Módulo #18 Preguntas del Auditor y Escribiendo los Hallazgos (no conformidades)

Módulo #18Módulo #18

Preguntas del AuditorPreguntas del Auditor

y Escribiendo los Hallazgosy Escribiendo los Hallazgos(no conformidades)(no conformidades)


• ¿Quién es responsable de identificar los aspectos ambientales?

• ¿Cómo documentan quiénes son los miembros del Comité de Implementación?

• ¿Cómo se sabe quién es específicamente responsable de controlar un posible impacto significativo de un AAS?

• ¿Cómo se documenta esa responsabilidad?


• ¿Cómo demuestran que la Política Ambiental es apropiada a los impactos ambientales de la empresa?

• ¿Han analizado y documentado los impactos ambientales (reales o potenciales) de cada aspecto ambiental?


• Para las operaciones de una empresa que utiliza camiones y autos que utilizan combustibles, ¿han identificado el consumo de combustibles en el uso de estos vehículos y equipos?

• ¿Qué son “actividades críticas”?


• ¿Han revisado todos los “bienes y servicios utilizados” por la empresa para identificar posibles aspectos ambientales significativos?

• ¿Qué quiere decir “características clave” o parámetros medibles de un AAS?

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¿Qué es una No-Conformidad?¿Qué es una No-Conformidad?

Existe evidencia objetiva de lo siguiente:

• no se ha cumplido con un requisito (Intención)

• la práctica es diferente al sistema (Implementación)

• el sistema no es eficaz (Efectividad)

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Evidencia ObjetivaEvidencia Objetiva

• Un hallazgo de no-conformidad debe ser explicado y respaldado con evidencia objetiva

• La evidencia objetiva consiste en:– documentos, – observaciones documentadas, – resultados de entrevistas documentados

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Escribiendo No-ConformidadesEscribiendo No-Conformidades

• Si cree haber encontrado una no-conformidad: – anote hechos relevantes– anote el criterio relevante (cláusula del ISO 14001

y/o la Sección del Manual del SAA – discútalo con el Auditor Líder

• El Auditor Líder decide si es una no-conformidad o una “observación”

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Escribiendo No-ConformidadesEscribiendo No-Conformidades• Escríbelas… con su mejor juicio

– Bases para acción correctiva• Registro de un “hallazgo” de un Reporte de Auditoría• Para entender las “tendencias”• Futura referencia

• Cita el criterio relevante -- la cláusula del 14001/Sección del Manual del SAA

• Apunta las observaciones (el Auditor Líder determinará cuáles son no-conformidades)

1111

Escribiendo No-Conformidades Escribiendo No-Conformidades • Escriba la no-conformidad en el lenguaje

específico del estándar (ISO 14001 o Sección del Manual del SAA)

• Esto le ayudará con la acción correctiva y demuestra la aplicación del estándar (criterios) en el mantenimiento del SAA

• Trata de ser objetivo en la redacción; evite palabras alteradas

1212

Escribiendo No-ConformidadesEscribiendo No-Conformidades• Incorrecto

La acción correctiva no se está haciendo adecuadamente en muchas áreas

• CorrectoISO 14001:2004, Cláusula 4.5.3Se examinaron 52 acciones correctivas recientemente cerradas pertenecientes al período de mayo a diciembre del ’07’. En 22 de los casos, la persona responsable de aplicar la acción correctiva no estaba enterada de la A/C y no hizo nada. Las formas internas A/C 0014-3-33-2 indicaban que las acciones correctivas especificadas no se llevaron a cabo.

1313

Escribiendo No-Conformidades Escribiendo No-Conformidades EjemplosEjemplos

El formato Excel que se usa para la identificación de aspectos ambientales no ofrece evidencia que se tomaron en cuenta los aspectos ambientales de la nueva línea de producción (#3) instalada en junio 2007.

ISO-14001, 4.3.1

1414

Escribiendo NoEscribiendo No ConformidadesConformidadesAuditores Internos vs CertificadoresAuditores Internos vs Certificadores

• Los auditores internos deben hacer un reporte escrito de cada no-conformidad y recomendar la acción correctiva para cada una de ellas

• Los auditores internos deben seguir un estándar más riguroso al identificar no-conformidades (razonablemente)

¿Cuál Elemento del ISO ¿Cuál Elemento del ISO 14001/Manual SAA?14001/Manual SAA?

En el almacén general, el auditor encontró 2 tachos de combustibles al costado de 5 baterías y a dos metros de un paquete grande de estopa (nueva, sin usar). El auditor observó una advertencia prohibiendo almacenaje de combustibles cerca de fuentes de ignición.


