DIRECCIÒN GENERAL DE EDUCACIÒN SUPERIOR TECNOLÒGICA

INSTITUTO TECNO LOGICO DE PINOTEPA

MATERIA: SOFTWARE DE APLICACIÓN EJECUTIVA

TRABAJO: MANUAL DE USUARIO OPEN ERP

CATEDRATICO: ING. CARLO JESUS LOPEZ PEREZ

CARRERA: INGENIERIA EN GESTIÓN EMPRESARIAL

ALUMNA: CONTRERAS VILLA SINFOROSA.

SEMESTRE: ll GRUPO: (B)

SANTIAGO PINOTEPA NACIONAL A 20 DE MAYO DE 2011.

INTRODUCCIÓN

El trabajo que se presenta a continuación tiene como finalidad de dar a conocer el programa OPEN ERP y así describir cada uno de los elementos que lo conforman, así como también para que nos sirve y de esta forma saber cuál es la utilidad que nos ofrece.

OPEN ERP

Los sistemas de planificación de recursos empresariales, o ERP (por sus siglas en inglés, Enterprise resource planning) son sistemas de información gerenciales que integran y manejan muchos de los negocios asociados con las operaciones de producción y de los aspectos de distribución de una compañía comprometida en la producción de bienes o servicios.

Los sistemas ERP típicamente manejan la producción, logística, distribución, inventario, envíos, facturas y contabilidad de la compañía. Sin embargo, la Planificación de Recursos Empresariales o el software ERP pueden intervenir en el control de muchas actividades de negocios como ventas, entregas, pagos, producción, administración de inventarios, calidad de administración y la administración de recursos humanos.

Los sistemas ERP son llamados ocasionalmente back office (trastienda) ya que indican que el cliente y el público general no están directamente involucrados. Este sistema es, en contraste con el sistema de apertura de datos (front office), que crea una relación administrativa del consumidor o servicio al consumidor (CRM), un sistema que trata directamente con los clientes, o con los sistemas de negocios electrónicos tales como comercio electrónico, administración electrónica, telecomunicación electrónicas y finanza electrónicas; asimismo, es un sistema que trata directamente con los proveedores, no estableciendo únicamente una relación administrativa con ellos (SRM).

BOTON DE INICIO

-Se le da clic en el botón inicio y se busca el programa OPEN ERP se le da doble clic y se abre el programa y luego se le escribe la contraseña que se le agrego cuando instalamos el programa para poder empezar a utilizar el programa y le damos aceptar.

-Al ingresarle la contraseña nos aparece la siguiente ventana, para dar inicio con el trabajo dar clic en menú.

-BARRA DE MENU: Es  donde nos aparecen las siguientes pestañas como son: archivo, usuario, formulario, opciones, atajos, ayuda; los cuales tienen diferentes funciones en la realización del manual.

ARCHIVO: Archivo este es una de las pestañas de la barra de menú y nos permite conectarnos y desconectarnos del programa como también cuenta con la opción base de datos la cual podría contener el concentrado del control de los empleados, y por ultimo cuenta con la opción salir: Usuario, este es una pestaña en la cual podemos enviar una solicitud o también nos permite leerlas que recibimos, y ver las solicitudes en espera.

USUARIO: Es una pestañaque cuenta con varias opciones como son: preferencias,Enviar solicitudes,leer mis solicitudes y solicitudes en espera.

FORMULARIO: Es una pestaña que cuenta con varias opciones como son nuevo ,guardar,duplicar ,eliminar,buscar ,siguiente,anterior,cambiar a lista ,menu ,ectc, es unas de las pestañas que cuentan con mas opciones.

OPCIONES: Es una pestaña más de la barra de menú donde se encuentran las siguientes opciones gestores de extensión, barra de menú, formulario, imprimir, guardar opciones.

CONECTORES: Contiene una opcion que nos permite ejecutar un conector .

ATAJOS:Contiene opciones como documentos dashboard modulesy editar.

