esta entidad tiene la función de absolver las consultas que las entidades o las personas jurídicas o naturales le formulen respecto de la aplicación de normas de transparencia y acceso a la información pública.

En esa medida, esta Dirección General, en tanto órgano de línea del Ministerio de M. AGU1LA S Justicia y Derechos Humanos sobre el que recae la Autoridad Nacional de

Transparencia y Acceso a la Información Pública, emite la presente Opinión Consultiva, en mérito a la normativa citada, en el ámbito de la interpretación en abstracto de las normas; es decir, como pauta de interpretación general y no sobre un caso concreto.

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III. DELIMITACIÓN DE LA CONSULTA

5. En ese sentido, considerando el pliego de consultas formulado por la Oficina de Normalización Previsional, este Despacho se pronunciará sobre: el plazo de disposición de la información, los supuestos de denegatoria, el tratamiento a los pedidos sobre procedimientos o servicios establecidos en el TUPA, el encauzamiento de la solicitud a otra entidad, los medios idóneos para la recepción de solicitudes, la viabilidad de recibir solicitudes verbalmente, la necesidad del acuse de recibo cuando la información sea enviada por correo electrónico, la notificación de la denegatoria de información y de cualquier respuesta al solicitante, y el plazo para dicha notificación.

IV. ANÁLISIS

Pregunta 1: Respecto al plazo de disposición de la información en la Mesa de Partes

De conformidad con el tercer párrafo del artículo 13 del Reglamento de la Ley N° 27806, el plazo para mantener en Mesa de Partes la información requerida es de treinta (30) días calendario, contados a partir de la puesta a disposición de la información. Transcurrido dicho plazo, la solicitud será archivada.

Si luego de archivarse la solicitud, el usuario se apersona a recoger la información, ¿deberá presentar una nueva solicitud? ¿Qué implica el archivo de la solicitud?

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6. De acuerdo con lo dispuesto en el Reglamento de la Ley 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública (en adelante, Ley 27806), la información requerida por el solicitante estará a su disposición en la unidad de recepción documentaria por un periodo de treinta (30) días.' Transcurrido ese plazo, la información será archivada.

El archivo de la información no recogida por el solicitante debe hacerse en cumplimiento de las normas que rigen el Sistema Nacional de Archivos, y el plazo de su conservación en la entidad y/o su eliminación debe atender a lo dispuesto en su Programa de Control de Documentos Archivísticos.2

8. En el supuesto de que el solicitante acuda a la entidad a recoger la información luego de que, en cumplimiento de las normas archivísticas, haya sido eliminada; a juicio de esta Autoridad, la entidad no estaría obligada a volver a reproducirla para su entrega. Así, el ciudadano tendría que formular una nueva solicitud para acceder a la información requerida.

1 Artículos 13 y 15 del Reglamento de la Ley 27806. 2 Incisos j y k del artículo IV de la Directiva N° 001-2018-AGN/DAI "Norma para la eliminación de documentos de archivo del Sector Público", aprobado por Resolución Jefatural N° 242-2018-AGN/J, de fecha 24 de octubre de 2018.

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9. La Ley 27806 no ha regulado el procedimiento que debe seguir la entidad cuando el solicitante acuda a recoger la información una vez que ha sido archivada. No obstante, teniendo en cuenta que la información obra en los archivos de la entidad, y que el solicitante ha cancelado los costos de su reproducción, constituye una práctica garantista y en pro del ejercicio del derecho fundamental de acceso a la información, que la entidad disponga las medidas necesarias para que esta le sea entregada.

Pregunta 2: Denegatoria del pedido SAIP

La denegatoria de los pedidos debe ser fundamentada. En los Informes, el área poseedora de la información debe colocar la norma legal y explicar detalladamente los motivos por los cuales la Entidad no puede entregar la información. La denegatoria no se sobreentiende.

En ese sentido, son motivos de denegatoria, los siguientes: Los basados en los artículos 15 a 17 de la Ley Cuando no se cuente con la información; a menos que sea información que debería tener conforme a sus funciones, en cuyo caso deberá crearla y entregarla Cuando tenga que efectuar análisis o evaluación de la información que posee

¿Existe alguna causal de denegatoria adicional? F. LUNA C.

