PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROSMPI-SGI-02-DOC-000

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PROCEDIMIENTOCONTROL DE REGISTROSMPI-SGI-02-DOC-003

vpavezjrojaseorellana11/08/2014A

ELABORREVISAUTORIZEMITIDO PARAFECHAREV.

NDICE DE CONTENIDOS1.OBJETIVO32.ALCANCE33.REFERENCIA34.DEFINICIONES35.RESPONSABILIDADES46.DESARROLLO47.REGISTROS68.ANEXOS Y/O FLUJOGRAMAS6

1. OBJETIVO Este procedimiento describe la identificacin, almacenamiento, proteccin, acceso, tiempo de retencin y disposicin de los registros del Sistema de Gestin Integrado, de manera de asegurar que estos registros se mantengan legibles, identificables y recuperables, para demostrar evidencia de la operacin eficaz del Sistema de Gestin Integrado implementado en MSCO Proyectos Industriales Ltda.,(en adelante MSCO PI).2. ALCANCEAplicable a todos los documentos elaborados para el SGI de MSCO PI.3. REFERENCIA3.1. "MPI-SGI-02-DOC-001 - PROCEDIMIENTO ELABORACION DE DOCUMENTOS"3.2. "MPI-SGI-02-DOC-002 - PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS"3.3. MPI-SGI-05-DOC-001 LISTA MAESTRA CONTROL DE REGISTROS3.4. NORMA ISO 9001:2008, SISTEMAS DE GESTIN DE LA CALIDAD 3.5. NORMA ISO 14001:2004, SISTEMAS DE GESTIN AMBIENTAL3.6. NORMA OHSAS 18001:2007, SISTEMAS DE GESTIN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN TRABAJO

4. DEFINICIONES4.1. REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeadas.4.2. DOCUMENTO: Se refiere a informacin y su medio de soporte. El medio de soporte puede ser papel, disco magntico, ptico o electrnico, fotografas, muestras patrn o una combinacin de estos.4.3. INFORMACION: Datos que poseen significado.4.4. IDENTIFICACIN: Nombre de referencia o cdigo que individualiza a los registros.4.5. ALMACENAMIENTO: Indica el lugar fsico donde se mantienen los registros. 4.6. PROTECCIN: Cargos y/o sectores autorizados para usar los registros.4.7. RECUPERACIN: Determinar la metodologa para acceder y encontrar registros de actividades anteriores.4.8. TIEMPO DE RETENCIN: Tiempo en que se mantiene vigente el registro o documentacin, en el lugar de trabajo: ejemplo, 6 meses, 2 aos, 5 aos, segn sea el caso.4.9. DISPOSICIN: Es la accin que se ejecuta con el registro una vez que se cumple su perodo de retencin. Adems, indica quien efectuar esta accin. Por ejemplo: Destruccin por la secretaria, guardar en bodega, trasladar a bodega jefe del rea, etc.5. RESPONSABILIDADESLos responsables se encuentran establecidos en el " MPI-SGI-02-DOC-002 - PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS, Punto. 5".6. DESARROLLO6.1. GENERALIDADES Para la elaboracin, modificacin o eliminacin de un formato de registro, los Gerentes o Jefes de rea establecern los formatos que requieran y enviarn al Encargado del SGI para que este los actualice y se incorporan a este control, tomando en cuenta aquellos documentos necesarios para la implementacin, mantencin y operacin del Sistema de gestin integrado.Cabe sealar que la MSCO PI, posee diferentes software para la automatizacin de sus procesos, por lo que tambin es manejada una gran cantidad de informacin magntica computacional que se traduce en registros electrnicos que sern tratados en cada procedimiento en particular.Los Registros del SGI son los que han sido definidos en el punto 7 de cada Procedimiento del Sistema y los requeridos por las Normas ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001.Aquellos Registros que caen en obsolescencia son eliminados. Aquellos registros que se encuentren asociados a tpicos legales relacionados con Seguridad y Salud Ocupacional y Medio Ambiente deben ser mantenidos por un periodo de 2 aos. Los Registros son codificados segn lo establecido en el procedimiento MPI-SGI-01-DOC-001 - PROCEDIMIENTO ELABORACION DE DOCUMENTOS. El control de los registros est definido en los mismos documentos que los generan y se registran en el punto denominado registros de cada documento, adems se mantiene una lista general de control de registros. Donde Los registros que vencen su plazo de vigencia o mantencin son eliminados de forma digital.6.1IDENTIFICACIN DE REGISTROSTodos los registros generados en MSCO PI, y que pertenezcan al sistema de gestin integrado, debern poseer un nombre que los identifique. Los registros que se desprendan de los procedimientos normativos y procedimientos operativos se indican en el procedimiento, indicando su nombre.Loa registros sern controlados en MPI-SGI-05-DOC-001 - LISTA MAESTRA CONTROL DE REGISTROS6.2ALMACENAJE Y PROTECCINTodos los registros generados en MSCO Proyectos Industriales Ltda. son almacenados en medios fsicos (Carpetas), y medios digitales (Servidor disco SGI/DISTRIBUCIN), disponiendo estos medios en zonas protegidas contra cualquier causa que pudiese deteriorarlo. En MPI-SGI-05-DOC-001 - LISTA MAESTRA CONTROL DE REGISTROS del sistema de gestin Integrado se determina el Modo de Archivo que referencia bsicamente si es fsico o digital.6.3RECUPERACINPara los registros internos y/o externos en papel cada responsable se asegura que el archivo y almacenamiento prevenga daos o prdidas y se encuentren protegidos, disponibles y legibles.Para el caso de los registros internos digitales, la proteccin y recuperacin de los registros se archiva y almacena en el disco de respaldo del Servidor.

6.4RETENCIN Y DISPOSICIN FINALEl tiempo de retencin de los registros del sistema de gestin Integrado deber ser determinado por los generadores de estos. Cabe sealar que el tiempo de retencin de los registros se especifica en MPI-SGI-05-DOC-001 - LISTA MAESTRA CONTROL DE REGISTROS del sistema de gestin integrado, en el lugar donde se indica Tiempo Mnimo de Archivo.Los registros una vez que han cumplido el tiempo mnimo de archivo sern dispuestos de acuerdo a los siguientes criterios: Mantener: Registros que son necesarios mantener, pero que no son de consulta habitual, por lo cual pueden quedar almacenados donde el Encargado del SGI lo determine. Eliminar: Registros que por su carcter no tienen validez en el tiempo por lo tanto pueden ser destruidos.Es importante sealar que la disposicin de los registros se deber especificar en MPI-SGI-05-DOC-001 - LISTA MAESTRA CONTROL DE REGISTROS, en el lugar donde se indica Disposicin Final, segn criterio definido en este punto.7. REGISTROSMPI-SGI-05-DOC-001 - LISTA MAESTRA CONTROL DE REGISTROS8. ANEXOS Y/O FLUJOGRAMASNO APLICA