NAVARRA BALUARTE WEDDING WEEKEND 18-19-20navarraweddingweekend.com/wp-content/uploads/2019/... ·...

N A V A R R AW E D D I N GW E E K E N D

B A L U A R T EOCTUBRE 2019

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5ª

EDICIÓN


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INTRODUCCIÓNCasarse, ya sea de la manera más clásica o siguiendo otro tipo de nuevas tradiciones, es uno de los puntos cruciales en la vida de una persona. Bien es cierto que en la actualidad hay muchas versiones de boda y muchas formas de comprender y llamar a este hecho crucial (tradicional por la iglesia, fiesta con amigos, privada y familiar, civil y comida, viaje al lugar de origen, fiestas en días diferentes, celebraciones de convivencia...), pero no es menos cierto que todos aquellos que se deciden a dar el paso lo conside-ran como un evento importante en sus vidas.

Esta importancia de la boda conlleva el desarrollo de un amplio mercado de servicios en constante re-novación en torno a las bodas que exige una inmersión de (al menos) varios meses para todos aquellos que se plantean su enlace. De esta necesidad surge la idea de crear Navarra Wedding Weekend, una feria en la que poder juntar a los interesados y a la amplia oferta de servicios que se les ofrece.

Restaurantes, vestidos, trajes, hoteles, fotografía, viajes, coches, joyas, detalles, fuegos de artificio, flores, actuaciones... todo tiene cabida en una boda y todo ello encuentra su sitio también en NWW.

Según los datos del Instituto de Estadística de Navarra, en 2017 se celebraron 2.361 bodas en la Comu-nidad Foral. El coste estimado de estas bodas supone un total de poco más de 65 millones de euros según el ‘Libro imprescindible de las bodas’ elaborado por el Doctor en Investigación de Mercados de Esade Carles Torrecilla, situándose como una de las industrias más constantes y poderosas dentro del sector servicios, arrojando un gasto medio por boda de 27.600 euros.

ORGANIZACIÓN Y EXPECTATIVA

La organización del evento corresponde a Nelson Estrategia & Publicidad. Dedicada a la gestión de ac-tividades de publicidad, marketing y comunicación, Nelson asume la organización del evento a todos los niveles, encargándose de la comercialización, gestión, organización y comunicación de la misma. Se trata del quinto año consecutivo en el que se organiza la feria, y las cuatro primeras ediciones ya resulta-ron un éxito tanto de público como de organización. En ellas se estimó un nivel de visitantes superior a las 3.000 personas (por edición) durante las tres jornadas de la feria, todos ellos de un perfil claramente definido y enfocado hacia la compra debido al proceso de adquisición de entradas instaurado, que a su vez permitió recabar una amplia base de datos.

Baluarte es el Palacio de Congresos y Auditorio de Navarra y se encuentra estratégicamente situado en el corazón de la ciudad. Ofrece un espacio expositivo de gran amplitud así como una gran explanada frontal destinada a posibles eventos diferenciadores.

Comercialmente es interesante valorar que una feria de estas características supone un gran impacto publicitario a precios muy competitivos si tenemos en cuenta los costes de marketing en los que se mueve el sector habitualmente. Durante los días de la feria así como previo al inicio y durante el desarro-llo de la misma, se organizarán diferentes actividades atrayendo a un gran número de personas.


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PROGRAMA MODELO12.00 horas. Inauguración del evento con autoridades locales, clientes, patrocina-dores y posibles VIP.16.30 horas. Inauguración popular del Wedding Weekend. Apertura de las puer-tas de la feria.Sin determinar hora. Celebración de sorteos. Mecánica por definir.20.30 horas. Cierre de la feria.

10.00 horas. Apertura de la feria.12.00-12.45 horas. ESPACIO NWW Charla o Master Class*.14.00 horas. Cierre de la feria.16.30 horas. Apertura de la feria.17.15 horas-19.45 horas. Desfiles. 21.00 horas. Cierre de la feria.

11.00 horas. Apertura de la feria.12.00-12.45 horas. ESPACIO NWW Charla o Master Class*.14.00 horas. Cierre de la feria.16.30 horas. Apertura de la feria.17.15 horas-19.45 horas. Desfiles. 20.30 horas. Cierre de la feria.

