Modulo 7 El Control Integral Posterior en El Sector Publico y Privado

ÁREA JURÍDICA, SOCIAL Y ADMINISTRATIVACARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA

Nombre del estudiante: Paralelo: Bloque: Aula: Docente:

UNIVERSIDAD NACIONAL DE LOJA

ÁREA JURÍDICA, SOCIAL Y ADMINISTRATIVACARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA

MÓDULOMÓDULOMÓDULOMÓDULO 7777

Loja - Ecuador Septiembre 2011 – Febrero 2012

Nombre del estudiante:

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ÁREA JURÍDICA, SOCIAL Y ADMINISTRATIVA CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA

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ÁREA JURÍDICA, SOCIAL Y ADMINISTRATIVA

CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA

Texto Guía para el estudio del Módulo “EL CONTROL INTEGRAL POSTERIOR EN EL SECTOR PUBLICO Y PRIVADO” Dr. Gustavo Villacís Rivas, Mg. Sc. RECTOR Dr. Ernesto Gonzalez Pesantes, Mg.Sc. VICERRECTOR Dr. Rogelio Castillo Bermeo, Mg.Sc DIRECTOR DEL ÁREA Dr. Mauricio Aguirre Aguirre, Mg.Sc. COORDINADOR DEL NIVEL DE CARRERAS PROFESIONALES Dra. Rosa Beatriz Calle Oleas, Mg.Sc. COORDINADORA DE LA CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITO RIA COMISIÓN Dr. Cristóbal Jaramillo Pedrera Mg. Sc. RESPONSABLE DE LA ELABORACIÓN COLABORADORES Ing. Edison Fabián Miranda Raza MAE. Ing. Jinson Omar Valencia Ordóñez Mg. Sc. Dr. Richard Alexey Banda Poma MAE. Eco. Nelson Vicente Chávez Alvear Dr. Franklin Malla Mg.Sc. Ing. José Luis Curay Mg. Sc. Dr. Nelson Cobos Cobos Dra. Tamara Cajas Siguenza Mg.Sc. Dra. Teresa Vivanco Arias Mg.Sc. Dra. Mercy Feijoo Cisneros Mg. Sc. Dr. Manuel de Jésus Chamba Arévalo Mg. Sc. Ing. Francis Omar Sanchez Calle Mg. Sc. TALLER MICROECONOMIA Dr. Alex Nivardo Paladinez Sánchez - ASPECTOS LEGALES Dirección: Ciudadela Universitaria “Guillermo Falconí Espinosa” (La Argelia) Bloque 8 de la ex - Facultad de Ciencias Administrativas. Teléfonos 2546072 – 2546618

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UNIVERSIDAD NACIONAL DE LOJA ÁREA JURÍDICA, SOCIAL Y ADMINISTRATIVA CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA

MISION:

Formar profesional generadores de cambio y mejoramiento continuo, con actitudes

críticas, conocimientos y habilidades que les capaciten e impulsen a crear, liderar,

gestionar organizaciones competitivas sobre la base del SAMOT, caracterizado por

los procesos de docencia, investigación con la colectividad, contribuyendo así a la

construcción de una sociedad más justas y solidaria.

VISION:

Lograr que sus profesionales y egresados se proyecten como verdaderos agentes del

desarrollo local, regional y nacional, mediante la aplicación de la calidad, excelencia y

el modelo educativo, para lograr la solución de problemas específicos de la Carrera

con capacidad analítica y crítica, respecto de la realidad social, política, económica,

cultural y ambiental.

PERFIL PROFESIONAL: El Contador Auditor es un profesional que con formación humanística y conocimientos

científico-técnicos deberá mantenerse en constante actualización en las áreas

financiero contables, capaz de valerse de su experiencia y la de los demás para

apoyar la planeación de las organizaciones a través de la utilización de las técnicas

de operatividad y control de los aspectos económico financieros y de impulsar

proyectos de reforma o cambio de los sistemas contables vigentes. Deberá estar

capacitado para ejercer labores de asesoramiento a nivel ejecutivo, tendrá formación

suficiente para ejecutar en el campo gubernamental las acciones y tareas que

determine la normativa correspondiente dentro del marco contable.

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1. PRESENTACIÓN

El módulo siete denominado “SECTOR PÚBLICO Y PRIVADO”Contabilidad y Auditoría; el mismo pretende solucionar Profesional

Se lo ha estructurado

por lo tanto la investigación se constituye en el eje básico del proceso de enseñanzay aprendizaje, contiene fundamentos teóricos que permitán orientar la i

La evaluación y acreditación se basa en los resultados del proceso e investigativo que se logre estructurarde estudiantes que se conforman para el efecto; se consideracreditables.

En el Primer Momento especifico; Bases conceptuales y planificación de la auditoria financiera y perfil de un proyecto de investigación formativaRRA); así como la planificación de la auditoria EJECUCIÓN DE LA INVESTIGACIÓN la comunicación de resultados e informe final de la auditoria financieraMomento, se trabajara con la el sector publico (Conocimiento preliminar y planificacio). Finalmente en el cuarto momento se ejecutaran las fases tres, cuatro y cinco de la auditoria de gestiósector publico (ejecución, comunicación de resultados y seguimiento y monitoreo, asi como la presentación del informe final del proceso académico y su respectiva exposición.

denominado “EL CONTROL INTEGRAL POSTERIOR EN EL SECTOR PÚBLICO Y PRIVADO” es parte del Currículo de la Carrera de Contabilidad y Auditoría; el mismo pretende solucionar falencias

Se lo ha estructurado mediante la matriz del proceso investigativo del módulo, por lo tanto la investigación se constituye en el eje básico del proceso de enseñanzay aprendizaje, contiene fundamentos teóricos - prácticos y estratégique permitán orientar la investigación formativa.

La evaluación y acreditación se basa en los resultados del proceso e investigativo que se logre estructurar, a través de los los equipos de investigación de estudiantes que se conforman para el efecto; se consider

Primer Momento se considera la presentación del Plan de Investigación Bases conceptuales y planificación de la auditoria financiera y perfil de un

proyecto de investigación formativa, (perfil proyecto de investigasí como la planificación de la auditoria financiera. En el S

EJECUCIÓN DE LA INVESTIGACIÓN y Trabajo de campo de la Auditoriala comunicación de resultados e informe final de la auditoria financiera

se trabajara con la Primera y segunda Fases de la auditoria de Gestión en el sector publico (Conocimiento preliminar y planificacio). Finalmente en el cuarto momento se ejecutaran las fases tres, cuatro y cinco de la auditoria de gestiósector publico (ejecución, comunicación de resultados y seguimiento y monitoreo, asi como la presentación del informe final del proceso académico y su respectiva

EL CONTROL INTEGRAL POSTERIOR EN EL es parte del Currículo de la Carrera de

falencias de la Práctica

mediante la matriz del proceso investigativo del módulo, por lo tanto la investigación se constituye en el eje básico del proceso de enseñanza-

prácticos y estratégias, metodológicas

La evaluación y acreditación se basa en los resultados del proceso académico los equipos de investigación

de estudiantes que se conforman para el efecto; se considera cuatro momentos

e considera la presentación del Plan de Investigación Bases conceptuales y planificación de la auditoria financiera y perfil de un

(perfil proyecto de investigación articulo 135 Segundo Momento la

Trabajo de campo de la Auditoria así como la comunicación de resultados e informe final de la auditoria financiera; en el Tercer

Primera y segunda Fases de la auditoria de Gestión en el sector publico (Conocimiento preliminar y planificacio). Finalmente en el cuarto momento se ejecutaran las fases tres, cuatro y cinco de la auditoria de gestión en el sector publico (ejecución, comunicación de resultados y seguimiento y monitoreo, asi como la presentación del informe final del proceso académico y su respectiva

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2. DESCRIPCIÓN DE LA PROBLEMÁTICA QUE ABORDA EL MÓ DULO En el ámbito de las entidades del sector público y las empresas privadas es

necesario evaluar el cumplimiento de sus objetivos y el manejo sustentable de los recursos destinados a su operatividad institucional y empresarial, a través de un control adecuado para el mejor aprovechamiento y correcta administración como consecuencia de un examen objetivos sistemático y profesional a los estados financieros, registros, transacciones y gestión para determinar la adherencia a los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, a las políticas de dirección o a los requerimientos establecidos.

Se piensa que los avances teóricos e institucionales de la disciplina profesional

de la auditoría son válidos para cualquier tipo de complejo organizativo siendo indiferente que sea éste privado o público. En cambio los especialistas en el análisis de la Administración Pública consideran que nos encontramos ante una organización especial y diferenciada que requiere un tratamiento científico y técnico propio.

Resultan sorprendentes las graves falencias que en materia de auditoría y

control interno adolecen las entidades públicas y empresas privadas, que afectan a la eficiencia, eficacia, economía de su gestión.

Por otro lado la información que brinda las entidades no es razonable y

oportuna, lo que conlleva al incumplimiento de objetivos, misión y visión institucional.

La auditoría ha alcanzado un nuevo enfoque y visión en torno a la aplicación de sistemas de control interno específicos, es decir por departamentos o áreas. La misma está encaminada a los procesos de mejora continua y eliminación de despilfarros / desperdicios en las entidades como en las empresas, las nuevas herramientas a utilizar con una visión de gestión.

La falta de controles internos no sólo ha dado lugar a estafas o defraudaciones,

sino también a graves errores en materia de decisiones producto de significativos errores en materia de información. En este contexto, el presente módulo está encaminado a superar las limitaciones mencionadas con la incursión de la auditoría que se pretende abordar la temática de los problemas que adolecen tanto las instituciones públicas como las empresas, para a través del análisis y evaluación de las operaciones, proporcionar la solución a esos problemas con el informe de auditoría, que siendo el producto final de la auditoría, contribuya a la corrección de errores y omisiones como las acciones legales según corresponda; y habilitarlo al alumno para que cumpla sus prácticas profesionales con eficiencia.

3. OBJETO DE TRANSFORMACIÓN

Determinado en los siguientes términos:

La escasa cultura del CONTROL INTEGRAL POSTERIOR en las empresas públicas y privadas no permite la optimizacion de sus recursos.

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4. OBJETIVOS DEL MODULO 4.1 Objetivos Generales

- Dictaminar sobre la razonabilidad de los estados financieros preparados

por la administración de las entidades públicas y privadas. - Promover la optimización de los niveles de eficiencia, eficacia, economía,

calidad e impacto de la gestión publica. 4.2 Objetivos específicos

- Examinar el manejo de los recursos financieros de una empresa publica unidad o programa para establecer el grado en que sus servidores administran y utilizan los recursos y si la información financiera es oportuna, útil, adecuada y confiable.

- Verificar el cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y normativas aplicables a la ejecución de las actividades que desarrollan las empresas públicas y privadas.

- Formular conclusiones y recomendaciones dirigidas a mejorar el control interno y contribuir al mejoramiento de la gestión publica y privada

- Determinar el grado de cumplimiento de los objetivos y metas establecidos por las empresas públicas y privadas.

- Verificar el manejo eficiente de los recursos de las empresas públicas y privadas satisfaciendo las necesidades de la población.

- Lograr que los grupos de investigación conformados presenten una propuesta de auditoria financiera o de gestión en el marco del SAMOT

5. PRÁCTICAS PROFESIONALES ALTERNATIVAS Lograr que los estudiantes de forma individual o grupal:

• Verifiquen la confiabilidad de la información financiera. • Comprueben que los recursos hayan sido utilizados para lo que estuvieron

destinados. • Verifiquen el grado de cumplimiento delos objetivos y metas planteadas por

el ente económico. • Evalúen el proceso administrativo. • Procesen la información mediante indicadores financieros y de gestion • Generen conclusiones y recomendaciones tendientes a mejorar el proceso

contable- financiero y de gestión. • Asesoren a los directivos en el proceso de toma de decisiones, en el

ámbito de sus competencias.

6. PROCESO DE INVESTIGACIÓN

El proceso de enseñanza-aprendizaje en el módulo se sustenta e la investigación formativa, como estrategia metodológica, orientada a la búsqueda de respuestas a problemas de la realidad que son tomados de las prácticas profesionales, proceso que implica una serie de actividades adecuadamente

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planificadas, en las que están inmersas sucesivas aproximaciones empírico-teóricas al objeto de estudio.

La acción delos alumnos al confrontar con las demandas sociales, relevantes y

pertinentes relacionadas con las futuras prácticas profesionales y con los referentes teóricos prácticos de la Auditoría, favorecen la actitud crítica y la capacidad creativa para un encuentro entre la teoría y la práctica.

El proceso teorico investigativo del módulo comprende los siguientes

momentos: MOMENTO 1: BASES CONCEPTUALES Y PLANIFICACION DE LA AUDITORIA FINANCIERA, CARACTERIZACIÓN DE LA PROBLEMÁTICA DE I NVESTIGACION

• Generalidades,fases y planificación y de una auditoria financiera • Determinacion de los síntomas y causas de la problemática de la auditoría en

el sector público y empresas privadas. • Formulación y sistematización de la problematica.

MOMENTO 2: EJECUCION E INFORME DE LA AUDITORIA FINANCIERA,ANÁLISIS CRÍTICO DE LA PROBLEMÁTICA

• Proceso de la comunicación de resultados • Contrastación entre los haceres de los profesionales auditores del sector

público y empresas privadas, y los fundamentos teóricos, metodológicos y operativos de la auditoría manejados en el módulo y su incidencia, en el proceso de enseñanza aprendizaje de la misma.

MOMENTO 3: GENERALIDADES Y PROCESO DE LA AUDITORIA DE GESTION OPERACIONALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA

• Proceso de la auditoria de gestion • Ejecución de la Auditoría que incluya las experiencias vividas, saberes,

demandas y desafíos, y

MOMENTO 4: EJECUCIONCOMUNICACIÓN DE RESULTADOS Y SEGUIMIENTO Y MONITORIEO DE LA AUDITORIA DE GESTION

• Proceso de la comunicación de resultados de auditoria de gestion • A través de la comunicación final de resultados y la socialización del informe

de la propuesta planteada. Seguimiento y monitoreo.

7. REFERENTES TEÓRICOS Y ACTIVIDADES –PRÁCTICAS

CONTENIDOS PARA EL DESARROLLO DE LA INVESTIGACIÓN D EL MÓDULO:

PRIMER MOMENTO

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1. BASES CONCEPTUALESY PLANIFICACION DE UNA AUDITORIA

FINANCIERA GUBERNAMENTAL, PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

• Generalidades • Concepto de Auditoría, importancia, objetivos • Clasificación de la auditoria • Fases de la auditoria financiera • Planificación preliminar y planificación especifica

SEGUNDO MOMENTO 1. EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA FINANCIERA

• Generalidades • Pruebas, técnicas y prácticas de auditoría • Programas básicos de auditoría • Papeles de trabajo • Muestreo en auditoría • Hallazgos de auditoría • Nuevas evidencias y conclusiones de auditoría

2. COMUNICACIÓN DE RESULTADOS E INFORME DE AUDITORÍA

FINANCIERA

• Generalidades • Comunicación al inicio, en el transcurso y al término de la auditoría • El informe de auditoría • Estructura del informe de auditoría financiera • Tipos de opinión • Contenido del Examen especial, estructura y contenido de informes

TERCER MOMENTO 1. AUDITORIA DE GESTION

• Generalidades • Propósito y Objetivo • Alcance y Enfoque • Herramientas de la Auditoria de Gestión • Equipo multidisciplinario • Parámetros e indicadores de gestión • Proceso de la auditoría de gestión • Informe, Estructura y Contenido • Conocimiento preliminar y planificación de la auditoria de gestión

CUARTO MOMENTO

1. EJECUCION DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN

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• Aplicación de programas y papeles de trabajo • Comunicación de resultados parciales •

2. COMUNICACIÓN DE RESULTADOS • Redaccion borrador informe • Estructura del informe • Informe final síntesis y memorando de antecedentes •

3. SEGUIMIENTO Y MONITOREO • De los hallazgos y recomendaciones al termino de la auditoria • Recomendaciones después de un año • Determinación de responsabilidades

CONTENIDOS TEÓRICOS A SER DESARROLLADOS EN ASPECTOS LEGALES • Constitución Politica de la República del Ecuador • Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado • Ley del servidor publico ecuatoriano. • Reglamento a la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado • Actividades prácticas sobre determinación de responsabilidades • Reglamento de Bienes del Sector Público

8. METODOLOGÍA

Las actividades a realizarse en cada uno de los momentos del proceso investigativo que conlleven a buscar respuesta al objeto de transformación planteado, requieren que tanto docentes como estudiantes entren en un proceso permanente de actividad científico-técnica en relación con el objeto de estudio, considerando que el eje de la dinámica es el proceso de investigación formativa que se abordará en cuatro momentos.

En el primer momento se elaborará la problematización del Objeto de

transformación, para lo que el estudiante sobre la base de la fundamentación teórica, considerando la organización del docente para el trabajo grupal y la aplicación de las diferentes técnicas grupales, problematizará el O.T. y realizara actividades de planificación de la auditoria financiera

Los alumnos elaborarán instrumentos de investigación de campo, como entrevistas y guias de observacion, para ponerse en contacto con la práctica profesional.

En el segundo momento se desarrollará el análisis crítico de la problemática, contando con información empírica obtenidos de las entidades y empresas de la realidad y de los aspectos teórico-técnicos, lo que permitirá contrastar los haceres de los profesionales auditores, respecto del trabajo de campo, comunicación de resultados e informe final de la auditoria financiera.

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En el tercer momento se abordara la primera y segunda fase de la auditoria de gestión, es decir análisis de un conocimiento preliminar del objeto de investigación y planificación de la auditoria de gestión

En el cuarto momento se trabajara la ejecución, la comunicación de resultados

y el seguimiento y monitoreo de la auditoria de gestión; asi como informes parciales y finales de las las experiencias vividas, saberes, que serán socializados. 9. PRODUCTOS ACREDITABLES

Durante el desarrollo del módulo se elaborarán en cada momento los siguientes productos acreditables:

PRIMER MOMENTO

Se presentará y sustentará un documento que contenga la descripción de la situación actual de la problemática de la auditoría en el sector público y/o en empresas privadas.

SEGUNDO MOMENTO

Estará constituida por la presentación y sustentación del informe de auditoria financiera de los diferentes grupos de investigacion.

TERCER MOMENTO

Se abordaran aspectos relacionados con el inicio del proceso de la auditoria de gestión como es conocimiento preliminar a través de indicadores, foda y planes estratégicos, otros de las entidades examinadas. Asi como la planificación de la misma a través del análisis de la información presentada y evaluación del control interno.

CUARTO MOMENTO En este momento se abordaran aspectos relacionados con la ejecución,

comunicación de resultados y seguimiento y monitoreo de la auditoria de gestión. 10. CRITERIOS PARA LA EVALUACION, ACREDITACIÓN Y C ALIFICACIÓN

Para la evaluación, acreditación y calificación de los informes de investigación

se considerará: • La estructura del informe • La coherencia entre sus elementos • La fundamentación científico-técnica • La rigurosidad del trabajo de campo • La calidad de la discusión y las conclusiones • La claridad en la redacción.

La sustentación de la investigación del módulo se evaluará, acreditará y

calificará teniendo en cuenta:

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• El dominio de la temática • La claridad en la exposición de los resultados • La capacidad de resolver inquietudes • Los materiales de apoyo para la exposición

La evaluación.- Será permanente, y con la aplicación de estrategias para

analizar críticamente el proceso académico, que permita asesorar la investigación y la retroalimentación del proceso de enseñanza aprendizaje.

La acreditación.- El estudiante para ser acreditado, debe cumplir con las actividades a desarrollarse en los cuatro momentos del proceso académico e investigativo, así como las exigencias de aspectos legales que se aborda como taller. Los parámetros de acreditación son los siguientes:

Pruebas orales y escritas 20% Reportes individuales 10% Reportes grupales 10% Participación individual 10% Participación grupal 10% Investigación formativa 40%

La calificación.- Será la sumatoria ponderada de los procesos anteriores en

una escala de 0 a 10. Para aprobar el módulo se requiere un promedio mínimo de SIETE/10 y el 80% de asistencia. 11. BIBLIOGRAFIA

• Constitución de la República del Ecuador, 2008

• CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO.Manual de Auditoría Financiera Gubernamental. Quito Ecuador julio 2003.

• CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO.Manual de Auditoría de Gestión, Quito

Ecuador Abril 2002.

• CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO. Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y su Reglamento. Edición Actualizada 2010.

• CULTURAL DE EDICIONES, S.A., AUDITORIA I, edición 1996. • INSTITUTO LATINOAMERICANO DE CIENCIAS FISCALIZADORAS. ILACIF. Manual

Latinoamericano de Auditoria Profesional en el Sector Público. Quito-Ecuador 1981.

• Ley Orgánica de Administración Financiera y Control, Edición actualizada 2010.

• MEIGS Walter, PRINCIPIOS DE AUDITORIA.

• MENDEZ, Carlos. Metodología de Investigación en Ciencias Económicas, Administrativas y Contables.12 Edición. Editorial. Mc Graw Hill, Bogotá – Colombia, 2004.

12

• Reglamento de Responsabilidades, Registro Oficial 386 del 27 de octubre de 2006

• WHITTINGTON, Ray. Principios de Auditoria. Editorial Mc Graw Hill. Decimocuarta

Edición.

12. MATRIZ DE DESARROLLO DEL MODULO

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MODULO: Nro. 7 ,

OBJETO DE TRANSFORMACIÓN :La escasa cultura del CONTROL INTEGRAL POSTERIOR en las empresas públicas y privadas no permite la optimizacion de sus recursos. PRIMER MOMENTO: BASES CONCEPTUALES Y PLANIFICACION DE LA AUDITORIA FINANCIERA, CARACTERIZACIÓN DE LA P ROBLEMÁTICA DE INVESTIGACION OBJETIVO DE PROCESO : Analizar las bases conceptuales y la planificación de la auditoria financiera gubernamental; asi como diseñar un perfil de Proyecto de Investigación de acuerdo al Objeto de Transformacion OBJETIVO DE CONTENIDO TEORICO : Facilitar referentes que orienten el primer momento del módulo en estudio así como estrategias especificas para la planificación de la auditoria financiera gubernamental para el ejercicio de las prácticas profesionales

TIEMPO DE TRABAJO

PROCESO INVESTIGATIVO

ESTRATEGIAS PARA OPERATIVIZAR LA

INVESTIGACION CONTENIDOS TEORICOS EVALUACIÓN Y

ACREDITACION

(13Septiembre

al 18 de Octubre del 2011)

22 días 11,75 créditos de 16 horas

ENCUADRE Revisión del Marco Referencial y Problematización del O.T. PRIMER MOMENTO PROBLEMATIZACION Comprensión del O.T DISEÑO METODOLOGICO DE LA INVESTIGACIÓN. SONDEO Construcción de la matriz Problemática, Selección del Problema Objeto de estudio Definición y delimitación del Problema

Presentar y Explicar la Matriz del Proceso Investigativo. Conocer los referentes y bases conceptuales del Problema de Investigación. O.T. y Problematización Revisar y relacionar las fases del diseño Metodológico de la Investigación con el O.T. Realizar un primer acercamiento a la realidad empresarial, asi como los posibles Objetos de estudio. Conformar equipos de trabajo.

1. BASES CONCEPTUALES Y PLANIFICACION DE UNA AUDITORIA FINANCIERA GUBERNAMENTAL, PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

• Generalidades • Concepto de Auditoría,

importancia, objetivos • Clasificación de la auditoria • Fases de la auditoria

financiera • Planificación preliminar y

planificación especifica

• .

Preguntas de conocimiento de la primera unidad

Prueba cognoscitiva

Participación en el taller

Cumplimiento en la entrega de los trabajos de acuerdo a los tiempos establecidos.

Claridad.-Pertinencia.-Profundidad.-Coherencia

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MODULO: Nro.7 PRIMER MOMENTO: CARACTERIZACIÓN DE LA PROBLEMÁTICA DE INVESTIGACION FORMATIVA

TIEMPO DE TRABAJO



INVESTIGACION CONTENIDOS TEORICOS EVALUACIÓN Y

ACREDITACION

INVESTIGACION

4 días

2 creditos de 16 horas

Planificación de la Investigación Formativa TÍTULO PROBLEMA MARCO TEÓRICO

Problematizar sobre el Objeto de Investigación específico

• Establecer el Título de Investigación Formativa

• Plantear el Problema (síntomas causas, formulación y sistematización problema)

• Revisar y Seleccionar las posibles Categorías y Conceptos sobre el problema investigado

Presentar y socializar el Problema y Tema de investigación de cada equipo de trabajo. Presentar y socializar los temas que orientan la Investigación especifica de cada equipo, presentar y socializar los Objetivos .

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MODULO: Nro. 7

OBJETO DE TRANSFORMACIÓN :La escasa cultura del CONTROL INTEGRAL POSTERIOR en las empresas públicas y privadas no permite la opimzacion de sus recursos. SEGUNDO MOMENTO: EJECUCION E INFORME DE LA AUDITORI A FINANCIERA, ANÁLISIS CRÍTICO DE LA PROBLEMÁTICA OBJETIVO DE PROCESO : Evaluar el avance del perfil del Proyecto de Investigación formativa específico de acuerdo al O.T: OBJETIVO DE CONTENIDO TEÓRICO : Seleccionar teorías, conceptos y normas especificas que orienten la ejecución.comunicacion de resultados e informes de auditoria financiera de acuerdo a sus fases

TIEMPO DE TRABAJO



INVESTIGACIÓN CONTENIDOS TEORICOS EVALUACIÓN Y

ACREDITACION

(19 de Octubre al 24 de Noviembre del 2011)

21 días 11,25 creditos de 16 horas INVESTIGACION 5 Días 2,5 credito de 16 horas cada creditos

TRABAJO DE CAMPO Análisis de Resultados Verificación de Objetivos DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN PRESENTADA

Revisar los procesos de la Auditoria Financiera como: Ejecución, comunicación de resultados e informes de auditoria financiera TRABAJO DE CAMPO. Elaborar papeles de Trabajo.

• Determinar los Métodos y Técnicas de Investigación a Utilizar.

• Determinar el estado actual del objeto de investigación

1. EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA FINANCIERA

• Generalidades • Pruebas, técnicas y prácticas

de auditoría • Programas básicos de

auditoría • Papeles de trabajo • Muestreo en auditoría • Hallazgos de auditoría • Nuevas evidencias y

conclusiones de auditoría 2. COMUNICACIÓN DE RESULTADOS E INFORME DE AUDITORÍA FINANCIERA

• Generalidades • Comunicación al inicio, en el

transcurso y al término de la auditoría

• El informe de auditoría • Estructura del informe de

auditoría financiera • Tipos de opinión • Contenido del Examen

especial, estructura y contenido de informes

Presentar papeles de trabajo.especificos para sus respectivas evaluaciones ya sean individuales y grupales Receptar la sistemáticamente la comunicación de resultados asi como el informe final de la auditoria financiera

.

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MODULO: Nro. 7

OBJETO DE TRANSFORMACIÓN :La escasa cultura del CONTROL INTEGRAL POSTERIOR en las empresas públicas y privadas no permite la opimzacion de sus recursos. TERCER MOMENTO: GENERALIDADES Y PROCESO DE LA AUDIT ORIA DE GESTION OPERACIONALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA OBJETIVO DE PROCESO : Evaluar el avance del Proceso de Investigación formativa específico de acuerdo al O.T: OBJETIVO DE CONTENIDO TEÓRICO : Proporcionar teorías, conceptos y normas que orienten el inicio y planificación de una auditoria de gestión de acuerdo a la ejecución de sus fases

TIEMPO DE TRABAJO



INVESTIGACIÓN CONTENIDOS TEORICOS EVALUACIÓN Y

ACREDITACION

(25 Noviembre 2011 al 08 enero 2012 )

21 días 11,25 creditos de 16 horas INVESTIGACION 5 dias 2,5 creditos de 16 horas cada credito

Continuacion del trabajo de investigación propuesto

Revisar los procesos de la Auditoria de gestion como: Generalidades, herramientas de la auditoria de gestión Parámetros e indicadores de auditoria de gestión Proceso de la auditoria de gestión Diseñar estrategias que nos permitan la planificacion de la auditoria de gestion •

AUDITORIA DE GESTION

• Generalidades • Propósito y Objetivo • Alcance y Enfoque • Herramientas de la

Auditoria de Gestión • Equipo multidisciplinario • Parámetros e indicadores

de gestión • Proceso de la auditoría de

gestión • Informe, Estructura y

Contenido • Conocimiento preliminar y planificación

de la auditoriade gestión

Presentar informes individuales y grupales de avance de los procesos de la auditoria de gestión Socializar los informes individuales y grupales, según estrategias diseñadas por el coordinador de modulo respectivo.

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AREA JURIDICA, SOCIAL Y ADMINISTRATIVA CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA

MODULO: Nro.7 OBJETO DE TRANSFORMACIÓN : La escasa cultura del CONTROL INTEGRAL POSTERIOR en las empresas públicas y privadas no permite la opimzacion de sus recursos. CUARTO MOMENTO: EJECUCIONCOMUNICACIÓN DE RESULTADOS Y SEGUIMIENTO Y MONITORIEO DE LA AUDITORIA DE GEST ION OBJETIVO DE PROCESO : Concluir conel informe de la investigación propuesta por los diferentes grupos y socializar los resultados de la misma OBJETIVO DE CONTENIDO TEORICO : Conocer teorías, conceptos, categorías y normativa legal y técnica sobre el proceso de ejecución, comunicación de resultados de la Auditoría de gestion

TIEMPO DE TRABAJO

PROCESO INVESTIGATIV

O


INVESTIGACIÓN CONTENIDOS TEÓRICOS EVALUACIÓN Y

ACREDITACION

(09 de enero del 2012 al 17 de febrero del 2012)

21días 11,25 créditos de 16 horas INVESTIGACION 5 dias 2,5 creditos de 16 horas cada crédito

ELABORACION DEL INFORME FINAL SOLUCIONES PLANTEADAS BIBLIOGRAFÍA ANEXOS SUSTENTACIÓN POR GRUPOS DE INVESTIGACIÓN

COMUNICACIÓN DE RESULTADOS. Preparar el Borrador del Informe y su Lectura. De la auditoria de gestión. verificar el cumplimiento de Objetivos

• Establecer cuales son las alternativas de solución al problema investigado

• Citar los refrerentes bibliográficos citados y consultados

• Preparar los instrumentos y complementos de apoyo de la investigación formativa

• Revisar y elegir la forma de presentar el informe de la investigación específica de cada grupo

4. EJECUCION DE LA AUDITORÍA DE

GESTIÓN

• Aplicación de programas y papeles de trabajo

• Comunicación de resultados parciales 5. COMUNICACIÓN DE RESULTADOS

• Redaccion borrador informe • Estructura del informe • Informe final síntesis y memorando de

antecedentes 6. SEGUIMIENTO Y MONITOREO

• De los hallazgos y recomendaciones al termino de la auditoria

• Recomendaciones después de un año

• Determinación de responsabilidades

Presentar el informe de de la investigación y socializarlo. Presentación y exposición de la investigación de cada uno de los grupos de trabajo

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UNIVERSIDAD NACIONAL DE LOJA AREA JURIDICA, SOCIAL Y ADMINISTRATIVA CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA

MODULO: Nro.7 OBJETO DE TRANSFORMACIÓN : La escasa cultura del CONTROL INTEGRAL POSTERIOR en las empresas públicas y privadas no permite la opimzacion de sus recursos. PRIMER MOMENTO: MARCO LEGAL PARA EJECUCIONMODULO 7 CONTROL INTEGRAL POSTEIRO EN EL SECTOR PÚBLICO Y P RIVADO OBJETIVO DE PROCESO : Facilitar la aplicación especifica de la normatividad legal en la ejecución de la de auditorias y exámenes especiales públicos o privados. OBJETIVO DE CONTENIDO TEORICO : Conocer y analizar, conceptos, categorías especificas en el proceso de la auditoria: financieras y de gestión de los sectores publicoy privado

TIEMPO DE TRABAJO



INVESTIGACIÓN CONTENIDOS TEÓRICOS EVALUACIÓN Y

ACREDITACION

(inicio 13 de

septiembre del 2011)

02 créditos de 16 horas

ENCUADRE

Acuerdos y resoluciones de como abordar los contenidos y temáticas especificas de la auditoria fianciera y de gestión en el sector publico y privado.

Revisar y analizarel marco legal y especifico de los procesos de la Auditoria: financiera y de gestión en el sector publico y privado

- Ley organica de la contraloría general del estado

- Sistemas de control interno y externo - Organismos de control - Determinacion de responsabilidades - Caducidad y prescripción - Deberes y atribuciones generales - Formas de notificación de auditorias

y exámenes especiales - Reglamento de bienes del sector

publico - Ambito de aplicación - Remate y baja de bienes del sector

publico - Perdidade bienes del sector publico

Presentar informes individuales y grupales de avance de los procesos de la auditoria de gestión. Socializar los informes individuales y grupales, según estrategias diseñadas por el coordinador de modulo respectivo. Asistencia. Pruebas escritas según acuerdos y resoluciones

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PRIMER MOMENTO BASES CONCEPTUALES Y PLANIFICACION DE LA AUDITORIA FINANCIERA, CARACTERIZACIÓN DE LA PROBLEMÁTICA DE INVESTIGACION

1.1 Generalidades Definición

La planificación es la primera fase del proceso de la auditoría financiera y de su

concepción dependerá la eficiencia y efectividad en el logro de los objetos propuestos, utilizando los recursos estrictamente necesarios. La planificación debe ser cuidadosa y creativa, positiva e imaginativa, debe considerar alternativas y seleccionar los métodos más adecuados para seleccionar las tareas, por tanto esta actividad debe recaer en los miembros más experimentados del grupo.

La planificación de una auditoría comienza con la obtención de información

necesaria para definir la estrategia a emplear y culmina con la definición detallada de las tareas a realizar en la fase ejecución.

Objetivo de la Planificación El objetivo principal de la planificación consiste en determinar adecuada y

razonablemente los procedimientos de auditoría que correspondan aplicar, como y cuando se ejecutarán, para que se cumpla la actividad en forma eficiente y efectiva.

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La planificación es un proceso dinámico, que si bien se inicia al comienzo de las labores de auditoría, pueden modificarse durante la ejecución de la auditoría.

Iniciación de la Auditoría Para iniciar la auditoría, el Director de la Auditoría emitirá la “Orden de

Trabajo”. Autorizando su ejecución, la cual contendrá: a. Objetivo general de la auditoría. b. Alcance de la auditoria. c. Nómina del personal que inicialmente integra el equipo. d. Tiempo estimado para la ejecución. e. Instrucciones específicas para la ejecución. (Determinará si se elabora la

planificación preliminar y específica o una sola que incluya las dos fases).

La instalación del equipo en la entidad, marca la manera oficial al inicio de la auditoría, la que comenzará con la planificación preliminar, en la cual es preferible que el equipo esté integrado por el supervisor y jefe de equipo.

Posteriormente, dependiendo de la complejidad de las operaciones y el

objetivo de la auditoría, se designarán los profesionales requeridos para la planificación específica y la ejecución del trabajo.

El director de la auditoría proporcionará al jefe de equipo de auditoría, la carta

de presentación, mediante la cual se inicia el proceso de comunicación con la administración de la entidad; la que contendrá la nómina de los miembros que inicialmente integren el equipo, los objetivos del examen, el alcance y algún dato inicial que considere pertinente.

Metodología de la Planificación El enfoque moderno de la planificación, incluye diversos procedimientos, más

relacionados con una lógica conceptual que con una técnica de auditoría. Por ello es que si alguien pretende dar una opinión sobre los estados financieros de un ente, los cuales reflejan la actividad del mismo, resulta necesario obtener un conocimiento profundo de su actividad principal.

Como ejemplo se puede mencionar que una persona conoce la actividad de un

ente, cuanto posee una clara comprensión de aspectos tales como: cual es la principal fuente de ingresos y recursos, como se obtiene éstos, cuáles son los aspectos estratégicos claves para producir o presentar los servicios, que actividades conexas existen, cuales son los sistemas de información de que dispone para reflejar la operaciones, etc.

Habiendo conocido las principales características de la actividad, se está en

condiciones de definirlas “Unidades Operativas” en las cuales resultará útil dividir a una entidad a efecto de revizar los estados financieros u otra actividad. Se entiende por unidades operativas, a todas aquellas actividades que por tener características distintivas, son susceptibles de ser consideradas con criterios y procedimientos de autoría propios.

21

Determinadas las unidades operativas se deben definir los “Componentes” que las conforman. Estos componentes están vinculados con los estados financieros a examinar y con el ciclo de las transacciones. Pueden ser tanto los rubros de los estados financieros, como los sistemas o circuitos administrativos cuyas operaciones afectan a estos rubros.

El paso siguiente consistirá en definir para cada componente el enfoque de

auditoría a aplicar, para lo cual primeramente habrá que definir las “Afirmaciones”, es decir, los hechos o resultados más importantes que presentan los componentes, cuya validez deberá probarse en el transcurso de la auditoría y luego determinar los hechos que condicionan a los componentes como son los factores de riesgo de auditoría.

“El riesgo de auditoría”, es lo opuesto a la seguridad de la auditoría, es decir,

es el riesgo que los estados financieros, área o actividad que se lo está examinando, contenga errores o irregularidades no detectadas una vez que la auditoría a sido completada.

Es de gran importancia que el auditor tenga una clara comprensión de cómo los riesgos se vinculan con cada componente ya que es la clave de determinación del “Enfoque de Auditoría” a aplicar.

Definido el enfoque para cada componente, se determina los “Procedimientos

de Auditoría Específicos”, mediante la combinación apropiada entre pruebas analíticas, de cumplimiento y sustantivasas; procedimientos que se detallan en los respectivos “Programas de Trabajo”, cuya aplicación permitirá confirmar la validez de las afirmaciones.

La secuencia de planificación descrita, es susceptible de ser aplicada en forma

concienzuda y creativa a la mayoría de trabajos de auditoría; no obstante debe reconocer que la metodología desarrollada no puede abarcar todas las situaciones posibles, como por ejemplo circunstancias particulares de cada entidad, proyecto o actividad, que requieran especialización

1.2 Fase de Planificación

MISION

Razon de ser una entidad

Caracteristicas

A quien

sirve

Para que

existe

VISION Futuro

22

La Planificación de cada auditoría se divide en dos fases o momentos distintos, denominados, planificación preliminar y planificación específica.

En la primera de ellas, se configura en forma preliminar la estrategia a seguir

en le trabajo, a base del conocimiento acumulado e información obtenida del ente a auditar; mientras que en la segunda se define tal estrategia mediante la determinación de los procedimientos específicos a aplicar por cada componente y la forma en que se desarrollará el trabajo en las siguientes fases.

Las etapas mencionadas, suponen la realización de un trabajo de auditoría

recurrente, en estos casos ya ase cuenta con un amplio conocimiento de las operaciones del ente a auditar como resultado de trabajos anteriores, por consiguiente el análisis debe recaer en los cambios que hayan ocurrido desde el último examen.

En un trabajo que se realiza por primera vez, no existe ese conocimiento

acumulado, y por lo tanto, la etapa de planificación demandará un esfuerzo de auditoría adicional.

Cuando se trate de exámenes a entidades o actividades relativamente

pequeñas, donde no amerite presentar por separado la planificación preliminar y la específica, el Director de la Auditoría al emitir la orden de trabajo instruirá a los miembros del equipo para que el informe o reporte de planificación sea único

1.2.1 Planificación Preliminar

1.2.1.1 Metodología La planificación preliminar tiene el propósito de obtener o

actualizar la información general sobre la entidad y las principales actividades, a fin de identificar globalmente las condiciones existentes para la ejecución de la auditoría.

PLANIFICACION

PLANIFICACION PRELIMINAR

* Se obtiene información sobre la

entidad y las principales actividades

para ejecutar la auditoria.

* Inicia con la emisión de la orden

de trabajo, continua con los

programas de auditoria y culmina

con la emisión del informe de

auditoria o examen especial.

*En esta fase se define la estrategia

a seguir en el trabajo de campo.

* Evalua y califica los riesgos del

examen y selecciona los

procedimientos de auditoria a ser

aplicadas a cada componente en la

fase de ejecución.

PLANIFICACION ESPECÍFICA

23

La planificación preliminar es un proceso que se inicia con la emisión de la orden de trabajo, continua con la aplicación de un programa general de auditoría y culmina con la emisión de un reporte para el conocimiento del Director de la Unidad de Auditoría.

Para ejecutar la planificación preliminar principalmente debe disponerse de

personas de auditoría experimentado, esto es el supervisor y el jefe de equipo, eventualmente. Eventualmente podrá participar un asistente del equipo.

Las principales técnicas utilizadas para desarrollar la planificación preliminar

son las entrevistas, la observación y la revisión selectiva dirigida a obtener o actualizar la información importante relacionada con el examen.

La metodología para realizar la planificación preliminar debe estar detallado en

el programa general que con este fin debe ser elaborado y aplicable a cualquier tipo de entidad, organismos, área, programa o actividad importante sujeta a la autoridad.

1.2.1.2 Elementos

La planificación preliminar representa el fundamento sobre la

que se basarán todas las actividades de la planificación específica y la autoridad en si mima, de ahí la importancia del conocimiento de las actividades desarrolladas por la entidad, conjuntamente con la evaluación de los factores externos que pueden efectar directa e indirectamente sus operaciones, para lo cual es necesario realizar un estudio a base de un esquema determinado, sus principales elementos son los siguientes: • Conocimiento de la entidad o actividad a examinar. • Conocimiento de las principales actividades, operaciones, metas u objetivos a

cumplir. • Identificación de las principales políticas y prácticas: contables,

presupuestarias, administrativas y de organización; • Análisis general de la información financiera; • Determinación de materialidad e identificación de cuentas significativas de los

estados financieros. • Determinación del grado de confiabilidad de la información producida; • Comprensión global del desarrollo, complejidad y grado de dependencia de

sistemas de información computarizados; • Determinación de unidades operativas; • Riesgos Inherentes y Ambientes de Control; • Decisiones de Planificación para las Unidades Operativas; • Decisiones preliminares para los componentes; y, • Enfoque preliminar de auditoría. • Conocimiento de la entidad o actividad a examinar.- Es importante contar con

la suficiente información sobre la entidad que se va a auditar a fin de evaluar en forma profesional el medio en el cual desarrollan sus actividades, los funcionarios que la operan y los factores que puedan influir para su éxito o fracaso. De esta manera el auditor puede ir identificando de manera preliminar las áreas de mayor riesgo, formular un plan preliminar de auditoria y proporcionar un asesoramiento significativo con sugerencias constructivas, orientadas al fortalecimiento institucional. En esta etapa el auditor debe concentrar su atención en aquellas

24

partes, transacciones o actividades que pueden representar mayor riesgo o presentar características inusuales a fin de asegurarnos que dichos temas reciban una especial atención.

• Conocimiento de las Principales actividades, opera ciones, metas u

objetivos a cumplir.- Este conocimiento ayudará al auditor a identificar las áreas de riesgo potencial que podrían existir en el ente. Para obtener este conocimiento, se realizarán entre otras acciones:

- Visitar las oficinas e instalaciones de la entidad para obtener información

general de las actividades y procesos observados con la identificación de los más relevantes.

- Indagar sobre la naturaleza de las principales actividades de la entidad, identificando el sector al que corresponden.

• Identificación de las Principales Políticas y Práct icas Contables,

Presupuestarias, Administrativas y de Operación.- Contribuyen a señalar la existencia de problemas que pueden estar afectando a la entidad. Las posibles áreas de investigación son:

- Los manuales existentes relacionados con el sistema contable. - Los cambios en las políticas contables. - Procedimientos para definir el corte de compras y recepción de bienes y

materiales adquiridos. - Transferencias de fondos. - Grado de autonomía o centralización de unidades operativas.

• Análisis General de Información Financiera.- Permitirá identificar las áreas de

alto riesgo que pueden requerir mayor énfasis en auditoria o áreas de bajo riesgo en que podemos minimizar nuestros esfuerzos de auditoria. Así, los procedimientos analíticos generales se diseñarán para realizar cambios importantes esperados o inesperados, o la ausencia de cambios esperados, en los rubros o cuentas claves en los estados financieros, indicadores, tendencias de rentabilidad o relaciones financieras.

• Determinación de Materialidad e Identificación de Cuentas Significativas en

los Estados Financieros.- Se define la materialidad como la magnitud de una omisión o afirmación equívoca que, individualmente o en conjunto, según las circunstancias del caso hace que el juicio del auditor se modifique, respecto a su apreciación de la razonabilidad de los estados financieros. La planeación de auditoria requiere de una evaluación certera de la probabilidad de que existan errores de importancia en la auditoria en la información sujeta a examen, por lo que se hace necesario que se identifiquen las cuentas o grupos de cuentas significativas, se considerará la materialidad a nivel general y a nivel de cuentas o grupo de cuentas individuales.

• Determinación del Grado de Confiabilidad de la Info rmación Financiera, la

Organización y Responsabilidades de las Unidades Fi nancieras, Administrativas y de Auditoria Interna.- La estructura orgánico y funcional de las unidades de la administración financiera, pueden revelar un efecto importante respecto de la integridad y confiabilidad de la información financiera producida y su relación directa con el volumen y proyecciones de las operaciones que se

25

desarrollan en una entidad, para el efecto será necesario considerar los siguientes aspectos:

- Estructura y tamaño de las unidades de la administración financiera de la

entidad a fin de calificar la integridad y confianza de la información financiera producida.

- Organización y responsabilidades del jefe de la unidad financiera, así como de las áreas de competencia relacionadas con la planificación y administración financiera.

- Grado de centralización o descentralización de las actividades financieras y contables.

- Responsabilidades de información financiera definidas para las unidades operativas.

• Comprensión Global del Desarrollo, Complejidad y el Grado de Dependencia

de los Sistemas de Información Computarizados.- Debe ser suficiente para determinar en términos generales, hasta que punto está computarizado el procesamiento de transacciones y la información relacionada, la complejidad de los sistemas y el grado en que las operaciones de la entidad dependen de los sistemas computarizados, esta información puede afectar las evaluaciones preliminares del riesgo y del enfoque de la auditoria, esta información puede afectar las evaluaciones preliminares del riesgo y del enfoque de auditoria. Entre los temas a considerar se incluyen:

- Organización del área informática institucional. - Plataforma tecnológica. - Aplicaciones principales relacionadas con el objetivo y alcance de la auditoria.

• Determinación de unidades operativas.- Se debe identificar las principales

unidades operativas que tienen importancia para la auditoria y tomar las decisiones que sean necesarias respecto al alcance de nuestra auditoria en cada una de ellas.

Se puede señalar los siguientes temas:

- Divisiones importantes - Unidades en distintas áreas geográficas, - Principales unidades administrativas u operativas que puedan ser

identificadas por función. • Riesgos inherentes y ambiente de control.- La determinación del plan de

auditoria para las unidades operativas identificadas, es influenciado por las evaluaciones de riesgo inherente y del ambiente de control. Normalmente estas evaluaciones se basan en nuestro conocimiento acumulado y actualizado por la información adicional la planificación específica, se profundiza respecto de la calificación de los riesgos de la auditoria.

Entre los temas a considerar al realizar las evaluaciones se incluyen los siguientes:

- Naturaleza de cada actividad - Estado actual de los problemas observados en años anteriores

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- Si los hechos recientes produjeron una evaluación que indica mayor riesgo en una unidad operativa en particular.

- Cambios recientes en la administración de una unidad operativa - Cambios en las actividades de la auditoria interna - Forma en que cada unidad operativa reacciona o anticipa ante los

problemas; y, - Actitud de la administración en cada unidad operativa

• Decisiones de planificación para las unidades opera tivas.- Las decisiones

incluyen la identificación en términos generales de la naturaleza y alcance del trabajo que será realizado en cada unidad operativa principal. Las decisiones en la planificación preliminar constituyen la base para desarrollar un enfoque de auditoria objetivo. Entre los principales temas a considerar en la planificación para las unidades operativas son las siguientes:

- Información financiera y estructura operativa de la organización - Importancia relativa de cada unidad operativa - Riesgos inherentes de cada unidad operativa y la naturaleza y alcance

del trabajo de auditoria para manejar las áreas de mayor riesgo; - Ambiente de control de cada unidad operativa - Confianza en la auditoria interna - Requerimientos especiales de los administradores con respecto al

trabajo de auditoria; - Importancia y estado actual de los problemas identificados en auditoria

anteriores. • Decisiones preliminares para los componentes.- Una vez obtenida la

información del examen anterior, corresponde tomar decisiones que serán parte de la estrategia a aplicar en cada trabajo en particular, puede existir circunstancias donde la entidad tenga tal dimensión, diversificación de líneas productivas, unidades operativas o divisiones importantes que a su vez el concepto de componente sea de un segundo nivel.Un componente equivale a un ciclo de transacciones y tienen relación directa con partidas presentadas en los estados financieros.

Un componente por lo general está constituido por los siguientes conceptos:

- Un rubro de los estados financieros. - Una cuenta de los estados financieros. - Un grupo de transacciones que afectan diversas cuentas de los

estados financieros. - Una transacción o evento expuesto en nota a los estados

financieros. • Enfoque preliminar de auditoria.- Divididos estos estados financieros en

componentes corresponde definir para cada uno cual será la estrategia o enfoque de auditoria aplicar, en la definición de este enfoque concurren el análisis de dos elementos presentes en cada componente ellos son: el ambiente de control y los riesgos inherentes, el ambiente de control permitirá determinar que grado de confianza se pueda depositar en los controles existentes en los sistemas de información y contabilidad del ente.

27

1.2.1.3 Productos de la planificación preliminar Los productos obtenidos en la planificación preliminar permiten

calificarla como un proceso completo, que se inicia con un programa de trabajo, que luego es aplicado y se logran resultados para la utilización interna de las unidades de auditoría, que están contenidos en el reporte preparado para conocimiento del Director de la Unidad e incluye la identificación del enfoque global de la auditoría y los componentes sobre los cuales se realizará la evaluación del control interno de la entidad.

El contenido básico del reporte es el siguiente: • Antecedentes • Motivo de la auditoría • Objetivos de la auditoría • Alcance de la auditoría • Conocimiento de la entidad y su base legal • Principales políticas contables • Grado de confiabilidad de la información financiera • Sistemas de información computarizados • Puntos de interés para el examen • Transacciones importantes identificadas • Estado actual de los problemas observados en exámenes anteriores • Identificación de los componentes importantes a ser examinados en la

siguiente fase • Matriz de evaluación preliminar del riesgo de auditoría • Determinación de materialidad e identificación de cuentas significativas • Identificación específica de las actividades sustantivas no tomadas en cuenta

para ser evaluadas en la siguiente fase. Los papeles de trabajo de la planificación Preliminar se dividen en dos segmentos, unos referidos a la administración de la auditoría y otros para respaldarlos resultados del trabajo, en cada caso deben estar organizado y ordenados e indicados como un conjunto integrado.

Desarrollo de la Planificación Preliminar

La utilización de un programa general en esta fase, promueve el eficiente manejo de los recursos humanos de auditoría y permite el logro efectivo de sus objetivos, mediante la aplicación de una rutina eficaz de trabajo, la misma que puede ser mejorada y adaptada a las circunstancias especificas de cada examen.

La planificación preliminar no debe ser un ejercicio extenso o detallado, si no un esfuerzo concentrado de los miembros del equipo de auditoría que posean mayor experiencia, con el fin de proporcionar una conducción global y establecer un equilibrio adecuado de procedimientos, su desarrollo se basa en el conocimiento y análisis de los siguientes conceptos.

Conocimiento del ente o área a examinar y su natura leza jurídica

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La evaluación de la naturaleza de la entidad a ser auditada, constituye la piedra angular para realizar una planificación efectiva y una auditoría eficiente, sin que se pretenda en esta fase obtener una comprensión tan amplia como la que se requiere en la planificación específica.

Es importante contar con la suficiente información sobre la entidad que se va a auditar a fin de evaluar en forma profesional el medio en el cual desarrollan sus actividades, los funcionarios que la operan y los factores que puedan influir para su éxito o fracaso. De esta manera el auditor puede ir identificando de manera preliminar las áreas de mayor riesgo, formular un plan preliminar de auditoría de auditoría y proporcionar un asesoramiento significativo con sugerencias constructivas orientadas al fortalecimiento institucional.

El conocimiento adquirido en trabajos de auditoría anteriores a un ente en particular, así como la evidencia obtenida en ellos, por lo general continúa teniendo relevancia, lo cual debe aprovecharse en el presente, de ahí, que para el auditor será muy reunir este conocimiento en todos los aspectos vinculados con el objetivo y alcance de la auditoría.

En esta etapa el auditor debe concentrar su atención en aquellas partes,

transacciones o actividades que pueden representar mayor riesgo o presentar características inusuales a fin de asegurarnos que dichos temas reciban una especial atención.

Por ejemplo:

• Hechos o transacciones individuales significativos.

• Nuevas actividades.

• Incertidumbres o contingencias importantes

• Existencia de litigios importantes a favor o en contra de la Entidad.

• Base legal y sus modificaciones

• Plan Operativo Institucional.

• Estructura del presupuesto especifico de inversiones y operaciones.

La acción más importante de la información a obtenerse en este punto, es la preparación y aplicación del plan de entrevistas y reuniones con los principales funcionarios de la entidad, para comunicarles sobre la ejecución del trabajo e identificar, datos, hechos e información relevante.

El producto final de determinar o actualizar la comprensión de la naturaleza de la entidad deberá ser una descripción clara y concisa de aquellos factores que ayudarán a apreciar sus actividades y operaciones y que deberán ser incluidos en el archivo correspondiente para ser actualizado en la auditoría subsiguiente.

Conocimiento de las principales actividades, operac iones, instalaciones, metas u objetivos a cumplir

Este cocimiento ayudará al auditor a identificarla áreas de riesgo potencial que

podrían existir en el ente. Para obtener este conocimiento, se realizan entre otras acciones.

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• Visitar las oficinas e instalaciones de la entidad parta obtener información general de las actividades y procesos observados con la identificación de los más relevantes.

• Indagar sobre la naturaleza de las principales actividades de la entidad identificando el sector al que corresponde. Entre los temas que se pueden considerar están los siguientes:

• Características de los bienes o servicios que vende o presta la entidad.

• Filosofía y métodos de comercialización de los bienes o servicios.

• Plazos de crédito y contratación, garantías, etc.

• Procedimientos de Producción.

• Procedimientos de distribución y almacenamiento.

• Naturaleza de compras de bienes y servicios.

• Existencia de contratos colectivos, incluyendo incentivos o acuerdos de compensación.

• Existencia de proyectos de construcción o desarrollo a largo plazo.

• Evaluación de los presupuestos operativos, de inversión y financieros.

• Nuevas tecnologías.

• Reestructuración de la entidad

Identificación de las principales políticas y práct icas contables, presupuestarias, administrativas y de operación La identificación de las principales políticas y prácticas contables,

administrativas y de operación, contribuyen a señalar la existencia de problemas que pueden estar afectando a la entidad. Por ejemplo. El uso de técnicas sofisticadas de administración de fondos, pueden aumentar el riesgo de que se estén realizando desembolsos indebidos y originen por parte del auditor la reconsideración de la naturaleza y alcance de los procedimientos de auditoría.

Las siguientes son las posibles áreas de investigación:

• Los manuales existentes relacionados con el sistema contable; • Los cambios en las políticas contables; • Procedimientos para definir el corte de compras y recepción de bienes y

materiales; adquiridos; • Transferencias de fondos; • Grado de autonomía o centralización de unidades operativas; En esta parte, el auditor deberá conocer el funcionamiento del sistema de registro de las actividades operativas, administrativas y financiero contable, a fin de entender la importancia de las transacciones principales que ejecuta la entidad, la forma como se procesan las transacciones, los registros existentes y el proceso de los reportes financieros.

30

Análisis general de información financiera

Como parte de la planificación se ejecutará un análisis general de la información financiera y no financiera, complementada por indagaciones con las direcciones operativa y financiera.

El análisis general permitirá identificar las áreas de alto riesgo que pueden

requerir mayor énfasis en auditoría, o áreas de bajo riesgo en que podemos minimizar nuestros esfuerzos de auditoría. Así, los procedimientos analíticos generales se diseñarán para realizar cambios importantes esperados/inesperados, o la ausencia de cambios esperados, en los rubros o cuentas claves de los estados financieros, indicadores, tendencias de rentabilidad o relaciones financieras.

Dadas la gran variedad de información y la multitud de relaciones que pueden calcularse, es importante que se seleccionen o identifique solo aquellas relaciones que sean claves para la comprensión de los registros de la actividad y de estados financieros de la entidad.

Por su utilidad en determinar variaciones y porcentajes que van a servir para

establecer la significatividad de las cuentas y su movimiento, en la planificación preliminar deberá realizarse un análisis vertical cuyo fundamento es la comparación porcentual de las cuentas respecto de subgrupos, grupos y sectores financieros; así como un análisis comparativo u horizontal entre los últimos estados, lo que permitirá visualizar la significatividad de las variaciones, tanto porcentualmente como cuantitativamente, estableciendo entre otros aspectos el peso porcentual de cada rubro dentro de los activos, pasivos y patrimonio o como han variado en los últimos años los rubros del balance general y el estado de resultados. Aunque los procedimientos analíticos son un aspecto importante de la auditoría, bien sea que se ejecuten durante la planeación o al tiempo con los procedimientos sustantivos, éstos no aportan estimulaciones razonables de los montos de los errores o diferencias de juicio. Estos procedimientos generalmente involucran análisis de detalle, comparaciones de los saldos registrados con otras informaciones (ej., los saldos del año anterior, saldos de cuentas relacionados), o uso de coeficientes u otras relaciones, para ver si las cifras registradas tienen sentido. Las diferencias identificadas como resultado de estos procedimientos se evalúan para ver si debemos extender los procedimientos de auditoría a un área particular de la auditoría.

Determinación de materialidad e identificación de c uentas significativas en los estados financieros Se define la materialidad como la magnitud de una omisión o afirmación

equívoca que, individualmente o en conjunto, según las circunstancias del caso, hace que el juicio del auditor se modifique, respecto a su apreciación sobre la razón habilidad de los estados financieros. Por otra parte, la planeación de auditoría requiere de una evaluación certera de la probabilidad de que existan errores de importancia en auditoría en la información sujeta a examen, por lo que se hace necesario que se identifiquen las cuentas o grupos de cuentas significativos.

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Al desarrollar la estrategia de auditoría, se considerará la materialidad a dos niveles: a nivel general, con relación a los estados financieros en conjunto, a la que se denomina materialidad preliminar (MP); y, a nivel de cuentas o grupos de cuentas individuales, determinando error tolerable (ET). Determinación del grado de confiabilidad de la info rmación financiera, la organización y responsabilidades de las unidades fi nanciera, administrativa y de auditoria interna. La estructura orgánica y funcional de las unidades de administración financiera, pueden revelar un efecto importante respecto de la integridad y confiabilidad de la información financiera producida y su relación directa con el volumen y proyecciones de las operaciones que se desarrollan en una entidad. Para el efecto, será necesario considerar entre otros los siguientes aspectos: • Estructura y tamaño de las unidades de administración financiera de la entidad a

fin de calificar la integridad y confianza de la información financiera producida; • Organización y responsabilidades del jefe de la unidad financiera así como de las

áreas de competencia relacionadas con la planificación y la administración financiera;

• Grado de centralización o descentralización de las actividades financieras y contables; y,

• Responsabilidades de información financiera definidas para las unidades operativas.

Comprensión global del desarrollo, complejidad y gr ado de dependencia del sistema de información computarizado Una parte integrante de la planificación preliminar consiste en conocer el ambiente del sistema de información de la entidad o área examinada. Aunque no es necesario que la información obtenida durante esta fase sea extremadamente detallada, debe ser suficiente para determinar en términos generales, hasta qué punto está computarizado el procesamiento de transacciones y la información relacionada, la complejidad de los sistemas y el grado en que las operaciones de la entidad dependen de los sistemas computarizados. Esta información puede afectar las evaluaciones preliminares del riesgo y del enfoque de la auditoría. Entre los temas a considerar se incluyen: • Organización del área informática institucional; • Plataforma tecnológica (Equipos y programas base); • Aplicaciones principales relacionadas con el objetivo y alcance de la auditoría; •••• Para mayor información ver la Guía de Auditoría Informática. Determinación de unidades operativas A base de la comprensión de la actividad de la entidad que se está auditando, debemos identificar las principales unidades operativas que tienen importancia para la auditoría y tomar las decisiones que sean necesarias respecto al alcance de nuestra auditoría en cada una de ellas. Entre los temas que se pueden considerar para su identificación están los siguientes:

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• Divisiones importantes; • Unidades en distintas áreas geográficas; y, • Principales unidades administrativas u operativas que puedan ser identificadas

por función. Riesgos inherentes y ambiente de control

La determinación del plan de auditoría para las unidades operativas identificadas, es influenciada por las evaluaciones de riesgo inherente y del ambiente de control. Normalmente estas evaluaciones se basan en nuestros conocimientos acumulados y actualizados por la información adicional obtenida durante el proceso de la planificación preliminar.

Entre los temas a considerar al realizar estas evaluaciones se incluyen los

siguientes:

• Naturaleza de cada actividad; • Estado actual de los problemas observados en años anteriores; • Si los hechos recientes produjeron una evaluación que indica mayor riesgo en una

unidad operativa en particular; • Cambios recientes en la administración de una unidad operativa; • Cambios en las actividades de la auditoría interna; • Forma en que cada unidad operativa reacciona o anticipa ante los problemas; y,

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• Actitud de la administración en cada unidad operativa. En esta parte, se obtendrá comprensión de cada uno de los cinco componentes de control interno e identificación de los factores de riesgo de fraude. Para este efecto, en el punto referente a los Resultados de la Evaluación de Control Interno de la Planificación Específica, se amplían en detalle los conceptos en referencia. Decisiones de Planificación para las Unidades Opera tivas Las decisiones incluyen la identificación en términos generales de la naturaleza y alcance del trabajo que será realizado en cada unidad operativa principal. Las decisiones en la planificación preliminar constituyen la base para desarrollar un enfoque de auditoría objetivo. Entre los temas a considerar en la planificación, para las principales unidades operativas son las siguientes: • Información financiera y estructura operativa de la organización; • Importancia relativa de cada unidad operativa; • Riesgos inherentes de cada unidad operativa y la naturaleza y alcance del

trabajo de auditoría para manejar las áreas de mayor riesgo; • Ambiente de control de cada unidad operativa; • Confianza en la auditoría interna; • Requerimientos especiales de los administradores con respecto al trabajo de

auditoría; • Importancia y estado actual de los problemas identificados en auditorias

anteriores.

La preparación de un papel de trabajo en el que consten las decisiones de planificación para las unidades operativas, es útil para documentar nuestro enfoque de la auditoría.

Decisiones preliminares para los componentes

Una vez obtenida la información del examen anterior, corresponde tomar decisiones que serán parte de la estrategia a aplicar en cada trabajo en particular. En este momento es cuando se divide la labor de manejables denominadas componentes. Pueden existir circunstancias donde la entidad tenga tal dimensión, diversificación de líneas productivas, unidades operativas o divisiones importantes que, a su vez, el concepto de componente sea de un segundo nivel. Normalmente un componente va a ser equivalente a un ciclo de transacciones y tiene relación directa con partidas presentadas en los estados financieros. En el enfoque moderno de auditoría, la definición de componente estás vinculada con el ciclo de transacciones. De esa manera existirá un componente para el ciclo Ventas/Cuentas a Cobrar/Cobranzas, otro para Compras/Cuentas a Pagar/Pagos, otro para Existencias/Costo de Producción, etc.

En una auditoría a los estados financieros, estos pueden contener elementos importantes y distintivos que son producto de sistemas contables y de control completamente diferentes, los cuales estarán sujetos a diferentes factores de riesgo.

34

Un análisis más detallado de estas partidas, dividiéndolas en componentes más manejables, podría ser necesario.

Un componente, por lo general está constituido por los siguientes conceptos:

• Un rubro de los estados financieros; • Una cuenta de los estados financieros; • Un grupo de transacciones que afectan diversas cuentas de los estados

financieros; y • Una transacción o evento expuesto en nota a los estados financieros.

Entre los factores que deben considerarse para determinar los componentes

se incluyen los siguientes:

• Naturaleza de las cuentas o grupos de transacciones; • Valor monetario del ítem; • Naturaleza del riesgo relacionado con las cuentas individuales o grupos de

cuentas; • Interés de los administradores

Los siguientes son los componentes que usualmente se identifican en los planes de auditoría a fin de evaluar el riesgo e identificar controles:

• Ingresos por Ventas y Cuentas a Cobrar: Ingresos por Ventas, Cobranzas de

Deudores, Cuentas a Cobrar por Ventas. • Existencias y Costos de Producción: Costos de Producción, Costo de Ventas,

Existencias. • Compras y Cuentas por Pagar: Compra de Bienes y Servicios, Desembolsos por

Bienes y Servicios, Cuentas a Pagar. • Activo Fijo: Adquisiciones y retiros, Depreciación, Reexpresión. • Disponibilidades: Saldo de Caja y Bancos • Inversiones: Inversiones, Resultados de Inversiones • Empréstitos y Patrimonio: Empréstitos, Patrimonio, Intereses. • Otros activos: Cargos Diferidos e Intangibles, Gastos Pagados por Adelantado,

Otros Activos. • Otros pasivos: Provisiones y Otros Pasivos, Créditos Diferidos. • Consolidaciones Enfoque preliminar de auditoría Divididos los estados financieros en componentes, corresponde definir para cada uno cuál será la estrategia o enfoque de auditoría a aplicar. En la definición de este enfoque concurren el análisis de dos elementos presentes en cada componente, ellos son: el ambiente de control y los riesgos inherentes. El ambiente de control permitirá determinar qué grado de confianza se puede depositar en los controles existentes en los sistemas de información y contabilidad del ente. Un ambiente de control fuerte permitirá confiar en los controles mientras que un ambiente de control débil requerirá la realización de procedimientos de auditoría no vinculados con pruebas de controles.

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Un análisis del ambiente de control y del riesgo inherente permitirá concentrar la labor de auditoría total en aquellas áreas que presenten mayor riesgo, si se recuerda la definición de riesgo de auditoría como la susceptibilidad de que determinada partida esté expuesta a la presentación de errores o irregularidades, aquellas áreas de riesgo bajo donde no se esperan obtener errores o irregularidades, requerirán menor esfuerzo de auditoría que las áreas consideradas con riesgo elevado. La actividad de evaluación de los riesgos, se la encuentra tanto en la planificación preliminar cuanto en la planificación específica. En la planificación preliminar se evalúa el riesgo global de la auditoría relacionado con la información financiera, administrativa u operativa. Se evalúa también en forma preliminar el riesgo inherente y el riesgo de control de cada componente. En la planificación específica en cambio, se evalúa el riesgo inherente y de control en forma específica (veracidad; cálculo y valuación; contabilizado y acumulado) por cada afirmación en particular dentro de cada componente. Instrucciones para la planificación Una vez concluida la planificación preliminar e identificadas las operaciones que requieren de mayor revisión y análisis para el diseño adecuado del enfoque de la auditoría, será necesario considerar, entre otras, las siguientes instrucciones:

• Aclaración o información adicional sobre políticas contables aplicadas por la entidad;

• Verificación de la información gerencial importante;

• Procedimientos de diagnóstico que serán ejecutados; y,

• Obtención de información adicional de algún sistema. CONTENIDO ESQUEMATICO DEL MEMORANDO DE LA PLANIFICA CIÓN PRELIMINAR Auditoría a (Nombre de la entidad) por el periodo comprendido entre ( fecha o periodo) • Antecedentes.- Se hará referencia a la última auditoria realizada por la

Contraloría General del Estado, por la Unidad de Auditoria Interna, o de Firmas Privadas de Auditoria.

• Motivo de la Auditoria .- Señalará los que constan en la orden de trabajo. Además, se hará referencia si es una actividad planificada que consta en el plan anual de auditoria o es un imprevisto autorizado por el Contralor o sub. Contralor, para lo cual citará el documento en el que se inserta la autorización, para efectuar el examen:

• Objetivos de la Auditoria .- Los que constan en la orden de trabajo. • Alcance de la Auditoria. - El que consta en la orden de trabajo. Puede incidir en

la determinación del alcance los resultados de la evaluación preliminar, por lo que cualquier sugerencia se revelará en ese sentido.En el caso de exámenes realizados por las Unidades de Auditoria Interna se describirán las áreas y operaciones examinadas, de ser externas se incluirá anexo.

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• Conocimiento de la Entidad y su Base Legal.- Obtener información actualizada de la entidad auditada, considerando los siguientes puntos:

• Base Legal.- Se hará referencia al Decreto o Ley de creación de la entidad y sus reformas.

• Principales Disposiciones Legales.- Leyes, reglamentos, normas, manuales e instructivos específicos vigentes relacionados con la entidad.

• Estructura Orgánica .- Se incluirán los principales niveles y la denominación de los cargos que lo conforman. En lo que se refiere al área administrativa - financiera, se detallarán las distintas unidades que la componen, así como las que funcionan en lugares diferentes al de la sede.

• Misión y Objetivos Institucionales .- Identifique la visión y la misión, los principios, los objetivos y las metas de la entidad a ser auditada, indicando la fuente de donde obtuvo esta información.

• Principales Actividades, Operaciones e Instalacione s.- Describa en forma general las principales actividades, operaciones e instalaciones relacionadas con la naturaleza y funciones de la entidad. Se obtendrá información del Plan Operativo y del Reglamento Orgánico Funcional.

• Principales Políticas y Estrategias Institucionales .-Identifique las principales políticas y estrategias de la entidad sujeta a examen. Se obtendrá preferentemente del plan estratégico de la entidad.

• Financiamiento .- Se identificará la fuente de ingresos, que tenga la institución, por cada ejercicio económico. La información podrá tomarla del Estado de Resultados.

• Funcionarios Principales .- En anexo, se detallarán los nombres, cargos y período de actuación de los principales funcionarios y ex-funcionarios de la entidad sujeta a examen. Se hará referencia al oficio con el cual se notificó el inicio de la auditoria.

• Principales Políticas Contables .- Identifique y describa las principales políticas y prácticas contables que mantiene la entidad. Verifique si se aplican con sujeción a la normativa vigente.

