NO SOMOS UN SERVICIO MASNO SOMOS UN SERVICIO MASSOMOS MUCHOS PROBLEMAS SOMOS MUCHOS PROBLEMAS MENOSMENOS

Flavio TepperFlavio Tepper

Gerente GeneralGerente General

EstadísticasEstadísticas

1980 1990 2000

Consumo de Papel

Tiempo de trabajo

Papel

Otros

Explosión de la Explosión de la documentacióndocumentación

ProblemasProblemas Falta de control. Falta de control. Demoras, errores y Demoras, errores y

extravextravíío.o. Espacios improductivos.Espacios improductivos. Ausencia de convicciAusencia de conviccióón n

de disponer la totalidad de disponer la totalidad de los documentosde los documentos

PPéérdida de rdida de oportunidades de oportunidades de negociacinegociacióón. n.

SolucionesSoluciones

Valorar el Valorar el ordenorden

Cuantificar el Cuantificar el valor del valor del archivoarchivo

ComprometersComprometerse con la tarea e con la tarea

Invertir tiempoInvertir tiempo

FileStorage S.A.FileStorage S.A.

La solución La solución parapara

AdministrarAdministrar AlmacenarAlmacenar OrdenarOrdenar DepurarDepurar TransportarTransportar DestruirDestruir DigitalizarDigitalizar

archivosarchivos

UbicaciónUbicación de las de las BodegasBodegas

SeguridadSeguridad

Codificación de las Codificación de las cajascajas

Vigilancia las 24 HsVigilancia las 24 Hs Control de accesosControl de accesos Sist. de prevención de Sist. de prevención de

incendiosincendios Alarma con monitoreoAlarma con monitoreo Control de plagas y Control de plagas y

roedoresroedores

CajasCajas

Cajas Cajas especialmente especialmente diseñadas para diseñadas para archivos.archivos.

Construidas bajo Construidas bajo normas ISO 9001.normas ISO 9001.

Permiten precintos Permiten precintos de seguridad.de seguridad.

Medidas: alto 27Medidas: alto 27largo 42largo 42ancho 37ancho 37

EmpaqueEmpaque

Formulario Guía de Formulario Guía de RemisiónRemisión

EmpresaEmpresa DepartamentoDepartamento Numero de Numero de

cajacaja Fecha de Fecha de

vencimientovencimiento Fecha hastaFecha hasta Fecha desdeFecha desde SubdescripcióSubdescripció

nn DescripciónDescripción

Formulario Guía de Formulario Guía de RemisiónRemisión

EmpresaEmpresa DepartamentoDepartamento Numero de Numero de

cajacaja Fecha hastaFecha hasta Fecha desdeFecha desde SubdescripciónSubdescripción DescripciónDescripción

OPCIONAL

Formulario Solicitud de Formulario Solicitud de ServicioServicio

EmpresaEmpresa NombreNombre ApellidoApellido Cedula de Cedula de

IdentidadIdentidad Nivel de accesoNivel de acceso Firma del Firma del

autorizanteautorizante Firma del Firma del

autorizadoautorizado

Formulario Entrega de Formulario Entrega de InsumosInsumos

Formulario Servicios Formulario Servicios RealizadosRealizados

EmpaqueEmpaque

No mezclar en una caja diferentes No mezclar en una caja diferentes documentosdocumentos

No sobrepasar el limite de altura de la No sobrepasar el limite de altura de la cajacaja

No escribir nada en el exterior de la cajaNo escribir nada en el exterior de la caja No forzar la caja al momento de ser No forzar la caja al momento de ser

llenadallenada No archivar diferentes departamentos No archivar diferentes departamentos

en la misma cajaen la misma caja

SugerenciasSugerencias

Ser preciso al momento de tomar nota Ser preciso al momento de tomar nota del contenido de la cajadel contenido de la caja

Siempre archivar de la misma formaSiempre archivar de la misma forma No colocar archivos de diferentes años No colocar archivos de diferentes años

en la misma cajaen la misma caja Para la fecha de fin de almacenamiento Para la fecha de fin de almacenamiento

se debe tomar la ultima fecha conocidase debe tomar la ultima fecha conocida

HerramientasHerramientas

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ConsultasConsultas

Servicio de ConsultasServicio de Consultas

Consultas puerta Consultas puerta a puertaa puerta

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RevisiónRevisión personal personal Entregas o retiros Entregas o retiros

programadosprogramados Consulta E-MAILConsulta E-MAIL Consulta FAX Consulta FAX

Solicitud de CajasSolicitud de Cajas

pedidos@file.com.pedidos@file.com.ecec

info@file.com.ecinfo@file.com.ec 1-800-ARCHIVO1-800-ARCHIVO www.file.com.ecwww.file.com.ec

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No modificar el No modificar el contenido de la cajacontenido de la caja

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