Oficina de Planeación y Desarrollo...

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Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional

Luis Carlos Castillo Gómez Jefe Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional Ludmila Medina Monroy Coordinadora Área de Análisis Institucional Juliana Santacoloma García Profesional en Riesgos El contenido de este documento puede reproducirse total o parcialmente citando la fuente.

Consúltelo en http://planeacion.univalle.edu.co

Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional Ciudad Universitaria Meléndez Edificio 301- Oficina 3016 3er. Piso Tel – Fax: 321 22 23 Cali, Colombia Octubre de 2011

Consejo Superior

Francisco José Lourido Gobernador del Valle del Cauca (E)

Alejandro Larreamendy Joerns

Representante del Presidente de la República

Nohemy Arias Otero Representante Ministra de Educación Nacional

Oscar Rojas Rentería

Representante de los Ex - Rectores

Alfredo Carvajal Sinisterra Representante del Sector Productivo

Elly Burckhardt

Representante de los Egresados

Edgar Quiroga Rubiano Representante Directivos Académicos

Roberto Behar Gutiérrez

Representante Profesoral

Luis Fernando Potosí Guzmán Representante Estudiantil

Oscar López Pulecio

Secretario General

Iván Enrique Ramos Calderón Rector

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INTRODUCCION La aplicación del modelo MITIGAR UV se realizó con la participación de los responsables de los procesos misionales, estratégicos, de apoyo y de

seguimiento y control y representantes de las Facultades, Institutos y Sedes de la Universidad. Durante esta aplicación se identificaron las amenazas existentes para cada uno de los trece procesos y las vulnerabilidades que se tienen frente a estas amenazas. A continuación, se evaluó el riesgo en función de la amenaza y su respectiva vulnerabilidad con base en el impacto y la probabilidad de ocurrencia, dando como resultado la valoración del riesgo y obteniendo el mapa de riesgos. Una vez valorado el riesgo se definieron las opciones de manejo para gestionarlo, las cuales están encaminadas a asumir los riesgos mediante acciones de atención, prevención o mitigación. A cada opción de manejo le fue asignada una o varias acciones con el (los) responsable(s) de su ejecución, indicador y meta, permitiendo así hacer el seguimiento anual para los riesgos, mediante la matriz de riesgos. Como resultado de esta aplicación fueron identificadas 64 amenazas y 128 vulnerabilidades, las cuales fueron valoradas en riesgo Extremo: 24 amenazas y 34 vulnerabilidades, en riesgo Alto: 27 amenazas y 47 vulnerabilidades, en riesgo Moderado: 25 amenazas y 35 vulnerabilidades y en riesgo Bajo: 14 amenazas y 12 vulnerabilidades. Para tratar los riesgos identificados fueron definidas 173 acciones con 181 indicadores. De acuerdo con la metodología aplicada, los riesgos extremos deben ser tratados en seis meses, por lo tanto, se realizó un primer seguimiento a los riesgos extremos para el segundo semestre de 2010, volviéndose a valorar el riesgo. En base a este primer seguimiento se eliminaron cuatro vulnerabilidades y por lo tanto fueron identificadas 64 amenazas y 125 vulnerabilidades, las cuales fueron valoradas en riesgo Extremo: 20 amenazas y 26 vulnerabilidades, en riesgo Alto: 33 amenazas y 62 vulnerabilidades, en riesgo Moderado: 33 amenazas y 44 vulnerabilidades y en riesgo Bajo: 18 amenazas y 22 vulnerabilidades. Para tratar los riesgos identificados fueron definidas 236 acciones con 247 indicadores. Identificados por categorías de la siguiente manera; en la Categoría Sociocultural se encontraron 23 Amenazas, 48 Vulnerabilidades y se tomaron 91 acciones con 95 Indicadores, en la categoría Humana se encontraron 17 amenazas, 43 vulnerabilidades, 92 acciones y 99 indicadores, en la categoría Política Publica se encontraron 22 amenazas, 30 Vulnerabilidades, 49 Acciones y 49 Indicadores y en la categoría Sociocultural se encontraron 2 amenazas, 4 vulnerabilidades, 4 acciones y 4 indicadores. Posteriormente, de acuerdo a los compromisos adquiridos en la matriz de riesgos cada unidad realizó un seguimiento a todos sus riesgos y una evaluación con relación a la eficacia de la acción ante el riesgo tratado. Para terminar con el año 2011 se decidió que para el segundo semestre de 2011 no se revalorara el riesgo sino que solamente se colocara una meta para aquellas acciones que no habían sido eficaces. Esta decisión se tomó para hacer coincidir el año calendario con las evaluaciones del Plan de Riesgos y debido a que para el periodo 2012-2015 se hará un nuevo Plan de Acción.

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El presente documento muestra el informe anual que incluye el segundo semestre de 2010 y el primer semestre de 2011 de todas las acciones definidas para tratar los riesgos de los trece procesos de la Universidad, el cual muestra de forma detallada las amenazas y vulnerabilidades valoradas para cada uno de los procesos, las unidades responsables y el avance a 30 de junio del Plan de Riesgos. En síntesis, el porcentaje de ejecución de las acciones fue del 80%, de las cuales fueron ejecutadas 125 acciones en un 100%, 49 acciones tuvieron un porcentaje de ejecución mayor o igual al 50%, 14 acciones tuvieron una ejecución inferior al 50% y 48 acciones no se llevaron a cabo. En cuanto a la eficacia de las acciones, es necesario tener en cuenta que una acción ha sido eficaz si ha permitido la reducción, eliminación o minimización del riesgo, por lo cual 135 acciones fueron eficaces y 68 acciones no fueron eficaces, cabe mencionar que hay 33 acciones cuya ejecución es responsabilidad de varias dependencias razón por lo cual la calificación de la eficacia de la acción dependerá del contexto específico de cada responsable. Para el segundo semestre de 2010 la unidades se han propuesto llevar a cabo 113 acciones para reducir o eliminar el riesgo. SIGLAS UTILIZADAS

VRAC: Vicerrectoría Académica Socioeconomía: Facultad de Ciencias Sociales y Económicas DACA: Dirección de Autoevaluación y Calidad Académica Ingeniería: Facultad de Ingeniería DARA: Dirección de Admisiones y Registro Académico Humanidades: Facultad de Humanidades DINTEV: Dirección de Nuevas Tecnologías y Educación Virtual Administración: Facultad de Ciencias de la Administración BIBLIOTECA: División de Bibliotecas Salud: Facultad de Salud DEEC: Dirección de Extensión y Educación Continua Ciencias: Facultad de Ciencias Naturales y Exactas VADMIN: Vicerrectoría Administrativa FAI: Facultad de Artes Integradas DABS: Dirección de Administración de Bienes y Servicios Psicología: Instituto de Psicología RRHH: División de Recursos Humanos IEP: Instituto de Educación y Pedagogía VBU: Vicerrectoría de Bienestar Universitario OITEL: Oficina de Informática y Telecomunicaciones VRIN: Vicerrectoría de Investigaciones OPDI: Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional ORI: Oficina de Relaciones Internacionales Buga: Sede Buga Caicedonia: Sede Caicedonia Cartago: Sede Cartago Norte del Cauca: Sede Norte del Cauca Pacífico: Sede Pacifico Palmira: Sede Palmira Tuluá: Sede Tuluá Yumbo: Sede Yumbo Zarzal: Sede Zarzal

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Amenaza Vulnerabilidad Unidades que

Participan Avance a la fecha Observaciones

ASC1 Tendencia a la globalización que abre espacios de formación por fuera de la Universidad.

VSC1-1 Lentitud en los mecanismos para la aprobación de la oferta de nuevos programas académicos.

