MODULO I APUNTES -VALIDAR

Navegando por el Mundo Empresarial Módulo 1 CBTA 14

MODULO I “NAVEGANDO POR EL MUNDO EMPRESARIAL”

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Técnico en Administración y Contabilidad Rural

Semestre II

[2010]

MODULO I

“NAVEGANDO POR EL MUNDO EMPRESARIAL”

Lic. María Ángela Tec Tun

SUBMODULO I “EL MUNDO DE LAS EMPRESASSUBMODULO 2 “EL MANEJO DEL PROCESO ADMINISTRATIVO”SUBMODULO 3 “MANEJO DEL PROCESO CONTABLE”


JUSTIFICACION

Dotar al estudiante de los conocimientos básicos sobre los conceptos y problemas fundamentales de una Empresa: Técnicos, Administrativos y Contables; capacitándolo en el análisis de las Entidades Económicas.

PROPÓSITO:

Se espera que el estudiante enfoque sus capacidades para comprender la realidadEconómica, social, política y cultural, en que operan las Empresas y la influencia con su entorno.

DURACIÓN: 272 Horas

PERFIL DE INGRESO AL MODULO:

Se espera que el aspirante al ingresar a la carrera de Técnico en Administración y Contabilidad Rural, deberá poseer los conocimientos básicos y/o elementales sobre la empresa, como habilidades en la comunicación oral y escrita, disposición para el trabajo individual y en equipo, aptitud de liderazgo, facilidad de fomentar relaciones humanas, interés por conocer su entorno y actitud creativa e innovadora.

PERFIL DE EGRESO AL MODULO:

El egresado de la carrera de Técnico en administración y Contabilidad Rural, deberá ser una persona competente, capaz de participar en el proceso administrativo y contable, con una visión integradora, que aplique conocimientos y habilidades en el manejo de los recursos y use las tecnologías modernas para la solución de problemas de los procesos agropecuarios, aplique métodos y formulas matemáticas para preparar presupuestos correspondiente a las actividades de trabajo, maneje un segundo idioma para entender y comunicar instrucciones sencillas y directas para la realización de actividades, que pueda interactuar con otras personas en su ámbito laboral, tomando en cuenta los valores humanos en armonía con su entorno e interactúe con clientes para ofrecer un servicio o vender un producto.

SUBMODULO:1 “EL MUNDO DE LAS EMPRESAS

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(62 Horas)

Concepto de Empresa 4

Visión Empresarial 5

Misión de la Empresa 5

Objetivos de la empresa 6

Importancia de la empresa 6

Clasificación de la empresa. - Por su actividad- Origen de capital- por su magnitud.

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Valores Institucionales de la Empresa - Económicos- Sociales - Técnicos

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Áreas de Actividad (Funciones Básicas de la Empresa) - Producción- Mercadotécnica- Finanzas- Recursos Humanos

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Recursos Básicos de una Empresa- Materiales- Técnicos- Recursos Humanos- Financieros.

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EMPRESA

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Es innegable que el avance económico de cualquier país está íntimamente ligado al de su sector industrial, y que aunque la administración es aplicable a cualquier grupo social (ya sea educativo, deportivo, militar, etc.), su campo de acción mas importante es la empresa.

Las empresas nacieron para atender las necesidades de la sociedad creando satisfactores a cambio de una retribución que compensara el riesgo, los esfuerzos y las inversiones de los empresarios.

En la actualidad, las funciones de la empresa ya no se limitan a las mencionadas antes. Al estar formada por hombre, la empresa alcanza la categoría de un ente social con características y vida propia, que favorece el progreso humano como finalidad principal, al permitir en su seno la autorrealización de sus integrantes y al influir directamente en el avance económico del medio social en el que actúa.

En la vida de toda empresa el factor humano es decisivo. La administración establece los fundamentos para lograr armonizar los numerosos y en ocasiones divergentes intereses de sus miembros: accionistas, directivos, empleados, trabajadores y consumidores

CONCEPTO

Empresa es un término difícil de definir, ya que a este concepto se le dan diversos enfoques (económico, jurídicos, etc.). En su más simple acepción significa la acción de emprender una cosa con un riesgo implícito.

Las siguientes definiciones tienen un enfoque administrativo:

Isaac Guzmán Valdivia. Es la unidad económico-social en la que el capital, el trabajo y la dirección se coordinan para lograr una producción que responda a los requerimientos del medio humano en que la propia empresa actúa.

José Antonio Fernández Arena. Es la unidad productiva o de servicio que, constituida según aspectos prácticos o legales, se integra por recursos y se vale de la administración para lograr sus objetivos.

Lourdes Müch Galindo y José García Martínez. Una empresa es un grupo social en el que, a través de la administración del capital y el trabajo, se producen bienes y/o servicios tendientes a la satisfacción de las necesidades de la comunidad.

"La entidad integrada por el capital y el trabajo, como factores de producción y dedicada a actividades industriales, mercantiles y prestación de servicios, con fines lucrativos y la consiguiente responsabilidad" (Diccionario de la Real Academia de la Lengua Española).

Peterson y Plowman. "Actividad en la cual varias personas cambian algo de valor, bien se trate de mercancías y servicios, para obtener una ganancia o utilidad mutuas.

Roland Caude."Conjunto de actividades humanas colectivas, organizadas con el fin de

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producir bienes o rendir beneficios.

Analizando lo anterior, nosotros definimos a la empresa como "Ente económico-social donde se conjugan todos los recursos para lograr los objetivos de la mejor manera a través de una adecuada administración".

VISIÓN EMPRESARIAL

~ Es la idea o ideas que se tienen de la organización a futuro.

~ Es el sueño más preciado a largo plazo.

~ Es la luz que ilumina el camino y le da un sentido estratégico a los planes, programas,

Es creada por el grupo de accionistas y la alta dirección de la empresa, pero se tiene que abastecer de información por parte de los colaboradores del área gerencial y operativa

La visión es útil porque representa el gran reto empresarial, que motiva e impulsa la capacidad creativa en todas las actividades que se desarrollan dentro y fuera de la empresa, debido que la visión de la empresa a futuro se expone los:

ColaboradoresClientesProveedores, etc.

Le da fuerza al liderazgo de la dirección, porque al ser claro el concepto de lo que se quiere hacer, permite enfocar la dirección, conducción y ejecución al logro constante y. fortalece el compromiso compartido con los que aplican sus conocimientos y habilidades.

MISIÓN DE LA EMPRESA

Toda empresa tiene que planear, formular o crear, su propósito y responda a la siguiente pregunta:

¿Por qué razón estamos en este negocio?

Definir la misión de la organización obliga a los responsables a determinar cuidadosamente el alcance de sus productos o servicios.

- La misión es el propósito que persigue una empresa.

- Es la tarjeta de presentación de las empresas y debe ser revisada y auto evaluada en su funcionamiento.

CARACTERISTICAS DE LA MISION.

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~ Atención (orientación al cliente).

~ Alta calidad en sus productos o servicios.

~ Mantener una filosofía de mejoramiento continuo.

~ Innovación y/o peculiaridades competitivas, que le dan a sus productos o servicios especificaciones que atraigan y mantengan al cliente (duración larga, garantía, sencillez de uso).

La misión de la empresa es un enunciado breve que sintetiza los propósitos principales estratégicos y los valores esenciales que deberán ser conocidos, comprendidos y compartidos por todas las personas que forman-la empresa.

¿QUÉ OBJETIVOS TIENE LA EMPRESA?

Objetivo Económico: Encaminado a lograr beneficios monetarios (cumplir con los inversionistas, cubrir pagos a acreedores, pagos a proveedores).

Objetivo de Servicio: Consiste en proporcionar un servicio (procurando tener el satisfactor en las condiciones necesarias, en el momento y lugar preciso y aun costo adecuado para el dinero).

Objetivo Social: Vigila el bienestar económico y motivacional de todo el personal que presta sus servicios dentro de la empresa (satisfacer necesidades de los consumidores, incrementar el bienestar socioeconómico de una región, evitar la contaminación del medio ambiente, integración de los grupos de trabajo).

Objetivo Técnico. Dirigido de la tecnología a la optimización de todos los recursos (utilizar los conocimientos actuales y la tecnología más moderna, apoyar la investigación y mejoramiento continuo).

IMPORTANCIA

En cierta medida, la historia y el desarrollo económico de un país se sustentan en el “grupo social, unidad productiva,, en el que, a través de la administración del capital y del trabajo, se producen bienes y servicios tendientes a la satisfacción de las necesidades de la comunidad”

Así como la parte más importante de la sociedad es la familia, en la economía, la unidad fundamental es la empresa, la cual cumple con una función social ya que crea fuentes de trabajo, proporciona bienes y servicios para la satisfacción de los consumidores, contribuye al bienestar socioeconómico de la región en donde se encuentra, propicia la expansión o el origen de nuevas ciudades, fomenta la investigación y el desarrollo tecnológico de una región o de un país y mediante los productos o servicios promueve convenios comerciales entre países.

Las empresas son una fuente de ingresos para trabajadores, proveedores,

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gobierno, y empresarios, promueven el desarrollo económico de la sociedad, contribuyen al sostenimiento de servicios públicos, representan un medio para la realización o satisfacción personal, y fomentan la capacitación y el desarrollo de habilidades, así como la inversión y la formación de capital.

CLASIFICACIÓN

El avance tecnológico y económico ha originado la existencia de una gran diversidad de empresas. A continuación se presenta algunos de los criterios de clasificación de la empresa más difundidos:

Actividad o giro

Las empresas pueden clasificarse, de acuerdo con la actividad que desarrollan, en:

1.- Industriales. La actividad primordial de este tipo de empresas es la producción de bienes mediante la transformación y/extracción de materias primas. Las industrias, a su vez, son susceptibles de clasificarse en:

a) Extractivas. Cuando se dedican a la explotación de recursos naturales, ya sea renovables o no renovables entendiéndose por recursos naturales todas las cosas de la naturaleza que son indispensables para la subsistencia del hombre. Ejemplo de este tipo de empresas son las pesqueras, madereras, mineras, petroleras, etc.

b) Manufactureras. Son empresas que transforman las materias primas en productos terminados, y pueden ser de dos tipos:

Empresas que producen bienes de consumo final como las productoras de alimentos, prendas de vestir, aparatos eléctricos, etc.

Empresas que producen bienes de producción como las productoras de papel, materiales de construcción, materiales, productos químicos, etc.

2.- Comerciales. Son intermediarias entre el productor y el consumidor, su función principal es la compra-venta de productos terminados.

Pueden clasificarse en: a) Mayoristas. Cuando efectúan ventas en gran escala a otras empresas

(minoristas), que a su vez distribuye el producto directamente al consumidor.b) Minoristas o detallistas. Las que venden productos al “menudeo”, o en pequeñas

cantidades, al consumidor.c) Comisionistas. Se dedican a vender mercancía que los productores les dán a

consignación, percibiendo por esta función una ganancia o comisión.

3.- Servicio. Como su denominación lo indica son aquellas que brindan un servicio a la comunidad y pueden tener o no fines lucrativos. Las empresas de servicios pueden clasificarse en: Transporte, turismo, instituciones financieras, servicios públicos varios (comunicaciones, energía, agua), servicios privados varios (asesoría, servicios contables, jurídicos, administrativos, agencias de publicidad, promoción y ventas), educación, salubridad, fianzas y seguros.

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Origen del capital

Dependiendo del origen de las aportaciones de su capital y del carácter a quien dirijan sus actividades, las empresas pueden clasificarse en:

1. Públicas. En este tipo de empresas el capital pertenece al estado, y generalmente, su finalidad es satisfacer necesidades de carácter social.

2. Privadas. Lo son cuando el capital es propiedad de inversionistas privados y la finalidad es eminentemente lucrativa.

A su vez, pueden ser nacionales, cuando los inversionistas son nacionales o nacionales y extranjeros, y transnacionales, cuando el capital es preponderantemente de origen extranjero y las utilidades se reinvierten en los países de origen.

Magnitud de la empresa

Uno de los criterios más utilizados para la clasificación de la empresa es éste, en el que, de acuerdo con el tamaño de la empresa se establece que puede ser pequeña, mediana o grande; sin embargo, al aplicar este enfoque encontramos dificultad para determinar límites. Existen múltiples criterios para hacerlo, a continuación sólo se presentan los más usuales:

1. Financiero. El tamaño de la empresa se determina con base en el monto de su capital.

2. Personal ocupado. Este criterio establece que una empresa pequeña es aquella en la que laboran menos de 250 empleados; una mediana, aquella que tiene entre 250 y 1,000 trabajadores; y una grande es aquella que se compone de más de 1,000 empleados.

3. Producción. Ese criterio clasifica a la empresa de acuerdo con el grado de maquinación que existe en el proceso de producción; así, una empresa pequeña es aquella en la que el trabajo del hombre es decisivo, o sea que su producción es artesanal aunque puede estar mecanizada; pero si es así, generalmente la maquinaria es obsoleta y requiere de mucha mano de obra. Una empresa mediana puede estar mecanizada como en el caso anterior, pero cuenta con más maquinaria y menos mano de obra. Por último, la gran empresa es aquella que está altamente mecanizada y/o sistematizada.

4. Ventas. Establece el tamaño de la empresa en relación con el mercado que la empresa establece y con el monto de sus ventas. Según este criterio, una empresa es pequeña cuando sus ventas son locales; mediana, cuando sus ventas son nacionales, y grande cuando cubre mercados internacionales.

5. Criterio de Nacional Financiera. Nacional Financiera posee uno de los criterios más razonables para determinar el tamaño de la empresa. Para esta institución, una empresa grande es la más importante dentro del grupo correspondiente a su mismo giro. La empresa chica es la de menor importancia dentro de su ramo, y la

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mediana es aquella en la que existe una interpolación entre la grande y la pequeña.

PROPOSITOS O VALORES INSTITUCIONALES DE LA EMPRESA.

De la misma manera que la administración cuenta con una serie de valores que fundamenta su existencia, la empresa, al actuar dentro de un marco social e influir directamente en la vida del ser humano, necesita un patrón o sistema valores deseables que le permita satisfacer las necesidades del medio en el que actúa, y operar con ética.

Existe un refrán comprobado en el mundo de los negocios: “proceder bien resulta a la larga buen negocio”. Esto es cierto, pues la ética evita múltiples problemas a la empresa.

Toda empresa progresista debe perseguir valores institucionales, ya que el conseguirlos incide directamente en su progreso. Los valores institucionales de la empresa son:

Económicos. Tendientes a lograr beneficios monetarios:

a) Cumplir con los intereses de los inversionistas al retribuirlos con dividendos justos sobre la inversión colocada.

b) Cubrir los pagos a acreedores por intereses sobre préstamos concedidos.

Sociales. Aquellos que contribuyen al bienestar de la comunidad:

a) Satisfacer las necesidades de los consumidores con bienes o servicios de calidad, en las mejores condiciones de venta.

b) Incrementar el bienestar socioeconómico de una región al consumir materias primas y servicios, y al crear fuentes de trabajo.

c) Contribuir al sostenimiento de los servicios públicos mediante el pago de cargas tributarias.

d) Mejorar y conservar la ecología de la región evitando la contaminación ambiental.e) Producir productos y bienes que no sean nocivos al bienestar de la comunidad.

Técnicos. Dirigidos a la optimización de la tecnología:

a) Utilizar los conocimientos más recientes y las aplicaciones tecnológicas mas modernas en las diversas áreas de la empresa, para contribuir al logro de sus objetivos.

b) Propiciar la investigación y el mejoramiento de técnicas actuales para la creación de tecnología nacional.

AREAS DE ACTIVIDAD (FUNCIONES BÁSICAS DE LA EMPRESA)

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Las áreas de actividad, conocidas también como áreas de responsabilidad, departamentos o divisiones, están en relación directa con las funciones básicas que realiza la empresa a fín de lograr sus objetivos.

