Mnpp-Oficina de Seguros Ula Ofiseula 12-2006

Edificio Administrativo 1º piso – Teléfonos: 58-0274-2401998 – 2402771 - 2402526/Fax No. 2403310 - CE: [email protected]

Pag. WEB: http://ulaweb.adm.ula.ve/dsia

SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA

SISTEMA DE SEGUROS DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES DICIEMBRE 2006

MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA

OFICINA DE SEGUROS DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES

Elaborado por: DSIA – Diciembre 2006

Aprobado por: FECHA VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO XX/XX/XXXX CONSEJO UNIVERSITARIO – XX/XX/XXXX

Vigencia de la última modificación: XX/XX/XXXX

Manual de Normas, Procesos y Procedimientos

SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE SEGUROS Página: MNPP-1/1

Materia: SISTEMA DE SEGUROS

DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES

Asunto:

AUTORIDADES UNIVERSITARIAS

Autoridades Universitarias

Léster Rodríguez Herrera Rector

Humberto Ruiz Vicerrector Académico

Mario Bonucci Rossini Vicerrector Administrativo

Nancy Rivas de Prado Secretaria

Dirección de Servicios de Información Administrativa (DSIA)

Jesús A. Calderón Vielma

Mérida, Diciembre 2006





SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE SEGUROS Página: MNPP-1/1



Asunto:

EQUIPO DE TRABAJO

EQUIPO DE TRABAJO

DISEÑO Y ELABORACIÓN DE:Lic. MARIA GABRIELA MANTILLA SOSA

COORDINACIÓN Y LÍDER DEL PROYECTOIng. ELVIA ELENA ABREU RAMÍREZ

Especialista Organizacional de la DSIA

PERSONAL DIRECTIVO, ADMINISTRATIVO Y OBRERO DE LA OFICINA DE SEGUROS DE LA

UNIVERSIDAD DE LOS ANDES QUE INTERVIENEN EN LA EJECUCIÓN DE LOS PROCESOS.

MÉRIDA, DICIEMBRE 2006





SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE SEGUROS Página: MNPP-ICM-P-1/3



Asunto:

ÍNDICE DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN RESEÑA HISTÓRICA DEL SISTEMA DE SEGUROS DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES PROPUESTA DE REESTRUCCTURACIÓN ORGANIZACIONAL DEL SITEMA DE SEGUROS DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES

Organización Organigrama Características y Funciones Generales

MODELO DEL SISTEMA DE NEGOCIO (SN)

• MODELO DE JERARQUÍA DEL SISTEMA DE SEGUROS DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES

• MODELO DE OBJETIVOS DE NEGOCIO DEL SISTEMA DE SEGUROS DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES

• MODELO DE REGLAS DE NEGOCIO DEL SISTEMA DE SEGUROS DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES

• MODELO DE PROCESOS DE NEGOCIO DEL SISTEMA DE SEGUROS DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES Diagrama de Proceso del Sistema de Seguros de la Universidad de los Andes Cadena de Valor del Sistema de Seguros de la Universidad de los Andes Árbol de Procesos y Procedimientos del Sistema de Seguros de la Universidad de los Andes

PROCESOS FUNDAMENTALES

PROCESO PF-1.- SERVICIO MÉDICO

Diagrama de Proceso del Servicio Médico Información General del Proceso de Servicio Médico Diagrama de Jerarquía de Procesos del Servicio Médico Diagramas de Actividades y Procedimientos:

PF-1.1.- Evaluación de los Beneficiarios PF-1.1.1.- Valoración clínica de niños del grupo complementario PF-1.1.2.- Valoración clínica de adultos del grupo complementario PF-1.1.3.- Asignación de citas para la valoración pre y post operatoria de pacientes PF-1.1.4.- Valoración pre y post-operatoria de pacientes PF-1.2.- Evaluación de los Servicios PF-1.2.1.- Estudio y solicitud del fondo de contingencia PF-1.2.2.- Revisión de los recaudos por concepto de reembolsos PF-1.2.3.- Visto Bueno de facturas de cartas compromiso y órdenes especiales para ser liquidadas PF-1.3.- Emisión de cartas compromiso PF-1.3.1.- Evaluación del servicio de cartas compromiso por procedimientos electivos en clínicas PF-1.3.2.- Emisión de cartas compromiso por procedimientos electivos en clínicas PF-1.3.3.- Recepción del servicio de cartas compromiso por emergencias médicas en clínicas PF-1.3.4.- Evaluación del servicio de cartas compromiso por emergencias médicas en clínicas PF-1.3.5.- Emisión de cartas compromiso por emergencias médicas en clínicas

PROCESO PF-2.- CONTROL DE PROGRAMAS Y BENEFICIARIOS Diagrama de Proceso del Control de Programas y Beneficiarios Información General del Proceso de Control de Programas y beneficiarios Diagrama de Jerarquía de Procesos del Control de Programas y Beneficiarios Diagramas de Actividad y Procedimientos:

PF-2.1.- Control de los beneficiarios del programa de hospitalización, cirugía y maternidad PF-2.1.1.- Recepción de recaudos para el registro de los beneficiarios PF-2.1.2.- Registro de beneficiarios PF-2.1.3.- Estructuración del expediente de los beneficiarios PF-2.1.4.- Registro de datos en el sistema de nómina de la Universidad de los Andes








Asunto:


PF-2.1.5.- Identificación de los beneficiarios del programa de hospitalización, cirugía y maternidad PF-2.1.6.- Registro de recién nacidos PF-2.1.7.- Exclusiones por cambio en la relación laboral o cuando lo considere conveniente el titular para cualquier miembro del grupo básico o complementario PF-2.1.8.- Exclusiones del grupo básico o complementario por alcanzar el límite de edad preestablecida PF-2.1.9.- Exclusiones del grupo básico o complementario en caso de fallecimiento del titular o por permisos no remunerados PF-2.1.10.- Traslados del grupo básico a complementario en caso de fallecer el titular o de permisos no remunerados PF-2.1.11.- Inclusiones del grupo básico y complementario en caso de reincorporaciones por permisos no remunerados PF-2.1.12.- Actualización de datos en el sistema de gestión administrativa y gerencial (SISGAG) PF-2.1.13.- Control del grupo complementario que cotiza el programa de hospitalización, cirugía y maternidad después de fallecer el titular o en caso de permisos no remunerados PF-2.1.14.- Control de hijos excepcionales PF-2.1.15.- Aprobación del registro, traslados y exclusiones del titular, grupo básico y grupo complementario PF-2.2.- Control del programa de seguro de vida y accidentes personales del titular PF-2.2.1.- Registro y/o actualización de beneficiarios en caso de muerte del titular PF-2.2.2.- Notificación a la compañía aseguradora del registro del titular y de beneficiarios en caso de muerte del titular PF-2.2.3.- Notificación de la muerte del titular PF-2.3.- Control del programa de cobertura especial de hospitalización, cirugía y maternidad PF-2.3.1.- Recepción de recaudos para el registro de los beneficiarios PF-2.3.2.- Registro y asignación del programa de cobertura especial de hospitalización, cirugía y maternidad PF-2.3.3.- Registro de descuento al titular en el sistema de nómina de la ULA PF-2.3.4.- Exclusiones de beneficiarios del programa de cobertura especial de hospitalización, cirugía y maternidad PF-2.4.- Control de los servicios de hospitalización, cirugía y maternidad PF-2.4.1.- Recepción de recaudos para cartas compromiso por procedimientos electivos PF-2.4.2.- Recepción del servicio de cartas compromiso por procedimientos electivos PF-2.4.3.- Evaluación del servicio de cartas compromiso por procedimientos electivos en CAMIULA PF-2.4.4.- Emisión de cartas compromiso por procedimientos electivos en CAMIULA PF-2.4.5.- Recepción del servicio de cartas compromiso por emergencias médicas en CAMIULA PF-2.4.6.- Evaluación del servicio de cartas compromiso por emergencias médicas en CAMIULA PF-2.4.7.- Emisión de cartas compromiso por emergencias médicas en CAMIULA PF-2.4.8.- Revisión de facturas por cartas compromiso en CAMIULA PF-2.4.9.- Revisión administrativa de facturas por cartas compromiso en clínicas PF-2.4.10.- Liquidación de facturas por cartas compromiso en clínicas PF-2.4.11.- Recepción de recaudos para órdenes especiales PF-2.4.12.- Recepción del servicio de órdenes especiales PF-2.4.13.- Emisión de órdenes especiales PF-2.4.14.- Revisión administrativa de facturas por órdenes especiales PF-2.4.15.- Liquidación de facturas por órdenes especiales PF-2.4.16.- Recepción de recaudos para reembolsos PF-2.4.17.- Recepción del servicio de reembolsos PF-2.4.18.- Revisión administrativa de facturas por reembolsos PF-2.4.19.- Liquidación de facturas por reembolsos PF-2.5.- Control de otros beneficios médico-asistenciales PF-2.5.1.- Programa de ayuda por muerte para gastos mortuorios PF-2.5.2.- Cobertura de servicios de enfermería domiciliaria PF-2.5.3.- Servicios de ambulancias PF-2.5.4.- Ayuda por canastilla








Asunto:


MODELO ACTORES UNIDADES ORGANIZACIONALES

Directorio Modelo Actor-Rol Modelo Rol-Actividad Matriz Actores-Procesos

GLOSARIO DE TÉRMINOS ANEXOS

Base Legal BIBLIOGRAFÍA





SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE SEGUROS Página: MNPP-INT-P-1/2



Asunto:

INTRODUCCIÓN

INTRODUCCIÓN

El presente Manual, es un instrumento de apoyo administrativo que tiene como propósito servir de consulta y orientación acerca de información relacionada con los procesos y procedimientos de trabajo formalmente establecidos para la tramitación y ejecución de los diferentes programas y servicios que ofrece el Sistema de Seguros de la Universidad de Los Andes a sus beneficiarios.

El mismo, forma parte de la documentación que se genera del Sistema de Información Organizacional que viene desarrollando la Dirección de Servicios de Información Administrativa (DSIA) a solicitud del Consejo Nacional de Universidades.

Está dirigido a diversos lectores en diferentes formas, y muy especialmente a todo el personal administrativo y obrero de la Oficina de Seguros de la Universidad de Los Andes que intervienen directa e indirectamente en la tramitación y ejecución de los diferentes programas y servicios; a saber: Programa de Hospitalización, Cirugía y Maternidad, Programa de Cobertura Especial de Hospitalización, Cirugía y Maternidad, Programa del Seguro de Vida y Accidentes Personales, Ayuda por Muerte para gastos mortuorios, Canastilla, Enfermería Domiciliaria, Ambulancias y Fondo de Contingencias.

Este Manual está organizado en cuatro secciones con el siguiente contenido: Introducción, consiste en una explicación al lector acerca de los antecedentes, motivos y propósitos que se pretenden cumplir a través de él, además incluye información sobre el ámbito de aplicación, a quien va dirigido y una breve presentación de cómo están constituidas sus partes, capítulos o secciones, es decir el contenido interno del manual; Reseña Histórica, contiene un breve resumen de la evolución de la Oficina Seguros de la Universidad de Los Andes desde su creación hasta los actuales momentos; Propuesta de Reestructuración Organizacional, incluye la misión, visión, el objetivo, la adscripción, el organigrama y las características y funciones generales de cada una de las unidades que conforman la Oficina de Seguros de la Universidad de los Andes; Modelo de Jerarquía de Sistemas, indica el orden o jerarquía del Sistema de Seguros; Modelo de Objetivos del Sistema de Negocio, se presenta el conjunto de objetivos que a través del tiempo ha manejado el Sistema de Seguros para así representar gráficamente los objetivos que se adaptan al contexto actual del Sistema; Modelo de Reglas de Negocio del Sistema de Negocio, contiene una relación detallada de todos los títulos de los principales ordenamientos jurídicos-administrativos vigentes que forman la base legal que sustenta los procesos y procedimientos de trabajo de que consta el manual, la relación de ésta base legal a de seguir un orden jerárquico descendente, a saber: Leyes, Estatutos, Reglamentos, Decretos, Acuerdos, Circulares u Oficios y otros documentos normativos-administrativos;





SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE SEGUROS Página: MNPP-INT-P-2/2



Asunto:

INTRODUCCIÓN

Descripción de los Procesos y Procedimientos para el Servicio Médico, Control de Programas y Beneficiarios y Apoyo Informático; como su nombre lo indica, describe en forma detallada cada uno de los procesos y procedimientos genéricos asociados a las distintas actividades necesarias para cumplir a cabalidad con los programas de hospitalización, cirugía y maternidad, seguro de vida y accidentes personales y otros beneficios médico-asistenciales; en el, se presenta información relacionada con: el Árbol de Procesos y Procedimientos; los Diagramas de Procesos del Sistema de Negocio; Cadena de Valor del Sistema de Negocio, que son herramientas de representación gráfica que permiten la visualización de los macro-procesos, procesos, subprocesos, actividades y tareas que se ejecutan en el trabajo interdisciplinario de una organización; una Información General que comprende el Objetivo, los Clientes, las Dependencias y/o Personas vinculadas, Entradas, Salidas, Fronteras, Base Legal relacionada, Formularios y Recursos utilizados en la ejecución de los procedimientos de trabajo, y finalmente se incluyen los Diagramas de Actividades y Descripción Narrativa del Procedimiento, en sí mismos, que son la descripción de las actividades y tareas que deben seguirse paso a paso en la realización de uno ó mas procesos/subprocesos de la organización; estos incluyen además, los puestos o unidades administrativas que intervienen en la ejecución de esas actividades y tareas, precisando su responsabilidad y participación. A los fines de facilitar el manejo del Manual y lograr uniformidad de criterios en su aplicación, se incorpora un Glosario de Términos, el cual define los principales conceptos ó términos relacionados tanto con la Tecnología de Procesos utilizada en la elaboración del manual, como los asociados a distintos Programas que se tramitan en la institución en el contexto de la normativa vigente.

La elaboración de Manuales de Procesos y Procedimientos forman parte de la documentación que se genera en las distintas fases del desarrollo de los Sistema de Información Organizacionales que se producen en la Dirección de Servicios de Información Administrativa (DSIA), y para los cuales se utiliza la Metodología de Ingeniería de Requisitos V3.0 de Jonás Montilva y utilizando el lenguaje UML 2.0-V1.0 (Unified Modeling Language) Lenguaje Unificado de Modelado de Negocios tomados del curso de Modelado de Sistemas dictado por Jonás Montilva e Isabel Besembel.

La correcta interpretación y aplicación de este Manual, se traducirá en una mayor eficiencia operativa, facilitando así mismo la gestión de las unidades académico-administrativas de la institución.

La homogeneidad en la ejecución de los procesos y procedimientos constituye la política a observar en todos los sectores, con adecuación y actualización en el tiempo a los lineamientos que establezca la Universidad de Los Andes.

Debe considerarse que el Manual es un elemento dinámico y como tal requiere una permanente revisión a fin de asegurar su vigencia en el tiempo.





SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE SEGUROS Página: MNPP-RH-P-1/3



Asunto:

RESEÑA HISTÓRICA

RESEÑA HISTÓRICA DEL SISTEMA DE SEGUROS DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES

El Consejo Universitario, considerando la imperiosa necesidad de controlar y evaluar los contratos de

seguros a objeto de procurar la adecuada orientación para los asegurados y el cumplimiento de las

empresas aseguradoras de las cláusulas convenidas. Y, a su vez con miras a la Administración Directa

del Seguro de Hospitalización, Cirugía y Maternidad del personal administrativo, técnico y obrero; y el

control y evaluación de los Seguros de Vida, Accidentes Personales y Seguros Patrimoniales, aprobó en reunión ordinaria celebrada el 15 de septiembre de 1.993, el “Proyecto de Creación de la Oficina de Seguros de la Universidad de Los Andes” contenido en la comunicación Nº 1563.93 de fecha

27.07.1993, quedando esta oficina adscrita al Vicerrectorado Administrativo.

El Sistema de Seguros de la Universidad de Los Andes, hoy día es responsable de administrar,

tramitar y velar por la eficiente prestación de los servicios del seguro para hospitalización, cirugía y

maternidad a todo el personal administrativo, técnico y obrero así como a su grupo básico y

complementario y el control y evaluación del Seguro de Vida y Accidentes Personales, dentro de lo

establecido en su reglamento, convenios de trabajo suscritos por la Universidad y los gremios, y las

resoluciones del Consejo Universitario. De igual forma contrata los seguros de responsabilidad civil

(RCV) y de cobertura amplia para la flota vehicular de la Universidad según sea el caso. Todo ellos con

el fin de garantizar el máximo beneficio para los trabajadores y sus familiares y la mejor protección al

patrimonio de la institución.

La estructura organizativa del Sistema de Seguros de la Universidad de Los Andes, ha sufrido desde su

creación algunas modificaciones en su distribución interna respondiendo a las necesidades y

crecimiento que con los años ha experimentado; con el fin de cumplir a cabalidad con los objetivos y

acciones que la delimitan dentro del contexto universitario.

Es por ello que en el proyecto de su creación (Junio, 1.993) se presenta una estructura organigramática

que atendía las necesidades y requerimientos de la organización para ese entonces.








Asunto:

RESEÑA HISTÓRICA

VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO

OFICINA DE SEGUROS

COORDINADOR

UNIDAD DE APOYO

ADMINISTRATIVO

COMISIÓN MÉDICA

CONTROL Y EVALUACIÓNLEGAL

CEDEC

INFORMÁTICA

COMPAÑÍA DE

SEGUROS

ATENCIÓN AL USUARIO

PROCESAMIENTO DE DATOS

ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS

RELACIÓN DE COORDINACIÓN

FUENTE: PROYECTO DE LA OFICINA DE SEGUROS DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES. Mérida, Junio de 1.993 Estructura Organigramática del Sistema de Seguros de la U.L.A.








Asunto:

RESEÑA HISTÓRICA

De igual forma se muestra el Organigrama del Sistema presentado en la página web de la Universidad

(octubre 2006) y en la Memoria y Cuenta (2.005).

Fuente: www.ula.ve y Memoria y Cuenta 2005.

Estructura Organigramática del Sistema de Seguros de la U.L.A.





SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE SEGUROS Página: MNPP-PRO-P-1/1



Asunto:

PROPUESTA DE REESTRUCTURACIÓN ORGANIZACIONAL DEL SISTEMA DE SEGUROS DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES

PROPUESTA DE REESTRUCTURACIÓN ORGANIZACIONAL DEL SISTEMA DE SEGUROS DE

LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES (OFISEULA)








Asunto:


ORGANIZACIÓN

Misión “La Oficina de Seguros de la Universidad de Los Andes (OFISEULA) es la Unidad de Apoyo del

Vicerrectorado Administrativo cuyo fin principal es gestionar la prestación de servicios de protección

social para los trabajadores de acuerdo con lo establecido en los convenios colectivos de trabajo, y para

la protección de los bienes y el patrimonio de la Universidad de Los Andes, mediante la administración

de los recursos financieros asignados para ello, previendo la generación de ingresos y alianzas

estratégicas para lograr la optimización de los servicios prestados a los beneficiarios, guiados por los

principios de honestidad, justicia y servicio dentro de un marco de armonía y desarrollo de las personas

que allí laboran”. (Fuente: Boletín Informativo 2004).

Visión “Hacer de la Oficina de Seguros de la Universidad de Los Andes (OFISEULA) la Unidad de Apoyo del

Vicerrectorado Administrativo con óptimo nivel gerencial que garantice la excelencia, probidad, eficacia

y eficiencia en la administración y vigilancia de los recursos financieros asignados, mediante la alta

participación en los procesos de asistencia técnica y control eficaz de gestión, afianzada en grupos de

alto desempeño y sustentada en principios éticos, de liderazgo, de respeto y equidad para el

mejoramiento de la seguridad y bienestar social del personal docente, técnico, administrativo y obrero y

la protección de los bienes y patrimonio de la Universidad de Los Andes”. (Fuente: Boletín Informativo

2004).

El Objetivo El Sistema de Seguros de la Universidad de Los Andes (OFISEULA) tiene como objetivo coordinar,

administrar y contratar los servicios de Seguros Personales para todo el personal administrativo, técnico

y obrero así como a sus familiares; y Seguros de Responsabilidad Civil (RCV) y/o de Cobertura Amplia

para la flota vehicular de la Universidad.








Asunto:


Para cumplir su objetivo, OFISEULA deberá:

Prestar atención de Hospitalización, Cirugía y Maternidad a los trabajadores y a su grupo

básico y complementario en un todo de acuerdo con lo establecido en las Convenciones

Colectivas.

Garantizar la respuesta oportuna y eficiente, en relación a los problemas de salud, que

plantean los trabajadores de la Universidad de Los Andes.

Administrar eficientemente los recursos asignados por vía presupuestaria al Sistema de

Seguros de la Universidad de Los Andes (OFISEULA).

Efectuar el análisis y revisión continua de las coberturas existentes, así como estudios de

costos y estadísticos permanentes.

Informar periódicamente a los trabajadores de todo aquello relacionado con el Seguro de

Hospitalización, Cirugía y Maternidad (HCM); y Seguros de Vida y Accidentes Personales.

Garantizar a través del Sistema de Seguros la contratación por parte de la Universidad de los

Seguros Patrimoniales, Seguros de Vida y Accidentes Personales.

Garantizar la oportunidad y calidad de los servicios de salud al personal administrativo,

técnico y obrero de la Universidad de Los Andes, conjuntamente con el Centro de Atención

Médico Integral de la Universidad de Los Andes (CAMIULA).

Adscripción El Sistema de Seguros de la Universidad de Los Andes (OFISEULA) está adscrito al Vicerrectorado

Administrativo por ser una dependencia que administra los recursos destinados a la atención médica

hospitalaria de los trabajadores y el resguardo de los bienes patrimoniales de la Universidad.








Asunto:


ORGANIGRAMA

Vicerrectorado Administrativo

Oficina de Seguros de la Universidad de Los

AndesDirección

Comisión Técnica Asesora del Fondo de Contingencias

(*)

Unidad de Planificación y

Control (**)

Unidad de Control de Programas y

Beneficiarios

Unidad de Servicio Médico

Hospitalización, Cirugía y

Maternidad (HCM)

Seguro de Vida y Accidentes Personales.

Otros Beneficios Médico-

Asistenciales

Programas

(*) Comisión Técnica Asesora del Fondo de Contingencias conformada por: Un Médico asignado por el Vicerrector Administrativo El Director de CAMIULA El Director de OFISEULA

(**) Unidad de Planificación y Control conformada por: Directora – Coordinador Unidad de Servicio Médico y Coordinador Unidad de Control de Programas y Beneficiarios .

Asuntos Legales

Unidad de Apoyo

Administrativo

Unidad de Apoyo

Informático

Unidad de Apoyo Secretarial y de

Servicios

Consejo Jurídico Asesor

Fuente: Creación de los Analistas

Organigrama propuesto para el Sistema de Seguros de la Universidad de Los Andes.








Asunto:


Unidad de Planificación y

ControlDirectora – Coordinador

Unidad de Servicio Médico y Coordinador Unidad de Control

de Programas y Beneficiarios .

Unidad de Control de Programas y Beneficiarios

Jefe de Seguro - Betty Rangel Abogado - Mary C . Mejía

Oficinista - Judith CarmonaOficinista - Naileth Peñoloza

Oficinista - Rosa Rojas


Mco. Especialista -Yuraima Espinoza Mco. Especialista - Tany Guillén

Hospitalización Cirugía y

Maternidad (HCM)



Asistenciales

Programas

Asuntos LegalesAbogado

Mary C. Mejía

Unidad de Apoyo Administrativo

Analis. Financ. ( Jefe)- Ramona Escalante

Contabilista - Mireya Jeréz Asist. Administ.- Alba Quintero

Unidad de Apoyo Informático

Analis. Prog. de Sist.Carlos Flores


ServiciosOficinista - Betty Lobo

Recepcionista - Dilcie Morales Archivista - Fernando Picón

Chofer -Manuel Toro

Aseadora -Neida Carrero


Vicerrector AdministrativoMario Bonucci Rossini

Oficina de Seguros de la Universidad de

Los AndesDirectora

Nancy Parra de Valero

Comisión Tec. Asesora del Fondo de Contingencias

Dra. Flor MarquinaDir. OFISEULA – Nancy Parra de V.

Dir. CAMIULA – Elena Gutiérrez


Fuente: Creación de los Analistas

Organigrama propuesto para el Sistema de Seguros de la Universidad de Los Andes. (Actores-Cargo).








Asunto:


CARACTERISTICAS Y FUNCIONES GENERALES

Dirección La conforma un Director que podrá ser escogido entre los miembros de la comunidad universitaria de

reconocido prestigio en el sector salud.

Objetivo:

Dirigir las actividades de prestación de servicios de Seguros a los trabajadores y familiares de la

Universidad de Los Andes y la contratación de los Seguros para la flota vehicular de la Universidad.

Funciones:

o Organizar el Sistema de Seguros para que cumpla con su misión.

o Dirigir las actividades del Sistema de Seguros a fin de lograr un alto grado de eficiencia

administrativa y operativa.

o Dirigir al personal administrativo, técnico y obrero del Sistema de Seguros y velar por el

cumplimiento de los horarios de trabajo establecidos por la Universidad.

o Proponer al Rector, a través de la Dirección de Personal, el nombramiento, clasificación,

promoción o remoción del personal administrativo, técnico y obrero de la organización.

o Autorizar las compras de bienes y la contratación de servicios; así como los pagos de ellos.

o Levantar y mantener al día el inventario de bienes asignados a la dependencia.

o Dirigir la realización del Proyecto de Presupuesto Anual del Sistema de Seguros y presentarlo al

Vicerrector Administrativo. Una vez aprobado por éste, presentarlo a la Dirección de

Presupuesto, quién lo utilizará en la preparación del Proyecto de Ingresos y Gastos de la

Universidad.

o Velar por el cumplimiento de las normas y procedimientos establecidos por la Universidad.

o Representar a la Universidad ante las Compañías de Seguros y los Asegurados.

o Representar a la Organización en el Consejo de Directores del Vicerrectorado Administrativo.

o Informar periódicamente al Vicerrector Administrativo sobre las actividades cumplidas por el

Sistema de Seguros de la Universidad de Los Andes.

o Asesorar al Consejo Universitario sobre la contratación de las pólizas de seguros.








Asunto:


o Las demás que le señalen los Reglamentos de la Universidad y los Acuerdos del Consejo

Universitario, Equipo Rectoral o el Vicerrector Administrativo.

Unidad de Servicio Médico Integrada por (2) dos médicos especialistas.

Objetivo:

Prestar servicios médicos, atendiendo y valorando a pacientes referidos, o evaluando informes y

diagnósticos médicos a fin de conceder satisfactoriamente los servicios de Hospitalización, Cirugía y

Maternidad y otros Beneficios Médicos-Asistenciales, tales como: Asignaciones por Pasajes o Viáticos,

Cobertura de Servicios de Enfermería, Cobertura de Prótesis, Servicios de Ambulancia, Ayuda para

Canastilla y Protección al Recién Nacido en caso de emergencias; a todo el personal administrativo,

técnico y obrero de la Universidad de los Andes y a su grupo familiar.

Funciones:

o Valorar clínicamente toda persona adulta que desea ser asegurada como grupo complementario

de un beneficiario.

o Estudiar y canalizar la aprobación del Fondo de Contingencias, en casos catastróficos (casos de

reciente data no más de tres meses de aparición, generalmente asociados a accidentes de

cualquier tipo).

o Emitir Cartas Compromiso para las intervenciones de emergencia o no electivas y electivas.

o Revisar y evaluar informes, estudios y exámenes que acompañen las cartas compromisos,

órdenes especiales y reembolsos o en su defecto que hayan sido presentados para la solicitud

de otros beneficios médico asistenciales.

o Verificar las liquidaciones de cartas compromisos, órdenes especiales y los reembolsos de

acuerdo a los baremos establecidos por el Sistema de Seguros.

o Evaluar (pre y post-operatorio) todas aquellas intervenciones que se sospeche sean con fines

estéticos.

o Programar las intervenciones que no son de emergencia para los meses de Agosto y Diciembre

para beneficio del usuario y de la Universidad de Los Andes.








Asunto:


o Supervisar las clínicas o centros asistenciales con los que O.F.I.S.E.U.L.A. tiene convenio.

o Elaborar informes estadísticos así como mantener la base de datos para agilizar la programación

y toma de decisiones.

o Cualquier otra, necesaria para la consecución de los fines de la dependencia.

Unidad de Control de Programas y Beneficiarios Esta unidad esta integrada por (1) un Jefe de Seguro, (1) un Abogado y (3) tres oficinistas.

Objetivo:

Ejecutar las actividades referentes a la inscripción, actualización y control de todo el personal

administrativo, técnico y obrero fijo y contratado que labora en la Universidad de Los Andes y que goza

del beneficio del Sistema de Seguros, así como, la verificación de los recaudos necesarios para la

cancelación de los servicios de Hospitalización, Cirugía y Maternidad, Seguro de Vida y Accidentes

Personales y otros Beneficios Médicos-Asistenciales, tales como: Asignaciones por Pasajes o Viáticos,

Ayuda por Muerte, Cobertura de Servicios de Enfermería, Cobertura de Prótesis, Servicios de

Ambulancia, Ayuda para Canastilla y Protección al Recién Nacido, de acuerdo a las normas y leyes que

los regulan.

Funciones:

o Realizar las inscripciones, exigiendo la documentación legal para cada caso.

o Procesar inclusiones, exclusiones, renuncias, destituciones y permisos no remunerados.

o Tramitar los carnets de los beneficiarios.

o Realizar modificaciones o correcciones en el sistema de los datos de los beneficiarios.

o Actualizar la información de los beneficiarios y su grupo básico y complementario en la Dirección

de Sistemas e Información Administrativa.

o Objetar el cobro indebido al personal administrativo, técnico y obrero ante el Departamento de

Nómina por concepto de primas de seguro.

o Tramitar los seguros de vida y accidentes personales.

o Emitir Cartas Compromiso para las intervenciones u hospitalizaciones en CAMIULA.

o Emitir Órdenes Especiales.








Asunto:


o Revisar administrativamente todos los soportes que acompañan las Cartas Compromiso,

Órdenes Especiales y Reembolsos.

o Emitir la liquidación, de los servicios de Hospitalización, Cirugía y Maternidad y otros beneficios

Médicos-Asistenciales prestados por CAMIULA, clínicas privadas, laboratorios, médicos

especialistas e institutos de salud.

Asuntos Legales Conformada por (1) un Abogado.

Objetivo:

Proporcionar asesoría y consultas permanentes en materia legal y jurídica, analizando, redactando y

tramitando documentos y/o expedientes, a fin de brindar apoyo y un óptimo servicio de asesoría legal y

jurídica en los casos referidos a los Servicios de Seguros que otorga la Universidad de Los Andes a sus

trabajadores.

Funciones:

o Atender y Asesorar al personal administrativo, técnico y obrero en relación a las normas

aplicadas en esta dependencia en base a la convención colectiva de trabajo de cada miembro.

o Realizar de consultas en materia administrativa y laboral del personal de la universidad a través

del Consejo Jurídico Asesor.

o Elaborar informes por escrito en base a las consultas realizadas en materia legal sobre los

diferentes casos que son solicitados.

o Elaborar dictámenes, contratos, resoluciones, fallos administrativos y legales.

o Elaborar informes ante los tribunales sobre el embargo de sueldos de los trabajadores conforme

a la pensión de alimentos de los menores de edad inscritos o no en esta dependencia.

o Analizar y asistir ante los Tribunales de documentos legislativos en base a los diferentes

procesos como recursos de amparo donde se vea involucrada esta dependencia.

o Redactar y analizar los estatutos, reglamentos, convenios, contratos y demás documentos

legales, jurídicos y normativas vigentes en los que intervenga el Sistema de Seguros.

o Cualquier otra, enmarcada en las necesidades institucionales que le encomiende la Dirección.








Asunto:


Comisión Técnica Asesora del Fondo de Contingencias Es una Comisión integrada por un Médico asignado por el Vicerrector Administrativo; el Director de

CAMIULA y el Director de OFISEULA o en quien ellos deleguen esta función.

Objetivo:

La Comisión sólo evaluará eventos catastróficos de aparición reciente (no mayor de tres meses)

quedando tácitamente excluidas aquellas enfermedades crónicas, degenerativas de larga evolución y

que se agudicen en un momento determinado, pero su pronóstico de recuperabilidad es improbable. En

tales casos la comisión hará una evaluación “in situ”. (Fuente: Normas generales para el

Funcionamiento de la Comisión Técnica Asesora del Fondo de Contingencia.)

Unidad de Planificación y Control Estará conformada por el Director de OFISEULA, el Coordinador de la Unidad de Servicio Médico y el

Coordinador de la Unidad de Control de Programas y Beneficiarios.

Objetivo:

Ejecutar la planificación y control de todas las actividades que se deriven de los servicios de

Hospitalización, Cirugía y Maternidad enmarcados dentro de los diferentes programas de cobertura que

ofrece la organización y de las transacciones relativas a los seguros contratados por la Universidad para

cubrir los Seguros de Vida y Accidentes Personales y los Seguros de los Vehículos.

Funciones:

o Detectar las necesidades básicas para la formulación de planes y programas del Sistema.

o Planificar las actividades del Sistema de acuerdo a los objetivos generales establecidos.

o Elaborar y mantener un sistema actualizado de evaluación y desempeño de las Clínicas, Centros

Médico-Asistenciales, Fundaciones, Centros de Estudios y Diagnósticos, Laboratorios, Médicos

Especialistas y las Compañías Aseguradoras.

o Establecer el baremo con el que se gestionará los convenios con los prestadores de los servicios

de salud.

o Coordinar la obtención de información referente a los pagos realizados a clínicas, asegurados,

actualizaciones del registro de asegurados, reclamos y trámites para su debido análisis y

evaluación.








Asunto:


o Realizar proyecciones estadísticas en materia seguros en cuanto a: Siniestralidad, Beneficios,

Pagos, Ingresos y Egresos.

Unidad de Apoyo Administrativo Actualmente está integrada por (1) un Analista Financiero (Jefe provisional), (1) un Contabilista y (1) un

Asistente Administrativo.

Objetivo:

Proporcionar la asistencia necesaria a todas las unidades que conforman el Sistema de Seguros

mediante el eficiente y oportuno cumplimiento de las actividades financieras, presupuestarias y

contables-tributarias.

Funciones:

o Asistir al Director del Sistema de Seguros en materia Administrativa.

o Coordinar el proceso administrativo, en materia de tramitación de contratación de personal,

adquisiciones de bienes y materiales, contratación de servicios, suministros de materiales,

control de bienes y servicios generales.

o Mantener un adecuado inventario sobre material fungible necesario para el normal

funcionamiento de la Dependencia.

o Administrar y controlar la Caja Chica de la Dependencia.

o Llevar el Registro de Proveedores.

o Mantener actualizado un Inventario de Bienes de la Dependencia.

o Llevar el control presupuestario a través del Sistema Universitario de Administración Sectorial

(SUAS).

o Coordinar la elaboración del proyecto de presupuesto anual de la dependencia y presentarlo al

Director.

o Presentar informes mensuales al Director sobre las actividades administrativas cumplidas por la

unidad.

o Velar por el cumplimiento de las normas administrativas, sistemas y procedimientos de trabajo

aprobados por el Consejo Universitario y/o las Autoridades competentes de la Universidad.








Asunto:


o Revisar y actualizar, periódicamente, el manual de organización y procedimientos de la

dependencia.

Unidad de Apoyo Informático Integrada por un Ingeniero de Sistemas.

Objetivo:

Proporcionar apoyo, mediante el uso de los recursos de tecnología de información y comunicación,

auxiliando y potenciando las actividades de la dependencia para la consecución de sus metas y

objetivos.

