Open Erp (Sercis)

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INSTITUTO TECNOLOGICO DE PINOTEPA INGENIERIA EN GESTION EMPRESARIAL

COMO ACCEDER A OPEN ERP

Una vez instalado y configurado el software en tu sistema, podrás tener acceso a los servicios que este te ofrece haciendo clic en el icono del software y parecerá la siguiente pantalla:

Si la combinación “Servidor/BD/usuario/contraseña" es válida y correcta, al pulsar el botón "Aceptar" el servidor Open ERP nos servirá nuestra "página de inicio" que puede ser "El Menú Principal" pero no tiene por qué; puede ser cualquier otra página que hayamos seleccionado como "página de inicio", aquella que más usemos, por ejemplo, un tablero.(Ejemplo la siguiente pantalla)

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El Panel de Gestores

Los menús de Open ERP están organizados para guiarle a través de una implementación, en un orden razonable, de forma que la información que ha de entrarse primero se encuentre primero en el menú.

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Dependiendo de los módulos instalados y sus permisos de acceso, el Panel de Gestores muestra una serie de opciones cuya única función es seleccionar el menú que se mostrará a la derecha. Un fondo gris indica el gestor que está seleccionado, en la imagen 1 es "Gestión Financiera". La última de las opciones, "Administración", está reservada a los administradores de la compañía, los miembros del grupo admin.

EMPRESAS

Este menú es el que en otros programas suele denominarse clientes y proveedores, pero en OpenERP es más flexible y genérico, podría llamarse "Personas físicas y jurídicas", si no fuera una etiqueta tan fea, ya que se usa para

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dar de alta a todo aquél con el que nuestra compañía mantiene una relación del tipo que sea. La etiqueta original en inglés es "Partners". También podría llamarse "Empresas y Contactos", si no fuera porque el módulo de contactos es opcional, por si queremos registrar a todas las personas físicas, tengan o no relación con alguna empresa. Así que se llama "Empresas", entendido en un sentido abstracto que incluya también a la administración pública, organizaciones no gubernamentales, colaboradores a comisión, e incluso los empleados de nuestra propia compañía si queremos contabilizar automáticamente conceptos como los salarios.

PRODUCTOS

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Este menú podría llamarse "Productos y Servicios" porque ambos comparten la misma ficha de registro (formulario). En este menú damos de alta las categorías de productos y servicios, y los productos y servicios de cada una de ellas, así como los parámetros de los mismos como las unidades de medida o empaquetado. También aquí se configuran las listas de precios.

GESTIÓN FINANCIERA

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Este menú está dedicado básicamente a la contabilidad (financiera, auxiliar, analítica y presupuestaria) y los impuestos, así como las facturas, todos con sus informes. También aquí encontramos la configuración de monedas, plazos de pago y asientos recurrentes.

MANEJADOR DE INVENTARIO

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Aquí configuramos los incoterms y las ubicaciones de existencias como son los almacenes. Este menú se usa para los movimientos de stock, órdenes de entrega, albaranes, trazabilidad y abastecimiento automático y/o periódico, así como para el inventario.

COMPRAS

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La gestión de compras se basa en el documento orden o pedido de compra que, en el flujo predeterminado, deberá será confirmada por un jefe de compras y aprobada por el proveedor. La orden de compra genera automáticamente la lista para el almacén y la factura.

Ventas. La gestión de ventas permite configurar diversas tiendas y se basa en el documento orden o pedido de venta que evoluciona según una política de ventas.

FABRICACIÓN

Producción. Este menú está dedicado a la manufactura o fabricación e implementa la planificación de recursos materiales estándar.

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RECURSOS HUMANOS

En este menú podemos llevar la gestión de todos los aspectos relacionados con el personal de la compañía como la estructura, cargos, contratos, horarios, partes de trabajo, firmar la entrada y la salida, vacaciones, etc.

TABLEROS

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Se trata de mesas de control para encargados de departamento con un resumen de los aspectos más importantes del área. Hay tableros de contabilidad, de proyectos, de producción, crm y asociación.

Según los módulos instalados en nuestra compañía, encontraremos otros menús como CRM y SRM, Gestión de Proyectos, Gestión Documental, Portal, TPV (POS), Tienda en Internet, etc.

ADMINISTRACIÓN.

