OFICINA DE ESTADÍSTICA E INFORMÁTICA - … · en la base de datos de nuestro hospital. ......

“Año de la Promoción de la Industria

Responsable y del Compromiso Climático”

DISA. V LIMA CIUDAD

HOSPITAL NACIONAL CAYETANO HEREDIA

OFICINA DE ESTADÍSTICA E INFORMÁTICA

INFORME DE GESTIÓN

DEL AÑO 2013

BACH. ING. JULIO CESAR ORTEGA SALVADOR Jefe de la Oficina de Estadística e Informática

Oficina de Estadística e Informática – Informe de Gestión Periodo de Enero – Diciembre del 2013

2

CONTENIDO

1. PRESENTACIÓN..............................................................................................................3

2. ESTRUCTURA FUNCIONAL..........................................................................................4

2.1 MISIÓN……………………................................................................................4

2.2 VISIÓN…………………….................................................................................4

2.3 ESTRUCTURA DE LA OFICINA (ORGANIGRAMA)……………………...4

3. ACTIVIDADES DE LA OFICINA……………………………………………………..4

3.1 UNIDAD FUNCIONAL DE ESTADÍSITICA.....................................................5

3.2 UNIDAD FUNCIONAL DE INFORMÁTICA....................................................6

3.3 UNIDAD FUNCIONAL DE TELECOMUNICACIONES..................................8

3.4 UNIDAD FUNCIONAL DE ADMISIÓN............................................................8

3.5 UNIDAD FUNCIONAL DE ARCHIVO............................................................12

4. PRINCIPALES LOGROS………...……………………………………………………16

5. IDENTIFICACION DE FORTALEZAS.…...………………………………………….25

6. DIFICULTADES Y LIMTACIONES………...………………………………………..27

7. ACTIVIDADES PENDIENTES………...……………………………………………...30

8. PROPUESTAS DE MEJORA………...…………………..…………………….………31


3

1. PRESENTACIÒN

El siguiente es el Informe Gestión correspondiente al periodo de Enero - Diciembre 2013,

de las gestiones y acciones realizadas por todo el equipo humano que conforma la Oficina

de Estadística e Informática, cuyos resultados están acordes con las orientaciones generales

emitidas por la Dirección General de la Institución.

La Oficina de Estadística e Informática, es la unidad orgánica encargada de sistematizar la

información estadística generada en los diferentes departamentos asistenciales de la

Institución, haciendo uso de las herramientas de tecnologías de información y

comunicación orientando a los usuarios que visitan nuestra página Web, (Instituciones

públicas y privadas, estudiantes y la población en general), con el fin de dar a conocer el

estado de salud de la población que concurre al nosocomio, así como la contribución

académica en estudios de investigación, información estadística concerniente a los años

2010, 2011, 2012 y 2013.

El presente Informe de Gestión se ha estructurado en diez partes. La primera presenta el

Direccionamiento y orientación de la Oficina. La segunda enuncia la estructura funcional.

La tercera muestra las actividades de las diferentes unidades funcionales. La cuarta registra

los principales logros. La quinta presenta la identificación de fortalezas. La sexta muestra

las dificultades y limitaciones. La séptima registra las actividades pendientes. La octava nos

presenta las propuestas de mejora. La novena indica las conclusiones. Y la última nos

presenta las recomendaciones.

Agradezco a todo el equipo de trabajo que de alguna u otra forma están comprometidos con

la Oficina en hacer posible los logros del año 2013 que presentamos en el presente informe.

BACH. ING. JULIO CESAR ORTEGA SALVADOR

JEFE DE LA OFICINA DE ESTADÍSTICA E INFORMÁTICA


4

2. ESTRUCTURA FUNCIONAL:

2.1 Misión

Somos una Oficina encargada de recopilar producir, relacionar, procesar y analizar la

información estadística obtenida de las diferentes unidades productoras de servicios del

HNCH, así como de generar sistemas y organizar el flujo de información.

2.2 Visión

Ser una Oficina líder que apoye en la toma de decisiones con información estadística de

alta calidad, que organice de manera óptima el flujo de información del hospital Cayetano

Heredia.

2.3 Estructura de la Oficina (organigrama)

ESTRUCTURA ORGÁNICA

ESTRUCTURA FUNCIONAL

3. ACTIVIDADES DE LA OFICINA

La Oficina de Estadística e Informática para llevar a cabo sus funciones está estructurada

en cinco unidades funcionales:

Unidad Funcional de Estadística

Jefe Sra. Elba Cabrera Peche

Dirección General

Oficina de Estadística e

Informática

Oficina de Estadística e Informática

Unidad Funcional de

Estadística

Unidad Funcional de

Informática

Unidad Funcional de

Telecomunicaciones

Unidad Funcional de

Archivo Clínico

Unidad Funcional de

Admisión


5

Unidad Funcional de Informática

Jefe Ing. Marcos Periche Yenque

Unidad Funcional de Telecomunicaciones

Jefe Ing. Juan Peña Ruiz

Unidad Funcional de Admisión

Jefe Sr. Luis Epequin Horna

Unidad Funcional de Archivo

Jefe Lic. Martin López Loayza

3.1 Unidad Funcional de Estadística

OBJETIVO:

La Unidad de Estadística recopila, procesa y analiza información generada en

Consulta Externa, Hospitalización, Emergencia, Servicio de Apoyo, y Estrategias

Sanitarias, acción que es parte de la función de esta Unidad.

