Sistema OdontológicoObjetivos Generales

Automatizar el Proceso de Consulta, Tratamiento e H.C. del Paciente; así como el Control de Pagos.

Garantizar la Operatividad y el normal funcionamiento de los Sistemas en Producción y la Solución de los

Requerimientos de los Usuarios (Pacientes, Doctores y Personal).

Objetivos Específicos

Permitir la Concertación, Reserva, Reprogramación y Anulación de las Citas; tanto para Pacientes Nuevos

como Continuadores.

Permitir elaborar la H.C del Paciente para Registrar sus Antecedentes, Diagnostico 1 y Tratamiento, así como

el seguimiento de su Caso y Terapias.

Permitir Administrar la Caja para Pagos de Consultas, Tratamientos, Servicios, Descuentos, Promociones,

Devoluciones. Así como también Arqueos y Reposiciones,

Elaborar Reportes (Por Pantalla e Impreso)

Proteger la Información a través de Sesiones y Usuarios.

Contar con los Utilitarios Básicos (Calculadora, Editor de Textos, Editor de Fotos y Dibujos, entre otros).

ALCANCE

1 Apoyado por la BD del Vademécum Odontológico y CIE-10

Se realizará el Análisis, Diseño, Construcción, pruebas implantación y Transición del Sistema Odontológico SOD Ciclo de Vida del Proyecto

Descripción Hito

Fase de Inicio En esta fase se desarrollarán los requisitos del producto desde la perspectiva del usuario, los cuales serán establecidos en el Sistema. Los principales casos de uso serán identificados.

Fase de Elaboración

En esta fase se analizan los requisitos y se desarrolla un prototipo de arquitectura (incluyendo las partes más relevantes y / o críticas del Sistema). Al final de esta fase, todos los casos de uso correspondientes a requisitos que serán implementados en la primera liberación de la fase de Construcción deben estar analizados y diseñados (en el Modelo de Análisis / Diseño). La revisión y aceptación del prototipo de la arquitectura del Sistema marca el final de esta fase.

Fase de Construcción

Durante la fase de Construcción se terminan de analizar y diseñar todos los casos de uso, refinando el Modelo de Análisis / Diseño. El producto se construye en base a una iteración, produciendo una liberación a la cual se le aplican las pruebas y se valida con el Cliente / Usuario. Se comienza la elaboración de material de apoyo al Usuario. El hito que marca el fin de esta fase es la primera versión, lista para ser entregada a los Usuarios para pruebas beta.

Fase de Transición En esta fase se preparará la release para distribución, asegurando una implantación y cambio del sistema previo de manera adecuada, incluyendo el entrenamiento de los Usuarios. El hito que marca el fin de esta fase incluye, la entrega de toda la documentación del proyecto con los manuales de instalación y todo el material de apoyo al usuario, la finalización del entrenamiento de los usuarios y el empaquetamiento del producto.

Relación de actividades para el desarrollo del Proyecto (Diagrama de Gantt)

Diagrama Jerárquico y Funcional Consultorio Odontológico

SISTEMA ACTUAL CON QUE TRABAJA LA EMPRESA (FLUJO)

El Sistema actual se resume en el siguiente flujo:

Ingresa el Paciente

Comunica a la Secretaria que desea atenderse

La Secretaria revisa la Agenda y comunica al Paciente:

o Si puede ser atendido en el momento.

o Si el Doctor está atendiendo un Paciente y a continuación sigue él o;

o Si aparte del Paciente atendido hay más Pacientes en espera y su Orden de atención.

El Paciente decide:

o Atenderse en el momento

o Esperar

o Programar Cita para otro día

Paciente paga Consulta

Paciente es atendido por el Dentista y comunica su dolencia

El Dentista lo examina y le comunica Diagnóstico ,Tratamiento, Duración y Costo

Paciente decide si se hace el Tratamiento y se tiene el Presupuesto para efectuarlo

Si el Tratamiento se puede concluir ese día y el Paciente cuenta con el Presupuesto se atiende

El Paciente efectúa el Pago por el Tratamiento en efectivo a la Secretaria

Caso contrario se programa Tratamiento para otro día

ANALISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL

El Sistema actual es manejado de forma manual donde la información es almacenada en Carpetas, y estas en

Archivadores, lo que retrasa los procesos de búsqueda de cada Paciente, y a la vez, pone en peligro la información

confidencial de cada Paciente, ya que puede ser plagiada o dañada por algún accidente sucedido. El nivel de

organización es muy pobre, no hay seguimiento con Historia Clínica, no hay Formato de Inscripción para Nuevos

Paciente y Continuadores. Al no contarse con formatos los principales procesos de búsqueda, identificación y

seguimiento de cada paciente, están sujetos a pérdida de tiempo e información, identificación errónea y los

famosos transpapelamientos de información, lo que produce lentitud en cada uno de los procesos que se realiza

con cada paciente diariamente; esto se traduce en pérdida de dinero y de Clientes. Las Prótesis y Trabajos

Técnicos y Laboratorio se realizan de forma externa (Tercerizado). El contacto con los Proveedores es

directamente con el Dentista y no hay Almacén organizado (Kardex, Inventarios, Notas de Pedidos, Notas de

Entregas, Notas de Compras, etc). No hay Contabilidad adecuada (Presupuestos, Planillas, Técnicos Auxiliares,

Préstamos, Utilidades, etc)

PROBLEMAS

En conclusión se ha llegado a analizar que en el Consultorio Odontológico que se ha investigado existe una

importante pérdida de información principalmente en los procesos de:

Consulta de Citas

Control de Pacientes

Control de Pagos

Consulta de disponibilidad y

Programación de Citas

NECESIDADES DEL CONSULTORIO ODONTÓLOGICO

Controlar Citas

Programar Citas

Controlar Consultas

Registrar Pacientes

Controlar Pagos

NECESIDADES DE TODO EL SISTEMA

Controlar Consultas

Programar Citas

Controlar Pacientes

Reservar Cita

Consultar Disponibilidad

Hacer seguimiento del Paciente a través de la Historia Clínica

Administrar la Economía y Contabilidad

SISTEMA PARA UN CENTRO ODONTOLÓGICO

El Centro Odontológico tiene un Sistema Manual y desea implementar todos sus procesos en forma automatizada

a través del uso de Computadoras y Sistemas de Información para evitar la pérdida de datos, tiempo, y recursos

económicos. Y lo va a hacer de la siguiente manera:

SOLUCIÓN DE LOS PROBLEMAS IDENTIFICADOS EN EL SISTEMA ACTUAL

La automatización supondrá una notable mejora en la simplificación administrativa del Consultorio Dental, así

como la Atención misma del Paciente, ayudando a la Toma de Decisiones de los Usuarios del mismo,

principalmente al Dr. Pues le brindará una herramienta, que le ayudará a la hora de elaborar sus Diagnósticos y de

hacer seguimiento a sus Pacientes.

En primer lugar para controlar una cita se hace de 2 maneras (vía telefónica y trato directo).-Por vía Telefónica el

Paciente solicita una Consulta.-El Usuario registra datos del Paciente luego verifica disponibilidad de Consultas.-Si

se encuentra disponibilidad, programa la Cita generando así un Código de Citas.

Por trato directo el Paciente solicita su Cita, el Usuario registra sus datos, el Sistema convalida datos del Paciente,

si el Paciente está registrado, se programa la Cita caso contrario se procede a realizar su Historia Clínica

almacenando esa información en una Base de Datos de la Clínica luego se programa la Cita. Una vez realizada el

Control de Citas pasara a una interfaz que muestre todos los servicios que brinda el Centro Odontológico.

Pasando a la siguiente interfaz para realizar un proceso de control de pagos emitiendo una Boleta de Pagos. En

Resumen en el Sistema propuesto se automatizará el Proceso de Atención al Paciente, la Historia Clínica, el

seguimiento del Paciente, el Control de Pagos y la Administración del Consultorio Dental. Usando los siguientes

procesos:

Permitir concertar las Citas, Reservas, Reprogramación y Anulación; tanto para Pacientes Nuevos como

Continuadores.

Permitir elaborar el Diagnóstico, Tratamiento e H.C. del Paciente, así como el seguimiento de su Caso y

Terapias.

Permitir Administrar la Caja para Pagos de Consultas, Tratamientos, Servicios, Descuentos, Promociones,

Devoluciones. Así como también Arqueos y Reposiciones

Acceder al Vademécum Odontológico y CIE-10.

Elaborar Reportes (Por Pantalla e Impreso)

Realizar Estadísticas por Atención y Desempeño (Histogramas).

Proteger la Información a través de Sesiones y Usuarios.

Contar con los Utilitarios Básicos (Calculadora, Editor de Textos, Editor de Fotos y Dibujos, entre otros).

BENEFICIOS QUE BRINDARA EL NUEVO SISTEMA

A los Dentistas facilitara el seguimiento del Paciente e Historia Clínica, así como la impresión de las Recetas,

los Odontogramas, la Relación de Pacientes del día, los compromisos de Asistencia, Certificados, etc.

A los Usuarios en general como puede ser la Asistente o Secretaria, le facilitará llevar el Agendamiento de

Pacientes, los Trabajos de Oficina, la Reserva, Programación y Reprogramación de las Citas; arqueo de Caja,

Estado de Cuentas, impresión de Boletas y Facturas, etc.

Al Paciente lo beneficiará porque contará con una mejor atención y seguimiento de su caso, al llevar un

registro preciso de cada caso.

Permitirá el fácil, oportuno y fiable acceso a la información de Pacientes, Historias, Record de Pagos, así como

a la organización de la misma. Lo cual facilitará la Toma de Decisiones.

Permitirá la elaboración de Presupuestos mensual, semestral, anual o por el periodo que establezca el

Usuario.

Facilitará la impresión de Reportes resumidos por Pacientes, Pagos, Proveedores, Insumos, Pendientes, etc.

LIMITACIONES Y RESTRICCIONES DEL NUEVO SISTEMA

El Sistema es Monousuario

Funciona solo en PC de Escritorio, no en Móvil.

Requiere un costo adicional de Instalación, licenciamiento, aprendizaje, equipos, manejo y mantenimiento del

Sistema.

Si el Sistema falla o se interrumpe su funcionamiento, atrasa las labores de Atención a los Usuarios y

Pacientes

No es un Sistema Experto o de Información, pues, no asiste al Dr. En la obtención de los Diagnósticos, ni de

tratamientos.

Diagrama de Caso de Uso (Usuarios del Sistema Odontológico: (Actores: Dentista y Secretaria))

Diagrama de Caso de Uso (Consulta del Paciente: (Actores: Dentista, Secretaria, Paciente y Sistema))

DIAGRAMA DE ACTIVIDADES - RESERVAR CITA

DIAGRAMA DE ACTIVIDADES – REPROGRAMAR CITA

DIAGRAMA DE ACTIVIDADES – REGISTRA PACIENTE

DIAGRAMA DE ACTIVIDADES – DIAGNOSTICA ENFERMEDAD