monografia de Secretaria Ejecutivo.docx

7/24/2019 monografia de Secretaria Ejecutivo.docx

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INSTITUTO SUPERIOR TECNOLOGICO CIPERMUM

Ao de la Diversificacin Productiva y del Fortalecimiento de la Educacin

INSTITUTO SUPEIO TE!NO"O#I!O

PERFIL PROFESIONAL DE LASECRETARIA

CURSO:

SECRETARIADO EJECUTIVO

DOCENTE:

KAREN L. VILCA

ALUMNOS:

ABARCA RIMAYHUAMAN YAJAIDA BOLIVAR GAMARRA YOLANDA HUAYTA MAMANI NELI

RIMAYHUAMAN GALLEGOS NORMA

SENCIA QUISPE DEZZY

CUSCO- 201

Secretaria Ejecutiva Pgina 1


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PESENTA!ION

En nuestro trabajo, el desarrollo profesional de la secretaria presentaremos las

relaciones humanas dentro de la oficina, funciones bsicas y especficas de la

secretaria, y su gran avance debido a la era tecnolgica actual adems de estar

presente en la toma de decisiones dentro y fuera de la empresa, sus increbles

equipos de trabajo laboral, el beneficio de las redes sociales que estas les brinda

a la secretaria actualizar informacin de la empresa con ayuda de pginas web y

programas de finanzas.

El presente trabajo se realiz con mucho esmero y dedicacin esperando colmar

las epectativas del docente.

!as alumnas.

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INTODU!!ION

"eg#n la $nvestigacin el trabajo se ha desarrollado mediante el $nternet, libros e

bibliotecas son el tema de PEFI" DE "A SE!ETAIAes una funcin esencial

en cualquier tipo de actividad empresarial, tanto en el mundo de los negocios

como en la industria o en las profesiones liberales. !a secretaria contribuye al

eficaz funcionamiento de una empresa mediante su trabajo discreto, ordenado y

metdico. En la terminologa tradicional, se denomina secretaria a la persona que

escribe la correspondencia, etiende las actas de las reuniones, resuelve los

asuntos de trmite y custodia los documentos de una oficina. %ero en los #ltimos

tiempos el concepto de secretaria ha cambiado notablemente& ahora ha pasado a

ser la asistente perfecta de su jefe, hasta el punto de ser capaz incluso de asumir

responsabilidades de 'ste con credibilidad.(

1 http://perfldelasecretaria-delia.blogspot.pe/2012/0/introduccion.ht!l

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!"#$%&!AP$TU"O I

E" PO%"E&A

'('(P"ANTEA&IENTO DE PO%"E&A(.............................................................................#

'()( O%*ETI+OS..........................................................................................................#'()('( O%*ETI+OS #ENEA"ES...............................................................................#

'()()( O%*ETI+OS ESPE!$FI!OS..............................................................................#

!AP$TU"O II

&A!O TE,I!O

)('( !ON!EPTO DE SE!ETAIA E*E!UTI+A(..............................................................$

)()( "A -ISTOIA DE "A SE!ETAIA..........................................................................%

)()('( emin.ton y el D/a de la Secretaria.................................................................%

)()()( "a Secretaria en el &undo..............................................................................&

)()(0( "a -istoria del D/a de la Secretaria..................................................................'

)(0( DES!IP!ION DE !A#O...................................................................................10

)(0('( &isin o Pro1sito del !ar.o........................................................................10

)(0()( Funciones Es1ec/ficas..................................................................................10

)(2( !A&PO "A%OA" DE UNA SE!ETAIA.............................................................12

)(3( +O!A!I,N DE SE!ETAIA...............................................................................1"

)(4( !O&PETEN!IAS A!TITUDINA"ES DE "A SE!ETAIA........................................1"

)(4('( "a Im1ortancia Si.nificativa del !onocimiento...............................................1"

