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Administración del KTO en los supermercados 1

ADMINISTRACIÓN DEL CAPITAL DE TRABAJO OPERATIVO EN LOS

SUPERMERCADOS DE PEREIRA Y DOSQUEBRADAS

LUZ ELENA ALZATE RIVERA

NATHALIA HENAO OSSA

JOSE FERNANDO LONDOÑO MONTES

UNIVERSIDAD CATÓLICA POPULAR DEL RISARALDA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS

PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

PEREIRA

2009


TRABAJO DE GRADO PARA OPTAR AL TÍTULO DE ADMINISTRADOR DE

EMPRESAS

ADMINISTRACIÓN DEL CAPITAL DE TRABAJO OPERATIVO EN LOS

SUPERMERCADOS DE PEREIRA Y DOSQUEBRADAS

LUZ ELENA ALZATE RIVERA

NATHALIA HENAO OSSA

JOSE FERNANDO LONDOÑO MONTES

Tutor

GLORIA STELLA SALAZAR YEPES

Especialista en diseño de sistemas de auditoría

UNIVERSIDAD CATÓLICA POPULAR DEL RISARALDA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS

PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

PEREIRA

2009


Gracias a todas las personas que hicieron parte de nuestro proceso de formación; a nuestras

familias por darnos apoyo y fuerza para seguir siempre adelante; a la Universidad

Católica popular del Risaralda por ser nuestro centro de conocimiento y

aprendizaje; a las profesoras Luz Stella Flórez Ríos y Gloria Stella

Salazar Yepes por guiar nuestra investigación con esmero y

dedicación; a los empresarios quienes nos dedicaron

su tiempo e información más pertinente y

gracias principalmente a Dios por

permitirnos llegar a donde hoy

lo hemos hecho.

Este trabajo es por ustedes y para ustedes.

Mil y mil gracias.


CONTENIDO Página

INTRODUCCIÓN…………………………………………………………………..….… 9

1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA……………………………..………… 10

1.1 Descripción del área problemática………………………………….……...… 10

1.2 Formulación del problema…………………………………………………… 13

1.3 Delimitación…………………………………………...................................... 13

2. OBJETIVOS……………………………………………………………………… 14

2.1 Objetivo general………………………………………….………..……….… 14

2.2 Objetivos específicos…………………………….................……………..…. 14

3. JUSTIFICACIÓN…………………………………………………..………….… 14

4. MARCO DE REFERENCIA………………………………...………………….. 16

4.1 Marco teórico……………………………………………………………..….. 16

4.1.1 Capital de trabajo operativo………………………………….. ……... 16

4.1.2 Inventario………………………………………………………….….. 18

4.1.3 Efectivo……………………………………………………………….. 23

4.1.4 Cuentas por cobrar……………………………….…………………… 27

4.2 Marco contextual………………………………………………………..…… 31

4.3 Marco conceptual……………………………….……………………………. 34


5. METODOLOGÍA PROPUESTA………………………………...………………. 37

5.1 Definición del tipo de investigación…………………………………………. 37

5.2 Determinación de la población, la muestra, unidad de análisis y de

observación……………………...…………………………………………… 37

5.3 Recopilación de la información………………………………………..…….. 38

5.3.1 Fuentes de recolección…………………………………………….…. 38

5.3.2 Técnicas de recolección de información…………………………...… 38

5.3.3 Proceso para la recolección de la información……………………...... 39

5.3.4 Proceso de análisis y discusión de resultados………………………… 39

6. TRABAJO DE CAMPO………………………………………………………….. 39

7. DESCRIPCIÓN ESTADÍSTICA DE LA INFORMACIÓN…………….………. 41

8. ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS………………………………...………….. 66

8.1 Análisis del efectivo………………………………………………………. 66

8.2 Análisis de las cuentas por cobrar……………..………………………….. 69

8.3 Análisis del inventario…………………………………….……………… 71

CONCLUSIONES…………………………………………………...…………………… 75

RECOMENDACIONES………………………………………………….………. ……... 78

BIBLIOGRAFÍA……...………………………………………………………………….. 80

ANEXOS…………………………………………………………………………………. 83


LISTA DE ANEXOS

ANEXO 1: Formato entrevista semiestructurada……………………………………..…. 83

ANEXO 2: Entrevista realizada en el supermercado La 29……………………….….…. 87

ANEXO 3: Entrevista realizada en el supermercado Mercayá la 39…………………..… 91

ANEXO 4: Entrevista realizada en el supermercado Uno A………………………..…… 96

ANEXO 5: Entrevista realizada en el supermercado El Arriero……………………….... 100

ANEXO 6: Entrevista realizada en el Depósito supermercados Centrales…………..….. 104

ANEXO 7: Entrevista realizada en el supermercado Superinter……………………...…. 108

ANEXO 8: Entrevista realizada en el supermercado El Viejo París………………..…… 112

ANEXO 9: Entrevista realizada en el supermercado Mercamás……………………….... 115

ANEXO 10: Entrevista realizada en el supermercado Unicentro……………………..…. 118


LISTA DE GRÁFICAS

Gráfica 1: Manejo contable………………………………………………......................... 42

Gráfica 2: Obtención de resultados………………………………………………………. 43

Gráfica 3: Revisor fiscal………………………………………………………..………… 44

Gráfica 4: Inventario……………………………………………………………………… 45

Gráfica 5: Efectivo……………………………………………………………………….. 45

Gráfica 6: Cuentas por cobrar…………………………………………………………….. 46

Gráfica 7: Sistemas de seguridad y control para el efectivo………………………..……. 47

Gráfica 8: Caja menor……………………………………………………….…………… 48

Gráfica 9: Reembolsos de caja menor………………………………………………….… 48

Gráfica 10: Límites de pago en caja menor………………………………..……………... 49

Gráfica 11: Uso de comprobantes…………………………………………………...…… 50

Gráfica 12: Giro de cheques……………………………………………………………… 50

Gráfica 13: Manejo de chequeras……………………………………………………..….. 51

Gráfica 14: Altas compras de inventario……………………………………...………….. 52

Gráfica 15: Provisión de inventarios………………………………………………...…… 53

Gráfica 16: Provisión de cuentas por cobrar…………………………………………..…. 54

Gráfica 17: Compras a crédito…………………………………………………….…….... 55

Gráfica 18: Auditoría de inventarios……………………………………………………... 55

Gráfica 19: Inventario de seguridad……………………………………………………… 56

Gráfica 20: Clasificación del inventario……………………………………………….…. 57

Gráfica 21: Pago a proveedores……………………………………………………….….. 58

Gráfica 22: Cada cuánto le pagan los clientes…………………………………………..... 59

Gráfica 23: Inversión de los excedentes de efectivo…………………………………...… 60

Gráfica 24: Dan crédito a los clientes………………………………………………..…… 61

Gráfica 25: Parámetros para otorgar créditos………………………………………..…… 61

Gráfica 26: Quién autoriza el crédito…………………………………………………..… 62

Gráfica 27: Alternativas para recuperar cartera……………………………………….….. 63

Gráfica 28: Quién hace seguimiento de cartera………………………………………...… 64

Gráfica 29: Quién realiza el cobro del crédito……………………………………………. 64

Gráfica 30: Modalidades de pago……………………………………………………...…. 65


RESUMEN ABSTRACT

En este trabajo se describen políticas y estrategias utilizadas por los grandes y medianos supermercados en las ciudades de Pereira y Dosquebradas, que les permite una adecuada administración de los rubros efectivo, inventario y cuentas por cobrar que componen el Capital de Trabajo Operativo. En la presente investigación se evidencia cómo los administradores de estas organizaciones están en constante lucha por generar rentabilidad y aumentar utilidades, por medio de eficientes maneras de gestionar los recursos financieros de las empresas; también se enmarcan los métodos utilizados para el control y administración de los rubros del Capital de Trabajo operativo (KTO). Se comparan los distintos puntos de vista de los pioneros y estudiados de la administración con lo que realmente se realiza en los supermercados objeto de estudio de Pereira y Dosquebradas. Así, se confrontan varios modelos de administración y se hace una aproximación muy cercana de cómo y por qué el KTO es de vital importancia no solo en los supermercados si no también en todas las organizaciones que quieran crecer de manera óptima y poder de esta manera cumplir con la esencia del negocio esperado por los inversionistas.

In this work they are described political and strategies used by the big and medium supermarkets in the cities of Pereira and Dosquebradas that it allows them an appropriate administration of the items cash, inventory and bills to get paid that they compose the Capital of Operative Work. In the present investigation it is evidenced how the administrators of these organizations are in constant it fights to generate profitability and to increase utilities, by means of efficient ways of negotiating the financial resources of the companies; the methods are also framed used for the control and administration of the items of the Capital of operative Work (KTO). The different points of view of the pioneers are compared and studied of the administration with what is really carried out in the supermarkets object of study of Pereira and Dosquebradas. This way, several administration models are confronted and a very near approach is made of how and because the KTO is of non alone vital importance in the supermarkets if not also in all the organizations that you/they want to grow in a good way and to be able to this way to fulfill the essence of the business waited by the investors.


INTRODUCCIÓN

Esta investigación pretende realizar una descripción general de las políticas y estrategias que

aplica una muestra de nueve supermercados de las ciudades de Pereira y Dosquebradas y que les

permite administrar adecuadamente su efectivo, inventario y cuentas por cobrar, es decir, el

capital de trabajo operativo que poseen.

El capital de trabajo operativo (KTO) se presenta como un tema de gran importancia en las

organizaciones actuales y principalmente en las de tipo comercial como los supermercados, ya

que un adecuado manejo del KTO permite a las empresas tener un buen nivel de liquidez y

optimizar su rentabilidad.

El lector encontrará en esta investigación conceptos financieros relacionados especialmente con

el capital de trabajo operativo o KTO, y las ponencias que hacen diferentes autores sobre el tema

y respecto a las cuales se hace una contrastación con la realidad encontrada en los supermercados

objeto de estudio. Para ello, se hizo una investigación de carácter descriptiva y con un enfoque

no experimental.

En la primera fase de esta investigación se definió el objeto de estudio, el espacio y el tiempo

para su desarrollo; grandes y medianos supermercados de Pereira y Dosquebradas. En la segunda

fase se indagaron fuentes secundarias como libros, Internet, revistas entre otros, para realizar una

fundamentación teórica que soportó el análisis del problema. Para confrontar tales teorías, en la

tercera fase se realizó una descripción de las empresas objeto de estudio, teniendo en cuenta

características de un proceso específico (como la las políticas y estrategias utilizadas para una

adecuada administración del Capital de Trabajo Operativo), en el ciclo de vida de dichas

organizaciones.

En el desarrollo de este trabajo se encontró que en general los supermercados analizados tienen

un buen manejo del capital de trabajo operativo aunque presentan algunos inconvenientes en el

rubro de efectivo; tienen como filosofía que sus ventas sean en su mayoría de contado y el crédito

sea ofrecido sólo a clientes institucionales. Además, se encontró que debido a la importancia del

inventario en estas organizaciones, éste representa el mayor porcentaje de sus activos circulantes.


1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

1.1 Descripción del área problemática.

El notable crecimiento de las grandes cadenas de comercio al detal es un fenómeno que se ha

venido dando en los últimos años en Colombia, y específicamente en regiones como la del Eje

Cafetero, donde Pereira se ubica como la ciudad comercial, gracias a la localización privilegiada

de ésta en el llamado “Triángulo de Oro, conformado por Medellín, Cali y Bogotá. El número

total de establecimientos comerciales asciende a 9.579; las cabeceras municipales donde

principalmente se desarrolla esta actividad son Pereira, Dosquebradas, Santa Rosa de Cabal y La

Virginia.” (Toda Colombia es mi pasión, 2009).

En la región se ha venido presentando un alto crecimiento del sector de ventas al detal, a través

de supermercados, que se define como “un establecimiento comercial detallista que, en régimen

de autoservicio y con una rápida rotación de sus stocks, se dedica a la venta principalmente de

artículos de alimentación” (Sainz, S.f.). Los supermercados generalmente ofrecen productos a

bajo precio y contrarrestan el bajo margen de beneficio con un alto volumen de ventas.

Tal volumen de ventas, que presenta un incremento mayor en épocas especiales y en fechas de

nómina, denominadas comúnmente como quincenas, se ve reflejado en el volumen de los

inventarios y costos de almacenaje e implica en ocasiones excesos de efectivo que genera la

necesidad de un análisis profundo de los costos de oportunidad, inversiones temporales y si es el

caso, cuentas por cobrar.

Lo anterior nos conduce a hablar del capital de trabajo operativo KTO, el cual se define como

“los recursos que una empresa requiere para llevar a cabo sus operaciones sin contratiempo

alguno. Dichos recursos están representados por el inventario, las cuentas por cobrar y el efectivo

que la empresa combina a través de un proceso que se denomina rotación” (García, 1999, p.15).

Estos componentes del KTO, también llamados activos circulantes de corto plazo, inciden

fundamentalmente en la función financiera de la empresa específicamente en las utilidades,


debido a que representan el “punto de partida perfecto para su maximización” (Weston &

Copelan, 1994, p. 290); e inciden igualmente en la rentabilidad, porque se hace necesario que los

activos operacionales, entre ellos los de circulación sean más rentables que el costo de capital,

garantizando así la generación de valor en la empresa (García, 2003).

El buen manejo del flujo de caja está determinado por las entradas y salidas de dinero, cuando las

primeras son mayores que las segundas, se estaría hablando de una empresa líquida, por ello un

buen manejo del capital de trabajo operativo, permitirá un flujo de caja positivo. Esto presenta

una relación directa con las ventas, porque a medida que estas crecen debe crecer también la

inversión en capital de trabajo operativo, pero si los recursos son mal administrados, debe

sacrificarse el flujo de caja para invertir en KTO y por lo tanto se dejaría de destinar recursos a

otros proyectos de expansión, o relacionados con la disminución de la deuda o reparto de

utilidades, lo que en últimas implica destrucción de valor para los accionistas (García, 2003, p.

19).

El Capital de Trabajo Operativo (KTO) es un tema que reviste gran importancia en los

supermercados de Pereira y Dosquebradas debido a que su administración implica la toma de

decisiones diarias en la operación de este tipo de empresas; es por ello que el KTO representa la

primera línea de defensa de un negocio contra la disminución de las ventas, porque ante un

descenso de éstas, un administrador financiero puede tomar medidas respecto a las políticas de

crédito, control de inventario, cuentas por cobrar, renovar los inventarios con mayor rapidez,

adoptar una política más agresiva de cobro de cartera, a fin de tener una mayor liquidez e

igualmente se pueden postergar los pagos para contar con una fuente adicional de financiamiento.

El inventario por su parte, como uno de los componentes del capital de trabajo operativo, reviste

gran importancia en las empresas porque disminuyen el riesgo de que se pierdan ventas por falta

de abastecimiento de los mismos, sin embargo, un manejo inadecuado puede conllevar a déficit

dejando desprotegida una proporción de la demanda, o incurriendo en excesos de inventarios, lo

que causa incremento en costos relacionados con almacenamiento y costos de oportunidad,

porque los recursos que se destinan a invertir en tales desproporciones podrían generar mayor

rentabilidad si se invierten en otros rubros o áreas de la empresa.


Otro rubro importante son las cuentas por cobrar debido a que representan un riesgo en la pérdida

de ventas y por ende en las utilidades, y de manera más acentuada cuando existen muchos

competidores en el mismo mercado y/o cuando hay una mala situación económica del sector

comercial, es por ello que debe haber una alta rotación de cartera, lo que indicaría un adecuado

manejo de crédito y labor de cobro. Sin embargo, esto puede ser también sinónimo de una falta

de capital de trabajo (García, 1999, p.201). Las cuentas por cobrar representan en la empresa una

extensión del crédito con los clientes y son importantes porque permiten mantener clientes

habituales y atraer nuevos. Esto es lo que se denomina invertir en un cliente y rastrear el pago;

“se trata de una inversión vinculada a la venta de un producto o servicio” (Córdoba, 2005, p.

74). Aunque las ventas se pueden ver aumentadas a medida que la empresa realiza aperturas de

créditos, se debe tener claro los costos derivados de su otorgamiento.

Por último, un activo circulante de gran importancia es también el efectivo, debido a la relación

que éste presenta con la liquidez, lo que reduce la vulnerabilidad o el riesgo de la empresa de no

cumplir con sus obligaciones. “El efectivo es un recurso del que dispone una firma y es el medio

que permite convertir las inmovilizaciones temporales en disponibilidades” (Cruz, et. al., 2002, p

25), esto quiere decir, que con él se paga la mano de obra, las materias primas, se financian los

compradores, se compran activos, y se pagan dividendos a los inversionistas, entre otros. La

forma de evaluar la disponibilidad del efectivo es con el ciclo del efectivo, éste “es el lapso de

tiempo entre el momento en que paga efectivo para comprar su inventario inicial y aquel en que

recibe efectivo por vender los artículos producidos con dicho inventario”. (Berk et. al, 2008, p

830)

Todo lo anterior, conlleva a presumir que una mala administración del KTO en los

supermercados y en general en cualquier organización puede causar insolvencia cuando hay un

exceso de inversión en estos activos de corto plazo, y por el contrario abundancia de liquidez que

podría traducirse en activos ociosos, y por tanto en disminuciones de la rentabilidad, poco

crecimiento, aumento de los costos de oportunidad y destrucción de valor, como se explicó

anteriormente.


1.2 Formulación del problema

Con esta investigación se pretende dar respuesta al siguiente interrogante que tiene implicaciones

financieras ¿Cuáles son las políticas y estrategias utilizadas por los grandes y medianos

supermercados de Pereira y Dosquebradas para una adecuada administración de los rubros que

componen el Capital de Trabajo Operativo?

1.3. Delimitación

• A nivel territorial, esta investigación se realizará en las ciudades de Pereira y

Dosquebradas, debido a que presentan viabilidad para el acceso a la información porque

han tenido un desarrollo importante en los últimos años, especialmente en el sector

comercial.

• Referente al tiempo, el componente teórico de esta investigación se desarrollará en el

primer semestre del año 2009, continuando en el segundo semestre del mismo año con la

ejecución y presentación de los resultados.

• Esta investigación se realizó en los grandes y medianos supermercados1, los cuales

presentaron una información más completa, veraz y oportuna que los minimercados, los

cuales, posiblemente presentan menos organización. Por otra parte, el tamaño de los

supermercados elegidos, es viable en comparación con los hipermercados, dado que

brindan mayor facilidad en el acceso a la información, debido a que en estos últimos, sus

áreas administrativas están localizadas muchas veces a nivel internacional.

1 Es pertinente mencionar la clasificación de las empresas del país de acuerdo al número de empresas y valor de activos según la legislación correspondiente.

TIPO DE EMPRESA

NÚMERO DE EMPLEADOS ACTIVOS TOTALES

MEDIANA EMPRESA

Entre cincuenta y uno (51) y doscientos (200).

Entre cinco mil uno (5.001) a treinta mil (30.000) SMMLV.

PEQUEÑA EMPRESA

Entre once (11) y cincuenta (50). Entre quinientos uno (501) y menos de cinco mil (5.000) SMMLV.

MICROEMPREA No superior a los diez (10) Excluida la vivienda por valor inferior a quinientos (500) SMMLV.

FUENTE: Ley 905 de Agosto 2 de 2004. En línea. Disponible En: http://www.mincomercio.gov.co/eContent/Documentos/Normatividad/leyes/2004/Ley_0905_04.pdf. Ministerio del Comercio (Ley 905, 2004. En línea)


2. OBJETIVOS

2.1 Objetivo general

Describir las políticas y estrategias utilizadas por los grandes y medianos supermercados

establecidos en las ciudades de Pereira y Dosquebradas, que les permita una adecuada

administración de los rubros que componen el Capital de Trabajo Operativo

2.2 Objetivos específicos

• Establecer una relación conceptual entre los componentes del Capital de Trabajo

Operativo y las formas de administrarlos propuestas por algunos autores.

• Indagar sobre las políticas y estrategias para la administración de inventarios en los

medianos y grandes supermercados de Pereira y Dosquebradas.

• Examinar las políticas y estrategias adoptadas por los medianos y grandes supermercados

de Pereira y Dosquebradas para el manejo de su cartera.

• Determinar políticas y estrategias para el manejo del efectivo y para la toma de decisiones

en relación con los excedentes o déficit de caja en los medianos y grandes supermercados

de Pereira y Dosquebradas.

3. JUSTIFICACIÓN

La Universidad Católica Popular del Risaralda en su interés por formar administradores con

suficientes competencias para desempeñarse como profesionales en el actual entorno

organizacional, involucra a las organizaciones no sólo en el plano de la teoría, sino también en la

práctica; pues son a estos entes a los cuales están dirigidos todos los esfuerzos, análisis y por

supuesto teorías de la administración. Como parte de este proceso, se ha diseñado un proyecto de

grado que inician los estudiantes de octavo semestre y que puede estar enfocado en estudios

sectoriales o finanzas. En este último enfoque se busca aportar al estudiante las herramientas,

instrumentos y técnicas que le permitan conocer los aspectos estratégicos suficientes para lograr


un análisis apropiado de las diferentes alternativas financieras que se presenten en el entrono

empresarial.