10. El artículo 13 del TUO de la Ley 27806 precisa cuáles son los únicos supuestos en los que las entidades podrán denegar, de manera justificada, la solicitud de acceso a la información. Se trata de los siguientes:

i. La información está contenida en las excepciones de los artículos 15, 16 y 17 del TUO de la Ley 27806, referidos a la información secreta, reservada y confidencial. En estos casos, la entidad deberá sustentar, debidamente, que la información solicitada forma parte de las excepciones, y que la divulgación de la información podría causar un daño sustancial a algún derecho o bien jurídico protegido.'

ii. Cuando se requiera información con la que no se cuente y no se esté obligado a contar.

iii. Cuando se solicite evaluaciones o análisis de la información.

11. Algún supuesto de denegatoria diferente a los arriba citados configuraría una restricción arbitraria al derecho de acceso a la información pública; por lo menos, en términos genéricos y abstractos, de interpretación de la norma.

3 Si bien la prueba del daño no se encuentra regulada en la LTAIP como un deber de los sujetos obligados para denegar el acceso a la información, constituye una buena práctica en materia de acceso a la información, habida cuenta que ha sido regulada en el artículo 53° de la Ley Modelo Interamericana sobre Acceso a la Información (LMAI), aprobada por la Asamblea General de la OEA, mediante Resolución AG/RES. 2607 (XL-O/10) del 08 de junio de 2010.

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"Decenio de la Igualdad de Oportunidades para mujeres y hombres"

"Año de la Lucha contra la Corrupción y la Impunidad"

Pregunta 3: Tratamiento a requerimientos que se encuentran contemplados en el TUPA de la Entidad Si la solicitud corresponde a un procedimiento o servicio TUPA, debería ser direccionada al área competente y dar respuesta al usuario informando dicha situación.

Dicho pedido, ¿debe ser registrado o contabilizado como solicitud de Acceso a la Información Pública? ¿Se configura como causal de denegatoria?

12. El artículo 2 del Reglamento de la Ley 27806 precisa su ámbito de aplicación, y dispone su no aplicación en aquellos procedimientos para la obtención de copias de documentos que la Ley haya previsto como parte de las funciones de la Entidades y que se encuentran contenidos en su TUPA.

13. Las solicitudes que un ciudadano formule fuera del ámbito de aplicación de la Ley 27806 no son solicitudes de acceso a la información pública. Por tanto, no deben ser tratadas como tales, ni consignadas en el registro de solicitudes de acceso a la información pública. En estos casos, al no aplicarse la Ley 27806, no se está denegando información.

Pregunta 4: Encauzamiento de pedidos a otras Entidades

Los encauzamientos a otras Entidades vienen siendo registrados y contabilizados por la ONP.

Sin embargo, se consulta si estos deben ser incluidos en el registro de solicitudes de Acceso a la Información Pública o en una base de datos distinta, dado que esto último podría generar duplicidad de registro cuando se contabilice el pedido en otra Entidad.

14. Uno de los supuestos en los que la entidad puede denegar una solicitud es cuando no cuente con la información y no tenga la obligación de contar con ella. Las solicitudes de acceso a la información pública recibidas, que deban ser denegadas por esta razón, deben ser consignadas en el registro de solicitudes de acceso a la información, toda vez que han sido atendidas por la entidad con una respuesta denegatoria.

En estos casos, de acuerdo con el segundo párrafo del inciso b del artículo 11 del TUO de la Ley 278064, cuando la entidad conozca la ubicación o destino de la información solicitada, además, debe encauzar la solicitud hacia la entidad obligada o hacia la que la posea, y poner en conocimiento dicha circunstancia al solicitante.

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4 "En el supuesto que la entidad de la Administración Pública no esté obligada a poseer la información solicitada y de conocer su ubicación o destino, debe reencausar la solicitud hacia la entidad obligada o hacia quien la posea, y poner en conocimiento de dicha circunstancia al solicitante."

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Pregunta 5: Medios idóneos para la recepción de solicitudes de Acceso a la Información Pública

El artículo 10 del Reglamento señala que "La solicitud de acceso a la información pública puede ser presentada por cualquier persona natural o jurídica ante la unidad de recepción documentaria de la entidad, a través de su Portal de Transparencia, a través de una dirección electrónica establecida para tal fin o a través de cualquier medio idóneo que para tales efectos establezcan las Entidades."

Bajo esa premisa, las solicitudes de Acceso a la Información Pública solo deben ser presentadas a través de un medio que haya sido configurado como idóneo por la Entidad.