Funciones:

o Planificar el desarrollo de los recursos de tecnología y comunicación.

o Proponer, formular y desarrollar proyectos de tecnología de información y alternativas

tecnológicas.

o Diseñar la actualización del sistema de información.

o Elaborar planes de adiestramiento para los usuarios.

o Evaluar los servicios tecnológicos, sistemas y procesos.

o Disponer de los recursos de informática para apoyar el desarrollo de las actividades propias de

la dependencia.

o Administrar y mantener la red de área local, la base de datos y la página Web de OFISEULA.

o Asesorar en el proceso de adquisición de recursos tecnológicos y nuevas tecnologías.

o Elaborar consultas y reportes inéditos o eventuales en base a los datos almacenados.

Unidad de Apoyo Secretarial y Servicios Unidad conformada por (1) una oficinista, (1) una recepcionista, (1) un archivador, (1) un chofer y (1)

una aseadora.

Objetivo:

Asistir a los asegurados en cuanto a la recepción de solicitudes de servicios, y colaborar con todas

aquellas actividades esenciales del Sistema de Seguros de la Universidad de Los Andes.








Asunto:


Funciones:

o Ejecutar todas las actividades de apoyo secretarial.

o Recibir la correspondencia.

o Atención al público

o Archivo de expedientes de los beneficiarios.

o Movilizar el personal de la dependencia.

o Aseo de las instalaciones.

o Apoyo Logístico en los casos en que se requiera.





SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE SEGUROS Página: MNPP-MSN-P-1/1



Asunto:

MODELO DEL SISTEMA DE NEGOCIOS

MODELO DEL SISTEMA DE NEGOCIOS (SN)

MODELO DE JERARQUÍA DE SISTEMAS MODELO DE OBJETIVOS DE NEGOCIO MODELO DE REGLAS DE NEGOCIO MODELO DE PROCESOS DE NEGOCIO MODELO DE ACTORES-UNIDADES ORGANIZACIONALES





SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE SEGUROS Página: MNPP-MJS-P-1/1

Materia: MODELO DEL SISTEMA DE NEGOCIO

Asunto:

MODELO DE JERARQUÍA DE SISTEMAS

MODELO DE JERARQUÍA DEL SISTEMA DE SEGUROS DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES

Sistemas de Servicios de Información Administrativa

Sistema de Fomento

Sistema Gerencial Administrativo

Sistema de Servicios Generales

Sistema de Personal

Sistema de Programación y Presupuesto

Sistema de Finanzas

Modelo de Jerarquía de Sistemas

Control de Programas y Beneficiarios


Sistema de Ingeniería de Mantenimiento

Administración UniversitariaSistema de Seguros de la Universidad de los Andes

Apoyo Gerencial

Servicio Médico

Servicio Médico

Apoyo Secretarial y de

Servicios

Apoyo Secretarial y de

ServiciosApoyo

Informático

Apoyo Informático

Planificación y Control


Apoyo Administrativo


Asuntos Legales

Asuntos Legales

SupersistemaSupersistema

SubsistemasSubsistemasSistema de InterésSistema de Interés

Fuente: Primer Modelo de Hitchins (2000). Curso de Modelado de Sistemas 2005. Jonás Montilva e Isabel Besembel - CEIsoft.Fuente: Primer Modelo de Hitchins (2000). Curso de Modelado de Sistemas 2005. Jonás Montilva e Isabel Besembel - CEIsoft.

Sistemas Sistemas





SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE SEGUROS Página: MNPP-MON-P-4/6


Asunto:

MODELO DE OBJETIVOS DE NEGOCIO DEL SISTEMA DE SEGUROS DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES

MODELO DE OBJETIVOS DE NEGOCIO DEL SISTEMA DE SEGUROS DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES

<<Objetivo>>Específico Cualitativo

Asistir a los asegurados en cuanto a la recepción de solicitudes de servicios , y colaborar con todas aquellas actividades esenciales del Sistema de Seguros de la

Universidad de Los Andes.<<Objetivo>>

Específico Cualitativo Administrar eficientemente los recursos asignados por vía

presupuestaria a OFISEULA.Fuente: Memoria y Cuenta año 2005.

<<Objetivo>>VISIÓN

Hacer de la Oficina de Seguros de la Universidad de Los Andes (OFISEULA) la Unidad de Apoyo del Vicerrectorado Administrativo con óptimo nivel gerencial que garantice la excelencia, probidad, eficacia y eficiencia en la administración y vigilancia de los recursos financieros asignados, mediante la alta participación en los procesos de asistencia técnica y control eficaz de gestión, afianzada en grupos de alto desempeño y sustentada en principios éticos, de liderazgo, de respeto y equidad para el mejoramiento de la seguridad y bienestar social del personal docente , técnico, administrativo y obrero y la protección de los bienes y patrimonio de la Universidad de Los Andes.Fuente: Boletín Informativo año 2004.

<<Objetivo>>MISIÓN

La Oficina de Seguros de la Universidad de Los Andes (OFISEULA) es la Unidad de Apoyo del Vicerrectorado Administrativo cuyo fin principal es gestionar la prestación de servicios de protección de los bienes y el patrimonio de la Universidad de Los Andes , mediante la administración de los recursos financieros asignados para ello , previendo la generación de ingresos y alianzas estratégicas para lograr la optimización de los servicios prestados a los beneficiarios , guiados por los principios de honestidad , justicia y servicio dentro de un marco de armonía y desarrollo de las personas que allí laboran.Fuente: Boletín Informativo año 2004.

<<Objetivo >>OBJETIVO GENERAL

Proteger a la Universidad , mediante la contratación de seguros , ante aquellos hechos impredecibles que puedan lesionar su patrimonio (bienes patrimoniales , flota automotriz), y proteger a sus trabajadores en lo que se refiere al Seguro de Vida y Accidentes Personales. Otorgar al personal Administrativo, Técnico y Obrero (A.T.O.), a su grupo básico y grupo complementario la atención de Hospitalización, Cirugía y Maternidad , en un todo de acuerdo con lo establecido en los Convenios Colectivos celebrados entre la Universidad de Los Andes y las Asociaciones y Sindicatos de Empleados y Obreros de esta Universidad. Velar por el cumplimiento de las Normas y Procedimientos aprobados por el Consejo Universitario en cuanto a la prestación de servicios de H.C.M.

Fuente: Boletín Informativo año 2004.


Garantizar a través de OFISEULA la contratación por parte de la ULA de los seguros patrimoniales, Seguros de Vida y Accidentes

Personales. Fuente: Memoria y Cuenta año 2005.

<<Objetivo>>

Modelo de Objetivos de Negocio del Sistema de Seguros de la Universidad de Los Andes

Fuente: Modelado de Objetivos del Sistema de Negocio. Curso Ingeniería de Requisitos 2005. Jonás Montilva CEISoft.


Prestar atención de hospitalización , cirugía y maternidad a los trabajadores y a su grupo básico y complementario en un todo de

acuerdo con lo establecido en la VIII Convención Colectiva .Fuente: Memoria y Cuenta año 2005.


Informar periódicamente a los trabajadores de todo aquello relacionado con el HCM y Seguros de Vida y

Accidentes Personales . Fuente: Memoria y Cuenta año 2005.


Garantizar la respuesta oportuna y eficiente, en relación a los problemas de salud, que plantean los trabajadores de la Universidad de los Andes. Garantizar la oportunidad y calidad de los servicios de

salud al personal A.T.O. conjuntamente con CAMIULA. Fuente: Memoria y Cuenta año 2005.


Proporcionar asesoría y consultas permanentes en materia legal y jurídica, analizando, redactando y

tramitando documentos y/o expedientes, a fin de brindar apoyo y un óptimo servicio de asesoría legal y jurídica en

los casos referidos a los Servicios de Seguros que otorga la Universidad de Los Andes a sus trabajadores.


Efectuar el análisis y revisión continua de las coberturas existentes, así como estudios de costos y

estadísticos pertinentes.Fuente: Memoria y Cuenta año 2005.





SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE SEGUROS Página: MNPP-MRN-P-1/1


Asunto: MODELO DE REGLAS DE NEGOCIO DEL SISTEMA DE

SEGUROS DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES

MODELO DE REGLAS DE NEGOCIO DEL SISTEMA DE SEGUROS DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES

Modelo de Reglas de Negocio del Sistema de Seguros de la Universidad de los Andes.

<<regla>>Reglas

<<regla>>Reglas de Negocio

<<proceso>>Proceso de Negocio


Externa

<<regla>>Disposiciones

ConstitucionalesConstitución de la República

Bolivariana de Venezuela (1.999)

<<regla>>Tratados y convenios

Internacionalesa través de la Organización

Internacional del Trabajo (OIT )

<<regla>>Ley

Código Civil , Ley Orgánica del Trabajo , Ley Orgánica para la Protección del Niño y del Adolescente ; Ley de

Universidades , Ley del Estatuto de la Función Pública , Ley Orgánica de la Contraloria General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal , Ley Orgánica de la

Administración Pública , Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público , Ley de Licitaciones ; Código Orgánico Tributario ,Ley de Impuesto Sobre la Renta , Ley

que establece el Impuesto al Valor Agregado ; Ley de Seguros y Reaseguros .

<<regla>>Reglamento

Reglamento de la Ley de Universidades , Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República , Reglamento de Traslados de Créditos Presupuestarios , Reglamento parcial de la Ley de Impuesto sobre la Renta ,

Nuevo Reglamento parcial de la Ley de Impuesto sobre la Renta en materia de Retenciones , Reglamento General del Decreto con Fuerza y Rango de Ley que

establece el Impuesto al Valor Agregado . Reglamento de Contraloria Interna de la ULA (1998 )


Internas

<<regla>>Convenciones

II Convención de Trabajo entre la Universidad de Los Andes y el

Sindicato Regional de Profesionales Universitarios de la ULA , para los

estados Mérida , Táchira y Trujillo. VIII Convención Colectiva de Trabajo 1998 -1999. Asociación de Empleados de la Universidad de Los Andes (AEULA )

Convención Colectiva de Trabajo 1994 -1995 . Universidad de Los Andes -

Sindicato de Obreros (SOULA)

<<regla>>Otros

Normas y Procedimientos aplicables al Plan de

Cobertura Especial de Hospitalización, Cirugía y

Maternidad (H.C.M.), Manual de Pólizas del

Seguro Parque Automotor ULA. Normas Generales

para el funcionamiento de la Comisión Técnica Asesora del Fondo de Contingencia .

<<regla>>Resoluciones

Resoluciones del Consejo Universitario .

<<regla>>Reglamentos

InternosReglamento de Ingresos

Propios de O .F.I.S.E.U.L.A.Reglamento interno sobre la

administración de los recursos financieros

provenientes del grupo complementario para la

facilitación de los servicios de H.C.M. por

O.F.I.S.E.U.L.A.

regula

Fuente : Modelo de Reglas de Negocio. Curso Ingeniería de Requisitos 2005. Jonás Montilva CEISoft.





SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE SEGUROS Página: MNPP-MPN-P-1/1


Asunto: MODELO DE PROCESOS DE NEGOCIO DEL SISTEMA DE


MODELO DE PROCESOS DE NEGOCIO DEL SISTEMA DE SEGUROS DE

LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES





SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE SEGUROS Página: MNPP-DPS-P-1/1

Materia: MODELO DE PROCESOS DE NEGOCIO DEL SISTEMA DE


Asunto: DIAGRAMA DE PROCESOS DEL SISTEMA DE SEGUROS DE LA

UNIVERSIDAD DE LOS ANDES

DIAGRAMA DEL PROCESO DEL SISTEMA DE SEGUROS DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES

<<información>>- Requisitos para la Inscripción - Requisitos para la solicitud de

CC, OE y R.- Requisitos para el S.V y A.P.- Listado de la Flota Vehicular

ULA.

<<reglas>>Constitución de la República Bolivariana de Venezuela (1.999). Código Civil. Ley Orgánica del Trabajo. L.OP.N.A.. Ley de Universidades. Ley del Estatuto de la Función Pública. Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal . Ley Orgánica de la Administración Pública. Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público . Ley de Licitaciones . Código Orgánico Tributario. Ley de Impuesto Sobre la Renta. Ley que establece el I .V.A.. Reglamento de la Ley de Universidades. Reglamento de Contraloría Interna de La ULA (1998). Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República. Reglamento de Traslados de Créditos Presupuestarios. Reglamento parcial de la L.I.S.L.R. Nuevo Reglamento parcial de la L.I.S.L.R en materia de Retenciones. Reglamento General del Decreto con Fuerza y Rango de Ley que establece el I .V.A. Régimen de seguridad social y de familia. Instructivo del Impuesto sobre la Renta sobre Retenciones Varias. Instructivo para la presentación de la Relación Anual en materia de Retenciones (SENIAT). Instructivo del Impuesto al Valor Agregado según Providencia Administrativa del SENIAT Nº SAT/2002/1.454, año 2002. Providencia Administrativa mediante la cual se designan a los Entes Públicos Nacionales como Agentes de Retención del I .V.A. (Nº SNAT/2005/0056). II Convención de Trabajo entre la Universidad de Los Andes y el Sindicato Regional de Profesionales Universitarios de la ULA , para los estados Mérida, Táchira y Trujillo. Convención Colectiva AEULA. Convención Colectiva SOULA . Reglamento de Ingresos Propios de O.F.I.S.E.U.L.A. Reglamento interno sobre la administración de los recursos financieros provenientes del grupo complementario para la facilitación de los servicios de H .C.M. por O.F.I.S.E.U.L.A. Resoluciones del Consejo Universitario . Normas y Procedimientos aplicables al Plan de Cobertura Especial de Hospitalización , Cirugía y Maternidad (H.C.M.). Manual de Pólizas del Seguro Parque Automotor ULA . Normas Generales para el funcionamiento de la Comisión Técnica Asesora del Fondo de Contingencia.

regula

<<fin>>- Contratación de seguros para la flota automotriz, y Seguro de Vida y Accidentes Personales . - Otorgar al personal Administrativo , Técnico y Obrero (A.T.O.), a su grupo básico y grupo complementario la atención de Hospitalización , Cirugía y Maternidad, en un todo de acuerdo con lo establecido en los Convenios Colectivos celebrados entre la Universidad de Los Andes y las Asociaciones y Sindicatos de Empleados y Obreros de esta Universidad.

<<actor>>Director y Jefes/

Coordinadores de las Unidades

controla cumple

<<actor>>Personal Administrativo Obrero del Sistema de

Seguros de la Universidad

<<actor>>

Personal Administrativo, Profesional y

Técnico del Sistema de Seguros de la

Universidad

Ejecuta

Apoya

<<información>>

Web´s, RedULA, Sistemas SISGAG, SUAS, Retención

de Impuestos y Baremos

Consulta

<<objeto negocio >>-H.C.M.

-Póliza de Vida y Acc. Personales.

-Otros Beneficios Med-Asist.

-Pólizas Flota Vehículos

requiere <<proceso>>Servicios de

Seguros de la Universidad de

Los Andes

Diagrama de Proceso del Sistema de Seguros de la Universidad de Los Andes

<<producto>>Inspripción en el sistema al trabajador,

grupo básico y complementario

<<producto>>Cartas Compromiso para

Intervenciones electivas y de Emergencia

<<producto>>Ordenes Especiales para servicios

ambulatorios de médicos especialistas y estudios de diagnósticos y especializados

<<producto>>Reembolsos por Hospitalización,

Cirugía, Maternidad, Gastos en IAHULA y Examenes Especializados

<<producto>>Contratar Seguro de Vida y Acc.

Personales Otros Beneficios Médico Asist.

Serv . De Transp. ULA

<<producto>>Contratar Pólizas para flota automotriz

ULA. (RCV y Cobertura Amplia)

Personal ATO y familia

Asegurados e Inst . de Serv . De Salud

Serv. De Transp. ULA

<<producto>>Informe periódico de gestión

administrativa y act. desarrolladas


Web´s de la ULARedULA: Red de la Universidad de Los Andes

SISGAG: Sistema de Gestión Administrativa y GerencialSUAS: Sistema Universitario de Administración Sectorial







SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE SEGUROS Página: MNPP-CVS-P-1/1



Asunto: CADENA DE VALOR DEL SISTEMA DE SEGUROS DE LA

UNIVERSIDAD DE LOS ANDES

CADENA DE VALOR DEL SISTEMA DE SEGUROS DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES

<<P

RO

CE

SO

S

FU

ND

AM

EN

TA

LE

S>

>

PA-1 Asuntos Legales

<<P

RO

CE

SO

S D

E

AP

OY

O>

>

Cadena de Valor del Sistema de Seguros de la Universidad de los Andes

PF-1Servicio Médico

PF-2Control de

Programas y Beneficiarios

PA-2 Planificación y Control

PA-3 Apoyo Administrativo

PA-4 Apoyo Informático

PA-5 Apoyo Secretarial y de Servicios





SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE SEGUROS Página: MNPP-APP-P-1/11



Asunto:

ÁRBOL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

ARBOL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE SEGUROS DE LA

UNIVERSIDAD DE LOS ANDES ÁRBOL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS FUNDAMENTALES

S I S TE M A

DE

S E G U R O S

U LA

PROCESO

P F 1

S E RV I C I O

M É D I C O

SUB-PROCESOS

1.1.- EVALUACIÓN DE LOS BENEFICIARIOS

PROCEDIMIENTOS

1.1.1.- VALORACIÓN CLÍNICA DE NIÑOS DEL GRUPO COMPLEMENTARIO

1.2.3.- VISTO BUENO DE FACTURAS DE CARTAS COMPROMISO Y ÓRDENES ESPECIALES PARA SER LIQUIDADAS

1.2.1.- ESTUDIO Y SOLICITUD DEL FONDO DE CONTINGENCIA

1.1.4.- VALORACIÓN PRE Y POST-OPERATORIA DE PACIENTES

1.1.3.- ASIGNACIÓN DE CITAS PARA LA VALORACIÓN PRE Y POST OPERATORIA DE PACIENTES

1.1.2.- VALORACIÓN CLÍNICA DE ADULTOS DEL GRUPO COMPLEMENTARIO

1.3.- EMISIÓN DE CARTAS COMPROMISO

1.3.1.- EVALUACIÓN DEL SERVICIO DE CARTAS COMPROMISO POR PROCEDIMIENTOS ELECTIVOS EN CLÍNICAS

1.3.2.- EMISIÓN DE CARTAS COMPROMISO POR PROCEDIMIENTOS ELECTIVOS EN CLÍNICAS

1.3.3.- RECEPCIÓN DEL SERVICIO DE CARTAS COMPROMISO POR EMERGENCIAS MÉDICAS EN CLÍNICAS

1.3.4.- EVALUACIÓN DEL SERVICIO DE CARTAS COMPROMISO POR EMERGENCIAS MÉDICAS EN CLÍNICAS

1.3.5.- EMISIÓN DE CARTAS COMPROMISO POR EMERGENCIAS MÉDICAS EN CLÍNICAS

1.2.- EVALUACIÓN DE LOS SERVICIOS 1.2.2.- REVISIÓN DE LOS RECAUDOS POR CONCEPTO DE REEMBOLSOS








Asunto:


ÁRBOL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS FUNDAMENTALES

S I S TE M A

DE

S E G U R O S

U LA

PROCESO

P F 2

C O N T RO L

D E

P R O G R A M A S

Y

B E N E F I C I

A R I O S

SUB-PROCESOS PROCEDIMIENTOS

2.1.- CONTROL DE LOS BENEFICIARIOS DEL PROGRAMA DE HOSPITALIZACIÓN, CIRUGÍA Y

MATERNIDAD

2.1.1.- RECEPCIÓN DE RECAUDOS PARA EL REGISTRO DE LOS BENEFICIARIOS

2.1.8.- EXCLUSIONES DEL GRUPO BÁSICO O COMPLEMENTARIO POR ALCANZAR EL LÍMITE DE EDAD PREESTABLECIDA

2.1.7.- EXCLUSIONES POR CAMBIO EN LA RELACIÓN CONYUGAL O CUANDO LO CONSIDERE CONVENIENTE EL TITULAR PARA CUALQUIER MIEMBRO DEL GRUPO BÁSICO O COMPLEMENTARIO

2.1.5.- IDENTIFICACIÓN DE LOS BENEFICIARIOS DEL PROGRAMA DE H .C.M.

2.1.4.- REGISTRO DE DATOS EN EL SISTEMA DE NÓMINA DE LA U .L.A.

2.1.3.- ESTRUCTURACIÓN DEL EXPEDIENTE DE LOS BENEFICIARIOS

2.1.2.- REGISTRO DE BENEFICIARIOS

2.1.6.- REGISTRO DE RECIÉN NACIDOS

2.1.9.- EXCLUSIONES DEL GRUPO BÁSICO O COMPLEMENTARIO EN CASO DE FALLECER EL TITULAR O POR PERMISOS NO REMUNERADOS

2.1.10.- TRASLADOS DEL GRUPO BÁSICO A COMPLEMENTARIO EN CASO DE FALLECER EL TITULAR O POR PERMISOS NO REMUNERADOS

2.1.11.- INCLUSIONES DEL GRUPO BÁSICO Y COMPLEMENTARIO EN CASO DE REINCORPORACIONES POR PERMISOS NO REMUNERADOS

2.1.12.- ACTUALIZACIÓN DE DATOS EN EL SISTEMA DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y GERENCIAL (SISGAG)

2.1.13.- CONTROL DEL GRUPO COMPLEMENTARIO QUE COTIZA EL PROGRAMA DE HOSPITALIZACIÓN, CIRUGÍA Y MATERNIDAD DESPUÉS DE FALLECER EL TITULAR O EN CASO DE PERMISOS NO

REMUNERADOS

2.1.14.- CONTROL DE HIJOS EXCEPCIONALES

2.1.15.- APROBACIÓN DEL REGISTRO, TRASLADOS Y EXCLUSIONES DEL TITULAR, GRUPO BÁSICO Y GRUPO COMPLEMENTARIO








Asunto:



S I S TE M A

DE

S E G U R O S

U LA

PROCESO

P F 2

C O N T RO L

D E

P R O G R A M A S

Y

B E N E F I C I

A R I O S


2.2.- CONTROL DEL PROGRAMA DE SEGURO DE VIDA Y ACCIDENTES

PERSONALES DEL TITULAR

2.2.1.- REGISTRO Y/O ACTUALIZACIÓN DE BENEFICIARIOS EN CASO DE MUERTE DEL TITULAR

2.3.4.- EXCLUSIONES DE BENEFICIARIOS DEL PROGRAMA DE COBERTURA ESPECIAL DE HOSPITALIZACIÓN, CIRUGÍA Y MATERNIDAD

2.3.3.- REGISTRO DE DESCUENTO AL TITULAR EN EL SISTEMA DE NÓMINA DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES

2.3.1.- RECEPCIÓN DE RECAUDOS PARA EL REGISTRO DEL TITULAR

2.2.3.- NOTIFICACIÓN DE LA MUERTE DEL TITULAR

2.2.2.- NOTIFICACIÓN A LA COMPAÑÍA ASEGURADORA DEL REGISTRO DEL TITULAR Y DE BENEFICIARIOS EN CASO DE MUERTE DEL TITULAR

2.3.2.- REGISTRO Y ASIGNACIÓN DEL PROGRAMA DE COBERTURA ESPECIAL DE HOSPITALIZACIÓN, CIRUGÍA MATERNIDAD

2.4.1.- RECEPCIÓN DE RECAUDOS PARA CARTAS COMPROMISO POR PROCEDIMIENTOS ELECTIVOS

2.4.2.- RECEPCIÓN DEL SERVICIO DE CARTAS COMPROMISO POR PROCEDIMIENTOS ELECTIVOS

2.4.3.- EVALUACIÓN DEL SERVICIO DE CARTAS COMPROMISO POR PROCEDIMIENTOS ELECTIVOS EN CAMIULA

2.4.4.- EMISIÓN DE CARTAS COMPROMISO POR PROCEDIMIENTOS ELECTIVOS EN CAMIULA

2.4.5.- RECEPCIÓN DEL SERVICIO DE CARTAS COMPROMISO POR EMERGENCIAS MÉDICAS EN CAMIULA

2.4.6.- EVALUACIÓN DEL SERVICIO DE CARTAS COMPROMISO POR EMERGENCIAS MÉDICAS EN CAMIULA

2.3.- CONTROL DEL PROGRAMA DE COBERTURA ESPECIAL DE

HOSPITALIZACIÓN, CIRUGÍA Y MATERNIDAD

2.4.- CONTROL DE LOS SERVICIOS DE HOSPITALIZACIÓN, CIRUGÍA Y

MATERNIDAD








Asunto:



S I S TE M A

DE

S E G U R O S

U LA

PROCESO

P F 2

C O N T RO L

D E

P R O G R A M A S

Y

B E N E F I C I

A R I O S


2.4.- CONTROL DE LOS SERVICIOS DE HOSPITALIZACIÓN, CIRUGÍA Y

MATERNIDAD

2.4.7.- EMISIÓN DE CARTAS COMPROMISO POR EMERGENCIAS MÉDICAS EN CAMIULA

2.4.14.- REVISIÓN ADMINISTRATIVA DE FACTURAS POR ÓRDENES ESPECIALES

2.4.13.- EMISIÓN DE ÓRDENES ESPECIALES

2.4.11.- RECEPCIÓN DE RECAUDOS PARA ÓRDENES ESPECIALES

2.4.10.- LIQUIDACIÓN DE FACTURAS POR CARTAS COMPROMISO EN CLÍNICAS

2.4.9.- REVISIÓN ADMINISTRATIVA DE FACTURAS POR CARTAS COMPROMISO EN CLÍNICAS

2.4.8.- REVISIÓN DE FACTURAS POR CARTAS COMPROMISO EN CAMIULA

2.4.12.- RECEPCIÓN DEL SERVICIO DE ÓRDENES ESPECIALES

2.4.15.- LIQUIDACIÓN DE FACTURAS POR ÓRDENES ESPECIALES

2.4.17.- RECEPCIÓN DEL SERVICIO DE REEMBOLSOS

2.4.18.- REVISIÓN ADMINISTRATIVA DE FACTURAS POR REEMBOLSOS

2.4.19.- LIQUIDACIÓN DE FACTURAS POR REEMBOLSOS

2.4.16.- RECEPCIÓN DE RECAUDOS PARA REEMBOLSOS








Asunto:



S I S TE M A

DE

S E G U R O S

U LA

PROCESO

P F 2

C O N T RO L

D E

P R O G R A M A S

Y

B E N E F I C I

A R I O S


2.5.4.- AYUDA POR CANASTILLA

2.5.3.- SERVICIOS DE AMBULANCIAS

2.5.1.- PROGRAMA DE AYUDA POR MUERTE PARA GASTOS MORTUORIOS

2.5.2.- COBERTURA DE SERVICIOS DE ENFERMERÍA DOMICILIARIA

2.5.- CONTROL DE OTROS BENEFICIOS MÉDICO

ASISTENCIALES








Asunto:


ÁRBOL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE APOYO

S I S TE M A

DE

S E G U R O S

U LA

PROCESO

P A 1

A S U N T O S

L E G A LES


PA-1.1.1.- REDACCIÓN DE NORMAS Y REGLAMENTOS

PA-1.1.3.- REPRESENTACIÓN LEGAL DEL SISTEMA

PA-1.1.- TRAMITES JURÍDICOS Y LEGALES PA-1.1.2.- RECLAMOS POR DESCUENTOS INDEBIDOS A AFILIADOS








Asunto:


ÁRBOL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE PROCESOS DE APOYO

S I S TE M A

DE

S E G U R O S

U LA

PROCESO

P A 2

P L A N I F I C A C I O N

Y

C O N T R O L

SUB-PROCESOS

PA-2.1.- DESARROLLO DE PLANES Y PROGRAMAS OPERATIVOS

PROCEDIMIENTOS

PA-2.1.1.- FORMULACIÓN DE PLANES Y PROGRAMAS DE SEGUROS

PA-2.1.4.- ESTABLECER EL BAREMO DE LOS SERVICIOS DE H.C.M.

PA-2.1.3.- DESARROLLO E IMPLANTACIÓN DE PROYECTOS PARA LA MEJORA DE LOS SERVICIOS DE SEGUROS

PA-2.1.2.- ELABORACIÓN DE PROGRAMAS DE ACTIVIDADES

PA-2.2.- CONTROL DE PLANES Y PROGRAMAS OPERATIVOS

PA-2.2.1.- VALORACIÓN DEL DESEMPEÑO DE LOS PRESTADORES DE SERVICIOS DE SALUD Y LAS

COMPAÑÍAS ASEGURADORAS.

PA-2.2.2.- VERIFICACIÓN PERIÓDICA DE EVOLUCIÓN DE PLANES Y PROGRAMAS OPERATIVOS

PA-2.2.3.- COMPROBACIÓN DE LA SINIESTRALIDAD, BENEFICIOS, PAGOS, INGRESOS Y EGRESOS DEL

SISTEMA DE SEGUROS.

PA-2.2.4.- EVALUACIÓN DE LOS PROYECTOS PARA MEJORAR LOS SERVICIOS DE SEGUROS








Asunto:



S I S TE M A

DE

S E G U R O S

U LA

PROCESO

P A 3

A P O Y O

A D M I N I S T R A T I V O

SUB-PROCESOS

PA-3.1.- ADMINISTRACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

PROCEDIMIENTOS

PA-3.1.1.- REGISTRO DE LA DISTRIBUCIÓN ADMINISTRATIVA

PA-3.1 .3.- ENTREGA DE BIENES Y SERVICIOS A LAS UNIDADES

PA-3.1.2.- COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS REQUERIDOS POR LAS UNIDADES

PA-3.1 .4.- CONTROL DE INVENTARIO DE BIENES MUEBLES DE LA OFICINA

PA-3.1.5.- CONTROL DE INVENTARIO DE BIENES FUNGIBLES

PA-3.2.- CONTROL PRESUPUESTARIO

PA-3.2.1.- ELABORACIÓN DEL ANTEPROYECTO PRESUPUESTARIO

PA-3.2.2.- ELABORACIÓN DEL PROYECTO PRESUPUESTARIO

PA-3.2.3 .- ASIGNACIÓN Y EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA

PA-3.2.4.- GESTIÓN DE FONDOS EN ANTICIPO

PA-3.2.5.- AJUSTES Y MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS

PA-3.2.6.- REGISTRO DE GASTOS PRESUPUESTARIOS

PA-3.2.7.- TRASLADOS, REPROGRAMACIONES, ORDENES DE PAGO Y RENDICIONES

PA-3.2 .8.- ELABORACIÓN DEL INFORME DEL PLAN OPERATIVO ANUAL

PA-3.3.- CONTROL FINANCIERO

PA-3.3.6.- TRAMITACIÓN DE PAGOS POR EL FONDO DEL PROGRAMA DE COBERTURA ESPECIAL

PA-3.3.5.- TRAMITACIÓN DE PAGOS POR EL FONDO DE CONTINGENCIA

PA-3.3.4.- TRAMITACIÓN DE PAGOS POR EL FONDO DE INGRESOS PROPIOS

PA-3.3.3. - TRAMITACIÓN DE PAGOS POR EL FONDO DEL GRUPO COMPLEMENTARIO

PA-3.3.2.- TRAMITACIÓN DE PAGOS POR CONCEPTO DEL FONDO DE TRABAJO

PA-3.3.1.- ANÁLISIS Y CONCILIACIÓN DE CUENTAS BANCARIAS








Asunto:



S I S TE M A

DE

S E G U R O S

U LA

PROCESO

P A 3

A P O Y O

A D M I N I S T R A T I V O

SUB-PROCESOS

PA-3.4.- MANEJO DE RECURSOS

PROCEDIMIENTOS

PA-3.4.1.- CONTROL DEL PERSONAL ACTIVO

PA-3.4 .3.- MANEJO DE LA CAJA CHICA

PA-3.4.2.- CONTROL DEL PERSONAL JUBILADO Y PENSIONADO

PA-3.4 .4.- MANEJO Y DISTRIBUCIÓN DE PAPELERÍA Y ARTÍCULOS DE OFICINA

PA-3.5.- CONTROL TRIBUTARIO

PA-3.5.1.- CALCULO DE LA RETENCIÓN DE ISLR

PA-3.5.2.- ELABORACIÓN DE LA PLANILLA DE RETENCIÓN ISLR

PA-3.5.3.- CANCELACIÓN DE LA PLANILLA DE RETENCIÓN DE ISLR

PA-3.5.4 .- INFORME RETENCIÓN DE ISLR

PA-3.5.5.- CÁLCULO DE LA RETENCIÓN DEL IVA

PA-3.5.6.- ELABORACIÓN DE LA PLANILLA DE RETENCIÓN DEL IVA

PA-3.5.7.- CANCELACIÓN DE LA PLANILLA DE RETENCIÓN DEL IVA

PA-3.5.8 .- INFORME DE RETENCIÓN DEL IVA








Asunto:



S I S TE M A

DE

S E G U R O S

U LA

PROCESO

P A 4

A P O Y O

I N F O R M A T I C O

SUB-PROCESOS

PA-4.1.- GESTIÓN DE PROYECTOS INFORMÁTICOS

PROCEDIMIENTOS

PA-4.1.1.- DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DE APLICACIONES TECNOLÓGICAS

PA-4.1.2.- ESTUDIO DE HERRAMIENTAS DE DESARROLLO Y APLICACIONES COMERCIALES

PA-4.2.- ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS FÍSICOS Y LÓGICOS

PA-4.2.1.- ADMINISTRACIÓN DE LA RED DE LA OFICINA

PA-4.2.2.- REVISIÓN Y MANTENIMIENTO DE EQUIPOS DE COMPUTACIÓN

PA-4.2.3.- GESTIÓN DE LA BASE DE DATOS

PA-4.2.4.- MANTENIMIENTO Y SUPERVISIÓN DE APLICACIONES TECNOLÓGICAS

PA-4.3.- VALIDACIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

PA-4.3.3.- PARTICIPACIÓN EN REUNIONES TÉCNICAS

PA-4.3.2.- DEFINICIÓN DE NECESIDADES DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN

PA-4.3.1.- ASISTENCIA DE USUARIOS EN EL MANEJO DE EQUIPOS DE COMPUTACIÓN Y APLICACIONES

PA-4.1.3.- PLANIFICACIÓN DE ACTIVIDADES DEL ÁREA DE INFORMÁTICA

PA-4.1.4.- INCORPORACIÓN DE METODOLOGÍAS Y TÉCNICAS PARA LA GESTIÓN Y MEJORAMIENTO DE PROYECTOS INFORMÁTICOS

PA-4.2.5.- ADMINISTRACIÓN DEL PORTAL WEB

PA-4.2.6.- GESTIÓN DE SEGURIDAD








Asunto:



S I S TE M A

DE

S E G U R O S

U LA

PROCESO

P A 5

A P O Y O

S E C R E T A R I A L

Y

D E

S E R V I C I O S

SUB-PROCESOS

PA-5.1.- RECEPCIÓN Y CORRESPONDENCIA

PROCEDIMIENTOS

PA-5.1.2.- CLASIFICACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE CORRESPONDENCIA

PA-5.1.1.- ENVÍO Y RECEPCIÓN DE CORRESPONDENCIA

PA-5.1.3.- RECEPCIÓN Y ATENCIÓN AL PÚBLICO

PA-5.4.- MANTENIMIENTO DE LA UNIDAD

PA-5.2.1.- ORGANIZACIÓN, MANTENIMIENTO Y ARCHIVO DE DOCUMENTACIÓN

PA-5.2.2.- MANEJO DE DOCUMENTACIÓN PARA ARCHIVO MUERTO

PA-5.3.1.- REGISTRO Y ENTREGA DE MENSAJERÍA INTERNA Y EXTERNA

PA-5.3.2.- DISTRIBUCIÓN DE PAPELERÍA INTERNA

PA-5.4.1.- LIMPIEZA DIARIA DE LOS PUESTOS DE TRABAJO

PA-5.4.2.- SUMINISTRO Y COLOCACIÓN DE MATERIALES DE LIMPIEZA E HIGIENE EN BAÑOS

PA-5.4.3.- CONTROL DE MATERIALES DE LIMPIEZA Y ASEO

PA-5.5.- APOYO LOGÍSTICO

PA-5.5.2.- COLABORACIÓN E INSTALACIÓN DE EVENTOS Y REUNIONES

PA-5.5.1.- MANEJO Y OPERACIÓN DE EQUIPOS DE REPRODUCCIÓN

PA-5.2.- ARCHIVO

PA-5.3.- MENSAJERÍA





SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE SEGUROS Página: MNPP-PF-P-1/1



Asunto:


PROCESOS

FUNDAMENTALES

PROCESO PF-1 SERVICIO MÉDICO PROCESO PF-2 CONTROL DE PROGRAMAS DE BENFICIARIOS





SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE SEGUROS Página: MNPP-SM-P-1/1



Asunto:

SERVICIO MÉDICO

PROCESO PF-1

SERVICIO MÉDICO





SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE SEGUROS Página: MNPP-ICPF1-P-1/2

Materia: SERVICIO MÉDICO

Asunto:


PROCESO PF-1.- SERVICIO MÉDICO

Diagrama de Procesos de Servicio Médico

Información General de Servicio Médico

o Objetivo

o Clientes: iniciales y finales

o Fronteras: de inicio y de finalización

o Entradas

o Salidas

o Dependencias y/o personas vinculadas: Internas y Externas a la institución

o Base legal relacionada

o Formularios relacionados

o Recursos: Humanos, Presupuestario-Financieros, de Infraestructura, Tecnológicos: Organizacionales y

Computacionales y de Materiales y Equipos.