* Durante las mañanas de sábado y domingo se habilitará el Espacio NWW en el que los expositores podrán llevar a cabo presentaciones, master classes o similar. Se trata de una posibilidad opcional con una duración máxima de 30 minutos en las que NWW ofrece el espacio y el expositor provee la infraestructura.

VIERNES

SÁBADO

DOMINGO


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TARIFAS EXPOSITORESExpositor oro 1.600€- Espacio modular de 18 metros cuadrados en zona central preferente- Presencia en impactos mediáticos- Expositores de moda nupcial: incluye desfile en día y horario preferente (sujeto a necesidades)

Expositor plata 1.050€- Espacio modular de 8 metros cuadrados en zona preferente- Expositores de moda nupcial: incluye desfile (calendario y horario a criterio de la organización)

Expositor bronce 750€- Espacio modular de 6 metros cuadrados

Expositor sin stand (a partir de 25 metros cuadrados) Consultar

Expositor ‘Single’ 350€- Espacio diáfano de 1,5x1,5 metros cuadrados Iva 21% no incluido

Precios válidos hasta el 20/6/19. A partir de esa fecha, recargo del 25% Sujeto al calendario de pagos


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PROMOCIÓN 5º ANIVERSARIO: los expositores que hayan participado en ediciones anteriores recibirán GRATIS la inserción de una página de publicidad en el programa oficial de la feria si contratan su stand antes del 20 de junio (diseño no incluido).

TARIFAS PATROCINIOPatrocinio nominal 12.000€- Permite compartir nombre de la Feria- Sin stand- Presencia en todos los impactos mediáticos que genere la Feria- Elementos publicitarios por cuenta del expositor- Presencia en la revista de la feria

Vehículo oficial de la feria 1.600€- Exposición de 2 vehículos en Sala de exposiciones y 1 vehículo en Sala de la muralla- Presencia en todos los impactos mediáticos que genere la Feria- Elementos publicitarios por cuenta del expositor

Desfile sin stand 1.300€- Calendario y horario del desfile sujetos a las necesidades de la organización Iva 21% no incluido Precios válidos hasta el 20/6/19. A partir de esa fecha, recargo del 25%

Calendario de pagos· A la firma del contrato: 10% del total iva incluido · Antes del 1 de mayo: 10% del total iva incluido· Antes del 1 de junio: 40% del total iva incluido · Antes del 1 septiembre: 40% del total iva incluidoNo se permitirá la entrada a la feria a aquel expositor que no haya abonado el total de los servicios contratados.


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CONTRATA TU STAND ANTES DEL 20 DE JUNIO Y AHÓRRATE EL RECARGO DEL 25%ADEMÁS, HASTA EL 20 DE JUNIO, ELIGE GRATIS ENTRE MOQUETA NEGRA O ROSA(A PARTIR DE ESE DÍA, RECARGO DEL 10%)

PATROCINIO SORTEOS V ANIVERSARIO NWWCon motivo del 5º aniversario de Navarra Wedding Weekend y tras comprobar el éxito del sorteo impul-sado por la organización en 2018, NWW pretende con su quinto aniversario ofrecer un nuevo aliciente a los asistentes a la feria mediante la inclusión de diferentes sorteos. Para esta medida se ofrece a los expositores el patrocinio de los sorteos bajo las siguientes condiciones.Requisitos para el comercio:- El premio ha de resultar atractivo a criterio de la organización (por importe, imagen, o similar)- El ganador puede elegir el canje del artículo en sorteo por otro similar de igual o inferior importe- El sorteo de un artículo no es exclusivo (puede haber varios artículos iguales de diferentes expositores)Compromiso de NWW:- Cada sorteo contará con una contraprestación de 8 marquesinas dentro de la campaña de NWW (acción valorada en 2.900€ +iva)- El expositor patrocinador será el encargado de entregar el premio- Tanto la entrega en la feria como la posterior en el comercio patrocinador del sorteo serán reflejadas en las redes sociales de NWW (con el material gráfico entregado por el comercio en la segunda) - NWW cubre el impuesto de sorteos de Hacienda NavarraRequisitos participantes:- Los familiares de los expositores y organización están excluidos de los sorteos- Se requerirán tres sellos de stands que sorteen artículos en el programa de la feria- Es imprescindible estar presente físicamente en el momento del sorteo


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REFUERZA TU IMAGEN CON UN SORTEO DENTRO DE LA FERIA, OBTENIENDO VISIBILIDAD CON UNA CAMPAÑA EN MARQUESINAS Y MAXIMIZANDO LAS VISITAS A TU STAND

PLANO

El contenido gráfico de este plano es meramente informativo y está sujeto a cambios derivados de las decisiones y criterio tanto de la dirección de la feria como de la dirección de seguridad de Baluarte.