DACA, Socioeconomía,

Ingeniería Humanidades, Administración,

DINTEV, VRAC-

Despacho

No se han logrado reducir los tiempos para la creación de nuevos programas mientras estos se adecuan a la nueva normatividad. La DACA, unidad que quedó como responsable de la propuesta para definir una política institucional conducente a la internacionalización de la oferta académica, considera que es responsabilidad de la Oficina de Relaciones Internacionales. Por otra parte, las Facultades se encuentran dispuestas a participar en la formulación de la misma. Se capacitó a los profesores para la creación de cursos virtuales, logrando realizar trece en el periodo. Por otra parte, la DINTEV tiene pendiente el envío de modificaciones a la Resolución 022 para la inclusión de asignación de tiempo a los docentes para la implementación de nuevas tecnologías. Según actas del Consejo Académico continúa en estudio la propuesta de Resolución No. 022, para lo cual existe una comisión encargada de hacer los ajustes.

Para tratar estas vulnerabilidades se planearon siete acciones, las unidades ejecutaron una y la calificaron como eficaz.

VSC1-2 No hay política definida para la internacionalización de la oferta.

VSC1-3 Gestión deficiente en la acreditación de programas.

VSC1-4 Baja oferta académica en modalidad virtual.

VSC1-5 Normatividad desactualizada (reglamento estudiantil, asignación académica, sistema de postgrados, estatuto profesoral) para responder a las exigencias del medio.

ASC2 Pérdida de competencia de la Universidad frente a las exigencias nacionales e internacionales de calidad educativa.

VSC2-1 Resistencia al interior de la Universidad para interiorizar los principios de calidad.

OPDI- Calidad, Socioeconomía, Administración

Ingeniería, Tuluá, Norte del Cauca, ORI, Dirección de Regionalización.

Se han desarrollado en un 60% las actividades del plan de sensibilización para todo el personal de la universidad, se esperan seguir realizando más sensibilizaciones.

La acción se ejecutó por varios responsables, de los cuales el 63% la calificó como eficaz.

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AH1 Fenómenos asociados al desarrollo organizacional, gestión del talento humano y gestión administrativa

VH1-1 El 99,9% de los docentes en las sedes regionales son hora cátedra y tienen vinculación por Fundaciones que son entidades jurídicas diferentes a la Universidad.

Dirección de Regionalización,

DACA, DINTEV, OITEL,

Ingeniería, IEP, Salud, Ciencias,

Socioeconomía, Buga, Caicedonia, Zarzal, Norte del Cauca, Pacifico, Tuluá, Palmira,

Cartago.

La Dirección de Regionalización envió comunicación solicitando un informe acerca del Avance en el tema de Reestructuración de Regionalización. El Consejo Académico mediante Resolución 008 conformó la Comisión Accidental para el proceso de Regionalización. En el Comité de Regionalización se ha discutido las implicaciones en términos presupuestales de la vinculación contractual de docentes por la universidad. Pero no se han concluido los análisis respectivos, que permitirán generar la propuesta para la definición de perfiles. El plan de capacitación 2008 - 2011 y la reglamentación universitaria ha permitido la formación y actualización al 60% de los docentes en aspectos pedagógicos. La OITEL aplicó e hizo seguimiento a la evaluación de desempeño a los docentes y no docentes y acordó un plan de mejoramiento que fue remitido a la RRHH. La DACA realizó inducciones y reinducciones a los profesores que ocupan cargos académico – administrativos.

Para tratar estas vulnerabilidades se planearon 8 acciones, de las cuales las calificaron en un 60% como eficaz.

VH1-2 Falta de mecanismos y políticas para la capacitación no formal del personal docente (formación pedagógica).

VH1-3 Falta de compromiso de algunas personas que participan en el proceso de formación para desarrollar las labores asignadas.

VH1-4 Dificultades para la consecución de personal para ocupar cargos académico-administrativos.

APE1 Profundización de la política de subsidios a la demanda y selectividad en la ampliación de la cobertura en educación superior.

VPE1-1 Alta dependencia del modelo de transferencias y falta de alternativas viables para la generación de ingresos adicionales

Ingeniería, Psicología,

Socioeconomía, Administración

Norte del Cauca, Pacifico, Tuluá, Yumbo, Palmira.

Las Facultades y Sedes han buscado alternativas viables para la generación de recursos mediante la oferta de servicios por Extensión (cursos, diplomados, laboratorios), de las metas propuestas se han ejecutado en un 50%, sin embargo éstos aun no son significativos y se considera que se debe lograr mayor impacto ampliando las alternativas para generación de ingresos. El Instituto de Psicología ha logrado incentivar a los docentes para que presenten propuestas que han ayudado a conseguir recursos.

La acción fue realizada por varios responsables, de los cuales el 56% la calificó como eficaz.

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APE2 Cambios en la reglamentación relacionada con los exámenes de Estado

VPE2-1 Afectación en la planeación de los procesos de admisión y de grado.

DARA, VRAC.

La Universidad del Valle ha logrado hacerle seguimiento a las directrices cambiantes del ICFES y ajustar los cambios realizados en los procesos de admisiones.

La acción fue eficaz.

APE3 Incertidumbre frente a la reestructuración del sistema de regionalización.

VPE3-1 Dependencia de las Facultades e Institutos en la toma de decisiones con respecto al ofrecimiento de la oferta académica de las sedes.

Dirección de Regionalización

La Gestión para la aprobación ante el Consejo Superior del Modelo de Seccionalización aún no se ha definido y se continúa dependiendo de las Facultades e Institutos en la oferta de programas académicos.

La acción no se ejecutó.



ASC3 Fuerzas externas e internas que propulsan una agenda de desestabilización de la Universidad.

VSC3-1 Dificultades para prevenir y conjurar las acciones de hecho internas y los disturbios de orden público que se presentan en el Campus.

Ciencias, Ingeniería,

Administración, Psicología.

El 100% de los eventos de extensión programados en el plan alterno de logística se han efectuado con éxito.

Las acciones se ejecutaron y fueron eficaces.

ASC4 Surgimiento de otras instituciones educativas a nivel regional, nacional e internacional, con

VSC4-1 Falta de una oferta ágil, actualizada y atractiva de extensión acorde a las necesidades del entorno.

DEEC

Se ha realizado el 70% de un informe consolidado de la caracterización de la oferta de extensión para programas de salud en las sedes regionales y programas académicos en las facultades e institutos.

De las dos acciones propuestas una se ha ejecutado en un 70% y se calificó como eficaz.

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ofertas educativas con desarrollos tecnológicos que las hacen más atractivas a los usuarios.

VSC4-2 La reglamentación existente no estimula la gestión de la participación de los docentes en los programas de extensión y educación continua.

La Dirección de Extensión no tiene injerencia en la propuesta de modificación a la Resolución No. 030 ante el Consejo Superior en su lugar recibió la propuesta con las sugerencias manifestadas por las Directivas Universitarias para conocimiento e información de los interesados.

ASC5 Pérdida progresiva de la credibilidad de la Universidad Pública frente a la sociedad.

VSC5-1 Complejidad en el proceso administrativo que impide la ejecución de los recursos oportunamente.

Socioeconomía, Ciencias,

Ingeniería, Salud, Administración,

Psicología.

Las facultades e institutos han logrado un 66% del cumplimiento del proceso (sin reprocesos) de la reglamentación de extensión existente.

De las seis unidades responsables solo tres ejecutaron totalmente y calificaron sus acciones como eficaces.

ASC6 Inversión en mercadeo de otras instituciones.

VSC6-1 Débiles mecanismos de comunicación y articulación que contribuyan a posicionar las actividades de extensión de la Universidad, tanto a nivel interno como externo.

Socioeconomía, Ciencias,

Ingeniería, Salud, Administración,

Psicología

En promedio el 56% de los presupuesto de Gastos asignado para publicidad, fue ejecutado en su totalidad por las facultades e Institutos. Todas las Facultades e Institutos realizaron actividades de mercadeo de cero costo.

Para tratar esta vulnerabilidad se planearon dos acciones, las unidades calificaron el 83% como eficaz.

APE6 Tendencia hacia la mercantilización en la oferta de los bienes públicos especialmente los educativos.

VPE6-1 Inadecuados mecanismos de consecución de recursos por extensión.

DEEC

La Dirección de Extensión ha efectuado el seguimiento a la modificación de la resolución 022, pero no tienen inherencia en la propuesta de modificación.