La ONP tiene a la fecha como único medio de recepción, el medio presencial a través de la Unidad de recepción documentaria.

No obstante, se ha tomado conocimiento del envío de solicitudes a través de correos electrónicos de funcionarios de la Entidad, los cuales carecerían de idoneidad dado que el usuario no tendría fecha cierta de recepción del pedido por parte de la Entidad.

Ante ello, se consulta: - ¿Existe alguna formalidad legal para que la Entidad establezca los medios idóneos para la recepción de solicitudes de Acceso a la Información Pública? - ¿Qué acciones se deben adoptar en caso de recibir solicitudes de Acceso a la Información Pública a través de medios que no han sido configurados para tal fin?

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16. Si bien la normativa de transparencia y acceso a la información pública ha dispuesto que las entidades establezcan medios idóneos para la recepción de solicitudes, no ha precisado las condiciones mínimas que deban cumplirse para alcanzar esta idoneidad. No obstante, esta Autoridad considera que los medios alternativos planteados por la entidad deben comprender, básicamente, lo siguiente:

(i) que el solicitante pueda tener certeza de que su solicitud ha sido recibida por la entidad;

(ii) que la entidad pueda tomar conocimiento de la solicitud formulada por el ciudadano;

(iii) que el medio permita consignar los requisitos obligatorios y opcionales de la solicitud; y,

(iv) que el solicitante pueda obtener una constancia, con fecha y hora cierta, del requerimiento que ha presentado ante la entidad, para poder hacer seguimiento del mismo y/o para, eventualmente, presentar un recurso de apelación ante una denegatoria de la información.

17. Si un ciudadano formula un requerimiento de información en un medio que no ha sido dispuesto por la entidad, cabe la posibilidad que no se cumplan alguna(s) o todas las condiciones mínimas arriba planteadas. Esto podría incidir en la atención de la solicitud, el cumplimiento del plazo legal para la entrega de información, la facultad de cuestionar la decisión de la entidad a través de un recurso de apelación

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ante el Tribunal de Transparencia y Acceso a la Información Pública, o a través de un hábeas data ante un juez constitucional, entre otros. Por ello, las entidades no deben considerar como una solicitud recibida aquella presentada por medios no establecidos. Corresponde, en estos casos, brindar información al ciudadano sobre los medios previstos por la entidad para la presentación de solicitudes, a efectos de así recibirlas y darles el trámite correspondiente.

18. La presentación de pedidos en los medios dispuestos por la entidad, permitirá que el funcionario responsable de entregar información mantenga completo y actualizado el registro de solicitudes de acceso a la información pública con el que debe contar cada entidad.

Pregunta 6: Recepción verbal de solicitudes de Acceso a la Información Pública

En caso se establezca la recepción verbal como medio idóneo para recibir solicitudes de Acceso a la Información Pública, ¿cuáles son las formalidades que se deben tener al momento de la recepción de la solicitud verbal?

19. La normativa de transparencia y acceso a la información pública no ha desarrollado las formalidades que deben cumplir los medios que alternativamente disponga la entidad para recibir solicitudes. No obstante, esta Autoridad considera que, si las entidades facultan a los ciudadanos a formular sus solicitudes verbalmente, el procedimiento debería contemplar, mínimamente, que se registren los requisitos obligatorios de la solicitud, y que se le emita al ciudadano una constancia de la presentación de la misma.

20. Es importante distinguir las solicitudes de acceso a la información formuladas verbalmente del procedimiento de acceso directo a la información previsto en el artículo 12 del TUO de la Ley 27806. En virtud de este artículo, las entidades públicas deben permitir a los solicitantes el acceso directo y de manera inmediata a la información publica durante las horas de atención al público.

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M. AGUILA S. El artículo 12 del Reglamento de la Ley N° 27806, establece que "la solicitud de información podrá responderse vía correo electrónico cuando la naturaleza de la información solicitada y la capacidad de la Entidad así lo permitan". Esto es siempre que el solicitante brinde la conformidad en su solicitud.

Se consulta al respecto, si es necesario contar con el acuse de recibo de la respuesta cuando esta es remitida por correo electrónico para dar por atendida la solicitud.