FUNCIONES:

Es la unidad orgánica encargada de:

Codificar y digitar los códigos CIE-10 registrados en la hoja HIS, emitida por

los médicos de la Consulta Externa.

Programar y ejecutar la recolección, validación, consistencia, procesamiento de

datos, consolidación, análisis y difusión de la información estadística de salud a

los usuarios internos y externos, según las normas establecidas.

Producir los indicadores estadísticos de salud para la toma de decisiones y la

generación de datos de acuerdo a las necesidades y prioridades de las unidades

orgánicas del Hospital.

Analizar e interpretar la información estadística para facilitar el proceso de toma

de decisiones.


6

3.2 Unidad Funcional de Informática

OBJETIVO GENERAL:

Mantener un servicio continuo y eficiente en la atención de los usuarios que hacen

uso del centro de cómputo y a los pacientes que dependen de los sistemas del

hospital.

FUNCIONES:


Planear, organizar, Dirigir y Controlar, el funcionamiento del Área de

Sistemas.

Determina normas y procedimientos del uso de HW y SW.

Propone, elabora e implanta nuevos sistemas necesarios en la Institución.

Supervisa y revisa la elaboración de proyectos de organización, métodos y

procedimientos, organigramas estructurales, funcionales y de niveles

jerárquicos.

Realiza flujogramas de procesos, normas y procedimientos de Sistemas.

Coordina y supervisa la elaboración de manuales, instructivos y formularios

para HW y SW.

Mantener al día las copias de Seguridad y la Seguridad de la Información en

la Institución.

Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.

Supervisa el trabajo del personal a su cargo.

ÁREA DE REDES

Control de la red.


7

Formular y supervisar el cumplimiento de la Planificación Estratégica en

Tecnologías de Información y Telecomunicaciones del hospital.

Dirigir, administrar y mantener la operatividad de los servidores y servicios de

red del hospital, y de establecer las acciones que permitan mantener la

seguridad informática y de telecomunicaciones.

Formular y organizar las políticas y Normativas de Uso y Desarrollo

Informático en la universidad, y controlar su cumplimiento.

Desarrollar y administrar sistemas de información como solución a los

problemas de información y necesidades de crecimiento de las diferentes

dependencias de la universidad.

Planear, administrar y mantener la operatividad de la infraestructura en

telecomunicaciones y el acceso a Internet.

Formular, dirigir, organizar y hacer cumplir la política de Seguridad

Informática de la universidad.

Evaluar los cambios y movimientos tecnológicos.

ÁREA DE PROGRAMACIÓN

Elabora los programas especificados por el Analista

Construye los prototipos

Colaboración en la elaboración de las pruebas funcionales, modelo de datos

y en las validaciones con el usuario

ÁREA DE SOPORTE TÉCNICO

Apoyar a usuarios en operaciones de implementación o adecuación de

servicios informáticos.

Detección y eliminación de virus y/o programas espías.

Instalación y mantenimiento de software propio o programas comerciales.

Instalación y configuración de componentes internos o externos.

Recuperación de datos eliminados o destruidos.

Elaboración de manuales y guías de funcionamiento.


8

Realización y control de copias de seguridad de la información sensible del

hospital.

Inventario y control de Hardware y software.

Desarrollo de políticas de uso de Equipos informáticos.

Formación de los usuarios.

Desarrollo de planes de mantenimiento.

3.3 Unidad Funcional de Telecomunicaciones

OBJETIVO GENERAL:

Analizar, evaluar, planear, diseñar y ejecutar los proyectos que favorezcan el desarrollo

de las telecomunicaciones en el hospital. Asimismo brindar soporte a nivel de

mantenimiento de equipos de comunicación teléfono, celulares y radio enlace.

FUNCIONES:


Lograr la provisión de servicios de telecomunicaciones, informática y

telemática en el ámbito institucional a través de las instancias pertinentes.

Recepcionar llamadas telefónicas

Realizar transferencias de llamadas a los diferentes anexos de la Institución.

3.4 Unidad Funcional de Admisión

OBJETIVO GENERAL:

Atender al paciente oportunamente con rapidez, calidez, amabilidad y respeto;

brindándole un buen trato e información con el fin de lograr mejorar la satisfacción

del paciente.


9

FUNCIONES:


Aperturar la Historia Clínica a todo usuario nuevo del hospital previa consulta

en la base de datos de nuestro hospital.

Actualizar y verificar las Historias Clínicas.

Elaborar el código de atención para los usuarios de la consulta externa.

Verificar en el sistema si tiene SIS.

Verificar en el sistema si no es paciente de Essalud.

Imprimir a los usuarios su contrato del SIS y no vigencia de Essalud.

Elaborar la hoja FUA para los pacientes SIS de admisión central y emergencia.

Elaborar la Historia clínica de emergencia para todos los usuarios que ingresan a

emergencia.

Recepcionar y codificar en el sistema las historias clínicas de emergencia

generadas.

Aperturar el código de atención para los pacientes SOAT de la consulta y de

emergencia.

Elaborar el carnet de atención del usuario nuevo en la consulta externa.

Buscar, verificar, actualizar y entregar el duplicado del carnet de atención para

los usuarios continuadores.

Buscar. Actualizar y entregar el duplicado de carnet de atención cuando el

usuario lo solicite.

Recepcionar, codificar y registrar en el sistema las fichas de atención rápida.