Diagrama de Jerarquía de Procesos de Servicio Médico

Diagramas de Actividad y Procedimientos:

PF-1.1.- Evaluación de los Beneficiarios

PF-1.1.1.- Valoración clínica de niños del grupo complementario

PF-1.1.2.- Valoración clínica de adultos del grupo complementario

PF-1.1.3.- Asignación de citas para la valoración pre y post operatoria de pacientes

PF-1.1.4.- Valoración pre y post-operatoria de pacientes

PF-1.2.- Evaluación de los Servicios

PF-1.2.1.- Estudio y solicitud del fondo de contingencia

PF-1.2.2.- Revisión de los recaudos por concepto de reembolsos

PF-1.2.3.- Visto Bueno de facturas de cartas compromiso y órdenes especiales para ser liquidadas







Asunto:


PF-1.3.- Emisión de cartas compromiso

PF-1.3.1.- Evaluación del servicio de cartas compromiso por procedimientos electivos en clínicas

PF-1.3.2.- Emisión de cartas compromiso por procedimientos electivos en clínicas

PF-1.3.3.- Recepción del servicio de cartas compromiso por emergencias médicas en clínicas

PF-1.3.4.- Evaluación del servicio de cartas compromiso por emergencias médicas en clínicas

PF-1.3.5.- Emisión de cartas compromiso por emergencias médicas en clínicas





SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE SEGUROS Página: MNPP-DPPF1-P-1/1


Asunto:

DIAGRAMA DE PROCESOS DE SERVICIO MÉDICO

Diagrama de Procesos de Servicio Médico

<<información>>

- Informe Médico.- Presupuestos de Clínicas.- Exámenes de laboratorio y Diagnósticos especializados

regula

<<fin>>

Prestar servicios médicos , atendiendo y valorando a pacientes referidos, o evaluando informes y diagnósticos médicos a fin de conceder satisfactoriamente los servicios de hospitalización , cirugía y maternidad al personal administrativo, técnico y obrero de la Universidad de los Andes y a su grupo familiar.

<<actor>>Director

controla cumple

<<actor>>Personal Administrativo,

Técnico y Obrero adscrito al Sistema de Seguros

<<actor>>

(2) Médicos Especialistas

Ejecuta Apoya

<<información>>SISGAG

(sistema de gestión administrativo y

gerencial)BAREMOS

Consulta

<<objeto negocio>>Hospitalizaciones de

EmergenciaIntervenciones Quirúrgicas

no electivasIntervenciones electivas

MaternidadEstudios Diagnóstico

EspecializadosServicios Ambulatorios

Exámenes de Laboratorio

requiere

<<proceso>>PF-1

SERVICIO MÉDICO

<<producto>>Cartas Compromiso

procedimientos electivos

<<producto>>Cartas Compromiso

emergencias médicas

<<producto>>Valoraciones Médicas y Supervisiones a Clínicas

<<producto>>Visto Bueno a Reembolsos y

Ordenes Especiales

<<reglas>>Constitución de la República Bolivariana de Venezuela (1.999). Régimen de seguridad social y de familia . II Convención de Trabajo entre la Universidad de Los Andes y el Sindicato Regional de Profesionales Universitarios de la ULA, para los estados Mérida, Táchira y Trujillo. Convención Colectiva AEULA. Convención Colectiva SOULA. Reglamento interno sobre la administración de los recursos financieros provenientes del grupo complementario para la facilitación de los servicios de H.C.M. por O.F.I.S.E.U.L.A. Resoluciones del Consejo Universitario. Normas y Procedimientos aplicables al Plan de Cobertura Especial de Hospitalización, Cirugía y Maternidad (H.C.M.). Normas Generales para el funcionamiento de la Comisión Técnica Asesora del Fondo de Contingencia.

<<producto>>Recomendar la asignación del

Fondo de Contingencia

Personal A .T.O. y familia






SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE SEGUROS Página: MNPP-IGPF1-P-1/3


Asunto:

INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCESO


OBJETIVO Prestar servicios médicos, atendiendo y valorando a pacientes referidos, o evaluando informes y diagnósticos médicos a fin de conceder satisfactoriamente los servicios de hospitalización, cirugía y maternidad al personal administrativo, técnico y obrero de la Universidad de los Andes y a su grupo familiar.

CLIENTES

INICIALES o Personal administrativo, técnico y obrero o Familiares que conforman el grupo básico y complementario

FINALES o Personal administrativo, técnico y obrero o Familiares que conforman el grupo básico y complementario

FRONTERAS

DE INICIO Se inicia cuando recibe los requisitos para emitir las cartas compromiso a clínicas, para reembolsos y órdenes especiales; las solicitudes para valorar el grupo complementario y cuando se presenta un caso de contingencia

FINALES Cuando aprueba los diferentes servicios de seguros para el personal administrativo, técnico y obrero con su grupo básico y complementario. Y cuando emite la valoración del grupo complementario para su inscripción

ENTRADAS Hospitalizaciones de Emergencia Intervenciones quirúrgicas no electivas Intervenciones electivas Maternidad Estudios Diagnóstico Especializados Servicios Ambulatorios Exámenes de Laboratorio







Asunto:


SALIDAS Cartas compromiso por procedimientos electivos en clínicas Cartas compromiso por emergencias médicas en clínicas Valoraciones médicas y supervisiones a clínicas Visto bueno a reembolsos y órdenes especiales Recomendar la asignación del fondo de contingencia DEPENDENCIAS Y/O PERSONAS VINCULADAS: INTERNAS Y EXTERNAS A LA INSTITUCIÓN

INTERNAS o Unidad Control de Programas y Beneficiarios o Unidad de Apoyo Informático o Unidad de Apoyo Administrativo o Unidad de Planificación y Control o Unidad de Apoyo Secretarial y de Servicios o Unidad de Asuntos legales o Dirección o Comisión Técnica Asesora del Fondo de Contingencia

EXTERNAS o Clínicas o Centros de Salud o Laboratorios o Médicos Especialistas o Hospital Universitario de los Andes o CAMIULA

BASE LEGAL RELACIONADA

Convención colectiva AEULA Convención colectiva SOULA Convención colectiva SIPRULA Reglamento de Ingresos Propios de O.F.I.S.E.U.L.A. Reglamento interno sobre la administración de los recursos

financieros provenientes del grupo complementario para la facilitación de los servicios de H.C.M. por O.F.I.S.E.U.L.A.

Normas y Procedimientos aplicables al Plan de Cobertura Especial de Hospitalización, Cirugía y Maternidad (H.C.M.)

Normas Generales para el funcionamiento de la Comisión Técnica Asesora del Fondo de Contingencia

FORMULARIOS

Planilla de “Solicitud de Exámenes” Planilla de “Examen General Grupo Complementario”







Asunto:


Planilla de “Historia Clínica Pediátrica (Grupo Complementario)”

RECURSOS

HUMANOS o Personal Administrativo, Técnico y Obrero (ATO) de la ULA

PRESUPUESTARIO FINANCIERO o Partidas presupuestarias asignadas a la dependencia para los diferentes

programas de seguros INFRAESTRUCTURA

o Oficina o Consultorio Médico

TECNOLÓGICOS Organizacionales

o Proyecto de la Oficina de Seguros de la Universidad de los Andes 1993

o Boletín Informativo 2004 o Baremos

Computacionales

o Sistema de Gestión Administrativa y Gerencial (SISGAG)

MATERIALES Y EQUIPOS o Materiales y equipos de oficina o Tecnología de Información: hardware, software, redes… o Materiales y equipos propios de un consultorio médico





SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE SEGUROS Página: MNPP-DJPF1-P-1/4


Asunto:

DIAGRAMA DE JERARQUÍA DE PROCESO DE SERVICIO MÉDICO

<<proceso>>

SERVICIOS DE SEGUROS

<<proceso>>PF-2

CONTROL DE PROGRAMAS Y BENEFICIARIOS

<<proceso>>PF-1 SERVICIO MÉDICO

Jerarquía de Proceso de Servicio Médico

Sistema de Seguros de la Universidad de Los Andes

<<proceso>>PF-1

SERVICIO MÉDICO

<<proceso>>

PF-1.2Evaluación de los

servicios

<<proceso>>

PF-1.1 Evaluación de los

beneficiarios

<<proceso>>


<<proceso>>

PF-1.3Emisión de cartas

compromiso







Asunto:


<<proceso>>




<<proceso>>

PF-1.1.1Valoración

clínica de niños del grupo

complementario

<<proceso>>

PF-1.1.4Valoración post -

operatoria de pacientes

<<proceso>>

PF-1.1.3Valoración pre -operatoria de

pacientes

<<proceso>>

PF-1.1.2Valoración clínica

de adultos del grupo

complementario

<<proceso>>PF-1

SERVICIO MÉDICO

<<proceso>>PF-2


<<proceso>>PF-1.1 Evaluación de los beneficiarios

<<proceso>>



<<proceso>>


servicios

<<proceso>>


beneficiarios

<<proceso>>


compromiso







Asunto:


<<proceso>>




<<proceso>>

PF-1.2.3Visto bueno de

facturas de cartas

compromiso y órdenes

especiales para ser liquidadas

<<proceso>>

PF-1.2.2Revisión de los recaudos por concepto de reembolsos

<<proceso>>

PF-1.2.1Estudio y solicitud

del fondo de contingencia

<<proceso>>PF-1.2 Evaluación de los servicios

<<proceso>>PF-1

SERVICIO MÉDICO

<<proceso>>PF-2


<<proceso>>



<<proceso>>


servicios

<<proceso>>


beneficiarios

<<proceso>>


compromiso







Asunto:


<<proceso>>




<<proceso>>

PF-1.3.5Emisión de cartas compromiso por


<<proceso>>

PF-1.3.4Evaluación del

servicio de cartas compromiso por


<<proceso>>

PF-1.3.3Recepción del

servicio de cartas compromiso de emergencias

médicas

<<proceso>>

PF-1.3.2Emisión de cartas compromiso por procedimientos

electivos en clínicas

<<proceso>>

PF-1.3.1Evaluación del

servicio de cartas compromiso por procedimientos

electivos en clínicas

<<proceso>>PF-1.3 Emisión de cartas compromiso

<<proceso>>PF-1

SERVICIO MÉDICO

<<proceso>>PF-2


<<proceso>>



<<proceso>>


servicios

<<proceso>>


beneficiarios

<<proceso>>


compromiso





SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE SEGUROS Página: MNPP-SMDAP-P-1/1


Asunto:

DIAGRAMAS DE ACTIVIDAD Y PROCEDIMIENTOS

DIAGRAMAS DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS DEL SERVICIO MÉDICO





SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE SEGUROS Página: MNPP-ICDAPSM-P-1/2

Materia: DIAGRAMAS DE ACTIVIDAD Y PROCEDIMIENTOS DE

SERVICIO MÉDICO

Asunto:


PF-1.1.- Evaluación de los Beneficiarios

PF-1.1.1.- Valoración clínica de niños del grupo complementario

Diagrama de actividades

Descripción narrativa del procedimiento

PF-1.1.2.- Valoración clínica de adultos del grupo complementario



PF-1.1.3.- Asignación de citas para la valoración pre y post operatoria de pacientes



PF-1.1.4.- Valoración pre y post-operatoria de pacientes



PF-1.2.- Evaluación de los Servicios PF-1.2.1.- Estudio y solicitud del fondo de contingencia



PF-1.2.2.- Revisión de los recaudos por concepto de reembolsos



PF-1.2.3.- Visto Bueno de facturas de cartas compromiso y órdenes especiales para ser liquidadas



PF-1.3.- Emisión de cartas compromiso PF-1.3.1.- Evaluación del servicio de cartas compromiso por procedimientos electivos en clínicas



PF-1.3.2.- Emisión de cartas compromiso por procedimientos electivos en clínicas







SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE SEGUROS Página: MNPP-ICDAPSM-P-2/2


SERVICIO MÉDICO

Asunto:


PF-1.3.3.- Recepción del servicio de cartas compromiso por emergencias médicas en clínicas



PF-1.3.4.- Evaluación del servicio de cartas compromiso por emergencias médicas en clínicas



PF-1.3.5.- Emisión de cartas compromiso de emergencias médicas en clínicas







SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE SEGUROS Página: MNPP-PF1.1-P-1/1


SERVICIO MÉDICO

Asunto:

PF-1.1.- EVALUACIÓN DE LOS BENEFICIARIOS

PF-1.1

EVALUACIÓN DE LOS BENEFICIARIOS





SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE SEGUROS Página: MNPP-PF1.1.1-P-1/1

Materia: VALORACIÓN CLÍNICA DE NIÑOS DEL GRUPO

COMPLEMENTARIO

Asunto:

DIAGRAMA DE ACTIVIDADES

PF-1.- SERVICIO MÉDICO.PF-1.1.- EVALUACIÓN DE LOS BENEFICIARIOS.

PF-1.1.1.- VALORACIÓN CLÍNICA DE NIÑOS DEL GRUPO COMPLEMENTARIO.

Tit

ula

rR

ec

ep

cio

nis

ta

Solicitar información para la valoración de los niños del grupo complementario .

Informar de las fechas disponibles para la valoración .

Seleccionar la fecha

Presentar al médico especialista la lista

de citas de los niños del grupo

complementario

Mé

dic

o E

sp

ec

ialis

ta

Recibir al niño del grupo junto a su representante

Asignar la cita al niño del grupo

complementario

Recibir la lista de citas de los niños del

grupo complementario

Entregar al titular la hoja de solicitud de

exámenes de laboratorio

Solicitar los exámenes de

laboratorio

Evaluar los exámenes de

laboratorio

Elaborar la encuesta de la historia clínica

Completar los datos que correspondan con la parte I de la

historia clínica

Valorar físicamente al niño

Completar los datos que correspondan

con la parte II Exámen Físico de la

Historia Clínica

Indicar la impresión diagnóstica

Indicar el plan de trabajo

Indicar las exclusiones

Firmar la Historia Clínica

Entregar al representante y al

niño para que lean y firmen la Historia

Clínica

Niñ

o y

R

ep

res

en

tan

te

Recibir la Historia Clínica

Leer el contenido de la Historia Clínica

Firmar la Historia Clínica

Devolver al médico especialista

Recibir la Historia Médica Firmada

Enviar a Dirección para firmar

Indicar en el sistema las exclusiones que

tiene el paciente

Archivar la Historia Médica





SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE SEGUROS Página: MNPP-DNPF1.1.1-P-1/2


COMPLEMENTARIO

Asunto:

DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO

RESPONSABLE ACCIÓN Titular 1. Solicita información para la valoración de los niños del grupo

complementario.

Recepcionista 2. Informa de las fechas disponibles para la valoración.

Titular 3. Selecciona la fecha.

Recepcionista 4. Asigna la cita al niño del grupo complementario.

5. Entrega al titular la hoja de solicitud de exámenes de laboratorio.

6. Presenta al médico especialista la lista de citas de los niños del grupo

complementario.

Médico Especialista

7. Recibe la lista de citas de los niños del grupo complementario.

8. Recibe al niño del grupo junto a su representante.

9. Solicita los exámenes de laboratorio.

10. Evalúa los exámenes de laboratorio.

11. Elabora la encuesta de la historia clínica.

12. Completa los datos que correspondan con la parte I de la historia

clínica.

13. Valora físicamente al niño.

14. Completa los datos que correspondan con la parte II exámen físico de

la historia clínica.

15. Indica la impresión diagnóstica.

16. Indica el plan de trabajo.

17. Indica las exclusiones.

18. Firma la historia clínica.

19. Entrega al representante y al niño para que lean y firmen la historia

clínica.







COMPLEMENTARIO

Asunto:


Niño y

Representante 20. Recibe la historia clínica.

21. Lee el contenido de la historia clínica.

22. Firma la historia clínica.

23. Devuelve al médico especialista.


24. Recibe la historia médica firmada.

25. Envía a dirección para firmar.

26. Indica en el sistema las exclusiones que tiene el paciente.

27. Archiva la historia médica.





SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE SEGUROS Página: MNPP-DAPF1.1.2-P-1/1

Materia: VALORACIÓN CLÍNICA DE ADULTOS DEL GRUPO

COMPLEMENTARIO

Asunto:



PF-1.1.2.- VALORACIÓN CLÍNICA DE ADULTOS DEL GRUPO COMPLEMENTARIO.

Tit

ula

rR

ec

ep

cio

nis

ta

Solicitar información para la valoración de

adultos del grupo complementario .

Informar de las fechas disponibles para la valoración .

Seleccionar la fecha

Presentar al médico especialista la lista

de citas de los adultos del grupo complementario

Mé

dic

o E

sp

ec

ialis

ta

Recibir al adulto del grupo

complementario

Asignar la cita al adulto del grupo complementario

Recibir la lista de citas de los adultos

del grupo complementario

Entregar al titular la hoja de solicitud de

exámenes de laboratorio

Solicitar los exámenes de

laboratorio

Evaluar los exámenes de

laboratorio

Realizar la valoración clínica

Completar los datos que correspondan en

el Examen general del grupo

complementario

Indicar la impresión diagnóstica Indicar la conducta Indicar las

exclusionesFirmar el examen

general

Entregar al adulto para que firme el Examen General

Ad

ult

o

Recibir el Examen General

Leer el contenido del Examen General

Firmar el Examen General

Devolver al médico especialista

Recibir el Examen General


Indicar en el sistema las exclusiones que

tiene el paciente

Archivar la Historia Médica







COMPLEMENTARIO

Asunto:


RESPONSABLE ACCIÓN

Titular 1. Solicita información para la valoración de adultos del grupo

complementario.

Recepcionista 2. Informa de las fechas disponibles para la valoración.

Titular 3. Selecciona la fecha.

Recepcionista 4. Asigna la cita al adulto del grupo complementario.

5. Entrega al titular la hoja de solicitud de exámenes de laboratorio.

6. Presenta al médico especialista la lista de citas de los adultos del grupo

complementario.

Médico

Especialista

7. Recibe la lista de citas de los adultos del grupo complementario.

8. Recibe al adulto del grupo complementario.

9. Solicita los exámenes de laboratorio.

10. Evalúa los exámenes de laboratorio.

11. Realiza la valoración clínica.

12. Completa los datos que correspondan en el examen general del grupo

complementario.

13. Indica la impresión diagnóstica.

14. Indica el plan de trabajo.

15. Indica las exclusiones.

16. Firma la el examen general.

17. Entrega al adulto para que firme el examen general.







COMPLEMENTARIO

Asunto:


Adulto 18. Recibe el examen general.

19. Lee el contenido del examen general.

20. Firma el examen general.

21. Devuelve al médico especialista


22. Recibe el examen general firmado.


24. Indica en el sistema las exclusiones que tiene el beneficiario.

25. Archiva el examen general.






Materia: ASIGNACIÓN DE CITAS PARA LA VALORACIÓN PRE Y POST

OPERATORIA DE PACIENTES

Asunto:



PF-1.1.3.- ASIGNACIÓN DE CITAS PARA LA VALORACIÓN PRE Y POST OPERATORIA DE PACIENTES.

Mé

dic

o E

sp

ecia

lis

ta

Detectar en los requisitos para Cartas Compromiso en

procedimientos electivos que se trata de una

intervención de origen pélvico, abdominal o

mamario

Re

ce

pc

ion

ista

Detectar en los requisitos para Cartas Compromiso en emergencias médicas que se trata de una intervención

de origen pélvico, abdominal o mamario

Indicar a la recepcionista que debe llamar al paciente para asignarle cita X día X

hora, para la valoración médica.

Avisar al paciente que debe asistir a una cita X día X hora para la valoración

médica.

Indicar al médico las citas de valoración pre o post

operatorias.

Recibir el listado de citas de Valoración Pre y Post

Operatorias






Materia: ASIGNACIÓN DE CITAS PARA LA VALORACIÓN PRE Y POST

OPERATORIA DE PACIENTES

Asunto:


RESPONSABLE ACCIÓN


1. Detecta en los requisitos para cartas compromiso en procedimientos

electivos que se trata de una intervención de origen pélvico, abdominal

o mamario.

2. Detecta en los requisitos para cartas compromiso en emergencias

médicas que se trata de una intervención de origen pélvico, abdominal o

mamario.

3. Indica a la recepcionista que debe llamar al paciente para asignarle cita

X día, X hora, para la valoración médica.

Recepcionista 4. Avisa al paciente que debe asistir a una cita X día, X hora para la

valoración médica.

5. Indica al médico las citas de valoración pre y post operatorias.


6. Recibe el listado de citas de valoración pre y post operatorias.






Materia: VALORACIÓN PRE Y POST OPERATORIA DE PACIENTES

Asunto:



PF-1.1.4.- VALORACIÓN PRE Y POST OPERATORIA DE PACIENTES.

Pa

cie

nte

Asistir a la cita de la valoración médica pre o

post operatoria

Mé

dic

o E

sp

ec

iali

sta

Recibir al paciente

Realizar las preguntas correspondientes Realizar el examen físico Verificar los Informes

médicos y los exámenes Aprobar

Devolver la solicitud y/o no procesar el pago a la

clínica

Elaborar la Carta Compromiso y/o procesar

el pago a la clínica

No Aprobar





SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE SEGUROS Página: MNPP-PF1.1.4-P-1/1

Materia: VALORACIÓN PRE Y POST OPERATORIA DE PACIENTES

Asunto:


RESPONSABLE ACCIÓN

Paciente 1. Asiste a la cita de la valoración médica pre o post operatoria.


2. Recibe al paciente.

3. Realiza las preguntas correspondientes.

4. Realiza el examen físico.

5. Verifica los informes médicos y los exámenes.

6. No aprueba, devuelve la solicitud y/o no procesa el pago a la clínica.

7. Aprueba, elabora la carta compromiso y/o procesa el pago a la clínica.







SERVICIO MÉDICO

Asunto:

PF-1.2.- EVALUACIÓN DE LOS SERVICIOS

PF-1.2

EVALUACIÓN DE LOS SERVICIOS






Materia: ESTUDIO Y SOLICITUD DEL FONDO DE CONTINGENCIA

Asunto:


PF-1.- SERVICIO MÉDICO.PF-1.2.- EVALUACIÓN DE LOS SERVICIOS.

PF-1.2.1.- ESTUDIO Y SOLICITUD DEL FONDO DE CONTINGENCIA.

Ofi

cin

ista

Entregar todos los recaudos

correspondientes por cartas compromiso a

clínicas

Mé

dic

o E

sp

ec

iali

sta

Recibir todos los recaudos

correspondientes por cartas compromiso a

clínicas

Detectar que se trata de un evento catastrófico

Es un evento catastrófico

Continuar con la evaluación de las cartas compromiso

No es un evento catastrófico

Solicitar a la Comisión Técnica Asesora del Fondo

de Contingencia la utilización de este fondo para el caso catastrófico

Asignar esta póliza por el sistema a la carta

compromisoRecibir las aprobaciones






Materia: ESTUDIO Y SOLICITUD DEL FONDO DE CONTINGENCIA

Asunto:


RESPONSABLE ACCIÓN

Oficinista 1. Entrega todos los recaudos correspondientes por cartas compromisos a

clínicas.


2. Recibe todos los recaudos correspondientes por cartas compromisos a

clínicas.

3. Detecta que se trate de un evento catastrófico.

4. Es un evento catastrófico solicita a la comisión técnica del fondo de

contingencia la utilización de este fondo para el caso catastrófico.

5. Recibe las aprobaciones.

6. Asigna esta póliza pro el sistema a la carta compromiso.

7. Continúa con la evaluación de las cartas compromiso.






Materia: REVISIÓN DE LOS RECAUDOS POR CONCEPTO DE

REEMBOLSOS

Asunto: DIAGRAMA DE ACTIVIDADES


PF-1.2.2.- REVISIÓN DE LOS RECAUDOS POR CONCEPTO DE REEMBOLSOS.

Re

ce

pc

ion

ista

Entregar al Médico Especialista casos de

reembolso

Mé

dic

o E

sp

ec

iali

sta

Recibir todos los recaudos

correspondientes por reembolsos

Seleccionar en el menú : Recepción, la opción:

Recibir Casos

Marcar: Proceso que recibe : Rev. Médica

Tipo de Caso : Reembolsos, Recibir

Salir

Estudiar el caso clínicamente, con su

patología : ¿es de origen pélvico, mamario o

abdominal ?

Indicar a la recepcionista que el

beneficiario debe asistir a la valoración post -

operatoria

No es de esas patologías

Si es de esas patologías

Estudiar los costos

Ajustar los costos al baremo de ofiseula

Consultar al beneficiario por cédula: ¿Qué pólizas tiene? ¿Ha comprometido montos por esa patología?

¿Cuánto le queda?

Aprobado

No es Aprobado

No tiene cobertura por ninguna póliza ni para

esa patología

Tiene cobertura por las pólizas y para esa patología

Aprobar el reembolso

Colocar la observación en la hoja de recepción

Entregar a la recepcionista






Materia: REVISIÓN DE LOS RECAUDOS POR CONCEPTO DE

REEMBOLSOS

Asunto: DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO

RESPONSABLE ACCIÓN

Recepcionista 1. Entrega al médico especialista casos de reembolso.

Médico

Especialista

2. Recibe todos los recaudos correspondientes por reembolsos.

3. Selecciona en el menú: Recepción, la opción: Recibir Casos.

4. Marcar: Proceso que recibe: Rev. Médica, tipo de caso: Reembolsos,

Recibir, Salir.

5. Estudiar el caso con su patología: ¿es de origen pélvico, mamario o

abdominal?

Si es de esas patologías: indicar a la recepcionista que el beneficiario

debe asistir a la valoración post-operatoria.

No es aprobado:

6. Coloca la observación en la hoja de recepción.

7. Entrega a la recepcionista.

8. Estudia los costos.

9. Ajusta los costos al baremo de O.F.I.S.E.U.L.A.

10. Consulta al beneficiario por cédula: ¿Qué pólizas tiene? ¿ha

comprometido montos por esa patología? ¿Cuánto le queda?

No tiene cobertura, coloca la observación en la hoja de recepción y

entrega a recepcionista.

Tiene cobertura, aprueba el reembolso.

11. Entrega a la recepcionista.






Materia: VISTO BUENO DE FACTURAS DE CARTAS COMPROMISO Y

ÓRDENES ESPECIALES PARA SER LIQUIDADAS



PF-1.2.3.- VISTO BUENO DE FACTURAS DE CARTAS COMPROMISO Y ÓRDENES ESPECIALES PARA SER LIQUIDADAS.

Ofi

cin

ista

Entregar al Médico Especialista cartas

compromiso y ordenes especiales con sus facturas y soportes

Mé

dic

o E

sp

ecia

lis

ta

Recibir cartas compromiso y ordenes

especiales con sus facturas y soportes

Seleccionar en el menú : Recepción, la opción:

Recibir Casos

Marcar: Proceso que recibe: Rev. Médica Tipo de Caso:

Carta Compromiso o Ordenes Especiales, Recibir

Salir

Chequear que las facturas reflejen los

servicios prestados al paciente

Chequear que los servicios prestados

correspondan realmente con el informe médico

Verificar si se trata de una patología de origen

pélvico, mamario u abdominal

No es de esas patologías

Si es de esas patologías

Indicar a la recepcionista que el

beneficiario debe asistir a la valoración post-

operatoria

Dar visto bueno al caso para que procedan a

liquidar






Materia: VISTO BUENO DE FACTURAS DE CARTAS COMPROMISO Y

ÓRDENES ESPECIALES PARA SER LIQUIDADAS


RESPONSABLE ACCIÓN

Oficinista 1. Entrega al médico especialista cartas compromiso y ordenes especiales

con sus facturas y soportes.


2. Recibe cartas compromiso y ordenes especiales con sus facturas y

soportes.

3. Selecciona en el menú: Recepción, la opción: Recibir Casos.

4. Marcar: Proceso que recibe: Rev. Médica, tipo de caso: Carta

Compromiso u Órdenes especiales, Recibir, Salir.

5. Chequear que las facturas reflejen los servicios prestados al paciente.

6. Chequear que los servicios prestados correspondan realmente con el

informe médico.

7. Verificar si se trata de una patología de origen pélvico, mamario o

abdominal?

Si es de esas patologías: indicar a la recepcionista que el beneficiario

debe asistir a la valoración post-operatoria.

8. Dar visto bueno al caso para que procedan a liquidar.







SERVICIO MÉDICO

Asunto: PF-1.3.- EMISIÓN DE CARTAS COMPROMISO

PF-1.3

EMISIÓN DE CARTAS COMPROMISO






Materia: EVALUACIÓN DEL SERVICIO DE CARTAS COMPROMISO


PF-1.- SERVICIO MÉDICO.PF-1.3.- EMISIÓN DE CARTAS COMPROMISO.

PF-1.3.1.- EVALUACIÓN DEL SERVICIO DE CARTAS COMPROMISO POR PROCEDIMIENTOS ELECTIVOS EN CLÍNICAS.

Re

ce

pc

ion

ista

Mé

dic

o E

sp

ec

iali

sta

Recaudos completos

Recaudos incompletos

Recaudos correctos

Recaudos incorrectos

Devolver a recepcionista

Recibir los recaudos con las recepciones y la hoja

de diario

Verificar que estén completos.

Seleccionar el menú: Recepción, la opción:

Recibir Casos

Entregar los recaudos, las hojas de recepción y el diario que corresponda

con Clínicas

Marcar: Proceso que recibe: Rev.

Médica Tipo de Caso: Clínicas

RecibirSalir


patología: ¿Es de origen pélvico, mamario o

abdominal?

Indicar a la recepcionista que el beneficiario debe

asistir a la valoración médica

Si es de esas

patologías

Aprobado

No es aprobadoColocar la observación

en la hoja de recepción

No es de esas

patologías

Estudiar los costos Ajustar los costos al baremo de ofiseula

Consultar al beneficiario por cédula : ¿Qué pólizas tiene ? ¿Ha comprometido montos

por esa patología ? ¿Cuánto le queda ?

Verificar que las fechas de los recaudos concuerden , que los datos estén correctos , y que

presenten sellos y firmas donde corresponda .

No tiene cobertura por ninguna póliza,

ni para esa patología

Tiene cobertura por las pólizas y

para esa patología

Continuar el procedimiento PF-1.3.2






Materia: EVALUACIÓN DEL SERVICIO DE CARTAS COMPROMISO


RESPONSABLE ACCIÓN Recepcionista 1. Entrega los recaudos, las hojas de recepción y el diario que corresponde

con Clínicas.


2. Recibe los recaudos con las recepciones y la hoja de diario.

3. Verifica que estén completos:

Recaudos incompletos, devolver a recepcionista.

Recaudos completos,

4. Verifica que las fechas de los recaudos concuerden, que los datos estén

correctos y que presenten sellos y firmas donde corresponda:

Recaudos incorrectos, devuelve a recepcionista,

Recaudos correctos,

5. Selecciona el menú: Recepción, la opción: Recibir Casos.

6. Marcar: Proceso que recibe: Rev. Médica, Tipo de Caso: Clínicas,

Recibir, Salir.

7. Estudia el caso clínicamente, con su patología: ¿es de origen pélvico,

mamario o abdominal?

Si es de esas patologías, indica a la recepcionista que el beneficiario

debe asistir a la valoración médica.

8. Estudia los costos.

9. Ajusta los costos al baremo de OFISEULA.

10. Consulta al beneficiario por cédula: ¿qué pólizas tiene? ¿ha

comprometido montos por esa patología? ¿cuánto le queda?

No tiene cobertura por ninguna póliza, ni para esa patología.

Devolver a recepcionista.

Tiene cobertura por las pólizas y para esa patología, continúa con

procedimiento PF-1.3.2.






Materia: EMISIÓN DE CARTAS COMPROMISO POR PROCEDIMIENTOS

ELECTIVOS EN CLÍNICAS



PF-1.3.2.- EMISIÓN DE CARTAS COMPROMISO POR PROCEDIMIENTOS ELECTIVOS EN CLÍNICAS.

Méd

ico

Es

pe

cia

lis

ta

Ingresar a Carta Compromiso en el

Módulo Cartas Aval

Colocar el Nº de carta Compromiso que tiene la

hoja de recepción

Seleccionar el fólder Paciente

Re

cep

cio

nis

ta

Verificar a que grupo pertenece

Verificar las exclusiones que tiene el beneficiario

Es grupo complementario

Es grupo básico

Es una patología excluida


Es una patología no

excluida

Escoger el código de la clínica que va a prestar el

servicio en el fólder Datos Carta

Compromiso

Colocar en Observaciones; lo que

corresponda por: diferencia de baremo,

patologías que no cubra ofiseula entre otras

Seleccionar cada póliza y monto aceptado por cada una de las pólizas en el

fólder Montos

Seleccionar las patologías en el fólder

PatologíasGuardar Imprimir

Anexar Carta Compromiso a los

RecaudosSellar Enviar a Dirección para

firmarSacar copia de Carta

Compromiso

Enviar copia de Carta Compromiso y recaudos

a archivo

Enviar Carta Compromiso Original a recepción para entregar

al beneficiario







ELECTIVOS EN CLÍNICAS


RESPONSABLE ACCIÓN

Médico

Especialista

1. Ingresa a Carta Compromiso en el Módulo Cartas Aval.

2. Coloca el Nº de Carta Compromiso que tiene la hoja de recepción.

3. Selecciona el fólder Paciente.

4. Verifica a que grupo pertenece:

Es grupo complementario, Verifica las exclusiones que tiene el

beneficiario,

Es una patología excluida, devuelve a recepcionista.

Es grupo básico, o grupo complementario pero la patología no esta

excluida:

5. Escoge el código de la clínica que va a prestar el servicio en el fólder

Datos Carta Compromiso.

6. Coloca en observaciones; lo que corresponda por: diferencia de baremo,

patologías que no cubra OFISEULA entre otras.

7. Selecciona cada póliza y monto aceptado por cada una de las pólizas en

el fólder Montos.

8. Selecciona las patologías en el fólder Patologías.

9. Guarda.

10. Imprime.

11. Sella.

12. Anexa Carta Compromiso a los recaudos.


14. Saca copia de carta compromiso.

15. Envía copia de carta compromiso y recaudos a archivo.

16. Envía carta compromiso original a recepción para entregar al

beneficiario.






Materia: RECEPCIÓN DEL SERVICIO DE CARTAS COMPROMISO POR

EMERGÉNCIAS MÉDICAS EN CLÍNICAS


PF-1.- SERVICIO MÉDICO.

PF-1.3.- EMISIÓN DE CARTAS COMPROMISO.PF-1.3.3.- RECEPCIÓN DEL SERVICIO DE CARTAS COMPROMISO POR EMERGENCIAS MÉDICAS EN CLÍNICAS.