• Grado de Confiabilidad de la Información Financiera , Administrativa y Operacional .- La estructura orgánica y funcional de la unidad financiera puede revelar un efecto importante respecto de la integridad y confiabilidad de la información producida y su relación directa con el volumen y la proyección de las operaciones que se desarrollan en las actividades de la entidad; así:

� Revise la estructura de las unidades que pertenecen a la sección financiera y

descríbalas en su papel de trabajo y comente los aspectos importantes. � Identifique las funciones de los servidores del área � Revise los niveles de autorización de las diferentes operaciones � Determine el grado de centralización o descentralización de las actividades

financieras. � Señale la información financiera y reportes que produce la entidad, con

indicación de: titulo, periodicidad, fecha de preparación, usuarios directos, finalidad y acciones tomadas por la entidad a base del reporte analizado.

� Evalúe el número de personal frente a la carga de trabajo � Identifique el volumen de transacciones promedio por mes � Realice el seguimiento a varios tipos de operaciones desde su inicio hasta su

término, de acuerdo con el sistema � Señale los principales comentarios que constan en los informes de exámenes

últimos.

37

• Sistema de Información Automatizado.- Obtenga una comprensión global de

los Sistemas de Información Computarizados, así como la estructura y complejidad del ambiente automatizado, incluyendo la unidad de informática, los equipos, programas básicos y las aplicaciones utilizadas.

• Puntos de Interés para el Examen.- Identifique los hechos importantes al momento de revelar la información de la entidad, que ameriten ser considerados como áreas críticas.

• Carta De Dictamen .- Identifique las salvedades que constan Transacciones Importantes Identificadas.- Identifique las principales transacciones que de acuerdo a la naturaleza de la entidad y su importancia relativa, deban considerarse para aplicar procedimientos sustantivos. Ejemplo: contratos, seguros, cuentas incobrables, importaciones en tránsito, etc.

• Estado Actual de Observaciones en Exámenes Anterior es:

� en el dictamen de auditoria anterior y evalúe la incidencia que éstas tienen

en el período auditado para que se les vuelva a considerar si el caso lo amerita.

� Seguimiento en la Aplicación De Recomendaciones .- Verifique el

cumplimiento de las recomendaciones que constan en los informes emitidos por la Contraloría General del Estado y las Unidades de Auditoria Interna, en el período auditado.

• Identificación de los Componentes Importantes a Exa minarse en La

Planificación Específica.- Se detallaran los componentes identificados como importantes, señalando las razones de ello, ejemplo:Sistema para el pago de remuneraciones.- Se considera como componente importante, por cuanto representa el 70% de sus egresos y en el período de alcance con relación al anterior hubo, un significativo incremento de erogaciones por este concepto.

• Matriz de Evaluación Preliminar del Riesgo de Audit oria. - Se calificará el

riesgo global de la auditoria relacionado con el conjunto de los estados financieros o área a examinar, utilizando una matriz con el siguiente esquema:

COMPONENTE

RIESGO Y SU FUNDAMENTO FFFUNDAMENTO

ENFOQUE PRELIMINAR DE

AUDITORIA

ESTRUCTURA PARA EL PLAN

DETALLADO

INHERENTE

CONTROL

• Determinación de Materialidad e Identificación de C uentas Significativas .- Se

describirá la forma de su determinación y el porcentaje establecido, señalando las cuentas significativas de los estados financieros.

38

APENDICE A: PROGRAMA GENERAL PARA LA PLANIFICACIÓN PRELIMINAR PROGRAMA GENERAL PARA LA PLANIFICACION PRELIMINAR

No.

PROCEDIMIENTOS

Referencia Hecho por

A. Conocimiento del ente o área a examinar y su naturaleza jurídica.

A1 Programe y confirme entrevistas con el titular de la entidad, el jefe de auditoría interna y los jefes de las unidades relacionadas, para comunicarles sobre la ejecución de la auditoría e identificar datos, hechos, actividades e información relevante para la misma.

A2 Actualice o arme el Archivo Permanente a base de información disponible en la unidad de auditoría y en otras dependencias relacionadas, así como en la Unidad de Auditoría Interna de la Entidad, Departamento Jurídico, etc., sobre:

A2.a Leyes, reglamentos, decretos, acuerdos y otros documentos relacionados con el funcionamiento de la entidad en general y del área o la actividad específica a examinar;

A2.b Información sobre la estructura organizacional, organigramas, detalle de cuerpos colegiados, ubicación física de las instalaciones, detalle de funcionarios etc., vigentes en la entidad y las unidades relacionadas con la actividad a examinar, revísela selectivamente y determine lo siguiente:

Existencia de unidades descentralizadas o desconcentradas relacionadas con la entidad o la actividad examinada;

Grado de autonomía o centralización de la entidad o actividad examinada;

Instalaciones disponibles para la entidad o actividad examinada y su ubicación;

Restricciones legales existentes para el funcionamiento eficiente de la entidad o actividad.

No.

PROCEDIMIENTOS


A2.c Obtenga el presupuesto (s) institucional aprobado (s), respecto al período comprendido en el alcance de la auditoría, así como las cédulas presupuestarias de ingresos y gastos del período en cuestión. Se solicitará que ésta contenga la siguiente información:

39

Acuerdo de aprobación del presupuesto (s)

Acuerdo de liquidación presupuestaria (s), sobre la base del alcance del examen.

Cédulas presupuestarias de Gastos, presupuesto inicial, reformas, asignación codificada, compromiso, obligación y pago, saldos y la correspondiente deuda en caso de existir.

Solicite el Plan Operativo Anual (POA) en función al período establecido en el alcance de la auditoría, analice su contenido: Visión, misión, políticas, estrategias, metas proyectadas.

Solicite los informes de las evaluaciones presupuestarias, efectuadas por la entidad y verifique su consistencia, comentarios, así como las conclusiones y recomendaciones señaladas. Analice con qué periodicidad son efectuadas.

En las cédulas presupuestarias de ingresos y gastos, analice el monto de las reformas presupuestarias y solicite los acuerdos respectivos, a base de su monto, partida presupuestaria y criterio del auditor.

Verifique si la institución dispone de sistemas de medición de resultados y solicítelos.

Solicite los índices financieros y de gestión empleados por la entidad, en lo posible solicite además su interpretación, aplicabilidad, así como la definición de los márgenes de fluctuabilidad establecidos por la entidad sujeta a examen.

De no existir los índices en referencia, prepare relaciones que considere importantes para el desarrollo de la entidad, sus resultados inclúyalos en la determinación de riesgos.

Recopile los informes adicionales de ejecución presupuestaria, que sirvieron de base para la toma de decisiones.

No.

PROCEDIMIENTOS


A2.d Obtenga y revise los últimos informes de auditoría emitidos (incluyendo las recomendaciones de control interno) por la CGE, UAI's y por firmas privadas de auditoría.

A3 Resuma las acciones tomadas a base de las recomendaciones emitidas en los últimos exámenes de

40

auditoría interna y externa.

A4 Liste los documentos e informes disponibles que los considere útiles para ejecutar la auditoría, clasificados por actividades importantes, indicando la fecha de emisión, el lugar de archivo y una síntesis del contenido.

A5 Efectúe las reuniones o entrevistas concretadas en el punto A1 y considere lo siguiente:

A5.a Titular de la entidad:

Exponga el objetivo de la auditoría que inicia, los beneficios para la entidad y solicite la colaboración necesaria para completar el trabajo.

Explique el proceso de la auditoría a desarrollar, haciendo énfasis en los productos intermedios y finales del trabajo.

Obtenga información sobre los principales programas ejecutados por la entidad que corresponda al alcance del examen.

Indague respecto a la aplicación de las recomendaciones de auditoría interna y externa. Compruebe algunas aplicaciones significativas.

Programe y solicite la atención especial del titular a la Presentación de los resultados del examen.

Entregue el oficio de presentación del equipo de auditoría.

Solicite al titular que haga conocer formalmente al personal de la entidad sobre la presencia del equipo de auditoría, a fin de facilitar la entrega oportuna de información.

No.

PROCEDIMIENTOS


Solicite un espacio físico para desarrollar el trabajo planificado.

Aplique el cuestionario relacionado con los componentes de Control Interno.

A5.b Jefe de la Auditoría In terna de la entidad:

41

Entreviste al jefe de la unidad de auditoría interna e informe sobre el objetivo y alcance de la auditoría que inicia.

Solicite información de las actividades desarrolladas por la auditoría interna de la entidad sujeta a examen.

Revise el archivo permanente de la Auditoría Interna, principalmente lo referido al objetivo del examen

Comunique al Auditor Interno Jefe, que como parte del examen evaluará el funcionamiento de la unidad bajo su dirección.

A5.c Jefes de las unidades administrativas (Distribuir l as entrevistas entre el supervisor y el jefe de equipo ):

Seleccione a los funcionarios de las unidades administrativas que entrevistará de acuerdo con el objetivo y el alcance de la auditoría;

Prepare una agenda con puntos a tratar con cada funcionario seleccionado, incluya los aspectos de mayor aplicación sobre la planificación de las operaciones, la organización utilizada, el sistema de información gerencial, los procedimientos de control y de evaluación vigentes, la administración de los recursos humanos, el manejo de los recursos financieros y la utilización de los recursos materiales, entre otros.

Entreviste individualmente a los funcionarios seleccionados guiándose por los puntos incluidos en la agenda.

Exponga los aspectos positivos de la auditoría, solicite el apoyo para ejecutarla eficientemente y confirme el lugar para instalar el personal. Señale la importancia de su participación en reuniones posteriores para informar los resultados del examen.

No.

PROCEDIMIENTOS


Solicite formalmente los documentos generados por el sistema de información que serán examinados.

Aplique el cuestionario relacionado con los componentes de Control Interno.

A5.d Efectúe un resumen de las entrevistas indicadas en los puntos a, b, c anterior. En el mencionado documento resaltar los puntos importantes a considerar en la planificación específica.

42

A6 Tabule los datos y componentes importantes

identificando los que requieren ser verificados en las siguientes fases de la auditoría.

B Conocimiento de las principales actividades, operaciones, instalaciones, metas u objetivos a cumplir.

B1 Prepare un resumen de las actividades importantes para el manejo de la entidad o actividad a examinar y obtenga una comprensión aceptable de las mismas, considere los siguientes puntos:

B1.a Operaciones significativas de la entidad, área o actividad;

B1.b Nuevos componentes de la entidad o actividad como nuevos servicios o productos, unidades administrativas creadas y otros aspectos;

B1.c Incertidumbres o contingencias importantes sobre el manejo de la entidad o actividad;

B1.d Introducción de nuevos procedimientos de operación y los mecanismos de información a los usuarios;

B1.e Operaciones significativas definidas como extraordinarias o poco usuales;

B1.f Problemas de especialización técnica sobre la definición y aplicación de registros operativos, administrativos y financieros de los diferentes programas;

B1.g Grupo de operaciones importantes, depende de la entidad o actividad examinada;

B1.h Presencia de litigios o de requerimientos financieros relevantes de la entidad o actividad; y,

No.

PROCEDIMIENTOS


B1.i Funcionamiento de los mecanismos de registro, análisis y control de las actividades, considerando al sujeto pasivo de la auditoría como un todo.

B2 Inspeccione las instalaciones de la entidad o actividad y, de ser necesario, de las unidades responsables del manejo específico de operaciones que puedan segregarse;

B3 Entreviste a los funcionarios encargados de las

43

actividades inspeccionadas, preferentemente mientras se realizan las operaciones, sobre los siguientes aspectos:

B3.a Objetivo de la auditoría, informando que laborará en el mismo horario de la entidad, la ubicación del personal y el número telefónico.

B3.b Objetivo de la operación y las principales limitaciones observadas, en el caso de existir;

B3.c Últimos reportes preparados, de ser posible, revíselos y registre el lugar de su ubicación;

B3.d Asuntos en los que podría colaborar la auditoría para fomentar la eficiencia y la efectividad en las operaciones;

B3.e Solicite apoyo para el trabajo, el mismo que se verá evidenciado con la entrega oportuna de información y su participación conociendo los resultados y las posibles acciones correctivas.

B4 Resuma el resultado de las entrevistas e instalaciones por unidad operativa e incluya solamente los aspectos relevantes que serían útiles en las siguientes fases del trabajo.

B5 Indague e identifique las principales operaciones desarrolladas por la entidad o actividad, a fin de determinar las áreas de riesgo potencial y comprender los motivos que fundamentan las decisiones gerenciales, considerando los siguientes aspectos:

B5.a Indague e identifique las principales operaciones desarrolladas por la entidad o actividad, a fin de determinar las áreas de riesgo potencial y comprender los motivos que fundamentan las decisiones gerenciales, considerando los siguientes aspectos:

No.

PROCEDIMIENTOS


B5.b Características de los usuarios de la información;

B5.c Principales métodos de operación utilizados para cumplir con los objetivos;

B5.d Procedimientos y criterios utilizados para la entrega de los servicios;

B5.e Características y funciones de la entidad o actividad.

44

B5.f A través del sistema presupuestario, determine:

Fases significativas del proceso presupuestario.

Definición de nuevos componentes de la actividad presupuestaria: clasificación de ingresos y gastos, agrupación sectorial de las entidades públicas.

Operaciones extraordinarias en manejo presupuestario.

Restricciones en la especialización técnica, en la definición y aplicación de registros respecto a la ejecución física y financiera de los programas y proyectos.

Definición de los proyectos de inversión.

Funciones de registro, análisis y control (previo, concurrente y posterior) presupuestario.

Objetivos y limitaciones presupuestarios.

Últimos reportes presupuestarios y de gestión.

Establecimiento del apoyo que será otorgado por parte de la unidad de auditoría interna: flujo de información.

Investigue las actividades y funciones desarrolladas por la unidad de presupuesto y proceda a establecer las áreas consideradas críticas con riesgo potencial y su efecto en el proceso de toma de decisiones.

C Identificación de las principales políticas y prácticas contables, administrativas y de operación.

C1 Políticas y prácticas relativas a:

C1.a Políticas y objetivos para el manejo financiero de la entidad o actividad;

No.

PROCEDIMIENTOS


C1.b Prácticas definidas para la administración de los recursos;

C1.c Financiamiento y capacidad legal para desarrollar sus facultades;

C1.d Estructura financiera y presupuestaria;

C1.e Proyecciones financieras desarrolladas;

C1.f Sistema de información gerencial utilizado.

45

C1.g Dentro de las gestiones presupuestarias, deberá

observarse:

Políticas y objetivos para el manejo presupuestario

Prácticas en la administración presupuestaria

Estructura presupuestaria y fuentes de financiamiento para la ejecución del presupuesto.

Proyecciones financieras para la ejecución presupuestaria de ingresos y gastos.

Factores exógenos que inciden en la ejecución presupuestaria de ingresos y gastos

Cambios en la gestión presupuestaria por: incorporación de nuevos procedimientos, métodos de operación

Restricciones en la ejecución presupuestaria.

C2 Analice las circunstancias económicas bajo las cuales se desenvuelve la entidad o actividad examinada, considerando los siguientes puntos:

C2.a Efecto de las condiciones económicas del sector y las políticas generales establecidas;

C2.b Factores económicos específicos que afecten el manejo de las operaciones;

C2.c Fluctuaciones estacionales que afecten la obtención de recursos y el cumplimiento de los objetivos programados;

C2.d Cambios en las dimensiones y condiciones financieras de la entidad o actividad;

No.

PROCEDIMIENTOS


C2.e Viabilidad y perspectivas futuras para el manejo de las operaciones;

C2.f Efecto de las acciones externas como cambios en los métodos de operación indicadores financieros y otras condiciones;

C2.g Cambios en los métodos de operación para el registro e información de la ejecución presupuestaria;

C2.h Exposición de las operaciones a las fluctuaciones por tipo de cambio de la moneda;

46

C2.i Restricciones vigentes para la entidad o actividad

examinada

D Determinación del grado de confiabilidad de la información financiera, administrativa y de operación, así como la organización y responsabilidades de las unidades financiera, administrativa y de auditoría interna.

D1 Revise la estructura y tamaño de la unidad administrativa y financiera de la entidad como base para calificar la integridad y confiabilidad de la información producida y su relación directa con el volumen y proyección de las operaciones, aplique los siguientes pasos:

D1.a Determine la existencia de un jefe financiero con sus respectivas responsabilidades y áreas de competencia;

D1.b Identifique la presencia de funcionarios responsables de investigar, preparar y aprobar las políticas y procedimientos relacionados con la entidad o la actividad examinada;

D1.c Grado de centralización o descentralización de las actividades financieras;

D1.d Organización de las responsabilidades de información y alcance de las siguientes funciones relacionadas:

-Planificación y presupuestos;

- Registros contables; y,

- Análisis financiero de los resultados obtenidos;

No.

PROCEDIMIENTOS


D1.e Responsabilidades de información definidas para las unidades operativas, administrativas y financieras.

D1.g Grado de independencia de la gestión presupuestaria y coordinación departamental con los sistemas de: contabilidad, determinación y recaudación de ingresos, Tesorería y otros (administración de proyectos, manejo de endeudamiento).

D1.h Restricciones legales, facultades privativas y establecimiento de limitaciones a la gestión presupuestaria institucional.

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D1.i Grado de cumplimiento de las responsabilidades operativas en el diseño de la planificación institucional, aplicación de la planificación estratégica, presentación de la información contable y actividades relacionadas con la elaboración, ejecución y evaluación presupuestaria.

E Comprensión global del desarrollo, complejidad y grado de dependencia del sistema de información computarizado.

E1 Obtenga una comprensión global de los sistemas de información computarizados, en particular sobre lo siguiente:

E1.a Naturaleza y alcance del procesamiento automático de datos;

E1.b Configuración del sistema de información;

E1.c Estructura organizativa de las operaciones del sistema de información computarizado.

E2 Aplique los procedimientos detallados contenidos en la Guía de Auditoría en Ambientes Computarizados.

Los papeles de trabajo de la planificación preliminar se dividen en dos

segmentos, uno referido a la administración de la auditoría y otro para respaldar los resultados del trabajo, en cada caso deben estar organizados, ordenados e indicados como un conjunto integrado.

CONTROL INTERNO CONCEPTO DEL CONTROL INTERNO

“El Control Interno constituye un proceso aplicado por la máxima autoridad, la

dirección y el personal de cada institución,que proporciona seguridad razonable de que se protegen los recursos públicos y se alcancen los objetivos institucionales. Constituyen elementos del control interno: el entorno de control, la organización, la idoneidad del personal, el cumplimiento de los objetivos institucionales, los riesgos institucionales en el logro de tales objetivos y las medidas adoptadas para afrontarlos, el sistema de información, el cumplimiento de las normas jurídicas y técnicas; y, la corrección oportuna de las deficiencias de control.

48

El control interno, será responsabilidad de cada institución del Estado, y tendrá como finalidad primordial crear las condiciones para el ejercicio del control externo a cargo de la Contraloría General del Estado”1

“El Sistema de Control Interno consta de todas las medidas empleadas por una

organización para:

1. Proteger los activos contra el desperdicio, el fraude y el uso ineficiente. 2. Promover la exactitud y confiabilidad en los registros contables. 3. Alentar y medir el cumplimiento de las políticas de la entidad. 4. Evaluar la eficiencia de las operaciones, en pocas palabras, el control interno

esta formado por todas las medidas que se tomen para promover la eficiencia de las operaciones y asesorar a la administración”2

PRINCIPIOS BÁSICOS DEL CONTROL INTERNO “El control interno se basa en el concepto de carga y descarga de

responsabilidades y deberes. Sus principios básicos son: Responsabilidad delimitada La responsabilidad por la realización de cada deber, tiene que ser delimitada a

cada persona. La calidad de control será ineficiente, si no existe debida responsabilidad. No se debe realizar transacción alguna, sin la aprobación de una persona específicamente autorizada para ello.

Segregación de funciones de carácter incompatible Las funciones contables y financieras deberán estar en posición de poder

controlar los registros y al mismo tiempo las operaciones que originan los asientos de dichos registros. Las funciones de iniciación, autorización y contabilización de transacciones, así como la custodia de recursos, deben separarse dentro del plan de organización de la entidad. Por ejemplo, la persona responsable de cobrar ingresos, no deberá tener autoridad para registrar los mismos.

División del procesamiento de cada transacción Ninguna persona debe tener la responsabilidad completa por una transacción.

Toda persona puede cometer errores y la probabilidad de descubrirlos aumenta, cuando son varias las personas que realizan una transacción. Por ejemplo, en el pago de sueldos, personas distintas deben: controlar la tarjeta de tiempo, preparar la nómina de remuneraciones, revisarla, girar el cheque y efectuar el pago.

Selección de servidores hábiles y capaces Se debe seleccionar y capacitar a los empleados. Servidores hábiles y

capacitados producen un trabajo más eficiente y económico.

1 LIBRO AUTENTICO DE LEGISLACION ECUATORIANA, Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, Pág. 4 2 MEIGS Walter B. Contabilidad, Pág. 200

49

Aplicación de pruebas continúas de exactitud Deberán utilizarse pruebas de exactitud con el objeto de asegurar la corrección

de la operación, así como de la contabilización subsiguiente. Por ejemplo, deberá compararse al total cobrado diario por un cajero, con el total depositado en el banco.

Rotación de deberes Se deberá rotar a los empleados de un trabajo al máximo posible y exigirse la

utilización de las vacaciones anuales para quienes estén en puestos de confianza. Permite descubrir errores y fraudes si se han cometido.

Fianzas Los empleados que manejan y contabilizan los recursos materiales y

financieros deben estar afianzados. Por ejemplo: el contador, el cajero, los cobradores y el bodeguero.

Instrucciones por escrito Las instrucciones deberán darse por escrito, en forma de manual de

operaciones. Las órdenes verbales pueden olvidarse o mal interpretarse. Utilización de cuentas de control El principio de la cuenta de control deberá utilizarse en todos los casos

aplicables. Las cuentas de control sirven para efectuar pruebas de exactitud entre los saldos de las cuentas, ayudando a evaluarlos en caso de ser considerable el volumen de transacciones.

Uso de equipos de pruebas automáticas El equipo mecánico con dispositivo de prueba incorporada deberá utilizarse

siempre que sea posible. Por ejemplo máquinas registradoras. Contabilidad por partida doble Deberá utilizarse el sistema de contabilidad por partida doble. Sin embargo,

este sistema no constituye un sustituto para el control interno, sino que más bien lo ayuda.

Formularios prenumerados Deberá utilizarse formularios prenumerados ser impresos para toda la

documentación importante (por ejemplo: cheques, recibos, órdenes de compra, comprobantes de caja chica, etc.), manteniendo controles físicos sobre sus existencias y uso, así como deberán mantenerse copias legibles en orden numérico.

Evitar el uso de dinero en efectivo

50

Se debe evitar el uso de dinero en efectivo, utilizando solo para compras menores mediante la modalidad de fondo fijo de caja chica.

Uso del mínimo de cuentas bancarias Se debe reducir al mínimo posible el mantenimiento de cuentas bancarias, se

mantendrá una cuenta corriente para operaciones generales y una con varios fines específicos.

Depósitos Inmediatos e Intactos Todo el dinero recibido en efectivo o mediante cheques, órdenes de pago, etc.,

deberá depositarlo intacto a más tardar dentro de las 24 horas de recibido, en la cuenta bancaria respectiva. Esta medida disminuye el riesgo de fraude”3

CLASES DE CONTROL INTERNO

Control Interno Financiero.- El Control Interno Financiero comprende el plan

de organización, los procedimientos y registros que concierne a la custodia de los recursos, así como la verificación de la exactitud y confiabilidad de los registros e informes financieros.

Este Control Interno Financiero generalmente incluye el control sobre los

sistemas de autorización y aprobación, segregación de deberes entre las funciones de registros e información contable que involucra directamente las operaciones o la custodia de los recursos, así como los controles físicos de dichos recursos.

Control Interno Administrativo.- El Control Interno Administrativo sienta las bases que permiten el examen y la evaluación de los procesos de decisión en cuanto al grado de efectividad, eficiencia y economía.

Es por ello que tiene relación con el plan de organización, los procedimientos y

registros concernientes a los procesos gerenciales, las políticas dictadas, las metas y objetivos generales. La ausencia del control interno administrativo es signo de una administración débil e inadecuada.

Control Previo.- “Los servidores de la institución, analizarán las actividades institucionales propuestas, antes de su autorización o ejecución, respecto a su legalidad, veracidad, conveniencia, oportunidad, pertinencia y conformidad con los planes y presupuestos institucionales.

Control Continuo.- Los servidores de la institución, en forma continúa

inspeccionarán y constatarán la oportunidad, calidad y cantidad de obras, bienes y servicios que se recibieren o prestaren de conformidad con la ley, los términos contractuales y las autorizaciones respectivas.

Control Posterior.- La unidad de auditoría interna será responsable del control

posterior interno ante las respectivas autoridades y se aplicará a las actividades institucionales, con posterioridad a su ejecución”4 3 ILACIF. Manual Latinoamericano de Auditoría Profesional en el Sector Público. Quito – Ecuador. Pág. X-29 4LIBRO AUTÉNTICO DE LEGISLACION ECUATORIANA. Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado. Pág. 5

51

FINANCIERO Protección de los recursos y verificación de la exactitud y

confiabilidad de registros e informes financieros.

ADMINISTRATIVO

Tiene relación con las políticas, estrategias y

organización de la empresa, así como la evaluación de

procesos de decisión en cuanto al grado de eficiencia,

efectividad y economía.

PREVIO

Los servidores analizar las actividades antes de su

autorización o ejecución en legalidad y veracidad, de

acuerdo a los planes y presupuestos.

CONTINUO

Inspección continúa de las actividades en la ejecución de

operaciones financieras y administrativas.

POSTERIOR

Se aplica a las actividades institucionales con

posterioridad a su ejecución. Estará a responsabilidad de

la Unidad de Auditoría o a un auditor externo.

ELEMENTO BÁSICOS DE CONTROL

• Un plan de Organización.

• Métodos y procedimientos de autorización y registro.

• Prácticas sanas.

• Asignación de personal Idóneo.

• Una unidad de auditoría interna. Los pronunciamientos sobre las normas de auditoría contenidas en el SAS 55 resumen estos elementos en tres, los cuales están conformando la estructura del Control Interno y son:

• Ambiente de Control.

• Sistema de Contabilidad

• Sistema de información contable

• Procedimientos de Control.

• Monitoreo.

52

MEDIOS PARA LOGRAR EL CONTROL INTERNO

1. AMBIENTE DE CONTROL

Crea el tono de la organización al influir en la conciencia de control. Puede verse como el fundamento del resto de los componentes. Entre sus factores figuran los siguientes � Integridad y valores Éticos. � Compromiso con la Competencia. � Consejo de Administración o Comité de Auditoria � Filosofía y Estilo Operativo de los Ejecutivos � Estructura Organizacional � Asignación de la Autoridad y Responsabilidades. � Políticas y Prácticas de Recursos Humanos.

Integridad y Valores Éticos La eficacia del control interno depende directamente de la comunicación e imposición de integridad y valores éticos del personal encargado de crear, administrar y vigilar los controles. Deben establecerse normas conductuales y éticas que desalienten la realización de actos deshonestos, inmorales o integrales. No serán eficaces si no se comunican a través de los medios apropiados: políticas oficiales, códigos de conducta y ejemplo.

Otra manera de reducir la incidencia de la conducta impropia consiste en eliminar o disminuir los incentivos y las tentaciones. Por ejemplo, los informes fraudulentos a menudo surgen en situaciones donde se presiono demasiado a los empleados para cumplir metas irrealistas de desempeño. Hay mayores probabilidades de incurrir en actos reprobables cuando la compensación de los ejecutivos depende mucho del ingreso reportado. Aumenta la tentación de cometer actos inmorales cuando los controles son inadecuados o ineficaces: falta de división de obligaciones o un consejo de administración que no supervisa objetivamente a los altos ejecutivos. En el apéndice A se incluyen ejemplos de programas y controles que pueden implementarse con el fin de prevenir, disuadir y detectar el fraude; se resumieron del apéndice SAS N. 99 9AU 316): “Consideration of Fraud in a Financial Statement Audit.”

Compromiso con la Competencia

Los empleados deberán dominar las técnicas y los conocimientos necesarios para cumplir con sus obligaciones. Si carecen de ellos, quizá no las realicen en forma satisfactoria. Esto es especialmente importante cuando participan en la aplicación de los controles. En teoría, los ejecutivos deberían contratar personal con la escolaridad y la experiencia adecuadas, dándoles después una supervisión y capacitación apropiadas.

Consejo de Administración o Comité de Auditoria

53

El ambiente de control se ve profundamente afectado por la eficiencia del consejo de administración o el concejo de auditoría. He aquí los factores de los que depende su eficacia: grado de independencia de la gerencia, experiencia y prestigio de sus miembros, plantear ante la gerencia cuestiones difíciles y resolverlas, interacción con los auditores internos y externos. En las auditorias a las empresas registradas en la “Securities and Change Comisión, la Sarbanes-Oxley Act del 2002” exige que el comité de auditoría se encargue de nombrar, compensar y supervisar la labor del despacho contable (entre otras cosas resolver los desacuerdos que pueda haber con la gerencia).

Como se señalo en el capítulo 6. El comité de auditoría del consejo de administración habrá de integrarse con miembros independientes que no sean funcionarios ni empleados ni que tampoco tengan otras relaciones que merme su independencia. Así podrá supervisar eficazmente la calidad de los informes financieros de la organización en impedir que los ejecutivos burlen los controles y controlen fraude.

Filosofía y Estilo Operativo de los Ejecutivos

La filosofía de los directivos hacia los informes financieros y sus actitudes ante la aceptación de los riesgos de negocios son diferentes. Algunos son extremadamente agresivos en los informes financieros y conceden gran importancia a cumplir con las proyecciones o a superarlas.

Quizás estén dispuestos a emprender actividades de alto riesgo dada la perspectiva de un alto rendimiento. Otros equipos son extremadamente conservadores y evitan el riesgo. Estas filosofías y estilos operativos tan diferentes afectan a la confiabilidad global de los estados financieros.

La filosofía de los directivos y su estilo operativo también se reflejan en la forma de administrar la organización. En una organización informal los controles se implementan a veces a través del contacto personal entre empleados y ellos. Una organización más formal establecerá políticas escritas, informes de desempeño e informes de excepción para controlar sus actividades. Estructura Organizacional Es otro factor del ambiente de control. Una estructura bien diseñada ofrece la base para planear, dirigir y controlar las operaciones. Divide la autoridad, las responsabilidades y obligaciones entre los miembros, resolviendo cuestiones como la toma centralizada y descentralizada de decisiones y la división apropiada de actividades entre los departamentos. Cuando las decisiones están descentralizadas y dominadas por un individuo, sus capacidades y su carácter moral son extremadamente importantes para los auditores. Cuando se utiliza un estilo descentralizado los procedimientos para vigilar este proceso entre muchos gerentes cobran la misma importancia. La estructura organizacional debería dividir las responsabilidades de:

1. Autorizar las transacciones. 2. Llevar registro de ellos 3. Custodiar los activos

54

Además, en la medida de lo posible, la ejecución de la transacción debería separarse del resto de las responsabilidades. La eficacia de la estructura suele obtenerse contando los jefes que sean evaluados atendiendo al desempeño de su departamento. Los gerentes de los principales departamentos deberían tener igual rango y reportar directamente al presidente o al vicepresidente ejecutivo. Esta estructura se estructura en el organigrama parcial de la figura 7.1. por ejemplo, si el controlador es un subordinado de línea del gerente de producción, la independencia del departamento de contabilidad se vería seriamente afectada.

Responsabilidades de los Departamentos de Finanzas y de Contabilidad

Estos departamentos intervienen muy directamente en los asuntos financieros de la compañía. La división de responsabilidades entre los dos ilustra la separación de la función contable respecto a las operaciones y también respecto a la custodia de activos. Bajo la dirección del tesorero el departamento de finanzas se encarga de las operaciones financieras y de la custodia de los valores realizables. Entre sus actividades figuran las siguientes:

� Planear las necesidades futuras de efectivo � Establecer políticas de crédito para los clientes � Atender las necesidades financieras a corto y a largo plazo

Además, custodia las cuentas bancarias y otros valores realizables, invierte el efectivo ocioso, maneja los ingresos de efectivo y realiza desembolsos en efectivo. En una palabra, es este departamento el que lleva a cabo las actividades financieras. Bajo la autoridad del contralor, el departamento de contabilidad realiza estas funciones, a más de diseñar e implementar el control interno. Respecto a la actividad financiera, registra las transacciones pero sin que maneje los activos. Los registros contables establecen la contabilidad de los activos y proporcionan la información necesaria para los informes financieros, las declaraciones de impuestos y las decisiones operativas ordinarias. Respecto al control interno conserva los registros independientes con los cuales compara las cantidades de activos y los resultados de las operaciones concilian los activos en los registros contables, es indispensable que el personal de control de operaciones no los conserve.

A menudo esta función de conciliación la efectúa el grupo de control de operaciones u otro subdepartamentos de contabilidad.

Muchos de los subdepartamentos que forman parte del de contabilidad se incluyen en la figura 7.1. Es importante que sean relativamente independientes uno de otro. Por ejemplo, El grupo de control de operaciones concilia los activos en los registros contables, es indispensable que el personal de control de operaciones no los conserve.

Asignación de Autoridad y de Responsabilidades

El personal de la empresa necesita conocer bien sus responsabilidades, así como las normas y reglas que las rigen. Por eso, para mejorar el ambiente de control los directivos preparan descripciones de puestos y definen claramente la autoridad y la responsabilidad en el seno de la organización. También se establecen políticas que describen las prácticas correctas de negocios, los conocimientos y la experiencia del personal clave, así como el uso de los recursos.

55

Políticas y Procedimientos de Recursos Humanos

En último término, las características del personal influyen en la eficacia del control interno. Así pues, las políticas y prácticas de contratación, la orientación, la capacitación, la evaluación, el asesoramiento, la promoción y compensación de los empleados influyen mucho en la idoneidad del ambiente de control. Un ejemplo: los criterios para contratar a los candidatos más calificados con hincapié en la escolaridad, la experiencia y la evidencia de integridad y de conducta ética.

Otra manera de reducir la incidencia de la conducta impropia consiste en eliminar o disminuir los incentivos y las tentaciones. Por ejemplo, los informes financieros fraudulentos a menudo surgen en situaciones donde se presiono demasiado a los empleados para cumplir metas irrealistas de desempeño. Hay mayores probabilidades de incurrir en actos reprobables cuando la compensación de los ejecutivos depende mucho del ingreso reportado. Aumenta la tentación de cometer actos inmorales cuando son inadecuados o ineficaces: falta de división de obligaciones o un concejo de administración que no supervisa objetivamente a los altos ejecutivos. En el apéndice A se incluyen ejemplos de programas y de controles que pueden implementarse con el fin de prevenir, disuadir y detectar el fraude; se resumieron del apéndice SAS N. 99 (AU 316): “Consideration of Fraud in a Financial Statement Audit.”

Póliza de Seguridad de Fidelidad

Una administración eficiente de los recursos humanos no es una garantía contra las pérdidas causadas por empleados deshonestos. Con frecuencia los que gozan de mayor confianza son quienes maquinan los desfalcos. Es tanta la confianza en ellos que tiene acceso al efectivo, a los valores y a los registros; están, pues, en excelente posición para desfalcar a la compañía.

En general, las organizaciones compran pólizas de seguro de fidelidad para cubrir el manejo de efectivo u otros activos negociables por parte de su personal. Son un tipo de seguro en que la empresa de finanzas se compromete a reembolsar dentro de ciertos límites las perdidas atribuibles a robo o desfalco. Las compañías con pocos empleados con riesgo obtienen pólizas individuales; las grandes prefieren comparar una póliza que cubra a varios empleados. Antes de emitir sus pólizas, las aseguradoras investigan exhaustivamente el historial de los empleados en cuestión. Este servicio brinda mayor protección pues impide emplear individuos con historial dudoso en posiciones de confianza. Las aseguradoras tienden mucho más a enjuiciar vigorosamente los casos de fraude que las empresas; el conocimiento generalizado de este hecho es otro disuasor de la deshonestidad de los empleados asegurados.

56

FIGURA 7.1

ORGANIGRAMA PARCIAL

2. PROCESO DE EVALUACIÓN DE RIESGO La evaluación del riesgo sirve para describir el proceso con que los ejecutivos identifican y responden a los riesgos de negocios que encara la organización y el resultado de ello. Como se señalo en el capítulo 6, estos últimos incluyen lo que amenaza la consecución de los objetivos. La evaluación del riesgo se parece a la del riesgo de auditoría, como se explico en los capítulos 5 y 6. Sin embargo, tiene mayor alcance pues se tienen en cuenta las amenazas contra los objetivos en aéreas como operaciones, informes financieros, cumplimiento de las leyes y regulaciones. Consiste en identificar los riesgos relevantes, en estimar su importancia y seleccionar luego las medidas para enfrentarlas. A los auditores les preocupan principalmente los riesgos relacionados con los objetivos de obtener informes financieros confiables; los peligros al preparar los estados financieros conforme a los principios de contabilidad generalmente aceptados. Los siguientes factores podrían indicar un mayor riesgo para el cliente en este aspecto:

� Cambios en el ambiente regulatorio u operativo de la organización � Cambios de personal � Sistemas de información nuevos o modernizados � Crecimiento rápido de la organización � Cambios de la tecnología que afectan los procesos de producción o los

sistemas de información � Nuevos modelos de negocios, productos o actividades � Reestructuraciones corporativas � Expansión o adquisición de empresas extranjeras

JuntaAccionistas

Consejo de Administracion

Presidente o Vicepresidente

Ejecutivo

Accionistas

Director Ejecutivo

Comité de Auditoria

Auditoria interna

Tesorero o director de

finanzas

Director de sistemas de informacion

Director de ventas

Contralor

Gerente de Produccion

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� Adopción de nuevos principios contables o cambios en los principios de contabilidad.

3. EL SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE Se necesita información en todos los niveles para ayudar a los objetivos a alcanzar los objetivos de la organización. A los auditores les interesa principalmente el sistema de información contable y la manera en que las responsabilidades del control interno sobre los informes financieros se comunican en ella. El sistema de información contable se compone de los métodos y de los registros establecidos para incluir, procesar, resumir y mantener las responsabilidades del activo, pasivo y del patrimonio conexo. Así pues, un sistema debería: 1. Identificar y registrar todas las transacciones validas. 2. Describir oportunamente las transacciones con suficiente detalle para poder

clasificarlas e incluirlas en los informes financieros. 3. Medir el valor de las transacciones de modo que puedan anotarse su valor

monetario en los estados financieros. 4. Determina el periodo en que ocurrieron las transacciones para registrarlas en el

periodo contable correspondiente. 5. Presentar correctamente las transacciones y las revelaciones respectivas en los

estados financieros. Además del sistema ordinario de diarios, de mayores y otros medios de llevar los registros, el sistema de información contable deberá incluir un catalogo de cuentas y un manual de las políticas y de los procedimientos para comunicarlas más fácilmente al personal. El catalogo de cuentas es una lista clasificada de todas las que se utilizan, junto con una descripción detallada de su contenido y su propósito. En el manual de políticas y procedimientos contables se describen claramente los métodos para tratar las transacciones. Juntos, el resumen y el manual deberán dar directrices bien definidas que permitan manejar las transacciones de modo adecuado y uniforme.

Una buena comunicación consiste en explicar a los empleaos sus funciones y obligaciones individuales relacionadas con los informes financieros. Los canales de comunicación abierta son indispensables para que el sistema de información funcione bien. El personal encargado de procesarla debería saber cómo sus actividades están ligadas al trabajo de otros y la importancia de comunicar las excepciones y otros asuntos inusuales al nivel apropiado de la gerencia. 4. ACTIVIDADES DE CONTROL Son políticas y procedimientos que sirven para cerciorarse de que se cumplan las directivas de los ejecutivos. Favorecen las acciones que acometen los riesgos de la organización. En ella se llevan a cabo muchas actividades de control, pero solo los siguientes tipos se relacionan generalmente con la auditoria a los estados financieros.

� Evaluaciones del desempeño � Controles de procesamiento de la información � División de obligaciones

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Evaluaciones del Desempeño Estos controles consisten en revisar el desempeño real comparado con los presupuestos, los pronósticos y el desempeño de periodos anteriores; en relacionar los conjuntos de datos entre sí; en hacer evaluaciones globales del desempeño. Estas últimas ofrecen a los ejecutivos una indicación global de si el personal en varios niveles está cumpliendo bien los objetivos de la organización. Los ejecutivos investigan las causas de un desempeño inesperado y luego realizan oportunamente los cambios de estrategias y de planes o introducen las medidas correctivas apropiadas. Controles de Procesamiento de Información Se efectúan diversas actividades de control para comprobar la veracidad, integridad y autorización de las transacciones. Las dos categorías generales de controles del procesamiento de información incluyen actividades generales de control, que se aplican a todos los procedimientos del procesamiento y las actividades de control de aplicaciones, que se usan solo en una actividad particular. Entre los ejemplos de las actividades del primer tipo se encuentran las que ayudan a garantizar la confiabilidad de este tipo de actividades. Para entender su naturaleza consideramos los controles de la nomina que ayudan a cerciorarse de que:

1. Solo se procesen las operaciones autorizadas 2. Se procesen en forma íntegra y correcta.

Se trata de actividades que no solo afectan a la confiabilidad del procesamiento de la nomina. En el capítulo 8 se ofrece una descripción completa de las actividades de control general y de aplicación en un entorno de computadoras. Un aspecto importante de los controles del procesamiento de información se refiere a la autorización legítima de todos los tipos de transacciones. La autorización puede ser general o especifica. La autorización general ocurre cuando la alta dirección establece criterios para aceptar cierta clase de transacciones. Por ejemplo, puede determinar las listas de precios y las políticas de crédito para nuevos clientes. El departamento de crédito autoriza las operaciones con clientes que cumplan con esos criterios. La autorización específica ocurre cuando las transacciones se autorizan de modo individual. Por ejemplo, la alta dirección podría estudiar individualmente y autorizar las operaciones de ventas mayores a determinada cantidad, digamos a $1000.

Otro control del procesamiento de información es un sistema de formularios y documentos bien diseñados. Pongamos por ejemplo el procesamiento de una operación de ventas a crédito, el departamento de contabilidad recibe copias de los documentos internos preparados por los departamentos de ventas, de crédito y de embarque para registrarla debidamente. Los documentos informan al departamento de contabilidad que la venta fue autorizada y aprobada y que los productos se enviaron al cliente. Un control muy común consiste en utilizar números seriales en los documentos. “Esos números permiten controlar la cantidad de los documentos emitidos. De

59

este modo se controlan los cheques, los boletos, las facturas de ventas, las órdenes de compra, los certificados de acciones y muchos otros documentos de negocios. En algunos casos en os cheques por ejemplo, se debe indicar la secuencia usada en una inspección semanal o mensual de los documentos en otros casos, como sucede con los boletos de admisión numerados serialmente, puede lograrse el control indicando el ultimo numero que se emita cada día; así se calcula el valor total de los boletos que se emitieron durante el día. En los sistemas computarizados de contabilidad la computadora asigna número a las transacciones y documentos. Controles Físicos A este tipo de control pertenecen los que dan seguridad física respecto a los registros y control de activos. Una de las actividades con que se protegen los registros consiste en mantener el control siempre sobre los documentos pre-numerados que no se emitan, lo mismo que sobre otros diarios y mayores, además de restringir el acceso a los programas de computación y a los archivos de datos. Solo las personas autorizadas deberán tener acceso a los archivos valiosos de la compañía y el acceso físico directo puede controlarse mediante cajas de seguridad, cerraduras, cercas y guardias. Hay que evitar el acceso indirecto no autorizado a los activos, que generalmente se los van falsificando los registros financieros. Para ello, los registros financieros se guardan bajo estrictas medidas de seguridad, según dijimos con anterioridad. Se comprobara periódicamente los registros contables y los activos fijos a la mano de investigación de la causa de posibles discrepancias revelaran una debilidad de los procedimientos con que se protegen los activos o en el mantenimiento de la contabilidad y los registros conectados. Sin esas comparaciones puedan pasar inadvertidos el desperdicio, la pérdida o robo de activos o relacionados. En la figura 7.2 se muestra gráficamente el uso de un registro mantenido independientemente para establecer la responsabilidad de los activos. No es indispensable que las tres partes del diagrama (A.B.C.) sean empleados de la compañía; uno o más pueden ser externos o un aparato electrónico. Por ejemplo, si A es un banco con la custodia del efectivo en depósito, B serian los empleados encargados de conservar los registros de los ingresos en efectivo y de los desembolsos y C podría ser un programa de computación que efectúa las conciliaciones bancarias periódicas. O bien, si A es el encargado de ventas que guarda los ingresos de efectivo, B podría ser un cajero con una cinta de cierre automático y C podría ser el supervisor departamental. Sin importar las partes de su naturaleza en cuestión, el principio permanece inalterado: los registros contables han de conservarse independientemente de la custodia de los activos relacionados y compararse a intervalos razonables con las cantidades a la vista.

60

FIGURA 7.2

ASIGNACION DE LA RESPONSABILIDAD DE LOS ACTIVOS

División de Obligaciones

Un concepto fundamental del control interno consiste en que ningún departamento ni individuo debe encargarse de todos los aspectos de una transacción de principio a fin. Ya hablamos de la división de responsabilidades entre departamentos. De modo análogo, ninguna persona debería realizar más de una de las funciones de autorizar transacciones, registrarlas o custodiar los activos. Además, en la medida de lo posible, los que efectúan la transacción han de estar separados de esas funciones. La finalidad es que ningún individuo tenga obligaciones incompatibles que le permitan cometer y ocultar errores o fraudes en el cumplimiento normal de sus tareas.

Una operación de ventas a crédito nos servirá para ilustrar la autorización apropiada y la división de obligaciones. Los altos directivos suelen autorizar la venta de mercancía con ciertas condiciones de crédito a los clientes que cumplan con ciertos requisitos. El departamento de crédito las aprueba determinando antes que la concesión de crédito y las condiciones de la venta se ajusten a las políticas de la compañía. Una vez aprobada la venta, para ejecutar la operación el departamento de embarques recibe la custodia de la mercancía procedente del departamento de inventario y la envía al cliente. El departamento de contabilidad usa las copias de la documentación originada en los departamentos, de créditos y embarques para registrar la operación y facturar. Gracias a esta división de obligaciones, ningún departamento o individuo puede iniciar o ejecutar una transacción no autorizada.

C

Custodia de los

Activos

Registro

independiente

A B

Tiene Conserva

Conciliacion a intervalos razonables

de los activos que tiene A con los

registros que conserva B

----------------------- -------------------------

61

5. MONITOREO DE CONTROLES

Este último componente de control interno, es un proceso consistente en evaluar su cantidad con el tiempo. Hay que vigilarlo para determinar si funciona como se preveía o si se requieren modificaciones. Para monitorear pueden efectuarse actividades permanentes o evaluaciones individuales. Entre las actividades permanentes de monitoreo se encuentran las de supervisión y administración como la vigilancia continua de las quejas de los clientes o revisar la verosimilitud de los informes de los ejecutivos. Las evaluaciones individuales se efectuaran en forma no sistemática; por ejemplo, mediante auditorias periódicas por parte de los auditores internos.

La función de la Auditoría interna

Esta función es un aspecto importante del sistema de monitoreo. Los auditores internos investigan y evalúan el control interno, así como la eficiencia con que varias unidades de la organización están desempeñando sus funciones; después comunican los resultados y los hallazgos a la alta dirección. Como representantes de ella, les interesa determinar si las sucursales o departamentos conocen bien su misión; si cuentan con suficiente personal; si mantienen los registros en forma adecuada; si cuentan con buenas medidas idóneas, inventarios y otros activos; si cooperan armoniosamente con otros departamentos. Además, muchos departamentos de auditoría interna realizan actividades de consultoría interna. Más adelante en el capítulo se explica cómo los contadores públicos certificados se valen del trabajo de los auditores internos; esta profesión se describe de modo pormenorizado en el capítulo 20.

MOMENTO DE EVALUAR EL CONTROL INTERNO . La evaluación el Control Interno se efectuará al iniciar la preparación de la auditoría a efecto de determinar la extensión de las pruebas detalladas a aplicarse y será continua durante el desarrollo de la auditoría. La evaluación al inicio tiene primordial importancia, por que normalmente sirve para elaborar el Plan especifico de Trabajo. Los auditores obtienen información de las medidas de control interno incorporadas en los sistemas administrativos y financieros a fin de facilitar su evaluación. SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES El auditor como parte de la evaluación del control interno deberá efectuar el seguimiento de las recomendaciones, para verificar el grado de cumplimiento de las medidas correctivas propuestas. Los procedimientos para efectuar el seguimiento de las recomendaciones iniciará en las unidades operativas al planificar un nuevo examen; al revisar el informe del examen se analizará las recomendaciones para tabularlas en un papel de trabajo. Los procedimientos a realizarse en el campo serán las entrevistas con la máxima autoridad y cono los funcionarios responsables del cumplimiento de las recomendaciones, para exponer el objeto y verificar el alcance del cumplimiento. Se obtendrá evidencia documentada sobre su cumplimiento, señalando aquellas cumplidas y las no aplicadas y se establecerá las responsabilidades pertinentes.

62

EVALUACION DEL CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO Los aspectos específicos a tomarse en cuenta en la evaluación de los controles administrativos entre otros, son los siguientes:

• Falta de control apropiado en las actividades

• Irresponsabilidad en el cumplimiento de actividades asignadas

• Duplicidad de funciones

• Personal no idóneo

• Uso ineficaz de los empleados o del los recursos físicos

• Atraso en el trabajo

• Ausencia de procedimientos escritos Al evaluar los controles administrativos, hay que enfatizar que nuestro enfoque incluye la forma en que los funcionarios están observando las políticas prescritas y si los procedimientos establecidos son eficaces y si se los cumple en forma eficiente y económica. En la organización se ejerce el control a través de la supervisión de las actividades, pero también es efectivo el control por medio de la utilización de informes y revisiones internas, por lo que al evaluar el control interno, se tomará en cuenta su naturaleza y efectividad de estos. Finalmente la evaluación de los controles administrativos, por lo general incluye un anabiosis estadístico, estudio de tiempos y movimientos, de programas de adiestramiento personal, de los controles de calidad y de los informes de la actuación de los recursos humanos. EVALUACION DEL CONTROL INTERNO FINANCIERO La evaluación del control interno financiero es el conjunto de impresiones de las diversas actividades que obtiene el auditor, esta evaluación en muchas ocasiones estará sujeta al buen juicio que tiene el auditor a base de su experiencia. El control interno financiero descansa sobre la confiabilidad en el control contable. El objetivo principal de la evaluación del control interno financiero es obtener un conocimiento general de los sistemas, procedimientos y prácticas utilizadas para las operaciones financieras. La mejor forma de obtener esta información es por medio del seguimiento de las transacciones financieras, conjuntamente con la documentación utilizada. Por medio de las auditorias a los registros contables y transacciones financieras, informes y procedimientos relacionados, podemos probar la efectividad de los métodos de la entidad al ejercer un control financiero sobre sus operaciones. La auditoria esta interesada en examinar el control de la entidad sobre sus gastos, ingresos y sus activos, así como en la propiedad de la prestación de los estados financieros.

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En este examen a este sector se debe revisar el Manual de Contabilidad vigente, relacionándole con el Manual general de Contabilidad Gubernamental, así mismo se verificara el plan de cunetas vigente, en ambos casos se anotara si se esta aplicando o si existen diferencias, en definitiva, si los documentos y los registros son adecuados para los propósitos que se persiguen. MÉTODOS PARA EVALUAR LOS CONTROLES INTERNOS Al evaluar loa estructura del control interno, los auditores gubernamentales lo podrán hacer a través de cuestionarios, Flujogramas y cuestionarios narrativos, según las circunstancias, o bien aplicar una combinación de los mismos, con una forma de documentar y evidenciar la labor.

A continuación se explica el funcionamiento de cada uno de estos métodos CUESTIONARIOS DEL CONTROL INTERNO Los cuestionarios de control interno tienen un conjunto de preguntas orientadas a verificar el cumplimiento de los Principios Básicos de Control Interno contenidos en las normas de control interno y otra normatividad emitida por la Contraloría General del Estado. Con la finalidad de tomar conocimiento y familiarizarse con el cumplimiento de los controles implementados en cada área, rubro o cuenta bajo examen, el auditor aplicara los cuestionarios de control interno a los funcionarios y empleados responsables y posteriormente confirmara a través de las pruebas de cumplimiento.

METODOS

CUESTIONARIOS DE CONTROL INTERNO

Conjunto de preguntas orientadas a verificar el cumplimiento de operaciones

DIAGRAMA DE FLUJO O FLUJOGRAMA

Representacion grafica de la secuencia y movimiento de las operaciones

CEDULAS NARRATIVAS

Descripcion detallada de las operaciones o procedimientos importantes a evaluar

Por medio de entrevistas y observaciones

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ESTRUCTURA DEL CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO 1. Encabezamiento que contendrá: nombre de la entidad, el nombre de rubro o

cuenta evaluada, fecha en la que se ejecuta la reevaluación. 2. El numero de orden de la pregunta 3. Detalle de preguntas relacionadas con la cuenta o rubro que se evalúa. 4. Registro de respuestas, desglosadas en las columnas de SI, NO. 5. Referencia a papeles de trabajo: en donde se consignará la ejecución de las

pruebas de cumplimiento. 6 Valoración de las respuestas , las misma que consta de dos columnas:

Ponderación y calificación 7. Pruebas de cumplimiento El auditor puede añadir preguntas adicionales de acuerdo con las características determinadas en la entidad, ajustadas a sus disposiciones legales específicas. Cuando una pregunta no parezca tener relación con el rubro que se esta revisando, se deberá reconsiderarla orientándola a lo que se pretendía saber, y se volverá a preguntar. Las preguntas serán redactadas en tal forma que las respuestas afirmativas determinen la existencia de controles y una negativa la inexistencia de los mismos. Para facilitar la aplicación del cuestionario, debe estar dividido en varias secciones, lo que permitirá que en base a las respuestas obtenidas se pueda conocer los controles implementados o no. Las respuestas negativas no necesariamente determinan la existencia de una debilidad ya que pueden existir procedimientos alternos que brinde un control satisfactorio a la entidad. En el caso que no existan controles compensatorios, determinados por el auditor, se la considerará como una deficiencia de control, la misma que será anotada en el registro de Deficiencias de Control (RDC). La finalidad del Registro de Deficiencias de control es que al momento de determinar la naturaleza, alcance y momento de realizar las pruebas sustantivas, se tengan presentes las deficiencias del control identificadas. Si los resultados de las pruebas de funcionamiento o de cumplimiento indican la existencia de alguna deficiencia de control interno, el auditor deberá modificar o profundizar estas pruebas. A la inversa cuando hay adecuados controles, el auditor deberá elevar las pruebas de cumplimiento con el objeto de de asegurar la eficiencia de los controles. La elaboración y aplicación de los cuestionarios de control interno y la evaluación de las respuestas será realizada por el auditor supervisor y jefe del equipo y por excepción podrán hacerlo auditores experimentados.

65

RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO Las respuestas que se obtengan a través de las preguntas del cuestionario de control interno serán valoradas de la siguiente manera: Identificando el grado de funcionamiento de l control básico, el auditor ponderará. De acuerdo con la importancia del control respecto a cada uno de los rubros, área o cuenta bajo examen, asignándole una equivalencia numérica de 1, 2 o 3, en la casilla destinada a “Ponderación” (POND); por ejemplo, para evaluar la cuenta Activos Fijos, el auditor considerará entre el listado de preguntas que controles básicos son los mas importantes para esta cuenta. Tratándose de activos fijos el auditor puede considerar que los controles mas importantes son los relativos a autorización y custodia, por los tanto la ponderación que se asigne a las preguntas encaminadas a descubrir estos controles tendrán una mayor ponderación que las preguntas orientadas a determinar la existencia de otros controles relativos a registro y revisión. Tomando como base la ponderación asignada a cada una de las preguntas, el auditor calificará el funcionamiento de los controles, considerando las respuestas, y luego y luego la aplicación de las pruebas de cumplimiento respectivas. Para concluir la evaluación de control interno el auditor procederá a totalizar las columnas de ponderación y calificación, y llegará a obtener dos cantidades. Estas cantidades transformadas en términos porcentuales, le permitirán al auditor determinar la confiabilidad del control interno y establecer el nivel de riesgo. Los procedimientos correspondientes para llegar a estos resultados.

MÉTODO DE DIAGRAMAS DE FLUJO

Los diagramas de flujo son la representación gráfica de la secuencia de las operaciones de un determinado sistema. Esa secuencia se grafica en el orden cronológico que se produce en cada operación.

En la elaboración de diagramas de flujo, es importante establecer los códigos

de las distintas figuras que formarán parte de la narración gráfica de las operaciones. Existe abundante literatura sobre cómo prepararlos y qué simbología utilizar. Sin embargo, debe tenerse en cuenta que no es tan importante seguir una línea prefijada de simbología, siempre que, dentro de los papeles de trabajo, se determine claramente cuál es la simbología que se utilizó y de qué manera se encuentra encadenada en ese diagrama de flujo.

Esto equivale a decir que, antes de la lectura de cualquier diagrama de flujo es imprescindible contar con una hoja guía de simbología.

En este sentido, algunos profesionales realizan estos diagramas en forma

global, identificando únicamente documentos fuente emisores, tareas especialmente realizadas y distribución entre las distintas secciones que interesan y que forman parte de la operación que se está narrando. Esto significa que no es tan importante identificar la secuencia o preparar el diagrama como si se estuviera diseñando el sistema, puesto que únicamente se hace diagrama global para tomar conocimiento en forma general de cómo se realiza ese proceso específico.

66

EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO POR FLUJOGRAMA

Para evaluar el Control Interno utilizando la técnica de flujogramas, es necesario que el auditor conozca y tenga alguna experiencia en esta técnica y deberá observar los siguientes pasos:

1. El levantamiento de la información se efectuará a través de las entrevistas con

los funcionarios que intervienen en el proceso o sistema, con la descripción detallada de las actividades que realizan, desde el inicio hasta la terminación del trámite, incluirá la información que se registra en los formularios y libros contables.

2. A base de la información que se dispone del sistema, se efectuará el diseño del flujograma de la situación encontrada.

3. Con el flujograma procederá a comprobar el funcionamiento del sistema en aquellos pasos que no estén debidamente aclarados, con el objeto de que el diagrama esté de acuerdo con el funcionamiento real.

4. Se comprobará el flujograma actual con la normatividad pertinente para determinar el grado de concordancia con las disposiciones legales y reglamentarias”5

El diagrama de Flujo proporciona al Auditor una imagen clara del Sistema, describe objetivamente la estructura orgánica de las áreas relacionadas con la Auditoria, así como los procedimientos a través de sus distintos departamentos y actividades.

Para la utilización de este método, el Auditor requiere entrenamiento; para su preparación debe seguir los siguientes pasos: 1. Determinar la Simbología 2. Diseñar el Flujo grama 3. Explicar cada proceso junto en hojas adicionales

MÉTODO DE DESCRIPCIONES NARRATIVAS

“Las descripciones narrativas consisten en presentar en forma de relato, las actividades del ente, indican la secuencia de cada operación, las personas que participan, los informes que resultan de cada procesamiento y volcado todo en forma de una descripción simple, sin utilización de gráficos.

Es importante el lenguaje a emplear y la forma de trasladar el conocimiento adquirido del sistema a los papeles de trabajo, de manera que no resulte engorroso el entendimiento de la descripción vertida.

Este método de descripciones narrativas o cuestionarios descriptivos, se compone de una serie de preguntas; las respuestas describen aspectos significativos de los diferentes controles que funcionan en una entidad, incluyendo los límites de autoridad, de tal manera que evidencien los controles y los formularios utilizados, cantidad de ejemplares, dependencias, forma de archivo y la presencia de las operaciones que se realizan.

Las preguntas se formarán en los siguientes términos:

5 CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO, Manual De Auditoría Financiera Gubernamental, Quito, Noviembre 2001 Pág. 129

67

Qué informes se producen? Quién los prepara? A base de qué registros se preparan los informes? Con qué frecuencia se preparan estos informes? Qué utilidad se da a los informes preparados? Qué tipo de controles se han implantado? Quién realiza funciones de control? Con qué frecuencia se llevan a cabo los controles? Las preguntas deben plantearse en una secuencia lógica, de manera que el

auditor se documente de los controles de una manera organizada.

El cuestionario descriptivo permite realizar preguntas abiertas, a fin de producir una respuesta amplia de los procedimientos existentes más que respuestas afirmativas o negativas, que no necesariamente describen procedimientos.”6

CUESTIONARIOS ESPECIALES

“Los cuestionarios especiales, también llamados cuestionarios de Control

Interno son otra técnica para la documentación, contabilidad y control, siempre y cuando exista el documento de análisis correspondiente, en el cual se defina la confianza de los sistemas examinados.

Estos cuestionarios consisten en la presentación de determinadas preguntas estándar para cada uno de los distintos componentes que forman parte de los Estados Financieros. Estas preguntas siguen la secuencia del flujo de operaciones del componente analizado. Con sus respuestas, obtenidas a través de indagación con el personal del ente o con la documentación de sistemas que se facilite, se analiza si esos sistemas resultan adecuados o no, en pos de la realización de las tareas de auditoría.

6CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO, Manual De Auditoría Financiera Gubernamental, Quito, Noviembre 2001 Pág. 136.

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EMPRESA EXAMEN ESPECIAL

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

RUBRO: Bancos PERIODO: 01 de Noviembre al 31 de Diciembre de 20XX

Nº PREGUNTAS RESP.

PT CT OBSERVACIONES SI NO

1

2

3

4

5

6

7

Las cuentas se apertura a nombre de la

entidad.

Se realizan conciliaciones bancarias

mensuales

Se libran los cheques contra las cuentas

corrientes, con firmas conjuntas y

registradas.

Los documentos fuente que respaldan los

egresos se les pone el sello de cancelado

para evitar pagos duplicados.

Los ingresos de las recaudaciones son

sustentadas con los respectivos

comprobantes de ingreso.

Los comprobantes de ingreso y egreso

que respaldan los movimientos de

bancos, son prenumerados.

Las personas responsables de

autorización, registro y custodia de fondos

están caucionados

X

X

X

X

X

X

X

3

3

3

3

3

3

3

3

0

3

2

3

2

0

Algunos casos

Algunos casos

No están caucionados

TOTAL: 21 13

FECHA:13 de Noviembre 20XX

69

EMPRESA

EXAMEN ESPECIAL

EVALUACIÓN DEL CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

PT= Ponderación Total

CT= Calificación Total

CP= Calificación Porcentual

CP= CT X 100 PT CP= 13 X 100 21 CP= 61,90 %

NIVEL DE RIESGO DE CONTROL ALTO MODERADO BAJO

61,90%

15 – 50% 51 – 75% 76 – 93% BAJO MODERADO ALTO

NIVEL DE CONFIANZA

CONCLUSIÓN: Luego de haber realizado el análisis del componente Bancos,

se pudo evidenciar que el nivel de confianza es Moderado, debido a que los

controles se realizan en un 61.90% por lo que amerita que se apliquen las

pruebas de cumplimiento.

ELABORADO POR:

A.C.J.V.

SUPERVISADO POR:

C.J.P

FECHA:

13 de Noviembre 20XX

70

1.2.2 Planificación Específica

1.2.1.4 Generalidades En esta fase se define la estrategia a seguir en el trabajo. Tiene

incidencia en la eficiente utilización de los recursos y en el logro de las metas y objetivos definidos para la auditoría. Se fundamenta en la información obtenida durante la planificación preliminar.

La planificación específica tiene como propósito principal evaluar el control interno, evaluar y calificar los riesgos de la auditoría y seleccionar los procedimientos de auditoría a ser aplicados a cada componente en la fase de ejecución, mediante los programas respectivos.

En la planificación preliminar se evalúa a la entidad, como un todo. En cambio,

en la planificación específica se trabaja con cada componente en particular. Uno de los factores claves del enfoque moderno de auditoría, además de los mencionados en la planificación preliminar, está en concentrar los esfuerzos de auditoría en las áreas de mayor riesgo y en particular en las denominadas afirmaciones (aseveraciones o representaciones) que es donde el auditor emplea la mayor parte de su trabajo para obtener y evaluar evidencia de su validez, sobre la cual fundamentará la opinión de los estados financieros.

La aplicación de pruebas de cumplimiento para evaluar el ambiente de control,

los sistemas de registro e información y los procedimientos de control es el método empleado para obtener la información complementaria y calificar el grado de riesgo tomado al ejecutar una auditoría.

Las técnicas de mayor aplicación son la entrevista, la observación, la revisión

selectiva, el rastreo de operaciones, la comparación y el análisis. La responsabilidad por la ejecución de la planificación específica está

concentrada en el supervisor y el jefe de equipo. No obstante, en el caso de exámenes complejos que requieran la evaluación de muchos componentes en paralelo, es recomendable la participación de los miembros del equipo, en determinados casos, de especialistas en disciplinas específicas.

1.2.1.5 Elementos

La utilización del programa general de auditoría para la

planificación específica constituye una guía que permite aplicar los principales procedimientos para evaluar el control interno de la entidad o área examinada y obtener los productos establecidos para esta fase del proceso.

El programa de auditoría para la planificación específica incluye

los siguientes elementos generales: • Consideración del objetivo general de la auditoría y el reporte de planificación

preliminar;

71

• Recopilación de información adicional por instrucciones de la planificación preliminar;

• Evaluación de control interno; • Calificación del riesgo de auditoría; • Enfoque de la auditoría y selección de la naturaleza y extensión de los

procedimientos de auditoría.

1.2.1.6 Productos de la planificación específica La planificación específica acumulada la información obtenida

en la planificación preliminar y emite varios elementos intermedios, fundamentales para la eficiente y efectiva ejecución de la auditoría.

Los productos básicos elaborados al concluir la planificación específica son:

1. Para uso del equipo de auditoría.

a) Enfoque de la planificación específica. Será aprobado por Director de la unidad de auditoría y contendrá los

siguientes puntos: • Referencia de la planificación preliminar. • Objetivos específicos para áreas o componentes. • Resumen de los resultados de la evaluación de control interno. • Matriz de evaluación y calificación del riesgo de auditoría. • Plan de muestreo de la auditoría. • Programas detallados de la auditoría. • Recursos humanos necesarios. • Distribución de trabajo y tiempos estimados para concluir auditoría. • Recursos financieros. • Productos a obtenerse.

72

MATRIZ DE EVALUACION Y CALIFICACION DE LOS RIESGOS DE AUDITORÍA

COMPONENTES Y

AFIRMACIONES

RIESGOS Y SU FUNDAMENTO

CONTROLES

CLAVES

ENFOQUE DE AUDITORIA

Pruebas de cumplimiento

DISPONIBLE Veracidad Contabilizado y acumulado Cálculo y Valuación

RI: ALTO RC: ALTO - Las transacciones son numerosas al

cierre del ejercicio. - Ingresos y egresos representativos. - No existen arqueos a los fondos RI: ALTO RC: ALTO - No existen mayores auxiliares para cada

cuenta de mayor, por lo que desconoce el saldo contable de las cuentas de la entidad.

- No se han efectuado Conciliaciones bancarias

- No se elabora libro de bancos. RI: BAJO RC: BAJO - El componente no tiene mayores

problemas.

Transferencias se controlan por el sistema de red bancaria. Contadora verifica los asientos contables realizados en el diario general.

Verificar los desembolsos con procedimientos de la red Bancaria Verificar que el contador apruebe el registro contable


COMPONENTES Y

AFIRMACIONES


CONTROLES

CLAVES

ENFOQUE DE AUDITORIA Pruebas de

cumplimiento

EXIGIBLE Veracidad Contabilizado y acumulado Cálculo y valuado

RI: ALTO RC: ALTO - Monto de transacciones alto ocasionado por giro

de cheques a favor del MBS que son anulados. - Saldos significativos con antigüedad de más de 5

años. No se han realizado gestiones para recaudar.

RI: ALTO RC: MODERADO - No concilian los registros auxiliares con la cuenta

del mayor. - Se mantiene saldos por anticipos contractuales sin

liquidar, por viáticos, fondos entregados para proyectos y bienes perdidos.

RI: BAJO RC. BAJO - El componente no tiene mayores problemas

No se ha evidenciado controles clave. .

Conciliación de auxiliares con cuenta del mayor

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COMPONENTES

Y AFIRMACIONES


CONTROLES

CLAVES


cumplimiento

CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS Y ACREEDORAS Veracidad Contabilizado y acumulado Cálculo y Valuación

RI: ALTO RC: ALTO - Alto número de garantías recibidas por concepto

de cumplimiento de contratos y convenios. - No se efectúa constataciones físicas periódicas. - No existen seguridades físicas apropiadas. - Existen garantías caducadas. RI: ALTO RC: ALTO - No se efectúa conciliación entre información de Tesorería con registros contables. - Tesorería no dispone de registros de control para las garantías. RI: BAJO RC: ALTO El componente no tiene mayores problemas

No se ha evidenciado controles clave.

- Verificar que los

servidores responsables se encuentren caucionados.

- Verificar que las garantías han sido solicitadas oportunamente renovación.

- Verificar que las garantías han sido exigidas y devueltas a los giradores en los casos necesarios.

MATRIZ DE EVALUACION Y CALIFICACION DE LOS RIESGOS DE

AUDITORÍA

COMPONENTES

Y AFIRMACIONES


CONTROLES

CLAVES


cumplimiento FONDOS DE TERCEROS, CUENTAS POR PAGAR Y PROVISIONES POR PAGAR. Veracidad Contabilizado y acumulado Cálculo y Valuación GASTOS Veracidad

R.I.: BAJO R.C.: BAJO - Número de transacciones bajo, a excepción del

mes de diciembre de cada año debido a registro de gastos que son cancelados a inicios del próximo año.

RI:BAJO RC:BAJO - El componente no tiene mayores problemas RI:BAJO RC: BAJO

R.I.:ALTO RC: MODERADO - Egresos por remuneraciones,servicios y

transferencias significativos - Número de servidores elevado a nivel nacional,

sujeto a varios regímenes laborales. - Determinados comprobantes de pago no

cuentan con la documentación sustentatoria - El rol de pagos se elabora en el centro de

cómputo de la planta central en un sistema independiente, en el que se efectúa actualizaciones y que según información de la entidad provoca fallas de forma constante; estos cálculos no son supervisados por la Contadora o el Director Financiero.

El registro de tarjetas auxiliares por acreedor. . Control previo en contabilidad,determina que exista documentaciónsuficiente y competente.

- Verificar el proceso

para reconocer y registrar la obligación del pago

- Verificar los procedimientos validación del Departamento de Recursos Humanos que garanticen el cumplimiento de las jornadas laborales y la inclusión de novedades en los roles mensuales

- Verificar la firma de de los beneficiarios de los pagos en los roles correspondientes.