Clasificar las hojas de atención rápida que tienen Historia Clínica van a archivo

con cargo y las que no tienen Historia Clínica se archivan en admisión.

Emitir reporte diario por tópico de las historias clínicas de emergencia y

entregar al médico asistente encargado del tópico de turno.

Registrar en el sistema de admisión para los pacientes externos que requieran de

apoyo al diagnostico.

Dar citas a través del sistema a las diferentes especialidades del hospital en


10

admisión central.

Verificar del carnet del usuario con el sistema de citas la fecha, especialidad y

hora.

Aperturar el registro de hospitalización en el sistema a todos los usuarios que

requieran por la consulta externa o emergencia.

Elaborar la tarjeta de resumen de hospitalización a todos los pacientes

hospitalizados.

Recepcionar las hojas RO con cargo, clasificarlas y archivarlos.

Coordinar con las aseguradoras del SOAT la carta de garantía de los pacientes

que están en emergencia.

Otras funciones que asigne la jefatura.

AREA DE HOSPITALIZACIÓN

Impresión de reporte de pacientes hospitalizados según SIGHEO.

Censo Físico cama por cama de los pacientes en los diferentes servicios de

hospitalización.

Cambio de cama y transferencias de los pacientes en el Sistema de acuerdo a lo

encontrado en el censo físico.

Impresión de reporte de Pacientes hospitalizados posterior a los cambios

encontrados.

Ordenamiento de las tarjetas de hospitalización de acuerdo al censo.

De Haber algún inconveniente con la hospitalización de un paciente o que no se

encuentre alguno, coordinación con el servicio hospitalario respectivo y con el

área de cuentas corrientes para la regularización.

Ingreso a la plantilla Excel de movimiento hospitalario los cambios diarios que

se realizan.

Ingreso en un archivo adicional Excel, los movimientos de los pacientes que

ingresan y egresan de los servicios de UCI (Medicina, Cirugía, Pediatría y

Emergencia). Con sus diagnósticos respectivos.

Verificación del indicador final (CIERRE) para entrega al Departamento de


11

Procesamiento de Datos

Recepción de las historias clínicas que están de alta de todos los servicios de

hospitalización por parte de cuenta corriente

Clasifica las tarjetas de resumen de hospitalización con su respectiva historia

clínica

Se registra las historias clínicas en el cuaderno de altas de servicio de piso y de

emergencia

Codificación de historias clínicas y tarjetas de hospitalización según CIE 10

Registro de la codificación de las altas en el Sigeho

Clasificamos y se edita el estado de la historia clínica en caso de pacientes

fallecidos y Archivo especial

Clasificamos las historias clínicas por servicios (SIS y pagantes)

Registro en los cuadernos de cargo para entrega de las historias clínicas de alta

al archivo central y archivo especial

Ingreso a la plantilla Excel de los registros de la codificación las historias

clínicas de altas

Registro de los pacientes fallecidos que cuentan con certificado de defunción en

el sistema HVITAL del Minsa

Control y seguimiento de la entrega de las historias clínicas de altas por parte de

cuentas corrientes

Entrega de información a procesamiento de datos (plantilla Excel y tarjetas de

resumen de hospitalización)

Otras funciones que asigne la jefatura

AREA DE ORIENTACIÓN

Recepción de los usuarios que se atienden en la consulta externa.

Ordenar y clasificar las colas

Verificar la referencia de los usuarios asegurados (SIS,SOAT, pagantes)

Constatar que el usuario tenga DNI original

Clasificar a los usuarios de acuerdo al trámite que requiera realizar


12

Brindar información a todos los usuarios que requieran la misma

Otras funciones que asigne la jefatura

AREA DE ADMISIÓN – EMERGENCIA

Recepcionar, clasificar los documentos para trámite documentario.

Realizar los informes de los documentos que requieran por trámite

documentario.

Ordenar las fichas de atención por tópico, fecha y archivarlo.

Emitir y entregar reportes de emergencia al Jefe de guardia.

Buscar las historias de atención de emergencia en archivo pasivo según lo

solicite la jefatura para trámite.

Realizar el control de calidad de las historias clínicas de emergencia codificado

por tópico.

Entregar todos los días los certificados SOAT de los pacientes que se atendieron

a la oficina de Seguros.

Entregar quincenalmente las historias clínicas de emergencia de los pacientes

SOAT a la oficina de Seguros con cargo.

Apoyar en la atención de los pacientes cuando el caso amerite.

Sacar copia de las historias clínicas de emergencia y entregar a la oficina de

Seguros.

Otras funciones que asigne la jefatura.

3.5 Unidad Funcional de Archivo

OBJETIVO GENERAL:

La Historia Clínica y en general todos los registros médicos, constituyen

documentos de alto valor medico, gerencial, legal y académico, su correcta

administración y gestión contribuyen de manera directa a mejorar la calidad de


13

atención y sobre todo proteger los interese legales del paciente, del personal de

salud y del establecimiento bajo la NORMA TECNICA N°022-MINSA.

FUNCIONES:


Brindar una atención de calidad al paciente proporcionando la entrega

oportuna de las historias clínicas a los diferentes consultorios externos de la

Institución.

Salvaguardar la integridad y custodia de las historias clínicas.

Clasificar y archivar las historias clínicas por sectores del (00 al 99).

Recavar carnés de los diferentes consultorios externos para la entrega de

historias clínicas.

Recoger las historias clínicas de los consultorios externos finalizada la

atención. (Turno mañana y tarde).

