NODO GUANENTA INFORME DEFINITIVO DE AUDITORIA...

CONTROL FISCAL, PREVENTIVO, PROACTIVO Y PARTICIPATIVO Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia.

www.contraloriasantander.gov.co

CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER CÓDIGO: RECF-16-01

INFORME DEFINITIVO SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL

Página 1 de 35

NODO GUANENTA

INFORME DEFINITIVO DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON

ENFOQUE INTEGRAL. MODALIDAD REGULAR

( No. 000007 21 Enero 2014 )

CABRERANA DE SERVICIO PUBLICOS S.A. E.S.P.

CABRERA - SANTANDER

AMINTA DUARTE RAMIREZ

GERENTE 2.011

CARLOS ARTURO MUÑOZ VESGA GERENTE 2.012

VIGENCIA 2011-2012





Página 2 de 35

ARGEMIRO CASTRO GRANADOS Contralor General de Santander

CARLOS FERNANDO PEREZ GELVEZ Contralor Auxiliar de Santander

SONNIA YANETH GARCIA BENITEZ

Sub. Contralora Delegada Para el Control fiscal

MERCEDES LEON ROJAS Profesional Especializada

COORDINADOR DE AUDITORIA

EQUIPO DE AUDITORIA

LUZ AMPARO RIOS SILVA Profesional Especializada

MABEL CONSUELO GONZALEZ JAIMES

Profesional Especializada





Página 3 de 35

TABLA DE CONTENIDO

Pág. INTRODUCCION. 4

1. ANTECEDENTES 5

2. ALCANCE 5

3. RESULTADOS DE LA AUDITORIA 5

3.1 SEGUIMIENTO OFICINA DE CONTROL INTERNO 5

3.2 EVALUACION FINANCIERA 7

3.2.1 BALANCE GENERAL 7

3.2.2 ESTADO SITUACION FINANCIERA ECONOMICA Y SOCIAL 16

3.3 EVALUACION LINEA PRESUPUESTAL 24

3.4 EVALUACION A LA CONTRATACION 28

3.4.1 FACTORES EVALUADOS 28

3.4.2 VIGENCIA 2.011 30

3.4.2.1 Obra Pública 30

3.4.2.2 Suministros 31

3.4.3 VIGENCIA 2.012 31

3.4.3.1 Ejecución Contractual 31

3.4.3.2 Obra Pública 32

3.4.3.3 Suministros 32

3.4.3.4 Consultoría u Otros Contratos 33

4. CUADRO CONSOLIDADO DE HALLAZGOS 34

5. CUADRO NUMERICODE HALLAZGOS 35

6. PRONUNCIAMIENTO 35





Página 4 de 35

INTRODUCCION

La Contraloría General de Santander, en cumplimiento de las facultades otorgadas por el artículo 267 de la Constitución Política y en cumplimiento de la Resolución 0617 de 27 de Septiembre de 2010, practicó Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Regular a la Empresa CABRERANA DE SERVICIOS PUBLICOS S.A. E.S.P. sobre las vigencias 2011 y 2012, la cual se efectuó aplicando los controles establecidos en la Ley 42 de 1993 y las políticas, normas y metodologías establecidas por este ente de control para los procesos de Control Fiscal, concordantes con normas de auditoría generalmente aceptadas, los criterios y conocimientos profesionales del equipo auditor; para ello se utilizaron pruebas selectivas y documentos e información que sustentan la gestión de la entidad; el desarrollo del proceso auditor se centró en evaluar la gestión fiscal y administrativa mediante un examen a los procesos ejecutados por la Empresa CABRERANA DE SERVICIOS PUBLICOS del Municipio de CABRERA en la VIGENCIA 2011 Y 2012, con el propósito de establecer los criterios con que se han utilizado los recursos que tiene la entidad para el cumplimiento de sus objetivos. La Contraloría General de Santander espera que este informe contribuya al mejoramiento continuo de la entidad y con ello a una eficiente administración de los recursos públicos, lo cual redunda en el mejoramiento de la calidad de vida de los ciudadanos. La valoración, los estudios y análisis de las áreas evaluadas en la presente auditoría se encuentran debidamente soportados mediante papeles de trabajo los cuales reposan en los archivos de la Contraloría General de Santander. El dictamen a los Estados Financieros fue realizado por la Contadora Pública MERCEDES LEON ROJAS con Tarjeta Profesional 68521-T, quien hizo parte del equipo auditor.





Página 5 de 35

1. ANTECEDENTES

La Empresa CABRERANA DE SERVICIOS PUBLICOS S.A. E.S.P. del Municipio de Cabrera, es un establecimiento de Servicios Públicos Domiciliarios, dotado de personería jurídica, patrimonio propio y autonomía administrativa, sometida al régimen jurídico previsto en la ley. Las actividades que realiza son la prestación de Servicios de Acueducto, Alcantarillado y Aseo en el área del Municipio de Cabrera – Santander. Mediante Acuerdo Municipal 005 de Julio 27 de 2.008, el Concejo Municipal le otorgó facultades al Sr. Alcalde Municipal del Municipio de Cabrera para adelantar trámites y actuaciones para la constitución de la empresa de Servicios Públicos, para la prestación de los servicios públicos de acueducto, alcantarillado y aseo en el Municipio de Cabrera Santander. El 14 de Noviembre de 2008, se protocolizó la constitución de la Sociedad Anónima Cabrerana de Servicios Públicos, cuyos accionistas son el Municipio de Cabrera con el 94% de las Acciones y la E.S.E. Centro de Salud San Pedro con el 6%. En la presente auditoria se aplicaron las políticas, normas y metodologías establecidas por la Contraloría General de Santander, para la revisión de cuentas concordante con normas de auditoría generalmente aceptadas, los criterios y conocimientos donde el auditor de la cuenta utilizó pruebas selectivas, documentos soportes e información suministrada por los responsables que administraron los recursos de la Empresa Cabrerana de Servicios Públicos S.A. ESP. 2. ALCANCE

La auditoría de la cuenta se orientó al análisis y evaluación de la gestión desarrollada por la entidad, en la administración de los bienes y recursos y el cumplimiento de su actividad misional, conforme a las normas y principios que regulan el ejercicio de la gestión fiscal, con los procedimientos establecidos por la Contraloría General de Santander, sobre los documentos e información suministrada por la Empresa Cabrerana de Servicios Públicos S.A. ESP.

Es responsabilidad del Representante Legal de la Entidad el contenido de la información suministrada. Para realizar el presente informe se efectuó sobre la base de un análisis y evaluación de información y cifras registradas en la rendición de la cuenta a través del aplicativo SIA, así como a los resultados que se observaran en el trabajo de campo que se realizó en la auditoría efectuada a esta Entidad.

3. RESULTADOS DE LA AUDITORIA

3.1 SEGUIMIENTO A LA OFICINA DE CONTROL INTERNO

Hallazgo No.001





Página 6 de 35

Según certificación subida al Sistema Integral de Auditoría SIA, tanto la ex – Gerente como el actual Gerente certifican que el Modelo Estándar de Control Interno (MECI), no se aplica a la Cabrerana de Servicios Públicos.

El modelo Estándar de Control Interno. MECI 1000:2005 (Decreto 1599 de 2005), tiene como fin servir de control para que las entidades del Estado logren cumplir con sus objetivos institucionales en el marco legal aplicable a ellos. Igualmente se debe tener en cuenta: Lo establecido en el Art 5 de la Ley 87 de 1993 “Por la cual se establecen

normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones”.

Articulo 5. CAMPO DE APLICACIÓN: “La presente Ley se aplicara a todos los organismos y entidades de las Ramas de poder Público en sus diferentes ordenes y niveles, así como en la organización electoral, en los organismos de control, en los establecimientos públicos, en las empresa Industriales y Comerciales del Estado, en las Sociedades de economía Mixta en las cuales el estado posea el 90% o más de capital social”.

Ley 142 de 1994. Por la se establece el régimen de los Servicios Públicos domiciliarios. Art 46,47,48 y 49

Por lo anterior, el equipo auditor tipifica un hallazgo de tipo administrativo con el fin de establecer metas para la corrección de las deficiencias internas en los sistemas de control al interior de la Entidad y de igual forma hacerle seguimiento en próximas auditorias. Tipo de Hallazgo : Administrativo Responsable : Carlos Arturo Muñoz Vega – Gerente RESPUESTA DE CABRERANA DE SERVICIOS PUBLICOS Con respeto a este hallazgo me permito manifestar lo siguiente: 1). Es importante precisar que la Empresa Cabrerana de servicios públicos S.A E.S.P, para la vigencia 2011 y 2012, periodo auditado por la Contraloría Departamental de Santander, no contaba con los recursos necesarios para la iniciación del diseño e implementación del Modelo Estándar de control Interno MECI, así como el sostenimiento y mantenimiento del mismo al interior de la entidad. De la misma manera es primordial la idoneidad y experiencia y conocimientos que se requiere por parte de los funcionarios así como del Gerente para la aplicación del MECI al interior de la entidad. 2). Por otra parte es de resaltar que la responsabilidad de establecer, mantener y perfeccionar el sistema de control interno corresponde a la máxima autoridad de la entidad con el apoyo de su grupo de trabajo, el cual debe ser adecuado a su naturaleza, estructura y misión de la organización, razón por la cual retoma gran importancia por parte de la actual Gerencia el de iniciar las actividades de definición y diseño de los procedimientos de control interno, así como la evaluación periódica de su cumplimiento. 3). Cabe indicar que el Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP en la actualidad se encuentra en la actualización y socialización del nuevo modelo del MECI para la aplicación en las entidades del estado. De lo cual estaremos atentos para las capacitaciones programadas por parte de la Gobernación de Santander así como el Departamento Administrativo de la función pública.





Página 7 de 35

Por lo anterior, y con el ánimo de subsanar esta debilidad, se incluirá en el plan de mejoramiento respectivo las alternativas y acciones a adelantar por parte de la empresa para la implementación de modelo estándar de control interno MECE en la próxima vigencia.

CONCLUSION EQUIPO AUDITOR Teniendo en cuenta la controversia presentada por el ente auditado, donde aceptan la falencia presentada en el comunicado del hallazgo, el equipo auditor confirma el hallazgo administrativo para que se incluya en el plan de mejoramiento. 3.2 EVALUACION FINANCIERA 3.2.1 BALANCE GENERAL

Las cifras contempladas en la evaluación financiera están contempladas en miles de pesos.

Con base en los Estados Financieros de la vigencias 2.011 y 2012, presentados en el aplicativo SIA y entregados en el trabajo de campo, firmados por el Gerente de LA CABRERANA DE SERVICIOS PUBLICOS S.A. ESP, el Contador Público y la Revisoría Fiscal, correspondiente a la rendición de cuenta de la vigencia 2011 y 2012, encontramos la siguiente información financiera:

En el Balance General comparativo y la gráfica presentada anteriormente, observamos la evolución que ha tenido en sus Activos y Pasivos la Empresa Cabrerana de Servicios Públicos.

