Monitorear y Controlar los Riesgos
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©2013 Dharma Consulting SAC Todos los derechos reservados. Prohibida su reproducción total o parcial, o su uso comercial sin permiso del autor. Página Web: www.dharmacon.net , contacto: [email protected] Sesión 08: Monitorear y Controlar los Riesgos CURSO DE PREPARACIÓN CURSO DE PREPARACIÓN CURSO DE PREPARACIÓN CURSO DE PREPARACIÓN PARA LA CERTIFICACIÓN PARA LA CERTIFICACIÓN PARA LA CERTIFICACIÓN PARA LA CERTIFICACIÓN (PMI (PMI (PMI (PMI- - -RMP)® RMP)® RMP)® RMP)®
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Sesión 08:
Monitorear y Controlar los Riesgos
CURSO DE PREPARACIÓN CURSO DE PREPARACIÓN CURSO DE PREPARACIÓN CURSO DE PREPARACIÓN PARA LA CERTIFICACIÓN PARA LA CERTIFICACIÓN PARA LA CERTIFICACIÓN PARA LA CERTIFICACIÓN
(PMI(PMI(PMI(PMI----RMP)®RMP)®RMP)®RMP)®
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Objetivos de la sesión� Conocer el Propósito, Objetivo del proceso
Monitorear y Controlar los Riesgos.� Conocer los Factores Críticos de Éxito del proceso
Monitorear y Controlar los Riesgos.� Conocer las Herramientas y Técnicas del Proceso
Monitoreas y Controlar los Riesgos.� Documentar los Resultados del proceso Monitorear
y Controlar los Riesgos.� Conocer las Técnicas, ejemplos, y plantillas para
Monitorear y Controlar los Riesgos.
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Contenido de la Sesión 088. Monitorear y Controlar Riesgos
8.1 Propósito y objetivos del proceso Monitorear y Controlar losriesgos.
8.2 Factores críticos de éxito del proceso Monitorear y Controlas losRiesgos.
8.3 Herramientas y técnicas del proceso Monitorear y Controlas losRiesgos.
8.4 Documentar los resultados del proceso Monitorear y Controlas losRiesgos.
8.5 Anexo d.6 técnicas, ejemplos y plantillas para Monitorear y Controlas los Riesgos
8.6 Monitorear y Controlas los Riesgos.
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8. MONITOREAR Y CONTROLAR LOS
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8.1 Propósito y Objetivos del proceso Monitorear y Controlar los Riesgos
RASTREAR RIESGOS
IDENTIFICADOS
IDENTIFICAR NUEVOS RIESGOS
EVALUAR EFECTIVIDAD DE PLANES EN TODO EL
CICLO
REVISAR LAEFECTIVIDAD DE TODOSLOS PROCESOS DEGESTIÓN DE RIESGOSDEL PROYECTO
OBJETIVOS PRIMARIOS
OFRECER MEJORAS
GESTIÓN DEPROYECTOACTUAL
PROYECTOSFUTUROS
ASEGURAR PLANES DE RESPUESTA
MONITOREAR RIESGOS
RESIDUALES
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Monitorear y Controlar
RiesgosPROVEE
ACCIONES DE RESPUESTA
CONDICIONES DISPARADORES (TRIGGERS)
MECANISMO PARA MEDIR LA EEFECTIVIDAD DE LA RESPUESTA
PROPIETARIO DEACCIÓN DE RIESGODEBE MANTENERINFORMADO ALPROPIETRAIO DERIESGO
PROPIETARIO DERIESGO DECIDE
RIESGO ESTÁ
MANEJADO
IMPLANTAR ACCIONES
ADICIONALES
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PLANEAMIENTO DE GESTIÓN DE
RIESGOS
MANTENERSE ACTUALIZADO
EVALUACIONES PERIÓDICAS DE RIESGOS, EN RESPUESTA A EVENTOS DEL PROYECTO
ACTUALIZACIONES EN INTERVALOS RAZONABLES
DESPUÉS
�OCURRENCIA DERIESGOS.