)(4()( ol de las !omunicaciones...........................................................................1

)(4(0( Funciones Es1ecificas..................................................................................1

)(4(2( Funciones Administrativas............................................................................1

)(4(3( "a Secretaria en la Em1resa &oderna...........................................................1#

!APITU"O III

E"A!IONES -U&ANAS EN E" ASPE!TO SO!IA"

0('( E"A!IONES -U&ANAS EN "A OFI!INA.............................................................1%

0()( !UA"IDADES DE "A SE!ETAIA.......................................................................1%

0(0( I&A#EN 5 ATEN!I,N A" !"IENTE.......................................................................1'

0(2( TIPOS DE !"IENTES...........................................................................................1'

0(3( SATISFA!!I,N DE" !"IENTE..............................................................................21

0(4( PIN!IPIOS #ENEA"ES 6UE PUEDEN A5UDA A" "O#O DE %UENASE"A!IONES DE" TA%A*O.........................................................................................22

0(7( !O&O +ENDE EN "A I&A#EN SE!ETAIA"....................................................2"

0(8( !O&O SE !ONSTU5E UNA %UENA I&A#EN DE UNA SE!ETAIA.....................2"

0(9( :!,&O SE !ONSTU5E "A %UENA I&A#EN DE UNA E&PESA;........................2#

Secretaria Ejecutiva Pgina


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!AP$TU"O I

E" PO%"E&A

'('( P"ANTEA&IENTO DE PO%"E&A()esempe*o +ctual como secretaria ejecutiva de una empresa y no tiene el

mismo significado que el de hace unos a*os, cuando las eigencias del

mercado eran menores y las tareas se relacionaban directamente con un

trabajo estrictamente de oficina. + pesar de que la tecnologa y los nuevos

formatos de comunicacin amenazaron con reemplazar su funcin, est

lejos de lograrlo.

'()( O%*ETI+OS

'()('( O%*ETI+OS #ENEA"ESonocer el desarrollo de la secretaria en general, enfocndonos en la

secretaria ejecutiva moderna )ando a conocer las caractersticas bsicas y

especficas para el buen desarrollo profesional y actualizada con los

beneficios de las redes sociales para la satisfaccin de clientes, y las

relaciones humanas que la secretaria debe saber manejar en el rea

laboral, y la construccin de una buena imagen secretarial y empresarial.

'()()( O%*ETI+OS ESPE!$FI!OS !levar a cabo las normas de una secretaria ejecutiva moderna evitando

as disgusto por parte de un cliente +nalizar el recorrido en el tiempo conociendo las diferencias de la

secretaria tradicional a la secretaria ejecutiva. -uena atencin al cliente evitando la insatisfaccin de sus superiores o

clientes en un trabajo profesional mal desempe*ado.

!AP$TU"O II

&A!O TE,I!O

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)('( !ON!EPTO DE SE!ETAIA E*E!UTI+A( )el latn secretarus, una secretaria o un secretario es una persona que

se encarga de recibir y redactar la correspondencia de un superior

jerrquico, llevar adelante la agenda de 'ste y custodiar y ordenar los

documentos de una oficina. El cargo que ocupa una secretaria suele

conocerse como auiliar administrativo. !a secretaria, por lo tanto, realiza ciertas actividades elementales e

imprescindibles en una empresa u organizacin. "e trata de la

empleada que se encarga de la gestin cotidiana, siempre rindiendo

cuentas a su superior. +tender el tel'fono, responder los correos electrnicos, recibir a las

visitas, archivar documentos y coordinar los pagos y cobros son slo

algunas de las tareas que desarrolla una secretaria.

+ todas estas tareas tambi'n habra que a*adir la recepcin de diversos

tipos de documentos, el clculo de diversas cuentas, tener

absolutamente actualizada lo que sera la agenda de citas y tambi'n la

de contactos profesionales que posee su jefe, acometer la informacin

que sea requerida acerca de su departamento u oficina.