- Verificar el cumplimiento de los niveles de autorización de gastos

- Verificar si los beneficiarios ranchos, han presentado informes y los han documentado deforma apropiada

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COMPONENTES Y AFIRMACIONES


CONTROLES

CLAVES


cumplimiento

GASTOS Contabilizado y acumulado Cálculo y valuación

RI: BAJO RC: BAJO - Se cuenta con tarjetas auxiliares de presupuesto

por cada entidad a la que se hace las asignaciones.

RI: BAJO RC: BAJO - El componente no tiene mayores problemas

b) Papeles de trabajo de la planificación específica.

2. Para uso de la entidad auditada.

Informes sobre la evaluación del control interno, a emitirse durante la ejecución de la auditoría, firmando por el Director de Auditoría.

DESARROLLO DE LA PLANIFICACIÓN ESPECÍFICA La planificación específica se ejecutará mediante la aplicación del programa

general de auditoria que contendrá: propósito, muestras a examinar procedimientos de auditoria relacionados con la evaluación de control interno y los componentes identificados en el reporte de planificación preliminar.

APENDICE B: PROGRAMA GENERAL PARA LA PLANIFICACIÓN ESPECÍFICA PROGRAMA GENERAL PARA LA PLANIFICACION ESPECÍFICA

No. PROCEDIMIENTOS Referencia Hecho por

A. Consideración del objetivo general de la auditoría y del reporte de planificación preliminar.

A1. Revise la estrategia de auditoría definida en la planificación preliminar y compárela con el objetivo general de la auditoría, determinando su coherencia.

A2. Confirme la estrategia a utilizar en la ejecución de la auditoría y divúlguela entre los miembros del equipo.


A3. Determine los principales componentes a ser evaluados durante la planificación específica de la auditoría

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B Recopilar la información solicitada en la fase anterior

B1. Obtenga la información adicional solicitada al ejecutar la planificación preliminar, de los funcionarios y de las unidades responsables, si es del caso, respecto a:

B1.a La entidad, las unidades operativas relacionadas y otras instituciones;

B1.b Las principales actividades, operaciones e instalaciones;

B1.c Las principales políticas y prácticas operativas, administrativas y financiera;

B1.d La comprensión global de los sistemas de información computarizados utilizados.

B2 Revise en forma selectiva la información obtenida y ordénela en los expedientes respectivos.

C Evaluación del control interno

C1 Conocimiento y comprensión de los componentes del control interno.

C1.1 Determinar las principales unidades operativas

C1.1a Resuma la estructura organizativa de las principales unidades operativas relacionadas con el manejo de la entidad y sus objetivos básicos.

C1.1b Considere los siguientes factores para ubicar las principales unidades operativas.

• Unidades importantes de la entidad relacionadas con sus objetivos.

• Si las principales unidades se identifican por la función que realizan.

• Importancia de las relaciones con otras instituciones públicas.


• Unidades relevantes ubicadas en áreas geográficas distintas del ente central.

• Niveles de descentralización y descentralización

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C1.2a Riesgos inherentes y ambiente de control

Analice los riesgos inherentes existentes en relación con el ambiente de control de las principales actividades

C1.2b Documente la evaluación del riesgo inherente fundamentado en los siguientes criterios:

• Naturaleza individual de la actividad relevante. • Estado actual de los problemas identificados

en auditorías e informes financieros. • Si los hechos recientes demuestran mayor

riesgo en un programa específico o la situación es generalizada en varios programas o unidades.

• Manera de anticipar o reaccionar ante los problemas.

• Actitud del titular de la entidad ante los problemas.

C2 Sistemas de registro e inform ación

C2.a Identificar y registrar todas las transacciones válidas.

C2.b Describir oportunamente y de manera clasificada todas las transacciones y operaciones para incluirlas en los informes financieros y de gestión.

C2.c Establecer períodos para el registro e información,. De tal forma que puedan ser analizados comparativamente.

C2.d Establecer métodos para el registro consistente de las operaciones, en cantidades, volúmenes y valores.

C2.e Presentar información apropiada sobre las transacciones realizadas, así como las revelaciones en la información financiera y los reportes de gestión a ser utilizados por el nivel directivo de la entidad y las unidades administrativas.


C2.1 Políticas contables para el registro

Resuma la información relevante sobre las políticas contables y administrativas para los registros utilizados formalmente.

C2.1a Considere los siguientes temas para identificar las

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políticas:

Cambios propuestos en las políticas contables y administrativas vigentes;

Probabilidad de cambios en las políticas evidenciados en auditorías anteriores;

Problemas identificados en las políticas evidenciados en auditorías anteriores;

Naturaleza de los cambios en las normas, procedimientos o en los pronunciamientos emitidos el último año;

Existencia de políticas agresivas o conservadoras para las situaciones que permiten el uso de principios contables y administrativos alternativos.

C2.2 Conocimiento del sistema de registro

1. Indague, revise y resuma aspectos importantes que permitan una comprensión adecuada del sistema de registro utilizado para el control de las operaciones.

2. Considere los siguientes factores para conocer los sistemas de registros e información:

Importancia de los tipos de transacciones incluidas en las operaciones sustantivas de la entidad;

Manera en que se inician dichas transacciones;

Documento de respaldo, registros financieros, procedimiento de los datos e información de las actividades sustantivas de la entidad;

Proceso para registros de operaciones o transacciones importantes, desde su inicio hasta la presentación de los informes financieros y de gestión;

Proceso empleado para preparar la información financiera, administrativa y técnica, principalmente las estimaciones y las revelaciones adicionales.


C2.2a Resuma en una lista los informes preparados sobre la gestión técnica, administrativa y financiera, señalando:

a.- Nombre del documento;

b.- Número de ejemplares elaborados;

c.- Detalle de usuarios;

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d.- Período de elaboración;

e. Destino e importancia para desarrollar las operaciones.

C2.3 Sistema de información computarizado

Revise el sistema de información computarizado utilizado y obtenga una comprensión global del mismo. (Utilice la Guía de Auditoría en Ambientes Computarizados).

C3 Procedimiento de control

C3.1 Autorización de las actividades, transacciones u operaciones;

C3.2 Segregación o separación de funciones para disminuir las posibilidades del poder ocultar errores e irregularidades en el curso normal de las actividades;

C3.3 Diseño y uso de documentos, registros e informes apropiados que promueven el control y la veracidad de las operaciones;

C3.4 Dispositivo de seguridad apropiados sobre el acceso y uso de bienes, registros, informes, archivos de datos, programas de cómputo e instalaciones;

C3.5 Arqueos e inspecciones independientes en el manejo de los recursos y en la evaluación de las cifras registradas e informadas.

C3.6 Reportes periódicos de gestión y financieros producidos por las siguientes unidades:

C3.6.1 Operativas:

a.- Planificación y programación de operaciones

b.- Producción de bienes c.- Servicios a los usuarios

C3.6.2 Administrativas:

a.- Administración de recursos humanos

b.- Administración financiera c.- Administración de bienes y servicios d.- Administración de documentos y archivos

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MOMENTO DOS EJECUCION E INFORME DE LA AUDITORIA FINANCIERA, ANÁ LISIS CRÍTICO

DE LA PROBLEMÁTICA

1. Generalidades

1.1 Comunicación al inicio de la auditoría

1.2 Comunicación en el transcurso de la auditoría

1.3 Comunicación al término de la auditoría

1.4 Convocatoria a la conferencia final

1.5 Acta de conferencia final

1.6 Entrega del informe

2. El Informe de Auditoría

2.1 Definición

2.2 Clases de Informes

2.2.1 Extenso o largo

2.2.2 Breve o corto

2.3 Requisitos y cualidades del informe

2.3.1 Concisión 2.3.2

Precisión y razonabilidad

2.3.3 Respaldo adecuado 2.3.4

Objetividad

2.3.5 Tono constructivo

2.3.6 Importancia del contenido

2.3.7 Utilidad y oportunidad

2.3.8 Claridad

2.4 Errores comunes en la preparación de un informe

2.4.1 La organización del informe es pobre

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2.4.2 El lenguaje es poco claro

2.4.3 Material perdido

2.5 Sugerencias para la redacción del Informe

2.5.1 Piense antes de escribir

2.5.2 Resuma antes de escribir

2.5.3 Escriba los reportes largos en párrafos cortos 2.5.4

Escriba imparcialmente 2.5.5 Primer

borrador 2.5.6 Ponga cuidado

en el orden y el contenido 2.5.7 Este seguro que su

informe no tenga errores

mecanográficos y aritméticos

2.5.8 Pensamiento claro y conciso

2.5.9 Escriba lo más simple posible 2.5.10

Prefiera usar los verbos en forma activa que en forma pasiva

2.5.11 Use un castellano clásico y una sintaxis correcta

2.5.12 Evite palabras excesivas y material ajeno al tema

2.5.13 Evite abreviaturas y siglas

2.5.14 No use comparaciones implícitas

2.5.15 Use términos precisos

2.6 Responsabilidad de la elaboración del informe

2.7 Criterios para ordenar los resultados

2.7.1 Importancia de los resultados

2.7.2 Partir de los componentes o hallazgos generales y

llegar a lo específico

2.7.3 Seguir el proceso de las operaciones

2.7.4 Utilizar las principales actividades sustantivas y adjetivas

2.7.5 Combinar los criterios expuestos

2.8 Comentarios, Conclusiones y Recomendaciones

2.8.1 Comentarios

2.8.2 Conclusiones

2.8.3 Recomendaciones

3. Estructura de los Informes de Auditoría Financie ra

3.1 Esquema del contenido del informe

3.2 Descripción del contenido del informe

3.2.1 Carátula

3.2.2 Detalle de abreviaturas utilizadas

3.2.3 Índice

3.2.4 Sección I: Dictamen Profesional

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3.2.5 Estados Financieros

3.2.6 Notas aclaratorias a los estados financieros

3.2.7 Sección II: Información financiera complementaria

3.2.8 Sección III: Resultados de la Auditoría 3.2.9 Anexos

3.3 Síntesis del Informe

3.4. Tareas Finales de la Fase de Comunicación de Resultados

3.4.1 Efectos de la comunicación de resultados en el informe

3.4.2 Productos del la comunicación de resultados

3.5 Tramite del Informe de Auditoría

3.5.1 Procedimientos

4. Tipos de Opinión

4.1 Opinión estándar, limpia o sin salvedades

4.2 Opinión con salvedades

4.3 Abstención de emitir una opinión

4.4 Opinión adversa o negativa

4.5 Aspectos que afectan la opinión del auditor

4.5.1 Limitaciones al alcance

4.5.2 Desviaciones de un principio de contabilidad

Generalmente aceptado

1. Generalidades

En el transcurso de una auditoría los auditores mantendrán constante comunicación con los servidores de la entidad u organismo bajo examen, dándoles la oportunidad para presentar pruebas documentadas, así como información verbal pertinente respecto de los asuntos sometidos a examen; la comunicación de los resultados se la considera como la última fase de la auditoría, sin embargo debe ser ejecutada durante todo el proceso.

La labor de auditoría no es secreta y con excepción de casos que involucren fraudes, desfalcos o cuestiones de seguridad, el auditor tiene el deber de discutir abierta y francamente sus hallazgos con los servidores vinculados con las operaciones a ser examinadas, manteniéndose la reserva del caso ante terceras personas que nada tienen que ver con el examen que se efectúa.

La importancia atribuida a la oportunidad en la comunicación de los resultados está contemplada en las disposiciones legales pertinentes, en las que se manifiesta “En el curso del examen los auditores gubernamentales mantendrán comunicación con los servidores de la entidad, organismo o empresa del Sector Público auditada y demás personas relacionadas con las actividades examinadas”.

“Al finalizar los trabajos de auditoría en el campo, se dejará constancia documentada de que fue cumplida la comunicación de resultados en los términos previstos por la Ley y normas profesionales sobre la materia”.

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Las diferencias de opinión entre los auditores y los servidores o ex servidores de la entidad, organismo o empresa del Sector Público auditada, o terceros relacionados, serán resueltos, en lo posible dentro del curso del examen, de subsistir, en el informe constarán las opiniones divergentes.

Las disposiciones legales pertinentes, reconocen a la comunicación de resultados en el transcurso del examen como un elemento muy importante, especialmente al completar el desarrollo de cada hallazgo significativo y en la conferencia final y, por escrito, a través del informe de auditoría que documenta formalmente los resultados del examen.

1.1. Comunicación al Inicio de la Auditoría.

Para la comunicación del inicio del examen, de los hallazgos en el transcurso del examen y la convocatoria a la lectura del borrador de informe, se consideran las disposiciones constantes en el Reglamento de Delegación de Firmas de la Contraloría General del Estado.

Para la ejecución de una auditoría, el auditor jefe de equipo, mediante oficio notificará el inicio del examen a los principales funcionarios vinculados con las operaciones a ser examinadas de conformidad con el objetivo y alcance de la auditoría. En el caso de servidores que se encuentren desempeñando funciones, procederá de conformidad con el artículo 11 del Reglamento de Responsabilidades y cuando el servidor respectivo haya renunciado o salido de su cargo, se citará el artículo pertinente de la ley. Dicha comunicación se la efectuará en forma individual y de ser necesario, en el domicilio del interesado, por correo certificado o a través de la prensa. Para el caso de particulares se les notificará o requerirá información d conformidad con las disposiciones legales pertinentes.

La comunicación inicial, se complementa con las entrevistas a los principales funcionarios de la entidad auditada, en esta oportunidad a más de recabar información, el auditor puede emitir criterios y sugerencias preliminares para corregir los problemas que se puedan detectar en el desarrollo de tales entrevistas.

1.2. Comunicación en el Transcurso de la Auditoría.

Con el propósito de que los resultados de un examen no propicien situaciones conflictivas y controversias mucha veces insuperables, éstos deberán ser comunicados en el transcurso del examen y en la conferencia final, tanto a los funcionarios de la entidad examinada, a terceros y a todas aquellas personas que tengan alguna relación con los hallazgos detectados.

El informe de evaluación del control interno es una de las principales oportunidades para comunicarse con la administración en forma tanto verbal como escrita.

En el desarrollo del examen, el auditor puede identificar algunos hechos que requieren ser corregidos, los cuales pondrán en conocimiento de los directivos para

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que se tomen las acciones correctivas, luego, el auditor con la evidencia necesaria, llega a conclusiones finales, aún cuando no se haya emitido el informe final.

La comunicación de resultados durante la ejecución del examen tiene por finalidad:

a. Ofrecer oportunidad a los responsables para que presenten sus opiniones.

b. Hacer posible que los auditores dispongan de toda información y de las evidencias que existan.

c. Evitar que se presente información o evidencia adicional, después de la conclusión de las labores de auditoría.

d. Facilitar la adopción de las acciones correctivas necesarias por parte del titular y funcionarios responsables, incluyendo la implantación de mejoras a base de las recomendaciones, sin esperar la emisión del informe.

e. Asegurar que las conclusiones resultantes del examen sean definitivas.

f. Posibilitar la restitución o recuperación de cualquier faltante de recursos durante la ejecución del examen.

g. Identificar los campos en que hay diferencia concreta de opinión entre los auditores y los funcionarios de la entidad.

Para formarse un criterio correcto sobre el hecho a comunicarse, de considerarlo necesario, el auditor solicitará a la opinión de las unidades de apoyo de la Contraloría o de los organismos técnicos o legales competentes.

Cuando el auditor establezca hallazgos que impliquen deficiencias y considere necesario participar a la entidad examinada, deberá comunicar de inmediato a los funcionarios vinculados a fin de obtener sus puntos de vista, aclaraciones o justificaciones correspondientes, para que se tomen los correctivos en forma oportuna.

La comunicación de resultados debe ser permanente y no se debe esperar la conclusión del trabajo o la formulación del informe final, para que la administración conozca de los asuntos observados por parte del auditor, éste deberá transmitirlos tan pronto como haya llegado a formarse un criterio firme debidamente documentado y comprobado.

Con las personas relacionadas con los hallazgos detectados sean numerosas, de acuerdo a las circunstancias se mantendrá reuniones por separado con la máxima autoridad y grupos de funcionarios por áreas. De esta actividad, se dejará constancia en las actas correspondientes.

Las discrepancias de opinión, entre los auditores y los funcionarios de la entidad, serán resueltas en lo posible durante le curso del examen.

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Para la formulación de las recomendaciones, se deberá incluir las acciones correctivas que sean más convenientes para solucionar las observaciones encontradas.

1.3. Comunicación del Término de la Auditoría

La comunicación de los resultados al término de la auditoría, se efectuará de la siguiente manera:

a) Se preparará el borrador del informe que contenga los resultados obtenidos a la conclusión de la auditoría, los cuales, serán comunicados en la conferencia final por los auditores de la Contraloría a los representantes de las entidades auditadas y las personas vinculadas con el examen.

b) El borrador del informe debe incluir los comentarios, conclusiones y recomendaciones, debe estar sustentado en papeles de trabajo, documentos que respaldan el análisis realizado por el auditor, este documento es provisional y por consiguiente un pronunciamiento definitivo ni oficial de la Contraloría General del Estado.

c) Los resultados del examen constarán en el borrador del informe y serán dados a conocer en la conferencia final por los auditores, a los administradores de las entidades auditadas y demás personas vinculadas con él.

d) En esta sesión de trabajo, las discrepancias de criterio no subsanadas se presentarán documentalmente, hasta dentro de los cinco días hábiles siguientes y se agregarán de auditoría, si el asunto lo amerita.

e) Los casos en los que se presumen hechos delictivos, no serán objeto de discusión en la conferencia final.

1.4. Convocatoria a la Conferencia Final

La convocatoria, a la conferencia final la realizará el jefe de equipo, mediante notificación escrita, por lo menos con 48 horas de anticipación, indicando el lugar, el día y la hora de su celebración.

Participarán en la conferencia final:

• La máxima autoridad de la entidad auditada o su delegado.

• Los servidores o ex-servidores y quienes por sus funciones o actividades están vinculados a la materia objeto del examen.

• El máximo directivo de la unidad de auditoría responsable del examen, el supervisor que actúo como tal en la auditoría.

• El jefe de equipo de la auditoría.

• El auditor interno de la entidad examinada, si lo hubiere; y,

• Los profesionales que colaboraron con el equipo que hizo el examen.

• La dirección de la conferencia final estará a cargo del jefe de equipo o del funcionario delegado expresamente por el Contralor General del Estado, para el efecto.

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MEMORANDO DE CONVOCATORIA A CONFERENCIA FINAL

Memorando Circular Nro. xxxxxxx PARA: (destinatarios) DE: (Jefe de equipo de auditoría) ASUNTO: Notificación para la lectura del Borrador de informe de auditoría. FECHA: Loja, …………………………………….. De mi consideración: Por el presente se convoca a usted a la conferencia final de Comunicación de Resultados del Borrador del informe de auditoría a …(nombre de la entidad)…. por el periodo de ………… al …………..…, la misma que se llevará a cabo a las ……….en ………… (Lugar) ……… Agradezco firmar la hoja anexa, como testimonio de haber recibido la presente convocatoria y en señal de que estará presente en la mencionada diligencia. Atentamente,

_________________

JEFE DE EQUIPO DE AUDITORÍA

LISTADO DE FUNCIONARIOS QUE RECIBEN EL MEMORADO Nro . xxxxx

Nota: En caso de que existan ex funcionarios relacionados con el examen o auditoría financiera, el auditor deberá notificarles con un memorando similar al modelo antes señalado.

NOMBRES Y APELLIDOS CARGO FIRMA

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Acta de Conferencia Final

Para dejar constancia del actuado, el jefe de equipo elaborará una Acta de Conferencia Final que incluya toda la información necesaria y las firmas de todos los participantes.

Si alguno de los participantes se negare a suscribir el acta, el jefe de equipo sentará la razón del hecho en la parte final del documento.

El acta se elaborará en original y dos copias; el original se anexará al memorando de antecedentes, en caso de hacerlo y una copia se incluirá en los papeles de trabajo.

En la ciudad de ........... provincia de ................. a los ................ días del mes de ............... del dos mil once, a partir de las ....h..., en el local ................................... se constituyen los suscritos: (Auditor-Supervisor y Jefe de Equipo) de la Contraloría General del Estado, respectivamente; con el objeto de dejar constancia de la Conferencia Final y comunicación de resultados obtenidos en la auditoría a los estados financieros de (CITAR NOMBRE DE LA ENTIDAD) que fue realizado de conformidad con la orden de trabajo No. ...... de (día) de (mes) de (año), suscrita por (funcionario pertinente). En cumplimiento a los dispuesto en la Ley y el reglamento para su aplicación, se convocó mediante oficio circular . ................ de (día) de (mes)........ de (año) a los servidores y ex-servidores de .................(entidad), y personas relacionadas con el trabajo ejecutado. Al efecto, en presencia de los abajo firmantes, se procedió a la lectura del borrador del informe, diligencia en la cual se dio a conocer los resultados obtenidos a través de sus comentarios, conclusiones y recomendaciones. Para constancia de lo actuado suscriben la presente acta en tres ejemplares iguales, las personas asistentes.

NOMBRES Y APELLIDOS CARGO FIRMA

ACTA DE LA CONFERENCIA FINAL DE COMUNICACIÓN DE RESULTA-DOS DE LA AUDITORIA A LOS ESTADOS FINANCIEROS DE (NOM-BRE DE LA ENTIDAD, PROGRAMA, PROYECTO, UNIDAD EJECUTORA, ETC.) POR EL PERIODO COMPREN-DIDO ENTRE EL.. ..................... Y EL .............................................

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1.5. Entrega del Informe

El último paso de la comunicación de resultados constituye la entrega oficial del informe de auditoría al titular de la entidad auditada y a los funcionarios que a juicio del auditor deben conocer, divulgar y tomar las acciones correctivas. 2. El Informe de Auditoría

2.1. Definición

El uniforme de auditoría constituye el producto final del trabajo del auditor en el que constan: el dictamen profesional a los estados financieros, las notas a los estados financieros, la información financiera complementaria, la carta de Control Interno y los comentarios sobre hallazgos, conclusiones y recomendaciones, en relación con los aspectos examinados, los criterios de evaluación utilizados, las opiniones obtenidas de los funcionarios vinculados con el examen y cualquier otro aspecto que juzgue relevante para su adecuada comprensión.

El auditor es responsable por su trabajo, en consecuencia, la emisión del informe le impone diversas obligaciones. Aún cuando el auditor es el único responsable por la opinión expresada en su informe, la responsabilidad principal por la presentación de los estados financieros, de las informaciones y datos en ellos incluidos, las notas a los estados financieros y la información financiera complementaria recae en las máximas autoridades de las entidades auditadas.

2.2. Clases de Informes

Producto de la auditoría a los estados financieros de las entidades, se presentarán dos clases de informes que son:

2.2.1. Informe extenso o largo

Es el documento que prepara el auditor al finalizar el examen para comunicar los resultados, en él constan: el Dictamen Profesional sobre los estados financieros e información financiera complementaria; los estados financieros, las notas a los estados financieros, el detalle de la información financiera complementaria, los resultados de la auditoría, que incluye: la Carta de Control Interno, el Capítulo de Control Interno, que se organizará en condiciones reportables y no reportables y los comentarios se los estructurará en orden de cuentas, ciclos, procesos o sistemas, dependiendo del enfoque de la auditoría, además se agregarán los criterios y las opiniones obtenidas de los interesados y cualquier otro aspecto que juzgue relevante para la comprensión completa del mismo.

2.2.2. Informe breve o corto

Es el documento formulado por el auditor para comunicar los resultados, cuando se practica una auditoría financiera en la cual los hallazgos no sean relevantes no se desprendan responsabilidades, este informe contendrá: Dictamen Profesional sobre los estados financieros e información financiera complementaria, los estados financieros, las notas a los estados financieros, el detalle de la información financiera complementaria.

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Los resultados de la auditoría financiera que se han tramitado como un informe breve o corto, producen los mismos efectos legales, administrativos y financieros ue los que se tramitan y comunican en los informes largos o extensos.

2.3. Requisitos y Cualidades del Informe

En la preparación y presentación del informe de auditoría, se deben considerar los elementos y características que faciliten a los usuarios su comprensión y promuevan la efectiva aplicación de las acciones correctivas. A continuación se describen las cualidades de mayor relevancia:

2.3.1. Concisión

Los informes deberán incluir los resultados de la auditoría y no contendrán detalles excesivos, palabras, oraciones, párrafos o secciones que no concuerden claramente con las ideas expuestas.

El exceso de detalles, causa problemas en la lectura de los informes por parte de los usuarios, por lo tanto, debe evitarse los párrafos largos y complicados.

2.3.2. Precisión y razonabilidad

El auditor debe adoptar una posición equitativa e imparcial para informar a los usuarios y lectores de los informes, que los resultados expuestos son confiables. Un desacierto pone en duda su validez.

El auditor debe revelar hechos y conclusiones que han sido corroborados con evidencia que sea suficiente, competente, pertinente y se hallen debidamente documentados en los papeles de trabajo.

Los informes deben contener suficiente información sobre las conclusiones y recomendaciones y presentar los hechos de manera convincente, equitativa y en la perspectiva adecuada.

Las conclusiones de auditoría deben ser claras y no dejar al usuario del informe la tarea de interpretarlas.

2.3.3. Respaldo Adecuado

Los comentarios y conclusiones presentados en los informes, deben estar respaldados con suficiente evidencia para demostrar o probar las bases de lo informado, su precisión y razonabilidad.

No es necesario incluir en el informe datos muy detallados, salvo lo necesario para presentar exposiciones convincentes.

Las opiniones de la entidad y las conclusiones contenidas en los informes deben identificarse claramente como tales y estarán evidenciadas en los papeles de trabajo respectivos.

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2.3.4. Objetividad

Se deben presentar los comentarios, conclusiones y recomendaciones de manera veraz, objetiva e imparcial.

Los comentarios deben contener suficiente información sobre lo tratado, para proporcionar al lector la perspectiva apropiada, el objetivo es producir informes equitativos o razonables.

El auditor debe cuidarse de exagerar o enfatizar demasiado en la ejecución deficiente de las operaciones anotadas durante la revisión.

2.3.5. Tono constructivo

El tono de los informes, deberá provocar una reacción favorable a las conclusiones y recomendaciones.

Los comentarios y las conclusiones, se presentarán en forma clara y directa. El auditor debe considerar que su objetivo, es obtener la aceptación de la entidad y provocar una reacción favorable, la mejor manera de lograrlo es evitar un lenguaje que genere sentimientos defensivos y de oposición. Los títulos y subtítulos deben expresar el hallazgo en forma resumida.

Si bien con frecuencia es necesario observar el desempeño anterior, para demostrar la necesidad de introducir cambios para mejorar la administración de la entidad, los informes deben enfatizar en las mejoras necesarias y aplicables para el futuro, antes que en críticas de prácticas y situaciones pasadas. Las observaciones serán presentadas con una perspectiva justa, considerando todas las circunstancias que rodearon al hecho observado.

El informe del auditor no debe limitarse solamente a exponer los aspectos deficientes o negativos; también incluirá información sobre los aspectos positivos o satisfactorios de las operaciones examinadas, siempre que sean significativos y justificables por la extensión de la auditoría.

2.3.6. Importancia del contenido

Los asuntos incluidos en el informe deben ser importantes para justificar que se lo comunique y merecer la atención de los usuarios. La utilidad y efectividad del informe disminuye, cuando se incluyen asuntos de poca importancia, porque tienden a distraer la atención del lector en hechos no relevantes. Las decisiones sobre la importancia de los hechos a ser informados deben representar los juicios de acuerdo a las circunstancias prevalecientes en la entidad, que implican consideraciones tanto cualitativas, como cuantitativas, consecuentemente, entre otros asuntos incluirá lo siguiente: • El grado de interés del gobierno en los programas o actividades. • Importancia de los programas o actividades determinados por parámetros tales

como el volumen de los gastos, inversión en activos y monto de ingresos.

90

• La oportunidad para contribuir a una motivación a los funcionarios de la entidad, tendiente a mejorar la efectividad, eficiencia y eficacia de las operaciones del gobierno.

• La necesidad de proporcionar información útil y oportuna para ayudar a los responsables de la administración de la entidad.

• La frecuencia con que ocurre una desviación. • La falta de decisión de los directivos de la entidad, para tomar los correctivos

necesarios, que permitan mejorar las operaciones o áreas débiles. 2.3.7. Utilidad y oportunidad

El auditor debe analizar la información a transmitir desde la perspectiva de los receptores del informe.

Como el objetivo, es estimular una acción constructiva, los informes deben ser estructurados en función del interés y necesidad de los usuarios.

La oportunidad y utilidad son esenciales para informar con efectividad. Un informe cuidadosamente preparado puede ser de escaso valor si llega demasiado tarde al nivel de decisión, consecuentemente, el auditor debe gerenciar la auditoría con esa meta en mente.

2.3.8. Claridad

Quiere decir que el informe se pueda leer y entender con facilidad, para que el informe sea efectivo debe presentarse tan claro y simple como sea posible. Es importante la claridad porque la información contenida en el informe puede ser usada por otros funcionarios y no sólo por los directamente vinculados al examen.

La redacción se efectuará en estilo corriente y fácil de seguir a fin de que el contenido sea comprensible, evitando en lo posible el uso de terminología técnica o muy especializada.

No se debe presuponer que los usuarios tienen conocimientos técnicos detallados, los esfuerzos en el estilo de redacción deben estar dirigidos a que el significado sea claro.

Deben evitarse errores gramaticales, faltas de ortografía y expresiones populares en el informe:

2.4. Errores Comunes en la Preparación de un Inform e

Los siguientes son los errores más comunes en la redacción de un informe de auditoría.

2.4.1. La organización del informe es pobre

• Cuando el material, no está organizado lógicamente.

91

• Cuando la información está fuera de orden, haciendo que el lector tenga que saltar de párrafo y tenga que volver a leer el informe muchas veces para encontrarle sentido.

• Cuando los Comentarios, no tienen un título lógico. • Cuando el lector lee el índice de materias y no puede figurarse

el contenido y rumbo del informe, porque el texto usado no estaba provisto de una estructuración y lógica presentación del informe.

2.4.2. El lenguaje es poco claro

Cuando el usuario, no entiende lo que el auditor está tratando de comunicar, porque las frases, palabras y oraciones son poco claras y específicas.

El problema puede ser, la redundancia, el uso de clisés, el uso de jerga o el uso de términos técnicos confusos, un lenguaje impreciso, una estructura de oraciones demasiado complejas, u otros problemas específicos. Puede ser que la gramática sea incorrecta o la sintaxis pobre. El efecto es confuso y frustrante para el usuario, quien puede dejar de leer, antes que el informe se acabe.

2.4.3. Material perdido

Cuando el informe no contiene toda la información requerida para comunicar el sentido o la importancia, puede haberse omito toda una sección del informe. Sin embargo lo más común es que estén incluidos todos los componentes requeridos, pero que alguna información necesaria se haya olvidado. Esto causa un rompimiento en la lógica del contenido del informe y deja al usuario con muchas preguntas sin respuestas.

2.5. Sugerencias para la Redacción del Informe

Para redactar un informe organizado, claro y efectivo, haga lo siguiente:

2.5.1. Piense antes de escribir

Determine el objetivo del informe, los usuarios, la extensión apropiada. Haga algunas notas personales para usted. Determine cuanta información va a necesitar, considere hacer una lista de puntos pendientes de completar.

2.5.2. Resuma antes de escribir

Prepare un resumen detallado del contenido del informe. Inicialmente puede ser un poco largo.

2.5.3. Escriba los reportes largos en párrafos cort os

La introducción a la exposición del hallazgo, casi siempre puede ser escrita antes de que los datos hayan sido recopilados y analizados, este procedimiento reduce la cantidad de escritura dejada para el final de la auditoría, cuando se sienta presionado por la falta de tiempo.

92

2.5.4. Escriba imparcialmente

No deje que sus inclinaciones personales influyan en la redacción del informe, utilice un tono objetivo, enfoque las evidencias y cifras objetivamente, cualquier inclinación reduce la credibilidad de su trabajo, si emite su punto de vista en su trabajo, hágalo frontalmente.

2.5.5. Primer borrador

Cuando a concluido la redacción del borrador del informe, entregue al supervisor y esté preparado para aceptar una crítica sin molestarse, haga preguntas sobre los cambios recomendados y trate de no hacer cambios sin haber entendido el porqué del cambio, si no trata de identificar los errores no podrá evitarlos en el futuro.

2.5.6. Ponga cuidado en el orden y el contenido

La organización lógica y la presentación de los hallazgos paso a paso son los requerimientos más importantes para lograr el éxito en la redacción del informe. Si tiene que hacer referencias de una sección a otra, quizás lo que necesite es ordenar de nuevo. Si no se siente conforme con su informe, seguramente es porque necesita una revisión.

2.5.7. Esté seguro que su informe no tenga errores mecanográficos ni

aritméticos

Cuide que el informe tenga un formato que luzca atractivo, a primera vista muchos lectores reaccionan favorablemente al ver un documento que tenga sus páginas escritas sin errores aritméticos y que esté bien organizado. Una escritura desordenada y márgenes inadecuados pueden reducir la buena impresión respecto a la calidad del informe. Las siguientes sugerencias le ayudarán a redactar un informe bien organizado y efectivo.

2.5.8. Pensamiento claro y conciso

Las ideas vagas y confusas, siempre reflejan inseguridad en el auditor, para lograr el éxito organice sus ideas.

2.5.9. Escriba lo más simple posible

Trate de no usar oraciones largas y complejas para redactar los hallazgos, escriba párrafos cortos (máximo 10 renglones por párrafo), no escriba toda la historia del hallazgo, cuando deba hacer citas sobre comunicaciones de la entidad, no las transcriba textualmente, incluya únicamente lo más importante.

2.5.10. Prefiera usar los verbos en forma activa, q ue en forma pasiva

Los documentos son más interesantes y efectivos, cuando se usa la voz activa. “La entidad X provee servicios” es más objetivo que, “Los Servicios provistos por la entidad X”.

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2.5.11. Use un castellano clásico y una sintaxis co rrecta

Esté seguro que los sujetos y los verbos estén de acuerdo al escribirlos; cuide el singular y los plurales; tenga el mismo cuidado con los pronombres. Evite los cambios en los tiempos de los verbos, éste es un problema muy común cuando se presentan datos recopilados en el pasado, pero que se dan a conocer por primera vez.

2.5.12. Evitar palabras excesivas y materiales aje nos al tema

Elimine las palabras redundantes y frases innecesarias. Alguna vez puede utilizar repeticiones, para así lograr un mayor efecto, pero no lo haga inconscientemente.

2.5.13. Evite abreviaciones y siglas

Si va a usar una sigla, esté seguro que la primera vez que lo haga, esté incluido el término completo y con la sigla dentro de un paréntesis. En general las abreviaciones deben ser omitidas, su uso demuestra que es perezoso para escribir todas las palabras.

2.5.14. No use comparaciones implícitas

Pocas cosas molestan más al lector que leer una comparación implícita o que se considere sobreentendida.

2.5.15. Use términos precisos.

Prefiera dar un número específico o un porcentaje, a dar solo un término indefinido como “varios”, “unos cuantos”. Esto es importante en la redacción del informe, donde una omisión implica una falta de información.

2.6. Responsabilidades de la Elaboración del Inform e

La redacción del informe en borrador es responsabilidad del auditor jefe de equipo, compartida con los miembros del equipo y supervisor. El supervisor, cuidará que el informe se revelen los hallazgos importantes, que exista el respaldo adecuado en los papeles de trabajo y que las recomendaciones faciliten a las autoridades de la entidades auditadas, tomar las acciones correctivas necesarias, tendientes a solicitar los problemas y desviaciones encontradas.

2.7. Criterios para Ordenar los Resultados

Los resultados de la auditoría se deben ordenar atendiendo a las siguientes consideraciones:

2.7.1. Importancia de los resultados

Consiste en presentar el informe, dando prioridad a las hechas más significativas. Por ejemplo, los que presenten mayores posibilidades de mejoras en las actividades sustantivas de la entidad.

2.7.2. Partir de los componentes o hallazgos genera les y llegar a los específicos

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Una práctica para organizar los resultados de auditoría, es iniciar la comunicación con los componentes generales y paulatinamente llegar a los relacionados con actividades específicas.

2.7.3. Seguir el proceso de las operaciones

Existen situaciones que permiten ordenar los resultados utilizando el proceso seguido para alcanzar las metas y objetivos de la entidad.

2.7.4. Utilizar las principales actividades sustant ivas y objetivas

Esta es una manera generalizada de presentar los resultados, ya que en las planificaciones preliminar y específica, se organizan y desarrollan por los componentes a evaluar, de acuerdo con el objetivo general de la auditoría.

2.7.5. Combinar los criterios expuestos

Es posible combinar las alternativas señaladas para lograr una presentación convincente de los resultados y obtener mayor colaboración de los usuarios del informe, cuando se implanten los correctivos dirigidos a mejorar las actividades o corregir las deficiencias.

2.8. Comentarios, Conclusiones y Recomendaciones

2.8.1. Comentarios

Comentario es la descripción de los hallazgos o aspectos trascendentales encontrados en la ejecución de la auditoría, se deben exponer en forma lógica y clara ya que constituyen la base para una o más conclusiones y recomendaciones.

Los comentarios pueden referirse a uno o varios hallazgos, constituyen la desviación que el auditor ha observado o encontrado; contiene hechos y otra información obtenida.

Para la redacción de un comentario, se pondrá un título que identifique la naturaleza del hallazgo. Este título debe ser un breve resumen de la conclusión.

A continuación se redactará los comentarios que representan las observaciones del auditor con el respecto a los hallazgos de auditoría, así como los de la entidad y/o sus funcionarios, junto a los razonamientos y/o análisis del auditor sobre éstos últimos.

Cuando sea necesario señalar artículos de leyes, reglamentos y otras disposiciones o normas, se indicará el número, el título o un resumen de su contenido, en ciertas circunstancias se puede transcribir la parte pertinente.

En el desarrollo de los comentarios se debe evitar la trascripción de comunicaciones u oficios que tengan relación con los hallazgos, únicamente debe hacerse referencia a dichos documentos.

No se debe citar los nombres de los funcionarios relacionados con los hechos comentados, pero siempre se hará referencia al cargo, función o nivel jerárquico de los que han intervenido en los mencionados hechos. Tampoco se incluirá las posibilidades o potenciales responsabilidades.

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De ser relevantes los hechos y puntos de vistas de la entidad, se incluirán a continuación de los comentarios, identificándolos con subtítulos, si son extensos. Se tendrá cuidado de hacer constar siempre en el comentario, el criterio y no en las conclusiones o recomendaciones.

En el informe de auditoría, se presentarán únicamente los comentarios relacionados con hallazgos significativos, que no han sido solucionados en el transcurso del examen.

Comentarios, que se deben ordenar por la importancia, de conformidad al enfoque de la auditoría y puede ser por cuentas siguiendo el orden de presentación de los estados financieros, ciclos, sistemas, procesos y otros a definirse.

Se plantean a continuación las características o atributos que deben contener un hallazgo:

Condición (Lo que es – situación actual).

Es la situación actual encontrada por el auditor con respecto a una operación, actividad o transacción que se está examinando. Esta información servirá para determinar si: • Los criterios se están cumpliendo satisfactoriamente. • Los criterios se están cumpliendo parcialmente. • Los criterios no se cumplen.

Criterio (Lo que debe ser).

Son parámetros de comparación o las normas aplicables a la situación encontrada que permiten la evaluación de la condición actual. Los criterios pueden ser los siguientes: • Leyes. • Reglamentos. • Instrucciones constantes en manuales, instructivos, procedimientos, entre

otros. • Objetivos. • Políticas. • Normas. • Opiniones independientes de expertos. • Prácticas generalmente observadas. • Otras disposiciones. Cuando no se han establecido criterios por escrito se podrá emplear el sentido común y la experiencia del auditor, siempre que éstos hayan sido probados previamente, sean lógicos y suficientemente convincentes.

Efecto

Es el resultado adverso, que se produce de la comparación entre la combinación y el criterio respectivo. La importancia de un hallazgo se juzga generalmente por el EFECTO. Los efectos, deben exponerse, en lo posible, en términos cuantitativos,

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tales como unidades monetarias, tiempo, unidades de producción o número de transacciones, sin embargo los efectos también pueden presentarse en forma cualitativa, por ejemplo cuando la calidad de un servicio, no es la más adecuada y no guarda relación con parámetros o estándares definidos, tanto por las normas nacionales como internacionales.

El efecto es importante para el auditor para persuadir a la administración, que es necesario un cambio o acción correctiva para alcanzar los objetivos y metas institucionales, para lo cual se debe redactar en términos comprensibles para los usuarios del informe de auditoría.

El efecto puede reflejarse en: • Uso antieconómico o ineficiente de los recursos humanos, materiales o

financieros. • Pérdida de ingresos potenciales. • Violación de disposiciones legales. • Inefectividad en el trabajo (no se está ejecutando conforme a la planificación). • Gastos indebidos. • Informes o registros poco útiles, poco significativos o inexactos. • Control inadecuado de recursos o actividades. • Ineficiencia en el trabajo que se esté realizando.

Causa

Es la razón fundamental por la cual se origina la desviación o es el motivo por el cual no se cumplió el criterio o la norma.

La simple aseveración en el informe de que existe la desviación no proporciona todos los elementos de juicio para comprender la misma.

La determinación de la causas o causas que originaron las desviaciones, es de primordial importancia, porque sin ubicar e identificar la claramente sería imposible sugerir la acción correctiva necesaria para eliminarla.

Las causas pueden originarse por: • Falta de capacitación. • Falta de comunicación • Falta de conocimiento de los requisitos. • Negligencia o descuido. • Normas inadecuadas, inexistentes, obsoletas o imprácticas. • Consciente decisión de desviarse de las normas. • Falta de recursos humanos, materiales o financieros. • Falta de buen juicio o sentido común. • Falta de honestidad. • Inadvertencia del problema. • Inadvertencia de beneficios potenciales desarrollados al efectuar cambios. • Falta de esfuerzo e interés suficientes. • Falta de supervisión adecuada. • Falta de voluntad para cambiar.

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• Organización defectuosa. • Falta de delegación de autoridad. • Auditoría interna deficiente.

Las causas señaladas a manera de ejemplo, al momento de ser incluidas en los informes, se las deberá redactar en un lenguaje apropiado y cuidando de no emitir juicio de valor.

Es importante que el auditor revele con mayor énfasis las causas de las desviaciones relacionadas con asuntos financieros, con el propósito de contribuir a mejorar la administración financiera.

Los hallazgos, deben ser redactados claramente a fin de facilitar la identificación de cada uno de los atributos.

A base del desarrollo de los atributos del hallazgo, el auditor redacta la conclusión, que conduce a la formulación de una o varias recomendaciones, orientadas a corregir las deficiencias encontradas.

2.8.2. Conclusiones

Las conclusiones de auditoría son juicios profesionales del auditor basados en los hallazgos luego de evaluar los atributos y obtener la opinión de la entidad. Su formulación se basa en realidades de la situación encontrada, manteniendo una actitud objetiva, positiva e independiente sobre lo auditado.

Las conclusiones forman parte importante del informe de auditoría y generalmente se refiere a irregularidades, deficiencias o aspectos negativos encontrados con respecto a las operaciones, actividades y asuntos examinados, descritos en los comentarios correspondientes que podrían dar fundamento a la determinación de responsabilidades, cuando las haya y el establecimiento de acción correctivas.

Las conclusiones son representadas a continuación de los comentarios, en forma separada y podrá redactarse, según el caso, para cada comentario o grupo de ellos, bajo el título CONCLUSION.

En la conclusión, no se repetirá, lo descrito en el comentario y se utilizará un estilo adecuado de redacción que le permita tener una apreciación objetiva del hecho comentado.

2.8.3. Recomendaciones

Son sugerencias claras, sencillas, positivas y constructivas formulas por los auditores que permiten a las autoridades de la entidad auditada, mejorar las operaciones o actividades, con la finalidad de conseguir una mayor eficiencia, efectividad y eficacia, en el cumplimiento de sus metas y objetivos institucionales.

Las recomendaciones se presentarán luego de los comentarios y las conclusiones, se asignará a cada recomendación un número correlativo en orden de presentación de los comentarios, en determinados casos una recomendación puede agrupar a varios comentarios y se presentarán en orden de importancia en el Capítulo de Resultados de Auditoría.

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El informe del auditor comentará recomendaciones objetivas, que permitan ser aplicadas de inmediato con los medios que cuentan la entidad auditada, tomando en consideración la redacción costo/beneficio de cada una de ellas.

No se debe incluir recomendaciones generales abstractas, cuya aplicación demande estudios adicionales detallados o de difícil comprensión para los servicios involucrados.

Debe incluirse recomendaciones en los informes, únicamente cuando el auditor llegue a la conclusión de que se necesita tomar acciones para lograr mejoras o corregir deficiencias y no deberá recomendar medidas concretas, si no está completamente convenido de haber reunido toda la información necesaria para respaldar tales correctivos.

Las recomendaciones, no se deben limitar a señalar las medidas correctivas sugeridas, consecuentemente, se debe explicar como lograr el cumplimiento de los objetivos y las disposiciones legales.

Para este efecto al finalizar el Capítulo de Resultados de Auditoría, conjuntamente con los funcionarios de la entidad involucrados, se preparará un cronograma de implantación de las recomendaciones, en el que se señalará fechas y funcionarios responsables de su cumplimiento.

El lenguaje utilizado en la exposición de las recomendaciones, debe ser claro y no dar lugar a interpretaciones, las recomendaciones deben ser redactadas en oraciones afirmativas y simples.

No se debe incluir recomendaciones negativas, tales como la aplicación de sanciones. Dicha acciones son obligaciones que no necesitan ser recomendadas.

En caso de que el auditor no pudiera formular las recomendaciones pertinentes debido al alcance limitado de la auditoría o por otra razón, deberá hacer constar en su informe el motivo por el cual es imposible recomendar las medidas correctivas apropiadas y que labor adicional se necesitará realizar para formular dichas recomendaciones.

Se debe evitar las recomendaciones que incluyan expresiones como “Inmediatamente” o “Sin demora” ya que tiende a generar resistencia por su tono impositivo.

Las recomendaciones incluidas en el informe deben estar dirigidas al servidor de la organización que debe ejecutar la acción correctiva, previendo la participación del funcionario responsable del área pertinente al nivel más alto o de la máxima autoridad, quienes se ocuparán de lograr su cabal y efectiva aplicación.

No se debe recomendar el cumplimiento de Leyes, Normas, Reglamentos o Instructivos, por el comentario el auditor tiene que señalar de manera resumida los procedimientos que permitan a la entidad examinada poner en práctica dicha recomendación.

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Cuando una entidad a aceptado una recomendación y se a tomado la acción necesaria, el informe debe mencionar este particular siempre y cuando el auditor lo considere importante.

No deben presentarse todas las recomendaciones en un solo bloque al final del informe, después de presentar una serie de comentarios y conclusiones que cubren varios hallazgos no relacionados, porque este procedimiento puede ocasionar función al usuario o lector del informe. 3. Estructura del Informe de Auditoría Financiera

3.1. Esquema del Contenido del Informe

NUMERO

DETALLE

INFORME

EXTENSO BREVE

1 Carátula X X 2 Detalle de abreviaturas utilizadas X X

3 Índice X X SECCION I 4 Dictamen Profesional a los estados financieros y a la

Información Financiera Complementaria X X

5 Estados Financieros

• De situación financiera.

• De resultados.

• De flujo de efectivo (FASB 95)

• Estado de Ejecución Presupuestaria.

• Estado de Ejecución del Programa de Caja.

X X

6 Notas a los estados financieros X X SECCION II 7 Detalle de la Información Financiera Complementaria X X

SECCION III 8 Resultados de la Auditoría X Carta de control Interno X

Capítulo I Seguimiento al Cumplimiento de las Recomendaciones

X

Capítulo II Rubros Examinados X 9 Anexos:

• Detalle de los funcionarios

• Cronograma de implantación de las recomendaciones

X X

100

3.2. Descripción del Contenido del Informe

3.2.1. Carátula

Contendrá el logotipo de la Contraloría General del Estado en la parte superior. En el recuadro de la parte inferior se incluirá la denominación del trabajo realizando auditoría; la entidad, lugar, programa, proyecto, actividad, ente contable, unidad o área y el período de cobertura o alcance correspondiente. En la esquina inferior de la parte derecha del recuadro se incluirá las siglas de la unidad en la que se originó el informe, el año y el número secuencial. Ejemplo: DA-X-96-001.

3.2.2. Detalle de abreviaturas utilizadas

Es un detalle de todas las abreviaturas utilizadas en la redacción del informe y que se las incluye al inicio, a efectos de que en el texto no se ponga el nombre completo de las mismas, sirve además para que el lector o usuario del informe se familiarice con las mismas.

3.2.3. Índice

Constituye el detalle resumido del contenido del informe, e incluirá el número de las páginas, para guiar al lector o usuario respecto del contenido del informe.

3.2.4. SECCION I: Dictamen Profesional

El Dictamen del Auditor es una expresión clara de la opinión escrita sobre los estados financieros tomados en su conjunto, previa a la emisión de la opinión, el auditor, deberá analizar y evaluar las conclusiones extraídas de la evidencia de auditoría, obtenida como base para la expresión de una opinión de loes estados financieros.

El Dictamen contendrá un párrafo introductorio, que incluya a los estados financieros dictaminados, un párrafo de alcance, en el cual se describe la naturaleza de la auditoría, el párrafo de las excepciones o salvedades (caso de haberlas) y un párrafo separado para expresar su opinión profesional (Ver NIA 13, NEA y SAS 58).

Cuando el auditor externo decide basarse en el informe elaborado por otro auditor o la auditoría interna y asumir la corrección bajo su responsabilidad, para formular su opinión, se debe señalar este hecho en le párrafo introductorio de su informe, en igual forma citará los rubros o áreas que han sido cubiertos por otros auditores y mencionar el informe del otro auditor al expresar su opinión, estas referencias indican las división de responsabilidades en la ejecución de la auditoría.

Estructura del Dictamen Profesional

Elementos básicos del dictamen del auditor: • Fecha Al expresar la opinión sobre la presentación razonable, el auditor debe considerar el efecto de cualquier hecho o transacción importante que haya ocurrido desde la fecha de emisión de los estados financieros, pero antes de la terminación de la auditoría.

101

Normalmente el informe de auditoría lleva la fecha en que concluyó el trabajo de campo. La fecha de emisión del informe es colocada en la parte superior derecha de la hoja que contiene el informe. Aunque cuando también se puede colocar en la parte inferior izquierda.

• Título Siempre que la Contraloría emita un informe debe incluirse el título “Dictamen de auditores independientes”, con lo cual se trata de enfatizar la independencia de la Contraloría con las Instrucciones Auditadas, traducida no solo en apariencias sino en hechos.

• Destinatario Generalmente se dirige a la máxima autoridad de la entidad cuyos estados financieros fueron examinados, por los auditores de la Contraloría General del Estado.

• Identificación de los estados financieros auditados La primera parte del párrafo introductorio identifica a la entidad y a los estados financieros auditados. La terminología usada para referirse a los estados financieros, debe concordar o ser uniforme con los títulos de los respectivos estados proporcionados por la entidad.

• Responsabilidad de la máxima autoridad de los estad os financieros No existe total claridad para los usuarios de los estados financieros y en algunas oportunidades para las máximas autoridades respecto a la responsabilidad de la preparación de los estados financieros y sus correspondientes notas. Según lo indicado en la segunda parte del párrafo introductorio, los estados financieros son responsabilidad de la máxima autoridad de la entidad auditada, en consecuencia son manifestaciones de dicha entidad.

• Responsabilidad del auditor por la expresión de la opinión La auditoría se refiere fundamentalmente al examen de los estados financieros de la entidad auditada, con el objetivo de emitir un informe u opinión sobre dichos estados. Para que no exista duda para los usuarios del informe, en cuanto a la responsabilidad asumida, en la tercera parte del párrafo introductorio se menciona ese hecho. • Auditoría efectuada de acuerdo con las Normas de Au ditoría

Generalmente Aceptadas, las Normas de Auditoría Gen eralmente Aceptadas aplicable en el Sector Público, las Norma s Internacionales de Auditoría y las Normas Ecuatorianas de Auditoría.

102

La primera parte del párrafo del alcance menciona “nuestra auditoría fue practicada de acuerdo con Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas aplicables en el Sector Público, las Normas Internacionales de Auditoría y las Normas Ecuatorianas de Auditoría”. Estas aseveraciones es de suma importancia, posee el conocimiento exacto y preciso del significado de lo que son las NAGA, las NIA’s y las NEA’s. • Requerimientos según las Normas de Auditoría Genera lmente Aceptadas,

las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas apli cables en el Sector Público, Normas Ecuatorianas de Auditoría y Normas Internacionales de Auditoría.

La segunda parte de párrafo del alcance, es dejar en claro que una auditoría no es un medio para garantizar la absoluta exactitud de los estados financieros, sino suministrar “un grado razonable de seguridad de que los estados financieros no contienen errores significativos”.

• Auditoría efectuada a base de pruebas selectivas. La auditoría enfoca su atención hacia los factores que incrementan el riesgo de errores materiales en los estados financieros. Una vez que el auditor a determinado el alcance que dará a sus pruebas, emplea su criterio profesional en la selección de los procedimientos de auditoría que aplicará en aquellas áreas donde supuestamente se sucederían los errores o desviaciones, utilizando la técnica de muestreo estadístico” o pruebas selectivas y examinadas las partidas y partes de independencia.

• Evaluación de los Principios Básicos de Contabilida d incluidos en las

Normas Ecuatorianas de Contabilidad (NEC), las Norm as de Contabilidad Gubernamental de las estimaciones de importancia y de la presentación general de los estados financieros. El auditor debe evaluar la correcta aplicación de las Normas Ecuatorianas de Contabilidad (NEC), las Normas de Contabilidad Gubernamental, las estimaciones relacionadas con ciertos registros, adicionalmente el auditor enfoca su atención a la presentación general de los Principios Básicos de Contabilidad envés de centrarse en cada una de las partidas o rubros que los componen.

• Consideración del auditor acerca de la opinión expr esada. La última frase del párrafo del alcance “consideramos que nuestra auditoría provee una base razonable para fundamentar la opini ón expresada a continuación” establece un vínculo entre la revisión efectuada y la opinión emitida, la mención del término “razonablemente” enfatiza el hecho en que la auditoría no garantiza la inexistencia de errores e irregularidades en el proceso contable, ni la exactitud de las cifras que integran los estados financieros.

• Presentación razonable En el párrafo de la opinión, las palabras “presentan razonablemente” se usan en el sentido de equitativamente, imparcialmente, objetivamente, cuando el auditor se refiere a la presentación razonable no pretende que exista

103

exactitud, dice más bien que dentro de un margen razonable de importancia relativa, los estados financieros se presentan equitativamente para todos los sectores.

• Conformidad con los Principios básicos de Contabili dad, las Normas Ecuatorianas de Contabilidad y las Normas Internaci onales de Contabilidad Un principio es una verdad fundamental, el término “principios básicos de Contabilidad”, en forma mencionada en el párrafo de la opinión del informe, trata de referirse no solo a las prácticas y principios contables, sino a los métodos de aplicación.

En la parte final del párrafo de la opinión ya no se hace mención de la norma de UNIFORMIDAD en la aplicación de los Principios entre periodos, a menos que se haya sucedido un cambio, en cuyo caso la falta de uniformidad se mencionará por separado.

• Firma

La responsabilidad por la firma del informe, debe descansar en el Director de la auditoría que tuvo a su cargo la planeación, dirección y supervisión del trabajo.

• Contenido del dictamen de auditoría financiera

Primer párrafo (Introductorio)

a. Identifica los estados financieros auditados.

b. Establece la diferencia entre las responsabilidades de la administración de la entidad, en lo relacionado con la preparación de los estados financieros y la del auditor, en la emisión de su opinión, basada en el trabajo que ha realizado.

Segundo párrafo (Alcance)

a. Indica que la auditoría se practicó de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de Auditoria Aplicables en el Sector Público, Normas Internacionales de Auditoría, Normas Ecuatorianas de Auditoría y demás disposiciones, emitidas por la Contraloría General del Estado y describe la naturaleza del trabajo del auditor, estos es que ha sido planeado y efectuado con el objetivo de lograr un razonable grado de seguridad que los estados financieros están excepto de errores importantes.

b. Explica lo que comprende la auditoría: • Un examen a base de pruebas selectivas, de las evidencias que

respaldan las cifras y las informaciones relevadas en los estados financieros.

• La evaluación de los principios de contabilidad aplicables en el Sector Público, utilizados las Normas Ecuatorianas de Contabilidad y de las estimaciones de importancia efectuadas por la administración de la entidad.

• La evaluación de la presentación general de los estados financieros.

104

c. La declaración del auditor sobre su examen que provee una base razonable

para emitir la opinión.

Tercer párrafo (Opinión)

La opinión del auditor acerca de, si los estados financieros presentan razonablemente, en todos sus aspectos significativos, la situación financiera de la entidad a la fecha del balance general, incluyendo los resultados de las operaciones, los flujos del efectivo y la ejecución presupuestaria, por el periodo determinado en esa fecha, de acuerdo con los Principios Básicos de Contabilidad Aplicables en el Sector Público de la República del Ecuador, Normas Ecuatorianas de Contabilidad, además la expresión de la conformidad o disconformidad con las disposiciones legales y normas secundarias correspondientes.

El dictamen del auditor sobre los estados financieros pueden ser los siguientes tipos: • Opinión estándar, limpio o sin salvedades. • Opinión con salvedades o excepciones. • Opinión adversa o negativa de opinión. • Abstención de opinión. • Trabajos para realizar procedimientos convenidos • Estructura del informe de Auditoría Financiera • Estructura del informe de Examen Especial.

3.2.5. Estados Financieros

Los estados financieros básicos que deben presentar las entidades auditadas para el examen son los siguientes: a. Estado de Situación Financiera. b. Estado de Resultados. c. Estado de Flujo de Efectivo y d. Estado de Ejecución Presupuestaria e. Estado de Ejecución del Programa de Caja. Los estados financieros deben presentarse en forma comparativa con los del (los) periodo (s) precedente (s) al examinado. Cuando el alcance de la auditoría cubra más de un período se presentarán los estados financieros de todos los ejercicios examinados, el orden de presentación será, del último a los anteriores, tomando en consideración que se trate de años fiscales completos. Los estados financieros deben estar estructurados de conformidad con lo dispuesto en las Normas de Contabilidad Gubernamental Vigente.

Cuando en el transcurso del examen el auditor determine que errores u omisiones en el registro de las transacciones y ha sugerido la realización de ajustes y reclasificaciones, que afecten al ejercicio presente y anteriores; pero los registros no han sido aún cerrados, se propondrá ajustes y reclasificaciones que correspondan con el propósito de que la entidad emita los estados financieros incluyendo estas modificaciones, en este caso emitirá su dictamen sobre los estados financieros ajustados.

105

En el caso de que los asientos de ajustes y reclasificaciones sugeridos por el auditor, no sean registrados en el periodo examinado, porque los estados financieros han sido cerrados, el auditor propondrá a la entidad examinada la reapertura de los registros y que se presenten los estados financieros reestructurados, si la entidad no los presenta, emitirá su dictamen sobre los presentados inicialmente.

Cuando la entidad ha aceptado los ajustes y/o reclasificaciones propuestas por el auditor, pero no han procedido a reformular los estados financieros, se dictaminará sobre los estados financieros inicialmente presentados, pero en la sección de la Información Financiera Complementaria incluirá el Balance Proforma, en el que demostrarán los saldos presentados por la entidad examinada, el detalle de los ajustes y reclasificaciones y el saldo de auditoría.

Cuando la entidad ha reformulado los estados financieros a causa de las modificaciones detectadas y comunicadas por el auditor, revelará este hecho a través de una nota aclaratoria de los estados financieros, indicando el ejercicio al que se afectó.

Al final de cada uno de los estados financieros se incluirá la siguiente nota:

“Las notas adjuntas son parte integrante de los estados financieros”.

3.2.6. Notas Aclaratorias de los Estados Financiero s

La entidad examinada, junto a los estados financieros debe presentar las Notas Aclaratorias respectivas, estructuradas de conformidad a lo dispuesto en la Normativa de Contabilidad Gubernamental vigente y en las Normas Ecuatorianas de Contabilidad (NEC).

Las notas aclaratorias, constituyen manifestaciones de la entidad, en las que se revela la información significativa y necesaria para asegurar la debida comprensión por parte de los usuarios del contenido de los estados financieros, de los cuales son parte integrante. Estas notas, entre otros aspectos tratarán de lo siguiente.

Nota 1

♦ Antecedentes

Contendrá los antecedentes y una descripción de la actividad a la que se dedica la Entidad auditada, además el auditor debe incluir en esta nota la siguiente información: Base legal (creación de la entidad y disposiciones que rige su actividad) y misión básica, estructura orgánica, objetivos, financiamiento de las operaciones de la entidad y a continuación se detalla la información que debe incluirse en esta nota.

♦ Base legal y misión básica Se señalará el instrumento legal en lo cual conste su creación o constitución. Únicamente en la primera auditoría se mencionarán las leyes y normas reglamentarias vigentes en la entidad examinada. Debe existir reformas o variaciones en la base legal, se indicarán éstas en el apéndice del nuevo examen.

106

♦ Estructura orgánica (niveles administrativos)

Debe señalarse brevemente y en forma clara, como está organizada la entidad para desarrollar sus actividades. Tratándose de entidades públicas descentralizadas, debe mostrarse claramente sus niveles y órganos de decisión y ejecución respectivas, así como sus unidades de asesoría, de apoyo y operativas correspondientes. Se pondrá de relieve las líneas de comunicación más importantes y se indicará la delegación de funciones y autoridad más significativas, esta información debe ser lo más completa y sencilla.

♦ Objetivos de la entidad Contendrá los fines de la entidad, extraídos de su Ley de creación o constitutiva. Se indicarán también las principales operaciones y actividades que desarrolla, poniendo especial énfasis en los programas más significativos que ejecuta.

♦ Financiamiento de las operaciones Esta información podrá incluir asignaciones presupuestarias, ingresos propios y cualquier otra fuente de financiamiento de la entidad, programa o actividad. Este detalle se revelará en valores efectivos en miles de sucres y en forma comparativa, por ejercicios económicos.

Nota 2

♦ Principales Políticas y Prácticas Contables. • Detallará los principales principios, políticas y prácticas contables utilizados por la

Entidad. • En las notas se detallarán, la composición de las principales cuentas que

confirman los estados financieros. • Bases para la cuantificación de los activos de mayor importancia y las cuentas de

valoración. • Restricciones existentes sobre las cuentas de activo, pasivo y patrimonio y algún

otro tipo de gravamen. • Posibles incertidumbres respecto a la información relevada en los estados

financieros. • Pasivos contingentes significativos, de ser posible cuantificar. • Eventos subsecuentes de importancia ocurridos entre el cierre del ejercicio y la

fecha de formación de los estados financieros, que tenga efecto en los resultados posteriores o en la situación financiera de la entidad examinada.

• Cualquier otra información adicional, que amplíe o aclare y permita la adecuación interpretación de los estados financieros por parte de los usuarios.

• Las notas se presentarán en hojas adicionales a continuación de los estados financiera, el auditor, como parte de su examen durante el proceso de la auditoría, podrá colaborar en su formulación.

•

107

3.2.7. SECCION II: Información Financiera Complemen taria

La Norma Internacional de Auditoría 14, manifiesta que el auditor necesita considerar la información financiera adicional formulada por la entidad, cuando emite su dictamen sobre los estados financieros, ya que la credibilidad de los estados financieros auditados puede debilitarse por inconsistencias que pueden existir entre los estados financieros y la información financiera complementaria.

Esta información financiera complementaria sirve para explicar, apoyar o sustentar el dictamen del auditor sobre la razonabilidad de la presentación de los estados financieros de la Entidad; además debe ser examinada aplicando los mismos procedimientos de auditoría empleados para el examen de los estados financieros básicos.

La información financiera complementaria, está conformada por los análisis y detalles adicionales formulados por la entidad o el auditor, con la finalidad de proporcionar a los directivos de la Entidad examinada reportes y detalles complementarios que permitan la toma de decisiones y correctivos si el caso lo amerita.

A continuación se presenta un detalle de la Información Financiera Complementaria, que debe ser incluida en l informe de auditoría. • Análisis de la ejecución presupuestaria. • Balance proforma. • Análisis d la cartera de crédito. • Análisis antigüedad de saldos de cuentas por cobrar y pagar. • Análisis de la cobertura de seguros: activos asegurados, riesgos cubiertos,

suma asegurada y valor en libros de los activos asegurados. • Análisis de la composición de los Bienes de Larga Duración (activos fijos),

incluyendo la depreciación. • Análisis de la composición de los principales grupos de existencias

(inventarios). • Análisis de la composición de las inversiones. • Detalle de los activos y pasivos contingentes. • Detalle de los principales índices o indicadores financieros, que incluya su

explicación. • Análisis del rendimiento de las tarifas. • Análisis del Informe Anual de Actividades de la Entidad. • Descomposición del Balance Consolidado (cuando se trata de entidades que

tienen varios entes contables y que lleven sus contabilidades separadas). • Conciliación de ingresos y egresos, entre los estados de resultados, flujo

efectivo y ejecución presupuestaria (de presentarse diferencias entre los estados de ejecución presupuestaria y los estados de flujo de efectivo y de resultados, se demostrarán las diferencias).

• Variaciones de las principales cuentas de los estados financieros.

Balance proforma

Cuando el auditor en el desarrollo de la auditoría y luego del análisis pertinente, ha sugerido se registren varios asientos de ajustes y/o reclasificación, los cuales han

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sido aceptados por los funcionarios responsables y la entidad, debido a que ya ha cerrado sus registros, no está en condiciones de registrarlos en el período al que corresponden, emitirá su dictamen sobre los estados financieros presentados por la entidad y concomitantemente formulará el Balance Proforma, para el cual se sugiere utilizar el siguiente formato:

CUENTAS SALDO CONTABILIDAD AJUSTES RECLASIFICACIONES SALDOS DE AUDITORIA DEUDOR ACREEDOR DEBE HABER DEBE HABER DEUDOR ACREED OR

Con la presentación de este Balance Proforma el auditor es más objetivo, debido a que incluye en el informe los ajustes y/o reclasificaciones, los cuales deben estar respaldados con la respectiva hoja que será preparada por el auditor, a fin de demostrar la real situación financiera de la Entidad examinada.

Análisis de la antigüedad de saldos de cuentas por cobrar y por pagar

El auditor debe presentar este análisis, a efecto de que los directivos dispongan de información que les permita conocer el origen de los saldos y tomar los correctivos pertinentes, que pueden ser la iniciación de acciones legales respectivas.

Si la entidad realiza una provisión para las cuentas malas, procederá a analizar y determinar si los porcentajes son adecuados, suficientes y cuales fueron los criterios para la determinación de los porcentajes.

Análisis de la cobertura de seguros: activos asegur ados, riesgos cubiertos, suma asegurada y valor en libros de los activos asegurados

El auditor analizará la suficiencia de la cobertura de las pólizas de seguroscontratadas por la Entidad, identificando: La compañía contratada, los riesgos cubiertos, período de vigencia, el monto asegurado y el valor que se haya registrado en libros, entre otros.

Análisis de la composición de los Bienes de Larga D uración (activos fijos), incluyendo la depreciación y la reexpresión

Se presentará un detalle de la composición de los principales rubros de los activos fijos que contenga la siguiente información: costo histórico del activo, incrementos y disminuciones, porcentaje y valor de la depreciación acumulada, porcentaje y valor de la revalorización, porcentaje y valor de la depreciación de la reexpresión y saldos finales de los activos.

Análisis de las variaciones de los principales grup os de inventarios

Se detallará la variación comparativamente con los años anteriores, con indicación de saldo inicial, incrementos (adiciones) reducciones (retiros) y saldo final.

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Análisis de la composición de las inversiones

Si la entidad realiza inversiones, el auditor, deberá presentar un análisis de las inversiones realizadas en el período examinado, entre otros aspectos considerará lo siguiente: el tipo de inversión, objetivo de las inversiones, cantidad, valor unitario, número, serie, plazo, tasa de rendimiento o dividendos (devengados y por devengar).

Detalle de los activos y pasivos contingentes

Luego de haber solicitado a las autoridades de la entidad examinada el detalle de activos y pasivos contingentes, el auditor, realizará un resumen de cada uno de los potenciales litigios o juicios existentes en la entidad, en caso de haberlos, estos resúmenes servirán de sustento a los párrafos explicativos que se agregarán al dictamen a los estados financieros básicos.

Descomposición del Balance Consolidado

Cuando la auditoría se realiza a los estados financieros consolidados presentados por la entidad, el auditor en la Información Financiera Complementaria, incluirá los estados financieros de cada uno de los entes que lo conforma, a efecto de sustentar el dictamen emitido.

Conciliación de Ingreses y Egresos, entre los Estad os de Resultados, Flujo de Efectivo y Ejecución Presupuestaria

Toda la información contenida en los informes de auditoría es interrelacionada, por lo tanto, la información que se presente en cada uno de los estados financieros debe estar conciliada entre sí, con el objeto de confirmar que la misma se haya presentado adecuadamente, por lo tanto los ingresos y los egresos del período o períodos deben estar adecuadamente conciliados entre sí. De presentarse diferencias, éstas deben estar debidamente demostradas.

Variaciones de las Principales Cuentas de los Estad os Financieros

Es importante que en esta sección, se presten las variaciones de las principales cuentas que conforman los estados financieros, con indicación de: Saldo inicial, incrementos (adiciones) retiros (deducciones) y saldo final, información que no ha sido incluida en las notas a los estados financieros, sin embargo y por su importancia debe ser elaborada a fin de que los directivos de la entidad dispongan de elementos adicionales que les permita conocer el movimiento financiero de las cuentas y si es necesario tomar los correctivos pertinentes.

3.2.8. SECCION III: Resultados de la Auditoría

En esta sección, se incluirá los comentarios sobre las deficiencias detectadas por el auditor en la ejecución de la auditoría, estos comentarios, reunirán las características que faciliten a los usuarios su comprensión e introduzcan a la efectiva aplicación de las acciones correctivas sugeridas en las recomendaciones, consta de las siguientes partes: • Carta de Control Interno.

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• Capítulo I.- Seguimiento al Cumplimiento de recomendaciones de los informes de auditoría de años anteriores.