CUENTAS AÑO 2012 AÑO 2011 AÑO 2010 AÑO 2009 VARIACION %

CORRIENTE 1.310.546 3.868.754 42.024 46.871 (2.558.208) -195%

Efectivo 41.579 105.394 1.942 21.615 (63.815) -153%

Deudores 1.268.967 3.763.360 40.082 25.256 (2.494.393) -197%

NO CORRIENTE 1.100 1.100 1.100 1.100 - 0%

Propiedades, Planta y Equipo 1.100 1.100 1.100 1.100 - 0%

TOTAL ACTIVO 1.311.646 3.869.854 43.124 47.971 (2.558.208) -195%

CORRIENTE 1.326.701 3.889.916 61.470 54.845 (2.563.215) -193%

Cuentas Por Pagar 1.302.427 3.865.361 25.879 12.139 (2.562.934) -197%

Obligaciones Laborales y de Seguridad Social10.039 10.320 22.517 12.930 (281) -3%

Otros Pasivos 14.235 14.235 13.074 29.776 - 0%

NO CORRIENTE - - - - -

Pasivos Estimados -

TOTAL PASIVO 1.326.701 3.889.916 61.470 54.845 (2.563.215) -193%

Capital Autorizado y Pagado 10.000 10.000 10.000 10.000 - 0%

Capital Autorizado 100.000 100.000 100.000 - 0%

Capital Por Suscribir 90.000 90.000 90.000 - 0%

Resultados de Ejercicios Ant. (30.062) (28.346) (16.874) (1.716) 6%

Resultado Presente Ejerc. 5.007 (1.716) (11.472) (16.874) 6.723 134%

Total Patrimonio (15.055) (20.062) (18.346) (6.874) 5.007 -33%

TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO 1.311.646 3.869.854 43.124 47.971 (2.558.208) -195%

BALANCE GENERAL COMPARATIVO

CIFRAS EN MILES DE $

CABRERANA DE SERVICIOS PUBLICOS S.A. E.S.P.

ACTIVOS

PATRIMONIO

PASIVOS





Página 8 de 35

Es importante destacar que sus Activos en la vigencia 2.012, terminaron la vigencia con saldo de $ 1.311.645, siendo el de más alta representatibilidad la cuenta de deudores, la cual finaliza la vigencia con un saldo de $ 1.268.966, su porcentaje de participación en los Activos es del 97% EFECTIVO Y BANCOS HALLAZGO NO. 002 En el activo corriente encontramos la cuenta de Efectivo, la cual cuenta doce (12) cuentas corrientes y diecisiete (17) cuentas de ahorro para el manejo de los recursos financieros. De las cuentas bancarias que se conciliaron a Diciembre 31 de 2.012 algunas presentan partidas conciliatorias, lo que significa que no realizaron depuración de las conciliaciones bancarias, lo cual no permite conocer los saldos bancarios reales, dado que en la cuenta denominada Cabrerana de Servicios AAA presenta un saldo negativo o sobregirado a Diciembre 31 de 2.012 de $ 3.102 sin presentar justificación del mismo. De acuerdo a lo manifestado anteriormente, es importante para el control y manejo de los recursos realizar las conciliaciones Bancarias mes a mes y depurarlas, con el fin de conocer el movimiento tanto débito y crédito que se refleja en los extractos bancarios. El equipo auditor tipifica un hallazgo administrativo, con el fin de que mediante plan de mejoramiento se incluya dentro de las metas y se realice depuración de las conciliaciones bancarias. Tipo de Hallazgo : Administrativo Responsable : Carlos Arturo Muñoz Vesga - Gerente RESPUESTA DE CABRERANA DE SERVICIOS PUBLICOS En relación con este hallazgo le manifiesto lo siguiente. a 31 de diciembre de 2012 se realizaron las conciliaciones bancarias de todas las cuentas que se encuentran a nombre de la EMPRESA CABRERANA DE SERVICIOS PÚBLICOS S.A. ESP, determinando que la única cuenta que presenta sobregiro en libros es la cuenta de ahorros número 112-01-05368 de la cooperativa de ahorro y crédito Coomultagro Ltda por valor $ 3.101.904,69, debido a que se efectuaron pagos en el sistema contable por mayor valor del saldo que reporta el extracto bancario, se adjunta conciliación bancaria y extracto bancario. (2 folios). La gerencia de la empresa CABRERANA DE SERVICIOS PÚBLICOS S.A ESP, tendrá en cuenta la observación del presente hallazgo a fin de no reincidir en el error, y adelantara todas las acciones pertinentes con el ánimo de impedir que se vuelva a presentar esta situación. Además se realizará la depuración de todas las cuentas bancarias en las cuales ya no se estén realizando movimientos financieros, estas cuentas son constituidas para el manejo de los recursos de convenios interadministrativos, una vez liquidados los convenios se procede a realizar las respectiva cancelación de la cuenta. Dado lo anterior, se incluirá en el plan de mejoramiento respectivo con el fin de subsanar esta debilidad, y evitar que se siga presentando.

CONCLUSION EQUIPO AUDITOR Teniendo en cuenta que el ente de control acepta lo comunicado en el hallazgo, el equipo

auditor procede a confirmar el mismo.





Página 9 de 35

DEUDORES HALLAZGO NO. 003 Al realizar un comparativo de las vigencias 2011 vs. 2012 en los Balances reportados por la entidad, el equipo auditor evidencia que la Cartera se disminuyó en un 197%, pasando de $ 3.763.360 en el 2011 a $1.268.967 en el 2.012. Lo anterior disminución no corresponde a recuperación de cartera, se debe a una subestimación de la cartera, para lo cual se comprueba con la certificación emitida por el actual Gerente donde manifiesta que el valor de la Cartera Real corresponde a la suma de $3.474.707 de acuerdo a certificación emitida y firmada el 25 de Julio de 2.013, lo cual denota que la realidad financiera de la Cabrerana de Servicios Públicos es incierta, lo que afecta la razonabilidad de los Estados Financieros. El equipo auditor tipifica un hallazgo administrativo, teniendo en cuenta la subestimación que se tiene en los Estados Financieros en la parte de Deudores, lo anterior con el fin de que mediante plan de mejoramiento se corrija inmediatamente esta información y se proceda a presentar Estados Financieros razonables. Tipo de Hallazgo : Administrativo Responsable : Carlos Arturo Muñoz Vesga - Gerente RESPUESTA DE CABRERANA DE SERVICIOS PUBLICOS Con respecto a este hallazgo le manifiesto lo siguiente. La cuenta 14 DEUDORES de la EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS CABRERANA S.A. ESP, a corte 31 de diciembre de 2011 y 2012 se discrimina así:

DEUDORES 2.011 2.012

1408 SERVICIOS PÚBLICOS 37.739.014,00 38.041.136,00

1422

ANTICIPOS O SALDOS A FAVOR POR

IMPUESTOS. 0,00 1.519.000,00

1424

RECURSOS ENTREGADOS EN

ADMINISTRACIÓN. 3.725.621.097,27 1.233.210.056,09

1480 PROVISIÓN PARA DEUDORES (CR) 0,00 -3.804.113,60

TOTAL 3.763.360.111,27 1.268.966.078,49

Como se observa en el comparativo anterior en la relación de deudores se incluyen Recursos Entregados en Administración los cuales corresponden a Convenios Interadministrativos; la cuenta deudores de las vigencias 2011 vs 2012 presenta una disminución significativa de la cartera debido a que se recibieron los pagos y se realizó la liquidación de convenios interadministrativos. A continuación se relacionan las cuentas por cobrar por concepto de recursos entregados en administración (Convenios) por valor de $ 1.233.210.055.

RELACIÓN DE CUENTAS POR COBRAR RECURSOS ENTREGADOS EN ADMINISTRACIÓN (CONVENIOS) A CORTE 31 DE DICIEMBRE DE 2012 DE LA EMPRESA DE SERVICIOS

PÚBLICOS CABRERANA S.A. E.S.P.

NOMBRE DE LA ENTIDAD CONTRATANTE.

IDENTIFICACIÓN DE LA ENTIDAD CONTRATANTE

SALDO POR COBRAR A 31 DE

DICIEMBRE DE





Página 10 de 35

2012.

MUNICIPIO DE CABRERA 890205575

79.763.416,00

DEPARTAMENTO DE SANTANDER 890201235

77.596.921,00

DEPARTAMENTO DE SANTANDER 890201235

540.551.667,00

MUNICIPIO SIMACOTA 890208807

127.500.000,00


26.200.000,00


2.600.000,00


24.231.289,00


4.385.410,00

MUNICIPIO LA BELLEZA 890210617

45.974.200,00

MUNICIPIO LA BELLEZA 890210617

57.226.800,00

MUNICIPIO DE VILLANUEVA 890206250

247.180.352,00

TOTAL CUENTAS POR COBRAR

1.233.210.055,00

El Gerente de la EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS CABRERANA S.A. E.S.P. certifica por concepto de servicios públicos a corte 31 de diciembre de 2012 la suma de $ 3.474.707, según lo generado del sistema de facturación ACUASOFT. En los estados financieros al mismo corte la cartera por servicios públicos refleja un valor de $ 38.041.136, presentando una diferencia de $ 34.566.429 con respecto a la certificación expedida, debido a que desde la constitución de la empresa en el año 2009 viene arrastrando unos saldos pendientes de depurar, como se muestra en el cuadro adjunto.

EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS CABRERANA S.A. E.S.P. NIT. 900.253.669-7

CARTERA VIGENCIAS 2009-2012

CUENTA AÑOS 2009 2010 2011 2012

1408 SERVICIOS PÚBLICOS 25.256.903,00 37.912.129,00 37.739.014,00 38.041.136,00

140802 SERVICIO DE ACUEDUCTO 23.086.903,00 31.372.920,00 31.144.004,00 31.144.004,00

14080201 Cargo Fijo 19.049.414,00 18.553.040,00 18.553.040,00 18.553.040,00

14080202 Consumo 16.236.414,00 10.006.880,00 9.777.964,00 9.777.964,00

14080203 Aportes de Conexiones 480.000,00 480.000,00 480.000,00 480.000,00

14080208 Subsidio Consumo 0,00 0,00 0,00 0,00

14080210 Recargos Reconexiones 1.650.000,00 1.650.000,00 1.650.000,00 1.650.000,00

14080224 Medidor Y contador 683.000,00 683.000,00 683.000,00 683.000,00

14080225 Financiación Acueducto 0,00 0,00 0,00 0,00

140803 SERVICIO DE ALCANTARILLADO 2.015.151,00 3.266.011,00 2.900.292,00 2.900.292,00

14080301 Cargo fijo 1.849.300,00 1.592.893,00 1.592.893,00 1.592.893,00

14080302 Consumo 165.851,00 1.507.267,00 1.141.548,00 1.141.548,00

14080303 Subsidio Cargo fijo 0,00 165.851,00 165.851,00 165.851,00

14080307 Subsidio consumo 0,00 0,00 0,00 0,00

140804 SERVICIO DE ASEO 2.022.338,00 3.273.198,00 3.694.718,00 3.996.840,00

140804023 Recolección Y transporte 0,00 0,00 195.563,00 497.685,00

14080406 Subsidio Recolección 0,00 0,00 225.957,00 225.957,00

14080423 Cargo Fijo 2.022.338,00 3.273.198,00 3.273.198,00 3.273.198,00

Por otra parte la cartera presentada por concepto de Servicios Públicos está en proceso de depuración por parte de los miembros del comité de Sostenibilidad contable de la empresa, que fue creado mediante resolución No. 082 del 03 de septiembre del año 2013.