%ara poder conseguir acometer de la manera ms eficaz y eficiente

estas funciones es vital que la secretaria, tambi'n llamada auiliar

administrativa, tenga amplios conocimientos en reas tales como la

contabilidad, la gestin o la ofimtica. En este #ltimo aspecto es vital

que maneje a la perfeccin programas tales como procesadores de

tetos, plataformas de correo electrnico o softwares de gestin de

bases de datos. %or ejemplo& /0e gustara que tengamos una reunin en los primos

das para analizar este negocio. %or favor, llama a mi secretaria as

arreglamos un encuentro1, /2oy a pedirle los papeles a mi secretaria

para proceder a la firma del contrato1, /+yer habl' con tu secretaria y

me dijo que estabas enfermo& 3qu' te ha pasado41.

)()( "A -ISTOIA DE "A SE!ETAIA

Secretaria Ejecutiva Pgina $


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!a imagen de la secretaria est asociada a las mquinas de escribir, de la

misma manera que el origen de esta profesin se relaciona con este

instrumento que revolucion la escritura.

El origen del ingenioso invento se ajusta al a*o (5(6, cuando un ingl's denombre 7enry 0ill patent una rudimentaria /maquina artificial, capaz de

volcar cualquier escrito en papel. %ero, la historia indica a ristopher

!atham "holes como inventor de la mquina de escribir, patent en E8+ en

(9:9.

)espu's de muchos modelos y mejoras en su invento, "holes, el ( de

marzo de (95; decide firmar un contrato con un armero al borde de la

bancarrota para que reprodujera el modelo, el visionario se llamaba


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que asistieron a dicha asamblea, en memoria del primer encuentro de

pases americanos y se crea la Aederacin $nteramericana de +sociaciones

de "ecretarias A$+".

En las #ltimas d'cadas el papel de la secretaria ha sido ms relevante y suimagen ya no est asociada ms a lo de una mquina de escribir, sino a la

pantalla de una computadora. on cibern'tica, otra histrica de la

secretaria de hoy, dej el papel de la que /escucha, escribe y calla1. %ara

cumplir un papel cada vez ms activo en las diversas empresas donde se

desenvuelve.

)()()( "a Secretaria en el &undo!as primeras secretaria en el mundo fueron mujeres que tuvieron que lidiar

con unos de los problemas ms grande del mundo, las guerras, hasta ese

entonces estaban acostumbrado a las tareas del hogar, los hijos, los

esposos cuando lleg la guerra se alistaron para pelear, las esposas se

armaron de valor y se dedicaron a las comunicaciones telegrafa,

mecanografa, y taquigrafa a las par hicieron las tareas de los varones

medios de transportes urbano, fabricas, etc.

Aue en esa 'poca que la situacin econmica eiga participacin activa

por parte de los miembros de la familia, mientras que los hijos varones

hacan lo imposible para adquirir educacin superior, las hijas que a#n no

fueron casadas tuvieron de aliada a uno de los ms grandes inventos la

mquina de escribir.

!a invencin de la mquina de escribir ayudo a la mujer obtener puestos de

secretaria, tambi'n fue la aparicin del m'todo taquigrfico de Fhon regg, este sistema se arraig en el mundo a la par que la mquina de

escribir con el tiempo ambos inventos crecieron al ritmo del desarrollo de la

historia lo que hizo ms complejo, requiriendo por ello mayor

especializacin del personal que habra de manejarlas.

)entro de ese personal por supuesto estaban las secretarias. +lgunos

dicen por ah que las mecangrafos eras suplantadas por las

mecangrafas, porque ellas posean ms rapidez en los dedos, sin

Secretaria Ejecutiva Pgina &


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embargo otros opinan que preferiran a las mujeres porque eran ms

serias, honradas y guapas.