Con el fin de alinear este enfoque a la realidad empresarial es pertinente mencionar uno de los

elementos de gran importancia en el análisis financiero de cualquier organización, y es la

administración de sus activos circulantes; razón por la cual esta investigación estudiará la

administración del Capital de Trabajo Operativo en los medianos y grandes supermercados de

Pereira y Dosquebradas, con el fin de confrontar las teorías relacionadas con este tema y la

realidad empresarial, reconociendo así, la importancia de los rubros pertenecientes al KTO y el

mejoramiento de la eficiencia empresarial.

Con esta investigación se pretendía obtener conocimientos relativos a la forma en que los

supermercados administran los componentes del Capital de Trabajo Operativo (KTO) debido a

que el KTO es de gran importancia desde el punto de vista de la inversión, ya que estos activos

de corto plazo, se financian en su mayoría con fondos propios, que a diferencia de los de largo

plazo pueden muchas veces financiarse por leasing o como su nombre lo indica con financiación

a largo plazo. Todo lo anterior demuestra que los activos circulantes son muy significativos en

las empresas y por ello, la relevancia que se le dé en la organización, no debe ser inferior a los de

largo plazo.

Es pertinente realizar la investigación en los supermercados de Pereira y Dosquebradas dado que

son organizaciones en las cuales su principal capital está representado en activos circulantes y

por la importancia que tiene para estas mantener el suficiente efectivo a medida que se requiera

suficientes inventarios como para satisfacer las necesidades de ventas y buenas políticas de

crédito acompañadas de una política óptima de créditos.

Este tipo de investigación es un importante marco de referencia para los estudiantes que inician el

proceso de formación en el área financiera y para los empresarios que ven en el KTO una buena

herramienta para el crecimiento de sus empresas. Además, la información que se desarrolle en

este trabajo, será una guía que opera en un concepto de calidad, que asegure que los futuros

docentes y estudiantes logren aprendizajes comprensivos y relacionados con temas contables y/o


financieros, de modo que sean efectivos en situaciones nuevas y sirvan para seguir aprendiendo

ante las crecientes y múltiples oportunidades de aprendizaje.

4. MARCO DE REFERENCIA

4.1 Marco teórico

Las empresas en el entorno actual, para poder realizar sus operaciones requieren de recursos para

cubrir necesidades cortoplacistas referentes a materias primas, insumos, mano de obra, entre

otros. Dichos rubros corresponden a lo que se denomina capital de trabajo operativo y que

algunos autores lo denominan también activos de trabajo, el cual “involucra a la inversión de la

empresa en activos corrientes o activos circulantes”. (Albornoz, S.f).

4.1.1 Capital de trabajo operativo. El Capital de Trabajo o también conocido como fondo de

maniobra, es el motor que mueve a la empresa, ya que de su valor depende que se realicen las

operaciones comerciales y/o productivas de una compañía, por tanto “es de gran importancia para

la empresa, ya que involucra las operaciones diarias: los activos circulantes corresponden en

promedio al 60% de sus activos y en empresas pequeñas o en empresas comerciales casi todos

sus activos son corrientes” (Córdoba, 2005, p. 48), esto demuestra que aunque los activos

líquidos son importantes en todas las empresas, lo son aún más en empresas comerciales como

los supermercados.

El KTO entendido como un conjunto de activos que se recuperan o se convierten con

facilidad en efectivo en menos de un año, es conocido también con el término de “activos

líquidos” (Van, 2003, p. 395) y hace referencia a la liquidez que debe manejar una empresa. A su

vez la liquidez presenta una relación directa con el efectivo debido a la necesidad de convertir el

inventario y las cuentas por cobrar rápidamente en efectivo, lo que conduce a pensar que este

último es el rubro más importante en la administración del KTO debido a que es el instrumento

de la liquidez.


La liquidez es “la capacidad que tiene una empresa para cubrir sus obligaciones a corto

plazo” (Cruz, et. al., 2002, p. 29), por lo tanto si la empresa presenta una eficiente generación de

recursos, y una buena calidad de sus activos corrientes podrá garantizar su solvencia para

responder por los compromisos actuales y proyectar futuras inversiones sin depender de capital

ajeno. Se dice que los activos presentan diferentes grados de liquidez, de acuerdo con la facilidad

con que pueden convertirse en efectivo. “Para los que no sean dinero, la liquidez tiene dos

dimensiones: 1) el tiempo necesario para convertir el activo en dinero y 2) el grado de seguridad

asociado con la razón de conversión, o precio, obtenido por el activo”. (Van, 2003, p. 395)

Aunque la liquidez es un síntoma del buen manejo del capital de trabajo operativo, es de

anotar que esta se puede convertir en un obstáculo para la rentabilidad, debido a que en la

búsqueda de liquidez se tienden a reducir los precios de productos y servicios para lograr vender

de contado sacrificando así los márgenes de rentabilidad, es decir, “la medida de la

productividad de los fondos comprometidos en un negocio.”(García, 1999, p.240) y caso

contrario se da, cuando, por aumentar la rentabilidad se disminuye la liquidez y en este caso se

amplían los créditos y el volumen de inventarios, este último, para obtener descuentos por altas

cantidades de compra, dicho de otra manera “mientras más grande sea el monto de capital de

trabajo en una empresa, menos riesgo tiene, pero disminuye la rentabilidad”. (Córdoba, 2005, p.

53)

Teniendo en cuenta que la rentabilidad está dada “por el rendimiento mismo de la inversión

en términos de su contribución para la generación de utilidades” (Carrillo, 1996 p.266), la

inversión en activos líquidos debe ser mesurada y planeada para no caer en altos costos

financieros por inversiones improductivas, tales como excesos de inventarios cuando los

productos no tienen una buena demanda o rotación, que a su vez puede estar dada por la

estacionalidad del KTO.

Las necesidades de capital de trabajo se pueden dividir en permanentes y estacionales

(Carrillo, 1996 Pp. 260-261). Las permanentes están dadas por niveles mínimos de activos

corrientes que la empresa deberá financiar con capital propio o de los accionistas, mientras que


las estacionales hacen referencia al crecimiento de activos corrientes en determinados periodos

del año, muy por encima de lo normal.

Tipos de políticas para el manejo del KTO que se pueden encontrar en las organizaciones:

Según (Ross, et. al., 2005, p. 761) las políticas financieras a corto plazo consideradas flexibles

incluyen:

1. Mantener grandes saldos en efectivo e instrumentos negociables.

2. Realizar inversiones importantes en inventarios

3. Otorgar términos crediticios generosos, que den como resultado niveles altos de cuentas

por cobrar.

Estas políticas flexibles son costosas, porque se necesita de un buen nivel de efectivo para la

empresa poder financiarse mientras recupera las cuentas por cobrar, los instrumentos negociables,

y convertir el inventario en dinero. Sin embargo con tal política flexible también los flujos de

entrada de efectivo serán mayores en el futuro, es decir, a medida que va incrementando el riesgo,

se acrecienta también el nivel de rentabilidad.

Así mismo las políticas financieras a corto plazo calificadas como restrictivas son:

1. Mantener un bajo saldo en efectivo y nada de inversión en instrumentos negociables.

2. Realizar inversiones pequeñas en inventario.

3. No admitir ventas a crédito ni cuentas por cobrar.

4.1.2 Inventario. Según, Finney- Miller, se definen los inventarios de una empresa como la

compra de artículos en condiciones para la venta. Los Inventarios de mercancía se encuentran en

los negocios que tienen ventas al por mayor y al detalle. El Vocablo inventario se usa para

nombrar el conjunto de aquellas partidas de bienes muebles tangibles. El tèrmino inventario

encierra los bienes en espera de su venta (las mercancías de una empresa comercial, y los

productos terminados de un fabricante), los artículos en proceso de producción y los artículos que

serán consumidos directa o indirectamente en la producción. Esta definición de los inventarios


excluye los activos a largo plazo sujetos a depreciación, o los artículos que al usarse serán así

clasificados. (noviembre de 2009)

Teniendo en cuenta que los activos corrientes presentan una permanencia, el inventario no se

debe disminuir en su totalidad. Se recomienda buscar “un justo medio entre excesos y defectos,

entre demasiado y muy poco” (Carrillo, 1996 p. 313) de tal manera que se cuente con lo

requerido y necesario para atender la demanda y las necesidades de la empresa en cuanto a

consumo de inventarios. A este modelo se le conoce como cantidad económica de pedido y “es la

cantidad de inventario óptimo, o de costo mínimo, que debería ordenarse. La cantidad económica

de pedido es la cantidad óptima de mercancía que se debe solicitar en cada orden de tal manera

que los costos totales del inventario se minimicen. Esto permite pronosticar las compras con un

margen de error mínimo; distribuir las ventas durante todo el año y recibir las órdenes en el

momento en que se esperan.” (Córdoba, 2005, p. 108).

Si bien “los grandes inventarios también permiten proporcionar un servicio eficiente a la

demanda de los clientes, porque si el producto se agota temporalmente, es posible que se pierdan

las ventas actuales lo mismo que las futuras” (Van, 2003, p 462), el costo de mantener

inventarios es alto, por eso tenerlos en niveles excesivos, puede perjudicar a la compañía por su

obsolescencia y/o porque aumenta el riesgo por pérdida por disminución de precios, y si faltan

tales inventarios pueden reducirse las ventas, entonces “habrá que mantener los inventarios en

niveles de acuerdo a los pronósticos de ventas”. (Córdoba, 2005, p. 103).

El tema de inventarios merece atención especial debido a todos los inconvenientes

relacionados con su costo de oportunidad. Pues, cuando se realizan altas inversiones en

inventario, aunque pueden generar un descuento por comprar cantidad, se debe realizar una

comparación entre el ahorro y los costos en que se incurriría por tener un exceso de inventario, ya

que esto conlleva a diferentes desventajas. Las relacionadas con los costos de mantenimiento,

aquellos en que se incurre desde el momento en que el producto entra a la empresa hasta que sale

de ella, entre los que se tienen: “almacenamiento, administración, seguros, bodegaje, manejo,

obsolescencia, deterioro, vigilancia, costos de oportunidad (financiamiento) e impuestos sobre la


propiedad. Estos aumentan en proporción al monto promedio del inventario que se maneja y en

promedio equivalen al 25% de la inversión e inventario.” (Córdoba, 2005, p. 106).

Y los costos de ordenamiento que, “se consideran desde que se solicita el pedido del

producto hasta que se recibe en la empresa (normalmente son costos fijos independiente del

tamaño de la orden). Estos costos incluyen comunicación entre oficinas, despachos, embarques,

fletes, demoras, pérdidas, daños, deterioros, seguros, aranceles, descargues, recibo y costos

administrativos” (Córdoba, 2005, pág. 107). Estos costos de ordenamiento y mantenimiento

reducen aún más los recursos que podrían utilizarse en otras áreas empresariales para mejorar las

operaciones.

A pesar de que el inventario contrae costos de ordenamiento y mantenimiento, es importante

que las empresas tengan previsto un inventario de seguridad, que se refiere al “inventario

adicional que se mantiene para protegerse contra los cambios en los niveles de ventas, las

demoras en producción o despachos el cual genera costos.” (Córdoba, 2005, p. 111). Este stock

de seguridad según Córdoba se ve incrementado en las empresas por la incertidumbre de la

demanda pronosticada, los costos por faltantes de inventarios y la probabilidad de que ocurran

demoras.

En empresas comerciales, este concepto es imprescindible debido a las contingencias que se

pueden presentar en los sistemas logísticos, tales como paros; producción industrial, como

incumplimiento de proveedores; comportamiento del clima, invierno o veranos largos, entre

otros. El éxito de la gestión de stock, reside “en acertar en las previsiones para lo cual es

necesario un permanente seguimiento del comportamiento del consumo real respecto a las

previsiones anteriores, analizando las desviaciones que se produzcan y sus causas.” (Ferrín, 1999,

p. 115)

Conjuntamente con la relevancia que se le dé a la cantidad de inventarios a mantener, se le

debe prestar vital atención al control o manejo de los mismos. Para ello se han planteado

diferentes técnicas: (Córdoba, 2005, Pp. 105-106)


a) Método de las gavetas: Utilizado para controlar el nivel de los inventarios manualmente y

consiste en almacenarlos en gavetas, desde donde se van sacando, de tal manera que se

hace una nueva orden cuando el número de gavetas preestablecidas queda vacía.

b) Método ABC: Consiste en clasificar el inventario en artículos A, los de mayores costos o

importancia, artículos B los costos o importancia intermedia y artículos C los menos

costosos o importantes. A mayor costo o importancia de los artículos del inventario,

mayor control y recursos deben aplicarse sobre ellos.

Esta técnica también es referida por Ferrín (1999) quien afirma que “en el ámbito de los

almacenes unos pocos artículos aportan una gran parte de la cifra de ventas, a unos pocos

proveedores les pasamos buena parte del importe de las compras, es decir, tales artículos y

tales proveedores son los importantes. La técnica ABC es un método para detectarlos y

clasificarlos. Esta técnica permite aplicar un grado de control más intenso sobre los que

representan un mayor interés” (p. 65). Por lo tanto algunos artículos merecen más

atención que otros dependiendo de su valor económico o de las características

relacionadas con calidad, vencimiento, uso, entre otras.

c) Técnica de investigación de operaciones: Consiste en establecer el recorrido de

materiales, determinando la ruta crítica a través de métodos como PERT (Evaluación de

Proyectos y Técnicas de Revisión) que pone de manifiesto la relación entre las acciones y

las situaciones configuradas del proyecto cuya ejecución se pretende optimizar y el CPM

(Método de la Ruta Crítica), asignándole mayores recursos y atención a los materiales

involucrados en ella.

d) Técnica de sistematización: Es un programa donde se codifican los diferentes artículos del

inventario, el cual se carga a la entrada de las mercancías al almacén o bodega, siendo

descargadas a su salida, registrando los saldos, que al llegar al nivel mínimo establecido,

genera órdenes de envío a los proveedores, quienes cuentan con terminales del sistema.

e) Técnica electrónica: Muy empleada en los supermercados, almacenes por departamentos

y negocios donde se tienen una gran variedad de artículos en el inventario, dificultándose

su control manual. Es una técnica con la que al tiempo que se controla la salida no

autorizada del inventario, sirve para verificar el saldo y generar información para la

preparación de los estados financieros.


Este método consiste en colocar un dispositivo magnético y código de barra a los artículos

del inventario, donde se establece su precio y otras características, que al ser registrado en la caja

al efectuarse su pago, lo descarga del inventario y desactiva el dispositivo, para poder pasar por la

banda magnética instalada a la salida del almacén; ya que de lo contrario se activa una señal de

alarma que es enviada al departamento de seguridad, indicando que el artículo está saliendo de

manera irregular, para que se adelanten los correctivos necesarios.

En tanto, Ferrín (1999) realiza una clasificación diferente a la que denomina codificación de

productos, entre la que se encuentran tres técnicas:

Sistemas de codificación: “la base de este tratamiento informatizado es la codificación, clave de

acceso a los ficheros de bases de datos con los que opera el ordenador. La codificación de

productos es una forma de definición de los mismos sustituyendo palabras del léxico con las

cuales se denominarán, por una representación simbólica”. (p. 57).

Código de barras: “Es un sistema de identificación establecido por la organización EAN (Número

del Artículo Europeo) que se basa en la representación del código de un producto mediante una

serie de barras oscuras paralelas y de anchura variable, legibles por equipos de captura de datos,

figurando al pie de las mismas una traducción numérica en cifras árabes.” (Ferrín, 1999, p. 62).

Las ventajas de este sistema de codificación radican en la facilidad para grabar los datos y en la

confiabilidad de la lectura. Además, el EAN permite obtener grandes ventajas en las gestiones de

compra, almacenamiento y gestión de stocks.

“También hemos utilizado el término código de ubicación relacionándolo con la ubicación de

un producto en un lugar del almacén. La codificación de ubicaciones es una forma de determinar

un punto de almacenamiento en las tres dimensiones. La codificación es, por consiguiente, un

instrumento para el tratamiento de los productos, sus ubicaciones, etcétera, que representa sus

características de una forma estructurada y resumida. Esta representación simbólica puede

basarse en letras, números, combinaciones de ambos o dibujos y caracteres gráficos.” (Ferrín,

1999, p. 57).


De todo lo anterior puede resaltarse que en cualquier análisis de inventarios, principalmente

en las empresas manufactureras y comerciales, la diferencia entre sus inventarios es especial, por

lo que se requieren manejos diferentes y específicos para cada uno, impidiendo esto que se

generalice lo que es una buena rotación de inventarios. Es decir, el tiempo que tarda una empresa

en convertirlos en efectivo. “Ejemplo, una empresa que produzca y venda alimentos habrá de

tener una rotación de inventario mayor que una empresa que vende muebles o joyas, o también,

un departamento de alimentos perecederos de un supermercado debe tener una rotación mayor

que el departamento de jabones y detergentes.” (Estupiñán & Estupiñán, 2006, p. 137)

4.1.3 Efectivo. El efectivo o disponible es una cuenta del activo que representa los recursos que la

empresa tiene a disposición inmediata. El decreto 2650 de 1993 o plan único de cuentas para

comerciantes, define el efectivo o disponible de la siguiente forma:Comprende las cuentas que

registran los recursos de liquidez inmediata, total o parcial, con que cuenta el ente económico y

puede utilizar para fines generales o específicos, dentro de los cuales podemos mencionar la Caja,

los depósitos en Bancos y otras entidades financieras, las Remesas en Tránsito y los

Fondos.(Conceptos básicos de contabilidad: efectivo o disponible, noviembre de 2009)

Un buen manejo del efectivo es dar un tratamiento adecuado a los resultados de la actividad

operativa de la empresa, de tal manera que se pueda sostener una buena reputación crediticia

tanto con los proveedores financieros como los de materias primas y con los inversionistas de la

empresa en cuanto a pago de dividendos, etc., lo que se conoce como motivo de transacción

(Van, 2003, p. 409), es decir, hacer frente a los pagos que se presentan en el curso normal de las

operaciones; satisfacer necesidades inesperadas de efectivo, lo que se conoce como un colchón o

amortiguador para hacer frente a eventualidades inesperadas, y que Keynes (citado por: Van,

2003, p. 409) denomina motivo de precaución.

Este autor indica que “cuanto más proyectables sean los flujos de efectivo del negocio,

menores cantidades por precaución se necesitarán, pues la posibilidad de obtener préstamos de

inmediato para afrontar ese tipo de egresos de efectivo también reduce la necesidad de este tipo

de recursos” (Van, 2003, p. 409); estar en capacidad de aprovechar los descuentos comerciales


que el mercado le brinda a la empresa por pronto pago y “mantener efectivo a fin de aprovechar

los cambios estimados en los precios de los valores”, es lo que Keynes llama motivo de

especulación (Van, 2003, p. 409).

Debido a la importancia que merece el efectivo disponible en una organización, hay que

saber determinar la cantidad a disponer, para ello, se debe tener en cuenta que ese monto depende

de factores que son controlables como las decisiones que se tomen con respecto a la liquidez y el

riesgo, a los días pactados para el vencimiento de las deudas de la empresa, a la capacidad de

obtener préstamos y a los flujos de efectivo a corto y largo plazo. (Córdoba, 2005, Pp. 60-61)

La estrategia óptima para una empresa es “tener efectivo en previsión de estacionalidades de

la demanda de sus productos y problemas al azar que afectan al negocio. Las compañías con

riesgo y aquellas con oportunidades de crecimiento elevado tienden a tener un porcentaje

relativamente alto de activos en efectivo. Las empresas con acceso fácil a los mercados de capital

(para los que los costos de transacción de acceder al efectivo son por ello bajos), tienden a tener

menos efectivo.” (Berk et. al., 2008, p. 841)

La cantidad de dinero que se debe mantener en efectivo depende de los siguientes factores

(Córdoba, 2005, pp. 60-61):

• Políticas de la administración sobre el manejo del efectivo

• Posición actual de liquidez de la empresa

• Preferencias administrativas acerca del riesgo y la liquidez

• Programa de vencimiento de la deuda de la empresa

• Capacidad de la empresa para obtener préstamos

• Flujos pronosticados de efectivo a corto y largo plazo

• Las probabilidades de diferentes flujos de efectivo bajo diversas circunstancias

Los anteriores factores deben ser determinados a partir de un análisis del ciclo de caja

apropiado para la empresa, es decir, “el promedio que transcurre entre el momento de

desembolsar los costos (compra de materias primas y productos manufacturados y costos de


conversión), hasta el momento de recaudar la cartera.” (García, 1999, p 224). Esto, debido a que

a un mayor ciclo de caja, mayor debe ser la disponibilidad de efectivo para atender sus

operaciones habituales e imprevistas.

A la hora de administrar eficientemente el efectivo se debe tener en cuenta cancelar las

cuentas por pagar tan tarde como sea posible sin deteriorar su reputación crediticia, pero

aprovechando cualquier descuento favorable por pronto pago; rotar el inventario tan rápidamente

como sea posible evitando agotamiento de existencia, que puedan ocasionar el cierre de líneas de

producción, o pérdida de ventas; cobrar las cuentas tan rápidamente como sea posible, sin perder

ventas futuras por el hecho de emplear técnicas de cobranza de alta presión; y ofrecer descuentos

por pagos de contado si son justificables económicamente.