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CARACTERÍSTICAS STAND MODULAREl precio del stand modular incluye:Contratación de stand modular durante la celebración del Salón:- Estructura de aluminio lacado y paredes de paneles de melamina blanca- Guía en la parte frontal superior de focos en luz fría. 1 foco en stands 6-8 m2, 2 focos en stands 18 m2- Frontis: rotulación de tipografía estándar con el nombre comercial de la empresa expositora- Instalación eléctrica con cuadro monofásico de 1’6 kw y toma eléctrica- Moqueta ferial de color rosa directamente al suelo- Limpieza diaria de zonas comunes- Seguridad en zonas comunes, no incluye los objetos expuestos en cada stand. La seguridad es de carác-ter disuasorio, siendo el contenido de cada stand responsabilidad del expositor- Decoración general del SalónA las empresas expositoras se les facilitará un catálogo de mobiliario en alquiler para completar, en caso que así lo requieran, la decoración y equipamiento de su stand.En ningún caso se permitirán acciones fuera del espacio expositivo contratado salvo que cuenten con la autorización previa de la organización.- En la estructura del stand, paredes, perfiles... no se puede atornillar, pegar con cintas o silicona, etc... EL STAND SE DEVOLVERÁ COMO SE HA ENTREGADO. Consultar con la organización formas de colocación de materiales decorativos, etc..- Los daños en el stand se le cobrarán al expositor: 26€ cada melamina


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COMUNICACIÓNMedios convencionalesUna de las claves del éxito de la feria radicará en la capacidad de la organización para comunicar lacelebración de la misma, los diferentes eventos, así como otras curiosidades en torno a ella.En este caso, contaremos con una doble presencia en los medios convencionales.La primera parte es la puramente publicitaria, para la que contaremos con:· Inserciones publicitarias en los principales medios impresos· Presencia en las principales emisoras de radio· Presencia en una intensa campaña de publicidad exterior

Redes socialesTodas las acciones de comunicación vendrán acompañadas por nuestros perfiles, hastag y acciones singulares a través de las redes sociales más populares. El objetivo es diversificar públicos y lograr la interacción a través de un vehículo que nuestro principal público objetivo considera como más cercano y de confianza.

Medios propiosDesarrollaremos una revista de Navarra Wedding Weekend, que será entregada a los visitantes de la feria, en la entrada de la misma.Además, dentro de nuestro desarrollo contaremos con la captación de datos de todas aquellas perso-nas que entren en el recinto, base de datos que posteriormente será compartida con los expositores.


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PROGRAMA OFICIAL DE LA FERIANavarra Wedding Weekend contará con un programa oficial de la feria que se pretende tenga formato de revista A5. Los contenidos previstos son:· Indice· Guía de expositores con logo· Las bodas en cifras· Sorteos con nombre del expositor y premioOfrecemos la posibilidad de contratar publicidad a nuestros expositores en este programa:

FECHA TOPE DE CONTRATACIÓN: 30 DE AGOSTO DISEÑO E IVA 21% NO INCLUIDO

Página148x210 mm.250€

Contraportada148x210 mm.Incluye dospáginas de reportaje500€

Interior portada148x210 mm.Incluye páginade reportaje350€


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CATÁLOGO DE PRODUCTOS

CATÁLOGO DE PRODUCTOS

DISEÑO NO INCLUIDOIVA 21% NO INCLUIDO

TEJIDO TÉCNICO REUTILIZABLE

600x232 cm.Impresión y fijación396€



REINSTALACIÓN MATERIAL 2018

600x232 cm.Fijación80€



VINILO IMPRESO

96x232 cm.Impresión y fijaciónIncluye melamina70€

Solo fijación.26€/panel

MOD. CUPMostrador con vitrina100x50x100 cm.125€

MOD. CUP A MEDIDAMostrador con vitrina y vinilo personalizado100x50x100 cm.160€

MOD. DUPLEMesa baja, juego de dos50x50x47 cm.45x45x38 cm.50€/Juego de dos

ESPEJO MARCO100€

MOD. CUBE 3 PLAZASSofá183x60x67 cm.175€

MOD. DORABlanco o negro30€

MOD. CUBE 1 PLAZASofá77x70x67 cm.130€

MOD. ITALIANABlanca o negra.15€

MOD. MARCOTaburete blanco, giratorio 35€

MOD. LUNA33€

IVA 21% NO INCLUIDO. DISEÑO NO INCLUIDO

MOD. KISSMesa baja80x74 cm.40€

MOD. LONDRESExpositor de catálogos110x36x190 cm.110€

MOD. HELVÉTICAMesa baja80x80x74 cm.40€

MOD. KRAUSMesa alta60x110 cm.35€


SERVICIO AZAFATASFeria Pamplona20 horas360€

DISEÑO STAND A MEDIDAA presupuestar

PARKING BALUARTETarjeta de libre accesoDías 17, 18, 19 y 20 octubre30€Contratación y consultasAna Díez Jiménez948 213 293 · [email protected]

TARJETAS85x55 mm.Cuatricromía 2 caras350 gramos estucado semimatePlastificado 2 caras1.000 uds: 70€2.000 uds: 90€

FLYERS100x210 mm.Cuatricromía 2 caras300 gramos estucado brilloSin plastificar1.000 uds: 110€2.000 uds: 150€

ROLL UP GRANDE200X205 CM.250€

ROLL UP PEQUEÑO80X205 CM.

125€

DÍPTICOS298x210 mm. abierto, A5 cerradoCuatricromía 2 caras135 gr. estucado brilloSin plastificar1.000 uds: 150€2.000 uds: 190€

DÍPTICOS298x210 mm. abierto100x210 mm. cerradoCuatricromía 2 caras135 gr. estucado brillo1.000 uds: 160€2.000 uds: 195€

SERVICIOS DE FOTOGRAFÍA Y VÍDEO PARA DESFILESFotografía 350€Vídeo 500€


GUÍA PRÁCTICA DEL EXPOSITOR

GUÍA PRÁCTICA DEL EXPOSITOR

La Guía Práctica del Expositor está destinada a facilitar su participación Debe usted leer esta guía con gran atención .Incluye información previa al Certamen que debe ser tenida en cuenta

EMPLAZAMIENTOPALACIO DE CONGRESOS Y AUDITORIO BALUARTE

ADJUDICACIÓN DE ESPACIOSLa asignación de espacios, días y orden en los desfiles será competencia exclusiva de la Dirección del Certamen. En la asignación de espacios, la Dirección del Certamen tendrá en cuenta, en la medida de lo posible, la sectorización del certamen, armonía entre espacios y cualquier otra circunstancia que incida en la mejora del mismo.En coherencia con dichas circunstancias, el espacio será asignado tomando como base los datos consignados por el solicitante en la solicitud de participación.La Dirección del Certamen se reserva la facultad de modificar el emplazamiento si circunstancias excepcionales así lo exigieran, sin derecho a indemnización por el expositor.

FECHAS Y HORARIOSNAVARRA WEDDING WEEKEND se celebrará en el Palacio de Congresos y Auditorio Baluarte los días 18, 19 y 20 de octubre de 2019. Inauguración Oficial: Foto inaugural viernes día 18 a las 12:00 horas. Sin actividad ferial.Día 18 de 16:30 a 20:30 horas.Día 19 de 10:00 a 14:00 horas y de 16:30 a 21:00 horas.Día 20 de 11:00 a 14:00 horas y de 16:30 a 20:30 horas.Durante el horario de visita los stands estarán atendidos y con el material expuesto al descubierto. Entrada de expositores: media hora antes del horario de apertura del certamen. Salida de expositores: media hora después del horario de cierre del certamen.