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El menú de administración trata de la administración del sistema, no de la administración de la compañía. Aquí configuramos la base de datos con los distintos módulos, los idiomas, los permisos y privilegios, las cuentas de usuario y sus permisos y privilegios según la configuración anterior, las propiedades predeterminadas, etc.

El Menú del Gestor

Cada gestor tiene su propio menú dispuesto en una jerarquía de tantos niveles como sean necesarios. Para todos los gestores, la primera de las opciones es la Configuración (del gestor) que está reservada a los usuarios que pertenecen al grupo de administradores del gestor. Cada opción del menú tiene un icono que anticipa el tipo de acción que realiza:

Tipos de Comandos del Menú Principal

Indica la existencia de un submenú. La única finalidad de estas flechas es desplegar y colapsar sucesivamente el submenú. Es el único icono que tiene una función propia (que es activo) ya que los otros iconos son solo indicativos: hacer clic en ellos no tiene efecto alguno. A la derecha de la flecha siempre habrá otro icono inactivo y un texto activo. Casi siempre el icono inactivo a la derecha de una flecha será el que se explica a continuación, pero no siempre, vea en la imagen "Facturas".

Las opciones marcadas con este icono tienen la misma función que las flechas anteriores, nada más que desplegar y colapsar el submenú, así que

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podemos considerar que los textos de estas opciones solamente aumentan el área donde hacer clic. Este icono siempre tendrá una flecha a su izquierda pero no todas las flechas tendrán este icono a su derecha, un ejemplo similar al citado "Facturas" lo tenemos en "Empresas ‣ Empresas": las flechas despliegan el submenú pero el texto ejecuta la acción de abrir la lista o tabla de empresas.

Indica que se mostrará un listado (una tabla).

Nos lleva a una vista jerárquica, un árbol.

Accede en modo de edición a un formulario vacío, para crear un nuevo elemento de una tabla (una fila o registro).

Imprimir un informe.

Ejecutar una acción como puede ser un asistente para tareas de configuración y opciones específicas de un área concreta.

Abrir un calendario.

Opciones Atajos (accesos directos o accesos rápidos)

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Es el espacio donde se sitúan los atajos que, para mayor comodidad, permiten ir directamente a los sitios más utilizados por el usuario. Los atajos son personales de cada usuario. En el extremo izquierdo de la barra y sobre fondo rojo hay un atajo permanente MENÚ que nos devuelve al menú principal. A continuación, sobre fondo negro, ATAJOS sirve para eliminar, cambiar el nombre y cambiar el orden en que se muestran de izquierda a derecha en la barra; pero no para crearlos. Al hacer clic en ATAJOS, Open ERP abre una tabla de los Atajos actuales que puede editar. Si realiza cambios, es posible que tenga que finalizar la sesión (Salir) e iniciar otra (volver a Entrar) para que se reflejen los cambios. Por último, sobre fondo gris se van situando los atajos, en el caso de la imagen 1 el usuario tiene un solo atajo: Modules; mientras que el usuario de la imagen 2 ha creado 3 atajos: Módulos, Plan Contable e Impuestos. No se pueden crear atajos a cualquier sitio; para crear un nuevo atajo, primero tenemos que llegar al sitio donde queremos que nos lleve el futuro atajo y veremos si en el lado derecho de la barra de atajos, aparece un botón llamado [AÑADIR A ATAJOS] que deberemos pulsar para crear el atajo. Si no aparece este botón es porque no se puede crear un atajo a ese sitio concreto. Esto depende de que el sitio tenga definido la propiedad shortcut en el código del programa.

Los atajos son especialmente convenientes porque la web no fue diseñada para ejecutar aplicaciones y los botones

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"Ir a la página siguiente" e "Ir a la página anterior" del navegador (Adelante y Regresar en IE) deben evitarse cuando se trata de aplicaciones. En el caso de Open ERP, cada vez que vamos al menú tenemos que empezar de nuevo el recorrido y como su menú es bastante amplio, los atajos nos facilitarán un acceso más cómodo y rápido.

La Barra de Preferencias del Usuario

En la parte superior derecha del contenido del navegador tenemos la Barra de Preferencias del Usuario. Los elementos de esta barra son, de izquierda a derecha:

Sobre fondo negro se muestra el nombre completo del usuario, no es el nombre de usuario de la credencial o cuenta de usuario. Su función es solo indicativa.

