Monitoreo de Proyectos Índice 1.El monitoreo: conceptos y generalidades 2.Cómo hacer el monitoreo...

Monitoreo de Proyectos

Índice

1. El monitoreo: conceptos y generalidades

2. Cómo hacer el monitoreo

I. Cronograma

II. Presupuesto

III. Indicadores

3. Recomendaciones finales

4. Ejercicio



I. Cronograma

II. Presupuesto

III. Indicadores


4. Ejercicio

Índice

El monitoreo es una herramienta de gestión para verificar el avance de los proyectos en ejecución y medir los resultados reales en función de los previstos.

El propósito del monitoreo consiste en detectar de manera oportuna las fortalezas y deficiencias de los procesos de ejecución, con el fin de hacer ajustes para lograr el objetivo deseado.

¿Qué es el monitoreo?

Mostrar resultados - Facilita el control de la ejecución y la preparación de los reportes.

Explicar a los demás lo que sucede y por qué se logran o no los resultados esperados. Apoyar los procesos de transparencia y rendición de cuentas.

Fomentar la confianza de la alta gerencia, los organismos de financiación y control y la ciudadanía

Presentar argumentos en favor de los cambios necesarios

Ahorrar tiempo y recursos al gerente del proyecto en el control y toma de decisiones del proyecto.

¿Para qué sirve?

EVALUACIÓN

MONITOREO

¿A qué nivel se hace monitoreo?

¿Qué es monitoreo?

Consiste en una recolección y análisis continuo de información para tomar decisiones durante la implementación de una política, programa o proyecto con base en una comparación entre los resultados esperados y el estado de avance de los mismos.

¿Qué es la evaluación?

Es una valoración exhaustiva y sistemática de una intervención del Estado y sus efectos (positivos o negativos, esperados o no) que busca determinar su relevancia, eficiencia, efectividad, impacto o sostenibilidad.


Ciclo del proyecto de inversión pública

Preinversión

InversiónEjecución

Seguimiento

Evaluación Expost

Formulación, estructuración, evaluación ex - ante y registro de proyectos en el BPIN.

Diseño definitivoProducto

Monitoreo a la ejecución física y financiera de los proyectos

ImpactoÉxito o fracasoNuevas problemáticas


La comparación entre lo programado y lo

realizado sólo es válida si existe una

formulación adecuada, que permita una

programación realista e idónea de los

diferentes productos, procesos,

actividades e insumos requeridos en la

operación.

“Si la programación de un proyecto es arbitraria, monitorear no tiene sentido”

Relación entre la Planeación y el Monitoreo

Responsabilidades del Gerente

Realizar monitoreo tanto técnico como financiero (qué se ha

hecho y cuánto se ha gastado)

Alertar a la alta dirección cuando

Existan evidencias de poner en peligro el logro

del objetivo

Hay cambios en el entorno que repercuten

negativamente

Existe incertidumbre en cuanto al logro de los resultados esperados

Recomendar ajustes y medidas correctivas

Responsabilidades del gerente frente al monitoreo

Índice



I. Cronograma

II. Presupuesto

III. Indicadores


4. Ejercicio

Avance

Técnico

Avance

Financiero

CRONOGRAMA

PRESUPUESTO

INDICADORESAvan

ce Técni

co

Avance

Financiero

Plan Operativo y de Monitoreo

Plan Anual Plan Anual Plan Anual Plan Anual

HORIZONTE DE EVALUACIÓN DEL PROYECTO

AÑO 1 AÑO 2 AÑO 3 AÑO 4

Mes a mes

Semana a semana

Día a día

Índice



I. Cronograma

II. Presupuesto

III. Indicadores


4. Ejercicio

Las actividades son acciones que deben llevarse a cabo para generar cada Producto del proyecto.

Éstas pueden ser subdivididas en tareas o sub-actividades.

Son los hechos concretos del proyecto, y constituyen la base para el cálculo del presupuesto y para la elaboración del plan operativo.

Si el proyecto ha sido bien diseñado las actividades detalladas son las necesarias y suficientes para cada Componente, es decir no faltan ni sobran actividades.

Uso de los

insumos en las

Actividades del

proyecto.

Generación

de los

Productos a

partir de las

Actividades.

Obtención del

Propósito como

efecto

combinado de

los Productos.

Contribución del

Propósito del

proyecto al logro

del Fin u

objetivo de

desarrollo.

I. Actividades y cronograma

PROYECTO“Asistencia técnica para la promoción del empleo a través del incremento de la producción y productividad agrícola del maíz amiláceo en Cajamarca”

PRODUCTO 3 Productores atendidos con asistencia técnica oportuna.ACTIVIDADES

CORRECTAS INCORRECTAS

Elaborar el plan de asistencia técnica.Capacitar al equipo técnico.Realizar visitas de seguimiento y asesoría

a las labores agrícolas a nivel de unidades agropecuarias.

Instalar y conducir las parcelas demostrativas.

Realizar prácticas agronómicas para la conducción del cultivo.

Ejecutar labores de cosecha y post-cosecha según plan de siembras.

Compra de resmas de papelAdquisición de computadores y

proyectoresViáticosCompra de semillasCompra de azadones Compra de abonoContratación de personal

ACTIVIDADES INSUMOS

I. Actividades y cronograma

Índice



I. Cronograma

II. Presupuesto

III. Indicadores


4. Ejercicio

II. Presupuesto

Qué es un Presupuesto•Es un documento que traduce los planes en dinero: dinero que necesita gastarse para realizar las actividades planificadas y para conseguir los productos esperados. •Consiste en una estimación hecha con fundamento sobre las necesidades.