El auditor encuentra en el área del tanque de combustible una mancha grande de (lo que aparece como) suelo contaminado.


• La persona responsable (según el Instructivo de Trabajo o ITA) no puede mostrar un registro evidenciando que se está cumpliendo con el ITA.

• Si se da el caso que el Procedimiento no requiera un registro, ¿cuál es el problema?


El auditor encuentra que el registro que muestra la persona responsable está actualizado menos que no contiene un dato requerido por el procedimiento o ITA correspondiente.


• El auditor anota que aceite usado es clasificado como un residuo peligroso y un AAS, y que el ITA referente al manejo de residuos peligrosos no especifica lo que hay que hacer en caso de motores con fugas de aceites.

• El auditor encuentra que se reportó a Mantenimiento hace seis meses el problema de un motor goteando aceite, pero que aún sigue goteando el motor.

¿Cuál Elemento del ISO 14001/Manual ¿Cuál Elemento del ISO 14001/Manual SAA?SAA?

• Al revisar el archivo de correspondencia de la empresa, el auditor encuentra una carta de PROFEPA con fecha del mes anterior amenazando la empresa con una sanción por infracciones del Reglamento de Residuos Peligrosos, y pidiendo una respuesta dentro de 10 días.

• No hay evidencia de que la carta fue contestada.

¿Cuál Elemento del ISO 14001/Manual ¿Cuál Elemento del ISO 14001/Manual SAA?SAA?

• Relacionado al AAS “generación de residuos sólidos”, la empresa ha establecido un Objetivo de reducir progresivamente la generación de residuos sólidos, y una meta detallada de reducirlos en un 50% dentro de un año.

• El gerente de Administración (o la persona responsable según el procedimiento) no puede mostrar un plan de acciones de las medidas específicas que Administración esta tomando para reducir la generación de residuos sólidos.

2222

EjercicioEjercicio

• Discuta la forma de escribir los siguientes hallazgos

• Preparen los hallazgos por escrito

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Escriban el HallazgoEscriban el Hallazgo

El auditor encuentra que un procedimiento documentado en el Dept. de Mantenimiento tiene una fecha diferente de la fecha del mismo que se encuentra en la carpeta principal que contiene los procedimientos y otros documentos del SAA.

Escriban el HallazgoEscriban el Hallazgo El auditor encuentra que no existe un registro

para registrar los resultados de las muestras de la planta de tratamiento de aguas residuales.

El jefe responsable [muy conocedor del ISO 14001] dice que el ISO no tienen un requisito explícito de mantener este tipo de registro.

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• En el Laboratorio del Departamento de Calidad, el auditor observa un contenedor de solventes sin etiqueta y tapa.


• El auditor, comparando la lista de aspectos ambientales significativos con los objetivos ambientales, encuentra que no se han establecido objetivos para todos los aspectos ambientales significativos.


El auditor, al revisar un determinado aspecto ambiental significativo, encuentra que sí se han identificado las necesidades de capacitación de los empleados cuyo trabajo es asociado con ese aspecto pero que no se han definido responsabilidades específicas para esos empleados (relacionado al contenido de la capacitación).

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• El auditor revisa el último reporte de auditoría con fecha del mes anterior.

• El auditor encuentra, al revisar las minutas de las últimas tres reuniones de revisión del SAA por parte de la alta dirección (cubriendo más de seis meses), que no hay referencia a los resultados de la última auditoría que se llevó a cabo durante este périodo.

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Módulo #19Módulo #19

AuditoríaAuditoría

de Elementos Centrales de de Elementos Centrales de Implementación:Implementación:

• responsabilidadesresponsabilidades

• capacitacióncapacitación

• control operativocontrol operativo

• comunicación internacomunicación interna

3030

Estructura y ResponsabilidadesEstructura y Responsabilidades

• Tres Esferas

– Recursos– Estructura de Responsabilidades– Responsabilidades de puestos

3131

Problemas OrganizacionalesProblemas Organizacionales• Falta de definición, falta de comprensión,

duplicación o ambigüedad de responsabilidades.• Insuficiencia de recursos o capacitación.• Autoridad poco clara o insuficiente.• Demasiadas responsabilidades asignadas a una

sola persona.• Fragmentación y división de responsabilidades no

coordinadas.• Aislamiento, falta de autoridad del coordinador

ambiental.• Responsabilidad del desempeño asignada al

coordinador ambiental.• Falta de coordinación entre departamentos y

gerentes. Fuente: UNEP/ICC/FIDIC EMS Training Resource Kit (Versión 1.0, Diciembre 1995

3232

Requisitos de CapacitaciónRequisitos de Capacitación

Dos tipos de requisitos de capacitación:

– capacitación basada en la competencia(para empleados/gerentes/contratistas cuyo trabajo está relacionado con “aspectos ambientales significativos”)

– sensibilización (para todos los empleados)

3333

Requisitos de CapacitaciónRequisitos de Capacitación Basada en la Basada en la CompetenciaCompetencia Profesional Profesional

• ¿Existe un proceso para identificar cada función laboral relacionada con “aspectos ambientales significativos” ya identificados?

