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Nuevo Correo web (webmail)

Guía Básica

Diciembre 2015

ÍNDICE 1. INTRODUCCIÓN ...................................................................................................................... 3

2. CORREOS.................................................................................................................................. 3

1. REDACTAR Y ENVIAR UN CORREO ......................................................... 3

2. BÚSQUEDA DE CORREOS ......................................................................... 4

3. ETIQUETAR CORREOS .............................................................................. 6

4. CREAR UNA FIRMA ................................................................................... 7

3. DESCRIPCIÓN DE CARPETAS ....................................................................... 8

4. CONFIGURACIÓN DE LA CUENTA ............................................................................... 11

1. ESTABLECER ABSENCIAS ....................................................................... 11

5. OTRAS OPCIONES ............................................................................................................... 14

1. COMPARTIR FICHEROS........................................................................... 14

2. COMPARTIR CARPETAS .......................................................................... 15

3. REVISAR ORTOGRAFÍA ........................................................................... 16

1. INTRODUCCIÓN

El Correo COAC es una herramienta de correo electrónico, mensajería instantánea y

entorno de colaboración potente, sencilla y segura. Se puede usar desde cualquier

dispositivo (móvil, tableta, ordenador, etc.) y desde los principales navegadores. Sólo se

necesita una conexión a Internet y una dirección de correo electrónico COAC.

En esta guía se explican los puntos básicos para gestionar y configurar el entorno de

correo web, conocido como webmail.

2. CORREOS

2.1. REDACTAR Y ENVIAR UN CORREO

Para redactar un nuevo correo es necesario pulsar el botón “+” o la opción “Redactar”.

Se abrirá una la ventana de nuevo mensaje de correo.

Una vez redactado y seleccionados los destinatarios, si aún no se quiere enviar, se puede

seleccionar la opción “Guardar como borrador” para guardarlo en la carpeta de

Borradores.

ACUSO DE RECIBO

Si se desea notificación cuando el mensaje haya llegado al destinatario, es necesario

seleccionar la opción “Acuso de recibo”, clicando en la parte derecha “Otras opciones”.

ESTABLECER PRIORIDAD

Si se quiere cambiar la prioridad del mensaje de correo (por defecto Normal), se debe

pulsar “Prioridad” y seleccionar una de las opciones del desplegable.

2.2. BÚSQUEDA DE CORREOS

Para buscar correos, se pueden utilizar las opciones de búsqueda disponibles en la parte superior

derecha de la ventana del correo web.

BÚSQUEDAS RÁPIDAS

Es posible realizar una búsqueda rápida simplemente:

1. Seleccionando la carpeta donde buscar (entrada, borradores, enviados...)

2. Introduciendo el texto de la búsqueda

3. Clicando el icono o la tecla “Intro”.

Por defecto, la búsqueda se realizará sobre el mensaje de correo completo. Si se quiere

realizar una búsqueda por diferentes campos, se debe pulsar el icono del campo

Búsqueda y seleccionar el campo donde se quiere buscar (cuerpo, remitente,

destinatario, asunto, etc.).

BÚSQUEDA AVANZADA

Se pueden realizar búsquedas más detalladas desplegando el icono del campo

Búsqueda y seleccionando la opción “Búsqueda avanzada”.

Desde aquí, se puede:

Introducir diferentes criterios de búsqueda:

Añadir más de una carpeta de búsqueda:

También es posible guardar la búsqueda como carpeta virtual para tenerla disponible

posteriormente.

2.3. ETIQUETAR CORREOS

Desde el correo COAC también se pueden organizar los mensajes de correo y

etiquetarlos por nombre y colores. La opción de etiquetar los mensajes permite realizar

búsquedas avanzadas y filtrar por colores.

Para etiquetar un mensaje de correo, se debe seleccionar el mensaje con el botón

derecho del ratón, clicando “Marcar como...” y seleccionando la etiqueta que se desee.

La opción “Crear Marca” permite crear una nueva etiqueta con un Nombre y Color. Para

desplegar la paleta de colores disponibles, se debe pulsar el icono .

La opción “Modificar marcas” permite visualizar todas las etiquetas existentes,

modificarlas y crear nuevas, que se listarán automáticamente.

NOTA: se pueden modificar los colores de todas las marcas, pero sólo se podrán

eliminar las marcas personales.