Dichas áreas comprenden actividades, funciones y labores homogéneas; las más usuales y comunes a toda empresa son: Producción, Mercadotecnia, Recursos Humanos y Finanzas.A continuación se presenta una descripción breve de cada una de ellas con el fin de introducir al estudiante en su conocimiento y lograr una comprensión integral del aspecto administrativo de una empresa.

Por otra parte, es necesario conceptualizar a la empresa como un sistema que compren las cuatro funciones, ya que darle mayor importancia a cualquiera de éstas podría ocasionar que la empresa se convirtiera en una serie de secciones heterogéneas sin ningún propósito u objetivo consolidado.

La efectividad de la administración de una empresa no depende del éxito de un área funcional específica, sino del ejercicio de una coordinación balanceada entre las etapas del proceso administrativo y la adecuada realización entre las etapas del proceso administrativo y la adecuada realización de las actividades de las principales áreas funcionales, mismas que son:

1.- Producción. Tradicionalmente considerado como uno de los departamentos más importantes, ya que formula y desarrolla los métodos más adecuados para la elaboración de productos, al suministrar y coordinar: mano de obra, equipo, instalaciones, materiales y herramientas requeridas.

2.- Mercadotecnia. Es una función trascendental ya que a través de ellas se cumplen algunos de los propósitos institucionales de la empresa. Su finalidad es la de reunir los factores y hechos que influyen en el mercado, para crear lo que el consumidor quiere, desea y necesita, distribuyéndolo en forma tal, que esté a su disposición en el momento oportuno, en el lugar preciso y al precio mas adecuado.

3.- Finanzas. De vital importancia es esta función, ya que toda empresa trabaja con base en constantes movimientos de dinero. Esta área se encarga de la obtención de fondos y del suministro del capital que se utiliza en el funcionamiento de la empresa, procurando disponer con los medios económicos necesarios para cada uno de los departamentos, con el objeto de que puedan funcionar debidamente.

El área de finanzas tiene implícito el objetivo del máximo aprovechamiento y administración de los recursos financieros

4.- Administración de Recursos Humanos. Su objetivo es conseguir y conservar un grupo humano de trabajo cuyas características vayan de acuerdo con los objetivos de la empresa, a través de programas adecuados de reclutamiento, selección, capacitación y desarrollo.

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Es necesario observar a la empresa como un sistema que comprende las cuatro funciones, ya que darle mayor importancia a cualquiera de éstas podría ocasionar que la empresa se convirtiera en una serie de secciones heterogéneas sin ningún propósito u objetivo consolidado.

5.- Sistemas. El área de informática o sistemas es imprescindible para el manejo y control de la información dentro de una organización. Esta área puede ser Staff o lineal e incluirse en alguna de las otras áreas funcionales, dependiendo de la magnitud y volumen de la información, así como de las características de la empresa. Las principales actividades que se efectúan en esta area son: Analisis y diseño de sistemas, Banco de datos, procesamiento, edición, mantenimiento de Hardware y telecomunicaciones.

RECURSOS

Para que una empresa pueda lograr sus objetivos, es necesario que cuente con una serie de elementos o recursos que, conjugados armónicamente, contribuyan a su funcionamiento adecuado.Es importante estudiar los recursos de la empresa porque uno de los fines de la administración es la productividad, o sea, la relación entre la producción obtenida y los recursos utilizados para lograrlo. En esta forma, el administrador siempre deberá evaluar la productividad de los recursos, mismos que se clasifican en:

1. Recursos materiales. Son aquellos bienes tangibles, propiedad de la empresa:a) Edificios, terrenos, instalaciones, maquinaria, equipos, instrumentos, herramientas, etc.b) Materias Primas, materias auxiliares que forman parte del producto, productos en proceso, productos terminados, etc.

2.- Recursos técnicos. Aquellos que sirven como herramientas e instrumentos auxiliares en la coordinación de los otros recursos:a) Sistemas de producción, sistemas de ventas, sistemas de finanzas, sistemas administrativos, etc.b) Fórmulas, patentes, etc.

3.- Recursos Humanos. Son trascendentales para la existencia de cualquier grupo social; de ellos depende el manejo y funcionamiento de los demás recursos.Los recursos humanos poseen características tales como: Posibilidad de desarrollo, creatividad, ideas, imaginación, sentimientos, experiencias, habilidades, etc., mismas que los diferencian de los demás recursos.

Los recursos humanos poseen características tales como: Posibilidad de desarrollo, creatividad, ideas, imaginación, sentimientos, experiencias, habilidades, etc. Mismas que los diferencias de los demás recursos. Según su función que desempeñen y el nivel jerárquico en que se encuentren dentro de la organización, pueden ser:

1.- Obreros. Calificados y no calificados.2.- Oficinistas. Calificados y no calificados.

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3.- Supervisores: Se encargan de vigilar el cumplimiento de las actividades.4.- Técnicos. Efectúan nuevos diseños de productos, sistemas administrativos, métodos, controles, etc.5.- Ejecutivos. Se encargan de poner en ejecución las disposiciones de los directivos.6.- Directores. Fijan los objetivos, estrategias, políticas, etc.

La Administración debe poner especial interés en los recursos humanos, pues el hombre es el factor primordial en la marcha de una empresa. De la habilidad de aquél, de su fuerza física, de su inteligencia, de sus conocimientos y experiencia, depende el logro de los objetivos de la empresa y el adecuado manejo de los demás elementos de ésta.

4.- Recursos Financieros. Son los elementos monetarios propios y ajenos con que cuenta una empresa, indispensables para su ejecución de sus decisiones.Entre los recursos financieros propios se pueden citar: Dinero en efectivo, Aportaciones de los socios (acciones) y utilidades.

Los recursos financieros ajenos están representados por: Préstamos de acreedores y proveedores, créditos bancarios o privados y emisión de valores (bonos, cedulas, etc.).

Todos lo recursos tienen gran importancia para el logro de los objetivos de la empresa. Del adecuado manejo de los mismos y de su productividad dependerá el éxito de cualquier empresa.

Constitución de la Sociedad

Una de las decisiones más importantes que se deben tomar al iniciar una empresa es si ésta se constituirá como persona física o persona moral. En dicha elección, se a propiedad individual o por sociedad deberán considerarse las aportaciones de los socios en cuanto a capital y responsabilidades, así como la situación legal y fiscal.

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Prácticas

Explica cómo se clasifican las empresas

Empresas

De las siguientes clasificaciones de las empresas, proporciona un ejemplo de cada una de ellas.

Origen del capital Privadas

NacionalesExtranjerasMultinacionalesGlobalizadorasControladoras

Publicas

Magnitud Pequeñas Criterios de clasificación:

Ventas PersonalUtilidades

Medianas Grandes Micro

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Actividad o giro

Régimen

Origen del capital

Magnitud


Investigue en internet o en textos de administración o contabilidad las diferentes clasificaciones de las empresas, de acuerdo con su tamaño, giro, capital y régimen jurídico. Elabore un cuadro sinóptico con la información que obtenga.

En el siguiente cuadro, en la columna de la izquierda aparece la clasificación de las empresas: anote en la columna de la derecha, en el espacio correspondiente, el nombre de alguna empresa de su localidad y especifique su actividad.

Tipo de empresa Nombre de la empresa

Actividad o giro

Industriales

Comerciales

Servicios

Otros criterios

Económico

Régimen Jurídico

Duración

Otros

Origen del capital

Privadas

Publicas

Magnitud o tamaño

Pequeñas

Medianas

Grandes

Lea algunos periódicos y revistas del último año: recorte dos artículos que traten acerca de las empresas, en donde se observe la relación de la actividad empresarial con el desarrollo económico y social: preséntelos en este espacio y anote tres conclusiones sobre la importancia y la función social de la empresa.Investigue en las cámaras comerciales, industriales de tu comunidad, en la biblioteca y en revistas especializadas los criterios que existen para clasificar a la empresa de acuerdo con su magnitud. Anote en el siguiente cuadro dichos criterios.Empresa Capital Utilidades Ventas Num. De

empleadosOtros

GrandeMediana Pequeña Micro

Visite tres empresas, una industrial, una comercial y otra de servicios. Solicite que le proporcionen los organigramas generales de cada una de ellas. En el siguiente espacio anexe los organigramas y anote los nombres de las empresas y el giro o la actividad a que se dedican. Analice las diferencias que existen en cuanto a las áreas funcionales. En clase, comente con sus compañeros y profesor la información obtenida.Empresa industrial:

Observaciones : Nombre: Giro:

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Empresa comercial:Observaciones : Nombre: Giro:

Empresa de servicios:Observaciones : Nombre: Giro:

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SUBMODULO 2

“EL MANEJO DEL PROCESO ADMINISTRATIVO.

SU APLICACIÓN EN LAS EMPRESAS

(96 Horas)

Generalidades de la Administración 15

Concepto de Administración 16

Principios de la Administración 17

Características de la Administración 18

Importancia de la Administración 19

Ciencias y Técnicas Auxiliares de la Administración

- Ciencias Sociales

- Ciencias Exactas

- Disciplinas Técnicas

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Fases o Etapas del Proceso Administrativo 24

Mecánica y Dinámica Administrativa 25

Planeación 26

Importancia de la Planeación 27

Principios de la Planeación 28

Tipología de la Planeación 29

Etapas de la Planeación (Propósitos, Premisas, Objetivos, Estrategias, Políticas, Programas, Presupuestos y Procedimientos

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Organización 42

Importancia de la Organización 43

Principios de la Organización 43

Etapas de la Organización (División del Trabajo y Coordinación) 45

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Dirección 52

Importancia de la Dirección 52

Principios de la Dirección 53

Etapas de la Dirección (Toma de decisiones, Integración, Motivación, Comunicación y Supervisión)

53

Control 65

Importancia del Control 65

Principios del Control 66

Etapas del Control (Establecimiento de estándares, Medición de Resultados, Corrección, Retroalimentación)

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GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN

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ORIGEN Y DESARROLLO

Desde que el ser humano apareció en la tierra ha trabajado para subsistir, tratando de lograr en sus actividades la mayor efectividad posible; para ello, ha utilizado en cierto grado la administración.

En la época primitiva, al trabajar el hombre en grupo surgió de manera incipiente la administración, como una asociación de esfuerzos para lograr un fin determinado que requiere de la participación de varias personas.

El crecimiento demográfico obligó a la humanidad a coordinar mejor sus esfuerzos en grupos sociales y, en consecuencia, a mejorar la aplicación de la administración. Con la aparición del estado, que señala el inicio de la civilización surgieron la ciencia, la literatura, la religión., la organización política, la escritura y el urbanismo.

En Mesopotamia y Egipto, estados representativos de la época agrícola, la sociedad se dividió en clases sociales. El control del trabajo colectivo y el pago de tributos en especie eran las bases en que se apoyaban estas civilizaciones, lo que obviamente exigía una mayor complejidad en la administración.

En la antigüedad grecolatina surgió el esclavismo, durante el cual la administración se orientaba hacia una estricta supervisión del trabajo mediante el castigo físico.

En el transcurso del feudalismo las relaciones sociales se caracterizaron por un régimen de servidumbre. La administración del feudo estaba sujeta al criterio del señor feudal, quien controlaba la producción del siervo.

Durante la Revolución Industrial aparecieron diversos inventos y descubrimientos, por ejemplo, la máquina de vapor, que propiciaron el desarrollo industrial y consecuentemente, grandes cambios en la organización social.

Por otra parte, la complejidad del trabajo hizo necesaria la aparición de especialistas, incipientes administradores, que manejaban directamente todos los problemas de la fábrica.

El siglo XX se distingue por un gran desarrollo tecnológico e industrial y, en consecuencia, por la consolidación de la administración. A principios de este siglo surge la administración científica, cuyo iniciador fue Frederick Winslow Taylor, de ahí en adelante multitud de autores se han dedicado al estudio de esta disciplina que en todas organizaciones es indispensable para lograr una mayor competitividad.

CONCEPTO DE ADMINISTRACION

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En todo tipo de organización humana existe de alguna forma la administración. En las últimas décadas las investigaciones científicas han hecho aportaciones sin precedentes a la sociedad, que han contribuido en formar nuevas compañías para la explotación, transformación y distribución de bienes o servicios. Aunado al vertiginoso crecimiento de la población que ha dado como consecuencia el surgimiento de diferentes giros de actividad y de una división del trabajo más compleja.

Con el afán de que la complejidad de las empresas no provoque que éstas queden fuera de control, el hombre ha desarrollado técnicas, sistemas, métodos y procedimientos para administrar adecuada y ventajosamente todos los recursos que la integran (humanos, materiales, técnicos y económicos). La administración parte de la base de la existencia de un grupo social con metas y fines definidos. Encerrando una serie de actividades que deben desarrollarse adecuada y oportunamente.

La palabra Administración se forma con el prefijo Ad: Hacia y con minis. tratio; esta última palabra proviene de minister: vocablo compuesto de minus, comparativo de inferioridad y del sufijo ter: que funge como término de comparación.

La etimología del vocablo minister es diametralmente opuesta a la magíster: de Magis: comparativo de superioridad, y de ter: Si magíster (magistrado) indica una función de preminencia o autoridad (el que ordena y dirige a otros en una función), minister expresa lo contrario: subordinación u obediencia, el que realiza una función bajo el mando de otro, el que presta un servicio a otro).

Así la etimología de administración da la idea de que ésta se refiere a una función que se desarrolla bajo el mando de otra, de un servicio que presta. Servicios y subordinación son los elementos principales obtenidos.

Se dice comúnmente que "administración es hacer algo a través de otros". Pero es necesario dar una definición de la administración como disciplina, para tener un concepto más formal de ésta.

Concepto de la Administración: La administración es una actividad inherente a cualquier grupo social. A partir de esto es posible conceptualizar la administración, en una forma simple, como:

“El esfuerzo coordinado de un grupo social para obtener un fin con la mayor eficiencia y el menor esfuerzo posibles”

En la actualidad la administración se encuentra en todas las actividades humanas: en la casa, en la oficina, en la escuela, en el gobierno, en la iglesia, etc., sin embargo, demasiadas son las personas que tienen conceptos equivocados con relación a la administración, a continuación se presentan definiciones de algunos autores:

Henry Sisk y Mario Sverdlik. Es la coordinación de todos los recursos a través del proceso de planeación, dirección y control, a fin de lograr objetivos establecidos.

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Geoge R. Terry. Consiste en lograr un objetivo predeterminado, mediante el esfuerzo ajeno.

José A Fernández Arena. Es una ciencia social que persigue la satisfacción de objetivos institucionales por medio de una estructura y a través del esfuerzo humano coordinado.

Lourdes Münch Galindo y José García Martínez. Proceso cuyo objetivo es la coordinación eficaz y eficiente de los recursos de un grupo social para lograr sus objetivos con la máxima productividad.

PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACION.

1. División del trabajo. Este principio es exactamente igual al de la división del trabajo de Adam Smith. La especialización incrementa la productividad al permitir que los empleados sean más eficientes.

2. Autoridad. Los gerentes deben ser capaces de dar órdenes. La autoridad les confiere este derecho. Sin embargo, la autoridad va acompañada de la responsabilidad. Siempre que se ejerce la autoridad, surge una responsabilidad.

3. Disciplina. Los Empleados deben obedecer y respetar las reglas que gobiernan la organización. La excelente disciplina es resultado de un liderazgo eficaz, un claro entendimiento entre la gerencia y los trabajadores en relación con las reglas de la organización y la aplicación prudente de sanciones a quienes infrinjan las reglas.

4. Unidad de Mando. Todo empleado debe recibir órdenes solamente de un superior.

5. Unidad de Dirección. Cada grupo de actividades organizacionales que tengan el mismo objetivo deben estar bajo la dirección de un gerente que aplique un plan.

6. Subordinación de los intereses del individuo al interés general. Los intereses de cualquier empleado o grupo de empleados no deben tener preferencias sobre los intereses de la organización en conjunto.