Mé

dic

o E

sp

ecil

ais

ta


Entregar Casos

Marcar: Entrega: Recepción

Recibe: Rev. AdministrativaTipo de Caso: Clínicas

EntregarSalir

Seleccionar el menú: Recepción, la opción: Recibir

Casos


Administrativa Tipo de Caso: Clínicas

RecibirSalir


Entregar Casos

Marcar: Entrega: Rev. Administrativa

Recibe: Rev. MédicaTipo de Caso: Clínicas

EntregarSalir

2


Casos



RecibirSalir

Grapar esta hoja de recepción con los recaudos presentados para la emergencia médica.

ImprimirGuardar la información presentada

Seleccionar el fólder: Paciente; Beneficiario: seleccionar el número de

cédula

Seleccionar el tipo de caso: Hospitalización, Cirugía,

Maternidad, Gastos Médicos Ambulatorios u Otros

Colocar en Nº: CC-AñoMesDía-# Ejemplo: CC-

20061201-01

Seleccionar en el campo Servicio: Carta Compromiso

Colocar el número de cédula del titular

Ingresar al SISGAG, módulo Recepción de Servicios.

Recibir vía fax presupuesto de la clínica, informe médico,

copia de la cédula de identidad del titular y del paciente si la

tiene

Verificar que el paciente esté inscrito en Seguro de HCM y que no este en condición de excluido por cualquier causa Es

beneficiario

Llamar a la clínica para informar que no se puede dar

cobertura por OFISEULA a este paciente, explicando la

causa

No es beneficiario







EMERGÉNCIAS MÉDICAS EN CLÍNICAS


RESPONSABLE ACCIÓN


1. Recibe vía fax presupuesto de la clínica, informe médico, copia de la cédula de

identidad del titular y del paciente si la tiene.

2. Verifica que el paciente esté inscrito en Seguro de HCM y que no esté en

condición de excluido por cualquier causa:

No es beneficiario, llama a la clínica para informar que no se puede dar

cobertura por OFISEULA a este paciente, explicando la causa.

Es beneficiario, ingresa al SISGAG:

3. Ingresa al SISGAG, módulo Recepción de Servicios.

4. Coloca el número de cédula del titular.

5. Selecciona en el campo Servicio: Carta Compromiso.

6. Coloca en Nº: CC-año mes día-#

7. Selecciona el tipo de caso: Hospitalización, Cirugía, Maternidad, Gastos

Médicos Ambulatorios u otros.

8. Selecciona el fólder: Paciente; Beneficiario: seleccionar el número de cédula.

9. Guarda la información presentada.

10. Imprime.

11. Grapa esta hoja de recepción con los recaudos presentados para la emergencia

médica.

12. Selecciona el menú: Recepción, la opción: Entregar Casos.

13. Marca: Entrega: Recepción, Recibe: Rev. Administrativa, Tipo de Caso: Clínicas,

Entregar, Salir.


15. Marca: Proceso que recibe: Rev. Administrativa. Tipo de Caso: Clínicas, Recibir,

Salir.

16. Selecciona el menú: Recepción, la opción: entregar casos

17. Marca: Entrega: Rev. Administrativa, Recibe: Rev. Médica. Tipo de Caso:

Clínicas. Entregar. Salir.


19. Marca: proceso que recibe: Rev. Médica. Tipo de caso: clínicas. Recibir. Salir.






Materia: EVALUACIÓN DEL SERVICIO DE CARTAS COMPROMISO POR

EMERGENCIAS MÉDICAS



PF-1.3.4.- EVALUACIÓN DEL SERVICIO DE CARTAS COMPROMISO POR EMERGENCIAS MÉDICAS EN CLÍNICAS.

Mé

dic

o E

sp

ecia

lis

ta



abdominal?

Indicar a la recepcionista que el beneficiario debe

asistir a la valoración clínica

Si es de esas

patologías

Aprobado

No es aprobado


No es de esas

patologías


Consultar al beneficiario por cédula: ¿Qué pólizas tiene ? ¿Ha comprometido montos





para esa patología


Llamar a la clínica y explicar la situación

Estudiar los costos









RESPONSABLE ACCIÓN


11. Estudiar el caso clínicamente, con su patología: ¿es de origen pélvico,


Si es de esas patologías, indicar la observación que el beneficiario

debe asistir a la valoración clínica post-operatoria.

12. Estudiar los costos.

13. Ajustar los costos al baremo de OFISEULA.

14. Consultar al beneficiario por cédula: ¿qué pólizas tiene? ¿ha


No tiene cobertura por ninguna póliza, ni para esa patología. Llamar a

la clínica y explicar la situación.








Materia: EMISIÓN DE CARTAS COMPROMISO POR EMERGENCIAS

MÉDICAS EN CLÍNICAS

Asunto: DIAGRAMA DE ACTIVIADES

PF-1.- SERVICIO MÉDICO.

PF-1.3.- EMISIÓN DE CARTAS COMPROMISO.PF-1.3.5.- EMISIÓN DE CARTAS COMPROMISO POR EMERGENCIAS MÉDICAS EN CLÍNICAS.

Mé

dic

o E

sp

ecia

lis

ta


Módulo Cartas Aval


hoja de recepción



Verificar Exclusiones


Es grupo básico


Llamar a la Clínica y explicar que esa

patología para ese paciente no la cubre

OFISEULA


excluida

Escoger el código de la clínica en el fólder Datos

Carta Compromiso





fólder Montos


PatologíasGuardar Imprimir




Compromiso


a archivo

Enviar vía fax Carta Compromiso a la Clínica

Archivar carta compromiso

Emergencias Médicas de Clínicas







MÉDICAS EN CLÍNICAS


RESPONSABLE ACCIÓN Médico

Especialista 1. Ingresa a Carta Compromiso en el Módulo Cartas Aval.

2. Coloca el Nº de carta Compromiso que tiene la hoja de recepción.



Es grupo complementario, Verificar las exclusiones que tiene el

beneficiario,

Es una patología excluida, llamar a la clínica y explicar que esa

patología para ese paciente no la cubre OFISEULA.


excluida:






el fólder Montos.


9. Guarda.

10. Imprime.

11. Sella.





16. Envía vía fax carta compromiso a la clínica.

17. Archivar carta compromiso emergencias médicas a clínicas.





SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE SEGUROS Página: MNPP-CPB-P-1/1



Asunto: CONTROL DE PROGRAMAS Y BENEFICIARIOS

PROCESO PF-2







Materia: CONTROL DE PROGRAMAS

Y BENEFICIARIOS

Asunto: ÍNDICE DE CONTENIDO

PROCESO PF-2.- CONTROL DE PROGRAMAS Y BENEFICIARIOS

Diagrama de Procesos de Control de Programas y Beneficiarios

Información General de Control de Programas y Beneficiarios

o Objetivo

o Clientes: iniciales y finales

o Fronteras: de inicio y de finalización

o Entradas

o Salidas

o Dependencias y/o personas vinculadas: Internas y Externas a la institución

o Base legal relacionada

o Formularios relacionados

o Recursos: Humanos, Presupuestario-Financieros, de Infraestructura, Tecnológicos: Organizacionales y

Computacionales y de Materiales y Equipos.

Diagrama de Jerarquía de Programas y Beneficiarios

Diagramas de Actividad y Procedimientos:

PF-2.1.- Control de los beneficiarios del programa de hospitalización, cirugía y maternidad PF-2.1.1.- Recepción de recaudos para el registro de los beneficiarios

PF-2.1.2.- Registro de beneficiarios

PF-2.1.3.- Estructuración del expediente de los beneficiarios

PF-2.1.4.- Registro de datos en el sistema de nómina de la Universidad de los Andes

PF-2.1.5.- Identificación de los beneficiarios del programa de hospitalización, cirugía y maternidad

PF-2.1.6.- Registro de recién nacidos

PF-2.1.7.- Exclusiones por cambio en la relación laboral o cuando lo considere conveniente el titular

para cualquier miembro del grupo básico o complementario

PF-2.1.8.- Exclusiones del grupo básico o complementario por alcanzar el límite de edad preestablecida

PF-2.1.9.- Exclusiones del grupo básico o complementario en caso de fallecimiento del titular o por

permisos no remunerados







Y BENEFICIARIOS


PF-2.1.10.- Traslados del grupo básico a complementario en caso de fallecer el titular o de permisos no

remunerados

PF-2.1.11.- Inclusiones del grupo básico y complementario en caso de reincorporaciones por permisos

no remunerados

PF-2.1.12.- Actualización de datos en el sistema de gestión administrativa y gerencial (SISGAG)

PF-2.1.13.- Control del grupo complementario que cotiza el programa de hospitalización, cirugía y

maternidad después de fallecer el titular o en caso de permisos no remunerados

PF-2.1.14.- Control de hijos excepcionales

PF-2.1.15.- Aprobación del registro, traslados y exclusiones del titular, grupo básico y grupo

complementario

PF-2.2.- Control del programa de seguro de vida y accidentes personales del titular

PF-2.2.1.- Registro y/o actualización de beneficiarios en caso de muerte del titular

PF-2.2.2.- Notificación a la compañía aseguradora del registro del titular y de beneficiarios en caso de

muerte del titular

PF-2.2.3.- Notificación de la muerte del titular

PF-2.3.- Control del programa de cobertura especial de hospitalización, cirugía y maternidad

PF-2.3.1.- Recepción de recaudos para el registro de los beneficiarios

PF-2.3.2.- Registro y asignación del programa de cobertura especial de hospitalización, cirugía y

maternidad

PF-2.3.3.- Registro de descuento al titular en el sistema de nómina de la Universidad de los Andes

PF-2.3.4.- Exclusiones de beneficiarios del programa de cobertura especial de hospitalización, cirugía y

maternidad







Y BENEFICIARIOS


PF-2.4.- Control de los servicios de hospitalización, cirugía y maternidad PF-2.4.1.- Recepción de recaudos para cartas compromiso por procedimientos electivos

PF-2.4.2.- Recepción del servicio de cartas compromiso por procedimientos electivos

PF-2.4.3.- Evaluación del servicio de cartas compromiso por procedimientos electivos en CAMIULA

PF-2.4.4.- Emisión de cartas compromiso por procedimientos electivos en CAMIULA

PF-2.4.5.- Recepción del servicio de cartas compromiso por emergencias médicas en CAMIULA

PF-2.4.6.- Evaluación del servicio de cartas compromiso por emergencias médicas en CAMIULA

PF-2.4.7.- Emisión de cartas compromiso por emergencias médicas en CAMIULA

PF-2.4.8.- Revisión de facturas por cartas compromiso en CAMIULA

PF-2.4.9.- Revisión administrativa de facturas por cartas compromiso en clínicas

PF-2.4.10.- Liquidación de facturas por cartas compromiso en clínicas

PF-2.4.11.- Recepción de recaudos para órdenes especiales

PF-2.4.12.- Recepción del servicio de órdenes especiales

PF-2.4.13.- Emisión de órdenes especiales

PF-2.4.14.- Revisión administrativa de facturas por órdenes especiales

PF-2.4.15.- Liquidación de facturas por órdenes especiales

PF-2.4.16.- Recepción de recaudos para reembolsos

PF-2.4.17.- Recepción del servicio de reembolsos

PF-2.4.18.- Revisión administrativa de facturas por reembolsos

PF-2.4.19.- Liquidación de facturas por reembolsos







Y BENEFICIARIOS


PF-2.5.- Control de otros beneficios médico-asistenciales

PF-2.5.1.- Programa de ayuda por muerte para gastos mortuorios

PF-2.5.2.- Cobertura de servicios de enfermería domiciliaria

PF-2.5.3.- Servicios de ambulancias

PF-2.5.4.- Ayuda por canastilla





SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE SEGUROS Página: MNPP-DPPF2-P-1/1


Y BENEFICIARIOS

Asunto: DIAGRAMA DE PROCESOS DE CONTROL DE PROGRAMAS Y

BENEFCIARIOS

<<información>>- Requisitos para la Inscripción.

- Depósitos Bancarios grupo compl.- Requisitos para Indemnización por muerte.

- Informes Médicos.- Récipes.

- Facturas de Servicios. - Desglose de material médico-quirúrgico,

desechable, de anestesia, síntesis y de medicinas.- Resultados de los exámenes de laboratorio.

regula

<<fin>>Ejecutar las actividades referentes a la inscripción, actualización y control de todo el personal administrativo, técnico y obrero fijo y contratado que labora en la Universidad de Los Andes y que goza del beneficio del Sistema de Seguros, así como, la verificación de los recaudos necesarios para la cancelación de los servicios de

Hospitalización, Cirugía y Maternidad, Seguro de Vida y Accidentes Personales y otros Beneficios Médicos-Asistenciales, tales como: Asignaciones por Pasajes o Viáticos, Ayuda por Muerte, Cobertura

de Servicios de Enfermería, Cobertura de Prótesis, Servicios de Ambulancia, Ayuda para Canastilla y Protección al Recién Nacido,

de acuerdo a las normas y leyes que los regulan.

<<actor>>Director y

Jefe de Seguros

controla cumple

<<actor>>Personal Administrativo,

Técnico y Obrero adscrito al Sistema de

Seguros.

<<actor>>- Personal

Profesional, Técnico y

Administrativo de la Unidad.

Ejecuta

Apoya

Consulta

<<objeto negocio >>- Solicitud de Inscripción.

- Solicitud de Indemnizaciones por Muerte- Solicitud de Cartas Compromiso para CAMIULA.

- Solicitud de Liquidaciones por Cartas Compromisos.

- Solicitud de Ordenes Especiales.- Solicitud de Emisión de Liquidaciones por

Ordenes Especiales.- Solicitud de Emisión de Liquidaciones para

Reembolsos.

requiere

<<proceso>>PF-2


Diagrama de Proceso de Control de Programas y Beneficiarios.

<<producto>>Cartas Compromiso CAMIULA

<<producto>>Liquidación Cartas Compromiso

<<producto>>Emisión Ordenes Especiales

<<producto>>Liquidación Ordenes Especiales

<<información>>Web´s, RedULA, Sistema

SISGAG, Departamento de Personal ULA, DSIA

<<producto>>Liquidación de Reembolsos

<<reglas>>Constitución de la República Bolivariana de Venezuela (1.999). Código Civil. Ley Orgánica del Trabajo. L.OP.N.A.. Ley de Universidades. Ley del Estatuto de la Función Pública . Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal. Ley Orgánica de la Administración Pública . Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público. Ley de Licitaciones. Reglamento de la Ley de Universidades. Reglamento de Contraloría Interna de La ULA (1998). Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República. Reglamento de Traslados de Créditos Presupuestarios. Régimen de seguridad social y de familia. II Convención de Trabajo entre la Universidad de Los Andes y el Sindicato Regional de Profesionales Universitarios de la ULA, para los estados Mérida, Táchira y Trujillo. Convención Colectiva AEULA. Convención Colectiva SOULA. Reglamento de Ingresos Propios de O.F.I.S.E.U.L.A. Reglamento interno sobre la administración de los recursos financieros provenientes del grupo complementario para la facilitación de los servicios de H.C.M. por O.F.I.S.E.U.L.A. Resoluciones del Consejo Universitario . Normas y Procedimientos aplicables al Plan de Cobertura Especial de Hospitalización , Cirugía y Maternidad (H.C.M.). Normas Generales para el funcionamiento de la Comisión Técnica Asesora del Fondo de Contingencia.





<<producto>>Carnet del Afiliado

<<producto>>Póliza Seguro de Vida y Accidentes

Personales

<<producto>>Ayuda por Muerte

Asegurados e Inst . de Serv . de Salud








Y BENEFICIARIOS

Asunto: INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCESO


OBJETIVO Ejecutar las actividades referentes a la inscripción, actualización y control de todo el personal administrativo, técnico y obrero fijo y contratado que labora en la Universidad de Los Andes y que goza del beneficio del Sistema de Seguros, así como, la verificación de los recaudos necesarios para la cancelación de los servicios de Hospitalización, Cirugía y Maternidad, Seguro de Vida y Accidentes Personales y otros Beneficios Médicos-Asistenciales, tales como: Asignaciones por Pasajes o Viáticos, Ayuda por Muerte, Cobertura de Servicios de Enfermería, Cobertura de Prótesis, Servicios de Ambulancia, Ayuda para Canastilla y Protección al Recién Nacido, de acuerdo a las normas y leyes que los regulan. CLIENTES

INICIALES o Personal administrativo, técnico y obrero o Familiares que conforman el grupo básico y complementario

FINALES o Personal administrativo, técnico y obrero o Familiares que conforman el grupo básico y complementario

FRONTERAS

DE INICIO Se inicia cuando recibe los requisitos para solicitar la inscripción del titular, grupo básico y complementario en los diferentes programas que ofrece OFISEULA, solicitar los diferentes programas y/o servicios para los beneficiarios y solicitar las diferentes indemnizaciones.

FINALES Cuando se ejecuta la inscripción del personal y su grupo básico y complementario, se liquidan cartas compromiso, órdenes especiales, reembolsos, se tramita el seguro de vida y accidentes personales y se otorgan los otros beneficios médico asistenciales.

ENTRADAS Requisitos para la inscripción del HCM Requisitos para la inscripción en el Programa de Cobertura Especial Requisitos para la inscripción en el Seguro de Vida y Accidentes Personales







Y BENEFICIARIOS


Requisitos para solicitar cartas compromiso Requisitos para solicitar órdenes especiales Requisitos para solicitar reembolsos SALIDAS Carnet del afiliado Cartas compromiso CAMIULA Liquidación de cartas compromiso Emisión de órdenes especiales Liquidación órdenes especiales Liquidación de reembolsos Póliza Seguro de vida y accidentes personales Ayuda por muerte Enfermera domiciliaria Ayuda por Canastilla Ambulancia DEPENDENCIAS Y/O PERSONAS VINCULADAS: INTERNAS Y EXTERNAS A LA INSTITUCIÓN

INTERNAS o Unidad de Servicio Médico o Unidad de Apoyo Informático o Unidad de Apoyo Administrativo o Unidad de Planificación y Control o Unidad de Apoyo Secretarial y de Servicios o Unidad de Asuntos legales o Dirección o Comisión Técnica Asesora del Fondo de Contingencia

EXTERNAS o Clínicas o Centros de Salud o Laboratorios o Médicos Especialistas o Hospital Universitario de los Andes o CAMIULA

BASE LEGAL RELACIONADA

Convención colectiva AEULA Convención colectiva SOULA Convención colectiva SIPRULA Reglamento de Ingresos Propios de O.F.I.S.E.U.L.A. Reglamento interno sobre la administración de los recursos

financieros provenientes del grupo complementario para la facilitación de los servicios de H.C.M. por O.F.I.S.E.U.L.A.







Y BENEFICIARIOS


Normas y Procedimientos aplicables al Plan de Cobertura Especial de Hospitalización, Cirugía y Maternidad (H.C.M.)

Normas Generales para el funcionamiento de la Comisión Técnica Asesora del Fondo de Contingencia

FORMULARIOS

Actualización de Beneficiarios del Plan de Hospitalización, Cirugía y Maternidad

Actualización de Beneficiarios Cobertura de Vida y Accidentes Personales

RECURSOS

HUMANOS o Personal Administrativo, Técnico y Obrero (ATO) de la ULA

PRESUPUESTARIO FINANCIERO o Partidas presupuestarias asignadas a la dependencia para los diferentes

programas de seguros INFRAESTRUCTURA

o Recepción o Oficina

TECNOLÓGICOS Organizacionales

o Proyecto de la Oficina de Seguros de la Universidad de los Andes 1993

o Boletín Informativo 2004 o Baremos

Computacionales

o Sistema de Gestión Administrativa y Gerencial (SISGAG)

MATERIALES Y EQUIPOS o Materiales y equipos de oficina o Tecnología de Información: hardware, software, redes…







Y BENEFICIARIOS

Asunto: DIAGRAMA DE JERARQUÍA DE PROCESO DE CONTROL DE

PROGRAMAS Y BENEFICIARIOS

<<proceso>>


<<proceso>>PF-2


Jerarquía de Proceso de Control de Programas y Beneficiarios


<<proceso>>PF-1

SERVICIO MÉDICO

<<proceso>>


<<proceso>>PF-2 CONTROL DE PROGRAMAS Y BENEFICIARIOS

<<proceso>>

PF-2.1Control de los

beneficiarios del Programa de

Hospitalización , Cirugía y

Maternidad.

<<proceso>>

PF-2.2Control del

Programa del Seguro de Vida y

Accidentes Personales

<<proceso>>

PF-2.3Control del

Programa de Cobertura Especial de Hospitalización ,

Cirugía y Maternidad

<<proceso>>

PF-2.4Control de los servicios de


Maternidad

<<proceso>>

PF-2.5Control de otros

beneficios médico-

asistenciales







Y BENEFICIARIOS



<<proceso>>


<<proceso>>PF-2




<<proceso>>PF-1

SERVICIO MÉDICO

<<proceso>>


<<proceso>>

PF-2.1.1Recepción de recaudos para el registro de beneficiarios

<<proceso>>PF-2.1 Control de los beneficiarios del Programa de Hospitalización, Cirugía y Maternidad


<<proceso>>




Maternidad.

<<proceso>>

PF-2.2Control del



<<proceso>>

PF-2.3Control del

Programa de Cobertura Especial de Hospitalización,


<<proceso>>



Maternidad

<<proceso>>


beneficios médico-

asistenciales

<<proceso>>

PF-2.1.2Registro de

beneficiarios

<<proceso>>

PF-2.1.3Estructuración del expediente

de los beneficiarios

<<proceso>>

PF-2.1.4Registro de datos en el Sistema de

Nómina de la ULA

<<proceso>>

PF-2.1.5Identificación de los beneficiarios del programa de hospitalización,

cirugía y maternidad

<<proceso>>

PF-2.1.6Registro de

Recién Nacidos

<<proceso>>

PF-2.1.7Exclusiones por

cambio en la relación conyugal o cuando lo

considere conveniente el titular para

cualquier miembro del grupo básico o

complementario

<<proceso>>

PF-2.1.8Exclusiones del grupo básico o

complementario por alcanzar el límite de edad preestablecida

<<proceso>>

PF-2.1.9Exclusiones del grupo

básico o complementario en

caso de fallecimiento del titular o por


<<proceso>>

PF-2.1.10Traslados del grupo básico a

complementario en caso de

permisos no remunerados o

muerte del titular

<<proceso>>

PF-2.1.11Inclusiones del grupo básico y

complementario en caso de

reincorporaciones por permisos no remunerados

<<proceso>>

PF-2.1.12Actualización de

datos en el Sistema de

Gestión Administrativa y

Gerencial (SISGAG)

<<proceso>>

PF-2.1.13Control del grupo

complementario que cotiza el programa de

Hospitalización, Cirugía y Maternidad después de la muerte

del trabajador o en caso de permisos no

remunerados

<<proceso>>

PF-2.1.14Control de

Hijos Excepcionales

<<proceso>>

PF-2.1.15Aprobación del

registro, traslados y

exclusiones del titular, grupo

básico y grupo complementario







Y BENEFICIARIOS



<<proceso>>


<<proceso>>PF-2




<<proceso>>PF-1

SERVICIO MÉDICO

<<proceso>>


<<proceso>>

PF-2.2.1Registro y/o

actualización de Beneficiarios en caso de Muerte

del Titular

<<proceso>>

PF-2.2.2Notificación a la

compañía aseguradora del

registro del titular y de beneficiarios en caso de muerte del

titular

<<proceso>>

PF-2.2.3Notificación de la muerte del

titular

<<proceso>>PF-2.2 Control del programa del Seguro de Vida y Accidentes Personales


<<proceso>>




Maternidad.

<<proceso>>

PF-2.2Control del



<<proceso>>

PF-2.3Control del



<<proceso>>



Maternidad

<<proceso>>


beneficios médico-

asistenciales







Y BENEFICIARIOS



<<proceso>>


<<proceso>>PF-2




<<proceso>>PF-1

SERVICIO MÉDICO

<<proceso>>


<<proceso>>PF-2.3 Control del Programa de Cobertura Especial de Hospitalización , Cirugía y

Maternidad


<<proceso>>




Maternidad .

<<proceso>>

PF-2.2Control del



<<proceso>>

PF-2.3Control del

Programa de Cobertura Especial de Hospitalización ,


<<proceso>>



Maternidad

<<proceso>>


beneficios médico-

asistenciales

<<proceso>>

PF-2.3.1Recepción de recaudos para el registro de

los beneficiarios

<<proceso>>

PF-2.3.2Registro y

asignación del programa de

cobertura especial de

H.C.M.

<<proceso>>

PF-2.3.3Registro de

descuento al titular en el sistema de

nómina de la ULA

<<proceso>>

PF-2.3.4Exclusiones de

beneficiarios del programa de

cobertura especial de

H.C.M.







Y BENEFICIARIOS



<<proceso>>


<<proceso>>PF-2




<<proceso>>PF-1

SERVICIO MÉDICO

<<proceso>>


<<proceso>>PF-2.4.1

Recepción de recaudos para cartas compromiso

por procedimientos electivos

<<proceso>>PF-2.4 Control de los servicios de Hospitalización, Cirugía y Maternidad

<<proceso>>PF-2.4.2

Recepción del servicio de cartas compromiso

de procedimientos electivos

<<proceso>>PF-2.4.3

Evaluación del servicio de cartas compromiso en procedimientos electivos

a CAMIULA

<<proceso>>PF-2.4.4

Emisión de cartas compromiso en

procedimientos electivos a CAMIULA

<<proceso>>PA-2.4.5

Recepción del servicio de cartas compromiso

de emergencias médicas en CAMIULA


<<proceso>>




Maternidad.

<<proceso>>

PF-2.2Control del



<<proceso>>

PF-2.3Control del



<<proceso>>



Maternidad

<<proceso>>


beneficios médico-

asistenciales

<<proceso>>PF-2.4.6

Evaluación del servicio de cartas compromiso en emergencias médicas a

CAMIULA

<<proceso>>PF-2.4.7

Emisión de cartas compromiso en

emergencias médicas a CAMIULA

<<proceso>>PF-2.4.8

Revisión de facturas por cartas compromiso en

CAMIULA

<<proceso>>PF-2.4.9

Revisión administrativa de facturas por cartas

compromiso en clínicas

<<proceso>>PF-2.4.10

Liquidación de facturas por cartas compromiso

en clínicas


Recepción de recaudos por órdenes especiales


Recepción del servicio órdenes especiales


Emisión de órdenes especiales


Revisión administrativa de facturas por órdenes

especiales


Liquidación de facturas por órdenes especiales


Recepción de recaudos para reembolsos


Recepción del servicio de reembolsos


Revisión administrativa de facturas por

reembolsos

<<proceso>>PF-2.4.19Liquidación de

facturas por órdenes especiales







Y BENEFICIARIOS



<<proceso>>


<<proceso>>PF-2




<<proceso>>PF-1

SERVICIO MÉDICO

<<proceso>>


<<proceso>>

PF-2.5.1Programa de

ayuda por muerte para gastos mortuorios

<<proceso>>PF-2.5 Control de otros beneficios médico-asistenciales


<<proceso>>




Maternidad.

<<proceso>>

PF-2.2Control del



<<proceso>>

PF-2.3Control del



<<proceso>>



Maternidad

<<proceso>>


beneficios médico-

asistenciales

<<proceso>>

PF-2.5.2Cobertura de servicios de enfermería domiciliaria

<<proceso>>

PF-2.5.3Servicios de ambulancias

<<proceso>>

PF-2.5.4Ayuda por canastilla





SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE SEGUROS Página: MNPP-CPBDAP-P-1/1


Y BENEFICIARIOS

Asunto: DIAGRAMAS DE ACTIVIDAD Y PROCEDIMIENTOS

DIAGRAMAS DE ACTIVIDAD Y PROCEDIMIENTOS DEL CONTROL DE PROGRAMAS Y BENEFICIARIOS





SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE SEGUROS Página: MNPP-ICDAPCPB-P-1/4




PF-2.1.- Control de los beneficiarios del programa de hospitalización, cirugía y maternidad




PF-2.1.2.- Registro de beneficiarios



PF-2.1.3.- Estructuración del expediente de los beneficiarios



PF-2.1.4.- Registro de datos en el sistema de nómina de la Universidad de los Andes



PF-2.1.5.- Identificación de los beneficiarios del programa de hospitalización, cirugía y maternidad



PF-2.1.6.- Registro de recién nacidos



PF-2.1.7.- Exclusiones por cambio en la relación laboral o cuando lo considere conveniente el titular

para cualquier miembro del grupo básico o complementario



PF-2.1.8.- Exclusiones del grupo básico o complementario por alcanzar el límite de edad preestablecida



PF-2.1.9.- Exclusiones del grupo básico o complementario en caso de fallecimiento del titular o por




PF-2.1.10.- Traslados del grupo básico a complementario en caso de fallecer el titular o de permisos no

remunerados



PF-2.1.11.- Inclusiones del grupo básico y complementario en caso de reincorporaciones por permisos

no remunerados











PF-2.1.12.- Actualización de datos en el sistema de gestión administrativa y gerencial (SISGAG)



PF-2.1.13.- Control del grupo complementario que cotiza el programa de hospitalización, cirugía y

maternidad después de fallecer el titular o en caso de permisos no remunerados



PF-2.1.14.- Control de hijos excepcionales



PF-2.1.15.- Aprobación del registro, traslados y exclusiones del titular, grupo básico y grupo

complementario



PF-2.2.- Control del programa de seguro de vida y accidentes personales del titular

PF-2.2.1.- Registro y/o actualización de beneficiarios en caso de muerte del titular



PF-2.2.2.- Notificación a la compañía aseguradora del registro del titular y de beneficiarios en caso de

muerte del titular



PF-2.2.3.- Notificación de la muerte del titular



PF-2.3.- Control del programa de cobertura especial de hospitalización, cirugía y maternidad




PF-2.3.2.- Registro y asignación del programa de cobertura especial de hospitalización, cirugía y

maternidad



PF-2.3.3.- Registro del descuento al titular en el sistema de nómina de la Universidad de los Andes











PF-2.3.4.- Exclusiones de beneficiarios del programa de cobertura especial de hospitalización, cirugía y

maternidad



PF-2.4.- Control de los servicios de hospitalización, cirugía y maternidad

PF-2.4.1.- Recepción de recaudos para cartas compromiso por procedimientos electivos



PF-2.4.2.- Recepción del servicio de cartas compromiso por procedimientos electivos



PF-2.4.3.- Evaluación del servicio de cartas compromiso por procedimientos electivos en CAMIULA



PF-2.4.4.- Emisión de cartas compromiso por procedimientos electivos en CAMIULA



PF-2.4.5.- Recepción del servicio de cartas compromiso por emergencias médicas en CAMIULA



PF-2.4.6.- Evaluación del servicio de cartas compromiso por emergencias médicas en CAMIULA



PF-2.4.7.- Emisión de cartas compromiso por emergencias médicas en CAMIULA



PF-2.4.8.- Revisión de facturas por cartas compromiso en CAMIULA



PF-2.4.9.- Revisión administrativa de facturas por cartas compromiso en clínicas



PF-2.4.10.- Liquidación de facturas por cartas compromiso en clínicas



PF-2.4.11.- Recepción de recaudos para órdenes especiales











PF-2.4.12.- Recepción del servicio de órdenes especiales



PF-2.4.13.- Emisión de órdenes especiales



PF-2.4.14.- Revisión administrativa de facturas por órdenes especiales



PF-2.4.15.- Liquidación de facturas por órdenes especiales


Descripción narrativa del procedimiento PF-2.4.16.- Recepción de recaudos para reembolsos



PF-2.4.17.- Recepción del servicio de reembolsos



PF-2.4.18.- Revisión administrativa de facturas por reembolsos



PF-2.4.19.- Liquidación de facturas por reembolsos



PF-2.5.- Control de otros beneficios médico-asistenciales

PF-2.5.1.- Programa de ayuda por muerte para gastos mortuorios



PF-2.5.2.- Cobertura de servicios de enfermería domiciliaria



PF-2.5.3.- Servicios de ambulancias



PF-2.5.4.- Ayuda por canastilla







SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE SEGUROS Página: MNPP-PF-2.1-P-1/1



Asunto: PF-2.1.- CONTROL DE LOS BENEFICIARIOS DEL PROGRAMA

DE H.C.M.

PF-2.1

CONTROL DE LOS BENEFICIARIOS DEL PROGRAMA DE HOSPITALIZACIÓN, CIRUGÍA Y

MATERNIDAD






Materia: RECEPCIÓN DE RECAUDOS PARA EL REGISTRO DE LOS

BENERFICIARIOS


PF-2.- CONTROL DE PROGRAMAS Y BENEFICIARIOS.PF-2.1.- CONTROL DE LOS BENEFICIARIOS DEL PROGRAMA DE HOSPITALIZACIÓN, CIRUGÍA Y MATERNIDAD.

PF-2.1.1.- RECEPCIÓN DE RECAUDOS PARA EL REGISTRO DE LOS BENEFICIARIOS.

Tit

ula

rR

ec

ep

cio

nis

ta

Solicitar información para el registro .

Entregar planilla de actualización de

beneficiarios del programa de hospitalización , cirugía

y maternidad y de recaudos.

Recibir planilla de actualización de

beneficiarios y de recaudos .

Firmar planilla .

Llenar planilla .

Solicitar cita para la valoración médica

del grupo complementario .

Presentar los recaudos (*)

Ab

og

ad

o

Verificar los recaudos

Recaudos completos


Verificar la legalidad de los recaudos

Recaudos legales

Recaudos ilegalesRecibir los recaudos

Devolver al beneficiario

(*) Recaudos titular y grupo básico: (1) Fotografía tamaño carnet, Copia del decreto o último estado de cuenta, Copia de la cédula de identidad, Copia del acta de matrimonio o de unión concubinaria, Copia de Cédula de Identidad cónyuge o concubino(a), Copia de las partidas de nacimiento de los hijos y cédula de identidad si la poseen, Copia de la partida de nacimiento del trabajador si desea inscribir a los padres, con sus respectivas copias de cédula de identidad, Copia de la cédula de identidad de los abuelos, y Copia de las partidas de nacimiento y cédula de identidad si la poseen de los hermanos y nietos; Recaudos para el grupo complementario: Valoración del grupo complementario por la Unidad de Servicio Médico (previa cita), Estudios de laboratorio requeridos por la Unidad de Servicio Médico, Firmar oficio de autorización de descuento, Copia de la cédula de identidad y/o partida de nacimiento del beneficiario, Libreta de las vacunas de los niños menores de catorce (14) años, Peso y Talla.(**) Sistema de Gestión Administrativa y Gerencial (SISGAG).

Procesar registro en el SISGAG







BENERFICIARIOS

Asunto: DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL RPOCEDIMIENTO

RESPONSABLE ACCIÓN

Titular 1. Solicita información para el registro.

Recepcionista 2. Entrega planilla de actualización de beneficiarios del programa de

hospitalización, cirugía y maternidad planilla de recaudos.

Titular 3. Recibe planilla de actualización de beneficiarios del programa de

hospitalización, cirugía y maternidad planilla de recaudos.

4. Solicita cita para la valoración médica del grupo complementario que

desea inscribir.

5. Llena la planilla.

6. Firma la planilla.

7. Presenta los siguientes recaudos:

Recaudos del titular y grupo básico:

(1) fotografía tamaño carnet,

Copia del decreto o último estado de cuenta,

Copia de la cédula de identidad,

Copia del acta de matrimonio o de unión concubinaria,

Copia de la cédula de identidad cónyuge o concubino(a),

Copia de las partidas de nacimiento de los hijos y cédula de identidad si la

poseen,

Copia de la partida de nacimiento del trabajador si desea inscribir a los

padres, con sus respectivas copias de cédula de identidad,

Copia de la cédula de identidad de los abuelos,

Copia de las partidas de nacimiento y cédula de identidad si la poseen de los

hermanos y nietos.