De las dos acciones propuestas se ejecutó una y fue eficaz.

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VPE6-2 Falta de acciones de formación para el personal responsable del área de extensión, en herramientas de publicidad y mercadeo.

La Dirección presentó una propuesta solicitando capacitaciones sobre formulación de proyectos y logística, como herramientas de servicio al cliente.

APE7 Ausencia de políticas unificadas para Extensión.

VPE7-1 No hay una Resolución para las políticas de extensión en la Universidad.

DEEC Se elaboró y se presentó una propuesta a la Dirección universitaria con los ajustes sugeridos.

La acción se ejecutó y fue eficaz.

APE8 Oferta externa de universidades con mejores bonificaciones.

VPE8-1 Incentivos de bonificaciones poco atractivos para que los docentes ejerzan extensión.

DEEC

La Dirección de Extensión y Educación Continua, recibió copia de la propuesta de modificación de la Resolución con las sugerencias manifestadas por el Rector, para conocimiento e información de los interesados. Se está a la espera de la Resolución definitiva.




ASC1 Tendencia a la globalización que abre espacios de formación por fuera de la Universidad.

VSC1-6 Carencia de mecanismos ágiles para competir por recursos de investigación.

VRIN, Administración,

Ingeniería.

Aunque no se realizaron revisiones a los procesos, sin embargo, estos fueron divulgados a investigadores de la Facultad de Artes Integradas con relación a proyectos de investigación. En la página web de la Vicerrectoría de Investigaciones se actualizan constantemente las convocatorias para competir por recursos de investigación.

Para tratar estas vulnerabilidades se planearon 6 acciones, de las cuales las unidades ejecutaron 5 y fueron calificadas en un 50% como eficaces.

VSC1-7 La normatividad para la contratación es muy compleja y dificulta su ágil ejecución.

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VSC1-8 Deficiencia en la planeación estratégica y los planes de acción de los grupos de investigación.

Se realizó inducción y actualización a los profesores con relación a la normatividad para la contratación y en temas relacionados con la investigación. Igualmente, el Taller de fortalecimiento a la gestión de los grupos de investigación trató los temas de planeación estratégica y planes de acción de los grupos de investigación.

AH1 Fenómenos asociados al desarrollo organizacional, gestión del talento humano y gestión administrativa.

VH1-5 Insuficientes números de profesores de planta dedicados a la investigación.

Administración La facultad de Administración vinculo a seis nuevos docentes de planta a proyectos de investigación.

La acción fue eficaz.

AH2 Falta de pares evaluadores para realizar las revisiones a los proyectos de investigación a todo nivel.

VH2-1 Falta de oportunidad en la evaluación de proyectos de investigación de alto costo.

VRIN Se ha considerado la conformación de la base de datos de pares para la revisión de los proyectos, pero aún no se ha presentado una propuesta a las partes pertinentes.


APE4 La política pública de aumento de cobertura educativa sin recursos adicionales.

VPE4-1 Aplicación de las directivas de la Universidad de la política de cobertura ocasionando una reducción del tiempo que los docentes nombrados le dedican a investigación.

VRIN El Comité Central de Investigaciones ha desarrollado en un 70% una propuesta de adecuación de la política de investigaciones

La acción se ejecutó en un 70% no fue eficaz.

APE5 La política pública de ciencia, tecnología e innovación no tiene

VPE5-1 Dependencias de pocas fuentes de recursos para la investigación (fuentes externas).

VRIN

La Vicerrectoría de Investigaciones ha participado en la elaboración de una propuesta para ser presentada en ASCUN. Se ha participado en los espacios de discusión para la

Se ejecutaron dos y fueron calificadas como eficaces.

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asignados recursos suficientes de inversión.

VPE5-2 Recursos insuficientes en la Universidad para la investigación.

construcción de la propuesta para modificar la política pública que debe ser aprobada en el congreso.




VSC3-1 Dificultades para prevenir y conjurar las acciones de hecho internas y los disturbios de orden público que se presentan en el Campus.

VBU-Despacho La Vicerrectoría realizo cuatro encuentros culturales involucrando a la comunidad universitaria.


ASC7 Crisis económica produce informalidad del trabajo que afecta la Universidad.

VSC7-1 Dificultad para controlar la proliferación de las ventas ambulantes en las sedes de Meléndez y San Fernando.

VBU-Despacho

La Vicerrectoría tiene planeado entregar para el segundo semestre 2011 la entrega de la encuesta para censar y caracterizar las ventas ambulantes.

La acción se ha ejecutado en un 50% y fue calificada como no eficaz.

ASC8 Dependencia de escenarios deportivos del municipio, instituciones educativas y voluntad política

VSC8-1 Carencia de escenarios deportivos en la Sedes Regionales.

Zarzal, Buga, Yumbo

La sede Zarzal en acompañamiento con la OPDI ha desarrollado una propuesta para tener escenarios deportivos propios.

Se ejecutó una de las tres acciones propuestas y fue calificada como eficaz.

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ASC9 Recursos insuficientes de los estudiantes para continuar con su carrera.

VSC9-1 Bienestar no cuenta con los recursos adecuados para la retención de los estudiantes.

Sección Desarrollo Humano y Promoción

Socioeconómica

La Sección Desarrollo Humano y Promoción Socioeconómica ha logrado mantener las cinco ayudas existentes (beca de alimentación, revisión para rebaja matrícula financiera, padrinazgo educativo universitario, monitorias para discapacitados), para los estudiantes de bajos recursos

La acción se ejecutó en su totalidad pero no es eficaz.

ASC10 Disminución de los recursos financieros y posibles sanciones impuestas por organismos de control.

VSC10-1 No se cuenta con una plataforma tecnológica de información ni con el personal suficiente y la financiación para ella.

VBU- Despacho La Vicerrectoría de Bienestar ha enviado seis comunicados sobre el proyecto de plataforma tecnológica. El proyecto se iniciara a finales del año 2011.

La acción se ha ejecutado en un 50% y fue calificada como no eficaz.

AH3 Mala utilización de los servicios de bienestar por parte de la comunidad universitaria que pueden ocasionar el desgaste del modelo de bienestar de la UV.

VH3-1 Ausencia de reglamentaciones a las resoluciones vigentes, que definan los límites de los servicios de bienestar universitario que se otorgan. Dirección de

Regionalización, VBU Despacho

La Dirección de Regionalización no ha identificado un mal uso de los servicios de Bienestar que ocasionen el desgaste del Modelo de Bienestar por parte de las sedes regionales. Se realizó una reunión temática para establecer consensos en la sede Caicedonia con las sedes y algunos programas académicos.

La acción se ejecutó y fue eficaz. VH3-2 Falta de consenso por

parte de los otros procesos misionales frente al otorgamiento de los recursos por encima de los topes establecidos en bienestar universitario.

AH4 Fenómenos derivados de los actos y comportamientos llevados a cabo por cualquier miembro de la sociedad.

VH4-1 Inadecuado control de la comunidad universitaria, visitantes, contratistas y personal no autorizado en las áreas seguras.

VBU Despacho

La Vicerrectoría de Bienestar envió solicitud de la Reforma de la Resolución 014 del Consejo Superior, sobre el uso del campus universitario. Se ha avanzado en la aplicación del protocolo para el

De las dos acciones propuestas se ejecutó una y fue calificada como eficaz.

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VH4-2 Porte y uso ilegal de elementos de violencia, amenazas e intimidaciones contra miembros de la comunidad universitaria.

manejo de situaciones de violencia, amenazas o intimidaciones contra miembros de la comunicad universitaria a través del Comité de Derechos Humanos.

AH5 Falta de Apoyo de las autoridades locales a la seguridad en los alrededores de la institución.

VH5-1 Falta mayor gestión con las autoridades locales para lograr intervenciones oportunas.

Rectoría

Se realizó una reunión con el comandante de la policía donde se determinó aumentar la seguridad y la vigilancia en las instalaciones con patrulleros y auxiliares de la policía para mejorar la seguridad en los alrededores de la institución.