• Capítulo 2.- Resultados del Examen. • Comentarios sobre las desviaciones encontradas en la ejecución de la

auditoría. • Estos comentarios se los estructurará en: condiciones reportables y

condiciones no reportables. • Se los desarrollará por: cuentas, ciclos, sistemas, procesos, entre otros,

dependiendo del enfoque de la auditoría determinada en la Planificación. • Anexos:

Anexo 1. Principales funcionarios. Anexo 2. Cronograma de implantación de las recomendaciones. Carta de Control Interno

Como parte integrante del informe de auditoría, el auditor debe elaborar la Carta de Control Interno, que contendrá la siguiente información (ver apéndice “E” de la comunicación de resultados). • Fecha • Destinatario • Identificación de la entidad auditada. • Identificación de los estados financieros. • El propósito de la evaluación del Control Interno. • Un párrafo donde se demuestra que se incluyen las desviaciones determinadas

en el examen. • Indicación de que las deficiencias han sido comunicadas a los Funcionarios de la

Entidad. • Firma, del director de la auditoría que tuvo a cargo la planeación, dirección y

supervisión del examen. Capítulo I Seguimiento al Cumplimiento de las Recomendaciones de Informes de Auditoría Anteriores

En este capítulo se incluirán todas las recomendaciones formuladas en informes de auditoría anteriores y que no han sido cumplidas por parte de las autoridades o funcionarios de la entidad auditada. Se lo estructurará de la siguiente manera.

Título del Comentario que Origina la Recomendación

Es importante que se cite el título del comentario que genera la recomendación a efecto de que el usuario del informe conozca la deficiencia que originó dicha recomendación.

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La Recomendación

Se efectuará la trascripción textual de la recomendación, para que los lectores del informe, verifiquen y determinen las acciones correctivas que se deben implementar.

Situación Actual

Los auditores deben evidenciar documentadamente, los hechos y las acciones que no han sido tomadas por parte de la entidad auditada, a efectos de cumplir con las recomendaciones formuladas por la Contraloría General del Estado.

CAPITULO II Resultados de la Auditoría

Los comentarios, conclusiones y recomendaciones sobre las deficiencias determinada en la ejecución de la auditoría, se los estructurará en Condiciones Reportables y No Reportables.

Condiciones Reportables y No Reportables

Los SAS 55, 60 y 79 determinan que el auditor, una vez que ha concluido al evaluación del Control Interno de la entidad, en el transcurso de la ejecución de la auditoría, entregará a los directivos, un informe de evaluación del control interno, que contendrá las Condiciones Reportables (deficiencias importantes) y las Condiciones no reportables (deficiencia de la poca importancia), éstas últimas, en lo posible deben ser solicitadas durante las labores de campo.

Condiciones Reportables (SAS 60)

Son asuntos que llaman la atención del auditor y que en su opinión se deben comunicar a las autoridades de la entidad, pues, representan deficiencias importantes en el diseño y operación de control interno y podrían afectar negativamente la capacidad de la entidad para registrar, procesar, resumir y reportar información financiera uniforme. Las Condiciones Reportables, se deben comunicar preferentemente por escrito, sin embargo cuando la comunicación sea verbal, deberá documentarse en papeles de trabajo.

Condiciones no Reportables (SAS 60)

Son las deficiencias de poca importancia determinadas en la evaluación del control interno, que no inciden en la marcha de la entidad, en estos casos el auditor y supervisor deben decidir si comunicar por escrito o verbalmente, si utiliza la última alternativa, deberá documentarla en papeles de trabajo, a efecto de evidenciar el cumplimiento de esta actividad.

Dependiendo del enfoque que el auditor haya dado a la auditoría en la planificación, los comentarios de control interno se los puede estructurar: • Por cuentas, en este caso se mantendrá el orden de presentación de los estados

financieros.

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• Por sistemas, ciclos, procesos, componentes, etc. Cuando se haya adoptado esta modalidad de ejecución de la auditoría, se presentará los comentarios, conclusiones y recomendaciones en orden de importancia.

En una auditoría a los estados financieros de las entidades del Sector Público, entre otros, se pueden presentar los siguientes sistemas, componentes, ciclos, entre otros. • Ventas (Ingresos), Cuentas por Cobrar y Cobros. • Inventario (Existencias) y Costo de Producción. • Compras, Cuentas por Pagar y Pagos. • Disponibilidades. • Inversiones. • Otros Activos. • Bienes de Larga Duración (Adquisiciones y retiros, depreciación, re expresión). • Otros Pasivos. • Inversiones en Proyectos y Programas. • Empréstitos y Patrimonio. •

3.2.9. ANEXOS

En el informe de auditoría financiera, se incluirá únicamente dos anexos que son:

Anexo 1 Detalle de los principales funcionarios

Todo informe de auditoría financiera debe incluir el anexo que detalle los nombres, cargos y períodos de gestión de los principales servidores de las entidades examinadas; el detalle se lo estructurará de la siguiente forma:

NOMBRES Y CARGO PERIODO DE GESTION DESDE HASTA

• Carta de compromiso de la máxima autoridad.

Anexo II Cronograma de Implantación de las Recomend aciones.

El éxito del diseño e implantación de las recomendaciones del informe de auditoría financiera dependen del grado de mejora en la productividad, competitividad y eficiencia en general de la entidad.

El trabajo de auditoría no será completo si no se concreta y materializan las recomendaciones en beneficio de la entidad, es decir el informe de auditoría, debe generar valor agregado.

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La labor del auditor no termina con la entrega del informe de auditoría, en el que incluya el detalle de las deficiencias existentes, debe proponer soluciones a través de las recomendaciones y colaborar con la entidad auditada para su implantación.

En conclusión se puede decir que el paso entre lo que se pensaba hacer y los hechos reales y objetivos, es el momento a partir del cual se empieza a aportar los beneficios de las recomendaciones, tanto a corto como a largo plazo.

La implantación de las recomendaciones debe ser dirigida por un líder de la entidad del propio auditor y supervisor que colabore en el diseño del plan que permita poner en práctica los cambios que se requieran dentro de la entidad.

La evaluación continua, metódica y detallada del proceso de implantación es una tarea que se debe ejecutar con el apoyo de la máxima autoridad de la entidad auditada. (Ver apéndice “G” de la comunicación de resultados).

Las razones para que se incluya este anexo al informe de auditoría son: • Conocimiento de los funcionarios de la entidad responsables de la implantación

de las recomendaciones. • Compromiso de los funcionarios de la entidad de implantar las

recomendaciones, en el tiempo acordado, al momento de elaborar el cronograma.

Diseño

Consiste en elaborar un plan de trabajo que permita determinar el procedimiento de implantación de las recomendaciones del informe de auditoría, conjuntamente con los funcionarios responsables de la entidad.

En determinados casos es importante incluir información y orientación respecto a la bondad de las medidas a implantarse para minimizar los obstáculos y las resistencias al cambio que presenten quienes se ven afectados por los nuevos procedimientos de trabajo.

Esta labor la cumplirá el Supervisor y Jefe de Equipo, conjuntamente los funcionarios de la entidad, una vez concluida la lectura del borrador del informe y dentro de los 5 días hábiles siguientes a dicha lectura, este plan de trabajo comprende los siguientes: • Definición de los funcionarios de la entidad auditada, encargados de implantar

las recomendaciones. • Determinar cuáles son las recomendaciones que implantará cada uno de los

funcionarios seleccionados. • Analizar conjuntamente las recomendaciones y determinar las fechas máximas

de iniciación y terminación de la implantación de las recomendaciones. • De ser necesario, determina el tipo de recursos necesarios para su

implantación. • Fijar el método de implantación que más convenga aplicar de acuerdo a las

características de las recomendaciones, así como las condiciones en que se van a implantar.

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• Cuando las recomendaciones se orienten al diseño e implantación de sistemas computarizados, se deben desarrollar y ejecutar previamente un plan de trabajo que incluya, pruebas de los programas que reproduzcan todas las transacciones y controles que se hayan diseñado, para validar su correcto funcionamiento.

• Los siguientes son los métodos de implantación de las recomendaciones: ♦ Métodos instantáneos.- Cuando las recomendaciones son relativamente

sencillas y no involucran un gran volumen de operaciones o varias unidades administrativas.

♦ Método de implantación en paralelo.- Consiste en la operación simultánea por un periodo determinado, tanto del sistema actual, como el propuesto, esto permite efectuar modificaciones y ajustes sin crear graves problemas, para que los cambios estén funcionando normalmente, antes de que se suspenda la operación anterior.

♦ Método de implantación parcial o de aproximaciones sucesivas.-

Consiste en seccionar en etapas de implantación de las recomendaciones y pasar de etapa en etapa, hasta que se haya consolidado adecuadamente la anterior. Permite no causar grandes alteraciones al sistema y un cambio gradual y controlado, sin embargo es un método lento.

• Las fechas determinadas en esta fase para la implantación de las

recomendaciones tendrá su vigencia a partir de la suscripción del cronograma y la carta de compromiso por parte de la máxima autoridad de la entidad auditada.

• Es importante que dentro de los funcionarios de la entidad, responsable de la implantación de las recomendaciones, se nombre un líder, quien se encargará periódicamente de verificar el cumplimiento de los objetivos esperados para la implantación de las recomendaciones y si el caso lo amerita sugerir correctivos inmediatamente para acelerar este proceso.

Se debe adjuntar al cronograma de implantación de las recomendaciones un oficio firmado por la máxima autoridad de la entidad, mediante el cual se acepta implantar las recomendaciones en los plazos establecidos.

3.3. Síntesis del Informe

Para conocimiento de la máxima autoridad de la Contraloría, es importante que los auditores formulen la Síntesis del Informe, que contengan los aspectos más importantes del informe.

La Norma Técnica de Auditoría General “Estructura del Informe de Auditoría” al respecto expresa: “A los informes extensos se incorporará una síntesis de los principales resultados de la auditoría para facilitar una comprensión rápida, clara y precisa de su contenido a los usuarios”.

Para el trámite de aprobación de todos los informes de auditoría, se adjuntará “La Síntesis del Informe” en el formulario que a sido diseñado para recopilar, simplificar y

115

representar información objetiva de los resultados obtenidos, para conocimiento del Contralor General del Estado.

Este formulario será llenado a base del instructivo (Ver apéndice “H” de la comunicación de resultados).

3.4. Tareas Finales de la Fase Comunicación de Resu ltados

La comunicación de resultados de conformidad a lo establecido en las disposiciones legales, se realizará una vez concluida la ejecución del examen, a base del borrador del informe y la organización de una reunión en la que participará los principales funcionarios de la entidad y los auditores de Contraloría. Para cumplir ésta actividad es necesario disponer de los siguientes datos: • Nombres y cargos de las personas que participarán. • Lugar, fecha y hora en que se realizará. • Borrador del informe de auditoría. • Convocatoria formal al titular, a los funcionarios, ex funcionarios y terceros

relacionados con el informe. • Nombres de los auditores que participarán en la reunión. • Estrategia a seguir durante la comunicación, identificando las funciones que

deberán cumplir los miembros del equipo que participen en ella. • Documento que evidencia la realización de la reunión, haciendo constar a las

personas que asistieron (acta de la conferencia final).

3.4.1. Efectos de la comunicación de resultados en el informe

A la conclusión de la lectura del borrador del informe, o hasta que se transcurran los cinco días hábiles de cumplida ésta diligencia, se pueden presentar comentarios, y en ciertos casos, documentos que luego de revisor pueden modificar el borrador del informe, actividad que es responsabilidad del jefe de equipo y el supervisor. El borrador del informe, luego de efectuadas las correcciones pasa a conocimiento del supervisor, quien lo revisa íntegramente e incluye las variaciones que considere necesarias. En el caso de que existan cambios de fondo, los resumirá en un papel de trabajo referenciándose al informe para discutirlos con el jefe de equipo.

El supervisor una vez terminada la revisión e incluidos los ajustes firmará y registrará la fecha en el borrador del informe, para someterlos al trámite de superación y aprobación por parte del Subdirector y el Director de Auditoría.

3.4.2. Productos de la comunicación de resultados

Al concluir el trabajo de auditoría, se genera el informe de auditoría para los diferentes usuarios que son: 1. Usuarios de la entidad: Los principales usuarios de la auditoría son los funcionarios encargados de la administración de la entidad examinada. Una vez entregado oficialmente el informe al

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titular y a otros funcionarios vinculados al examen, se deberán tomar decisiones sobre sus resultados así como proceder a la implantación de las recomendaciones.

2. Para la Contraloría General del Estado A más de la entidad auditada los resultados son para uso de la Contraloría, los cuales se hallan organizados de la siguiente manera:

♦ Expediente o expedientes consolidados de papeles de trabajo que están

conformados por la administración, planificación preliminar, planificación específica y ejecución del trabajo de la auditoría.

♦ Documentos para actualizar el archivo pertinente de papeles de trabajo. ♦ Evidencia de la supervisión, informe de supervisión para la dirección de

auditoría. ♦ Ejemplares del informe de auditoría para la unidad de auditoría,

documentación y archivo, despacho del CGE y otras unidades.

3.5. Trámite del Informe de Auditoría

Elaborado el informe y cumplida la comunicación de resultados, este documento será entregado formalmente por el supervisor al director de la unidad operativa, según sea la procedencia del informe, adjuntando, las síntesis de resultados y cuando responda la memorando de antecedentes para el trámite de las responsabilidades a que hubiera lugar; así como, el archivo corriente de papeles de trabajo, los documentos para actualizar el archivo pertinente.

Las respectivas jefaturas, asumirán las responsabilidades de la calidad del trabajo realizado y la oportunidad en la suscripción y emisión de los informes, con la conformidad con el Reglamento de delegación de firmas.

3.5.1. Procedimientos

Para el trámite de los informes, las Direcciones de Auditoría y Direcciones Regionales seguirán los siguientes procedimientos: a. Remitirán un ejemplo del informe (original) a la Dirección de Planificación y

Evaluación Institucional conjuntamente son la “Síntesis de Resultados” y el correspondiente memorando de antecedentes para la revisión.

b. Una vez revisados los informes, la Dirección de Planificación y Evaluación Institucional, lo remitirá a la aprobación del Subcontralor o Contralor de acuerdo con las disposiciones del Reglamento de Delegación de Firmas de Contraloría.

c. Aprobado el informe por parte de la autoridad pertinente, se remitirá a la Dirección Nacional o Dirección Regional, para que proceda a la distribución y revisión respectiva, tanto interna como externa.

d. Los informes emitidos por las Unidades de Auditoría Interna, se remitirán a la Dirección de Planificación y Evaluación Institucional para su conocimiento y trámite respectivo.

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4. TIPOS DE OPINION 4.1. Opinión estándar, limpia o sin salvedades. Todo informe de auditoría financiera cuyo dictamen y opinión profesional sea sin salvedades o sin restricciones expresará: “que los estados financieros presentan razonablemente, en todos los aspectos importantes, la situación financiera, los resultados de las operaciones, los flujos del efectivo y la ejecución presupuestaria de la entidad examinada, de conformidad con los Principios de Contabilidad Aplicables en el Sector Público Ecuatoriano y las Normas Ecuatorianas de Contabilidad”.

Cuando el dictamen u opinión, se emita sin salvedades o sin restricciones, podemos decir que el informe es estándar o limpio, lo cual significa que como resultado de la auditoría, no existen hallazgos o si los hay, no son relevantes o de ellos no se desprenden responsabilidades. Para estos casos los resultados se podrán tramitar con un informe breve o corto de auditoría, el que contendrá la carta de presentación con su respectivo dictamen, los estados financieros auditados, las notas aclaratorias a los estados financieros y la información financiera complementaria.

En ciertas circunstancias, mientras no afecte el dictamen estándar o limpio de los estados financieros el auditor de ser necesario agregará un párrafo de explicación o énfasis, el cual debe seguir al párrafo de opinión, estos casos se pueden presentar cuando: (Ver SAS 58). � El informe del auditor esta basado en parte en el informe de otro auditor (firma

privada de auditoría o Unidad de Auditoría Interna de la Entidad). � Se quiere prevenir que los estados financieros resulten engañosos, por

circunstancias poco usuales, en que estos contienen una desviación de algún principio de contabilidad.

� Los estados financieros están afectados, por incertidumbres con respecto a futuros eventos, cuyos resultados no son susceptibles a una estimación razonable a la fecha del informe del auditor.

� Han surgido algunos cambios importantes entre los períodos, en la aplicación de los principios de contabilidad o en su método de aplicación.

� Ciertas circunstancias en relación con informes de estados financieros comparativos, de años anteriores (sí la opinión del presente período es diferente a la del año anterior, deberá revelar las razones substantivas de la opinión diferente, ejemplo los estados financieros se reestructuraron en el período actual para cumplir con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, el auditor deberá indicar en su informe actual que los estados financieros del período anterior han sido reestructurados y expresar una opinión limpia con respecto a la reestructuración de los estados financieros).

A continuación se incluye modelos de presentación de este tipo de dictámenes:

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DICTAMEN ESTANDAR, LIMPIO O SIN SALVEDADES Quito, Señor (es) MAXIMA AUTORIDAD DE LA ENTIDAD AUDITADA Hemos auditado el Estado de Situación Financiara de la Entidad XX, al 31 de diciembre de 200X , los correspondientes Estado de Resultados, Estado de Flujo de Efectivo y de Ejecución Presupuestaria, así como la información financiera complementaria por el año terminado en esa fecha. La preparación de los estados financieros es responsabilidad de la administración de la Entidad, la nuestra a base de la auditoría realizada, es expresar una opinión sobre la razonabilidad de los estados financieros detallados anteriormente y su conformidad con las disposiciones legales. Nuestro examen fue efectuado de acuerdo con las Normas Internacionales de Auditoría, Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas, aplicables en el Sector Publico y Normas Técnicas de Auditoría emitidas por la Contraloría General del Estado. Dichas normas requieren que la auditoría sea planificada y ejecutada para obtener certeza razonable que los estados financieros auditados no contienen errores u omisiones importantes. La auditoría comprende el examen a base de pruebas selectivas, de la evidencia que respalda las cifras e informaciones presentadas en los estados financieros, incluye también la evaluación de la aplicación de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, Las Normas Ecuatorianas de Contabilidad (NEC) y de las estimaciones importantes hechas por la administración de la entidad, así como una evaluación de la presentación general de los estados financieros. Comprende además, la verificación del cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias, políticas y demás normas aplicables a las operaciones financieras y administrativas ejecutadas por la entidad durante el período examinado. Consideramos que nuestra auditoría provee una base razonable para fundamentar la opinión que se expresa a continuación. En nuestra opinión, los estados financieros antes mencionados presentan razonablemente, en todos los aspectos de importancia, la situación financiera de la Entidad XX, al 31 de diciembre de 200X el resultado de sus operaciones, los Flujos de Efectivo, la Ejecución Presupuestaria, la Ejecución del Programa de Caja y la Información Financiera Complementaria, por el año terminado esa fecha, de conformidad con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados y las Normas Ecuatorianas de Contabilidad. Expresamos además que las operaciones financieras y administrativas guardan conformidad en los aspectos de importancia, con las disposiciones legales, reglamentarias políticas y demás normas aplicables Atentamente, DIOS, PATRIA Y LIBERTAD Por el Contralor General del Estado firma (funcionario facultado según reglamento de delegación de firmas)

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DICTAMEN ESTANDAR, LIMPIO O SIN SALVEDADES Y CON DESVIACIONES LEGALES

Los párrafos introductorio y del alcance, iguales a l dictamen estándar,

limpio o sin salvedades El párrafo de la opinión, se presentará en la sigui ente forma:

En nuestra opinión, los estados financieros antes mencionados presentan razonablemente, en todos los aspectos de importancia, la situación financiera de la Entidad XX, al 31 de diciembre de 200X, el resultado de sus operaciones los flujos de efectivo, la ejecución presupuestaria, la ejecución del programa de caja y la Información Financiera Complementaria, por al año terminado en esa fecha, de acuerdo con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados y las Normas Ecuatorianas de Contabilidad; expresamos además que las operaciones financieras y administrativas guardan conformidad en los aspectos de importancia, con las disposiciones legales, reglamentarias, políticas y demás normas aplicables, excepto en los casos que se indican a continuación: (Incluir las desviaciones legales)

Atentamente, DIOS, PATRIA Y LIBERTAD Por el Contralor General del Estado

firma (funcionario facultado según reglamento de delegación de firmas) 4.2 Opinión con salvedades Debe expresarse cuando el auditor concluye que no puede expresar una opinión estándar o limpia, pero que el efecto de cualquier desacuerdo con la administración, limitación al alcance, desviación de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, incertidumbres, no son tan importantes como para requerir una opinión adversa (negación) o abstención de opinión. La opinión con salvedades debe expresarse con un “excepto por ” los asuntos que se refieren en las salvedades, los estados financieros presentan razonablemente, en todos los aspectos importantes, la situación financiera, los resultados de las operaciones, los flujos del efectivo, la ejecución del programa de caja y la ejecución presupuestaria de la entidad examinada, de conformidad con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, Aplicables en el Sector Público.

Esta clase de opinión se emite en los siguientes casos:

- Cuando no hay suficiente evidencia probatoria sobre el asunto o existen

limitaciones al alcance de la auditoría, que inducen al auditor a concluir que no está en capacidad de expresar una opinión estándar, limpia o sin salvedades, pero que tampoco debe abstenerse de opinar

- Cuando el auditor basado en su auditoría, considera que los estados financieros

contienen desviaciones de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados Aplicables al Sector Público, Normas Ecuatorianas de Contabilidad,

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cuyo efecto es material o importante, pero decide no expresar una opinión adversa (negación).

- Cuando la información esencial para la adecuada presentación de los estados

financieros de conformidad con Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, las Normas Ecuatorianas de Contabilidad, no incluyen en conjunto las notas aclaratorias que revelen adecuadamente la posición financiera y económica de la entidad y siempre que, asumiendo los efectos de tal revelación inadecuada, el auditor concluya que la opinión adversa (negación), es inapropiada

- Cuando se han producido cambios contables que involucren modificaciones en

los principios o métodos de contabilidad y no concuerden con los generalmente aceptados, a menos que, por el efecto trascendente del cambio, amerite una opinión adversa.

El auditor en su opinión con salvedades deberá revelar las razones importantes o esenciales de tal salvedad (es), en uno o más párrafos separados, colocados antes del párrafo de la opinión.

DICTAMEN CON SALVEDADES Y SIN DESVIACIONES LEGALES

Los párrafos introductorio y de alcance, iguales al dictamen estándar, limpio o sin salvedades.

En el tercer párrafo se detallarán las salvedades d eterminadas en la ejecución de la auditoría

El párrafo de la opinión, se redactará de la siguie nte manera: En nuestra opinión, excepto por el efecto de los asuntos que se explica n en los párrafos precedentes , los estados financieros antes mencionados presentan razonablemente en todos los aspectos de importancia, la situación financiera de la Entidad XX al 31 de diciembre de. , el resultado de sus operaciones, los flujos de efectivo, la ejecución presupuestaria, la ejecución del programa de caja y la Información Financiera Complementaria, por el año terminado a esa fecha, de acuerdo con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados y las Normas Ecuatorianas de Contabilidad; expresamos además que las operaciones financieras y administrativas guardan conformidad, en los aspectos de importancia, con las disposiciones legales, reglamentarias, políticas y demás normas aplicables. Atentamente, DIOS, PATRIA Y LIBERTAD Por el Contralor General del Estado Firma (funcionario facultado según reglamento de delegación de firmas)

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DICTAMEN CON SALVEDADES Y CON DESVIACIONES LEGALES

Los párrafos introductorio y del alcance, iguales a l dictamen estándar, limpio o sin salvedades.

El tercer párrafo y siguientes se describirán las s alvedades respectivas. El párrafo de la opinión se redactará de la siguien te manera:

En muestra opinión, excepto por el efecto de los asuntos que se explica n en los párrafos precedentes , los estados financieros antes mencionados presentan razonablemente en todos los aspectos de importancia, la situación financiera de la Entidad XX, al 31 de diciembre de. , el resultado de sus operaciones, los flujos del efectivo, la ejecución presupuestaria, la ejecución del programa de caja y la Información Financiera Complementaria, por el año terminado en esa fecha, de acuerdo con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados y las Normas Ecuatorianas de Contabilidad; expresamos además que las operaciones financieras y administrativas guardan conformidad, en los aspectos de importancia, con las disposiciones legales, reglamentarias, políticas y demás normas aplicables, excepto en los casos que se indican a continuación: (Incluir las desviaciones legales determinadas en la ejecución de la auditoría, pero únicamente las más importantes)

Atentamente, DIOS, PATRIA Y LIBERTAD Por el Contralor General del Estado firma (funcionario facultado según reglamento de delegación de firmas) 4.3 Abstención de emitir una opinión Una abstención de opinión es aquella en que el auditor no expresa su opinión sobre los estados financieros. Si el auditor no ha obtenido evidencia suficiente y pertinente para formular una opinión, sobre la equidad o razonabilidad de la presentación de los estados financieros en su conjunto, es necesaria la abstención de opinión.

La abstención de opinión se justifica, cuando el auditor no ha ejecutado el examen con el alcance suficiente que le permita formarse una opinión sobre los estados financieros tomados en su conjunto Una abstención de opinión puede derivarse de:

� Una limitación en el alcance del examen;

� La existencia de incertidumbres importantes y generalizadas de manera que

una opinión con salvedad no resulte apropiada; y,

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La trascendencia que pueda tener el riesgo de que la entidad examinada ya no pueda seguir en operación (en el sector privado se lo conoce como Negocio en Marcha). Cuando hay abstención de opinión, el dictamen debe contener todas las razones esenciales de la abstención, así como indicar las reservas o excepciones que el auditor pueda tener con respecto a la razonabilidad o equidad de presentación o falta de uniformidad en la aplicación de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados Aplicables al Sector Público.

En el caso de existir excepciones importantes a los estados financieros que exijan un dictamen negativo (adverso) y a la vez haya incertidumbres también importantes acerca de otros hechos, que requieran una abstención de opinión; aunque se hicieran ajustes por las excepciones, es una cuestión de juicio el emitir un dictamen adverso o una abstención de la opinión.

ABSTENCION DE OPINION Y SIN DESVIACIONES LEGALES

• El párrafo introductorio tendrá el siguiente texto:

Nos propusimos auditar el estado de situación financiera de la Entidad XX al 31 de diciembre de 200X, así como los correspondientes estados de operaciones, de flujo del efectivo de la ejecución presupuestaria, la ejecución del programa de caja y la Información Financiera Complementaria, por el año terminado en esa fecha. La preparación de estos estados financieros es de responsabilidad de la administración de la entidad. • El párrafo del alcance en este tipo de dictamen se debe omitir. • • En este tipo de opinión el segundo párrafo y siguientes se incluirán los motivos y

razones que fundamentan la abstención de opinión, en primer lugar se redactarán las limitaciones y a continuación las salvedades.

Ejemplo de una limitación La empresa no ha efectuado el inventario físico de los bienes de larga duración (activos fijos) del sistema de agua potable, los mismos que, de acuerdo a registros contables ascienden a …………………además la evidencia que respalda las adquisiciones de los activos, no se halla disponible y no disponen de registros individuales para el control de los bienes de larga duración (activos fijos), lo que imposibilita verificar la razonabilidad de los cálculos de la depreciación acumulada y las respectivas reexpresiones; por esta razón, no nos fue factible satisfacernos de la razonabilidad de los bienes de larga duración (activos fijos) por el valor de. y la correspondiente depreciación acumulada y reexpresción por un total. y de……………………. Respectivamente.

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• El párrafo de la opinión, se redactará de la siguiente forma:

Debido a la importancia de los asuntos mencionados en los párrafos…. a................,el alcance de nuestro trabajo no fue suficiente y no fue posible aplicar otros procedimientos que nos permita satisfacernos de la razonabilidad de los saldos, verificar y comprobar el valor de las cuentas ................................................., las limitaciones a nuestro trabajo no permiten expresar y no expresamos una opinión sobre los estados financieros antes mencionados ; señalamos además que las operaciones financieras y administrativas guardan conformidad, en los aspectos de importancia, con las disposiciones legales, reglamentarias, políticas y demás normas aplicables, Atentamente, DIOS, PATRIA Y LIBERTAD Por el Contralor General del Estado

ABSTENCION DE OPINION Y CON DESVIACIONES LEGALES • El párrafo introductorio tendrá el siguiente texto:

Nos propusimos auditar el estado de situación financiera de la Entidad XX al 31 de diciembre de 200X, así como los correspondientes estados de resultados, los flujos del efectivo, de la ejecución presupuestaria, la ejecución del programa de caja y la Información Financiera Complementaria, por el año terminado en esa fecha. La preparación de estos estados financieros es de responsabilidad de la administración de la entidad. • El párrafo del alcance en este tipo de dictamen se debe omitir. • • En este tipo de opinión el segundo párrafo y siguientes se incluirán los motivos y

razones que fundamentan la abstención de opinión, en primer lugar se redactaran las limitaciones y a continuación las salvedades.

Ejemplo de una limitación La empresa no ha efectuado el inventario físico de los bienes de larga duración (activos fijos)del sistema de agua potable, los mismos que, de acuerdo a registros contables ascienden a…………………además la evidencia que respalda las adquisiciones de los activos, no se halla disponible y no disponen de registros individuales para el control de los bienes de larga duración (activos fijos), lo que imposibilita verificar la razonabilidad de los cálculos de la depreciación acumulada y las respectivas reexpresiones; por esta razón, no nos fue factible satisfacernos de la razonabilidad de los bienes de larga duración (activos fijos) por el valor de …………………… y la correspondiente depreciación acumulada y la reexpresión por un total ……………………… y de………………………… respectivamente • El párrafo de la opinión, se redactará de la siguiente forma:

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Debido a la importancia de los asuntos mencionados en los párrafos………. a ................el alcance de nuestro trabajo no fue suficiente y no fue posible aplicar otros procedimientos que nos permita satisfacernos de la razonabilidad de los saldos, verificar y comprobar el valor de las cuentas ................................................., las limitaciones a nuestro trabajo no permiten expresar y no expresamos una opinión sobre los estados financieros antes mencionados ; señalamos además que las operaciones financieras y administrativas guardan conformidad, en los aspectos de importancia, con las disposiciones legales, reglamentarias, políticas y demás normas aplicables, excepto en los casos que se describen a continuació n: (Incluir las desviaciones legales, pero únicamente las más importantes) Atentamente, DIOS, PATRIA Y LIBERTAD Por el Contralor General del Estado Firma (funcionario facultado según reglamento de delegación de firmas)

4.4 Opinión adversa o negativa

Expresa que los estados financieros no presentan razonablemente la situación financiera, los resultados de las operaciones los flujos del efectivo, ejecución del programa de caja y la ejecución presupuestaria de la entidad examinada, de conformidad con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados Aplicables en el Sector Público y las Normas Ecuatorianas de Contabilidad.

Si las excepciones a los estados financieros son de tal importancia que no se justifica una opinión con salvedades, el auditor deberá expresar en un párrafo(s) de explicación por separado, que preceda al párrafo de opinión en el dictamen: a) Todas las razones sustantivas de su opinión adversa y b) Los efectos principales del motivo de la opinión adversa con respecto a la situación financiera, los resultados de sus operaciones, los flujos del efectivo, la ejecución presupuestaria y la ejecución del programa de caja de la entidad examinada, cuando los valores de que se trata son susceptibles de cuantificación. Se identificará claramente también, la naturaleza de la presentación defectuosa.

Cuando se expresa una opinión adversa, se debe incluir una referencia directa en el párrafo de la opinión, las bases de dicho juicio. Si los efectos no pueden determinarse razonablemente, debe también consignarse en el dictamen. Además, deben expresarse las reservas que se tenga acerca de la presentación razonable y las que originaron la opinión adversa. Las circunstancias que dan lugar a este tipo de opinión, en el cometimiento de desviaciones o violaciones a los principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, aplicables al Sistema de Contabilidad Gubernamental.

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DICTAMEN NEGATIVO O ADVERSO Y SIN DESVIACIONES LEGA LES • Los párrafos introductorio y del alcance, iguales al dictamen estándar, limpio o sin

salvedades. • • A continuación se presentarán las razones importantes para la opinión negativa. • • El párrafo de la opinión será redactado de la siguiente manera:

En nuestra opinión, debido a los efectos de los asuntos mencionados en los párrafos precedentes, los estados financieros antes mencionados no presentan razonablemente , en todos los aspectos de importancia, la situación financiera de la Entidad XX al 31 de diciembre de 20XX, ni el resultado de sus operaciones, los flujos del efectivo, la ejecución presupuestaria, la ejecución del programa de caja y la Información Financiera Complementaria, por el año terminado en esa fecha, de acuerdo con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados y las Normas Ecuatorianas de Contabilidad; expresamos además que las operaciones financieras y administrativas guardan conformidad, en los aspectos de importancia, con las disposiciones legales, reglamentarias, políticas y demás normas aplicables. Atentamente, DIOS, PATRIA Y LIBERTAD Por el Contralor General del Estado

DICTAMEN NEGATIVO Y CON DESVIACIONES LEGALES • Los párrafos introductorio y del alcance, iguales al dictamen estándar, limpio o sin

salvedades. • A continuación se presentarán las razones importantes para la opinión negativa.

Ejemplos de razones que sustentan la opinión negativa La entidad XX no realizó verificaciones físicas de los bienes de larga duración (activos fijos), que al 31 de diciembre de 20XX, ascienden a S/. ......... razón por la cual no observamos la existencia de estos bienes ni fue posible obtener evidencia suficiente para formarnos una opinión con respecto al costo de cada uno de ellos. Además a esa fecha, no se incluyen varios bienes de propiedad institucional ubicados en diferentes ciudades del país, cuyo avalúo aproximado asciende a S/. ..........., no fue posible su registro contable en razón de que se desconoce el costo y no existe la información y la documentación necesaria. Tal como se explica en la nota X, la Entidad XX, ha sido demandada por despido de 300 trabajadores pertenecientes al Programa de Desarrollo Agrícola; de existir sentencia legal en contra, significaría una indemnización de aproximadamente S/.........., cuya provisión no ha sido incluida en los estados financieros.

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• El párrafo de la opinión será redactado de la siguiente manera:

En nuestra opinión, por el efecto de los asuntos referidos en los párrafos precedentes, los estados financieros antes mencionados no presentan razonablemente en todos los aspectos de importancia, la situación financiera de la Entidad XX, al 31 de diciembre de 200X, ni el resultado de sus operaciones, los flujos del efectivo, la ejecución presupuestaria, la ejecución del programa de caja y la Información Financiera Complementaria, por el año terminado a esa fecha, de acuerdo con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados y las Normas Ecuatorianas de Contabilidad. Expresamos además, que las operaciones financieras y administrativas guardan conformidad, en los aspectos de importancia, con las disposiciones legales, reglamentarias, políticas y demás normas aplicables, excepto en los casos que se señalan a continuación: El Ministro y los Directores Administrativo y Financiero no han cumplido las recomendaciones presentadas como resultado de la última auditoría realizada por la Contraloría, que constan en el informe emitido el... de......................... de 200X, situación que ha determinado serias deficiencias en el sistema de control interno. No se ha justificado la adquisición de un equipo de computación por el que se pagó la cantidad de S/. , que no tenía las características mínimas para satisfacer las necesidades de procesamiento de información de la Entidad XX. Esta compra fue dispuesta por el señor Ministro y en el proceso no se cumplió con lo establecido en el Reglamento Interno de Adquisiciones y las disposiciones de la Ley de Contratación Pública. Durante los 12 meses que cubre el período examinado se han efectuado pagos que totalizan S/.............., por concepto de viáticos para comisiones que debían cumplirse en la ciudad de Guayaquil durante los días sábado y domingos. Los beneficiarios de estos pagos fueron funcionarios que tenían su residencia en esa ciudad y los comprobantes de egreso carecen de la información y documentación que demuestre el cumplimiento de la comisión. El Reglamento Interno para el Pago de Viáticos, establece que las comisiones se cumplirán únicamente durante los días laborables de cada semana y que el comisionado debe presentar informes que demuestren el cumplimiento de la comisión. Estos egresos fueron autorizados por el señor Subsecretario. No se ha formulado el manual específico de contabilidad, ni se ha actualizado el sistema contable implantado en la entidad. Este hecho ha ocurrido porque el Director Financiero y el Jefe de Contabilidad no han sido seleccionados ni evaluados su capacidad y experiencia profesional, porque la máxima autoridad no ha evaluado el funcionamiento del sistema contable. Atentamente, DIOS, PATRIA Y LIBERTAD Por el Contralor General del Estado f. (Funcionario facultado según reglamento de Delegación de Firmas).

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4.5 Aspectos que afectan la opinión del auditor

Un auditor quizá no pueda expresar una opinión limpia, cuando alguna de las siguientes circunstancias existe y a su juicio, el efecto del asunto es o puede ser de importancia relativa para los estados financieros, estos hechos pueden ser limitaciones al alcance, Desviaciones de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, e Incertidumbres, a continuación se presentan algunos asuntos que pueden modificar la opinión del auditor:

4.5.1 Limitaciones al alcance Cuando el alcance del examen, se encuentre afectado por limitaciones o restricciones impuestas por la entidad auditada, que impiden la aplicación de procedimientos de auditoría necesarios de acuerdo con las circunstancias, deberá considerar el tipo de opinión a emitir.

No hay salvedad por limitación al alcance, solamente si la auditoría ha sido efectuada de acuerdo con las normas de auditoría generalmente aceptadas y se han podido aplicar todos los procedimientos necesarios en las circunstancias. Si el alcance previamente determinado por el auditor, es limitado e impuesto por presión de tiempo, imposibilidad de obtener evidencia suficiente de algún asunto o registros contables inadecuados debe emitirse una opinión con salvedad o abstenerse de opinar.

Para emitir una opinión con salvedades o negar una opinión por limitaciones en el alcance, el auditor debe evaluar la importancia de los procedimientos omitidos y que son necesarios para formarse una opinión sobre los estados financieros auditados.

Las limitaciones más comunes sobre el alcance son:

• No presencia en las tomas físicas de activos fijos e inventarios, porque el auditor inició su trabajo con posterioridad a la fecha de dichas diligencias; y,

•Porque no obtuvo respuesta a las confirmaciones de los saldos de cualquiera

de las cuentas de los estados financieros. 4.5.2 Desviación de un Principio de Contabilidad Ge neralmente

Aceptado. Cuando los estados financieros están materialmente afectados por una desviación en los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, Aplicables al Sector Público y el auditor ha examinado dichos estados de acuerdo con las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas, debe expresar una opinión con salvedad o una opinión adversa. Los fundamentos para emitir tal opinión deberán mencionarse en los párrafos intermedios del informe.

Una opinión con salvedades por la desviación de un Principio de Contabilidad Generalmente Aceptado, Aplicable al Sector Público, debe manifestarse en un párrafo separado del informe, precediendo al de la opinión, las razones esenciales que lo motivaron para emitirla; adicionalmente, el párrafo de la opinión debe incluir la terminología apropiada y hacer referencia al (los) párrafo (s) explicativo (s).

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La materialidad o importancia está dada por la representatividad monetaria, pero hay que considerar criterios cualitativos y cuantitativos a efectos de determinar si la magnitud de una desviación es suficiente condición para calificar la opinión, es decir opinar con salvedades, o en caso de tratarse de hechos importantes y generalizados optar por emitir opinión adversa o abstenerse de opinar .

Dentro de esta excepción se incluye también el caso de revelación insuficiente o inadecuada, considerando la omisión en los estados financieros, de información que es esencial para una presentación razonable.

Esta condición, dependiendo de la importancia o materialidad del asunto, a criterio del auditor, puede dar lugar, a la emisión de una opinión con salvedades o emitir una opinión adversa.

Ejemplos de esta situación puede ser la falta de preparación de notas aclaratorias a los estados financieros, la no presentación de uno o dos de los estados financieros básicos complementarios al de Situación Financiera y de Operaciones, amerita una salvedad en la opinión. Adicionalmente, dentro de estas consideraciones se puede también mencionar que los cambios en los principios de contabilidad pueden originar la emisión de una opinión con salvedad, adversa (negación) o solo se requerirá adicionar un párrafo explicativo.

Uniformidad

Cuando se han producido cambios en la aplicación de principios, métodos o procedimientos de contabilidad que produzcan efectos importantes en los estados financieros de la entidad, ameritan un párrafo explicativo adicional, que va a continuación del párrafo de la opinión.

Incertidumbre

Incertidumbre de hechos que pueden darse o no en el futuro para soportar las declaraciones de la entidad sobre un asunto importante o con relación a la presentación o revelación en los estados financieros. En tales circunstancias, deberá expresar tal situación en un párrafo explicativo adicional; a continuación de la opinión, pero si esta incertidumbre, a mas de ser importante es generalizada, deberá abstenerse de opinar.

La inminencia de que eventualmente la entidad no esté en condiciones de continuar en funcionamiento (Negocio en Marcha), la cual, de ser importante, daría lugar a que se revele esta circunstancia a través de un párrafo explicativo adicional (a continuación del párrafo de la opinión), pero si este hecho es importante y generalizado, podría incidir en la decisión de que el auditor se abstenga de emitir una opinión sobre los estados financieros.

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Enfasis de un asunto En ciertas circunstancias, mientras no se afecte la opinión sin salvedades del auditor sobre los estados financieros, al igual que para el caso de Uniformidad, Existencia Permanente e Incertidumbre, puede requerirse un párrafo explicativo al informe, que detalle los hechos o circunstancias que ameriten resaltarse para una mejor revelación de los resultados, por ejemplo un hecho subsecuente importante o un asunto contable que afecte la comparabilidad de los estados financieros con los del período anterior. Los párrafos explicativos adicionales deben ir después del párrafo de la opinión, cuando se traten de revelar aspectos de Existencia Permanente y Uniformidad o Cambio de un Principio de Contabilidad Generalmente Aceptado Aplicable al Sector Público y, antes del párrafo de la opinión (salvedad), cuando se trate de revelar información esencial o material sobre un asunto especíCada vez que el auditor expresa una opinión que es distinta a la estándar o limpia, debe incluir en el dictamen una descripción clara de todas las razones sustantivas y a menos que no sea factible, una cuantificación del (los) posible (s) efecto (s) sobre los estados financieros. Ordinariamente, esta información se expondrá en un párrafo separado precediendo a la opinión o abstención de opinión y puede hacer referencia a una revelación más extensa, si la hay, en una nota a los estados financieros. A continuación se incluyen algunos ejemplos de salvedades (excepciones), los mismos que se originan en desviaciones que afectan la opinión a los estados financieros, por desviaciones a principios de contabilidad generalmente aceptados y limitaciones al alcance. Estas salvedades deben ser redactadas de manera concisa señalando la deficiencia y su efecto de ser posible cuantificado.

Estados Financieros Incompletos Falta de presentación No fueron preparados los estados financieros de Flujo del Efectivo, de Ejecución Presupuestaria y/o Estado de Ejecución del Programa de Caja por los períodos terminados al 31 de diciembre de 20XX y 20XX de conformidad con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados aplicados al Sector Público, situación que limitó conocer el origen y uso de los ingresos y gastos así como de las asignaciones presupuestarias y su respectiva ejecución. La entidad omitió presentar el estado del flujo de efectivo por el año terminado el 31 de diciembre de 200X; la falta de este estado no permitió conocer y evaluar las operaciones de ingresos y gastos afectando la cabal comprensión de los estados financieros en su conjunto.

Fondos a Rendir Cuentas (fondos rotativos) Al 31 de diciembre de 200X el saldo de la cuenta fondos a rendir cuentas (fondos rotativos) que mantiene la entidad en las diferentes zonales, no presenta su real disponibilidad bancaria, por cuanto sus resultados no concilian con registros contables, determinándose diferencias en más y en menos, originadas por falta de un adecuado control, principalmente de las liquidaciones de gastos y conciliaciones de saldos en forma oportuna; debido a la naturaleza de sus registros no pudimos

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satisfacernos de la razonabilidad del saldo que asciende a $ xxx, mediante la aplicación de otros procedimientos de auditoría. Existencias (inventarios) y Bienes de Larga Duració n (activos fijos) Al 31 de diciembre de 200X, la entidad no efectuó constataciones físicas de los bienes que conforman los rubros existencias (inventarios )y bienes de larga duración (activos fijos), tampoco preparó un inventario de bienes valorados que sustente el saldo contable presentado, además los registros de bodega no se encuentran actualizados. Debido a la naturaleza de sus registros no fue factible satisfacernos de la razonabilidad de los saldos, ni hemos podido determinar el importe de la falta de aplicación de las disposiciones contables de depreciación y reexpreción. La entidad no ha efectuado inventario físico de los bienes de larga duración (activos fijos) del sistema de agua potable los mismos que, de acuerdo a los registros contables, ascienden a S/.xxx millones, y no disponen de auxiliares contables individuales, lo que imposibilita verificar la razonabilidad del saldo de este rubro y de los cálculos de depreciación acumulada y las respectivas revalorizaciones. La entidad no realizó verificaciones físicas de las existencias (inventarios de los materiales y suministros) que al 31 de diciembre de 20XX ascienden a $ xxx, y debido a la naturaleza de los registros contables, no nos fue factible aplicar otros procedimientos de auditoría que nos permita satisfacernos de la razonabilidad de este saldo ni determinar el valor que la empresa debería registrar como provisión de inventarios obsoletos o de lento movimiento. Los saldos contables de existencias (inventarios) y bienes de larga duración (activos fijos: Muebles y Equipo de Uso General; Líneas, Redes e Instalaciones; Maquinaria y Equipos de Producción; Herramientas, enseres y Accesorios) reflejados en el estado de situación financiera, no se encuentran sustentados por detalles actualizados de bienes, lo que impidió conciliar la información general proporcionada por las Unidades de Activos Fijos e Inventarios, Bodega y Contabilidad; tampoco se efectuaron constataciones físicas integrales; debido a la naturaleza de sus registros no fue factible aplicar procedimientos alternativos de auditoría para satisfacernos de la razonabilidad de sus saldos.

La entidad X. no constató físicamente sus bienes de larga duración (activos fijos) ni las existencias (inventarios para consumo interno), para comprobar su existencia, ubicación y estado de conservación; tampoco sus registros contables, proporcionan información precisa, ordenada, actualizada y conciliada entre las unidades responsables del control, custodia y registro contable, que sustente los saldos contables presentados en los estados financieros. La verificación física de los bienes de larga duración (activos fijos) realizada por el personal del Hospital, al 31 de diciembre de 200X fue parcial y limitada al 8% del total del rubro de bienes de larga duración (activos fijos), sus resultados no fueron conciliados con registros contables, por lo que no fue posible determinar la existenciareal y el estado de conservación de los bienes en su conjunto, ni fue posible obtener evidencia suficiente mediante procedimientos alternativos para formarnos una

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opinión sobre la razonabilidad del saldo del rubro de bienes de larga duración (activos fijos). La entidad no mantiene registros contables para control permanente de las existencias (inventarios para consumo interno) lo cual no permitió conocer el movimiento de los bienes, tampoco se efectúo el recuento físico para sustentar el saldo presentado en los estados financieros. Al 31 de diciembre de 200X el saldo de la cuenta bienes de larga duración (activos fijos: Bosques y Cultivos) por $ xxx, no concilia con el inventario del Departamento Forestal, presentándose diferencias en la ubicación, área y existencia de determinados bosques, y no fue posible aplicar otros procedimientos alternativos de auditoría para determinar la razonabilidad del saldo. El saldo de la cuenta Edificios al 31 de diciembre de 20XX asciende a $.xxx, y corresponde al costo estimado de la construcción efectuada por la I. Municipalidad en uno de los terrenos de la entidad, sin que exista evidencia de la entrega oficial como patrimonio a su favor ni sustento técnico del avalúo.

El saldo de las cuentas que conforman los bienes de larga duración (activo fijo) al 31 de diciembre de 200X se halla subestimado en $ xxxx, al mantenerse fuera de registro y control contable, bienes que se encuentran en subcentros y puestos de salud. El saldo de la cuenta terrenos incluye $ xxx, de los cuales la entidad no mantiene escrituras públicas que respalden su derecho y propiedad y justifique su registro como bienes de larga duración (activo fijo) de la entidad.

La cuenta Inversiones (Obras en Proceso) al 31 de diciembre de 200X, se presenta subestimada en $ xxxx por planillas de obras ejecutadas en el período y que fueron registradas en el siguiente ejercicio, sobrestimando en el mismo monto los resultados del ejercicio. Anticipos de Fondos y Cuentas por Cobrar La entidad no mantiene control contable de los anticipos de fondos entregados para la ejecución de las obras, registrándose directamente al costo de la obra, lo cual determina una subestimación en $ xxx en la cuenta anticipo de fondos (anticipos contractuales) y una sobrestimación por el mismo valor en el costo de las obras y en los resultados del ejercicio. La cuenta abonados incluye un valor de $ xxx sobre el cual no se pudo comprobar su derecho al cobro debido a que no recibimos contestación a la confirmación enviada y tampoco pudimos satisfacernos con procedimientos alternativos de auditoría. El saldo de cuentas por cobrar no se encuentra sustentado para justificar su registro como valor exigible. Del saldo por $ xxx, correspondiente a cuentas por cobrar, la entidad no cuenta con sustento legal para exigir la reposición de los costos de estudios incurridos en el

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Proyecto y en la confirmación de este valor no se reconoce obligación alguna por este concepto, estas situaciones no permitieron determinar la razonabilidad del saldo. La falta de un adecuado control contable de anticipos de fondos (anticipos contractuales), ha determinado que se incluya un total de $ xxx correspondiente a años anteriores, que durante nuestro período de análisis no tuvieron movimiento, sin que la entidad haya efectuado análisis alguno para su depuración contable, desconociendo si son valores recuperables o corresponden a errores de registro, por lo cual no pudimos satisfacernos de su razonabilidad. La entidad no ha conciliado el saldo de cuentas por cobrar de Contabilidad con los reportes del sistema de facturación y no se proporcionó el saldo de clientes del área rural generados en este sistema; por esta razón, no fue factible satisfacernos de la razonabilidad del saldo presentado en el estado de situación financiera por $ xxxx. Adicionalmente, no se realizó un análisis de antigüedad de cartera que permita determinar sí la provisión efectuada por la empresa por $ xxx. es suficiente para cubrir los riesgos de incobrabilidad de las cuentas de los clientes. Los saldos de cuentas recíprocas por cobrar y por pagar entre las unidades contables de la entidad no han sido liquidados ni conciliados, situación que afecta a la correcta presentación de los saldos de los activos y pasivos en $ xxx. Inversiones Financieras Las inversiones para futura capitalización efectuadas por la entidad ascienden a $xx, las cuales no se encuentran respaldadas con títulos financieros formales, lo cual no permite determinar el porcentaje de participación accionaria, su disponibilidad y su poder de negociación en el mercado financiero. Otros Activos

El saldo de la cuenta Inversiones en Obras en Proceso acumula valores por estudios concluidos en años anteriores y no han sido amortizados al gasto por falta de una política y de una evaluación técnica sobre su utilización futura.

La cuenta otros activos incluye $xxx correspondientes a estudios realizados por la entidad que se mantienen sin movimiento por más de 10 años, valores que no fueron registrados al gasto de acuerdo a la política de amortización, por falta de evaluación del área técnica, originando una sobrestimación por el valor indicado en la cuenta otros activos y en los resultados del ejercicio. Pasivos Las conciliaciones y confirmaciones de las deudas externas con organismos internacionales de crédito permitieron comprobar en los saldos de pasivos largo plazo una sobrestimación en $xxx y en pasivos corrientes una subestimación por $xxx, sin que la entidad justifique esas diferencias.

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La empresa eléctrica NN, en respuesta a nuestra confirmación, informó que la entidad adeuda aproximadamente $xxx or intereses de mora, por retraso en los pagos de planillas de energía eléctrica, que no han sido registrados, por lo que, al 31 de diciembre de 20XX la cuenta intereses por pagar se encuentra subestimada y los resultados del ejercicio sobrestimados en dicho valor. Los estados financieros no incluyen ninguna provisión para cubrir las obligaciones derivadas de la jubilación patronal y retiro voluntario establecidos en el Código de Trabajo y Contrato Colectivo; tampoco fue proporcionado el estudio actuarial realizado por la empresa, por lo que, no pudimos cuantificar el efecto que tendría la contabilización de esas provisiones en los estados financieros. Párrafos Explicativos La entidad ha sido demandada por 300 ex-empleados por pago y/o reliquidación de indemnizaciones por un valor de $xxx. Estos juicios se encuentran en diferentes etapas procesales, por lo que, el resultado final de estas demandas no puede predecirse en este momento. Los estados financieros de la empresa al 31 de diciembre de 20XX no contemplan ninguna provisión por el posible pasivo que pudiera resultar de estas demandas.

La entidad NN, de conformidad con su nueva Ley promulgada en (fecha), conservará su autonomía jurídica, operativa, administrativas y financiera, hasta (fecha), luego de lo cual, sus activos que son de propiedad del Estado, serán transferidas a favor de las sociedades anónimas que se creen mediante ley. El Fondo de Solidaridad en representación del Estado tendrá la calidad de accionista.

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APENDICES DE LA COMUNICACIÓN DE RESULTADOS

ANEXOS APENDICE “C”

DETALLE DE ABREVIATURAS UTILIZADAS EN EL INFORME

ENTIDAD XX

AID : Agencia Internacional de Desarrollo BID : Banco Interamericano de Desarrollo BIRF : Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento CAF : Corporación Andina de Fomento CENACE : Centro Nacional de Control de Energía COMOSEL : Consejo de Modernización del Sector Eléctrico CONELEC : Consejo Nacional de Electricidad DEIC : Dirección Ejecutiva de Ingeniería y Construcción DISCOM : Dirección de Distribución y Comercialización DOSNI : Dirección de Operación del Sistema Nacional Interconectado E.E. : Empresa Eléctrica EMELEC : Empresa Eléctrica del Ecuador G.I.E. : Grupo Industrial Eléctrico INECEL : Instituto Ecuatoriano de Electrificación LOAFYC : Ley Orgánica de Administración Financiera y Control NTC : Norma Técnica de Contabilidad NTCI : Norma Técnica de Control Interno PCGA : Principios de Contabilidad de General Aceptación NIA : Normas Internacionales de Auditoría NEA : Normas Ecuatorianas de Auditoría NIC : Normas Internacionales de Contabilidad NEC : Normas Ecuatorianas de Contabilidad SUCOSE : Sistema Uniforme de Cuentas del Sector Eléctrico UMACPA : Proyecto de Manejo y Conservación de la Cuenca del Río Paute US. $ : Dólar de los Estados Unidos de Norteamérica L/T : Línea de Transmisión A.D. : Asiento de Diario BNF : Banco Nacional de Fomento KW/M : Kilovatios por cada mes R.O. : Registro Oficial SIAV : Sistema de Inventarios y Avalúos U.C. : Unidad Contable

APENDICE “D”

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MODELO DE INDICE DEL INFORME DE AUDITORIA

I N D I C E ENTIDAD

XX CONTENIDO PAGINA SECCIÓN I: INFORME DE AUDITORÍA INDEPENDIENTE XXX XXX Dictamen de los Auditores Independientes XXX Balance General XXX Estado de Ingresos y Gastos. XXX Estado de Flujo del Efectivo XXX Estado de Ejecución Presupuestaria XXX Estado de Ejecución del Programa de Caja XXX Notas a los Estados Financieros XXX SECCIÓN II: INFORMACIÓN FINANCIERA COMPLEMENTARIA XXX Detalle de la Información Financiera Complementaria. XXX SECCIÓN III: RESULTADOS DE LA AUDITORIA XXX Carta de Control Interno XXX Seguimiento al cumplimiento de las recomendaciones de informes anteriores XXX Resultados de la auditoría XXX SECCIÓN IV: ANEXOS XXX Detalle de los principales funcionarios XXX Cronograma de implantación de las recomendaciones XXX

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APENDICE “E”

MODELO DE CARTA DE CONTROL INTERNO Ciudad y fecha Señor (es) ….............................. …................................ Presente: Como parte de nuestra auditoría a los estados financieros de la Entidad XX, por el año terminado el 31 de diciembre de 200X, sobre los cuales emitimos nuestro dictamen en la primera sección de este informe, consideramos la estructura del control interno, a efectos de determinar nuestros procedimientos de auditoría, en la extensión requerida por las Normas Internacionales de Auditoría y normas de auditoría Generalmente Aceptadas. Bajo estas normas, el objeto de dicha evaluación fue establecer un nivel de confianza en los procedimientos de contabilidad y de control interno. Nuestro estudio y evaluación del control interno, nos permitió además, determinar la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoría necesarios para expresar una opinión sobre los estados financieros de la Entidad XX y no tenía por objeto detectar todas las debilidades que pudiesen existir en el control interno, pues fue realizada a base de pruebas selectivas de los registros contables y la respectiva documentación sustentatoria. Sin embargo esta evaluación reveló ciertas condiciones reportables, que pueden afectar a las operaciones de registro, proceso, resumen y los procedimientos para reportar información financiera uniforme con las afirmaciones de la Entidad XX, en los estados financieros Las principales condiciones reportables que se detallan a continuación, se encuentran descritas en los comentarios, conclusiones y recomendaciones. Una adecuada implantación de estas últimas, permitirá mejorar las actividades administrativas y financiero contables de la entidad XX . Atentamente, DIOS, PATRIA Y LIBERTAD Por el Contralor General del Estado 3. (Funcionario facultado según reglamento de Delegación de Firmas).

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APENDICE “F”

MODELO DE OFICIO DE LA MAXIMA AUTORIDAD COMPROMETIÉ NDOSE A IMPLANTAR LAS RECOMENDACIONES

Señor …...................................... Director de Auditoría…...... Ciudad En la reunión de trabajo llevada a cabo el…..de…...............................del año 200X, con los señores…...................................................y ….........................................., supervisor y jefe de equipo de la auditoría…......de la Contraloría General del Estado, quienes tuvieron bajo su responsabilidad la ejecución de la auditoría a los estados financieros de esta Institución, por el (los) año (s) terminado (s) el…..............................................., conjuntamente con los señores: …...............................................,…..............................,…............................,…......................................................................, se analizaron las recomendaciones formuladas, las que se nos dio a conocer en la lectura del borrador del informe, el….....de….............del año 200X. Una vez que las recomendaciones han sido ampliamente analizadas y discutidas, las cuales consideramos aplicables, puesto que ayudarán a mejorar los procedimientos administrativos y financieros, situación que nos permitirá cumplir con las metas y objetivos institucionales. Producto de estas reuniones, se ha elaborado el cronograma de implantación de las recomendaciones, que adjunto al presente, el mismo que al haber suscrito los funcionarios involucrados nos comprometemos a cumplirlo en las condiciones y plazos previstos, de ser necesario, se dotarán de los recursos pertinentes. Atentamente, …............................................ Máxima autoridad de la Entidad auditada.

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APENDICE “G”

CRONOGRAMA DE IMPLANTACION DE LAS RECOMENDACIONES

DISEÑO E IMPLANTACION DE LAS RECOMENDACIONES

ETAPAS PROCEDIMIENTOS

4. Diseño El diseño consiste en elaborar un plan de trabajo que permita precisar los objetivos, el alcance y los resultados de lo que será necesario implantar de las recomendaciones del informe de auditoría financiera, conjuntamente con funcionarios de la entidad auditada, para que la implantación se realice con la calidad requerida, en el tiempo y costos establecidos. El plan de trabajo comprende lo siguiente: Definición del funcionario que asumirá el liderato en la explanación de las recomendaciones Designación de los funcionarios responsables de cada una de las recomendaciones, así como las fechas de iniciación y conclusión Programación de reuniones periódicas de evaluación de avances, análisis de problemas y toma de acciones correctivas. Firma del plan propuesto por todos los participantes En estas reuniones de trabajo deben participar y dirigir el Supervisor y Jefe de Equipo de la Contraloría General del Estado.

5. Implantación Elaboración del programa detallado de ejecución con las actividades a llevarse a cabo y la secuencia de su realización, así como las fechas de iniciación, terminación y presentación de los informes de avance y control Preparación del presupuesto detallado, incluyendo los requerimientos de recursos materiales y humanos Incluir programas de información y orientación sobre la naturaleza, propósito y bondad de las medidas que habrán de implementarse, para minimizar los obstáculos y las resistencias al cambio que presenten quienes se vean afectados por los nuevos sistemas y procedimientos de trabajo.

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Fijar el método de implantación que más convenga aplicar, de acuerdo a las características de las recomendaciones así como las condiciones en que se van a establecer. Procesos de simulación Especialmente cuando se tratan de sistemas computarizados, desarrollar y ejecutar previamente a cualquier método de implantación, pruebas de los programas que reproduzcan todas las transacciones y controles que se hayan diseñado, para validar su correcto funcionamiento. Métodos de implantación Hay varias formas de implantar las recomendaciones y cada una de ellas responde al problema que se trate o bien al grado de complejidad de las mejoras propuestas. Los métodos más utilizados son: Método instantáneo Se aplica cuando las recomendaciones son relativamente sencillas y no involucran un gran volumen de operaciones o una cantidad considerable de unidades administrativas. Es el más aconsejable y de mayor aceptación en la práctica. Método del proyecto piloto Consiste en llevar a cabo un ensayo de las recomendaciones en solo una parte de la organización o de un sistema, para medir su funcionamiento, solo es posible cuando existe una relativa similitud en las condiciones que prevalecen en la organización o en el sistema como un todo. Método de implantación en paralelo Consiste en la operación simultánea, por un período determinado, tanto del sistema actual como del que se va a implantar. Esto permite efectuar modificaciones y ajustes sin crear graves problemas, para que los cambios estén funcionando normalmente antes de que se suspenda la operación anterior. Método de implantación parcial o de aproximaciones sucesivas. Consiste en seccionar en etapas la implantación del nuevo sistema y pasar de etapa en etapa solo hasta que se haya consolidado adecuadamente la anterior. Permite no causar grandes alteraciones al sistema y un cambio gradual y controlado; sin embargo es un método lento. Factores que inciden en la implantación La calidad y adaptación de los estudios de las condiciones de la organización La participación que hayan tomado en el diseño quienes estarán a cargo de la implantación.

140

La elaboración de proyectos y del programa de implantación de tal manera que se obtengan resultados concretos parciales, mientras el desarrollo de los mismos avanza. La venta que se haya hecho del programa de implantación dentro de la organización La capacidad de los responsables de la implantación La intervención externa de especialistas, en caso de ser necesario. El trabajo en equipo de la organización. Informes de avance y seguimiento. Se debe elaborar y revisar los informes de avance conjuntamente con funcionarios de la entidad auditada, para cumplir con las fechas de terminación establecidas. Los informes deben contener los resultados de las medidas adoptadas para verificar las bondades de las recomendaciones Ajustes y correcciones en la implantación El grupo de implantación debe evaluar constantemente, la eficacia de las mejoras introducidas y en su caso aplicar las medidas correctivas que sean necesarias, previa la aprobación del cliente. Medición y registro Medir y registrar las variables previamente establecidas en la etapa de diseño y planeación, una vez puesta en marcha la nueva operación. Revisión periódica. Asegurar el cumplimiento de los objetivos y resultados esperados para la implantación del proyecto. A partir de las observaciones que se lleven a cabo durante un lapso razonable de operación del nuevo sistema, debe evaluarse la conveniencia de efectuar las modificaciones a cualesquiera de los componentes del mismo. La experiencia ha mostrado la necesidad de poner especial atención a la revisión periódica de los sistemas, lo cual permite evitar que se desactualicen afectando directamente a la eficiencia de la entidad en su conjunto.

Con la finalidad de realizar un seguimiento oportuno al proceso de implantación de las recomendaciones constantes en el correspondiente informe de auditoría y de conformidad al cronograma de implantación de las recomendaciones aceptado por los funcionarios de la entidad en la cual se determinan responsables y tiempos, para tal efecto a continuación se presenta un formato de la “MATRIZ DE VALOR AGREGADO”, la misma que contiene:

141

RECOMENDACIÓN En este casillero se describirá la recomendación de auditoría constante en el informe respectivo. VALOR AGREGADO En función de la recomendación se planteará las ventajas que permitirá alcanzar la organización con la implantación de cada una de las recomendaciones planteadas en el informe correspondiente. PUNTO DE VISTA Se Incluirá en esta columna, los puntos de vista de la entidad respecto de la o las recomendaciones planteadas. FUNCIONES Y TIEMPO Se determinará en este casillero el funcionario responsable de implantar la recomendación o recomendaciones y la fijación de tiempos en la que se ejecutarán las mismas, previo acuerdo con los funcionarios de la entidad.

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ENTIDAD PUBLICA “XYZ” MATRIZ DE VALOR AGREGADO DE LAS RECOMENDACIONES

SOBRE LA EVALUACION DE CONTROL INTERNO

RECOMENDACIONES VALOR AGREGADO RESPONSABLE Y TIEMPO A CUMPLIR

SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES

A la Rectora:

En conocimiento de las recomendaciones que constan en los informes emitidos por la Contraloría General del Estado o la Auditoría Interna del

Ministerio de Cultura General, dispondrá que los funcionarios responsables de cada recomendación den cumplimiento en forma inmediata.

El cumplimiento de las recomendaciones, permitirá fortalecer el sistema de control interno y optimizar los recursos humanos, materiales y financieros, en el cumplimiento de sus objetivos.

Rectora (nombre del titular: cumplirá en 5 días

ARCHIVO DE DOCUMENTACION

A la Colectora:

Dispondrá a la Contadora que previo al registro de las operaciones

financieras, reunirá y archivará todos los comprobantes de pago con la documentación de soporte, los que deberán guardar un orden lógico y

secuencial.

El mantener un archivo centralizado y ordenado, facilitará su ubicación y que las operaciones se encuentren debidamente sustentadas.

Colectora (nombre del titular): cumplirá en 15 días

A la Rectora:

Dispondrá a la Colectora que cuando se presenten casos de cheques girados y no entregados a sus beneficiarios, realice gestiones para su pago

y mantendrá en un archivo independiente bajo su custodia. Además, cuando existan cheques girados y no cobrados por más de 13 meses, procederá a su anulación e ingresará los valores a la cuenta corrientes

respectiva.

La entrega de cheques a los beneficiarios, mantener un archivo bajo custodia de la Colectora, así como la anulación de cheques girados y no cobrados que pasen de 13 meses, permitirá posibles pérdidas y disponer de fondos para el desarrollo de sus actividades.

Colectora (nombre del titular): cumplirá en 15 días

FONDO FIJO DE CAJA CHICA A la Rectora:

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Dispondrá a la responsable del fondo, previa la realización de un gasto de

caja chica, le solicite la autorización correspondiente, los mismos que deben seguir la secuencia numérica y tener adjunta la documentación de soporte.

La autorización de los gastos con fondos de caja chica, permitirá que estos valores sean controlados y utilizados adecuadamente.

Secretaria del Plantel (nombre del titular): cumplirá a partir del 2 de mayo del 2001

ARQUEOS DE FONDOS Y CONSTATACIONES FISICAS PERIODIC AS

Al Consejo Directivo:

Dispondrá a la Comisión de Control Interno, planifique y realice periódica y sorpresivamente, arqueos a los fondos en efectivo de la entidad y

constataciones físicas a los bienes y especies valoradas, por lo menos una vez al año; de estas diligencias se levantarán las correspondientes actas, de

existir novedades se comunicarán a la máxima autoridad.

La realización de arqueos a los fondos en efectivo y constataciones físicas a los bienes y especies valoradas, permitirá verificar su existencia, contar con un documento para conciliar con el saldo contable y la adopción de medidas correctivas en caso de existir novedades.

Comisión de Control Interno: Cumplirá en la programación en 30 días.

ACTAS DE ENTREGA RECEPCION DE BIENES Y DOCUMENTOS

A la Colectora:

Procederá, junto con la Guardalmacén, a la formulación y legalización de las respectivas actas de entrega recepción de los muebles, equipos y libros

recibidos en donación.

La formulación de las actas de entrega recepción, permitirán contar con el documento que demuestre los bienes efectivamente recibidos y el servidor que los receptó.

Colectora (nombre del titular); señorita Guadalupe Santos: cumplirán en 20 días

Exigirá a la Contadora saliente proceda de inmediato a la formulación, recepción y legalización de las actas de entrega recepción de la información

financiera a la Contadora entrante.

La entrega recepción de la documentación de la información financiera, permitirá procesar y presentar los estados financieros del año 2000.

Colectora ( nombre del titular) : cumplirá en 15 días

REGISTROS CONTABLES

A la Colectora:

Dispondrá a la Contadora observe toda la normatividad vigente aplicable en el desarrollo de todas las fases del sistema contable.

La aplicación de la normatividad contable, permitirá que la información financiera sea elaborada y presentada adecuada, oportuna y razonablemente.

Contadora ( nombre del titular): cumplirá en todo el desarrollo del sistema contable, a partir del 2 de mayo del 2001.

145

RESULTADOS OBTENIDOS DE LA APLICACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA

Tipo de condición

S

Incertidumbre

NOO

Existencia permanente

Informe Estándar

Párrafo explicativo adicional

Importante

Importante y Generalizada

Limitación al alcance

Importante

Importante


Desviación PCGE

Abstención de

opinión

Importante


Párrafo Explicativo adicional

Opinión negativa

Excepto por

Párrafo Explicativo adicional

Uniformidad

Enfasis de un asunto

Condiciones ameritan Condiciones

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APENDICE “H”

CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO

SINTESIS DE RESULTADOS

1. INFORMACION DE LA UNIDAD DE CONTROL MOTIVO DEL EXAMEN: DIRECCION (Matriz) ORDEN DE TRABAJO N° DIRECCION REGIONAL DIRECCION PROVINCIAL FECHA DISTRITO ZONAL Ciudad: PLANIF IMPREV 2. ENTIDAD EXAMINADA: TIPO A DIRECCION Y N° TELEFONO: B

C 3. CLASE DE EXAMEN: AUDITORIA OPERACIONAL EXAM. ESPECIAL FINANCIERO MONTO EXAMINADO AUDITORIA FINANCIERA EXAM. ESPECIAL DE

INGENIERIA

4. SINTESIS DE LOS PRINCIPALES HALLAZGOS: (Referenciar la(s) página(s) del borrador del informe) Pág.

147

5. PERIODO EXAMINADO DESDE: HASTA: MESES: AÑOS: 6. SUJETOS DE RESPONSABILIDAD:

CONCEPTO TIPO RESPONSABILIDAD

VALOR

ADM CIVIL PENAL

7. EQUIPO ACTUANTE INTEGRADO POR: SUPERVISOR: JEFE DE EQUIPO: OPERATIVOS: CIUDAD Y FECHA:

DIRECTOR (O DELEGADO PROVINCIAL) DE LA UNIDAD DE CONTROL

(F)..................................................... NOMBRE:

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INSTRUCTIVO PARA EL MANEJO DEL FORMULARIO DE SINTES IS DE RESULTADOS

OBJETIVOS • Este formulario está diseñado para recopilar, simplificar y presentar información

objetiva de los resultados de la auditoría financiera, para conocimiento del Contralor General del Estado.