A continuación vienen 4 elementos sobre fondo rojo que sí tienen alguna función. El primero es Inicio y viene a ser algo así como el principal de los atajos, su atajo favorito, que debería estar configurado para llevarle al sitio que más utilice; y es especial porque al iniciar sesión (al entrar en el sistema) el sitio que se muestra en primer lugar es el que corresponde a este atajo, es decir, no tiene por qué ser el menú principal.

Después viene Preferencias, que conduce al usuario a un formulario donde puede establecer su contraseña, su idioma, su zona horaria y su firma (para establecer cómo quiere que aparezca su nombre en los documentos). Dado que el usuario puede cambiar su propia contraseña, será conveniente tomar medidas, como una directiva escrita, para prevenir que sean demasiado débiles. La zona horaria indica a Open ERP la ubicación del usuario. Puede ser distinta a la localización del servidor y de otros usuarios. Todas las fechas/horas del sistema se guardan según la zona horaria del servidor y son convertidas automáticamente a la zona horaria del usuario.

Luego tenemos Acerca (de Open ERP), con cierta información sobre el programa y sus autores. No es necesario haber iniciado sesión para acceder a esta información.

Y por último, a la derecha del todo, tenemos el botón Salir que terminará la sesión (cerrar sesión) y que debemos acostumbrarnos a usar en lugar de cerrar la ventana o pestaña del navegador directamente.

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El Sistema de Mensajes (solicitudes)

Justo debajo de la Barra del Usuario y encima de la Barra de Atajos se encuentra el sistema de mensajes de Open ERP (originalmente llamado "requests" y traducido como "solicitudes")

Aquí encontramos las notificaciones como "No tiene mensajes" que sirven también de botón: haciendo clic accedemos al sistema de mensajes. Se trata de un sistema de comunicación interno (entre los usuarios de la compañía) a medio camino entre el correo electrónico y los sistemas de mensajería instantánea electrónicos. La forma de redactar mensajes es similar al correo electrónico (Destinatario, Asunto, Mensaje, Enlaces Adjuntos) pero los mensajes son guardados como conversaciones entre dos interlocutores, solo dos. La interfaz no está muy lograda pero el sistema tiene la ventaja de poder hacer referencia a un máximo de dos documentos del sistema sin necesidad de copiarlos y adjuntarlos (de ahí lo de "Enlaces Adjuntos"). Al recibir un mensaje nos aparece una notificación y podemos contestarlo o dar por terminada la conversación; y cuando enviamos un mensaje nos aparece como mensaje pendiente (esperando respuesta por parte del interlocutor).

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LA BARRA DE PREFERENCIAS DEL USUARIO

En la Barra de Preferencias del Usuario haga clic en Preferencias; si hace algún cambio pulse "Guardar" pero si no hace cambios es mejor siempre hacer clic en "Cancelar"; el resultado final será casi el mismo pero el proceso que ha de realizar el servidor es muy distinto: escribir todo de nuevo y registrar la acción para el sistema de auditoría (commit transaction) o no hacer nada (roll-back transaction).

En la Barra de Preferencias del Usuario haga clic en "Acerca"; el menú principal ya no se muestra; para mostrarlo haga clic en MENÚ en la Barra de Atajos. Para notar la importancia de los Atajos podemos adentrarnos en los submenús y comprobar que no es posible regresar directamente a donde estábamos, por ejemplo: vamos a un submenú como "Gestión Financiera ‣ Declaraciones Oficiales ‣ Informes Genéricos"; entonces hacemos clic en "Acerca" y perdemos de vista el menú; ahora intentamos regresar; si hacemos clic en MENÚ volvemos a empezar en Empresas: hemos perdido el sitio. Y si lo intentamos con los botones de navegación del navegador (Ir a la página anterior en FF o Regresar en IE o Volver) tan solo nos conserva el sitio del gestor pero no el sitio en su menú; y no

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conviene usar los botones del navegador que fueron diseñados para documentos, no para aplicaciones.