Qué NO es un presupuesto

•Un plan de compras.•Un simple registro de los gastos del último año, con un porcentaje añadido para cubrir la inflación: cada año es distinto.

Posible estructura de un presupuesto:

II. Presupuesto

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Presupuesto20.nTotal Componente 2012Actividades Insumos 2011

El presupuesto se pude desagregar tanto como se requiera siguiendo una estructura como la siguiente:

II. Presupuesto

Índice



I. Cronograma

II. Presupuesto

III. Indicadores


4. Ejercicio

Un indicador es una representación cuantitativa, verificable objetivamente, a partir de la cual se registra, procesa y presenta la información necesaria para medir el avance o retroceso en el logro de un determinado objetivo.

En el marco de la inversión pública, dicho objetivo se desprende por lo general de una iniciativa específica:

En consecuencia, es a partir de indicadores que se pueden determinar, objetivamente, los resultados de las intervenciones públicas y valorar su desempeño.

Proyecto

Programa

Política

III. Indicadores

Identificar el objetivo cuyo cumplimiento se quiere verificar

Definir la tipología del indicador

Redactar el indicador

Seleccionar indicadores C R E M A

Elaborar hoja de vida del indicador

Cómo formular un indicador

1. Identificar el objetivo cuyo cumplimiento se quiere

verificar

Objetivo

Qué queremos lograr

Propósito específico de una determinada intervención pública (política, programa o proyecto).

Componentes:

1. Acción a realizar

2. Objeto sobre el que recae la acción

3. Elementos descriptivos

Mejorar

Acueductos

En la región occidental


Indicador de gestión: Cuantifica las acciones,

procesos y operaciones ejecutadas.

Indicador de producto: Cuantifica los bienes y

servicios producidos y / o provisionados, así como

los cambios generados por la intervención que son

pertinentes para el logro de los efectos directos.

Indicador de efecto: Mide los efectos (directos e

indirectos) generados por los productos sobre la

población directamente afectada.

2. Definir la tipología del indicador




De acuerdo al nivel de la cadena de valor en el cual se ubique el objetivo:

Efecto

Producto

Gestión



Código Nombre

1700I012 Asaltos Por Parte De Grupos Al Margen De La Ley A Poblaciones

1300I050 Tasas de ocupación nacional

Código Nombre

0500P004 Gaseoductos Para Distribución Construidos

0600P114 Terminales Aéreos Mantenidos

1100P099 Resguardos Indígenas Saneados.Código Nombre

1000G523 Pruebas Piloto Realizadas

1100G013 Convenios Firmados Con Entes Territoriales

9900G013 Licitaciones Abiertas Adjudicadas

Desde la Dimensión del indicador

Eficiencia: Valora la utilización de una combinación óptima de los recursos en el logro de los objetivos.

Eficacia: Valora el grado de cumplimiento de los objetivos planteados.

Economía: Valora cuan bien son administrados los recursos utilizados para la producción de los bienes y servicios.

Calidad: Valora las características de cómo está siendo provisto el producto o servicio.



Objeto a cuantificar + condición deseada

Acueductos construidos

Objeto a cuantificar + condición deseada + descripción

Acueductos construidos en la región occidental

3. Redactar el indicador


Claros

Relevantes

Económicos

Medibles

Adecuados

Preciso e inequívoco

Apropiado al tema encuestión

Disponible a un costorazonable

Abierto a validaciónindependiente

Ofrece una base suficientepara estimar el desempeño

4. Seleccionar indicadores C R E M A


C ¿Es el indicador suficientemente preciso para garantizar una medición objetiva?

R ¿Es el indicador un reflejo lo más directo posible del objetivo?

E ¿Es el indicador capaz de emplear un medio práctico y asequible para la obtención de datos?

M

Están las variables del indicador suficientemente definidas para asegurar que lo que se mide hoy es lo mismo que se va a medir en cualquier tiempo posterior, sin importar quién haga la medición?

A¿Es el indicador suficientemente representativo del total de los resultados deseados y su comportamiento puede ser observado periódicamente?

Lista de control para evaluar los indicadores propuestos

4. Seleccionar indicadores C R E M A


Nombre Descripción

Unidad de

medida

Fórmula

Periodicidad

Tipología

Identificación

5. Elaborar hoja de vida del indicador

Nombre Línea de base

Meta Resultado

Descripción de

avances

Programación y Seguimiento


http://www.dnp.gov.co/PORTALWEB/LinkClick.aspx?fileticket=-hBkmozjehk%3d&tabid=1214

http://www.dnp.gov.co/PORTALWEB/LinkClick.aspx?fileticket=-hBkmozjehk=&tabid=1214

http://www.dnp.gov.co/PORTALWEB/LinkClick.aspx?fileticket=-hBkmozjehk=&tabid=1214

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I. Cronograma

II. Presupuesto

III. Indicadores


4. Ejercicio

El Control Posterior y el Monitoreo

Cuando no se sabe para qué se recoge la información y no se retroalimenta la

actividad, disminuye el compromiso y baja la confiabilidad de los resultados

obtenidos.

Cada subdivisión adicional de la muestra incrementa su error de estimación.

Los instrumentos, formas de registro y procesamiento de los datos deben ser

estables para mantener su comparabilidad.

Utilizar sistemas informáticos para el registro y transmisión de la información

disminuye considerablemente los errores de manipulación.

Para las salidas a terreno es necesario que los supervisores cuenten con una

guía de registro de datos.

No olvidar que…

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I. Cronograma

II. Presupuesto

III. Indicadores


4. Ejercicio

Graciaswww.dnp.gov.coPBX: 3815000

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