Página 11 de 35

Por lo anterior, se incluirá en el plan de mejoramiento respectivo para subsanar esta debilidad, y evitar que esta situación se siga presentando.

CONCLUSION EQUIPO AUDITOR De acuerdo a la controversia presentada por la Empresa Cabrerana de Servicios Públicos, en donde aceptan lo informado en el hallazgo, el equipo auditor procede a confirmar el hallazgo administrativo para ser incluido en plan de mejoramiento. PASIVOS La Empresa CABRERANA DE SERVICIOS PUBLICOS S.A. ESP a 31 de Diciembre de 2012, presenta Pasivos por valor de $ 1.326.701, el cual al compararlo con la vigencia 2.011 presentó una disminución del 193%, colocando al día sus obligaciones. PATRIMONIO HALLAZGO NO.004 La Empresa Cabrerana de Servicios Públicos S.A. ESP, realiza reforma de Estatutos mediante Acta No. 02, el numeral Tercero dice: “… Reforma parcial de

Estatutos. Toma la palabra el presidente de la reunión y manifiesta que se hace necesario reformar los artículos 5 y 6 de los Estatutos Sociales referentes al capital Autorizado y Capital Suscrito de la Empresa, debido a que actualmente se cuenta con mucha más experiencia en el desarrollo de su objeto social, los cuales serán de la siguiente manera:

…” Como se puede observar en el artículo 6 manifiestan que el Capital Suscrito y Pagado fue de $100.000.000, el cual no se evidencia ingreso de dinero a las cuentas bancarias de la Cabrerana de Servicios Públicos S.A. ESP, solo se visualiza este incremento en las cuentas del patrimonio, con lo cual se evidencia una falta Disciplinaria, dado que se realiza una reforma de estatutos, se incluyen en el Patrimonio de la Entidad, pero de igual manera no se hacen efectivos los mismos.

ACTUAL REFORMA

ARTICULO 5

Capital Autorizado. El Capital Autorizado

de la sociedad es de $10.000.000

divididos en 2.000 acciones de valor

nominal de 5.000 pesos moneda corriente

cada una.

Capital Autorizado. El Capital Autorizado

de la sociedad es de CIEN MILLONES DE

PESOS $100.000.000 divididos en 2.000

acciones de valor nominal de 5.000 pesos

moneda corriente cada una

ARTICULO 6

Capital Suscrito: El capital Suscrito y

pagado de la sociedad es de $10.000.000

moneda corriente: Representados en

acciones las cuales se encuentran

disribuidas entre los socios en la siguiente

manera: Municipio de Cabrera Acciones

suscritas 1.880 con valor nominal de

$5.000 correspondientes al 94% valor total

$9.400.000. ESE Cabrera Acciones

Suscritas 120 valor nominal 5.000

participacion 6% para un total de

$600.000.

Capital Suscrito: El capital Suscrito y

pagado de la sociedad es de

$100.000.000 moneda corriente:

Representados en acciones las cuales se

encuentran disribuidas entre los socios en

la siguiente manera: Municipio de Cabrera

Acciones suscritas 1.880 con valor

nominal de $50.000 correspondientes al

94% valor total $94.000.000. ESE Cabrera

Acciones Suscritas 120 valor nominal

50.000 participacion 6% para un total de

$6.000.000.

REFORMA ESTATUOS





Página 12 de 35

Como se puede apreciar en el cuadro anterior tenemos el patrimonio de la empresa durante los últimos cuatro años y se observa su evolución: En la gráfica anterior vemos la evolución que ha tenido el patrimonio el cual siempre ha sido negativo. Al revisar el Código de Comercio en su Art. 457 <CAUSALES DE DISOLUCION EN LA

SOCIEDAD ANONIMA> La sociedad anónima se disolverá: 1) Por las causales indicadas en el artículo 218; 2) Cuando ocurran pérdidas que reduzcan el patrimonio neto por debajo del cincuenta por ciento del capital suscrito, y 3) Cuando el noventa y cinco por ciento o más de las acciones suscritas llegue a pertenecer a un solo accionista.

Así las cosas, es importante advertir a la junta directiva y al representante legal sobre la importancia de capitalizar verdaderamente la Empresa o en últimas liquidarla, dado que desde su inicio siempre ha mostrado un Patrimonio negativo, el Código de Comercio manifiesta cuales son los motivos para liquidar una Sociedad Anónima. Por los comentarios anteriores el equipo auditor tipifica un hallazgo administrativo y disciplinario Tipo de Hallazgo : Administrativo y Disciplinario Norma Vulnerada : Ley 734 de 2.002Art.48 Numeral 52, Responsable : Administrativo

: Carlos Arturo Muñoz Vesga – Gerente : Néstor Álvarez Mantilla- Alcalde Municipal – Pres. Junta


Capital Autorizado y Pagado 10,000 10,000 10,000 10,000 - 0%

Capital Autorizado 100,000 100,000 100,000 - 0%

Capital Por Suscribir 90,000 90,000 90,000 - 0%

Resultados de Ejercicios Ant. (30,062) (28,346) (16,874) (1,716) 6%

Resultado Presente Ejerc. 5,007 (1,716) (11,472) (16,874) 6,723 134%

Total Patrimonio (15,055) (20,062) (18,346) (6,874) 5,007 -33%

TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO 1,311,646 3,869,854 43,124 47,971 (2,558,208) -195%

PATRIMONIO

http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/codigo/codigo_comercio_pr006.html#218





Página 13 de 35

: Disciplinario : Carlos Arturo Muñoz Vesga – Gerente

: Aminta Duarte Ramírez Ex Gerente : Nelly Sánchez Campos – Revisor Fiscal 2012

RESPUESTA CABRERANA DE SERVICIOS PUBLICOS Con respecto a este hallazgo le manifiesto lo siguiente. Mediante asamblea extraordinaria de accionistas de la empresa CABRERANA DE SERVICIOS PÚBLICOS de fecha 28 de septiembre de 2009, y según consta en el acta No. 01 de esta misma fecha se realizó reforma parcial de estatutos de la empresa CABRERANA S.A ESP, dicha reforma de estatutos fue registrada en la cámara de comercio de Bucaramanga seccional San Gil, en esta reforma de estatutos se aumentó el capital suscrito y pagado de la empresa. A la fecha de la realización de la auditoria por parte de la Contraloría General de Santander, se evidencia que no se ha realizado el pago del aumento de capital suscrito y pagado autorizado en esta reforma de estatutos, por parte de los accionistas de la empresa. Razón por la cual el gerente de CABRERANA DE SERVICIOS PÚBLICOS S.A ESP citó a asamblea extraordinaria de accionistas con el fin de buscar una solución a esta situación. Efectivamente el día catorce (14) de noviembre de 2013, se realizó la asamblea extraordinaria de accionistas de la empresa CABRERANA DE SERVICIOS PÚBLICOS S. A ESP, según convocatoria realizada por el gerente de la empresa, tal como consta en el acta No. 003 de fecha 14 de noviembre de 2013, en la cual el Gerente de la empresa manifiesta a los asistentes que según el hallazgo No. 004 del informe preliminar de auditoria realizado por la Contraloría General de Santander, advierten que mediante el acta extraordinaria de asamblea de socios de la empresa CABRERANA DE SERVICIOS PÚBLICOS S.A ESP, No. 01 del 28 de septiembre de 2009, se aumentó el capital suscrito y pagado de la empresa y que a la fecha no se ha hecho efectiva dicha reforma. En dicha asamblea el representante legal de la ESE Centro de Salud San Pedro del Municipio de Cabrera, dueño del 6% de las acciones de la empresa, manifestó que en la asamblea extraordinaria del 28 de septiembre de 2009, no se debió hacer la reforma de estatutos en cuanto al capital suscrito y pagado de la empresa, puesto que la ESE Centro de Salud San Pedro del Municipio de Cabrera está pasando por una situación financiera crítica, en la cual aportó los estados financieros de la ESE de los años 2009, 2010, 2011 y 2012 los cuales reflejan un déficit fiscal que hace imposible llevar a cabo la reforma del capital suscrito y pagado de la empresa CABRERANA DE SERVICIOS PÚBLICOS S.A ESP por parte de la ESE Centro de Salud San Pedro del Municipio de Cabrera. De igual manera el representante legal del Municipio de Cabrera, dueño del 94% de la acciones de la empresa, manifestó que no es posible dar cumplimiento a la reforma de estatutos aprobada en el acta No. 01 de asamblea extraordinaria de accionistas de fecha 28 de septiembre de 2009, debido que el Municipio de Cabrera al igual que la ESE no tiene los recursos disponibles para llevar a cabo este aumento de capital, y más aún cuando en los últimos años han venido reduciendo los recursos girados por el Gobierno Nacional a los Municipios. A su vez el gerente de la Empresa CARLOS ARTURO MUÑOZ VESGA, manifiesta en esta asamblea que está en total acuerdo con el Gerente de la ESE y el Acalde, porque según la situación financiera de las dos entidades accionistas de la empresa, es muy difícil dar cumplimiento a esta reforma de estatutos, porque ninguno de los accionistas contó con los recursos al momento de hacer esta reforma, ni cuentan en este momento

con los recursos para aumentar el capital suscrito. Consecuente con lo anterior, la





Página 14 de 35

Revisoría Fiscal, presentó las observaciones al respecto, sin embargo en virtud de lo expuesto anteriormente, no fue, ni es viable dicho aumento de capital. Llegándose a la conclusión por parte de los miembros de la asamblea que no es viable hacer efectivo el aumento del capital suscrito y pagado de la empresa CABRERANA DE SERVICIOS PÚBLICOS S.A ESP, autorizado en la reforma de estatutos aprobada mediante el acta No. 01 de 28 de septiembre de 2009, y se determina realizar la anulación del contenido total del acta No. 01 del 28 de septiembre de 2009, tal como se puede comprobar en el acta No. 002 de asamblea extraordinaria de accionistas de la empresa, de fecha 14 de noviembre de 2013. En estos momentos nos encontramos en el proceso de registro del acta No. 002 de fecha 14 de noviembre de 2013 ante la Cámara de Comercio de Bucaramanga Seccional San Gil. Por otra parte la empresa CABRERANA DE SERVICIOS PÚBLICOS S.A ESP, viene presentando un patrimonio negativo, desde el primer año de su creación, gracias a la gestión realizada por esta gerencia y a la austeridad del gasto que hemos implementado desde que asumimos la gerencia de esta empresa, en el año 2012 logramos tener una utilidad superior a los 5 millones de pesos, buscando poner en punto de equilibrio los gastos y los ingresos de la empresa. Con el fin de aumentar el patrimonio de la empresa, que en estos momentos es negativo, esta gerencia adelantara todas las acciones tendientes a realizar el avalúo comercial al lote de propiedad de la empresa denominado “Lote dos (2) El tanque” lote en el cual la empresa construyo un tanque de almacenamiento de agua, y se cree que con esta construcción, este avaluó superara los 50 millones de pesos, una vez se realizado el avaluó comercial de este lote dicho valor será ingresado a los activos de la empresa; lo que generara el aumento del patrimonio de la empresa y por ende se presentara el estado real del balance general dando liquidez a la empresa. De igual manera, se solicita que este hallazgo se tipifique Administrativo, ya que con las actuaciones, se está en proceso de subsanación de las inconsistencias halladas, y se incluirá en el plan de mejoramiento para que no se siga presentando. Se adjunta copia de las actas de Asamblea extraordinaria de accionistas de la Empresa CABRERANA S.A ESP del 28 de septiembre de 2009 y acta de asamblea extraordinaria de accionistas de la Empresa CABRERANA S.A ESP del 14 de Noviembre de 2013, en (9 folios).