21. En materia de transparencia y acceso a la información pública, se aplica la Ley 27806 y su reglamento. La Ley 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General (en adelante, Ley 27444), tiene una aplicación supletoria para todo aquello

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que no haya sido dispuesto en la ley especial. Así, las disposiciones relativas a la notificación al administrado mediante correo electrónico y a la confirmación de su recepción para la validez de la notificación, no son aplicables para la atención de solicitudes de acceso a la información pública. Esto porque la norma especial —Ley 27806— dispone que la entidad remita la información al correo electrónico proporcionado por el solicitante, sin que se exija una confirmación de recepción para dar por atendida la solicitud.'

22. Si bien la Ley 27806 no exige a la entidad que el solicitante confirme la recepción del correo electrónico para que se dé por atendida la solicitud, constituye una buena práctica' solicitar esta confirmación, a efectos de que la entidad conozca que el solicitante tomó conocimiento de que la información se puso a su disposición a través de ese medio virtual.

Pregunta 8: En caso de denegatoria por inexistencia de la información, ¿se debe notificar la respuesta al domicilio consignado por el solicitante?

En la medida que la Ley 27806, ley especial que regula el derecho de acceso a la información pública, ha desarrollado el procedimiento para la entrega de la liquidación de los costos de reproducción y la información solicitada a través de la puesta a disposición en la unidad de recepción documentaria de la entidad', y no lo ha hecho respecto a la comunicación de la denegatoria de la solicitud de acceso a la información, esta Autoridad considera que debe aplicarse supletoriamente lo dispuesto en la Ley 27444, en lo referente a la notificación.

24. De acuerdo con lo señalado por la Ley 27444, la respuesta denegatoria al solicitante debe notificarse a su domicilio o a través de correo electrónico, siempre que haya consignado en la solicitud su dirección electrónica, y que dé su conformidad para la remisión de cualquier comunicación a través de ese medio.

Es de notar que antes de que se produzca la notificación de la respuesta denegatoria, el solicitante puede acudir a la entidad a recabar la información solicitada en el décimo día hábil de presentada la solicitud. Teniendo en cuenta que estamos frente a la restricción de un derecho fundamental, constituye una buena práctica que el solicitante pueda conocer, en ese momento y por escrito, de la decisión debidamente motivada de la entidad de denegarle el acceso a la información pública. En estos casos, la entidad deberá evaluar si aplica el artículo 19 del TUO de la Ley 27444, referido a la dispensa de la notificación.

5 Sobre el particular, la Autoridad Nacional de Transparencia y Acceso a la Información Pública se ha pronunciado a través de la Opinión Consultiva N° 28-2018-JUS/DGTAIP, la cual puede descargarse en el siguiente enlace: https://www.minjus.gob.pe/wp-content/uploads/2018/10/0-C-28 OCTUBRE.pdf 6 Entiéndase por buenas prácticas aquellas acciones que realizan las entidades a favor de la transparencia y el acceso a la información pública, sin que exista una norma legal que establezca su obligatoriedad. 7 Artículos 13 y 15 del Reglamento de la Ley 27806.

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Pregunta 9: ¿Debería notificarse todas las respuestas (otorgamiento o denegatoria de la información y ampliación de plazo) al domicilio de los solicitantes, salvo aquellas en que el solicitante ha requerido la remisión de la respuesta por correo electrónico?

26. De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 15 del Reglamento de la Ley 27806, la solicitud de acceso a la información que genere una respuesta que esté contenida en medio magnético o impresa, será puesta a disposición del solicitante en la unidad de recepción documentaria o el módulo habilitado para tales efectos, previa presentación de la constancia de pago de los costos de reproducción. La entidad no está obligada a entregar la información en el domicilio del solicitante. Si el solicitante ha pedido que se le remita la información por correo electrónico, la puesta a disposición se hace a través de ese medio, sin ningún costo.

27. Las respuestas denegatorias de las solicitudes de acceso a la información deben ponerse en conocimiento del solicitante, según lo señalado en los numerales 23, 24 y 25 de la presente Opinión Consultiva.8

Pregunta 10: De efectuarse la notificación personal de las respuestas a las solicitudes de acceso a la información pública, ¿en qué plazo debería de realizarse?

28. En los supuestos en que la entidad deba comunicar la respuesta denegatoria de la solicitud de acceso en el domicilio del solicitante, en aplicación supletoria de la Ley 27444, deberá acoger el plazo previsto por esta. Según señala su artículo 24, toda notificación deberá practicarse a más tardar dentro del plazo de cinco (5) días hábiles, a partir de la expedición del acto que se notifique. Es de precisar que, de acuerdo con lo dispuesto en la Ley 27806, la entidad tiene un plazo de diez (10) días hábiles para atender la solicitud. La atención implica la generación de una respuesta de entrega de la información solicitada, o una denegatoria a su acceso por alguno de los supuestos desarrollados en el artículo 13 de su TUO.