BENERFICIARIOS

Asunto: DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL RPOCEDIMIENTO

Titular Recaudos del grupo complementario:

Valoración del grupo complementario por la Unidad de Servicio Médico (previa

cita),

Estudios de laboratorio requeridos por la Unidad de Servicio Médico,

Firmar autorización de descuento,

Copia de la cédula de identidad y/o partida de nacimiento del beneficiario,

Libreta de las vacunas de los niños menores de (14) catorce años,

Peso y Talla.

Abogado 8. Recibe recaudos y la planilla de actualización de los beneficiarios.

9. Verifica los recaudos:

Recaudos incompletos, devolver al beneficiario.

Recaudos completos:

10. Verifica la legalidad de los recaudos:

Recaudos ilegales, devolver al beneficiario.

Recaudos legales, continúa al proceso 2.1.2






Materia:

REGISTRO DE BENEFICIARIOS



PF-2.1.2.- REGISTRO DE LOS BENEFICIARIOS.

Ab

og

ad

o

Registrar en el SISGAG (**), pantalla de actualización de

titulares: el número de cédula del titular, nombre y apellidos ,

datos personales y datos laborales .

Firmar Planilla de Actualización de Beneficiarios del Plan de Hospitalización ,


Enviar recaudos a Dirección

(**) Sistema de Gestión Administrativa y Gerencial (SISGAG).

Ingresar en el SISGAG , a la pantalla de ingreso de un

nuevo beneficiario , colocando el número de cédula del titular

Registrar en el SISGAG, pantalla de ingreso de un nuevo beneficiario : el numero de cédula , nombre , sexo, maternidad , fecha de nacimiento , parentesco , fecha de inscripción H .C.M. y fecha de inscripción maternidad .

Verificar en la pantalla de actualización de beneficiarios , carga del titular , que se hallan

registrado todos los beneficiarios solicitados por el

titular.

Seleccionar la pantalla de Pólizas Beneficiario y asignar

las pólizas que le correspondan por tipo de

trabajador y las comunes para todo el personal .

Si registró beneficiario

No registró beneficiario






Materia:

REGISTRO DE BENEFICIARIOS


RESPONSABLE ACCIÓN

Abogado 1. Registra en el Sistema de Gestión Administrativa y Gerencial, pantalla

de actualización de titulares: el número de cédula del titular, nombre y

apellidos, datos personales y datos laborales.

2. Ingresa en el Sistema de Gestión Administrativa y Gerencial, a la

pantalla de ingreso de un nuevo beneficiario, colocando el número de

cédula del titular.

3. Registra el número de cédula, nombre, sexo, maternidad, fecha de

nacimiento, parentesco, fecha de inscripción H.C.M. y fecha de

inscripción maternidad de cada beneficiario.

4. Verifica en la pantalla de actualización de beneficiarios, carga del titular,

que se halla registrado todos los beneficiarios solicitados por el titular:

No se registro beneficiario, volver al paso #3.

Si se registró beneficiario, seguir al paso #5.

5. Selecciona la pantalla de pólizas beneficiario y asigna las pólizas que le

correspondan por tipo de trabajador y las comunes para todo el

personal.

6. Firma la planilla de actualización de beneficiarios del plan de

hospitalización, cirugía y maternidad.

7. Envía recaudos a Dirección.






Materia: ESTRUCTURACIÓN DEL EXPEDIENTE DE LOS

BENEFICIARIOS



PF-2.1.3.- ESTRUCTURACIÓN DEL EXPEDIENTE DE LOS BENEFICIARIOS.

Ab

og

ad

o Recibir recaudos (*) y planilla de actualización de beneficiarios del

Programa de Hospitalización , Cirugía y Maternidad aprobados

por Dirección.

(*) Recaudos titular y grupo básico: (1) Fotografía tamaño carnet, Copia del decreto o último estado de cuenta, Copia de la cédula de identidad, Copia del acta de matrimonio o de unión concubinaria, Copia de Cédula de Identidad cónyuge o concubino(a), Copia de las partidas de nacimiento de los hijos y cédula de identidad si la poseen, Copia de la partida de nacimiento del trabajador si desea inscribir a los padres, con sus respectivas copias de cédula de identidad, Copia de la cédula de identidad de los abuelos, y Copia de las partidas de nacimiento y cédula de identidad si la poseen de los hermanos y nietos; Recaudos para el grupo complementario: Valoración del grupo complementario por la Unidad de Servicio Médico (previa cita), Estudios de laboratorio requeridos por la Unidad de Servicio Médico, Firmar oficio de autorización de descuento, Copia de la cédula de identidad y/o partida de nacimiento del beneficiario, Libreta de las vacunas de los niños menores de catorce (14) años, Peso y Talla.

Solicitar carpeta marrón tamaño oficio y cinco (5) cartulinas para

separadores en Unidad de Apoyo Administrativo.

Colocar en la pestaña de la carpeta Nº de Expediente (que es equivalente al número de cédula del titular) y Nombres y Apellidos

del mismo.

Colocar en la primera cartulina el siguiente título: “Actualización,

Inclusiones , Exclusiones y Planilla de Seguro de Vida y Accidentes

Personales” .

Colocar en esta división: recaudos exigidos para la inscripción y la planilla

de actualización de beneficiarios del Programa de Hospitalización, Cirugía y

Maternidad.

Colocar en la segunda cartulina el siguiente título: “Ordenes

Especiales”.

Colocar en la tercera cartulina el siguiente título: “Cartas

Compromiso” .

Colocar en la cuarta cartulina el siguiente título: “Reembolsos” .

Colocar en la quinta cartulina el siguiente título: “Otros Servicios”.

Archivar

Enviar a archivo para estructurar el expediente

Arc

hiv

ista

Recibir los recaudos para estructurar el expediente del titular






Materia: ESTRUCTURACIÓN DEL EXPEDIENTE DE LOS

BENEFICIARIOS


RESPONSABLE ACCIÓN

Abogado 1. Recibe recaudos (*) y planilla de actualización de beneficiarios del

programa de hospitalización, cirugía y maternidad aprobados por

dirección.

2. Solicita carpeta marrón tamaño oficio y cinco (5) cartulinas para

separadores en Unidad de Apoyo Administrativo.

3. .Envía a archivo para estructurar el expediente

Archivista 4. Coloca en la pestaña de la carpeta Nº de Expediente (que es equivalente

al número de cédula del titular) Nombre y Apellidos del mismo.

5. Coloca en la primera cartulina el siguiente título: “Actualización,

Inclusiones, Exclusiones y Planilla de Seguro de Vida y Accidentes

Personales”.

6. Coloca en esta división: recaudos exigidos para la inscripción y la planilla

de actualización de beneficiarios del programa de Hospitalización, Cirugía

y Maternidad.

7. Coloca en la segunda cartulina el siguiente título: “Ordenes Especiales”.

8. Coloca en la tercera cartulina el siguiente título: “Reembolsos”.

9. Coloca en la quinta cartulina el siguiente título: “Otros Servicios”.

10. Archiva






Materia: REGISTRO DE DATOS EN EL SISTEMA DE NÓMINA DE LA

U.L.A.



PF-2.1.4.- REGISTRO DE DATOS EN EL SISTEMA DE NÓMINA DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES.

Ab

og

ad

o

Emitir autorización para el descuento de la prima del grupo

complementario del titular

Tit

ula

r

Recibir autorización para el descuento de la prima del grupo

complementario directamente de la nómina

Firmar autorización para el descuento de la prima del grupo


Entregar al titular para que firme la autorización

Entregar la autorización firmada al Abogado

Recibir autorización para el descuento de la prima del grupo


Solicitar en archivo copia de la cédula de identidad , autorización de descuento y estado de cuenta

del titular

Enviar a archivo para anexar al expediente

Preparar un DKT con la información del titular , número de

cédula, integrantes del grupo complementario y descuentos por

beneficiario

Entregar en Oficina de descuentos por nómina los recaudos para que

realicen el correspondiente descuento






Materia: REGISTRO DE DATOS EN EL SISTEMA DE NÓMINA DE LA

U.L.A.


RESPONSABLE ACCIÓN

Abogado 1. Emite autorización para el descuento de la prima del grupo

complementario del titular.

2. Entrega al titular para que firme la autorización.

Titular 3. Recibe autorización para el descuento de la prima del grupo

complementario directamente de la nómina.

4. Firma autorización para el descuento de la prima del grupo


5. Entrega la autorización firmada al Abogado.

Abogado 6. recibe autorización para el descuento de la prima del grupo


7. Envía a archivo para anexar al expediente.

8. Solicita en archivo copia de la cédula de identidad, autorización de

descuento y estado de cuenta del titular.

9. Prepara un disquete con la información del titular, número de cédula,

integrantes del grupo complementario y descuentos por beneficiario.

10. Entrega en Oficina de descuentos por nómina los recaudos para que

realicen el correspondiente descuento.






Materia: IDENTIFICACIÓN DE LOS BENEFICIARIOS DEL PROGRAMA

DE H.C.M.



PF-2.1.5.- IDENTIFICACIÓN DE LOS BENEFICIARIOS DEL PROGRAMA DE HOSPITALIZACIÓN, CIRUGÍA Y MATERNIDAD.

Ab

og

ad

o

Indicar al titular el número de cuenta y el monto por que debe hacer el depósito para el carnet .

Realizar el depósito bancario , por Bs. 8.000,oo en la cuenta de

ingresos propios de OFISEULA .

Colocar en la copia del vaucher el número de cédula del titular .

Tit

ula

r Copiar el número de cuenta y el monto por que debe hacer el

depósito para el carnet .

Entregar el vaucher del depósito al Abogado .

Enviar el vaucher a la Unidad de Apoyo Administrativo.

As

iste

nte

A

dm

inis

tra

tiv

o

Recibir vaucher de depósito .

Recibir vaucher de depósito .correctoVerificar cuenta en la que se hizo

el depósito y el monto del depósito

incorrecto

Devolver al titular

Elaborar recibo de ingresos . Entregar recibo de ingresos al Abogado .

Solicitar en archivo expediente del titular.

Extraer del expediente la fotografía del titular y la planilla de

actualización de beneficiarios del programa de HCM .

Fotocopiar planilla de actualización de beneficiarios del programa de

HCM.

Unir la fotocopia de la planilla con la foto carnet para la elaboración

del carnet.

Anexar la fotocopia del vaucher al expediente , primer rubro .

Sacar una copia del vaucher del depósito.

Enviar a Archivo para guardar expediente y hacer carnet . Recibir recibo de ingreso

Entregar al titular recibo de ingreso y carnet






Materia: IDENTIFICACIÓN DE LOS BENEFICIARIOS DEL PROGRAMA

DE H.C.M.


RESPONSABLE ACCIÓN Abogado 1. Indica al titular el número de cuenta y el monto por el que debe hacer el

depósito para el carnet.

Titular 2. Copia el número de cuenta y el monto por el que debe hacer el depósito

para el carnet.

3. Realiza el depósito bancario, por Bs. 8.000 en la cuenta de ingresos

propios de OFISEULA.

4. Entregar el vaucher del depósito al abogado.

Abogado 5. Recibe vaucher de depósito.

6. Verifica cuenta en la que se hizo el depósito y el monto del depósito:

Incorrecto, devuelve al titular.

Correcto, continúa paso #7.

7. Saca una copia del vaucher del depósito.

8. Coloca en la copia del vaucher el número de cédula del titular.

9. Solicita en archivo expediente del titular.

10. Extrae del expediente la fotografía del titular y la planilla de actualización

de beneficiarios del programa de Hospitalización, Cirugía y Maternidad.

11. Fotocopia planilla de actualización de beneficiarios de programa de

Hospitalización, Cirugía y Maternidad.

12. Une la fotocopia de la planilla con la foto carnet para la elaboración del

carnet.

13. Anexa la fotocopia del vaucher al expediente, primer rubro.

14. Envía a archivo para guardar expediente y hacer carnet.

15. Recibe carnet.

16. Envía el vaucher a la unidad de apoyo administrativo.

17. Recibe recibo de ingresos para el titular.

18. Entrega al titular carnet y recibo de ingreso.






Materia:

REGISTRO DE RECIÉN NACIDOS



PF-2.1.6.- REGISTRO DE RECIÉN NACIDOS.

Tit

ula

rR

ec

ep

cio

nis

ta

Solicitar información para el registro del

recién nacido .

Indicar los recaudos para el registro de recién nacidos: copia de la

partida de nacimiento y copia de la boleta de

nacimiento.

Recibir la información de los recaudos a consignar para el

registro y la planilla de actualización.

Llenar la planilla de actualización con los

datos del recién nacido.

Ab

og

ad

o Verificar los recaudosRecibir los recaudos

Registrar en el SISGAG los datos del

recién nacido en el módulo de ingreso de un nuevo beneficiario.

Firmar Planilla de Actualización de

Beneficiarios del Plan de Hospitalización,


Enviar recaudos a Dirección

Firmar la planilla .

Presentar los recaudos necesarios para el registro del

recién nacido .

Registrar en el módulo de actualización de

beneficiarios en el fólder : Datos Beneficiarios las

características que falten del recién nacido.

Asignar en el fólder Pólizas Beneficiarios, la

que corresponda al recién nacido.Recaudos

completos


Verificar la legalidad de los recaudos

Recaudos legales

Recaudos ilegales







Materia:

REGISTRO DE RECIÉN NACIDOS


RESPONSABLE ACCIÓN

Titular 1. Solicita información para el registro del recién nacido.

Recepcionista 2. Indica los recaudos para el registro de recién nacidos: copia de la partida

de nacimiento y copia de la boleta de nacimiento.

Titular 3. Recibe la información de los recaudos a consignar para el registro y la

planilla de actualización.

4. Llena la planilla de actualización con los datos del recién nacido.

5. Firma la planilla.

6. Presenta los recaudos para el registro del recién nacido.

Abogado 7. Recibe recaudos para la inscripción del recién nacido.

8. Verifica los recaudos:

Recaudos incompletos, devolver al beneficiario.

Recaudos completos:

9. Verifica la legalidad de los recaudos:

Recaudos ilegales, devolver al beneficiario.

Recaudos legales, continúa al paso #10.

10. Registra en el SISGAG los datos del recién nacido en el módulo de

ingreso de un nuevo beneficiario.

11. Registra en el en el módulo de actualización de beneficiarios en el fólder:

Datos Beneficiarios las características que falten del recién nacido.

12. Asignar en el fólder Pólizas Beneficiarios, la que corresponda al recién

nacido.

13. Firma la planilla de actualización de beneficiarios del Programa de

Hospitalización, Cirugía y Maternidad.

14. Enviar recaudos a Dirección.






Materia: EXCLUSIONES POR CAMBIO EN LA RELACIÓN CONYUGAL O CUANDO LO

CONSIDERE CONVENIENTE EL TITULAR PARA CUALQUIER MIEMBRO DEL GRUPO BÁSICO O COMPLEMENTARIO


PF-2.- CONTROL DE PROGRAMAS Y BENEFICIARIOS.

PF-2.1.- CONTROL DE LOS BENEFICIARIOS DEL PROGRAMA DE HOSPITALIZACIÓN, CIRUGÍA Y MATERNIDAD.PF-2.1.7.- EXCLUSIONES POR CAMBIO EN LA RELACIÓN CONYUGAL O CUANDO LO CONSIDERE CONVENIENTE EL TRABAJADOR PARA CUALQUIER MIEMBRO DEL GRUPO BÁSICO O

COMPLEMENTARIO.

Tit

ula

r

Manifiestar el interés en excluir al beneficiario .

Solicitar el número de cédula del titular

Presentar el carnet o cédula

Ab

og

ad

o

Leer la planilla para retirar al beneficiario

del programaFirma la planilla

Indicar el número de cédula.

Recibir número de cédula

Solicitar en archivo expediente del

trabajador

Recibir expediente del trabajador

Introducir en el SISGAG el número de cédula del titular

en el módulo de Beneficiarios

Verificar que forme parte de los

beneficiarios del titular

Informar al titular que no es beneficiario

No

Si

Llenar planilla de actualización de

bebeficiarios para retirar al beneficiario

del programa

Entregar al titular para que firme la

planilla

Conforme

No

Si

Devolver al Abogado

Entregar planilla firmada al Abogado

Recibir planilla de actualización de

beneficiarios firmada por el titular

Firmar planilla de actualización de

beneficiarios

Excluir al beneficiario del SISGAG, en el

módulo actualización beneficiarios fólder: datos beneficiarios

excluido S ●

Anexar la planilla de actualización de beneficiarios al

expediente

Enviar expediente a Dirección









RESPONSABLE ACCIÓN Titular 1. Manifiesta el interés en excluir al beneficiario.

Abogado 2. Solicita el número de cédula del titular.

Titular 3. Indica el número de cédula.

4. Presenta el carnet o cédula de identidad.

Abogado 5. Recibe el número de cédula.

6. Solicita en archivo expediente del trabajador.

7. Recibe expediente del trabajador.

8. Introduce en el SISGAG el número de cédula del titular en el módulo de

beneficiarios.

9. Verifica que forme parte de los beneficiarios del titular:

No forma parte de los beneficiarios, informa al titular.

Si forma parte de los beneficiarios, continúa paso # 10.

10. Llena planilla de actualización de beneficiarios para retirar al beneficiario

del programa.

11. Entrega al titular para que firme la planilla.

Titular 12. Lee la planilla para retirar al beneficiario del programa.

13. No esta conforme, devuelve al abogado.

14. Si esta conforme, firma la planilla.

15. Entrega la planilla firmada al abogado.









Abogado 16. Recibe planilla firmada por el titular.

17. Firma la planilla de actualización de beneficiarios.

18. Excluye al beneficiarios del SISGAG, en el módulo de actualización

beneficiarios fólder: datos beneficiarios EXCLUIDO S ●.

19. Anexar la planilla de actualización de beneficiarios al expediente.

20. Enviar expediente a dirección.






Materia: EXCLUSIONES DEL GRUPO BÁSICO O COMPLEMENTARIO

POR ALCANZAR EL LÍMITE DE EDAD PREESTABLECIDA



PF-2.1.8.- EXCLUSIONES DEL GRUPO BÁSICO O COMPLEMENTARIO POR ALCANZAR EL LÍMITE DE EDAD PREESTABLECIDA.

Ab

og

ad

o

Verificar en el SISGAG la situación de los beneficiarios

Excluir automáticamente los

beneficiarios que alcancen el límite de

edad

Ss

ite

ma d

e G

es

tió

n

Ad

min

istra

tiv

a y

Ge

ren

cial

(S

ISG

AG

)

Conforme

No

Si

Corregir en el SISGAG, el error del

sistema

Emitir un oficio donde especifique las razones por las que se excluyo el

beneficiario

Firmar oficio Enviar a archivo para anexar al expediente






Materia: EXCLUSIONES DEL GRUPO BÁSICO O COMPLEMENTARIO

POR ALCANZAR EL LÍMITE DE EDAD PREESTABLECIDA


RESPONSABLE ACCIÓN

Sistema de Gestión

Administrativa y Gerencial (SISGAG)

1. Excluye automáticamente los beneficiarios que alcancen el límite de

edad.

Abogado 2. Verifica en el SISGAG la situación de los beneficiarios.

No esta conforme con la exclusión, corrige el error en el sistema.

Esta conforme con la exclusión, continúa paso #3.

3. Emite oficio donde especifica las razones por las que se excluyo el

beneficiario.

4. Firma el oficio.

5. Envía a archivo para anexar al expediente.






Materia: EXCLUSIONES DEL GRUPO BÁSICO O COMPLEMENTARIO EN CASO

DE FALLECER EL TITULAR O POR PERMISOS NO REMUNERADOS



PF-2.1.9.- EXCLUSIONES DEL GRUPO BÁSICO O COMPLEMENTARIO EN CASO DE FALLECIMIENTO DEL TITULAR O POR PERMISOS NO REMUNERADOS.

De

pa

rta

men

to

de N

óm

ina Envía comunicado

de la muerte del trabajador o del

permiso no remunerado

Recibe comunicado de la muerte del trabajador o del

permiso no remunerado

Firmar de recibido

Ab

og

ad

o

Verificar el caso que se presenta

Muerte del trabajador

Permiso no remunerado

Excluir al titular y los beneficiarios del grupo

básico y complementario en el módulo actualizar

beneficiarios fólder Datos Beneficiario Excluido S ●

Llamar a los beneficiarios del titular

Informar de la posibilidad de formar

parte del grupo complementario

cotizando la prima

Bloquear al titular y los beneficiarios del grupo

complementario

Excluir a los beneficiarios del grupo básico en el

módulo actualizar beneficiarios fólder Datos Beneficiario Excluido S ●

Seis meses

Enviar oficio recibido a archivo para anexar al

expediente






Materia: EXCLUSIONES DEL GRUPO BÁSICO O COMPLEMENTARIO EN CASO

DE FALLECER EL TITULAR O POR PERMISOS NO REMUNERADOS


RESPONSABLE ACCIÓN

Departamento de Nómina

1. Envía comunicado de la muerte del trabajador o del permiso no

remunerado.

Abogado 2. Recibe comunicado del Departamento de Nómina del fallecimiento del

trabajador o del permiso no remunerado.

3. Firma de recibido.

4. Verifica el caso que se presenta:

Permiso no remunerado:

5. Excluye al titular y los beneficiarios del grupo básico y complementario en

el módulo actualizar beneficiarios, fólder Datos Beneficiario: Excluido S ●.

Muerte del trabajador:

6. Bloquea al titular y los beneficiarios del grupo complementario.

7. Excluye a los beneficiarios del grupo básico en el módulo actualizar

beneficiarios, fólder Datos Beneficiario: Excluido S ●.

8. Llama a los beneficiarios del titular.

9. Informa de la posibilidad de formar parte del grupo complementario

cotizando la prima.

10. Envía oficio recibido a archivo para anexar al expediente.






Materia: TRASLADOS DEL GRUPO BÁSICO A COMPLEMENTARIO EN CASO DE

FALLECER EL TITULAR O POR PERMISOS NO REMUNERADOS



PF-2.1.10.- TRASLADOS DEL GRUPO BÁSICO A COMPLEMENTARIO EN CASO DE FALLECER EL TITULAR O PERMISOS NO REMUNERADOS

Be

ne

fic

iario

s G

ru

po

Bá

sic

o

Manifestar el interés de cotizar el seguro .


Ab

og

ad

o

Indicar el número de cédula del titular .

Recibir número de cédula del titular


trabajador




Verificar que forme parte de los

beneficiarios del titular

Informar al interesado que no es

beneficiario

No

Si

Emitir un oficio indicando las

razones por las cuales se hizo el

traslado

Establecer las condiciones que se establecen para el

disfrute de los servicios del seguro

Firmar el oficio Anexar el oficio al expediente


Indicar a los beneficiarios el número

de cuenta en el cual deben hacer los

depósitos bancarios

Indicar las primas que deben cancelar

Indicar la fecha máxima para consignar el depósito bancario

Cambiar el grupo en actualizar

beneficiarios fólder : datos del beneficiario

Activar beneficiario excluido en el

módulo de Reactivar beneficiarios

excluidos

Colocar en el Módulo de crear notas a los

beneficiarios , las condiciones del

traslado






Materia: TRASLADOS DEL GRUPO BÁSICO A COMPLEMENTARIO EN CASO DE

FALLECER EL TITULAR O POR PERMISOS NO REMUNERADOS


RESPONSABLE ACCIÓN Beneficiarios 1. Manifiesta el interés de cotizar el seguro.


Beneficiarios 3. Indica el número de cédula del titular.

Abogado 4. Recibe el número de cédula del titular.

5. Solicita en archivo el expediente del trabajador.

6. Recibe expediente del trabajador.

7. Introducir en el SISGAG el número de cédula del titular en el módulo de

beneficiarios.

8. Verificar que forme parte de los beneficiarios del titular:

No forma parte de los beneficiarios, informa al beneficiario.

Si es beneficiario, continúa en el paso #9.

9. Activar beneficiario excluido en el módulo de Reactivar Beneficiarios

Excluidos.

10. Cambia el grupo en actualizar beneficiarios fólder: Datos del Beneficiario.

11. coloca en el módulo crear notas a los beneficiarios, las condiciones del

traslado.

12. Emite un oficio indicando las razones por las cuales se hizo el traslado.

13. Establece las condiciones que se indican para el disfrute de los servicios

del seguro.

14. Firma el oficio.

15. Anexa el oficio al expediente.

16. Envía expediente a Dirección.

17. Indica a los beneficiarios el número de cuenta en el cual deben hacer los

depósitos bancarios.

18. Indica las primas que deben cancelar.

19. Indica la fecha máxima para consignar el depósito bancario.






Materia: INCLUSIONES DEL GRUPO BÁSICO Y COMPLEMENTARIO EN CASO DE

REINCORPORACIONES POR PERMISOS NO REMUNERADOS



PF-2.1.11.- INCLUSIONES DEL GRUPO BÁSICO Y COMPLEMENTARIO EN CASO DE REINCORPORACIONES POR PERMISOS NO REMUNERADOS.

Tit

ula

r

Formalizar reincorporación

presentando último estado de cuenta


Ab

og

ad

o

Indicar el número de cédula del titular .

Recibir número de cédula del titular


trabajador




Verificar la situación de los beneficiarios

Buscar beneficiarios del grupo básico en el

módulo de beneficiarios excluidos y reactivar

No cotizarón como grupo complemetario

Si cotizaron como grupo complementario

Actualizar en el SISGAG a los beneficiarios

cambiando el grupo al que pertenecen

Informar que los beneficiarios del grupo complementario

deben formalizar de nuevo el registro

Anexar copia del estado de cuenta al

expediente






SISTEMATIZACIÓN ADMINISTRATIVA ÁREA DE SEGUROS Página: MNPP-DNPF2.1.11-P-1/1

Materia: INCLUSIONES DEL GRUPO BÁSICO Y COMPLEMENTARIO EN CASO DE

REINCORPORACIONES POR PERMISOS NO REMUNERADOS


RESPONSABLE ACCIÓN

Titular 1. Formaliza reincorporación presentando último estado de cuenta.


Titular 3. Indica el número de cédula.

Abogado 4. recibe el número de cédula del titular.

5. Solicita en archivo expediente del titular.

6. Recibe el expediente del titular.

7. Introduce el número de cédula del titular en el sistema, módulo de

beneficiarios.

8. Verifica en el sistema las condiciones de los beneficiarios del titular:

No cotizaron como grupo complementario,

9. Busca beneficiarios del grupo básico en el módulo de beneficiarios

excluidos y lo reactiva.

10. Informa que los beneficiarios del grupo complementario deben formalizar

de nuevo el registro.

Cotizaron como grupo complementario,

11. Actualiza en el Sistema a los beneficiarios cambiando el grupo al que

pertenecen.

12. Anexa copia del estado de cuenta al expediente.

13. Enviar expediente a dirección.






Materia: ACTUALIZACIÓN DE DATOS EN EL SISTEMA DE GESTIÓN

ADMINISTRATIVA Y GERENCIAL (SISGAG)


PF-2.- CONTROL DE PROGRAMAS Y BENEFICIARIOS.PF-2.1.- CONTROL DE LOS BENEFICIARIOS DEL PROGRAMA DE HOSPITALIZACIÓN, CIRUGÍA Y MATERNIDAD.PF-2.1.12.- ACTUALIZACIÓN DE DATOS EN EL SISTEMA DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y GERENCIAL (SISGAG).

Ab

og

ad

o Detectar el error y /o los nuevos datos de los

beneficiarios

Modificar los datos en la pantalla de Datos Beneficiarios del Actualización de

Beneficiarios

Guardar la información modificada en el SISGAG






Materia: ACTUALIZACIÓN DE DATOS EN EL SISTEMA DE GESTIÓN

ADMINISTRATIVA Y GERENCIAL (SISGAG)


RESPONSABLE ACCIÓN Abogado 1. Detecta el error y/o los nuevos datos de los beneficiarios.

2. Modifica los datos en la pantalla de Datos Beneficiarios de Actualización

de Beneficiarios.

3. Guardar la información modificada en el SISGAG.






Materia: CONTROL DEL GRUPO COMPLEMENTARIO QUE COTIZA EL

PROGRAMA DE H.C.M. DESPUÉS DE FALLECER EL TITULAR O EN CASO DE PERMISOS NO REMUNERADOS



PF-2.1.13.- CONTROL DEL GRUPO COMPLEMENTARIO QUE COTIZA EL PROGRAMA DE H.C.M. DESPUÉS DE FALLECER EL TITULAR O EN CASOS DE PERMISOS NO REMUNERADOS.

Ab

og

ad

o

Indicar al titular el número de cuenta y las primas para el grupo

complementario que deben depositar los primero cinco días del

mes y presentar el vaucher

Realizar el depósito bancario , por la prima mensual indicada

Colocar en la copia del vaucher el número de cédula del titular .

Ben

efi

cia

rio

Copiar el número de cuenta y el monto por que debe hacer el depósito de las primas por

persona .

Entregar el vaucher del depósito al Abogado .

Enviar el vaucher a la Unidad de Apoyo Administrativo.

As

iste

nte

A

dm

inis

tra

tiv

o

Recibir vaucher de depósito .

Recibir vaucher de depósito .correctoVerificar cuenta en la que se hizo

el depósito y el monto del depósito

incorrecto

Devolver al titular

Elaborar recibo de ingresos . Entregar recibo de ingresos al Abogado .

Enviar a archivo copia del depósito para anexar al expediente

Sacar una copia del vaucher del depósito.

Recibir recibo de ingreso

Entregar al titular recibo de ingreso y carnet






Materia: CONTROL DEL GRUPO COMPLEMENTARIO QUE COTIZA EL

PROGRAMA DE H.C.M. DESPUÉS DE FALLECER EL TITULAR O EN CASO DE PERMISOS NO REMUNERADOS


RESPONSABLE ACCIÓN

Abogado 1. Indicar al titular el número de cuenta y las primas para el grupo

complementario que deben depositar los primeros cinco (5) días del mes

y presentar el vaucher.

Beneficiario 2. Copia el número de cuenta y el monto por que debe hacer el depósito de

las primas por persona.

3. Realiza el depósito bancario, por la prima mensual indicada.

4. Entrega el vaucher al Abogado de la Unidad de Control de Programas y

Beneficiarios.

Abogado 5. Recibe el vaucher del depósito realizado por el beneficiario.

6. Verifica cuenta en la que se hizo el depósito y el monto del depósito:

Incorrecto, devuelve al beneficiario.

Correcto, continúa paso #7.

7. Saca una copia del vaucher del depósito.

8. Coloca en la copia del vaucher el número de cédula del titular.

9. Envía a archivo copia del depósito para anexar al expediente.

10. Envía el vaucher a la Unidad de Apoyo Administrativo.

11. Recibe recibo de ingreso.

12. Entrega al beneficiario recibo de ingreso.






Materia:

CONTROL DE HIJOS EXCEPCIONALES



PF-2.1.14.- CONTROL DE HIJOS EXCEPCIONALES.

Ab

og

ad

o

Recibir la valoración clínica del Servicio Médico

Abrir la pantalla de actualización de beneficiarios


Seleccionar el beneficiario en la pantalla de Carga del Titular

Abrir la pantalla de Datos Beneficiario

Modificar en el renglón de Hijo Excep.: ● S

Guardar la información modificada en el SISGAG






Materia:

CONTROL DE HIJOS EXCEPCIONALES


RESPONSABLE ACCIÓN

Abogado 1. Recibe la valoración clínica del servicio médico.

2. Ingresa la pantalla de actualización de beneficiarios.


4. Selecciona el beneficiario en la pantalla de Carga del titular.

5. Ingresa a la pantalla de datos beneficiario.

6. Modifica en el renglón de Hijo Excel.: S ●.

7. Guardar la información modificada en el SISGAG.






Materia:

APROBACIÓN DEL REGISTRO, TRASLADOS Y EXCLUSIONES DEL TITULAR, GRUPO BÁSCICO Y GRUPO COMPLEMENTARIO



PF-2.1.15.- APROBACIÓN DEL REGISTRO , TRASLADOS Y EXCLUSIONES DEL TITULAR, GRUPO BÁSICO Y GRUPO COMPLEMENTARIO.

Tit

ula

rA

bo

ga

do

Dir

ec

ció

n

Verificar los recaudos y planilla de actualización de

beneficiarios . Esta de acuerdo

No esta de acuerdo Firmar Planilla de

Actualización de Beneficiarios del Plan

de Hospitalización, Cirugía y Maternidad

Devolver al Abogado

Devolver al Abogado recaudos y planilla de actualización de

beneficiarios

(*) Recaudos titular y grupo básico: (1) Fotografía tamaño carnet, Copia del contrato o último estado de cuenta, Copia de la cédula de identidad, Copia del acta de matrimonio o de unión concubinaria, Copia de Cédula de Identidad cónyuge o concubino(a), Copia de las partidas de nacimiento de los hijos y cédula de identidad si la poseen, Copia de la partida de nacimiento del trabajador si desea inscribir a los padres, con sus respectivas copias de cédula de identidad, Copia de la cédula de identidad de los abuelos, y Copia de las partidas de nacimiento y cédula de identidad si la poseen de los hermanos y nietos; Recaudos para el grupo complementario: Valoración del grupo complementario por la Unidad de Servicio Médico (previa cita), Estudios de laboratorio requeridos por la Unidad de Servicio Médico, Firmar oficio de autorización de descuento, Copia de la cédula de identidad y/o partida de nacimiento del beneficiario, Libreta de las vacunas de los niños menores de catorce (14) años, Peso y Talla.

Recibir recaudos (*)

Recibir los recaudos devueltos por

DirecciónDevolver al Titular






Materia:



RESPONSABLE ACCIÓN

Dirección 1. Recibir recaudos para:

Incluir beneficiarios: Recaudos del titular y grupo básico: (2) fotografía tamaño carnet,

Copia del contrato o último estado de cuenta,



Copia de la cédula de identidad cónyuge o concubino(a),

Copia de las partidas de nacimiento de los hijos y cédula de identidad si la

poseen,

Copia de la partida de nacimiento del trabajador si desea inscribir a los

padres, con sus respectivas copias de cédula de identidad,

Copia de la cédula de identidad de los abuelos,

Copia de las partidas de nacimiento y cédula de identidad si la poseen de los

hermanos y nietos.

Recaudos del grupo complementario: Valoración del grupo complementario por la Unidad de Servicio Médico

(previa cita),


Firmar autorización de descuento,

Copia de la cédula de identidad y/o partida de nacimiento del beneficiario,

Libreta de las vacunas de los niños menores de (14) catorce años, Peso y

Talla.

Excluir beneficiarios: Planilla de Actualización.

Trasladar beneficiarios: Oficio firmado.






Materia:



Dirección 2. Verificar los recaudos:

No está de acuerdo, devuelve al abogado.

Está de acuerdo:

3. Firma planillas y oficio.

Devuelve al abogado.






Materia: DIAGRAMAS DE ACTIVIDAD Y PORCEDIMIENTOS DE


Asunto: PF-2.2.-CONTROL DEL PROGRAMA DE SEGURO DE VIDA Y

ACCIDENTES PERSONALES

PF-2.2

CONTROL DEL PROGRAMA DE SEGURO DE VIDA Y ACCIDENTES PERSONALES






Materia: REGISTRO Y/O ACTUALIZACIÓN DE BENEFICIARIOS EN

CASO DE MUERTE DEL TITULAR


PF-2.- CONTROL DE PROGRAMAS Y BENEFICIARIOS.PF-2.2.- CONTROL DEL PROGRAMA DE SEGURO DE VIDA Y ACCIDENTES PERSONALES.

PF-2.2.1.- REGISTRO Y/O ACTUALIZACIÓN DE BENEFICIARIOS EN CASO DE MUERTE DEL TITULAR.

Tit

ula

rR

ec

ep

cio

nis

ta

Solicitar información para el registro y /o

actualización.

Entregar planilla de actualización de

beneficiarios del programa de seguro de vida y

accidentes personales del titular.

Recibir planilla de registro y/o actualización de

beneficiarios del programa de seguro de vida y

accidentes personales .

Firmar planilla .

Llenar planilla .

Presentar planilla .

Ab

og

ad

o

Verificar los datos.