CONCLUSION EQUIPO AUDITOR Se constata el envío de los soportes aludidos en la réplica, como son las actas donde se anula el incremento de Patrimonio; de igual manera se presenta un informe Pormenorizado de las actuaciones realizadas por la Gerencia de la Empresa Cabrerana de Servicios Públicos, se conduce a desvirtuar la presunta conducta disciplinaria endilgada en el hallazgo. No obstante, se deja en firme el alcance administrativo del hallazgo para su inclusión en Plan de Mejoramiento, para hacer seguimiento a la efectividad de las metas y acciones correctivas planteadas por la Gerencia.





Página 15 de 35

3.2.2 ESTADO DE SITUACION FINANCIERA, ECONOMICA Y SOCIAL

INGRESOS La Empresa Cabrerana de Servicios Públicos S.A. ESP a 31 de Diciembre de 2012 refleja unos ingresos operacionales de $ 63.414, el cual al compararlo con la vigencia 2.011 tuvo un incremento del 16%, en donde el mayor incremento lo tuvo en el servicio de Alcantarillado. A continuación presentamos una gráfica en donde podemos observar el comportamiento de los ingresos por servicios, se observa la evolución que ha tenido: Como se observa en la gráfica anterior el objeto de la Empresa Cabrerana de Servicios Públicos S.A. E.S.P, es prestar a la comunidad servicios de Acueducto, Aseo y Alcantarillado, en donde el servicio que genera mayor ingreso es el Servicio de Acueducto y por ende su costo es el más elevado, es importante manifestar mediante este informe de auditoría, que la Empresa solo lleva en


INGRESOS OPERACIONALES 63,414 53,531 52,440 45,756 9,883 16%

Ventas de Servicios Acueducto 50,881 43,663 42,515 37,477 7,218 14%

Ventas de Servicios Alcantarillado 5,711 4,718 4,950 4,000 993 17%

Ventas de Servicios Aseo 6,013 5,081 4,975 4,279 932 15%

No tributarios 809 69 - - 740 91%

GASTOS OPERACIONALES 115,919 95,391 82,877 97,051 23,731 20%

De Administracion 112,115 92,188 82,877 97,051 19,927 18%

Provisiones Agotam y Deprc. 3,804 3,804 100%

Costos de Ventas y de Operación 3,203

EXCEDENTE (DÉFICIT) OPERACIONAL(52,505) (41,860) (30,437) (51,295) (10,645) 20%

OTROS INGRESOS 60,384 42,338 18,977 36,794 18,046 30%

Otros Ingresos extraord. (Convenios)60,376 42,338 18,977 36,794 18,038 30%

Financieros 8

OTROS GASTOS 2,872 2,194 12 2,373 678 24%

Otros Gastos 2,872 2,194 12 2,373 678 24%

EXCEDENTES (DÉFICIT) 5,007 (1,716) (11,472) (16,874) 6,723 134%

CABRERANA DE SERVICIOS PUBLICOS S.A. E.S.P.

CIFRAS EN MILES DE $

ESTADO DE ACTIVIDAD FINANCIERA, ECONOMICA Y SOCIAL





Página 16 de 35

funcionamiento cuatro (04) años, El Estado de Resultados solo arrojó resultado positivo en la vigencia 2.012.

RELLENO SANITARIO

HALLAZGO NO.005

De igual manera se constató que en el Municipio de Cabrera no existe relleno sanitario, por lo que los residuos sólidos deben ser trasladados al Municipio de San Gil, lo cual hace que los costos se incrementen en el transporte de la misma.

El equipo auditor recomienda gestionar el área donde pudiese funcionar el Relleno Sanitario y de igual manera trabajar pedagógicamente con el reciclaje de los diferentes desechos y así se reduciría la cantidad de residuos sólidos que se debe llevar a los rellenos sanitarios, por lo que se tipifica un hallazgo de tipo administrativo, con el fin de fijar metas para el logro de los objetivos y por parte del ente de control hacerle seguimiento en próximas auditorías. Tipo de Hallazgo : Administrativo Responsable : Carlos Arturo Muñoz Vesga – Gerente RESPUESTA DE CABRERANA DE SERVICIOS Para dar respuesta a este hallazgo me permito manifestar lo siguiente. Es importante reseñar que, mediante concepto técnico SGA No. 331 de diciembre 07 de 2006, emitido por el coordinador de la línea de residuos sólidos, adscrito a la subdirección de gestión ambiental de la corporación autónoma regional de Santander – CAS, conceptúa que el documento “PLAN DE GESTIÓN INTEGRAL DE RESIDUOS SÓLIDOS DEL MUNICIPIO DE CABRERA”, fue revisado por medio de la matriz para evaluación de los –PGIRS- , adoptada por la CAS, mediante Resolución No. 00548 de julio 28 de 2004, dando cumplimiento con la totalidad de los dispuesto en el artículo 6 de la Resolución 1045 de septiembre 26 de 2003. Así mismo, la Corporación Autónoma Regional de Santander – CAS, a través de la Dirección General, mediante Resolución DGL No. 0885 de septiembre 01 de 2009, declara que el PLAN DE GESTIÓN INTEGRAL DE RESIDUOS SÓLIDOS DEL MUNICIPIO DE CABRERA, cumple con los requisitos establecidos en la Resolución 1045 de septiembre 06 de 2003; de conformidad a lo indicado en la Resolución DGL No. 0885 de septiembre 01 de 2009, el Municipio de Cabrera adopta el PLAN DE GESTIÓN INTEGRAL DE RESIDUOS SÓLIDOS, en concordancia con lo dispuesto en el artículo 9 de la Resolución 1045 de septiembre 26 de 2003. De acuerdo con la formulación y evaluación de alternativas del Plan Gestión Integral de Residuos Sólidos (PGIRS), aprobado y adoptado, como se describió anteriormente; el estudio de prefactibilidad y factibilidad estableció la alternativa denominada “No. 2” como social, técnica, financiera y ambientalmente viable para la implementación del (PGIRS) del municipio de Cabrera – Santander. En consecuencia el (PGIRS) municipal, se ha venido implementado bajo el principio de GRADUALIDAD, de la Política Nacional para la Gestión Integral de Residuos Sólidos, en donde el municipio de Cabrera – Santander, para el corto plazo ha atendido con recursos propios los aspectos más críticos identificados, los cuales están relacionados con el sistema inadecuado de disposición final local, principalmente. Basados en la jerarquía establecida para la gestión integral de los residuos sólidos; la alternativa seleccionada solo podrá alcanzarse y consolidarse en el mediano y largo plazo.





Página 17 de 35

Asimismo, se presenta los programas, proyectos y actividades, formuladas para la implementación del (PGIRS) del municipio de Cabrera, con respecto al componente de disposición final de la alternativa seleccionada mediante el análisis de factibilidad: De conformidad al componente de disposición final, el análisis de factibilidad de la alternativa seleccionada para la implementación del –PGIRS-, requiere que la disposición final de los residuos sólidos inertes sea realizada en el relleno Sanitario del Municipio de San Gil, para lo cual hasta la fecha el Municipio de Cabrera a través de la Empresa de Servicios Públicos Domiciliarios CABRERANA S.A. E.S.P., ha venido cumpliendo e implementando el –PGIRS-, como quiera que se cuenta con el respectivo Contrato Interadministrativo para la disposición final de los residuos sólidos en el relleno sanitario “El Cucharo” del Municipio de San Gil, celebrado con la Empresa de Acueducto, Alcantarillado y Aseo de San Gil ACUASAN E.I.C.E. E.S.P. De igual forma, el Municipio de Cabrera, de conformidad al principio de la precaución, y teniendo en cuenta el plan de contingencias del –PGIRS-, frente al riesgo del cierre del relleno sanitario “El Cucharo” del Municipio de San Gil, operado actualmente por la empresa de acueducto, alcantarillado y aseo de San Gil ACUASAN E.I.C.E. E.S.P.; realizo la localización de predios potenciales para disposición final de residuos sólidos, como implementación del componente de disposición final del Plan de Gestión Integral de Residuos Sólidos (PGIRS), el cual corresponde a la identificación de sitios que reúnan la características mínimas para la localización de un sistema de disposición final bajo la tecnología de relleno sanitario, toda vez que es el punto de partida para planificar el uso del suelo de acuerdo con sus potencialidades y las demandas requeridas, puesto que la definición de los sitios toma en cuenta criterios ambientales y técnicos, y se constituye en una medida preventiva para atender los impactos potenciales y garantizar desde las primeras etapas de la concepción del proyecto, su viabilidad ambiental. El estudio de localización comprendió un análisis ordenado de las características físicas, bióticas y socioeconómicas del área de interés que corresponden a la oferta ambiental, con el objeto de evaluar su aptitud para aceptar el proyecto de residuos sólidos. El producto del estudio fue la definición y localización de zonas donde es recomendable localizar el proyecto de tal forma que se garantice la prevención o mitigación de impactos y preservación del medio ambiente, en concordancia con las reglamentaciones de uso del suelo y del servicio público domiciliario de aseo. Para el desarrollo del estudio se definió una metodología basada en un sistema experto, apoyado en sistemas de información geográfica (SIG), el cual permitió combinar diferentes capas de información temática a través de criterios técnicos, ambientales, económicos y normativos para definir las zonas de localización, y desarrollar las siguientes fases: Fase I. Definición del área de estudio. El área de estudio hace referencia al espacio geográfico sobre el cual se realizarán los análisis y en el cual se buscarán los predios más apropiados. En un estudio del área se circunscribe al mismo territorio del municipio involucrado. Fase II. Selección de áreas a nivel general. En esta fase se buscó encontrar áreas que reúnan unos requisitos mínimos para el desarrollo del proyecto, empleando la herramienta de Sistemas de Información Geográfica, dada la extensión del área de estudio. Fase III. Evaluación local. La evaluación de las áreas identificadas en la etapa anterior comprende una inspección de campo, sobre las zonas aptas con el fin de localizar posibles predios. En esta evaluación se tienen en cuenta los criterios del entorno que se establecen en el Decreto 838 de 2005 y que no son analizados bajo el SIG en la fase anterior. Fase IV. Inspección de predios. Mediante la aplicación de una metodología ad hoc se identificaron y evaluaron un total de 3 predios, a los cuales de una forma puntual se