• ¿Cubre este proceso todas las funciones laborales en cada función y nivel relevante?

• ¿Están definidas las necesidades para cada función laboral?

3434

Requisitos de CapacitaciónRequisitos de CapacitaciónBasada en la CompetenciaBasada en la Competencia

• ¿Se han identificado las necesidades de capacitación para los proveedores y contratistas cuyos productos y servicios en la empresa tienen “aspectos ambientales significativos?

• ¿Se ha programado su capacitación? ¿Ya se inició?

3535

Requisitos de CapacitaciónRequisitos de Capacitaciónpara para la Sla Sensibilizaciónensibilización

• ¿Existe un programa de sensibilización?

• ¿En este tipo de capacitación está incluida la Política Ambiental? ¿”Los Aspectos Ambientales Significativos”? ¿Objetivos y Metas? ¿El propósito del SAA? ¿El rol de cada empleado? ¿Las posibles consecuencias si no se siguen los procedimientos del SAA?

3636

Requisitos de CapacitaciónRequisitos de Capacitación

• ¿Están actualizados los registros de capacitación?

• ¿Existe un proceso para medir los resultados de la capacitación? (ej. determinar si se ha alcanzado el nivel deseado de competencia)

• ¿Están disponibles los registros de capacitación?

3737

Control OperativoControl Operativo e Instructivos de e Instructivos de TrabajoTrabajo

• ¿Existe un proceso para identificar operaciones y actividades relacionadas a los “aspectos ambientales significativos”?

• ¿Incluye el proceso la identificación de los requisitos legales aplicables a operaciones y actividades específicas?

3838


• ¿Existen procedimientos documentados de control operativo para cada “aspecto ambiental significativo”?

• ¿Existen procedimientos de control operativo para los “aspectos ambientales significativos” relacionados a los servicios y/o productos de los contratistas y proveedores en sitio?

3939


• ¿Están documentados los procedimientos de control operativo? (ej. ITAs)

• ¿Están implantados todos los ITAs? (probar selectivamente)

• ¿Cubren los ITAs los eventos planeados y los inesperados? (ej. arranque, paro, accidentes, situaciones de emergencia).

4040

InstructivosInstructivos

Deben Contener:– Propósito: ¿para qué se hace?– Frecuencia: ¿diario?, ¿por turno?, ¿semanal?– Responsibilidad: ¿qué departamento?– Personal y/o puesto: ¿a quién le toca?– Instrucciones: ¿qué se hace? (pasos específicos)– Criterios operativos (donde procede): temperatura,

presión, y condición

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Características ClavesCaracterísticas Claves• Parámetros medibles de los AAS• Ejemplos de características claves

– KwH de consumo de electricidad– Tiempo entre mantenimientos preventivos– Niveles de contaminación en las aguas residuales

• Estas características se pueden convertir en indicadores (ejm. KwH consumido por unidad de producción)

4242

Preparación y Respuesta ante Preparación y Respuesta ante EmergenciasEmergencias

• ¿Existe un procedimiento/plan de preparación para emergencias?

• ¿Es realista en la cobertura de posibles situaciones de emergencia?

• ¿Se han establecido los roles, responsabilidades?

• ¿Se ha implantado la capacitación requerida? (ej. brigadas de emergencia, equipo para atender derrames)

4343

Preparación y Respuesta ante Preparación y Respuesta ante EmergenciasEmergencias

• Los procedimientos de emergencia ¿toman en cuenta la mitigación de los posibles impactos ambientales de la contingencia?

• ¿Se revisan los procedimientos de emergencia después del suceso? (si es factible)

• ¿Se prueban periódicamente los procedimientos de emergencia donde es posible?

4444

Comunicación Comunicación y Participacióny Participación de las Partes Interesadas de las Partes Interesadas

• Comunicación Interna

– “… la organización establecerá y mantendrá procedimientos

– a) para la comunicación interna entre varios niveles y funciones de la organización; ...”

