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DIRECCIN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES

OFICIO ADUANERO 008380 DEL 28 DE NOVIEMBRE DE 2008 Bogot, D. C. Oficio Aduanero N 100208221-00 83 Seor JUAN MANUEL OROZCO Representante Legal Sercodex Sociedad de Intermediacin Aduanera S. A. Avenida Tercera A Norte 56 N 32 Cali (Valle) Ref: Consulta radicado nmero 101407 de 03/10/2008 Esta Subdireccin es competente para absolver las consultas que se formulen en relacin con la interpretacin y aplicacin de las normas tributarias nacionales, aduaneras y cambiarias en lo de competencia de la entidad segn lo estipula el artculo 20 del Decreto 4048 de 2008. Se consulta sobre aspectos relacionados con la interpretacin y alcance del numeral 5 del artculo 27-1 del Decreto 2685 de 1999 modificado parcialmente por el Decreto 2883 de 2008, sobre informacin mnima requerida para el conocimiento del cliente. Al respecto le manifiesto: En primera instancia, la obligacin dispuesta para las agencias de aduanas en el artculo 27-1 del Decreto 2685 de 1999 modificado por el Decreto 2883 de 2008, de establecer mecanismos de control que les permita asegurar una relacin contractual transparente con sus clientes, tiene un objetivo claro y definido, descrito en la misma norma, que es protegerse de prcticas relacionadas con lavado de activos, contrabando, evasin y cualquier otra conducta irregular. Concordante con lo anterior, el artculo 143 de la Resolucin 8274 de 2008 dispone que conforme lo prev el artculo 27-1 del Decreto 2685 de 1999, las agencias de aduanas debern establecer mecanismos de control que les permitan asegurar una relacin transparente con sus clientes, para lo cual, sin perjuicio de lo sealado en el citado artculo, podrn realizar visitas a dichos usuarios, solicitarles la exhibicin del RUT y establecer otros mecanismos que considere necesarios para asegurar la validez de la informacin por ellos suministrada. Ahora bien, la circular 170 de 2002 de la UIAF, cuyo asunto es la prevencin y control al lavado de activos, indica el procedimiento que debern seguir los usuarios del servicio aduanero y cambiario, para prevenir, detectar, controlar y reportar operaciones sospechosas que puedan estar vinculadas con el lavado de activos.

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Se extrae del texto de la citada circular, en lo pertinente, que: Las empresas que prestan servicios de comercio exterior deben adoptar medidas en las que radica el conocimiento del cliente y del mercado, mediante la creacin de un Sistema Integral para la Prevencin y Control al Lavado de Activos, SIPLA, y son quienes asumen todos los riesgos derivados de su uso indebido para la comisin de actividades ilcitas. La junta directiva o el mximo rgano de administracin de la empresa podrn adoptar un manual de procedimientos que, adems de atender todos los lineamientos mencionados en la Circular, incluya por lo menos entre otros los aspectos relacionados con el Conocimiento del cliente y del mercado. Este manual debe ser actualizado de acuerdo con las necesidades de las entidades y los cambios normativos. En cuanto al conocimiento del cliente especficamente, indica que las personas o empresas que presten servicios inherentes o relacionados con operaciones de comercio exterior o cambiarias tienen el deber de establecer mecanismos de control orientados a seleccionar y conocer a sus clientes, ya sean estos habituales u ocasionales, identificarlos y tener conocimiento de sus actividades econmicas en aras de establecer la coherencia entre estas y las operaciones de comercio exterior que realizan. Lo anterior considerando las caractersticas de los diferentes servicios o productos que ofrezcan. Por lo expuesto, es necesario indagar acerca de datos personales, comerciales y financieros relevantes que permitan establecer quin es, qu hace y a qu se dedica en realidad. Todos esos datos deben verificarse, estar documentados y actualizarse. Para tal efecto los auxiliares de la funcin aduanera debern disear y mantener actualizado dentro de sus archivos e informacin comercial formato de identificacin del cliente, el cual contendr como mnimo, entre otra, la siguiente informacin:

- Actividad econmica; capital social registrado, nmero de declaracin de Importacin y Exportacin tramitada al cliente, descripcin resumida de las mercancas objeto de trmite; - El origen de los recursos y forma de pago de las operaciones de comercio exterior identificando el medio e individualizando el instrumento de pago, entidad financiera emisora o pagadora, ciudad donde est localizada; - Nombre, identificacin y direccin de las personas o empresas beneficiarias de las operaciones de comercio exterior.