7. Remuneración. Los Trabajadores deben recibir un salario justo por sus servicios.8. Centralización. Este término se refiere al grado en que los subordinados están

involucrados en la toma de decisiones. El hecho de que la toma de decisiones esté centralizada (en la gerencia) o descentralizada (en los subordinados) es cuestión de elegir las proporciones adecuadas. La tarea consiste en encontrar el grado óptimo de centralización para cada situación.

9. Cadena escalonada. La línea de autoridad que va desde la alta gerencia hasta los rasgos más bajos en la cadena escalonad. Las comunicaciones deberán ajustarse a esta cadena. Sin embargo, al seguir la cadena se crean retrasos, las comunicaciones cruzadas pueden permitirse siempre que todas las partes estén de acuerdo y los superiores se mantengan bien informados.

10. Orden. Las personas y los materiales deberán estar en el lugar adecuado en el momento oportuno.

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11. Equidad. Los gerentes deben ser amables y justos con sus subordinados. 12. Estabilidad del personal en sus puestos. La alta rotación de empleados es

ineficiente. La gerencia debe proveer la planificación ordenada del personal y asegurarse de que haya sustitutos disponibles para llenar las vacantes.

13. Iniciativa. Los empleados a quienes se les permite crear y ejecutar planes, desarrollarán niveles de esfuerzo más altos.

14. Solidaridad. El fomento del espíritu de equipo propicia la armonía y la unidad dentro de la organización.

CARACTERÍSTICAS DE LA ADMINISTRACIÓN

Esta disciplina posee ciertas características que la diferencian de otras:

Universalidad, debido a que existe en cualquier grupo social.

Valor instrumental, dado que su finalidad es eminentemente práctica, por lo cual la administración resulta ser un medio para lograr un fin, y no un fin en si mismo.

Unidad temporal, ya que es un <proceso dinámico en el que todas sus partes existen simultáneamente.

Amplitud de ejercicio, pues se aplica en todos los niveles o subsistemas de una organización formal.

Especificidad, es decir, no puede confundirse con otras disciplinas afines.

Interdisciplinariedad, en virtud de que es afín a todas aquellas ciencias y técnicas relacionadas con el logro de la eficiencia en el trabajo.

Flexibilidad, pues los principios administrativos se adaptan a las necesidades propias de cada grupo social en donde se aplica.

IMPORTANCIA

Después de haber estudiado sus características, resulta innegable la gran trascendencia que tiene la administración en la vida del hombre.

Sin embargo, en necesario enunciar algunos argumentos más relevantes que fundamentan la importancia de esta disciplina:

1. Se da dondequiera que existe un organismo social, aunque será más necesaria cuanto más grande y complejo sea éste.

2. El éxito de cualquier empresa depende, directa y rápidamente de su buena

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administración y sólo a través de ésta, así como de los elementos materiales, humanos, técnicos, financieros y de información que tiene el organismo.

3. Para las grandes empresas la administración técnica o científica es primordial, debido a que por su magnitud y complejidad simplemente no podrían actuar si no fuera a base de una administración totalmente técnica. Es en ellas donde quizá la función administrativa puede aislarse mejor de las demás.

4. También para las empresas pequeñas y medianas tal vez su única posibilidad de competir con otras es el mejoramiento de su administración, es decir, alcanzar una mejor coordinación de sus elementos: maquinaria, mercado, calificación de mano de obra, etc., sectores en los que, indiscutiblemente, son superadas por sus grandes competidoras.

1. Elevar la productividad, preocupación de mayor importancia actualmente en el campo económico-social que depende de la adecuada administración de las empresas, porque si cada célula de esa vida económica-social es eficiente y productiva, la sociedad misma, formada por ellas, tendrá que serlo.

2. En especial para los países que están en desarrollo, uno de los requisitos sustanciales es mejorar la calidad de su administración, porque para crear la capitalización, desarrollar la calificación de sus empleados y trabajadores, etc. (bases esenciales de su desarrollo), es indispensable la eficiente técnica de coordinación de todos los elementos, la que viene a ser, por ello, como el punto de partida de ese desarrollo.

La administración es un órgano social específicamente encargado de hacer que los recursos sean productivos, refleja el espíritu esencial de la era moderna, es indispensable y esto explica por qué una vez creada creció con tanta rapidez y tan poca oposición.

La administración busca el logro de objetivos a través de las personas, mediante técnicas dentro de una organización. Ella es el subsistema clave dentro de un sistema organizacional. Vislumbra a toda organización y es fuerza significativa que enlaza todos los demás subsistemas.

CIENCIAS Y TÉCNICAS AUXILIARES DE LA ADMINISTRACION

La administración, al ser interdisciplinaria, se fundamenta y relaciona con diversas ciencias y técnicas.

Ciencias sociales

Son aquellas cuyo objetivo y método no se aplican a la naturaleza sino a los fenómenos sociales. La administración, cuyo carácter es eminentemente social, relaciona y utiliza conocimientos de ciencias sociales, tales como:

a) Sociología. Ciencia que estudia el fenómeno social, la sociedad y la dinámica de sus estructuras. Muchos de los principios administrativos fueron tomados de la

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sociología y la sociología industrial. Otras aportaciones de esta ciencia a la administración son: estudio sobre la estructura social de la empresa, sociograma, etc.

b) Psicología. Estudia los fenómenos de la mente humana, sus facultades, comportamiento y operaciones. La psicología industrial tiene por objeto el estudio del comportamiento humano en el trabajo. Aporta bases técnicas para el establecimiento de las adecuadas relaciones humanas dentro de la empresa, en áreas tales como: Selección de personal, pruebas psicométricas, recursos humanos, técnicas de motivación, incentivos, conflictos, encuestas de actitud, entrevistas de orientación, estudios sobre ausentismo, etc.

c) Derecho. Es el conjunto de ordenamientos jurídicos que rigen a la sociedad. Esta disciplina delimita la acción de la administración de tal manera que no afecte a los derechos de terceros. La estructura organizacional de la empresa así como los principios de la administración, deben respetar el marco legal en el que se desarrollen. El administrador debe conocer los ordenamientos vigentes en las áreas de: derecho civil, mercantil, fiscal, constitucional y laboral, a fin de poder manejar adecuadamente la empresa.

d) Economía. Ciencia que estudia las leyes y relaciones que tienen los hombres en la producción, distribución y consumo de los bienes y servicios. La economía aporta valiosos datos a la administración: disponibilidad de la materia prima, situación del mercado, mercado de trabajo, problemas de exportación e importación balanza de pagos, etc.

e) Antropología. Es la ciencia cuyo objeto de estudio es el hombre. Su cultura y desarrollo en sociedad. La antropología social proporciona conocimientos profundos sobre el comportamiento humano. Los intereses de grupo: religiosos, étnicos, etc. Influyen sobre la actuación del hombre en su trabajo; de ahí la necesidad de conocer estos aspectos a fin de ubicar adecuadamente al elemento humano dentro de las organizaciones.

Ciencias Exactas

Son aquellas que sólo admiten hechos rigurosamente demostrables:

a) Matemáticas. No existe una definición de esta ciencia, aunque indiscutible que ha permitido grandes avances en la administración, principalmente en las etapas de planeación y control. Sus aportaciones más importantes se encuentran en el área de matemáticas aplicadas, específicamente en: modelos probabilísticos, simulación, investigación de operaciones, estadística, etc.

Disciplinas técnicas.

Comprenden un cuerpo o conjunto de conocimientos que aún no se han conformado como ciencia, pero que utilizan y aplican fundamentos científicos. Su carácter es más bien práctico, que teórico.

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a) Ingeniería industrial. Es el conjunto de conocimientos cuyo objetivo es el óptimo aprovechamiento de los recursos del are productiva.

La administración y la ingeniería industrial en íntimamente ligadas, se interrelacionan y se han hecho valiosas aportaciones entre si. Ambas disciplinas nacieron juntas. La diferencia entre ellas radica en que la ingeniería industrial se enfoca al área de producción en las empresas industriales primordialmente, y la administración es aplicable a cualquier tipo de empresa y en todas sus áreas.

b) Contabilidad. Se utiliza para registrar y clasificar los movimientos financieros de una empresa, con el propósito de informar e interpretar los resultados de la misma. La contabilidad es un auxiliar en la toma de decisiones, una técnica de control, y no debe confundirse con la administración.

c) Ergonomía. Estudio la interrelación existente entre las maquinas, instrumentos, ambiente de trabajo, y el hombre y la incidencia de estos factores en su eficiencia.

d) Cibernética. Esta ciencia de reciente origen, es definida como la ciencia de la información y del control en el hombre y la máquina. Tiene gran aplicación en los procesos productivos y consecuentemente en el campo de la administración, donde aporta conocimientos sobre todo en lo que se refiere a sistemas de computación e información.

VALORES DE LA ADMINISTRACIÓN

La administración, de carácter eminentemente social, se rige por una serie de valores que le proporciona no sólo una validez moral ante el mundo, sino también información ética que debe orientar la conducta del administrador en la sociedad. La observancia de estos valores influye directamente en el incremento de la eficiencia en cualquier grupo social.

LOS VALORES INSTITUCIONALES

Los valores institucionales de la administración pueden ser:

Sociales. Estos son de mayor importancia, ya que contribuyen al bienestar de la sociedad a través del:

Mejoramiento de la calidad y precio del producto y/o servicio para satisfacer adecuadamente las necesidades reales del ser humano.

Mejoramiento de la situación socioeconómica de la población Cumplimiento de obligaciones fiscales que permiten sostener a los gobiernos

locales y federales. Evitar la competencia desleal.

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Promoción del desarrollo a través de la creación de fuentes de trabajo. Incrementar y preservar las riquezas naturales y culturales de la sociedad.

Organizacionales. Son aquellos que tienden a mejorar la organización de los recursos con que cuenta el grupo social:

Impulsar la innovación, investigación y desarrollo tecnológicos. Optimizar la coordinación de recursos. Maximizar la eficiencia en métodos, sistemas y procedimientos. Conciliar intereses entre los diferentes miembros del grupo social.

Económicos. Son los que se orientan a la obtención de beneficios económicos.

Generar riqueza. Máxima obtención de utilidades. Manejo adecuado de recursos financieros. Desarrollo económico del grupo social. Promover la inversión.

EL PROCESO ADMINISTRATIVO

Fases del proceso administrativo.

Diversos criterios:

HENRRY FAYOL. Contempla cinco elementos:

PLANEAR: Visualizar el futuro y trazar el programa de acción.

ORGANIZAR: Construir tanto el organismo material como el social de la empresa.

DIRIGIR: Guiar y orientar al personal.

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COORDINAR: Ligar, unir, armonizar todos los actos y todos los esfuerzos colectivos.

CONTROLAR: Verificar que todo suceda de acuerdo con las reglas establecidas y las órdenes dadas

LYNDALL F. URWICK. Dice que tiene siete elementos:

1. INVESTIGACIÓN.2. PREVISIÓN.3. PLANEAMIENTO.4. ORGANIZACIÓN5. COORDINACION.6. MANDO.7. CONTROL.

HAROLD KOONTZ & SYRIL O’ DONNELL. Menciona cinco elementos:

1. PLANEACIÓN.

2.ORGANIZACIÓN.

3. INTEGRACIÓN

4. DIRECCIÓN

5. CONTROL

GEORGE TERRY. Propone cuatro elementos:1. PLANEACIÓN.2. ORGANIZACIÓN.3. DIRECCION O EJECUCIÓN.4. CONTROL.

FASES O ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo una actividad.

La administración comprende varias fases, etapas o funciones, cuyo conocimiento exhaustivo es indispensable a fin de aplicar el método, los principios y las técnicas de esta disciplina correctamente.

En su concepción más sencilla se puede definir al proceso administrativo como la administración en acción o también como:

El conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración, mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral.

Para comprender este concepto, es necesario que se compare el organismo o grupo social, que ese donde se manifiesta la administración, con un organismo animal. Si

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observas cómo se desarrolla la vida de cualquier ser vivo, se podrán distinguir dos fases, o etapas primordiales:

Una primera etapa de estructuración que consiste en la construcción del organismo. Así, a partir de una célula se diferencian los tejidos y órganos hasta lograr su plenitud funcional.

Una segunda etapa de operación, en la que una vez que se han estructurado completamente el organismo, éste se desarrolla plenamente en la funciones que le son inherentes, (ver figura)

De forma similar, en la administración de una empresa o grupo social, también existen dos fases:

1. Una estructural, en la que a partir de uno o más fines se determina mejor la forma de obtenerlo.

2. Y otra operativa, en la que se ejecutan todas las actividades necesarias para lograr lo establecido durante el proceso de estructuración.

A estas dos fases, Lyndall F. Urwick les llama: Mecánica y Dinámica de la administración, para el autor la mecánica es la parte teórica de la administración lo que establece que debe hacerse, se dirige hacia el futuro, y la dinámica se refiere a cómo manejar de hecho el organismo social.

DIVERSOS CRITERIOS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

Es importante conocer que existen diversas opiniones en cuanto al número de etapas que constituyen el proceso administrativo aunque, de hecho, para todos los autores los elementos esenciales sean los mismos.

En esta obra se analizará el criterio de las 4 etapas porque es uno de los más difundidos y aceptados en el mundo de la administración y porque, además, es uno de los que ofrecen mayor claridad para fines didácticos. Un resumen de las fases y elementos que, de acuerdo con el criterio personal de los autores, conforman el proceso administrativo.

FASES ETAPAS

MECANICA ADMINISTRATIVA

(Construcción)

PLANEACION

ORGANIZACION

¿Qué quiero?

¡Qué puedo?

¿Cómo lo voy hacer?

¿Qué voy hacer?

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PROCESO ADMINISTRATIVO

DINAMICA ADMINISTRATIVA

(Operacional)

DIRECCION

CONTROL

Ver que se haga.

¿Cómo se ha realizado?

ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

PLANEACIÓN

Definición.

“La planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo, y la determinación de tiempos y números necesarios para su realización”.A. Reyes Ponce.

"Determinación del conjunto de objetivos por obtenerse en el futuro y el de los pasos necesarios para alcanzarlos a través de técnicas y procedimientos definidos".Ernest Dale.

“Planeación es la selección y relación de hechos, así como la formulación y uso de suposiciones respecto al futuro en la visualización y formulación de las actividades propuestas que se cree sean necesarias para alcanzar los resultados esperados" George R. Terry.

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"La planeación es el primer paso del proceso administrativo por medio del cual se define un problema, se analizan las experiencias pasadas y se embozan planes y programas" J. A. Fernández Arenas.

"La planeación consiste en determinar los objetivos y formular políticas, procedimientos y métodos para lograrlos" L. J. Kazmier.

"Sistema que comienza con los objetivos, desarrolla políticas, planes, procedimientos, y cuenta con un método de retroalimentación de información para adaptarse a cualquier cambio en las circunstancias" Burt K. Scanlan.

"Método por el cual el administrador ve hacia el futuro y descubre los alternativos cursos de acción, a partir de los cuales establece los objetivos" Joseph L. Massie."Planear es el proceso para decidir las acciones que deben realizarse en el futuro, generalmente el proceso de planeación consiste en considerar las diferentes alternativas en el curso de las acciones y decidir cual de ellas es la mejor" Robert N. Anthony.

Elementos del concepto

Objetivo. El aspecto fundamental al planear es determinar los resultados.

Cursos alternos de acción. Al planear es necesario determinar diversos caminos, formas de acción y estrategias, para conseguir los objetivos.

Elección. La planeación implica la determinación, el análisis y la selección de la decisión más adecuada.Futuro. La planeación trata de prever situaciones futuras y de anticipar hechos inciertos, prepararse para contingencias y trazar actividades futuras.

IMPORTANCIA DE LA PLANEACIÓN

La vida actual es sumamente dinámica, donde el cambio está presente constantemente, éste puede ser súbito o lento, la planeación permite asimilar estos cambios.Razones por las cuales es importante la planeación:

Propicia el desarrollo de la empresa al establecer métodos de utilización racional de los recursos.

Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro, más no los elimina.

Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con las mayores garantías de éxito.

Mantiene una mentalidad futurista teniendo más visión del porvenir y un afán de lograr y mejorar las cosas.