4545

Comunicación ExternaComunicación Externa

Proceso para recibir, documentar y responder a las partes interesadas externas acerca de los aspectos ambientales y de el SAA– e. j. quejas de los vecinos– no es obligatorio contestar cada inquietud


¿Cómo funciona el proceso de capacitación de contratistas y proveedores?


• ¿Qué tipos de control operativo mantienen para minimizar fugas y derrames de aceites que utilizan?

• ¿Cómo identificaron las necesidades de capacitación de empleados en puestos “clave”?

• ¿Cómo realizan la sensibilización de los empleados y contratistas?


• ¿Podrá el empleado (después de la capacitación) relacionar sus tareas o trabajo con los AAS involucrados?

• ¿Con algunos elementos o compromisos específicos de la Política Ambiental?

4949

Módulo #Módulo #2020

AuditoríaAuditoría

del Sistema de del Sistema de AseguramientoAseguramiento

del Cumplimiento Legaldel Cumplimiento Legal

5050

Sistema de Gestión deSistema de Gestión deCumplimiento con la NormatividadCumplimiento con la Normatividad

• El sistema para asegurar el cumplimiento es un componente esencial del SAA

• Demostrar “compromiso de cumplir” a través de un sistema administrativo de cumplimiento

5151

Auditoría del Sistema de Gestión de Auditoría del Sistema de Gestión de CumplimientoCumplimiento

• Los auditores deben probar si existe un sistema de administración cohesivo que apoye el “compromiso de cumplir” de la Política.

• ISO 14001 provee una estructura efectiva para establecer y auditar un sistema de gestión de cumplimiento.

5252

El Sistema de Gestión de CumplimientoEl Sistema de Gestión de Cumplimientocon los Requisitos Legalescon los Requisitos Legales

• Política– Compromiso de cumplimiento con requerimientos

legales y "otros"• Planificación

– Identificar y tener aceso a requisitos legales y "otros” requisitos

– Establecer objetivos y metas de cumplimiento legal si es apropiado

– Establecer un programa para alcanzar objetivos y metas

5353

El Sistema de Gestión del El Sistema de Gestión del CumplimientoCumplimiento

Implementación– Roles responsabilidades y autoridades– Capacitación– Comunicación– Documentación del Sistema de Gestión del

Cumplimiento– Control de Documentos– Procedimientos de Cumplimiento

5454

El Sistema de Gestión del El Sistema de Gestión del CumplimientoCumplimiento

• Monitoreo y Acción Correctiva– Evaluación periódica del cumplimiento

NOTA: verificar si se ha llevado acabo una evaluación donde se documenta en detalle si cumplen con los requisitos aplicables.

– Proceso para acciones preventivas y correctivas– administración de los registros de cumplimiento– Auditoría del sistema de cumplimiento

• Revisión de la Alta Dirección

5555

Auditoría del SistemaAuditoría del Sistemade Gestión de Cumplimientode Gestión de Cumplimiento

• ¿Están definidos los roles y responsabilidades?

• Los empleados que trabajan en alguna área donde se aplica reglamentos ambientales ¿están entrenados para realizar su trabajo asegurando el cumplimiento?

• ¿Existe un proceso claro de comunicación interna/externa para la información relativa al cumplimiento?

• ¿Se documentan los procedimientos de cumplimiento? ¿Se manejan los registros ambientales con eficiencia?

• Probar cómo se maneja un incumplimiento incluyendo el proceso de acción correctiva.

5656

EjercicioEjercicio

• El auditor interno encuentra lo que el piensa es una falta de cumplimiento con un reglamento ambiental.

• ¿Qué debe hacer?

5757


Documentación del Documentación del SAA,SAA,

Control de Documentos Control de Documentos y Registrosy Registros

5858

Documentación MínimaDocumentación Mínima

• Política

• Objetivos y Metas Detalladas

• Procedimientos de Control Operativo

• Roles/Responsabilidades/Autoridades

• Los elementos del SAA (ej. Manual)

5959


• Respuestas a las inquietudes/ interrogantes de las Partes Interesadas externas

• Proceso de Medición y Monitoreo de las características clave (parámetros medibles) de los AAS

6060


• Resultados de la calibración del equipo de monitoreo (donde se usa equipo)

• Proceso para evaluar periódicamente el cumplimiento con la legislación y normativa ambiental

6161

Control de DocumentosControl de Documentos

• Control de Documentos (Documentos Requeridos)

– Se localizan

– Son revisados y aprobados

– Están actualizados y disponibles

– Se eliminan los documentos obsoletos

– Se identifican los documentos obsoletos que se tienen que conservar

6262

Registros AmbientalesRegistros Ambientales

• Los registros deben ser fáciles de rastrear a la actividad, producto o servicio involucrado