V. CONCLUSIONES

1. Si transcurridos treinta (30) días calendario la información no es recogida por el solicitante, se archiva siguiendo las normas que rigen el Sistema Nacional de Archivos. Si posteriormente el solicitante acude a la entidad a recogerla:

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(i) la entidad no estaría obligada a entregarla, si ha sido eliminada en cumplimiento de su Programa de Control de Documentos Archivísticos, y el solicitante tendría que formular una nueva solicitud;

i. AGUIL 11 c. (ii) si la información aún obra en la entidad, constituye una práctica garantista y en pro del derecho fundamental de acceso a la información que le sea

8 En cuanto a la entrega de la liquidación de los costos de reproducción y de la información solicitada, la Ley 27806 y su reglamento disponen que sea a través de la puesta a disposición en la unidad de recepción documentaria de la entidad o el módulo habilitado para tales efectos.

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entregada al solicitante, más aún cuando ha cancelado los costos de su reproducción.

2. Las solicitudes de acceso a la información solo pueden ser denegadas cuando (i) la información está contenida en las excepciones de los artículos 15, 16 y 17 del TUO de la Ley 27806, referidos a información secreta, reservada y confidencial; (ii) se requiera información con la que la entidad no cuente y no esté obligada a contar; (iii) cuando se solicite evaluaciones o análisis de la información.

3. Las solicitudes que un ciudadano formule fuera del ámbito de aplicación de la Ley 27806 no son solicitudes de acceso a la información pública. Por tanto, no deben ser tratadas como tales, ni consignadas en el registro de solicitudes de acceso a la información pública.

4. Las solicitudes que sean atendidas con una respuesta denegatoria porque la entidad no cuenta con la información y no tiene la obligación de contar con ella, deben consignarse en el registro solicitudes de acceso a la información pública, además de encauzarse a la entidad obligada o hacia la que la posea, y poner esa circunstancia en conocimiento del solicitante.

Un medio idóneo para la presentación de solicitudes de acceso a la información debe comprender, básicamente, lo siguiente:

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(i) que el solicitante pueda tener certeza de que su solicitud ha sido recibida por la entidad;

(ii) que la entidad pueda tomar conocimiento de la solicitud formulada por el ciudadano (y mantener completo y actualizado el registro de solicitudes de acceso a la información);

(iii) que el medio permita consignar los requisitos obligatorios y opcionales de la solicitud; y,

(iv) que el solicitante pueda obtener una constancia, con fecha y hora cierta, del requerimiento que ha presentado ante la entidad, para poder hacer seguimiento del mismo y/o para, eventualmente, presentar un recurso de apelación ante una denegatoria de la información.

Si las entidades facultan a los ciudadanos a formular sus solicitudes verbalmente, el procedimiento debería contemplar, mínimamente, que se registren los requisitos obligatorios de la solicitud, y que se le emita al ciudadano una constancia de la presentación de la misma.

7. Las disposiciones relativas a la notificación al administrado mediante correo electrónico y a la confirmación de su recepción para la validez de la notificación, no son aplicables para la atención de solicitudes de acceso a la información pública. Esto porque la norma especial dispone que la entidad remita la información al correo electrónico proporcionado por el solicitante, sin que exija una confirmación de recepción para dar por atendida la solicitud.

8. En aplicación supletoria de la Ley 27444, la respuesta denegatoria al solicitante debe notificarse a su domicilio o a través de correo electrónico, siempre que haya

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consignado en la solicitud su dirección electrónica, y que dé su conformidad para la remisión de cualquier comunicación a través de ese medio. Si el solicitante acude a la entidad antes de dicha comunicación, constituye una buena práctica que pueda conocer, en ese momento y por escrito, de la decisión debidamente motivada de la entidad de denegarle el acceso a la información.