Datos completos

Datos incompletos


Recibir la planilla . Firmar planillaEnviar planilla a

Dirección para ser firmada

Recibir planilla firmada

Enviar a archivo para anexar al expediente del titular en el rubro

#1 Actualizar beneficiarios

Registro beneficiarios






Materia: REGISTRO Y/O ACTUALIZACIÓN DE BENEFICIARIOS EN

CASO DE MUERTE DEL TITULAR


RESPONSABLE ACCIÓN

Titular 1. Solicita información para el registro y/o actualización en el programa de

seguro de vida y accidentes personales.

Abogado 2. Entrega al titular planilla de Seguro de Vida y Accidentes Personales

para se llenada y firmada.

Titular 3. Recibe planilla de Seguro de Vida y Accidentes Personales.

4. Llenar planilla.

5. Firmar planilla.

6. Presentar planilla.

Abogado 7. Recibe planilla del Seguro de Vida y Accidentes Personales.

8. Verifica los datos.

Datos incompletos, devuelve al titular.

Datos completos, continúa paso #9.

9. Firma planilla.

10. Envía planilla a dirección.

11. Recibe planilla firmada.

Para actualizar beneficiarios:

12. Envía a archivo para anexar al expediente del titular en el rubro #1.

Para registrar beneficiarios:

13. Continúa procedimiento PF-2.2.2.






Materia: NOTIFICACIÓN A LA COMPAÑÍA ASEGURADORA DEL REGISTRO DEL TITULAR Y DE BENEFICIARIOS EN CASO DE MUERTE DEL TITULAR


Dir

ec

tor

Ab

og

ad

o

Entregar planilla de Actualización de

Beneficiarios del Seguro de Vida y Accidentes

Personales firmada al Abogado


PF-2.2.2.- NOTIFICACIÓN A LA COMPAÑÍA ASEGURADORA DEL REGISTRO DEL TITULAR Y DE BENEFICIARIOS EN CASO DE MUERTE DEL TITULAR.

Recibir planilla de Actualización de

Beneficiarios del Seguro de Vida y Accidentes

Personales

Sacar dos copias de la planilla

Enviar la planilla original a archivo para se anexada al expediente del titular en el

rubro # 1

Enviar las dos copias de la planilla a la Compañía Aseguradora para que

ejecuten la inclusión del titular en la póliza de la

Universidad de los Andes

Recibir copia firmada por la Compañía Aseguradora

Enviar la copia de la planilla a archivo para se

anexada al expediente del titular en el rubro # 1






Materia: NOTIFICACIÓN A LA COMPAÑÍA ASEGURADORA DEL REGISTRO DEL TITULAR Y DE BENEFICIARIOS EN CASO DE MUERTE DEL TITULAR


RESPONSABLE ACCIÓN

Dirección 1. Entrega planilla de actualización de beneficiarios del Seguro de Vida y

Accidentes Personales firmada.

Abogado 2. Recibe planilla del Seguro de Vida y Accidentes Personales firmada por el

director.

4. Saca dos copias de la planilla.

5. Envía la planilla original a archivo para ser anexada al expediente del

titular en el rubro #1.

6. Envía las dos copias de la planilla a la compañía aseguradora para que

ejecuten la inclusión del titular en la póliza de la Universidad de Los

Andes.

7. Recibe copia firmada por la compañía aseguradora.

8. Envía la copia de la planilla a archivo para ser anexada al expediente del

titular en el rubro #1.






Materia:

NOTIFICACIÓN DE LA MUERTE DEL TITULAR



PF-2.2.3.- NOTIFICACIÓN DE LA MUERTE DEL TITULAR.

Be

ne

fic

iari

os

Solicitar información para tramitar el Seguro de Vida y Accidentes Personales del titular

fallecido.

Solicitar la carta de defunción ante el

organismo competente .

Presentar la carta de defunción .

Ab

og

ad

o

Verificar los datos.

Datos correctos

Datos incorrectos


Recibir carta de defunción .

Solicitar expediente del trabajador en Archivo

Buscar la ultima planilla de actualización de beneficiarios

del Seguro de Vida y Accidentes Personales que

fue firmada por el titular

Informar a los beneficiarios que deben traer la carta de defunción del titular en un

lapso menor a noventa (90) días.

Sacar copia de esta planilla o declaración de

únicos herederos universales, cédula de

identidad del titular y de la carta de defunción.

Entregar carta de defunción original a los

beneficiarios

Enviar vía fax a la compañía de seguros la copia de la

cédula de identidad del titular , la carta de defunción y la planilla o la declaración de

únicos herederos universales..

Enviar con el mensajero la ultima planilla original firmada por el titular de Actualización de beneficiarios del Seguro de Vida y Accidentes personales

Notificar a los beneficiarios que deben presentar los

recaudos ante la Aseguradora en un lapso

menor a sesenta (60) días.

Solicitar a los beneficiarios la declaración de únicos herederos universales.

No tiene planilla

Si tiene planilla






Materia:

NOTIFICACIÓN DE LA MUERTE DEL TITULAR


RESPONSABLE ACCIÓN

Beneficiarios 1. Solicita información para tramitar el seguro de vida y accidentes

personales del titular fallecido.

Abogado 2. Informa a los beneficiarios que deben traer la carta de defunción del

titular en un lapso menor a noventa (90) días.

Beneficiarios 3. Solicita la carta de defunción ante el organismo competente.

4. Presenta la carta de defunción.

Abogado 5. Recibe la carta de defunción.

6. Verifica los datos.

Incorrectos, devuelve al beneficiario.

Correctos, solicita expediente del trabajador en archivo.

Busca en el expediente la última planilla del Seguro de Vida y Accidentes

Personales que firmó el titular.

No tiene planilla, solicita a los beneficiarios la declaración de únicos

herederos universales.

Si tiene planilla, sacar copia.

7. Saca copia de la planilla o de la declaración de únicos herederos

universales, cédula de identidad del titular y de la carta de defunción.

8. Entrega carta de defunción original al beneficiario.

9. Envía vía fax a la compañía asegurador los recaudos.

10. Envía con el mensajero a la compañía asegurador a los recaudos del

beneficiario fallecido.

11. Notifica a los beneficiarios que deben presentar los recaudos ante la

compañía aseguradora en un lapso menor a sesenta (60) días.






Materia: DIAGRAMAS DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS DE


Asunto: PF-2.3.- CONTROL DEL PROGRAMA DE COBERTURA

ESPECIAL DE HOSPITALIZACIÓN, CIRUGÍA Y MATERNIDAD

PF-2.3

CONTROL DEL PROGRAMA DE COBERTURA ESPECIAL DE HOSPITALIZACIÓN, CIRUGÍA Y

MATERNIDAD






Materia: RECEPCIÓN DE RECAUDOS PARA EL REGISTRO DEL

TITULAR


PF-2.- CONTROL DE PROGRAMAS Y BENEFICIARIOS.PF-2.3.- CONTROL DEL PROGRAMA DE COBERTURA ESPECIAL DE HOSPITALIZACIÓN, CIRUGÍA Y MATERNIDAD.

PF-2.3.1.- RECEPCIÓN DE RECAUDOS PARA EL REGISTRO DE LOS BENEFICIARIOS.

Tit

ula

r

Solicitar información para el registro .

Entregar planilla de datos personales, planilla de

autorización de descuento por nómina y recaudos: copia del estado de cuenta y de cédula

de identidad.

Recibir planillas . Llenar planilla .

Hacer el depósito bancario .

Lic

en

cia

da

Recaudos completos


Entregar vaucher con número de cuenta y monto que debe depositar el titular para cubrir el tiempo que no ha cotizado

por este programa.

Firmar planillas .

Presentar vaucher del depósito, las planillas ,

copia de la cédula y del estado de cuenta .

Recibir recaudos . Verificar recaudos .

Devolver al beneficiario .

Enviar a Dirección para su aprobación .






Materia: RECEPCIÓN DE RECAUDOS PARA EL REGISTRO DEL

TITULAR


RESPONSABLE ACCIÓN

Titular 1. Solicita información registrarse en el Programa de Cobertura Especial.

Licenciada 2. Entrega planilla de datos personales, planilla de autorización de descuento

por nómina y recaudos: copia de la cédula de identidad y del estado de

cuenta.

3. Entrega vaucher con número de cuenta y monto que debe depositar el

titular para cubrir el tiempo que no ha cotizado por este programa.

Titular 4. Recibe planillas.

5. Llena planillas.

6. Firma planillas.

7. Hace el depósito bancario. (EN CASO DE SER INSCRIPCIÓN EXTEMPORANEA)

8. Presenta vaucher del depósito, las planillas, copia de la cédula y del

estado de cuenta.

Licenciada 9. Recibe recaudos.

10. Verifica los recaudos.

Incompletos, devuelve al beneficiario.

Completos, envía a dirección para su aprobación.






Materia: REGISTRO Y ASIGNACIÓN DEL PROGRAMA DE COBERTURA ESPECIAL DE HOSPITALIZACIÓN, CIRUGÍA Y MATERNIDAD



PF-2.3.2.- REGISTRO Y ASIGNACIÓN DEL PROGRAMA DE COBERTURA ESPECIAL DE HOSPITALIZACIÓN, CIRUGÍA Y MATERNIDAD A LOS BENEFICIARIOS.

Lic

en

cia

do

Ingresar al SISGAG, en el módulo de

Beneficiarios Actualizar Datos.

Guardar la información modificada

Seleccionar de nuevo el fólder: Carga del Titular

Colocar el número de cédula del titular.

Seleccionar en el fólder carga del titular: al titular

y a cada miembro del grupo básico.

Seleccionar en el fólder Pólizas Beneficiario

Asignar la póliza de PCE (Programa de Cobertura

Especial) al titular y a cada miembro del grupo

básico.

Desplazar la barra de los datos.

Verificar que se halla incorporado la póliza de PCE a cada miembro del

grupo básico y titular.

No se incorporó la póliza al

beneficiario

Si se incorporó la póliza al

beneficiario






Materia: REGISTRO Y ASIGNACIÓN DEL PROGRAMA DE COBERTURA ESPECIAL DE HOSPITALIZACIÓN, CIRUGÍA Y MATERNIDAD


RESPONSABLE ACCIÓN

Licenciada 1. Ingresa al SISGAG, en el módulo de Beneficiarios Actualizar Datos.

2. Colocar el número de cédula de identidad del titular.

3. Selecciona en el fólder carga del titular: al titular y a cada miembro del

grupo básico.

4. Selecciona en el fólder Pólizas Beneficiario.

5. Asigna la póliza de Programa de Cobertura Especial al titular y a cada

miembro del grupo básico.

6. Guarda la información modificada.

7. Selecciona de nuevo el fólder: Carga del Titular.

8. Desplaza la barra de los datos.

9. Verifica que se halla asignado la póliza del Programa de Cobertura

Especial.






Materia: REGISTRO DEL DESCUENTO AL TITULAR EN EL SISTEMA DE

NÓMINA DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES



PF-2.3.3.- REGISTRO DEL DESCUENTO AL TITULAR EN EL SISTEMA DE NÓMINA DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES.

Lic

en

cia

da

Preparar un reporte para entregar en el

departamento de nómina

Incluir en el reporte los siguientes datos (*)

Grabar el reporte en un diskette, formato TXT código ASCII, Nombre del Archivo: PNPA005

Organizar las Autorizaciones Originales

junto con la copia del estado de cuenta

Entregar en el Departamento de Nómina

para que hagan el correspondiente

descuento, dentro de los lapsos fijados en el

cronograma.

Datos (*): Nº Cédula de Identidad , Apellidos y Nombres , Tipo de Movimiento (Inclusión, Modificación, Eliminación), Tipo de Personal (Empleados u Obreros ), Código: 2405 , Monto de Descuento , Nº de veces que se efectúa ese descuento , Fecha de Inicio .






Materia: REGISTRO DEL DESCUENTO AL TITULAR EN EL SISTEMA DE

NÓMINA DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES


RESPONSABLE ACCIÓN

Licenciada 1. Prepara un reporte para entregar en el departamento de nómina.

2. Incluye en el reporte los siguientes datos: Nº de cédula de identidad,

apellidos y nombres del trabajador, tipo de movimiento (inclusión,

modificación, eliminación), tipo de personal (empleados u obreros), Código:

2405, Monto de descuento, Nº de veces que se efectúa ese descuento,

fecha de inicio.

3. Graba el reporte en un disquete, formato TXT código ASCII, nombre del

archivo: PNPA005.

4. Organiza las autorizaciones originales junto con la copia del estado de

cuenta.

5. Entrega en el departamento de nómina para que hagan el correspondiente

descuento, dentro de los lapsos fijados en el cronograma.






Materia: EXCLUSIONES DE BENEFICIARIOS DEL PROGRAMA DE COBERTURA




PF-2.3.4.- EXCLUSIONES DE BENEFICIARIOS DEL PROGRAMA DE COBERTURA ESPECIAL DE HOSPITALIZACIÓN, CIRUGÍA Y MATERNIDAD A LOS BENEFICIARIOS.

Lic

en

cia

do

Ingresar al SISGAG, en el módulo de

Beneficiarios Actualizar Datos.

Desplazar esta póliza de nuevo al cuadro de pólizas disponibles

Seleccionar de nuevo el fólder: Carga del Titular

Colocar el número de cédula del titular.

Seleccionar en el fólder carga del titular: al titular

y a cada miembro del grupo básico.

Seleccionar en el fólder Pólizas Beneficiario

Seleccionar la póliza de PCE (Programa de

Cobertura Especial) que tiene el beneficiario en su

cuadro de pólizas.

Desplazar la barra de los datos.

Verificar que se halla excluido la póliza de PCE

a cada miembro del grupo básico y titular.

No se excluyó la póliza al

beneficiario

Si se excluyó la póliza al

beneficiario

Guardar la información modificada

Incluir los datos de este titular en el reporte que

debe llevar al departamento de nómina

(ver diagrama 2.3.3)






Materia: EXCLUSIONES DE BENEFICIARIOS DEL PROGRAMA DE COBERTURA



RESPONSABLE ACCIÓN

Licenciada 1. Ingresa al SISGAG, en el módulo de Beneficiarios Actualizar Datos.


3. Selecciona en el fólder carga del titular: al titular y a cada miembro del

grupo básico.

4. Selecciona en el fólder Pólizas Beneficiario.

5. Selecciona la póliza de PCE que tiene el beneficiario en su cuadro de

pólizas.

6. Desplaza esta póliza de nuevo al cuadro de pólizas disponibles.

7. Guarda la información modificada.

8. Selecciona de nuevo al fólder: Carga del Titular.

9. Desplaza la barra de datos.

10. Verifica que se halla excluido la póliza de PCE a cada miembro del grupo

básico y titular.

Si no se excluyó la póliza al beneficiario, regresar al paso #3.

11. Incluir los datos de este titular en el reporte que debe llevar al

departamento de nómina, para excluirle el descuento.






Materia: DIAGRAMAS DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS DE


Asunto: PF-2.4.- CONTROL DE LOS SERVICIOS DE HOSPITALIZACIÓN,

CIRUGÍA Y MATERNIDAD

PF-2.4

CONTROL DE LOS SERVICIOS DE HOSPITALIZACIÓN, CIRUGÍA Y MATERNIDAD






Materia: RECEPCIÓN DE RECAUDOS PARA CARTAS COMPROMISO

POR PROCEDIMIENTOS ELECTIVOS


PF-2.- CONTROL DE PROGRAMAS Y BENEFICIARIOS.PF-2.4.- CONTROL DE LOS SERVICIOS DE HOSPITALIZACIÓN, CIRUGÍA Y MATERNIDAD.

PF-2.4.1.- RECEPCIÓN DE RECAUDOS PARA CARTAS COMPROMISO POR PROCEDIMIENTOS ELECTIVOS.

Tit

ula

rR

ec

ep

cio

nis

ta

Presentar los siguientes recaudos : presupuesto de clínica original , informe médico prequirúrgico

original , fotocopia de los resultados de los estudios con su patología ,

copia del estado de cuenta actual , copia de la cédula del trabajador y

del beneficiario (paciente ).

Recaudos completos


Recaudos correctos



Recibir los siguientes recaudos : presupuesto de clínica original , informe médico prequirúrgico ,

fotocopia de los resultados de los estudios con su patología , copia del estado de cuenta actual , copia de la

cédula del trabajador y del beneficiario (paciente).


Verificar que las fechas de los recaudos concuerden, que los datos estén correctos , y que


Verificar que el paciente esté inscrito en Seguro de HCM y que no este en condición de excluido por cualquier causa

2

No es beneficario

Es beneficiario







Materia: RECEPCIÓN DE RECAUDOS PARA CARTAS COMPROMISO

POR PROCEDIMIENTOS ELECTIVOS


RESPONSABLE ACCIÓN

Titular 1. Presenta los siguientes recaudos:

Presupuesto de Clínica original,

Informe Médico Pre- Quirúrgico Original,

Fotocopia de los resultados de los estudios con su patología,

Fotocopia de la cédula de identidad del titular.

Fotocopia de la cédula de identidad del paciente.

Fotocopia del Estado de Cuenta del actual.

Recepcionista 2. Recibe los recaudos.

3. Verifica que estén completos.

Recaudos incompletos, devuelve al beneficiario.

Recaudos completos:


correctos y que presenten sellos y firmas donde corresponda.

Recaudos incorrectos, devuelve al beneficiario.

Recaudos correctos:

5. Verifica que el paciente esté inscrito en Seguro de Hospitalización, Cirugía

y Maternidad y que no esté en condición de excluido por cualquier causa.

No es beneficiario, devuelve.

Si es beneficiario, continúa procedimiento PF-2.4.2.







PROCEDIMIENTOS ELECTIVOS



PF-2.4.- CONTROL DE LOS SERVICIOS DE HOSPITALIZACIÓN, CIRUGÍA Y MATERNIDAD.PF-2.4.2.- RECEPCIÓN DEL SERVICIO DE CARTAS COMPROMISO POR PROCEDIMIENTOS ELECTIVOS.

Re

ce

pcio

nis

ta





20061201-01




cédula

Guardar la información presentada Imprimir

Grapar esta hoja de recepción con los recaudos presentados para el procedimiento electivo.

Seleccionar el fólder: Diario

Imprimir (3) ejemplares del diario y anexarlo a todas las

recepciones


Entregar Casos



EntregarSalir


Casos



RecibirSalir


Entregar Casos



EntregarSalir

Enviar a Servicio Médico casos de clínicas

2

Enviar a Jefe de Seguro casos de CAMIULA







PROCEDIMIENTOS ELECTIVOS


RESPONSABLE ACCIÓN Recepcionista 1. Ingresar al SISGAG, módulo Recepción de Servicios.

2. Colocar el número de cédula del titular.

3. Seleccionar en el campo Servicio: Carta Compromiso.

4. Colocar en Nº: CC año mes día-#

5. Seleccionar el tipo de caso: Hospitalización, Cirugía, Maternidad, Gastos


6. Seleccionar el fólder: Paciente; Beneficiario: seleccionar el número de

cédula.

7. Guardar la información presentada.

8. Imprimir.

9. Grapar esta hoja de recepción con los recaudos presentados para el

procedimiento electivo.

10. Seleccionar el fólder: Diario

11. Imprimir (3) ejemplares del diario y anexarlo a todas las recepciones.

12. Seleccionar el menú: Recepción, la opción: Entregar Casos.

13. Marcar: Entrega: Recepción, Recibe: Rev. Administrativa, Tipo de Caso:

Clínicas, Entregar, Salir.

14. Seleccionar el menú: Recepción, la opción: Recibir Casos.

15. Marcar: Proceso que recibe: Rev. Administrativa. Tipo de Caso: Clínicas,

Recibir, Salir.

16. Seleccionar el menú: Recepción, la opción: entregar casos

17. Marcar: Entrega: Rev. Administrativa, Recibe: Rev. Médica. Tipo de

Caso: Clínicas. Entregar. Salir.

18. Enviar a Servicio Médico casos de clínicas.

19. Enviar a Jefe de Seguro casos de CAMIULA.







PROCEDIMIENTOS ELECTIVOS EN CAMIULA



PF-2.4.3.- EVALUACIÓN DEL SERVICIO DE CARTAS COMPROMISO POR PROCEDIMIENTOS ELECTIVOS EN CAMIULA.

Re

ce

pc

ion

ista

Je

fe

d

e S

eg

uro

Recaudos completos


Recaudos correctos



Recibir los recaudos con las recepciones y la hoja

de diario



Recibir Casos

Entregar los recaudos, las hojas de recepción y el diario que corresponda

con CAMIULA



RecibirSalir



abdominal?

Enviar a Servicio Médico para la valoración médica

Si es de esas

patologías

Aprobado

No es aprobadoColocar la observación

en la hoja de recepción

No es de esas

patologías

Estudiar los costos Ajustar los costos al baremo de ofiseula

Consultar al beneficiario por cédula : ¿Qué pólizas tiene? ¿Ha comprometido montos

por esa patología ? ¿Cuánto le queda?

Verificar que las fechas de los recaudos concuerden , que los datos estén correctos, y que





para esa patología








PROCEDIMIENTOS ELECTIVOS EN CAMIULA


RESPONSABLE ACCIÓN

Recepcionista 1. Entrega los recaudos, las hojas de recepción y el diario que corresponde

con CAMIULA.

Jefe de Seguro 2. Recibe los recaudos con las recepciones y la hoja de diario.


Recaudos incompletos, devolver a recepcionista.

Recaudos completos,

4. Verificar que las fechas de los recaudos concuerden, que los datos estén

correctos y que presenten sellos y firmas donde corresponda:

Recaudos incorrectos, devolver a recepcionista,

Recaudos correctos,


6. Marcar: Proceso que recibe: Rev. Médica, Tipo de Caso: Clínicas, Recibir,

Salir.

7. Estudiar el caso clínicamente, con su patología: ¿es de origen pélvico,


Si es de esas patologías, enviar a servicio médico para la valoración

médica.




comprometido montos por esa patología? ¿Cuánto le queda?

No tiene cobertura por ninguna póliza, ni para esa patología.

Devolver a recepcionista.









ELECTIVOS EN CAMIULA



PF-2.4.- CONTROL DE LOS SERVICIOS DE HOSPITALIZACIÓN, CIRUGÍA Y MATERNIDAD.PF-2.4.4.- EMISIÓN DE CARTAS COMPROMISO POR PROCEDIMIENTOS ELECTIVOS EN CAMIULA.

Je

fe d

e S

eg

uro


Módulo Cartas Aval


hoja de recepción


Re

cep

cio

nis

ta




Es grupo básico




excluida

Escoger el código de la clínica que va a prestar el

servicio en el fólder Datos Carta

Compromiso





fólder Montos


PatologíasGuardar Imprimir Firmar




Compromiso


a archivo

Enviar Carta Compromiso Original a recepción para entregar

al beneficiario







ELECTIVOS EN CAMIULA


RESPONSABLE ACCIÓN

Jefe de Seguro 1. Ingresa a Carta Compromiso en el Módulo Cartas Aval.





beneficiario,



excluida:





7. Selecciona cada póliza y monto aceptado por cada una de las pólizas en el

fólder Montos.


9. Guarda.

10. Imprime.

11. Firma.

12. Sella.





Envía carta compromiso original a recepción para entregar al

beneficiario.







EMERGENCIAS MÉDICAS EN CAMIULA



PF-2.4.- CONTROL DE LOS SERVICIOS DE HOSPITALIZACIÓN, CIRUGÍA Y MATERNIDAD.PF-2.4.5.- RECEPCIÓN DEL SERVICIO DE CARTAS COMPROMISO POR EMERGENCIAS MÉDICAS EN CAMIULA.

Je

fe d

e S

eg

uro


Entregar Casos



EntregarSalir


Casos



RecibirSalir


Entregar Casos



EntregarSalir

2


Casos



RecibirSalir

Grapar esta hoja de recepción con los recaudos presentados para el procedimiento electivo.

ImprimirGuardar la información presentada


cédula




20061201-01




Recibir vía fax presupuesto de CAMIULA, informe médico,

copia de la cédula de identidad del titular y del paciente si la

tiene

Verificar que el paciente esté inscrito en Seguro de HCM y que no este en condición de excluido por cualquier causa Es

beneficiario

Llamar a CAMIULA para informar que no se puede dar

cobertura por OFISEULA a este paciente, explicando la

causa

No es beneficiario









RESPONSABLE ACCIÓN Jefe de Seguro 1. Recibe vía fax presupuesto de Camiula, informe médico, copia de la cédula

de identidad del titular y del paciente si la tiene.

2. Verifica que el paciente esté inscrito en Seguro de HCM y que no esté en

condición de excluido por cualquier causa:

No es beneficiario, llama a Camiula para informar que no se puede dar

cobertura por OFISEULA a este paciente, explicando la causa.

Es beneficiario, ingresa al SISGAG:

3. Ingresa al SISGAG, módulo Recepción de Servicios.


5. Selecciona en el campo Servicio: Carta Compromiso.

6. Coloca en Nº: CC-año mes día-#



8. Selecciona el fólder: Paciente; Beneficiario: seleccionar el número de

cédula.


10. Imprime.

11. Grapa esta hoja de recepción con los recaudos presentados para la

emergencia médica.


13. Marca: Entrega: Recepción, Recibe: Rev. Administrativa, Tipo de Caso:

Clínicas, Entregar, Salir.


15. Marca: Proceso que recibe: Rev. Administrativa. Tipo de Caso: Clínicas,

Recibir, Salir.










Jefe de Seguro 17. Marca: Entrega: Rev. Administrativa, Recibe: Rev. Médica. Tipo de Caso:

Clínicas. Entregar. Salir.


19. Marca: proceso que recibe: Rev. Médica. Tipo de caso: clínicas. Recibir.

Salir.










PF-2.4.6.- EVALUACIÓN DEL SERVICIO DE CARTAS COMPROMISO POR EMERGENCIAS MÉDICAS EN CAMIULA.

Je

fe d

e S

eg

uro



abdominal?

Enviar a Servicio Médico para que

realicen la valoración clínica

Si es de esas

patologías

Aprobado

No es aprobado


No es de esas

patologías


Consultar al beneficiario por cédula: ¿Qué pólizas tiene ? ¿Ha comprometido montos





para esa patología


Llamar a CAMIULA y explicar la situación

Estudiar los costos









RESPONSABLE ACCIÓN

Jefe de Seguro 1. Estudiar el caso clínicamente, con su patología: ¿es de origen pélvico,


Si es de esas patologías, enviar a servicio médico para la valoración

médica.





No tiene cobertura por ninguna póliza, ni para esa patología. Llamar

a CAMIULA.









MÉDICAS EN CAMIULA



PF-2.4.- CONTROL DE LOS SERVICIOS DE HOSPITALIZACIÓN, CIRUGÍA Y MATERNIDAD.PF-2.4.7.- EMISIÓN DE CARTAS COMPROMISO POR EMERGENCIAS MÉDICAS EN CAMIULA.

Jefe

de

Se

gu

ro


Módulo Cartas Aval


hoja de recepción



Verificar Exclusiones


Es grupo básico


Llamar a CAMIULA y explicar que esa

patología para ese paciente no la cubre

OFISEULA


excluida

Escoger el código de CAMIULA en el fólder

Datos Carta Compromiso





fólder Montos


PatologíasGuardar Imprimir Firmar




Compromiso


a archivo

Enviar vía fax Carta Compromiso a CAMIULA

Archivar carta compromiso

Emergencias Médicas de CAMIULA







MÉDICAS EN CAMIULA


RESPONSABLE ACCIÓN Jefe de Seguro 1. Ingresa a Carta Compromiso en el Módulo Cartas Aval.





beneficiario,

Es una patología excluida, llamar a CAMIULA y explicar que esa

patología para ese paciente no la cubre OFISEULA.


excluida:

5. Escoge el código de CAMIULA que va a prestar el servicio en el fólder





el fólder Montos.


9. Guarda.

10. Imprime.

11. Firma.

12. Sella.





17. Envía vía fax carta compromiso a CAMIULA.

18. Archivar carta compromiso emergencias médicas a CAMIULA.






Materia: REVISIÓN DE FACTURAS POR CARTAS COMPROMISO EN

CAMIULA



PF-2.4.- CONTROL DE LOS SERVICIOS DE HOSPITALIZACIÓN, CIRUGÍA Y MATERNIDAD.PF-2.4.8.- REVISIÓN DE FACTURAS POR CARTAS COMPROMISO EN CAMIULA.

Re

cep

cio

nis

taJ

efe

de

Se

gu

ro

Entregar las facturas por servicios de Cartas Compromiso tanto de

Procedimientos Electivos como de Emergencias Médicas en CAMIULA

Recaudos completos


Recaudos correctos


Devolver a recepción

Recibir las facturas por servicios de Cartas Compromiso tanto de

Procedimientos Electivos como de Emergencias Médicas en CAMIULA

Verificar que vengan acompañadas de: informe médico quirúrgico, desglose de

medicamentos y material quirúrgico, hoja de gastos de Quirófano, Anestesia y

Medicamentos, fotocopia de los estudios de laboratorio, Unidad de Sangre,

fotocopia de exámenes especializados.

Verificar que las fechas de los recaudos concuerden, que los

datos estén correctos , que presenten sellos y firmas

donde corresponda y que la sumatoria de las facturas

concuerde con los informes .

Ingresar al módulo Recepción-Facturas de

Clínicas

Colocar los datos de la factura en el fólder : Datos de la

Factura

Colocar los datos del beneficiario en el fólder :

Datos del Paciente

Grabar la información suministrada

Ingresar al módulo Siniestros Revisión Administrativa-

Servicios al Titular

Completar la información de los fólders: Revisión, Montos y

Beneficiario

Calificar la revisión Administrativa


Ingresar al módulo Siniestros Revisión Médica- Servicios

al Titular

Completar la información de los fólders: Revisión,

Beneficiario, Detalle Montos, Patologías y Diagnósticos

Calificar la revisión Médica Grabar la información suministrada

Enviar a la Unidad de Apoyo Administrativo

Firmar y Sellar de recibido






Materia: REVISIÓN DE FACTURAS POR CARTAS COMPROMISO EN

CAMIULA


RESPONSABLE ACCIÓN Recepcionista 1. Entrega las facturas por servicios de Cartas Compromiso tanto de

procedimientos electivos como de emergencias médicas en CAMIULA.

Jefe de Seguro 2. Recibe las facturas por servicios de Cartas Compromiso tanto de

procedimientos electivos como de emergencias médicas en CAMIULA.

3. Verifica que vengan acompañadas de: informe médico quirúrgico,

desglose de medicamentos y material quirúrgico, hoja de gastos de

quirófano, anestesia y medicamentos, fotocopia de los estudios de

laboratorio, unidad de sangre, fotocopia de exámenes especializados:

Recaudos incompletos: devolver a recepción.

Recaudos completos:


correctos, que presenten sellos y firmas donde corresponda y que la

sumatoria de las facturas concuerde con los informes:

Recaudos incorrectos, devolver a recepción.

Recaudos correctos:

5. Firma y sella de recibido.

6. Ingresa al módulo Recepción-Facturas de Clínicas.

7. Coloca los datos de la factura en el fólder: Datos de la Factura.

8. Coloca los datos del beneficiario en el fólder: Datos del Paciente.

9. Grabar la información suministrada.

10. Ingresa al módulo Siniestros Revisión Médica-Servicios al titular.

11. Completa la información de los fólder: Revisión, Beneficiario, Detalle

Montos, Patologías y Diagnósticos.

12. Califica la revisión médica.

13. Graba la información suministrada.

14. Envía a la unidad de apoyo administrativo.






Materia: REVISIÓN ADMINISTRATIVA DE FACTURAS POR CARTAS

COMPROMISO EN CLÍNICAS



PF-2.4.- CONTROL DE LOS SERVICIOS DE HOSPITALIZACIÓN, CIRUGÍA Y MATERNIDAD.PF-2.4.9.- REVISIÓN ADMINISTRATIVA DE FACTURAS POR CARTAS COMPROMISO EN CLINICAS.

Re

ce

pcio

nis

taO

ficin

ista

Entregar las facturas por servicios de Cartas Compromiso tanto de

Procedimientos Electivos como de Emergencias Médicas en Clínicas

Recaudos completos


Recaudos correctos


Devolver a recepción con una nota de devolución

Recibir las facturas por servicios de Cartas Compromiso tanto de

Procedimientos Electivos como de Emergencias Médicas en Clínicas

Verificar que vengan acompañadas de: informe médico quirúrgico, desglose de

medicamentos y material quirúrgico, hoja de gastos de Quirófano, Anestesia y

Medicamentos, fotocopia de los estudios de laboratorio, Unidad de Sangre,

fotocopia de exámenes especializados.

Verificar que las fechas de los recaudos concuerden, que los





Clínicas


Factura


Datos del Paciente





Beneficiario



Firmar y sellar de recibido

Entregar el caso por el sistema a: Rev. Médica

Enviar a revisión médica para la revisión






Materia: REVISIÓN ADMINISTRATIVA DE FACTURAS POR CARTAS

COMPROMISO EN CLÍNICAS


RESPONSABLE ACCIÓN

Recepcionista 1. Entrega las facturas por servicios de Cartas Compromiso tanto de

procedimientos electivos como de emergencias médicas en Clínicas.

Oficinista 2. Recibe las facturas por servicios de Cartas Compromiso tanto de

procedimientos electivos como de emergencias médicas en Clínicas.

3. Verifica que vengan acompañadas de: informe médico quirúrgico, desglose

de medicamentos y material quirúrgico, hoja de gastos de quirófano,

anestesia y medicamentos, fotocopia de los estudios de laboratorio, unidad

de sangre, fotocopia de exámenes especializados:

Recaudos incompletos: devolver a recepción con nota de devolución.

Recaudos completos:





Recaudos correctos:

5. Firma y sella de recibido.





10. Ingresa al módulo Siniestros Revisión Administrativa-Servicios al titular.

11. Completa la información de los fólder: Revisión, Montos y Beneficiarios.

12. Califica la revisión administrativa.


14. Entregar el caso por el sistema a: Rev. Médica.

15. Envía a la unidad de servicio médico para la revisión.






Materia: LIQUIDACIÓN DE FACTURAS POR CARTAS COMPROMISO

EN CLÍNICAS



PF-2.4.10.- LIQUIDACIÓN DE FACTURAS POR CARTAS COMPROMISO EN CLÍNICAS.

Mé

dic

o E

sp

ec

iali

sta

Ofi

cin

ista

Entregar facturas con los soportes aprobadas en la

revisión médica

Recibir facturas con los soportes aprobadas en la

revisión médica

Ingresar al módulo Liquidar Carta Compromiso

Colocar toda la información correspondiente a la factura

Colocar toda la información correspondiente a la factura

Imprimir la hoja de liquidación Anexar a la factura y los soportes







Materia: LIQUIDACIÓN DE FACTURAS POR CARTAS COMPROMISO

EN CLÍNICAS


RESPONSABLE ACCIÓN


1. Entrega las facturas con los soportes aprobados en la revisión médica.

Oficinista 2. Recibe las facturas con los soportes aprobadas en la revisión médica.

3. Ingresa al módulo Liquidar Carta Compromiso.

4. Coloca toda la información correspondiente en los fólder: datos y

Conceptos.

5. Ingresa al fólder Totales.

6. Marca tipo de liquidación % Standard.

7. Guarda la información suministrada.

8. Imprimir la hoja de liquidación.

9. Anexar a la factura y los soportes.

10. Enviar a la Unidad de Apoyo Administrativo.






Materia: RECEPCIÓN DE RECAUDOS

PARA ÓRDENES ESPECIALES



PF-2.4.11.- RECEPCIÓN DE RECAUDOS PARA ORDENES ESPECIALES.

Tit

ula

rR

ec

ep

cio

nis

ta

Presentar los siguientes recaudos: Orden de

Exámenes, copia de la cédula del titular y del beneficiario.

Recaudos completos


Recaudos correctos



Recibir los siguientes recaudos: Orden de

Exámenes, copia de la cédula del titular y del beneficiario.





No es beneficario

Es beneficiario

Enviar a Oficinista







PARA ÓRDENES ESPECIALES


RESPONSABLE ACCIÓN


Orden de exámenes,

Copia de la cédula de identidad del titular.