ENTREGA DE PASES DE EXPOSITORLos pases de expositor son válidos tanto para los días de exposición como para los de montaje y desmontaje. Estos se entregarán el primer día de montaje, en la entrada de Baluarte.Para tener derecho a los pases, es imprescindible haber abonado la totalidad de la factura.

MONTAJE, ENTRADA DE MERCANCIAS Y DESMONTAJEEn todo momento deberán respetar imperativamente los horarios. El montaje y decoración de cada stand deberá concluir con anterioridad a las 11:30 horas del viernes día 18 de octubre de 2019 (día de Inaugu-ración Oficial). El expositor está obligado a respetar todas las disposiciones vigentes relacionadas con la prevención de accidentes e incendios y disponer de las correspondientes tarjetas de acreditación como expositor para el control de acceso al pabellón.

NORMATIVA DE ACCESO Y PERMANENCIA DE VEHICULOS PARA PERIODOS DE MONTAJE/DESMONTAJE Tiempos máximos establecidos para las labores de carga y descarga: 1) Turismos y monovolúmenes: Una hora. 2) Vehículos de carga máxima autorizada igual o inferior a 3.500 Kg.: Dos horas. 3) Vehículos de carga máxima autorizada superior a 3.500 Kg.: Tres horas.

Cumplido ese tiempo es obligatorio retirar sus vehículos o furgonetas al parking (de pago) subterráneo del recinto ferial. Recuerde: No aparcar delante de los portones de entrada de mercancías, salidas de emergencia ni instalaciones contra incendios.

Días de montaje y entrada de mercancías: miércoles 16 de 16:30 a 20:00 horas y jueves 17 de 9:00 a 14:00 y de 16:00 a 20:00 horas. Los expositores podrán acercarse hasta su stand para descargar su material, retirando posteriormente sus vehículos al parking subterráneo del recinto ferial. El viernes, día 18 de octubre, se podrá ultimar la decoración del stand de 9:00 a 11:30 horas. Los expositores que este día tengan que descargar algún objeto pesado podrán acercarse con su vehículo sólo hasta la puerta de acceso al pabellón que quede habilitada a tal efecto, pudiendo hacerlo también a través del parking de la feria.

Comienzo y final del desmontaje: las empresas que quieran desmontar el stand la misma noche de finalización del Certamen (domingo 20), podrán hacerlo a partir del horario de cierre del certamen (20:30 horas), con la particularidad de que los vehículos no podrán acceder al Pabellón hasta las 21:00 horas. Está prohibido comenzar a desmontar los stands antes de las 20:30 horas. El desmontaje del domingo día 20 finalizará obligatoriamente a las 23:00 horas con el cierre del pabellón. En todo momento se seguirán las indicaciones del personal de NWW (Director de Certamen, Coordinador del Pabellón y del Coordinador de Seguridad). El lunes día 21 se podrán desmontar el resto de los stands en horario de 9:00 a 14:00 horas.

REPARTO Y ENTREGA DE MERCANCÍASLa recepción de mercancías comienza el martes 15 de octubre a las 9:00 h. Las entregas serán efectuadas, bajo la responsabilidad de cada expo-sitor, directamente en su stand. El expositor tiene que estar presente o representado a la llegada de los paquetes. En caso de ausencia del destinatario para su recepción, el organizador no está obligado a recepcionar la mercancía, ni será considerado respon-sable en caso de pérdida o robo. En caso de necesitarlo, por favor, consigne su mercancía a: Palacio de Congresos y Auditorio BaluartePlaza de Baluarte s/n - 31002 Pamplona Certamen NAVARRA WEDDING WEEKEND Nombre de la empresa / Número de stand N° de teléfono móvil del expositor

VIGILANCIALa vigilancia general es a cargo de Baluarte y está garantizada desde el viernes 18 de octubre hasta el lunes 21 de octubre, a las 9,00 h.Los organizadores se responsabilizan de la vigilancia del salón en las mejores condiciones, pero se trata de una aportación de medios y no de resultados. La solicitud de admisión firmada para su participación en el Certamen incluye un seguro de Responsabilidad Civil, pero en ningún momento incluye seguro de mercancías por lo que, si alguna empresa expone objetos de valor considerable y desea retirar su mercancía tras cada día de exposición, deberá comunicarlo previamente al Director del Certamen. Debido al gran número de personas que van a circular por el recinto del salón durante la instalación y la retirada del material, les rogamos que vigilen sus efectos personales y sus productos durante el período de montaje y desmontaje para evitar robos.