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Condiciona a la empresa al ambiente que lo rodea.

Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las corazonadas o empirismo.

Reduce al mínimo los riesgos y aprovecha al máximo las oportunidades.

Las decisiones se basan en hechos y no en emociones.

Promueve la eficiencia al eliminar la improvisación.

Proporciona los elementos para llevar a cabo el control.

Al establecer un esquema o modelo de trabajo (plan), suministra las bases a través de las cuales operará la empresa.

Disminuye al mínimo los problemas potenciales y proporciona al administrador magníficos rendimientos de su tiempo y esfuerzo.

Permite al ejecutivo evaluar alternativas antes de tomar una decisión.

PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN

Los principios de la administración son verdades fundamentales de aplicación general que sirven como guías de conducta a observarse en la acción administrativa. Siendo los siguientes:

Factibilidad. Lo que se planee debe ser realizable; es inoperante elaborar planes demasiado ambiciosos u optimistas que sean imposibles de lograrse. La planeación debe adaptarse a la realidad y a las condiciones objetivas que actúan en el medio ambiente.

Objetividad y cuantificación. Cuando se planea es necesario basarse en datos reales, razonamientos precisos y exactos, y nunca en opiniones subjetivas, especulaciones o cálculos arbitrarios. Este principio establece la necesidad de utilizar datos objetivos como estadísticas, estudios de mercado, estudios de factibilidad, cálculos probabilísticos, etc. La planeación será más confiable en tanto pueda ser cuantificada, expresada en tiempo, dinero, cantidades y especificaciones (porcentajes, unidades, volumen, etc.)

Flexibilidad. Al elaborar un plan, es conveniente establecer márgenes de holgura que permitan afrontar situaciones imprevistas y que proporcionen nuevos cursos de acción que se ajusten fácilmente a las condiciones.

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Unidad. Todos los planes específicos de la empresa deben integrarse a un plan general y dirigirse al logro de los propósitos y objetivos generales, de tal manera que sean consistentes en cuanto a su enfoque, y armónico en cuanto al equilibrio e interrelación que debe existir entre éstos.

Del cambio de estrategias. Cuando un plan se extiende con relación al tiempo, será necesario rehacerlo completamente. Esto no quiere decir que se abandonen los propósitos, sino que la empresa tendrá que modificar los cursos de acción (estrategias) y consecuentemente las políticas, programas, procedimientos y presupuestos

TIPOLOGIA DE LA PLANEACION

Con el fin de comprender mejor el proceso de la planeación, así como de clarificar y ubicar algunos conceptos acerca del mismo, se estudiará la clasificación de la planeación y su terminología.

Requisito previo para entender la tipología de la planeación, es estudiar el concepto del plan y su clasificación en cuanto al tiempo.

“Los planes son el resultado del proceso de la planeación y pueden definirse como diseños o esquemas detallados de los que habrá de hacerse en el futuro y las especificaciones necesarias para realizarlos”.

Los planes, en cuanto al periodo establecido para su realización, se pueden clasificar en:

a) Corto plazo. Cuando se determinan para realizarse en un término menos o igual a un año. Estos, a su vez, pueden ser:

- Inmediatos. Aquellos que se establecen hasta 6 meses.

- Mediatos. Se fijan para realizarse en un periodo mayor a 6 meses, o menos de 12 meses.

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b) Mediano plazo. Su limitación es por un periodo de uno a tres años.

c) Largo plazo. Son aquellos que se proyectan a un tiempo mayor a 3 años.

Tipos de planes

Estratégicos. Son los que establecen los lineamientos generales de la planeación, sirviendo de base a los demás planes (táctico y operativos), son diseñados por los miembros de mayor jerarquía de la empresa y su función consiste en regir la obtención, uso y disposición de los medios necesarios para alcanzar los objetivos generales de la organización, son a largo plazo y comprenden a toda la empresa.

Tácticos o funcionales. Estos determinan planes más específicos que se refieren a cada uno de los departamentos de la empresa y se subordinan a los Planes Estratégicos. Son establecidos y coordinados por los directivos de nivel medio con el fin de poner en práctica los recursos de la empresa. Estos planes por su establecimiento y ejecución se dan a mediano plazo y abarcan un área de actividad específica.

Operativos. Se rigen de acuerdo a los lineamientos establecidos por la Planeación Táctica y su función consiste en la formulación y asignación de actividades más desarrolladas que deben ejecutar los últimos niveles jerárquicos de la empresa. Los planes operativos son a corto plazo y se refieren a cada una de las unidades en que se divide un área de actividad.La planeación estratégica comprende una serie de elementos que se plasman en el plan estratégico. Estos deben determinarse por la alta dirección y sirven como base para la elaboración de los planes tácticos y operacionales.

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Proceso de planeación estratégica.

ETAPAS DE LA PLANEACION

La planeación es básica ya que es punto de partida y directriz primordial de toda actividad administrativa. Está integrada por las siguientes etapas:

PROPÓSITOS

La planeación, se inicia a partir de la definición de los propósitos, éstos son los fines esenciales o directrices que definen la razón de ser, naturaleza y carácter de cualquier grupo social. Su determinación es una función reservada a los altos funcionarios de la empresa.

Los propósitos proporcionan las pautas para el diseño de un plan estratégico, se expresan genéricamente y su determinación es una función reservada a los altos ejecutivos de la empresa.

Toda organización debe establecer los propósitos como base para la formulación de un plan; las siguientes cuatro características los diferencian de los objetivos.

Los Propósitos Son aspiraciones fundamentales o fines de tipo cualitativo que persigue en forma permanente o semipermanente, un grupo social.

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Planeación estratégica

Investigación Análisis del

entorno

Visión

Objetivos

Misión

Filosofía

Estrategias Políticas

Presupuestos

Programas


La diferencia entre los objetivos y los propósitos es que: son básicos o trascendentales porque constituyen el fundamento de los demás elementos; genéricos o cualitativos, ya que no se expresan en términos numéricos; permanentes porque su periodo de vida es vigente durante la existencia de la organización; y semipermanentes, debido a que pueden abarcar un periodo determinado.

Los propósitos reúnen las siguientes características:

- Evitar que la dirección pierda el tiempo en aspiraciones erróneas,

- Deben darse a conocer a todos los miembros de la empresa,

- Estar acordes a los valores institucionales del grupo social,

- Utilizarse para bien de la organización y no para intereses personales y deben implantarse.

La investigación es un proceso que, mediante la aplicación del método científico, procura obtener información relevante y fidedigna con el fin de explicar, describir y predecir la conducta de los fenómenos.

La investigación es trascendental en la planeación, ya que proporciona información en las etapas de la misma para que se lleve a cabo racionalmente. El considerarla en esta etapa del proceso administrativo no excluye su existencia en las demás, aunque se utiliza más al planear, por ser esta actividad netamente intelectual. Por ejemplo: “Incrementar las utilidades sobre la inversión de los accionistas”

Importancia de los Propósitos

1. Sirven de cimiento para los demás elementos de la planeación, asícomo para los demás tipos de planes.

2.- Permiten orientar a los responsables de la planeación sobre el cursode acción que deben seguir al formular los planes.

3.- Identifican a la empresa ante el personal y la sociedad, con una imagen de responsabilidad social.

4.-Son la razón de la existencia del grupo social, tanto en su estadopresente como en su proyección hacia el futuro.

5.-Definen el éxito o fracaso de una empresa, ya que proporcionan lasdirectrices generales de los mismos.

Características que deben reunir los propósitos

a) Evitar que la Dirección pierda el tiempo en aspiraciones desatinadaso erróneas.

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b) Deben darse a conocer a todos los miembros de la empresa.

c) c) Evitar dogmatizarlos.

d) Deben estar acordes a los valores institucionales del grupo social.

e) No deben utilizarse para intereses personales, sino para el bienestarde la organización.

f) Deben implantarse, si es que no se han considerado.

g) No deben definirse con frases ambiguas y vacías, el autoengaño noayuda a la implantación de planes.

PREMISAS.

Todo aquél que participa en la elaboración de un plan puede tener o no certeza sobre la existencia de determinados eventos, mas no así de otros que afectan su desarrollo; es necesario para ello, hacer uso de diversas suposiciones para permitan reducir la incertidumbre inherente al futuro.

Las premisas son suposiciones que se deben considerar ante aquellas circunstancias o condiciones futuras que afectarán el curso en que va a desarrollarse el plan.

Una premisa es un supuesto acerca de los factores o condiciones futuras, que pueden afectar el desarrollo de un plan.

Las premisas de acuerdo a su naturaleza pueden ser:

INTERNAS: Cuando se originan dentro de la empresa y pueden influir en el logro de los propósitos. Tenemos como ejemplos: (variaciones de capital, ausentismo, rotación de personal, accidentes, siniestros, emplazamientos a huelga, innovaciones, reacciones del personal ante los sistemas organizacionales, el prestigio de los jefes ante el personal, los puntos fuertes y débiles de los altos ejecutivos, de los accionistas, etc.) .

EXTERNAS: Son factores o condiciones cuyo origen es ajeno a la empresa, pero que pueden tener efecto decisivo en el desarrollo de sus actividades y que por lo mismo, deben tomarse en cuenta al planear, y pueden ser:

A) De carácter político

- Estabilidad política del país.

- Sistema político de gobierno.

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- Intervención estatal en los negocios.

- Restricciones a la importación y exportación.

- Relaciones internacionales.

B) De carácter legal

1) Tendencias fiscales:

- Impuestos sobre ciertos artículoso productos.

- Forma de pago de impuestos.

- Exenciones de impuestos.

- Impuestos sobre utilidades excesivas.

2) Tendencias laborales:

- Laboral.

- Mejoramiento del ambiente.

- Descentralización de empresas en las zonasurbanas.

C) Económicas

- Deuda pública.

- Fenómenos inflacionarios.

- Nivel de salarios.

- Nivel de precios.

- Poder adquisitivo de la población.

- Ingreso per cápita.

- Renta nacional.

- Producto nacional bruto.

- Inversión extranjera.

D) Sociales

- Crecimiento y distribución demográfica.

- Movilidad de la población.

- Empleo y desempleo.

- Nuevas construcciones y obras públicas.

- Alfabetización.

- Sistemas de salubridad e higiene.

E) Técnicas

- Rapidez de los avances tecnológicos.

- Cambios en los sistemas.

F) Otros factores

- Competencia.

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- Posición en el mercado.

- Políticas de operación.

- Cambios en la demanda.

- Fuentes de financiamiento.

- Transporte.

- Distribución del ingreso.

- Productividad e ingreso nacional.

- Comportamiento de los consumidores.

- Programas de investigación

OBJETIVOS

“Los Objetivos: Representan los resultados que la empresa espera obtener, son fines por alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo específico”.

Una vez que se han establecido los propósitos e investigado las premisas que pueden afectar su realización, se determinan los objetivos, que indican los resultados o fines que la empresa desea lograr en un tiempo determinado. Ejemplo: Lograr una utilidad neta de 150 millones de pesos durante los dos próximos años.

Clasificación de los objetivos

En función del área que abarquen y del tiempo al que se establezcan pueden ser:

Estratégicos o generales. Comprenden toda la empresa y se establecen a largo plazo. Ejemplo; Obtener una utilidad neta de 100 millones de pesos en los próximos cinco años.

Tácticos o departamentales. Se refieren a un área o departamento de la empresa, se subordinan a los objetivos generales y se establecen a corto o mediano plazo. Ejemplo; Incrementar las ventas totales a tres millones de pesos mensuales en el presente año.

Operacionales o específicas. Se establecen en niveles o secciones más específicas de la empresa, se refieren a actividades más detalladas e invariablemente son a corto plazo. Se determinan en función de los objetivos departamentales y obviamente de los generales.

Los objetivos operacionales pueden ser: 1. Secciónales.

Cuando se refieren a una sección o grupo. Ejemplo; Vender medio millón de pesos semanales del producto X por medio del grupo de ventas de las zona centro.

2. Individuales.Son metas personales. Ejemplo; Cada vendedor adscrito a la sección y venderá diariamente cien cajas de válvulas "JGM".

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Lineamientos para establecer objetivos

1. Asentarlos por escrito. 2. No confundirlos con los medios o estrategias para alcanzarlos. 3. Al determinarlos, recordar las seis preguntas clave de la administración. ¿Que, Como, Donde, Quién, Cuando, Por qué?. 4. Los objetivos deben ser perfectamente conocidos y entendidos por todos los miembros de la organización. 5. Deben ser estables; los cambios continuos en los objetivos originan conflictos y confusiones

Los objetivos representan los resultados que la empresa espera obtener, son fines por alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo específico”. Una vez que se han establecido los propósitos e investigado las premisas que pueden afectar su realización, se determinan los objetivos, que indican los resultados o fines que la empresa desea lograr en un tiempo determinado. Ejemplo: Lograr una utilidad neta de 150 millones de pesos durante los dos próximos años.

ESTRATEGIAS

El término estrategia, significa “arte de dirigir y coordinar las acciones militares y de hacer una cosa para alcanzar un objetivo”.

Militarmente se refiere a la manera de elegir las acciones más adecuadas para encausar los esfuerzos y derrotar al enemigo o, para disminuir las consecuencias de una derrota. Aplicando este concepto al ámbito administrativo, las estrategias en la empresa nacen como una respuesta para afrontar los retos que implica la competencia y la vida de la empresa en sí.

Las Estrategias. Son cursos de acción general o alternativas que muestran la dirección y el empleo general de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las condiciones más ventajosas.

Para establecer las estrategias es conveniente seguir 3 etapas.

1.- Determinación de los cursos de acción o alternativas. Consiste en buscar el mayor número de alternativas para lograr cada uno de los objetivos.

2.- Evaluación. Analizar y evaluar cada una de las alternativas, tomando en consideración las ventajas y desventajas de cada una de ellas, auxiliándose de la investigación y de alguna técnicas como investigación de operaciones, arboles de decisión, etc.

3.- Selección de alternativas. Considerar las alternativas más idóneas en cuanto a factibilidad y ventajas, seleccionando aquellas que permiten lograr con mayor eficiencia y eficacia los objetivos de la empresa.

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Importancia de las estrategias

- La falta de estrategias puede originar que no se logren los objetivos.

- Son lineamientos generales que permiten guiar la acción de la empresa al establecer varios caminos para llegar al objetivo.

- Sirven como base para lograr los objetivos y ejecutar las decisiones.

- Facilitan la toma de decisiones al evaluar las alternativas, eligiendo aquella de la que se esperan mejores resultados.

- Establecen otras alternativas, como previsión para el caso de posibles fallas en la estrategia elegida.

- La creciente competencia hace necesario su establecimiento.

- Desarrollan la creatividad en la solución de problemas.

Lineamientos para establecer estrategias

Para que las estrategias sean operables y cumplan con su función, es necesario:

1º Asegurarse de que sean consistentes y contribuyan al logro del objetivo.

2º Determinarlas con claridad.

3º No confundir las estrategias con las tácticas, ya que éstas últimas combinan la acción con los medios para alcanzar el objetivo.

4º Considerar las experiencias pasadas en su establecimiento, esto permitirá sugerir un mayor número de cursos de acción.

5º Analizar las consecuencias que pudieran presentarse al momento de aplicarlas.

6º Al establecerlas, auxiliarse de técnicas de investigación y de planeación.

Características de las estrategias

1. Su vigencia está estrechamente vinculada a la del objetivo u objetivos para las que fueron diseñadas; una vez alcanzados los objetivos, a la par del establecimiento de unos nuevos, es necesario formular nuevas estrategias.

2. Debido a la dinámica del medio ambiente, una estrategia que en cierto momento fue útil, puede ser en otro tiempo, la menos indicada para lograr el mismo objetivo.

3. Para cada área es necesario establecer una estrategia específica.

4. Se establecen en los niveles más altos.

POLÍTICAS

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La palabra política proviene del griego politiké que significa “arte de gobernar una nación”, el diccionario señala que la política es el arte o traza con que se maneja un asunto. A su vez, traza significa “plan para realizar un fin”.