Página 18 de 35

analizaron a través de criterios técnicos, ambientales, económicos y normativos, en donde se estableció un orden jerárquico teniendo en cuenta un umbral mínimo que los califico como elegibles. Sumado a lo anterior la autoridad ambiental busca la creación de rellenos sanitarios regionales que cumplan con todos los requisitos sanitarios y ambientales, con el fin de reducir la contaminación que pueden llegar a generar estos rellenos. De igual manera resulta inviable la construcción y operación de un relleno sanitario en el Municipio de Cabrera, por parte de la Empresa Prestadora del servicio de aseo, teniendo en cuenta que solo contamos con 125 usuarios del servicio de aseo, con una producción semanal de residuos sólidos aproximadamente de 870 kilogramos de los cuales son llevados al relleno sanitario de la Empresa de acueducto y alcantarillado del municipio de San Gil ACUASAN E.I.C.E. E.S.P alrededor de 680 kilogramos, y el restante es comercializado por la empresa CABRERANA S.A ESP, como material reciclable que está siendo vendido a la empresa ECOSANGIL. Por otra parte no contamos con los recursos necesarios para la compra de un lote y construcción de un relleno sanitario que cumpla con todas las especificaciones exigidas por la autoridad ambiental, tampoco contamos con la planta de personal suficiente y capacitado para la operación de dicho relleno. De acuerdo a lo anterior resulta más viable para la entidad prestadora del servicio de aseo, realizar la contratación de la disposición final de los residuos sólidos mediante un contrato interadministrativo celebrado con la Empresa de Acueducto, Alcantarillado y Aseo de San Gil ACUASAN E.I.C.E. E.S.P, empresa que cuanta con un relleno sanitario que cumple con todas las requisitos exigidos por la autoridad ambiental, en el cual disponemos más de 15 Municipios de la región.

CONCLUSION EQUIPO AUDITOR Se confirma el hallazgo administrativo, pero lo que se busca es reducción de los costos del transporte y la no incidencia en los usuarios. SERVICIO DE ASEO

HALLAZGO NO.006

(PLAN DE GESTIÓN INTEGRAL DE RESIDUOS SÓLIDOS Y DISPOSICION FINAL DE RESIDUOS SOLIDOS)

El Presidente de la República, en el ejercicio de las facultades otorgadas por el numeral 11 del Artículo 189 de la Constitución Nacional expidió el Decreto 1713 de Agosto 6 de 2002, por el cual se reglamenta la Ley 142 de 1994, la Ley 132 de 2000 y la Ley 689 de 2001 en relación con la prestación del Servicio Público de Aseo y la Ley 99 de 1993 y el Decreto 2811 de 1974 en relación con la Gestión Integral de Residuos Sólidos. En la Ley 142 en su Artículo 4 reza:”… Responsabilidad de la Prestación del Servicio Público de Aseo: De conformidad con la Ley es responsabilidad de los municipios y distritos asegurar que se preste a todos sus habitantes el servicio público de aseo de manera eficiente, sin poner en peligro la salud humana, ni utilizar procedimientos y métodos que puedan afectar el medio ambiente y en particular sin ocasionar riesgos para los recursos aire, agua y suelo ni para la fauna o la flora, o provocar incomodidades por el ruido y los olores y sin atentar contra los paisajes y lugares de especial interés.

Este manejo del Servicio público de aseo en el Municipio de Cabrera, se realiza a través de la Cabrerana de Servicios Públicos S.A. E.S.P.

La Gestión Integral de Residuos Sólidos. GIRS, contempla las siguientes etapas definidas así:





Página 19 de 35

REDUCCION EN EL ORIGEN: Es la forma más eficaz de reducir la cantidad y peligrosidad de residuos, el costo asociado a su manipulación y los impactos ambientales.

APROVECHAMIENTO Y VALORIZACIÓN: Separación y recogida de materiales residuales en el lugar de su origen, preparación de estos materiales para la reutilización, la transformación en nuevos productos y la recuperación de productos de conversión (compost) y energía en forma de calor y biogás combustible, ayudando a reducir la contaminación ambiental.

TRATAMIENTO Y TRANSFORMACION: Implica la alteración física, química o biológica aplicada a los residuos urbanos, para los que no son aprovechados se utilizan sistemas de tratamiento para disminuir su peligrosidad y/o cantidad.

DISPOSICION FINAL CONTROLADA: El material que queda después de la separación de residuos sólidos requieren de una disposición final controlada, además se debe poseer una capacidad adecuada en los sitios de disposición final y planes para la clausura.

RUTAS DE RECOLECCION

El servicio lo realiza la Cabrerana de Servicios Públicos S.A. E.S.P, estimulando a toda la comunidad del Municipio de Cabrera, con el fin de optimizar el servicio de recolección de residuos sólidos, implementando rutas de recolección de Residuos Orgánicos y de Residuos Inertes.

Con este sistema de recolección de residuos sólidos, que se implementó por rutas, se inicia la estandarización en la fuente, logrando optimizar los residuos orgánicos, llevando a disposición final a convertirse en abonos orgánicos o mejoradores de suelos, ayudando a disminuir los costos que genera el transporte de residuos inertes y disminuir el impacto ambiental generado por los residuos sólidos.

No se evidencia planta de compostaje en el Municipio de Cabrera por lo tanto el equipo auditor tipifica un hallazgo Administrativo, con el fin de que mediante plan de mejoramiento se establezcan metas que conduzcan a dar inicio a la adecuación de la planta de compostaje.

Tipo de Hallazgo : Administrativo Responsable : Carlos Arturo Muñoz Vesga – Gerente RESPUESTA CABRERANA DE SERVICIOS PUBLICOS

Con respecto al presente hallazgo manifiesto lo siguiente. De conformidad al componente de disposición final, el análisis de factibilidad de la alternativa seleccionada para la implementación del –PGIRS-, requiere que para el largo plazo se realice la gestión necesaria para la instalación y puesta en marcha de una planta para el tratamiento de los residuos sólidos orgánicos generados en el municipio, puesto que está inversión no solo se logra con recursos propios, si no que a través de recursos de cofinanciación con otras entidades del nivel departamental y nacional.





Página 20 de 35

Por consiguiente, el –PGIRS- aprobado y adoptado para el Municipio de Cabrera, es un documento técnico que hace las veces del instrumento de planeación desarrollado ante la luz de la normatividad legal vigente para la prestación y operación del servicio público domiciliario de aseo, con un horizonte de planeación de quince (15) años, tomando como inicio del corto plazo el año 2009; como quiera que a la fecha se encuentra en vigencia el mediano plazo para la implementación del –PGIRS-, el Municipio de Cabrera, realizara las gestiones necesarias para la implementación de este programa de MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD DEL SERVICIO; puesto que para esta administración municipal y la Empresa de Servicios Públicos el –PGIRS- ha sido el derrotero de planeación para el servicio público domiciliario de aseo; por ende el –PGIRS- se ha convertido en el plan de mejoramiento continuo para éste servicio público, sometido a actualización. Por otra parte como se manifestó en la respuesta del hallazgo No. 005, debido a los pocos usuarios del servicio de aseo de la empresa la generación de residuos sólidos es muy baja, más aun cuando en algunas de la viviendas los residuos orgánicos son utilizados como abono de sus huertas caseras o como alimento de sus animales domésticos (vacas, cabros, cerdos y gallinas), lo cual hace que el material orgánico entregado a la empresa prestadora del servicio de aseo sea muy mínimo. La situación anterior dificulta la posibilidad de implementar una planta de compostaje, por no contaríamos con la materia prima para su operación y sostenimiento. No obstante a lo anterior la empresa adelantara la gestión ante los diferentes entes para la consecución de los recursos que permita en un futuro de ser necesario la puesta en funcionamiento de una planta de compostaje para el Municipio de Cabrera.

CONCLUSION EQUIPO AUDITOR Se confirma el hallazgo administrativo, y se acepta la respuesta dada por la entidad, pero se verificara el cumplimiento de los mismos buscando optimizar los residuos orgánicos que disminuyan los costos del transporte. SEGUIMIENTO A LA PLANTA DE TRATAMIENTO. ACUEDUCTO MUNICIPAL:

La Planta de Tratamiento de Agua Potable de Cabrera, cumple con las mínimas condiciones de sanidad, de operación y mantenimiento en cumplimiento a la Resolución 2115 de Junio 22 de 2007, expedida por el Ministerio de Medio Ambiente, Vivienda y Protección Social; donde determina “…Por medio de la cual se señalan características, instrumentos básicos y frecuencias del sistema de control y vigilancia para la calidad del agua para consumo humano…”.

Por lo anterior, el equipo auditor solicitó las diferentes pruebas de laboratorio, en las cuales informan que la Empresa Cabrerana de Servicios Públicos, ha venido realizando pruebas de laboratorio químico (fisicoquímicos, microbiológico); pruebas que son tomadas de la planta de tratamiento de agua potable y de los diferentes puntos de muestreo, las pruebas son efectuadas mes a mes a través de la Secretaria de Salud y la calidad de agua potable es apta para el consumo humano, tal como lo establece la Resolución No 2115 del 22 de Junio de 2007. COMPORTAMIENTO DE LOS INGRESOS

Al realizar un comparativo entre los ingresos Vs. los gastos operacionales, se observa que los Ingresos han superado los costos y gastos en las dos últimas vigencias, lo que nos muestra una empresa productiva con equilibrio financiero.