• El formato debe ser utilizado en todas las Direcciones de Auditoría de la Matriz, las Direcciones Regionales y las Delegaciones Provinciales.

• Toda la información será procesada y preparada por el Supervisor y el Jefe de Equipo de cada trabajo sobre la base del Informe y el Memorando de Antecedentes.

1. INFORMACION DE LA UNIDAD DE CONTROL

En los casilleros en blanco constarán las siglas de la Dirección de Auditoria de la Matriz, de las Direcciones Regionales y las Delegaciones Provinciales, según el caso.

Motivo del Examen: el número de la Orden de Trabajo y la Fecha, se tomarán del oficio emitido y suscrito por el Director de la unidad respectiva.

Con una X se indicará que el trabajo ejecutado fue considerado en el Plan Anual de Control o se trató de un trabajo no previsto.

2. ENTIDAD EXAMINADA

Se describirá la identificación completa de la institución u organismo, además la dirección y el número de teléfono.

Tipo: Se trazará una X en el casillero respectivo en base de la clasificación que le corresponda a la institución u organismo según el Plan Anual de Control, vigente.

3. CLASE DE EXAMEN

Se trazará una X en el casillero respectivo para informar sobre el tipo de examen practicado.

Monto examinado: En este casillero hay que consignar el valor total de los recursos examinados, en caso de ser aplicable.

De considerarlo pertinente se incluirán los datos del alcance del examen.

149

4. SINTESIS DE LOS PRINCIPALES HALLAZGOS

Se detallarán en forma resumida, sintética los hallazgos más importantes, que induzcan a responsabilidades administrativas, civiles o penales (a modo de conclusión).

5. PERIODOS EXAMINADOS

Se indicarán las fechas del período en el que se efectuaron las operaciones que fueron examinadas, según el alcance expresado en el informe, y el número de meses y años comprendidos en dicho período.

6. SUJETOS DE RESPONSABILIDAD

Se harán constar: nombres y apellidos completos y cargo que ocupa u ocupó, títulos profesionales.

Tipo de responsabilidad: se indicará con un X en el casillero respectivo las responsabilidades atribuidas al servidor responsable.

Valor: constará el monto total de las responsabilidades civiles o penales. En el caso de que una persona sea considerada responsable civil y penal, se ocupará un renglón para indicar el valor total de las responsabilidades.

Si existen varias personas responsables y con dos o más responsabilidades de tal manera que el espacio previsto en el formato sea insuficiente, se detallará en un anexo.

7. EQUIPO ACTUANTE INTEGRADO POR:

Se consignarán datos completos del personal que intervino en el examen, en calidad de Supervisor, de Jefe de Equipo y operativos.

8. LEGALIZACION

Lugar y fecha: Constará la ciudad y fecha en la que fue preparada la información que consta en el formulario.

El documento será legalizado por el Director de la unidad de Control de la Matriz, de la Regional, o Delegado Provincial, según el caso y se adjuntará al informe para el trámite respectivo.

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EXAMENES ESPECIALES

Los informes de examen especial que se presentarán a la contraloría General del Estado, y que por su naturaleza tienen un alcance limitado y menos amplio que la auditoria, deberán contener los resultados de comentarios, conclusiones y recomendaciones, respetaran las normas y procedimiento de la profesión, las disposiciones legales vigentes, y serán elaborados tomando en cuenta la estructura que se dispone en el presente reglamento.

Estructura y contenido de informes de examen especi al

ESTRUCTURA DEL INFORME 1. Carátula 2. Relación de siglas y abreviaturas utilizadas. 3. Índice 4. Carta de presentación o de envío 5. Informe, que contendrá 2 capítulos:

CAPITULO I Información Introductoria

• Motivo del examen Señalar el número y fecha de la orden de trabajo, precisar si el examen se realiza en cumplimiento del plan anual de auditoria correspondiente o si obedece a un imprevisto autorizado por el Contralor General del Estado, o por el Subcontralor General citando el número y fecha de tal autorización o por disposición de la máxima autoridad que ejerza la representación legal de la institución según lo dispuesto en el Art. 14 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado. • Objetivos del Examen Se indicarán los objetivos que tienen relación directa con la naturaleza del examen • Alcance del examen Se expondrá la amplitud del trabajo realizado con indicción de: periodo cubierto, áreas, rubros o componentes examinados. • Base Legal. Se señalará el instrumento legal en el cual consta la creación o constitución de la entidad y se presentarán las disposiciones legales que tienen vinculación con la Unidad Administrativa, áreas, rubros o componentes examinados y otras normas reglamentarias. • Estructura Orgánica Se debe señalar la estructura orgánica de la entidad, la unidad o área examinada, según corresponda, con el propósito de ubicar al lector en el campo de acción de la auditoria. • Objetivos de la entidad

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Se debe señalar los que constan en el reglamento Orgánico Funcional, a fin de divulgar lo que la entidad pretende alcanzar a través de sus unidades, áreas o actividades. • Financiamiento o monto de recursos examinados. Señalar, en lo posible, el monto de los recursos examinados en el examen CAPITULO IIResultados del examen

En este capítulo se deben desarrollar todos los comentarios sobre cada uno de los rubros o áreas examinadas, ordenándolos de acuerdo al grado de importancia relativa, empezando por el resultado del seguimiento de las recomendaciones de informes anteriores. Todo comentario tendrá un título que revele su contenido en forma resumida y llame la atención al lector. Todos los comentarios deben presentar sus atributos: condición, criterio, causa y efecto; serán redactados en forma narrativa y contendrán aspectos trascendentes detectados durante el examen, descritos ordenadamente con lógica y claridad, no incluirán términos como “a la fecha” o “en la actualidad”, sino precisando con claridad la fecha del evento o hecho; y, su efecto, en lo posible, será cuantificado; además, incluirán las conclusiones y recomendaciones, sin que estas formen parte de los hallazgos pero que guarden relación directa con ellos. Anexos del Informe Anexo 1: Nómina de funcionarios principales Anexo 2: Movimiento de las cuentas analizadas.- Se efectuará el movimiento, partiendo del saldo del último examen realizado, resumiendo los débitos y créditos y estableciendo el saldo contable a la fecha de corte; los ajustes o regulaciones y la presentación y descomposición del saldo de caja- bancos. La presentación del saldo de caja señalará el saldo inicial, los ingresos y egresos del periodo y el saldo final. La descomposición del saldo final demostrará los recursos efectivos propios y los recursos efectivos ajenos. Anexo 3: cronograma de aplicación de recomendaciones.

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MOMENTO TRES

AUDITORIA DE GESTION

GENERALIDADES Y PROCESO DE LA AUDITORIA DE GESTION OPERACIONALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA

ACUERDO No. 031 CG

El Contralor General del Estado

ACUERDA

Art. 1.- Expedir y poner en vigencia el Manual de Auditoría de Gestión para la Contraloría General del Estado y Entidades y Organismos del Sector Público sometidos a su control.

Art. 2.- Las entidades y organismos del sector público, sometidos al control de la Contraloría General del Estado, diseñarán, pondrán en vigencia y actualizarán los indicadores de gestión teniendo como antecedente las propuestas técnicas contenidas en el presente manual y anexo, y el aporte de sus propias unidades administrativas y sus servidores.

Art. 3.- La Contraloría General del Estado periódicamente actualizará el Manual de Auditoría de Gestión, a base de los nuevos criterios técnicos y legales que se emitan al respecto.

Art. 4.- Este Manual entrará en vigencia a partir de la presente fecha, sin perjuicio de su publicación en el Registro Oficial.

Dado en la ciudad de San Francisco de Quito, Distrito Metropolitano a;

COMUNÍQUESE

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Dr. Alfredo Corral Borrero CONTRALOR GENERAL DEL ESTADO

La Gerencia Pública La Gerencia en la actualidad consiste en “dirigir una entidad, unidad operativa o programa de una manera eficiente, eficaz, efectiva, económica y transparente”. La responsabilidad gerencial se define por el manejo de los recursos en función de su rentabilidad (en las actividades que les sea aplicable) el criterio de economía en su administración, procura del desarrollo organizacional de la institución, asegurar una positiva imagen institucional y preservar un impacto favorable en su ámbito de acción. El posicionamiento a futuro del gerente público se basará en su Actitud de Servicio al Público, su Competitividad, en base a un trabajo excelente no habrá grandes diferencias entre el gerente público y el gerente privado; pero además de ello debe ser siempre ejemplo de honestidad. Para una mejor comprensión de la gestión gubernamental es necesario definir los siguientes términos: La Responsabilidad y el Deber de Responder La responsabilidad de acuerdo a lo señalado por el diccionario de la real academia española: es “la calidad de responsable”, que proviene del latín responsum, lo cual es aplicable aquel que está “obligado a responder de alguna cosa o por alguna persona”. Es decir que, en primer término, la responsabilidad es eminentemente una condición social, esto es, es propia del hombre viviendo en sociedad, una obligación del hombre en su interacción con los demás hombres; o bien, desde el punto de vista teológico, en su interacción con lo divino. En segundo término, y sólo analizando la relación del hombre con los demás hombres, esta responsabilidad se manifiesta hacia varios aspectos y en diversos sentidos, como por ejemplo: la responsabilidad ética y moral del hombre hacia con sus pares; la responsabilidad por el entorno, la naturaleza; la responsabilidad de responder ante los compromisos que contrae, y dentro de esto, la responsabilidad de responder ante una autoridad superior según un convenio, acuerdo, pacto o contrato, ya sea escrito o consuetudinario. Por su parte el término responder implica “satisfacer el argumento, duda, dificultad o demanda”. De esta manera, si bien, la responsabilidad es inherente al “ser social” porque involucra al hombre viviendo en sociedad, cuando se relaciona con otros hombres o bien con la divinidad en el caso de su relación con Dios; además, implica una relación en distintos planos en cuanto a jerarquía, esto es, puede darse en una relación de pares, o bien entre superiores y subordinados.

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Los anglosajones utilizan el término ACCOUNTABILITY para referirse al “deber de responder ante una autoridad superior”, término este, que al trasladarlo al español, ha sido traducido como “RESPONSABILIDAD”. Por lo tanto, la responsabilidad es una acción de rendición de cuenta. La rendición de cuenta constituye en sí misma, una relación de jerarquía, y se manifiesta en una connotación natural al entender que “todos los individuos son responsables de sus propios actos”, o bien en su connotación legal, cuando supone que “todo acto o acción debe ser transparente, sujeto a la ley, a sus reglamentos y al juicio prudente del individuo y del ente social”.

De esta manera, el deber de responder, o rendir cuenta, es aplicable a todo individuo o conjunto de individuos (cualesquiera sea la forma de su comunidad) cuando se relaciona con una autoridad (cualesquiera sea la forma de esa relación)

Así se evidencia por lo demás, en la sociedad política según veremos a continuación:

Liderazgo

En primer lugar, empecemos por entender el concepto de Organización y para comenzar de alguna parte, veámoslo desde la perspectiva del proceso administrativo. En Administración cuando hablamos de organización la entendemos en su forma verbal: como estructurar, distribuir, ordenar u otro; sin embargo, también se puede tomar como un sustantivo al decir que: organización es la forma de toda asociación humana para el logro de un objetivo.

Cada vez que dos o más personas se unen con algún propósito, de inmediato se produce un acto conjunto que es sinónimo de organización y de coordinación que es su principio subyacente.

La coordinación nace desde el mismo momento en que esas personas combinan sus esfuerzos para conseguir un objetivo, toda vez que para conseguir la unidad de acción que permite lograr la meta común, esos esfuerzos deben ser al unísono, o, al mismo tiempo. Esa unidad de acción sólo es posible sí existe organización. Sin embargo, tampoco podría haber organización si no existe en el grupo alguien con poder para conseguir el esfuerzo coordinado, dando origen así a la Jefatura.

El poder es la capacidad para hacer algo, y es manifiestamente una facultad individual que tiene o se entrega a una persona o entidad. En cambio la autoridad es inherente a la organización, ya que se general en el grupo, emana de éste porque para hacerse efectiva necesita del acuerdo de todos, por lo mismo es subyacente al esfuerzo coordinado, la autoridad pertenece al colectivo y es entregada a un individuo en la forma de un mandato determinado de esa manera el “poder”, de utilizar la autoridad en nombre de todos, lo cual es reconocido por todos como legítimo.

Así surge la “Jefatura”, como expresión de la autoridad delegada por el grupo, es decir, es la forma que asume la autoridad cuando penetra en la Organización.

Por eso donde la democracia prevalece la autoridad emana del pueblo, es éste el que tiene el poder soberano y es quien delega la autoridad en jefes y mandatarios mediante el sufragio. Por lo tanto, la jefatura es la investidura que se otorga a estos mandatarios para actuar revestidos de la autoridad que emana del pueblo.

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Por otra parte, es importante tener presente que la autoridad adquiere valor cuando se ejerce con juicio y mediante el buen uso de la razón, de la justicia, de lo fundado y de lo legítimo, solamente entonces pasa a ser un derecho que se gana y que se ejerce con calidad. Por eso usamos la expresión “autoridad moral” cuando el poder se conjuga con la ética.

En el ejercicio de la política es evidente la distinción entre gobiernos elegidos y gobiernos de facto, que corresponde a la diferencia entre el derecho de autoridad adquirido mediante un proceso reconocido como legítimo, y la mera posesión del poder obtenido por el uso de la fuerza o de otra forma, pero siempre de manera ilegítima. Por lo tanto, podemos afirmar enfáticamente que la autoridad se apoya en un derecho moral y como los derechos no pueden separarse de los deberes, cuando la Jefatura no usa sus derechos en la forma que sus deberes lo exigen, estará expuesta, antes o después, al fracaso.

Todo esto nos lleva a afirmar que ninguna organización tiene posibilidades de permanecer si no está asentada sobre una base sólida de “valores morales”, entre los cuales destaca la “comunidad de intereses o servicio mutuo”; que implica obligaciones recíprocas entre sus miembros, en cuanto a que no sólo deben comprenderse y servirse mutuamente, sino que además, todos y cada uno de ellos deben saber cual es el fin perseguido, cómo éste satisface el interés individual de cada cual, y cómo también satisface el interés de todos, es decir; deben aprehender que el logro del objetivo es esencial para el bienestar colectivo y además, entender porqué lo es.

EL CONTROL DE GESTIÓN

Definiciones

Gestión

♦ Gestión es un proceso mediante el cual la entidad asegura la obtención de recursos y su empleo eficaz y eficiente en el cumplimiento de sus objetivos. Esto busca fundamentalmente la supervivencia y crecimiento de la entidad, se desarrolla dentro del marco determinado por los objetivos y políticas establecidos por el plan de desarrollo estratégico e involucra a todos los niveles de responsabilidad de la entidad.

♦ Gestión comprende todas las actividades de una organización que implica el establecimiento de metas y objetivos, así como la evaluación de su desempeño y cumplimiento; además del desarrollo de una estrategia operativa que garantice la supervivencia.

Control

Control es un conjunto de mecanismos utilizados para asegurar y evaluar el cumplimiento de los objetivos y planes diseñados y para que los actos administrativos se ajusten a las normas legales y a los referentes técnicos y científicos establecidos para las diferentes actividades humanas dentro de la organización social.

Control de Gestión

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El control de gestión es el examen de eficiencia y eficacia de las entidades de la administración y los recursos públicos, determinada mediante la evaluación de los procesos administrativos, la utilización de indicadores de rentabilidad pública y desempeño y la identidad de la distribución del excedente que éstas producen, así como de los beneficios de su actividad.

Propósito del Control de Gestión Al Estado le corresponde proveer de obras, servicios y bienes al pueblo como retribución a la contribución que éste realiza, mediante los tributos que entrega, es ahí donde nace su real derecho de exigir que los mismos sean de buena calidad, y entregados en forma oportuna a su servicio; pero también le interesa a la sociedad saber que la producción sea como consecuencia de una gestión pública, que procure la máxima productividad a un costo razonable que significa la utilización óptima de los recursos financieros materiales y humanos disponibles, evitando el desperdicio de los mismos o la apropiación indebida para fines particulares sin importar el perjuicio que se cause a la sociedad y describiendo el fraude y los indicios de responsabilidad penal. La gestión pública necesariamente tiene que realizarse como un imperativo social, entendido esto, que las autoridades, directivos y funcionarios que prestan su contingente en los diversos Poderes del Estado y en las instituciones y organismos públicos, manifiesten y actúen con profesionalismo, mística de servicio y transparencia. La gestión gubernamental, comprende todas las actividades de una organización que implica el establecimiento de metas y objetivos, así como la evaluación de su desempeño y cumplimiento; además del desarrollo de una estrategia operativa que garantice la supervivencia. El Estado, al igual que en la actividad privada, requieren tener Metas, Misión, Visión, poder medir resultados y evaluar su gestión en términos de eficiencia, eficacia y economía, para lo cual el Estado necesita implantar y profundizar una Cultura de Servicio. Ámbito y Objetivo General de la Gestión Pública La evaluación de gestión en los sistemas de control interno, se refiere a medir la economía efectividad y eficiencia de las actividades, para lo cual es necesario realizar un proceso de evaluación de los métodos que la dirección de una entidad u organismo establece en forma periódica y sistemática sobre los controles para cumplir con las normas legales, el buen uso y protección de los recursos, la identificación y cubrimiento de riesgos y la responsabilidad del funcionario en relación con unos estándares de resultados esperados proyectando acciones a futuro en busca de un mejoramiento continuo. El ámbito y objetivo de la gestión pública, se lo puede concebir de la siguiente manera: Gestión Operativa .- Sectores: de los servicios generales del estado, del desarrollo social y comunitario, de la infraestructura económica, productivo, financiero y de valores y otros, propios de la misión y finalidad de la entidad u organismo.

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Gestión Financiera .- Que incluye la presupuestaria, del crédito, tributaria, de caja o tesorería, contable y contratación pública, esta última en cuanto significa financiamiento para la adquisición de bienes, adquisición de servicios y realización de obras, y propiamente a la gestión contractual con su contenido legal y técnico. Gestión Administrativa .- General, de bienes, de transporte y construcciones internas, de comunicaciones; de documentos (secretariado, biblioteca, imprenta, reproducción de documentos y otros), de seguridad limpieza y mensajería, de recursos humanos, de desarrollo social interno, e informática

Instrumentos para el Control de Gestión

El control de gestión como cualquier sistema, posee unos instrumentos para entenderlo, manejarlo y evaluarlo, entre ellos se encuentran:

- Índices: Permiten detectar variaciones con relación a metas o normas. - Indicadores: Son los cocientes que permiten analizar rendimientos. - Cuadros de Mandos : Permiten la dirección y enfoque hacia los objetivos. - Gráficas: Representación de información (variaciones y tendencias). - Análisis comparativo: Compararse con el mejor, para lograr una mayor

superación. - Control Integral : Participación sistemática de cada área organizacional en el

logro de los objetivos. - Flujogramas: Representación simbólica o pictórica de un procedimiento

administrativo.

Uno de los instrumentos para lograr un buen control de gestión es la utilización de indicadores de eficiencia, eficacia, economía, calidad e impacto

Elementos de Gestión

El Estado requiere de planificación estratégica y de parámetros e indicadores de gestión cuyo diseño e implantación es de responsabilidad de los administradores de las instituciones públicas en razón de su responsabilidad social de rendición de cuentas y de demostrar su gestión y sus resultados, y la del auditor gubernamental evaluar la gestión,en cuanto a las cinco "E", esto es, ECONOMIA, EFICIENCIA, EFICACIA, ECOLOGIA Y ETICA, que a continuación se definen:

Economía , son los instrumentos correctos a menos costo, o la adquisición de recursos idóneos en cantidad y calidad correctas en el momento previsto, en el lugar indicado, y al precio convenido; es decir, adquisición o producción al menor costo posible, con relación a los programas de la organización y a las condiciones y opciones que presenta el mercado, teniendo en cuenta la adecuada calidad. La responsabilidad gerencial también se define por el manejo de los recursos en función de su rentabilidad (en las actividades que les sea aplicable), el criterio de economía en su administración.

Eficiencia .- insumos que producen los mejores resultados con el menor costo o la utilización provechosa de los recursos, en otros términos, es la relación entre los recursos consumidos y la producción de bienes y servicios, se expresa como porcentaje comparando la relación insumo-producción con un estándar aceptable o norma; la eficiencia aumenta en la medida en que un mayor número de unidades se

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producen utilizando una cantidad dada de insumo. Su grado viene dado de la relación entre los bienes adquiridos o producidos o servicios prestados, con el manejo de los recursos humanos, económicos y tecnológicos para su obtención; incluye la relación de los recursos programados con los realmente utilizados para el cumplimiento de las actividades; por tanto, es la relación entre el rendimiento de los bienes, servicios u otros resultados y los recursos utilizados para producirlos. La eficiencia es lograr que las normas de consumo y de trabajo sean correctas y que la producción y los servicios se ajusten a las mismas; que se aprovechen al máximo las capacidades instaladas; que se cumplan los parámetros técnicos - productivos, que garanticen la calidad; que las mermas y los desperdicios que se originen en el proceso productivo o en el servicio prestado sean los mínimos; y, que todos los trabajadores conozcan la labor a realizar. Se manifiesta en la misión o finalidad compartida, tener objetivos y políticas, una estructura operativa definida, disponer del personal idóneo, y tener una cultura de perfeccionamiento.

Eficacia , son los resultados que brinda los efectos deseados, en otras palabras, es la relación entre los servicios o productos generados y los objetivos y metas programados; es decir, entre los resultados esperados y los resultados reales de los proyectos, programas u otras actividades; por lo que la eficacia es el grado en que una actividad o programa alcanza sus objetivos, metas u otros efectos que se había propuesto; tiene que ver con el resultado del proceso de trabajo de la entidad, por lo que debe comprobarse que la producción o el servicio se haya cumplido en la cantidad y calidad esperadas; y que sea socialmente útil el producto obtenido o el servicio prestado.

La eficacia se determina comparando lo realizado con los objetivos previamente establecidos, o sea la medición del cumplimiento de objetivos y metas. Se mide la eficacia investigando las necesidades de sus clientes actuales y potenciales, como también del desempeño de los competidores actuales y potenciales, la permanente relación con los clientes, la consulta de su grado de satisfacción y la respuesta a sus reclamos y sugerencias.

Ecología , son las condiciones, operaciones y prácticas relativas a los requisitos ambientales y su impacto, que deben ser reconocidos y evaluados en una gestión institucional, de un proyecto, programa o actividad.

Ética , es un elemento básico de la gestión institucional, expresada en la moral y conducta individual y grupal, de los funcionarios y empleados de una entidad, basada en sus deberes, en su código de ética, en las leyes, en las normas constitucionales, legales y consuetudinarias vigentes en una sociedad.

Equidad, Implica distribuir y asignar los recursos entre toda la población, teniendo en cuenta el territorio en su conjunto, la necesidad de estimular las áreas cultural y económicamente deprimidas, y con absoluto respeto a las normas constitucionales y legales imperantes sobre el reparto de la carga tributaria, los gastos, las inversiones, las participaciones, las subvenciones y transferencias públicas.

Interrelación entre Economía, Eficiencia, Eficacia, Ecología y Etica

En el proceso gerencial se observa la interrelación entre la economía (recursos o insumos al menor costo), la eficiencia (recursos o insumos que producen los mejores

159

resultados), la eficacia (resultados que brindan los efectos deseados), la ecología (análisis de los esfuerzos realizados para preservar el medio ambiente y la conservación de los recursos, determinando sus costos y evaluando su impacto) y la ética (la conducta ética de la organización y sus integrantes, traducida en acciones concretas que evidencian la transparencia en la gestión) y la equidad (en cuanto a la entrega de servicios bienes y obras a toda la comunidad con la recuperación de sus costos de acuerdo a la capacidad contributiva de los usuarios).

La relación se da por cuanto, la Economía se entiende por la adquisición de recursos o insumos (financieros, materiales, humanos y tecnológicos) correctos al menor costo, para ser utilizados eficientemente en la producción de bienes, servicios u obras previstos, permitiendo el logro de los objetivos, metas o beneficios esperados, que al ser entregados en las cantidades, calidades, a costos razonables y en forma oportuna, garantizando un efecto favorable en el entorno socio-económico, sin afectar al medio ambiente y disminuyendo el daño y costo ecológico, evidenciando en la gestión una conducta y moral institucional que garantice la transparencia en su accionar. A más de las seis "E", son parte del control de gestión los seis términos que a continuación se indica: Rendimiento , es la gestión gerencial o desempeño en busca de la Eficiencia con Eficacia más Economía; es decir, la medición de calidad de trabajo más el logro de objetivos que en conjunto nos aseguran una gestión unitaria en un sentido sistemático y realizadora por el esfuerzo productivo, objetivos versus metas. Es indispensable orientarse hacia la excelencia mediante una gestión trascendente, que permita la satisfacción del cliente incluso por encima de sus expectativas. Calidad , es la cantidad, grado y oportunidad en que el producto o servicio prestado satisface la necesidad del usuario o cliente. Se refiere a los procesos sistemáticos utilizados por la institución para asegurar la ejecución o entrega de sus productos o servicios, cada vez con mejor calidad; se evalúa además el control de dichos procesos y su mejoramiento continuo, de modo de asegurar la entrega de servicios y/o productos; y/o el cumplimiento de programas de manera que satisfagan crecientemente al usuario y aseguren el uso eficiente de los recursos institucionales. Resultados , es la relación con los niveles de calidad y mejoramiento obtenido sobre la base del análisis de la satisfacción de las necesidades y expectativas de los usuarios, y del análisis de las distintas operaciones del servicio, a todo lo cual podrían y deberían estar contenidos en los indicadores de gestión. Son los elementos de gestión más importantes, por cuanto el auditor puede comprobar si los parámetros o indicadores diseñados por la administración de la entidad, se traducen o sirven para medir efectivamente: la calidad de los programas, productos o servicios; el mejoramiento de la productividad y la calidad en los procesos principales y en las áreas de apoyo; en la calidad de los proveedores, en la gestión financiera, en la satisfacción del usuario, y la satisfacción del personal. Impacto : Repercusión a mediano o largo plazo en el entorno social, económico o ambiental, de los productos o servicios prestados. Incluye la obtención de información y percepción de la comunidad respecto de los servicios, prestaciones y

160

productos que se ponen a disposición de los ciudadanos, de sus compromisos de calidad, de servicio, su grado de cumplimiento y las compensaciones por incumplimientos. Parte de la medición del impacto es referirse a la protección del medio ambiente y a la conservación de los recursos. Excelencia Gerencial .- Es la búsqueda del logro de los objetivos corporativos, asegurar la dinámica de la organización, mantener una adecuada moral del personal, y principalmente buscar la satisfacción de los clientes. Control Interno .- Es un instrumento de gestión, por consiguiente, la responsabilidad en cuanto a la idoneidad, eficacia y estructura del control interno incumbe en primera instancia, al personal directivo. El control interno gerencial es importante para los ejecutivos o administradores de entidades públicas por cuanto proporciona condiciones para poder confiar en la solidez de las operaciones y actividades realizadas en distintos niveles y lugares; cuanto mayor es el tamaño de la entidad pública, aún más importante es su sistema de control interno para las funciones que tienen encomendadas su administración. Fundamentos de la Auditoría de Gestión en el Sector Público Ecuatoriano Definición La auditoría de gestión, es el examen sistemático y profesional, efectuado por un equipo multidisciplinario, con el propósito de evaluar la eficacia de la gestión de una entidad, programa, proyecto u operación, en relación a sus objetivos y metas; de determinar el grado de economía y eficiencia en el uso de los recursos disponibles; y, de medir la calidad de los servicios, obras o bienes ofrecidos, y, el impacto socio-económico derivado de sus actividades. Propósitos y objetivos Entre los propósitos tenemos a los siguientes: − Determinar si todos los servicios prestados, obras y bienes entregados son

necesarios y, si es necesario desarrollar nuevos; así como, efectuar sugerencias sobre formas más económicas de obtenerlos.

− Determinar lo adecuado de la organización de la entidad; la existencia de objetivos y planes coherentes y realistas; la existencia y cumplimiento de políticas adecuadas; la existencia y eficiencia de métodos y procedimientos adecuados; y, la confiabilidad de la información y de los controles establecidos.

− Comprobar si la entidad adquiere, protege y emplea sus recursos de manera económica y eficiente y si se realizan con eficiencia sus actividades y funciones.

− Cerciorarse si la entidad alcanzó los objetivos y metas previstas de manera eficaz y si son eficaces los procedimientos de operación y de controles internos; y,

− Conocer las causas de ineficiencias o prácticas antieconómicas. Los principales objetivos son: - Promover la optimización de los niveles de eficiencia , eficacia, economía, calidad

e impacto de la gestión pública. - Determinar el grado de cumplimiento de objetivos y metas.

161

- Verificar el manejo eficiente de los recursos. - Promover el aumento de la productividad, procurando la correcta administración

del patrimonio público.

- Satisfacer las necesidades de la población.

Alcance La Auditoría de Gestión puede abarcar a toda entidad o a parte de ella, en este último caso por ejemplo un proyecto, un proceso, una actividad, un grupo de operaciones, etc. Pero el alcance también comprende la cobertura a operaciones recientemente ejecutadas o en ejecución, denominada operaciones corrientes. La Auditoría de Gestión examina en forma detallada cada aspecto operativo, administrativo y financiero de la organización, por lo que, en la determinación del alcance debe considerarse principalmente lo siguiente: a) Logro de los objetivos institucionales; nivel jerárquico de la entidad; la estructura

organizativa; y, la participación individual de los integrantes de la institución. b) Verificación del cumplimiento de la normatividad tanto general como específica y

de procedimientos establecidos. c) Evaluación de la eficiencia y economía en el uso de los recursos, entendido como

rendimiento efectivo, o sea operación al costo mínimo posible sin desperdicio innecesario; así como, de la eficacia en el logro de los objetivos y metas, en relación a los recursos utilizados.

d) Medición del grado de confiabilidad, calidad y credibilidad de la información financiera y operativa.

e) Atención a la existencia de procedimientos ineficaces o más costosos; duplicación de esfuerzos de empleados u organizaciones; oportunidades de mejorar la productividad con mayor tecnificación; exceso de personal con relación al trabajo a efectuar; deficiencias importantes, en especial que ocasionen desperdicio de recursos o perjuicios económicos.

f) Control sobre la identificación, de riesgos su profundidad e impacto y adopción de medidas para eliminarlos o atenuarlos.

g) Control de legalidad, del fraude y de la forma como se protegen los recursos. h) Evaluación del ambiente y mecanismos de control interno sobre el alcance de la

auditoría, debe existir acuerdo entre los administradores y auditados; el mismo debe quedar bien definido en la fase de Conocimiento Preliminar, porque permite delimitar el tamaño de las pruebas o sea la selección de la muestra y el método aplicable, además medir el riego que tiene el auditor en su trabajo.

Enfoque

La Contraloría del Ecuador se proyecta a la ejecución de auditorías de gestión con un enfoque integral, por tanto, se concibe como una Auditoría de Economía y Eficiencia, una Auditoría de Eficacia, y una Auditoría de tipo Gerencial-Operativo y de Resultados.

162

Es una Auditoría de Economía y Eficiencia porque está orientada hacia la adquisición económica de los recursos (insumos) y su utilización eficiente o provechosa en la producción de bienes, servicios u obra, expresada en una producción maximizada en la cantidad y calidad producida con el uso de una determinada y mínima cantidad de recursos, es decir, incrementar la productividad con la reducción de costos. Es una Auditoría de Eficacia porque está orientada a determinar el grado en que una entidad, programa o proyecto están cumpliendo los objetivos, resultados o beneficios preestablecidos, expresados en términos de cantidad, calidad, tiempo, costo, etc. Es una Auditoría con enfoque Gerencial-operativo y de resultados, porque evalúa la gestión realizada para la consecución de los objetivos y metas mediante la ejecución de planes, programas, actividades, proyectos y operaciones de una entidad, expresados en la producción de bienes, servicios y obras en la calidad y cantidad esperados, y que sean socialmente útiles, y cuyos resultados sean medibles por su calidad e impacto.

Similitudes y diferencias con otras Auditorías

AUDITORIA DE GESTION / AUDITORIA FINANCIERA

ELEMENTOS FINANCIERA DE GESTION

1. Objetivo

Dictaminar los estados financieros de un período.

Revisa y evalúa la Economía y eficiencia con los que se han utilizado los recursos humanos, materiales y financieros, y el resultado de las operaciones en cuanto al logro de las metas y eficacia de los procesos; evalúa la ética y la ecología, y promueve mejoras mediante recomendaciones.

2. Alcance y Enfoque

Examina registros, documentos e informes contables. Los estados financieros un fin. Enfoque de tipo financiero. Cubre transacciones de un año calendario.

Evalúa la eficacia, eficiencia, economía, ética y ecología en las operaciones. Los estados financieros un medio. Enfoque gerencial y de resultados. Cubre operaciones corrientes y recién ejecutadas.

3. Participantes

Solo profesionales auditores con experiencia y conocimiento contable.

Equipo multidisciplinario conformado por auditores conocedores de la gestión y otros profesionales de las especialidades relacionadas con la actividad que se audite.

6. Forma de Trabajo

Numérica, con orientación al pasado y a través de pruebas selectivas.

No numérica, con orientación al presente y futuro, y el trabajo se realiza en forma detallada.

7. Propósito

Emitir un informe que incluye el dictamen sobre los E.F.

Emitir un informe que contenga: comentarios, conclusiones y recomendaciones.

8. Informe

Relativo a la razonabilidad de

Comentario y conclusiones sobre la

163

los estados financieros y sobre la situación financiera, resultados de las operaciones, cambios en el patrimonio y flujos de efectivo.

entidad y componentes auditados, y recomendaciones para mejorar la gestión, resultados y controles gerenciales

HERRAMIENTAS DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN

EQUIPO MULTIDISCIPLINARIO Para la ejecución de Auditorías de Gestión es necesario la conformación de un equipo multidisciplinario, que dependiendo de la naturaleza de la entidad y de las áreas a examinarse, a más de los auditores profesionales, podría estar integrado por especialistas en otras disciplinas, tales como: ingenieros, abogados, economistas, sicólogos, médicos, etc. Auditores De éste grupo, entre los dos más experimentados, se designa al jefe de grupo y al supervisor, quienes tendrán la máxima e íntegra responsabilidad de la Auditoría de Gestión. Así mismo, este trabajo debe realizarse a cargo de una Dirección de auditoría y bajo la dirección de su titular. Especialistas Estos profesionales a más de su capacidad deben tener la independencia necesaria con relación a la entidad objeto de la auditoría, a fin de obtener mayor confianza de que su trabajo será ejecutado con total imparcialidad. Es conveniente que los equipos multidisciplinarios se conformen en las direcciones o departamentos de auditoría, los especialistas podrían participar incluso en la Fase de Conocimiento Preliminar. MUESTREO EN LA AUDITORÍA DE GESTION Durante su examen el auditor obtiene evidencia confiable y pertinente, suficiente para darle una base razonable sobre lo cual emitir un informe. Los procedimientos de auditoría que brindan esa evidencia no pueden aplicarse a la totalidad de las operaciones de la entidad, sino que se restringen a algunos de ellos; este conjunto de operaciones constituye una “muestra”. El muestreo es el proceso de determinar una muestra representativa que permita concluir sobre los hallazgos obtenidos en el universo de operaciones. Por muestra representativa se entiende una cantidad dada de partidas que considerando los valores otorgados a elementos tales como el “riesgo”, permite inferir que el comportamiento de esa muestra es equivalente al comportamiento del universo. El muestreo en auditoría, es la aplicación de un procedimiento de auditoría a menos del 100% de las partidas dentro de un grupo de operaciones, con el propósito de evaluar alguna característica del grupo.

164

La aplicación del muestreo en auditoría tiene los siguientes objetivos: a) Obtener evidencia del cumplimiento de los procedimientos de control

establecidos. b) Obtener evidencia directa sobre la veracidad de las operaciones que se incluye

en los registros y controles. El auditor al efectuar la auditoría de gestión y considerar los factores de riesgos (en cualquiera de los tipos de riesgos), tendrá que decidirse o no, por el método para seleccionar la muestra y el tamaño de ésta, ya que es imposible abarcar en su totalidad todas las operaciones vinculadas con la gestión del área a utilizar. Los riesgos inherentes y de control existen con independencia del procedimiento de muestreo. El auditor debe considerar los riesgos de detección surgidos de las incertidumbres debidas al muestreo (riesgo muestral) así como las surgidas de otros factores sin relación con el mismo (riesgo no muestral). En la auditoría de gestión, el auditor en la fase de conocimiento Preliminar y en la fase de Planificación requiere de investigaciones lo más exhaustivas posibles para determinar las causas de los problemas, que le permitan determinar en la ejecución del trabajo las pruebas a realizar y la aplicación o no de muestreos. El tamaño de la muestra está condicionado por el grado de seguridad que el auditor planea obtener de los resultados del muestreo. En la verificación de la gestión el auditor tiene que practicar pruebas de cumplimiento para determinar si el control interno contable - administrativo, cumplen con los requisitos esperados que permitan en el primer caso, la confiabilidad razonable desde el punto de vista financiero, y en el segundo caso, una administración eficiente. Para este propósito se deben considerar las posibilidades o no de errores, teniendo en cuenta la planeación del error tolerable considerando a su vez el criterio de materialidad, que pueden incluir los siguientes pasos: − Estudiar los niveles de errores identificados en otras auditorías − Reconocer los cambios en las políticas y procedimientos seguidos por la entidad

auditada − Obtener evidencias suficiente Los auditores emplean los dos enfoques de las técnicas de muestreo, como son: De Apreciación o no Estadístico .- Los ítems a ser incluidos en la muestra son determinados de acuerdo a criterio; en este tipo de muestreo el tamaño, selección y evaluación de las muestras son completamente subjetivas; por lo tanto, es mas fácil que ocurran desviaciones. Esta técnica es la más tradicional que viene aplicando el auditor; se sustenta en una base de juicio personal. Estadístico .- Aplica técnicas estadísticas para el diseño, selección y evaluación de la muestra; provee al auditor de una medición cuantitativa de su riesgo. Este muestreo

165

ayuda al auditor a: 1. Diseñar una muestra eficiente; 2. Medir la eficiencia de la evidencia comprobatoria obtenida; y, 3. Evaluar los resultados de la muestra. Los dos tipos de muestreo hacen uso del criterio profesional del auditor para la planeación, elaboración y evaluación de una muestra; igualmente si los dos se aplican apropiadamente, puede proporcionar suficiente evidencia comprobatoria. Para la elección entre el muestreo estadístico y no estadístico, se debe considerar que ambos métodos se basan en la presunción de que una muestra revelara información suficiente acerca del universo en su conjunto, para permitir al auditor llegar a una conclusión sobre el universo. Es importante insistir que ambos métodos se apoyan significativamente en el juicio del auditor. La diferencia entre los dos métodos es el grado de formalidad y estructura involucrado en la determinación del tamaño de la muestra, selección de la muestra y evaluación de los resultados. Al escoger entre el muestreo estadístico y el no estadístico, el auditor debe considerar los objetivos de auditoría y la naturaleza del universo objeto de la muestra, así como también las ventajas y desventajas de cada método. Una vez seleccionada la muestra se debe verificar si las operaciones seleccionadas se corresponden con los criterios siguientes: − La visión y misión de la entidad u organismo − Los objetivos y metas planteados o programadas − El manejo eficiente y económico de los recursos − La calidad esperada por el usuario − La normativa legal que regula las actividades y justifica la existencia de la entidad − Los indicadores de gestión establecidos por la organización, cuando fuere del

caso. PARÁMETROS E INDICADORES DE GESTIÓN Indicadores como instrumentos de control de gestión Para conocer y aplicar los indicadores de gestión, es importante que se encuentre implementado el control interno en la entidad y que se tenga muy en claro lo que es y la importancia del control de gestión como concepto clave y herramienta de la evaluación institucional.

Uno de los resultados del control interno, que permite ir midiendo y evaluando es el control de gestión, que a su vez pretende eficiencia y eficacia en las instituciones a través del cumplimiento de las metas y objetivos, tomando como parámetros los

CONTROL INTERNO

INDICADORES

CONTROL

166

llamados indicadores de gestión, los cuales se materializan de acuerdo a las necesidades de la institución, es decir, con base en lo que se quiere medir, analizar, observar o corregir. Las actividades que se realizan en una organización requieren cuantificarse, es decir, medirse; esa medida refleja en qué grado las actividades que se ejecutan dentro de un proceso, o los resultados del proceso se han alcanzado. Para medir una actividad lo importante es saber:

Construcción de indicadores para el sector publico La medición de indicadores de gestión, que en estricta lógica tendría que iniciarse por el proceso integral Planificación Estratégica, debe involucrar en forma democrática y participativa a todos los funcionarios implicados en la producción de un servicio o función, por lo que su desarrollo e implementación debería beneficiar tanto a sus productores como a sus destinatarios. A pesar de las dificultades que puedan enfrentar las instituciones del Estado para aplicar estrategias de gestión, más propias del sector privado financiero e industrial, aparece conveniente hoy en día, por ejemplo, que los servicios públicos se abran a la utilización de conceptos tales como "cliente" o "producto", que aportan el sentido de un conjunto de obligaciones y derechos mutuos entere las respectivas unidades y las personas, instituciones o empresas con las que se relacionan. Sus principales ventajas son: - Introducir un proceso de participación en la responsabilidad que implica prestar el

servicio o función, así como compartir el mérito que significa alcanzar niveles superiores de eficiencia.

- Adecuar los procesos internos, detectando inconsistencias entre los objetivos de la institución y su quehacer cotidiano. Es frecuente que como resultado de la

Esas medidas deben relacionarse con la MISIÓN de la organización

MISIÓN GESTIÓN

¿QUÉ MEDIR? ¿CUANDO MEDIR?¿DÓNDE MEDIR? ¿CONTRA QUE MEDIR?

MEDIDAS(Grado de operación o resultado)

ESTRATEGIAS(Plan para llevar a cabo la Misión)

Esas medidas deben relacionarse con la MISIÓN de la organización

MISIÓN GESTIÓN

¿QUÉ MEDIR? ¿CUANDO MEDIR?¿DÓNDE MEDIR? ¿CONTRA QUE MEDIR?

MEDIDAS(Grado de operación o resultado)

ESTRATEGIAS(Plan para llevar a cabo la Misión)

167

implementación de un sistema de evaluación, se eliminen tareas innecesarias o repetitivas o se inicie un proceso de adecuación organizacional.

- Apoyar el proceso de planificación o de formulación de políticas de mediano y largo plazo, en la medida en que todos los implicados tienen la oportunidad de analizar el qué y el cómo de sus afanes cotidianos.

- Mejorar la información respecto del uso de los recursos públicos y sentar las

bases de un mayor compromiso y confianza entre los productores del servicio, que facilite la relación entre las instituciones públicas, los ministerios, la administración central y el Congreso Nacional.

- Integrar en el sentido del trabajo funcionario la satisfacción de expectativas y

necesidades de realización personal y profesional, a las que todos tienen derecho, introduciendo sistemas de reconocimiento al buen desempeño, tanto institucional como grupal e individual, sobre bases más objetivas.

En cuanto al relevamiento de Indicadores, los auditores utilizarán parámetros o indicadores convenientes como términos de referencia o estándares razonables de la gestión y control, contra los cuales se puedan realizar comparaciones y evaluaciones del grado de economía, eficacia y eficiencia en el logro de los objetivos y en la administración de los recursos. Si el responsable de la auditoría estima que los indicadores utilizados no son aplicables, deberá tratar de resolver las diferencias de criterios con el ente, desarrollar sus propios indicadores o considerar medidas alternativas de evaluación. Para obtener una medición más adecuada será conveniente aumentar el número de indicadores, incrementando de esta manera la probabilidad de lograr una estimación más precisa y disminuir el riesgo de error. Los indicadores tendrán por función dar señales de alerta ante la ocurrencia o agravamiento de deficiencias en un área determinada. Los indicadores son instrumentos que permiten medir, evaluar y comparar, cuantitativamente y oblicualitativamente las variables asociadas a las metas, en el tiempo, su propio comportamiento y su posición relativa al respecto de sus similares de otras realidades. Los indicadores de gestión pueden ser utilizados para evaluar la entidad como un todo y también respecto de todas las actividades que se ejecutan, para cualquier función, área o rubro que se quiera medir. Para construir indicadores de gestión, que es responsabilidad básica de la gerencia o administración de las entidades y organismos públicos, se puede aplicar la siguiente metodología: a) Definición de la entidad, función o rubro que se requiere medir. Es importante tener muy claro al definir el parámetro, qué es lo que se va a medir,

la gestión global de toda la institución, parte de ella o alguna área en particular y si esa actividad se encuentra ubicada en el nivel político – estratégico, nivel estratégico operativo, nivel de políticas y planes o en el ámbito de programas proyectos; toda vez que serán los responsables de cada área los que deberán efectuar la definición del indicador de que se trate.

168

b) Definición del objetivo que se persigue con el indicador Otro aspecto importante, es aclarar suficientemente, como se utilizará el

indicador, de manera de poder administrar cualquier medida correctiva. En este aspecto, se deben responder las preguntas: ¿para qué se necesita el indicador?, ¿qué persona o personas lo obtendrán?, ¿qué se pretende medir?, ¿quiénes lo utilizarán?, ¿cuál es el propósito de la medición?, etc. Todas estas interrogantes deben ser respondidas antes de la confección del indicador.

c) Determinación de la fuente de datos Otro aspecto importante es establecer en forma anticipada de dónde se obtendrá

la información que permita obtener el indicador; del sistema de información contable, de datos estadísticos, de registros informales u otros. En todo caso, cualquiera que sea la fuente de origen de los datos, ellos deben cumplir con requisitos de calidad tales como: veracidad, pertinencia y oportunidad, además de estar debidamente respaldado.

d) Análisis de información Una vez implementado los parámetros, antes de su obtención y utilización

posterior, se hace necesario que la información relacionada con ello, se encuentre debidamente validada y autorizada por los responsables de su emisión.

e) Determinación de la periodicidad del medidor. Es necesario definir cada cuanto tiempo es conveniente cotejar la realidad con el

indicador, toda vez que ello debe ser puesto en conocimiento, tanto del evaluador como del evaluado.

f) Identificación del receptor del Informe de Gestión Se deben establecer claramente los usuarios del informe de gestión, ya sea que

pertenezcan al nivel de gestión estratégico, logístico o táctico, es decir, se debe determinar quienes usarán la información en la toma de decisiones.

g) Revisión de los indicadores Los indicadores deben ser evaluados permanentemente con el propósito de

readecuarlos a la realidad cambiante de la institución. h) Usuarios de la información fuente

Así como el conocimiento de la fuente de información es importante, de la misma manera también lo es establecer con anterioridad quienes son los que manejan y utilizan esta información, toda vez que la decisión es resultado de todos los.

169

Indicadores financieros básicos

Los Indicadores son los cocientes que permiten analizar rendimientos. Se convierten en importantes

cuando comparan diversos períodos

- Indicadores que miden la liquidez

a) Capital de Trabajo = Activo Corriente – Pasivo Corriente

b) Índice de Independencia Financiera = Pasivo Corriente

Pasivo Total

c) Índice de Solvencia (Relación Corriente) = Activo Corriente

ó de Equilibrio Financiero a Corto Pla Pasivo Corriente

d) Equilibrio financiero a Largo plazo = Capital .

Activo no corriente

e) Índice de Liquidez Inmediata = Efectivo + Invent. Temporales

Pasivo Corriente

f) Índice de Liquidez = Activo Corriente - Inventarios

(Prueba Ácida) Pasivo Corriente

g) Índice de Sumi-liquidez = -Activo no corriente

Activo Total

h) Liquidez del Activo Corriente = Inventarios .

Activo Corriente

i) Rotación de Productos = Costo De Ventas

Terminados Inv. Promedio De Prod. Terminados

j) Plazo Mediode Productos= 360 Días .

Terminados Rotación De Productos Terminados

k) Rotación de Materias Primas = Costo De Materia Prima Utilizada

Inv. Promedio De Materias Primas

l) Plazo Medio de Materias Primas = 360 Días .

Rotación Materias Primas

m) Rotación de Cuentas por Cobrar = Ventas a Crédito .

Promedio de Cuentas por Cobrar

n) Plazo Medio de Cuentas por = 360 Días .

170

Cobrar Rotación de Cuentas por Cobrar

ñ) Rotación de Cuentas por Pagar = Compras Anuales a Crédito .

Promedio de Cuentas por Pagar

o) Plazo Medio de Cuentas por Pagar = 360 Días .

Rotación de Cuentas por Pagar

- Indicadores que miden el endeudamiento

a) Índice de Solidez (Endeudamiento) = Pasivo Total

Activo Total

b) Índice de Pasivo a Capital Permanente = Pasivo a Largo Plazo

Capital Permanente

c) Índice de Pasivo a Patrimonio = Pasivo Total

Patrimonio

- Indicadores que miden la Rentabilidad

a) Rentabilidad Global = Utilidad Neta

Activo Total

= Utilidad Neta X Ventas

Ventas Activo Total

= Margen de Ventas X Rotación del Activo

b) Rentabilidad sobre el Patrimonio = Utilidad Neta .

Patrimonio Promedio

c) Rentabilidad sobre el Capital Social = Utilidad Neta

Capital Social Promedio

d) Utilidad por Acción = Utilidad Neta

Acciones en Circulación

e) Rentabilidad por Acción = Utilidad por Acción

Valor Nominal de la Acción

f) Dividendo por Acción = Dividendos Declarados


171

g) Valor en Libros por Acción = Patrimonio


h) Rentabilidad Operativa de la inversión = Resultado Neto Total

Activo Total

i) Rentabilidad Operativa del = Resultado Operativo Neto

Capital Propio Patrimonio Neto

j) Rentabilidad Total del Capital Propio = Resultado Neto Total

Patrimonio Neto

- Indicadores que miden el Rendimiento

a) Rendimiento de las ventas = Resultado Neto Operativo

Ventas Totales

b) Rendimiento del = Pasivo Total X Resultado Neto Operativo

Capital Ajeno Activo Total X Pasivo Total

c) Rendimiento del Endeudamiento = Rendimiento Capital Ajeno

Intereses Pagados

- Indicadores que miden la Capacidad de Pago

a) Cobertura de Intereses = Utilidad en Operación

Total de Intereses

b) Cobertura Total = Utilidad + Depreciación + Intereses .

Total de Cuotas de Principal e Intereses

c) Cobertura del Pasivo a = Utilidad + Depreciación + Amortización

Cuotas de Principal Deuda a Largo Plazo

- Índices de Gestión Financiera

Solvencia = Activos Circulantes

Pasivos Circulantes

1. Indicadores presupuestarios

En la Unidad de Presupuesto de la Contraloría se han desarrollado los siguientes indicadores:

- Índices de Efectividad de los programas

172

= Recursos realmente invertidos

Recursos planeados

Permite determinar en que medida las previsiones de recursos se han ajustado a las demandas

reales que ha planeado la ejecución del programa. Su resultado permite la reprogramación

presupuestaria. Óptimo igualdad de recursos. Índice con tendencia creciente.

Actividades realizadas durante la ejecución del programa

Actividades planeadas

Cuantifica el logro de los objetivos y metas que sirven de base a los programas, permite

determinar en que medida las desviaciones entre los objetivos originales y los resultados pueden

ser por la forma como se lleva a cabo las actividades / proyectos. Lo óptimo es el cumplimiento de

todas las actividades programadas. Tendencia creciente y positiva

Resultado real observado en la obtención de los objetivos y metas

Producto programado a través de la ejecución del programa

La medición del producto debe considerar los factores exógenos, evaluación financiera y social de

proyectos de inversión pública.

La efectividad del programa, se evalúa partiendo del examen de resultados finales. Lo óptimo es

el menor costo y mayor productividad

Eficiencia de programas = Comparación del producto (bienes y servicios finales

Insumos requeridos para su producción

Es un índice de productividad. Rendimientos: constantes a escala, crecientes y decrecientes.

Los cambios en el índice se deben a: 1) Innovaciones tecnológicas, 2) Cambios en la

organización de la producción, y 3) Cambio en la utilización de los insumos y 4) Implementación

de sistemas de capacitación. Lo óptimo es el rendimiento creciente a escala, índice con

tendencia creciente y positiva (mayor producción con menos insumos)

Índice de Eficiencia = Resultados medidos en términos de la obtención de una meta o un objetivo

Recursos realmente invertidos (insumos)

Relaciona las actividades con los objetivos y las metas con los recursos disponibles para su

ejecución. Refleja la optimización en la utilización de los recursos e insumos (calidad)

Producción efectiva del producto N

Producción programada Standard

173

En empresas productivas, se debería optimizar la utilización de todos los recursos productivos:

humanos, tecnológicos, materiales, financieros.

Producción efectiva del producto N

Capacidad instalada Standard

Indicador que mide la óptima utilización de la capacidad instalada. Se vincula con los conceptos

de Costo y Producto Marginal.

Productividad del trabajo efectivo

Productividad del trabajo programado

Cumplimiento de adecuados niveles de productividad, por óptima utilización de recursos.

- Índices financieros presupuestarios

a) Dependencia Financiera de = Ingresos de Transferencias Transferencia del Gobierno Ingresos Totales

Mide el nivel de dependencia de las transferencias obtenidas del sector público, lo óptimo es un

índice reducido por incremento de los ingresos de autogestión. Lo óptimo es el índice menor a 1.

b) Autonomía financiera = Ingresos propios

Ingresos totales

Permite cuantificar la capacidad institucional para autofinanciarse por su gestión o para generar recursos

propios, lo óptimo de la tendencia creciente índice tender a 1.

c) Solvencia financiera = Ingresos corrientes

Gastos corrientes

Cuando los ingresos corrientes son más que suficientes para cubrir los gastos corrientes,

pudiendo general un superávit presupuestario, caso contrario aparecerá un déficit. Lo óptimo es

que el índice es creciente.

d) Autofinanciamiento del servicio = Ingresos propios de explotación del servicio

Gastos totales de operación del servicio

Permite verificar si con el producto de la gestión, puede financiarse su proceso productivo, se

refiere a autofinanciar la gestión del proceso institucional para la generación del producto esto es

de bienes o servicios. Se sustenta es el establecimiento del sistema de costos por procesos lo

óptimo es que el índice mayor e igual a 1, para la obtención de excedentes en el proceso

productivo.

e) Autosuficiencia = Ingresos propios X 100

Gastos corrientes

174

Mide la capacidad de financiar con ingresos propios los gastos corrientes. Lo óptimo es que el índice

superior al 100%, para la obtención de excedentes.

= Gasto en Remuneración X 100

Ingresos Propios

Capacidad de financiar con ingresos de autogestión, los gastos de remuneración, lo óptimo es que el

índice con tendencia creciente y superior al 100%.

- Índices de ingresos presupuestarios

a) Con respecto al total de Ingresos:

1. = Ingresos corrientes X 100

Total de ingresos

= Impuestos.

Total ingresos

Venta de Bienes

Total de ingresos

Renta de inversiones y multas

Total de ingresos

Transferencias corrientes

Total de ingresos

2. = Ingresos de capital

Total de ingresos

3. = Fuentes de financiamiento

Total de Ingresos

b) Con respecto a la clasificación del ingreso

1. = Ingresos de cada grupo

Corrientes

Impuestos

Ingresos corrientes

Tasas y contribuciones Ingresos corrientes

175

2. = Ingresos de cada grupo


Transferencias corrientes del sector público


= Ingreso Efectivo

Valor codificado

Este indicador permite establecer el grado de recaudación de cada ítem de ingreso en un período

de tiempo, el indicador citado se relaciona con:

= Ingresos efectivos

Ingresos previstos

Análisis de reformas presupuestarias de ingresos y gastos

= Monto reformas presupuestarias

Estimación inicial

El índice elevado refleja que es necesario fortalecer la fase de programación presupuestaria, se

debe analizar la periodicidad y el monto de las mismas

176

FASE I Conocimiento Preliminar• Visita de observación entidad• Revisión archivos papeles de trabajo• Determinar indicadores • Detectar el FODA• Evaluación estructura control interno• Definición de objetivo y estrategia de

auditoría.

FASE II Planificación• Análisis información y documentación• Evaluación de control interno por componentes• Elaboración Plan y Programas

FASE III Ejecución• Aplicación de programas• Preparación de papeles de trabajo• Hojas resumen hallazgos por componente• Definición estructura del informe.

FASE IV Comunicación de Resultados• Redacción Borrador de Informe• Conferencia final, para lectura de informe• Obtención criterios entidad• Emisión informe final, síntesis y memorando de

antecedentes.

FASE V Seguimiento• De hallazgos y recomendaciones al término de

la auditoría.• Recomprobación después de uno o dos años.

Memorando de Planificación

Programas de Trabajo

Papeles de Trabajo

Archivo ArchivoPerm.

Borrador del InformeBorrador

Informe Final

Conferencia Final

INICIO

FIN

FASE I Conocimiento Preliminar• Visita de observación entidad• Revisión archivos papeles de trabajo• Determinar indicadores • Detectar el FODA• Evaluación estructura control interno• Definición de objetivo y estrategia de

auditoría.

FASE II Planificación• Análisis información y documentación• Evaluación de control interno por componentes• Elaboración Plan y Programas

FASE III Ejecución• Aplicación de programas• Preparación de papeles de trabajo• Hojas resumen hallazgos por componente• Definición estructura del informe.

FASE IV Comunicación de Resultados• Redacción Borrador de Informe• Conferencia final, para lectura de informe• Obtención criterios entidad• Emisión informe final, síntesis y memorando de

antecedentes.

FASE V Seguimiento• De hallazgos y recomendaciones al término de

la auditoría.• Recomprobación después de uno o dos años.

Memorando de Planificación

Programas de Trabajo

Papeles de Trabajo

Archivo ArchivoPerm.

Borrador del InformeBorrador

Informe Final

Conferencia Final

INICIO

FIN

METODOLOGÍA DE EJECUCIÓN DE AUDITORÍA DE GESTIÓN

FLUJO DEL PROCESO DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN

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FASES DEL PROCESO DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN

FASE I: CONOCIMIENTO PRELIMINAR OBJETIVOS Consiste en obtener un conocimiento integral del objeto de la entidad, dando mayor énfasis a su actividad principal; esto permitirá una adecuada planificación, ejecución y consecución de resultados de auditoría a un costo y tiempo razonables. ACTIVIDADES En la entidad auditada, el supervisor y el jefe de equipo, cumplen todas las tareas típicas siguientes: 1. Visita a las instalaciones, para observar el desarrollo de las actividades y

operaciones, y visualizar el funcionamiento en conjunto.

2. Revisión de los archivos corriente y permanente de los papeles de trabajo de auditorías anteriores; y/o recopilación de informaciones y documentación básica para actualizarlos. Su contenido debe proveer un conocimiento y comprensión cabal de la Entidad sobre:

a) La visión, misión, los objetivos, metas, planes direccionales y estratégicos.

b) La actividad principal, como por ejemplo en una empresa de producción

interesa: Que y como produce; proceso modalidad y puntos de comercialización; sus principales plantas de fabricación; la tecnología utilizada; capacidad de producción: proveedores y clientes; el contexto económico en el cual se desenvuelve las operaciones que realiza; los sistemas de control de costos y contabilidad; etc.

c) La situación financiera, la producción, la estructura organizativa y funciones,

los recursos humanos, la clientela, etc. De los directivos, funcionarios y empleados, sobre: liderazgo; actitudes no

congruentes con objetivos trazados; el ambiente organizacional, la visión y la ubicación de la problemática existente.

3. Determinar los criterios, parámetros e indicadores de gestión, que constituyen

puntos de referencia que permitirán posteriormente compararlos con resultados reales de sus operaciones, y determinar si estos resultados son superiores, similares o inferiores a las expectativas. De no disponer la entidad de indicadores, y tratándose de una primera auditoría de gestión, el equipo de trabajo conjuntamente con funcionarios de la entidad desarrollaran los indicadores básicos.

4. Detectar la fuerzas y debilidades; así como, las oportunidades y amenazas en el ambiente de la Organización, y las acciones realizadas o factibles de llevarse a cabo para obtener ventaja de las primeras y reducir los posibles impactos negativos de las segundas.

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5. Evaluación de la Estructura de Control Interno que permite acumular información sobre el funcionamiento de los controles existente y para identificar a los componentes (áreas, actividades, rubros, cuentas, etc.) relevantes para la evaluación de control interno y que en las siguientes fases del examen se someterán a las pruebas y procedimientos de auditoría.

6. Definición del objetivo y estrategia general de la auditoría a realizarse. PRODUCTOS − Archivo permanente actualizado de papeles de trabajo − Documentación e información útil para la planificación − Objetivos y estrategia general de la auditoría FLUJO DE ACTIVIDADES

2

Pap eles de trabajo

A rch iv o

P A SO Y D E SC R IP C IO NF A SE I C O N O C IM IE N T O P R E L IM IN A R

1 . D irecto r d e A ud ito ría designa Superv iso r y Jefe de E q uipo y d ispone visita p rev ia.

2 . Sup erv iso r y Jefe de Equipo visitan entidad para ob servar activ idades, op eraciones y funcio nam iento .

3 . Sup erv iso r y Jefe de Equipo revisan y actualizan archivo perm anente y co rrientes de papeles de trabajo .

4 . Sup erv iso r y Jefe de Equipo ob tienen in fo rm ació n y do cum entació n de la entidad

5 . Sup erv iso r y Jefe de Equipo d eterm inan y evalúan la v isión, m isión, ob jetivos y m etas

6 . Sup erv iso r y Jefe de Equipo d etectan riesgo s y deb ilidades y , oportun idades y am enazas

7 . Sup erv iso r y Jefe de Equipo determ inan los com po nentes a ex am inarse, así com o el tipo de aud ito res y de o tros p rofesionales que in teg rarían el equ ipo m ultid iscip linario .

8 . Sup erv iso r y Jefe de Equipo determ inan criterios, parám etros e ind icado res de gestión.

9 . Sup erv iso r y Jefe de Equipo def inen ob jetivos y estrategia general de la aud ito ría .

10 . D irecto r d e aud ito ría em ite la ó rden de trabajo .

2

Pap eles de trabajo

A rch iv o

P A SO Y D E SC R IP C IO NF A SE I C O N O C IM IE N T O P R E L IM IN A R

1 . D irecto r d e A ud ito ría designa Superv iso r y Jefe de E q uipo y d ispone visita p rev ia.

2 . Sup erv iso r y Jefe de Equipo visitan entidad para ob servar activ idades, op eraciones y funcio nam iento .

3 . Sup erv iso r y Jefe de Equipo revisan y actualizan archivo perm anente y co rrientes de papeles de trabajo .

4 . Sup erv iso r y Jefe de Equipo ob tienen in fo rm ació n y do cum entació n de la entidad

5 . Sup erv iso r y Jefe de Equipo d eterm inan y evalúan la v isión, m isión, ob jetivos y m etas

6 . Sup erv iso r y Jefe de Equipo d etectan riesgo s y deb ilidades y , oportun idades y am enazas

7 . Sup erv iso r y Jefe de Equipo determ inan los com po nentes a ex am inarse, así com o el tipo de aud ito res y de o tros p rofesionales que in teg rarían el equ ipo m ultid iscip linario .

8 . Sup erv iso r y Jefe de Equipo determ inan criterios, parám etros e ind icado res de gestión.

9 . Sup erv iso r y Jefe de Equipo def inen ob jetivos y estrategia general de la aud ito ría .

10 . D irecto r d e aud ito ría em ite la ó rden de trabajo .

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FASE II PLANIFICACIÓN OBJETIVOS Consiste en orientar la revisión hacia los objetivos establecidos para los cual debe establecerse los pasos a seguir en la presente y siguientes fases y las actividades a desarrollar. La planificación debe contener la precisión de los objetivos específicos y el alcance del trabajo por desarrollar considerando entre otros elementos, los parámetros e indicadores de gestión de la entidad; la revisión debe estar fundamentada en programas detallados para los componentes determinados, los procedimientos de auditoría, los responsable, y las fecha de ejecución del examen; también debe preverse la determinación de recursos necesarios tanto en número como en calidad del equipo de trabajo que será utilizado en el desarrollo de la revisión, con especial énfasis en el presupuesto de tiempo y costos estimados; finalmente, los resultados de la auditoría esperados, conociendo de la fuerza y debilidades y de la oportunidades de mejora de la Entidad, cuantificando en lo posible los ahorros y logros esperados. Para esta fase también se harán constar, casos prácticos y experiencias cumplidas, en el ejercicio de auditorías de gestión de carácter piloto. ACTIVIDADES Las tareas típicas en la fase de planificación son las siguientes: 1. Revisión y análisis de la información y documentación obtenida en la fase

anterior, para obtener un conocimiento integral del objeto de la entidad, comprender la actividad principal y tener los elementos necesarios para la evaluación de control interno y para la planificación de la auditoría de gestión.

2. Evaluación de Control Interno relacionada con el área o componente objeto del estudio que permitirá acumular información sobre el funcionamiento de los controles existentes, útil para identificar los asuntos que requieran tiempo y esfuerzas adicionales en la fase de “Ejecución”; a base de los resultados de esta evaluación los auditores determinaran la naturaleza y alcance del examen, confirmar la estimación de los requerimientos de personal, programar su trabajo, preparar los programas específicos de la siguiente fase y fijar los plazos para concluir la auditoría y presentar el informe, y después de la evaluación tendrá información suficiente sobre el ambiente de control, los sistemas de registro e información y los procedimientos de control. La evaluación implica la calificación de los riesgos de auditoría que son: a) Inherente (posibilidad de errores e irregularidades); b) De Control (procedimientos de control y auditoría que no prevenga o detecte); y c) De Detección (procedimientos de auditoría no suficientes para descubrirlos); y d) Otras clases de riesgo, en sus diferentes áreas u operaciones a las que está expuesta la entidad. Los resultados obtenidos servirán para: a) Planificar la auditoría de gestión; b) Preparar un informe sobre el control interno.

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3. A base de las fase 1 y 2 descritas, el supervisor e un trabajo conjunto con el jefe de equipo y con el aporte de los demás integrantes del equipo multidisciplinario, prepararán un Memorando de Planificación cuya estructura se presenta en los formatos y modelos

4. Elaboración de programas detallados y flexibles, confeccionados específicamente de acuerdo con los objetivos trazados, que den respuesta a la comprobación de las 5 “E” (Economía, Eficiencia, Eficacia, Ética y Ecología), por cada proyecto a actividad a examinarse. El supervisor con el jefe de equipo preparan programas de auditoría en los que mínimo se incluyan objetivos específicos y procedimientos específicos con la calificación del riesgo de auditoría, por cada uno de los componentes, aunque también podría incluirse aspectos relativos a las cinco “E”, breve descripción del componente, entre otros.

Las actividades 1, 3 y 4 se realizan en las oficinas del auditor, en cambio, la actividad 2 debe llevarse a cabo en la entidad auditada. PRODUCTOS − Memorando de Planificación − Programas de Auditoría para cada componente (proyecto, programa o actividad)

FLUJO DE ACTIVIDADES

FASE II PLANIFICACION

PASO Y DESCRIPCION

1. Equipo multidisciplinario revisan y

analizan la información y documentación recopilada.

2. Equipo multidisciplinario evalúa el

control interno de cada componente 3. Supervisor y Jefe de Equipo elaboran

el memorando de planificación

4. Supervisor y Jefe de Equipo preparan los programas de auditoría

5. Subdirector revisa el plan de trabajo y los programas por componentes.

6. Director revisa y aprueba el plan y los programas de auditoría.

3

2

181

MOMENTO CUATRO

EJECUCIONCOMUNICACIÓN DE RESULTADOS Y SEGUIMIENTO Y MONITORIEO DE LA AUDITORIA DE GESTION.

FASE III EJECUCIÓN OBJETIVOS En esta etapa, es donde se ejecuta propiamente la auditoría, pues en esta instancia se desarrolla los hallazgos y se obtienen toda la evidencia necesaria en cantidad y calidad apropiada (suficiente, competente y relevante), basada en los criterios de auditoría y procedimientos definidos en cada programa, para sustentan las conclusiones y recomendaciones de los informes. ACTIVIDADES En la entidad auditada, los miembros del equipo multidisciplinario realizarán las siguientes tareas típicas: a) Aplicación de los programas detallados y específicos para cada componente

significativo y escogido para examinarse, que comprende la aplicación de las técnicas de auditoría tradicionales, tales como: inspección física, observación, cálculo, indagación, análisis, etc.; adicionalmente mediante la utilización de:

Estadísticas de las operaciones como base para detectar tendencias, variaciones extraordinarias y otras situaciones que por su importancia ameriten investigarse.

Parámetros e indicadores de economía, eficiencia y eficacia, tanto reales como estándar, que pueden obtenerse de colegios profesionales, publicaciones especializados, entidades similares, organismos internacionales y otros.

b) Preparación de los papeles de trabajo, que junto a la documentación relativa a la

planificación y aplicación de los programas, contienen la evidencia suficiente, competente y relevante.

c) Elaboración de hojas resumen de hallazgos significativos por cada componente examinado, expresados en los comentarios; los mismos que deben ser oportunamente comunicados a los funcionarios y terceros relacionados.

d) Definir la estructura del informe de auditoría, con la necesaria referencia a los

papeles de trabajo y a la hoja resumen de comentarios, conclusiones y recomendaciones.

En esta fase es muy importante, tener presente que el trabajo de los especialistas no auditores, debe realizarse conforme a los objetivos de la planeación; además, es necesario, que el auditor que ejerce la jefatura del equipo o grupo oriente y revise el trabajo para asegurar el cumplimiento de los programas y de los objetivos trazados:

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igualmente se requiere que el trabajo sea supervisado adecuadamente por parte del auditor más experimentado. PRODUCTOS − Papeles de trabajo − Hojas resumen de hallazgos significativos por cada componente

− FLUJO DE ACIVIDADES

FASE III DE EJECUCION

PASO Y DESCRIPCION

1. Equipo multidisciplinario aplican los

programas que incluyen pruebas y procedimientos.

2. Equipo multidisciplinario elabora papeles de trabajo que contienen evidencias suficientes, competentes y pertinentes.

3. Jefe de Equipo y Supervisor elabora y

revisa hojas resumen de hallazgos significativos por cada componente.

4. Jefe de Equipo y Supervisor redacta y revisa los comentarios conclusiones y recomendaciones.

5. Jefe de Equipo comunica resultados

parciales a los funcionarios de la entidad.