En el menú del gestor de Empresas use la flecha para desplegar el submenú Empresas y haga clic en "Clientes"; en el extremo derecho de la Barra de Atajos haga clic en el botón [AÑADIR A ATAJOS]. Haga lo mismo para "Proveedores". Ahora en la Barra de Atajos haga clic en ATAJOS; se trata de una Vista de Tabla de los atajos. Las Vistas de Tabla es lo primero que vamos ver a continuación "Open ERP, Primeros Pasos: Interfaces de los Objetos". Haga clic en MENÚ para volver al Menú Principal ó en "Salir" si ya es suficiente por ahora.

RECURSOS

Recursos. OpenERP le permite gestionar dos tipos de recursos, materiales y

recursos humanos. Los recursos se definen por su tiempo de trabajo y/o su

capacidad (número de operaciones realizadas en paralelo en un centro de trabajo,

el tiempo para completar un ciclo de producción).

Puede definir el período de actividad por día en período de trabajo.Con las hojas

de recursos puede especificar los días o períodos de inactividad de cualquier

recurso.

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GESTION DE PROYECTOS

OpenERP Gestión de Proyectos puede gestionar proyectos de cualquier

naturaleza. Pueden estar relacionados con los Servicios, Soporte, Producción o

Desarrollo. Le permite organizar sus actividades en tareas y planificar el trabajo

que usted necesita para completar estas tareas .

El sistema le permite planificar su asignación de recursos sobre una base a corto

plazo y a largo plazo. Puede programar comunicaciones automáticas a través de

correo electrónico para informar a sus socios del estado de avance del proyecto.

Los diagramas de Gantt proporcionan representaciones gráficas de sus

proyectos, así como de la disponibilidad de recursos y la carga de trabajo. Con la

funcionalidad de CalDAV puede obtener acceso a la información de programación

en un servidor remoto.

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Un proyecto contiene un conjunto de actividades relacionadas que se llevarán a

cabo por su empresa. Cualquier proyecto puede ser puesto en una jerarquía,

como un hijo de un Proyecto Padre. Esto le permite diseñar una estructura de

grandes proyectos, muy útil para la organización del trabajo.

Tareas. Un proyecto se compone de un conjunto de tareas a realizar. La vista de

lista permite al director comprobar rápidamente el estado de la tarea y hacerla

evolucionar, delegar tareas, etc... Una herramienta de búsqueda permite una

clasificación de actividades con múltiples criterios.

Incidencias. OpenERP le permite gestionar las incidencias a las que podría

enfrentarse en un proyecto, como errores en un sistema, quejas de los clientes o

averías del material. La vista de lista permite al director comprobar rápidamente

las incidencias, asignarlas y decidir sobre su situación a medida que evolucionan.

Mensajes. Un sistema de correos internos en el proyecto permite una

comunicación eficiente y trazabilidad entre los miembros del proyecto. Los

mensajes son guardados en el sistema y luego se puede utilizar para un análisis

posterior.

PLANIFICACION A LARGO PLAZO

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Fases del proyecto. Puede subdividir sus proyectos más grandes en varias fases.

Para cada fase, puede definir su asignación de recursos (humanos o mecánicos),

describir las diferentes tareas y vincular su fase con los anteriores y siguientes,

así como añadir restricciones vinculadas con las fechas y horarios. Una vista

de Gantt de su proyecto también está disponible en este menú.

Calculo de la planificación de fases. Para planificar las fases de todos los

proyectos o sólo un proyecto determinado. Se abre una vista de Gantt.

Calculo de planificacion de tareas. Este botón tiene la misma finalidad que la

anterior y se utiliza sólo para proyectos que no son divididos en varias fases, pero

sólo se hacen en una lista de tareas.

RECURSOS

Recursos. Obtener acceso a todos sus recursos disponibles para su proyecto.

Puede hacer múltiples criterios de investigación para facilitar la selección de

recursos, por tipo y la empresa, por ejemplo.

Tiempo de trabajo. Usted puede definir los períodos habituales de trabajo para

cada recurso y para cada día. Estos valores serán utilizados por el sistema para

programar el proyecto.

SEGUIMMIENTO DE TRABAJO

Hojas de asistencia. Los empleados pueden codificar su tiempo dedicado a

diferentes proyectos. Un proyecto es un cuenta analítico y el tiempo invertido en

un proyecto supondrá un coste en la cuenta analítica.