9. La entrega de información se da a través de la puesta a disposición en la unidad de recepción documentaria de la entidad o el módulo habilitado para tales efectos, previa presentación de la constancia de pago de los costos de reproducción. La entidad no está obligada a entregar la información en el domicilio del solicitante. Si

a el solicitante ha pedido que se le remita la información por correo electrónico, la ecce macion

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10. En aplicación supletoria de la Ley 27444, la entidad deberá notificar la respuesta denegatoria de la solicitud en el plazo de (5) días hábiles. La entidad tiene un plazo de diez (10) hábiles para atender la solicitud. Esta atención implica también la generación de una respuesta denegatoria por alguno de los supuestos desarrollados en el artículo 13 de su TUO.

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Oficina de Normalización Previsional

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OFICIO N°05,3 -2019-DPE/ONP

Lima, 3 u ABR 2019

Señor EDUARDO LUNA CERVANTES Director General de la Dirección General de Transparencia, Acc- o a la Información Pública y Protección de Datos Personales Ministerio de Justicia y Derechos Humanos Scipión Llona 350, Miraflores, Lima Presente. —

Asunto : Absolución de consultas - Acceso a la Información Pública

Referencia : Decreto Supremo N° 019-2017-JUS

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1) De mi consideración: o l/

Me dirijo a usted en atención a lo dispuesto por el artículo 7 de la norma en referencia, a efectos de solicitar la absolución de las consultas formuladas en el marco de la atención de las solicitudes de Acceso a la Información Pública que son recibidas por la Oficina de Normalización Previsional.

En atención a lo antes expuesto, se detallan en Anexo adjunto, las consultas formuladas (07) a efectos de que sean evaluadas por su Despacho, de conformidad con lo dispuesto en la Ley N° 27806, sus normas modificatorias, complementarias y reglamentarias.

Sin otro particular, hago propicia la ocasión para renovarle las expresiones de mi mayor consideración.

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Oficina de Normalización Previsionai,


Dirección de Prestaciones


ANEXO N° 01: CONSULTAS FORMULADAS

1.- Respecto al plazo de disposición de la información en la Mesa de Partes

De conformidad con el tercer párrafo del artículo 13 del Reglamento de la Ley N° 27806, el plazo para mantener en Mesa de Partes la información requerida es de treinta (30) días calendario, contados a partir de la puesta a disposición de la información. Transcurrido dicho plazo, la solicitud será archivada.

Si luego de archivarse la solicitud, el usuario se apersona a recoger la información, ¿deberá presentar una nueva solicitud? ¿Qué implica el archivo de la solicitud?

2.- Denegatoria del pedido SAIP

La denegatoria de los pedidos debe ser fundamentada. En los Informes, el área poseedora de la información debe colocar la norma legal y explicar detalladamente los motivos por los cuales la Entidad no puede entregar la información. La denegatoria no se sobreentiende.

En ese sentido, son motivos de denegatoria, los siguientes:

-

Los basados en los artículos 15 a 17 de la Ley.

-

Cuando no se cuente con la información; a menos que sea información que debería tener conforme a sus funciones, en cuyo caso deberá crearla y entregarla. Cuando tenga que efectuar análisis o evaluación de la información que posee.

¿Existe alguna causal de denegatoria adicional?

3.- Tratamiento a requerimientos que se encuentran contemplados en el TUPA de la Entidad

Si la solicitud corresponde a un procedimiento o servicio TUPA, debería ser direccionada al área competente y dar respuesta al usuario informando dicha situación.

Dicho pedido, ¿debe ser registrado o contabilizado como solicitud de Acceso a la Información Pública? ¿Se configura como causal de denegatoria?

4.- Encauzamiento de pedidos a otras Entidades

Los encauzamientos a otras Entidades vienen siendo registrados y contabilizados por la ONP.

Sin embargo, se consulta si estos deben ser incluidos en el registro de solicitudes de Acceso a la Información Pública o en una base de datos distinta, dado que esto último podría generar duplicidad de registro cuando se contabilice el mismo pedido en otra Entidad.

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Ministerio de Economía y Finanzas



5.- Medios idóneos para la recepción de las solicitudes de Acceso a la Información Pública

El artículo 10 del Reglamento señala que "La solicitud de acceso a la información pública puede ser presentada por cualquier persona natural o jurídica ante la unidad de recepción documentaría de la entidad, a través de su Portal de Transparencia, a través de una dirección electrónica establecida para tal fin o a través de cualquier otro medio idóneo que para tales efectos establezcan las Entidades."

Bajo esa premisa, las solicitudes de Acceso a la Información Pública solo deben ser presentadas a través de un medio que haya sido configurado como idóneo por la Entidad.

