BENEFICIOS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

NATALIA CAROLINA DIAZ CASILIMAS

AULA 205

FICHA 661543

DOCENTE: ERICK MAURICIO ALVAREZ TOBIAN

SENA

GIRARDOT, CUNDINAMARCA

2015

BENEFICIOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Los sistemas de información son en la actualidad una herramienta que bien implementada se convierte en un arma competitiva en los negocios, así como las empresas buscan diferenciarse de su competencia, los sistemas de información (SI) son una manera de hacerlo.

Existen tres clasificaciones en los sistemas de información: los sistemas transaccionales; los cuales se enfocaban básicamente en la simplificación de procesos operativos y tardados, cuando surgieron estos sistemas fueron muy bien aceptados porque ayudaban a la empresa en sus funciones de Contabilidad, Nomina, Cobranza, Facturación etc.

Después aparecieron los sistemas de apoyo a la toma de decisiones; como los sistemas de apoyo a la toma de decisiones, sistemas de apoyo a la toma de decisiones grupales, sistemas ejecutivos de información y los sistemas expertos de apoyo a la toma de decisiones, que solían introducirse después de haber implantado los sistemas transaccionales. Ejemplo de este tipo de sistemas están la programación de producción, programación de compra de materiales, flujo de fondos, simulaciones de negocios etc.

En nuestros días es importantísimo que las empresas integren este tipo de tecnología a través de plataformas que con un solo movimiento repercuten en otros departamentos de la empresa. Así por ejemplo una orden de producción implica la orden de compra de materiales al proveedor, descontar de los materiales disponibles el inventario, generar información de costos, generar una cuenta por pagar y finalmente descontar el flujo del efectivo cuando esta orden de materiales sea pagada en el futuro, todo esto integrado en una infraestructura que pueda ser utilizado por varios usuarios simultáneamente; haciendo consultas, capturas y finalmente arrojando reportes para la toma de decisiones. 2. Ventajas de la implementaciónón de SI y TI

“Una empresa debe adquirir la infraestructura que le ayude a tomar decisiones rápidas y a resolver los retos de la actualidad; de lo contrario se quedará en el pasado”, (El Economista, 2002)[1] , según Luis Díaz, consultor de negocios y especialista en SCM y ERP de J.D. Edwards, firma que provee software y servicios de consultoría, asegura que desde 1990 la complejidad de los negocios aumentóó y surgió la necesidad de integrar todas las funciones dentro de la empresa en un ambiente dinámico.

Explica que mientras en los años setenta, la dinámica de una empresa de

manufactura solo consistía en fabricar una pieza o dos y no el reto que ahora tienen las compañías manufactureras; hoy, lo importante es conocer lo que sucede dentro de la empresa y fuera de ella. De manera particular, lo que sucede con su producto y su cliente.

Pero no cabe duda que cuando estos sistemas están implementados proporcionan grandes beneficios como, algunas de estas ventajas las menciona El Economista (2002).

Integran la administraciónón de la empresa, las finanzas, la administraciónón de las tesorerías, los recursos humanos entre otras.

Es posible analizar la cadena de valor ya sea de un producto o un servicio para identificar que actividades no están generando valor, poder eliminarlas y disminuir los costos.

Integran nuevas tecnologíaías y herramientas de vanguardia como el Supply Chain Management Software que aprovecha las funciones del Internet y comunicaciones con costo realmente bajo.Ayudan a incrementar la efectividad en la operaciónón de las empresas.Puede proporcionar ventajas competitivas, si es que la competencia no cuenta con esta tecnologíaía.La informaciónón está disponible para todos los usuarios en tiempo real.Vence la barrera de la distancia ya que se puede trabajar con un mismo sistema en puntos distantes.Es el primer paso a la integraciónón de la Cadena de Valor, ya que integra la parte interna-administrativa de los negocios.

VENTAJAS DE UTILIZAR SISTEMAS DE INFORMACIONControl efectivo de las actividades de la organización.Integración de nuevas tecnologías y herramientas de vanguardia.Ayuda a incrementar la efectividad en la operación de las empresas.Proporciona ventajas competitivas y valor agregado.Disponibilidad de mayor y mejor información para los usuarios en tiempo real.Elimina la barrera de la distancia trabajando con un mismo sistema en puntos distantes.Disminuye errores, tiempo y recursos superfluos.Permite comparar resultados alcanzados con los objetivos programados, con fines de evaluación y control.

DESVENTAJAS DE UTILIZAR SISTEMAS DE INFORMACIONEl tiempo que pueda tomar su implementación.La resistencia al cambio de los usuarios.

Problemas técnicos, si no se hace un estudio adecuado, como fallas de hardware o de software o funciones implementadas inadecuadamente para apoyar ciertas actividades de la organización.