2.4. CREAR UNA FIRMA

Para crear una firma que se adjunte al final de los correos, se debe pulsar el icono y

seleccionar “Opciones” y “Correo”.

Desde aquí, se debe seleccionar “Información Personal”.

En la parte inferior de la ventana se ubican las opciones de creación de firma, que puede

ser en formato texto plano o en HTML.

3. DESCRIPCIÓN DE CARPETAS

En la pestaña “Correo” de la izquierda, el usuario encontrará dos secciones:

En la parte superior:

o Carpetas de correo

predeterminadas

(Entrada, Borradores,

Enviados, Papelera y

Spam).

En la parte inferior:

o Carpetas del filtrado

Cloud Email Firewall

(CEF).

o Carpetas virtuales.

o Carpetas personales (en

caso de que las haya).

CARPETAS DE CORREO PREDETERMINADAS:

ENTRADA: mensajes de correos recibidos.

BORRADORES: mensajes editados sin finalizar, pero no enviados.

ENVIADOS: mensajes de correo que se han enviado.

PAPELERA: mensajes de correo que se han borrado (los correos de esta

carpeta se eliminarán automáticamente a los 30 días).

CORREO NO DESEADO (Spam): mensajes de correo que el sistema de filtrado

(o el usuario manualmente) marca como correo no deseado.

CARPETAS DEL FILTRADO: Este grupo de carpetas son las correspondientes al filtrado Cloud Email Firewall (CEF).

Su objetivo es facilitar al usuario el seguimiento del filtrado de sus correos

electrónicos.

VALID MAIL: todos los mensajes de correo recibidos y validados (CEF). Son

los mensajes que han entrado también en la bandeja de entrada de correo. Se

mantienen aquí durante 5 días (configurable) y después se borran

automáticamente.

MAIL PENDING OF VALIDATION: mensajes de correo pendientes de

validación. Esta carpeta contiene todos los mensajes de correo de destinatarios

que no han validado su mensaje, y su correo no ha sido entregado.

MAILING LISTS: mensajes de correo de listas de distribución a las que el

usuario pertenece o se suscribe.

NOTIFICATIONS: mensajes de correo de notificaciones del filtrado. Por

ejemplo, mensajes notificando que un correo ha sido rechazado.

VIRUS WARNINGS: mensajes de notificaciones de virus.

CARPETAS VIRTUALES

Incluyen todas las carpetas que se generen al realizar búsquedas de correo.

CARPETAS PERSONALES

Desde esta ventana se pueden gestionar las carpetas personales. El usuario puede crear

nuevas carpetas, modificarlas, subscribirse a las existentes desde Outlook (requiere

sincronizarse con el plugin de Spamina para Outlook) o desplegar todas las subcarpetas.

CREAR CARPETAS

Las carpetas personales se crearán desde la parte inferior, en la zona de Carpetas de

filtrado y virtuales.

El usuario podrá crear tantas Subcarpetas como desee para ordenar sus mensajes de

correo. Hay que desplegar la opción de "Acc. de carpeta" y seleccionar "Crear buzón".

Habrá que introducir un nombre y pulsar "Guardar".

Se pueden seleccionar, arrastrar y soltar los mensajes de correo que se desee mover

desde la ventana de correos a la carpeta creada.

FILTRADO DE MENSAJES

Cuando el sistema de filtrado automático bloquea un correo entrante, el usuario recibirá

un mensaje como el siguiente:

Este mensaje informa al usuario sobre los correos electrónicos que el cortafuego ha

determinado que no son válidos y, por tanto, ha bloqueado. También le permite

seleccionar la acción que desea realizar:

• Recuperar: Se recuperará el correo y se entregará como válido. Llegará, por

tanto, a la bandeja de entrada del usuario.

• Recuperar + lista blanca: Se recuperarán todos los correos provenientes del

remitente indicado que han sido bloqueados. Además, se añadirá el remitente a la lista

blanca para que, en el futuro, los correos provenientes de este remitente no se bloqueen.

• Lista negra: Se añadirá el remitente a la lista negra. En el futuro, los correos

procedentes de este remitente no aparecerán en este informe.

Por otro lado, si el usuario detecta un correo que considera que se ha filtrado

erróneamente, puede marcarlo como correo inofensivo o como correo basura, clicando

con el botón derecho sobre el mensaje:

4. CONFIGURACIÓN DE LA CUENTA

4.1. ESTABLECER AUSENCIAS

La función de Ausencia es útil para informar a los remitentes que no se pueden contestar

mensajes de correo. Cuando se tiene la respuesta automática activada, se envía el

mensaje de respuesta que se haya definido previamente.