Horas de trabajo. Esta funcionalidad le da una lista de trabajos realizados por el

usuario, producto y la cuenta analítica (o proyecto). La herramienta de búsqueda

permite realizar análisis detallados.

INFORMES

Análisis de tareas de le permite tener acceso a la información relativa a las

diferentes tareas del proyecto, tales como los retrasos en la finalización,

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progresos de las tareas, etc...Puede ordenar las tareas por direrentes criterios

para obtener sus propios análisis personalizadas.

Incidencias del proyecto. Rastree los problemas en sus proyectos y arregle los

retrasos con un alto nivel de precisión. La herramienta de búsqueda multicriterio

permite un análisis detallado.

CRM

OpenERP CRM y Gestión de ventas que permite el seguimiento de sus

actividades de ventas desde el primer contacto hasta el final de la realización del

pedido de venta. La primera toma de contacto desde el formulario de contacto en

su sitio web es automáticamente integrada en el CRM. OpenERP le permite hacer

un seguimiento de todos los correos electrónicos y los documentos

intercambiados con los clientes.

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La integración con Microsoft Outlook, Thunderbird o teléfono móvil permite a

su equipo a seguir trabajando de la manera que quieran, mientras se mantiene la

sincronización completa con clientes potenciales, oportunidades y documentos.

INICIATIVAS

Las 'iniciativas' son un primer contacto sin reservas, con una nueva perspectiva.

Utilice iniciativas al importar una base de datos de clientes potenciales o para

integrar el formulario de contacto de su sitio web con OpenERP. Después de

haber sido calificada, la iniciativa se puede convertir en un cliente y una

oportunidad de negocio para un seguimiento más detallado de las actividades

relacionadas

OPORTUNIDADES.

Oportunidades permiten realizar un seguimiento de la canalización de sus

mejores ofertas: el histórico de las comunicaciones, los ingresos esperados, el

estado de cada oportunidad, lo que se espera el cierre, etc... Las oportunidades

están por lo general relacionadas con la pasarela de correo electrónico, lo que le

permite mantener el historial de los correos intercambiados con el cliente. Sus

equipos serán capaces de programar reuniones y llamadas telefónicas en las

oportunidades, para convertir las oportunidades en las citas, para gestionar los

documentos relacionados con la oportunidad y seguir todas las actividades

relacionadas con este cliente.

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PEDIDOS

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En la parte de pedidos se gestiona la facturación, el cumplimiento de productos y

los procesos de entrega. OpenERP puede manejar los productos, servicios y

consumibles. Una orden de venta puede desencadenar tareas, órdenes de

fabricación, compras, y es compatible con varios métodos de facturación de

acuerdo a su configuración: de la orden de venta, las ganancias, etc...

LIBRETA DE DIRECCIONES

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Clientes. La libreta de direcciones administra su lista de clientes. El formulario

para clientes le permite registrar más información sobre sus clientes (direcciones,

contactos, lista de precios, cuentas, etc...). Con la ficha del historial, se pueden

seguir todos los movimientos y las transacciones relacionadas con un cliente,

como el pedido de cliente, reclamaciones, etc.

CALENDARIO

El calendario de reuniones se comparte entre los equipos de ventas y está

totalmente integrado con las otras aplicaciones como las vacaciones de los

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empleados. También puede sincronizar las reuniones con su teléfono móvil

usando la interfaz de CalDAV.

LLAMADAS TELEFONICAS

Rastree fácilmente todas las llamadas entrantes. El menú de entrada abre una

vista de búsqueda en modo de edición, de modo que usted puede modificar o

agregar un nuevo registro de llamada. Con los botones de acción puede convertir

una iniciativa en una oportunidad, o planificar una reunión. El menú de salida se

abre una vista de búsqueda en modo de edición, de modo que se puede modificar

fácilmente, o planificar una nueva llamada. Los botones de acción le permiten

hacer evolucionar el estado de la llamada para un mejor seguimiento de sus

llamadas previstas. Durante las llamadas, puede convertir la inciativa en

oportunidad, planificar una reunión o cancelarla.

FACTURACION Líneas para facturar abre una vista de la búsqueda con las

líneas de pedido de venta y su estado. Puede utilizar este menú para crear

facturas de las líneas de pedido de venta que ya están entregados, pero no

facturados todavía.