La ONP tiene a la fecha como único medio de recepción, el medio presencial a través de la Unidad de recepción documentaria.

No obstante, se ha tomado conocimiento del envío de solicitudes a través de correos electrónicos de funcionarios de la Entidad, los cuales carecerían de idoneidad dado que el usuario no tendría fecha cierta de recepción del pedido por parte de la Entidad.

Ante ello, se consulta:

¿Existe alguna formalidad legal para que la Entidad establezca los medios idóneos para la recepción de las solicitudes de Acceso a la Información Pública?

¿Qué acciones se deben adoptar en caso de recibir solicitudes de Acceso a la Información Pública a través de medios que no han sido configurados para tal fin?

6.- Recepción verbal de solicitudes de Acceso a la Información Pública

En caso se establezca la recepción verbal como medio idóneo para recibir solicitudes de Acceso a la Información Pública, ¿cuáles son las formalidades que se deben tener al momento de la recepción de la solicitud verbal?

7.- Acuse de recibo de las solicitudes de Acceso a la Información Pública atendidas por correo electrónico

El artículo 12 del Reglamento de la Ley N° 27806, establece que "la solicitud de información podrá responderse vía correo electrónico cuando la naturaleza de la información solicitada y la capacidad de la Entidad así lo permitan". Esto es siempre que el solicitante brinde la conformidad en su solicitud.

e consulta al respecto, si es necesario contar con el acuse de recibo de la respuesta uando esta es remitida por correo electrónico para dar por atendida la solicitud.

ir. Bolivia N° lag, Lima a, Lima - Perú • 634-2222 • www.onp.gob.pe

PERÚ

Ministerio de Justicia y Derechos.Húmanes'

OFICINA DE ADMNISTRACION DOCUMENTARIA Y ARCHIVO MESA DE PARTES

RECIBIDO

2 0 MAYO 2019 Hora c) 3 ' o3sc) Firme: ti RIBelbido por:


Oficina de - ^- Normalización Previsional



OFICIO N°%!-5 -2019-DPE/ONP

Lima, 7 mAy 2019

Señor EDUARDO LUNA CERVANTES Director General de la Dirección General de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales Ministerio de Justicia y Derechos Humanos Scipión Llona 350, Miraflores, Lima Presente. —

Asunto : Absolución de consultas - Acceso a la Información Pública

Referencia : Oficio N° 053-2019-DPE/ONP

De mi consideración:

Me dirijo a usted en atención al documento de la referencia, a través del cual se solicita la absolución de una serie de consultas relacionadas a la atención de las solicitudes de Acceso a la Información Pública que son recibidas por la Oficina de Normalización Previsional.

En relación a la consulta N° 01 sobre la disposición de la información en la unidad de recepción documentaria o el módulo habilitado para tales efectos, se requiere efectuar una consulta adicional, motivada en la Sentencia de fecha 23 de mayo de 2018, emitida por el Tribunal Constitucional (Expediente N° 04237-2017-PHD/TC).

En ese sentido, a través del documento adjunto, se plantea la consulta formulada, para su atención de conformidad con el artículo 7 del Decreto Supremo N° 019-2017-JUS.

Sin otro particular, hago propicia la ocasión para renovarle las expresiones de mi mayor consideración.

Atentamente,

MARI ZAPA ER-LLOSA DIRECTOR GI NERA DE PRESTACIONES

Adj. Anexo N° 01

- 039 tíZY

Jr. Bolivia N° 109, Lima 1, Lima - Perú • I:" 634-2222 • www.ono.gob.pe

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"Decenio de la igualdad de Oportunidades para mujeres y hombres" "Año de la Lucha contra la Corrupción y la Impunidad"

ANEXO N° 01

Puesta a disposición de la respuesta a solicitudes de Acceso a la Información Pública

Al respecto, el Reglamento de la Ley N° 27806 establece lo siguiente:

Artículo 15.- Entrega de la información solicitada en las unidades de recepción documentaría

La solicitud de información que genere una respuesta que esté contenida en medio magnético o impresa, será puesta a disposición del solicitante en la unidad de recepción documentada o el módulo habilitado para tales efectos, previa presentación de la constancia de pago en caso de existir costo de reproducción.