Cuando lo anterior, logra materializarse en la empresa, puede generarse un exceso de

efectivo que debe de invertirse temporalmente para no incurrir en costos de oportunidad y por el

contrario, generarle ingresos no operacionales a la empresa. Una de las opciones para invertir son

los valores negociables y deben permitir mantener la liquidez en cualquier momento. “Para que

un valor sea verdaderamente negociable debe tener dos características básicas: un mercado fácil

con amplitud y capacidad para reducir al mínimo la cantidad de tiempo necesario para convertirlo

en efectivo y la probabilidad de pérdida en su valor, ya que si el precio de mercado que se recibe

al liquidar un valor se desvía significativamente del monto, este no será atractivo para la

empresa”. (Córdoba, 2005, p. 66)

Cuando se incurren en excedentes de dinero, las organizaciones tienen la posibilidad de

maniobrar con este superávit en inversiones a corto plazo, según la posibilidad de inversión en

días; es decir, el tiempo en el cual la empresa tiene disponibilidad del efectivo, las opciones más

comunes en inversión son: depósito bancario de dinero, certificados de depósito, cuentas

corrientes de alta remuneración, deuda del estado, la letra del tesoro, el repo, bonos y

obligaciones del estado y de empresas, pagares de empresa, mercado de renta variable, entre

otros.


Certificado de Depósito: “Son préstamos a corto plazo para los bancos comerciales. Existen

mercados activos para los Certificados de Depósito a Término ò CDT´S con vencimientos a 3, 6,

9 y 12 meses” (Ross, et. al., 2005, p. 796). También es habitual que las entidades de crédito

emitan CD con pago anticipado de intereses, que equivale al descuento; lo cual, de hecho, se

asemeja al pagaré emitido por una entidad bancaria. (Santandreu, 2000, p.84)

Cuentas Corrientes de Alta Remuneración: “Se trata de cuentas corrientes a la vista, que a pesar

de ser de libre uso, es decir, sin establecer vencimiento, la retribución en forma de intereses es

superior al habitual o general aplicado por entidades financieras.

Estos tipos de interés se aplican en función de la calidad de los clientes que la utilizan y/o en base

al volumen monetario de la imposición.

Para la captación de recursos financieros necesarios para su negocio habitual, las entidades

financieras recurren a estos medios con dos finalidades: a) para captar recursos menos onerosos

que otras fuentes de captación alternativas; b) para captar clientes, con el fin de ampliar su fuerza

de servicios.

La retribución de estas cuentas estará en función de los tipos de intereses básicos u oficiales, y

oscilará en la medida que lo hagan estos.” (Santandreu, 2000, p.84)

Deuda del Estado: Constituye un buen producto para invertir excedentes de tesorería, por varias

razones. La primera de ellas, es porque son títulos garantizados por el Estado. En segundo lugar

porque la rentabilidad también está asegurada, en el momento de contratarse, a lo que también

hay que añadir que la misma se ve incrementada por emitirse al descuento, y además en

ocasiones con ventajas fiscales, y porque a pesar de que su vencimiento oscila entre seis meses a

varios año, existe un segundo mercado de transmisión. (Santandreu, 2000, p.84)

Letra del Tesoro: Son títulos que emite el estado a través del mercado monetario con el fin de

financiarse. Estas suelen emitirse con vencimiento a un año, si bien el tesoro podría emitirlas a

seis meses, pudiendo llegar a los 18 meses. El método de adjudicación es a través de subasta y

constituye un producto ofrecido por las entidades financieras a sus clientes, gozando de gran

popularidad. (Santandreu, 2000, p.86)


Repos: O acuerdos de recompra, son la venta de instrumentos financieros del gobierno por parte

de un banco o un operador de instrumentos financieros con un acuerdo de recompra. (Ross, et.

al., 2005, p. 796). Se trata de un acuerdo por el cual una parte, generalmente entidad financiera,

emite una determinada cantidad de letras, cobrando por ello un precio prefijado a un vencimiento

preestablecido y que se compromete a recomprarlas de nuevo a su vencimiento. La rentabilidad la

establece el cedente del título y el vencimiento es libremente pactable (Santandreu, 2000, p.86).

Pero lo usual es que estos plazos de recompra sean muy cortos, de un día para otro o unos

cuantos días. “La ventaja de esta alternativa consiste en que ambas partes conocen de antemano

los precios de compra y venta, y por tanto la rentabilidad de la operación” (Santandreu, 2000,

p.86).

Bonos y Obligaciones del Estado y Empresa: “Son partes de una deuda que contrae el emisor con

los suscriptores de los valores, y cuyo rendimiento esta prefijado a lo largo de toda la vida del

empréstito, pagándose mediante cupón. Con frecuencia son también negociables en los mercados

secundarios. Estos valores se emiten con vencimiento a mediano y largo plazo, oscilando entre

tres y diez o más años, por lo que son más recomendables en los casos de excedentes

estructurales de tesorería y que además no interese invertir en otra alternativa, a la espera de

futuras decisiones”. (Santandreu, 2000, p.86).

Papel Comercial: Se refiere a los instrumentos financieros a corto plazo emitidos por compañías

de financiamiento, bancos y corporaciones. Los papeles comerciales son típicamente pagarés sin

garantías. El vencimiento de sus plazos oscila de unas cuantas semanas a nueve meses. Como no

hay ningún mercado secundario activo para el papel comercial, las posibilidades de negociarlo

son bajas. El riesgo de incumplimiento de este papel depende de la solides financiera de la

entidad emisora. (Ross, et. al., 2005, p. 796)

Pagarés de empresa: El pagaré es un titulo que emite una entidad para financiar sus inversiones.

A diferencia de los bonos y obligaciones, el pagaré constituye también un título de renta fija y su

característica es que el vencimiento es a corto plazo. (Santandreu, 2000, p.86).


Mercado de Renta Variable: Lo constituyen las bolsas de valores, en él se negocian acciones de

empresas. Las acciones son partes proporcionales del capital de una empresa (Sociedad

Anónima). Su rentabilidad está en función de los dividendos que reparte, según los resultados

obtenidos. También el titular de una acción podrá realizar un beneficio, vendiendo el título

cuando éste se cotice en bolsa.

Este producto es indicado cuando se esté dispuesto a correr un riesgo, por los cambios de

cotización que se puedan plantear. Así mismo exige una atención diaria de la evolución de este

tipo de inversiones, con el fin de decidir el momento más adecuado para su venta o adquisición.

Por eso esta inversión es más aconsejable para largo plazo o para poseer un paquete de acciones

que permita cierto control o participación de la empresa emisora. (Santandreu, 2000, p.87).

4.1.4 Cuentas por cobrar. Las cuentas por cobrar representan los activos adquiridos por la

empresa a través de letras, pagarés u otros documentos por cobrar proveniente de las operaciones

comerciales de ventas de bienes o servicios y también no provenientes de ventas de bienes o

servicios. Por lo tanto, la empresa debe registrar de una manera adecuada todos los movimientos

referidos a estos documentos, ya que constituyen parte de su activo, y sobretodo debe controlar

que éstos no pierdan su formalidad para convertirse en dinero. (Programa de auditorías de cuentas

por cobrar, Noviembre de 2009)

Cuando una empresa vende sus bienes o servicios puede recibir el pago de contado o dar un

plazo al cliente. Este último corresponde a invertir en el cliente, es decir, un crédito que puede ser

comercial, cuando se da a las empresas o al consumidor. Por supuesto, una organización

preferiría que se le pagara en efectivo en el momento de la compra, pero una política de “sólo en

efectivo” haría que perdiera clientes ante la competencia. Aquí, radica la importancia de las

cuentas por cobrar en una organización, sin embargo, es conveniente recaudar las cuentas por

cobrar tan pronto como sea posible.

El efectivo recaudado de cuentas por cobrar mejora la solvencia. Además, “el efectivo

generado por cobros puntuales a los clientes puede utilizarse en las operaciones para propósitos

como la compra de mercancías en grandes cantidades a precios más bajos. También pueden


utilizarse el efectivo para pagar dividendos a los accionistas o para otros fines de inversión o

financieros. El cobro oportuno reduce así mismo el riesgo de pérdidas por cuentas incobrables.”

(Estupiñán & Estupiñán, 2006, p. 134)

Todo tipo de crédito otorgado implica diversos riesgos relacionados con la “viabilidad de

retorno del crédito, riesgo como probabilidad de pérdida, riesgo del país. Visto de otra manera:

marco institucional, riesgo de sector, riesgo financiero, riesgo de mantenimiento de valor de la

moneda versus precios, riesgos cambiarios (macroeconómicos-globales), riesgos de fluctuaciones

de las tasas de interés, riesgo operacional, riesgo de mercado, riesgo tecnológico, riesgo de

eficiencia (costos), riesgo de abastecimiento, riesgo de cobranza, riesgo de dirección, o capacidad

gerencial” (Córdoba, 2005, p. 83).

El crédito trae costos para la empresa que deben ser evaluados a la hora de conceder plazos

de pago y pedir requisitos a los clientes. Entre estos costos se encuentran los del departamento de

crédito, área que debe encargarse de verificar las cuentas adicionales y atender el mayor

volumen de cuentas por cobrar. Otro costo se debe a la mayor probabilidad de pérdidas en

cuentas malas. Por último, existe “el costo de oportunidad de las cuentas adicionales por cobrar,

producido por, 1) el aumento de ventas y 2) período promedio de cobros más lento.” (Van, 2003,

p. 443). Para evaluar la rentabilidad de una ampliación de crédito más liberal, es necesario

conocer “la rentabilidad de las ventas adicionales, la demanda agregada de productos como

consecuencia de los estándares de crédito más flexibles, la mayor lentitud del periodo promedio

de cobro y el rendimiento requerido sobre la inversión.” (Van, 2003, p. 443)

En este orden de ideas, las políticas de crédito y cobranza de una empresa incluyen varias

decisiones: 1) la calidad de la cuenta aceptada, 2) el período de crédito, 3)el descuento por pronto

pago otorgado, 4) cualquier condición especial como las concesiones de pago estacionales y 5) el

nivel de gastos de cobranza. En cada caso la decisión debe incluir una comparación de las

posibles utilidades generadas por un cambio en política y el costo del cambio. Las políticas de

crédito y cobranza óptimas serán aquellas que hagan que las utilidades marginales sean iguales a

los costos marginales. (Van, 2003, p. 451)


Pueden existir casos en los que la venta a clientes dudosos sea conveniente, siempre que las

expectativas de beneficio compensen los riesgos de no pago o de incrementos indebidos en el

volumen de la inversión en deudores. “Algunas empresas afirman que cubren gastos con los

clientes normales, y hacen el beneficio con los clientes un poco más marginales” (Córdoba, 2005,

p. 73). Pero aún así, las cuentas por cobrar si no se controlan adecuadamente podrían alcanzar

niveles excesivos, disminuyendo los flujos de efectivo y las malas cuentas que no se cancelarán,

afectando las utilidades sobre ventas. Por esto es necesario establecer un buen sistema de control.

Controlar adecuadamente la política de créditos implica lograr un óptimo nivel de cuentas

por cobrar, el cual depende de “las condiciones operativas de la empresa; si hay exceso de

capacidad y costos variables pequeños, se puede tener libertad para las cuentas por cobrar, en

lugar de las que operan con toda su capacidad y con un margen de utilidad muy pequeño”. Esta

dependencia también se debe a (Córdoba, 2005, p. 77):

1. El periodo de crédito, que es el tiempo por el cual se concede un crédito.

2. Las normas de crédito, que es la capacidad financiera mínima que deben tener los clientes

para poderles otorgar el crédito, dependiendo de la probabilidad de incumplimiento de

pago del crédito.

3. La política de cobranza, la cual se rige por su rigidez o flexibilidad en el seguimiento de

las cuentas de pago lento.

4. Los descuentos concedidos por pronto pago, incluyendo el periodo de descuento y el

monto.

Respecto al primer factor aquí nombrado, es decir, el período de crédito, se debe tener en

cuenta la probabilidad de que el cliente no pague, en este caso se deben ofrecer condiciones

restrictivas de crédito según el tamaño de la cuenta. Cuando ésta es pequeña, el período también

debe serlo, ya que son cuentas más costosas y este tipo de clientes son menos importantes para la

empresa; y el grado en que los bienes son perecederos. Es decir, se dará un menor crédito para

aquellos bienes que tengan valores colaterales bajos y una vida corta. (Ross, et. al., 2005, pp.

805-806). Una buena medición del período de crédito reduce el precio que deben pagar los


clientes de la empresa y aumenta la probabilidad de que estos cumplan con el pago, lo que en

últimas mejorará las ventas.

Para lograr un cobro lo más rápido posible deben tenerse en cuenta procedimientos que

incluyen cartas, llamadas telefónicas, visitas personales y la acción legal. “Después de un punto

en el tiempo, a menudo 90 días de la fecha de pago, muchas empresas turnan el cobro a una

empresa de cobranzas. Aquí, los pagos aumentan a 50% de la suma cobrada. En cobros, una de

las variables principales de política es la cantidad gastada por cobranza.” (Van, 2003, p 494)

Para ofrecer un crédito a un cliente existen diferentes instrumentos entre los cuales se

encuentra la factura, “la cual se envía junto con el embarque de los bienes y al ser firmada por el

cliente, sirve como evidencia de que los bienes fueron recibidos. Después de ello, tanto la

empresa como sus clientes registran el intercambio en sus libros contables”. (Ross, Westerfield y

Jaffe, 2005, p. 807).

Otro instrumento es el pagaré que se emplea básicamente cuando se trata de un pedido

grande y la empresa anticipa una cobranza problemática. Uno de los problemas que presenta este

instrumento es que se firman después de haber entregado los bienes. Para solucionar este

problema se hace uso de un giro comercial a través del cual se exige al cliente el pago de una

cantidad específica en la fecha determinada, y luego de que el banco se encarga de que el

comprador firme el giro antes de pasar las facturas, la empresa puede embarcar los bienes al

comprador. Cuando la empresa vendedora requiere el pago inmediato, se denomina giro a la

vista, aquí el embarque se efectúa sólo cuando los fondos han sido depositados en el banco.

(Ross, et. al., 2005, pp. 807-808)

Cuando estas condiciones no son suficientes para la empresa vendedora esta puede hacer uso

de una aceptación bancaria, es decir, exigir que sea el banco quien pague los bienes y cobre al

cliente, un importante beneficio de este documento es que el vendedor puede venderlo en el

mercado secundario debido a que su deudor, en este caso el banco, es una entidad reconocida y

respetada. El empresario puede también retener la propiedad legal de los bienes hasta que el

cliente completa el pago correspondiente, lo que se conoce como contratos condicionales de


venta, donde casi siempre se pagan a plazos e incorporan el costo de los intereses. (Ross, et. al.,

2005, p. 808)

“Al adoptar políticas de crédito la administración debe evaluar los siguientes factores” (Córdoba,

2005, p. 80):

a) Aumento de las ventas

b) Rebajas y descuentos

c) Costos del crédito, asociado con: costos de la administración del crédito, costos de

oportunidad y riesgo.

4.2 Marco contextual

El contexto mundial en el que se desarrolla la competencia en el supermercadismo está marcado

por aspectos tales como el incremento del ambiente competitivo cada vez más agresivo, la carrera

por el liderazgo en la participación de mercado global, los productores globales que sienten que

tiene una mayor ventaja distintiva frente a los jugadores locales, los proveedores que están

continuamente diversificando sus marcas y que buscan expandir nuevas líneas de productos, las

más grandes multinacionales que cada vez participan en una porción mayor de las ventas del

comercio detallista moderno (retail), y la búsqueda permanente de economías de escala a través

de la consolidación de negocios en los mercados, por medio de las adquisiciones. (Bitácora

económica. Mayo de 2007)

El actual escenario del retail plantea a los operadores constantes desafíos: deben manejarse con

recursos escasos, elaborar alianzas constantemente, elevar los niveles de facturación y ser los

líderes en condiciones cambiantes, sin perder de vista ni por un instante que el cliente es rey. Y

ese rey está cambiando sus hábitos de consumo, por lo cual hay que readaptar el negocio

diariamente. Hay que ser flexible, maximizar las fortalezas de las compañías e innovar en

aspectos que la competencia ignora. Es decir, hay que estar dispuesto a la transformación

permanente. Hay que captar al consumidor y luego retenerlo; para lograr eso las compañías deben

transmitir al público los beneficios de comprar en sus locales.


En Colombia, el sector del Retail se encuentra en una etapa de desarrollo importante soportado

por la recuperación económica. Un análisis del movimiento internacional entendiendo el destino

de las inversiones, deja en evidencia el atractivo de América Latina para la introducción de

nuevos formatos y ofertas. Esto se debe a que el sector minorista moderno en países como

Colombia, Chile o México, se encuentra aún en etapas de crecimiento, lejanas a la madurez del

mercado que se registra en países más desarrollados. Los países latinoamericanos poseen un alto

potencial de crecimiento basado en factores socio-demográficos (evolución de la población y

fuerte presencia de jóvenes, urbanización acelerada, mayores niveles educativos, una fuerte

presencia de formatos tradicionales, y económicos que impulsa dicha situación). (Bitácora

económica. Mayo de 2009).

Respecto a los cambios en los hábitos de consumo de los hogares, un estudio realizado por la

compañía de investigaciones de mercado Raddar2, la cual presentó el resultado de su

investigación de consumo en el primer trimestre de 2009 en Colombia mostró que hay un

crecimiento en la preferencia de compras en las tiendas de barrio, aunque las grandes superficies

y los centros comerciales se mantienen estables.

La investigación arrojó además, que el fenómeno se debe a la falta de liquidez y a la pérdida de la

capacidad de compra de las personas, que prefieren comprar por unidades y no hacer mercados

grandes. (Cambian hábitos de compra, Abril 15 de 2009). Esta situación afecta de manera directa

el manejo del KTO en los supermercados objetos de estudio porque se hace necesario replantear

las políticas y estrategias que éstos aplican con el fin de evitar la disminución de la clientela.

En la contextualización de los supermercados dentro del sector comercio, se encontraron

diferentes investigaciones relacionadas con el comercio al detal y/o la administración del capital

de trabajo que sirven de referencia para la presente investigación.

2 RADDAR, “conocer el futuro es mejor que adivinarlo”. Es una compañía de investigaciones de mercado en Colombia.


En un informe publicado por la Fiscalía Nacional Económica (2006) se destaca la importancia

de los supermercados en los mercados actuales, donde se hace un énfasis importante en las

relaciones entre supermercados, proveedores y clientes.

Al examinar la relación entre concentración y precios finales de supermercados en Chile se

concluye que, si bien la expansión de las principales cadenas hacia mercados regionales ha

significado a menudo reducciones en los precios locales, ello se debe a la mayor competencia

entre estos, en su calidad de entrantes y los supermercados previamente establecidos en la

localidad correspondiente. Sin embargo, una vez que las principales cadenas logran dominar los

mercados locales, y su crecimiento comienza a generar una mayor concentración a este nivel, el

efecto sobre los precios es el opuesto.

Respecto a la administración del KTO se encontró que Gustavo Genoni (Mayo de 2009), habla

en su investigación capital de trabajo, gestión de tesorería y valuación de empresas, que en la

práctica profesional tienden a confundirse el concepto de capital de trabajo operacional, o

necesidad operativa de fondos, con la definición contable de capital de trabajo; esta confusión

lleva a errores importantes tanto en las áreas de tesorería de las firmas como en la valuación de

empresas.

En este artículo se discute la importante diferencia entre estos conceptos, y se argumenta que el

primero de ellos refleja características de la operación de un negocio, mientras que el segundo

representa una decisión de financiamiento. Además se cuestiona la visión popular que sugiere

que las firmas financien su necesidad operativa de fondos con capital de trabajo, discutiendo los

costos y riesgos implícitos de dicha decisión. Finalmente, el autor muestra que la confusión de

conceptos mencionada puede llevar a errores importantes en la valuación de empresas, como la

practica demasiado difundida de restar solo la deuda de largo plazo al valor presente de los flujos

de caja libres para obtener el valor económico del patrimonio; ello con la consiguiente sobre

estimación de su valor (Genoni, G., Mayo de 2009).

Otra importante investigación fue “Consideraciones practicas para la gestión del capital de

trabajo en las pymes innovadoras”, realizada por el investigador Hugo Alfonso Vargas Arévalo


(S.f.). Con esta se pretendía dar algunos parámetros sobre la administración del capital de

trabajo a las pequeñas y medianas empresas en general que representan una gran contribución al

PIB colombiano ya que estas generan una gran cantidad de empleos, para así ayudar a que estas

se conviertan en unidades autosostenibles y que a su vez crezcan siendo innovadoras.

Este docente del centro de investigaciones de la EAN afirma que las pymes en nuestra economía

carecen de oportunidades de financiamiento, gestiones estratégicas, posibilidades de incrementar

las ventas y gestión del talento humano. La principal preocupación de una pyme en el corto plazo

es optimizar la generación de flujos de dinero, sobre la base de los activos comerciales y de las

fuentes requeridas para mantenerlo. El autor habla de que las pymes en general se financian con

los activos corrientes, lo cual implica un riesgo muy alto porque la empresa puede perder liquidez

en el corto lo que genera incapacidad de mantener operaciones y/o incapacidad de generar valor

(Vargas, A. H. S.f.).