AYUDA: Es unas de las pestañas con que cuenta la barra de menú en las cual podemos encontrar las siguientes opciones enviar solicitudes de soporte, manual de usuarios, ayuda contextual, consejo, atajo de teclado, licencia, acerca de que nos ayuda resolver problemas en el programa.

BOTONES DE OPEN ERP

BOTÓN NUEVO: Permite crear un nuevo objeto, en función de lo que hayamos seleccionado en el menú de entrada. Es decir, si estamos en partners creará un nuevo registro de partner. Si estamos en pedidos de venta, un nuevo pedido de venta.

GUARDAR: Permite guardar las modificaciones realizadas sobre un registro previamente seleccionado. Si estamos en la ficha de un cliente y cambiamos su dirección, no se guarda hasta pulsar este botón. Si hemos modificado un registro y cambiamos de pantalla, el sistema avisa que no hemos guardado.BORRAR: Con cuidado…  solo permitirá borrar aquellos elementos que no tengan objetos relacionados. Por ejemplo, para borrar un Cliente deberemos borrar antes sus pedidos.

ADELANTE, ATRÁS.

Permite ir hacia adelante o hacia atrás en la lista de registros que hemos seleccionado en la pantalla de búsqueda.

Aunque abramos un registro concreto, el resto de los que se hayan encontrado siguen en memoria por lo que podremos ir visualizándolos hacia adelante o hacia atrás.

VISTAS (LISTA, FORMULARIO, CALENDARIO, GRÁFICO)

Cualquier objeto que exista en OpenERP, puede ser visualizado en alguna de estas vistas. Si un objeto no puede verse en alguno de los formatos de vista, el botón correspondiente aparecerá deshabilitado.

Vista de Lista: Es en la que se entra habitualmente por defecto cuando se hace doble click en alguna opción del menú principal. Nos muestra una lista de los objetos pertenecientes a este menú. En ocasiones, esta vista también es utilizada para mostrar en un objeto, sus objetos relacionados. Ej: Cabecera de pedido y líneas de pedido. En ocasiones los campos de la lista permiten incluir valores en ella.

Vista Formulario: Permite “abrir la ficha” del objeto seleccionado. Es la que se utiliza para insertar o modificar datos de un objeto, rellenando los campos solicitados.

o Campos requeridos: Aparecen en color gris. Indica que su inserción es obligatoria, si no, no dejará que grabemos el registro. Al intentar grabar, se muestran en rojo si no han sido rellenados.

o Existen distintos tipos de campos en los formularios. Cada campo por defecto se muestra de una determinada manera. Más adelante, dedicaremos un capítulo a los tipos de campo de los formularios.

VISTA CALENDARIO: Es un formato utilizado para mostrar aquellos objetos que se pueden encajar en el tiempo. Por ejemplo, tareas de una planificación. Esta

vista permite arrastrar directamente la tarea de un día a otro dentro del calendario, o abrir la ficha directamente desde ella.

VISTA GRÁFICO: Habitualmente utilizada para mostrar estadísticas.

El usuario puede ir clickando en los distintos botones para visualizar el mismo objeto en distintas vistas.

IMPRIMIR

En OpenERP existen multitud de informes asociados a los objetos. Este botón permitirá imprimir un listado, un pedido, una factura, una planificación, una tarea…

Evidentemente si a un objeto no se le han definido informes, este botón no tendría utilidad para dicho objeto.

ACCIÓN

En muchas ocasiones los objetos llevan asociadas acciones que se pueden realizar con ellos. Mediante este botón, se lanza la acción.

Al igual que con el botón imprimir, si a un objeto no se le han definido acciones, este botón no tendrá utilidad para dicho objeto.

ARCHIVOS ADJUNTOS

OpenERP incorpora un potentísimo gestor documental que permitirá asociar archivos de cualquier tipo a cualquier objeto. Por ejemplo, asociar un plano en la orden de fabricación, o la solicitud de cotización enviada por un Cliente por fax previamente escaneado.