Programar las historias clínicas de los pacientes citados con 24 hrs. De

anticipación.

Proveer historias clínicas originales así como las copias a los diferentes

departamentos de la Institución para la elaboración de informes médicos

solicitadas por los entes legales.

Prestar las historias clínicas para docencia e investigación, según lo

solicitados por los diferentes departamentos.

Realizar la foliación de historias clínicas especiales.

Registrar el movimiento de las historias clínicas, la SALIDA y RETORNO

en sistema de SIGEHO de las historias programadas y no programadas.


14

Distribuir las historias clínicas en el estante de distribución clasificado por

especialidad para la salida a los consultorios externos.

Apoyar en la reprogramación de las historias clínicas, su registro y

distribución.

Imprimir el pedido de las historias clínicas del SIGEHO y también desglosar

el pedido manual para su programación por los responsables.

Imprimir el cargo HIS para la salida de las historias programadas.

Recibir, verificar y firmar el cuaderno de cargo las historias clínicas de

pacientes hospitalizados remitidos por admisión.

Recibir las biopsias y anotarlas en cuaderno de cargo de PATOLOGIAS.

Conteo de las hojas de historia clínica para la solicitud de copia.

Recoger y verificar el retorno de las historias clínicas con salida a

consultorios externos.

Recepcionar las fichas de recién nacidos e insertarlas en las historias clínicas

correspondientes

Distribuir las historias clínicas a los consultorios externos asignados bajo su

responsabilidad de manera oportuna y inmediata. Además el personal del

turno tarde tiene que distribuir las historias clínicas 24 horas antes con el

cargo respectivo.

Recoger los carnets normales y especiales de los consultorios de manera

permanente.

Atender al público con amabilidad y respeto, resolver sus problemas y

quejas respecto a las historias, entrega de biopsias, etc.

Apoyar en la reprogramación de las historias clínicas, su registro y

distribución.

Búsqueda de las historias con los carnets de pacientes citados programados y

adicionales del área asignada bajo responsabilidad.

Vigilar por el buen mantenimiento y conservación de las historias clínicas.

Mantener el archivo ordenado y actualizado, catalogando apropiadamente

las historias que no tienen movimiento para ser trasladados al archivo pasivo


15

Aplicar mecanismos de seguridad interna en salvaguarda de los documentos,

equipos y/o recursos asignados a la unidad.

ÁREA DE TUPA

Cumplir los plazos establecidos por el TUPA.

Apoyo directo al TUPA, recepción de documentos, seguimiento del estado

del trámite en el sistema de TRAMITE DOCUMENTARIO y en algunos

casos fotocopiados de la Historia Clínica según requerimiento.

Foliado de la historia clínica solicitado por otras unidades, oficinas, servicios

o en casos legales.

Apoyo en la jefatura de OEI, desempeñando la labor de conserjería a las

diferentes unidades, servicios y oficinas dentro del hospital.

Reporte mensual de las fotocopias realizadas en el archivo, TUPA, y jefatura

según requerimiento del trámite.

Apoyo en el archivamiento de las Historias Clínicas de pacientes activos y

fallecidos.

Y demás funciones que la jefatura designe

4 PRINCIPALES LOGROS


En Abril del año 2012, se ha instalado la nueva versión del software del

registro de atención y otras actividades de salud HIS. (versión 3.05 del

Sistema HIS)

Retroalimentación de información estadística a los diversos Departamentos y

Servicios médicos y no médicos del Hospital Cayetano Heredia.

Con Resolución Directoral se aprobó el censo hospitalario, labor que es

realizada por personal de Enfermería y constituye la fuente de información


16

para el personal de Admisión (Estadística), que verifica los datos consignados

al realizar el movimiento hospitalario físico.


AVANCES DEL PLAN DEL SISTEMA SIGEHO V2

El desarrollo del sistema empezó con el Plan del proyecto aprobado por la

dirección General el Año 2012 CON R.D. Nº 060-2013-HNCH/DG, en la

actualidad se cuenta con un avance al 95 % de desarrollado, encontrándose muchos

módulo en la etapa de prueba, y listos para su implementación.

El Sistema Sigeho v2 es un sistema Integrado de información (Hardware, software,

red data, red eléctrica y comunicación) que permitirá tener una herramienta de alta

tecnología para la Gestión y para mejorar la toma de decisión.

Actualmente se viene desarrollando un Sistema Integra de Salud y Administrativo

desde el año 2012, y desarrollado en su mayoría el año 2013 con más recursos

humanos (Programadores). Indicando a continuación la situación actual del proceso

de desarrollo del Nuevo Sistema Integrado de Gestión Hospitalario – SIGEHO v2;

conformado por los siguientes sub-sistemas y módulos y sub-módulos:

SUB- SISTEMA ASISTENCIAL (SEAS)

Módulos Principales Funciones % Situación Admisión Central

Programación Citas

Generación de citas en base a la programación de horarios de los médicos. Estandarización de tiempos por cita (paciente nuevo, continuador y variación por especialidad)

100%

Pruebas

Consulta de disponibilidad de cupos por médicos o especialidad

100%

Pruebas

Reprogramación de Citas

Reprogramación de citas masivas y personalizas por medico x fecha

90% Pruebas

Archivo


17

Archivo

Listado de HC por HIS ( programas) 100%

Pruebas

Registro de movimientos de HC programadas( ingreso y salida de archivo y consultorio)

100%

Pruebas

Registro de movimientos de HC no programadas( ingreso y salida de archivo y interesado)