4.3 Marco conceptual (Córdoba, 2005; García, 1999; Tamames, 2002)

Activo Circulante: En ocasiones también denominado como capital circulante. Se refiere a la

suma de los activos disponibles (monetarios, deudores y existencias). Está formado por el activo

disponible y el realizable, es decir, son los bienes y derechos que normalmente se convierten en

efectivo dentro del ciclo de operaciones de la empresa en un período menor que un año, o sea,

que están en constante rotación o cambio. Es la parte del activo de una empresa que se considera

como líquida, y está por lo tanto constituida por el efectivo en caja, los depósitos bancarios que

no son a plazo fijo, las cuentas por cobrar y otros activos semejantes.

Administración De Inventarios: Técnica para determinar el nivel óptimo de inventarios que se

deben mantener en cualquier situación específica. El problema esencial es determinar el nivel

óptimo de éstos con la finalidad de encontrar la forma en que pueden cambiar con ciertas

variables clave.

Capital De Trabajo Operativo: También denominado capital corriente, capital circulante, capital

de rotación, fondo de rotación o fondo de maniobra), es una medida de los recursos que tiene una

empresa para continuar con el normal desarrollo de sus actividades en el corto plazo. Dichos


recursos están representados por el inventario, las cuentas por cobrar y el efectivo que la empresa

combina a través de un proceso que se denomina rotación.

Costo: Se denomina coste o costo a la suma económica que representa la compra de cualquier

producto, o la prestación de cualquier servicio. Conociendo el coste de un producto o servicio se

puede determinar el precio de venta al público de dicho producto o servicio, ya que el precio de

venta del producto es la suma del coste más el beneficio.

Costo de Almacenamiento de Inventario: Se le llama costo de almacenamiento a todos los

procesos y actividades cumplidas para mantener el orden, buen estado y existencia del inventario

dentro de la planta, las mismas que pueden cubrir costo de pérdida del producto, costo de

limpieza, costo de espacio.

Déficit: Resultado que arroja un balance efectuando el término de un ejercicio que se caracteriza

por que existe un saldo correspondiente a egresos que no alcanzaron a ser cubiertos por los

ingresos de dicho ejercicio.

Inventario: Recuento de los elementos -mercancías y otros activos- que componen el capital de

trabajo de una empresa. Las firmas suelen realizar inventarios anuales -o en períodos más

frecuentes- para tener una constatación confiable de los recursos con que cuentan y ejercer un

adecuado control sobre sus operaciones. La realización de inventarios es indispensable para poder

efectuar balances confiables.

Inversión: Es el flujo de dinero que se encamina a la creación o mantenimiento de bienes de

capital y a la realización de proyectos que se presumen lucrativos. Conceptualmente la inversión

se diferencia tanto del consumo como del ahorro, con respecto a este último, porque es un gasto,

un desembolso, y no una reserva o cantidad de dinero retenida; con respecto al consumo, porque

no se dirige a bienes que producen utilidad o satisfacción directa, sino a bienes que se destinan a

producir otros bienes. En la práctica, sin embargo, tales distinciones suelen desdibujarse un tanto:

hay bienes que, como un automóvil, pueden ser a la vez de consumo y de inversión, según los

fines alternativos a los que se destine. El ahorro, por otra parte, generalmente se coloca a interés,


con el objeto de reservarlo para posteriores eventualidades, una de las cuales puede ser la

inversión.

Leasing (Arrendamiento Financiero): Tipo de crédito que supone un contrato de alquiler de

bienes muebles o inmuebles, complementado con una promesa de venta al arrendatario.

Liquidez: Es la mayor o menor facilidad que tiene el tenedor de un título o un activo para

transformarlo en dinero en cualquier momento. Es también el grado de convertibilidad rápida en

dinero de un activo sin que exista pérdida de valor.

Riesgo: Es el grado de variabilidad o contingencia del retorno de una inversión. En términos

generales se puede esperar que, a mayor riesgo, mayor rentabilidad de la inversión. Existen varias

clases de riesgos: de mercado, solvencia, jurídico, de liquides, de tasa de cambio, riesgo de tasa

de interés.

Riesgo de cobro: Incertidumbre de percibir la contraprestación acordada.

Riesgo de liquidez: Posibilidad de que una sociedad no sea capaz de atender a sus compromisos

de pago a corto plazo.

Rotación de cartera: Este indicador establece el número de veces que las cuentas por cobrar

giran, en promedio de un período determinado de tiempo generalmente un año.

Rotación de inventarios: Para las empresas comerciales, los inventarios representan sencillamente

el costo de las mercancías en poder la misma.

Superávit: Es el exceso de los ingresos sobre los egresos.

Utilidad: Exceso de los ingresos netos, sobre los gastos del período. Son las cifras en las que más

atención se pone para juzgar el desempeño de las operaciones en una empresa.


5. METODOLOGÍA PROPUESTA

5.1 Definición del tipo de investigación

Este estudio es de tipo descriptivo porque “busca especificar las propiedades importantes de

personas, grupos, comunidades o cualquier otro fenómeno que sea sometido a análisis” (Dankhe,

1986 En: Hernández, et. al., 1998 p.60). Describir es medir, así, en un estudio descriptivo se

selecciona una serie de cuestiones y se mide cada una de ellas independientemente para así

describir lo que se investiga. (Hernández, 1968 p.60)

Para esta investigación, donde lo que se pretende es describir las políticas y estrategias utilizadas

por los grandes y medianos supermercados establecidos en las ciudades de Pereira y

Dosquebradas que les permita una adecuada administración del Capital de Trabajo Operativo,

puede decirse que esta descripción tiene un diseño no experimental; entendida como aquella

donde “no se controlan y manipulan las variables, no se utiliza un grupo de control, no se asignan

aleatoriamente los sujetos y no se pretende medir la relación causa-efecto entre una variable

independiente y una dependiente” (Fascio, et. al., 2004. p. 49).

5.2 Determinación de la población, la muestra, unidad de análisis y de observación:

La población está constituida por el conjunto de grandes y medianos supermercados de Pereira y

Dosquebradas, la cual se obtuvo de la base de datos de la cámara de comercio de dichas ciudades,

donde se encuentran todos los supermercados pequeños, medianos y grandes de la región que

están legalmente constituidos.

La muestra se halló a partir de elementos estadísticos según la base de datos obtenida en las

Cámaras de Comercio de las ciudades de Pereira y Dosquebradas, solicitando listados de

supermercados que estén categorizados como grandes y medianos según Ley 905 de Agosto 2

de 2004, de tal manera que se pueda obtener una muestra representativa para adquirir la

información.


La unidad de análisis correspondió a las áreas administrativas, financieras o ambas de los grandes

y medianos supermercados dependiendo de su estructura organizacional dentro de la cual se

encuentra la unidad de observación que es específicamente el funcionario encargado de la

administración de los rubros componentes del KTO.

5.3 Recopilación de la información

5.3.1 Fuentes de recolección. Para lograr el objetivo de esta investigación: la descripción de las

políticas y estrategias utilizadas por los grandes y medianos supermercados establecidos en las

ciudades de Pereira y Dosquebradas que les permita una adecuada administración del Capital de

Trabajo Operativo se buscó información en fuentes primarias, es decir, desde el lugar en donde

se originan los hechos. Para tal efecto se propuso un encuentro con las personas a cargo de la

información financiera en los supermercados objeto de estudio, donde se trataron temas

financieros básicamente en cuanto al manejo de inventarios, cuentas por cobrar y efectivo.

Posteriormente se realizó también búsqueda de la información en fuentes secundarias es

decir, “aquellas que ofrecen información sobre el tema por investigar, pero que no son la fuente

original de los hechos o las situaciones, sino que sólo los referencian” (Bernal, 2006. p. 175). En

este orden de ideas, se buscó información en internet, libros, revistas y otros documentos escritos

tales como tesis de grado, investigaciones, entre otras.

5.3.2 Técnicas de recolección de información. Puede decirse que se realizaron lo que han

planteado algunos autores como entrevistas semiestructuradas (Ver anexos) siendo las más

comunes de las técnicas de investigación. Estas “son guías en las que se anticipan las cuestiones

más generales y la información específica que el investigador quiere reunir. Se realizan en forma

oral, de manera informal y no se establece por anticipado el orden de las preguntas” (Fascio, et.

al., 2004. p. 49).

5.3.3 Proceso para la recolección de información. Luego de tener la muestra para la

investigación, se procedió a solicitar las citas para plantear las diferentes entrevistas a las


unidades de observación, éstas tuvieron un contenido similar para todos los supermercados en

cuanto a que todas están relacionadas con el Capital de Trabajo Operativo.

Estos encuentros o citas debieron ser planeados con antelación, teniendo en cuenta que

fueron varias entrevistas y que no todos los gerentes financieros disponen de suficiente tiempo

para atender a los investigadores; en los casos en que se presentaron estos inconvenientes se optó

por la posibilidad de realizar la entrevista al subgerente financiero si era el caso ó realizarla

directamente al gerente financiero a través de correo electrónico siendo este método poco

acertado.

5.3.4 Proceso de análisis y discusión de resultados: Una vez obtenida la información de las

fuentes primarias y secundarias, se procedió a sistematizarla a través de herramientas

computacionales, tales como Excel, y posteriormente se analizaron tales resultados y se

compararon con las teorías planteadas en el marco teórico, con la finalidad de evaluar si estos

están acordes o no y si se generan debates con la teoría ya existente. Se contó también con la

ayuda de herramientas de naturaleza estadística como tablas, gráficos, dibujos y tabulaciones

entre otras, que permitieron un análisis dinámico de dichos datos.

6. TRABAJO DE CAMPO

En busca del cumplimiento de los objetivos planteados en esta investigación, se procede al inicio

del trabajo de campo. Luego de solicitar la información requerida por los investigadores a las

Cámaras de Comercio de Pereira y Dosquebradas, se encontraron 813 datos que correspondían a

la categorización de establecimientos de comercio al detal. Se hizo una depuración para

seleccionar los que correspondían a medianos y grandes; esta clasificación no dio los resultados

adecuados debido a que estos establecimientos aunque estaban relacionados con el comercio, no

tenían las características de un supermercado sino de misceláneas, tiendas de abarrotes, entre

otros. Por tal motivo, no fue posible hallar la muestra de forma estadística, y el grupo

investigador toma la decisión de escoger una muestra objetivo.


De acuerdo a la revisión evidencial obtenida en el directorio telefónico de Pereira y

Dosquebradas 2008-2009 se tomaron como establecimientos objeto de estudio los siguientes

nueve supermercados:

RAZÓN SOCIAL ENTREVISTADO CARGO DIRECCIÓN

Supermercado Mercamás Marcelino Márquez Gerente

Av. Simón Bolívar 27-37. CC Plaza del

Sol. D/das Supermercado

Centrales Juan Diego Montoya Contador C.C. La Popa

Supermercado Mercayá

Oscar Eduardo Gómez Administrador Cra. 8a # 38-75

Supermercado El Viejo Paris

Amanda Medina y Lina María Godoy

Auditora de inventario y auxiliar

contable respectivamente

Calle 72 # 23B-53 Cuba

Supermercado El Arriero

Claudia Patricia Giraldo Administradora Mercasa galpón 2 L5

Supermercado La 29 Nolberto Piedrahita Administrador Calle 29 # 7-58 Supermercado Super

Inter Hugo Mario Mejía Administrador

Supermercado Unicentro Alvaro Gómez Administrador Cra. 10 # 34-44 Santa

Isabel. D/das.

Supermercado Uno A Lina Marcela Salazar Secretaria Cra. 25 # 68B-07.

Cuba

Posteriormente, se realizó la entrega de las cartas de presentación que otorga la Universidad

Católica Popular del Risaralda a los investigadores con el fin de obtener la autorización de las

personas encargadas de dar respuestas.


7. DESCRIPCIÓN ESTADISTICA DE RESULTADOS

Los resultados que se muestran a continuación fueron obtenidos a partir de nueve entrevistas

realizadas en nueve medianos y grandes supermercados de las ciudades de Pereira y

Dosquebradas, estos establecimientos fueron: supermercado Centrales, El Arriero, El Viejo París,

La 29, Mercamás, Mercayá la 39, Superinter, Unicentro y supermercado Uno A.

Pregunta 1: La empresa manejan la contabilidad a través de:

a. Libros

b. Software

c. ambas

GRÁFICA 1: MANEJO CONTABLE

Fuente: Creación propia.

En el sector de los medianos y grandes supermercados el 89% de los encuestados prefieren

manejar su contabilidad a través de software únicamente debido a su eficiencia y el 11% restante

utiliza libros y software también.

1. JJ


Pregunta 2: ¿Qué información arroja el software?

Debido a que el 100% de los supermercados objeto de estudio en esta investigación utilizan un

software para administrar su contabilidad, este programa utilizado es de tipo contable; por lo

tanto, para la totalidad de los encuestados la información que reciben por parte del sistema

contiene toda la información contable en cuanto a inventarios en almacén, en bodega, compras y

ventas y cantidades a pedir al proveedor, para procesarla en información financiera en el área

contable.

En cuanto a la eficacia del programa, es claro que en informática existen software más eficientes

que otros, por lo tanto en algunos supermercados se puede encontrar esta información claramente

especificada según la clasificación que tenga el supermercado o simplemente general de todos

los productos. Así, se encontró que en los almacenes entrevistados usan los siguientes software

para administrar sus datos contables y financieros.

LA 29 MERCAYA ARRIERO MERCAMAS UNO A VIEJO PARIS

SUPER INTER CENTRALES UNICENTRO

VISION 2000

VISION 2000 MICROSOFT CENCO UNO PARDOS CM1 SISTEMA 1 MANAGER

Pregunta 3: ¿Cada cuánto obtienen resultados del software?

GRÁFICA 2: OBTENCIÓN DE RESULTADOS



El 67% de los encuestados afirma que obtienen los datos arrojados por el software

mensualemente, el 22% los revisa cada dos meses y tan solo un 11% los revisa anualmente.

2. J

Pregunta 4: ¿Realizan flujo de efectivo y con qué frecuencia?

En las respuestas arrojadas para el termino flujo de efectivo, los administradores desconocen este

término, pues para ellos es el simple hecho de realizar un arqueo a las cajas diariamente

determinando el valor de ventas y dejando nuevamente dinero para la base. Por ello, el 100% de

los entrevistados responde que realizan flujo de defectivo diariamente.

Pregunta 5: ¿La empresa cuenta con un revisor fiscal?

GRÁFICA 3: REVISOR FISCAL


Del 100% de los supermercados encuestados, el 89% cuentan con un revisor fiscal, y sólo un

11% de los encuestados no porque afirman que al pertenecer al régimen simplicado no están

obligados a hacerlo.


Pregunta 6: ¿Aproximadamente qué porcentaje de sus activos corresponde a?:

INVENTARIO

GRÁFICA 4: INVENTARIO


El 67% de los supermercados objeto de estudio tiene una participación de inventarios sobre el

total de activos corrientes, en promedio entre 51-75%, el 22% tiene en inventarios entre el 76-

100%, mientras que el 11% tiene en su inventario el 26-50%,lo que indica una importante

tendencia de los supermercados a mantener altos niveles de inventario para poder abastecer su

mercado.

EFECTIVO

GRÁFICA 5: EFECTIVO



Del total de los encuestados el 78% posee en efectivo en promedio entre el 1% y el 25%, un

22% de los encuestados tiene en este rubro un rango del 26%- al 50%, ninguno posee mas del

50% en efectivo. Debido a que para este tipo de negocios es importante tener un alto nivel de

inventario por su alta rotación, el dinero que poseen las empresas lo reinvierte en tal rubro y por

tanto el efectivo corresponde a niveles no muy altos respecto al 100% de capital de trabajo

operativo.

CUENTAS POR COBRAR

GRÁFICA 6: CUENTAS POR COBRAR


El 100% de los encuestados posee en cuentas por cobrar menos del 25%, situación que se da

porque los supermercados objetos de estudios prefieren ventas de contado y muy pocas a crédito,

que además representan un porcentaje muy bajo en las ventas tanto en cantidad de producto como

en dinero.

3.

4. JJ


Pregunta 7: ¿Cómo se determina este porcentaje?

La definición del porcentaje perteneciente a cuentas por cobrar y a inventario la determinan los

administardores pensando en el tipo de empresa que son estos almacenes; así para ellos es claro

que por ser definidos como supermercados, se entiende que el cliente compra de contado como lo

es tradicionalmente y que la cantidad de inventario a mantener enmarca las utilidades, pues,

deben contar con buenos niveles de mercancía para no perder clientes.

Pregunta 8: ¿Qué sistemas de seguridad y control tiene la empresa para cuidar el efectivo?

GRÁFICA 7: SISTEMAS DE SEGURIDAD Y CONTROL PARA EL EFECTIVO


Del total de los encuestados el 45% creen que es mejor nombrar a alguien para el control del

efectivo, el 22% contratan una empresa de valores, otro 11% realiza monitoreo constante y el

11% restante aplica todos las sistemas de seguridad nombrados anteriormente para el control de

su efectivo.


Pregunta 9: ¿La empresa cuenta con caja menor? SI___ NO___

GRÁFICA 8: CAJA MENOR


El 100% de los supermercados objeto de estudio en esta investigación, poseen caja menor para

constantemente realizar pagos.

Pregunta 10: ¿Cada cuánto realizan reembolsos de caja menor?

a. De acuerdo al monto mínimo

b. De acuerdo al tiempo

c. De acuerdo a la necesidad del momento

d. Otra ¿Cuál?

GRÁFICA 9: REEMBOLSOS DE CAJA MENOR



En los supermercados de Pereira y Dosquebradas los reembolsos de dinero a la caja menor, se

hacen después de haber retirado efectivo para realizar los pagos; en un 45% de los 9

supermercados, los reintegros se realizan con base en un monto mínimo de dinero a mantener y

según los egresos que se efectúen, ó cuando se gasta cierto porcentaje de ese monto para así

lograr estabilizar el valor mínimo requerido en caja menor. Según las entrevistas realizadas, el

valor mínimo que actualmente se conserva en caja menor oscila entre unos $700.000 y

$1’000.000 aproximadamente. Un 22% de supermercados objetos de estudio determinan los

reembolsos de acuerdo al tiempo, es decir, reintegran dinero en un período de cada 2 u 8 días

aproximadamente y el 33% restante lo hace según sea la necesidad, es decir, cada que se esté

terminando el dinero.

Pregunta 11: ¿Manejan límites para pagos de caja menor? SI___ NO___

GRÁFICA 10: LÍMITES DE PAGO EN CAJA MENOR


El gráfico anterior nos muestra que el 100% de los supermercados objeto de estudio, limitan sus

pagos por caja menor de acuerdo a lo estipulado por la empresa. Así, al momento de realizar un

pago o una compra de poca cuantía, no puede exeder la cuantía máxima estipulada. De esta

manera, en un supermercado como Mercamás, este pago no debe exceder el 20% del valor de la

caja; en el Supermercado el Viejo París del barrio Cuba no debe excederse de $50.000; y para los

demás este valor oscila entre $100.000 y $250.000 como lo es el supermercado El Arriero.


Pregunta 12: ¿Manejan comprobantes de desembolso, controlan el giro de cheques y quién

maneja las chequeras?

GRÁFICA 11: USO DE COMPROBANTES


El 100% de los entrevistados afirma que cada pago, compra o dinero egresado de la caja menor,

debe estar soportado por un comprobante y/o recibo.

GRÁFICA 12: GIRO DE CHEQUES



Para el 100% de los mismos supermercados, el hecho de girar cheques para pago a proveedores

o cualquier otro pago, es un tema que requiere de mucha responsabilidad porque un manejo

inadecuado en el giro de cheque puede hacer que la empresa se torne ilíquida y se frenen sus

operaciones diarias por falta de dinero. Por ello en estos supermercados se debe controlar el

manejo de la chequera.

GRÁFICA 13: MANEJO DE CHEQUERAS


Debido a la importancia que tiene controlar el manejo y giro de cheques en las empresas

analizadas, puede definirse que para el 45% del 100% de supermercados encuestados, la

responsabilidad es del manejo de chequeras se delega a la tesorería; seguido del 22% que delega

este compromiso al departamento de contabilidad; otro 22% recomienda a una persona

encargada ya sea el contador de la empresa o un delegado por el gerente; y finalmente un 11%

sólo permite que este proceso lo realice únicamente el gerente.

Pregunta 13: Cuando usted realiza inversiones en inventario, ¿lo hace porque?

a. Con altos volúmenes busca un buen descuento

b. Se prepara para un aumento eventual del precio

c. Otra ¿cuál?


GRÁFICA 14: INVERSIONES EN INVENTARIO


Respecto a las compras de inventario, estas empresas se enfrentan a dos situaciones que los

obligan a determinar la cantidad de inventario a pedir. Una de ellas, es cuando la empresa

proveedora de un determinado producto, les ofrece un descuento significativo si le compra una

buena cantidad de dicho producto; así, el supermercado puede competir con precio respecto a los

demás.