AH6 Existencia de niveles considerables de estrés en áreas con sobre carga laboral

VH6-1 Fragilidad en el cumplimiento de las normas ocupacionales y el autocuidado de la salud por parte de los Servidores Públicos de la Universidad.

Sección Salud Ocupacional,

Sección Cultura, Recreación y

Deporte, Dirección Servicios de Salud

Salud Ocupacional ejecutó 10 programas de vigilancia epidemiológica y las actividades del COPASO, al igual que ejecutó ocho programas de bienestar para ayudar a reducir el estrés. La sección de Cultura, Recreación y Deportes aporta con la implementación del programa de acondicionamiento físico dirigido a los funcionarios y docentes en las sedes Meléndez y San Fernando en varios horarios.

Las acciones se ejecutaron y fueron eficaces. VH6-2 No existe un trabajo de

orden organizacional por parte de la Vicerrectoría Administrativa para minimizar el estrés.

AH7 Oferta y consumo de sustancias psicoactivas.

VH7-1 Insuficientes programas de prevención del consumo de sustancias psicoactivas.

Dirección Servicios de Salud

Tres facultades han recibido el curso de autodesarrollo y crecimiento humano, se espera continuar dictando los cursos. El 21% de los nuevos estudiante de la sede Meléndez, recibió el taller “prevención del consumo de Sustancias Psicoactivas” con el fin de fomentar el estilo de vida saludable.

Las acciones se ejecutaron parcialmente, tuvieron eficacia del 50%.

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APE9 Crisis fiscal del Estado Central y los entes territoriales.

VPE9-1 Prioridad que le dan a otros procesos al interior de la Universidad en detrimento de la política de bienestar. Zarzal,

Palmira.

En Zarzal se adquirió el lote “Las Balsas” para la construcción del campus. En Palmira se presentó un proyecto encaminado a la construcción del CDU.


VPE9-2 Dificultad para lograr recursos públicos necesarios para el funcionamiento del proceso de Desarrollo Humano y Bienestar.

ASN1 Crecimiento de la institución por demandas del medio (ampliación de cobertura y servicios que presta la Universidad).

VSN1-1 Deterioro de las edificaciones e incumplimiento de las normas antisísmicas.

VBU-Despacho, Sección de

Servicios Varios y Mantenimiento

Se realizó una campaña para sensibilizar a funcionarios y estudiantes sobre la prevención y manejo de emergencias Se realizaron las campañas de “Uso racional de los Recursos Agua, Energía y residuos Sólidos” y “Donde Tirar en Univalle” para sensibilizar sobre el cuidado de la planta física.

Las dos acciones se ejecutaron y fueron eficaces.

VSN1-2 Deterioro de la Planta Física, inadecuada organización y utilización de la infraestructura y las áreas comunes y déficit de instalaciones para atender nuevas demandas de modernización.

ASN2 Ubicación geográfica de la Universidad en una zona de fallas geológicas, tormentas eléctricas y zonas de riesgo (deslizamiento).

VSN2-1 Carencia de una cultura preventiva, de mitigación y atención de emergencias.

VBU-Despacho, OPDI-Jefatura

Se realizó una campaña para sensibilizar a funcionarios y estudiantes sobre la prevención y manejo de emergencias. Se ha ejecutado un 19.6% del presupuesto al proyecto eléctrico del Plan de sostenibilidad y mantenimiento de la planta física.

De las dos acciones propuestas una se ejecutó completamente y fue calificada como eficaz, y la otra se encuentra en desarrollo.

VSN2-2 Fragilidad en el sistema eléctrico aéreo e interno.

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VSC2-4 Deficiencia en el seguimiento a los planes y programas propuestos con acciones de intervención oportunas para lograr las metas propuestas.

Zarzal

Se está adelantando la caracterización del área de influencia de la Sede Zarzal por medio de trabajos de grado de estudiantes de Administración de Empresas para elaborar documento con el Análisis de Entorno, se terminó uno de ellos.

La acción se ejecutó en un 25%

ASC11 Insuficiente participación de la sociedad en los procesos de planeación.

VSC11-1 La planeación institucional se realiza sin considerar las necesidades de la sociedad en su conjunto.

OPDI- Análisis Palmira, Yumbo, Tuluá, Cartago,

Norte del Cauca.

La OPDI realizó un análisis de percepción de la Universidad que servirá para la construcción del plan de Acción 2012-2015. Las sedes de Tuluá, Palmira y Yumbo han participado en los procesos de planeación de los municipios. Las sedes Tuluá y Palmira difundieron los informes entre los organismos municipales para mantener informada a la sociedad sobre el quehacer de la Universidad.

Para tratar estas vulnerabilidades se planearon tres acciones, las unidades calificaron el 55% como eficaz.

ASC12 Implantación de elevadas metas nacionales para el sistema de educación superior.

VSC12-1 Elaboración de planes sobrevalorados para dar cumplimiento a las metas o indicadores nacionales.

OPDI- Análisis Administración, Salud, Ciencias, Socioeconomía,

FAI, IEP, Psicología, Ingeniería,

Palmira, Yumbo, Tuluá, Cartago, Norte del cauca.

La OPDI elaboró estudio que apoyó la propuesta de financiación de Universidades Públicas en la Reforma a la Ley 30. Se elaboraron 11 Planes de Acción entre las facultades, sedes e institutos con base en presupuestos aprobados y proyectados

De las dos acciones propuestas una se ejecutó totalmente y fue eficaz, la otra se ejecutó en un 85%.

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VH1-6 Incongruencia entre la planta de cargos actual frente a los requerimientos actuales y futuros de la Universidad.

OPDI-Calidad Palmira, Yumbo, Tuluá, Cartago,

Norte del Cauca, Dirección de

Regionalización.

La OPDI elaboró un estudio de la planta de cargos con base en las diferentes solicitudes que se han realizado; este estudio será presentado al Consejo Superior, a discreción de la dirección. Con relación a la propuesta de estructura de cargos para la seccionalización, las sedes no presentaron solicitudes al respecto, están a la espera de los resultados de la Comisión.

Las acciones fueron calificadas como no eficaces.

AH8 Fenómenos asociados a la cultura organizacional.

VH8-1 Insuficientes mecanismos de participación en los procesos de planeación.

OPDI- Análisis, Salud, FAI,

Psicología, IEP, Ingeniería,

Administración, Tuluá, Norte del Cuaca, Cartago, OPDI- Jefatura.

Se realizaron reuniones con los Consejos de Facultad e Instituto y la Dirección de Regionalización para informar los resultados del proceso de planeación y consultar a los estamentos. Se realizó una reunión cada semestre a las personas nuevas que ocupan cargos académico-administrativos para la difusión del proceso de planeación. Se han realizado 11 divulgaciones del Plan de Desarrollo, en el marco de la inducción y reinducción que se realiza a los docentes. Se vinculó un monitor y un estudiante de último semestre como personal de apoyo para el proceso de planeación.

De las 4 acciones las unidades ejecutaron el 67%y lo calificaron como eficaz.

VH8-2 Desestimación de la importancia del proceso de planeación por parte de las Unidades.

VH8-4 Insuficiente personal de apoyo y seguimiento al proceso de planeación.

APE10 Restricción en la asignación de recursos públicos por parte del Estado central.

VPE10-1 Alta dependencia del modelo de transferencias y falta de alternativas viables para la generación de ingresos adicionales afecta el proceso de planeación.

Norte del Cauca, Cartago, Tuluá,

Palmira.

Cartago, Tuluá y Palmira elaboraron un Plan de Acción articulado con el presupuesto de la sede priorizando el gasto y la inversión.

De las tres acciones propuestas se ejecutaron dos y un 75% fue calificado como eficaz.

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APE11 Directrices emitidas por el Estado central para la distribución de los recursos asignados.

VPE11-1 Insuficiente aprovechamiento de las oportunidades del entorno

OPDI-Análisis, Administración,

IEP, Salud, Psicología, FAI, Socioeconomía, Ingeniería, Norte del Cauca, Tuluá, Yumbo, Palmira,

Cartago.