SERVICIO DE POSVENTA Reclamaciones. Registre y realice un seguimiento de

las reclamaciones de sus clientes aquí. Una reclamación puede definir en varios

tipos, por el nombre del cliente, estado y nivel de prioridad. La reclamación

también puede ser una acción preventiva o una reparación. Puede estar vinculada

a una referencia, como un pedido de cliente, o un número de lote del producto.

Puede enviar correos electrónicos con archivos adjuntos directamente desde

OpenERP y obtener el histórico del tratamiento de la reclamación (correos

electrónicos enviados, tipo de intervenciones realizadas, etc.)

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Al igual que los registros y la tramitación de las reclamaciones, el Servicio de

Ayuda y Soporte son buenas herramientas para rastrear sus intervenciones. Este

menú se adapta más a la comunicación verbal, que no está necesariamente

relacionada con una reclamación. Seleccione un cliente, añada notas y categorice

sus intervenciones con un canal y un nivel de prioridad.

RECAUDACION DE FONDOS

Recaudación de fondos. Cuando desee apoyar a su organización o una campaña,

puede rastrear todas sus actividades para la recaudación de dinero. El menú abre

una lista de búsqueda, donde puede encontrar las descripciones de los fondos,

correo electrónico, el histórico y la probabilidad de éxito. Varios botones de

acción le permiten modificar fácilmente el estado de los diferentes fondos.

PRODUCTOS

La categoría de productos abre una vista de estructura de árbol de sus productos

por categoría. En OpenERP, un producto es algo que usted puede comprar y

vender. Puede ser materia prima, un producto almacenable, un consumible o un

servicio. La forma del producto contiene información detallada sobre los

productos, como la contratación de logística, los precios de venta, la categoría de

productos, proveedores, etc

DOCUMENTOS

Documentos da acceso a todos los documentos adjuntos, es un repositorio de

todos los documentos que se han adjuntado (correo electrónico, documentos

adjuntos a un proyecto, etc)

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INFORMES

Consulte con los análisis de ventas el total de ventas de acuerdo con los criterios

de los diferentes grupos (vendedores, socios, productos, etc)

El "Análisis de Iniciativas" le permite consultar diferentes informaciones

relativas al CRM. Comprobar los retrasos de los tratamientos, el número de

respuestas dadas y los correos electrónicos enviados. Puede ordenar su análisis

de iniciativas en diferentes grupos para obtener un análisis detallado.

El menú de "Análisis de oportunidades" le da acceso instantáneo a sus

oportunidades como los ingresos previstos, los costos previstos, los plazos sobre-

pasado o el número de intercambios de oportunidades.

Obtenga un análisis de los "Números de teléfono" de las llamadas y la demora

en terminar, el estado, los usuarios más convenientes para grupos diferentes para

un mundial o un análisis más detallado.

"Servicio de Ayuda" le permite consultar diferentes informaciones en relación a

las reclamaciones. Comprobar los retrasos de los tratamientos, el número de

respuestas dadas y los correos electrónicos enviados, así como los costes. Puede

organizar sus análisis sobre los diferentes grupos para obtener un análisis

detallado y a medida.

Con "Recaudación de Fondos" obtenga de un vistazo, una vista de sus

campañas de recaudación de fondos con los ingresos estimados, la probabilidad

media y la demora en cerrarlas.

"Análisis de envíos" abre una vista de búsqueda con todos sus envíos

(cantidades entrantes y salientes), su valor total, planificado y fechas reales.

Puede ordenar su análisis sobre los diferentes grupos para obtener un análisis

más detallado.

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RECURSOS HUMANOS

OpenERP Recursos Humanos ofrece un conjunto completo de herramientas

que permite a las empresas gestionar los activos más importantes en su

organización: su mano de obra. Incluye aplicaciones para la gestión de

contrataciones o evaluaciones de productividad. También proporciona

herramientas para controlar y administrar la asistencias, licencias y registros de

horas.

GESTION DE RRHH

El directorio de empleados centraliza todos los datos relacionados con sus

empleados: desde sus datos personales y su foto, hasta los costes estimados

por hora que se utilizarán para el tiempo de hojas de asistencia. Cada empleado

pertenece a un departamento. El concepto de los departamentos se utiliza para la

estructura de su empresa y para gestionar los documentos, derechos de acceso y

los flujos de validación (gastos, parte de horas, las hojas, contrataciones, etc.)