90% Pruebas

Reporte de movimientos 100%

Pruebas

Hospitalización

Hospitalización

Registro de Hospitalización 100%

Pruebas

Listado y Monitoreo de Camas ( semáforo) 100%

Pruebas

Control de tiempo de estadía por hospitalización y servicio

100%

Pruebas

Emergencia y Cuidados Críticos

Maestros Gestión de maestros: tablas generales: CPT, CIE10, ambulancias, ambientes, tópicos y camas

100%

Producción

Triaje

Registro básico de pacientes y recuperación de datos de la RENIEC

100%

Producción

Registro de exámenes preliminares 100%

Producción

Generación de ticket 100%

Producción

Ficha de atención y consolidado 100%

Producción

Admisión

Listado de pacientes pendientes de complementar datos de admisión

100%

Pruebas

Registro completo de pacientes, detalles de atención, admisión, acompañantes.

100%

Pruebas

Validación de tipos de pacientes: SIS, SOAT

100%

Pruebas

Ficha de emergencia y consolidado 100%

Pruebas

Atención

Listado de pacientes pendientes de atención

100%

Pruebas

Registro de datos de atención 100%

Pruebas

- Antecedentes: enfermedades, fármacos de uso frecuente, alergias o RAM, adicciones, cirugías, etc.

100%

Pruebas

- Exámenes adicionales y relatos 100%

Pruebas

- Apoyo al diagnóstico 100%

- Diagnóstico 100%

Pruebas

- Procedimientos médicos 100%

Pruebas


18

- Tratamientos 100%

Pruebas

-

- Interconsultas y derivación 100%

Pruebas

Ficha de atención y consolidado 100%

Pruebas

Unidad de Cuidados Intensivos ( UCI)

UCI

Registro de Paciente integrado con la RENIEC

100% Producción

Registro de Atención , cálculo de SOFA y APACHE

100% Producción

Reporte de Epicrisis, SOFA y APACHE y consolidados

100% Producción

Atención Inmediata

Atención Inmediata

Cola de pacientes por consultorio 100% Pruebas

Asignación de Adicionales 100% Pruebas

Registro de Atención de Paciente 90% Pruebas

Impresión de la Ficha de Atención Inmediata

90% Pruebas

Derivación (Consulta Ext. Emergencia) 10% Pruebas

Registro de toda la Ficha de Atención Inmediata

90% Pruebas

Modulo Apoyo Diag

Modulo Apoyo Diag

Módulo de Laboratorio 100% Pruebas

Módulo de Tomografía 100% Pruebas

Módulo de Ecografía 100% Pruebas

Módulo de Rayos X 100% Pruebas

Recepción de los pedidos de apoyo al diagnóstico según el modulo correspondiente

100% Pruebas

Consulta Externa

Consulta Externa

Cola de Pacientes por Consultorio (citas programadas)

100% Pruebas

Registro de la atención de CE según la especialidad

90% Pruebas

Ficha Electrónica de la Atención Consulta Ext

80% Pruebas

Interconsulta hacia otras especialidades 10% Pruebas

Derivación a Emergencia u Hospitalización 10% Pruebas

Sala de Operaciones

Sala de Operaciones

Ordenes de Intervención Quirúrgica 10% Pruebas

Operación 10% Pruebas

Recuperación Monitoreo 10% Pruebas

Consentimientos 10% Pruebas

Reportes 10% Pruebas

Farmacia

Mantenimiento de Productos (Medicamento e Insumo) y laboratorios

100% Pruebas

Almacén 5% Pendiente

Ventas 5% Pendiente

Farmacotécnia 5% Pendiente


19

Inventarios 5% Pendiente

Diagnósticos PEAS / NO PEAS

Diag. PEAS/ NO PEAS

Mantenimiento de Cobertura PEAS por Diagnostico

100% Pruebas

Mantenimiento de la Cobertura PEAS por Procedimiento

100% Pruebas

Tesorería

Caja

Listado de cuenta corrientes programada: consultas, órdenes de laboratorio, procedimientos médicos, recetas y consulta del tarifario institucional.

100%

Pruebas

Gestión de Tickets 100%

Pruebas

Anulaciones y devolución 100%

Flujo de caja 100%

Pruebas

Servicio Social


100%

Pruebas

Aplicación de exoneraciones 100%

Pruebas

Evaluaciones Socio Económicas 50% Desarrollo

Bienestar de Personal


100%

Pruebas

Aplicación de exoneraciones 95% Pruebas

Cuenta Corriente


100%

Pruebas

Re categorizaciones (x concepto y ctas. ctes.)

50% Pruebas

Liquidación de cuenta corriente 100%

Pruebas


Los equipos terminales (teléfonos) han sido adquiridos según la demanda, lo

cual ha permitido que existan equipos de diversas marcas y características

que permita un enlace único con el exterior y líneas secundarias que

permitan mayor número de atenciones simultaneas


20

Estadística de llamadas en la Central Telefónica Año 2013:

REPORTE DE LLAMADAS - HOSPITAL NACIONAL CAYETANO HEREDIA (AÑO 2013)

ENE FEB. MAR. ABRIL MAY JUN JUL AGO. SET.