Las unidades han emitido 46 boletines virtuales en el año realizando una revisión periódica del entorno. La OPDI emitió un boletín en cada semestre con las oportunidades más importantes del entorno, ver: http://paginasweb.univalle.edu.co/~planeacion/Analisis/Entorno.html

La acción se ejecutó y se consideró eficaz en un 77%



ASC13 Imagen negativa de la Universidad ante ciertos sectores de la sociedad.

VSC13-1 No hay una visión compartida de la comunicación para la gestión institucional.

Ingeniería, Socioeconomía, Humanidades,

Zarzal, Cartago, Norte del Cauca,

DINTEV, IEP, Yumbo,

Administración, FAI, Tuluá,

Psicología, Oficina de

Comunicaciones, OITEL, Rectoría,

Salud.

Se han realizado reuniones con los organismos directivos para la difusión de los contenidos del Acuerdo 003 del 10 de febrero de 2010 y de la importancia y legalidad de la comunicación en toda la universidad. Se ha ofrecido asesoría por parte de la OITEL en el manejo de la página Web y se han creado por parte de las unidades, espacios para cambiar la imagen de la universidad y la difusión de políticas de comunicaciones. Se han elaborado ocho documentos que incluyen el inventario y los mecanismos de presencia de la universidad.

Para tratar estas vulnerabilidades se planearon 17 acciones, con 37 metas de las cuales las unidades ejecutaron 23 y fueron calificadas como eficaces.

VSC13-2 Falta fortalecimiento y articulación de la estructura de comunicaciones a nivel organizacional.

VSC13-3 Insuficiente vinculación de los medios masivos de la Universidad con la misión y visión de la misma.

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VSC13-4 Insuficiente presencia de la Universidad en espacios y debates de interés nacional y regional.

ASC14 Imposibilidad de control de la información en medios electrónicos.

VSC14-1 No hay claridad sobre cómo se debe participar institucionalmente en los medios electrónicos (redes sociales).

DINTEV

La DINTEV no es el encargado de elaborar un documento con las recomendaciones del foro de discusión sobre la participación institucional en medios electrónicos. La Universidad ya abrió cuentas en medios electrónicos.


APE3 Incertidumbre frente a la reestructuración del sistema de regionalización.

VPE3-2 Los canales de comunicación entre el nivel central y el sistema de regionalización no son efectivos.

Rectoría, Zarzal, Ingeniería

Se tiene programado elaborar un diagnóstico para determinar los problemas de comunicación, realizando las sugerencias al Comité de Regionalización sobre la inclusión del tema de comunicaciones en el Sistema de Regionalización. Se espera poder realizar capacitaciones sobre temas de comunicación a no comunicadores.

Las acciones no se ejecutaron.




VH1-8 Desvío de metas y objetivos establecidos por la Universidad.

Oficina de Control Interno, FAI, Norte

del Cauca, Ingeniería,

Socioeconomía, Cartago, Tuluá, Administración,

Se realizaron auditorías continuas a los procedimientos y políticas establecidas. Se realizó seguimiento semestral a los resultados de planes de acción de las unidades académicas. Se ejecutaron el 91% de las capacitaciones para el fomento de la cultura de autocontrol.

Para tratar estas vulnerabilidades se planearon nueve acciones, las unidades ejecutaron y calificaron el 86% como eficaz.

VH1-9 No fomento de la cultura del autocontrol.

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AH12 Abuso en la utilización de los instrumentos de protección de los derechos fundamentales por parte de la ciudadanía.

VH12-1 Falta de experticia por parte de los funcionarios para la atención de requerimientos jurídicos y de control.

Oficina Jurídica, Ingeniería,

Administración, Salud,

Socioeconomía, FAI, Tuluá, Norte

del Cauca.

El 67% de los funcionarios han asistido a la capacitación y sensibilizaciones en los temas identificados como débiles en las normas. El 21% de las unidades han elaborado documentos que contienen los vacíos y los correctivos propuestos para modificar o aclarar las normas existentes.

Para tratar estas vulnerabilidades se planearon dos acciones, las unidades ejecutaron y calificaron el 21% como eficaz.

VH12-2 Vacíos en la normatividad institucional existente (Acuerdo 009 de 1997 del Consejo Superior).



ASC15 Surgimiento de nuevas tendencias administrativas a nivel de sistemas de gestión de calidad aunada a la percepción de que las normas son diseñadas con enfoque privado.

VSC15-1 Resistencia al cambio y a la apropiación de la normatividad por parte de los estamentos de la Universidad.

OPDI- Calidad

La Oficina de Calidad desarrolló tres actividades (Curso Abierto del GICUV, Charla de la NTCGP 1000 y mini revista N° 06 y el Calendario 2011) del Plan de GICUV para las unidades académicas y administrativas. Como parte del desarrollo del Plan de Despliegue del GICUV en Facultades e Institutos, se han conformado ocho comités de calidad en las facultades con su respectiva Resolución.


VSC15-2 Estructuras organizacionales poco flexibles.

ASC16 Falta de reconocimiento en la imagen de la Universidad como institución de alta

VSC16-1 Incumplimiento sistemático de requisitos establecidos al obtener certificaciones y no continuar el proceso de mejora continua.

OPDI- Calidad

La Oficina de Calidad ha capacitado a 85 funcionarios como auditores internos para garantizar el funcionamiento óptimo del sistema.


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calidad.

VSC16-2 Falta de un sistema de información que soporte el proceso de calidad.

El proyecto presentado al Banco de Proyectos para asignación de recursos de Estampilla 2011 se encuentra en espera de aprobación. El proyecto con la OITEL de la implementación del SVN para el manejo del archivo de los documentos del Sistema de Gestión Integral de Calidad ya fue aprobado.

AH8 Fenómenos asociados a la cultura organizacional.

VH8-5 Falta de compromiso de algunas personas frente al sistema de Gestión de Calidad para el desarrollo de sus responsabilidades.

Ciencias, Tuluá, Psicología, FAI, Ingeniería, Norte

del Cauca, Caicedonia,

Humanidades, Pacifico, Palmira, Socioeconomía, OPDI- Calidad, Administración

Las unidades han realizado actividades de reconocimiento a las personas que han participado en el Sistema de Gestión de la calidad. Se ha continuado con el seguimiento a los procesos auditados para el cumplimiento en tiempo y responsabilidades. Los estudiantes de Ingeniería de Sistemas de la Sede Tuluá, desarrollaron un Sistema de Información llamado Utuality Soft para el reporte de ACPM, Medición y Análisis de Indicadores, PQR`s, Listados Maestros de Documentos, Formatos y Registros, reportes de dificultades y Oficialización de Formatos. Se han realizado jornadas de sensibilización y socialización con funcionarios, profesores y estudiantes sobre el SGC. La Oficina de Calidad ha realizado capacitaciones para mejorar el diligenciamiento de la información aclararon conceptos sobre indicadores y ACPMS permitiendo plantear mejoras a los formatos de indicadores y ACPMS establecidos. Se conformaron y oficializaron siete comités de calidad con su respectiva Resolución para las sedes y/o Facultades.

Para tratar estas vulnerabilidades se planearon 16 acciones, las unidades ejecutaron el 96% y lo calificaron como eficaz.

VH8-6 Falta de claridad u omisión en la información suministrada sobre la gestión de los procesos.

VH8-7 Falta de representación de las unidades académicas en el proceso de gestión de calidad.

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APE12 Recursos restringidos del Estado para apoyar la implementación de los sistemas de calidad en las Universidades.

VPE12-1 Falta de asignación presupuestal para apoyar el proceso de gestión de calidad en la Universidad del Valle.

Ciencias, Socioeconomía,

Caicedonia, Ingeniería.