Las Políticas son guías para orientar la acción la acción, son criterios, lineamientos generales a observar en la toma de decisiones, sobre problemas que se repiten una y otra vez dentro de una organización.

En ocasiones se confunde las políticas con las reglas, siendo la diferencia que las reglas son mandatos precisos que determinan la disposición, actitud o comportamiento, que deberá seguir o evitar en situaciones específicas el personal de una empresa; de tal manera que, mientras las reglas son estrictas, las políticas son flexibles.

Las políticas se caracterizan por ser flexibles, puesto que indican los límites dentro de los cuales se encuentra el campo de quienes poseen la responsabilidad de tomar decisiones.

Las reglas son normas específicas que señalan la acciones y decisiones que deben adoptarse ante situaciones determinadas, es decir, establecen precisamente lo que se debe hacer o no hacer en la misma forma cada vez y sin desviación permitida. La falta de cumplimiento da lugar a la aplicación de sanciones previamente determinadas.

Para una mejor comprensión a continuación se presentan algunos ejemplos de reglas y políticas.

REGLAS POLITICAS

1.- Las operaciones de ventas se realizarán únicamente de contado.

2.- Los pedidos foráneos no se surtirán si antes no se ha cubierto el importe de los mismos.

1.- Las comisiones de los vendedores se pagarán de acuerdo con el volumen de ventas que éstos efectúen.

2.- Al seleccionar agentes vendedores, será preferible que sean personas del sexo femenino.

PROGRAMAS

Una vez que se han determinado las anteriores etapas de la planeación, es necesario elaborar un programa, el cual puede definirse como:

Son un esquema en donde se establecen: la secuencia de actividades específicas que habrán de realizarse para alcanzar los objetivos, y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecución.

Cada programa tiene una estructura propia y puede ser un fin en si mismo, o bien, puede ser parte de una serie de actividades dentro de un programa más general.

La elaboración técnica de un programa debe apegarse al siguiente procedimiento:

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1.- Identificar y determinar las actividades comprendidas.

2.- Ordenar cronológicamente la realización de las actividades.

3.- Interrelacionar las actividades. Es decir, determinar qué actividad debe realizarse antes de otra, qué actividades se dan simultáneamente y por último, qué actividades deben efectuarse posteriormente.

4.- Asignar a cada actividad la unidad de tiempo de su duración, así como los recursos necesarios.

La gráfica más comúnmente utilizada para un programa, es la gráfica de Gantt; su uso e interpretación estará de acuerdo con el criterio que se utilice, con el grado de profundidad, y con el tipo de actividad a que se refiera. El éxito de un programa es directamente proporcional a la habilidad de jerarquizar las actividades de acuerdo con su grado de importancia y a su ejecución en cuanto a la fecha de inicio y terminación de cada actividad.

Clasificación de los programas

Tácticos. Son aquellos que se establecen únicamente para un área de actividad, su función consiste en establecer el programa, así como de coordinar y supervisar que se realice de acuerdo con lo establecido.

Operativos. Son aquellos que se establecen en cada una de las unidades o secciones de las que consta un área de actividad, siendo más específico que el táctico.

Importancia de los programas

- Suministran información e indican el estado de avance de actividades.

- Mantienen en orden las actividades, sirviendo como herramienta de control.

- Identifican a las personas responsables de llevarlos a cabo, ya que se determina un programa para cada centro de responsabilidad.

- Determinan los recursos que se necesitan.

- Disminuyen los costos.

-Orientan a los trabajadores sobre las actividades quedeben realizar específicamente.

- Determinan el tiempo de iniciación y terminación de actividades.

- Se incluyen únicamente las actividades que son necesarias.

- Evitan la duplicidad de esfuerzos.

Lineamientos para elaborar un programa

1. Deben participar en su formulación, tanto el responsable del programa como aquellos que intervendrán en la ejecución.

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2. La determinación de los recursos y el período para completarlo, deben estar relacionados con las posibilidades de la empresa.

3. La aprobación del desarrollo y ejecución del programa, debe comunicarse a todos aquellos que estén involucrados en él.

4. Debe ser factible.

5. Evitar que los programas se interpongan entre si.

6. Deben establecerse por escrito, graficarse, y ser precisos y de fácil comprensión.

7. El programa debe ser adaptable a las modificaciones o cambios que se presenten; así mismo, debe considerar las consecuencias que operarán en el futuro.

PRESUPUESTOS

Los presupuestos, son programas en los que se les asignan cifras a las actividades, refiriéndose básicamente al flujo de dinero dentro de la organización; implican una estimulación de capital, de los costos, de los ingresos y de las unidades o productos, requeridos para lograr los objetivos.

El presupuesto es un plan de todas o algunas de las fases de actividad de la empresa expresado en términos económicos (monetarios), junto con la comprobación subsecuente de las realizaciones de dicho plan.

Los presupuestos son el elemento indispensable al planear, ya que a través de ellos se proyectan, en forma cuantificada, los elementos que necesita la empresa para cumplir con sus objetivos; sus principales finalidades consisten en determinar la mejor forma de utilización y asignación de los recursos, a la vez que controlar las actividades de la organización en términos financieros.

“El presupuesto es un esquema escrito de tipo general y/o específico, que determina por anticipado, en términos cuantitativos (monetarios y/o no monetarios), el origen y asignación de los recursos de la empresa, para un período específico”.

Características de los presupuestos:

- Es un documento formal, ordenado sistemáticamente.

- Es un plan expresado en términos cuantitativos.

- Es general, porque se establece para toda la empresa.

- Es específico, porque puede referirse a cada una de lasáreas en que está dividida la organización.

- Es diseñado para un período determinado.

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Clasificación de los presupuestos:

En relación con el nivel jerárquico:

Estratégicos o corporativos. Cuando se establecen en el más alto nivel jerárquico de la empresa y determinan la asignación de recursos de toda la organización. Ejemplo; El presupuesto de resultados.

Tácticos o departamentales. Aquellos que son formulados para cada una de las áreas de actividad de la empresa. Ejemplo; Presupuesto de ventas.

Operativos. Se calculan para secciones de los departamentos.

Ejemplo; Presupuesto de la sección de mantenimiento.

Por la forma en que se calculan:

Fijos o rígidos. Cuando se estiman las diferentes operaciones con base en metas definidas de operación.

Flexibles. En estos se hacen cálculos a distintos niveles de operación, lo que permite conocer los resultados en diversas situaciones, sin necesidad de hacer cálculos sobre la marcha.

Por programas. Se calculan con base en programas de cada una de las áreas de la empresa, para que la distribución de los recursos se dirija a las actividades que reditúen mayores beneficios.

Por su utilización:

Presupuestos de operación. Que abarcan presupuestos de ventas, compras, producción, mano de obra, gastos diversos, etc.

Presupuestos de capital. Que comprenden los presupuestos de inversiones capitalizables que realiza la empresa, y de activos fijos tales como maquinaria y equipo, edificios y construcciones, mobiliario, etc.

Presupuesto financiero. En el se contemplan; balance, estado de resultados, flujo de caja, etc.

Importancia de los presupuestos:

- Convierte los aspectos de ejecución de los planes en unidades de medidas comparables.

- Mide el desempeño de las unidades organizativas y provee unas metas comparables en cada uno de los departamentos y secciones en forma conjunta.

- Sirve como estándar o patrón de ejecución en obras monetarias.

- Coordina las actividades de los departamentos y secciones en forma conjunta.

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- Es un medio de control que permite controlar las operaciones.

- Determina el límite y alcance de las erogaciones.

- Establece una base para la acción correcta, ya que las desviaciones son fácilmente identificadas.

- Estipula por centros de responsabilidad, quienes son los responsables de su aplicación.

- Genera una comprensión más clara de las metas organizativas.

- Presenta por anticipado los gastos en que incurrirán las actividades.

- Reduce al mínimo los costos evitando compras innecesarias, despilfarros en materias, tiempo, etc.

PROCEDIMIENTOS

Los procedimientos permiten establecer el orden y la secuencia para efectuar las actividades rutinarias y específicas; se establecen de acuerdo con la situación de cada empresa, de su estructura organizacional, clase del producto, turnos de trabajo, disponibilidad del equipo y material, incentivos y muchos otros factores.

Los procedimientos establecen el orden cronológico y la secuencia de actividades que deben seguirse en la realización de un trabajo repetitivo.

El procedimiento determina el orden en que deben realizarse un conjunto de actividades; no indica la manera en que deben realizarse, pues de eso se encargan los métodos, mismos que van implícitos en el procedimiento.

Un Método detalla la forma exacta de cómo ejecutar una actividad previamente establecida.

Los métodos son más detallados que los procedimientos y se establecen en las actividades rutinarias y repetitivas.

Tanto los procedimientos como los métodos están íntimamente relacionados, ya que los primeros determinan el orden lógico que se debe seguir en una serie de actividades y los segundos indican cómo efectuar dichas actividades, por tanto, los métodos son parte de los procedimientos.

Ejemplo: Procedimiento para la fabricación de un soporte de motor.

1. Corte de lámina.2. Doblez de lámina.3. Embutido de tornillos.4. Fosfatizado de éstas piezas.5. Preparación de gomas.

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6. Rebabeo.7. Ensamble.8. Pintura y acabado.9. Almacenamiento.

Los métodos indicarían la forma de realizar el corte y el doblez de la lámina, la manera de llevar a cabo el fosfatizado, el modo de realizar el ensamble, etc.

Importancia de los procedimientos

- Determinan el orden lógico que deben seguir las actividades.

- Promueven la eficiencia y especialización.

- Delimitan responsabilidades y evitan duplicidad.

- Determinan como deben ejecutarse las actividades y tambiéncuando y quién deben realizarlas.

- Son aplicables en actividades que se presentan repetitivamente.

Prácticas

Consulte periódicos y revistas del último año: recorte y adhiera dos artículos en los que se demuestre la importancia de la planeación y anote las causas.

Con la información que hemos analizado en este tema elabora a nivel personal y para que apliques en tu vida:

Filosofía

Visión

Misión

Objetivos

Estrategias para lograr tus objetivos

En binas escoge una empresa que haga falta en tu localidad tomando en cuenta las necesidades del medio o puedes mejorar las deficiencias de las existentes.

Posteriormente elabora un informe donde plasmes lo siguiente:

Nombre de la empresa de acuerdo a su actividad.

Misión

Visión

Valores que la regirán

Necesidad que satisface.

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ORGANIZACIÓN

Desde siempre el ser humano ha estado consciente de que la obtención de eficiencia solo es posible a través del ordenamiento y coordinación racional de todos los recursos. Una vez establecidos los objetivos (lo que se quiere hacer) a través de la planeación, será necesario determinar que medidas utilizar para lograrlos (como hacerlo).

"Organización es la estructura de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados" Agustín Reyes Ponce.

“Organizar es agrupar y ordenar las actividades necesarias para alcanzar los fines establecidos creando unidades administrativas, asignando en su caso funciones, autoridad, responsabilidad y jerarquía, estableciendo las relaciones que entre dichas unidades debe existir." Eugenio Sixto Velasco.

"Estructura de relaciones entre personas, trabajo y recursos" Beckles, Carmichael y Sarchet.

"Organización es la coordinación de las actividades de todos los individuos que integran una empresa con el propósito de obtener el máximo de aprovechamiento posible de elementos materiales, técnicos y humanos, en la realización de los fines que la propia empresa persigue" Issac Guzmán V.

"Organizar es agrupar las actividades necesarias para alcanzar ciertos objetivos, asignar a cada grupo un administrador con autoridad necesaria para supervisarlo y coordinar tanto en sentido horizontal como vertical toda la estructura de la empresa" Koontz & O'Donnell.

"La estructura y asociación por lo cual un grupo cooperativo de seres humanos, asigna las tareas entre los miembros, identifica las relaciones e integra sus actividades hacia objetivos comunes" Joseph L. Massie.

Elementos del concepto.

Estructura. La organización implica el establecimiento del marco fundamental en el que habrá de operar el grupo social, ya que establece la disposición y correlación de las funciones, jerarquías y actividades necesarias para lograr los objetivos.

Sistematización. Todas las actividades y recursos de la empresa, deben coordinarse racionalmente a fin de facilitar el trabajo y la eficiencia.

Agrupación y asignación de actividades y responsabilidades. Organizar, implica la necesidad de agrupar, dividir y asignar funciones a fin de promover la especialización.

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Jerarquía. La organización como estructura, origina la necesidad de establecer niveles de autoridad y responsabilidad dentro de la empresa.

Simplificación de funciones. Uno de los objetivos básicos de la organización es establecer los métodos más sencillos para realizar el trabajo de la mejor manera posible.

IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN

Los fundamentos básicos que demuestran la importancia de la organización son:

a) Es de carácter continuo; jamás se puede decir que ha terminado, dado que la empresa y sus recursos están sujetos a cambios constantes (expansión, contracción, nuevos productos, etc.), lo que redunda en efectuar cambios en la organización.

b) Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social.

c) Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente con un mínimo de esfuerzos.

d) Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad.

e) Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.

f) Es de carácter continuo; jamás se puede decir que ha terminado, dado que la empresa y sus recursos están sujetos a cambios constantes (expansión, contracción, nuevos productos, etc.), lo que redunda en efectuar cambios en la organización.

PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN.

Una estructura de organización es efectiva si facilita la contribución de los individuos en el logro de los objetivos de la empresa.

Existen nueve principios que proporcionan la pauta para establecer una organización racional, estos se encuentran relacionados y son:

1. Del objetivo. Todas y cada una de las actividades establecidas en la organización deben relacionarse con los objetivos y propósitos de la empresa. Es decir, la existencia de un puesto sólo es justificable si sirve para alcanzar realmente los objetivos.

2. Especialización. Este principio fue establecido por Adam Smith hace 200 años; afirma que el trabajo de una persona debe limitarse, hasta donde sea posible, a la ejecución de una actividad.

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3. Jerarquía. Cuanto más claro sean las líneas de autoridad, que van desde el más alto ejecutivo de la empresa, hasta cada subordinado, más efectivos serán el proceso de la toma de decisiones y las comunicaciones en la organización.

4. Paridad de autoridad y responsabilidad. A cada grado de responsabilidad conferido debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad. Es decir no tiene objeto hacer responsable a una persona por determinado trabajo, si no se le otorga, la autoridad necesaria para poder realizarlo.

5. Unidad de mando. Este principio establece que al determinar un centro de autoridad y decisión para cada función, debe asignarse un solo jefe y que los subordinados no deberán reportar a más de un supervisor.

6. Difusión. Las obligaciones de cada puesto que cubren responsabilidad y autoridad, deben de publicarse y ponerse por escrito, a disposición de todos aquellos miembros de la empresa que tengan relación con las mismas.

7. Amplitud o tramo de control. Hay un límite en cuanto al número de subordinados que deben reportar a un ejecutivo, de tal manera que esté pueda realizar las funciones eficientemente.

8. De la Coordinación. Las unidades de una organización siempre deberán mantener el equilibrio, manténmelo entre los departamentos para que todos funcionen eficientemente, Ejemplo: De nada servicia que mercadotecnia y finanzas funcionaran muy bien, si transportación es deficiente, en desplazar las mercancías.

9. Continuidad. Una vez establecida la estructura organizacional, requiere mantenerse, mejorarse y ajustarse a las condiciones del medio ambiente.

ETAPAS DE LA ORGANIZACIÓN.

Para llevar a cabo el proceso de organización, es necesario aplicar simultáneamente las técnicas y los principios organizacionales, así como delimitar qué tipo de organización es

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AvisoSe les notifica que deberán…

ORGANIGRAMA


la idónea en la situación específica que se esté manejando. Con la finalidad de ser entendidos con mayor facilidad se presentan de manera separada. Las etapas de la organización son:

División del Trabajo

Coordinación.