OCTUBRE NOV. DIC. TOTAL

CELULAR 584 1,216 1,093 1,464 1,729 1,567 1,710 1,566 1,641 1,812 1,552 1,539 17,473

FIJOS 688 1,089 949 1,042 1,170 960 1,139 1,006 912 1,073 1,111 956 12,095 ENTRANTES 11,713 15,404 14,141 17,592 17,709 16,457 15,379 14,696 14,380 15,824 15,268 11,886 180,449 CONSULTA 1,209 1,477 1,569 1,757 1,634 1,102 1,565 1,668 1,487 1,458 1,269 1,366 17,561

TOTAL 14,194 19,186 17,752 21,855 22,242 20,086 19,793 18,936 18,420 20,167 19,200 15,747 227,578


El archivo general de historias clínicas almacena actualmente1, 400,000mil

historias, en el archivo central activo un aproximado de 500,000 y en el archivo

especial unas 60,000 mil, excediendo la capacidad de la infraestructura del área

física y la estantería metálica, por lo que la reubicación del archivo general hacia

el nuevo ambiente a generado mejores condiciones para la conservación,

custodia, disponibilidad y accesibilidad de las historias clínicas.

584 1,216 1,093 1,464 1,729 1,567 1,710 1,566 1,641 1,812 1,552 1,539

688 1,089 949

1,042 1,170 960 1,139 1,006 912 1,073 1,111 956

11,713

15,404 14,141

17,592 17,709

16,457 15,379 14,696 14,380

15,824 15,268

11,886

1,209

1,477 1,569

1,757 1,634

1,102 1,565 1,668 1,487

1,458 1,269

1,366 CONSULTA

ENTRANTES

FIJOS

CELULAR


21

ANTES


22

DESPUÉS


23

TRASLADO AL NUEVO AMBIENTE DEL ARCHIVO CENTRAL

TRASLADO AL NUEVO AMBIENTE DEL ARCHIVO ESPECIAL


24


En el año 2013 se ha llegado a ganar el 1er puesto en lo referente a colas cero

(tiempo de espera) a nivel MINSA

Se ha logrado tener una oficina centralizada en donde se realizan todos los

procesos de admisión.

Incremento del número de ventanillas en la Unidad de Admisión (de 13 a 18).


25

DESPUÉS


26

5 IDENTIFICACION DE FORTALEZAS


Se trabaja en coordinación con la Oficina de Planeamiento Estratégico, en la

elaboración de las Metas Físicas e indicadores de Proceso, Productividad y

Rendimiento.

La información de Gestión de Emergencia se construye en base a datos

registrados por Admisión de Emergencia. Con el monitoreo de las fichas de

los diferentes tópicos se ha mejorado el retorno de éstas, lo cual permite

enviar la Información a la DISA y MINSA en las fechas establecidas.

Cada mes se retroalimenta con información estadística de morbilidad e

indicadores al Departamento tanto de hospitalización y diferentes tópicos de

Emergencia del Hospital Cayetano Heredia.

Se consolida la información de las diferentes Estrategias Sanitarias en

coordinación con los encargados de éstas, lo cual permite cumplir con remitir

la información a la DISA en las fechas establecidas.

De la información de las Estrategias que es muy importante en las cuales se

trabaja las diferentes Metas Físicas que se encuentran involucradas en PpR, la

cuales son enviadas a la Oficina de Planeamiento Estratégico.


El personal de la Unidad cuenta en su mayoría con personal altamente

calificado para realizar sus funciones.

Se está renovando equipos informáticos con equipos modernos de última

generación.

Implementación con base de datos Microsoft SQL, controlador de dominio,

web, correo, proxy, dns, firewall, aplicaciones.

Se cuenta con página Web y correo institucional.


27

Estamos en la etapa de desarrollo y prueba de aplicaciones desarrolladas en

open source (java).


Se realizan mensualmente reuniones con el personal de telecomunicaciones

para resolver los problemas presentados durante el mes y buscar las

soluciones a todos los casos. También se toman acciones sobre las

problemáticas del personal del área.

Contamos con un equipo de aire acondicionado para mantener en buen

funcionamiento la Central Telefónica, los gabinetes de cableado y las tarjetas

internas.

Contamos con las normas y estándares de informática y telecomunicaciones

establecidas por el Ministerio de Salud, que rige el Hospital.


La unidad de archivo cuenta actualmente con una adecuada infraestructura, un

nuevo ambiente acondicionado para el archivamiento de historias clínicas.

También cuenta con personal con experiencia (en el archivo) distribuido

internamente según las funciones asignadas como: archivador, conserje,

personal de mesa (atención al paciente) y coordinador (mañana -tarde).

Equipamiento de nuevos equipos informáticos para mejorar la atención de

calidad y eficacia al paciente.

Contar con dos turnos para la atención oportuna de los pacientes y/o médicos

que solicitan Historias Clínicas durante los turnos de la mañana, tarde y noche.


Se ha logrado disminuir el tiempo de espera en la unidad de admisión con

respecto a los trámites en ventanilla gracias a que contamos con mayor cantidad


28

de recurso humano aptos para la atención al público.

Implementación del nuevo sistema de atención ambulatoria.

Programación de citas médico quirúrgicas. Antes se programaba el 16 de cada

mes, ahora la programación se realiza para 3 meses.

Horario de atención en ventanillas de Admisión de 06:00 a.m. a 19:00 horas.

Equipo de orientadores, que se encargan de brindar información a los diferentes

usuarios externos e internos tenemos 6 personas en el turno mañana y 4

personas en el turno tarde.

Contamos con personal idóneo para poder atender la demanda de atención en la

consulta externa dándole un mejor trato al paciente.