La Facultad de Ciencias asignó un presupuesto y se han realizado varias actividades como la encuesta de clima organizacional, dificultades académicas, etc. Desde la coordinación se realiza un seguimiento a los recursos asignados para las actividades de gestión de la calidad. En el presupuesto 2011 de la Facultad de Ciencias Sociales y Económicas se incluyó una partida para apoyar los procesos de gestión de calidad. La Decanatura de Ingeniería ejecutó en enero la partida presupuestal para la actividad de clima organizacional basado en los resultados de la encuesta realizada en el segundo semestre de 2010.

De las cuatro acciones propuestas se ejecutaron tres y fueron eficaces.




VSC2-2 Dificultad para generar más recursos por fondos especiales (extensión y posgrados).

Ciencias Tuluá,

Cartago, Norte del Cuaca, Socioeconomía,

Ingeniería, Administración,

DEEC.

La Facultad de Ciencias ha logrado promocionar a través de radio y prensa, el portafolio de servicios que ofrece la universidad. Se pautó en un periódico de circulación nacional para hacer más atractivos los programas de posgrados, ante las empresas privadas, egresados y otras universidades. A partir de un trabajo académico se está realizando un

Para tratar estas vulnerabilidades se planearon 16 acciones, las unidades calificaron el 55% como eficaz.

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análisis del entorno, para conocer las necesidades y crear nuevos programas de extensión. Actualmente todos los departamentos incluyen en la elaboración del presupuesto las partidas correspondientes. La sede Tuluá realizó el seguimiento al cumplimiento de las metas proyectadas por las coordinaciones de extensión y posgrados en su plan de acción, la Oficina de Posgrados cumplió sus metas en cuanto al presupuesto, La Vicerrectoría Administrativa no aprobó la presentación de un proyecto a la División Financiera para que el porcentaje de los dineros tomados para el fondo común realizados por posgrados sea adicionado nuevamente al presupuesto total de la Sede. Las sedes y facultades han avanzado en el análisis del entorno para conocer las necesidades y crear nuevos programas de extensión. Para el siguiente periodo se ha programado a través de estrategias de acercamiento el análisis del entorno de forma exhaustiva. Las facultades han incluido en el presupuesto, los ingresos por extensión. La Dirección de Extensión y Educación Continua, recibió copia y realizó el seguimiento de la propuesta de modificación de la Resolución 003. Se está a la espera de la Resolución definitiva. La Dirección de Extensión y Educación Continua en reuniones con la Dirección Universitaria ha presentado propuestas para permitirles a las unidades académicas desarrollar proyectos de extensión, sin embargo no se ha llegado a acuerdos específicos.

VSC2-3 Falta articulación entre las unidades académicas y la Dirección de Extensión y Educación Continua para la utilización y distribución de recursos eficientemente.

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VSC3-2 Asumir costos no previstos por el incumplimiento con la realización de eventos.

División Financiera

No está claro quién es el responsable de elaborar una propuesta de instructivo sobre manejo económico de costos imprevistos en la realización de eventos. La División Financiera ha logrado implementar procesos externos al campus teniendo puntos alternos para acceso del personal de la División Financiera, lo que ayuda a amortiguar el cierre de las instalaciones de la Universidad. Se hizo la solicitud a la OITEL de creación de multiusuarios para el ingreso a los sistemas financieros a los funcionarios de las dependencias.

De las dos acciones propuestas se ejecutó una y fue calificada como eficaz.

VSC3-3 Reprocesos y demoras en los trámites.

AH9 Fenómenos derivados de acciones o comportamientos (movimientos que afectan cuentas bancarias) de cualquier funcionario de las entidades financieras (bancos, fondos, fundaciones, cooperativas) con las que tiene relación la Universidad del Valle.

VH9-1 Control tardío de las dependencias con respecto a la información bancaria.

Tuluá, División

Financiera, FAI.

La Sede Tuluá realiza conciliaciones contra extractos que recibe de Tesorería en Cali para realizar un balance de errores y así proceder a registrar y totalizar las partidas bancarias que aún no están registradas. La División Financiera consiguió acceso al portal empresarial de las cuentas bancarias, permitiendo cumplir la meta de cinco días hábiles para la revisión de los extractos. La FAI realiza mensualmente las conciliaciones bancarias.

Se ejecutaron las tres acciones propuestas y se calificaron como eficaces.

AH10 Falta de apoyo de las Entidades Financieras en el establecimiento de controles.

VH10-1 Suplantación de identidad en la realización de pagos.

División Financiera

La División Financiera ha logrado avanzar en un 90% en la implementación del sistema de pago electrónico a terceros, actualmente se encuentra en la etapa de pruebas.

La acción propuesta se ejecutó en un 90% no fue eficaz.

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APE9 Crisis fiscal del Estado Central y los entes territoriales.

VPE9-3 No inclusión de los recursos en el presupuesto nacional, para la nivelación de los profesores

VADMIN- Despacho

La Vicerrectoría Administrativa no reporto sobre los informes presentados al rector con el fin de continuar con las gestiones realizadas ante el gobierno nacional.

APE13 Modificaciones en la legislación que afecten la sostenibilidad financiera de la Universidad.

VPE13-1 Falta de un soporte adecuado para atender las modificaciones en los requerimientos de los entes de control.

División Financiera, Ciencias,

Socioeconomía. Ingeniería, Tuluá, Administración,

Cartago.

La División Financiera llevó a cabo el contrato de Outsourcing con la Fundación General de Apoyo para el mantenimiento de las aplicaciones financieras. Todas las dependencias han realizado las actualizaciones periódicas para la formación, conocimiento y dominio de los responsables de los procesos financieros.

Las siete acciones propuestas se ejecutaron y se calificaron como eficaces.

VPE13-2 Falta de formación, conocimiento y dominio de la persona que maneja la información en las dependencias responsables del proceso.



ASC4 Surgimiento de otras instituciones educativas a nivel regional, nacional e internacional, con ofertas educativas con desarrollos tecnológicos que las hacen más atractivas a los usuarios.

VSC4-3 Insuficiente masificación, incorporación y adopción de las TIC en los procesos de Formación, Investigación, Extensión y Proyección Social y en la administración universitaria.

Administración, DINTEV, Ciencias,

Socioeconomía, Salud, Psicología, Ingeniería, Zarzal,

Yumbo, Tuluá, Cartago, Norte del

Cauca, OITEL, Biblioteca.

La Facultad de Administración apoyada en la Fundación General de Apoyo, realizó un benchmarking sobre el uso de las TIC a nivel nacional. La DINTEV realizó la presentación a los docentes para la creación de un curso virtual. El 70% de las unidades encargadas realizaron acompañamiento y asesoría a la comunidad universitaria para la apropiación de las TIC.

La cuatro acciones planteadas fueron calificadas como eficaces, solo una de ellas fue ejecutada en un 70%, el resto fueron ejecutadas en un 100%.

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ASC23 Existencia de hackers y software malicioso.

VSC23-1 Existencia de servidores sin administradores que cumplan con las políticas institucionales.

OITEL, Ciencias, Salud, FAI, Ingeniería,

Administración, Psicología,

Socioeconomía, Tuluá, Yumbo, Palmira, Zarzal,

Cartago, Norte del Cauca.

La OITEL elaboró y publicó en la web una política sobre el uso de recursos tecnológicos con relación a los servidores y a la red. Doce unidades enviaron un documento la OITEL que contiene un inventario de los servidores en las unidades académicas.

Las acciones propuestas fueron calificadas como eficaces, a excepción de las Facultades de Ciencias, Salud y FAI que calificaron una acción como no eficaz.

AH16 Disponibilidad de software ilegal.

VH16-1 Desconocimiento de políticas de derechos de autor y en tipos de licenciamiento.

OITEL, Ciencias, Ingeniería, FAI,

Palmira, Cartago, Yumbo,

Norte del Cauca, Administración,

Tuluá, Psicología, DINTEV.

La OITEL realizó un comunicado en agenda, y campus, sensibilizando a la comunidad universitaria sobre el uso de software ilegal. Se envió circular al CIT y posteriormente a la Rectoría. Las unidades elaboraron documentos exponiendo las políticas institucionales de propiedad intelectual para uso y desarrollo de software y derechos de autor, realizaron inventario de software y hardware de sus unidades, levantamiento de necesidades con su respectivo costo, seguimiento a las gestión que realizó la OITEL y se programaron capacitaciones para el uso de software libre con el objetivo de promover la adopción del mismo.