�NECESIDAD DEANALIZAR UNASOLICITUD
�REVISIÓN DE FINFASE
�RE-PLANIFICACIÓNDEL PROYECTO
�REVISIONESPERIÓDICAS
RE-EVALUACIÓNES DE RIESGO
Planeamiento de Gestión de Riesgos
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FINAL DEL PROYECTO CONSOLIDA
RESULTADOS DE
AUDITORÍAS
ANÁLISIS INTEGRADO DEL PROCESO DE
GESTIÓN DE RIESGOSDESPUÉS
PERIÓDICAS
IDENTIFICAR LECCIONES,
APLICABLES EN FUTUROS
PROYECTOS
MEJORAS A LARGO PLAZO
un enfoque
como�NIVELES APROPIADOS DE
RECURSOS� TIEMPO ADECUADO PARA EL
ANÁLISIS �USO DE HERRAMIENTAS �NIVEL DE DETALLE
Categorías de Criterios de Éxito
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REPRESENTACIÓN ESQUEMÁTICA DEL PROCESO MONITOREAR Y CONTROLAR
LOS RIESGOS
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8.2 Factores Críticos de Éxito Para el Proceso Monitorear y Controlar Riesgos
Integrar el Monitoreo y Control de Riesgos con el Monitoreo y Control del Proyecto.
Monitorear Continuamente las Condiciones de los Disparadores de Riesgos.
Mantener la Consistencia de los Riesgos..
CARACTERÍSTICAS Y CAPACIDADES DETALLADAS
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SE AJUSTA EN VISTA DE LAS DESICIONES DE PLANEAMIENTO DE
RESPUESTA A RIESGOS
SE ESTABLECEN TEMPRANAMENTE EN EL
CICLO DE PLANEAMIENTO DEL PROYECTO
Acciones Requeridas
para Monitorear y controlar el Riesgo del Proyecto
INCLUIR
8.2.1 Integrar el Control y Monitoreo de Riesgos con el Control y Monitoreo del Proyecto
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CONJUNTO DE ACCIONES A SER
EJECUTADAS COMO PARTE DEL
CRONOGRAMA
ACCIONES CUYA EJECUCIÓN
DEPENDE DE CONDICIONES DE
LOS DISPARADORES
8.2.2 Monitorear continuamente las condiciones de los disparadores de Riesgos
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REPORTES DE GESTIÓN DE
RIESGOS
ESTÉN CONSCIENTES
IMPORTANCIA
8.2.3 Mantener la Conciencia de los Riesgos
Es un Ítem en
GESTIÓN DE
RIESGOS
INTEGRADA
DECISIONES DEL PROYECTO
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8.3 Herramientas y Técnicas para el Proceso Monitorear y Controlar Riesgos
Gestionar las Reservas de Contingencia.
Rastrear Condiciones de los Disparadores.
Rastrear Riesgo Total.
Rastrear el Cumplimiento.
HERRAMIENTAS QUE SOPORTAN FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO PARA RASTREAR RIESGOS TOTALES E INDIVIDUALES
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Riesgos relacionados al tiempo
Riesgos relacionados al Costo
RESERVAS DE CONTINGENCIA
CUBREN
SE REQUIEREN PERMITEN
DIRECTOR DE PROYECTOS
EVALUAR EN CUALQUIER PUNTO
DEL PROYECTOPROVEEN EL NIVEL
REQUERIDO DE
CONFIANZA
8.3.1 Gestionar las Reservas de Contingencias
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DEFINE
REQUIERE
PROCESO PLANIFICAR RESPUESTAS A
RIESGOS
UMBRALES ESPECÍFICADOS
CONDICIONESDISPARADORES
MÉTRICA
HERRAMIENTAS PARA EVALUAR Y
RASTREAR
LÍNEA BASE DEL PROYECTO
8.3.2 Rastrear las Condiciones de los Disparadores
ESTADO ACTUAL DEL PROYECTO
basándose
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RASTREAR RIESGO TOTAL
DEFINEDETERMINAR
HERRAMIENTAS
RESPUESTAS
TIENEN EFECTO
NIVEL DE RIESGO TOTAL DEL PROYECTO
8.3.3 Rastrear el Riesgo Total
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CALIDAD
PLANES RELACIONADOS A
RIESGOS
MONITOREARPROCESOS
RELACIONADOS A RIESGO
RASTREAR Y REGISTRAR UN CONJUNTO DE MÉTRICAS DE
CALIDAD
DEFINIDAS
8.3.3 Rastrear el Cumplimiento
se deben
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8.4 Documentar los Resultados del Proceso Monitorear y Controlar los Riesgos
ACCIÓN FINAL DE MONITOREAR Y
CONTROLAR RIESGOSREGISTRO DE
DATOS REALES
ASEGURAR QUE LA INFORMACIÓN DE
GESTIÓN DE RIESGO SE REGISTRE
PROVEER DATOS COMPLETOS A
LECCIONES APRENDIDAS
INCLUYE INFORMACIÓN TÍPICA
ES
� TODOS LOS DATOS RELEVANTES DE LOSRIESGOS.