Fotocopia del Estado de Cuenta del actual.




Recaudos completos:

4. Verifica que las fechas de los recaudos concuerden, que los datos

estén correctos y que presenten sellos y firmas donde corresponda.


Recaudos correctos:

5. Verifica que el paciente esté inscrito en Seguro de Hospitalización,

Cirugía y Maternidad y que no esté en condición de excluido por cualquier

causa.


Si es beneficiario, envía a oficinista.






Materia: RECEPCIÓN DEL SERVICIO DE ÓRDENES ESPECIALES



PF-2.4.12.- RECEPCIÓN DEL SERVICIO DE ORDENES ESPECIALES.

Ofi

cin

ista



Seleccionar en el campo Servicio: Ordenes Especiales

Colocar en Nº: OE-AñoMesDía-# Ejemplo: OE-

20061201-01Seleccionar el tipo de caso


cédula

Guardar la información presentada


Entregar Casos


Recibe: Rev. AdministrativaTipo de Caso: Ordenes

EspecialesEntregar

Salir

2


Casos

Marcar: Recibe: Rev. Administrativa

Tipo de Caso: Ordenes Especiales

RecibirSalir


Recibe: Rev. MédicaTipo de Caso: Ordenes

EspecialesEntregar

Salir


Entregar Casos






Materia: RECEPCIÓN DEL SERVICIO DE ÓRDENES ESPECIALES


RESPONSABLE ACCIÓN

Oficinista 1. Ingresar al SISGAG, módulo Recepción de Servicios.


3. Seleccionar en el campo Servicio: Ordenes Especiales.

4. Colocar en Nº: OE año mes día-#

5. Seleccionar el tipo de caso.

6. Seleccionar el fólder: Paciente; Beneficiario: seleccionar el número de

cédula.

7. Guardar la información presentada.

8. Seleccionar el menú: Recepción, la opción: Entregar Casos.

9. Marcar: Entrega: Recepción, Recibe: Rev. Administrativa, Tipo de Caso:

Órdenes Especiales, Entregar, Salir.


11. Marcar: Proceso que recibe: Rev. Administrativa. Tipo de Caso: Órdenes

Especiales, Recibir, Salir.

12. Seleccionar el menú: Recepción, la opción: entregar casos

13. Marcar: Entrega: Rev. Administrativa, Recibe: Rev. Médica. Tipo de Caso:

Ordenes Especiales. Entregar. Salir.






Materia: EMISIÓN DE

ÓRDENES ESPECIALES



PF-2.4.- CONTROL DE LOS SERVICIOS DE HOSPITALIZACIÓN, CIRUGÍA Y MATERNIDAD.PF-2.4.13.- EMISIÓN DE ORDENES ESPECIALES.

Ofi

cin

ista

Ingresar a Orden Especial en el Módulo

Cartas Aval

Colocar el Nº de orden especial


Rec

ep

cio

nis

ta




Es grupo básico




excluida

Escoger el código del médico o servicio que va a realizar el estudio en el

fólder Datos Orden Especial





Recibir de Dirección Orden Especial firmada

Enviar copia de Orden Especial y recaudos a

archivo

Enviar Orden Especial a recepción para entregar

al beneficiario

Marcar: Recibe: Rev. Médica

Tipo de Caso: Ordenes Especiales

RecibirSalir


Recibir Casos


fólder Montos

Asignar los exámenes solicitados en las ordenes con su

respectivo monto en el fólder Exámenes.

Anexar Orden Especial a los RecaudosSellar

Imprimir (2) ejemplaresGuardarSeleccionar las

patologías en el fólder Patologías

Escribir el monto total de los exámenes.






Materia: EMISIÓN DE

ÓRDENES ESPECIALES


RESPONSABLE ACCIÓN

Oficinista 1. Selecciona el menú Recepción, la opción: Recibir casos.

2. Marca: Recibe: Rev. Médica. Tipo de Caso: Ordenes Especiales. Recibir.

Salir.

3. Ingresa a Orden Especial en el Módulo Cartas Aval.

4. Coloca el Nº de Orden Especial.


6. Verifica a que grupo pertenece: Es grupo complementario, Verificar las exclusiones que tiene el beneficiario,


Es grupo básico, o grupo complementario pero la patología no esta excluida:

7. Escoge el código del médico o del servicio que va a realizar el estudio en

el fólder Datos Orden Especial.



9. Asignar los exámenes solicitados en las Órdenes con su respectivo

monto en el fólder Exámenes.


el fólder Montos.

11. Escribir el monto total de los exámenes.


13. Guarda.

14. Imprime (2) ejemplares.

15. Sella.

16. Anexa Orden Especial a los recaudos.


18. Recibe de Dirección Orden Especial firmada.

19. Envía copia de Orden Especial y recaudos a archivo.

20. Envía Orden Especial original a recepción para entregar al beneficiario.






Materia: REVISIÓN ADMINISTRATIVA DE FACTURAS POR ÓRDENES

ESPECIALES



PF-2.4.- CONTROL DE LOS SERVICIOS DE HOSPITALIZACIÓN, CIRUGÍA Y MATERNIDAD.PF-2.4.14.- REVISIÓN ADMINISTRATIVA DE FACTURAS POR ORDENES ESPECIALES.

Rec

ep

cio

nis

taO

ficin

ista

Entregar los recaudos para la cancelación de órdenes especiales a médicos o al prestador del servicio .

Recaudos completos


Recaudos correctos


Devolver a recepción con una nota de devolución

Recibir los recaudos para la cancelación de órdenes especiales a médicos o al prestador del servicio .

Verificar que vengan : factura del servicio, informe del paciente , orden

especial, referencia del médico . Verificar que las fechas de los recaudos concuerden, que los





Clínicas


Factura


Datos del Paciente





Beneficiario



Firmar y marcar los requisitos como revisados

Entregar el caso por el sistema a: Rev. Médica

Enviar a revisión médica para la revisión






Materia: REVISIÓN ADMINISTRATIVA DE FACTURAS POR ÓRDENES

ESPECIALES


RESPONSABLE ACCIÓN

Recepcionista 1. Entrega los recaudos para la cancelación de órdenes especiales a

médicos o a prestadores del servicio.

Oficinista 2. Recibe los recaudos para la cancelación de órdenes especiales a médicos

o a prestadores del servicio.

3. Verifica que vengan: factura del servicio, informe del paciente, orden

especial, referencia del médico:

Recaudos incompletos: devolver a recepción con nota de devolución.

Recaudos completos:





Recaudos correctos:

5. Firma y marca los requisitos revisados.









14. Entrega el caso por el sistema a: Rev. Médica.

15 Envía a la unidad de servicio médico para la revisión.






Materia: LIQUIDACIÓN DE FACTURAS POR ÓRDENES ESPECIALES



PF-2.4.15.- LIQUIDACIÓN DE FACTURAS POR ORDENES ESPECIALES.

Mé

dic

o E

sp

ec

iali

sta

Ofi

cin

ista

Entregar facturas con los soportes aprobadas en la

revisión médica

Recibir facturas con los soportes aprobadas en la

revisión médica

Ingresar al módulo Liquidar Orden Especial en la ventana

de Liquidación

Colocar en el fólder Datos el nº de caso para que muestre los datos de la orden especial

para liquidarla

Verificar en el fólder Exámenes los estudios que le fueron asignados por la orden

especial



No realizaron algún estudio

Realizaron todos los estudios

Eliminar el estudio en el icono identificado

Marcar el tipo de liquidación y el estado de la liquidación en

el fólder TotalesGuardar la información






Materia: LIQUIDACIÓN DE FACTURAS POR ÓRDENES ESPECIALES


RESPONSABLE ACCIÓN


1. Entrega las facturas con los soportes aprobados en la revisión médica.

Oficinista 2. Recibe las facturas con los soportes aprobadas en la revisión médica.

3. Ingresa al módulo Liquidar Orden Especial en la ventana de Liquidación.

4. Coloca en el fólder Datos el nº de Caso para que muestre los datos de la

orden especial para liquidarla.

5. Verificar en el fólder Exámenes los estudios que le fueron asignados por la

orden especial:

No realizaron algún estudio, elimina el estudio en el icono identificado.




9. Imprime la hoja de liquidación.

10. Anexa a la factura y los soportes.

11. Envía a la Unidad de Apoyo Administrativo.







PARA REEMBOLSOS



PF-2.4.- CONTROL DE LOS SERVICIOS DE HOSPITALIZACIÓN, CIRUGÍA Y MATERNIDAD.PF-2.4.16.- RECEPCIÓN DE RECAUDOS PARA REEMBOLSOS.

Be

ne

fic

iari

oR

ec

ep

cio

nis

ta

Presentar los siguientes recaudos : Copia del Estado de Cuenta del

Titular, Copia de la Cédula del Titular y del Beneficiario, Recibo Original

cancelado , Copia del Resultado del Estudio, Orden Médica .

Recaudos completos


Recaudos correctos



Recibir los siguientes recaudos : Copia del Estado de Cuenta del


cancelado , Copia del Resultado del Estudio, Orden Médica .





No es beneficario

Es beneficiario

Continuar procedimiento PF-2.4.17







PARA REEMBOLSOS


RESPONSABLE ACCIÓN


Recibo original cancelado,

Fotocopia del resultado del estudio,

Orden Médica,

Fotocopia de la cédula de identidad del titular.


Fotocopia del Estado de Cuenta actual.




Recaudos completos:




Recaudos correctos:

5. Verifica que el paciente esté inscrito en Seguro de Hospitalización,

Cirugía y Maternidad y que no esté en condición de excluido por cualquier

causa.


Si es beneficiario, continúa procedimiento PF-2.4.17.






Materia: RECEPCIÓN DEL SERVICIO

DE REEMBOLSOS



PF-2.4.- CONTROL DE LOS SERVICIOS DE HOSPITALIZACIÓN, CIRUGÍA Y MATERNIDAD.PF-2.4.17.- RECEPCIÓN DEL SERVICIO DE REEMBOLSOS.

Rec

ep

cio

nis

ta



Seleccionar en el campo Servicio: Reembolso

Colocar en Nº: R-AñoMesDía-# Ejemplo: R-20061201-01




cédula

Guardar la información presentada Imprimir

Grapar esta hoja de recepción con los recaudos presentados

para el reembolso. Seleccionar el fólder: Diario

Imprimir (2) ejemplares del diario y anexarlo a todas las

recepciones


Entregar Casos


Recibe: Rev. AdministrativaTipo de Caso: Reembolsos

EntregarSalir


Casos


Administrativa Tipo de Caso: Reembolsos

RecibirSalir


Entregar Casos


Recibe: Rev. MédicaTipo de Caso: Reembolsos

EntregarSalir

Enviar a Servicio Médico casos de reembolsos

2






Materia: RECEPCIÓN DEL SERVICIO

DE REEMBOLSOS


RESPONSABLE ACCIÓN

Recepcionista 1. Ingresa al SISGAG, módulo Recepción de Servicios.


3. Selecciona en el campo Servicio: Reembolso.

4. Coloca en Nº: R año mes día-#



6. Selecciona el fólder: Paciente; Beneficiario: seleccionar el número de

cédula.


8. Imprime.

9. Grapa esta hoja de recepción con los recaudos presentados para el

reembolso.

10. Selecciona el fólder Diario.

11. Imprime (2) ejemplares del diario y anexa a todas las recepciones.


13. Marca: Entrega: Recepción, Recibe: Rev. Administrativa, Tipo de Caso:

Reembolso, Entregar, Salir.


15. Marca: Proceso que recibe: Rev. Administrativa. Tipo de Caso:

Reembolso, Recibir, Salir.


17. Marca: Entrega: Rev. Administrativa, Recibe: Rev. Médica. Tipo de

Caso: Reembolso. Entregar. Salir.

18. Envía a Servicio Médico casos de reembolsos.






Materia: REVISIÓN ADMINISTRATIVA DE FACTURAS POR

REEMBOLSOS



PF-2.4.- CONTROL DE LOS SERVICIOS DE HOSPITALIZACIÓN, CIRUGÍA Y MATERNIDAD.PF-2.4.18.- REVISIÓN ADMINISTRATIVA DE FACTURAS POR REEMBOLSOS.

Méd

ico

Esp

ecia

lista

Rec

epci

oni

sta

Entregar los recaudos por servicios de Reembolsos

Recibir los recaudos por servicios de Reembolsos


Factura


Datos del Paciente





Beneficiario



Entregar el caso por el sistema a: Liquidación Enviar el caso a Liquidar


Clínicas






Materia: REVISIÓN ADMINISTRATIVA DE FACTURAS POR

REEMBOLSOS


RESPONSABLE ACCIÓN


1. Entrega los recaudos aprobados por servicios de Reembolsos.

Oficinista 2. Recibe los recaudos aprobados por servicios de Reembolsos.









11. Entregar el caso por el sistema a: Liquidación.

12. Envía el caso a liquidar.






Materia: LIQUIDACIÓN DE FACTURAS

POR REEMBOLSOS



PF-2.4.19.- LIQUIDACIÓN DE FACTURAS POR REEMBOLSOS.

Re

ce

pc

ion

ista

Rec

ep

cio

nis

ta

Entregar facturas con los soportes aprobadas en la revisión médica y revisión

administrativa

Recibir facturas con los soportes aprobadas en la revisión médica y revisión

administrativa

Ingresar al módulo Liquidar Reembolso en la ventana de

Liquidación

Colocar en el fólder Datos el nº de caso para que muestre los datos del reembolso para

liquidarla

Colocar en el fólder Conceptos los conceptos y los montos que se van a cancelar en el

reembolso



Marcar el tipo de liquidación y el estado de la liquidación en

el fólder Totales

Guardar la información






Materia: LIQUIDACIÓN DE FACTURAS

POR REEMBOLSOS


RESPONSABLE ACCIÓN Recepcionista 1. Entrega las facturas con los soportes aprobados en la revisión médica y

revisión administrativa.

Recepcionista 2. Recibe las facturas con los soportes aprobadas en la revisión médica

revisión administrativa.

3. Ingresa al módulo Liquidar Reembolso en la ventana de Liquidación.

4. Coloca en el fólder Datos el nº de Caso para que muestre los datos del

reembolso para liquidarlo.

5. Colocar en el fólder Conceptos, los conceptos y los montos que se van a

cancelar en el reembolso.




9. Imprime la hoja de liquidación.

10. Anexa a la factura y los soportes.

11. Envía a la Unidad de Apoyo Administrativo.






Materia: DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS DE


Asunto: PF-2.5.- CONTROL DE OTROS BENEFICIAIOS MÉDICO-

ASISTENCIALES

PF-2.5

CONTROL DE OTROS BENEFICIOS MÉDICO-ASISTENCIALES






Materia: PROGRAMA DE AYUDA POR MUERTE PARA GASTOS

MORTUORIOS



PF-2.5.- CONTROL DE OTROS BENEFICIOS MÉDICO-ASISTENCIALES.PF-2.5.1.- PROGRAMA DE AYUDA POR MUERTE PARA GASTOS MORTUORIOS.

Tit

ula

r o

Ben

efi

cia

rio

sR

ec

ep

cio

nis

ta

Solicitar información para el cobro de la

ayuda.

Informar de los recaudos que deben consignar: Original Acta de Defunción, Fotocopia de la

cédula de identidad del fallecido y del titular ,

Fotocopia del último estado de cuenta.

Ab

og

ad

o

Verificar la legalidad de los recaudos .

Recaudos legales

Recaudos ilegales

Devolver al titular o

beneficiario

Recibir los recaudos .

Verificar en el expediente del titular

que tenga la planilla del Seguro de Vida y

accidentes Personales

Recibir la información Presentar los recaudos

Sacar copia de la Planilla de Actualización del Seguro de

Vida y Accidentes Personales o del Acta de Defunción o de

la declaración de Únicos y Universales Herederos

Verificar si la persona fallecida es el titular o

un beneficiario del grupo básico

Grupo Básico

Titular

No tiene

Si tiene

Cancelar a los que aparezcan el el Acta de

Defunción o en la declaración de Únicos y Universales Herederos

Solicitar la cancelación a los beneficiarios que

aparezcan en la Planilla de Seguro de Vida y


Solicitar la cancelación al titular

Enviar para la Unidad de Apoyo Administrativo

para que ejecuten el pago







MORTUORIOS


RESPONSABLE ACCIÓN

Titular o Beneficiarios

1. Solicita información para el cobro de la ayuda por muerte para gastos

mortuorios.

Recepcionista 2. Informa de los recaudos que deben consignar:

Original Acta de Defunción,

Fotocopia de la cédula de identidad del fallecido y del titular,

Fotocopia del último estado de cuenta.

Titular o Beneficiarios

3. Recibe la información.

4. Presenta los recaudos.

Abogado 5. Recibe los recaudos.

6. Verifica la legalidad de los recaudos.

Recaudos ilegales, devuelve al titular o beneficiario.

Recaudos legales, continúa paso #7.

7. Verifica si la persona fallecida es el titular o un beneficiario del grupo

básico:

Titular: Solicita la cancelación a los beneficiarios que aparezcan en la planilla de

seguro de vida y accidentes personales.

8. Verifica en el expediente del titular que tenga la planilla del seguro de vida

y accidentes personales:

No tiene planilla, cancelar a los que aparezcan en el Acta

Defunción o en la Declaración de Únicos y Universales

Herederos.

Si tiene planilla,







MORTUORIOS


Abogado 9. Saca copia de esta planilla o del Acta de defunción o de la Declaración de

Únicos y Universales Herederos.

Grupo Básico: Solicita la cancelación al titular de la ayuda por muerte.

10. Envía a la Unidad de Apoyo Administrativo para que ejecuten el pago.






Materia: COBERTURA DE SERVICIOS DE

ENFERMERÍA DOMICILIARIA


PF-2.- CONTROL DE PROGRAMAS Y BENEFICIARIOS.PF-2.5.- CONTROL DE OTROS BENEFICIOS MÉDICO-ASISTENCIALES.

PF-2.5.2.- COBERTURA DE SERVICIOS DE ENFERMERÍA DOMICILIARIA.

Be

ne

fic

iario

Re

ce

pc

ion

ista



cancelado, Orden Médica e Informe Médico donde especifique la necesidad de este servicio .

Recaudos completos


Recaudos correctos





cancelado, Orden Médica e Informe Médico donde especifique la necesidad de este servicio .





No es beneficario

Es beneficiario

Continuar como cancelación de un reembolso.






Materia: COBERTURA DE SERVICIOS DE

ENFERMERÍA DOMICILIARIA


RESPONSABLE ACCIÓN

Beneficiario 1. Presenta los siguientes recaudos: Copia del estado de cuenta del titular,

copia de la cédula de identidad del titular y del beneficiario, recibo original

cancelado, orden médica e informe médico donde especifique la necesidad

de este servicio.

Recepcionista 2. Recibe los siguientes recaudos: copia del estado de cuenta del titular,

copia de la cédula de identidad del titular y del beneficiario, recibo original

cancelado, orden médica e informe médico donde especifique la necesidad

de este servicio.


Recaudos incompletos: devolver al beneficiario.

Recaudos completos:



Recaudos incorrectos, devolver al beneficiario,

Recaudos correctos,

5. Verifica que el paciente este inscrito en Seguro de HCM, y que no este

excluido por cualquier causa.

No es beneficiario, devolver al beneficiario.

Es beneficiario, continuar como cancelación de un reembolso.






Materia: SERVICIOS DE AMBULANCIAS



PF-2.5.3.- SERVICIOS DE AMBULANCIAS.

Be

ne

fic

iari

oR

ec

ep

cio

nis

ta


Titular, Copia de la Cédula del Titular y del Beneficiario, Orden Médica e

Informe Médico donde especifique la necesidad de este servicio .

Recaudos completos


Recaudos correctos




Titular, Copia de la Cédula del Titular y del Beneficiario, Orden Médica e

Informe Médico donde especifique la necesidad de este servicio .





No es beneficario

Es beneficiario

Llamar a CAMIULA para solicitar el uso de la Unidad de

Ambulancia

Enviar a Jefe de Seguro

Jefe

de

Se

gu

ro






Materia: SERVICIOS DE AMBULANCIAS


RESPONSABLE ACCIÓN

Beneficiario 1. Presenta los siguientes recaudos: Copia del estado de cuenta del titular,

copia de la cédula de identidad del titular y del beneficiario, orden médica e

informe médico donde especifique la necesidad de este servicio.

Recepcionista 2. Recibe los siguientes recaudos: copia del estado de cuenta del titular,

copia de la cédula de identidad del titular y del beneficiario, orden médica e

informe médico donde especifique la necesidad de este servicio.


Recaudos incompletos: devolver al beneficiario.

Recaudos completos:



Recaudos incorrectos, devolver al beneficiario,

Recaudos correctos,

5. Envía a Jefe de Seguro.

Jefe de Seguro 6. Verifica que el paciente este inscrito en Seguro de HCM, y que no este

excluido por cualquier causa.

No es beneficiario, devolver al beneficiario

Es beneficiario, llamar a CAMIULA para solicitar el uso de la

Unidad de Ambulancia.






Materia:

AYUDA POR CANASTILLA Asunto:



PF-2.5.4.- AYUDA POR CANASTILLA.

Tit

ula

r o

Có

ny

ug

eR

ec

ep

cio

nis

ta

Solicitar información para el cobro de la

ayuda.

Informar de los recaudos que deben consignar: Fotocopia de la cédula de identidad del titular y cónyuge, Fotocopia del último estado de cuenta, tarjeta de nacimiento en el centro asistencial público .

Ab

og

ad

o

Verificar la legalidad de los recaudos .

Recaudos legales

Recaudos ilegales

Devolver al titular o

beneficiario

Recibir los recaudos .

Recibir la información Presentar los recaudos

Si gozo del seguro

Enviar para la Unidad de Apoyo Administrativo

para que ejecuten el pago por canastilla

Verificar que no gozó del seguro para el

momento del parto .

No gozo del seguro






Materia:

AYUDA POR CANASTILLA Asunto:


RESPONSABLE ACCIÓN

Titular o Cónyuge

1. Solicita información para el cobro de la ayuda.

Recepcionista 2. Informa de los recaudos que deben consignar: fotocopia de la cédula de

identidad del titular y cónyuge, fotocopia del último estado de cuenta, tarjeta

de nacimiento en el centro asistencial público.

Titular o Cónyuge

3. Recibe la información.

4. Presenta los recaudos.

Abogado 5. Recibe los recaudos.

6. Verifica la legalidad de los recaudos.

Recaudos ilegales, devolver al titular o cónyuge.

Recaudos legales,

7. Verifica que no gozó del seguro para el momento del parto.

Si gozó del seguro, devolver al titular o cónyuge,

No gozó del seguro,

8. Envía para la unidad de apoyo administrativo para que ejecuten el pago

por canastilla.





SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE SEGUROS Página: MNPP-MAUO-P-1/1

Materia:

MODELO DEL SISTEMA DE NEGOCIO

Asunto: MODELO ACTORES Y

UNIDADES ORGANIZACIONALES

MODELO ACTORES Y






SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE SEGUROS Página: MNPP-D-P-1/2

Materia: MODELO ACTORES Y


Asunto: DIRECTORIO

DIRECTORIO

DIRECTORIO DEL SISTEMA DE SEGUROS DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES

APELLIDOS Y NOMBRES

CEDULA DE

IDENTIDAD CARGO NOMINAL EXTENSIÓN

EXPERTO DEL

DOMINIO CONDICIÓN

PERSONAL DIRECTIVO

1 Parra de Valero Nancy V002459380 Director 2569 X UNIDAD SERVICIO MÉDICO

2 Espinoza Yuraima V008007289 Médico Especialista (*) X FIJO

3 Guillén Tany V004747467 Médico Especialista (*) X FIJO UNIDAD DE CONTROL DE PROGRAMAS Y BENEFICIARIOS

4 Rangel Valero Betty V008021924 Jefe de Seguro (*) X FIJO

5 Mejía Mary Carmen V008006260 Abogado (*) X TRASLADADA DEL CONSEJO JURIDICO

ASESOR

6 Torres P. Ma. Guadalupe V010715852 Control del Programa de

Cobertura Especial (*) X CONTRATADA INGRESOS PROPIOS

7 Carmona Rosa Judiht V008045509 Oficinista 2546 X FIJO

8 Peñaloza Naileth V008045496 Oficinista (*) X FIJO

9 Rojas Rosa V010104362 Oficinista (*) X TRASLADADA DEL CONSEJO JURIDICO ASESOR

COMISIÓN TÉCNICA ASESORA DEL FONDO DE CONTINGENCIAS

10 Marquina Flor Asignada por Vicerrector Adminstrativo

11 Parra de Valero Nancy V002459380 Director 2569 X

12 Gutiérrez Elena Director CAMIULA UNIDAD DE ASUNTOS LEGALES

13 Mejía Mary Carmen V008006260 Abogado (*) X TRASLADADA DEL CONSEJO JURIDICO

ASESOR

UNIDAD DE PLANIFICACIÓN Y CONTROL 14 Parra de Valero Nancy V002459380 Director 2569 X 15 Espinoza Yuraima V008007289 Médico Especialista (*) X FIJO 16 Guillén Tany V004747467 Médico Especialista (*) X FIJO 17 Rangel Valero Betty V008021924 Jefe de Seguro (*) X FIJO

UNIDAD DE APOYO ADMINISTRATIVO

18 Escalante Ramona V002813758 Analista Financiero (*) X FIJO

19 Jeréz de Farias Mireya V009314854 Contabilista (*) X FIJO

20 Quintero Alba V008032791 Asistente Administrativo (*) X FIJO UNIDAD DE APOYO INFORMÁTICO

21 Flores Carrero Carlos V009477598 Analista Programador de Sistemas (*) X FIJO





SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE SEGUROS Página: MNPP-D-P-2/2



Asunto: DIRECTORIO

DIRECTORIO DEL SISTEMA DE SEGUROS DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES

APELLIDOS Y NOMBRES

CEDULA DE

IDENTIDAD CARGO NOMINAL EXTENSIÓN

EXPERTO DEL

DOMINIO CONDICIÓN

UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS

22 Lobo Sánchez Betty V008006296 Oficinista (*) X FIJO

23 Morales Dilcie V010108268 Recepcionista (*) X FIJO

24 Picón Fernando V006354572 Archivista (*) X TRASLADADO DE CAMIULA

25 Toro Manuel Antorio V008021457 Chofer (*) X FIJO

26 Carrero Neida V011953004 Aseadora (*) X FIJO PERSONAL TRASLADADO A OTRA DEPENDENCIA

27 Rosas de Siso Lelys V008762163 Oficinista

TRASLADADA AL CONSEJO JURIDICO ASESOR

28 Zambrano de Silva María V009472538 Médico Especialista TRASLADADA A CAMIULA

PERSONAL ADMINISTRATIVO JUBILADO

29 Graterol A. Eugenio V004376150 Administrador JUBILADO

30 Méndez Luis Felipe V002456072 Asistente de Analista II JUBILADO

31 Ramírez P. Orlando E. V003498675 Administrador Asistente JUBILADO

PERSONAL OBRERO JUBILADO

32 Angulo F. Willian A. V005657574 Almacenista JUBILADO (*) Existe una central telefónica interna que controla la entrada y salida de las llamadas de la oficina sus Teléfonos: 2524-2528-2501-2502 y Fax:

2512-2510282

Fuente: Relación de Cargos 2.006. Dirección de Presupuesto ULA.





SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE SEGUROS Página: MNPP-MAR-P-1/1



Asunto: MODELO ACTOR-ROL

MODELO ROL-ACTIVIDAD

Unidad de Planificación y Control

Directora

Unidad de Servicio Médico Coordinador Unidad de Control de

Programas y Beneficiarios.

Unidad de Control de Programas y Beneficiarios

Jefe de Seguro Betty Rangel

(1) Abogado (3) Oficinistas


(2) Médicos Especialistas:

Yuraima Espinoza Tany Guillén

Hospitalización Cirugía y

Maternidad (HCM)



Asistenciales

Programas

Asuntos Legales

(1) AbogadoMary C. Mejía

Unidad de Apoyo Administrativo

Administrador Jefe EncargadoRamona Escalante

(1) Contabilista (1) Asistente Administrativo

Unidad de Apoyo Informático

(1) Analista Programador de Sistemas

Carlos Flores


Servicios

(1) Oficinista (1) Recepcionista

(1) Archivista (1) Chofer

(1) Aseador


Vicerrector AdministrativoMario Bonucci Rossini

Oficina de Seguros de la Universidad de Los Andes

DirectoraNancy Parra de Valero

Comisión Tec. Asesora del Fondo de Contingencias

Dra. Flor MarquinaDir. OFISEULA – Nancy Parra de V.

Dir. CAMIULA – Elena Gutiérrez






SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE SEGUROS Página: MNPP-MRA-P-1/17



Asunto: MODELO ROL ACTIVIDAD

MODELO ROL ACTIVIDAD

ROL ACTIVIDAD

* Organizar el Sistema de Seguros para que cumpla con su misión.

* Dirigir las actividades del Sistema de Seguros a fin de lograr un alto grado de eficiencia administrativa y operativa. * Dirigir al personal administrativo, técnico y obrero del Sistema de Seguros y velar por el cumplimiento de los horarios de trabajo establecidos por la Universidad.

* Proponer al Rector, a través de la Dirección de Personal, el nombramiento, clasificación, promoción o remoción del personal administrativo, técnico y obrero de la organización.

* Autorizar las compras de bienes y la contratación de servicios; así como los pagos de ellos.

* Levantar y mantener al día el inventario de bienes asignados a la dependencia.

* Dirigir la realización del Proyecto de Presupuesto Anual del Sistema de Seguros y presentarlo al Vicerrector Administrativo. Una vez aprobado por éste, presentarlo a la Dirección de Presupuesto, quién lo utilizará en la preparación del Proyecto de Ingresos y Gastos de la Universidad.

* Velar por el cumplimiento de las normas y procedimientos establecidos por la Universidad.

* Representar a la Universidad ante las Compañías de Seguros y los Asegurados.

* Representar a la Organización en el Consejo de Directores del Vicerrectorado Administrativo. * Informar periódicamente al Vicerrector Administrativo sobre las actividades cumplidas por el Sistema de Seguros de la Universidad de Los Andes.

* Asesorar al Consejo Universitario sobre la contratación de las pólizas de seguros.

* Presidir las sesiones de la Comisión Técnica Asesora del Fondo de Contingencias.

* Materializar las decisiones o recomendaciones emanadas de la Comisión Técnica Asesora del Fondo de Contingencias.

* Presidir las sesiones de la Unidad de Planificación y Control.

DIR

ECTO

R

* Las demás que le señalen los Reglamentos de la Universidad y los Acuerdos del Consejo Universitario, Equipo Rectoral o el Vicerrector Administrativo.









ROL ACTIVIDAD

* Realiza consultas médicas en su especialidad a estudiantes y personal en general.

* Diagnostica y prescribe tratamientos médicos a los pacientes.

* Hace seguimiento a los tratamientos de los pacientes.

* Atiente los casos de emergencia.

* Practica exámenes médicos en su especialidad.

* Dicta charlas y programas de medicina preventiva y curativa.

* Asiste y participa en reuniones del área.

* Estudia y analiza casos conjuntamente con los médicos de la misma especialidad.

* Participa en el establecimiento de criterios y pautas para el desarrollo de proyectos en la recuperación de la salud.

* Desarrolla historias médicas y reposos.

* Practica curas e intervenciones de cirugía cuando amerite el caso, en su especialidad.

* Realiza visitas médicas a pacientes hospitalizados.

* Realiza investigaciones en su especialidad.

* Elabora, firma y convalida certificados médicos.

* Elabora estadísticas de casos atendidos.

* Participa en jornadas y eventos científicos de la especialidad.

* Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización.

* Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.

* Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.

MÉD

ICO

ESP

ECIA

LIST

A

* Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.









ROL ACTIVIDAD

* Coordina y dirige los procesos de tramitación de las diversas pólizas.

* Supervisa y administra las pólizas patrimoniales contratadas por la institución, referente a robos, incendios, atracos, obras de arte, flota de vehículo, dinero y valores.

* Supervisa y administra las pólizas de vida y de accidentes personales del personal docente, administrativo, obrero, estudiantes y bomberos de la institución.

* Administra los fondos fijos de gastos médicos y de hospitalización, cirugía y maternidad (HCM) del personal obrero, estudiantes, atletas y bomberos de la institución.

* Administra el fondo de caja chica de la oficina.

* Revisa y aprueba las liquidaciones de hospitalización, cirugía y maternidad (HCM). * Supervisa la contabilidad del fondo fijo especial de hospitalización, cirugía y maternidad (HCM).

* Asesora a los beneficiarios del plan administrativo y cobertura de las diferentes pólizas.

* Coordina y supervisa los trámites de seguro de la flota de vehículos universitarios, referente a: choques, detención de los chóferes y de vehículos.

* Dirige el proceso de emisión de solicitudes de cheques.

* Coordina las actividades relacionadas con las inspecciones y el avalúo de los bienes patrimoniales.

* Verifica y conforma actos de siniestros.

* Supervisa y dirige la elaboración de estadísticas.

* Participa en comisiones del área.

* Supervisa, controla y evalúa el personal a su cargo.

* Distribuye y coordina el trabajo del personal a su cargo.

* Asiste a reuniones convocadas por su superior inmediato.

* Opera el microcomputador para acceder información.



JEFE

DE

SEG

UR

OS










ROL ACTIVIDAD

* Atiende consultas, asiste y asesora a los usuarios en materia jurídica en las diferentes áreas del Derecho, según lo amerite el caso.

* Instruye, analiza y sustancia los expedientes legales contentivos de los diferentes casos.

* Emite opinión acerca de cada caso y elabora informe respectivo.

* Redacta las demandas que se presenten y documentos legales en las diversas áreas del derecho, según lo requiera el caso. * Elabora poderes especiales, previa autorización del solicitante, para la representación de los mismos en los tribunales.

* Tramita los casos, conjuntamente con el solicitante, en materia jurídica, según lo amerite el caso.

* Analiza denuncias interpuestas por particulares y prepara respuestas a las mismas.

* Elabora dictámenes, contratos, resoluciones, fallos administrativos y legales, etc.

* Recopila, selecciona y estudia informaciones jurídicas.

* Elabora y presenta informes técnicos, así como también documentos de carácter legal.

* Tramita documentos y/o recaudos pertinentes a casos jurídicos y legales, ante organismos jurisdiccionales y autoridades administrativas como: Tribunales, Inspectoría, Notarías, Registros, etc.

* Representa, judicial y extrajudicialmente, a personas naturales o jurídicas.

* Elabora y/o analiza los estatutos, reglamentos, convenios, contratos y demás documentos legales, jurídicos y normativas vigentes en los que intervengan la institución.

* Elabora actas de los acuerdos suscritos en reuniones con representantes gremiales.

* Revisa expedientes y procesos judiciales de interés para la Institución.

* Dicta cursos y charlas informativas al personal de la Institución, pertinentes a aspectos legales y normativas vigentes. * Participa como ponente en seminarios, foros, conferencias relacionadas con aspectos legales y jurídicos y otros aspectos de su competencia. * Realiza seguimiento a los casos interpuestos por él, ante los tribunales y/o en los que haya tenido intervención la dependencia o en lo que ésta tenga interés.


AB

OG

AD

O

(RO

L N

OM

INA

L)










ROL ACTIVIDAD

* Atiende profesionalmente al personal obrero y administrativo involucrado de una u otra forma en una averiguación administrativa.

* Evacua consultas en materia administrativa y laboral del personal docente, administrativo y obrero.

* Analiza y dictamina sobre las solicitudes de jubilación y/o incapacitación del personal docente, administrativo y obrero conforme a los requisitos establecidos en la legislación laboral vigente, convenios colectivos y normativa de la organización para la tramitación de los mismos.

* Elabora dictámenes por escrito, relacionados con las diferentes consultas realizadas a la Unidad de Recursos Humanos en materia laboral y administrativa y sobre los diferentes casos que son investigados por la misma.