DIVISIÓN DEL TRABAJO

Es la separación y delimitación de las actividades, con el fin de realizar una función con la mayor precisión, eficiencia y el mínimo esfuerzo, para dividir el trabajo es necesario seguir una jerarquización de funciones, por orden de grado o importancia. Para dividir el trabajo es necesario seguir una secuencia que abarca las siguientes etapas:

Jerarquización

Jerarquía proviene del griego hierarjes (jerarca), que significa superior y principal en la jerarquía eclesiástica. El término jerarquía fue empleado, originalmente, para describir el sistema de gobierno de la iglesia que consta de sacerdotes escalonados en grados. Desde el punto de vista administrativo

Jerarquización es la disposición de las funciones de una organización por orden de rango, grado o importancia.

Son agrupados de acuerdo con el grado de autoridad y responsabilidad que posean, independientemente de la función que realicen. La jerarquización implica la definición de la estructura de la empresa por medio del establecimiento de centros de autoridad que se relacionen entre sí con precisión.

Departamentalización

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Organización

División del trabajo

Coordinación

Jerarquización

Departamentalización

Descripción de funciones.


La Departamentalización se logra mediante una división orgánica que permite a la empresa desempeñar con eficiencia sus diversas actividades.

“A la división y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades específicas, con base en su similitud, se le conoce con el nombre de departamentalización”.

Existen diferentes tipos de departamentalización, los más usuales son:

1.- Funcional. Es común en las empresas industriales; consiste en agrupar las actividades análogas según su función principal para lograr la especialización y, con ello, una mayor eficiencia del personal.

2.- Por producto. Es característica de las empresas fabricantes de diversas líneas de productos, la departamentalización se hace en base a un producto o grupo de productos relacionados entre sí.

3.- Geográfica o por territorios. Generalmente cubren cierta área o territorio de trabajo y para hacer más eficiente su desempeño, crean áreas por tipos de producto y/o atención.

4.- Por clientes. Por lo general se aplica en empresas comerciales,principalmente almacenes, y su función consiste en crear unidades cuyo interés es servir a los distintos compradores.

5.- Por proceso o equipo. En la industria, el agrupamiento de equipos en distintos departamentos reportará eficiencia y ahorro de tiempo; así como también en una planta automotriz, la agrupación por proceso.

6.- Por secuencia. Es utilizada en empresas productoras que trabajan sin interrupción los tres turnos, para controlar cada uno de los turnos; o cuando se trate de labores que manejen una gran cantidad de números o letras.

Descripción de funciones, actividades y obligaciones

Después de haber establecido los niveles jerárquicos y departamentos de la empresa, es necesario definir con toda claridad las labores y actividades que habrán de desarrollarse en cada una de las unidades concretas de trabajo o puestos de los distintos departamentos de la organización. Esta es la última etapa de la división del trabajo y consiste en la recopilación ordenada y clasificada de todos los factores y actividades necesarios para llevar a cabo, de la mejor manera un trabajo.

COORDINACIÓN

La coordinación nace de la necesidad de sincronizar y armonizar los esfuerzos para realizar eficientemente una tarea.

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Si durante la primera etapa del proceso de organización se realiza la división del trabajo, con todas sus ventajas inherentes, es indispensable que ésta se complemente con la coordinación, que no es más que el lograr la unidad de esfuerzos, es decir, que las funciones y los resultados se desarrollen e interrelacionen con facilidad, y que se sincronicen.

La etapa de coordinación se relaciona con un principio de organización, puede ejemplificarse de una manera muy sencilla, con un equipo de balón-pie: de nada serviría contar con los mejores jugadores de este deporte y habérseles asignado específicamente su tarea (división del trabajo), si no existe sincronización, armonía, comunicación y coordinación entre los integrantes, en el momento de desarrollarse el partido. Por muy hábiles que sean los jugadores individualmente, sus esfuerzos se nulificarán si no existe coordinación.

La eficacia de cualquier sistema organizacional estará en relación directa con la coordinación, misma que se obtiene a través del establecimiento de líneas de comunicación y autoridad fluidas.

La función básica de la coordinación es lograr la combinación y la unidad de esfuerzos, bien integrados y balanceados en el grupo social.

La coordinación es la sincronización de los recursos y de los esfuerzos de un grupo social, con el fin de lograr oportunidad, unidad, armonía y rapidez, en el desarrollo y la consecución de los objetivos.

TÉCNICAS DE ORGANIZACIÓN

Son las herramientas necesarias para llevar a cabo una organización racional; son indispensables durante el proceso de organización y aplicables de acuerdo con las necesidades de cada grupo social, las principales son:

a) Organigramas

Los organigramas, conocidos también como gráficas de organización, son representaciones de la estructura formal de una organización que muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles, las jerarquías, las obligaciones y la autoridad existentes dentro de ella.

Requisitos para su elaboración:

1. Los organigramas deben ser muy claros, por ello serecomienda que no contengan un número excesivo de cuadrosy puestos.

2. No deben comprender a los trabajadores y empleados.

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3. Deben contener únicamente el nombre de la función y no dela persona.

Existen 3 formas de representar los organigramas.

1.- Vertical. Cada puesto subordinado a otro se representa por cuadros en un nivel inferior, ligado por líneas que representan la comunicación de responsabilidad y autoridad. En la que los niveles quedan determinados de arriba hacia abajo.

2.- Horizontal. Los niveles jerárquicos se representan de izquierda a derecha.

3.- Circular. Donde los niveles jerárquicos quedan determinados desde el centro hacia la periferia.

b) Los manuales.

Son documentos detallados que contienen en forma ordenada y sistemática información acerca de la organización de la empresa, de acuerdo a su contenido pueden ser: de políticas, departamentales, de bienvenida, de organización, de procedimientos, de contenido múltiple, de técnicas y de puesto.

c) Diagramas de procedimiento o de flujo.

Se les conoce también como flujogramas, George Terry los define como: la representación gráfica que muestra la sucesión de los pasos de que consta un procedimiento.

d) Carta de distribución del trabajo o de actividades.

Está técnica permite analizar los puestos que integran un departamento o sección, para lograr una división de funciones y mejorar la estructura de grupos de trabajo.

e) Análisis de Puesto.

Es una técnica en la que se clasifican pormenorizadamente las labores que se desempeñan en una unidad de trabajo específica e impersonal (puesto), así como las características, conocimientos y aptitudes, que debe poseer el personal que lo desempeña.

TIPOLOGÍA DE LA ORGANIZACIÓN

Son los diferentes tipos, sistemas o modelos de estructuras organizacionales que se pueden implantar en un organismo social dependiendo del giro o magnitud de la empresa, recursos, objetivos, producción, etc.

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Organización Lineal o Militar. Se caracteriza porque la actividad decisional se concentra en una sola persona, quien toma todas las decisiones y tiene la responsabilidad básica del mando, el jefe superior asigna y distribuye el trabajo a los subordinados, quienes a su vez reportarán a un sólo jefe.

Ventajas:

1. Mayor facilidad en la toma de decisiones y en la ejecución delas mismas.

2. No hay conflictos de autoridad ni fugas de responsabilidad.

3. Es claro y sencillo.

4. Util en pequeñas empresas.

5. La disciplina es fácil de mantener.

Desventajas:

1. Es rígida e inflexible.

2. La organización depende de hombres clave, lo que originatrastornos.

3. No fomenta la especialización.

4. Los ejecutivos están saturados de trabajo, lo que ocasiona queno se dediquen a sus labores directivas, sino, simplemente deoperación.

Organización Funcional o de Taylor. Consiste en dividir el trabajo y establecer la especialización de manera que cada hombre, desde el gerente hasta el obrero, ejecuten el menor número posible de funciones.

Ventajas:

1. Mayor especialización.

2. Se obtiene la más alta eficiencia de la persona.

3. La división del trabajo es planeada y no incidental.

4. El trabajo manual se separa del trabajo intelectual.

5. Disminuye la presión sobre un sólo jefe por el número deespecialistas con que cuenta la organización.

Desventajas:

1. Dificultad de localizar y fijar la responsabilidad, lo que afectaseriamente la disciplina y moral de los trabajadores porcontradicción aparente o real de las órdenes.

2. Se viola el principio de la unida de mando, lo que originaconfusión y conflictos.

3. La no clara definición de la autoridad da lugar a rozamientosentre jefes.

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Organización Lineo – Funcional. En ésta se combinan los tipos de organización lineal y funcional, aprovechando las ventajas y evitando las desventajas inherentes a cada una, conservándose de la funcional la especialización de cada actividad en una función, y de la lineal la autoridad y responsabilidad que se transmite a través de un sólo jefe por cada función en especial.

Organización staff. Este tipo de organización no disfruta de autoridad de línea o poder de imponer decisiones, surge como consecuencia de las grandes empresas y del avance de la tecnología, proporciona información experta y de asesoría.

Ventajas:

5. Logra que los conocimientos expertos influya sobre la manera de resolver los problemas de dirección.

6. Hace posible el principio de la responsabilidad y de laautoridad indivisible, y al mismo tiempo permite laespecialización del staff.

Desventajas:

1. Si los deberes y responsabilidades de la asesoría no sedelimitan claramente por medio de cuadros y manuales, puedeproducir una confusión considerable en toda organización.

2. Puede ser ineficaz por falta de autoridad para realizar susfunciones o por falta de un respaldo inteligente en laaplicación de sus recomendaciones.

3. Pueden existir rozamientos con los departamentos de la organización lineal.

Organización por Comités. Consiste en asignar los diversos asuntos administrativos a un cuerpo de personas que se reúnen para discutirlos y tomar una decisión en conjunto.Clasificación:

a) Directivo; Representa a los accionistas de una empresa.

b) Ejecutivo; Es nombrado por el comité directivo para que se ejecuten los acuerdos que ellos toman.

c) Vigilancia; Personal de confianza que se encarga de inspeccionar la labores de los empleados de la empresa.

d) Consultivo; Integrado por especialistas que por sus conocimientos emiten dictámenes sobre asuntos que les son consultados.

Ventajas:

1. Las soluciones son más objetivas, ya que representan la conjunción de varios criterios.

2. Se comparte la responsabilidad entre todos los que integran el comité, no recayendo aquella sobre una sola persona.

3. Permite que las ideas se fundamenten y se critiquen.

4. Se aprovecha al máximo los conocimientos especializados.

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Desventajas:

1. Las decisiones son lentas, ya que las deliberaciones son tardías.

2. Una vez constituido el comité, es difícil disolverlo.

3. En ocasiones los gerentes se desligan de su responsabilidad y se valen del comité para que se haga responsable de sus propias actuaciones.

Organización Matricial. Consiste en combinar la departamentalización por productos con la de funciones, se distingue de otros tipos de organización porque se abandona el principio de la unidad de mando o de dos jefes.

Ventajas:

1. Coordina la satisfacción de actividades, tanto para mejorar el producto como para satisfacer el programa y el presupuesto requeridos por el gerente del departamento.

2. Propicia una comunicación interdepartamental sobre las funciones y los productos.

3. Permite que las personas puedan cambiar de una tarea a otra cuando sea necesario.

4. Favorece un intercambio de experiencia entre especialistas para lograr una mejor calidad técnica.

Desventajas:

1. Existe confusión acerca de quien depende de quien, lo cual puede originar fuga de responsabilidades y falta de delimitación de autoridad.

2. Da lugar a una lucha por el poder, tanto del gerente funcional como del gerente de producto.

3. Funciona a través de muchas reuniones, lo que supone pérdidas de tiempo.

4. El personal puede sentir que su jefe inmediato no aprecia directamente su experiencia y capacidad.

5. Se puede presentar resistencia al cambio por parte del personal.

Prácticas

Elaborar un cuadro sinóptico que contemple las etapas de organización de una empresa.

Elaborar el organigrama de la empresa propuesta en la etapa de planeación.

Al termino de la dinámica titulada “ mudándose a ciudad nueva”, integrar un informe que plasme la importancia de la Dirección en una empresa.

DIRECCION

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Esta etapa del proceso administrativo, llamada también ejecución, comando o liderazgo, es una función de tal trascendencia, que algunos autores consideran que la administración y la dirección son una misma cosa.

Como hemos visto que en la planeación es el ¿Qué se quiere hacer?, nos sigue la organización con el ¿Cómo se va hacer?, para entrar en la etapa de la Dirección, donde encontraremos las formas de Ver que se haga.

Algunos autores llaman a este elemento “actuación” otros “ejecución”. Terry define la “actuación” como “hacer que todos los miembros del grupo se propongan lograr el objetivo, de acuerdo con los planes y la organización, hechos por el jefe administrativo.Algunos autores los definen de la siguiente manera.

Burt K. Scanlan. Consiste en coordinar el esfuerzo común de los subordinados, para alcanzar las metas de la organización.

Leonard J. Kasmier. La guía y supervisión de los esfuerzos de los subordinados, para alcanzar las metas de la organización.

Joel J. Lerner y H.A. Baker. Consiste en dirigir las operaciones mediante la cooperación del esfuerzo de los subordinados, para obtener altos niveles de productividad mediante la motivación y la supervisión.}

La dirección. Es la ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional, mediante la guía de los esfuerzos del grupo social a través de la motivación, la comunicación y la supervisión.

IMPORTANCIA DE LA DIRECCIÓN

La dirección es trascendental porque:

Pone en marcha todos los lineamientos establecidos durante la planeación y la organización.

A través de ella se logran las formas de conducta más deseables en los miembros de la estructura organizacional.

La dirección eficiente es determinante en la moral de los empleados y, consecuentemente, en la productividad.

Su calidad se refleja en el logro de los objetivos, la implementación de métodos de organización, y en la eficacia de los sistemas de control.

A través de ella se establece la comunicación necesaria para que la organización funcione.

PRINCIPIOS DE LA DIRECCIÓN.

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El principio de la armonía del objetivo o coordinación de intereses. La dirección será eficiente en tanto se encamine hacia el logro de los objetivos generales de la empresa:

De la armonía del objetivo o coordinación de intereses. La dirección será eficiente en tanto se encamine hacia el logro de los objetivos generales de la empresa. Los objetivos de la empresa solo se podrán alcanzarse si los subordinados se interesan en ellos, lo que se facilitara si sus objetivos individuales se interesan personales son satisfechos al conseguir las metas de la organización y si éstas no se contraponen a su autorrealización.

Impersonalidad de mando. Se refiere a que la autoridad y su ejercicio (el mando), surgen como una necesidad de la organización para obtener ciertos resultados; por ello en cuanto más se impersonalice la orden, dicha orden será mejor obedecida.

De la supervisión directa. Se refiere al apoyo y comunicación que debe de existir entre el dirigente y sus subordinados. Durante la ejecución de los planes, de tal forma que éstos, se realicen con mayor facilidad.

De la vía jerárquica. Al trasmitirse una orden deben seguirse los conductos previamente establecidos, respetando de esta forma los canales de comunicación establecidos por la organización formal.

De la resolución del conflicto. Indica la necesidad de resolver los problemas que surjan durante la gestión administrativa, a partir del momento en que aparezcan, ya que no tomar una decisión en relación con un conflicto, por insignificante que parezca, puede originar qué éste se desarrolle y provoque problemas colaterales.

Aprovechamiento del conflicto. Debe procurarse aprovechar los conflictos para encontrar soluciones que sea ventajosas para ambas partes.

ETAPAS DE LA DIRECCION

Es difícil establecer una secuencia entre las etapas de la dirección ya que estas se dan indistintamente. La siguiente gráfica, se estudia la integración como parte del proceso de

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dirección, cuando, para algunos autores, es una etapa distinta de la administración. En este caso se considera una etapa de la dirección, porque una de las funciones básicas de la ejecución es la de allegarse de los recursos necesarios para poner en marcha lo planeado y organizado.

TOMA DE DECISIONES.

Una decisión es la elección de un curso de acción entre varias alternativas.

La responsabilidad más importante del administrador es la toma de decisiones. Con frecuencia se dice que las decisiones son algo así como “el motor de los negocios”; y, en efecto, de la adecuada selección de alternativas depende en gran parte el éxito de cualquier organización. Esta etapa forma parte de la Dirección porque constituye una función que es inherente a los gerentes, aunque resulte obvio mencionar que a lo largo de todas las etapas del proceso administrativo se toman decisiones, y que algunos autores la consideran en la etapa de planeación.