HOJAS DE GESTION

OpenERP le permite definir varios tipos de complementos (vacaciones

pagadas, enfermedad, etc...) y gestionarlos ya sea a nivel de empresa, a nivel de

departamento o en una base de caso por caso (por ejemplo: tiempo de

compensación por las horas extra). Deja peticiones que pueden ser registradas

por los empleados y validadas por sus directores. Cada empleado puede

comprobar fácilmente sus últimos días antes de la codificación de una solicitud.

Una vez que una solicitud de licencia se valida, aparece automáticamente en la

agenda del empleado.

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SEGUIMIENTO DEL TIEMPO

El seguimiento del tiempo se basa en dos conceptos

principales: asistencias y tabla de tiempos.

"Asistencia" realiza el seguimiento del tiempo empleado por un empleado en la

oficina. Los empleados pueden acceder y salir de forma manual. Este proceso se

puede automatizar conectando una máquina externa para el control de la

asistencia a través de los webservices de OpenERP.

Las hojas de asistencia siguen el tiempo utilizado por un empleado en un proyecto

determinado. Los empleados pueden rellenar un parte de horas periódicamente

(sobre una base semanal o mensual, por ejemplo) e indicar el tiempo dedicado a

diferentes proyectos y/o cuentas analíticas. Al vincular la tabla de tiempos, costos

por hora y una contabilidad analítica, un director puede realizar un seguimiento

de los costes gastados en un proyecto determinado. Las hojas de asistencia

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también se puede utilizar en ciertas industrias para calcular los cargos a facturar

al cliente final.

GASTOS OpenERP ofrece una solución completa para gestionar los gastos de los

empleados. Durante el transcurso del mes, los empleados registran sus gastos. Al

final del mes, su director valida sus hojas de gastos. El coste se asigna en los

proyectos y las cuentas analíticas. En contabilidad se valida la propuesta de las

entradas y los gastos de los empleados pueden ser reembolsados. La compañía

también puede repercutir a los clientes los gastos de los empleados al final del

proceso.

PROCESO DE EVALUACION

Cada empleado puede ser asignado a un plan de evaluación. El plan define la

frecuencia y la forma en que las evaluaciones periódicas del personal son

gestionadas. OpenERP le permite elegir entre varios tipos de procesos de

evaluación: ascendente, descendente, autoevaluación y evaluación final del

gerente.

"Peticiones de entrevistas" se generan automáticamente por OpenERP según el

plan de evaluación del empleado. Cada director, y eventualmente compañeros

reciben correos automáticos y peticiones para llevar a cabo una evaluación de un

empleado determinado.

CONTRATACION

Las consultas entrantes de trabajo pueden ser gestionadas

integrando OpenERP con una dirección de correo electrónico. Cada correo

electrónico enviado a una dirección especial dedicada (por

ejemplo, [email protected]) crea automáticamente una solicitud de

mailto:[email protected]

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demandante y enlaces a los archivos adjuntos, como un CV. OpenERP le permite

crear y administrar su propio proceso de contratación permitiéndole definir cada

paso en el proceso. También puede definir correos automáticos que se enviarán al

solicitante en cualquiera de los pasos de contratación (por ejemplo, un acuse de

recibo en la fase de recepción o un escrito de rechazo en la fase de cierre). Ya no

tendrá que preocuparse de mantener actualizados a los candidatos sobre

su posición en el proceso de contratación.

INFORMES

Multitud de informes sobre los tiempos y seguimientos de los empleados son

proporcionados. El sistema de informes está completamente integrado con el

módulo de contabilidad. Le permite establecer una gestión por asunto y

generar las facturas basadas en costes (recursos humanos, gastos ...). También

puede generar informes de beneficios de hojas de asistencia y analizar el

rendimiento del personal.

GESTION DE DATOS

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OpenERP permite una completa gestión y planificación de las oportunidades

comerciales en tiempo real. Los procesos de venta y presupuestación están

completamente integrados al módulo de gestión de clientes (CRM). La forma en

que OpenERPpuede acceder a la información acerca de los clientes lo hace muy

útil para la administración de ventas.