De las quince acciones propuestas, las unidades ejecutaron el 70% y las calificaron como eficaces.

VH16-2 Altos niveles de tolerancia en el uso de software pirata.

VH16-3 Resistencia en el uso del Software libre.

AH17 Acelerado proceso de cambio de las TIC a nivel global.

VH17-1 Insuficiente recurso económico y humano para la actualización, gestión y mantenimiento de la infraestructura y la gestión operativa de soporte para funcionar 7x24.

OITEL, Ciencias,

Salud, FAI, Ingeniería,

Administración, Psicología,

Socioeconomía,

La OITEL no ha recibido propuestas de los usuarios solicitando los servicios 7x24. El 38% de las unidades ha realizado actividades de sensibilización al interior de las Facultades Institutos y Sedes para la conservación de la seguridad de la información.

De las cuatro acciones propuestas el 41% se ejecutó y fueron calificadas como eficaces.

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VH17-2 Falta de conciencia frente al tema de la seguridad informática institucional y personal.

Cartago, Palmira, Tuluá, Yumbo,

Zarzal, Norte del Cauca, OPDI-

Calidad.

La OITEL está trabajando con el apoyo de la Oficina de Extensión en una serie de inducciones a empleados y estudiantes de los grupos de investigación acerca de seguridad informática.

VH17-3 Procesos informáticos no estandarizados.

APE21 Tendencia a mercantilizar los servicios de recursos tecnológicos de software y hardware.

VPE21-1 Inexistencia de un Plan Maestro de Desarrollo Tecnológico que incluya un plan de apropiación de TIC y oriente la inversión en cuanto a las necesidades de inversión, operación y mantenimiento de cada unidad.

OITEL, FAI, Ingeniería,

Administración, Socioeconomía,

Salud, Psicología, Palmira, Tuluá,

Norte del Cauca.

La OITEL en compañía de la Oficina de Planeación y las dependencias está elaborando una propuesta para la elaboración del Plan Maestro de Desarrollo Tecnológico. Las dependencias han realizado diez actividades de difusión sobre las directrices recibidas en las reuniones entre la OITEL y los representantes de informática de las unidades.

Las cuatro acciones propuestas las unidades ejecutaron el 33% y las calificaron como eficaces.

VPE21-2 Desconocimiento de políticas o reglamentación para la implementación, administración y uso de los recursos de TI por parte de los usuarios.

APE22 Aplicación de acciones legales por uso de software ilegal.

VPE22-1 Laxitud en el acatamiento de la política de propiedad intelectual, aunada con la ausencia de sanciones al usuario.

OITEL La OITEL no se compromete ni tiene los medios para mantener actualizada la información sobre la existencia de software en la universidad.


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ASC21 Ingreso de personas con intereses distintos al de la misión de la Universidad en el proceso de selección.

VSC21-1 Solo se puede hacer lo permitido por Ley.

VRAC-Despacho, RRHH

Se realizó propuesta de modificación de la Res. No.057 de 2008 la cual fue aprobada por el Consejo Académico mediante Res. No. 019 de 2011, para la modificación del proceso de selección. Se espera que para el 2011-II se puedan establecer los criterios para la selección de empresas que pueden participar en la realización de concursos externos para proveer vacantes definitivas.

De las dos acciones propuestas una se ejecutó y fue eficaz.

ASC22 El cambio tecnológico permanente no utilizado.

VSC22-1 Incapacidad de respuesta de los funcionarios de la Universidad frente al avance tecnológico.

RRHH, Salud, Ciencias, Ingeniería, FAI, Yumbo, Tuluá,

Norte del Cauca, DINTEV.

La División de RRHH levantó todas las necesidades de capacitación contemplando los aspectos tecnológicos, para presentar el plan de capacitación 2012-2015. El 60% de los funcionarios han participado en las capacitaciones tecnológicas programadas. La DINTEV ha realizado 22 talleres en el campus virtual gracias a los colaboradores del grupo de Nuevas Tecnologías.

Las acciones se ejecutaron en un 87% y el 55% de las unidades las calificó como eficaces. VSC22-2 Resistencia al

cambio tecnológico.

AH14 Ausencia de personal con el perfil exigido por las unidades académicas en las convocatorias docentes.

VH14-1 La situación de las universidades públicas, en términos de seguridad y ambiente laboral, es un factor que genera temor y dudas para la participación en las convocatorias.

Oficina de Comunicaciones

La Oficina de Comunicaciones a través de seis diferentes canales de comunicación ha informado de las cosas importantes y positivas que desarrolla la universidad.


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AH15 Existencia de mejores condiciones de desarrollo personal y profesional en el entorno.

VH15-1 No existe un programa de orientación hacia los jefes y funcionarios que permita que el proceso de educación y capacitación sea más efectivo. RRHH, DACA

Se han realizado las 24 temáticas propuestas en el Plan Institucional de Capacitación. La DACA ha realizado diez inducciones y reinducciones a profesores que ocupas cargos académico-administrativos, en el desarrollo de sus funciones. Se le ha brindado información a los funcionarios sobres los beneficios que ofrece la universidad.

Las acciones propuestas se ejecutaron y fueron eficaces. VH15-2 Desconocimiento de

las posibilidades y beneficios que la Universidad ofrece a los funcionarios.

APE18 Régimen estatal para la vinculación y permanencia de los docentes de las Universidades Públicas (Decreto 1279).

VPE18-1 Dificultad para enganchar y retener la planta docente de alto nivel de formación.

DACA No se realizó selección de nuevos docentes en la universidad con cargos académico- administrativos.

No se ejecutó la acción.

APE19 Políticas gubernamentales tendientes a la reducción del presupuesto para financiar la educación pública.

VPE19-1 La dinámica de crecimiento de la Universidad no es directamente proporcional al crecimiento del personal requerido para atender a la demanda.

Ingeniería

Se convocó a miembros de la Facultad de Ingeniería al debate sobre la reforma a la Ley 30. El representante profesoral evaluará las necesidades de otra actividad sobre el mismo tema


APE20 Incertidumbre frente a la vinculación de los docentes de las sedes regionales a la planta de la Universidad.

VPE20-1 No hay políticas claras para la vinculación de docentes de sedes regionales.

VAD- Despacho

La Vicerrectoría Administrativa no ha reportado informes sobre el avance de la Comisión del Consejo Superior y Académico para adelantar propuestas de estructuración del Sistema de Regionalización.

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ASC17 Exposición a virus, hackers o fallas en la infraestructura de la Universidad dejando sin funcionamiento los sistemas de información de bienes y servicios.

VSC17-1 Falta de infraestructura para mantener el proceso en línea las 24 horas en las unidades diferentes a la OITEL.

Psicología, Ciencias,

Socioeconomía, Ingeniería,

Administración, FAI, Palmira,

Tuluá, VADMIN-Despacho.

Se han realizado siete estudios sobre las necesidades de infraestructura de cada unidad teniendo en cuenta las directrices de la OITEL y de mantenimiento.

Se ejecutó el 66% y fue calificado como eficaz.

ASC18 Incumplimiento del Estado en la entrega de terrenos que afecte el aumento de cobertura en sedes regionales.

VSC18-1 Propiedad sobre bienes en sedes regionales en menor proporción que en la sede Cali.

Zarzal, Yumbo Las sedes Zarzal y Yumbo realizaron la gestión para la titularización de bienes inmuebles.


ASC19 Fácil acceso de personal a las sedes de la Universidad.

VSC19-1 Concepción que se tiene de lo público.