Inicialmente, el tomar decisiones era algo aleatorio o fortuito, pero su importancia es tal que para tomar decisiones en los altos niveles se han desarrollado numerosas técnicas, fundamentalmente a base de herramientas matemáticas y de investigaciones de operaciones.

Una decisión puede variar en trascendencia y connotación; por ejemplo: La implantación de servicio de comedor no tiene la misma importancia que el lanzamiento de un producto nuevo al mercado. Sea cual fuere su implicación, al tomar decisiones es necesario:

1.- Definir el Problema. Para tomar una decisión es básico definir perfectamente cuál es el problema que hay que resolver y no confundirlo con los colaterales. En esta etapa es posible auxiliarse de diversas fuentes de información, así como de la observación.

2.- Analizar el Problema. Una vez determinado el problema es necesario desglosar sus componentes, así como los componentes del sistema en que se desarrolla a fin de poder determinar posibles alternativas de solución.

3.- Evaluar las alternativas. Consiste en determinar el mayor número posible de alternativas de solución, estudiar las ventajas y desventajas que implican, así como la factibilidad de su implementación y los recursos necesarios para llevarlas a cabo de acuerdo con el marco específico de la organización.

4.- Elegir entre alternativas. Una vez evaluadas las diversas alternativas, elegir la más idónea para la necesidades del sistema, y la que reditúe máximos beneficios; seleccionar, además dos o tres más para contar con estrategias laterales para casos fortuitos.5.- Aplicar la decisión. Consiste en poner en práctica la decisión elegida, por lo que se debe contar con plan para el desarrollo de la misma. Dicho plan comprenderá: Los

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recursos, los procedimientos y los programas necesarios para la implantación de a decisión.

INTEGRACIÓN

Integrar, es obtener y articular los elementos materiales y humanos que la organización y la planeación señalan como necesarios para el adecuado funcionamiento de una organización social. Agustín Reyes Ponce.

Es la función administrativa que se ocupa de dotar de personal a la estructura de la organización, a través de una adecuada y efectiva selección de personas que han de ocupar los puestos dentro de la estructura. Koontz y O'Donnell.

Función a través de la cual el administrador elige y se allega de los recursos necesarios para poner en marcha las decisiones previamente establecidas para ejecutar los planes, comprende los recursos materiales y humanos. Munch Galindo.

La integración comprende la función a través de la cual el administrador elige y se allega, de los recursos, necesarios para poner en marcha las decisiones previamente establecidas para ejecutar los planes.

Comprende recursos materiales así como humanos; estos últimos son los más importantes para la ejecución, por lo que este inciso se enfocará al estudio de la integración de recursos humanos. Aunque tradicionalmente se descuidaba esta función, tanto la experiencia como las investigaciones demostraron que el factor humano es el aspecto más importante para cualquier empresa, ya que de su desempeño dependerá del correcto aprovechamiento de los demás recursos.

Entendemos por integración, el seleccionar al personal competente para los puestos de la organización; es reunir todos los elementos materiales, económicos, técnicos y humanos necesarios para alcanzar los objetivos, y como de éstos cuatro elementos el más variable, cambiante y difícil de controlar es el ser humano; es importante hacer hincapié en: la selección del personal, adiestramiento y desarrollo del personal, así como la automotivación para el logro de metas cada vez más altas. Fernández Arenas A.

Existen ciertas reglas de administración necesarias para lograr efectividad de integración:

Reglas

1.- El hombre adecuado para el puesto adecuado. Los hombres deben poseer las características que la empresa establezca para desempeñar un puesto. Los recursos humanos deben adaptarse a las características de la organización y no ésta a los recursos humanos. Puede ocurrir que en los altos niveles administrativos y directivos si exista cierta adaptación de la función al hombre, pero en términos generales tratándose de los niveles medios e inferiores, es lógico que el hombre se adapte a la función.

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2.- De la provisión de elementos necesarios. La dirección debe estar consciente de los elementos que los puestos requieren para la eficiente realización de su trabajo, debe dotarse a cada miembro de la organización, de los elementos administrativos necesarios para hacer frente en forma eficiente a las obligaciones del puesto.

3.- De la importancia de la introducción adecuada. El momento en que el elemento humano ingresa a la empresa es trascendental, pues de él dependerá su adaptación al ambiente de la empresa, su desenvolvimiento, su desarrollo y su eficiencia dentro de la misma.

La integración comprende cuatro etapas

a) Reclutamiento. Obtención de los candidatos para ocupar los puestos de la empresa.

b) Selección. Mediante la utilización de ciertas técnicas, elegir entre los diversos candidatos al más idóneo para el puesto, de acuerdo a los requerimientos del mismo.

c) Introducción e inducción. Tiene la función de Articular o armonizar adecuadamente al nuevo elemento al grupo social del cual formará parte y con los objetivos de la empresa, y con el ambiente organizacional.

d) Capacitación y desarrollo. Lograr el desenvolvimiento e incremento de las capacidades del personal, para lograr su máxima eficiencia.

Desarrollo de recursos humanos

Todo elemento que ingresa a una empresa necesita recibir un desarrollo de las aptitudes y capacidades que posea, éste desarrollo es perpetuo, pero se hace más necesario tratándose de trabajadores de nuevo ingreso.El desarrollo de quienes ingresan a una empresa suele dividirse en:

- Capacitación de obreros y empleados.

- Capacitación de supervisores.

- Desarrollo de ejecutivos.

Todo supervisor requiere de dos capacitaciones diversas: la que necesita como técnico que va a dirigir un sistema especial de producción, ventas, servicios, etc.; y la que requiere para dirigir personal como jefe.

El desarrollo de ejecutivos supone tres aspectos:

a) Capacitación.

Supone dar al candidato elegido la preparación teórica que requerirá para llenar su puesto futuro con toda eficiencia, los medios usuales suelen ser:

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- Cursos formales dentro y fuera de la empresa.

- Becas

- Folletos, bibliotecas.

b) Adiestramiento.

Se trata de dar, ya no los conocimientos teóricos, sino la práctica que es indispensable para que los primeros sean útiles, mediante:

- Rotación planeada.

- Estudio de casos.

- Encomienda especial de problemas.

c) Formación.

Se le da una formación personal por parte de los ejecutivos actuales para que vaya creando progresivamente el status que le de sentimiento de adhesión a la empresa hasta hacer de él un buen ejecutivo

MOTIVACIÓN

"Son todos aquellos factores capaces de provocar y dirigir la conducta hacia un objetivo"

La motivación es la labor más importante de la Dirección, a la vez que es la más compleja, pues a través de ella se logra la ejecución del trabajo.

Múltiples son las teorías que existen en relación con la motivación, pero todas pueden agruparse en dos grandes tendencias:

TEORÍAS DEL CONTENIDO.

TEORÍAS DE APRENDIZAJE O DEL ENFOQUE EXTERNO.

Ambos tipos de teorías han sido de gran trascendencia en la explicación de la conducta organizacional, ya que a través de ellas se describe la razón por la cual los empleados son productivos o lo que impulsa su conducta.

TEORÍAS DEL CONTENIDO.

Estas tratan de explicar lo que impulsa la conducta, también son conocidas como teorías de explicación interna, han sido de mayor difusión, por ello se les llama también Teorías Tradicionales; explican la conducta con base en procesos internos. Esta tendencia abarca tres grandes corrientes:

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1.- Jerarquía de las Necesidades, de Maslow. Establece que la naturaleza humana posee, en orden de predominio, cuatro necesidades básicas y una de crecimiento.

A. Básicas.

Fisiológicas. Son aquellas que surgen de la naturaleza física; como la necesidad de alimento, de vestir, de reposo, de abrigo, de dormir, de reproducirse, etc.

Seguridad. Es la necesidad de no sentirse amenazado por las circunstancias del medio; como la búsqueda de protección de los intereses personales.

Amor o Pertenencia. Son las necesidades sociales; deseos de relaciones afectivas, de cariño, de asociación, de sentirse en grupo.

Estimación. Sentir que se cuenta con el respeto y la confianza del grupo; el deseo de fuerza, de logro, de competencia, y la necesidad de estimación ajena que se manifiesta en forma de reputación, reconocimiento, atención e importancia.

B. Crecimiento.

Realización personal. Es el deseo de todo ser humano de realizarse a través del desarrollo de su propia potencialidad.

Estas necesidades se satisfacen en el orden anotado, de esta manera, cuando la necesidad número uno ha sido satisfecha, la número dos se activa, y así sucesivamente.

Cuando las personas han cubierto suficientemente sus 4 necesidades básicas, es cuando se sienten motivadas por la necesidad de crecimiento. Maslow representa gráficamente su teoría mediante una pirámide.

2.- Teoría de Motivación e Higiene, de Herzberg.- Esta teoría propone dos niveles de necesidades.

A. Factores de Higiene o Mantenimiento. Son aquellos que evitan la falta de satisfacción pero no motivan, tales como; el tipo de administración vigente en la empresa, sus políticas, la supervisión, los salarios, las relaciones interpersonales, las condiciones de trabajo, etc.

B. Motivadores. Incluyen la realización, el reconocimiento, el trabajo en sí mismo, la responsabilidad, el progreso, y el trabajo mismo, etc.

3.- Motivación de Grupo. Diversos autores establecen que para motivar un grupo, es necesario considerar ciertos factores tales como:

A. Espíritu de grupo. El sentirse identificado con un grupo de trabajo para lograr fines comunes, aumenta la productividad del empleado.

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B. Identificación con los objetivos de la empresa. El coordinar los intereses de grupo con los individuales y todos con los de la organización, motivará al grupo, ya que éste se auto realizará con la obtención de los objetivos.

C. Practicar la administración por participación. Lograr que el trabajador se integre emocional y mentalmente a la situación del grupo de trabajo y a los objetivos de la empresa, mediante su participación activa en las decisiones.

D. Establecimiento de relaciones humanas adecuadas. La implantación de sistemas adecuados de comunicación y autorealización dentro de la empresa, promueve la eficiencia del personal.

E. Eliminación de prácticas no motivadoras. Para elevar la moral de los empleados, es necesario eliminar las siguientes prácticas:

Control excesivo.

Poca consideración a la competencia.

Decisiones rígidas.

No tomar en cuenta los conflictos.

Cambios súbitos.

Las anteriores teorías son de gran valor para la administración, pero tienen la desventaja de ser subjetivas, ya que se basan en fenómenos internos e individuales para explicar la conducta organizacional, y ninguna ha sido probada científicamente.

TEORÍAS DE APRENDIZAJE O DEL ENFOQUE EXTERNO.

Llamadas también de la modificación de la conducta organizacional, parten del supuesto de que la conducta observable en las organizaciones, así como de sus consecuencias, son la clave para explicar la motivación; relacionan los efectos que ejerce el ambiente sobre la conducta de los individuos. Mientras que en la teoría tradicional las causas de la conducta son hipotéticas, en la teoría externa los mecanismos ambientales y las conductas se pueden observar de tal manera que el individuo puede aprender que habrá ciertas consecuencias que seguirán a determinadas conductas.

Las técnicas y procedimientos básicos de la modificación de la conducta son:

Procedimientos básicos de modificación de la Conducta.

Estrategias Refuerzos

Intervención Castigos PositivosExtinción Negativos.

Programas deRefuerzo.

DiscriminaciónY generalización.

ConductasEncadenadas

Moldeamiento y modelado.

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COMUNICACIÓN

"Es el proceso a través del cual se transmite y se recibe información en un grupo social"

La comunicación es un aspecto clave en el proceso de dirección.

“La comunicación puede ser definida como el proceso a través del cual se trasmite y recibe información en un grupo social”.

La comunicación en una empresa comprende múltiples interacciones que abarcan desde las conversaciones telefónicas informales hasta los sistemas de información más complicados.

La comunicación consta de elementos básicos.

Emisor . Es aquella persona o grupo en el que se origina la comunicación y quien dirige todo su proceso.

Receptor : Es aquella persona o grupo a quién va dirigida dicha comunicación. Es quien recibe y debe entender la información.

Canal de Comunicación o transmisor . Toda comunicación necesita un medio o canal por la cual pase; la palabra hablada, la palabra escrita, determinados gestos o actitudes, ciertos, signos, y aún, algunas inacciones.

Contenido de la comunicación . Es aquello que queremos comunicar, el mensaje que queremos transmitir. Todo proceso debe realizarse en forma tal que ese proceso vaya integra y fielmente de la fuente al receptor, ya que es el fin de la comunicación.

Respuesta. Toda comunicación implica forzosamente una reacción o respuesta, por eso se dice que la comunicación es bilateral.

Ambiente de la Comunicación. En gran parte la claridad, la fidelidad y la reacción, dependen del estado en que se encuentren las reacciones entre la fuente y el receptor.

Con el fin de facilitar el entendimiento de la comunicación, se mencionará su clasificación más sencilla.

1.- Formal. Aquella que se origina en la estructura formal de la organización y fluye a través de los canales organizacionales. Ejemplo. Correspondencia, instructivos, manuales, etc.

2.- Informal. Surge de grupos informales de la organización y no sigue los canales formales, aunque se puede referir a la organización. Este tipo de comunicación es de gran importancia, ya que por su característica puede llegar a influir más que la comunicación formal. Ejemplo. Chismes, rumores, comentarios, opiniones, etc.

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Estos dos tipos de comunicación a su vez pueden ser:

A. Vertical. Cuando fluye de un nivel administrativo superior, a uno inferior, o viceversa: quejas, reportes, sugestiones, órdenes, instrucciones.

B. Horizontal. Se en niveles jerárquicos semejantes: memorando, circulares, juntas, etc.

C. Verbal. Se transmite oralmente.D. Escrita. Mediante material escrito o gráfico.

Requisitos de la Comunicación Efectiva.

Una buena comunicación implica la existencia de los siguientes requisitos:

1.- Claridad. La comunicación deben ser clara, para ello, el lenguaje en que se exprese y la manera de transmitirla, deben ser accesibles para quien va dirigida.

2.- Integridad. La comunicación debe servir como lazo integrador entre los miembros de la empresa, para lograr el mantenimiento de la cooperación necesaria para la realización de los objetivos.

3.- Aprovechamiento de la organización informal. La comunicación es más efectiva cuando la administración utiliza la organización informal para suplir canales de información de la organización formal.

4.- Equilibrio. Todo plan de acción administrativo debe acompañarse del plan de comunicación para quienes resulten afectados.

5. Moderación. La comunicación debe ser la estrictamente necesaria y lo más concisa posible, ya que el exceso de información puede ocasionar burocracia e ineficiencia.

6. Difusión. Preferentemente, toda la comunicación formal de la empresa debe efectuarse por escrito y pasar sólo a través de los canales estrictamente necesarios, evitando papeleo excesivo.

7. Evaluación. Los sistemas y canales de comunicación deben revisarse y perfeccionarse periódicamente.

Autoridad.

“La autoridad es la facultad de que esta investida (conferida, concedida, otorgada) una persona, dentro de de una organización, para dar órdenes y exigir que sean cumplidas por sus subordinado, para la realización de aquellas acciones de quien las dicta considera apropiadas para el logro de los objetivos del grupo”

Es el derecho de mandar y el poder hacerse entender.

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Tipos de Autoridad

1. Formal. Cuando es conferida por la organización, es decir, la que emana de un superior para ser ejercida sobre otras personas y puede ser:

- Lineal. Cuando es ejercida por un jefe sobre una persona o grupo.

- Funcional. Cuando es ejercida por uno o varios jefes sobre funciones distintas.

2. Técnica o Staff. Nace de los conocimientos especializados de quien losposee.

3.- Personal. Se origina en la personalidad del individuo.

Delegación.