)()(0( "a -istoria del D/a de la SecretariaEisten dos historias sobre el origen del )a de la "ecretaria. 8na de ellas,

sin comprobar, cuenta que durante la segunda etapa de la


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los cambiantes nombres de los puestos dentro de las empresas y las cada

vez mayores responsabilidades de la fuerza de trabajo administrativa."i bien en la historia, esta fecha cambi varias veces de nombre, en la

actualidad, la celebracin para los profesionales del secretariado es

conocida como el )a de la "ecretaria.B

)(0( DES!IP!ION DE !A#O)(0('( &isin o Pro1sito del !ar.o

@rganizar y velar por el correcto funcionamiento de la dependencia, en

cuanto a los servicios que en ella se brinden, especialmente en la

organizacin de archivos, atencin al p#blico, transcripciones y dotacin de

papelera y #tiles para la oficina y ejecutar las actividades que le

correspondan para el cumplimiento de los procedimientos establecidos enla entidad.

)(0()( Funciones Es1ec/ficas(. ?ranscribir los diferentes documentos relacionados con la dependencia.B. 0antener en orden el archivo de la oficina.;.


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(;.%oner en conocimiento de su superior inmediato las irregularidades o

anomalas relacionadas con los asuntos, elementos o documentos que

se encuentran bajo su responsabilidad.(6.


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BH.)esempe*ar las dems funciones inherentes al cargo y que le sean

asignadas por su jefe inmediato;

)(2( !A&PO "A%OA" DE UNA SE!ETAIAEl o la t'cnico de nivel medio en "ecretariado puede desempe*arse en

empresas, tanto p#blicas como privadas de diversos tama*os y sectores,

donde se desarrollen procesos administrativos y de gestin,

desempe*ndose como secretariaMo o asistente administrativo de jefaturas,

ejecutivos o directivos de dichas empresas o de otros profesionales

independientes.

Empresas %#blicas& 0unicipalidades, >obiernos


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realizar profesionalmente. "omos secretarias por vocacin y porque nos

gusta esta senda profesional. =o somos profesionales de segunda.6

)(4( !O&PETEN!IAS A!TITUDINA"ES DE "A SE!ETAIA)(4('( "a Im1ortancia Si.nificativa del !onocimiento

ompetencia nacional ompetencias internacionales $nnovaciones ?ecnolgicas Esferas socioculturales

)(4()( ol de las !omunicaciones

+perturas a internet 0anejo de herramientas digitales +lcance de la competencia. !a forma de llegada de informacin a los ciudadanos y relaciones

eternas $nspeccin de programas oordinacin en la organizacin de eventos

)(4(0( Funciones Es1ecificas"@= )E 2$?+! $0%@


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@rganizacin con rapidez y eactitud la clasificacin, de los registros y

de los archivos. +yudar a la preparacin y organizacin de asambleas, reuniones,

seminarios y convenciones.

%lanificacin de viajes, lo que implica planificar los transportes, compra

de los boletos de viaje, las reservas en hoteles, ocuparse de los

visados, etc.

>estin de las llamadas telefnicas de entrada y de salida.

SE!ETAIA TADI!IONA"amboa, F. JBCCHK, mo ser una secretaria de gerencia, %er#& >rijley. !labr's, +. y @


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AP"I!A!IONES DE FINAN?AS PAA PE6UEHAS E&PESAS O USOPESONA"

%ENEFI!IOS DE "AS EDES SO!IA"ES EN "A E&PESA(

Secretaria Ejecutiva Pgina 2&

ICE MONEY LITE

MICROSOFTE'CEL

CONTAMONEY


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UNA I&A#EN EGITOSA PAA "A SE!ETAA &ODENA

PEFI" !OE!TO

Secretaria Ejecutiva Pgina 2'

2. USAR UN1.USA MXIMO 3 3.CUIDA MUCHO TU

HIGIENE EN CABELLO


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Secretaria Ejecutiva Pgina "0

E,ES5+


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