Esto permite tener todos los documentos organizados en el objeto correspondiente.

MENU: Se le da clik en el icono menu y nos arroja una serie de opciones donde tu deves seleccionar con que opcion deseas trabajar.

EMPRESAS: Este menú es el que en otros programas suele denominarse clientes y proveedores, pero en OpenERP es más flexible y genérico, podría llamarse "Personas físicas y jurídicas", si no fuera una etiqueta tan fea, ya que se

usa para dar de alta a todo aquél con el que nuestra compañía mantiene una relación del tipo que sea. La etiqueta original en inglés es "Partners". También podría llamarse "Empresas y Contactos", si no fuera porque el módulo de contactos es opcional, por si queremos registrar a todas las personas físicas, tengan o no relación con alguna empresa. Así que se llama "Empresas", entendido en un sentido abstracto que incluya también a la administración pública, organizaciones no gubernamentales, colaboradores a comisión, e incluso los empleados de nuestra propia compañía si queremos contabilizar automáticamente conceptos como los salarios

TABLEROS: Se trata de mesas de control para encargados de departamento con un resumen de los aspectos más importantes del área. Hay tableros de contabilidad, de proyectos, de producción, crm y asociación.

PRODUCTOS: Este menú podría llamarse "Productos y Servicios" porque ambos comparten la misma ficha de registro (formulario). En este menú damos de alta las categorías de productos y servicios, y los productos y servicios de cada una de ellas, así como los parámetros de los mismos como las unidades de medida o empaquetado. También aquí se configuran las listas de precios.

RECURSOS HUMANOS: En este menú podemos llevar la gestión de todos los aspectos relacionados con el personal de la compañía como la estructura, cargos, contratos, horarios, partes de trabajo, firmar la entrada y la salida, vacaciones, etc.

GESTIÓN FINANCIERA: Este menú está dedicado básicamente a la contabilidad (financiera, auxiliar, analítica y presupuestaria) y los impuestos, así como las facturas, todos con sus informes. También aquí encontramos la configuración de monedas, plazos de pago y asientos recurrentes.

GESTIÓN DE PROYECTOS

GESTIÓN DE DOCUMENTOS

CRM & SRM: Según los módulos instalados en nuestra compañía, encontraremos otros menús como CRM y SRM, Gestión de Proyectos, Gestión Documental, Portal, TPV (POS), Tienda en Internet, etc.

MANEJADORES DE INVENTARIOS

GESTIÓN DE COMPRA: La gestión de compras se basa en el documento orden o pedido de compra que, en el flujo predeterminado, deberá será confirmada por un jefe de compras y aprobada por el proveedor. la orden de compra genera automáticamente la lista para el almacén y la factura

FABRICACIÓN: .Este menú está dedicado a la manufactura o fabricación e implementa la planificación de recursos materiales estándar MRP. La versión 6 de Open ERP implementa MRP II.

GESTION DE VENTA: La gestión de ventas permite configurar diversas tiendas y se basa en el documento orden o pedido de venta que evoluciona según una política de ventas.

ADMINISTRACION: El menú de administración trata de la administración del sistema, no de la administración de la compañía. Aquí configuramos la base de datos con los distintos módulos, los idiomas, los permisos y privilegios, las cuentas de usuario y sus permisos y privilegios según la configuración anterior, las propiedades predeterminadas, etc.

CONCLUSIÓN

Con el trabajo que se presentó he aprendido cual es la función de cada uno de los elementos que conforman el programa.

Los sistemas de planificación de recursos empresariales, o ERP (por sus siglas en inglés, Enterprise resource planning) son sistemas de información gerenciales que integran y manejan muchos de los negocios asociados con las operaciones de producción y de los aspectos de distribución de una compañía comprometida en la producción de bienes o servicios y con este programa ofrecer un servicio de calidad a todos los empresarios y así facilitarle las cosas.