También suele suceder que se dan situaciones como un paro de camioneros, el alza de la

gasolina, la escacez de un producto, entre otras, que hagan que se anuncie que un producto va a

incrementar su valor en el mercado; para esto, los supermercados deben de abastecerse de dicho

producto antes del incremento y poder sostener su precio y/o no llegar a la escacez.

En el 100% de los supermercados que brindaron la información, la compra de una gran cantidad

o volumen de inventario se da por ambas razones.

En el supermercado Mercayá, una razón adicional para realizar grandes inversiones en inventario

es cuando se negocia con el proveedor un descuento sólo para realizar un evento promocional

como un descuento en todos los productos de una casa comercial, en ciertos periodos o

momentos. En los supermercados La 29 y Uno A, esto se negocia también para realizar un evento

en el supermercado como el aniversario u otro evento que le llame la atención a sus clientes.


Pregunta 14: ¿Mantienen una provisión de?:

INVENTARIO

GRÁFICA 15: PROVISIÓN DE INVENTARIOS


El gráfico permite ver cómo, para la mayoría de los supermercados objeto de estudio de esta

investigación, no es tan importante mantener una provisión de inventario. Así, sólo el 22% de

estos supermercados cuentan con dicha provisión. Estos son el supermercado Centrales que

conservan un 3% del efectivo para provisionar el inventario y el supermercado Unicentro. El 78%

restante simplemente no la usa.

CUENTAS POR COBRAR

GRÁFICA 16: PROVISIÓN DE CUENTAS POR COBRAR



Sólo el 22% de los supermercados conservan una provisión de cuentas por cobrar con el objetivo

de prepararse para unas cuentas de díficil cobro. Estos establecimientos son los mismos que

realizan la provisión de inventario. Centrales por su parte provisiona un 5 % de su efectivo y

Unicentro cuenta con una provisión general en su flujo de efectivo.

Pregunta 15: ¿Qué porcentaje del inventario compran a crédito?

a. 1% a 25%

b. 26% a 50%

c. 51% a 75%

d. 76% a 100%

GRÁFICA 17: COMPRAS A CRÉDITO


Al momento de realizar las compras de inventario, algunos de los supermercados que brindaron

la información, optan por hacer estas compras a crédito; así, puede decirse, según el gráfico que

del total de las compras de inventario, en el 45% de dichos supermercados están compras oscilan

entre el 76% y 100% del valor de todo el inventario, ya que lo único que se dice que pagan de

contado son los perecederos. Seguido de un 33% que compran entre el 26% y el 50% a crédito; el

22% restante compran a crédito entre el 51% y el 75% a crédito.


Es de anotar, que los supermercados que prefieren comprar a crédito, lo hacen porque cuentan

con la idea de trabajar con el dinero de los proveedores durante el tiempo de pago, ya que ese

crédito puede ser de 8, 10, 15, o máximo 30 días de pago. Y pueden comprar de contado o pagar

más rápido a lo contratado si les ofrecen un descuento por pronto pago.

Pregunta 16: ¿Qué método usan para el control de inventarios?

A pesar de que en los supermercados se controla el inventario a través de un software, en algunos

supermercados se obtuvieron respuestas como método UEPS y PEPS. ¿Quién hace el control de

existencias y cómo lo hace?

Pregunta 17: ¿La auditoría de inventarios la realizan?:

a. Físicamente

b. Sistematizada

c. Confrontación de ambas

GRÁFICA 18: AUDITORÍA DE INVENTARIOS


Los supermercados objeto de estudio en este análisis, controlan el inventario a través de la

información que les da el sistema contable; aunque un 87% de los entrevistados utilizan la

información del sistema para verificarla luego físicamente, es decir, contando a diario la

mercancía existente por marcas comerciales o proveedores para saber cuáles han sido las fallas

y/o si coincide el sistema con los datos reales. En algunos de estos casos, este contraste lo realiza


el proveedor encargado con la persona de la empresa a cargo de la bodega o de la supervisión de

los productos. El 13% restante únicamente se confía de los datos del software y cada año realizan

un conteo físico.

Pregunta 18: ¿Manejan inventario de seguridad?

GRÁFICA 19: INVENTARIO DE SEGURIDAD


El 78% de los supermercados entrevistados, conservan un inventario de seguridad para estar

alerta a un suceso imprevisto como paros, retrasos en las entregas, escacez de algún producto o

incremento de su precio. Los establecimientos que no conservan este inventario son El Viejo

París y Super Inter; aunque en este último no se conserva stock de seguridad de manera

constante, sí se mantiene cuando los proveedores informan que se avecina un aumento en el

precio o escasez de un determinado producto.


Pregunta 19: ¿Cómo clasifican el inventario?

GRÁFICA 20: CLASIFICACIÓN DEL INVENTARIO


La clasificación de inventarios no se encuentra sesgada hacia un solo tipo, por el contrario, se

presentan diversas tipificaciones según la necesidad de cada supermercado. El 11% de ellos por

ejemplo realizan la clasificación por duración de productos, es decir, los perecederos entre los

que se encuentran fruver, lácteos y carnes; y los no perecederos. Un 23% de los supermercados lo

realiza por secciones, por ejemplo en Mercamás éstas hacen referencia a abarrotes o industrias,

cárnicos, frutas, verduras y refrigerados.

Un 11% de los supermercados de Pereira y Dosquebradas hace su clasificación por líneas de

productos, ésta es una de las clasificaciones más complejas ya que puede ir de unas pocas a

decenas según las necesidades y preferencias de quienes manejan el inventario en estos

establecimientos. Un 11% de estos clasifica por rotación, generalmente lo hacen a través de letras

que designan según la salida del producto. Y por último se encontró un 56% de supermercados

que prefieren una clasificación doble. Así el 22% lo hace por líneas de productos las cuales

subdivide según su duración; el 11% categoriza su inventario por líneas de productos que a su

vez subdivide según la rotación que tengan y el 11% restante lo clasifica por su duración y

rotación al mismo tiempo.


e. Con base n la clasificación, ¿cada cuánto realizan pedidos a sus proveedores?

Pregunta 20: ¿Con base en la clasificación cada cuánto realizan pedidos a sus proveedores?

Según las entrevistas realizadas se conoció que en los supermercados, para realizar los pedidos a

los proveedores, estos últimos anuncian los días de visita para tomar su nuevo pedido. La

frecuencia de estas visitas, varía según el tipo de producto, es decir, los productos perecederos

como lácteos, cárnicos y verduras tienen visita de su proveedor diariamente; en esta inspección,

el proveedor y el encargado de inventarios se reúnen para contar cuántas unidades hay del

producto, cuantas están próximas a vencerse y se realiza un nuevo pedido. Y para los demás

productos se tienen previstas otras frecuencias de visita del proveedor, ya sea semanal o

quincenalmente.

Pregunta 21: ¿Cada cuánto paga usted a sus proveedores?

GRÁFICO 21: PAGO A PROVEEDORES


El 100% de los supermercados objeto de estudio de esta investigación realizan los pagos a sus

proveedores en un periodo no mayor a 30 días. Afirman que además, pagan de contado cuándo el

proveedor les hace un buen descuento. Para estos supermercados periodos más largos para


realizar sus pagos, incrementarían los costos de adquisición lo cual no es conveniente por que

este tipo de establecimeintos compite basicamente a través de precios bajos.

¿Cada cuánto le pagan los clientes a usted?

GRÁFICO 22: CADA CUÁNTO LE PAGAN A LOS CLIENTES


A el 100% de los supermercados que ofrecen crédito, los clientes les pagan en un periodo de 1 a

30 días, sin embargo el 11% de estos establecimientos afirma que a algunos de los clientes se les

concede hasta 60 días de plazo en algunas ocasiones.

Pregunta 22: Si usted invierte sus excedentes de efectivo en instrumentos negociables, ¿En cuáles

de los siguientes lo hace, aproximadamente qué porcentaje de efectivo invierte y

cuál es la importancia de dicha inversión?


GRÁFICO 23: INVERSIÓN DE LOS EXCEDENTES DE EFECTIVO


Del 100% de los supermercados sólo el 11% realiza inversiones en instrumentos negociable. En

este establecimiento se afirma que el 100% de excedentes de efectivo se invierten en cdt´s porque

estos representan un riesgo muy bajo. Del 89% supermercados restantes 44% no sabe o no

responde y el siguiente 45% invierten estos excedentes en el mismo negocio porque consideran

que el éxito está en tener un buen inventario.

Pregunta 23: ¿Ustedes dan crédito a sus clientes?

a. SI

b. NO


GRÁFICO 24: DAN CRÉDITO A LOS CLIENTES


Del 100% de supermercados de Pereira y Dosquebradas encuestados, 67% dan crédito a sus

clientes pero sólo si estos son muy conocidos, es decir por una relación de amistad más no

comercial ó si son entidades instituciones. El 33% de supermercados restantes no dan créditos

porque afirman que sus precios son muy bajos.

Pregunta 24: ¿Qué parámetros tiene en cuenta la empresa para otorgar crédito a sus clientes?

c. Volumen de compra

d. Tipo de cliente

e. Trayectoria del cliente en la empresa

f. Otra ¿cuál?

g.

GRÁFICO 25: PARÁMETROS PARA OTORGAR CRÉDITOS



Del 100% de supermercados encuestados el 66,6% dan crédito a sus clientes. De este porcentaje

el 50% tiene en cuenta principalmente la trayectoria del cliente como consumidor del

establecimiento para poder otorgarle el crédito, para el 33% lo más importante es que tipo de

cliente es y para un 17% que respondieron a la opción D “otra”, el parámetro principal son los

resultados que arroja un estudio de crédito. Es importante aclarar que tanto los supermercados

que tienen en cuenta el tipo de cliente o su trayectoria también tienen en cuenta los resultados que

arroja el estudio de crédito, es decir, esta se convierte en una medida secundaria para aprobar un

crédito.

Pregunta 25: ¿Quién autoriza el crédito?

GRÁFICO 26: QUIEN AUTORIZA EL CRÉDITO


Es importante anotar, que a pesar de los parámetros anteriormente mencionados para otorgar

créditos, este tipo de empresas prefiere ventas de contado debido a la naturaleza del negocio sin

embargo, en el 33% de los supermercados, el gerente es quien autoriza el crédito, en un 16% lo

autoriza el administrador, en el 17% de ellos lo hace el jefe de cartera, en otro 17% de los

supermercados que ofrecen crédito a aus clientes es labor del contador y el 16% restante no sabe

o no responde.


Pregunta 26: Si venden a crédito, ¿cuáles de las siguientes alternativa aplican para recuperar su

cartera?

a. Descuentos por pronto pago

b. Llamada telefónica

c. Envío de carta

d. Cobro jurídico

e. Otra ¿cuál?

GRÁFICO 27: ALTERNATIVAS PARA RECUPERER CARTERA


De los supermercados que ofrecen crédito a sus clientes, el 50% hacen llamada telefónica para

realizar el cobro, 17% aplica todas las opciones dependiendo de la mora que lleve el cliente en

sus pagos y el 33% restante aplica la opción E “otra”, y afirman que envían factura al cliente.

Sin embargo este 33% de supermercados aplican las demás alternativas en caso de un mora

representativa del cliente, exceptuando la opción de descuentos por pronto pago. Esta última

alternativa no es aplicada por ninguno de los supermercados ya que implica una disminución de

la rentabilidad que no están dispuestos a asumir.


Pregunta 27: ¿Quién hace seguimiento de la cartera?

GRÁFICA 28: QUIEN HACE SEGUIMIENTO DE CARTERA


El seguimiento de la cartera en 33% de los supermercados lo realiza el administrador

directamente, en el 17% el tesorero, en otro 17% el jefe de cartera y en este mismo porcentaje el

contador y en el 16% restante la secretaria de gerencia.

Pregunta 28: ¿Quién cobra el crédito?

GRÁFICA 29: QUIEN REALIZA EL COBRO DEL CRÉDITO



El cobro del crédito en 83.3% de los supermercados que tienen esta modalidad de venta, es

responsabilidad de la misma persona que realiza el seguimiento del crédito. Así, el en el 16% de

los supermercados que ofrecen crédito el cobro lo realiza la secretaria de gerencia, en el 17% lo

hacen los vendedores, en el 33% lo hace el administrador, en otro 17% lo hace el contador y el

tesorero realiza el cobro en el 17% de supermercados restantes. El jefe de cartera no realiza esta

función en ninguno de estos establecimientos.

Pregunta 29¿Qué modalidades de pago prefiere la empresa para tener mayor liquidez?

a. Contado

b. Crédito

c. Credicontado

d. Otra ¿cuál?

GRÁFICA 30: MODALIDADES DE PAGO



Esta pregunta se refiere a la modalidad que el supermercado prefiere para cancelar los pedidos a

sus proveedores. El 67% prefiere pagar a crédito por que esto le permite trabajar con el dinero de

los proveedores, sin embargo estos supermercados afirman que ante buenos descuentos por

pronto pago prefieren pagar de contado, ejemplo concreto es el del supermercado Mercamás que

compra a crédito y luego para obtener descuentos paga en un periodo menor al pactado.

El 22% prefiere pagar de contado por la razón expuesta anteriormente y un 11% prefiere pagar

con cheque en la modalidad de crédito. Es importante aclarar que estas preferencias no

necesariamente determinan el tipo de pago que se realice a los proveedores, ya que estos últimos

determinan condiciones de pago así: los licores son pagados semanalmente. Otro tema importante

para los supermercados es que los descuentos por pagar de contado van generalmente sujetos a

comprar mayor cantidad de producto, tema que muchas veces no es beneficioso por las políticas

de rotación de inventarios.

8. ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS

10.1 Análisis de efectivo

Al efectivo como uno de los rubros de mayor importancia para una organización y especialmente

para las de tipo comercial, debe dársele un adecuado manejo para garantizar así el pago oportuno

a proveedores. En el caso específico de los supermercados de Pereira y Dosquebradas, este rubro

corresponde a una cuarta parte de todo el capital de trabajo operativo, lo que indica que aunque es

un rubro muy importante su participación es mediana respecto al inventario por ejemplo.

Respecto a su manejo, para iniciar este análisis de manera muy general, podría decirse que

presenta algunos manejos inadecuados en lo referente al flujo de efectivo, pues tal como lo indica

Keynes (citado por: Van, 2003) entre más proyectables sean estos, menos cantidades de dinero se

van a necesitar para afrontar riesgos, sin embargo en los supermercados objeto de estudio este

concepto no se presenta con homogeneidad y por lo tanto se tiene la errónea percepción que

realizar diariamente un arqueo en cada caja y posteriormente trasladándolo al banco, a cajas


menores o realizando pagos o inversiones de inventario se está realizando flujo de efectivo,

cuando en realidad sólo se está realizando una actividad de tesorería.

Esta situación conlleva a que los supermercados tengan que recurrir a soluciones de urgencia

cuando de efectivo se trata y tener que prestar dinero a altas tasas de interés, además de no poder

facilitar las gestiones financieras ni mejorar el control de egresos para aumentar la rentabilidad.

A pesar del anterior escenario, el total de los supermercados que aquí se mencionan logran

acceder a los descuentos por pronto pago que les ofrecen los proveedores, situación que refleja lo

afirmado por Keynes en Van. Este “motivo de especulación”, permite a estas empresas ahorrase

unos costos pero al mismo tiempo incurrir en costos de oportunidad, pues este dinero que se le

paga antes a los proveedores podría invertirse en otros escenarios que devuelvan una alta

remuneración. En tal caso los supermercados deben sopesar ambas posibilidades y aceptar la más

rentable, sin embargo estas organizaciones aceptan el descuento simplemente analizando si es

posible y lógico transmitirle este descuento a los clientes finales.

Los nueve supermercados en los cuales se realizaron las entrevistas presentan buenos flujos de

caja debido a que el plazo que se da a los clientes para que realicen los pagos es equivalente al

plazo que los proveedores brindan a estas empresas de comercio.

Este factor sumado a las preferencias administrativas acerca del riesgo y la liquidez que se tiene

en el 89% de los supermercados y que determinan el favoritismo por no invertir en instrumentos

negociables sino reinvertir en el mismo negocio, determinan los niveles de efectivo a manejarse.

Tales niveles en los supermercados deberían ser relativamente bajos ya que este tipo de

organizaciones presentan bajo riesgo, poseen altos niveles de activos correspondientes a

inventario y bajo nivel de cuentas por cobrar y principalmente para acceder al efectivo incurren

en unos costos de transacción bajos. Lo anterior converge a afirmar que los supermercados

pueden manejar unos niveles óptimos de efectivo disponible paralelamente realizando

inversiones importantes con los excedentes de efectivo las cuales serían muy rentables si se

realizan en instrumentos negociables de alta rentabilidad tal como lo afirma Santandreu (2000).


Sin embargo, y a pesar de que estas empresas trabajan con productos que en su gran mayoría son

de primera necesidad y por lo tanto generan entradas de efectivo constante, sólo el 11% de los

entrevistados que correspondería a un solo supermercado invierte sus excedentes en Certificados

de Depósito a Término, los cuáles rentan y presentan un bajo riesgo, los demás entrevistados

afirman que los excedentes los reinvierten en nuevas sucursales (caso concreto es el de

Superinter) o en el mismo negocio porque aseguran que para garantizar un buen servicio deben

tener un muy buen inventario sin incurrir en excesos.

Estos establecimientos objeto de estudio, para garantizar el pago a proveedores, realizan

inversiones en inventario que corresponden a los niveles de ventas, es decir, se manejan mínimos

niveles de seguridad, para no tener inventario obsoleto. Tal como lo afirman muchos de los

empresarios entrevistados, la actual crisis económica ha disminuido las ventas en un nivel tal, que

las bodegas pasaron de estar ocupadas en un 100% en el año 2008 a un 50% aproximadamente en

el 2009 (afirmación de Marcelino Márquez del Supermercado Mercamás, y reiterada por cuatro

empresarios más). Estas estrategias de inventario están relacionadas directamente con el efectivo,

porque el buen manejo de pedidos y plazos adecuados para sus pagos, permite a los

supermercados y en general a cualquier organización, no incurrir en costos de oportunidad

pagando un inventario que en últimas se vuelve obsoleto.

El pago a proveedores en el 100% de los supermercados se realiza entre 1 y 30 días, la variación

dentro de dicho periodo depende del producto que se esté negociando, así, en la mayoría de

establecimientos, los licores se pagan prácticamente de contado, sin embargo su venta no es

rápida, por lo que los pedidos no se realizan de manera constante y además, es necesario un

almacenamiento no sólo de un periodo más largo como es obvio, sino también con unos costos

mayores al almacenamiento de otro tipo de productos por el cuidado que estos requieren, tal

como lo dio a entender el entrevistado del supermercado Superinter; en cuanto a cárnicos por

ejemplo, los supermercados realizan pedidos de dos a tres veces por semana generalmente debido

a que son alimentos perecederos.

En general los supermercados tienen una menor proporción de efectivo respecto al inventario,

aunque es un rubro que está en un mayor porcentaje que las cuentas por cobrar; el manejo de


efectivo en todos los establecimientos donde se realizó la entrevista es un tema de suma

importancia por lo que en la mayoría de ellos se asigna a una persona encargada de su manejo

que generalmente es el tesorero o el contador; cuentan también con monitoreos constantes y

muchas de estas empresas contratan empresas de valores para el traslado constante del efectivo a

los bancos.

En general, cuando los supermercados cuentan con personal responsable e idóneo para el control

físico de efectivo, este rubro puede ser conservado adecuadamente. Respecto a las inversiones

que se realizan con este rubro puede decirse que generalmente conllevan a costos de oportunidad

y excesos de efectivo

10.2 Análisis de cuentas por cobrar

Además del efectivo y los inventarios, las cuentas por cobrar dentro del capital de trabajo juegan

un papel muy importante, ya que gracias a este rubro las organizaciones pueden aumentar su

nivel de ventas, rotar más rápido sus inventarios y por ende hacer crecer las utilidades. Sin

embargo no todos los supermercados objeto de estudio ofrecen crédito a sus clientes, sólo

Centrales, Uno-A, Superinter, Mercayá, Unicentro y La 29, otorgan este beneficio, pero estos

clientes corresponden por lo general a compradores institucionales y no a consumidores finales.

Esta situación se da porque la racionalidad de estos establecimientos corresponde a dar crédito

solo para una cantidad considerable de producto ya que para ellos no son justificables los costos

que acarrea un crédito para autorizar éste a un consumidor que llevará un valor mínimo y que por

lo tanto deberá darse un plazo tan mínimo que no es razonable.

Estos plazos son definidos en los supermercados demostrando una correlación directa con lo que

plantean Ross, et. al., (2005), es decir, se otorgan en relación directa con la cantidad de pedido a

llevar a crédito; además es evidente la concordancia de estos períodos con el período de pago a

proveedores ya que en los seis supermercados tanto el pago a proveedores como el plazo que se

le da a los clientes de crédito es de 1 a 30 días máximo.