Página 21 de 35

En el Estado de Resultados, los gastos operacionales se incrementaron en un 20%, al contrario de los ingresos los cuales solo tuvieron un incremento del 16%, existiendo un desfase entre los ingresos y los gastos del 4%, en resumen los ingresos no alcanzan para cubrir los gastos. EXCEDENTE DEL EJERCICIO

En la siguiente gráfica apreciamos el comportamiento de la utilidad durante los cuatro (04) años de funcionamiento, en donde podemos observar que la Empresa Cabrerana de Servicios Públicos solo arroja utilidad en el último año (2.012). La Empresa Cabrerana de Servicios Públicos S.A ESP, a 31 de Diciembre de 2012 presenta una utilidad de $5.007. Es importante resaltar la gestión que ha realizado la Empresa Cabrerana de Servicios Públicos, ha sido positiva durante la última vigencia

INDICADORES DE GESTION

RAZÓN CORRIENTE

Trata de verificar las disponibilidades de la empresa, a corto plazo, para afrontar sus compromisos, también a corto plazo: Razón Corriente= Activo Corriente = 1.310.546 = 0.98





Página 22 de 35

Pasivo Corriente 1.326.701

Por cada peso que LA EMPRESA CABRERANA DE SERVICIOS PUBLICOS SA ESP debe, cuenta con 0.98 Centavos para cumplir con sus obligaciones a corto plazo. CAPITAL DE TRABAJO Capital neto de trabajo: Es una forma de apreciar de manera cuantitativa los resultados de la razón corriente. CNT= Activo Corriente – Pasivo Corriente CNT = 1.310.546 – 1.326.701 CNT = -16.155 El capital de trabajo son aquellos recursos que requiere la empresa para poder operar, LA EMPRESA CABRERANA DE SERVICIOS PÚBLICOS SA ESP a 31 de Diciembre de 2012, el valor del Capital de Trabajo es NEGATIVO $16.155, lo que significa que NO tiene un capital para operar. NIVEL DE ENDEUDAMIENTO El nivel de endeudamiento establece el porcentaje de participación de los terceros acreedores dentro de la Empresa o de otra manera indica el % del total de recursos financieros proporcionados por los acreedores. NE: Total Pasivo = 1.326.701 = 1,01% Total Activo 1.311.646 El nivel de Endeudamiento que presenta LA EMPRESA CABRERANA DE SERVICIOS PÚBLICOS SA ESP es de 1,01%, podemos decir que la participación de los acreedores es del 1,01% DICTAMEN A LOS ESTADOS FINANCIEROS En cumplimiento de las funciones inherentes al cargo, se llevó a cabo el proceso de revisión a los Estados Financieros Básicos, Balance General, Estado de Actividad Financiera, Económica y Social, y Notas a los Estados Financieros con corte al 31 de diciembre del 2011 y 2012, de LA EMPRESA CABRERANA DE SERVICIOS PÚBLICOS SA ESP los cuales, según los documentos y anexos presentados en la rendición de cuenta, además de las constataciones y verificaciones efectuadas dentro del proceso auditor llevado a cabo sobre las vigencias 2011 y 2.012, generan el siguiente pronunciamiento de la Contadora Pública de la entidad MERCEDES LEON ROJAS, portadora de la tarjeta profesional número 68521 – T OPINION CON SALVEDAD: En mi Opinión, atendiendo lo expresado en los párrafos precedentes, los Estados Financieros de LA EMPRESA CABRERANA DE SERVICIOS PÚBLICOS SA ESP, no presentan razonablemente, la situación financiera en sus aspectos más significativos por el año terminado a 31 de diciembre de 2.011 y 2.012, ni los resultados del ejercicio económico del año terminado en la misma fecha, de





Página 23 de 35

conformidad con las normas y principios de contabilidad prescritos por la Contaduría General de la Nación. Aspectos Relevantes:

Dentro de las deficiencias encontradas en el proceso auditor está la falta de confiabilidad de la información reportada por la entidad, demostrándose deficiencia dentro del control interno contable.

No realizar la depreciación de activos fijos de acuerdo a la normatividad vigente lo cual afecta el Estado de Resultados en una cantidad incierta.

Los valores que presenta el patrimonio no están de acuerdo a las actas de junta directiva y/o asamblea.

La cartera que presentan los Estados Financieros no corresponden a la realidad.

3.3 EVALUACION LÍNEA PRESUPUESTAL Con el objeto de evaluar el grado de cumplimiento en la elaboración, aprobación, ejecución y gestión del presupuesto por parte de la Administración de la Empresa de Servicios Públicos CABRERANA S.A E.S.P del Municipio de Cabrera. Santander, el equipo auditor realizó el análisis teniendo como criterio las normas orgánicas de presupuesto Decreto 115 de 1996 y disposiciones internas. Según Resolución No.01 de 2011, por el cual se aprueba los presupuestos de ingresos, presupuesto de gastos y de todas las disposiciones generales sobre el presupuesto de la Empresa Cabrerana S.A E.S.P se aprueba el presupuesto de la vigencia del 01 de Enero a Diciembre de 2011, en la suma de CIENTO OCHO MILLONES TRESCIENTOS TRECE MIL CUATROCIENTOS OCHENTA Y SEIS PESOS MCTE ($108.313.486). La Junta Directiva de la Empresa de Servicios Públicos CABRERANA S.A E.S.P según Acuerdo No.01 de Diciembre 3 de 2011 dispone fijar el Presupuesto de Rentas y Gastos para la vigencia fiscal comprendida entre el 01 de Enero al 31 de

Diciembre de 2012 en la suma de CIENTO OCHO MILLONES SETECIENTOS TREINTA Y SIETE MIL SEISCIENTOS CUARENTA Y DOS PESOS MCTE ($108.737.642) En el transcurso de las vigencias se realizaron Adiciones Presupuestales por la suma de $5.772.058.789 en la vigencia 2011, y de $4.285.797.354 en la vigencia 2012, como se detalla a continuación:

EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS. CABRERANA. S.A E.S.P

PTO INICIAL

ADICIONES

PTO DEFINITIVO

RECAUDOS

PRESUPUESTO DE INGRESOS VIGENCIA 2011

$108.313.486 $5.772.058.789

$5.880.372.275

$2.132.358.492

PRESUPUESTO DE INGRESOS. VIGENCIA 2012

$108.737.642 $4.920.927.413

$5.029.665.055

$2.472.109.535





Página 24 de 35

SITUACION PRESUPUESTAL. EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS. CABRERANA S.A E.S.P HALLAZGO No. 007

EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS CABRERANA S.A E.S.P

SITUACION PRESUPUESTAL A DICIEMBRE 31 DE 2011 -2012

VIGENCIA 2011 VIGENCIA 2012

INGRESOS RECAUDADOS $2.132.358.492 $2.472.109.535

MENOS: GASTOS COMPROMETIDOS

$5.783.566.971 $4.918.593.824

DEFICIT PRESUPUESTAL -$3.651.208.479 -$2.446.484.289

FUENTE

Ejecución Presupuestal de Ingresos y Gastos.

OBSERVACIONES: En el desarrollo del trabajo de campo, el equipo auditor pudo observar deficiencia de planeación y gestión presupuestal durante las vigencias 2011 y 2012, al presentar Déficit por valor de -$3.651.208.479 en la vigencia 2011 y -$2.446.484.289 en la vigencia 2012, originado en la realización de compromisos presupuestales sin el respaldo del recaudo efectivo de su fuente de financiación, se hace necesario una mejor programación presupuestal acorde con sus ingresos y una disminución de sus compromisos. Por lo anterior, el equipo auditor tipifica un hallazgo de tipo administrativo con el fin de establecer metas para la corrección de las deficiencias internas en los sistemas de información financiera y de igual forma hacerle seguimiento en próximas auditorias. Tipo de Hallazgo : Administrativo





Página 25 de 35

Responsable : Carlos Arturo Muñoz Vesga – Gerente

RESPUESTA DE CABRERANA DE SERVICIOS PUBLICOS

Para dar respuesta a este hallazgo se realizó el comparativo planteado a continuación.

COMPARATIVOS PRESUPUESTO 2011 – 2012

VIGENCIA 2011

PTO.

INICIAL ADICIONES

PTO.

DEFINITIVO RECAUDOS

SERVICIOS PÚBLICOS

108.313.486,

00 0,00 108.313.486,00 95.452.477,50

CONVENIOS

INTERADMINISTRATIVOS 0,00

5.772.058.789

,27

5.772.058.789,

27 2.046.437.692,00

TOTAL

108.313.486,

00

5.772.058.789

,27

5.880.372.275,

27 2.141.890.169,50

VIGENCIA 2011

PTO.

INICIAL ADICIONES

PTO.

DEFINITIVO COMPROMISOS

SERVICIOS PÚBLICOS

108.313.486,

00 0,00 108.313.486,00 97.234.634,00

CONVENIOS


5.772.058.789

,27

5.772.058.789,

27 5.686.332.336,53

TOTAL

108.313.486,

00

5.772.058.789

,27

5.880.372.275,

27 5.783.566.970,53

RECAUDOS VS COMPROMISOS

SERVICIOS PÚBLICOS

(1.782.156,50)

CONVENIOS

INTERADMINISTRATIVOS

(3.639.894.644,53)

En el cuadro anterior podemos evidenciar que para la vigencia 2011 se comprometió más de lo recaudado, por concepto de servicios públicos. En cuanto a los recursos recibidos en administración (convenios) podemos evidenciar que se suscribieron convenios en la vigencia 2011 por un valor de 5.772.058.789,27 los cuales fueron comprometidos en un 100% mediante los respaldos presupuestales de los respectivos contratos para la ejecución de estos convenios. La mayoría de los convenios en su tiempo de ejecución sobrepasaban la vigencia 2011, razón por la cual solo se recaudó, por medio de las respectivas actas de recibo final o parcial de ejecución de los convenios la suma de 2.046.437.692,00, quedando por recaudar y por ejecutar en la vigencia 2011 la suma de 3.639.894.644,53 a pesar de haber sido comprometidos en su totalidad. Lo mismo sucede con relación a lo comprometido y recaudado por concepto de convenios en la vigencia 2012, tal como lo muestra el cuadro siguiente.

VIGENCIA 2012

PTO.

INICIAL ADICIONES

PTO.

DEFINITIVO RECAUDOS

SERVICIOS PÚBLICOS

108.737.642,

00 93.759.877,84 202.497.519,84 152.083.791,84

CONVENIOS


4.827.167.535,

35

4.827.167.535,3

5 2.570.287.083,80

TOTAL

108.737.642,

00

4.920.927.413,

19

5.029.665.055,1

9 2.722.370.875,64

VIGENCIA 2012

PTO.

INICIAL ADICIONES

PTO.

DEFINITIVO COMPROMISOS

SERVICIOS PÚBLICOS

108.737.642,

00 93.759.877,84 202.497.519,84 132.763.917,48

CONVENIOS


4.827.167.535,

35

4.827.167.535,3

5 4.785.829.907,21

TOTAL 108.313.486, 4.920.927.413, 5.029.665.055,1 4.918.593.824,69





Página 26 de 35

00 19 9

RECAUDOS VS COMPROMISOS

SERVICIOS PÚBLICOS

19.319.874,36

CONVENIOS

INTERADMINISTRATIVOS

(2.215.542.823,41)

No obstante se adelantaran las acciones de mejora sugeridas en este hallazgo con el fin de evitar que se siga presentando esta situación, y haya un equilibrio entre el presupuesto comprometido y lo recaudado en cada vigencia. Dador lo anterior, se incluirá en el plan de mejoramiento respectivo para subsanar esta debilidad, y evitar que se siga presentando.

CONCLUSION EQUIPO AUDITOR El equipo auditor CONFIRMA el hallazgo administrativo, ya que la entidad manifiesta que se va a dar cumplimiento, por lo tanto se requiere incluirse en el Plan de mejoramiento que suscribirá la empresa con el fin de hacer seguimiento en próximas auditorias.

