Oficina moderna
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LA OFICINA
PROFESORA Francini Cervantes González
CTP CARRIZAL
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Lugar de la empresa o de la institución, donde la información recibida es procesada con el objeto de aportar datos necesarios para la administración.
De esta manera se ayuda a que las actividades u operaciones de la empresa o de la institución sean mas efectivas.
Definición
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Características• Esta integrada por recursos humanos: son todos los
empleados que cumplen las tareas de la oficina
• Recurso materiales: Se refiere al mobiliario y al equipo destinado a realizar las diversas tareas. Dentro del mobiliario de encuentran; los escritorios, sillas para visitantes, sillas giratorias mesas para teléfonos, bibliotecas o vitrinas para libros entre otros
• Existen equipos como el teléfono, computadoras, televisores.
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Oficinista
• Persona que trabaja y ejecuta labores de oficina con los conocimientos, destrezas y habilidades necesarias para el trabajo.
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Actividades del oficinista
• Las actividades del oficinista varían de acuerdo al tamaño y tipo de empresa, sin embargo, entre la variedad de ocupaciones de una oficina se puede señalar las siguientes:
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Actividades del oficinista
• Tomar dictado y transcribirlos de manera que pueda redactar cartas bien organizadas, telegramas, memorándums e informes.
•Manejo de correspondencia: consiste en sellar, subrayar, anotar y clasificar la correspondencia tanto la recibida como enviada.
•Redacción de correspondencia: se refiere a la escritura de cartas, u otros mensajes relacionados con las actividades de la oficina.
• Archivo de documentos: se refiere a la aplicación de un sistema que permita organizar y guardar cartas, papeles importantes, fichas, facturas, recibos, catálogos y otros registros comerciales.
• Registrar informaciones contables: estos registros se refiere a ordenes de compra y de venta, pedido de productos y cotización, nominas, otros formularios.
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La oficina dentro de una empresa como medio de satisfacción personal
•La oficina, por ser un lugar donde un grupo de personas se organizan para realizar una gran variedad de actividades.
• Representa para el oficinista la posibilidad de poder realizarse como un individuo capaz de desarrollar destrezas, conocimientos, habilidades actitudes y hábitos de trabajo, que le permitan alcanzar posiciones satisfactoria en la vida.
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Oficina virtual
• Una oficina virtual es un espacio virtual en el que pueden desarrollarse actividades similares a las de una oficina. Es decir, un lugar donde desarrollan tareas profesionales con el fin de prestar un servicio a los clientes.
La mayoría de los organismos públicos y grandes empresas ofrecen dentro de sus Webs servicios a sus clientes, proveedores y empleados diversas utilidades que sustituyen o complementan los canales tradicionales de comunicación en el acceso a información y la prestación de servicios.
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Elementos necesarios en una oficina
• Una impresora láser es necesaria si tenemos que imprimir documentos con una buena calidad.
• Si lo que necesitamos es imprimir gráficos, fotografías o presentaciones, puede que sea mejor la de color.
• Tener una máquina fax .
• Un reproductor y quemador CD/DVD.
• ¿ Que otros elementos existen?
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Muebles de una oficina
• Mobiliario de oficina es el conjunto de muebles de una oficina o lugar de trabajo; son objetos que sirven para facilitar los usos y actividades habituales en oficinas y otro tipo de locales.
• Normalmente el término alude a los objetos que facilita las actividades laborales comunes, trabajo individual, pequeñas reuniones en el puesto de trabajo, reuniones en las áreas comunes, salas de reunión específicas, áreas de Recepción o Bienvenida, áreas de descanso, etc.
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Tipos de Mobiliario
• Existen varios tipos de mobiliario de oficina, como mesas, sillas, elementos de clasificación y archivo, tales como bloques o armarios, se consigue completar las necesidades mobiliario básicas.
• El mobiliario puede ser el producto del diseño o considerado una forma de arte decorativo.
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Factores de ergonómicos de una oficina
• Temperatura
• Iluminación
• Colores
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Temperatura
• El conseguir un buen ambiente es fundamental para que se genere la menor carga posible y reduzca el cansancio, tanto corporal como psicológico.
• En verano se utiliza ropa ligera por lo que la temperatura ideal debería estar entre 23º y 27º C. El abuso de la calefacción o el aire acondicionado (menos de 10º o más de 27º C) nos puede llegar a provocar el llamado “estrés térmico”.
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Iluminación
• Fijaremos el nivel de manera de lograr la iluminación más adecuada, ya que este factor influye directamente en la salud de los ojos , así como aspectos psicológicos , estados de ánimo ,etc.
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Colores• El color influye directamente sobre la presión de la sangre, los
músculos y los nervios y provoca importantes asociaciones en el cerebro humano. Por lo tanto puede tener efectos estimulantes o relajantes.
• Prefieren colores suaves y claros que humanicen su entorno como, por ejemplo, los colores pastel cálidos en amarillo y beige.
• Por razones prácticas, los colores neutros, como el gris metalizado y los tonos antracita, se utilizan a menudo en las oficinas. No obstante, todos los elementos son importantes: la alfombra, las paredes, y por supuesto el mobiliario.
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Distribución del espacio
• Busca contribuir al incremento de la eficiencia de las actividades que realizan las unidades que conforman una organización.
• Proporciona a los directivos y empleados el espacio suficiente, adecuado y necesario para desarrollar sus funciones de manera eficiente y eficaz, y al mismo tiempo permitir a los clientes de la organización obtener los servicios y productos que demandan bajo la mejores condiciones.
• Procurar que el arreglo del espacio facilite la circulación de las personas, la realización, supervisión y flujo racional del trabajo y además, el uso adecuado del elementos materiales y de ese modo reducir tiempo y costos para llevarlos a cabo.
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Aseo, orden, ruido
• Ciertos elementos son en extremo molestos para los empleados de la oficina y deben evitarse siempre que sean posibles.
• La mugre, el humo y el hollín son objetables, y debe evitarse su presencia en el local de una oficina y áreas cercanas.
• Los ruidos de la calle son molestos e interfieren con los esfuerzos de la concentración mental.
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