Es importante tener en cuenta que al momento de otorgar crédito se deben centrar los esfuerzos

en una adecuada administración de estas cuentas, ya que un mal manejo traería consigo


consecuencias funestas para el estado de resultados de las empresas; por ello la importancia de las

políticas de cobro.

En esta investigación se halló que en general la primera forma de cobro de las cuentas

institucionales es la llamada telefónica o el envío de la factura correspondiente y dado el caso se

puede aplicar el envío de carta o cobro jurídico exceptuando la opción de descuentos por pronto

pago, la cual no se aplica en ninguno de los establecimientos debido a que cada administrador

negocia la forma de pago, porque tienen conocimiento de que los costos de dar crédito afectan

directamente la rentabilidad del negocio y ningún empresario estaría dispuesto a disminuir su

margen de rentabilidad.

El rubro de cuentas por cobrar lleva consigo diversos riesgos tal como lo afirma Córdoba, que de

no ser manejados adecuadamente pueden llevar a cuentas incobrables que disminuyan el efectivo

y por lo tanto generen costos de oportunidad; tales riesgos se pueden disminuir si los

supermercados o cualquier organización contempla la provisión de cuentas por cobrar. De tal

manera se halló que de los seis supermercados que dan crédito, esta provisión es importante para

Centrales y Unicentro; lo que indica que los cuatro supermercados que no prevén este riesgo

podrían acarrear unos costos más altos tanto de oportunidad como de probabilidad de pérdida.

Sin embargo, es importante aclarar que para evitar tal situación, los supermercados tienen claras

las políticas para asignación de crédito; por ello antes de aprobarlo, de los seis supermercados,

Uno-A, Superinter y Unicentro tienen en cuenta la trayectoria del cliente como consumidor y

adicionalmente realizan un estudio de crédito; los supermercados La 29 y Mercayá, analizan

inicialmente el tipo de cliente, es decir, si es institucional, consumidor final y/o mayorista y

posteriormente les realizan un estudio de crédito; el supermercado Centrales analiza únicamente

el estudio de crédito para otorgarlo. Estas condiciones que aplican los supermercados hacen

referencia a las políticas de crédito y cobranza propuestas por Van (2003), especialmente en lo

relacionado con la calidad de la cuenta aceptada, lo que en últimas correspondería a las

estrategias para disminuir el riesgo.

Para estos establecimientos no existe generalización en cuanto a la persona encargada de otorgar


el crédito y tampoco sobre la persona que realiza el seguimiento y el cobro, tema que se da

porque los créditos no suceden habitualmente. Así, la persona encargada de aprobar el crédito

varía dependiendo de la empresa, por ejemplo el 33% lo aprueba el gerente, el jefe de cartera en

un 17%, el contador otro 17% y por último el administrador con un 16%.

En general, los supermercados tienen buen control sobre las políticas de crédito y por ello son

restrictivos para otorgarlos, situación que se da principalmente por los bajos márgenes de utilidad

(tal como lo indica Córdoba (2005)) que maneja este tipo de establecimientos, pues es de anotar

que a diferencia de las grandes superficies, estos tienen unos períodos de crédito con sus

proveedores relativamente cortos y que en muchas ocasiones los pagos son de contado para

aprovechar descuentos por pronto pago, lo que en últimas se traduce en bajos precios para

consumidor final.

Puede concluirse que para los nueve supermercados objeto de estudio en esta investigación existe

una filosofía de vender de contado principalmente, debido a que son productos de la canasta

familiar y que al ser comercializados más no producidos generalmente tienen una utilidad

marginal menor, además, el vender de contado permite tener unos precios más bajos y poder rotar

rápidamente el inventario y reducir costos de almacenamiento.

10.3 Análisis de inventario

Para los supermercados Centrales, El Arriero, El Viejo París, La 29, Mercamás, Mercayá,

Superinter, Unicentro y Uno-A el éxito de sus negocios está determinado en gran parte por su

inventario, por ello, le prestan gran atención a este rubro de tal manera que se cuente con lo

requerido y necesario para atender eficientemente la demanda y las necesidades de los clientes.

Tal como lo dice Van (2003), pues, si un producto se agota temporalmente, ocasiona que se

pierdan las ventas actuales y posiblemente las futuras.

Teniendo en cuenta tal importancia de buenos niveles de inventario, se requieren también unas

cantidades óptimas a pedir, es decir, debido a los costos que genera el inventario almacenado y

reflejando lo que plantea Córdoba (2005), en estos almacenes se pronostican las compras con un


margen de error mínimo, buscando la cantidad de inventario óptimo, ni mucho, ni muy poco,

además, buscando que los costos de inventario se minimicen.

En cuanto a la provisión en efectivo para inventarios, sólo los supermercados Centrales y

Unicentro tienen en cuenta la importancia de este rubro para un caso imprevisto en el que deban

realizar un pedido espontáneamente sin contar con el dinero.

Tal como lo indica Córdoba (2005), en empresas comerciales como los supermercados, es

imprescindible manejar stock de seguridad, debido a las contingencias que se puedan presentar en

los sistemas logísticos, tales como paros, producción industrial, incumplimiento de proveedores,

entre otros. Este concepto hace referencia a un inventario adicional que se mantiene para

protegerse contra los cambios en los niveles de ventas, las demoras en la producción o despachos

el cual genera costos por faltante de algún producto como se dijo anteriormente.

Así, en la información que arrojan las entrevistas, es notoria la importancia que tiene para ellos

un inventario de seguridad en el que se surtan lo suficientemente de productos, como para suplir

la demanda durante unos días moderados, ya que para estas empresas el éxito no es mantener

siempre niveles altísimos de inventario, sino nunca quedarse sin productos, o mejor, estar

rotando. Estos días de stock de seguridad, oscilan entre 8 y 15 días, o sea, que al momento de

ordenar un pedido se hace teniendo en cuenta criterios de Córdoba como: el tiempo de entrega, la

capacidad de la bodega, la rotación que tienen unos productos con respecto a otros, y

demostrando lo que dice Van (2003), se tienen en cuenta los costos de almacenamiento y la

extinción o vencimiento de los productos, pues, tener excesos de mercancía puede arruinar la

compañía por su obsolescencia y/o porque aumenta el riesgo de pérdida cuando disminuyen los

precios. El buen seguimiento que se le otorgue a estas contingencias, comportamiento de las

ventas con respecto períodos anteriores y factores que determinan la orden de pedido, será el

éxito de la gestión de stocks planteada por Ferrín (1999).

Estos niveles de pedido, también se ligan al costo de oportunidad, es decir, otro criterio que

determina la cantidad a pedir es el ahorro que se puede obtener cuando se solicitan altos


volúmenes, debatiendo así, lo que nos plantea Córdoba, cuando nos dice que al realizar altas

inversiones en inventario, aunque pueden generar un descuento por comprar cantidad, se debe

realizar una comparación entre el ahorro y los costos en que se incurriría por tener un exceso de

inventario.

De esta manera, puede decirse que los supermercados de Pereira y Dosquebradas, enfocan esta

decisión en dos situaciones. Así, ordenan un gran volumen por el hecho de que hay proveedores

que ofrecen un descuento por comprar cantidad y/o por pagarles de contado; ó por el hecho de

que el producto que se va a ordenar, entrará en alza o escasez del producto, lo que los obligaría

también a comprar una cantidad considerada. Es de anotar, que en los supermercados Mercayá,

La 29 y Uno-A, esto se negocia también cuando se realizan eventos promocionales para dar

descuentos a los clientes.

Es pertinente mencionar que en los supermercados hay productos que tienen mucha más rotación

que otros, a manera de ejemplo, los productos de aseo se venden más que las verduras, ya que

estas últimas son de consumo diario en el plato de los hogares. Esto refleja lo que analizaron

Estupiñán & Estupiñan (2006), quienes afirman que el manejo de los inventarios es diferente

según la empresa, esto determina que la rotación del inventario de una empresa manufacturera no

es similar a una empresa comercial como un supermercado.

Es por ello, que en los supermercados objeto de estudio de esta investigación, clasifican sus

inventarios según cuatro criterios que se determinan internamente en cada empresa (duración,

líneas, rotación y secciones). Así, en el supermercado el Arriero realizan esta clasificación por

duración de productos, siendo fundamental la fecha de vencimiento, los alimentos perecederos

entre los que se encuentran frutas y verduras (fruver), lácteos, carnes y los no perecederos para

su categorización; los supermercados Centrales de la ciudad de Pereira y Dosquebradas basan

esta clasificación en las líneas de productos o casas comerciales.

Esta es una de las clasificaciones más complejas ya que puede ir de unas pocas a decenas según

las necesidades y preferencias de quienes manejan el inventario en estos establecimientos, allí se

encuentra por ejemplo en la sección de panes, muchas marcas y precios para que el consumidor


escoja, y así como este ejemplo se localizan muchas marcas de arroz, de chocolates, de café, etc.

En el barrio Cuba, el supermercado El Viejo París categoriza su inventario de acuerdo a la

influencia de su rotación, generalmente lo hacen a través de letras que designan según la salida

del producto; los supermercados Mercamás y Unicentro determinan los diferentes tipos de

inventario por secciones, por esto se encuentran secciones como panadería, fruver, industrias,

abarrotes, refrigerados, licores, etc.

En los supermercados Mercayá y Uno A ubicados en el centro de Pereira y en el barrio Cuba

respectivamente, especifican su inventario basándose en dos criterios o prefieren una

clasificación doble, las líneas de producto, las cuales subdivide según la duración; para el

supermercado Superinter son fundamentales las líneas de producto para subdividirlas según la

rotación que presentan los diferentes tipos de inventario para categorizarlo; y finalmente para el

supermercado La 29, la duración y la rotación fundan su clasificación de inventario.

En general y debido a la importancia que tiene el rubro inventario para los supermercados de

Pereira y Dosquebradas, puede decirse que manejan un control de inventario de forma

sistematizada, ya que la contabilidad es llevada en un 100% a través de software, el cual es

diferente en cada empresa; este mismo, controla la información de ventas, de compras realizadas

a crédito y de contado, de IVA y Retenciones, del total de mercancía diaria vendida a crédito y de

contado, igualmente del inventario existente, inventario en bodega y de mercancía que llega;

manifestando así una de las técnicas para el control de inventarios que propone Córdoba,

cargando al sistema la mercancía en el momento que ingresa a la bodega, siendo descargada a su

salida, de tal forma que al nivel mínimo, genere las órdenes de pedido para proveedores.

Es de anotar, que esta información del software es de mucha importancia para el área

administrativa a la hora de determinar el estado mensual de la empresa.


CONCLUSIONES

En los supermercados de Pereira y Dosquebradas no hay homogeneidad sobre el concepto de

“flujo de efectivo” lo que repercute en las gestiones financieras y en la disminución de

calidad sobre el control de egresos y por ende de rentabilidad.

Todos los supermercados analizados aprovechan los descuentos por pronto pago cuando estos

son en un porcentaje relevante para el establecimiento y pueden ser transferidos al cliente

final.

En general, en los establecimientos objeto de estudio, el nivel de efectivo se determina con

base en dos factores a saber: los buenos ciclos de caja que en todos se manejan y la

preferencia del 89% de los entrevistados por no invertir en instrumentos negociables sino en

el mismo negocio.

Las organizaciones que presentan bajo riesgo, tienen altos niveles de inventario, bajo nivel de

cuentas por cobrar y acceden al efectivo con costos de transacción muy bajos, deberían tener

bajos niveles de efectivo, sin embargo y aunque los supermercados objetos de estudio

presentan estas características contemplan altos niveles de efectivo.

Los altos niveles de efectivo presentan relación directa con la falta del buen manejo de flujos

de efectivo y con la falta de inversiones que generen buena rentabilidad como los son los

instrumentos negociables.

El no invertir en instrumentos negociables y solo hacerlo en el mismo negocio redunda en

costos de oportunidad y de diversificación para estas organizaciones y conlleva muchas veces

a excesos de liquidez.

El pago a proveedores en el 100% de los supermercados se realiza entre 1 y 30 días, la

variación dentro de dicho periodo depende del producto que se esté negociando. Los 6

supermercados que dan crédito a sus clientes recuperan cartera de 1 a 30 días, de esta manera

se logra un buen ciclo de caja.


En todos los supermercados analizados el inventario óptimo se pronostica según las ventas

buscando un equilibrio para no caer en excesos de inventario y así, evitar al máximo los

costos de almacenamiento.

La provisión en efectivo para inventario solamente la manejan en dos de los supermercados,

lo que indica que hace falta una mayor protección frente al riesgo teniendo en cuenta que para

este tipo de organizaciones el inventario es el activo principal.

En general, aunque los supermercados no manejan una provisión en efectivo, si lo hacen en

productos, es decir, manejan stock de seguridad y lo hacen porque consideran que el éxito no

es mantener siempre niveles altísimos de inventario, sino nunca quedarse sin productos, o

mejor, estar rotando.

Las inversiones en altos niveles de inventario que realizan en algunos momentos los

supermercados está determinada por el costo de oportunidad, es decir, por los descuentos

cuando se piden altos volúmenes; por los eventos promocionales como rifas, quincenazos, y/o

porque un producto se va a agotar o va a incrementar su valor.

La clasificación de los inventarios es variable y depende de las necesidades y preferencias de

los administradores de cada supermercado, así, algunos prefieren realizar una sola

clasificación o varias al mismo tiempo; entre éstas están, la clasificación por rotación, por

secciones, por líneas de productos, por duración y combinadas.

Debido a la importancia que tiene el rubro inventario para los supermercados de Pereira y

Dosquebradas, puede decirse que manejan un control de inventario de forma sistematizada, a

través de un software que aunque es diferente en cada supermercado les brinda una

información muy completa.

Sólo el 66% de los supermercados objeto de estudio dan crédito a los clientes, sin

embargo, estos últimos son por lo general clientes institucionales ya que al tener un volumen de

compra mayor hacen realmente justificables tanto el plazo que se otorga al cliente como los

costos que conlleva el crédito para el supermercado.

La mayoría de los supermercados que otorgan crédito, para realizar el cobro, realizan


primero una llamada telefónica o el envío de la factura respectiva y dado el caso envían carta o

utilizan el cobro jurídico.

Ninguno de los supermercados en los que se realizó la entrevista aplican los descuentos

por pronto pago con sus clientes ya que manejan unos precios muy bajos y no están dispuestos a

asumir la disminución de la rentabilidad.

Aproximadamente el 70% de los supermercados no manejan una provisión de cartera para

afrontar los riesgos que esta conlleva, sin embargo, realizan un estudio de crédito antes de otorgar

el mismo, con el que esperan disminuir tal riesgo.

En los supermercados no existe un dato generalizado sobre el cargo de la persona que

otorga y hace el seguimiento del crédito.

Es claro, que para los nueve supermercados objeto de estudio en esta investigación existe

una filosofía principalmente de vender de contado y por ello los que venden a crédito no lo hacen

con los consumidores finales que representan el mayor porcentaje de clientes de estas

organizaciones.

Para los investigadores, existe una clara tendencia de los supermercados objeto de estudio

de las ciudades de Pereira y Dosquebradas a vender principalmente de contado ya que esta

modalidad de venta aunque es en muchas ocasiones menos rentable que el crédito, permite tener

mayor liquidez y por lo tanto aprovechar descuentos por pronto pago o realizar pagos de contado

a los proveedores , lo que en últimas se traduce en mayores niveles de efectivo que los

empresarios reinvierten en inventario para lograr competir en el mercado con variedad y precios

bajos.


RECOMENDACIONES

Los investigadores, basados en la teoría aquí presentada, sugieren a los empresarios de los

nueve supermercados objeto de estudio, disminuir los costos de oportunidad realizando

inversiones en instrumentos negociables para evitar los excesos de efectivo y obtener

rendimientos que pueden ser altos cuando el empresario está dispuesto a asumir un nivel mayor

de riego, o si por el contrario la persona es conservadora, podría invertir en instrumentos tales

como los cdt`s que revisten un riesgo muy bajo y por lo tanto unos rendimientos inferiores, pero

que al mismo tiempo disminuyen los costos de oportunidad.

Se recomienda a los empresarios que para lograr inversiones en instrumentos

negociables, se debe lógicamente administrar de una manera muy adecuada los activos

circulantes para lograr generar los excedentes necesarios, es por ello que se hace indispensable

que en los supermercados se dé un mejor manejo a los flujos de efectivo en lo relacionado con la

periodicidad y se aprovisione en dinero tanto el inventario como las cuentas por cobrar cuando

estas existan, para que el riesgo disminuya.

Se sugiere de igual manera a los empresarios que se efectúen mayores controles a la hora

de otorgar créditos, esto porque el hecho de que los clientes que compran a crédito sean amigos o

instituciones reconocidas, no es necesariamente garantía del pago oportuno y por lo tanto es

necesario también que se asuma una provisión de cuentas por cobrar como se dijo anteriormente

y que se tengan en cuenta los costos relacionados con la cartera.

Es importante sugerir también a los empresarios que aunque el inventario es casi que el

rubro del capital de trabajo operativo más importante en este tipo de organizaciones, no se deben

sesgar las inversiones sólo en este rubro y estas deben diversificarse.

Y por último y a manera de cumplido, los investigadores anotan la labor de los


empresarios entrevistados respecto a las políticas de pago a los proveedores ya que éstas les

permite ser más competitivos en cuanto al precio y por supuesto dinamizar la economía de los

pequeños empresarios regionales que logran mantenerse más fácilmente en el mercado cuando

sus clientes les pagan oportuna y rápidamente.


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ANEXO 1: FORMATO DE ENTREVISTA SEMIESTRUCTURADA

Fecha:

Lugar:

Entrevistadores:

Entrevistado:

OBJETIVO: Explorar las políticas y estrategias utilizadas por los grandes y medianos

supermercados establecidos en las ciudades de Pereira y Dosquebradas, que les permita una

adecuada administración del Capital de Trabajo Operativo

1. ¿La empresa maneja la contabilidad a través de?:

a. Libros

b. Software ¿cuál?

2. ¿Qué información arroja el software?

3. ¿Cada cuanto obtienen resultados?

4. ¿Realizan flujo de efectivo y con qué frecuencia?


5. ¿La empresa cuenta con un revisor fiscal?

6. Aproximadamente qué porcentaje del total de sus activos corresponde a:

PORCENTAJE/

ACTIVO EFECTIVO INVENTARIO

CUENTAS X

COBRAR

1% a 25%

26% a 50%

51% a 75%

76% a 100%

7. ¿Cómo se determina este porcentaje?

8. ¿Qué sistemas de seguridad y control tiene la empresa para cuidar el efectivo?

9. ¿La empresa cuenta con caja menor? SI___ NO___

10. ¿Cada cuánto realizan reembolsos de caja menor?

11. ¿Manejan límites para pagos de caja menor? SI___ NO___

12. Manejan comprobantes de desembolso, controlan el giro de cheques, quién maneja las

chequeras.

13. Cuando usted realiza inversiones en inventario, ¿lo hace porque?



c. Otra ¿cuál?

14. Mantienen una provisión de:


RUBRO SI NO PORCENTAJE

Inventario

Cuentas por cobrar

15. ¿Qué porcentaje del inventario compran a crédito?

a. 1% a 25%

b. 26% a 50%

c. 51% a 75%

d. 76% a 100%

16. ¿Qué método usan para el control de inventarios?

17. ¿La auditoría de inventarios la realizan?:

a. Físicamente

b. Sistematicamente

c. Confrontación de ambas

18. ¿Verifican necesidades reales de inventario?

19. ¿Manejan inventario de seguridad?

20. ¿Cómo clasifican el inventario?

21. Con base en la clasificación, ¿cada cuánto realizan pedidos a sus proveedores?

22. Cada cuánto paga:

# APROXIMADO

EN DÍAS

USTED A SUS

PROVEEDORES

SUS CLIENTES

A USTED


De 1 a 30 días

De 31 a 60 días

De 61 a 90 días

De 91 a 120 días

Mayor a 121 días

23. Si usted invierte sus excedentes de efectivo en instrumentos negociables, ¿En cuáles de los

siguientes lo hace, aproximadamente qué porcentaje de efectivo invierte y cuál es la

importancia de dicha inversión?

TIPO DE

INSTRUMENTOS

NEGOCIABLES

% INVERTIDO IMPORTANCIA

CDT’S

Repos

Letras del tesoro

Bonos

Cuentas corrientes de alta

remuneración

Papeles comerciales

Pagarés

Modo de renta variable

Otra ¿cuál?

24. ¿Ustedes dan crédito a sus clientes?

a. SI

b. NO

25. ¿Qué parámetros tiene en cuenta la empresa para otorgar crédito a sus clientes?

a. Volumen de compra


b. Tipo de cliente

c. Trayectoria del cliente en la empresa

d. Otra ¿cuál?

26. ¿Quién autoriza el crédito?

27. Si venden a crédito, ¿cuáles de las siguientes alternativa aplican para recuperar su cartera?

a. Descuentos por pronto pago

b. Llamada telefónica

c. Envío de carta

d. Cobro jurídico

e. Otra ¿cuál?

28. ¿Quién hace seguimiento de la cartera?

29. ¿Quién cobra el crédito?

30. ¿Qué modalidades de pago prefiere la empresa para tener mayor liquidez?

a. Contado

b. Crédito

c. Credicontado

d. Otra ¿cuál?