DISTRIBUCIÓN DE INGRESOS Y GASTOS ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO Y ASEO. VIGENCIAS 2011 Y 2012:

EJECUCION DE INGRESOS: Evaluados los rubros de Presupuesto de Ingresos y Gastos en relación a los recaudos del servicio de acueducto, alcantarillado y aseo arrojaron los siguientes resultados:

EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS. CABRERANA S.A. E.S.P VIGENCIAS 2011 -2012

2011

2012

CONCEPTO

PRESUPUESTAD

O

RECAUDOS

PRESUPUESTADO

RECAUDOS

% PARTICIPACION-RECUDO

ACUEDUCTO

$5.867.092.275 $2.132.358.492

$4.379.288.756

$2.472.109.535

90.8

ALCANTARILLAD

O

$6.640.000

$4.871.577

$642.335.659

$244.550.657

9

ASEO

$6.640.000

$4.660.100

$8.040.640

$5.710.683

0.2

TOTAL

PRESUPUESTO

$5.880.372.275

$2.141.890.169

$5.021.624.423

$2.722.370.875

100%

En el cuadro anterior, se presentan los índices de recaudo por los diferentes servicios que presta la empresa de servicios públicos. CABRERANA S.A E.S.P. El índice del Recaudo por la prestación del servicio de acueducto es el de mayor participación en el 2012 con un 90.8%, seguido del servicio de alcantarillado con un 9% y 0.2% el servicio de aseo respectivamente.

EJECUCION PRESUPUESTAL DE GASTOS:





Página 27 de 35

Los movimientos correspondientes al Presupuesto de Gastos se muestran en el cuadro siguiente:

La Empresa de servicios públicos durante las vigencias 2011 y 2012, comprometió la suma de $5.783.566 y $4.918.593, que representa el 98% del Presupuesto Definitivo; del valor comprometido o ejecutado, pagó $1.930.222 en la vigencia 2011 y $2.685.546 en la vigencia 2012 de los recursos comprometidos, observando que la entidad no controló la evolución de sus gastos, conllevando a déficit presupuestal. Por lo anterior, como se observa en la situación presupuestal es necesario se continúen tomando los correctivos necesarios en el buen manejo del presupuesto.

Los Actos Administrativos de Créditos y Contra Créditos que se realizaron durante la vigencia 2011 ascendieron a $8.226.542 y en la vigencia 2012 ascendió a la suma de $33.346.000 respectivamente y este valor se encuentra debidamente soportado en los Actos Administrativos emitidos por la Junta Directiva.

SUSCRIPTORES DE ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO Y ASEO DE LA EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS. CABRERANA S.A E.S.P

SERVICIOS

2009

2010

2011

2012 URBAN

A RURAL URBAN

A RURAL URBAN

A RURAL URBAN

A RURAL

ACUEDUCTO 153 278

154 278 163 279 168 279

ALCANTARILLADO

80

0

80

0

88

0

93

93

ASEO

107

0

112

0

111

0

111

111

De acuerdo con el perfil socioeconómico de CABRERANA S.A E.S.P y el nivel de cobertura alcanzado por la empresa, el mayor volumen de usuarios se concentra en la parte rural (279 Usuarios) en la vigencia 2012 y 2011 en el servicio de acueducto. Lo que ha sido el servicio de alcantarillado y aseo ha sido menor la cobertura en el área rural. El hecho tener un nivel de cobertura alto, se hace necesario incrementar el número de usuarios. 3.4 EVALUACION A LA CONTRATACION 3.4.1 FACTORES EVALUADOS Ejecución Contractual

Según el Acuerdo No. 001 de febrero 04 de 2009, la Junta Directiva de la Empresa de Servicios Públicos S.A. adoptó el Manual de Contratación, encontrándose desactualizado por los frecuentes cambios en normatividad, el cual debe ser reformado con el fin de optimizar la actividad contractual.

VIGENCIA

PTO INICIAL

CREDITOS

CONTRACREDITOS

ADICIONES

PTO DEFINITIVO

COMPROMETIDO

PAGOS

% COMPROMETIDO

2011

108.313

8.226

8.226

5.772.058

5.880.372

5.783.566

1.930.222

98%

2012

108.737

33.346

33.346

4.920.927

5.029.665

4.918.593

2.685.546

98%





Página 28 de 35

HALLAZGO No. 008 El Manual de Contratación se encuentra desactualizado, por lo tanto se debe plasmar su actualización en el Plan de Mejoramiento a suscribir la entidad. Tipo de Hallazgo : Administrativo Responsable : Carlos Arturo Muñoz Vesga – Gerente RESPUESTA DE CABRERANA DE SERVICIOS PUBLICOS

En cuanto este hallazgo manifiesto lo siguiente. La junta directiva de la empresa CABRERANA DE SERVICIOS PÚBLICOS S.A ESP, mediante el acuerdo No. 001 de febrero 04 de 2009 adopto el manual de contratación de la empresa, el cual a la fecha no presenta ninguna actualización. Por lo anterior la Gerencia de CABRERANA DE SERVICIOS PÚBLICOS S.A ESP, estima conveniente que a más tardar en el primer semestre de la vigencia 2014 se realice la respectiva actualización a su manual de contratación, con el fin de adaptarlo de acuerdo a la nueva normatividad vigente. Por lo anterior, se incluirá en el plan de mejoramiento respectivo la actualización del manual de contratación en la próxima vigencia.

CONSLUSION EQUIPO AUDITOR De acuerdo a la respuesta emitida por la Empresa Cabrerana de Servicios Públicos donde aceptan el comunicado del hallazgo, el equipo auditor confirma el hallazgo Administrativo para ser incluido en el plan de mejoramiento y realizarle seguimiento en próximas auditorias. La contratación de prestación de servicios ejecutados por ESP Cabrerana durante las vigencias 2009, 2010, 2011 y 2012 fue:

VIGENCIA 2009 2010 2011 2012

NUMERO DE CONTRATOS

4 4 1 5

VALOR CONTRATADO

$76.540.000 $55.930.000 $3.600.000 $11.286.000

VALOR PPTO EJECUTADO

$1.784.732.204 $84.103.059 $5.783.566.970 $4. 918.593.824





Página 29 de 35

3.4.2 VIGENCIA 2011 En la ejecución de la presente auditoría y de acuerdo con la información suministrada por la EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS CABRERANA, en cumplimiento de lo establecido en la Resolución Interna de rendición de cuentas en línea de la Contraloría Territorial, se determinó que la Entidad celebró la siguiente contratación: En total celebró 21 contratos por valor de $ 5.115.786.434, distribuidos así:

TIPOLOGIA CANTIDAD VALOR $

Obra Pública 10 $4.556.133.791

Prestación de Servicios 1 $3.600.000

Suministros 3 $164.569.086

Consultoría u Otros 7 $391.483.557

TOTAL 21 $5.115.786.434

Fuente: ESP

Como resultado de la auditoría adelantada, la opinión de la gestión en la Ejecución Contractual, se basó en los siguientes hechos que se relacionan a continuación: 3.4.2.1 Obra Pública

De un universo de 10 contratos se auditaron 2, por valor de $658.897.414, equivalente al 13% del valor total contratado, con el siguiente resultado: CONTRATO No. 001 de enero 14 de 2011 CONTRATISTA : PROYECTAR LTDA OBJETO : MEJORAMIENTO DEL ACUEDUCTO VEREDA BOCORE

DEL MUNICIPIO DE CABRERA VALOR : $ 566.897.414 Anticipo: 50% $ 283.448.707 PLAZO : 3 meses. Adicional: 2 meses Revisado los documentos sin foliar que soportan la carpeta del presente contrato posee los siguientes escritos: estudios de conveniencia y oportunidad, pliegos de condiciones, invitación con constancia de fijación y desfijación en cartelera de la entidad, propuestas y evaluación de las mismas, CDP, contrato, póliza y su respectiva aprobación entre otros. Es de manifestar que el mencionado contrato presenta dos suspensiones por las fuertes lluvias que imposibilitaron llevar materiales a los sitios de obra y un contrato modificatorio en tiempo (2 meses) por el invierno; de igual forma presenta planillas de pago de seguridad social y parafiscal del contratista, descuento del 5% por esta tipología, acta parcial de avance, acta de recibo final y acta de liquidación. La mencionada unidad documental carece de informes de supervisión, los cuales fueron allegados al equipo auditor durante el trabajo de campo. CONTRATO No. 09 de diciembre 28 de 2011 CONTRATISTA : EDWIM FERNANDO TOLOZA MEJIA OBJETO : CONSTRUCCION DEL ACUEDUCTO FASE I SECTOR LA





Página 30 de 35

CAISA VEREDA LA HOYA. VALOR : $ 92.000.000. Anticipo: 33% $ 30.360.000 PLAZO : 90 días La unidad documental del citado contrato la cual se encontró sin foliar posee entre otros escritos: CDP, invitación con constancia de fijación y desfijación en cartelera de la entidad, RP, póliza y aprobación de póliza, acta de inicio, registros fotográficos, acta No. 2 de mayores y menores cantidades de obra e ítems no previstos manifestando que inicialmente el proyecto contemplaba llevar el servicio a 22 beneficiarios, finalmente se les llevó el servicio a 32 beneficiarios, sin embargo la presente acta no afecta el valor fiscal del contrato; así mismo tiene acta de recibo final de obra y acta de liquidación con CD de registros fotográficos. Es de mencionar que el contrato carece de firmas de recibido por parte de la comunidad favorecida.

3.4.2.2 Suministros De un universo de 3 contratos se auditó 1, por valor de $102.300.000, equivalente al 62% del valor total contratado, con el siguiente resultado: CONTRATO No. 04 de diciembre 16 de 2011 CONTRATISTA : Corporación Colombiana de Constructores OBJETO : SUMINISTRO DE TUBERIA PVC PARA EL MUNICIPIO DE COROMORO VALOR. : $102.300.000 PLAZO : 15 días Revisado el presente contrato el cual se encontró sin foliar, se observó que posee entre otros documentos: estudio de conveniencia y oportunidad, constancia de fijación y desfijación en cartelera de la entidad, póliza y aprobación de póliza, acta de inicio, acta recibo parcial 1 y acta de supervisión; así mismo tiene acta de informe de recibo final y acta de liquidación final con su factura de cobro y pago de seguridad social y parafiscales del contratista, materiales los cuales fueron suministrados al citado municipio. De otra parte el citado contrato dentro de sus documentos presenta errores de digitación de fecha, falencia descrita al final de la presente línea. 3.4.3 VIGENCIA 2012 3.4.3.1 Ejecución Contractual

En la ejecución de la presente auditoría y de acuerdo con la información suministrada por la EMPRESA DE SERVICIOS PUBLCIOS CABRERANA, en cumplimiento de lo establecido en la Resolución Interna de rendición de cuentas en línea de la Contraloría Territorial, se determinó que la Entidad celebró la siguiente contratación: En total celebró 32 contratos por valor de $811.802.357, distribuidos así:

TIPOLOGIA CANTIDAD VALOR $

Obra Pública 7 $388.332.163

Prestación de Servicios 5 $11.286.000





Página 31 de 35

Fuente: ESP

Como resultado de la auditoría adelantada, la opinión de la gestión en la Ejecución Contractual, fue como consecuencia de los siguientes hechos que se relacionan a continuación:

3.4.3.2 Obra Pública

De un universo de 3 contratos se auditó1, por valor $203´223.014, equivalente al 52% del valor total contratado, con el siguiente resultado: CONTRATO No. 04 de noviembre 27 de 2012 CONTRATISTA : COINGCO OBJETO : CONSTRUCCION DEL ACUEDUCTO VEREDAL SECTOR LA HOYA DE SAN JOSE Y CONSTRUCCION DE 3 TANQUES DE ALMACENAMIENTO DE AGUA POTABLE EN LA VEREDA ARBOL SOLO DEL MUNICIPIO DE SOCORRO VALOR : $203.223.014 PLAZO : 40 días. La unidad documental que soporta el presente contrato posee entre otros escritos: CDP, estudio de conveniencia, pliego de condiciones, invitación pública con constancia de fijación y desfijación en cartelera de la entidad, propuestas con sus respectivos soportes e informe de evaluación de las propuestas, RP, acta de inicio con los pagos de seguridad social y parafiscales, informe final del contratista con registros fotográficos, informe final de interventoría con registros fotográficos en el cual se verifica la ejecución de la obra además del beneficio a la comunidad, acta de recibo final y acta de liquidación de diciembre 31 de 2012.