6. Jefe de Equipo y Supervisor definen la

estructura del informe de auditoría

FASE IV: COMUNICACIÓN DE RESULTADOS

OBJETIVOS

Además de los informes parciales que puedan emitirse, como aquel relativo al control interno, se preparará un informe final, el mismo que en la auditoría de gestión difiere, pues no sólo que revelará las deficiencias existentes como se lo hacía en las otras auditorías, sino que también, contendrá los hallazgos positivos; pero también se diferencia porque en el informe de auditoría de gestión, en la parte correspondiente a las conclusiones se expondrá en forma resumida, el precio del incumplimiento con su

3

4

Papeles de trabajo

Hojas resumen

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efecto económico, y las causas y condiciones para el cumplimiento de la eficiencia, eficacia y economía en la gestión y uso de recursos de la entidad auditada.

ACTIVIDADES

En la entidad auditada, el supervisor y el jefe de equipo con los resultados entregados por los integrantes del equipo multidisciplinario llevan a cabo las siguientes:

1. Redacción del informe de auditoría, en forma conjunta entre los auditores con funciones de jefe de grupo y supervisor, con la participación de los especialistas no auditores en la parte que se considere necesario.

2. Comunicación de resultados; si bien esta se cumple durante todo el proceso de la auditoría de gestión para promover la toma de acciones correctivas de inmediato, es menester que el borrador del informe antes de su emisión, deba ser discutido en una Conferencia Final con los responsables de la Gestión y los funcionarios de más alto nivel relacionados con el examen; esto le permitirá por una parte reforzar y perfeccionar sus comentarios, conclusiones y recomendaciones; pero por otra parte, permitir que expresen sus puntos de vista y ejerzan su legítima defensa.

PRODUCTOS − Informe de Auditoría, síntesis del informe y memorando de antecedentes − Acta de conferencia final de la lectura del informe de auditoría.

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Contenido de los Informes y Carta de Presentación

Hospitales Estatales

CONTENIDO DEL INFORME

Carta de Envío CAPITULO I Enfoque de la Auditoría Motivo de la auditoría Objetivos Alcance Enfoque Componentes auditados Indicadores utilizados

CAPITULO II Información de la Entidad Misión Visión Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas

4

5

D P E I

1 . S u p e r v i s o r y J e f e d e E q u i p o e l a b o r a n e l b o r r a d o r d e l i n f o r m e , s í n t e s i s y m e m o r a n d o d e a n t e c e d e n t e s .

2 . S u b d i r e c t o r r e v i s a e l b o r r a d o r d e i n f o r m e .

3 . D i r e c t o r r e v i s a i n f o r m e y a u t o r i z a r e a l i z a c i ó n d e c o n f e r e n c i a f i n a l

4 . J e f e d e E q u i p o c o n v o c a a i n v o l u c r a d o s a l a l e c t u r a d e b o r r a d o r d e i n f o r m e .

5 . E q u i p o m u l t i d i s c i p l i n a r i o r e a l i z a c o n f e r e n c i a f i n a l c o n f u n c i o n a r i o s y r e l a c i o n a d o s .

6 . S u p e r v i s o r y J e f e d e E q u i p o r e c e p t a n p u n t o s d e v i s t a y d o c u m e n t a c i ó n d e f u n c i o n a r i o s y t e r c e r o s r e l a c i o n a d o s .

7 . S u p e r v i s o r y J e f e d e E q u i p o r e d a c t a n e l i n f o r m e f i n a l , s í n t e s i s y m e m o r a n d o a n t e c e d e n t e s

8 . S u b d i r e c t o r r e v i s a e l i n f o r m e , s í n t e s i s y m e m o r a n d o d e a n t e c e d e n t e s .

9 . D i r e c t o r d e A u d i t o r í a p r e v i a r e v i s i ó n s u s c r i b e e l i n f o r m e .

1 0 . L a D i r e c c i ó n d e P l a n i f i c a c i ó n y E v a l u a c i ó n I n s t i t u c i o n a l r e a l i z a c o n t r o l d e c a l i d a d d e l i n f o r m e , s í n t e s i s y m e m o d e a n t e c e d e n t e s .

1 1 . C o n t r a l o r o S u b c o n t r a l o r a p r u e b a n e l i n f o r m e .

1 2 . D i r e c t o r d e A u d i t o r í a r e m i t e e l i n f o r m e a l a e n t i d a d a u d i t a d a ; y e l i n f o r m e , s í n t e s i s y m e m o r a n d o d e a n t e c e d e n t e s a l a D i r e c c i ó n d e R e s p o n s a b i l i d a d e s .

P A S O Y D E S C R I P C I O N F A S E I V C O M U N I C A C I Ó N D E R E S U L T A D O S

4

5

D P E I

1 . S u p e r v i s o r y J e f e d e E q u i p o e l a b o r a n e l b o r r a d o r d e l i n f o r m e , s í n t e s i s y m e m o r a n d o d e a n t e c e d e n t e s .

2 . S u b d i r e c t o r r e v i s a e l b o r r a d o r d e i n f o r m e .

3 . D i r e c t o r r e v i s a i n f o r m e y a u t o r i z a r e a l i z a c i ó n d e c o n f e r e n c i a f i n a l

4 . J e f e d e E q u i p o c o n v o c a a i n v o l u c r a d o s a l a l e c t u r a d e b o r r a d o r d e i n f o r m e .

5 . E q u i p o m u l t i d i s c i p l i n a r i o r e a l i z a c o n f e r e n c i a f i n a l c o n f u n c i o n a r i o s y r e l a c i o n a d o s .

6 . S u p e r v i s o r y J e f e d e E q u i p o r e c e p t a n p u n t o s d e v i s t a y d o c u m e n t a c i ó n d e f u n c i o n a r i o s y t e r c e r o s r e l a c i o n a d o s .

7 . S u p e r v i s o r y J e f e d e E q u i p o r e d a c t a n e l i n f o r m e f i n a l , s í n t e s i s y m e m o r a n d o a n t e c e d e n t e s

8 . S u b d i r e c t o r r e v i s a e l i n f o r m e , s í n t e s i s y m e m o r a n d o d e a n t e c e d e n t e s .

9 . D i r e c t o r d e A u d i t o r í a p r e v i a r e v i s i ó n s u s c r i b e e l i n f o r m e .

1 0 . L a D i r e c c i ó n d e P l a n i f i c a c i ó n y E v a l u a c i ó n I n s t i t u c i o n a l r e a l i z a c o n t r o l d e c a l i d a d d e l i n f o r m e , s í n t e s i s y m e m o d e a n t e c e d e n t e s .

1 1 . C o n t r a l o r o S u b c o n t r a l o r a p r u e b a n e l i n f o r m e .

1 2 . D i r e c t o r d e A u d i t o r í a r e m i t e e l i n f o r m e a l a e n t i d a d a u d i t a d a ; y e l i n f o r m e , s í n t e s i s y m e m o r a n d o d e a n t e c e d e n t e s a l a D i r e c c i ó n d e R e s p o n s a b i l i d a d e s .

P A S O Y D E S C R I P C I O N F A S E I V C O M U N I C A C I Ó N D E R E S U L T A D O S

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Base Legal Estructura Orgánica Objetivos de la entidad Financiamiento Funcionarios principales

CAPITULO III Resultados Generales CAPITULO IVResultados Específicos por Componentes ANEXO Cronograma de cumplimiento de recomendaciones

Quito, ……………………….. Señor Director Provincial de Salud Presente.- De mi consideración: Hemos efectuado la auditoría de gestión a la Dirección Provincial de Salud, al 30 de septiembre del 2000, de conformidad a lo previsto en el artículo 211 de la Constitución Política de la República del Ecuador, con cargo al Plan Operativo Integral Área de control año 2000 de la Dirección de Auditoría 1 de la Contraloría General del Estado. Nuestra auditoría de gestión fue realizada de acuerdo con la Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas Aplicables en el Sector Público y Normas Técnicas de Auditoría Gubernamental emitidas por la Contraloría General del Estado. Estas normas requieren que la auditoría sea planificada y ejecutada para obtener certeza razonable que la información y documentación examinada no contiene exposiciones erróneas de carácter significativo, igualmente, que las operaciones a las cuales corresponden se hayan efectuado de conformidad a las disposiciones legales y reglamentarias, políticas y demás normas aplicables. Se analizaron como componentes la Dirección Nacional de Salud, Hospitales de Quito y de Guayaquil, y los subcentros de salud; y, como subcomponentes las especialidades de Gineco-Obstetricia, Cirugía General, Traumatología, Medicina Interna, áreas de Recursos Humanos, Informática. Finanzas e Infraestructura física. Los resultados por su importancia, se detallan a continuación: Hospital Quito El área de oferta del servicio de Gineco-Obstetricia, corresponde a 1224 horas asignadas a consultar externa y el área de proceso a 133 como primeras consultas y 636 como subsecuentes; los estándares facilitados por el hospital establece un tiempo de 20 a 15 minutos para las consultas primeras y subsecuentes, por lo tanto debieron brindarse 211,75 consultas como primeras y 1012,24 como segundas, lo

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que representa 666,74 consultas no realizadas, equivalentes al 46,4%, concluyendo que los especialistas dedicaron mayor tiempo por cada consulta al fijado en los estándares. En el servicio de Cirugía General, se asignó 504 horas a consulta externa, que comparado con las 196,25 horas médicas trabajadas, representa el cumplimiento del 38,9% relativamente bajo. Además, se determinó un rendimiento de 4 pacientes por horas trabajada cuando en realidad hubo una producción de 1,55 pacientes por hora contratada, estableciendo que la asignación de horas médicas para esta especialidad están bajo los estándares de atención fijadas por el Hospital. Para el servicio de Traumatología, se estableció 1152 horas a consulta externa, existiendo 20 camas disponibles, un giro de camas de 8,95 veces por paciente, observando que el porcentaje de desocupación de cada cama es de 5,24 días, lo que significa para la entidad costos elevados por mantenimiento sin atención a pacientes. En el área de Medicina Interna, se estableció 1464 horas a consulta externa, obteniendo un rendimiento de 3 pacientes por hora trabajada, conforme constan en los estándares de atención otorgado por el Hospital, sin embargo, la productividad fue de 1,65 pacientes por hora contratada, resultado que se encuentra por debajo del estándar, estableciendo como grado de utilización del recurso humano el 55, 09% productividad que deberá ajustarse para optimizar los recursos. Hospital de Guayaquil Se mantienen a nivel de salas de hospitalización varios registros estadísticos en forma general y no por especialidades, de igual manera en las diferentes áreas de servicio no se obtuvo información, hechos que limitaron realizar un análisis completo. Las principales causas de morbilidad por consulta externa corresponden a patologías de nivel primario que bien pudieron ser resueltas en los diferentes dispensarios que corresponden a la Dirección Provincial de Salud, no así, en morbilidad por emergencias que cumple con la función del servicio. En el área de Gineco-Obstetricia, se determinó la producción del Hospital de 1,7 consultas por hora contratada, que se encuentra bajo los estándares de consultas, obteniendo un grado de utilización del recurso humano a nivel del Hospital del 55%, el restante 45% está subutilizado el servicio con los consecuentes gastos en recursos humanos y mantenimiento. El servicio de Materno Infantil también no está utilizado de acuerdo a su capacidad instalada pues a criterio de los profesionales de salud no se cuenta con los equipos básicos para su funcionamiento. En los subcentros, los servicios de atención médica, odontológica, curaciones e inyecciones que prestan, no están gravados con ningún costo, contrario a la política que se aplican en los Hospitales; además, varios subcentros construidos no son funcionales, pues se construyeron sin una planificación hospitalaria adecuada, no tienen planos de construcción ni de las instalaciones sanitarias, geográficamente están ubicados unos cerca de otros, lo que permite la centralización de los servicios en ciertos sectores.

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Según el Reglamento Orgánico Funcional las actividades asignadas al Departamento Nacional de Administración de Recursos Humanos no se cumple y no se enmarca con la estructura organizativa actual. Los Hospitales de Quito y Guayaquil tienen autonomía administrativa y financiera con una estructura orgánica propia a cargo del Departamento de Administración y Desarrollo de Recursos Humanos de cada unidad operativa, por lo tanto la Dirección Provincial de Salud se limita únicamente al control del personal que en ella labora. Ausencia de planificación específica para el área de Recursos Humanos, por lo que no laboran en función de planes y programas, ni se han determinado objetivos a corto, mediano y largo plazo, políticas, procedimientos, estándares o métodos de evaluación, encaminados a lograr eficiencia y desarrollo del recurso humano que garantice mejor calidad en los servicios que prestan a menor costo. Continuos pases administrativos a los personales policiales dispuestos por el alto mando, lo que genera inestabilidad del servidor e impide la continuidad en la gestión. Falta de una unidad de sistemas informáticos formalmente establecida que responda a una planificación estratégica de la institución y no solamente a dar soporte a los usuarios en las actividades donde intervienen microcomputadores. Los dos centros de cómputo de la Dirección Provincial de Salud y del Hospital de Quito no funcionan en forman coordinada mediante el establecimiento de políticas comunes, las cuales permitan el desarrollo de la gestión informática en forma conjunta, pues la información que manejan debe estar al alcance de las principales autoridades. Debido a la naturaleza especial de nuestro examen, los resultados se encuentran expresados en los comentarios, conclusiones y recomendaciones, que constan en el presente informe. De conformidad con lo dispuesto en el numeral 7 del artículo 361 de la Ley Orgánica de Administración Financiera y Control, las recomendaciones que constan en el cronograma aceptado por la entidad, se aplicarán en el tiempo programado. Atentamente, Dios, Patria y Libertad, Por el Contralor General del Estado DIRECTOR DE AUDITORIA

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FASE V: SEGUIMIENTO Y MONITOREO OBJETIVOS Con posterioridad y como consecuencia de la auditoría de gestión realizada, los auditores internos y en su ausencia los auditores internos que ejecutaron la auditoría, deberán realizar el seguimiento correspondiente: ACTIVIDADES

Los Auditores efectuarán el seguimiento de las recomendaciones, acciones correctivas y determinación de responsabilidades derivadas, en la entidad, en la Contraloría, Ministerio Público y Función Judicial, con el siguiente propósito:

a) Para comprobar hasta que punto la administración fue receptiva sobre los comentarios (hallazgos), conclusiones y las recomendaciones presentadas en el informe, efectúa el seguimiento de inmediato a la terminación de la auditoría, después de uno o dos meses de haber recibido la entidad auditada el informe aprobado.

b) De acuerdo al grado de deterioro de las 5 “E” y de la importancia de los resultados presentados en el informe de auditoría, debe realizar una recomprobación de cursado entre uno y dos años de haberse concluido la auditoría.

c) Determinación de responsabilidades por los daños materiales y perjuicio económico causado, y comprobación de su resarcimiento, reparación o recuperación de los activos.

PRODUCTOS − Cronograma para el cumplimiento de recomendaciones. − Encuesta sobre el servicio de auditoría − Constancia del seguimiento realizado − Documentación y papeles de trabajo que respalden los resultados de la fase de

seguimiento.

189


CONTRATO FORMULARIO No. ______ Empresa Auditada: Preparado por: ______ ___ Período: ______________ _ Revisado por: ___ ______ Ref.: _______________

5

Papeles de trabajo

Archivo

1. Director de Auditoría solicita a auditores internos y/o dispone a auditores externos realicen seguimiento auditoría.

2. Auditor designado recaba de la administración, la opinión sobre los comentarios (hallazgos), conclusiones y recomendaciones, de inmediato a la entrega del informe de auditoría.

3. Auditor designado y funcionarios de la entidad establecen un cronograma de aplicación de recomendaciones y correctivos.

4. Auditor designado obtiene de la Dirección de Responsabilidades el oficio de determinación.

5. Auditor designado recepta de la entidad auditada la documentación que evidencie las medidas correctivas tomadas y del cumplimiento de las recomendaciones, y evalúa sus resultados, dejando constancia en papeles de trabajo.

6 Auditor designado prepara informe del seguimiento y entrega al Director de Auditoría

7. Auditor designado archiva en papeles de trabajo resultado de seguimiento.

8 Auditor designado realiza seguimiento de acciones posteriores en la Dirección de Responsabilidades y Departamento de Coactivas de la CGE, y en el Ministerio Público y Función Judicial.

PASO Y DESCRIPCIONFASE V SEGUIMIENTO

5

Papeles de trabajo

Archivo



















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CONTRATO DE SERVICIOS DE AUDITORIA

En la ciudad de Loja, a los ………. días de …………… de dos mil ………., entre los suscritos ………………………………, con cédula de ciudadanía No. …………………, en su calidad de Gerente Propietario de ………………………………………, quien en adelante se denominará El Contratante; y, el ……………………………………, portador de la cédula de ciudadanía No. ……………………. debidamente autorizado por la Junta Directiva de la firma de Auditores Independientes …………………………, quien en adelante se denominará El Contratista, celebramos el contrato de prestación de servicios profesiones de auditoría …………….. que se regirá por las siguientes cláusulas: PRIMERA.- Objeto: El contratista independiente se obliga a cumplir la labor de auditoría …………… de (empresa “XY”), por el período del ……. de ………….. al ……. de ……………… de 20….., de conformidad con la propuesta que presentó al contratante en comunicación No. 0025-AOP&A-2007 del …… de ………. de 20……, la que para el efecto de descripción de funciones y designación de auditores se considera incorporada al presente contrato. SEGUNDA.- Duración: Tendrá una vigencia de ………. meses a partir de la entrega de la documentación completa por parte del contratante. TERCERA.- Valor y forma de pago: El Contratante reconocerá al Contratista independiente como precio de este contrato y por la sola prestación de servicios en la propuesta de que trata la cláusula primera de este contrato, honorarios por la suma de …………………………. DÓLARES, ($..................) los que pagará 50% en calidad de anticipo y el otro 50% contra entrega y lectura del reporte final y la correspondiente factura. El retardo en el pago del 50% será sancionado con el 2% de interés mensual de mora y en caso de acudir a instancias judiciales el Contratante correrá con las costas judiciales que devenguen y los honorarios del abogado del Contratista. CUARTA.- Obligaciones del Contratante: Además de las obligaciones generales derivadas del presente contrato, el Contratante se compromete a: a) designar de su nómina los técnicos o trabajadores que presten su colaboración a tiempo completo a la auditoría ………… sin ninguna relación laboral con el contratista independiente, por ende el pago de salarios y otros serán de responsabilidad exclusiva del contratante. b) prestarle toda la colaboración que solicite el contratista independiente, facilitándole toda la documentación que este requiera para el cumplimiento de sus funciones. c) correr con todos los gastos administrativos y operativos que demande el contratista independiente en el cumplimiento de su labor de auditoría, como viáticos, certificaciones, reproducción de documentos, materiales de oficina, llamadas telefónicas y transporte. Además proveerá del espacio físico y la logística que permita un ambiente adecuado para el cumplimiento de las actividades. QUINTA.- Obligaciones del Contratista Independiente : El contratista independiente se obliga única y exclusivamente a la realización de las labores descritas en la propuesta presentada al contratante el día ……..de ………….. de 20… y que son las que corresponden a la auditoría ………….

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SÉPTIMA.- Lugar de prestación del servicio: El servicio contratado por el Contratante se prestará en la ciudad de Loja y se extenderá a otros lugares cuando por razones del servicio contratado se presenten circunstancias que lo requieran y siempre que el Contratante cubra los gastos de traslado y estadía. OCTAVA.- Terminación del contrato: Sin perjuicio de lo dispuesto en la cláusula segunda de este contrato, el Contratante podrá dar por terminado este contrato en forma unilateral antes del cumplimiento del plazo inicial de ……… (…) meses, en cualquier momento, pagando al Contratista Independiente el precio total acordado en la cláusula tercera de este documento. NOVENA.- Autonomía del Contratista Independiente: El desarrollo del presente contrato de prestación de servicios de auditoría …………... el Contratista Independiente actúa como tal, realizando la labor encomendada con libertad, autonomía técnica y directiva. DÉCIMA.- Gastos: Los gastos en que se incurra como consecuencia de la celebración del presente contrato, como el pago de impuestos, notarización, publicaciones, etc. serán sufragados por partes iguales entre los contratantes. UNDÉCIMA.- Documentos habilitantes : Son parte integrante de este contrato para su plena validez, los siguientes documentos:

• Propuesta del Contratista Independiente aceptada por el Contratante. • Copia notariada de la Escritura de Constitución de la Firma de Auditores

Independientes …………………………….. • Copia notariada del Acta de Junta de Accionista en la que se nombra al

………………………………., como Representante de la Firma Auditora. • Copia notariada del contrato del representante legal del contratante • Copia del Registro Único de Contribuyentes obtenida de la página web del

Servicio de Rentas Internas. DÉCIMOSEGUNDA.- Cláusula compromisoria: Para todo lo no previsto en el presente contrato y que fuere motivo de diferencias irreconciliables, las partes se someterán a los jueces de esta jurisdicción de Loja. Para constancia se firma en la ciudad de Loja, a los ……… días de ……….. de dos mil ………., en tres ejemplares de igual contenido. El Contratante El Contratista ------------------------------------- ------------------------------------ ………………………………. ……………………………… CC. CC.

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ASPECTOS LEGALES MODULO 7

Contenidos: 1. CONSTITUCIÓN DE LA REPUBLICA DEL ECUADOR 2. LEY ORGANICA DE LA CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO

(responsabilidades) 3. REGLAMENTO A LA LEY ORGÁNICA DE LA CGE 4. REGLAMENTO DE BIENES DEL SECTOR PÚBLICO Compilación y estructura:

Coordinacion de Modulo

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LEY ORGÁNICA DE LA CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO, REFORMAS Y REGLAMENTO

LEY No 2002-73 CONGRESO NACIONAL CONSIDERANDO

Que la Constitución Política de la República instituye cambios fundamenta-les en la competencia de la Contraloría General del Estado como Organismo Técnico Superior de Control; Que es indispensable armonizar con los preceptos constitucionales, las disposiciones relativas al control y auditoría en el sector público; Que se debe aplicar al Sistema de Control, Fiscalización y Auditoría los principios constitucionales y, especialmente los de legalidad, responsabilidad financiera, transparencia, economía, eficiencia y eficacia, junto con los criterios de equidad, y, ética y las políticas de descentralización y desconcentración operativas; Que es necesario adaptar la gestión de control de la Contraloría General del Estado a las exigencias propias de un Estado moderno; En ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, expide la siguiente:

LEY ORGÁNICA DE LA CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO

TITULO I OBJETO Y ÁMBITO Art. 1.- Objeto de la Ley .- La presente Ley tiene por objeto establecer y mantener, bajo la dirección de la Contraloría General del Estado, el sistema de control, fiscalización y auditoría del Estado, y regular su funcionamiento, con la finalidad de examinar, verificar y evaluar el cumplimiento de la visión, misión y objetivos de las instituciones del Estado y la utilización de recursos, administración y custodia de bienes públicos. “Art. 2.- Ámbito de aplicación de la Ley .- Las disposiciones de esta ley rigen para las instituciones del sector público, determinadas en los artículos 225, 315 y a las personas jurídicas de derecho privado previstas en el artículo 211 de la Constitución” . Nota: Artículo 2, sustituido por el artículo 1 de l a Ley Orgánica Reformatoria a la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, publicada en el Suplemento del Registro Oficial No. 1 de 11 de agosto del 2009 . * CONSTITUCIÓN DE LA REPÚ-BLICA DEL ECUADOR.- …”Art. 225.- El sector público comprende: 1. Los organismos y dependencias de las funciones Ejecutiva, Legislativa, Judicial,

Electoral y de Transparencia y Control Social. 2. Las entidades que integran el régimen autónomo descentraliza-do. 3. Los organismos y entidades crea-dos por la Constitución o la ley para el ejercicio

de la potestad estatal, para la prestación de servicios públicos o para desarrollar actividades económicas asumidas por el Estado.

4. Las personas jurídicas creadas por acto normativo de los gobiernos autónomos descentralizados para la prestación de servicios públicos” .

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“…Art. 315.- El estado constituirá empresas públicas para la gestión de sectores estratégicos, la prestación de servicios públicos, el aprovechamiento sustentable de recursos naturales o de bienes públicos y el desarrollo de otras actividades económicas. Las empresas públicas estarán bajo la regulación y el control específico de los organismos pertinentes, de acuerdo con la ley; funcionarán como sociedades de derecho público, con personalidad jurídica, autonomía financiera, económica, administrativa y de gestión, con altos parámetros de calidad y criterios empresariales, económicos, sociales y ambientales. Los excedentes podrán destinarse a la inversión y reinversión en las mismas empresas o sus subsidiarias, relaciona-das o asociadas, de carácter público, en niveles que garanticen su desarrollo. Los excedentes que no fueran invertidos o reinvertidos se transferirán al Presupuesto General del Estado. La ley definirá la participación de las empresas públicas en empresas mixtas en las que el Estado siempre tendrá la mayoría accionaria, para la participación en la gestión de los sectores estratégicos y la prestación de los servicios públicos” . “…Art. 211.- La Contraloría General del Estado es un organismo técnico encargado del control de la utilización de los recursos estatales, y la consecución de los objetivos de las instituciones del Estado y de las personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos” . Publicados en el Registro Oficial No. 449 de 20 de octubre del 2008. Art. 3.- Recursos Públicos.- Para efecto de esta ley se entenderán por recursos públicos, todos los bienes, fondos, títulos, acciones, participaciones, activos, rentas, utilidades, excedentes, subvenciones y todos los derechos que pertenecen al Estado y a sus instituciones, sea cual fuere la fuente de la que procedan, inclusive los provenientes de préstamos, donaciones y entregas que, a cualquier otro título, realicen a favor del Estado o de sus instituciones, personas naturales o jurídicas u organismos nacionales o internacionales. Los recursos públicos no pierden su calidad de tales al ser administrados por corporaciones, fundaciones, sociedades civiles, compañías mercantiles y otras entidades de derecho privado, cualquiera hubiere sido o fuere su origen, creación o constitución, hasta tanto los títulos, acciones, participaciones o derechos que representen ese patrimonio, sean transferidos a personas naturales o personas jurídicas de derecho privado, de conformidad con la ley. Art. 4.- Régimen de control de las personas jurídic as de derecho privado con participación estatal.- “ Para todos los efectos contemplados en esta Ley, están sometidas al control de la Contraloría General del Estado, las personas jurídicas y entidades de derecho priva-do, exclusivamente sobre los bienes, rentas u otras subvenciones de carácter público de que dispongan, cualesquiera sea su monto, de conformidad con lo dispuesto en el inciso segundo del artículo 211 de la Constitución Política de la República.

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Se evitará la superposición de funciones con otros organismos de control, sin perjuicio de estar obligados de actuar en el marco de sus competencias constitucionales y legales, de manera coordina-da y/o simultánea” . Nota: Incisos primero y segundo del artículo 4, sus tituidos por el artículo 1 de la Ley No. 2004-42 “Ley Orgánica Reformatoria a la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado”, publicada en el Registro Ofici al No. 404 de 23 de agosto del 2004. Cuando el Estado o sus instituciones hayan delegado a empresas privadas la ejecución de obra pública, la explotación y aprovechamiento de recursos públicos mediante concesión, asociación, capitalización, traspaso de propiedad accionaria, de certificados de aportación o de otros títulos o derechos, o por cualquier otra forma contractual de acuerdo con la ley, la vigilancia y con-trol de la Contraloría General del Estado no se extenderá a la persona o empresa delegatoria, pero si, a la gestión referida a esa delegación por parte de la institución del Estado delegante, sin perjuicio de la eventual responsabilidad que la Contraloría General del Estado pueda determinar, conforme a lo establecido en esta Ley. TITULO II DEL SISTEMA DE CONTROL, FISCALIZACION Y AUDITORIA D EL ESTADO CAPITULO 1 FUNDAMENTOS, COMPONENTES, MARCO NORMATIVO Y OBJETO DEL SISTEMA Art. 5.- Sistema de control, fiscalización y audito ría del Estado.- Las instituciones del Estado, sus dignatarios, autoridades, funcionarios y demás servidores, actuarán dentro del Sistema de Control, Fiscalización y Auditoría del Estado, cuya aplicación propenderá a que: 1. Los dignatarios, autoridades, funcionarios y servidores públicos, sin excepción, se

responsabilicen y rindan cuenta pública sobre el ejercicio de sus atribuciones, la utilización de los recursos públicos pues-tos a su disposición, así como de los resultados obtenidos de su empleo;

2. Las atribuciones y objetivos de las instituciones del Estado y los respectivos deberes y obligaciones de sus servidores, sean cumplidos a cabalidad;

3. Cada institución del Estado asuma la responsabilidad por la existencia y mantenimiento de su propio sistema de control interno; y,

4. Se coordine y complemente con la acción que otros órganos de control externo ejerzan sobre las operaciones y actividades del sector público y sus servidores.

Art. 6.- Componentes del sistema .- La ejecución del sistema de control, fiscalización y auditoría del Estado se realizará por medio de: 1. El control interno, que es de responsabilidad administrativa de cada una de las

instituciones del Estado a las que se refiere el artículo 2 de esta Ley; y, 2. El control externo que comprende:

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a) El que compete a la Contraloría General del Estado; y, b) El que ejerzan otras instituciones de control del Estado en el ámbito de sus

competencias. Art. 7.- Marco normativo general .- Para regular el funcionamiento del sistema, la Contraloría General del Estado adaptará, expedirá, aprobará y actualizará, según corresponda: 1. Normas de control interno que sirvan de marco básico para que las instituciones

del Estado y sus servidores establezcan y pongan en funcionamiento su propio control interno;

2. Políticas de auditoría gubernamental; 3. Normas de control y fiscalización sobre el sector público, adaptadas de Normas

Internacionales y de las emitidas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores;

4. Normas de auditoría gubernamental, de carácter local e internacional en sus modalidades de gestión, control de obras, auditoría judicial, protección ambiental y auditoría de proyecto-tos internacionales; y,

5. Reglamentos, regulaciones, manuales generales y especializados, guías metodológicas, instructivos y más disposiciones necesarias para la aplicación del sistema y la determinación de responsabilidades.

En el marco de las normas, políticas, regulaciones, reglamentos, disposiciones y más instrumentos indicados, cada institución del Estado, cuando considere necesario, dictará las normas, las políticas y los manuales específicos para el control de las operaciones a su cargo. La Contraloría General del Estado verificará la pertinencia y la correcta aplicación de las mismas. Art. 8.- Objeto del sistema de control.- Mediante el sistema de control, fiscalización y auditoría se examinarán, verificarán y evaluarán las siguientes gestiones: administrativa, financiera, operativa; y, cuando corresponda ges-tión medio ambiental de las instituciones del Estado y la actuación de sus servidores. En el examen, verificación y evaluación de estas gestiones, se aplicarán los indicadores de gestión institucional y de desempeño, y se incluirán los comentarios sobre la legalidad, efectividad, economía y eficiencia de las operaciones y programas evaluados. CAPITULO 2 DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Sección 1 Control Interno Art. 9.- Concepto y elementos del control interno.- El control interno constituye un proceso aplicado por la máxima autoridad, la dirección y el personal de cada institución, que proporciona seguridad razonable de que se protegen los recursos públicos y se alcancen los objetivos institucionales. Constituyen elementos del control interno: el entorno de control, la organización, la idoneidad del personal, el cumplimiento de los objetivos institucionales, los riesgos institucionales en el logro de tales objetivos y las medidas adoptadas para afrontarlos, el sistema de información, el

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cumplimiento de las normas jurídicas y técnicas; y, la corrección oportuna de las deficiencias de control. El control interno será responsabilidad de cada institución del Estado y tendrá como finalidad primordial crear las condiciones para el ejercicio del control externo a cargo de la Contraloría General del Estado. Art. 10.- Actividades institucionales.- Para un efectivo, eficiente y económico control interno, las actividades institucionales se organizarán en administrativas o de apoyo, financieras, operativas y ambientales. Art. 11.- Aplicación del control inter-no.- Se tendrán en cuenta las normas sobre funciones incompatibles, depósito intacto e inmediato de lo recaudado, otorgamiento de recibos, pagos con cheque o mediante la red bancaria, distinción entre ordenadores de gasto y ordenadores de pago; y, el reglamento orgánico funcional que será publicado en el Registro Oficial. Art. 12.- Tiempos de control.- El ejercicio del control interno se aplicará en forma previa, continua y posterior: a) Control previo.- Los servidores de la institución, analizarán las actividades institucionales propuestas, antes de su autorización o ejecución, respecto a su legalidad, veracidad, conveniencia, oportunidad, pertinencia y conformidad con los planes y presupuestos institucionales; b) Control continuo.- Los servidores de la institución, en forma continua inspeccionarán y constatarán la oportunidad, calidad y cantidad de obras, bienes y servicios que se recibieren o prestaren de conformidad con la ley, los términos contractuales y las autorizaciones respectivas; y, c) Control posterior.- La unidad de auditoría interna será responsable del control posterior interno ante las respectivas autoridades y se aplicará a las actividades institucionales, con posterioridad a su ejecución. Art. 13.- Contabilidad gubernamental.- La Contabilidad Gubernamental, como parte del sistema de control interno, tendrá como finalidades establecer y mantener en cada institución del Estado un sistema específico y único de contabilidad y de información gerencial que integre las operaciones financieras, presupuestarias, patrimoniales y de costos, que incorpore los principios de contabilidad generalmente aceptados aplicables al sector público, y que satisfaga los requerimientos operacionales y gerenciales para la toma de decisiones, de conformidad con las políticas y normas que al efecto expida el Ministerio de Economía y Finanzas, o el que haga sus veces. Nota: El Manual de Contabilidad Gubernamental fue e xpedido por el Ministerio de Economía y Finanzas mediante Acuerdo No. 320 (To mos I y II), publicado en el Suplemento del Registro Oficial No. 175 de 28 de diciembre del 2005. Sección 2 Auditoría Interna Art. 14.- Auditoría interna.- Las instituciones del Estado, contarán con una Unidad de Auditoría Interna, cuando se justifique, que dependerá “ técnica y

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administrativamente” de la Contraloría General del Estado, que para su creación o supresión emitirá informe previo. El personal auditor, será nombrado, removido o trasladado por el Contralor General del Estado y las remuneraciones y gastos para el funcionamiento de las unidades de auditoría interna serán cubiertos por las propias instituciones del Estado a las que ellas sirven y controlan. Nota: Inciso primero del artículo 14, reformado por los numerales 1 y 2 del artículo 2 de la Ley Orgánica Reformatoria a la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, publicada en el Suplemento del Registro Oficial No. 1 de 11 de agosto del 2009. “ Las máximas autoridades de las Unidades de Auditoría Interna, serán de libre designación y remoción por parte del Contralor General del Estado. Las remuneraciones que corresponden a las máximas autoridades de las Unidades de Auditoría Interna de los Gobiernos Autónomos Descentralizados serán cubiertas por la Contraloría General del Estado” . Nota: Incisos segundo y tercero del artículo 14, ag regados por el numeral 3 del artículo 2 de la Ley Orgánica Reformatoria a la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, publicada en el Suplemento del Registro Oficial No. 1 de 11 de agosto del 2009. Para ser nombrado y ejercer funciones de dirección o jefatura de esa unidad se requerirá ser profesional con título universitario y formación compatible con el ejercicio y práctica de la auditoría financiera o de gestión. Con el fin de prestar asesoría y realizar la evaluación integral de la institución, el personal de auditoría interna de gestión deberá ser de carácter multidisciplinario. La auditoría interna se ejecutará de acuerdo con las normas nacionales e internacionales de auditoría aplicables al sector público. Por disposición expresa del Contralor General del Estado o de la máxima autoridad que ejerza la representación legal de la Institución, la respectiva unidad de auditoría interna ejecutará auditorías y exámenes especiales, de conformidad con lo establecido en esta Ley. “ Las entidades del sector público deberán prestar todas las facilidades operativas y logísticas para el adecuado desenvolvimiento de las Unidades de Auditoría Interna” . Nota: Inciso final del artículo 14, agregado por el numeral 4 del artículo 2 de la Ley Orgánica Reformatoria a la Ley Orgánica de la C ontraloría General del Estado, publicada en el Suplemento del Registro Ofi cial No. 1 de 11 de agosto del 2009. Art. 15.- Independencia .- Los auditores de esta unidad actuarán individual o colectivamente, con criterio independiente respecto a la operación o actividad auditada y no intervendrán en la autorización o aprobación de los procesos financieros, administrativos, operativos y ambientales. Las prohibiciones establecidas en el inciso segundo del artículo 25 de esta Ley, se aplicarán en lo pertinente a los auditores internos.

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Art. 16.- Coordinación de labores .- La Contraloría General del Estado prestará su asesoría y asistencia técnica a las unidades de auditoría interna de gestión y orientará y coordinará la preparación de su Plan Anual de Trabajo, el cual deberá ser presentado a la Contraloría General del Estado hasta el 30 de septiembre de cada año. Art. 17.- Informes .- Los informes de las unidades de auditoría interna de gestión, suscritos por el jefe de la unidad, serán dirigidos a la máxima autoridad de la institución a la que pertenezcan, la que será responsable de adoptar, cuando corresponda, las medidas pertinentes. Las unidades de auditoría interna de gestión, para efecto de determinación de las responsabilidades correspondientes, enviarán a la Contraloría General del Estado, ejemplares de sus informes, en el término de ocho días contado desde la fecha de suscripción, conjuntamente con la documentación probatoria de los hechos informados. CAPITULO 3 DEL SISTEMA DE CONTROL EXTERNO Sección 1 Alcance y Modalidades de Auditoría Gubernamental Art. 18.- Alcance y ejecución de la auditoría guber namental .- El control externo que realizará la Contraloría General del Estado se ejercerá mediante la auditoría gubernamental y el examen especial, utilizando normas nacionales e internacionales y técnicas de auditoría. La auditoría gubernamental realizada por la Contraloría General del Estado, consiste en un sistema integrado de asesoría, asistencia y prevención de riesgos que incluye el examen y evaluación críticos de las acciones y obras de los administradores de los recursos públicos. La auditoría gubernamental, no podrá modificar las resoluciones adoptadas por los funcionarios públicos en el ejercicio de sus atribuciones, facultades o competencias, cuando éstas hubieran definido la situación o puesto término a los reclamos de los particulares, pero podrá examinar la actuación administrativa del servidor, de conformidad con la ley. Art. 19.- Examen especial.- Como parte de la auditoría gubernamental el examen especial verificará, estudiará y evaluará aspectos limitados o de una parte de las actividades relativas a la gestión financiera, administrativa, operativa y medio ambiental, con posterioridad a su ejecución, aplicará las técnicas y procedimientos de auditoría, de la ingeniería o afines, o de las disciplinas específicas, de acuerdo con la materia de examen y formulará el correspondiente informe que deberá contener comentarios, conclusiones y recomen-daciones. Art. 20.- Auditoría financiera.- La auditoría financiera informará respecto a un período determinado, sobre la razonabilidad de las cifras presentadas en los estados financieros de una institución pública, ente contable, programa o proyecto; concluirá con la elaboración de un informe profesional de auditoría, en el que se incluirán las opiniones correspondientes.

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En este tipo de fiscalización, se incluirán el examen del cumplimiento de las normas legales, y la evaluación del control interno de la parte auditada. Art. 21.- Auditoría de gestión.- La Auditoría de Gestión es la acción fiscalizadora dirigida a examinar y evaluar el control interno y la gestión, utilizando recursos humanos de carácter multidisciplinario, el desempeño de una institución, ente contable, o la ejecución de programas y proyectos, con el fin de determinar si dicho desempeño o ejecución, se está realizando, o se ha realiza-do, de acuerdo a principios y criterios de economía, efectividad y eficiencia. Este tipo de auditoría examinará y evaluará los resultados originalmente esperados y medidos de acuerdo con los indicadores institucionales y de desempeño pertinentes.

Constituirán objeto de la auditoría de gestión: el proceso administrativo, las actividades de apoyo, financieras y operativas; la eficiencia, efectividad y economía en el empleo de los recursos humanos, materiales, financieros, ambientales, tecnológicos y de tiempo; y, el cumplimiento de las atribuciones, objetivos y metas institucionales. A diferencia de la auditoría financiera, el resultado de la fiscalización mediante la auditoría de Gestión no implica la emisión de una opinión profesional, sino la elaboración de un informe amplio con los comentarios, conclusiones y recomendaciones pertinentes.

Art. 22.- Auditoría de aspectos ambientales.- La Contraloría General del Estado podrá en cualquier momento, auditar los procedimientos de realización y aprobación de los estudios y evaluaciones de impacto ambiental en los términos establecidos en la Ley de Gestión Ambiental, publicada en el Registro Oficial No. 245 del 30 de julio de 1999 y en el artículo 91 de la Constitución Política de la República.

CONCORDANCIA.- Ley No. 99-37 de Gestión Ambiental.- (Parte Pertinente).- “..... Art. 25.- La Contraloría General del Estado, podrá en cualquier momento, auditar los procedimientos de realización y aprobación de los estudios y evaluaciones de impacto ambiental, determinando la validez y eficacia de éstos, de acuerdo con la Ley y su Reglamento Especial. También lo hará respecto de la eficiencia, efectividad y economía de los planes de prevención, control y mitigación de impactos negativos de los proyectos, obras o actividades. Igualmente podrá contratar a personas naturales o jurídicas privadas para realizar los procesos de auditoría de estudios de impacto ambiental”.

(Publicado en el Registro Oficial No. 245 de 30 de julio de 1.999).

Art. 23.- Auditoría de obras públicas o de ingenier ía.- Evaluará la administración de las obras en construcción, la gestión de los contratistas, el manejo de la contratación pública, la eficacia de los sistemas de mantenimiento, el cumplimiento de las cláusulas contractuales y los resultados físicos que se obtengan en el programa o proyecto específico sometido a examen.

Sección 2

Normas Básicas de la Auditoría Gubernamental

Art. 24.- Planificación, ejecución y evaluación .- El ejercicio de la auditoría gubernamental será objeto de planificación previa y de evaluación posterior de sus

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resultados, y se ejecutará de acuerdo con las políticas y normas de auditoría y demás regulaciones de esta ley.

Art. 25.- Independencia del personal de auditoría .- El personal ejecutor de auditoría gubernamental mantendrá total independencia respecto de las instituciones del Estado y de las personas y actividades sujetas a su examen. Los auditores de la Contraloría General del Estado no efectuarán labores de auditoría en instituciones del Estado en las que hubieren prestado sus servicios dentro de los últimos cinco años, excepto en calidad de auditor interno. Tampoco auditarán actividades realizadas por su cónyuge, por sus parientes comprendidos dentro del cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad, ni cuando existiere conflicto de intereses. Art. 26.- Informes de auditoría y su aprobación .- Los informes de auditoría gubernamental, en sus diferentes clases y modalidades, tendrán el contenido que establezcan las normas de auditoría y más regulaciones de esta Ley, incluyen-do la opinión de los auditores, cuando corresponda, y la referencia al período examinado y serán tramitados en los plazos establecidos en la ley y los reglamentos correspondientes, los mismos que desde la emisión de la orden de trabajo de la auditoría, hasta la aprobación del informe, como regla general, no excederán de un año. Los informes, luego de suscritos por el director de la unidad administrativa pertinente, serán aprobados por el Contralor General o su delegado y enviados a las máximas autoridades de las instituciones del Estado examinadas. Sección 3 Normas Ambientales Art. 27.- Normas del control ambiental.- El examen y evaluación de los aspectos ambientales, forman parte de la fiscalización o auditoría externa que se realiza a una institución ejecutora de proyectos y programas con impacto ambiental y en consecuencia, le son aplicables las normas técnicas que rigen a esta clase de auditoría, complementa-das con las normas específicas en materia ambiental. Sección 4 Auditoría por Compañías Privadas Art. 28.- Califica ción, selección, contratación y ejecución .- La Contraloría General del Estado, cuando así lo determinen convenios internacionales, o cuando la materia a auditarse exija personal especializado del que no disponga, podrá efectuar la auditoría gubernamental, mediante la contratación de compañías privadas de auditoría externa e independiente, aplicando procedimientos de calificación, selección y contratación, que establezcan las normas legales y reglamentarias pertinentes. En los casos en que las instituciones del Estado, requiriesen contratar a compañías privadas para ejecutar la auditoría externa de sus operaciones, solicitarán a la Contraloría General del Estado se proceda de acuerdo a lo dispuesto en el inciso anterior. La compañía privada de auditoría y su personal deberán reunir los requisitos y cumplir con las disposiciones que se especifiquen en las normas de auditoría

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gubernamental, en esta ley y demás disposiciones legales. La compañía será seleccionada de acuerdo a términos de referencia y a las bases aprobados por la Contraloría General del Estado y será supervisada por ésta. El informe resultante de una auditoría financiera será suscrito por el funcionario que la hubiere practicado, quien será contador público autorizado, y por el representante legal de la compañía priva-da de auditoría; dicho informe se sujetará a la aprobación prevista en el artículo 26 de esta ley. La compañía privada de auditoría y su personal deberán guardar completa independencia respecto a las funciones, actividades e intereses de la institución del Estado sujeta a examen y a sus servido-res. La Contraloría General del Estado mantendrá un registro actualizado de compañías privadas de auditoría externa independientes, calificadas por su profesionalidad y debidamente facultadas para ejercer sus actividades en el país. Cuando los convenios internacionales, especialmente los del sistema multilateral de crédito, dispongan la contratación directa de compañías privadas por parte de la institución pública o el programa de que se trate, se estará a lo dispuesto en dichos convenios, sin perjuicio de la acción de control de la Contraloría General del Estado. Los costos de la auditoría externa priva-da correrán a cargo de la institución auditada. CAPITULO 4 ORGANISMO TÉCNICO SUPERIOR DE CONTROL Sección 1 Contraloría General del Estado Art. 29.- De la Contraloría General del Estado .- La Contraloría General del Estado, como Organismo Técnico Superior de Control, es una persona jurídica de derecho público, con autonomía administrativa, presupuestaria y financiera, dirigida y representada legalmente por el Contralor General. Art. 30.- Presupuesto.- La pro forma del presupuesto anual de la Contraloría General del Estado, se remitirá oportunamente al Ministerio de Economía y Finanzas para su ulterior aprobación por el Congreso Nacional, conforme a lo dispuesto en los artículos 211, 258 y 259 de la Constitución Política de la República. El presupuesto de la Contraloría General del Estado se financiará con: a) La transferencia del cinco por mil de los ingresos presupuestados, de todas las instituciones del Estado y, en la parte proporcional de las personas jurídicas de derecho privado, cuyo capital social, patrimonio, fondo o participación tributaria esté integrado con recursos públicos, y que de conformidad con esta Ley, se encuentran sometidas al control de la Contraloría General del Esta-do. Exceptúanse del cobro de este aporte exclusivamente los ingresos provenientes de empréstitos inter-nos y externos, los saldos iníciales de caja, “ los fondos recaudados a favor de otras entidades y que de-ben ser transferidos a aquellas; y, las recaudaciones y recuperaciones de la AGD destinadas a pagar a los perjudicados por la banca cerrada” , los de: la Junta de Beneficencia de Guayaquil, Cruz Roja Ecuatoriana, Sociedad de Lucha Contra el Cáncer (SOLCA), y Sociedad Protectora de la Infancia. En el caso de las universidades y escuelas politécnicas, se estará a lo que dispone la Ley Orgánica de Educación Superior;

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Nota: Literal a) del artículo 30, modificado por el artículo 2 de la Ley No. 2004-42 “Ley Orgánica Reformatoria a la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado”, publicada en el Registro Oficial No. 404 d e 23 de agosto del 2004. b) Los ingresos previstos en otras disposiciones legales; c) Los recursos de autogestión; y, d) Otros ingresos. El presupuesto de la Contraloría General del Estado no será afectado por transferencias aportes ni deducción alguna. El Ministerio de Economía y Finanzas o el organismo que haga sus veces, res-pecto a las instituciones del Estado que conforman el Gobierno Central, transferirá de manera obligatoria y mensual a través del Banco Central del Ecuador, el valor del cinco por mil que corresponde a la Contraloría General del Estado. Para el aporte del cinco por mil de las demás instituciones del Estado y priva-das que tengan recursos públicos, se procederá mediante la retención automática mensual por parte de los bancos depositarios privados y públicos, en las alícuotas establecidas por la Contraloría General del Estado. El pago y retención automática de los valores que correspondan a la Contraloría General del Estado, deberá ser cumplido por los funcionarios y servidores responsables. La Contraloría General del Estado está facultada para realizar en forma periódica, en la correspondiente entidad, la liquidación de los valores pagados o adeudados por concepto del cinco por mil, sobre la base de los ingresos reales. Si por efecto de la modernización del Estado o cualquier otro motivo la Contraloría General del Estado dejare de percibir el aporte del cinco por mil, el Gobierno Central asumirá su financia-miento a través del Presupuesto General del Estado, a partir del siguiente ejercicio fiscal, de conformidad con lo preceptuado en el inciso cuarto del artículo 259 de la Constitución Política de la República. El Contralor General expedirá el reglamento para la determinación y recaudación del aporte del cinco por mil. Art. 31.- Funciones y atribuciones. La Contraloría General del Estado, además de las atribuciones y funciones establecidas en la Constitución Política de la República, tendrá las siguientes: 1. Practicar auditoría externa, en cualquiera de sus clases o modalidades, por sí o mediante la utilización de compañías privadas de auditoría, a todas las instituciones del Estado, corporaciones, fundaciones, sociedades civiles, compañías mercantiles , cuyo capital social, patrimonio, fondo o participación tributaria esté integrado, con re-cursos públicos; a las empresas adscritas a una institución del Estado, o que se hubieren constituido mediante ley, ordenanza o decreto, así como, en el ámbito de su competencia, al Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS), al Instituto de Seguridad Social de las Fuerzas Armadas (ISSFA), y al Instituto de Seguridad Social de la Policía Nacional (ISSPOL). Nota: Numeral 1 modificado por el artículo 3 de la Ley No. 2004-42 “Ley Orgánica Reformatoria a la Ley Orgánica de la Contr aloría General del Estado”, publicada en el Registro Oficial No. 404 de 23 de a gosto del 2004. 2. Examinar los ingresos públicos, provenientes de diferentes fuentes de financiamiento, el control de ingresos no interferirá en las faculta-des reglamentaria,

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determinadora, resolutiva, sancionadora, recauda-dora y otras propias de la administración tributaria; 3. Examinar los gastos, inversiones, utilización, administración y custodia de recursos públicos; 4. Examinar y evaluar en términos de costo y tiempo, la legalidad, economía, efectividad, eficacia y transparencia, de la gestión pública; 5. Examinar y evaluar el sistema de control interno de cada una de las instituciones sujetas a su control; 6. Ejercer la función fiscalizadora en las instituciones del Estado, mediante la predeterminación o glosa y la determinación, para la oportuna protección y seguridad de los recursos públicos; 7. Identificar y evaluar los procedimientos internos de prevención contra actos de corrupción en las entidades sujetas a su control; 8. Evaluar las labores de auditoría externa efectuadas por compañías privadas de auditoría; 9. Exigir y examinar las declaraciones patrimoniales juramentadas e investigar los casos en que se presuma enriquecimiento ilícito, en armonía con lo preceptuado en el artículo 122 de la Constitución Política de la República, de acuerdo a las regulaciones que se dicten para el efecto, y notificar a los organismos electorales o a la autoridad nominadora correspondiente, los casos de in-cumplimiento de las normas vigentes, para que se adopten las medidas legales pertinentes, sin perjuicio de las facultades de la Contraloría General del Estado en esta materia. “ Tratándose de los magistrados de la Corte Suprema de Justicia, Ministro Fiscal General del Estado, miembros del Consejo Nacional de la Judicatura, ministros de las Cortes Superiores y Tribunales Distritales, conjueces de las Cortes de Justicia, jueces de instancia, fiscales, registradores de la propiedad, notarios, titulares y suplentes, autoridades, funcionarios y servidores del Servicio de Rentas Internas y Corporación Aduanera Ecuatoriana, Agencia de Garantía de Depósitos y demás autoridades, funcionarios y servidores incluidos en otras leyes, la declaración patrimonial juramentada deberá ser presentada a la Contraloría General del Estado, al inicio y al finalizar sus funciones y cada dos años, acompañan-do en este caso un historial de los bienes adquiridos y transferidos durante este lapso; o, en un período menor al señalado, cuando se separen de sus funciones en forma anticipada por cualquier causa. La investigación patrimonial se hará extensiva a los parientes comprendidos dentro del cuarto grado de consanguinidad y segundo de afinidad y al cónyuge del funcionario declarante” ; Nota: Inciso segundo del numeral 9, del artículo 31 , sustituido por el artículo 4 de la Ley No. 2004-42 “Ley Orgánica Reformatoria a la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado”, publicada en el Re gistro Oficial No. 404 de 23 de agosto del 2004. 10. Evaluar los costos de los estudios, prestación de servicios, adquisición de bienes y construcción de obras de las instituciones del Estado;

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11. Registrar las cauciones rendidas por los servidores públicos a favor de las respectivas instituciones del Estado;

12. Exigir el cumplimiento de las recomendaciones establecidas en los informes de auditoría, exámenes especiales y la aplicación de responsabilidades administrativas y civiles culposas;

13. Decidir la intervención como parte en los juicios civiles, penales, contencioso administrativos y otros relacionados con el manejo de los re-cursos públicos que son objeto de control. La intervención del Contralor General no exime la responsabilidad del funcionario a quien las le-yes confieran la representación correspondiente;

14. Evaluará el sistema de control in-terno administrativo y económico de la Función Judicial. En los procesos que se relacionen con recursos públicos podrá, únicamente a pedido del Presidente de la Corte Suprema de Justicia, realizar el con-trol de los mismos para evitar o sancionar, de ser el caso, el cometimiento de irregularidades. El ejercicio de este control no interferirá con la potestad judicial y la administración de la justicia;

15. “ Actuar coordinadamente con el Ministerio Público para iniciar y proseguir los juicios penales, relacionados con delitos en el manejo de los recursos públicos. Los funcionarios actuantes de la Contraloría General del Estado que, en ejercicio indebido de sus facultades de control, causen daños y perjuicios al interés público o a terceros, serán civil y penalmente responsables” .

Nota: Numeral 15 del artículo 31, sustituido por el artículo 5 de la Ley No. 2004-42 “Ley Orgánica Reformatoria a la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado”, publicada en el Registro Oficial No. 404 d e 23 de agosto del 2004.

16. “ Emitir informes razonados, como requisito previo a la celebración de todo contrato de las instituciones del Estado, que afecte al recurso público o implique egreso de recursos públicos, por un monto igual o mayor al que señale la ley para el concurso público de ofertas, haya sido o no concursado o licitado.

El informe a que se refiere este numeral será expedido en el término de quince días contado desde la fecha de recepción de la solicitud y todos los documentos justificativos. la falta de informe no impedirá la celebración del contrato una vez vencido el término señalado en este inciso. No será necesario el informe de que trata el presente numeral en los contratos y convenios de deuda pública interna o externa” ;

Nota: Numeral 16 del artículo 31, derogado, por el numeral 5 de las Derogatorias de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contrata ción Pública, expedida por la Asamblea Constituyente, publicada en el Suplemen to del Registro Oficial No. 395 de 4 de agosto del 2008.

17. Llevar un registro público de contratistas incumplidos y adjudicatarios fallidos de todos los contratos que celebren las instituciones del sector público, en base a la solicitud y resolución emitida por la respectiva entidad contratante;

18. Juzgar y examinar los fondos reservados destinados a la “ seguridad” nacional, en armonía con lo establecido en la Constitución Política de la República y según las regulaciones que se dicten para el efecto;

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Nota: Numeral 18 del artículo 31, reformado por el artículo 3 de la Ley Orgánica Reformatoria a la Ley Orgánica de la Contraloría Ge neral del Estado, publicada en el Suplemento del Registro Oficial No. 1 de 11 d e agosto del 2009.

19. Emitir opinión profesional respecto de los estados financieros consolidados de las instituciones del Esta-do, que el Ministerio de Economía y Finanzas o el organismo que haga sus veces, presentará anualmente al Congreso Nacional. Esta opinión será puesta en conocimiento de la Legislatura;

20. Informar anualmente al Congreso

Nacional y al Presidente de la Re-pública sobre las labores de control, del ejercicio fiscal precedente;

21. Evaluar los resultados de consultorías, asesorías y transferencia de tecnología, nacional e internacional, cuando las mismas signifiquen egresos de recursos públicos;

22. Dictar regulaciones de carácter general para la práctica de la auditoría gubernamental; la determinación de las responsabilidades de que trata esta Ley; el control de la administración de bienes del sector público; y, las demás que sean necesarias para el cumplimiento de sus funciones;

23. Emitir y actualizar para su funcionamiento interno los reglamentos: orgánico funcional; de administración de personal de su competencia que incluirá la escala de “ remuneraciones mensuales unificadas” y el régimen propio de remuneraciones; y, los demás que fueren necesarios;

Nota: Numeral 23 del artículo 31, reformado por el artículo 6 de la Ley No. 2004-42 “Ley Orgánica Reformatoria a la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado”, publicada en el Registro Oficial No. 404 d e 23 de agosto del 2004. 24. Capacitar a los servidores públicos y personas que lo soliciten en las diversas modalidades de control y auditoría de recursos públicos; 25. Asesorar obligatoriamente a las instituciones del Estado, y a las personas jurídicas de derecho privado sometidas a su control, a petición de éstas, sin que la asesoría implique vinculación en la toma de decisiones; y, generar un banco de datos sobre información de absolución de consultas y de los criterios institucionales adoptados por el Contralor General; 26. Contratar los servicios de profesionales, cuando se trate de asuntos de interés institucional que requieran de experiencia o conocimientos especializados. 27. Controlar la legalidad de los procesos en los cuales el Estado delegue o concesione sus facultades al sector privado, de acuerdo con lo pre-visto en la Constitución Política de la República y la ley; 28. Realizar el seguimiento y control continuos de las obras públicas en sus diferentes fases o etapas o en cada una de ellas, hasta su ejecución total; de los ingresos, gastos e inversiones; de la utilización de re-cursos; de la administración y custodia de bienes que tengan carácter público. Tal clase de control por ningún concepto

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constituirá participación o autorización de actos administrativos, los cuales son de responsabilidad de la institución o entidad sujeta a examen; 29. Auditar todo financiamiento inter-nacional otorgado a favor de las instituciones del Estado, con arreglo a las normas de auditoría de la Contraloría General del Estado y de las de la entidad financiadora; incluyendo las operaciones de ajuste estructural y el destino último de los créditos o préstamos concedidos para el país;

30. Pronunciarse sobre los aspectos de legalidad, economía, eficiencia, efectividad y transparencia en el empleo de los recursos y bienes públicos, humanos, materiales, financieros, tecnológicos, ambienta-les, de tiempo y sobre los resultados de la gestión institucional;

31. Requerir a las instituciones del Estado estudios técnicos del ámbito de su competencia, proforma del Presupuesto General del Estado, anexo de ingresos, informe sobre la situación económica y fiscal del país, datos estadísticos, informes y otros documentos del sector público que permitan cumplir con las atribuciones y funciones que constan en la presente Ley;

32. Ejercer la coactiva para la recaudación de sus propios créditos; y, de las instituciones y empresas que no tengan capacidad legal para ejercer la coactiva, en concordancia con lo previsto en el artículo 57 de esta Ley;

33. Disponer la baja de los títulos de crédito, cuya recaudación le corresponda a la Contraloría General del Estado, siempre y cuando se demuestre que se hubieren hecho in-cobrables y cuya cuantía, incluidos los intereses, no supere los cuarenta dólares;

34. Establecer responsabilidades individuales administrativas, por quebrantamiento de las disposiciones legales, reglamentarias y de las normas de que trata esta Ley; responsabilidades civiles culposas, por el perjuicio económico sufrido por la entidad u organismo respectivo, a causa de la acción u omisión de sus servidores, e indicios de responsabilidad penal, mediante la determinación de hechos incriminados por la ley;

35. “ Sugerir y orientar a las instituciones y organismos del sector público en la implantación de medios informáticos para los procesos de contratación pública” ;

Nota: Numeral 35 del artículo 31, de-rogado por el numeral 5 de las Derogatoria de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contrata ción Pública, publicada en el Suplemento del Registro Oficial No. 395 de 4 de agosto del 2008.

36. “ Una vez ejecutoriada la resolución que establezca la responsabilidad civil culposa, solicitar al juez correspondiente que dicte medidas cautela-res civiles en contra de la autoridad, dignatario, funcionario o servidor público responsable, a fin de garantizar la reparación de los daños y per-juicios ocasionados y precautelar los intereses públicos” ;

Nota: Numeral 36 agregado por el artículo 8 de la L ey No. 2004-42 “Ley Orgánica Reformatoria a la Ley Orgánica de la Contraloría Ge neral del Estado”

37. “ Observar los derechos constitucionales individuales y las garantías del debido proceso en los informes que emita; y” ,

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Nota: Numeral 37, agregado por el artículo 8 de la Ley No. 2004-42 “Ley Orgánica Reformatoria a la Ley Orgánica de la Contr aloría General del Estado”, publicada en el Registro Oficial No. 404 de 23 de a gosto del 2004. “ 38” . Ejercer las demás competencias, atribuciones y funciones que le confieran la Constitución Política de la República, la ley, y los reglamentos. Nota: Numeración sustituida por el artículo 7 de la Ley No. 2004-42 “Ley Orgánica Reformatoria a la Ley Orgánica de la Contr aloría General del Estado”, publicada en el Registro Oficial No. 404 de 23 de a gosto del 2004. Sección 2 Organización Administrativa Art. 32.- Del Contralor General del Estado.- El Contralor General del Esta-do es la máxima autoridad de control gubernamental y auditoría de la gestión pública. Ejercerá las atribuciones que la Constitución Política de la República y las leyes le confieran. El período de gestión, los requisitos y la forma de elección serán los previstos en la Constitución Política de la República. “Art. ... .- El Contralor General del Esta-do no podrá integrar de ninguna manera los organismos públicos o privados que contraten, administren o se financien en todo o en parte con recursos públicos o provenientes del erario nacional o los perciban bajo cualquier acto, contrato o modalidad, ya sea directamente o en representación de terceros, o, si dichas instituciones y organismos se encuentran sujetos bajo cualquier circunstancia a la regulación, control, supervisión, fiscalización, auditoria o emisión de informes por parte de la Contraloría General del Esta-do, y, en ningún caso, de los comités u órganos de contratación de éstos. Esta disposición no excluye la potestad de la Contraloría General del Estado de ejercer el control preventivo o concurren-te por sí mismo o a través de las auditorías internas de las instituciones. Tampoco excluye el ejercicio de los exámenes de auditoría de cuentas o de gestión posteriores, de conformidad con su Ley Orgánica” . Nota: Artículo innumerado, agregado por el artículo 1 de la Ley No. 2006-44, Orgánica Reformatoria de la Ley Orgánica de la Cont raloría General del Estado, publicada en el Registro Oficial No. 267 de 10 de m ayo del 2006. Art. 33.- Del Subcontralor General del Estado .- El Subcontralor General del Estado será designado por el Contralor General. Reunirá los mismos requisitos y tendrá las mismas prohibiciones legales de aquel. Desempeñará las funciones que establezca el Reglamento Orgánico Funcional de la Institución y aquellas que le sean delegadas por el Contralor General. Subrogará al Contralor General en caso de ausencia temporal o definitiva, hasta la designación del nuevo titular. Art. 34.- Incompatibilidades e inhabilidades.- No podrá ser designado Contralor General:

a) El cónyuge o pariente dentro del cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad, del Presidente o Vicepresidente de la República;

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b) El que hubiere recibido sentencia condenatoria o auto de llamamiento a juicio, por delitos dolosos de acción pública, sancionados con penas privativas de libertad; c) El que tenga contrato con el Estado, como persona natural o como representante o apoderado de personas jurídicas, nacionales o extranjeras, siempre que el contrato haya sido celebrado para la ejecución de obras públicas, prestación de servicios públicos o explotación de recursos naturales, mediante concesión, asociación o cualquier otra modalidad contractual; d) Los miembros de la fuerza pública en servicio activo; y, e) Quien tenga intereses o represente a terceros que los tuvieren en las áreas que vayan a ser controladas o reguladas. Art. 35.- De la estructura orgánico funcional y del personal .- El Contralor General expedirá y mantendrá actualizado el Reglamento Orgánico Funcional, que contendrá la estructura administrativa y las funciones de las respectivas unidades para el cumplimiento de los fines y objetivos de la Contraloría General. El Contralor General, establecerá el sistema de mérito y carrera administrativa en la Institución, nombrará, removerá y destituirá a sus servidores de acuerdo con la ley. Serán de libre nombramiento y remoción: el Subcontralor, los Secretarios General y Particulares, Coordinadores, Asesores, Directores Nacionales y Regionales y Delegados Provinciales. Los servidores de la Contraloría General del Estado cumplirán obligatoriamente con el Código de Ética que expedirá el Contralor General. Las infracciones y el quebrantamiento de sus normas, originarán las responsabilidades correspondientes. Los traslados administrativos, que decida el Contralor General, responderán a necesidades de servicio. El personal de la Contraloría General del Estado, en el ejercicio de sus funciones, mantendrá reserva de los asuntos que conoce y observarán la ética profesional. La observancia del Código de Ética Profesional del Auditor Gubernamental, expedido por el Contralor General, será obligatoria para todo el personal de auditoría, el de las unidades de Auditoría Interna y de las firmas privadas contratadas. Art. 36.- Delegación y procuración .- El Contralor General podrá delegar el ejercicio de sus atribuciones y funciones a los funcionarios de la Contraloría General del Estado, que establezca el respectivo reglamento, quienes no podrán a su vez volver a delegar, sin perjuicio de emitir órdenes de trabajo. Los actos oficiales ejecutados por los delegados, tendrán la misma fuerza y efecto que los realizados por el titular. El delegado que actuare al margen de los términos e instrucciones de la delegación responderá personal y pecuniariamente, por los actos realizados en ejercicio de su delegación. Art. 37.- Impugnación.- Las decisiones del Contralor General, en materia de administración de personal, serán definitivas en la vía administrativa, pero podrán impugnarse en la vía contencioso administrativa, de acuerdo con la ley.

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CAPITULO 5 DETERMINACION DE RESPONSABILIDADES Sección 1 Generalidades Art. 38.- Presunción de legitimidad .- Se presume legalmente que las operaciones y actividades realizadas por las instituciones del Estado y sus servido-res, sujetos a esta Ley, son legítimas, a menos que la Contraloría General del Estado, como consecuencia de la auditoría gubernamental, declare en contrario. Art. 39.- Determinación de responsabilidades y segu imiento.- A base de los resultados de la auditoría gubernamental, contenidos en actas o informes, la Contraloría General del Estado, tendrá potestad exclusiva para determinar responsabilidades administrativas y civiles culposas e indicios de responsabilidad penal.

Previamente a la determinación de responsabilidades administrativas y civiles culposas que se desprendan de los informes elaborados por las auditorías internas, la Contraloría General del Estado examinará el cumplimiento de los preceptos legales y de las normas de auditoría y procederá a determinarlas con la debida motivación, sustentándose en los fundamentos de hecho y de derecho pertinentes. De existir indicios de responsabilidad penal, se procederá de acuerdo a lo pre-visto en los artículos 65, 66 y 67 de esta ley. En todos los casos, la evidencia que sustente la determinación de responsabilidades, a más de suficiente, competente y pertinente, reunirá los requisitos formales para fundamentar la defensa en juicio. La Contraloría General del Estado efectuará el seguimiento de la emisión y cobro de los títulos de crédito origina-dos en resoluciones ejecutoriadas.

Art. 40.- Responsabilidad por acción u omisión .- Las autoridades, dignatarios, funcionarios y demás servidores de las instituciones del Estado, actuarán con la diligencia y empeño que emplean generalmente en la administración de sus propios negocios y actividades, caso contrario responderán, por sus acciones u omisiones, de conformidad con lo previsto en esta ley.

Art. 41.-Ordenes Superiores.- Ningún servidor, funcionario o empleado de las instituciones del Estado, podrá ser relevado de su responsabilidad legal alegando el cumplimiento de órdenes superiores, con respecto al uso ilegal, incorrecto o impropio de los recursos públicos de los cuales es responsable. Los servidores públicos podrán objetar por escrito, las órdenes de sus superiores, expresando las razones para tal objeción. Si el superior insistiere por escrito, las cumplirán, pero la responsabilidad recaerá en el superior. Esta disposición se aplicará en armonía con lo dispuesto en la Ley de Servicio Civil y Carrera Administrativa.

CONCORDANCIA.- Ley Orgánica de Servicio Civil y Car rera Administrativa y de Unificación y Homologación de las Remuneraciones de l Sector Público.- “.....Art. 129.- Responsabilidad por pago indebido. - La autoridad o funcionario que disponga el pago de remuneración a personas cuyo nombramiento, contrato, traslado, aumento de remuneración o licencia o en general cualquier acto administrativo que

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hubiere sido efectuado en contravención de la presente Ley Orgánica o de sus reglamentos, será personal y pecuniariamente responsable de los valores indebidamente pagados. En igual responsabilidad, incurrirán los pagadores, tesoreros o administradores de caja de las instituciones del Estado que efectuaren pagos en contravención a lo dispuesto en la presente Ley y quedarán obligados al reintegro inmediato del dinero que tales pagos representen”.

(Publicada en el Suplemento del Registro Oficial No . 184 de 6 de octubre del 2003).

Art. 42.-Responsabilidad directa .- Los servidores de las instituciones del Estado, encargados de la gestión financiera, administrativa, operativa o ambiental, serán responsables, hasta por culpa leve, cuando incurrieren en acciones u omisiones relativas al incumplimiento de normas, falta de veracidad, de oportunidad, pertinencia o conformidad con los planes, programas y presupuestos y por los perjuicios que se originaren de tales acciones u omisiones.

Art. 43.- Responsabilidad principal y subsidiaria p or pago indebido .- La responsabilidad principal, en los casos de pago indebido, recaerá sobre la persona natural o jurídica de derecho público o privado, beneficiaria de tal pago. La responsabilidad subsidiaria recaerá sobre los servidores, cuya acción culposa u omisión hubiere posibilitado el pago indebido. En este caso, el responsable subsidiario gozará de los beneficios de orden y excusión previstos en la ley.

Art. 44.- Responsabilidad solidaria.- Habrá lugar para establecer responsabilidad solidaria cuando dos o más personas aparecieren como coautoras de la acción, inacción u omisión administrativa que la origine.