6 DIFICULTADES Y LIMTACIONES


La información de consulta Externa tiene como fuente la Hoja HIS, a partir de la

cual se ingresan los registros de atenciones realizados para obtener los reportes

necesarios. Sin embargo, aún persiste el llenado inadecuado de la Hoja HIS por

parte del personal responsable de las atenciones.

El Sistema de Emergencia presenta deficiencia en cuanto a los reportes, ya que

el mismo no acumula todas las atenciones por periodos diferentes al mes

(trimestral, semestral o anual) .

Dentro de la información que se tiene que enviar a la DISA de los diferentes

servicios no contamos con el apoyo de Rayos X ya que su información la envía

fuera de fechas establecidas.


No se cuenta con todas las licencias del software propietario que se utilizan en

el hospital a nivel de estaciones de trabajo, servidores y aplicaciones.


29

Existencia de equipos informáticos (hardware) con baja performance por su

antigüedad.

La central telefónica es alquilada.

Falta de equipos informáticos para integrar todas las áreas a la red data del

hospital.

No se cuenta con una infraestructura de red de data del hospital adecuado,

No se cuenta con un sistema de red eléctrica exclusivo para la red de data del

hospital.

Falta de equipamiento y ambiente y ambiente adecuado para las áreas de la

unidad de Informática.

Existe personal con poca capacitación o experiencia.

No se cuenta con un plan de capacitación y actualización al personal de

informática sobre TiCs

No se cuenta con un ambiente adecuado para el Data Center y

Comunicaciones.

El sistema informático del hospital no integra a todo los procesos del hospital y

este hecho en una tecnología antigua.

Rápido avance tecnológico que genera desgaste de equipos.

El cambio de autoridades y lineamientos del plan estratégico

Aumento de riesgo en la seguridad informática (delitos informáticos)

Otras instituciones que requieren de personal capacitado en TICs


Debido al crecimiento poblacional y que realiza llamadas al hospital, muchas

veces insatisfechas, tenemos servicios que no cuentan con anexos agravando

esta situación por falta de interés o porque no se tomaron en cuenta el avance

importante en la actualidad de este medio de comunicación.


30

Otro punto importante es que no contamos con los radios enlaces para poder

comunicarse desde la central de radios con las ambulancias y a su vez

comunicación con el Ministerio de salud.

No se cuenta con herramientas de trabajo para la comunicación de perifoneo,

Tv-cerrada, Call Center y otros afines al área.

La central telefónica con la que actualmente cuenta el hospital es obsoleta, y las

tarjetas requeridas están discontinuadas. Básicamente lo que queremos es

optimizar costos en el transporte de voz e integrar las diversas formas de

comunicación, utilizando la red del hospital. De acuerdo al análisis de tráfico de

llamadas en el año es de más de 227000 llamadas recibidas en la Central

telefónica.


Durante el año 2013 la Unidad de Archivo a presentado muchas dificultades,

una de ellas es la constante retención de las historias clínicas en los consultorios

por parte de los médicos y personal técnico.

El envió de listado manual de Historias clínicas sobrepaso la demanda diaria, ya

que en la mayoría de casos se detecto que dichas historias eran solicitadas para

investigaciones y/o protocolos dificultando la entrega de las HC de pacientes

con cita.

El envió de los equipo de computo (computadoras e impresoras) de otro

servicio (usado), dificultan el trabajo del personal de mesa ya que

continuamente requieren de mantenimiento.


Pacientes del SIS mal referidos.

Médicos programados en el SIGEHO que no atienden en sus respectivos


31

consultorios.

Deserción de pacientes citados.

Los consultorios de: Cardiología, Anestesiología, Nefrología, Urología, son las

primeras especialidades que llegan al tope de su programación y nos dificulta

para dar las respectivas citas.

Falta de material de trabajo en la Unidad de Admisión.

Protección inadecuada del trabajador ante el contacto directo con el paciente.

Llenado incompleto en el formato de atención (FUA) cuando retorna a la

Unidad de Admisión

Problemas constantes con el sistema dificultan la atención de los pacientes.

Falta de material visual como gigantografias, avisos, letreros que guíen y

orienten a los pacientes

7 ACTIVIDADES PENDIENTES

Recursos Humanos

Se solicita la participación y selección, de personal capacitado, idóneo y

proactivo para las diversas Unidades.

Se solicita nivelar la cantidad del personal (mañana y tarde)

Equipamiento

Implementación con nuevos equipos de computo

Equipamiento de sillas (nuevas)

El abastecimiento oportuno en gran cantidad del material de oficina (papel

continuo, ligas, hojas bon etc.)

El abastecimiento en gran cantidad del material de bioseguridad (mascarillas,

guantes, alcohol, papel toalla, etc), ya que el ambiente de trabajo siempre está


32

expuesto a cualquier tipo de contaminación perjudicando directamente al

personal de ARCHIVO.

Mantenimiento y soporte de los equipos informáticos (computadoras,

impresoras, ticketeras, fotocopiadora).

Equipamiento de aire acondicionado.

Capacitaciones

Se solicita la capacitación constante (1 por mes), con tema de relaciones

interpersonales, relaciones humanas, estrés, ansiedad, etc.

Actualización de cursos sobre archivamiento, conserjería, atención al

usuario entre otros, que ayuden al personal en la eficiencia y calidad en su

desempeño, maximizando los estándares de la productividad laboral.