Desde la pestaña de "Correo", hay que hacer clic "Filtros" y seleccionar "Ausencia".

En la pestaña "Opciones básicas" se puede definir el intervalo de fechas de ausencia, el asunto del mensaje y el motivo.

En la pestaña "Opciones avanzadas" se pueden configurar, por ejemplo, determinados

destinatarios a los que no notificar la ausencia.

Una vez definido el mensaje, si se quiere dejar activo, seleccionar "Guardar y activar". Si

no, se debe seleccionar sólo "Guardar".

4.2. REDIRECCIONAR CORREOS

Para redireccionar sus correos electrónicos a otra dirección de correo, el usuario puede

activar la opción de “Reenviar”.

Desde la pestaña de “Correo”, se debe clicar “Filtros” y seleccionar “Reenviar”.

Deberá introducir la dirección o direcciones adonde se quieren reenviar los correos y

seleccionar, si se desea, la opción de guardar copia de los mensajes en esta cuenta de

correo.

Una vez definida la redirección, si se quiere dejar activa, se debe seleccionar “Guardar

y activar”. Si no, se debe seleccionar sólo “Guardar”.

5. OTRAS OPCIONES

5.1. COMPARTIR FICHEROS

Para compartir ficheros sin tener que enviarlos como archivo adjunto en un mensaje,

el correo web del COAC permite subir archivos al sistema, de un tamaño máximo de

50 MB, y compartir con un número ilimitado de personas y tiempo (mientras se tenga

el servicio activo).

Para ello, hay que hacer clic en la pestaña de la parte superior "Otros" y seleccionar

"Archivos".

SUBIR UN ARCHIVO Y COMPARTIR

1. Pulsar la opción "Seleccionar archivo".

2. Buscar el archivo en el explorador de archivos y abrirlo.

3. Repetir desde el paso 1 si se quieren seleccionar más archivos

4. Pulsar la opción "Cargar archivo (s)".

5. Una vez cargado, aparecerá en la lista. Hay que seleccionar el archivo y pulsar

"Compartir carpeta".

6. Se abrirá la ventana de modificar permisos. Se debe introducir el correo del usuario

con el que se quiere compartir y establecer los permisos: Mostrar, Leer, Modificar,

Eliminar.

7. Pulsar Guardar si se quieren añadir más usuarios con quien compartir

8. Pulsar "Guardar y finalizar".

Una vez guardado, el usuario podrá ver lo que ha compartido con un usuario determinado

accediendo a la carpeta "Virtual Home Directories" y seleccionando el nombre del

usuario.

CREAR UNA CARPETA Y COMPARTIR

1. Para crear una carpeta en el directorio raíz, pulsar la opción de la izquierda "Crear

carpeta".

2. Para crear una subcarpeta, seleccionar una carpeta de la lista y pulsar la opción

"Crear carpeta".

3. Introducir un nombre y pulsar "Guardar".

NOTA: Si el usuario comparte una carpeta con otro usuario, todos los archivos y

carpetas existentes heredan los permisos; también las subcarpetas y archivos que se

creen posteriormente a la carpeta compartida, salvo que se modifique explícitamente.

DESCARGAR UN ARCHIVO

Para descargar un archivo hay que seleccionarlo y pulsar el icono de descarga

que aparece a la derecha del fichero.

5.2. COMPARTIR CARPETAS

Para compartir las carpetas con otros usuarios del correo web del COAC, hay que

acceder a la opción de configuración de correo

Una vez dentro, se debe seleccionar la opción "Compartir buzones".

Con ello, se abrirá una nueva ventana donde se deberán introducir los usuarios de

correo con los que se quiere compartir, la carpeta que se desea compartir y los permisos

que da sobre la carpeta (leer, insertar o enviar).

Una vez realizados los cambios, se debe seleccionar "Guardar".

5.3. REVISAR ORTOGRAFÍA

Para revisar la ortografía, se debe acceder a la opción de configuración de correo:

Una vez dentro, se debe seleccionar la opción "Redacción", marcar la casilla de

"Comprobar ortografía" y pulsar "Guardar" una vez se haya terminado.