Sección 2

Responsabilidad administrativa culposa

Art. 45.- Responsabilidad administrativa culposa .- La responsabilidad administrativa culposa de las autoridades, dignatarios, funcionarios y servidores de las instituciones del Estado, se establecerá a base del análisis documentado del grado de inobservancia de las disposiciones legales relativas al asunto de que se trate, y sobre el incumplimiento de las atribuciones, funciones, deberes y obligaciones que les competen por razón de su cargo o de las estipulaciones contractuales, especialmente las previstas en el Título III de esta ley. Incurrirán en responsabilidad administrativa culposa las autoridades, dignatarios, funcionarios o servidores de las instituciones del Estado que, por acción u omisión, se encontraren comprendidos en una o más de las causales siguientes:

1. No establecer ni aplicar indicado-res de gestión y medidas de desempeño para evaluar la gestión institucional o sectorial y el rendimiento individual de sus servidores;

2. Cometer abuso en el ejercicio de su cargo;

3. Permitir la violación de la ley, de normas específicas emitidas por las instituciones del Estado, o de normas de carácter generalmente obligatorio expedidas por autoridad competente, inclusive las relativas al desempeño de cada cargo;

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4. Exigir o recibir dinero, premios o recompensas, por cumplir sus funciones con prontitud o preferencia, por otorgar contratos a determinada persona o suministrar información, sin perjuicio de la responsabilidad penal a que hubiere lugar;

5. No establecer o no aplicar con sujeción a la ley y normas pertinentes, los subsistemas de determinación y recaudación, presupuesto, tesorería, crédito público y contabilidad gubernamental;

6. No establecer o no aplicar con sujeción a esta Ley y más normas pertinentes los subsistemas de con-trol interno y control externo;

7. No establecer o no aplicar con sujeción a la ley y más normas pertinentes, los sistemas de planificación, administración de bienes y servicios, inversiones públicas, administración de recursos humanos, de gestión financiera y de información;

8. Contraer compromisos y obligaciones por cuenta de la institución del Estado, a la que representan o en la que prestan sus servicios, en contravención con las normas respectivas y sin sujetarse a los dictámenes de la ley; o insistir ilegal-mente en una orden que haya sido objetada por el control previo;

9. No tomar inmediatamente acciones correctivas necesarias en conocimiento del informe del auditor interno o externo; o de consultas absueltas por organismos de con-trol;

10. No proporcionar oportunamente la información pertinente o no prestar la colaboración requerida a los auditores gubernamentales, y demás organismos de control y fiscalización;

11. Incurrir en ilegal determinación o recaudación de los ingresos del Gobierno Central, y demás instituciones del Estado;

12. No efectuar el ingreso oportuno de cualquier recurso financiero recibido;

13. Disponer o ejecutar, sin tener atribución, el cambio de planes, programas y estipulaciones relativas a la ejecución de los contratos; y, 14. Las demás previstas en otras normas y disposiciones legales vigentes.

Art. 46.- Sanción por faltas administrativas .- Sin perjuicio de las responsabilidades civil culposa o penal a que hubiere lugar, los dignatarios, autoridades, funcionarios y demás servidores de las instituciones del Estado “ así como personeros, directivos, empleados, trabajadores y representantes de las personas jurídicas y entidades de derecho privado con participación estatal” , que incurrieren en una o más de las causales de responsabilidad administrativa culposa previstas en el artículo anterior, originadas en los resultados de las auditorías, serán sancionados, “ con multa de “ una a veinte remuneraciones básicas unificadas del trabajador del sector privado, al dignatario, autoridad, funcionario o servidor, sin perjuicio de las responsabilidades civiles y penales a que hubiere lugar” , de acuerdo a la gravedad de la falta cometida, pudiendo además ser destituido del cargo, de conformidad con la ley.

Nota: -Inciso primero del artículo 46, reformado po r los artículos 9 de la Ley No. 2004-42 “Ley Orgánica Reformatoria a la Ley Orgánic a de la Contraloría General del Estado”, publicada en el Registro Oficial No. 4 04 de 23 de agosto del 2004;

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y, por el artículo 4 de la Ley Orgánica Reformatori a a la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, publica-da en el Su plemento del Registro Oficial No. 1 de 11 de agosto del 2009.

Las sanciones se impondrán graduándolas entre el mínimo y el máximo señala-dos en el inciso anterior de este artículo, debiendo considerarse los siguientes criterios: la acción u omisión del servidor; la jerarquía del sujeto pasivo de la sanción; la gravedad de la falta; la in-eficiencia en la gestión según la importancia del interés protegido; el volumen e importancia de los recursos compro-metidos; el haber incurrido en el hecho por primera vez o en forma reiterada.

Art. 47.- Sanción por contravención .- Las personas naturales, los representantes legales de las personas jurídicas de derecho privado o terceros que contra-vinieren a su obligación de comparecer como testigos, de exhibir documentos o registros, de proporcionar confirmaciones escritas sobre las operaciones y transacciones que efectúen o hubieren efectuado con las instituciones del Esta-do sujetas a examen, que hubieren sido requeridos por los auditores gubernamentales debidamente autorizados, serán sancionados por la Contraloría General del Estado con multa de diez a quinientos dólares, que será recaudada por medio de la jurisdicción coactiva conforme lo previsto en el artículo 57 de esta Ley. Dichas obligaciones les serán exigibles dentro de lo que la Constitución Política de la República y las leyes lo permitan.

Art. 48.- Ejecución e imposición de sanciones .- Las sanciones de destitución o de multa, o ambas conjuntamente, las ejecutará la correspondiente autoridad nominadora de la institución del Estado, de la que dependa el servidor, a requerimiento y por resolución ejecuto-riada de la Contraloría General del Estado. Dicha autoridad informará mensualmente a la Contraloría General del Estado sobre la ejecución de las sanciones y, en su caso, de la recaudación de las multas.

Las sanciones serán impuestas y ejecutadas por la Contraloría General del Estado cuando la indicada autoridad haya dejado de hacerlo, o cuando se hubieren constituido en sujetos pasivos de la sanción, o cuando deba imponérselas a personas de derecho privado o a terceros. La Contraloría General del Estado, antes de imponer la sanción de destitución, notificará al implicado sobre la desviación detectada, concediéndole el plazo improrrogable de hasta treinta días para que ejerza su defensa. Vencido este plazo, el Contralor General o los funcionarios de la Contraloría General del Estado competentes para hacerlo, emitirán su resolución dentro del plazo de sesenta días. Para la imposición de sanciones provenientes de los exámenes de auditoría, no será necesaria la instauración de un sumario administrativo en la entidad empleadora.

Art. 49.- Recursos .- Las decisiones que impusieren sanción de destitución, de acuerdo con este Capítulo son definitivas en la vía administrativa; pero podrán impugnarse ante los Tribunales Distritales de lo Contencioso Administrativo, dentro del término de treinta días contado desde el día siguiente al de la notificación con la decisión de la sanción.

Art. 50.- Acción penal .- La imposición de las multas previstas en esta Ley y en las demás leyes, la destitución del cargo, o las dos sanciones impuestas a la vez, no enervan la acción penal correspondiente.

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Art. 51.- Recaudación de multas .- La recaudación de las multas impuestas a las autoridades, dignatarios, funcionarios y servidores de las instituciones del Estado, se efectuará por la propia entidad, organismo o empresa a la que pertenecen, mediante retención de las remuneraciones, o por el procedimiento previsto en el artículo 57 de esta Ley, según el caso. Las multas impuestas a las personas naturales, a los representantes legales de las personas jurídicas de derecho priva-do, o a ex servidores públicos, serán recaudadas directamente por el organismo encargado de la determinación y recaudación de rentas de la respectiva jurisdicción, para lo cual emitirá los correspondientes títulos de crédito. Sección 3 Responsabilidad Civil Culposa Art. 52.- Alcance.- La responsabilidad civil culposa nace de una acción u omisión culposa aunque no intencional de un servidor público o de un tercero, autor o beneficiario, de un acto administrativo emitido, sin tomar aquellas cautelas, precautelas o precauciones necesarias para evitar resultados perjudiciales directos o indirectos a los bienes y re-cursos públicos. La responsabilidad civil culposa genera una obligación jurídica indemnizatoria del perjuicio económico ocasionado a las instituciones del Estado, calculado a la fecha en que éste se produjo, que nace sin convención, proveniente de un acto o hecho culpable del servidor público, o de un tercero, cometido sin intención de dañar, que se regula por las normas del cuasidelito del Código Civil. Procesalmente, en la instancia administrativa o judicial, debe probarse por quien afirma la culpa en la emisión o perfeccionamiento del acto o hecho administrativo, que los mismos fueron producto de acciones que denoten impericia, imprudencia, imprevisión, improvisación, impreparación o negligencia. Art. 53.- Predeterminación civil culposa y órdenes de reintegro.- La responsabilidad civil culposa se determinará en forma privativa por la Contraloría General del Estado, cuando por los resultados de la auditoría gubernamental, se hubiere determinado que se ha causado perjuicio económico al Estado o a sus instituciones, como consecuencia de la acción u omisión culposa de los servidores públicos, o de las personas naturales o jurídicas de derecho privado. Los perjuicios económicos causados en la administración de bienes, asignaciones, subvenciones, participaciones ocasionales de recursos públicos, concedidas por el Estado o sus instituciones, a las personas naturales o jurídicas de derecho privado, estarán sujetos a las disposiciones de la Sección 1 de este Capítulo y al procedimiento previsto en esta Sección. Cuando del examen aparezca la responsabilidad civil culposa de un tercero, se establecerá la respectiva responsabilidad. Se entenderá por tercero, la persona natural o jurídica privadas, que, por su acción u omisión, ocasionare perjuicio económico al Estado o a sus instituciones, como consecuencia de su vinculación con los actos administrativos de los servidores públicos. Dicho perjuicio se establecerá de la siguiente forma: 1. Mediante la predeterminación o glosa de responsabilidad civil culposa que será o serán notificadas a la o las personas implicadas sean servidores públicos o personas

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naturales o jurídicas de derecho privado, concediéndoles el plazo de sesenta días para que las contesten y presenten las pruebas correspondientes. Expirado este plazo, la Contraloría General del Estado ex-pedirá su resolución; y, 2. Mediante órdenes de reintegro, en el caso de pago indebido. Se tendrá por pago indebido cualquier desembolso que se realizare sin fundamento legal o contractual o sin que el beneficiario hubiere entregado el bien, realizado la obra, o prestado el servicio, o la hubiere cumplido solo parcialmente. En estos casos, la orden de reintegro será expedida por la Contraloría General del Estado y notificada a los sujetos de la responsabilidad, concediéndoles el plazo improrrogable de noventa días para que efectúen el reintegro. Sin perjuicio de lo expresado, en el transcurso de dicho plazo, los sujetos de la responsabilidad podrán solicitar a la Contraloría General del Estado la reconsideración de la orden de reintegro, para lo cual deberán expresar por escrito los fundamentos de hecho y de derecho y, de ser del caso, adjuntarán las pruebas que correspondan. La Contraloría General del Estado se pronunciará en el plazo de treinta días contado a partir de la recepción de la petición y su resolución será definitiva, pe-ro podrá impugnarse en la vía contencioso administrativa. Ejecutoriada la resolución administrativa o el fallo judicial, según el caso, si no se efectuare el reintegro, la Contraloría General del Estado dispondrá la emisión del título de crédito al organismo competente o lo hará por sí misma según lo dispuesto en el artículo 57 de esta ley.

Art. 54. - Responsabilidad en los procesos de estudio, contrat ación y ejecución.- Las autoridades, dignatarios, funcionarios y servidores que tengan a su cargo la dirección de los estudios y procesos previos a la celebración de los contratos públicos, tales como de construcción, provisión, asesoría, servicios, arrendamiento, concesiones, delegaciones, comodato y permuta, serán responsables por su legal y correcta celebración; y aquellos a quienes correspondan las funciones de supervisión, control, calificación o dirección de la ejecución de los contratos, serán responsables de tomar todas las medidas necesarias para que sean ejecutadas con estricto cumplimiento de las estipulaciones contractuales, los programas, costos y plazos previstos.

La Contraloría General del Estado establecerá las responsabilidades a que hubiere lugar en esta materia.

Art. 55.- Notificación de órdenes de reintegro, pre determinación de responsabilidad civil culposa, resoluciones y provi dencias .- La notificación de órdenes de reintegro, predeterminación, providencias y resoluciones de responsabilidad civil culposa, se harán en persona, o por boleta dejada en el domicilio del interesado, o por correo certificado o por correo legalmente autoriza-do, o en el casillero judicial que se hubiere señalado para el efecto.

En caso de desconocerse el domicilio, la notificación se realizará por la prensa, en forma individual o colectiva, dicha publicación contendrá los nombres y apellidos de los involucrados, las funciones que hayan ejercido y el valor de la predeterminación de la responsabilidad civil culposa, o de las órdenes de reintegro. Cuando la notificación se produjere en persona o por boleta, el plazo previsto en el artículo 53 de esta Ley, se contará desde el día hábil siguiente, y si se efectuare por correo certificado, o correo legalmente autorizado, o por publicación por la prensa, ocho días después de la fecha de la guía de correo o de la publicación por la prensa. Las

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notificaciones de determinación de responsabilidad civil culposa, en el caso del recurso de revisión, se realizarán en el domicilio que para el efecto señale el interesado.

Art. 56.- Contenido de las resoluciones y plazo par a expedirlas .- La resolución respecto de la determinación de responsabilidad civil culposa se expedirá dentro del plazo de ciento ochenta días, contado desde el día hábil siguiente al de la notificación de la predeterminación. Si la determinación de la responsabilidad civil culposa incluyere responsables solidarios, el plazo anterior se contará desde la última fecha de la notificación. La resolución original confirmará o desvanecerá total o parcialmente la predeterminación de responsabilidad civil culposa, con sujeción a lo dispuesto en la Constitución Política de la Re-pública, en esta Ley y en el reglamento que para el efecto dicte el Contralor General.

Art. 57.- Ejecución coactiva de las resoluciones co nfirmatorias ejecuto-riadas .- Para la ejecución de las resoluciones ejecutoriadas de la Contraloría General del Estado, que confirmen responsabilidades civiles culposas, se pro-cederá de la siguiente manera:

1. La Contraloría General del Estado tendrá competencia para emitir títulos de crédito y recaudar, incluso mediante la jurisdicción coactiva, las obligaciones provenientes de las resoluciones ejecutoriadas expedidas por el Contralor General, por efecto de la determinación de responsabilidad civil culposa, multas y órdenes de reintegro de pagos indebidos con recursos públicos que establezcan obligaciones a favor del Gobierno Central, así como de las instituciones y empresas que no tengan capacidad legal para ejercer coactiva;

2. Se enviará a las municipalidades, consejos provinciales y, en general, a las instituciones del Estado que tuvieren capacidad legal para ejercer la coactiva, copias certificadas de las resoluciones ejecutoriadas que establezcan obligaciones a favor de estas instituciones, para que se emita el título de crédito correspondiente y procedan a su recaudación, de acuerdo con las leyes y regulaciones propias de la materia; y,

3. La recaudación de las obligaciones a favor de las instituciones del Estado sujetos a esta Ley, que no sean del Gobierno Central y que no tuvieren capacidad legal para ejercer la coactiva, se hará en la forma de-terminada en el numeral 1 de este artículo. Una vez efectuado el pago, la Contraloría General del Estado entregará a la entidad y organismo acreedor el valor recaudado, previa la deducción del diez por ciento (10%) de dicho valor a favor de la Contraloría General del Estado, conforme lo previsto en el artículo 36 de la Ley de Racionalización Tributaria, publicada en el Suplemento del Registro Oficial No. 321 de noviembre 18 de 1999. Para ejecutar las resoluciones ejecuto-riadas, que confirmen responsabilidades civiles culposas, expedidas en contra de personas naturales o jurídicas de derecho privado, originadas en la administración de bienes, asignaciones, subvenciones o participaciones ocasionales de recursos públicos, se atenderá a la fuente de la que provengan los recursos o beneficios y se observará lo previsto en los numerales que anteceden, según corresponda.

Los funcionarios recaudadores, comunicarán, mensualmente, a la Contraloría General del Estado sobre la emisión detallada de títulos de crédito, citaciones con autos de pago y, en su caso, de las recaudaciones efectuadas por concepto de

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resoluciones ejecutoriadas confirmatorias. Igual obligación tendrán en los casos previstos en el inciso segundo del artículo 51 y en el numeral 2 del artículo 53 de esta Ley.

El ejercicio de la acción coactiva por parte de la Contraloría General del Estado, se sujetará al Código Tributario y subsidiariamente, al Código de Procedimiento Civil. El trámite de las excepciones que inter-pongan los deudores, sus herederos o fiadores, se sustanciará de conformidad con las normas pertinentes de la Ley de la Jurisdicción Contencioso Administrativa, previa la consignación a la que se refiere el artículo 1020 del Código de Procedimiento Civil, cuando la resolución se haya ejecutoriado en la Función Judicial. La Contraloría General del Estado ejercerá la acción coactiva para el cobro de los títulos de crédito originados en resoluciones ejecutoriadas, emitidos o en poder del Servicio de Rentas Internas, siempre que ésta provea de la información suficiente para este fin.

CONCORDANCIA: Ley de la Jurisdicción Contencioso Ad ministrativa.- (Reforma) CAPITULO..... De las excepciones al proce dimiento de ejecución y de su trámite.- “Art..... Al procedimiento de ejecución de créditos fiscales ,locales o seccionales o de las instituciones públicas que proceden de resoluciones firmes de la Contraloría General, no podrán proponerse otras excepciones que las siguientes: 1.- Incompetencia del funcionario ejecutor; 2.- Legitimidad de personería del coactivado; 3.- Inexistencia de la obligación; 4.- Extinción total o parcial de la obligación por alguno de los modos previstos en la Ley; 5.- Encontrarse en trámite o pendiente de resolución en la Contraloría General de la Nación un reclamo administrativo, petición de reapertura de cuentas u observaciones formuladas respecto al título o al derecho para su emisión; 6.- Duplicación de títulos respecto de una misma obligación y de una misma persona; y, 7.- Nulidad del auto de pago o del procedimiento de ejecución por falsificación del título de crédito; por quebranta-miento de normas que rigen su emisión o por falta de requisitos legales que afecten la validez del título o del procedimiento.- No podrán oponerse las excepciones 2º y 3º de este artículo, cuando los hechos en que se fundamenten hubieren sido discutidos y resueltos en la etapa administrativa o en la contenciosa en su caso”.

“ Art .....Las excepciones se presentarán ante el ejecutor, dentro de treinta días contados desde el día siguiente al de la notificación del auto de pago y su presentación suspenderá el procedimiento de ejecución, mientras el Magistrado de Sustanciación de la Sala a la que corresponda por sorteo, no disponga lo contrario por el mérito de las excepciones deducidas, por la circunstancia de hallarse vigente la caución rendida para el desempeño de su cargo, si el coactivado fuese o hubiere sido empleado público, o por haberse rendido fianza por el máximo que la Ley exige para cargos semejantes de no haber sido empleado caucionado.- La providencia del Magistrado de Sustanciación que ordene la suspensión se notificará al funcionario ejecutor, por oficio, sin perjuicio de la notificación por boleta en el domicilio que hubiere señalado”.- “El funcionario ejecutor desechará de plano las excepciones presentadas fuera del término establecido en este artículo”.

“ Art . ..... Si el ejecutor se negare a recibir el escrito de excepciones, podrá ser presentado a éste por intermedio de cualquier autoridad administrativa o judicial, la que dispondrá que, dentro de veinte y cuatro horas, se notifique y entregue al funcionario ejecutor el mencionado escrito con la fe de presen-tación respectiva.- “En el mismo su-puesto podrá presentarse directamente el escrito de excepciones en el

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Tribunal Contencioso-Administrativo; y, en tal caso el Presidente de este Organismo dispondrá que el Secretario General notifique la presentación de excepciones, mediante oficio, al funcionario ejecutor, ordenándole proceder como se indica en el artículo siguiente”.

“ Art . .....Presentadas las excepciones en el término legal, o notificada su recepción en los casos previstos en el artículo anterior, el funcionario ejecutor remitirá al Tribunal Contencioso-Administrativo, en el término de cinco días, copia del proceso coactivo, de los documentos anexos y de las excepciones deducidas, con las observaciones que estimare del caso”.- “En la misma providencia que ordene la remisión al Tribunal Contencioso-Administrativo, o por oficio, el funcionario ejecutor señalará domicilio en Quito para sus notificaciones”. “ Art. .... Al escrito de excepciones son aplicables, en lo que fuere pertinente, las disposiciones de los artículos 30 y 32 de la Ley; y, si ninguna de las excepciones propuestas corresponde a las permitidas en el artículo primero de este Capítulo que por este Decreto se manda añadir, o si el excepcionante no las aclara o completa en el término que se le hubiere concedido para el efecto, la respectiva Sala del Tribunal las re-chazará de plano, sin más sustanciación y dispondrá la continuación de la causa”. “ Ar t. .....Recibidas las copias y más documentos del proceso coactivo, y verificado el sorteo entre las dos Salas, el Magistrado de Sustanciación de la que corresponda, mandará notificar el particular al excepcionante y al ejecutor si hubiere señalado domicilio en la sede del Tribunal. Mandará también notificar las excepciones y la razón de sorteo al Contralor General de la Nación y a la autoridad administrativa interesada de la Institución acreedora del crédito que se ejecuta, con quienes se contará en la causa" “ Art. .....Los notificados de las excepciones tendrán el término de cinco días para que las contesten; y vencido este plazo, con la contestación o sin ella, se concederá término probatorio de haber hechos que justificar. En caso contra-rio, se notificará a las partes para sentencia”.- “Vencido el término probatorio y actuadas las diligencias pedidas por las partes a las que el Tribunal hubiere dispuesto de oficio, se pronunciará sentencia en el término de doce días”. “Art. ..... Si los vicios referentes al título de crédito o al procedimiento de ejecución fueren subsanables, como los que signifiquen errores de hecho o de cálculo que no conlleven la nulidad, se ordenará en la sentencia que la Autor-dad correspondiente verifique la enmienda y, efectuada, que continúe la ejecución”. “ Art . .....Cuando de la proposición de las excepciones o de la tramitación de éstas apareciere manifiesta la intención de sólo provocar un incidente que retrase la ejecución , en la sentencia que las deseche se concederá en costas al excepcionante y podrá imponérsele, además, una multa de S/ 500.00 a S/ 2.000.00”. “Art. .....En todo lo que no estuviere expresamente previsto en este Capítulo se aplicarán las demás de este Código, y en su falta, las normas que regulan el Contencioso-Tributario y subsidiaria-mente las del Código de Procedimiento Civil”.

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CONCORDANCIA: Código de Procedimiento Civil.- (Part e Pertinente).- “.....Art. 1020.- No se admitirán las excepciones del deudor, sus herederos o fiadores contra el procedimiento coactivo, sino después de consignada la cantidad a que asciende la deuda, sus intereses y costas. La consignación se hará con arreglo al artículo 196 de la Ley Orgánica de Administración Financiera y Control, a órdenes del recaudador.- La consignación no significa pago.- La consignación no será exigible cuando las excepciones propuestas versaren únicamente sobre falsificación de documentos con que se apareja la coactiva, o sobre prescripción de la acción, salvo lo dispuesto en leyes especiales. (Publicados en el Registro Oficial No. 687 de 18 de mayo de 1987).

CONCORDANCIA.- Ley Orgánica de Administración Finan ciera y Control.- “.....Art. 196.- Depositarios Oficiales.- La cuenta corriente única del tesoro nacional así como las cuentas de las demás entidades y organismos del sector público no sujetos a ese régimen, se mantendrán única y exclusivamente en el Banco Central del Ecuador, como depositario oficial de los recursos financieros públicos, y a nombre de di-chas entidades y organismos. El número de cuentas bancarias será el mínimo indispensable para sus operaciones.- En los lugares en los que el Banco Central no tenga oficinas, el depositario oficial será la sucursal o agencia del Banco Nacional de Fomento que funcione en aquellos.- En los lugares en que no tenga sucursal, agencia u oficina el Banco Central del Ecuador ni el Banco Nacional de Fomento, el Ministro de Finanzas nombrará como depositario oficial de los fondos públicos a otro banco.- Los depositarios oficiales presentarán, al fin de cada mes, o por períodos menores, a petición de la Contraloría General, de la Tesorería de la Nación o de otra autoridad competente, un estado de la cuenta bancaria de cada entidad y organismo del sector público, directamente a los mismos y devolverán los originales de los cheques cancela-dos que hayan sido pagados durante el mes.- El Ministro de Finanzas expedirá normas especiales para las cuentas bancarias que los consulados mantengan en el exterior”.

(Publicado en el Registro Oficial No. 337 de 16 de mayo de 1977.

CONCORDANCIA.- Ley No. 99-41 de Racionalización Tri butaria.- (Parte Pertinente) “.....Art. 36.- Sustitúyase el artículo 337, por el siguiente: “Ejecución de las resoluciones confirmatorias.- Para la ejecución de las resoluciones ejecutoriadas del Contralor General, que confirmen glosas se pro-cederá de la siguiente manera: 1. Se otorga a la Contraloría General del Estado la competencia para emitir títulos de crédito y recaudar, incluso mediante la jurisdicción coactiva, los ingresos provenientes de las resoluciones ejecutoriadas expedidas por el Contralor General, por efecto de la determinación de glosas conformadas, multas y órdenes de reintegro de desembolsos indebidos con recursos públicos, que establezcan obligaciones a favor del Gobierno Central, así como de las instituciones y empresas que no tengan capacidad legal para ejercer la coactiva.- 2. La Contraloría General del Estado enviará a las municipalidades, consejos provinciales, universidades; y, en general a las instituciones y empresas que tengan capacidad legal para ejercer la coactiva, copias certificadas de las resoluciones ejecutoriadas y de las determinaciones de responsabilidades administrativas, a favor de estas instituciones, para que emitan el título de crédito correspondiente y procedan a su recaudación, de acuerdo con las leyes y regulaciones propias de la materia.- La recaudación de las obligaciones a favor de las entidades y organismos sujetos a esta Ley, que no tengan

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capacidad legal para ejercer coactiva, será realizada por la Contraloría General del Estado; y, 3. Una vez efectuado el pago, la Contraloría entregará a la entidad y organismo acreedor el valor recaudado, previa la deducción del diez por ciento (10%) del valor recaudado a favor de la Contraloría”.

(Publicado en el Suplemento del Registro Oficial No . 321 de 18 de noviembre de 1.999) Art. 58.- Ejecutoria de las resoluciones .- Se entenderán ejecutoriadas las resoluciones de la Contraloría General del Estado, cuando no hubieren sido impugnadas por los sujetos pasivos del control, en el término previsto en el artículo 70 de esta Ley; y, cuando hubieren sido resueltas definitivamente, según lo dispuesto en el artículo 63 de esta ley. Art. 59.- Rectificación de errores de cálculo .- La Contraloría General del Estado podrá rectificar, en cualquier tiempo, dentro de los plazos de prescripción y caducidad, de oficio o a petición de parte, los errores aritméticos o de cálculo en los que se hubiere incurrido, tanto en la predeterminación de la responsabilidad civil culposa, como en las resoluciones y en las órdenes de reintegro. Art. 60.- Procedencia del recurso de revisión.- Con excepción de las órdenes de reintegro, la Contraloría General del Estado revisará las resoluciones originales que expida, en todo lo concerniente a la determinación de responsabilidad civil culposa, de oficio o a petición del directamente afectado por aquellas, en los siguientes casos: 1. Cuando las resoluciones origina-les hubieren sido expedidas con evidente error de hecho o de derecho, que apareciere de los documentos que constan en el propio expediente o de disposiciones lega-les expresas; 2. Cuando después de haber sido expedida la determinación de responsabilidad civil culposa, se tu-viere conocimiento de documentos ignorados al tiempo de dictar la re-solución correspondiente; 3. Cuando en la determinación de responsabilidad civil culposa, se hubieren considerado documentos falsos o nulos, declarados en sentencia ejecutoriada, anterior o posterior a la resolución recurrida; y, 4. Cuando se estableciere que para expedir la resolución que es materia de la revisión, hayan mediado uno o varios actos, cometidos por los servidores públicos de la Contraloría General del Estado, tipificados como delitos y así declara-dos en sentencia ejecutoriada. Art. 61.- Calificación del recurso de revisión .- El recurso de revisión se interpondrá ante el Contralor General o ante la respectiva autoridad de la Contraloría General del Estado, determinada en las normas internas reglamentarias, dentro del plazo de sesenta días contado desde el día siguiente al de la notificación de la resolución original. En el plazo de treinta días, contado a partir de la interposición del recurso, se analizará que los fundamentos expuestos por el peticionario guarden conformidad con las causales previstas en el artículo anterior. Si la prueba acompañada es pertinente y, fuere procedente el recurso, se dispondrá mediante providencia el otorgamiento del

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mismo; particular que será notificado al recurrente y, de haber-los, a los demás sujetos comprendidos en la resolución original objeto de la revisión. De la negativa del otorgamiento de la revisión no habrá recurso alguno en la vía administrativa, ni en la contenciosa, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 70 de esta Ley.

Art. 62.- Efecto del otorgamiento del recurso.- La notificación de la providencia que concede el recurso de revisión, interrumpirá los plazos de caducidad y prescripción, previstos en esta Ley, y suspenderá los efectos de la resolución original recurrida. La revisión no constituye requisito pre-vio para impugnar una resolución ante los Tribunales Distritales de lo Contencioso Administrativo.

Art. 63.- Fallo del recurso de revisión y ejecutori edad de las resoluciones .- Notificada la providencia que concede el recurso de revisión, el Contralor General o su delegado, con base a los fundamentos y pruebas que se presenten, en el plazo de sesenta días, contado a partir de dicha notificación, dictará resolución motivada, en la que confirme, revoque, modifique o sustituya la resolución original revisada. El sujeto pasivo en la fase administrativa podrá allanarse y pagar los valores, previa la liquidación correspondiente.

Se ejecutoría la resolución original si no se hubiere acudido al contencioso administrativo, o no se hubiere interpuesto el recurso de revisión dentro del término o plazo legal. Interpuesto el recurso de revisión, la acción contencioso administrativa puede ser planteada dentro de los sesenta días de haberse fallado dicho recurso de revisión y, por tanto, una vez agotada totalmente la fase administrativa. Para que se inicie la recaudación o la acción coactiva será necesario que las resoluciones de la Contraloría General del Estado se encuentren ejecutoriadas y en el caso de haberse acudido a la Función Judicial, las sentencias de ésta también se encuentren ejecutoriadas.

Art. 64.- Improcedencia del recurso .- No procederá el recurso de revisión en los siguientes casos:

1. Cuando la causa estuviere en conocimiento o hubiere sido resuelta por los Tribunales Distritales de lo Contencioso Administrativo;

2. Si el proceso estuviere sustanciándose o hubiere sido resuelto por la justicia ordinaria civil o penal;

3. Si desde la fecha en que se notificó la resolución original hubieren transcurrido más de sesenta días; y,

4. Cuando el correspondiente recurso no fuere legal o documentadamente fundamentado.

Sección 4

Indicios de Responsabilidad Penal

Art. 65.- Indicios de responsabilidad penal determi nados por la Contraloría General del Estado .- Cuando por actas o informes y, en general, por los resultados

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de la auditoría o de exámenes especiales practicados por servidores de la Contraloría General del Estado, se establezcan indicios de responsabilidad penal, por los hechos a los que se refieren el artículo 257 del Código Penal, los artículos agregados a continuación de éste, y el artículo innumerado agregado a continuación del artículo 296, que trata del enriquecimiento ilícito y otros delitos, se procederá de la siguiente manera:

1. El auditor Jefe de Equipo que interviniere en el examen de auditoría, previo visto bueno del supervisor, hará conocer el informe respectivo al Contralor General o a sus delegados, quienes luego de aprobarlo lo remitirán al Ministerio Público, con la evidencia acumula-da, el cual ejercitará la acción penal correspondiente de conformidad con lo previsto en el Código de Procedimiento Penal. Dichos in-formes también serán remitidos a las máximas autoridades de las instituciones auditadas;

2. El Fiscal de ser procedente resol-verá el inicio de la instrucción en los términos señalados en el artículo 217 del Código de Procedimiento Penal y solicitará al juez las medidas cautelares que considere pertinentes, en defensa de los intereses del Estado; y,

3. Copia certificada de la sentencia ejecutoriada, será remitida al órgano competente en materia de administración de personal, para la in-habilitación permanente en el desempeño de cargos y funciones públicas.

CONCORDANCIAS: Código Penal.- (Parte Pertinente).-“ .....Art. 257.- Serán reprimidos con reclusión mayor ordinaria de ocho a doce años, los servidores de los organismos y entidades del sector público y toda persona encargada de un servicio público, que, en beneficio propio o de terceros, hubiere abusado de dineros públicos o privados, de efectos que los representen, piezas, títulos, documentos bienes muebles o inmuebles que estuvieren en su poder en virtud o razón de su cargo, ya consista el abuso en desfalco, disposición arbitraria o cualquier otra forma semejante. La pena será de reclusión mayor extraordinaria de doce a dieciséis años si la infracción se refiere a fondos destinados a la defensa nacional”.

Nota: Inciso sustituido por el artículo 17 de la Le y No. 2001-47, reformatoria al Código Penal y al Código de Ejecución de Penas y Re habilitación Social, promulgada en el Registro Oficial No. 422 de 28 de septiembre del 2001. (Incluido)

Se entenderá por malversación la aplicación de fondos a fines distintos de los previstos en el presupuesto respectivo, cuando este hecho implique, además, abuso en provecho personal o de terceros, con fines extraños al servicio público.- Están comprendidos en esta disposición los servidores que manejan fon-dos del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social o de los bancos estatales y privados. Igualmente están comprendidos los servidores de la Contraloría General y de la Superintendencia de Bancos que hubieren intervenido en fiscalizaciones, auditorías o exámenes especiales anteriores, siempre que los informes emitidos implicaren complicidad o encubrimiento en el delito que se pesquisa.- Los culpados contra quienes se dictare sentencia condenatoria que-darán, además, perpetuamente incapacitados para el desempeño de todo cargo o función públicos; para este efecto, el juez de primera instancia comunicará, inmediatamente de ejecutoriado, el fallo a la Dirección Nacional de Personal y a la autoridad nominadora del respectivo servidor, e igualmente a la

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Superintendencia de Bancos si se tratare de un servidor bancario. El Director Nacional de Personal se abstendrá de inscribir los nombramientos o contratos otorgados a favor de tales incapacitados, para lo cual se llevará en la Dirección Nacional de Personal un registro en que consten los nombres de ellos. La acción penal prescribirá en el doble del tiempo señalado en el art-culo 101. Con la misma pena serán sancionados los servidores de la Dirección General de Rentas y los servidores de aduanas que hubieren intervenido en Actos de Determinación.- También están comprendidos en las disposiciones de este artículo los funcionarios, administradores, ejecutivos o empleados de las instituciones del sistema financiero nacional privado, así como los miembros o vocales de los directorios y de los consejos de administración de estas entidades, que hubiesen contribuido al cometimiento de estos ilícitos. (Artículo sustituido por el Art. 396 de la Ley Orgánica de Administración Financiera y Control, De creto Supremo No. 1429, publicado en el Registro Oficial No. 337 de 16 de M ayo de 1977).

(El Art. 16 del Decreto Supremo No. 2636, publicado en el Registro Oficial No. 621 de 4 de julio de 1978, reforma el Art. 257, en cuanto al tiempo de las penas, y suprimiendo la “malversación” como delito. Por De creto Legislativo s/n, publicado en Registro Oficial No. 36 de 1º. de Octu bre de 1979, se deroga el mentado Art. 16, sin embargo, en el Art. 1º. no se lo restablece al texto original, sino que lo trata en el Art. 3, restableciendo las penas originales. En consecuencia, aparentemente hubo intención en el De creto Legislativo de eliminar la “malversación” como tipificación de del ito. Se puntualiza como inquietud para el Usuario).

(Artículo reformado por la Ley No. 93, publicada en el Suplemento del Registro Oficial No. 764 de 22 de Agosto de 1995).

(Artículo reformado por el Art. 19 de la Ley No. 99 -26, Reformatoria a la Ley General de Instituciones del Sistema Financiero, a la Ley de Reordenamiento en Materia Económica, en el Área Tributario Financiero ; y, al Código Penal, publicada en el Registro Oficial No. 190 de 13 de M ayo de 1999).

“Art. 257-A.- Serán reprimidos con reclusión de cuatro a ocho años las personas descritas en el artículo anterior que, abusando de sus calidades, hubieren actuado dolosamente para obtener o conceder créditos vinculados, relacionados o intercompañías, violan-do expresas disposiciones legales res-pecto de esta clase de operaciones. La misma pena se aplicará a los beneficiarios que dolosamente hayan intervenido para el cometimiento de este ilícito y a quienes hayan prestado su nombre para beneficio propio o de un tercero”.

(Artículo agregado por el Art. 20 de la Ley No. 99- 26, Reformatoria a la Ley General de Instituciones del Sistema Financiero, a la Ley de Reordenamiento en Materia Económica, en el Área Tributario Financiero ; y, al Código Penal, publicada en el Registro Oficial No. 190 de 13 de M ayo de 1999). “Art........ Las personas elegidas por votación popular, los representantes o delegados del Presidente de la República y de otros funcionarios fisca-les o municipales en organismos del Estado, autónomos o semiautónomos; los funcionarios, empleados o servido-res públicos de que cualquier forma utilizaren en beneficio propio o de ter-ceras personas cuando éste signifique lucro o incremento patrimonial, trabajadores remunerados por el Estado o por las Entidades del sector públicos o bienes del sector

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público, serán reprimidos con la pena de uno a cinco años de prisión y multa de diez mil a cincuenta mil sucres”.

(Artículo agregado por la Ley No. 6, Reformatoria a l Código Penal y a la Ley Orgánica de Administración Financiera y Control, pu blicada en el Suplemento del Registro Oficial No. 260 de 29 de Agosto de 198 5) “Art...... Con la misma pena serán sancionadas las personas señaladas en el artículo anterior, que se hubieren aprovechado económicamente en beneficio propio o de terceras personas, de estudios, proyectos, informes, resoluciones y más documentos, calificados de secretos, reservados o de circulación restringida, que estén o hubiesen estado en su conocimiento o bajo su dependencia en razón o con ocasión del cargo que ejercen o hubiesen ejercido”. (Artículo agregado por la Ley No. 6, Reformatoria a l Código Penal y a la Ley Orgánica de Administración Financiera y Control, pu blicada en el Suplemento del Registro Oficial No. 260 de 29 de Agosto de 198 5) “Art..... La misma pena señalada en los artículos anteriores se impondrá a las personas elegidas por votación popular, a los representantes o delega-dos y a los funcionarios, empleados o servidores públicos que aprovechándose de la representación popular o del cargo que ejercen se favorezcan o hayan favorecido a personas naturales o jurídicas para que, en contra de ex-presas disposiciones legales o reglamentarias, les hubiesen concedido con-tratos o permitido la realización de negocios con el Estado o con cualquier otro organismo del sector público. Quedan comprendidos en la misma disposición anterior y sujetos a igual pena los directores, vocales o miembros de los organismos administradores del Estado o del sector público en general, que, con su voto, hubiesen cooperado a la comisión del delito al que se refiere el inciso precedente”. (Artículo agregado por la Ley No. 6, Reformatoria a l Código Penal y a la Ley Orgánica de Administración Financiera y Control, pu blicada en el Suplemento del Registro Oficial No. 260 de 29 de Agosto de 198 5) RESOLUCION S/N DE LA CORTE SUPREMA DE JUSTICIA.- (P arte Pertinente) “.....Art. 1.- Corresponde al Tribunal Penal el juzgamiento por delito de peculado tipificado en el artículo 257 del Código Penal, con sujeción al trámite señalado en el actual Código de Procedimiento Penal y no al 105 de 9 de julio de 1972, en lo que quedó vigente de acuerdo a los dispuesto en el Decreto Supremo No. 888 publicado en el Registro Oficial No. 631 del 4 de septiembre de 1974, y luego derogado desde que entró en vigencia el Código de Procedimiento Penal publicado en el Registro Oficial No. 511 del 10 de Junio de 1983”. (Publicado en el Registro Oficial No. 572 de 26 de Noviembre de 1986) “Art. 258 .- Artículo suprimido por el Art. 396 de la Ley Orgánica de Administración Financiera y Control, No. 1429, publicado en Registro Oficial 337 de 16 de Mayo de 1997”. “Art. 259 .- Artículo suprimido por el Art. 396 de la Ley Orgánica de Administración Financiera y Control, No. 1429, publicado en Registro Oficial 337 de 16 de Mayo de 1977”.

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“Artículo Innumerado.- Constituye enriquecimiento ilícito el incremento injustificado del patrimonio de una persona producido con ocasión o como consecuencia del desempeño de un cargo o función pública, que no sea el resultado de su ingresos legalmente percibidos.

(Artículo sustituido por el artículo 18 de la Ley N o. 2001-47, reformatoria al Código Penal y al Código de Ejecución de Penas y Re habilitación Social, publicada en el Registro Oficial No. 422 de 28 de s eptiembre del 2001).

“Artículo Innumerado.- El enriquecimiento ilícito se sancionará con la pena de dos a cinco años de prisión y la restitución del duplo del monto del enrique-cimiento ilícito, siempre que no constituya otro delito”.

(Artículo sustituido por el Art. 18 de la Ley No. 2 001-47, reformatoria al Código Penal y al Código de Ejecución de Penas y Rehabilit ación Social, publicada en el Registro Oficial No. 422 de 28 de septiembre del 2001).

“Artículo Innumerado.- Son aplicables los dos artículos innumerados anteriores, a quienes como funcionarios o empleados, manejen fondos de los Bancos Central, del Sistema de Crédito de Fomento y Comerciales y del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social”.

(Artículo agregado por el artículo 2 de la Ley No. 6, Reformatoria al Código Penal y a la Ley Orgánica de Administración Financi era y Control, publicada en el Suplemento del Registro Oficial No. 260 de 29 de agosto de 1.985).

CONCORDANCIA: Código de Procedimiento Penal.- (Part e Pertinente).- “.....Artículo 217.- Inicio de la instrucción.- El Fiscal resolverá el inicio de la instrucción en cuanto considere que existen fundamentos suficientes para imputar a una persona participación en un hecho delictivo. Si como medida cautelar o por tratarse de un delito flagrante se hubiere privado de la libertad a alguna persona, el Fiscal deberá dictar la resolución de inicio de la instrucción dentro de las veinticuatro horas siguientes al momento de la aprehensión. La resolución del Fiscal con-tendrá: 1) La descripción del hecho presuntamente punible; 2) Los datos personales del imputado.- 3) Los elementos que le han servido de sustento para hacer la imputación; 4) La fecha de inicio de la instrucción; y, 5) El nombre del Fiscal a cargo de la instrucción. El Fiscal notificará la resolución al Juez, quien dispondrá que se notifique al imputado, al ofendido y a la Oficina de la Defensoría Pública, para que designe un defensor. Es obligación del Fiscal poner a disposición del imputado, del ofendido y de sus defensores todas las evidencias que tenga en su poder, incluyendo las de naturaleza exculpatoria, de manera que el imputa-do ejerza su derecho de examinar todos los objetos, instrumentos y documentos recogidos durante la investigación. Si es requerido, el Fiscal deberá entregar al imputado copias de todos los documentos relacionados con la infracción”.

(Publicado en el Suplemento del Registro Oficial No. 360 del 13 de enero del 2000).

Art. 66.- Indicios de responsabilidad penal evidenc iados por la auditoría interna .- Si los hechos a los que se refiere el artículo anterior fueren evidenciados por la unidad de auditoría interna, el jefe de la misma comunicará inmediatamente el

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particular a la Contraloría General del Estado y, en lo demás, se observará el procedimiento establecido en el mismo artículo.

Art. 67.- Otros indicios de responsabilidad penal .- Si por los resultados de la auditoría gubernamental los auditores evidenciaren indicios de responsabilidad penal respecto de delitos contra la administración pública y otros que afecten a los intereses del Estado y de sus instituciones, tales resultados se presentarán al Ministerio Público para que ejercite la acción penal correspondiente; y se considerará el trámite previsto en el artículo 65 de esta ley. Art. 68.- Liquidación de daños y per-juicios.- Ejecutoriada la sentencia que declare la responsabilidad penal del o de los encausados, el juez o el Tribunal procederá de igual manera que en los casos en los cuales se hubiere deducido acusación particular, a pesar de que ésta no se hubiere presentado. Además, observará lo previsto en el artículo 57 de esta ley. Sección 5 Acción Contencioso Administrativa Art. 69.-Decisiones susceptibles y no susceptibles de impugnación .- Podrán impugnarse ante los Tribunales Distritales de lo Contencioso Administrativo, las resoluciones de la Contraloría General del Estado, que impliquen establecimiento de responsabilidades administrativas y civiles culposas, conforme lo dispuesto en los artículos 45 y 52 de esta ley. No podrán, en consecuencia, impugnarse los informes de auditoría, de exámenes especiales, los que consistan en dictámenes o informes que le corresponda emitir de acuerdo con la ley, ni las actuaciones que establecieren indicios de responsabilidad penal. Art. 70.- “Acción contencioso administrativa .- En los casos en que las decisiones de la Contraloría General del Estado fueren susceptibles de impugnación ante los Tribunales Distritales de lo Contencioso Administrativo, la respectiva demanda se podrá presentar a partir del día siguiente al de la notificación de la decisión que se impugna. Para la presentación de la demanda y su contestación se observarán los términos y plazos establecidos en la Ley de la Jurisdicción Contencioso Administrativa” . Nota: Inciso primero del artículo 70, sustituido po r el artículo 10 de la Ley No. 2004-42 “Ley Orgánica Reformatoria a la Ley Orgánic a de la Contraloría General del Estado”, publicada en el Registro Oficial No. 4 04 de 23 de agosto del 2004. Los Tribunales Distritales de lo Contencioso Administrativo citarán con la demanda al Contralor General o al funcionario de quien provenga el acto; y, sustanciarán y resolverán las causas con sujeción a los términos establecidos en esta Ley y al procedimiento previsto en la Ley de la Jurisdicción Contencioso Administrativa. CONCORDANCIAS.- Ley No. CL 35 de la Jurisdicción Co ntencioso Administrativa.- “..... Art. 1.- El recurso contencioso administrativo puede inter-ponerse por las personas naturales o jurídicas contra los reglamentos, actos y resoluciones de la Administración Pública o de las personas jurídicas semipúblicas, que causen estado, y vulneren un derecho o interés directo del demandante”.

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“..... Art. 3.- El recurso contencioso administrativo es de dos clases: de plena jurisdicción o subjetivo y de anulación u objetivo.- El recurso de plena jurisdicción o subjetivo ampara un derecho subjetivo del recurrente, presuntamente negado, desconocido o no reconocido total o parcialmente por el acto administrativo de que se trata.- El recurso de anulación, objetivo o por exceso de poder, tutela el cumplimiento de la norma jurídica objetiva, de carácter administrativo, y puede proponerse por quien tenga interés directo para deducir la acción, solicitando al Tribunal la nulidad del acto impugnado por adolecer de un vicio legal”. NOTA: Respecto de un acto administrativo de carácter general, de un derecho subjetivo del recurrente. puede interponerse recurso objetivo o de anulación cuando se pretende únicamente el cumplimiento de la norma jurídica objetiva; o recurso de plena jurisdicción o subjetivo, cuando se demanda el amparo (Disposición dada por la Resolución del Tribunal Co ntencioso Administrativo, publicada en el Registro Oficial No. 722 de 9 de ju lio de 1991). “.....Art. 5.- Las resoluciones administrativas causan estado cuando no son susceptibles de recurso alguno en la vía administrativa, sean definitivas o de mero trámite, si estas últimas deciden, directa o indirectamente, el fondo del asunto, de modo que pongan término a aquella o haga imposible su continuación.- La administración obra en ejercicio de sus facultades regladas cuando debe ceñir sus actos a las disposiciones de una ley, de un reglamento o de cualquier otro precepto administrativo.- Se presume establecido el derecho a favor del recurrente, cuando la disposición que se cree infringida reconoce ese derecho”. (Publicadas en el Registro Oficial No. 338 de 18 de marzo de 1.968). CONCORDANCIA: Ley No. 2001-56 Reformatoria al artíc ulo 38 de la Ley de Modernización del Estado y al artículo 65 de la Ley de la Jurisdicción Contencioso Administrativa.- “.....Art. 65.- El término para deducir la demanda en la vía contencioso administrativa será de noventa días en los asuntos que constituyen materia del recurso contencioso de plena jurisdicción, contados desde el día siguiente al de la notificación de la resolución administrativa que se impugna.- En los casos que sean materia del recurso contencioso de anulación u objetivo se podrá proponer la demanda hasta en el plazo de tres años, a fin de garantizar la seguridad jurídica. En los casos que sean de materia contractual y otras de competencia de los Tribunales Distritales de lo Contencioso Administrativo, se podrá pro-poner la demanda hasta en el plazo de cinco años”. (Publicado en el Registro Oficial No. 483 de 28 de diciembre del 2.001) CAPITULO 6 CADUCIDAD Y PRESCRIPCION Art. 71.- Caducidad de las facultades de la Contral oría General del Esta-do .- La facultad que corresponde a la Contraloría General del Estado para pronunciarse sobre las actividades de las instituciones del Estado, y los actos de las personas sujetas a esta Ley, así como para determinar responsabilidades, caso de haberlas, caducará en “ siete” años contados desde la fecha en que se hubieren realizado dichas actividades o actos.

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Nota: Inciso primero del artículo 71, reformado por el artículo 5 de la Ley Orgánica Reformatoria a la Ley Orgánica de la Contr aloría General del Estado, publicada en el Suplemento del Registro Oficial No. 1 de 11 de agosto del 2009. Se producirá la caducidad de la facultad para resolver los recursos de revisión de una resolución original, o de reconsideración de una orden de reintegro, cuan-do hubiere transcurrido un año desde la notificación de la providencia respectiva y no se hubiere expedido la resolución que resuelva los recursos. En tal circunstancia las resoluciones originales materia de tales recursos quedarán firmes. “ La Contraloría General del Estado se pronunciará en el plazo no mayor a tres años, respecto de la declaración patrimonial juramentada en los casos de los ciudadanos elegidos por votación popular, presentada al término de sus funciones” . Nota: Inciso agregado por el artículo 11 de la Ley No. 2004-42 “Ley Orgánica Reformatoria a la Ley Orgánica de la Contraloría Ge neral del Esta-do”, publicada en el Registro Oficial No. 404 de 23 de a gosto del 2004. Art. 72.- Declaratoria de la caducidad .- En todos los casos, la caducidad será declarada de oficio o a petición de parte, por el Contralor General o por los Tribunales Distritales de lo Contencioso Administrativo, según se hubiere pre-sentado el reclamo como acción o como excepción. Art. 73.- Prescripción del cobro de obligaciones y del ejercicio de las acciones.- Las obligaciones nacidas de responsabilidades civiles culposas de que trata esta ley, prescribirán en diez años contados desde la fecha en que la determinación confirmatoria de la responsabilidad civil culposa se hubiere ejecutoriado y será declarada por el Contralor General, de oficio o a petición de parte, o por los Tribunales Distritales de lo Contencioso Administrativo; por vía de impugnación o por vía de excepción al procedimiento de ejecución coactiva. Las obligaciones civiles originadas como consecuencia de la comisión de delitos de peculado, cohecho, concusión y enriquecimiento ilícito, establecidos en sentencia judicial ejecutoriada, serán imprescriptibles. Mientras se sustancia la impugnación de la predeterminación civil culposa o se sustancia y falla sobre el recurso de revisión, según el caso, se interrumpe el plazo de prescripción establecido en el primer inciso de este artículo. Art. 74.- Interrupción de la prescripción .- La prescripción del cobro de obligaciones se interrumpe por el reconocimiento expreso o tácito de la obligación por parte del deudor o por la citación legal del auto de pago. La citación con el auto de pago no interrumpirá la prescripción, cuando la ejecución coactiva hubiere dejado de continuarse por más de cinco años, salvo que la suspensión hubiere sido ordenada por decisión judicial. Art. 75.- Responsabilidad por caducidad, prescripci ón y silencio administrativo .- Los funcionarios o servidores de la Contraloría General del Estado, o de las instituciones ejecutoras de obligaciones originadas en resoluciones de la Contraloría General del Estado, por cuya acción u omisión se produjeren la caducidad, la prescripción o el silencio administrativo, incurrirán en responsabilidad administrativa culposa, sin perjuicio de las demás responsabilidades a que hubiere lugar.

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TITULO III DEBERES Y ATRIBUCIONES GENERALES Art. 76.- Obligación de remitir información.- Las instituciones del Estado y sus servidores, así como los personeros y representantes de las personas jurídicas de derecho privado sometidas al control de la Contraloría General del Estado, en los términos previstos en la presente Ley, están obligadas a proporcionar a ésta, exclusivamente para fines del examen de auditoría, información sobre las operaciones o transacciones cuando les sean re-queridas por escrito. Art. 77.- Máximas autoridades, titulares y responsa bles .- Los Ministros de Estado y las máximas autoridades de las instituciones del Estado, son responsables de los actos, contratos o resoluciones emanados de su autoridad. Además se establecen las siguientes atribuciones y obligaciones específicas: 1. Titular de la entidad: a) Dirigir y asegurar la implantación, funcionamiento y actualización del sistema de control interno y de los sistemas de administración financiera, planificación, organización, información, de recursos humanos, materiales, tecnológicos, ambienta-les y más sistemas administrativos; b) Disponer que los responsables de las respectivas unidades administrativas establezcan indicadores de gestión, medidas de desempeño u otros factores para evaluar el cumplimiento de fines y objetivos, la eficiencia de la gestión institucional y el rendimiento individual de los servidores; c) Colaborar y disponer la cooperación del personal a su cargo con los auditores gubernamentales y aplicar las medidas correctivas establecidas en las recomendaciones de auditoría; d) Cumplir y hacer cumplir las disposiciones legales y reglamentarias, las regulaciones y demás disposiciones expedidas por la Contraloría General del Estado; e) Dictar los correspondientes reglamentos y demás normas secundarias necesarias para el eficiente, efectivo y económico funciona-miento de sus instituciones; f) Informar periódicamente a la comunidad sobre los resultados obtenidos de la gestión institucional, comparándolos cuantitativa y cualitativamente con los indicadores, criterios y medidas a que se refiere el literal b) de este numeral; g) Actuar con profesionalismo y verificar que el personal a su cargo proceda de la misma manera; y, h) Cumplir y hacer cumplir la Constitución Política de la República y las leyes. 3. Autoridades de las unidades administrativas y se rvidores a) Contribuir a la obtención de los fines institucionales y administrar en el área que les competa, los sistemas a que se refiere el literal a) del numeral anterior;

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b) Establecer y utilizar los indicadores de gestión, medidas de desempeño u otros factores para evaluar la gestión de la pertinente unidad y el rendimiento individual de los servidores y mantener actualizada la información; y, c) Actuar con profesionalismo y verificar que el personal a su cargo proceda de la misma manera. 3. Autoridades de la Unidad Financiera y servidores : a) Organizar, dirigir, coordinar y controlar todas las actividades de administración financiera de la entidad, organismo o empresa del sector público; b) Vigilar la incorporación de los procesos específicos de control in-terno, dentro del sistema financiero; c) Asegurar el funcionamiento del control interno financiero; d) Adoptar medidas para el funciona-miento del sistema de administración financiera; e) Entregar oportunamente el proyecto de presupuesto de la entidad, organismo o empresa del sector público al órgano que debe aprobarlo, cuando dicha función le esté atribuida, y colaborar en su perfeccionamiento; f) Entregar con oportunidad la información financiera requerida, a los distintos grados gerenciales internos y a los organismos que lo re-quieran; g) Asesorar a la máxima autoridad o titular para la adopción de decisiones en materia de administración financiera; h) Asegurar la liquidación y pago oportuno de toda obligación de la entidad, organismo o empresa del sector público; i) Actuar con profesionalismo y verificar que el personal a su cargo pro-ceda de la misma manera; y, j) Cumplir las demás obligaciones señaladas en la ley y en otras normas reglamentarias. 4. Autoridades de la Unidad de Auditoría Interna de Gestión y servidores: a) Programar, organizar, dirigir, coordinar y controlar las actividades de la unidad a su cargo; b) Supervisar la calidad de los exámenes efectuados; c) Actuar con profesionalismo y verificar que el personal a su cargo proceda de la misma manera; d) Cumplir y hacer cumplir las disposiciones legales, reglamentarias, políticas, normas técnicas y las demás regulaciones de la auditoría gubernamental; y, e) Cumplir las demás obligaciones señaladas en la ley.

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Art. 78.- Descripción de deberes de funcionarios re sponsables de las unidades administrativas.- Las regulaciones que debe emitir la Contraloría General del Estado, contendrán la descripción de deberes referentes al titular de la entidad, de las unidades administrativa, financiera, de Auditoría Interna y de los servidores de las instituciones del Estado, con relación al correcto manejo de los recursos públicos. Art. 79.- Personal de auditoría y de determinación de re sponsabilidades .- Los servidores públicos que intervinieren en los procesos de auditoría gubernamental, predeterminación o glosa y de determinación de responsabilidades civiles culposas o de indicios de responsabilidad penal, tendrán los siguientes deberes y atribuciones: 1. Desempeñar sus funciones con independencia, profesionalismo y objetividad, de acuerdo con el ordenamiento jurídico, especialmente con las disposiciones de esta Ley, las normas de auditoría, el respectivo Código de Ética profesional, las regulaciones y más disposiciones dictadas por la Contraloría General del Estado; 2. Aplicar en la predeterminación y en la determinación de las responsabilidades administrativas y civiles culposas y en la de los indicios de responsabilidad penal, las garantías constitucionales; 3. Guardar reserva de los hechos que conocieren en el cumplimiento de sus funciones y, cuando se trate de información sujeta a sigilo o reserva, utilizarla sólo para los efectos previstos en la ley; y, 4. Según el caso, informar inmediatamente, por escrito, a su superior jerárquico, sobre la comisión de cualquier falta grave o hecho delictivo que verificaren con ocasión del cumplimiento de sus labores. Art. 80.-Obligación de informar de otras institucio nes de control .- Los organismos de control previstos en la Constitución Política de la República, dentro del ámbito de sus competencias, de conformidad con las leyes correspondientes, a través de sus máximas autoridades, informarán a la Contraloría General del Estado, los actos derivados de los informes de inspección, supervisión y control, para precautelar los intereses del Estado y sus instituciones. Art. 81.- Obligación de informar de las institucion es del Sistema Financie-ro .- Las instituciones del sistema financiero públicas y privadas, por intermedio del órgano de control competente, proporcionarán a la Contraloría General del Estado, sin restricción alguna, in-formación sobre las operaciones o transacciones determinadas por ésta con motivo de la práctica de la auditoría. Los depositarios oficiales o las instituciones financieras que en virtud de con-trato asumieren obligaciones de recaudación o pago de las instituciones del Estado, a requerimiento de los auditores gubernamentales presentarán directa-mente información relativa a los saldos de cuentas, operaciones de crédito, valores pendientes de pago y otros ser-vicios bancarios. En caso de que los responsables de las instituciones financieras negaren la información a la que se refiere el inciso segundo de este artículo, serán sujetos de sanción por parte de la Superintendencia de Bancos y Seguros, atendiendo la petición del Contralor General del Estado. La Superintendencia de Bancos y Seguros, en el término de quince días de recibida la petición, informará sobre la sanción impuesta.

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Art. 82.-Obligación de conservar registros .- Las personas jurídicas de derecho privado, que hayan recibido asignaciones de recursos públicos para financiar sus presupuestos, deberán conservar por cinco años, la contabilidad, registros y respaldos suficientes, para sustentar la correcta utilización de los mismos.

TITULO IV

DISPOSICIONES GENERALES, DEROGATORIAS, REFORMAS Y T RANSITORIAS

CAPITULO 1

DISPOSICIONES GENERALES

Art. 83.- Desconcentración.- El Contralor General dictará los acuerdos y regulaciones que sean necesarios para que las direcciones regionales y las delegaciones provinciales de la Contraloría General del Estado, apliquen procesos de desconcentración funcional, territorial y de delegación de autoridad, en áreas de su competencia.

Art. 84.- Intereses .- Los valores contenidos en los documentos u originados en los actos que a continuación se señalan, devengarán intereses calculados a la tasa máxima de interés convencional que establezca la institución legalmente competente para hacerlo:

1. En resoluciones confirmatorias y ejecutoriadas expedidas por la Contraloría General del Estado, desde la fecha en que se ocasionó el perjuicio, hasta el momento de la recaudación;

2. En delitos, desde la fecha real o presunta en que se produjere la infracción, y como consecuencia de ella, el perjuicio económico al Estado, hasta el momento de la recaudación, con arreglo a las normas de esta Ley y lo previsto en el artículo 68 de la misma;

3. En faltante cubierto durante el curso del examen, desde la fecha real o presunta en que se produjere el mismo, hasta su recaudación; 4. En pago indebido, desde la fecha del desembolso hasta la recuperación del monto correspondiente; y, 5. En las multas, desde la fecha de notificación hasta la fecha de pago.

Art. 85.- Denegación tácita .- Las resoluciones de la Contraloría General del Estado, sobre impugnación de responsabilidades civiles culposas y sobre reconsideraciones de órdenes de reintegro, se someterán a los plazos previstos en esta Ley. Su falta de expedición causará el efecto de denegación tácita y el interesado podrá ejercitar las acciones previstas en la ley; sin perjuicio de las responsabilidades que correspondan al respectivo servidor por incumplimiento de plazos, al tenor de lo previsto en el artículo 212 de la Constitución Política de la República. Las alegaciones que se formulen con ocasión del proceso de auditoría, se responderán, en lo que no haya sido subsanado, en el informe de auditoría, a la fecha de su emisión, en la parte pertinente al tema que trata dicho informe.

Art. 86.- Responsabilidad por ejercicio indebido de facultades de control .- Las autoridades, funcionarios y servido-res de la Contraloría General del Estado que, en ejercicio indebido de sus facultades de control y de determinación de

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responsabilidades, causen daños y perjuicios al interés público o a terceros, serán civil y penalmente responsables. Las acciones para perseguir el resarcimiento de daños causados por el ejercicio indebido de facultades de control, se sustanciarán ante los órganos jurisdiccionales competentes y prescribirán en los plazos establecidos de la ley.

Art. 87.- Uso exclusivo de denominaciones.- Excepto la Contraloría General del Estado, ninguna institución sometida a su control podrá crear o mantener unidades administrativas con la denominación de “Contraloría”, ni cargos con la denominación de “Contralor”. El uso de los vocablos “Auditoría Gubernamental” y “Auditor Gubernamental”, así como el ejercicio de esta actividad quedarán limitados a los exámenes efectuados por la Contraloría General del Estado y las unidades de auditoría interna. Art. 88.- Acceso irrestricto y declaraciones testim oniales.- En el proceso de obtención de pruebas sobre los hechos y materias sujetas a examen el Contralor General y los auditores gubernamentales, tendrán acceso irrestricto a registros, archivos y demás documentos que sustenten la información, y cuando la naturaleza de la auditoría lo requiera, a las operaciones en sí. En caso de que los servidores de las instituciones del Estado impidieren o no facilitaren la actividad de control de los recursos públicos la autoridad nominadora, a petición del Contralor General, procederá a destituir al responsable y si dicha autoridad no lo hiciere en el plazo de treinta días, desde la fecha de la solicitud, lo hará el Contralor General. En caso de incumplimiento, por parte de entidades de derecho privado cuyo capi-tal social está integrado con recursos públicos, el Contralor General solicitará a la autoridad competente la imposición de una multa de hasta cien salarios mínimos vitales; y, si dicha autoridad no lo hiciere en el plazo de treinta días, desde la fecha de la solicitud, lo hará el Contralor General. El Contralor General, los auditores gubernamentales de la Contraloría General del Estado y los representantes del Contralor General especialmente designados para ello, están facultados para requerir la comparecencia de testigos y exigir declaraciones juradas, en las actuaciones que estén dentro de las facultades de la Contraloría General del Estado; podrán también exigir la presentación de documentos, tanto a personas naturales como jurídicas, funcionarios, ex funcionarios y terceros para fines de las labores de control. En todos los casos, la información y documentación requerida, será proporcionada en un plazo no mayor a diez días, contado desde la fecha de recepción del requerimiento. La persona que rehusare comparecer como testigo o rendir declaración o exhibir documentos, cuando así lo exija un funcionario autorizado conforme a esta Ley, será compelida por apremio personal. La persona que incurra en falso testimonio, en declaraciones rendidas ante un funcionario autorizado para recibirlas conforme a esta Ley, quedará sujeta a las acciones y penas que establece la ley. En lo demás se estará a lo dispuesto en el artículo 24 de la Constitución Política de la República, respecto del debido proceso. Art. 89.- Personal ejecutor .- De acuerdo a su naturaleza y alcance, la auditoría gubernamental se ejecutará con equipos multidisciplinarios integrados por profesionales de reconocida idoneidad individual y competencia. Los informes de auditoría gubernamental y de exámenes especiales que no impliquen la emisión de

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un dictamen profesional, serán suscritos por quien ejerciere la jefatura o dirección de la pertinente unidad de auditoría externa en la Contraloría General del Estado. La opinión profesional a los estados financieros será suscrita por un contador público autorizado integrante del equipo de auditoría de la Contraloría General del Estado.

Art. 90.- Notificación inicial, comunicación de res ultados .- La auditoría gubernamental se realizará de acuerdo con el plan de trabajo anual de la Contraloría General del Estado, previamente a su iniciación se notificará a las autoridades, funcionarios, servidores, ex servidores y demás personas vinculadas con el examen. Si durante la realización de la auditoría gubernamental apareciere personas vinculadas con el examen que no hubieren sido notificadas desde el principio en razón de que no era previsible su participación o responsabilidad, éstas deberán ser notificadas de manera in-mediata, debiéndoseles brindar todas las facilidades y términos excepcionales para que ejerciten en debida forma el derecho de defensa, sin que la falta de notificación inicial provoque la nulidad o impugnación, por este hecho, de los resultados de auditoría. De ser necesario, los plazos para resolver se prorrogarán, previa la decisión motivada del Contralor General del Estado, por el tiempo necesario para garantizar el cumplimiento de las garantías del debido proceso. En el curso del examen los auditores gubernamentales mantendrán comunicación con los servidores de la entidad, organismo o empresa del sector público auditada y demás personas relacionadas con las actividades examinadas.

Al finalizar los trabajos de auditoría de campo, se dejará constancia de que fue cumplida la comunicación de resultados y la conferencia final en los términos pre-vistos por la ley y las normas profesionales sobre la materia.

Art. 91.- Discrepancias .- Las opiniones divergentes entre los auditores gubernamentales y los servidores o ex servidores de la institución del Estado auditada, o de terceros relacionados, serán resueltas, en lo posible, dentro del curso del examen y de subsistir, constarán en el informe.

Art. 92.- Recomendaciones de auditoría .- Las recomendaciones de auditoría, una vez comunicadas a las instituciones del Estado y a sus servidores, deben ser aplicadas de manera inmediata y con el carácter de obligatorio; serán objeto de seguimiento y su inobservancia será sancionada por la Contraloría General del Estado.

Art. 93.- Derecho a la defensa.- Las personas naturales o jurídicas que tengan determinación de responsabilidad civil culposa, ejercerán su derecho a la defensa debidamente patrocinados por un abogado en libre ejercicio profesional, que no tenga relación con la Contraloría General del Estado, conforme a lo dispuesto en la Ley de Federación de Abogados.

Los doctores en jurisprudencia y aboga-dos que presten sus servicios en la Contraloría General del Estado no podrán ejercer su profesión en los términos previstos en la Ley Orgánica de la Función Judicial.

CONCORDANCIA : Ley de Federación de Abogados del Ecuador.- (Parte Pertinente) “..... Art. 50.- Se requerirá la firma de un abogado inscrito en la matrícula de un Colegio de Abogados, en toda solicitud, pedimento, escrito, memorial o piezas similares en que se ventilan asuntos de derecho ante los organismos e instituciones y

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dependencias del Estado o de las instituciones de derecho privado con finalidad social o pública, con inclusión de la Contraloría General de la Nación, de la Procuraduría General de la Nación, la Superintendencia de Compañías y la Superintendencia de Bancos, así como las de-pendencias subordinadas a dichas Superintendencias; y en las solicitudes, memoriales o pedimentos encaminados a obtener concesiones o privilegios por parte de los referidos organismos, instituciones y dependencias”.

(Publicado en el Registro Oficial No. 507 de 7 de m arzo de 1974). Art. 94.- Acción Popular.- Concédese acción popular para denunciar irregularidades en la administración pública así como en la Contraloría General del Estado. Art. 95.- Emisión de regulaciones.- La Contraloría General del Estado expedirá las regulaciones de carácter general, los reglamentos y las normas internas necesarias para el cumplimiento de sus funciones. Art. 96.- Cuando el Estado o sus instituciones hayan delegado la prestación de servicios públicos, en los términos descritos en el inciso final del artículo 4 de esta Ley, la intervención y control de la Contraloría General del Estado, no se extenderá a la persona delegataria, pero si a la gestión referida a esa delegación por parte de la institución del Estado delegante, sin perjuicio de la eventual responsabilidad que la Contraloría General del Estado pueda determinar, con-forme a lo establecido en esta ley. Art. 97.- Las personas jurídicas de de-recho privado referidas en el artículo 4 de esta Ley, se someterán a su propia normatividad en materia de contratación, no estarán sujetas a los procedimientos previstos en la codificación de la Ley de Contratación Pública, en la Ley de Consultoría y en las demás leyes y reglamentos que rigen la materia. Las personas jurídicas antes referidas deberán incluir obligatoriamente en la normatividad interna de contratación de procesos para la selección y adjudicación de ofertas, cuyo texto y cumplimiento será materia de auditoría de la Contraloría General del Estado. Nota.- Las Codificaciones de las leyes de Contratac ión Pública, publicada en el Registro Oficial No. 272 de 22 de febrero del 2001 y de Consultoría, publicada en el Registro Oficial No. 455 de 5 de noviembre del 2 004, derogadas por los numerales 1 y 2 de las derogatorias de la Ley Orgán ica del Sistema Nacional de Contratación Pública, expedida por la Asamblea Cons tituyente, publicada en el Suplemento del Registro Oficial No. 395 de 4 de ago sto del 2008. Art. 98.- Sin perjuicio de las facultades que debe ejercer la Superintendencia de Bancos y Seguros, la Contraloría General del Estado por sí o mediante la utilización de una firma auditora de reconocido prestigio y debidamente calificada y autorizada para operar en el Ecuador, realizará un examen anual del manejo y de los estados financieros de los recursos de la reserva internacional de libre disponibilidad, debiendo verificarse la información que sustente su formulación, ejecución, liquidación y correspondencia contable, sustento legal y económico. La Contraloría General del Estado hará conocer al Presidente de la República y al Congreso Nacional sus resultados, el informe final y el informe anual sobre el manejo de la reserva de libre disponibilidad.