� EFECTIVIDAD DE LAS ACCIONES DEEVITAMIENTO O EXPLOSIÓN.
� EFECTIVIDAD DE LAS ACCIONES DETRANSFERENCIA.
� RIESGOS INESPERADOS.� EFECTIVIDAD DE LAS ACCIONES DE
MITIGACIÓN.� OCURRENCIA DE RIESGOS U
OPORTUNIDADES ACEPTADAS, ETC
RELACIONADA
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Fortalezas Debilidades Factores Críticos de Éxito (CSFs) para una Aplicación Efectiva
� El uso de inserción de colchones(buffer) para desencadenaracciones tales comoel ajuste de la relación prioridad de las tareas.
(Ver Sesión 7)
8.5. Anexo D6 Técnicas, Ejemplos y Plantillaspara Monitorear y Controlar los Riesgos
Cadena Crítica de la Gestión de Proyecto (CCPM)
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D.6.1.1 Análisis de Reserva
Fortalezas Debilidades Factores Críticos de Éxito (CSFs) para una Aplicación Efectiva
� Proporciona un medio deseguimiento de pasar y liberarcantidades de contingenciascomo riesgos a expirar; puedeser aplicado para programar lasreservas del mismo modo.
� Da la alerta temprana de lanecesidad de comunicarse con elpatrocinador.
� Podría dar lugar a unenfoque no deseado en costodimensión.
� La atención a la medida totalde agotamiento de la reservapuede ocultar riesgosdetallados.
� Reserva previa detalladade planificación.
� El tamaño preciso de la reserva decontingencia de tiempo o costo enrelación con el riesgo para el proyectogeneral de presupuesto y fecha definalización.
Una técnica analítica para determinar las características esenciales y las relaciones de loscomponentes en el Plan para la Dirección del Proyecto para establecer una reserva para la duracióndel cronograma, presupuesto, costo estimado, o fondos para un proyecto
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Fortalezas Debilidades Factores Críticos de Éxito (CSFs) para una Aplicación Efectiva
� Proporcionar una evaluaciónoficial del cumplimientoespecificado en el plan degestión de riesgos
� Puede ser perjudicial para elproyecto y puede serdemasiado crítico para elequipo del proyecto.
� Bien especificado el Plan de Gestión de Riesgo.
� Sensibilidad a la carga que se coloca en el equipo del proyecto
D.6.1.2 Auditoría de Riesgos
Las Auditorías de riesgo se llevan a cabo con el fin de evaluar:
� ¿Son las reglas de gestión de riesgos llevadas a cabo según lo especificado?� ¿Son las reglas de gestión de riesgos adecuadas para controlar el proyecto?
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Fortalezas Debilidades Factores Críticos de Éxito (CSFs) para una Aplicación Efectiva
� Obliga a una revisión delos riesgos del proyectocuando se conviertenecesario para que elregistro de riesgos siguesiendo hasta al día
� Toma tiempo y esfuerzo � Sistema de documentación de proyecto y riesgo bien conservado.
D.6.1.3 Reevaluación de Riesgos
El objetivo de la revaluación de riesgo es para asegurar que el ciclo completo de la gestión deriesgos se repite según sea necesario para garantizar un control eficaz.