Recursos Humanos

Uniformizar la vestimenta del personal.

Solicitar el acceso a la RENIEC.

8 PROPUESTAS DE MEJORA


Implementación del sistema integrado de Gestión Hospitalaria que permita

lograr el registro de pacientes hospitalizados y de emergencia de tal manera

que los datos puedan ser validados para tener reportes confiables en tiempo

real.

Capacitación continúa al personal.

Disponibilidad oportuna (mensual) de material de oficina.



33

EQUIPOS DE CÓMPUTO

Considerar Procesadores de Tercera Generación.

Considerar la capacidad mínima de memoria de 4 GB.

Considerar la unidad de almacenamiento mínima de 500 GB. tecnología S-

ATA

Considerar Placas principales con el CHIPSET de la misma marca del

fabricante del procesador.

Considerar conectores de video VGA y HDMI

Considerar tarjetas de red 100/1000 Mbps.

Considerar Multigrabadoras tecnología S-ATA 3

Considerar fuentes de poder con capacidad real.

Considerar Case pesados de material resistente.

Considerar lectores de memorias SD y Micro SD

Considerar Monitores LED de 20 pulgadas.

Considerar teclado y mouse de alta durabilidad.

Considerar estabilizadores de corriente de 1 kva.

Tomar en cuenta el diseño de case de acuerdo al área y/o uso.

EQUIPOS DE IMPRESIÓN

Caja, Admisión, Laboratorio, Asistencia Social, punto de atención en

general.

Impresora Etiquetera Matricial con 3 copias y cortador automático.

Velocidad de Impresión Mínima de 4,7 LPS (a 40 Columnas, 16 cpp), 6.0

LPS (a 30 columnas, 16 cpp)

Numero de pines mínimo 09.

Interface USB


34

A nivel de Comunicaciones:

Considerar switchs de Core con enlaces de fibra multimodo de 1/10/40 GB de

Capa 3 Administrable.

Considerar switchs de borde Administrable con enlaces de fibra multimodo de

1/10/30 GB capa 2 con tecnología PoE para el tema de las cámaras de

seguridad.

Considerar gabinetes de comunicaciones empotrados no menores de 12 RU.

Considerar ordenadores de cables no menores a 2 RU y más uno de ser el caso.

Considerar cable UTP Categoría 6A cero halógeno para todas las instalaciones

Considerar ductos de 3/4 y de 1 pulgada para instalaciones nuevas empotradas

en paredes o bajo el piso.

Considerar cajas empotradas de 4X4X2 para la toma de datos.

En lugares donde deba de usarse canaletas considerar canaletas 60x40.

Considerar fibra multimodo OM3 y/o OM4.

Considerar equipos de vigilancia y Access Point PoE Clase 2 con

administración centralizada. (Confirmar)


Mejoramiento de la infraestructura y equipamiento de la Central Telefónica.

Evaluar, diseñar, planificar, implementar la compra de una central telefónica

con la última tecnología del mercado, que cubra las necesidades del Hospital

Nacional Cayetano Heredia y que pueda utilizarse con la telefonía IP.

Sugerimos se utilice la PC (Multimedia) de escritorio como un número

propio de extensión para realizar o recibir llamadas internas o externas,

gracias a un software de emulación telefónica Netmeeting, software del

proveedor u otro software para realizar dicha operación.


35

Se ha realizado las nuevas directivas, que se está presentando al Minsa para

ser aprobadas, que nos permitirá realizar un mejor control del uso de

telefonía y radio enlace; y que debe ser normado con respaldo de la Jefatura

de Estadística e Informática.

Para el buen trabajo de telecomunicaciones es importante tener personal

especialista (teléfonos) para realizar trabajos de cableado; y que debe contar

con los materiales e instrumentos necesarios para realizar un buen trabajo.


Se solicita con urgencia la ejecución de la depuración selectiva de historias

clínicas del archivo central activo, especial y pasivo. INFORME N°018-

N°082-N°097

Se solicita la implementación del desayuno y almuerzo a todo el personal de

la Unidad Archivo, ya que por motivo del asignamiento de las historias

clínicas, actividades depurativas, contaminación del ambiente de trabajo(

hongos y bacterias) ,el personal está expuesto a contraer cualquier tipo de

virus. Se adjunta INFORME N°067- N°285

Se solicita también finalizar con la instalación de los servicios higiénicos,

ubicados en el primer nivel de la unidad de archivo.

Realizar el cambio del sistema de iluminación existentes en la Unidad de

Archivo por uno de MAYOR POTENCIA (1er y 2do nivel).INFORME

Nº286-N°366

Se solicita la instalación de un sistema de ventilación para mayor confort del

personal.


36


Asesoría y capacitación permanente a todo el personal respecto a los

procesos de atención en la consulta externa.

Realizar cursos y/o talleres de sensibilización, relaciones humanas, CIEX.

Lograr la empatía y compañerismo entre todos los compañeros de LA

Unidad de Admisión.

Fuentes

Manual de Organización y Funciones (MOF)

Revista HNCH

Página web

Oficina de Gestión de la Calidad “Proyecto 0 colas”

Oficina de Planeamiento estratégico

Manual de Procedimientos de Consulta Externa

OFICINA DE ESTADÍSTICA E INFORMÁTICA - … · en la base de datos de nuestro hospital. ......

Documents

Transcript of OFICINA DE ESTADÍSTICA E INFORMÁTICA - … · en la base de datos de nuestro hospital. ......