OPDI- Jefatura, Sección de Seguridad y Vigilancia

La OPDI realizó una propuesta de reglamentación del uso y respeto del espacio público la cual ha sido discutida en el Comité de Planta Física y falta ser aprobada por el Consejo Superior. La Sección de Seguridad y vigilancia levantó un procedimiento para conducir fuera del campus personas ajenas a la Universidad del Valle que sean sospechosas de cometer ilícitos o de alterar el orden. Se realizaron charlas (Resolución 765 de 2006, ingreso al Campus en horarios no hábiles) a estudiantes de intercambio, docentes y personal provisional.

Lac tres acciones se ejecutaron, solo dos fueron eficaces.

VSC19-2 Falta de seguimiento y acciones correctivas posteriores a las acciones de control que ejercen los vigilantes por parte de los organismos a los que les corresponde.

VSC19-3 Falta de cultura en el cumplimiento de normas.

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ASC20 Intoxicación por manipulación inadecuada de alimentos por parte de vendedores informales dentro del campus universitario.

VSC20-1 Falta de control sobre vendedores informales.

VBU-Despacho, OPDI- Jefatura,

Sección de Seguridad y Vigilancia.

La Vicerrectoría de Bienestar presentó a Planeación y la Vicerrectoría Administrativa una reforma a la Resolución 014. Se hizo el levantamiento del procedimiento de denuncia de la presencia de un individuo sospechoso al interior de la Universidad. La Oficina de Planeación se encuentra trabajando en el Plan de Recuperación del Espacio Público, adelantando proyectos de cerramiento e iluminación y licitaciones para la contratación de diseños de la cancha de futbol, sala de cómputo y lectura en los bajos de ciencias.

Se ejecutaron las acciones y fueron calificadas como eficaces.

VSC20-2 Falta de seguimiento y acciones correctivas posteriores a las acciones de control que ejercen los vigilantes por parte de los organismos a los que les corresponde.

VSC20-3 Concepción de espacio público de los predios de la Universidad.

AH4 Fenómenos derivados de los actos y comportamientos llevados a cabo por cualquier miembro de la sociedad.

VH4-1 Inadecuado control de la comunidad universitaria, visitantes, contratistas y personal no autorizado en las áreas seguras.

Sección de Seguridad y

Vigilancia, Sección de Compras y

Administración de Bienes, VADMON-

Despacho.

Como parte de la creación de un programa educativo que permita mejorar las condiciones de seguridad interna, se han capacitado a 65 personas y se espera poder capacitar a otras 60 más en seguridad y vigilancia. Se espera poder presentar la propuesta de actualización de reglamentos sobre los espacios para eventos y la revisión del proyecto de fortalecimiento del sistema de seguridad.

De las tres acciones propuestas se ejecutó una y fue eficaz.

AH11 En el mercado regional encontramos proveedores de bienes y servicios de mala calidad o muy costosos.

VH11-1 Desactualización y desinformación profesional del personal involucrado en los procesos.

DABS, División de Contratación, Sección de

Servicios Varios y Mantenimiento.

De acuerdo al estatuto y reglamento de contratación se han realizado cuatro capacitaciones al personal operativo en toma de decisiones en unidades descentralizadas sobre evaluación de propuestas.

De las cuatro acciones propuestas se ejecutó una y fue eficaz.

VH11-2 Falta difusión sobre el sistema de evaluación de proveedores (RUP).

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VH11-3 Contratación de proveedores de bienes y servicios para ejecutar diferentes actividades en forma simultánea.

Para el año 2012 la División de Contratación continuará con el rediseño de la sistematización de la contratación.

APE14 Cambio en la normatividad que regula el proceso de Gestión de Bienes y Servicios.

VPE14-1 Lentitud en el proceso de divulgación de las normas que regulan el proceso de Gestión de Bienes y Servicios.

DABS, Sección de Compras y

Administración de Bienes,

Sección de Gestión

Documental, VADMON-Despacho.

Se ha logrado reducir el tiempo máximo en que se debe divulgar la norma una vez esta se ha publicado.


APE15 Cambios constantes en las tasas de cambio.

VPE15-1 No contar con recursos suficientes para cubrir la diferencia cambiaria.

VADMON-Despacho.

La Vicerrectoría Administrativa no reportó la acción sobre la apropiación de una partida en el presupuesto para cubrir estas contingencias.

APE16 Carga tributaria para la contratación de bienes y servicios.

VPE16-1 Presupuesto planeado insuficiente para adquirir bienes y servicios conforme con las necesidades de la Universidad debido principalmente al desconocimiento de los impuestos requeridos para contratar con la Universidad.

División de Contratación

La División de Contratación ha realizado cuatro capacitaciones a coordinadores administrativos y personal técnico en elaboración de presupuestos contractuales. De igual manera, se realizaron cuatro capacitaciones sobre el nuevo Estatuto (Acuerdo 016 2010).

Las dos acciones se ejecutaron y fueron eficaces.

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ASC16 Falta de reconocimiento en la imagen de la Universidad como institución de alta calidad

VSC16-3 No se toman las acciones necesarias para solucionar los diagnósticos que se realizan en las evaluaciones.

Administración, Humanidades,

Ingeniería, Socioeconomía, Palmira, Tuluá,

Norte del Cauca.

Se ha implementado el formato o el acta donde se consignan y se hace seguimiento a las tareas en cada una de las reuniones que se lleven a cabo.

La acción se ejecutó en un 93% y fue calificada como eficaz.

AH13 Exigencias de calidad cada vez más altas por parte de los usuarios (comunidad, empresarios, Estado, estudiantes, sociedad).

VH13-1 Falta de compromiso de funcionarios frente al proceso de gestión del mejoramiento para el seguimiento de sus responsabilidades debido a una cultura institucional de rechazo hacia la implementación de herramientas de mejoramiento.

OPDI-Calidad Administración, Humanidades,

Ingeniería, Socioeconomía, Palmira, Tuluá,

Norte del Cauca.

La OPDI de Calidad ha realizado actividades encaminadas a mejorar el comportamiento de los funcionarios con Planes de Sensibilización y Socialización, del Sistema de Gestión de la Calidad. El 85% de los funcionarios que por sus funciones debían participar en el Plan de Sensibilización y Socializaciones SGC, lo hicieron activamente. Se han realizado las charlas sobre el GICUV y el cumplimiento a los requisitos de la NTCGP 1000:2009 en las Sedes, Facultades e Institutos, encaminadas a mejorar la divulgación del proceso de mejoramiento en unidades descentralizadas. La OPDI ha realizado dos capacitaciones sobre indicadores de Gestión y adicionalmente se han llevado acabo las reuniones con los responsables de los procesos explicándoles el uso adecuado de las caracterizaciones de indicadores, del formato de seguimiento, y como se elabora un indicador.

Para tratar estas vulnerabilidades se planearon 5 acciones, las unidades ejecutaron dos y fueron calificadas como eficaces y las otras tres acciones se ejecutaron en un 80%

VH13-2 Falencias en la socialización y comunicación del proceso de mejoramiento en unidades descentralizadas.

VH13-3 Inexactitud en la información suministrada por los responsables de los procesos sobre indicadores de gestión y acciones de mejoramiento.

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VH13-4 Falta de representación de las unidades académicas en el proceso de Gestión del Mejoramiento.

Todas las unidades mediante Resolución han creado los Comités de Calidad.

APE17 Exigencias por parte del Estado para la implementación de un SGC para el aumento de la competitividad de la UV sin los recursos suficientes.

VPE17-1 Falta de asignación presupuestal para apoyar el proceso de gestión de calidad en la Universidad.

OPDI-Calidad

La Oficina de Calidad en la búsqueda de fuentes de financiación que apoyen al SGC, solo cuenta con los recursos del fondo de inversión ya que no fue posible llevar a cabo el contacto con el SENA. Se ha realizado un análisis a los procesos administrativos, a través del cual se han logrado simplificar tres trámites (Se eliminó la expedición de certificado laboral para la solicitud de cupos en posgrados al interior de la Universidad, negociación del bono de matrícula financiera por Internet para los estudiantes de posgrado, eliminación de la impresión de los manuales de procedimientos para su aprobación).

De las dos acciones propuestas una se ejecutó y fue eficaz. VPE17-2 Complejidad en la

adopción de las normas.

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