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Proceso de Reevaluación del Riesgo
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Fortalezas DebilidadesFactores Críticos de Éxito
(CSFs) para una Aplicación Efectiva
� Proporcionar un medio de verificaciónde la información sobre el estado deriesgos (activo,ocurrido, retirado) y mantenimiento decomprensión de equipo
� Puede parecer innecesariapara algunos participantes
� Buena reunión preparación ydisciplina.
D.6.1.4 Reuniones de EstadoLos riesgos pueden y deben estar en la agenda del día en todas las revisiones del proyecto
� Riesgos de máxima prioridad en la actualidad. ===> ¿Hay algún cambio?� Los riesgos o condiciones desencadenantes (triggers) que se han producido. ===>¿Cuál es el
estado de las acciones?� Riesgos respondidos en el último período. ==> Eficacia de las medidas adoptadas, y ¿Hay
acciones adicionales que se requieren?� Riesgos cerrados en el último período. ==> Impacto en los planes.� Enseñanzas que se añadirán a los Activos de los Procesos de la Organización.
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Fortalezas Debilidades Factores Críticos de Éxito (CSFs) para una Aplicación Efectiva
� Proporciona una indicación de laeficacia de los respuestas anteriores.
� Puede proporcionar disparadores(trigger) decondiciones para la respuestas.
� Requiere comprensiónsignificativa y variación nosignificativa.
� Los informes periódicos y análisis de valores críticos.
D.6.1.5 Análisis de Tendencia
La evolución de los valores de la varianza en el tiempo deben ser analizados con el fin de evaluarcomo el perfil del riesgo está cambiando, si las acciones anteriores están teniendo el efectoesperado y si las acciones adicionales son requeridas.
Fórmulas a utilizar:
El valor ganado del "índice de rendimiento hasta la conclusión ".
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Fortalezas DebilidadesFactores Críticos de Éxito
(CSFs) para una Aplicación Efectiva
� Permite la comparaciónentre las previsiones e impactos reales de riesgo.
� Puede proporcionar disparadores de condiciones para respuestas.
� Proporciona datosde Valor GanadoEl análisis que puede comparar con los resultados cuantitativos de análisis de riesgo.
� No muestra con relacióndatos anteriores
� Los valores pueden sersacadas de contexto.
� Definiciones previas realistas de umbrales de “Variación significativa”.
D.6.1.6 Análisis de Variación
Las fórmulas en el Análisis del Valor Ganado (CV, SV, CPI, SPI) puede ser usado para fijar losumbrales de acción, e indicar cuando el proceso de riesgo puede ser ineficaz.
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8.6 Monitorear y Controlar Riesgos
DUEÑOS DE RIESGOS
IMPLEMENTAN
AUDITORÍAS DE RIESGOS
REALIZA
PLANES DE RESPUESTA AL RIESGO
GARANTIZA
RESULTADOS DE LASRESPUESTAS A RIESGOSSEAN EFICACES.
PROCESOS DE RIESGOSSE REALICEN
8.6.1 Descripción General
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DOCUMENTARÁN VERSIONES FINALES
Del
DURANTE EL
REGISTRO DE RIESGOS
PLAN DE GESTIÓN DERIESGOS
8.6.1 Descripción General (cont…)
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REGISTRO DE RIESGOS
PROCESO DE MONITOREAR Y CONTROLAR
RIESGOS
REGISTRO DE RIESGOS
ACTUALIZADO
Proceso del Monitoreo y Control
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Registro de Riesgos.
Plan de Gestión de Proyectos.
Información de Rendimiento del Trabajo.
Informes de Rendimiento.
Existen cuatro entradas en este proceso.