ANEXO 2: Entrevista realizada en el Supermercado La 29.

Fecha: Viernes, Octubre 2 de 2009

Lugar: SUPERMERCADO LA 29

Entrevistadores: Luz Elena Alzate, Nathalia Henao y Jose Fernando Londoño.

Entrevistado: Norberto Piedrahita. (Administrador)





¿La empresa maneja la contabilidad a través de libros o de software?

- libros y también software.

¿Cómo se llama el software?

- Visión 2000

¿Qué información arroja el software?

- Arroja informaciones instantáneas, ventas, compras y todo.

¿Cada cuanto obtienen resultados?

- Diarios.

Aproximadamente ¿qué porcentaje del total de sus activos corresponde a?

-

PORCENTAJE

/ACTIVO EFECTIVO INVENTARIO

CUENTAS X

COBRAR

1% a 25% X X

26% a 50%

51% a 75% X

76% a 100%

Entrevistadora: ¿Qué sistemas de seguridad y control tiene la empresa para cuidar el efectivo?

- Nombramos una persona encargada

¿La empresa cuenta con caja menor?

- Si.

¿Cada cuánto realizan reembolsos de caja menor?

- Cada que se acabe lo que hay de caja menor. Esto no tiene un presupuesto pero por ahí

cada dos días.

¿Manejan límites para pagar de esa caja menor? Un tope máximo.

- Si. Doscientos mil. ($200.000)


¿A través de comprobantes de pago o cómo controlan eso?

- Compras que sean inferiores a diez mil pesos.

¿Y para eso manejan facturita?

- Sí, claro, comprobantes de pago, facturas; para todo se maneja facturación.

Cuando ustedes hacen inversiones importantes en inventario, cuando hacen un pedido

aumentadito ¿ustedes lo hacen por qué razón?

- Porque sube el producto, porque sacaron una promoción en ese tiempo, porque van a

hacer un evento de alguna rifa, o porque tenemos que hacer un cumplimiento mensual

para algún descuento o porque el producto va a tener alza.

¿Ustedes aquí controlan en giro de cheques?

- Sí, pero eso si lo maneja contabilidad.

El encargado de esa chequera ¿Qué puesto tiene acá?

- La secretaria.

¿Manejan una provisión para inventario y para cuentas por cobrar?

- No.

¿Y de inventario tampoco?

- No.

¿Qué porcentaje del inventario compran a crédito y qué porcentaje de contado?

- El 70% a crédito y el 30 de contado. Más o menos, porque uno compra de contado es todo

lo que son perecederos.

¿Qué método usan para el control de inventario?

- Nosotros controlamos inventario por venta post, todo lo que se va vendiendo, lo va

descargando el sistema y va quedando el inventario y el mismo sistema me da a mí el

sugerido a pedir. A quince días, a ocho días, a veinte días, cuánto debo de pedir.

¿Y quien se encarga de ese control?

- Yo

¿Cada cuánto hacen auditoría de inventario?

- Físico cada año; en sí, controlado diario.

El control de existencias de lo que hay acá en el almacén, ¿cada año?


- Por post, se mira diario, uno mira que tiene inventario, el sistema le da todo a uno, pero ya

si se quiere saber si han robado, cuánto falta; cada año se hace, es el que se hace

físicamente.

¿Y eso quien lo realiza?

- Todos. Todo el personal más el personal de la calle, mercaderistas, que mandan las

compañías.

¿Manejan inventario de seguridad? Un stock de inventario.

- Si, si, si

¿En qué porcentaje más o menos?

- Más o menos para quince días de ventaja, o sea, si se pide cada ocho días, se saca a

veinte días para tener un remanente por si algo llega a ocurrir o en fin. Si se saco a treinta

días entonces se pide para 45 días para que queden los 15 días. Que si se va a escasear el

producto al menos tenga una mercancía para quince días de ahí en adelante.

¿Cómo clasifican el inventario?

- Según la rotación, dependiendo la rotación, si se tiene inventarios que le superan a uno los

sesenta, noventa días, los sacamos del supermercado, lo realizamos porque son productos

que no salen tanto.

Pero ¿A esa clasificación le tienen algún nombre?

- Si, por subgrupos, todo está clasificado por subgrupos. O sea, subgrupos hay:

Perecederos y en perecederos hay: lácteos, hay panadería, hay carnes frías, hay carnes

rojas, pollo y todo está clasificado por subgrupos.

¿Cuántos subgrupos hay?

- Ah, por ahí doscientos más o menos. Si porque son: productos para el aseo, productos

para la ropa, detergentes, leches en polvo.

Y según eso, ¿Ustedes cada cuánto hacen los pedidos?

- Cada ocho días. Perecederos tres veces en la semana y del resto de mercancía yo hago

pedidos cada ocho días.

Según usted le hace el pedido a los proveedores, ¿Cada cuánto les paga?

- Eso no tiene consistencia, porque es dependiendo el descuento financiero que den. Hay

compañías que despachan a treinta días, a cuarenta y cinco; pero si dan un financiero, del


dos por ciento o del tres para que pague de contado, entonces se paga de contado para

ganarse el financiero.

Pero ¿cuánto es lo máximo?

- Cuarenta y cinco días es lo máximo.

¿Tienen cuentas por cobrar? o sea, ¿le dan crédito a los clientes?

- Si, pero a compañías únicamente. O sea no personales sino compañías.

¿Qué tienen en cuenta para darles crédito a esos clientes?

- Qué sean empresas sólidas y que tengan todos los papeles al día. Cámara de comercio y

todo al día.

¿Qué papeles les piden?

- Cámara de comercio, el Rut, la compañía como está en sí. O sea, una referencia bancaria.

Y para realizarles el cobro a ellos, ¿les hacen llamada, les envían carta o…?

- Se les envía la factura.

¿Los excedentes que les quedan de efectivo ustedes los invierten de pronto en CDT´S, o qué

hacen con ellos?

- No ese destino si lo sabe el jefe. (se refiere a Don Julio, el propietario del supermercado)

Al crédito que ustedes le dan a las empresas, ¿Quién les hace el seguimiento?

- Ah, no. Eso lo autoriza es don Julio Cesar el dueño del negocio. Y la secretaria es la que

le verifica todos los datos y le pasa los datos a él.

¿Y ella se encarga del cobro?

- Correcto.

¿Qué modalidad prefiere el jefe para tener mayor liquidez? ¿Cómo prefiere pagar? - Pagar de

contado mientras den descuento. Si dan descuento es mejor, si no dan nada pues, claro, se trabaja

con la plata de ellos, mucho mejor.

ANEXO 3: Entrevista realizada al Supermercado Mercayá la 39


Lugar: SUPERMERCADO MERCAYÁ LA 39



Entrevistado: Oscar Eduardo. (Administrador)




¿Ustedes manejan la contabilidad a través de libros o de software?

- De software.

¿Qué nombre tiene el software?

- Visión 2000


- Se sacan todos los informes que mensualmente se dan después del cierre. Sé que hay un

revisor fiscal.

¿Realizan flujo de efectivo?

- Nosotros acá, como tal, diariamente, no podemos mantener efectivo. Diariamente tenemos

que estar consignando las veces que sea necesario. Acá por reglas de la aseguradora

nosotros no podemos manejar mucho efectivo. Podemos manejar cierta cantidad de

efectivo en las cajas y en la caja fuerte, pero no podemos mantener mucho efectivo

porque ellos nos responden a nosotros hasta cierto tope. De ahí ya es responsabilidad del

cajero o de la supervisora de cajas si tienen más del efectivo que se debe. O sea que

nosotros tenemos que estar constantemente, o haciendo pagos a los proveedores para

evacuar ele efectivo ò mandarlo a consignar.

- Saber que más información arroja el software y cada cuanto obtienen resultados, eso ya es

de acuerdo a lo que necesiten en Mercasa. Ellos (se refiere a los directivos desde la

oficina principal en la central de alimentos Mercasa ubicada en Pereira) allá saben qué

información, que los medios magnéticos, qué el IVA, qué la retenciones, qué el Reteica,

saben la facturación, de cuánto es la facturación, la facturación por cada proveedor, todo

eso lo manejan es desde allá.


-

PORCENTAJE EFECTIVO INVENTARIO CUENTAS X


/ACTIVO COBRAR

1% a 25% X X

26% a 50%

51% a 75% X

76% a 100%

¿Ustedes manejan caja menor?

- Sí, claro.

La persona que la maneja, ¿qué cargo tiene?

- La persona que la maneja es la administradora.

¿Cada cuánto ustedes realizan los reembolsos?

- Pues, eso es de acuerdo al movimiento que hay. A veces en la semana no se realiza

reembolso de caja porque no se necesita y a veces se pueden realizar hasta dos reembolsos

en la semana. Dependiendo de los gastos que se tengan.

¿Tienen límites para pagar de esa caja menor?

- Máximo cien mil pesos. ($100.000).

¿Usan comprobantes de efectivo?

- Si, con unas facturas.

¿Controlan también el giro de cheques?

- Esos no, eso es desde la principal.

Cuando ustedes hacen grandes inversiones en inventario, ¿es de pronto porque quieren

aprovechar un buen descuento que les da el proveedor? o ¿porque va a haber un aumento

eventual del precio? o ¿por otra razón? o ¿ustedes nunca realizan una compra innecesaria?.

- Regularmente se pueden juntar estas dos. O sea, por volumen se busca un descuento, ese

descuento ya se maneja; para hacer algún evento especial cuando nosotros hacemos los

eventos acá. Se pueden resumir en eso, en los eventos que nosotros realizamos. Entonces

a un proveedor le podemos decir, bueno; mándenos 100 cajas de tal cosa, pero ¿qué

descuento nos da? ¿para qué? Para nosotros poder realizar los descuentos que se ofrecen

acá, para pasarlos en volantes que lo hacemos cada 15 días. Igual, cuando hay un aumento

de precio también manejamos eso, pero también basándonos mucho en la rotación del

producto.


¿Ustedes aquí manejan provisiones de inventario y de cuentas por cobrar?, provisiones en

efectivo.

- Nosotros acá no.

¿Manejan cuentas por cobrar? o sea, ¿dan crédito a los clientes?

- Acá por el supermercado básicamente es muy puntual, sólo se manejan cuatro (4) o cinco

(5) clientes con crédito y a quince (15) o veinte(20) días máximo.

¿Qué tipo de clientes son?

- Son clientes institucionales.

¿Y ustedes qué les exigen para que tengan crédito?

- Pues, se les exige, lo normal que se pide para un crédito, firmar un pagaré, que tengan una

trayectoria, se investiga ellos con las otras empresas cómo están, cómo ha sido el crédito

con ellos.

¿Qué porcentaje del inventario compran ustedes a crédito y qué porcentaje de contado?

- Todo no es de contado, nosotros manejamos varios tipos de pago de acuerdo a los

porcentajes de descuento que nos dan a nosotros. Se manejan proveedores pago de

contado, se manejan proveedores a ocho (8) días, se manejan proveedores a quince (15) y

también se manejan proveedores a treinta (30). De acuerdo al tipo de producto.

Pero ¿del 100% del inventario más o menos cuánto es a crédito, el 80%, el 60%...?

- No pues, lo único que aquí manejamos de contado, y eso que nosotros llamamos de

contado a ocho días son básicamente los perecederos.

¿Y los perecederos son más o menos qué porcentaje de todo el inventario que ustedes tienen?

- El diez por ciento más o menos.

O sea, que el 90 % sería a crédito.

- Si, el 90% es a crédito.

¿Cómo controlan el inventario?

- Aquí todo es sistematizado. Las compras ingresan al sistema, el sistema descuenta

automáticamente la compra en tiempo real cuando se registra, se hacen inventarios

aleatorios, se manejan varias bodegas. Una bodega principal que es donde se reúne toda la

mercancía, la bodega del almacén, para poder llevar un control de lo del almacén, se

hacen traslados de la bodega principal al almacén, una bodega de averías. Y se están

haciendo inventarios físicos aleatorios constantemente por referencias.


¿Cada cuánto rota todo el inventario? Haciendo inventarios físicos diariamente ¿cada cuánto le

dan la vuelta?

- No, diariamente no, nosotros hacemos un inventario de lo que es perecedero, de lo que es

verduras, carnes y también pollo cada ocho días; y de las otras referencias se cogen por

casas comerciales o por productos y se hacen unos inventarios cada 15 días.

¿Y eso aquí quien lo realiza? ¿Los mismos mercaderistas?

- No, siempre lo hacemos nosotros directamente, funcionarios de acá del supermercado, el

encargado de verduras, y los de carnes, y así respectivamente.

¿Y ustedes cómo clasifican el inventario?

- No, aquí lo tenemos por grupos. Está por ejemplo el grupo de granos, el grupo de

verduras, está carnicería, panadería, aseo, alimentos.

Teniendo en cuenta esa clasificación, ¿Aproximadamente cada cuánto hacen pedido al

proveedor?

- Nosotros, en perecederos se hacen día de por medio, lo que es verduras, lo que es la

cuestión de las neveras, carnes se hace pedido prácticamente diario. De los otros

regularmente se hacen pedido cada quince días. La mayoría, porque hay unos que se

hacen a un mes.

¿Tienen inventario de seguridad?

- ¿un stock de seguridad? Si, precisamente como el inventario es sistematizado entonces

tenemos establecido eso. Cuando se hacen pedidos a quince días o el proveedor viene

cada quince días; nosotros no hacemos el pedido para quince días exacto, nosotros

pedimos para veinte días o veinticinco días dependiendo del tiempo de entrega,

dependiendo de la rotación del producto.

¿Aproximadamente cada cuánto le pagan a sus proveedores?

- De uno a treinta días, pagamos más de treinta días. Por lo que les decía, por la cuestión de

los descuentos.

¿En qué invierten los excedentes de efectivo? ¿Los invierten en instrumentos negociables?

- Eso no se lo sabría decir porque eso lo manejan en la principal.

Don Oscar Eduardo a esos clientes a los que ustedes les dan crédito ¿Quién les realiza el

seguimiento de la cartera y les realiza el cobro?


- Desde acá. Nosotros estamos pendientes de que ellos estén al día. En Mercasa, nos llaman

y nos dicen a nosotros: vea, este cliente tiene esta factura de más de treinta días, ¿qué

pasó? Y nosotros vamos, miramos, llamamos al cliente y le decimos. Entonces nos dice:

no, yo ya les pagué, les pagué de esta manera, les hice una transferencia con esta

consignación. O sea, ellos allá están pendientes y nosotros también. Porque igual nosotros

por acá somos los que recibimos el pago y de una vez se remite a la principal.

Usted nos decía que hacen una llamada telefónica. ¿De pronto también envían carta o llegan a

realizar un cobro jurídico?

- Dependiendo del tiempo que estén sin cobrar, para qué se va a enviar una carta con cinco

ocho días, o hasta quince días de retraso. Generalmente hacemos llamada, ya si de pronto

van tres meses, ya se le envía una carta y si definitivamente no, pues se tiene que entrar a

un proceso jurídico para el cobro, pero nunca nos ha llegada a ocurrir.

Cuando ustedes les dan crédito a esos clientes, ¿qué tienen en cuanta para darle el crédito? De

pronto el volumen de la compra, el tipo de cliente, la trayectoria, o si es recomendado, o es

familiar.

- Pues, regularmente ellos vienen y nos solicitan el crédito y nosotros (así sea un cliente

nuevo) le hacemos un estudio para saber de acuerdo a qué tipo de cliente es, si se le puede

dar crédito o no.

¿Y ustedes también darían crédito a un consumidor ó tiene que ser una empresa?

- No. Tiene que ser una empresa, una institución que tenga con qué responder obviamente.

¿Qué modalidades de pago prefieren para tener mayor liquidez, o sea, para pagar?

- Depende del producto y de las condiciones que nos ofrecen. Pero si nos pueden dar

ningún descuento, entonces nosotros preferimos a crédito. Nos da lo mismo pagarle de

contado o a crédito si no nos da ningún descuento, entonces depende de las condiciones

de compra que se negocie con el proveedor.

ANEXO 4: Entrevista realizada en el Supermercado Uno A.


Lugar: SUPERMERCADO UNO A



Entrevistado: Lina. (Secretaria)





- A través de un software.

¿Y cómo se llama?

- Se llama Uno.

¿Y cada cuánto les arroja la información?

- Eso se puede hacer dependiendo la necesidad.

¿Pero ustedes más o menos cada cuánto lo hacen?

- Lo hacemos como bimestral

¿Ustedes realizan flujo de efectivo cada cuanto?

- Todos los días.

¿Ustedes tienen revisor fiscal?

- No, no estamos obligados.


-

PORCENTAJE


CUENTAS X

COBRAR

1% a 25% X X

26% a 50%

51% a 75% X

76% a 100%

¿Usted sabe si tienen algún sistema de seguridad y control para el efectivo?

- Cámaras no hay. Y el efectivo lo manejan dos personas.

¿Y qué cargo tienen?


- Una es la tesorera y la otra es la auxiliar contable. Y la supervisora de cajas es la que lleva

el dinero para allá.

¿Ustedes tienen caja menor?

- Si

¿Cada cuánto cada cuánto hacen reembolsos a esa caja menor?

- ¿Reembolsos? se hacen cada seis meses.

¿Reembolsos de caja menor?

- Si.

¿Está segura? Es que ese tiempo parece tan largo.

- Si, cada seis meses porque tenemos un fondo de setecientos mil pesos. Entonces

dependiendo la necesidad; ó si la plata ya no está.

¿Y máximo cuánto es el límite para pagar de esa caja menor?

- Hasta trescientos. Si, porque lo otro es para las monedas. Son de cajas.

¿Manejan comprobantes de esos desembolsos?

- Si.

¿Manejan giro de cheques?

- Si.

Sabe si eso lo controlan ó ¿A cualquiera le giran cheques?

- No, eso se les hace a los proveedores más grandes.

¿Quién autoriza esos cheques?

- Solamente el gerente.

¿Quién maneja la chequera?

- Entre él y la auxiliar.

Cuando hacen inventarios grandes, ¿De pronto lo hacen porque les van a dar un descuento o

porque va a aumentar el precio? ¿O eso nunca lo hacen?

- Normalmente se hace porque hay precios de promoción, porque el producto va a subir de

precio o porque nosotros estamos de aniversario en Octubre, entonces todos los

proveedores nos dan buen descuento y las mercancías se incrementan.

¿Ustedes manejan crédito con los clientes?

- Créditos de clientes, hay por ahí cuatro clientes nada más.

¿Qué tipo de clientes son?


- Uno es un cliente normal, el otro es un restaurante, el otro de una papelería.

¿Ustedes les conceden créditos a ellos porque son recomendados, son amigos, familiares, ó

simplemente ellos vienen a traer papeles para que ustedes les den crédito ó es por la trayectoria

que llevan?

- Es porque son clientes fijos de acá, son de más de tres años. Entonces se habla con ellos y

se les dan un crédito a ocho días.

¿A ocho días máximo?

- Con dos clientes manejamos máximo hasta ocho días, con otro cliente es a un mes, y con

el otro es a quince días.

¿Y quién autoriza el crédito que les dan a ellos?

- Pues, el crédito ya está autorizado, en el momento que ellos lleguen se les puede

desembolsar si no está restringido el cupo.

¿Y de cuánto es el cupo?

- Pues, varía, por ejemplo hay dos clientes que es de un millón, hay otro cliente que es de

cuatrocientos mil pesos mensuales. Si se pasan de ahí, ya no se les puede entregar.

¿Ustedes a ellos les dan descuentos por pagar más rápido o no?

- No.

¿Para cobrarles a ellos les tienen que hacer una llamada telefónica, enviar una carta, con la

factura, realizan cobro jurídico?

- Al del restaurante se le manda la factura y él manda el dinero y los otros clientes vienen y

cancelan acá.

¿La persona que cobra el crédito es el mismo gerente? o ¿Hay otra persona que cobra?

- El que cobra es el de tesorería.

¿Sabe qué método usan para controlar el inventario acá?

- El mismo software. Se hace un inventario visual y otro manual. Pero ese se hace cíclico, o

sea, diariamente cada que viene el proveedor revisa junto con el jefe de bodega miran que

la existencia que hay en el sistema sea la existencia real.

Todos los días hacen eso.

- Se hace todos los días, pues, no con todos los proveedores pero con el proveedor que

venga cada día.


O sea que todos los productos no se hacen todos los días porque los proveedores no vienen todos

los días.

- No, eso puede ser cada ocho días. Y los que nosotros sí hacemos resales con el sistema y

conteo comparando toda la mercancía “pero sólo la que hay en bodega”

La del almacén no.

- Los del almacén se hacen muy poquito y muy poquitos productos. Y el de las bodegas si

se hace más continuo, cada ocho días. Ese lo hace la auxiliar de inventarios con el Jefe de

bodega cada ocho días.

¿Manejan inventario de seguridad? Un stock de inventarios.

- Si, pedimos de ocho para quince días.

- Si van a pedir algo para ocho días entonces piden para que tengan mercancía ocho días de

más.

¿Ustedes clasifican el inventario?

- Por línea: Granos, fruver, pollo, lácteos, aceites, panelas… Así, por cada línea.