Las herramientas de segmentación le permiten generar en forma automática

ofertas especiales para clientes disconformes o para clientes que no han realizado

pedidos en un determinado período de tiempo. Además, la segmentación de

ventas le permite asignar los representantes comerciales a los mejores clientes y

realizar un seguimiento continuo de las oportunidades.

El servicio post-venta también es administrado por el sistema de gestión de

solicitudes.

OpenERP permite realizar múltliples acciones, en algunos casos en forma

automática, por ejemplo: Envio de SMS para confirmaciones.

Envio y generación de Fax, emails.

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Impresión de cartas personalizadas y contactos.

Gestión de eventos y acciones a través del calendario.

Reporte de costes y beneficios sobre las acciones comerciales.

Historico de contactos y trazabilidad.

Análisis de la efectividad de los teleoperadores.

INTEGRADO

La gestión de inventarios y de producción integradas le permiten tomar decisiones rápidas con total conocimiento de los hechos.

FUNCIONES BASICAS

Gestión de oportunidades, presupuestos, órdenes y entregas.

Gestión de contratos con el cliente, listas de precio y condiciones de pago.

Seguimiento de acciones comerciales.

PEDIDOS

Gestión de direcciones de entrega, facturación y órdenes.

Diferentes logísticas de entrega.

Gestión de Incoterms.

Entrega inmediata o cuando la orden está completa.

Plantillas (templates) y copias rápidas de pedidos y/o presupuestos.

Control de las preferencias del cliente.

NORMAS DE PEDIDO

Gestión de precios de venta al público.

FACTURACION

Diversas lógicas de entrega y facturación (manual, automática, pre-pago, etc.).

Integración con la contabilidad analítica a través de unidades de negocio.

Facturación para las cantidades entregadas o pedidas.

LISTA DE PRECIOS

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Gestión de descuentos y bonificaciones en cascada multi-nivel.

Gestión de precios máximos o mínimos.

Preferencias y contratos de los clientes.

Numerosos métodos flexibles para el cálculo del precio de venta.

RAPIDA VISIBILIDAD

Funciones avanzadas de reporte para una veloz toma de decisiones.

Zoom en inventarios futuros, precio de costo, órdenes y eventos de clientes.

ENTREGAS

Múltiples tablas de entrega.

Precio configurable por peso, por volumen, por precio u otros.

Diferentes logísticas de entrega.

Gestión de las preferencias del cliente.

OPORTUNIDADES

Seguimiento y planificación de oportunidades comerciales.

Diferentes informes: flujo de ventas; ventas mensuales.

Definición de las acciones: descripción de las acciones, canales de comunicación, "estado de ánimo" del contacto.

Historial y trazabilidad de acciones.

SEGUIMIENTO Y CONTROL

Historial completo de ventas.

Control de facturación.

Control, automatización y planificación de entregas.

Posible entrega y/o factura por línea de órden.

Programador de cronogramas.

PRODUCTOS

Gestión de variantes y modelos.

Numerosas configuraciones.

MULTIS

Multi-punto de venta.

Multi-almacén.

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Multi-idioma.

Multi-entrega y lista de precios.

ERGONOMIA

Función de recordatorios basados en las preferencias del cliente.

Zoom rápido para links relacionados.

Funciones de "click y relacionar" para una fácil navegación.

INTEGRACION

Interface con Joomla y OSCommerce para comercio electrónico (e-commerce).

Módulo EDI (intercambio electrónico de datos) para órdenes, facturas y entregas electrónicas.

Integración con la contabilidad general y analítica.

Integración con el control de inventarios y el seguimiento de tareas.

REPORTES

Flujo de ventas (estimación de ventas y costos futuros).

Ventas por día o por mes, acumuladas o desagregadas (no-acumuladas).

Sistema de creación de reportes personalizados a través de OpenOffice.

Integración con MS Excel y MS Word.

FLEXIBILIDAD TOTAL

Todas las pantallas pueden personalizarse (entrada de datos, listados, informes, busqueda...).

Gestión de los derechos de acceso y de los menús según el usuario.

Acceso remoto a través de Internet.

Habilidad para configurar procesos y alertas.

Sistema integrado de pedidos – consultas.

Extensible a través de muchos módulos opcionales.

Procesos personalizables.

Sistema de creación de reportes personalizados a través de OpenOffice.

Integración con MS Office (Excel, Word) y OpenOffice.

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