En cuanto al alcance de la expresin capacidad financiera de que trata el numeral 5 del artculo 27-1 del Decreto 2685 de 1999 debe observarse que en materia de interpretacin de la ley, el artculo 28 del Cdigo Civil Colombiano dispone que las palabras de la ley se entendern en su sentido natural y obvio, segn el uso general de las mismas palabras; pero cuando el legislador las haya definido expresamente para ciertas materias, se les dar en estas su significado legal. Teniendo en cuenta que el legislador no defini expresamente el significado de la expresin capacidad financiera para efectos de su aplicacin y alcance en la realizacin de la operacin de comercio exterior, forzosa resulta la aplicacin del principio de interpretacin legislativa contenido en el artculo 28 de nuestra codificacin civil, segn el cual:

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Las palabras de la ley se entendern en su sentido natural y obvio, segn el uso general de las mismas palabras; pero cuando el legislador las haya definido expresamente para ciertas materias, se les dar en estas su significado legal. Precisa al respecto el Diccionario de la Lengua Espaola de la Real Academia Espaola:

Capacidad: Aptitud, talento, cualidad que dispone a alguien para el buen ejercicio de algo. Financiero (a): Perteneciente o relativo a la Hacienda pblica, a las cuestiones bancarias y burstiles o a los grandes negocios mercantiles.

As las cosas, habr que acudir al uso general de tal expresin. La capacidad financiera se refiere a la posibilidad o aptitud que tiene una empresa para realizar pagos e inversiones a corto, mediano y largo plazo para su desarrollo y crecimiento, adems de tener liquidez y margen de utilidad de operaciones (por citar algunas). Como pauta general para verificar el cumplimiento de la capacidad financiera se debe observar lo dispuesto en el Decreto 2649 de 1993, por el cual se reglamenta la contabilidad en general y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia y en especial los estados financieros bsicos de la empresa o cliente (artculo 22) tales como Balance General, Estado de Re-sultados, Estado de Cambios en el Patrimonio, Estado de Cambios en la Situacin Financiera, Estado de Flujo de Efectivo y Notas a los estados financieros. Dichos Estados Financieros deben conservar la uniformidad en el registro de las operaciones, con el fin de permitir la transparencia de la informacin contable y por consiguiente, su claridad, confiabilidad y comparabilidad (Decreto 2650 de 1993 Artculo 3). Los Estados financieros deben estar certificados por el representante legal y contador a cuya responsabilidad se hubiesen preparado. La certificacin consiste en declarar que se han verificado previamente las afirmaciones contenidas en ellos y que las mismas se han tomado fielmente de los libros (Ley 222 de 1995 artculo 37). As mismo, los Estados Financieros deben presentarse dictaminados por el revisor fiscal o, a falta de este, del contador pblico independiente que los hubiere examinado (Ley 222 de 1995 artculo 38). Los contadores que firmen, certifiquen o dictaminen los Estados Financieros, deben anexar la certificacin de vigencia y antecedentes disciplinarios expedida por la Junta Central de Contadores (Ley 43 de 1990 y Resolucin 074 de 2002). Finalmente, con la informacin financiera del ao anterior (Balance General y Estado de Resultados) se examinarn los indicadores financieros, que sirvan de referencia para la verificacin de cumplimiento de la capacidad financiera para realizar la operacin de comercio exterior. Con los anteriores elementos legales y los mecanismos de control que establezca cada agencia de aduanas as como los que considere necesarios para asegurar la confiabilidad y la validez de la informacin suministrada por sus clientes, podr determinarse si la empresa posee capacidad financiera para realizar la operacin de comercio exterior.

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En los anteriores trminos damos respuesta a sus inquietudes y de otra parte nos permitimos informarle que la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales, con el fin de facilitar a los contribuyentes, usuarios y pblico en general el acceso directo a sus pronunciamientos doctrinarios, ha publicado en su pgina de Internet www.dian.gov.co http://www.dian.gov.co la base de conceptos en materia tributaria, aduanera y cambiaria expedidos desde el ao 2001, a la cual se puede ingresar por el Icono de Normatividad tcnica -, dando clic en el link Doctrina Direccin de Gestin Jurdica. Atentamente,

ISABEL CRISTINA GARCS SNCHEZ

Subdirectora de Gestin Normativa y Doctrina Direccin de Gestin Jurdica,

(C. F.)