3. Integración de SI y TI

Alguna vez, hemos escuchado de grandes compañías que se fusionan, y sí en la mayoríha de los casos se integran, pero algunas compañías sufren más con la integraciónón de tecnologíaía ya que normalmente esta es distinta en cada una de las empresas.

De este modo se ve la importancia de crecer; de ser más grande. Una de las estrategias de crecimiento es las fusiones; hay distintos tipos de uniones; la fusion donde de dos compañías y se crea una nueva, compra es cuando una empresa compra una parte o la totalidad de otra compañía y por úúltimo las alianzas, donde se crean estrategias conjuntas pero cada compañía tiene su identidad propia y recursos para tomar sus propias decisiones.

En cada uno de estos caso se puede aplicar la integraciónón de sistemas de informaciónón para tener mayores ventajas competitivas, según Floyd, 1992.

1. En las adquisiciones: cuando una compañía compra una empresa la controladora está sumamente interesada en “controlar” las operaciones y toma de decisiones, para esto se necesita un sistema de información (que normalmente ya existe en cada una de estas grandes compañías), pero la integración de las mismas se vuelve en un gran reto para las empresas.

2. En las fusiones; aplica la misma idea.

3. En las alianzas; cuando existen alianzas entre compañía el abanico de ayuda o estrategias que se pueden generar es inmenso, pero centremos este punto cuando la empresa hace alianzas con sus clientes, todo lo relacionado con el CRM (Customer Relationship Management) sale a relucir. Lo mismo cuando una empresa quiere integrar procesos o informaciónón con sus proveedores, se enfrenta al reto de la SRM (Supply Relationship Management).

4. Problemáticas enfrentadas al implementar SI y TI

Los problemas de adaptaciónón de los sistemas de informaciónón, entre los problemas más significativos de estos sistemas, están el costo, el tiempo de implementaciónón, la resistencia al cambio de los usuarios, también los problemas técnicos como por ejemplo la rapidez de respuesta del sistema, ya

que con los sistemas LAN no son suficientes, dado que se necesitan sistemas de switchs y ruteadores para que el tiempo de respuesta de la red, sea adecuado a las necesidades de los usuarios, estamos de acuerdo que la velocidad de red 10/100 que conocemos no es suficiente cuando están conectados hasta 500 estaciones de trabajo.

Según Guerrero, 2004 [5] , cuando los sistemas ERP no dan el ancho en las organizaciones existe otra alternativa para tomar en cuenta, esta es los EAI (Enterprise Applications Integrations) en comparaciónón de ERP radica en que la implementaciónón de este úúltimo es considerada como “push-oriented”, se obliga a la organizaciónón a adaptarse a la linealidad del ERP, de ahí nace gran parte de la resistencia al cambio que ocurre durante los proyectos de implementaciónón de ERP, uno de los principales problemas que se encuentran.

El enfoque de EAI es “pull-oriented”, es decir, que se parte de los procesos y aplicaciones existentes para “mapear” e integrar funciones que actualmente están desagregadas, lo cual ocurre de una manera más flexible para la empresa, desgraciadamente esta metodologíaía aplica de mejor manera a la Pequeña y mediana empresa, en la Tabla 1 se muestra las diferencias entre los ERP y los EAI:

CONCLUSIONESSabemos que una de las estrategias de crecimiento de las empresas son las alianzas, adquisiciones y fusiones y que la etapa que se crea posterior a este hecho es uno de los factores más importantes para la percepciónón de valor por parte de los accionistas de las empresas, de ahí que la integraciónón es un factor clave para el futuro ééxito o fracaso de la compañía.

De hecho, en un estudio del Boston Consulting Group reportado por Zollo, 1999, [7] se menciona que los factores más importantes al tomar en cuenta una fusion es el candidato y el monto adecuado de compra de la compañía, pero lo interesante es que una vez hecho la fusion, los factores críticos de ééxito son la integraciónón de los sistemas de informaciónón y la motivaciónón en el personal.

Y es que para muchas compañías que deciden crecer utilizando estas metodologías ven como atractivo las ventajas de utilizar “algo de la otra compañía”, por ejemplo la manera de administrar, la experiencia de mercado, el uso de la información que ellas mismas generan y por este motivo es muy importante tener un equipo de expertos en la administraciónón del cambio de plataforma de sistemas de información para poder implementar la congruencia de dicha tecnologíaía y se logre el ééxito de la compañía.

Por eso recomendamos finalmente algunos factores para poder integrar las plataformas tecnológicas y de sistemas de informaciónón:

1. Personal que haya estado durante el proceso de la compra2. Una detallada metodologíaía (planeaciónón) de la integraciónón de sistemas, procesos etc.3. Plan de contingencia para las cosas que pueden salir mal4. Tomar en cuenta los factores propios de cada empresa; culturales, de comunicaciónón entre ambas.