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CAPITULO 2 DEROGATORIAS Art. 99.-Derogatorias .- Deróganse expresamente las siguientes disposiciones y cuerpos legales: 1) Las contenidas en los Títulos VI, VII, VIII, IX, X, XI y XII, de la Ley Orgánica de Administración Financiera y Control – LOAFYC, expedida con Decreto Supremo No. 1429, publicada en el Registro Oficial No. 337 de 16 de mayo de 1977; 2) El artículo 15 de la Ley del Ser-vicio Cooperativo de Instituciones Agropecuarias, publicada en el Registro Oficial 398 de 5 de marzo de 1963; 3) El Decreto Supremo 2559, que estableció fondos de carácter reservado para la represión del con-trabando, publicado en el Registro Oficial 398 de 18 de diciembre de 1964; y, 4) El Decreto Supremo No.254, publicado en el Registro Oficial No. 62 de 8 de abril de 1976, que establece normas para la administración interna de los documentos y archivos de la Contraloría General del Estado. CAPITULO 3 REFORMAS Art. 100.- Reformas .- 1).- Refórmase el artículo 114 de la Ley Orgánica de Administración Financiera y Control expedida con Decreto Supremo No. 1429, publicada en el Registro Oficial 337 de 16 de mayo de 1977, según el siguiente tenor: Al final del artículo 114 de la Ley Orgánica de Administración Financiera y Control, agréguese lo siguiente: “..., excepto en las compras de inmuebles en el extranjero que se regirán por lo establecido en el reglamento respectivo y que requerirán exclusivamente del informe previo y favorable del Ministerio de Economía y Finanzas y del Procurador General del Estado. 2).- Refórmanse las siguientes disposiciones legales, que contienen la obligación de rendir o de remitir cuentas a la Contraloría General del Estado, así como la competencia de dicho organismo para finiquitarlas, en el sentido de que dicha entidad ejercerá el control ex-terno mediante auditoría: a) El artículo 4 de la Ley por la que se expidieron disposiciones referentes al funcionamiento administrativo y mantenimiento del Palacio de Justicia con-tenida en el Decreto Supremo 927, publicado en el Registro Oficial 243 de 8 de mayo de 1964; b) El artículo 6 del Decreto Supremo 709, publicado en el Registro Oficial 85 de 22 de octubre de 1963, por el que se expidió disposiciones relativas al trámite y al despacho de las asignaciones para el Servicio Exterior de la República; y,

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c) Las demás contenidas en otros instrumentos jurídicos que con-tengan la obligación de rendición de cuentas, en la forma establecida en este artículo. 3).- En el artículo 8 del Decreto Supremo 409, publicado en el Registro Oficial 50 de 9 de septiembre de 1963, por el que se reorganizó la Empresa de Ferrocarriles del Estado, suprímase la frase: “incluyéndose en esta exención la tasa del cuatro por mil para la Contraloría General de la Nación, determinada en la Ley General de Pre-supuestos del Estado.” 4).- En el numeral 40 del artículo 72 de la Ley de Régimen Municipal, publicada en el Suplemento del Registro Oficial 331 de 15 de octubre de 1971, suprímase la frase: “Mensualmente informará al Contralor General del Estado las bajas ordenadas”. 5).- En el artículo 12 de la Ley para la Preservación de Zonas de Reserva y Parques Nacionales, expedida por medio del Decreto Supremo 1306, publicado en el Registro Oficial 301 de 2 de septiembre de 1971, sustitúyase la frase: “según las normas de la Ley Orgánica de Hacienda y más leyes y reglamentos vigentes. La Contraloría General de la Nación fiscalizará y juzgará las respectivas cuentas”, por: “de conformidad con la ley”. 6).- En el inciso segundo del artículo 114 de la Ley Orgánica del Banco de Fomento, expedida por Decreto Supremo 327, publicado en el Registro Oficial 526 de 3 de abril de 1974, sustitúyase: “a la Contraloría General del Estado”, por: “al ente rector de la administración de los recursos humanos en el sector público”. 7).- En el artículo 10 de la Ley Nota-rial, expedida por Decreto Supremo 1404, publicado en el Registro Oficial 158 de 11 de noviembre de 1966, sustituir: “la Contraloría General del Estado”, por: “el ente rector de la administración de los recursos humanos en el sector público”. 8).- En el artículo 577 de la Ley de Régimen Municipal publicada en el Suplemento del Registro Oficial 331 de 15 de octubre de 1971, suprímase la frase: “la correspondiente glosa de”, y a continuación de la palabra: “Estado”, agréguese: “la que tramitará la responsabilidad que corresponda.”. 9).- En el literal p) del artículo 29 de la Ley de Régimen Provincial, publicada en el Registro Oficial No. 288 de 20 de marzo de 2001, suprimir la frase: “Mensualmente informará al Contralor General del Estado sobre las bajas ordenadas.” 10).- En el artículo 5 de la Ley 47, publicada en el Registro Oficial 281 de 22 de septiembre de 1989, sustitúyase la expresión: “verificará anualmente”, por: “controlará.” 11).- En los artículos 87 y 94 de la Ley de Pensiones de las Fuerzas Arma-das, reformada por el Decreto Supremo 863, publicados en los Registros Oficiales 356 de 6 de noviembre de 1961 y 26 de julio de 1973, respectivamente, suprímase la frase: “y el registrado de la Contraloría General de la Nación.”. 12).- En el artículo 5 del Decreto Ley de Emergencia No. 7, publicado en el Registro Oficial 377 de 8 de febrero de 1963, por el que se emitió la Ley de alfabetización

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obligatoria de adultos, suprímase la frase: “y podrá solicitar al Contralor General de la Nación se abstenga de ex-pedir los acuerdos de transferencia de fondos para aquellas entidades que se encontraren en mora”. 13).- En el inciso segundo del artículo agregado por el artículo 3 del Decreto Supremo 933, publicado en el Registro Oficial 113 de 6 de septiembre de 1966, a continuación del artículo 83 de la Ley Orgánica del Servicio Exterior, expedida por Decreto Supremo 2268 publicado en el Registro Oficial 353 de 15 de octubre de 1964, sustitúyase: “La Contraloría General de la Nación”, por: “El ente rector de la administración de los recursos humanos en el sector público”. 14).- En el artículo 160 de la Ley OrgáGnica del Servicio Exterior, expedida por medio del Decreto Supremo 2268, publicado en el Registro Oficial 353 de 15 de octubre de 1964, sustitúyase: “a la Contraloría General de la Nación”, por: “al en-te rector de la administración de los recursos humanos en el sector público”. 15).- En el inciso segundo del artículo 197 de la Ley Orgánica del Servi-cio Exterior, expedida por Decreto Supremo 2268, publicado en el Registro Oficial 353 de 15 de oc-tubre de 1964, sustitúyase: “La Contraloría General de la Nación”, por: “El ente rector de la adminis-tración de los recursos humanos en el sector público”. 16).- En el artículo 3 del Decreto Su-premo 2965, que norma el otorga-miento de pasaportes por parte de las Gobernaciones provinciales, publicado en el Registro Oficial 710 de 14 de noviembre de 1978, suprímase la frase: “En el manejo y control de la cuenta especial a la que se refiere el artículo anterior, deberán cumplirse los requisitos establecidos para las cuentas especiales de carácter reservado y los instructivos dictados al efecto por la Contraloría General de la Nación, o los que posteriormente dictare.” 17).- En el inciso segundo del artículo 24 del Decreto Supremo 1373, de creación de la Autoridad Portuaria de Manta, publicado en el Registro Oficial 149 de 27 de octubre de 1966, suprímase la frase: “de solicitud previa a la Contraloría General de la Nación, y”. 18).- Sustitúyase el texto del artículo 27 del Decreto Supremo 1373, de creación de la Autoridad Portuaria de Manta, publicado en el Registro Oficial 149 de 27 de octubre de 1966, por el siguiente: “La determinación de los cargos cauciona-dos se efectuará de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias pertinentes.” 19).- En el inciso segundo del artículo 3 de la Ley 90 de Seguridad Social de la Policía Nacional, publicada en el Registro Oficial 707 de 1 de junio de 1995, suprímase la frase: “No estará sujeto a la intervención de la Contraloría General del Estado”. 20).- En los literales c) y d) del artículo 10 de la Ley 71-CL, de Federación de Veterinarios del Ecuador, publicada en el Registro Oficial 43 de 31 de octubre de 1968, sustitúyanse los términos: “La Contraloría General del Estado”, por: “El pertinente ente encargado de la administración de los recursos humanos en el sector público”.

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21).- En el numeral 6 del artículo 2 de la Codificación de la Ley de De-fensa contra Incendios, publicada en el Registro Oficial 815 de 19 de abril de 1979 – reformado por el artículo 2 de la Ley 160, publicada en el Registro Oficial 984 de 22 julio de 1992-, sustitúyanse las palabras: “fiscalización de” por: “práctica de auditorías a”. 22).- En el artículo 4 del Decreto Supremo 1827, de creación del Programa de Boticas Populares del Ministerio de Salud, publica-do en el Registro Oficial 374 de 20 de diciembre de 1971, sustitúyanse los términos: “la Contraloría General de la Nación”, por: “el órgano pertinente encargado de la administración de los recursos humanos en el sector público”. 23).- En el artículo 5 del Decreto Supremo 1827 por el que se estableció el Programa de Boticas Populares del Ministerio de Salud, publicado en el Registro Oficial 374 de 20 de diciembre de 1971, sustitúyase la frase: “glosará de inmediato cualquier pago efectuado”, por: “determinará la responsabilidad que corresponda”. 24).- En el artículo 8-A del Decreto Supremo 1236, que estableció el estímulo económico de eficiencia administrativa en el Ministerio de Finanzas, publicado en el Registro Oficial 147 de 25 de octubre de 1966 – dado por Acuerdo Ministerial 256, publicado en el Registro Oficial 379 de 26 de febrero de 1970 – sustitúyase “La Contraloría General de la Nación” por: “el órgano pertinente encargado de la administración de los recursos humanos en el sector público”. 25).- En el artículo 17 de los Estatutos de la Empresa Pesquera Nacional, expedida por medio del Decreto Supremo 779, publicado en el Registro Oficial 345 de 10 de julio de 1973, sustitúyase la palabra: “aprobadas”, por: “registradas”. 26).- En el artículo primero de la Codificación de los Estatutos del IESS, publicada en el Suplemento al Registro Oficial 431 de 7 de mayo de 1990, elimínase la frase: “no está sujeto a la intervención de la Contraloría General del Estado”. CAPITULO 4 DISPOSICIONES TRANSITORIAS PRIMERA.- Glosas, resoluciones y recursos de revisi ón en trámite.- Las glosas, resoluciones y recursos de revisión que se encontraren en trámite a la fecha de vigencia de esta Ley, continuarán sustanciándose de acuerdo con las disposiciones de la Ley Orgánica de Administración Financiera y Control. SEGUNDA.- Vigencia de reglamentos y normas.- Los Reglamentos y normas internos o de carácter general, expedidos por el Contralor General, continuarán vigentes en todo cuanto no se opongan a las disposiciones de esta Ley, hasta que sean sustituidos por otros, conforme lo previsto en el artículo 95. TERCERA.- Movimiento presupuestario.- La Contraloría General del Esta-do, para la aplicación de las normas previstas en esta Ley, realizará la transformación y fortalecimiento institucional, para lo cual, podrá efectuar los movimientos presupuestarios internos necesarios.

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CUARTA.- Auditorías Internas.- Mediante la correspondiente reglamentación que dictará el Contralor General, se garantiza el sistema de mérito y la carrera administrativa del personal auditor de las auditorías internas de las instituciones del Estado, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 124 de la Constitución Política de la República. Las designaciones que el Contralor General deba hacer, según el artículo 14 de esta Ley, se realizará para las vacantes existentes o que se produzcan a partir de la vigencia de esta Ley. Respecto de los gobiernos seccionales autónomos se respetará lo ordenado en el primer inciso del artículo 14 de esta Ley. QUINTA.- Compra de Inmuebles en el exterior.- Los procesos de adquisición de bienes inmuebles en el extranjero que actualmente se encuentren en trámite de legalización, se sujetarán a las disposiciones reformatorias previstas en el numeral 1 del artículo 100 de la presente Ley. SEXTA.- Las personas señaladas en el segundo inciso del numeral 9 del artículo 31 deberán presentar su declaración patrimonial juramentada en el plazo de treinta días contado a partir de la vigencia de esta ley. CAPITULO 5 DISPOSICIONES FINALES PRIMERA.- El Presidente de la República, en el plazo máximo de no-venta días dictará, en uso de su facultad constitucional, el reglamento para la aplicación de la presente Ley, sin per-juicio de la facultad regulatoria que la Constitución Política de la República otorga a la Contraloría General del Estado. SEGUNDA.- Las disposiciones de la presente Ley, por su carácter de orgánicas, prevalecerán sobre las demás que se le opongan, y entrarán en vigencia a partir de su publicación en el Registro Oficial. Dada, en la ciudad de San Francisco de Quito, Distrito Metropolitano, en la sala de sesiones del Pleno del Congreso Nacional del Ecuador, a los veinte y nueve días del mes de mayo del año dos mil dos. f) H. José Cordero Acosta, Presidente f) Andrés Aguilar Moscoso, Secreta-rio General Promulgada en el Suplemento del Registro Oficial No . 595 del 12 de junio del 2002. DISPOSICIÓN GENERAL DE LA LEY No. 2006-44, ORGÁNICA RE-FORMATORIA DE LA LEY ORGÁ-NICA DE LA CONTRALORÍA GE-NERAL DEL ESTADO, PUBLICADA EN EL REGISTRO OFICIAL No. 267 DE 10 DE M AYO DEL 2006. “… De conformidad con las normas establecidas en la Constitución Política de la República, se garantiza la independencia de la Contraloría General del Estado, en el aspecto administrativo y en consecuencia, no dependerá de ninguna de las entidades que controla y fiscaliza” .

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FUENTES DE LA LEY ORGÁNICA DE LA CONTRALORIA GENERA L DEL ESTADO 1. Constitución Política de la República del Ecuador, publicada en el Registro Oficial

No. 1 de 11 de agosto de 1998. 2. Ley No. 2002-73 “Orgánica de la Contraloría General del Estado”, publicada en el

Suplemento del Registro Oficial No. 595 del 12 de junio del 2002. 3. Ley No. 2004-42, “Orgánica Reformatoria a la Ley Orgánica de la Contraloría

General del Estado”, publicada en el Registro Oficial No. 404 de 23 de agosto del 2004.

4. Ley No. 2006-44, “Orgánica Reformatoria de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado”, publicada en el Registro Oficial No. 267 de 10 de mayo del 2006.

5. Ley S/N “Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública”, expedida por la Asamblea Constituyente, publicada en el Suplemento del Registro Oficial No. 395 de 4 de agosto del 2008.

6. Ley S/N “Orgánica Reformatoria a la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, publicada en el Suplemento del Registro Oficial No. 1 de 11 de agosto del 2009.

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REGLAMENTODELALEYORGANICADELACONTRALORÍAGENERAL DELESTADO(LOCGE)

CAPITULOI

CONCEPTOSYNORMASGENERALESBASICOS

Art. 1.- El Control.- La Contraloría General del Estado, acorde conlas disposiciones constitucionales, legales y reglamentarias realizará el control, mediante las técnicas y las modalidades de la auditoria, con el fin de examinar, verificar y evaluar las gestiones administrativa,financiera,operativay,cuandocorresponda,lagestiónmedioambientalde las instituciones y organismos sujetos a su control, comparando el modelo o referente jurídico o técnico, establecido por imperio de las normas jurídicas, los conocimientos científicosylasnormastécnicaspertinentes,conlarealidadohechooriginadoenlaacción delaspersonas,conelobjetodepresentarcomentarios,conclusionesyrecomendaciones sobre la legalidad, efectividad, economía y eficiencia de las operaciones y programas evaluados. Art. 2.- Recursos Públicos.- Los recursos privados que, por disposición del inciso segundodelartículo3delaLeyOrgánicadelaContraloríaGeneraldelEstado,sereputan recursos públicos, tendrán esta calidad exclusivamente para los fines previstos en dicha ley;consecuentemente,talconsideraciónnotendráefectosfueradelámbitoreguladopor ella. Art. 3.-Personasjurídicasdederechoprivadoconfinesso cialesopúblicos.-Conforme lo dispuesto en el inciso primero del artículo 4 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, están sometidas al control de la Contraloría General las personas jurídicasdederechoprivadoconfinessocialesopúblicos,cuyocapitalsocial,patrimonio fondo o participación tributaria esté integrado en el 50 por ciento o más con recursos públicos, en las que no están incluidas las sociedades mercantiles regidas por la Ley de Compañías. Art. 4.-Personasjurídicasdederechoprivadosinfinesso cialesopúblicos.- Lasdemás personasjurídicasdederechoprivadocontempladasenelincisosegundodelartículo4de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, esto es aquellas que no tienen finalidadsocialopúblicasinodelucrooutilidad,aúncuandoprestenserviciospúblicosen cualquiera de las formas previstas en la Constitución Política, cuyo capital social, patrimonioofondoestéintegradoconrecursospúblicosoquetuvierenunaparticipación tributaria, cualquiera fuere el porcentaje de dichos recursos públicos o participación tributaria, estarán sometidas a la vigilancia y control de las superintendencias de Compañías, de Bancos y Seguros o del respectivo órgano de control, sin perjuicio de lo dispuestoenlosCapítulosIIIyIVdeesteReglamento. Art. 5.- Superposición de controles.- Para que no se dupliquen y superpongan los controles, sobre una misma materia y en una misma entidad y sin perjuicio de que la Contraloría General, cuando corresponda, realice la verificación de la eficiencia de esos controles y el control de calidad de los mismos, se aplicarán metodologíasadecuadasde planificacióndelcontrolydecoordinacióninterinstitucional.

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Art.6.- Clasificacióndelasentidadesprivadasquemanej anrecursospúblicos.- Para losfinesdelejerciciodelcontrolyauditoríaporpartedelaContraloríaGeneral,ysinque impliquemodificaciónenlanaturalezajurídicadelasentidadesdederechoprivado,éstas seclasificaránenlossiguientesgrupos: 1. Entidades financieras y bancarias, cuyo capital social, patrimonio, fondo o participacióntributariaestéintegradoconel50omásporcientoderecursospúblicos. 2. Sociedadescivilesyfundaciones,conel50omásporcientoderecursospúblicos. 3. Compañías o sociedades mercantiles sujetas al derecho privado como son las sociedadesanónimas,deeconomíamixtauotraespeciedecompañías,conel50omás por ciento de recursos públicos. 4. Entecontableyjurídico,fondoofideicomisomercantil,conel50omásporcientode recursos público; 5. Establecimientoseducativosparticulares,laborales,comisariatos,corporacionesyotras querecibansubvencioneseconómicasosubvencionessocialesutilizandorecursosde carácter público; 6. Otrasentidadesprivadasquemanejanrecursospúblicos,enel50omásporciento;y, 7. Otrasentidadesprivadasquemanejanrecursospúblicos,enel49omenosporciento. LaContraloríaGeneralseregiráporelcatastrodeentidadespúblicasqueseaexpedidopor larespectivaSecretaríadelEstado. Art.7.-Informacióndelasentidadesdederechoprivado.- ElContralorGeneralylos auditores debidamente acreditados para el efecto, dentro de las normas antes señaladas, tendrán derecho a solicitar por escrito la información y documentación requerida para efectuar su labor, exclusivamente para fines de auditoría, las cuales serán manejas con absoluto profesionalismo, sigilo y reserva propios de la auditoria y con la prevención de que el quebrantamiento de las normas de control y del Código de Ética por parte del personal y de los auditores de la Contraloría General, podrá dar lugar a la aplicación de sanciones administrativas, responsabilidades civiles y aún indicios de responsabilidad penal,segúnelcaso,yenconcordanciaconloprevistoenlosincisos3,5y6delartículo 35 y en lo dispuesto en el artículo 94 de la Ley Orgánica de la ContraloríaGeneraldel Estado, que concuerdanconelúltimoincisodelartículo212delaConstituciónPolíticade la República. Art. 8.-ControlsobrelasentidadesdelSistemadeSegurid adSocial.- Las entidades del sistemadeseguridadsocialpúblicoseráncontroladasporlaContraloríaGeneral,conlas diferentes modalidades de auditoría, respecto principalmente del control interno, la eficienciadelasprestacionesylalegalidaddelosactosycontratos.LaSuperintendencia de Bancos y Seguros controlará al sistema público y privado de la seguridad social y principalmente las inversiones, los cálculos actuariales y la constitución, organización,

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funcionamientoyliquidacióndelasentidadesdepositariasdelahorroprevisional.Lasdos entidades de control podrán realizar convenios interinstitucionales de coordinación y cooperación. Art.9.-Alcancedelaauditoriaparalasentidadesdederech oprivadoylaseguridad jurídica.- Para evitar el quebramiento del principio de actos firmes de control, y la presunción de legitimidad, honestidad e inocencia, el honor de las personas, y para no afectar a la seguridad jurídica del Estado, el alcance de las órdenes de trabajo y de la planificación de la auditoría no podrá afectar la validez de los informes anteriores de auditoríaexternaointernaprivados. Art.10.-ResponsabilidadesdelosservidoresdelaContral oría.-Losservidoresdela Contraloría General, sin excepción, deberán proceder con absoluta ética y corrección, especialmente en el ejercicio del control y en la determinación de responsabilidades; se mantendrán actualizadas anualmente o cuando ordene el Contralor General, sus declaracionespatrimonialesdebienes;noactuaráncuandoexistaconflictodeintereses,ni solicitaránventajas,nombramientosyotrasdecisionessemejantesporpartedelaentidad controlada, no afectarán por negligencia, abuso de autoridad, insuficiencia de pruebas, afectos o desafectos, impericia en la profesión: a la oportunidad de las decisiones, la agilidad y eficiencia de los servicios públicos y de las obras públicas, al honor de las personas naturales y al prestigiode las personas jurídicas, al desarrollo del sector productivoprivadoyalaadministracióndelajusticia. El Código de Ética de los servidores de la Contraloría, y el comportamiento personal e institucionaldeéstos,enrazóndeladefensaquedebenhacerrespectodelamoralidaden el manejo de los recursos públicos por medio del ejercicio del control, deberá ser celosamente cumplido y su quebrantamiento dará lugar a la determinación de responsabilidades administrativas, civiles culposas e indicios de responsabilidad penal, según el caso. No podrán permanecer en sus puestos ni se podrá designar ni contratar a personas cuya conductaéticaconocidaenformapúblicaynotoria,oevidenciadaporlapresentaciónde pruebas,demuestrequesupermanenciaoincorporaciónalaContraloríaGeneraloriginaría presunciones de que la actividad oficial de ellas es incompatible con lo dispuesto en el inciso anterior de este artículo. Las exigencias de idoneidad personal y profesional para los servidores de la Contraloría, queconstanenlaCartaPolítica,enlaLeyOrgánicadelaContraloríaGeneraldelEstado, en el Código de Ética de los servidores de la Contraloría General y en el presente reglamento serán severamente cumplidos particularmente en los casos de delegación y procuraciónprevistosenlamencionadaLey. CAPITULOII OBJETO,AMBITOYREGIMENDECONTROLPARALASINSTITUCIONES DELSECTORPÚBLICO

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Art. 11.- Objeto y ámbito.- El control mediante la auditoría se aplicará a todas las instituciones del Estado señaladas en el artículo 118 de la Constitución Política de la República; con inclusión de los bancos y de las entidades financieras públicas. Estas últimasseráncontroladasporlaContraloríaGeneral:directamente;pormediodeempresas privadasdeauditoría;enelsitio (insitu);atravésdelanálisisdelosestadosfinancierose informesgerenciales(extra situ);oencoordinaciónconlaSuperintendenciadeBancosy Seguros. Art.12.- El control interno.- Larespectivaentidadyorganismodelsectorpúblicoque controlalaContraloríaseránresponsablesdeinstalar,manteneryperfeccionarelsistema decontrolinterno. Se aplicarán los componentes del control internoqueincluiránelambientedecontrol,la evaluacióndelosriesgosdecontrol,lasactividadesdecontrol,elsistemadeinformacióny comunicaciónylasactividadesdemonitoreoysupervisióndelcontrolinterno. Igualmente se aplicarán las normas técnicas de control interno específicas para la contabilidad,elpresupuesto,latesorería,lagestióndebienes,ladeudapública,elrecurso humano,elprocesamientoautomáticodedatos,lasinversionesenproyectosyprogramasy elmejoramientocontinuodelaorganizacióninstitucional. Art. 13.-Laspruebasdeauditoría.- Eldesarrolloyelfortalecimientodelcontrolinterno serviránparaquelaContraloríaGeneral,deacuerdoconlascircunstancias,profundicelas pruebas de auditoría. Art. 14.-Actividades para la evaluación.- Laevaluacióndelaactividadadministrativase referirá al proceso administrativo que comprende principalmente a: planificación, organización, coordinación y control, a la macro y micro organización y a las modernas herramientasdegestión. La actividad financiera será evaluada en los procesos del ciclo presupuestario, tesorería, contabilidad, costos, ingresos, egresos y complementariamente respecto de las materias conexasdegestióndepersonalygestióndebienes. El examen de la actividad operativa se referirá a lo que es la razón de ser y la finalidad mismadelaentidad,ellogrodesusobjetivosymetasylosresultadosalcanzados. Elexamenyevaluacióndelagestiónambientalseaplicaráalaeficienciaeneldesempeño de las unidades ambientales, los impactos ambientales, las medidas de mitigación, seguridadycontingencia,autorizacionesylicenciasambientales,entreotros.Enseguridad industrialseevaluarálacapacitacióndelpersonalparaenfrentarriesgos,la infraestructura física existente, así como el equipamiento contra incendios, emergencias, desastres y dotación de elementos de protección personal contra químicos, radiación, etc. Art.15.-Indicadores de gestión.- Cadaentidaddelsectorpúblicodeberá prepararsus indicadores de gestión de acuerdo a su misión y visión conforme las herramientas de planificación desarrolladas como parte del proceso administrativo.

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La elaboración de los indicadores de gestión se sustentará en la información que guarde relaciónconelcumplimientodelosobjetivosylasmetas.Losindicadoresdedesempeño permitirán medir el grado de cumplimiento de las funciones y responsabilidades de los servidores públicos, en niveles de eficiencia, efectividad, economía e impacto en la comunidad,deacuerdoconlamisiónyvisiónylosobjetivosyestrategiasinstitucionales. Art.16.-Aplicacióndelcontrolinterno.- El manual de procesos y procedimientos que emitirán las entidades establecerá las funciones incompatibles, la distinción entre ordenadores de gasto y ordenadores de pago, los procedimientos y los procesos administrativos, financieros, operativos y ambientales, para reducir el grado de error y la posibilidad de fraude a niveles mínimos, el pago con cheques o por la red bancaria,el depósito intacto e inmediato de lo recaudado y el otorgamiento de recibos. Cada entidad emitirá,codificaráyactualizarásureglamentoorgánicofuncional,queserápublicadoenel Registro Oficial. Art. 17.- Tiemposdecontrol ControlPrevio: Constituyelosmecanismosyprocedimientosaaplicarseencadaunade las fases de un proceso, para determinar la legalidad, veracidad y conformidad con los presupuestos, planes operativos, y la documentación que respalde cada una de las actividadesylaactuacióndelosservidoresqueparticipenenellas. Paracumplirconelcontrolprevionosecrearánunidadesespecíficas,estaactividadestá implícitaenlasfuncionesyresponsabilidadesasignadasacadaproceso. Elcontrolcontinuo.- LaContraloría,parahacermáseficazelcontrolexterno,ycuando lascircunstanciasloameriten,ejerceráelcontrolcontinuo,queincluiráelcontrolprevio, concurrenteyposterior,conformeloprevistoenelnumeral28delartículo31delaLey OrgánicadelaContraloríaGeneraldelEstado. Elcontrolcontinuo,porningúnconceptoconstituiráparticipaciónoautorizacióndeactos administrativos, los cuales serán de responsabilidad de la institución o entidad sujeta a examen. Controlposterior: Como elemento efectivodelsistemadecontrollaUnidaddeAuditoría interna realizará la evaluación de la gestión institucional en forma posterior a las actividades señaladas en el artículo 10 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado. ElAuditorInternonodictaminaráestadosfinancieros,peropodrárealizarevaluacionesal sistemafinanciero,procesoyregistrosdedeterminadascuentas.Eldictamenalosestados financierosesfunciónexclusivadelaContraloríaGeneraldelEstado,directamenteopor medio decompañíasprivadasdeauditoríacontratadasparaesefin. Art. 18.- Verificación Preliminar.- Es el proceso de recopilación de información y verificacióndehechosodenuncias,realizadasporelauditorquienpresentaráuninforme que contendrá su opiniónrespectoasíameritaonolaejecucióndeunaaccióndecontrol.

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De considerarse que es pertinente la realización de una acción de control, incluirá el alcance, el personal requerido, el tiempo estimado de ejecución y la oportunidad de su inicio. ElContralor o el funcionario delegado, sobre la base del indicado informe dispondrá la prácticadelaaccióndecontrolqueconsiderepertinente,atravésdelarespectivaordende trabajo. Art.19.- Mantenimiento del Sistema Contable.- El Sistema Contable comprenderáel proceso de las operaciones patrimoniales y presupuestarias expresadas en términos financierosdesdesuentradaoriginalenlosregistrosdecontabilidadhastaelinformesobre ellas y su interpretación, sistema que comprende, además, los documentos, registros y archivosdelastransaccionesenatenciónalasdisposicionesquerigensobrelamateria. SusObjetivos: Posibilitar la entrega oportuna de la información financiera que permita adoptardecisiones;disponerderegistroscontablesquefacilitenelcontroldelosrecursos establecidos en el artículo 3 de la Ley; obtener la elaboración oportuna de los estados financieros que presenten los resultados de sus operaciones, su situación financiera y los flujosdelefectivo;determinaroportunamentelasdesviacionessignificativasenrelación conlaejecuciónpresupuestaria. Sus Requisitos son: Mantener conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados, políticas y normas internacionales y nacionales de contabilidad; asignar elpersonalidóneo;establecerprocedimientosadecuadosdecontabilidad;mantener documentos y registros suficientes que respalden las operaciones financieras; elaborar y presentarlosestadosfinancierosoportunosyotrosdocumentosdeinformación,demodo oportuno,útil,adecuadoyconfiable. Art.20.-NotificaciónInicial.- Abasedelaordendetrabajoemitida,elDirectordecada unidaddecontrolsegúnelámbito,comunicaráeliniciodelexamenenformaexpresaala máximaautoridaddelaentidadaexaminar,oaquienhagasusveces,señalandoelperíodo, cuentasoáreassujetasaexamen,objetivosdelexamenoauditoría,eltipodeexamenyla conformación del equipo de trabajo, con el propósito de solicitar la colaboración y determinarlaoportunidaddeiniciarlaactividaddecontrolordenada. A losdignatarios,funcionarios,servidoresydemáspersonasvinculadasconelexamense solicitaráquefijendomicilioparafuturasnotificacionesyejerzansuderechoaladefensa por sí o por un representante con autorización escrita y proporcionen los elementos de juicio que estimen pertinentes. Art. 21.- FormasdeNotificacióndeliniciodelexamen.- a. MedianteoficiosuscritoporelJefedeEquiposenotificaráeliniciodelexamenalos

servidoresquese encuentran en funciones, de cuya recepción se dejará constancia, mediantelafirmadeldestinatario.

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b. Alosexdignatarios,exfuncionarios,exservidoresydemáspersonasvinculadasconel examen,cuandoseconozcasudomicilio,seránnotificadosenlostérminosseñalados en el literal anterior. Cuando no se conozca su domicilio, o no sea localizado en el domiciliodeclarado,osenegarenarecibirlanotificaciónosetratedeherederos,del funcionariooservidorfallecido,lanotificaciónseharámedianteunapublicaciónenel periódicodelacapitaldelaprovinciaendondehayanejercidoelcargo,denohaber periódicoendichaciudad,seloharáeneldelaciudadmáscercanaoenunodelos periódicosdelaCapitaldelaRepública.

c. Las notificaciones por la prensa podrán hacerse individual o colectivamente; y contendrán los nombres y apellidos, el número de cédula de ciudadanía y el cargo o relaciónmantenidaconlaentidadsujetaaexamen.

d. En el caso de notificación por correo certificado, se presumirá legalmente que el

interesadoharecibidolanotificacióneneltérminode15díascontadosdesdelafecha de la guía o comprobante del correo certificado. En el supuesto de notificación por medioselectrónicosseestaráaloquedisponganlasnormaslegalessobrelamateria.

Art. 22.- Comunicación de Resultados.- En el transcurso de una auditoría o examen especial, los auditores gubernamentales mantendrán constante comunicación con los servidores,exservidoresydemáspersonasvinculadasconlaaccióndecontrol,dándoles oportunidaddepresentarpruebasdocumentadas,asícomoinformaciónescritarelacionada conlosasuntossometidosaexamen. Losresultadosprovisionalesdecadapartedelexamensedaránaconocertanprontocomo seconcreten,conlasiguientefinalidad: a. Ofrecer la oportunidad para que se presenten justificativos debidamente

fundamentados. b. Hacerposiblequelosauditoresgubernamentalesdisponganduranteeldesarrollodel

trabajodelcampo,detodaladocumentaciónyevidenciarelacionadas con el examen. c. Posibilitarquesepresenteinformaciónoevidenciaadicional,enlostérminosyplazos

establecidos enestereglamento. d. Facilitar la implantación de las recomendaciones que, de conformidad con el artículo 92delaLey,deberser aplicadas de manera inmediata y con carácter obligatorio por partedeltitularyfuncionariosresponsables.

Art.23.-ConvocatoriaalaConferenciaFinal.- Mediantenotificaciónescrita,entregada eneldomicilio,enellugardetrabajooporlaprensa,seconvocaráalaconferenciafinala losvinculadosconelexamen,con48horasdeanticipaciónalarealizacióndelamisma, indicando el lugar, fecha, día y hora en que se efectuará. La persona notificada o quien reciba la notificación, firmará la constancia, determinando la fecha, hora, parentesco o relación. Delanegativaasuscribirlaconvocatoriaydecualquiernovedad,lapersonaencargadade la notificación sentará la correspondiente razón, advirtiendo que se la podrá hacer por la prensa; igual procedimiento se aplicará cuando se desconozca el domicilio o se deba convocaraherederos.

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Art.24.-ConferenciaFinal.- Losresultadosobtenidoshastalaconclusióndeltrabajoen elcampo,detodaactividaddecontrol,constaránenelrespectivoborradordeinformeque será analizado en la conferencia final, por los auditores gubernamentales actuantes, los representantes de la entidad objeto del examen y todas las personas vinculadas con el mismo. Deacuerdoconlascircunstancias,sepodrárealizaruna ovariasconferenciasfinales,con una, o con un grupo de personas, para que conozcan los resultados vinculados con los períodosdeactuación,enellugardelaentidadoenlasoficinasdelaContraloríaGeneral. Conelpropósitodecomunicaratodaslaspersonasvinculadasconloshechoscomentados ylograrlafinalidadquetrataelartículo22deestereglamento. Cualquier información explicativa o documentos justificativos que los asistentes o vinculados con el examen, deseen presentar, lo realizarán durante los 5 días laborables posterioresalaconferenciafinalymediantecomunicacióndirigidaalmáximodirectivode launidaddecontrolresponsabledeltrámitedelinformedefinitivo. El Contralor General o el funcionario delegado, frente a la comunicación escrita del interesado,podránautorizarlaentregadelborradordelinformedeauditoríaodelexamen especial. Art.25.-ParticipantesenlaConferenciaFinal.- Seránconvocadosyparticiparánenla conferenciafinal,lassiguientespersonas: a. Lamáximaautoridaddelaentidadexaminadaosudelegado; b. Losservidoresyexservidoresdelaentidadexaminadayquienesporsusfuncioneso actividadesesténvinculadosconlamateriaobjetodelexamen; c. El máximo directivo de la Unidad de Auditoría responsable del examen, o el funcionario que él designe; d. El supervisor asignado; e. ElJefedeEquipodeAuditoríaactuante; f. El auditor interno que ejerza la jefatura de la unidad y que fuere

convocado expresamente para el efecto; g. El abogado o personal técnicodeapoyoquecolaboróeneltrabajo;y,

h. Otros funcionarios de la Contraloría autorizados por el Contralor o el

funcionario delegado. Art. 26.- Dirección de la Conferencia Final.- La conferencia final estará presidida o dirigidaporelDirectordela unidad,porelJefedeequipodesignadooporelfuncionario delegadoporelContralorGeneral.

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Art. 41.-Base para el control.- La Contraloría General realizará el control de acuerdo con lasdisposicionesqueanteceden,dentrodeloslímitesestablecidosy,además,cumplirácon las siguientes reglas: a. No serán aplicables las normas propias de las entidades del sector público sino la

legislación,normas,principiosypolíticaspropiasdelsectorprivadoylasemitidaspor los organismos públicos, y profesionales privados, responsables y competentes para regularestasmateriasenelpaís;

b. Se respetarán las normas técnicas, los conocimientos científicos y demás

materias propias de la operación y actividades de la sociedad mercantil, así como también las decisiones sobre la planificación global, estratégica, de negocios, y administrativo – financieradelasmismas;

c. Seobservarányrespetaránlasnormas,losprocedimientos,lastécnicas,laorientación,

misión,visión,inherentesalanaturalezaempresarialyalascaracterísticaspropiasdel sectorprivadoengeneralydelproductivoenparticular;y,

d. Se asesorará y se formularán recomendaciones prácticas y realizables,

tendientes a incrementar la productividad, optimizar el uso de los recursos y la eficiencia en su administración, coadyuvar a la consecución de objetivos y metas, conseguir mejores resultados de gestión y mejorar el funcionamiento y operatividad de las entidades de derecho privado sometidasa su control.

Art. 42.-Universoauditable.- Laslaboresdecontrolseefectuaránluegodedeterminarel universoauditabledeterminadodeconformidadconNormasInternacionalesdeAuditoría (NIA), Normas Ecuatorianas de Auditoría (NEA), y Normas de Auditoría de General Aceptación (NAGA). La Contraloría General respecto de las auditorías financieras, respetarálodispuestoenlaLeydeCompañíasyparticularmenteenlosrequisitosmínimos quedebencumplirlosinformesdeauditoríaexternacontratadosconfirmasprivadas. Art.43.-Financiamiento.- LasentidadesdederechoprivadoquepertenecenalFondode Solidaridad o a otras instituciones del Estado y las que por mandato de la Ley están obligadasaentregarlatransferenciadelcincopormil,conformeloqueordenaelartículo 30delaLeyOrgánicadelaContraloríaGeneraldelEstado,calcularánlatransferenciadel cinco por mil sobre los ingresos reales, en la parte proporcional de la participación accionariadelcapitalpúblicodelasempresas,conlasdeduccionesprevistasenlaley,en las que se considerará además, igualmente en la parte proporcional, los aportes a las entidades de control, los impuestos, tasas, contribuciones, nacionales y locales, contribucionessociales,establecidoscomotalesennormaslegales,elquinceporcientoa favor de los trabajadores, el costo de auditoría externa contratada y dividendos al accionista. Art. 44.- Comunicación de resultados, responsabilid ades y efecto de las recomendaciones.- LosauditoresdeContraloríaqueactúenenlasentidadesdederecho privado mantendrán un permanente contacto y comunicación con los administradores, empleados y trabajadores y otras autoridades privadas para expresar sus comentarios y

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observaciones,cuyasconclusionesyrecomendacionesserándecumplimientoobligatorio, salvo aquellas que se enmarquen en la gestión discrecional de la administración de la respectiva entidad. Encuantoaladeterminacióndelasresponsabilidadesadministrativasycivilesculposasy los indicios de responsabilidad penal, se estará a lo dispuesto en la Ley Orgánica de la ContraloríaGeneraldelEstadoydemásaplicables. Los administradores de las compañías solamente responderán por los actos u omisiones correspondientesasusperíodosdegestión. Art.45.-PérdidadelafacultaddecontroldelaContraloría General.- LaContraloría Generalnopierdesufacultaddecontrolenelcasodefusiónoabsorciónde entidades,o en el supuesto de que la administración de la entidad de derecho privado que dispone de recursos públicos, mediante contrato, se la entregue a terceros, sean personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras; en dichos casos, la Contraloría General ejercitará el controlencoordinaciónconelnuevooperador. LaContraloríaGeneralpierdesufacultaddecontrolaralasentidadesdederechoprivado cuando la propiedad del recurso o patrimonio público representado en títulos, acciones, participaciones o derechos, es transferida a personas naturales o personas jurídicas de derechoprivado,deconformidadconlodispuestoenelsegundoincisodelartículo3dela LeyOrgánicadelaContraloríaGeneraldelEstado. CAPITULOV ORGANISMO TECNICOSUPERIORDECONTROL Art.51.-Autonomía.- LaContraloríaGeneral,comopersonajurídicadederechopúblico, dirigida y representada legalmente por el Contralor General, tendrá la autonomía administrativa, presupuestaria y financiera consagrada en la Constitución Política de la República. Art. 52.- Alcance de la autonomía y financiamiento. - La Contraloría General se organizará,ymanejarásupersonal,dentrodelaautonomíaadministrativaypresupuestaria queleotorganlaConstituciónysupropiaLey. En materia presupuestaria manejará sus ingresos y gastos en forma desconcentrada, resolverá, en la fase de ejecución, sobre las modificaciones de su presupuesto, y en las demásfasespresupuestariasestaráalodispuestoenlaConstituciónysupropiaLey. Se financiará con la transferencia del cinco por mil establecida en la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, con los ingresos previstos en las correspondientes disposicioneslegales,conlosrecursosdeautogestiónyconotrosingresos,todosloscuales seránreglamentadosporelContralorGeneral. Las demás instituciones de la Seguridad Social del sector Público entidades de derecho

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privadoquecontrolalaContraloríaGeneralentregaránelcincopormilconsujeciónalo quedisponeelartículo 30 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y su ReglamentoEspecial,paralocualsetomarácomobaseparaelcálculo,elpresupuestode ingresos, deducidos los fondos de terceros, lo aportes a otras entidades de control y los impuestos. CAPITULOVI DETERMINACIÓN DE RESPONSABILIDADES Art.54.-Ámbito.- LasdisposicionesdeesteCapítuloseaplicanalasentidadesdelsector público conforme se establece en el capítulo V de la Ley Orgánica de la Contraloría GeneraldelEstado. Art.55.-Determinaciónderesponsabilidadesyseguimient os.-LaContraloríaGeneral tendrá potestad exclusiva para determinar responsabilidades administrativas y civiles culposaseindiciosderesponsabilidadpenal,yharáelseguimientopermanenteyoportuno para asegurar el cumplimientodesusdisposicionesycontroles. Art.56.- Proceso de la determinación de responsabil idades.- De conformidad con lo dispuestoenlaley,enelprocesodedeterminaciónderesponsabilidades,seprocederádela siguientemanera: a. Para las sanciones de destitución o de multa o de ambas a la vez será notificado

el empleadosobrelaolasdesviacionesdetectadas;habráelplazoimprorrogabledehasta 30días,paraqueejerzasudefensa;laContraloríaestablecerásuresolucióndentrodel plazo de 60 días y el auditado podrá acudir al Tribunal Distrital de lo Contencioso Administrativo,dentrodeltérminode30díascontadosdesdeeldíasiguientealdela notificaciónconlaresoluciónquehubieredesechadolaimpugnaciónyconfirmadola sanción de destitución o de multa o de ambas a la vez, conforme lo previsto en el artículo49queconcuerda,encuantoalaejecutoriadelasresoluciones,conelartículo 58yconelincisotercerodelartículo63delaLeyOrgánicadelaContraloríaGeneral delEstado.

b. La responsabilidad civil culposa una vez notificada tendrá el plazo de 60 días para impugnar la glosa; la Contraloría General expedirá la resolución dentro del plazo de 180 días, conforme lo dispuesto en los artículos 53 numeral 1 y 56 de la Ley de la ContraloríaGeneral;sepodráproponerelrecursoderevisióndentrodelplazode60 días;laContraloríaGeneralenelplazode30díasresolveráelotorgamientoonegativa delrecurso,yenelsupuestodesercalificadofavorablementedichorecursoyconbase a los fundamentos y pruebas que se presenten, la Contraloría General dictará su fallo dentrodelplazode60díasconfirmandoorevocandolaresoluciónoriginal,objetodel recurso.

Tambiénhabráderechoalaaccióncontenciosoadministrativa,dentrodeltérminode 60 días de haberse fallado dicho recurso de revisión y por tanto, una vez agotada totalmente la fase administrativa, conforme lo dispuesto en el artículo 70 de la Ley OrgánicadelaContraloríaGeneraldelEstado.

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Elrecursoderevisiónnoconstituyerequisitoprevioparaimpugnarlaresolucióndela Contraloríaquehayaconfirmadototaloparcialmentelaglosa.

c. Enelcasodeórdenesdereintegro,yconformelodispuestoenelartículo53numeral2 delaLeydelaContraloríayunaveznotificadalaordendereintegroalimplicado,éste tendráelplazoimprorrogablede90díasparacumplirconlaordendereintegroopara pedirlareconsideracióndedichaordendereintegro.

LaContraloríaGeneralresolverálapeticióndereconsideraciónenelplazode30días contadosapartirdelarecepcióndelamismaysuresoluciónserádefinitivaenlafase administrativa,peropodráimpugnarseenlavíacontenciosoadministrativa.

d. Los indicios de responsabilidad penal se tramitarán conforme lo dispuesto en los artículos65al68yartículo73delaLeydelaContraloría.

Paraasegurarel resarcimientodelosdañosyperjuiciosdispuestosporlostribunaleso jueces de lo Penal, la Contraloría General del Estado requerirá a las judicaturas competentesqueremitancopiacertificadadelassentenciasyliquidacionesrespectivas yvigilará quetalespronunciamientosseejecutendemaneraefectiva.

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REGLAMENTO GENERAL DE BIENES DEL SECTOR PÚBLICO

CAPITULO I DEL AMBITO DE APLICACION Y DE LOS SUJETOS Art. 1.- Ámbito de aplicación.- Este reglamento se aplicará para la gestión de los bienes de propiedad de los organismos y entidades del sector público comprendidos en el Art. 118 de la Constitución Política de la República, de las entidades de derecho privado que disponen de recursos públicos en los términos previstos en al artículo 211 de la Constitución Política y 4 reformado de la Ley Orgánica de la Contraloría, y para los bienes de terceros que por cualquier causa estén en el sector público bajo custodia o manejo. Art. 2.- De los sujetos.- Este reglamento rige para los servidores públicos, sean estos: dignatarios elegidos por votación popular, funcionarios, empleados o trabajadores contratados por autoridad competente, que presten sus servicios en el sector público y para las personas naturales o personas jurídicas de derecho privado, de conformidad a lo señalado en la Ley Orgánica de la Contraloría, en lo que fuere aplicable. Por tanto, no habrá persona alguna que por razón de su cargo, función o jerarquía esté exenta del cumplimiento de las disposiciones del presente reglamento, de conformidad a lo previsto en el Art. 120 de la Constitución Política de la República. Art. 3.- Del procedimiento y cuidado.- Es obligación de la máxima autoridad de cada entidad u organismo, el orientar y dirigir la correcta conservación y cuidado de los bienes públicos que han sido adquiridos o asignados para uso y que se hallen en poder de la entidad a cualquier título: depósito, custodia, préstamo de uso u otros semejantes, de acuerdo con este reglamento y las demás disposiciones que dicte la Contraloría General y el propio organismo o entidad. Con este fin nombrará un Custodio - Guardalmacén de Bienes, de acuerdo a la estructura organizativa y disponibilidades presupuestarias de la institución, que será responsable de su recepción, registro y custodia. La conservación, buen uso y mantenimiento de los bienes, será de responsabilidad directa del servidor que los ha recibido para el desempeño de sus funciones y labores oficiales. Para la correcta aplicación de este artículo, cada institución emitirá las disposiciones administrativas internas correspondientes, que sin alterar las normas de este reglamento permitan: a) Mantener registros y documentos en que conste la historia de cada bien, y su destinación y uso; b) Entregar los bienes por parte del Custodio -Guardalmacén de Bienes o quien haga sus veces, al Jefe de cada unidad administrativa; y,

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c) Identificar y designar al servidor que recibe el bien para el desempeño de sus funciones, mediante la suscripción de la recepción a través del formulario diseñado para el efecto. El daño, pérdida o destrucción del bien, por negligencia comprobada o su mal uso, no imputable al deterioro normal de las cosas, será de responsabilidad del servidor que lo tiene a su cargo, y de los servidores que de cualquier manera tienen acceso al bien, cuando realicen acciones de mantenimiento o reparación por requerimiento propio o del usuario; salvo que se conozca o compruebe la identidad de la persona causante de la afectación al bien. El Guardalmacén de Bienes o quien haga sus veces, sin perjuicio de los registros propios de la contabilidad de la entidad, debe tener información sobre los bienes y mantener un inventario actualizado de éstos; además es su obligación formular y mantener actualizada una hoja de vida útil de cada bien o tipo de bien, dependiendo de su naturaleza en la cual constará su historial, con sus respectivos movimientos, novedades, valor residual y baja. En el registro de la vida útil del bien se anotará su ingreso, y toda la información pertinente, como daños, reparaciones, ubicación y su egreso. El Guardalmacén de Bienes o quien haga sus veces, entregará copia de la parte pertinente del inventario y de los bienes a cada Jefe de sección o unidad, en la cual se encuentren los bienes para el uso respectivo; además entregará a cada usuario, custodio directo, copia de las características y condiciones de los bienes entregados a su uso y custodia para el cumplimiento de las labores inherentes a su cargo. CAPITULO II DE LOS BIENES Art. 4.- De los bienes.- Cada entidad u organismo llevará el registro contable de sus bienes de conformidad a las disposiciones sobre la materia expedidas por el Ministerio de Economía y Finanzas. Art. 5.- Empleo de los bienes.- Los bienes de las entidades y organismos del sector público sólo se emplearán para los fines propios del servicio público. Es prohibido el uso de dichos bienes para fines políticos, electorales, doctrinarios o religiosos o para actividades particulares y/o extrañas al servicio público. CAPITULO III DE LAS ADQUISICIONES Art. 6.- De las formas de adquirir.- Para la adquisición de cualquier tipo de bienes que no consten en el respectivo Plan Anual de Adquisiciones se requiere de la resolución de la más alta autoridad de la entidad u organismo o del funcionario delegado para este fin, con sujeción a las disposiciones legales pertinentes.

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Para efectuar las adquisiciones, las entidades u organismos del sector público emitirán su correspondiente reglamento interno y/o disposiciones administrativas, de conformidad a sus requerimientos y en concordancia con las disposiciones legales que fueren aplicables. Art. 7.- Forma de los contratos.- Salvo lo que disponga la ley, las adquisiciones de bienes constarán en contrato escrito firmado por las partes, excepto si la cuantía es inferior al 5% del valor establecido anualmente para el concurso de ofertas y estarán debidamente respaldadas, mediante documentos escritos, en los cuales se evidencie su proceso, la decisión de la máxima autoridad o su delegado si es el caso, las notas de venta, pro formas, facturas, cuadros comparativos con la recomendación pertinente e informes técnicos sobre características y especificaciones, y en los casos correspondientes, las decisiones de los comités de adquisición. El proceso de la adquisición de bienes efectuado por concursos públicos o licitaciones, de conformidad con lo dispuesto en la Codificación de la Ley de Contratación Pública, su Reglamento y más disposiciones administrativas internas de cada entidad u organismo. La transferencia de inmuebles se la realizará a través de escritura pública. Para la adquisición de bienes especiales, como naves, aeronaves y otros utilizables en materia hidrocarburífera o similares, se dará cumplimiento a las normas legales y reglamentarias específicas para dichas materias. En el caso de daños o desperfectos en las naves de la Fuerza Pública o de sus entidades, que se encontraren fuera del territorio nacional, las adquisiciones que sirvan para su reparación y normal funcionamiento, podrán hacerse sin contrato escrito cuando la cuantía sea inferior al valor del 25% aplicado sobre el monto del concurso de ofertas; pero en todo caso con sometimiento a las normas legales específicas de la entidad u organismo de que se trate y con estricto cumplimiento a las normas establecidas por la Contraloría General, relativas a dejar pistas de auditoría que faciliten el ejercicio del control. Otras entidades y organismos del sector público que se encuentren en el caso antes citado, podrán acogerse a lo señalado en el inciso anterior, en casos excepcionales calificados así por la máxima autoridad que, para el efecto, requerirá el informe previo justificativo del servidor público encargado de la adquisición de bienes. Cuando se deban importar los bienes se cumplirán las normas jurídicas y se seguirán los procedimientos, que están vigentes sobre la materia. Art. 8.- Garantías.- Los contratos se sujetarán, en cuanto a las garantías, a lo que se señale en la ley. Los anticipos de cualquier naturaleza que se realicen para adquirir bienes deberán ser previamente garantizados en la cuantía y con la modalidad que determine la ley. Cuando se trate de la importación de bienes con financiamiento proveniente de organismos internacionales públicos y de gobiernos extranjeros, que hubieren

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suscrito convenios con el Estado, las garantías por anticipos se regularán por lo que disponga la ley o los convenios y tratados internacionales. Al menos con quince días de anticipación a su vencimiento, el contratista deberá renovar las garantías que hubiere presentado, de lo contrario la entidad u organismo la hará efectiva sin otro requisito. Los funcionarios de la entidad que conserven las garantías, serán los responsables de que estas se mantengan en vigencia o de proceder a efectivizarlas en caso de falta de renovación. Art. 9.- Control previo y dictámenes.- El avalúo de los bienes muebles, la apreciación de su calidad, las condiciones generales y especiales de la negociación, la disponibilidad presupuestaria y de caja, la legalidad de la adquisición y demás pormenores, serán materia de aprobación y pronunciamiento de un servidor encargado del control previo en la entidad u organismo. Además, cuando conforme a la ley, se requiera informes o dictámenes previos, la máxima autoridad de la entidad u organismo los solicitará con anterioridad a la celebración del respectivo contrato. Art. 10.- Inspección y recepción.- Los bienes adquiridos, de cualquier naturaleza que fueren, serán recibidos y examinados por el servidor público, Guardalmacén de Bienes, o quien haga sus veces y los servidores que de conformidad a la normatividad interna de cada entidad deban hacerlo, lo que se dejará constancia en una acta con la firma de quienes los entregan y reciben. Adquirido el bien el Guardalmacén de Bienes, hará el ingreso correspondiente y abrirá la hoja de vida útil o historia del mismo, en la que se registrarán todos sus datos; y en los casos pertinentes, información adicional sobre su ubicación y el nombre del servidor a cuyo servicio se encuentre. Si en la recepción se encontraren novedades, no se recibirán los bienes y se las comunicará inmediatamente a la máxima autoridad o al funcionario delegado para el efecto. No podrán ser recibidos los bienes mientras no se hayan cumplido cabalmente las estipulaciones contractuales. Art. 11.- Uso y conservación de bienes.- Una vez adquirido el bien el Guardalmacén de Bienes o quien haga sus veces, previa comunicación al Jefe de la unidad a la cual se destina el bien lo entregará al servidor que lo va a mantener bajo su custodia, mediante la respectiva acta de entrega recepción, quien velará por la buena conservación de los muebles y bienes confiados a su guarda, administración o utilización, conforme las disposiciones legales y reglamentarias correspondientes. Art. 12.- Obligatoriedad de inventarios.- El Guardalmacén de Bienes o quien haga sus veces, al menos una vez al año, en el último trimestre, procederá a efectuar la toma de inventario, a fin de actualizarlo y tener la información correcta, conocer cualquier novedad relacionada con ellos, su ubicación, estado de conservación y cualquier afectación que sufra, cruzará esta información con la que aparezca en las hojas de vida útil o historial de los bienes y presentará un informe sucinto a la máxima autoridad de la entidad, en la primera quincena de cada año. El incumplimiento de

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esta obligación será sancionado por la máxima autoridad de conformidad a las normas administrativas pertinentes y lo dispuesto en la Codificación de la Ley Orgánica de Servicio Civil y Carrera Administrativa y de Unificación y Homologación de las Remuneraciones del Sector Público, pero se podrá otorgar un plazo máximo de treinta días para que cumpla con esa obligación. De igual manera en la Fuerza Pública se dará aplicación a lo dispuesto en este artículo, para lo cual los ministros de Gobierno y de Defensa emitirán las disposiciones administrativas correspondientes, las cuales deberán contar con la aprobación previa del Contralor General del Estado. CAPITULO IV DEL EGRESO DE BIENES Art. 13.- Inspección previa.- El Guardalmacén de Bienes o quien haga sus veces, en concordancia con el artículo anterior, informará por escrito a la máxima autoridad y al Jefe Financiero sobre los bienes que se hubieren vuelto inservibles, obsoletos o hubieren dejado de usarse. El Jefe Financiero designará a uno de los servidores de control previo, distinto del encargado de la custodia o uso de los bienes, para que realice la inspección de los mismos. Si del informe de inspección apareciere que los bienes todavía son necesarios en la entidad u organismo, concluirá el trámite y se archivará el expediente. Caso contrario se procederá de conformidad con las normas que constan en los siguientes artículos de este capítulo. Cuando se trate de bienes pertenecientes al Patrimonio Cultural del Estado, se observará lo preceptuado en la Codificación de la Ley de Patrimonio Cultural y su reglamento. SECCION I ENAJENACION MEDIANTE REMATE Art. 14.- Procedencia del remate.- Si del informe a que se refiere el artículo anterior se desprende que los bienes son inservibles u obsoletos o se hubieren dejado de usar, pero son susceptibles de venta, se los rematará, previa resolución de la más alta autoridad de la institución o su delegado. Las entidades y empresas del sector público que tengan personería jurídica, patrimonio propio y administración autónoma podrán vender directamente, sin necesidad de proceder a remate sus aeronaves, naves, buques, aparejos y otros bienes de similares características o que estén sujetos, por su naturaleza, a condiciones particulares de comercialización, para lo cual la máxima autoridad de la entidad solicitará previamente un informe técnico en el que se determine si los bienes son obsoletos, inservibles o fuera de uso, que su operación y mantenimiento resultan antieconómicos para la entidad, y se justifique plenamente que el proceso de remate resultaría inconveniente.

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Si las empresas o entidades fueren adscritas o dependientes de las Fuerzas Armadas, requerirán, además, para la venta, la autorización del Ministro de Defensa Nacional. El Comando Conjunto de las Fuerzas Armadas y las Comandancias de Fuerza, previa autorización del Ministro de Defensa Nacional, podrán también vender directamente, sin necesidad de proceder a remate, sus aeronaves, naves, buques, aparejos, equipos, armamento o material bélico obsoleto o fuera de uso. Los bienes de las Fuerzas Armadas que se vendieren directamente, no podrán ser utilizados en actividades que atenten a la seguridad del Estado o al prestigio de la institución Armada; ni tampoco podrán salir del país. Sin embargo y bajo la responsabilidad del Ministro de Defensa los bienes pueden salir del país, si son adquiridos por el propio fabricante o por algún Gobierno extranjero; actos que deben ser autorizados mediante decreto ejecutivo por el Presidente de la República. Art. 15.- Emblemas y logotipos.- Antes de la entrega - recepción de los bienes, que se transfieren a cualquier título, deberán ser borrados los logotipos, insignias y más distintivos, así como retiradas las placas, y canceladas las matrículas oficiales. La baja de tales bienes, se efectuará una vez que se haya comunicado a la Contraloría General del Estado, para fines de control y auditoría sobre el detalle de tal enajenación y se haya dado cumplimiento a lo dispuesto en el inciso anterior. Art. 16.- Junta de Remates.- Para el remate de bienes muebles e inmuebles, cada entidad u organismo conformará una Junta de Remates que estará integrada por la máxima autoridad o su delegado quien lo presidirá, el Jefe Financiero o quien haga sus veces y un abogado de la entidad u organismo, en caso de haberlo; a falta de abogado integrará la Junta el Jefe Administrativo. Actuará como Secretario de la Junta el abogado o el Jefe Administrativo de la entidad u organismo, según los casos. Art. 17.- Formas de remate.- El remate de bienes muebles podrá efectuarse al martillo, con la concurrencia de la máxima autoridad o su delegado y el Jefe Financiero; el martillador público será uno de los designados por las cortes superiores. A juicio de la máxima autoridad podrá realizarse el remate de bienes muebles mediante concurso de ofertas en sobre cerrado, previa decisión por escrito de la máxima autoridad. Art. 18.- Los avalúos.- El avalúo de los bienes muebles se hará por peritos designados por la máxima autoridad, quienes considerarán el valor comercial actual, el precio de adquisición, el estado actual, el valor de bienes similares en el mercado y, en general, todos los elementos que ilustren su criterio en cada caso. El avalúo de los bienes inmuebles lo realizará la Dirección Nacional de Avalúos y Catastros, para lo cual se tomará en cuenta el valor del terreno, de las edificaciones y de todos los bienes que vayan a incluirse en la enajenación con sus valores comerciales.

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Art. 19.- Señalamiento para remate.- La Junta de Remates, señalará el lugar, día y hora en que deba realizarse la diligencia de remate. La fecha del remate será ocho días después del último aviso. Art. 20.- Avisos y carteles.- El señalamiento del lugar, día y hora para el remate se realizará mediante tres avisos que se publicarán en uno de los periódicos de mayor circulación en la provincia en que fuere a efectuarse el remate y, además, en carteles que se ubicarán en los lugares más frecuentados que señale la Junta de Remates. La publicación de los avisos por la prensa podrán ser a día seguido o mediando entre una y otra el número de días que señale la Junta. Los avisos y carteles contendrán: a) El lugar, día y hora del remate; b) La descripción completa de los bienes; c) El valor base del remate; d) El lugar, días y horas en que puedan ser conocidos; y, e) La indicación de que el remate se lo realizará al martillo o en sobre cerrado, de acuerdo a las disposiciones de este reglamento. Art. 21.- Base del remate.- En el primer señalamiento, la base del remate será el valor del avalúo; y en el segundo, el setenta y cinco por ciento de dicho avalúo. La Junta en el segundo señalamiento, procederá de acuerdo con los artículos 19 y 20 de este reglamento. Art. 22.- Participantes en el remate.- Podrán intervenir en el remate las personas capaces para contratar, personalmente o en representación de otras. No podrán intervenir por sí ni por interpuesta persona, quienes fueren servidores públicos de la institución u organismo público que efectuare el remate, ni su cónyuge o conviviente en unión libre, ni parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad; equiparándose inclusive, como primero y segundo grado de afinidad, los familiares por consanguinidad de los convivientes en unión libre. CAPITULO V DE LOS TRASPASOS DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES ENTR E ENTIDADES DEL SECTOR PUBLICO Art. 57.- Concepto.- Traspaso es el cambio de asignación de un bien mueble o inmueble que se hubiere vuelto innecesario o inútil para una entidad u organismo en favor de otro, dependiente de la misma persona jurídica, que lo requiera para el cumplimiento de sus fines, como en el caso de los ministerios de Estado o sus dependencias. Cuando intervengan dos personas jurídicas distintas no habrá traspaso sino donación y, en este evento, existirá transferencia de dominio que se sujetará a las normas especiales de la donación.

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Art. 58.- Traspaso a tiempo fijo.- Podrá efectuarse el traspaso a perpetuidad o a plazo o tiempo fijo, en este caso será no menor de un año ni mayor de cinco. Cuando el traspaso fuere a tiempo fijo su duración podrá ampliarse al cabo de los cinco primeros años, si las circunstancias que lo motivaron no hubieren variado. Sin embargo, si no hubiere notificación con noventa días de anticipación al vencimiento del plazo, de cualquiera de las partes, el traspaso se entenderá renovado en los mismos términos. Podrá también transformarse un traspaso a tiempo fijo, en uno a perpetuidad. Art. 59.- Acuerdo.- Las máximas autoridades de las entidades u organismos que intervengan, autorizarán la celebración del traspaso, mediante acuerdo que dictarán conjuntamente. En lo demás se estará a lo dispuesto en los artículos 55 y 56 de este reglamento. Art. 60.- Extinción, fusión y adscripción.- En los casos de extinción, fusión, adscripción u otros similares de una entidad u organismo, el acuerdo al que se refiere el artículo anterior y el acta que se levante, serán suscritos por las máximas autoridades y por los servidores encargados de los bienes, salvo lo que se disponga en las leyes respectivas. Art. 61.- Responsabilidades.- Las responsabilidades a que hubiere lugar respecto de la conservación de los bienes, cesará sólo cuando el traspaso correspondiente se hubiere concluido y los saldos a cargo de los servidores respectivos, guardalmacenes de bienes o quien haga sus veces, jefes de unidades administrativas y usuarios de los bienes, se encuentren cancelados. CAPITULO VIII DE LAS BAJAS Art. 79.- Procedencia.- Si los bienes fueren inservibles, esto es, que no sean susceptibles de utilización conforme el Art. 13 de este reglamento, y en el caso de que no hubiere interesados en la venta ni fuere conveniente la entrega de estos en forma gratuita, se procederá a su destrucción de acuerdo con las normas ambientales vigentes. En forma previa a la destrucción de los bienes, se procederá a su desmantelamiento para fines de reciclaje. Los desechos resultantes de dicha destrucción serán depositados finalmente en los rellenos sanitarios designados para el efecto, en cada jurisdicción. Cuando se trate de bienes pertenecientes al Patrimonio Cultural, se observarálo preceptuado en la Codificación de la Ley de Patrimonio Cultural y su reglamento. Art. 80.- Procedimiento.- La más alta autoridad, previo informe del Jefe Financiero, ordenará que se proceda a la destrucción de los bienes, con intervención

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del Jefe Financiero, delegado de la auditoría interna, que actuará solo como observador, del Guardalmacén de Bienes y del servidor que realizó la inspección ordenada en el artículo 13, quienes dejarán constancia en una acta del cumplimiento de esta diligencia, la cual será entregada al Guardalmacén de Bienes o quien haga sus veces, para los fines consiguientes. La orden de destrucción de los bienes muebles será dada por escrito al Jefe Financiero y al servidor que realizó la inspección y notificada al Guardalmacén de Bienes encargado de aquellos. En la orden se hará constar un detalle pormenorizado de los bienes que serán destruidos y el lugar y la fecha en que debe cumplirse la diligencia. Art. 81.- Obras de beneficencia.- En el caso de bienes inservibles para la institución, estos serán dados en donación a entidades del sector privado que realicen labor social u obras de beneficencia, y que no tengan fines de lucro; siempre y cuando se evidencie que tales bienes no son de interés de la institución pública propietaria de los mismos. SECCION II DE LA BAJA DE SEMOVIENTES Art. 84.- Baja de semovientes.- Para dar de baja semovientes, deberá preceder orden escrita de la más alta autoridad de la institución y una vez que se compruebe documentadamente la muerte o pérdida del animal o su mal estado de salud por el que se haga necesario su sacrificio. Los documentos anteriores serán estudiados por el Jefe Financiero, quien presentará un informe que servirá de base para la resolución, la cual contendrá antecedentes del asunto, referencia y cita de los documentos justificativos e informes emitidos. SECCION IV DE LA BAJA POR HURTO O ROBO Art. 86.- Denuncia.- Cuando alguno de los bienes, hubiere desaparecido por hurto, robo o abigeato o por cualquier causa semejante, el servidor encargado de la custodia de ellos comunicará inmediatamente por escrito este hecho al Guardalmacén de Bienes o a quien haga sus veces, al Jefe inmediato y a la máxima autoridad de la institución con todos los pormenores que fueren del caso, dentro de los dos días hábiles siguientes al del conocimiento del hecho. La máxima autoridad de inmediato formulará la denuncia de la sustracción, acompañando los documentos que acrediten la propiedad de los bienes presuntamente sustraídos y dispondrá al abogado de la entidad para que asuma el trámite correspondiente ante el Agente Fiscal competente; el abogado será el responsable hasta la conclusión del proceso de acuerdo a las formalidades establecidas en el Código de Procedimiento Penal; el Guardalmacén de bienes y el servidor usuario del bien, a petición del abogado, facilitarán y entregarán la información necesaria para los trámites legales.

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En caso de que la entidad no cuente con un abogado, acudirá a la entidad a la que está adscrita para que consiga la participación del abogado institucional en el trámite de la denuncia y en el proceso en general. La baja del bien se realizará con posterioridad a la reposición. SECCION V DE LA BAJA DE TITULOS DE CREDITO Y DE ESPECIES Art. 93.- Procedencia.- Cuando se hubiere declarado la prescripción de obligaciones a favor de un organismo o entidad del sector público con arreglo a las disposiciones legales vigentes, así como en todos los casos en que la ley faculta la baja de los títulos de crédito que contiene dichas obligaciones, la autoridad competente del organismo o entidad acreedora ordenará dicha baja. En la resolución correspondiente se hará constar el número, serie, valor, nombre del deudor, fecha y concepto de la emisión de los títulos y más particulares que fueren del caso, así como el número y fecha de la resolución por la que la autoridad competente hubiere declarado la prescripción de las obligaciones, o el motivo por el cual se declare a las obligaciones como incobrables. Art. 94.- Baja de especies.- En caso de existir especies valoradas mantenidas fuera de uso por más de dos años en las bodegas, o que las mismas hubieren sufrido cambios en su valor, concepto, lugar; deterioro, errores de imprenta u otros cambios que de alguna manera modifiquen su naturaleza o valor, el servidor a cuyo cargo se encuentren elaborará un inventario detallado y valorado de tales especies y lo remitirá a la máxima autoridad, para solicitar su baja. La máxima autoridad de conformidad a las disposiciones legales, reglamentarias o administrativas de la entidad u organismo, dispondrá por escrito se proceda a la baja y destrucción de las especies valoradas; en tal documento se hará constar lugar, fecha y hora en que deba cumplirse la diligencia. En el caso de que el volumen de papel dado de baja como especie valorada sea considerable, se tomará en cuenta lo prescrito en el Reglamento de Papel Reciclable - Seguro Estudiantil, publicado en el Registro Oficial No. 360 de 17 de enero de 1994. Loja, Junio 30 del 2011. COMISION DE DOCENTES INTEGRANTES DEL MODULO 8 PERIODO MARZO JULIO DEL 2011.

Modulo 7 El Control Integral Posterior en El Sector Publico y Privado

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