• Recuperables, legibles y actualizados

• Demostrar conformidad con ISO 14001

6363

Documentación del SAADocumentación del SAA

• Ciertos procedimientos no tienen que ser documentados

• Probar la consistencia y nivel de comprensión de procedimientos indocumentados

• Probar la efectividad de la Implementación

6464

Control de DocumentosControl de Documentos

• Probar varios tipos de documentos y su conformidad con el procedimiento de control de documentos

• Determinar si el procedimiento establece responsabilidad para crear, aprobar y modificar documentos

• Documentos perdidos y obsoletos

6565

Registros AmbientalesRegistros Ambientales

• Los registros son los resultados del desempeño del SAA

• Ejemplos– Medición, Calibración, Auditorías– Evaluaciones Periódicas de Cumplimiento– Minutas de las reuniones de la revisión por parte de la

alta dirección– Progreso hacia el logro de los Objetivos y Metas

Detalladas etc.

6666

Registros Ambientales Registros Ambientales

• Los registros deben ser fáciles de rastrear a la actividad, producto o servicio involucrado

• Recuperables, legibles y actualizados

• Son requeridos cuando no existe otra manera de demostrar conformidad con los criterios o estándares del SAA (ISO 14001)

6767


Junta de Clausura yJunta de Clausura y

Reporte de la AuditoríaReporte de la Auditoría

6868

• Los resultados de la auditoría deben comunicarse al cliente (o la parte verificada)

• Dirigir una presentación formal/informal a la gerencia (junta de clausura)

• Debe presentarse todo hallazgo significativo• Nada de sorpresas en el reporte escrito de

auditoría

Junta de ClausuraJunta de Clausura (Proceso Formal) (Proceso Formal)

6969

Junta de ClausuraJunta de Clausura• Es importante informar por escrito a cada

Departamento o Gerente Operativo de los hallazgos propuestos antes de la junta de clausura y obtener sus iniciales de enterados

• Asegúrese de respaldar sus hallazgos con evidencia objetiva

7070

• Los resultados se presentan en la junta de clausura:– deben ser presentados por el Auditor Lider;deben de

estar presentes todos los auditores

– los hallazgos deben de tener las iniciales del gerente operativo/responsable de área

– discuten los hallazgos pero no las personas involucradas

Junta de ClausuraJunta de Clausura

7171

Reporte de AuditoríaReporte de Auditoría

• Reporte formal de los resultados de auditoría

• Inicialmente presentado al cliente (parte verificada); presentado y revisado durante la Junta de Revisión Gerencial del SAA

• Reporte de las acciones correctivas necesarias

• Se usará en la siguiente auditoría (plan de auditoría e inspección del progreso)

7272


• Formato estándar

• Relativamente breve

• Lenguaje sencillo

• Introducción y resúmen ejecutivo

• Hallazgos

7373


• Cada hallazgo debe establecer brevemente la evidencia objetiva

• Cada hallazgo debe referirse a los criterios del ISO 14001, o simplemente a los propios criterios o requisitos SAA de la empresa (ej. requisitos del Manual del SAA)

7474


• Cuidado de no exagerar

• Ninguna auditoría SAA cubre el 100% de todas las posibilidades

• Sólo reporte los resultados de lo que fué verificado (ejm. una selección de elementos SAA mostrados…)

7575

Implementación y Efectividad del SAAImplementación y Efectividad del SAA

• Compromiso de la alta gerencia

• Nivel de integración (involucramiento de gerentes y empleados operativos y funcionales)

• Prueba de sensibilización de los empleados

• Prueba de Implementación del proceso de capacitación

• Probar cómo se definen y comunican los requisitos de información ambiental (comunicación interna)

7676

Debilidades TípicasDebilidades Típicas

– disparidad entre un proceso documentado y la realidad

– ¿existe un sistema de aseguramiento de cumplimiento?

– procesos y procedimientos faltantes– evidencia insuficiente del compromiso de la

alta dirección– alcance del SAA es dudoso o ambiguo– responsabilidades dudosas o

desproporcionadas

7777

EjercicioEjercicio

• Preparen un plan de auditoría interna

7878

PreparePreparenn un Plan de Auditoría un Plan de Auditoría• ¿Cuáles procedimientos usará?

• ¿A quién entrevistará?

• ¿Cuáles registros?

• ¿Cuáles áreas/departamentos funcionales?

• Asignaciones para revisión específica de documentos, entrevistas, etc.

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