ACTIVIDADES NO AUTORIZADAS- La proyección de imágenes fuera del espacio asignado (stand) ni en paredes y techos ajenos a éste. - Los montajes en pasillos o zonas de comunicación del recinto, excepto autorización expresa de la Dirección del Certamen. - Cualquier demostración ruidosa que moleste a otros expositores o visitantes. El ruido en el stand no podrá sobrepasar los 60 decibelios medi-dos al borde del mismo. - En los paneles de melamina, de los stands modulares, así como en paredes o cristales de Baluarte no se podrá pintar, clavar grapas y clavos. Incluso si se empapelan o decoran con vinilo, deberán quedar en las mismas condiciones que se encontraban al inicio del certamen (Si se constata cualquier tipo de deterioro o daño causado por el expositor, se presupuestará su reparación por iniciativa y bajo el control de NWW, que procederá a ejecutar los trabajos correspondientes por cuenta del expositor). - Usar el servicio de megafonía general de la Feria para realizar difusión comercial de las firmas presentes en el certamen. - No se permitirá entregar propaganda ni hacer desfiles por los pasillos del Pabellón, tampoco en el hall, ni en la zona perimetral de Baluarte con el fin de no dañar a otras firmas expositoras ni la imagen del Certamen, pudiendo realizar esto, si se desea, dentro de su stand.- Está absolutamente prohibido fumar en el recinto del salón. - Está prohibido que cualquier tipo de objeto, decoración o mercancía, sobresalga hacia los pasillos o los stands vecinos.

OBLIGACIONES- Si para el montaje total o parcial de un stand el expositor recurre a una empresa ajena al certamen, deberá presentar ante la organización la documentación relativa al alta en la Seguridad Social, responsabilidad civil, así como la normativa de seguridad. Baluarte dispone de un formulario a tal efecto que habrá de ser rellenado antes de proceder al montaje del stand.- El expositor será una empresa o autónomo, que esté dado de alta en la Seguridad Social, tal y como lo obliga la legislación actual, así como cual-quier persona que esté a su cargo dentro de su stand. La Dirección de NWW, declina cualquier responsabilidad derivada del no cumplimiento de esta cláusula por parte de los expositores- El expositor será el responsable de los perjuicios que se deriven de modificaciones que él introduzca en la estructura física del stand, o de las instalaciones de Baluarte y de toda pérdida, daño o accidente de cualquier tipo ocasionado al material, personal y objetos que se encuentren en su stand sin que, en ningún caso, pueda responsabilizar del mismo a la Organización. - El expositor será el responsable de todos los productos, objetos y /o servicios presentados en su stand y de las consecuencias jurídicas que pudieran derivarse de la presentación de productos ilegales. - El expositor será el responsable de contar con las autorizaciones administrativas necesarias relativas: al montaje y decoración de su stand (siem-pre y cuando sea por cuenta propia), a la manipulación de los productos y objetos y a la correcta exhibición de los mismos. - Los stands de diseño (no modulares), deberán haber sido aprobados previamente a su instalación por la Organización. En este caso se deberán enviar los planos y detalles de los mismos para su aprobación- El montaje de los stands, bajo ningún concepto podrá afectar a las instalaciones del espacio expositivo, así como a las instalaciones de Baluarte no permitiéndose pintar, fijar tacos, hacer agujeros con taladros, producir roces en elementos estructurales, como tampoco colgar o sostener letreros, marcos, dibujos o cualquier otro objeto en paredes o techos. - El expositor deberá tener totalmente pagada la tarifa de participación, así como de las producciones encargadas a la Organización antes del comienzo del montaje de su stand. Si se incumpliera esta obligación en ningún caso se le permitirá la entrada al pabellón para iniciar la decoración y montaje de su stand.

N A V A R R AW E D D I N GW E E K E N D


18-19-20

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Maialen LecumberriT. 948 321 909

M. 639 525 [email protected]

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