8.6.2 ENTRADAS DEL PROCESOS MONITOREAR Y CONTROLAR LOS RIESGOS
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LISTA DE SEGUIMIENTO
PROPORCIONA
RIESGOS IDENTIFICADOS
PLANES DE RESPUESTA
REGISTRO DE RIESGOS
TODA LA INFORMACIÓN
INCLUYE
Registro de Riesgos
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PLAN DE GESTIÓN DE RIESGOS
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
CONTIENE
DOCUMENTAN COMO ELPROCESO SE LLEVA A CABO
Plan para la Dirección del Proyecto
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PROPORCIONAINFORMACIÓN
INFORMACIÓN DE RENDIMIENTO DEL TRABAJO
PROGRESO DEL TRABAJO
DATOS BRUTOS DEL PROYECTO
INCLUYEPROPORCIONA INFORMACIÓN
PROGRESO DEL PROYECTO
INCLUYE
ESTADO DE RESULTADOS
PROGRESOS PREVISTOS
GASTOS DE COSTOS TOTALES
Información de Rendimiento del Trabajo
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INFORMES DE RENDIMIENTO
RESULTADOS DE ANÁLISIS DE VARIANZA
INCLUYEN
INFORMES DEL PROYECTO
INCLUYE
DATOS DEL VALOR GANADO
PREVISIONES DEL PROYECTO
Informes de Rendimiento
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8.6.3 HERRAMIENTAS Y TECNICAS DEL PROCESO MONITOREAR Y CONTROLAR LOS RIESGOS
Realizar Evaluaciones
Realizar el Análisis
(Real vs. Planeado)
Participar en
las Reuniones
• Revaluar el Riesgo
• Auditoria de Riesgos
• Varianza y Análisis
de Tendencias
• Técnica de
medición del
desempeño
• Análisis de Reserva
• Reuniones
de
Estado
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REEVALUACIÓN DE RIESGOS
SON EVALUADOSPARA CUALQUIERCAMBIO EN SUESTADO
TAMBIEN INCLUYE LA IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS DE NOTICIAS.
IMPLICA
IDENTIFICACIÓN DE NUEVOS
Reevaluación de Riesgos
REVALUAR RIESGOS EXISTENTES
CERRAR RIESGOS INACTIVOS
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Procesos salieron bien
Procesos no salieron bien
EFICACIA DEPLANES DERESPUESTA A LOSRIESGOS
EFICACIA DE LOSPROCESOS DEGESTIÓN DERIESGOS
CONTIENE
DETERMINAN
SE DOCUMENTA
Auditorías de Riesgos
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ANÁLISIS DE TENDENCIA
ANÁLISIS DE VARIANZA
COMPARA LOSRESULTADOS
PREVISTOS
REALES
REVELANINFORMACIÓNSOBRE
Análisis de tendencias y Varianzas
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MANTENERSE DENTRO DEL ALCANCE
EQUIPO DE GESTIÓN DE RIESGOS
EL EXITO
PROYECTO
IDENTIFICANY
PREDICEN
Medición del Rendimiento Técnico
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PLAN DE RESPUESTA DE RIESGOS
RESERVA DE CONTINGENCIA
AFRONTAR
SE GUARDÓ
INCERTIDUMBRE
RIESGO EXISTENTE
SIN RESERVAS ES PERJUDICIAL PARA
PROYECTO
Análisis de Reserva
Es necesario controlar para
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EDUCADOS EN
LA IMPORTANCIA DE GESTIÓN DE
RIESGOSINTERESADOS
APROVECHAR
RESULTADOS DEL PROYECTO
CUMPLIR LOSOBJETIVOS
Reuniones de Estado
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RIESGO NEGATIVO
SURGE
CARACTERÍSTICAS
� RESPUESTAS PLANIFICADAS.
� UN RESULTADO DE LOSRIESGOS DESCONOCIDOS OACEPTADOS.
� HACER FRENTE ACONSECUENCIAS.
� SIMILARES A LOS PLANES DECONTINGENCIA.
� SE UTILIZAN CUANDO NO HAYOTRO PLAN DE RESPUESTA.
Solución Temporal
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8.6.4 SALIDAS
ACTUALIZACIÓN DE REGISTRO DE RIESGOS
SOLICITUDES DE CAMBIO.
ACTUALIZACIONES DE LOS ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓN
ACTUALIZACIONES DEL PLAN DE GESTIÓN.
ACTUALIZACIONES DEL DOCUMENTO DE PROYECTO.
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Sesión 08:
Planificar la Gestión de Riesgos
CURSO DE PREPARACIÓN CURSO DE PREPARACIÓN CURSO DE PREPARACIÓN CURSO DE PREPARACIÓN PARA LA CERTIFICACIÓN PARA LA CERTIFICACIÓN PARA LA CERTIFICACIÓN PARA LA CERTIFICACIÓN
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