Es en la delegación donde se manifiesta claramente la esencia de la dirección y el ejercicio de la autoridad, ya que si administrar es “Hacer a través de otros”

“La Delegación es la concesión de autoridad y responsabilidad para actuar”

Ventajas:

a) Permite al directivo dedicarse a las actividades de más importancia, en tanto que las funciones detalladas y rutinarias se delegan.

b) A través de ella, la responsabilidad se comparte, haciéndose más significativa.

c) Motiva a los subordinados al hacerlos partícipes del logro de los objetivos.

d) Capacita a los subordinados en ciertas decisiones importantes.

Requisitos para Delegar

1. Delimitar claramente la autoridad y responsabilidad delegada, preferentemente por escrito, a fin de evitar conflictos, duplicidad de funciones, fuga de autoridad, etc.

2. Especificar claramente, metas y objetivos de la función delegada.

3. Capacitar al personal en quien se va a delegar.

4. Establecer estándares de actuación de tal manera que se fomente la iniciativa, creatividad y lealtad hacia la organización.

5. Convenir sobre las áreas de no delegación.

6. El directivo deberá mostrar interés en el desempeño del empleado, en relación con la función relegada.

7. Reconocer el buen desempeño y confiar en los subordinados

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Mando

El ejercicio de la autoridad o mando, asume dos formas.

Ordenes Instrucciones.

A. La orden es el ejerció de autoridad a través de la cual un supervisor transmite a un subordinado la indicación de que una actividad debe ser realizada. Para que sea efectiva, deben considerarse los siguientes factores.

a) Aspectos motivacionales que deben emplearse al transmitir la orden.b) Transmitirla adecuadamente.

- Por escrito.- Con claridad y precisión.

c) Explicar y fundamentar la necesidad de que se cumpla la orden.d) oportunidad. Elegir el momento y lugar más apropiados para transmitir la orden.

B. Instrucciones. Son las normas que habrán de observarse en situaciones de carácter repetitivo; los medios más convenientes para transmitirlas son los instructivos y las circulares. Al emitirlas, es necesario considerar los aspectos que se enunciaron en el caso de las órdenes.

LIDERAZGO-SUPERVISIÓN.

El liderazgo-supervisión es de gran importancia para la empresa, ya que mediante él se imprime la dinámica necesaria a los recursos humanos, para que logren los objetivos.

Liderazgo

"Es el arte o proceso de influir en las personas para que se esfuercen con buena disposición y entusiasmo hacia la consecución de las metas grupales"

Todo grupo de personas que dé el máximo rendimiento posible, tiene una persona al frente que es hábil al dirigirlos. Esta habilidad está compuesta por cuatro factores, que son:

a) La habilidad de utilizar el poder eficientemente y de manera responsable.

b) La habilidad de comprender que todos los seres humanos tienen diferentes fuerzas de motivación, según las ocasiones y las situaciones.

c) La habilidad de inspirar.

d) La habilidad de actuar de manera tal que desarrolle un clima que conduzca a responder a las motivaciones y suscitarlas.

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Estilos de Liderazgo

El Liderazgo se clasifica de acuerdo con el uso de autoridad en:

a) Autócrata. Es aquél que ordena y espera el cumplimiento, es dogmático y firme, y que dirige mediante la habilidad de negar o dar recompensas o castigos.

b) Demócrata o Participativo. Consulta con los subordinados en torno a acciones y decisiones propuestas y alienta su participación.

c) Liberal. Utiliza muy poco su poder, si es que lo usa, y concede a los subordinados un alto grado de independencia en sus operaciones.

Supervisión

La supervisión consiste en vigilar y guiar a los subordinados de tal forma que las actividades se realicen adecuadamente”

Este término se aplica por lo general a niveles jerárquicos inferiores, aunque todo administrador en mayor o menor grado lleva a cabo esta función. Por esto, se considera la supervisión, el liderazgo y los estilos gerenciales como sinónimos, aunque referidos a diversos niveles jerárquicos.

En esta función confluyen todas las etapas de dirección y su importancia radica en que de una supervisión efectiva dependerán:

a) La productividad del personal para lograr los objetivos.

b) La observancia de la comunicación.

c) La relación entre jefe-subordinado.

d) La corrección de errores.

e) La observancia de la motivación y del marco formal de disciplina.

Por tanto, el liderazgo está ligado con la supervisión y de acuerdo con los diversos estilos de liderazgo que existan en la empresa, variara el grado de eficiencia y productividad de la misma.

PrácticasElabora tu pirámide de Maslow con ejemplificando las necesidades que se han cubierto en cada etapa y las que faltan por satisfacer.

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CONTROL

El control es una etapa primordial de la administración, pues, aunque una empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la organización si no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.

A fin de emitir una definición formal de este concepto, se revisará algunas de las definiciones más aceptadas.

Burt K. Scanlan. El control tiene como objeto cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos.

Henry Farol. Consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el plan adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos, tiene como fin señalar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente.Buró K Scanlan. El control tiene como objeto cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos.Gorge R. Ferry. El proceso para determinar lo que se está llevando a cabo, valorizarlo y, si es necesario, aplicando medidas correctivas, de manera que la ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado.

El Control es la evaluación y medición de la ejecución de los planes, con el fin de detectar y prever desviaciones, para establecer las medidas correctivas necesarias.

Elementos del concepto:

Relación con lo planeado. El control siempre existe para verificar el logro de los objetivos que se establecen en la planeación.

Medición. Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados.

Detectar desviaciones. Una de las funciones inherentes al control, es descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecución y la planeación.

Establecer medidas correctivas. El objeto del control es prever y corregir los errores.

IMPORTANCIA DEL CONTROL

El control es de vital importancia dado que:

Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen los planes exitosamente.

Se aplica a todo: a las cosas, a las personas, y a los actos.

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Determina y analiza rápidamente las causas que puedan originar desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro.

Localiza a los sectores responsables de la administración, desde el momento en que se establecen las medidas correctivas.

Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de planeación.

Reduce los costos y ahorra tiempo al evitar errores. Su aplicación incide directamente en la racionalización de la administración y

consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa.

PRINCIPIOS DEL CONTROL

La aplicación racional del control debe fundamentarse en los siguientes principios:

Equilibrio, a cada grupo de delegación conferido debe proporcionársele el grado de control correspondiente, de esta forma la autoridad se delega y la responsabilidad se comparte

De los objetivos, el control es un fin para el logro de los objetivos ningún control será válido si no se fundamenta en los objetivos preestablecidos, y si, a través de él, no se evalúa el logro de los mismos.

De la oportunidad, el control para que sea eficaz, necesita ser oportuno, es decir, debe aplicarse antes de que se efectúe el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas, con anticipación, un control cuando no es oportuno carece de validez y, obviamente, reduce la consecución de los objetivos al mínimo.

De las desviaciones, todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relación con los planes deben ser analizadas detalladamente, de tal manera que sea posible conocer las causas que las originaron a fin de tomar las medidas necesarias para evitarlas en el futuro.

Costeablilidad, el establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que éste represente en tiempo y dinero, en relación con las ventajas reales que éste reporte.

De excepción el control debe aplicarse en las actividades excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo, delimitándose adecuadamente a las funciones estratégicas que requieran de control.

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Control Delegació

n ón


De la función controlada. La función controladora por ningún motivo debe comprender a la función controlada, ya que pierde efectividad el control. Este principio es básico, ya que señala que la persona o la función que realiza el control no debe estar involucrada con la actividad a controlar. Ejemplo. El control que elabora los estados financieros de una empresa no será la persona más idónea para auditarlos o determinar si son verídicos o no, ya que en dicha evaluación pueden intervenir aspectos de carácter personal.

ETAPAS DEL CONTROL

La secuencia de etapas necesarias para efectuar el control lo vemos en el siguiente esquema:

Establecimiento de Estándares.

Un estándar puede ser definido como una unidad de medida que sirve como modelo, guía patrón con base en la cual se efectúa el control.

Un estándar puede ser definido como una unidad de medida que sirve como modelo, guía o patrón con base en la cual se efectúa el control.

Los estándares representan el estado de ejecución deseado, de hecho no son más que los objetivos definidos de la organización.

Existen 3 métodos para establecer estándares, cuya aplicación varía de acuerdo con las necesidades específicas del área donde se implementa.

1.- Estándares estadísticos. Llamado también histórico, se elaboran con base en el análisis de datos de experiencias pasadas, ya sea de la misma empresa o de empresas competidoras. No son del todo confiables, pues en ocasiones la situación presente ha variado demasiado en relación con el pasado; por tanto al establecerse, la información estadística debe ser complementada con el criterio.

2.- Estándares fijados por apreciación. Son esencialmente juicios de valor, resultado de las experiencias pasadas del administrador, en áreas en donde la ejecución personal es de gran importancia. Se refieren a ciertas actividades cuyo carácter es intangible o

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Establecimiento de estándares

Retroalimentación

Medición de Resultados

Corrección

Control


cualitativo, tales como la moral de la empresa, actitud del personal y otras, pero cuya importancia es vital, su fijación, como ya se dijo, es subjetiva o a juicio de los ejecutivos.3.- Estándares técnicamente elaborados. Son aquellos que se fundamentan en un estudio objetivo y cuantitativo de una situación de trabajo específica. Se desarrollan en relación a la productividad de la maquinaria, del equipo y de los trabajadores; son llamados también estándares de producción y de tiempos y movimientos.

Medición de Resultados

Consiste en medir los resultados, mediante la aplicación de unidades de medida, que deben ser definidas de acuerdo con los estándares.

Para llevar a cabo su función, esta etapa se vale primordialmente de los sistemas de información; por tanto, la efectividad del proceso de control dependerá directamente de la información recibida, misma que deberá ser oportuna (a tiempo), confiable (exacta), válida (que mida realmente el fenómeno que intenta medir), con unidades de medida apropiadas y fluida (que se canalice por los adecuados canales de comunicación).

Si el control se fija adecuadamente y si existen medios disponibles para determinar exactamente que están haciendo los subordinados, la comparación del desempeño real con lo esperado es fácil. Pero hay actividades en las que es difícil establecer estándares de control por lo que se dificulta la medición.

Es virtualmente imposible mencionar todas las unidades de medida susceptibles de aplicarse; a manera de ejemplo pueden mencionarse algunas: tiempo por pieza producida, porcentaje de material rechazado, horas-máquina utilizadas, etc.

Corrección

El tomar acción correctiva es función de carácter netamente ejecutivo, no obstante, antes de iniciarla, es de vital importancia reconocer si la desviación es un síntoma o causa. Un ejemplo de esta situación sucede cuando existe una baja en las ventas, lo que indica que algo no se ha ejecutado de acuerdo con lo planeado, pero antes de incrementar vendedores o entrenarlos, es conveniente analizar si esta baja no es causa de una mala calidad en el producto o de una publicidad muy pobre.

El establecimiento de medidas correctivas da lugar a la retroalimentación; es aquí en donde se encuentra la relación más estrecha entre la planeación y control.

Retroalimentación

Es básica en el proceso de control, ya que a través de retroalimentación, la información obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr el tiempo.Por último es necesario mencionar que antes de establecer un sistema de control se requiere:

1.- Contar con objetivos y estándares que sean estables.

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2.- Que el personal clave comprenda y esté de acuerdo con los controles.3.- Que los resultados finales de cada actividad se establezcan en relación a los objetivos. Tomar en cuenta que un sistema de control por sí solo no contribuye a la eficiencia.

4.- Evaluar la efectividad de los controles. Eliminando aquellos que no sirven, simplificándolos, o combinándolos para perfeccionarlos.

FACTORES QUE COMPRENDE EL CONTROL.

Existen cuatro factores que deben ser considerados al aplicar el proceso de control:

a) Cantidad b) Tiempoc) Costod) Calidad

Los tres primeros son de carácter cuantitativo y el último como su nombre lo indica, es de carácter cualitativo.

El factor cantidad se aplica a actividades en la que el volumen es importante.

A través del factor tiempo se controlan las fechas programadas.

El costo es utilizado como un indicador de la eficiencia administrativa, ya que por medio de él se determinan las erogaciones de ciertas actividades.

La calidad se refiere a las especificaciones que debe reunir un cierto producto o ciertas funciones de la empresa.

CANTIDAD TIEMPO COSTO CANTIDAD

Presupuestos Estudios de tiempos Presupuestos Evaluación de la Actuación

Estimaciones Fechas límite Costo por Metro cuadrado.

Pruebas psicológicas

Productos terminados Programas Costos estándar Inspecciones visuales

Unidades vendidas Tiempo-máquina Pronósticos Coeficientes

Unidades rechazadas Medición del trabajo. Contabilidad Rendimiento del personal

Inventarios de personal Procedimientos Productividad Informes

Medición del trabajo Estándares Rendimiento s/ Inversión Procedimientos

Pronósticos Estándares

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Control de Inventarios Calificación de Méritos

Sistemas de control

Preferentemente debe abarcar las funciones básicas y áreas clave de resultados como:

Control de producción.

La función del control en esta área busca el incremento de la eficiencia, la reducción de costos, y la uniformidad y mejora de la calidad del producto, aplicando técnicas como estudios de tiempos y movimientos, inspecciones, programación lineal, análisis estadísticos y gráficas.

Control de calidad.

Se refiere a la vigilancia que debe hacerse para comprobar una calidad específica tanto en materias primas como en los productos terminados; establece límites aceptables de variación en cuanto al color, acabado, composición, volumen, dimensión, resistencia, etc.

Control de inventarios.

Se encarga de regular en forma óptima las existencias en los almacenes tanto de refacciones como de herramientas, materias primas, productos en proceso y terminados; protegiendo a la empresa de costos innecesarios por acumulamiento o falta de existencias en el almacén.

Control de compras.

Esta función verifica el cumplimiento de actividades como:

a) Selección adecuada de los proveedores.

b) Evaluación de la cantidad y calidad especificadas por el departamento solicitante.

c) Control de los pedidos desde el momento de su requisición hasta la llegada del material.

d) Determinación del punto de pedido y reorden.

e) Comprobación de precios.

Control de mercadotecnia.

Se efectúa mediante el estudio de informes y estadísticas donde se analiza si las metas mercadológicas se han cumplido o no; comprende áreas tales como ventas, desarrollo de productos, distribución, publicidad y promoción.

Control de ventas.

Los pronósticos y presupuestos de ventas son esenciales para el establecimiento de este control. La función de este sistema sirve para medir la actuación de la fuerza de

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ventas en relación con las ventas pronosticadas y adoptar las medidas correctivas adecuadas.Control de finanzas.

Proporciona información acerca de la situación financiera de la empresa y del rendimiento en términos monetarios de los recursos, departamentos y actividades que la integran.

Control de recursos humanos.

Su función es la evaluación de la efectividad en la implantación y ejecución de todos y cada uno de los programas de personal y del cumplimiento de los objetivos de este departamento, aplicando la evaluación al reclutamiento y selección, capacitación y desarrollo, motivación, sueldos y salarios, seguridad e higiene y prestaciones

Tipos de control

Control preliminar.

Este control tiene lugar antes de principiar operaciones e incluye la creación de políticas, procedimientos y reglas diseñadas para asegurar que las actividades planeadas serán ejecutadas con propiedad. La consistencia en el uso de las políticas y procedimientos es promovida por los esfuerzos del control.

Control concurrente.

Este control tiene lugar durante la fase de la acción de ejecutar los planes e incluye la dirección, vigilancia y sincronización de las actividades, según ocurran.

Control de retroalimentación.

Este tipo de control se enfoca sobre el uso de la información de los resultados anteriores, para corregir posibles desviaciones futuras del estándar aceptable.

Prácticas

Investigar en una empresa de la localidad cuales son los instrumentos que utilizan para llevar un control adecuado en una de sus áreas (recursos humanos, finanzas, mercadotecnia o producción) y presentarlos a la clase.

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Submodulo 3

Manejo del proceso contable

La contabilidad y sus funciones

Nociones preliminares de contabilidad.

Capital activo y pasivo.

Denominación y movimiento de las principales cuentas del activo y del pasivo.

Clasificación del activo y del pasivo

Estados financieros

Balance general.

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