Según esa clasificación, ¿Cada cuánto hacen el pedido?

- La verdura se pide día de por medio o dos veces por semana, porque son perecederos; y el

resto a ocho a quince días.

¿Usted sabe cada cuánto le pagan a los proveedores?

- Nosotros tenemos proveedores de contado.

¿Más o menos qué porcentaje es de contado?

- Casi todo es de crédito. Lo único que se paga de contado es la leche, el fruver, los

cárnicos, el pollo y los proveedores del régimen simplificado. A todos se les paga

inmediatamente.

Y los que pagan a crédito ¿Cada cuánto les pagan?

- La mayoría de los proveedores son a treinta días y con otros se cancela a ocho días porque

si les pagamos a ocho días vamos a obtener un descuento.

¿Los excedentes de efectivo, los invierten en instrumentos negociables? ¿La invierten en otros

supermercados, la gastan los propietarios o que hacen con ella?

- La gastan los propietarios o invierten en el mismo negocio.


ANEXO 5: Entrevista realizada en el Supermercado El Arriero.


Lugar: SUPERMERCADO EL ARRIERO


Entrevistado: Claudia Patricia. (Administradora)





- De software.


- Microsoft


- Completa, totalmente completa. Es un paquete contable porque esa es la guía para todo.

Entonces es completa.

¿Cada cuánto obtienen resultados?

- Pues diario hay resultados, si los queremos ver. Pero, nos reunimos cada mes analizar

todos los resultados. Nos reunimos contador, revisor fiscal y administradores.

¿Realizan flujo de efectivo?

- Realizamos flujo de efectivo.

¿La empresa cuenta con un revisor fiscal?

- Si. El revisor fiscal es “Saldarriaga Restrepo Asociados”.


-

PORCENTAJE


CUENTAS X

COBRAR

1% a 25% X X

26% a 50%


51% a 75%

76% a 100% X

- Efectivo no se maneja mucho porque de todas maneras pagamos proveedores y se pagan

en efectivo, entonces no manejamos a toda hora efectivo en caja. A pesar de que siempre

hay circulante por compras, manejamos la parte de pago a proveedores en efectivo,

entonces no se mantiene en el almacén.

- Igual, las tres cosas vienen complementadas, el inventario y las cuentas por cobrar aunque

se manejamos muy poquitas cuentas por cobrar. Tendríamos un ochenta por ciento en

inventario, un diez por ciento en cuentas por cobrar y un diez por ciento de efectivo, más

o menos.

¿Cómo determinan ese porcentaje? ¿Por qué tienen pocas cuentas por cobrar, o cómo determinan

la cantidad de inventario?

- Cuentas por cobrar muy pocas porque se entiende que la persona que viene a comprar

debe ser de contado. Y el inventario pues, obviamente hay que tener muy buen inventario

para poder participar en el mercado.

¿Qué sistemas de seguridad y control tiene la empresa para cuidar el efectivo?

- El dinero lo maneja la tesorera, es la persona encargada del manejo de dineros. De

recolección en caja, de caja menor y pago a proveedores.

Según eso, la empresa cuenta con caja menor. ¿Cada cuánto realizan los reembolsos de esa caja

menor?

- Eso es muy relativo, porque a veces hay más gastos por caja menor. Entonces se hace

arqueo y se mantiene con dinero.

Esa caja menor tiene unos límites de pago?

- Si. Está establecido para qué son los pagos. El tope máximo de pagos es doscientos ó

doscientos cincuenta mil pesos.

Y para esos pagos de caja menor. ¿Manejan comprobantes de pago?

- Se hacen con recibos de pago.

¿Quién maneja las chequeras?

- Una sola persona. Es la tesorera.


Cuándo ustedes realizan inversiones en inventario, pero me refiero a inversiones grandes. ¿Usted

lo hace porque con altos volúmenes usted obtiene buenos descuentos o porque se avecina un

aumento en el precio de algún producto, ó por otro motivo?

- Unas veces se compra porque va a haber un alza, entonces uno compra el producto antes

de que haya el alza para poder mantener el precio, no tanto por subir el precio sino para

poder mantenerse un tiempo con el precio que llega. Y otra es porque a veces nos dicen:

este producto está escaso, nos llegó esto y no va a venir hasta tal tiempo. Entonces se

abarrota uno de ese producto.

- También hay descuentos por volúmenes y también se dan los descuentos por pronto pago.

¿Usted mantiene una provisión en inventario?

- Para el inventario no.

¿Qué porcentaje del inventario compran a crédito?

- Del 25 a 50%

¿Qué método usan para el control de inventarios?

- Con el software. Y se hacen también inventarios físicos todos los días. Todos los días de

6:00 am a 8:00 am hay inventarios físicos respaldados con el software.

¿Cada cuánto rota esa auditoría de inventarios?

- Nosotros más o menos estamos rotando todo el almacén en cuestión de un mes. Y nos

reunimos cada ocho días para mirar los problemas que hay con inventario. No tanto por lo

que se va acabando porque el software nos dice qué se está acabando; si yo doy una tecla,

yo sé qué mercancía tengo. Si no que son problemas cómo por las mermas en el almacén,

por las personas que entran a robar o cosas que se pierden. Por eso más que todo se hace

el inventario físico.

¿Manejan inventario de seguridad? Un stock de inventarios.

- Nosotros manejamos inventario más o menos para ocho o quince días. Casi siempre es

para ocho días. Porque el éxito del inventario no es estar lleno de inventario, el éxito es

que usted vaya rotando.

¿Clasifican el inventario? ¿Cómo lo clasifican?

- El jefe de bodega es el que está pendiente de todo eso. Entonces los artículos perecederos

tienen preferencia para el recibo de mercancías, almacenaje; lo que no es perecedero, es

más fácil que la persona espere para el recibo de mercancía.


Según esta clasificación. ¿Cada cuanto hacen pedido a los proveedores?

- A los proveedores se realizan pedidos toda la semana. Hay una persona encargada de la

parte de compras. Lácteos se piden tres o cuatro veces por semana. Y para los otros

productos se atienden proveedores de lunes a viernes.

¿Cada cuánto le paga usted a sus proveedores?

- De acuerdo a lo que esté estipulado en la negociación. Hay unos credi contado a ocho

días., otros a quince días, otros a veinte y otros a treinta. Es más o menos un promedio de

un mes teniendo en cuenta que a veces son de ocho, quince o veinte días.

¿Cada cuánto le pagan los clientes a usted?

- El cliente como es autoservicio se entiende que pagan en el momento de las compras y los

clientes de cartera; por lo general no son cartera largas, dos días, tres días, una semana.

ANEXO 6: Entrevista realizada en el Depósito de supermercado Centrales.

Fecha: Miércoles, Septiembre 23 de 2009

Lugar: DEPÓSITO SUPERMERCADOS CENTRALES


Entrevistado: Juan Diego Montoya (Contador)




¿La empresa maneja la contabilidad a través de libros o software?

- Software


- Sistema 1 viable


- Financiero, comercial y contable



- Mensualmente

¿Realizan flujo de efectivo y con qué frecuencia?

- Si diariamente


- Si

Aproximadamente ¿qué porcentaje del total de sus activos corresponde a: ?

PORCENTAJE


CUENTAS X

COBRAR

1% a 25% 21.5 16

26% a 50%

51% a 75% 62.5

76% a 100%

¿Cómo se determina este porcentaje?

- Según el movimiento del negocio


- Tenemos departamento de tesorería, y auditorias


- Si

En caso afirmativo ¿quién la maneja?

- La secretaria en los supermercados y acá una tesorera


- Cada que se llega a un valor determinado, un saldo mínimo.

¿Manejan límites para pagos de caja menor?

- Si

¿Manejan comprobantes de desembolsos?

- Si.

¿Controlan el giro de cheques?

- Existe un control semanal


¿Manejan una determinada cantidad de dinero a través de cheques?

- De todas maneras los topes de las cajas menores nos dan para trabajar todo en una

semana, entonces no hay problemas


- El tesorero

Cuando usted realiza inversiones altas en inventario, ¿lo hace porque?



c. Otra ¿cuál?

- Ambas

Mantienen una provisión de:


Inventario X 3%

Cuentas por cobrar X 5%


- Todo es a crédito. (100%)


- Muestreo semanales en todas las sucursales

¿Quién hace el control de existencias y cómo lo hace?

- Auditoria de inventarios, semanalmente. se hace confrontación física con la existencia en

el software

¿Cada cuánto se hace auditoría de inventarios?

- Semanalmente

¿Verifican necesidades reales de inventario?

- Si

¿Si maneja inventario de seguridad?

- Si, para 10 días mínimos.


- Por líneas de producto.

Con base en la clasificación, ¿cada cuánto realizan pedidos a sus proveedores?


- Algunos semanalmente como los productos de la región, otros que por limitaciones en

despacho por parte de los proveedores se hace quincenal o cada 20 días, por ejemplo la

jabonería importada de la cual se hacen pedidos muy grandes.

Cada cuánto paga:

# APROXIMADO

EN DÍAS

USTED A SUS

PROVEEDORES

SUS CLIENTES

A USTED

De 1 a 30 días X 10 (Para ganarse

los descuentos)

De 31 a 60 días 35 Días

De 61 a 90 días

De 91 a 120 días

Mayor a 121 días

Si usted invierte sus excedentes de efectivo en instrumentos negociables, ¿En cuáles de los

siguientes lo hace, aproximadamente qué porcentaje de efectivo invierte y cuál es la importancia

de dicha inversión?

TIPO DE

INSTRUMENTOS

NEGOCIABLES

% INVERTIDO IMPORTANCIA

CDT’S 100% Más seguros

Repos

Letras del tesoro

Bonos

Cuentas corrientes de alta

remuneración

Papeles comerciales

Pagarés

Modo de renta variable

Otra ¿cuál?


¿Ustedes dan crédito a sus clientes?

- Si a 30 días a clientes mayoristas

¿Qué parámetros tiene en cuenta la empresa para otorgar crédito a sus clientes? Volumen de

compra, Tipo de cliente, Trayectoria del cliente en la empresa, Otra ¿cuál?

- Se realiza estudio de crédito y de acuerdo a las capacidades se concede el cupo y según

las capacidades de pago se le va aumentando el cupo, máximo se dan 40 dìas.

¿Quién autoriza el crédito?

- Departamento de cartera

Si venden a crédito, ¿cuáles de las siguientes alternativas aplican para recuperar su cartera? A.

Descuentos por pronto pago, B. Llamada telefónica, C. Envío de carta, D. Cobro jurídico, E. Otra

¿cuál?

- Todas las anteriores

¿Quién hace seguimiento de la cartera?

- El departamento de cartera

¿Quién cobra el crédito?

Los vendedores

¿Qué modalidades de pago prefiere la empresa para tener mayor liquidez?

a. Contado, b. Crédito, c. Credicontado, d. Otra ¿cuál?

- Cheque

ANEXO 7: Entrevista realizada en el Supermercado Superinter.


Lugar: SUPERMERCADO SUPER INTER


Entrevistado: Hugo Mario Mejía (Administrador)






- Software

¿Cómo se llama?

- CM1


- La contabilidad, compras, inventario, todo lo maneja.


- Diariamente


- Si, diariamente


- Si.

Aproximadamente qué porcentaje del total de sus activos corresponde a:

PORCENTAJE/


CUENTAS X

COBRAR

1% a 25% X

26% a 50% X

51% a 75% X

76% a 100%


- Consignaciones diarias y se maneja el efectivo a través de transportadoras


- Si.


- Asistente administrativa


- Después del 60% gastado se hacen reembolsos



- Si máximo entre 90 y 100 mil pesos


- Si es soportado con facturas y recibos de caja menor.


- Son controlados se les reciben sólo a empresas relacionadas directamente con nosotros o

los cheques de subsidio familiar.


- El contador en la sede principal en armenia

Cuando usted realiza inversiones en inventario, ¿lo hace porque?

b. Con altos volúmenes busca un buen descuento

c. Se prepara para un aumento eventual del precio

- Todas las anteriores



Inventario X

Cuentas por cobrar X


- 51% a 75%


- A través de la tabulación que arroja el sistema que nos muestra los días de existencias de

un producto


- El encargado de compras


- Todos los días se hace auditoría de una línea diferente

¿Maneja inventario de seguridad?

- No porque el proveedor siempre anuncia, entonces usamos inventario de seguridad solo

cuando se necesita y el inventario se pide para 18 días aproximadamente.


- A, B y C según la rotación y por líneas por ejemplo fruver, carnes lácteos.



- Las carnes cada 3 días pero se maneja un stock de otros 3 días, entonces pedimos para 6

días, de fruver todos los días se hace pedido y no se maneja stock porque se dañan

fácilmente

Cada cuánto paga:

# APROXIMADO

EN DÍAS

USTED A SUS

PROVEEDORES

SUS CLIENTES

A USTED

De 1 a 30 días Cárnicos de contado, licores a

10 o 8 días según el descuento. 30 días máx.

De 31 a 60 días

De 61 a 90 días

De 91 a 120 días

Mayor a 121 días

Si usted invierte sus excedentes de efectivo en instrumentos negociables, ¿En cuáles lo hace,

aproximadamente qué porcentaje de efectivo invierte y cuál es la importancia de dicha

inversión?

- Invierten en nuevas sucursales en otras plazas.


- Si solo a algunas entidades que tienen fondo de empleados.

¿Qué parámetros tiene en cuenta la empresa para otorgar crédito a sus clientes?

- A las empresas grandes se les concede crédito cuando el fondo de empleados tiene un

respaldo solido para la deuda y se mira trayectoria de la empresa y se revisar propuesta de

la institución. a consumidores familiares se les hace un estudio crediticio a través de

Fenalco y según ingresos se le asigna un cupo.


- El departamento de contabilidad

Si venden a crédito, ¿cuáles de las siguientes alternativa aplican para recuperar su cartera?

- Descuentos por pronto pago no, llamada telefónica si, envío de carta si, cobro jurídico sí.


- El contador



- Contador y en algunos casos el abogado si es cobro jurídico.


- A través de cheque.

ANEXO 8: Entrevista realizada en el Supermercado El Viejo París.


Lugar: SUPERMERCADO EL VIEJO PARÍS


Entrevistado: Lina María Godoy (Depto. de contabilidad), Amanda Medina (Depto. de

inventarios)





- Software y libros.


- Pardos


- Pardos un programa maneja inventario, compras y ventas post y comodín maneja

contabilidad


- Cada 15 días o mensualmente


- Todos los días se mira ingreso diario y se paga a proveedores



- Si


PORCENTAJE


CUENTAS X

COBRAR

1% a 25% X

26% a 50%

51% a 75% X

76% a 100%

- El inventario es para 13 días, el flujo es de acuerdo a las ventas


- A través de empresa de valores


- Si.


- Auxiliar contable


- Cada 15 días cuando se acaba el 25% aproximadamente.


- Si, hasta 50 mil pesos


- Si factura o recibo de caja.


- Si, solo algunos proveedores se les paga con cheque.


- La tesorera.

Cuando usted realiza inversiones en inventario, ¿lo hace porque con altos volúmenes busca un

buen descuento, o por que se prepara para un aumento eventual del precio?

- Ambas




Inventario X



- 76% a 100%.


- Sistema pardos


- A través del software se le hace control diariamente hasta darle la vuelta a todos los

productos, muestra las compras, ventas mensuales y existencia en bodega y punto de

ventas.


- Todos los días


- No


- Por letras de la A la E según la rotación


- Cada 8 días de todos los productos

Cada cuánto paga:

# APROXIMADO

EN DÍAS

USTED A SUS

PROVEEDORES

SUS CLIENTES

A USTED

De 1 a 30 días X

De 31 a 60 días

De 61 a 90 días

De 91 a 120 días

Mayor a 121 días




inversión?

- Los excedentes se reinvierten en el negocio.


- No


- Crédito

ANEXO 9: Entrevista realizada en el Supermercado Mercamás.

Fecha: Jueves, Octubre 1 de 2009

Lugar: SUPERMERCADO MERCAMÁS


Entrevistado: Marcelino Márquez (Gerente)





- Software

¿Cuál?

- Cenco


- La básica de la contabilidad entre nomina y cartera, inventario, compras, ventas y

liquidación de impuestos.

¿Cada cuánto obtienen resultados?

- Diariamente



- No manejamos el concepto del manejo de los recursos económicos para aplicarlo a

rentabilidades diferentes. lo que tenemos actualmente es un convenio bancario para que

ellos a su vez nos presten un servicio y no nos cobren.


- Si.


PORCENTAJE


CUENTAS X

COBRAR

1% a 25% 1%

26% a 50% 49% 50%

51% a 75%

76% a 100%


- Promedio mes según las ventas, y cambia según la economía en este año de crisis tenemos

el mínimo de inventario. el año pasado por ejemplo en efectivo tendríamos el 30% y 70%

en inventario porque hubo muy buenas ventas


- Monitoreo y contamos con empresas de valores


- Si.


- Diariamente


- Si, máximo el 20% del total de la caja


- Si.



- Solo el 1% se paga con cheque el 99% es a través de transferencias.


buen descuento ò se prepara para un aumento eventual del precio?

- Ambas



Inventario X



- El 30% y el 70 es contado


- Primeras en entrar primeras en salir a través del software y el control de existencias se

hace en las bodegas a través de marcación.


- Se realiza conteo de inventario físico diariamente por proveedores.


- Diariamente y se le da la vuelta al inventario cada 30 días.


- Ha reducido en un 20 % comparado con año pasado


- Por secciones, abarrotes o industrias, cárnicos, verduras e inmediatos (refrigerados)


- Abarrotes cada 8 días y a veces cada 15, cárnicos cada 3 y verdura cada 2.

Cada cuánto paga:

# APROXIMADO

EN DÍAS

USTED A SUS

PROVEEDORES

SUS CLIENTES

A USTED

De 1 a 30 días De 15 a 30

De 31 a 60 días

De 61 a 90 días


De 91 a 120 días

Mayor a 121 días

Si usted invierte sus excedentes de efectivo en instrumentos negociables, ¿En cuáles de los

siguientes lo hace, aproximadamente qué porcentaje de efectivo invierte y cuál es la importancia

de dicha inversión?

- No sabe/ No responde


- Si

¿Qué tipo de clientes?

- No, a 3 empresas amigas le damos crédito por que también son mayoristas

Qué modalidades de pago prefiere la empresa para tener mayor liquidez?

- Contado

ANEXO 10: Entrevista realizada en el Supermercado Unicentro.

Fecha: Sábado, Octubre 2 de 2009

Lugar: SUPERMERCADO UNICENTRO


Entrevistado: Álvaro Gómez (Administrador)





- Software

¿Cuál?

- Manager



- IVA, retenciones, compras sin IVA.


- Mensualmente


- Semanalmente


- Si


PORCENTAJE/


CUENTAS X

COBRAR

1% a 25% 10

26% a 50% 40 50

51% a 75%

76% a 100%


- Con la documentación, todos los días se sacan estados de cuenta, los inventarios están

valorizados y se mira a través del sistema el porcentaje de compras en el periodo que

necesitemos (diarias o mensual).


- Si monitoreos permanentes.


- Si.


- La fiscal de cajas


- Cada tres días


- Si máximo 100 mil pesos



- Si.


- Sí, hay una persona autorizada para firmar.


- Una persona de otra ciudad destinada por el gerente.


buen descuento se prepara para un aumento eventual del precio?

- Ambas



Inventario X


- Aunque es una provisión general


- 26% a 50%


- El sistema diariamente almacena compras y muestra el inventario que sale por medio del

post.


- Cada cuatro meses se hace inventario general y se realiza un control cíclico

semanalmente de cada línea para cada dos meses darle la vuelta a todo el inventario, pero

este es solo una prevención, una aproximación a lo que se realiza cada cuatro meses.


- De los proveedores que vienen cada ocho días la auditoria es semanal, otras quincenal de

acuerdo a la visita del proveedor y otras mensual para los alimentos perecederos.


- Si, de un 10% y en quincenas fuertes hasta 15%.


- Tenemos 40 secciones



- Los perecederos dos veces por semana y los demás cada ocho o quince días

Cada cuánto paga:

# APROXIMADO

EN DÍAS

USTED A SUS

PROVEEDORES

SUS CLIENTES

A USTED

De 1 a 30 días X 20 DIAS

De 31 a 60 días

De 61 a 90 días

De 91 a 120 días

Mayor a 121 días



inversión?

- Como la empresa es nueva, se utilizan en mejorar el inventario, comprar productos de

buena rotación.


- Si a los empleados y a instituciones

¿Qué parámetros tiene en cuenta la empresa para otorgar crédito a sus clientes?

- A los empleados, la trayectoria en la empresa y a los institucionales se exige

documentación y fiadores.


- Un comité conformado por el gerente general y el administrador.

Si venden a crédito, ¿cuáles de las siguientes alternativa aplican para recuperar su cartera?

- Descuentos por pronto pago no, y enviamos cuenta de cobro.


- Auditoria semanal


- El administrador o este envía otras personas.


- Crédito. Y también el hecho de no pedir inventario de sobra sino estarlo rotando.

OK ADMON. DEL KTO EN LOS SUPERMERCADOS DE...

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