3.4.3.3 Suministros

De un universo de 3 contratos se auditaron 2, por valor de $73.103.184, equivalente al 70% del valor total contratado, con el siguiente resultado: CONTRATO No. 10 de diciembre 10 de 2012 CONTRATISTA : SERBISAN OBJETO : SUMINISTRO DE MATERIALES PARA LA CONSTRUCCION DE 35 UNIDADES SANITARIAS E INSTALACIÓN DE 45 POZOS SÉPTICOS EN LAS VEREDAS LA PLAYA Y SAN CAYETANO DEL MUNICIPIO LA BELLEZA. VALOR :$ 57.226.800 PLAZO : 120 días. Adicional 120 días más

Suministros 3 $105.232.060

Consultoría u Otros 17 $306.952.134

TOTAL 32 $811.802.357





Página 32 de 35

Revisado los documentos que conforman el mencionado contrato se verifica que posee entre otros: CDP, estudio de conveniencia, pliegos de condiciones, invitación con constancia de fijación y desfijación, propuestas con su respectiva documentación, informe de evaluación, contrato, RP, acta de inicio (la cual presenta errores de digitación en fecha), estudio de conveniencia y oportunidad, contrato adicional en tiempo (120 días), acta de suspensión por la dificultad para la adquisición del bloque No. 4 requerido para la ejecución de la obra, acta de reinicio, acta de recibo parcial con pagos de seguridad social y parafiscales, acta de recibo final de junio 27 de 2013 con sus respectivos informes final del contratista y del supervisor. Se observó que carece del acta de liquidación, falencia descrita al final de la línea contractual. CONTRATO No. 05 de abril 18 de 2012 CONTRATISTA : DEPOSITO EL NOGAL OBJETO : SUMINISTRO DE MATERIALES PARA EL MANTENIMIENTO DE LOS ACUEDUCTOS RURALES DEL MUNICIPIO DE CABRERA. VALOR : $15.876.384 PLAZO : 5 días Examinada la unidad documental del citado contrato se observa que el contratista allega todos sus documentos soportes como: Cámara de Comercio, pagos de seguridad social, certificado de antecedentes fiscales y disciplinarios entre otros. Así mismo se observa que el contrato posee: CDP, estudio de conveniencia, RP, acta de inicio, acta de recibo, entrada al almacén y acta de liquidación de abril 25 de 2012 entre otros.

3.4.3.4 Otros Contratos

De un universo de 17 contratos se auditó1, por valor de $12.862.725, equivalente al 4% del valor total contratado, con el siguiente resultado: CONTRATO No. 01 de junio 20 de 2012 CONTRATISTA : BENEDICTO SANCHEZ DIAZ OBJETO : MANTENIMIENTO DEL ACUEDUCTO DE LA VEREDA EL HOYO DEL MUNICIPIO EL PALMAR VALOR : $12.862.725 PLAZO : 30 días Revisado los soportes del citado contrato se encontró sin foliación, sin embargo se observa que cumple con las normas contractuales vigentes ya que posee entre otros documentos: CDP, estudio de conveniencia y oportunidad, propuesta del contratista con sus respectivos soportes como pagos de seguridad social, DIAN y certificado de antecedentes fiscales, disciplinarios y judicial; así mismo tiene el contrato legalizado, RP, acta de inicio, informe del contratista, informe de avance, informe final de actividades del contratista con sus respectivos pagos de seguridad social, acta de recibo final y acta de liquidación mediante el cual se confirmó la ejecución del contrato, a pesar de carecer de registros fotográficos. HALLAZGO No. 009 FALENCIAS GENERALES EN CONTRATACION





Página 33 de 35

Revisada la muestra de contratos de las vigencias 2011 y 2012 de la ESP Cabrerana, se encontraron las siguientes falencias, las cuales deben ser plasmadas en el Plan de Mejoramiento a suscribir la entidad:

En la vigencia 2011 se observa desorden administrativo en el archivo de los documentos soportes de los contratos, en el año 2012 es mejorado; sin embargo debe darse aplicación a la ley de archivo en la línea contractual.

Se encuentran errores de digitación especialmente en fechas.

Algunos contratos carecen de acta de liquidación.

Las carpetas contractuales carecen de foliación y hoja de ruta, con el fin de dar una mayor organización al proceso.

La unidad documental en algunos contratos es incompleta, como se describió en la citada línea, en la que los documentos faltantes fueron allegados en el transcurso del trabajo de campo de la auditoria.

Tipo de Hallazgo : Administrativo Responsable : Carlos Arturo Muñoz Vesga – Gerente

RESPUESTA DE CABRERANA DE SERVICIOS PUBLICOS

En cuanto al presente hallazgo la Gerencia de CABRERANA DE SERVICIOS PÚBLICOS S.A ESP, es consciente de la falencia en materia de contratación en los años 2011 y 2012, realizando una mejora notable en este último, no obstante esta gerencia tomará y dará estricto cumplimiento a las recomendaciones formuladas en este hallazgo con el ánimo de mejorar las falencias en materia de contratación. De acuerdo a lo anterior, se incluirá en el plan de mejoramiento las acciones a adelantar para subsanar esta debilidad, y evitar que esta se siga presentando.

CONCLUSION EQUIPO AUDITOR El equipo auditor confirma el hallazgo Administrativo para ser incluido en plan de mejoramiento, teniendo en cuenta que la Empresa Cabrerana de Servicios Públicos acepto el comunicado del hallazgo.

4. CUADRO CONSOLIDADO DE HALLAZGOS

#

TIPO DE HALLAZGO

DESCRIPCION DEL HALLAZGO PRESUNTO

RESPONSABLE CUANTIA

PAGINA DEL

INFORME

A D P F S

1 X

Control Interno: Es necesario concientizar a los servidores públicos de todos los niveles de la importancia de mantener el modelo estándar de control interno, como insumo esencial para que las entidades garanticen la consecución de sus fines.

Carlos Arturo Muñoz Vesga. Gerente

5

2 x

Cuentas Bancarias: Se evidencia falta de depuración de cuentas bancarias.


8

3 x DEUDORES: Se debe revisar y consolidar información veraz y real.


10

4 X Patrimonio: Es negativo, no se Administrativo: 12





Página 34 de 35

está dando aplicabilidad a las Actas de Junta Directiva y Asambleas. Patrimonio negativo durante las 4 vigencias.

Carlos Arturo Muñoz Vega – Gerente, Néstor Álvarez – Alcalde Pres. Junta.

5 x

Relleno Sanitario: El Municipio de Cabrera no cuenta con este servicio


17

6 x

Planta de Compostaje: No existe Planta de en el Municipio de Cabrera


19

7 x

Falta de planeación presupuestal, originada en la realización de compromisos presupuestales sin el respaldo del recaudo efectivo.


25

8 x Manual de contratación: Existe pero se encuentra desactualizado


29

9 x Falencias generales de Contratación


33

A: HALLAZGO ADMINISTRATIVO D HALLAZGO DISCIPLINARIO F HALLAZGO FISCAL P HALLAZGO PENAL S: HALLAZGO SANCIONATORIO

5. CUADRO NUMERICO DE HALLAZGOS

TIPO CANTIDAD CUANTIA ADMINISTRATIVO 9

DISCIPLINARIO

PENAL

FISCAL

SANCIONATORIO

TOTAL 9

6. PRONUNCIAMIENTO

Por las consideraciones expuestas en el presente informe, teniendo en cuenta una gestión fiscal y de resultados que no consultan plenamente los principios de la función administrativa. La situación anómala de la entidad no sólo afecta su propio quehacer y razón de ser sino que presenta repercusiones que pueden terminar afectando los recursos públicos e ir en contra de los intereses de los ciudadanos. La Contraloría General de Santander exhorta a los señores miembros de la Junta Directiva, en cabeza de su Presidente, a fin que se tomen las medidas que conduzcan a corregir las situaciones descritas en el presente informe y que desdicen de la Función Administrativa y de la razón de ser de las entidades del Estado, en aras de lograr el fortalecimiento institucional dentro de un marco de transparencia que les permita a los ciudadanos recobrar la confianza en el orden jurídico político. Con el fin de orientar el ejercicio del análisis de la cuenta del fortalecimiento de la Entidad, mediante la implementación de actividades correctivas para el mejoramiento de la gestión, de las observaciones contenidas en el Informe señaladas como Hallazgos Administrativos deberá elaborar un PLAN DE





Página 35 de 35

MEJORAMIENTO y presentarlo a esta Contraloría en el término de 15 días hábiles siguientes al recibo de esta comunicación. El Plan de Mejoramiento debe detallar acciones que se implementen por parte de la EMPRESA CABRERANA DE SERVICIOS PUBLICOS S.A. ESP, sobre cada una de las debilidades detectadas y plasmadas en el presente Informe a través de los Hallazgos relacionados.

Atendiendo las observaciones plasmadas en el presente Informe de Auditoría; estipulando que el concepto de gestión y de resultados de la EMPRESA CABRERANA DE SERVICIOS PUBLICOS S.A. ESP es desfavorable, existiendo inobservancia de los principios que informan la Función Administrativa, la cuenta rendida sobre la vigencia 2.011 y 2012 cuyo responsable es para el 2.011 la Dra. Aminta Duarte Ramírez y para el 2.012 el Dr. Carlos Arturo Muñoz Vega, SE FENECE.

Por la Contraloría General de Santander, (ORIGINAL FIRMADO) (ORIGINAL FIRMADO) MERCEDES LEON ROJAS LUZ AMPARO RIOS SILVA Profesional Especializada Profesional Especializado

Coordinador Auditoria

(ORIGINAL FIRMADO)

MABEL CONSUELO GONZALEZ JAIMES SONNIA YANETH GARCIA BENITEZ Profesional Especializado Sub Contralora Delegada para el

Control Fiscal. Nota: La Dra. Mabel Consuelo González Jaimes, no firma el presente informe de auditoría por encontrarse disfrutando de su periodo de vacaciones.

NODO GUANENTA INFORME DEFINITIVO DE AUDITORIA...

Documents

Transcript of NODO GUANENTA INFORME DEFINITIVO DE AUDITORIA...