En base al artículo antes citado, la ONP pone a disposición de los usuarios, las Cartas de respuesta a las solicitudes de acceso a la información pública, en la Mesa de Partes de Lima y Provincias, dentro del plazo de 10 días hábiles establecidos por la Ley', toda vez que no realiza cobros por reproducción.

No obstante, se ha tomado conocimiento de la Sentencia de fecha 23 de mayo de 2018, emitida por el Tribunal Constitucional (Expediente N° 04237-2017-PHD/TC), a través de la cual, este Colegiado efectúa en su fundamento 6, una interpretación del artículo 13 de la Ley N° 27806, el cual dispone lo siguiente:

"Artículo 13.- Denegatoria de acceso (...) La solicitud de información no implica la obligación de las entidades de la Administración Pública de crear o producir información con la que no cuente o no tenga obligación de contar al momento de efectuarse el pedido. En este caso, la entidad de la Administración Pública deberá comunicar por escrito que la deneqatoría de la solicitud se debe a la inexistencia de datos en su poder respecto de la información solicitada."

Sobre el particular, el Tribunal Constitucional señala que, en caso de inexistencia de la información, la entidad "tenía la obligación de comunicar por escrito al actor que la información requerida no existía, máxime si el recurrente, en su solicitud de información (folio 3), señaló un domicilio. Por consiguiente, al no haberse cumplido con notificar al administrado la respuesta de su pedido de información, en los términos regulados por la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública, se lesionó el derecho invocado, razón por la cual corresponde estimar la demanda."

Tal como se puede apreciar, en la Sentencia en cuestión, el Tribunal Constitucional, estaría señalando que se debe notificar la respuesta a una solicitud de acceso a la información pública cuando se trate de la causal de deneqatoria por información inexistente.

eCk

1 h El artículo 11 de la Ley establece que "La entidad de la Administración Pública a la cual se haya presentado

11'c IRGIc Ils1 la solicitud de información debe otorgarla en un plazo no mayor de diez (10) días hábiles, sin perjuicio de lo

h►9 establecido en el literal g)."

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ona/

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Dirección de Prestaciones PERÚ


Ahora bien, habiéndose efectuado la búsqueda de otros pronunciamientos similares emitidos por el referido ente colegiado, se ubicó la Sentencia de fecha 25 de enero de 2017, recaída en el Expediente N° 1451-2015-PHD/TC, a través de la cual el Tribunal señala en su fundamento 10, lo siguiente:

Las entidades estatales están constitucionalmente obligadas a responder por escrito las peticiones ciudadanas presentadas a título individual o colectivo (cfr. artículo 2, inciso 20, de la Constitución). Dicha norma constitucional es aplicable a las solicitudes de acceso a la información pública y exige que la respuesta a dichas solicitudes se comunique de manera efectiva a sus destinatarios; es decir, que sea notificada en el domicilio consignado por el peticionante en su solicitud de información o en su Documento Nacional de Identidad. Caso contrario, se produciría una vulneración a los derechos fundamentales de acceso a la información pública y petición máxime cuando la obligación de notificar los actos administrativos también está reconocida en el artículo 18 de la Ley 27444, de Procedimiento Administrativo General aplicable supletoriamente a la Ley 27806.

En esta Sentencia, el Tribunal estaría señalando que todas las respuestas a solicitudes de acceso a la información pública, sin excepción, deben ser notificadas al domicilio del solicitante, en concordancia con lo dispuesto en la Ley N° 27444.

En el marco de lo antes expuesto, efectuamos las siguientes consultas:

1. En caso de denegatoria por inexistencia de la información -como señala la Sentencia recaída en el Expediente N° 04237-2017-PHD/TC -, ¿se debe notificar la respuesta al domicilio consignado por el solicitante?

2. En base a la Sentencia recaída en el Expediente N° 1451-2015-PHD/TC, ¿debería notificarse todas las respuestas (otorgamiento o denegatoria de la información y ampliación de plazo) al domicilio de los solicitantes, salvo aquellas en que el solicitante ha requerido la remisión de la respuesta por correo electrónico?

3. De efectuarse la notificación personal de las respuestas a las solicitudes de acceso a la información pública, Lert-qué plazo legal debería de realizarse?

Jr. Bolivia 1\1° 109, Lima 1, Lima - Perú • 634-2222 • www.onp.gob.pe

OPINIÓN CONSULTIVA N° t/3 -2019-JUS/DGTAIPD · solicitudes de acceso a la información pública...

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