* Realiza trámites ante los Tribunales de Estabilidad Laboral, de los despidos de personal obrero.

* Ejecuta todas las acciones legales necesarias, ante las instancias correspondientes para los trámites de destitución de personal administrativo.

* Atiende a los abogados que presentan medidas de embargo de salario y otras similares, impuestas al personal de la organización y procede a su ejecución.

* Elabora y remite informe a los tribunales sobre relación de sueldos solicitada para medidas de embargo.

* Realiza trámites para depositar ante los tribunales los cheques correspondientes a salarios embargados.

* Asesora a la Unidad de Recursos Humanos y los diferentes Departamentos y Dependencias, en materia administrativa laboral.

* Instruye averiguaciones administrativas.

* Toma declaraciones y realiza la sustanciación de expedientes disciplinarios de empleados que hayan incurrido en faltas que ameriten destitución.

* Atiende y asesora profesionalmente al personal administrativo y obrero involucrado en: sanciones disciplinarias, denuncias de infracciones legales relacionadas con prestaciones sociales, jubilaciones, despidos injustificados, contratación colectiva y demás materia laboral.

* Tramita documentos legales tales como: notificaciones, certificaciones, oficios, escritos de apelación y otros, según el caso, ante Tribunales, Notarías, Registros y demás oficinas públicas. * Recopila, clasifica y analiza documentos legislativos, doctrinales y jurisdiccionales pertinentes a las relaciones laborales de la organización. * Analiza expedientes de los casos laborales y administrativos. * Gestiona ante diferentes entes gubernamentales y organismos públicos, tales como Tribunales de Estabilidad Laboral, Contencioso Administrativo, Notarías, etc., según los casos en procesos. * Dicta cursos, charlas, talleres, pertinentes al aspecto normativo laboral al personal de la Universidad. * Interpreta textos legales, jurisprudenciales y doctrinales para dar fundamento jurídico a las decisiones del organismo.

* Asiste al Jefe de Unidad en su ausencia y en las actividades de su especialidad.

* Realiza reuniones con el Jefe de la Unidad y el Director de la dependencia para fijar posiciones sobre los diferentes dictámenes que serán emitidos.

* Transcribe y accesa información operando un microcomputador.




AB

OG

AD

O E

SPEC

IALI

STA

(R

OL

FUN

CIO

NA

L)










ROL ACTIVIDAD

* Revisa y verifica los movimientos y registros contables, estados de cuentas, conciliaciones bancarias, cierres de cuentas y balances de comprobación.

* Lleva registro y control administrativo del presupuesto asignado a la unidad.

* Elabora y analiza cuadros relacionados con el movimiento y gastos administrativos.

* Lleva el control de las cuentas por cobrar y pagar.

* Elabora y mantiene actualizada la ejecución presupuestaria de la unidad.

* Emite y firma cheques, conjuntamente con el supervisor.

* Efectúa las conciliaciones bancarias.

* Mantiene actualizada la disponibilidad y cuentas para efectos del cierre contable del ejercicio fiscal.

* Tramita órdenes de servicio de mantenimiento, construcción de obras y reparaciones necesarias en la dependencia.

* Controla el saldo del fondo fijo.

* Realiza transferencias y demás trámites para la cancelación o movimientos de cuentas.

* Maneja y controla el fondo rotativo de la unidad.

* Tramita las liquidaciones de impuesto y cualquier otro asunto del régimen tributario.

* Tramita o verifica los viáticos.

* Lleva registro y control de proveedores.

* Lleva el control de los bienes y materiales de la unidad.

* Vela por el cumplimiento de la normativa legal vigente que rige la materia.

* Lleva el control y administra los fondos de trabajo y/o caja chica.

* Elabora y hace seguimiento a las órdenes de pago tramitadas por la unidad.

* Rinde cuentas ante los entes controladores.

* Solicita presupuestos a empresas comerciales.

* Redacta documentos y memoranda en general.

* Lleva el control de contratos prestados a la Institución.

AD

MIN

ISTR

AD

OR

* Participa en la implementación de sistemas contables, financieros y administrativos.









ROL ACTIVIDAD

* Participa en el control financiero de proyectos de investigación.

* Atiende e informa al público en general.

* Asiste y participa en reuniones del comité de compras y otras, referentes al área de su competencia.

* Supervisa y distribuye las actividades del personal a su cargo.

* Cumple con las normas y procedimientos de higiene y seguridad integral, establecidos por la organización.


* Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. AD

MIN

ISTR

AD

OR










ROL ACTIVIDAD

* Analiza la información financiera suministrada por las diferentes unidades.

* Analiza los saldos mensuales de las diferentes cuentas que conforman los estados financieros para comprobar su razonabilidad.

* Analiza las cuentas que conforman los estados financieros y elabora los informes correspondientes.

* Analiza los informes y anexos resultantes de la depuración mensual de los saldos en las diferentes cuentas de los estados financieros.

* Analiza los listados especiales enviados por el Departamento de Informática sobre los diversos movimientos de los registros contables.

* Analiza los libros mayores auxiliares y los listados de cuentas para verificar la ubicación de la información dentro de los informes parciales. * Calcula y lleva el control de los ingresos propios de la Institución. * Efectúa los cálculos necesarios para el análisis de los estados financieros.

* Elabora estados financieros.

* Mantiene registro actualizado de las modificaciones y/o rectificaciones al presupuesto.

* Coordina y supervisa el proceso de recolección de información.

* Verifica la disponibilidad presupuestaria e informa a unidades solicitantes.

* Realiza conversiones monetarias.

* Efectúa ajustes al presupuesto de caja, en caso de ser necesario.

* Efectúa auditorias internas.

* Lleva el control de las ganancias generadas por diferentes conceptos.

* Lleva el control posterior de las reposiciones de las cajas chicas de las unidades.

* Elabora puntos de cuentas. * Asesora y evacua consultas técnicas en el área de su competencia.

* Elabora proyectos de normas para la creación y/o administración de cajas chicas, fondos especiales y otros.

* Reporta al supervisor inmediato las irregularidades detectadas en el análisis de cuentas.


* Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización. * Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía. * Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.

AN

ALI

STA

FIN

AN

CIE

RO










ROL ACTIVIDAD

* Recibe solicitudes de cheques de las diferentes unidades para cancelación de deudas contraídas. * Registra en libros los asientos contables relativos a órdenes de pago, depósitos, notas de débito, notas de crédito y cheques.

* Revisa y clasifica las diferentes facturas y estados de cuentas bancarias.

* Analiza cada una de las cuentas bancarias.

* Efectúa los asientos contables de ingresos y egresos en los libros auxiliares, el cuadre contable del presupuesto por partida específica y la codificación de rendiciones de cuentas por unidad o dependencia.

* Determina la disponibilidad financiera de las unidades.

* Lleva el control de los cheques mediante listado y registro en libros de bancos.

* Elabora balances de comprobación con sus soportes respectivos y cuadros estadísticos, informes, cheques, comprobantes de rendiciones de cuenta para tabulación y archivo.

* Realiza conciliaciones bancarias, transferencias y otros.

* Concilia y comprueba los cambios en las nóminas de pago del personal.

* Efectúa codificación de rendiciones de cuentas por unidad o dependencia.

* Verifica montos y códigos de rendiciones de cuentas.

* Cierra mensualmente los libros de contabilidad.

* Lleva el archivo de registro de firmas autorizadas para el manejo de fondos de operaciones.

* Registra en comprobantes diarios los intereses devengados o pagados por las diferentes cuentas. * Elabora relación de estadística del número de asientos diarios revisados, número de cheques emitidos y otros.

* Transcribe y accesa información, operando un microcomputador.




CO

NTA

BIL

ISTA

(R

OL

NO

MIN

AL)










ROL ACTIVIDAD

* Recopila, clasifica, procesa y analiza información y/o datos necesarios para la preparación y elaboración del presupuesto.

* Elabora el anteproyecto y proyecto de presupuesto de la unidad asignada y efectúa los ajustes del mismo.

* Verifica y registra los gastos del presupuesto por códigos.

* Verifica y analiza la previsión o disponibilidad presupuestaria en relación a solicitudes de asignación y modificación de sueldos, asignación para gastos fijos, pagos de sueldos de personal contratado, pagos de viáticos, pagos a proveedores y contratistas, pagos directos por beneficios contractuales y otros.

* Realiza traslados entre partidas y modificaciones presupuestarias.

* Elabora cuadros estadísticos de gastos del presupuesto por períodos.

* Lleva el control presupuestario por códigos de: los fondos fijos, fondo de caja chica, fondos rotatorios asignados a la dependencia. * Compara los cuadros estadísticos de cada período para observar la variación del presupuesto. * Suministra información técnica en materia de presupuesto a las unidades solicitantes.

* Controla los ingresos de las unidades generadoras.

* Analiza y realiza los cuadros demostrativos de los ingresos y egresos de las unidades generadoras. * Vela porque los documentos tramitados cumplan con los requisitos exigidos por los reglamentos, normas y procedimientos implantados en la Institución y los que establezcan las leyes del país.

* Participa en la implementación de registros automatizados para el área presupuestaria.

* Elabora solicitudes de ajustes y modificaciones presupuestarias (S.A.M.P) de acuerdo a los procedimientos y formularios en uso.

* Realiza los descargos presupuestarios por los gastos que se han realizado.

* Distribuye las asignaciones ajustándose a las cifras presupuestadas.

* Elabora informe sobre la asignación de recursos e informes técnicos generales.

* Actualiza las estadísticas del personal docente, administrativo y obrero de la universidad.

* Asiste a reuniones con autoridades de la dependencia o jefe de su unidad para tratar asuntos de su competencia en materia presupuestaria.


* Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización. * Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía. * Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.

AN

ALI

STA

DE

PRES

UPU

ESTO

(RO

L FU

NC

ION

AL)










ROL ACTIVIDAD

* Realiza los registros de los movimientos contables.

* Distribuye las finanzas del programa y lleva control de los gastos efectuados.

* Coordina las Jornadas Especiales de Inscripción de los Beneficiarios.

* Atiende a los Beneficiarios que solicitan información sobre el programa de cobertura especial y sus características y beneficios.

* Chequea que los datos suministrados por los asegurados sean fidedignos y determina si tienen derecho o no a los servicios de asistencia por el programa de cobertura especial.

* Chequea que los recaudos necesarios para la cancelación del servicio estén completos y correctos. * Recibe y chequea informes de los servicios médico-hospitalarios prestados por las clínicas. * Elabora la relación de los casos tramitados y atendidos por concepto del Programa de Cobertura Especial. * Envía a Nómina la información del personal administrativo, técnico y Obrero afiliado a este programa a fin de realizar el descuento por este beneficio.

* Lleva los libros de banco correspondientes al Fondo de Cobertura Especial.

* Supervisa y controla el personal a su cargo.

* Evalúa el personal a su cargo.



* Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. CO

NTR

OL

DEL

PR

OG

RA

MA

DE

CO

BER

TUR

A E

SPEC

IAL










ROL ACTIVIDAD

* Diseña aplicaciones siguiendo estándares tecnológicos y metodologías establecidos por la Institución. * Elabora aplicaciones siguiendo estándares tecnológicos y metodologías establecidos por la Institución. * Analiza aplicaciones siguiendo estándares tecnológicos y metodologías establecidos por la Institución. * Mantiene aplicaciones siguiendo estándares tecnológicos y metodologías establecidos por la Institución. * Implanta aplicaciones siguiendo estándares tecnológicos y metodologías establecidos por la Institución. * Diseña pruebas de las aplicaciones. * Ejecuta pruebas de las aplicaciones.

* Documenta las aplicaciones según los estándares establecidos.

* Recolecta información para desarrollar y/o mantener las aplicaciones.

* Orienta a los usuarios en el manejo de los sistemas implantados.

* Instruye a los programadores en el desarrollo o mantenimiento de las aplicaciones. * Supervisa a los programadores en el desarrollo o mantenimiento de las aplicaciones.

* Evalúa software desarrollado por terceros.

* Participa en reuniones de trabajo relacionadas con el área.

* Coordina el plan de trabajo conjuntamente con el superior inmediato.


* Realiza respaldo de información.

* Documenta los trabajos realizados.

* Cumple con las normas, lineamientos y estándares establecidos por la unidad, para el desarrollo de sistemas de información. * Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización. * Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía. * Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.

AN

ALI

STA

PR

OG

RA

MA

DO

R D

E SI

STEM

AS










ROL ACTIVIDAD * Asiste en el desarrollo de los programas y actividades de la unidad. * Participa en la elaboración del anteproyecto de presupuesto de la unidad. * Participa en el estudio y análisis de nuevos procedimientos y métodos de trabajo. * Elabora proyectos de compromiso por concepto de: alquileres, pago de condominios, pago de asignaciones a la Federación de Centros Universitarios, Centro de Estudiantes y otras asignaciones varias. * Realiza los descargos o pagos contra cada proyecto de compromiso. * Llena formatos de órdenes de pago por diferentes conceptos, tales como: pagos a proveedores, pagos de servicios, subvenciones, aportes, asignaciones, ayudas, avances a justificar, incremento o creación de fondos fijos, fondos especiales y de funcionamiento, alquileres, cuentas de cursos y otras asignaciones especiales.

* Realiza seguimiento a los pagos para su cancelación oportuna.

* Controla los pagos efectuados al personal administrativo u obrero por diversos beneficios.

* Realiza solicitudes de dotación de equipos y materiales para la dependencia.

* Lleva registro y control de los recursos financieros asignado a la dependencia, fondo fijo, avance a justificar, caja chica, etc. * Realiza registro contable. * Controla los avances a justificar, otorgados a las dependencias para cubrir gastos de urgencias.

* Recibe y revisa las facturas y comprobantes de los gastos efectuados con los avances a justificar.

* Elabora y envía a la unidad de contabilidad memorando con los factores de justificación de los avances a justificar y de los fondos fijos y caja chica.

* Elabora y tramita solicitudes de autorización de modificación presupuestaria.

* Realiza trámites de solicitud de verificación presupuestaria, ante la Unidad de Planificación y Programación Presupuestaria.

* Controla los incrementos y creaciones de los fondos fijos de funcionamiento, fondos especiales y caja chica.

* Entrega cheques correspondientes a la nómina y revisa los recibos y envía al archivo general.

* Tramita los depósitos bancarios y mantiene registro de los mismos.

* Suministra materiales y equipos de trabajo al personal de la dependencia y controla la existencia de los mismos.

* Recibe y tramita solicitud de servicios de mantenimiento y reparaciones de las edificaciones, máquinas y/o equipos de la dependencia.

ASI

STEN

TE A

DM

INIS

TRA

TIVO

* Redacta y transcribe correspondencia y documentos diversos.









ROL ACTIVIDAD

* Lleva y mantiene actualizado archivo de la unidad.

* Lleva control de la caja chica.

* Brinda apoyo logístico en actividades especiales.

* Recopila, clasifica y analiza información para los planes y programas.

* Coordina y hace seguimiento a las acciones administrativas emanadas por la unidad.

* Mantiene actualizados registros, libros contables, entre otros.

* Atiende e informa al público en general.

* Recibe, verifica y registra las requisiciones de compras de unidades solicitantes. * Elabora solicitud de cotizaciones o licitaciones a los proveedores previamente seleccionados por el supervisor. * Llena formatos diversos relacionados con el proceso de compras.

* Verifica la disponibilidad presupuestaria de las unidades solicitantes.

* Recibe licitaciones y/o licitación de los proveedores.

* Recibe expedientes de las unidades solicitantes y lleva registro de las órdenes de compras. * Transcribe y mantiene actualizados en el sistema toda la información relacionada con el proceso de compras. * Hace seguimiento a las órdenes de compras y la recepción de mercancías. * Calcula los datos para las órdenes de compras y órdenes de pago. * Desglosa y distribuye las órdenes de compra a las unidades involucradas.

* Informa a los proveedores sobre la cancelación de las facturas. * Lleva registros y el archivo de expedientes de proveedores. * Mantiene informado al supervisor sobre las actividades realizadas y/o cualquier irregularidad presentada. * Conforma y formula las observaciones pertinentes a las autoliquidaciones de Impuesto Sobre la Renta efectuadas por el personal de la Institución. * Revisa y/o liquida planillas de Impuesto Sobre la Renta.

* Envía planillas de recaudación de impuesto al Ministerio de Hacienda.

* Realiza cálculos de órdenes de pagos de las planillas correspondientes.

ASI

STEN

TE A

DM

INIS

TRA

TIVO

* Suma los montos de las planillas correspondientes y determina la cifra por cancelar a la tesorería nacional.









ROL ACTIVIDAD

* Elabora la relación del resumen de las planillas correspondientes.

* Calcula el monto del impuesto a retener a los docentes que están disfrutando del beneficio de beca. * Controla que se haga efectiva la retención de impuestos. * Recibe y conforma los listados a enviar por la declaración definitiva. * Elabora relación mensual de los impuestos retenidos y enterados para enviarlos al Ministerio de Hacienda. * Elabora la relación de los timbres fiscales, lo cancelado por la Institución a proveedores, contratista y personas naturales. * Realiza cálculos y ajustes necesarios relativos a la declaración de rentas del personal jubilado. * Verifica y ajusta la correspondencia entre los montos descontados y los cancelados. * Recibe oficios, formatos y otros documentos de solicitud de viáticos. * Realiza cálculos de los viáticos según reglamento de viáticos. * Solicita reposición de chequera ante la unidad responsable. * Elabora y entrega los cheques para viáticos. a la unidad responsable. * Elabora las órdenes de pago y solicita su autorización ante la unidad responsable.

* Mantiene relación de los pagos realizados en el área de viáticos.

* Solicita ante la unidad responsable la autorización para la reposición de los fondos para pagos por concepto de viáticos. * Realiza conciliaciones bancarias para el ajuste entre el estado de cuenta emitido por el banco y el saldo de la chequera de viáticos. * Archiva y lleva el control de los documentos del área.

* Solicita y verifica los soportes demostrativos de los gastos realizados.

* Lleva el control presupuestario del gasto y disponibilidad de la partida de viáticos. * Realiza los trámites de pasajes y traslado a personal de la Institución como a invitados. * Transcribe y accesa información operando un microcomputador. * Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización.



ASI

STEN

TE A

DM

INIS

TRA

TIVO










ROL ACTIVIDAD

* Recibe, revisa, clasifica, archiva y despacha comunicaciones y demás documentos de oficina consignados por usuarios de la unidad.

* Llena a mano formatos, libros de registros y control, fichas y otros documentos similares.

* Efectúa y atiende llamadas telefónicas.

* Atiende a profesores, estudiantes, empleados y público en general.

* Suministra información a las personas que la requieran.

* Opera una fotocopiadora.

* Lleva el control de ingresos y egresos de material.

* Recibe información para transcribirla.

* Procesa en el computador información solicitada.

* Transcribe correspondencia general, notas de exámenes, datos de inscripción y cualquier documento que se le asigne.

* Llena formatos de cheques de acuerdo a los datos contenidos en los documentos soporte.

* Transcribe información para mantener bases de datos.

* Realiza respaldos a la información procesada en el computador.

* Graba información para mantener bases de datos.

* Elabora cuadros demostrativos, organigramas, formatos, flujo gramas y otros documentos con la información procesada.

* Imprime el trabajo realizado.

* Desglosa, ordena, compagina y entrega los documentos con la información procesada.

* Cumple con las normas y procedimientos en materia de Seguridad Integral, establecidos por la organización.



OFI

CIN

ISTA










ROL ACTIVIDAD

* Opera una central telefónica pequeña, haciendo y recibiendo llamadas telefónicas, conectando las mismas con las diferentes extensiones.

* Atiende al público que solicita información dándole la orientación requerida.

* Anota en libros de control diario las llamadas efectuadas y recibidas por el personal y el tiempo empleado.

* Mantiene el control de llamadas locales y a larga distancia mediante registro de número de llamadas y tiempo empleado.

* Recibe la correspondencia y mensajes dirigidos a la unidad.

* Anota los mensajes dirigidos a las diferentes personas y secciones de la unidad.

* Entrega la correspondencia recibida a las diferentes personas y secciones, así como también los mensajes recibidos.




REC

EPC

ION

ISTA






SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE SEGUROS Página: MNPP-MPAR-P-1/2



Asunto: MODELO PROCESO-ACTOR-ROL

MODELO PROCESO - ACTOR - ROL

SISTEMA DE SEGUROS DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES No. PROCESO APELLIDOS Y NOMBRES ACTOR ROL NOMINAL ROL FUNCIONAL

1 Apoyo Gerencial Parra de Valero Nancy Personal Directivo Farmacéutico Jubilado de CAMIULA Director

2 Espinoza Yuraima Personal Administrativo

Profesional Fijo Médico Especialista Médico Especialista

3

Servicio Médico Guillén Tany Personal Administrativo


4 Rangel Valero Betty Personal Administrativo

Profesional Fijo Jefe de Seguro Jefe de Seguro

5 Mejía Mary Carmen

Personal Administrativo Profesional Fijo Trasladada de Consejo Jurídico Asesor

Abogado Abogado Especialista

6 Torres Palacios María Guadalupe Personal Administrativo

Profesional Contratado Control del Programa de Cobertura Especial

Control del Programa de Cobertura Especial

7 Carmona Contreras Rosa Judith Personal de Apoyo Fijo Oficinista Asistente Administrativo

8 Peñaloza Valero Naileth Personal de Apoyo Fijo Oficinista Asistente Administrativo

9


Rojas Rosa Personal de Apoyo Fijo Trasladada del Consejo

Jurídico Asesor Oficinista Asistente Administrativo

10 Marquina Flor (*) Médico Asesor

11 Parra de Valero Nancy Personal Directivo Farmacéutico Jubilado de CAMIULA Director OFISEULA

12

Comisión Asesora del Fondo de

Contingencias Gutiérrez Elena (**) Director CAMIULA

(*) - (**) No pertenecen a la Oficina





SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE SEGUROS Página: MNPP-MPAR-P-2/2



Asunto: MODELO PROCESO-ACTOR-ROL

No. PROCESO APELLIDOS Y NOMBRES ACTOR ROL NOMINAL ROL FUNCIONAL

13 Asesoría Legal Mejía Mary Carmen

Personal Administrativo Profesional Fijo Trasladada de

Consejo Jurídico Asesor Abogado Abogado Especialista

14 Parra de Valero Nancy Personal Directivo Farmacéutico Jubilado

de CAMIULA Director

15 Espinoza Yuraima Personal Administrativo


16 Guillén Tany Personal Administrativo


17


Rangel Valero Betty Personal Administrativo Profesional Fijo Jefe de Seguro Jefe de Seguro

18 Escalante de Ovalles Ramona Personal Administrativo

Profesional Fijo Analista Financiero Administradora Encargada

19 Jerez de Farías Mireya Personal Administrativo

Técnico Superior Fijo Contabilista Analista de Presupuesto y Contabilista

20


Quintero de Villarreal Alba Personal Administrativo Técnico Superior Fijo Asistente Administrativo Asistente Administrativo

21 Apoyo Informático Flores Carrero Carlos Alberto Personal Administrativo

Profesional Fijo Analista Programador de

Sistemas Analista Programador de

Sistemas

22 Lobo Sánchez Betty Personal de Apoyo Fijo Oficinista Recepcionista

23 Morales Rangel Dilcie Personal de Apoyo Fijo Recepcionista Recepcionista

24 Picón Fernando Personal de Apoyo Fijo Trasladado de CAMIULA Asistente de Farmacia (***) Archivista

25 Toro Manuel Antonio Personal Obrero Fijo Chofer Chofer

26

Apoyo Secretarial y de Servicios

Carrero Neida Personal Obrero Fijo Aseador Aseador (***) Ejerce funciones de archivista en OFISEULA





SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE SEGUROS Página: MNPP-GT-P-1/10

Materia: SISTEMA DE SEGUROS DE LA UNIVERSIDADDE LOS ANDES

Asunto: GLOSARIO DE TÉRMINOS

GLOSARIO DE TÉRMINOS Grupo Básico Familiar:

1.) El o la Titular: personal administrativo, técnico u obrero en condiciones de: activo permanente,

pensionado, jubilado, becado o contratado;

2.) El o la cónyuge, o concubino (a);

3.) Los hijos hasta cumplir los veintisiete (27) años; quienes quedarán automáticamente excluidos

una vez alcanzada la edad.

4.) Los padres del titular o los padrastros debidamente demostrados.

5.) Hijos excepcionales sin límite de edad;

6.) Abuelos que legalmente dependan del titular en ausencia de los padres; y

7.) Hermanos y nietos hasta los dieciocho años (18) años de edad cuya guarda y custodia legal sea

demostrada por el trabajador, o hasta cumplir los veintisiete (27) años si son objeto de tutela

legal, quienes quedarán automáticamente excluidos una vez alcanzada esta edad.

Requisitos del titular y grupo complementario para el Ingreso al Sistema de Seguros de la Universidad de Los Andes:

No se requerirán exámenes médicos para el ingreso del titular y su grupo básico, ni para los

trabajadores de nuevo ingreso, quienes estarán regidos por las normas de la Dirección de Personal.

El personal de nuevo ingreso Administrativo, Técnico y Obrero estará automáticamente cubierto

por la cobertura de Hospitalización, Cirugía y Maternidad, así como su grupo básico. El trabajador

dispondrá de treinta (30) días hábiles, después de iniciada su relación laboral, para su inscripción y la

de su grupo básico, o para regularizar cualquier nueva relación familiar o conyugal. Luego de este lapso

estarán sujetos a los lapsos de espera.

Llenar y firmar la planilla del programa de Hospitalización, Cirugía y Maternidad,

Llenar y firmar la planilla del programa de Seguro de Vida y Accidentes Personales,

Consignar:

(1) Fotografía tamaño carnet,








Copia del contrato o último estado de cuenta,



Copia de Cédula de Identidad cónyuge o concubino(a).

Copia de las partidas de nacimiento de los hijos y cédula de identidad si la poseen,

Copia de la partida de nacimiento del trabajador si desea inscribir a los padres, con sus

respectivas copias de cédula de identidad,

Copia de la cédula de identidad de los abuelos, y

Copia de las partidas de nacimiento y cédula de identidad si la poseen de los hermanos y nietos.

Grupo Complementario: 1.) Hijos Mayores al cumplir los veintisiete (27) años;

2.) Hermanos;

3.) Abuelos, Tíos y Suegros;

4.) Sobrinos y Nietos hasta los dieciocho (18) años de edad.

En el caso de los Abuelos, Tíos y Suegros, sólo podrán ser inscritos aquellos que tengan menos

de sesenta (60) años de edad y al cumplir los setenta y cinco (75) años, serán excluidos

automáticamente.

Requisitos del grupo complementario para el Ingreso al Sistema de Seguros de la Universidad de Los Andes: En el caso del ingreso de beneficiarios del grupo complementario, estos deberán ser evaluados

por la OFISEULA, como requisito para su ingreso. Los exámenes necesarios para esta evaluación

deberán ser cancelados por el beneficiario.

Valoración del solicitante por la Unidad de Servicio Médico (previa cita),


Firmar oficio de autorización de descuento,

Consignar:

Copia de la cédula de identidad y/o partida de nacimiento del beneficiario








Libreta de las vacunas de los niños menores de catorce (14) años

Peso y Talla.

Primas correspondientes al grupo complementario: Debido a los crecientes y elevados costos en la atención médico-quirúrgica, semestralmente

OFISEULA revisará conjuntamente con la Comisión Asesora, las primas para hacer los ajustes

correspondientes, lo cual será informado a los trabajadores con suficiente antelación para que procedan

a actualizar la lista de sus beneficiarios.

CUADRO DE PRIMAS DEL GRUPO COMPLEMENTARIO

PARENTESCO ANUAL Bs. MENSUAL Bs.

Hermanos, sobrinos y nietos

menores de 18 años 65.520,00 5.460,00

Hermanos mayores de 18 años 84.240,00 7.020,00

Suegros, Abuelos y Tíos hasta

los 60 años 196.560,00 16.380,00

Hijos e hijas mayores de 26

años 84.240,00 7.020,00

Prima opcional para hijas

solteras 62.400,00 5.200,00

Registro de Recién Nacidos: Todo recién nacido estará automáticamente protegido y deberá ser inscrito dentro de los treinta

(30) días siguientes a su nacimiento, o de otra manera estará sujeto a los lapsos de espera.

Requisitos para el Ingreso al Sistema de Seguros de la Universidad de Los Andes: Consignar:

Copia de la partida de nacimiento del hijo, y

Copia de la boleta de nacimiento.








Exclusiones por cambio en la relación conyugal o cuando lo considere conveniente el titular para cualquier miembro del grupo básico o complementario en el programa de Hospitalización, Cirugía y Maternidad: La OFISEULA procederá a realizar las exclusiones siempre y cuando el titular llene la planilla

correspondiente, lo cual podrá hacer si cambia de relación conyugal o cuando lo considere conveniente

para cualquier miembro del grupo básico o complementario. Las exclusiones se harán efectivas si se

hacen las solicitudes en la primera semana de cada mes, de otra manera esto ocurrirá en el próximo

mes.

Exclusiones del grupo básico o complementario por alcanzar el límite de edad preestablecida: Los abuelos, tíos y suegros serán excluidos al cumplir los setenta y cinco (75) años de edad. Los

sobrinos, nietos y ahijados serán excluidos al cumplir los dieciocho (18) años. Los hermanos y nietos

hasta los dieciocho (18) años de edad, cuya guarda y custodia legal sea demostrada por el trabajador y

hasta los veintisiete (27) años si son objeto de tutela legal. Los hijos al cumplir los veintisiete (27) años

serán automáticamente trasladados por la OFISEULA al grupo complementario del titular con el pago de

la prima correspondiente.

Exclusiones del grupo básico o complementario en caso de fallecimiento del titular o por permisos no remunerados: En caso de fallecimiento del titular:

Quedan protegidos los miembros del grupo básico hasta seis (06) meses después de ocurrida la

muerte del trabajador. Transcurridos estos seis (06) meses, los miembros del grupo básico podrán

permanecer asegurados formando parte del grupo complementario y cancelando la prima

correspondiente, cuya cobertura será la correspondiente al grupo complementario, es decir que cubre

hasta un límite de UN MILLÓN DOSCIENTOS MIL BOLIVARES (Bs. 1.200.000,00).

En caso de permiso no remunerado:

El trabajador y su grupo básico quedarán automáticamente excluidos del programa de

Hospitalización, Cirugía y Maternidad y sólo podrán permanecer asegurados los miembros del grupo

básico por el lapso que durante dicho permiso, formando parte del grupo complementario siempre y








cuando cancelen el monto de la prima correspondiente y la cobertura será la relativa al grupo

complementario, es decir hasta un límite de UN MILLÓN DOSCIENTOS MIL BOLIVARES (Bs.

1.200.000,00).

Inclusiones del grupo básico y complementario en caso de reincorporaciones por permisos no remunerados: Al momento de la reincorporación el trabajador como su grupo básico, tendrán cobertura

automática, pero deberán formalizar su inscripción en OFISEULA en un lapso no mayor de treinta (30)

días hábiles, contados a partir de la reincorporación. Si al obtener el permiso éste titular tenía inscrita a

alguna persona como grupo complementario y al momento de su reincorporación desee reinscribirlo en

el programa de Hospitalización, Cirugía y Maternidad, estos deberán someterse a los exámenes y

lapsos de espera establecidos para la inclusión de este grupo, salvo en aquellos casos que la persona

haya permanecido como grupo complementario cancelando la prima respectiva, en este caso no estará

sometido al proceso de reinscripción ni de lapsos de espera.

Control del grupo complementario que cotiza el programa de Hospitalización, Cirugía y Maternidad después de la muerte del trabajador o en caso de permisos no remunerados: En caso de fallecimiento del titular:

Quedan protegidos los miembros del grupo básico hasta seis (06) meses después de ocurrida la

muerte del trabajador. Transcurridos estos seis (06) meses, los miembros del grupo básico podrán

permanecer asegurados formando parte del grupo complementario y cancelando la prima

correspondiente, cuya cobertura será la correspondiente al grupo complementario, es decir que cubre

hasta un límite de UN MILLÓN DOSCIENTOS MIL BOLIVARES (Bs. 1.200.000,00).

En caso de permiso no remunerado:

El trabajador y su grupo básico quedarán automáticamente excluidos del programa de

Hospitalización, Cirugía y Maternidad y sólo podrán permanecer asegurados los miembros del grupo

básico por el lapso que durante dicho permiso, formando parte del grupo complementario siempre y

cuando cancelen el monto de la prima correspondiente y la cobertura será la relativa al grupo

complementario, es decir hasta un límite de UN MILLÓN DOSCIENTOS MIL BOLIVARES (Bs.

1.200.000,00).








En caso que los familiares del trabajador objeto del permiso no remunerado o del fallecido se

retrasen en el pago de la prima correspondiente durante dos (02) meses consecutivos, quedan

automáticamente excluidos de este beneficio sin posibilidades de reingresar. Los pagos a que se hace

referencia deberán ser hechos ante OFISEULA en los primeros cinco (05) días de cada mes, para lo

cual OFISEULA entregara el recibo de ingreso a caja correspondiente de aquellos que utilice la

Universidad.

Los familiares que deseen seguir disfrutando del Programa de Hospitalización, Cirugía y

Maternidad prevista deberán manifestar por escrito dentro de los treinta (30) días siguientes a los seis

(06) meses de la muerte del trabajador o del otorgamiento del permiso, su voluntad de continuar

disfrutando de dicho beneficio.

Registro y/o actualización de beneficiarios del Seguro De Vida y Accidentes Personales: El titular podrá presentarse ante la Oficina de Seguros de la Universidad de Los Andes, siempre

que lo considere a actualizar los beneficiarios de dicha Póliza.

Para el momento del suceso la Oficina de Seguros de la Universidad de Los Andes enviará a la

Compañía Aseguradora la última planilla actualizada y firmada por el titular.

La Universidad de Los Andes tiene establecida una Póliza de Vida y Accidentes Personales para

sus trabajadores hasta por un monto de DOS MILLONES QUINIENTOS MIL BOLIVARES (Bs.

2.500.000,00) en caso de muerte natural y por muerte accidental la cantidad de CINCO MILLONES DE

BOLIVARES (Bs. 5.000.000,00), las veinticuatro horas del día durante los trescientos sesenta y cinco

días del año.

Notificación de la Muerte del Titular:

Los beneficiarios del Seguro de Vida deben notificar la muerte del trabajador dentro de un

lapso de NOVENTA (90) DÍAS SIGUIENTES A LA FECHA DE FALLECIMIENTO DEL TRABAJADOR ANTE OFISEULA.

OFISEULA procesará la notificación de la muerte del trabajador a la compañía aseguradora

presentando la última planilla firmada por el titular de los beneficiarios de esta póliza.








Luego los beneficiarios disponen de UN LAPSO DE SESENTA (60) DÍAS PORTERIORES A LA NOTIFICACIÓN, para la PRESENTACIÓN DE DOCUMENTOS ante la Compañía

Aseguradora.

Emergencias Médicas: Es todo proceso morboso agudo por enfermedad o accidente, el cual pone en peligro inminente

la vida del individuo.

Procedimientos Electivos: Son todos aquellos que no son considerados de emergencia, pudiéndose planificar

adecuadamente su hospitalización.

Enfermedades cubiertas para el titular y grupo básico: Están cubiertos todas las enfermedades incluyendo las preexistentes, congénitas, hereditarias,

contagiosas, por acción de sustancias contaminantes, como consecuencia de la acción sobre malezas y

animales, así como también la poliomielitis y el SIDA.

Enfermedades no cubiertas para el grupo complementario: 1. Maternidad, salvo para las hijas solteras que paguen la prima de maternidad;

2. Las preexistentes, congénitas, hereditarias, contagiosas, por acción de sustancias

contaminantes (como consecuencia de la acción sobre malezas y animales);

3. Poliomielitis y SIDA; y

4. Control menopáusico y hormonal.

Situaciones no cubiertas tanto para el grupo básico como complementario: 1. Control periódico de la salud (consultas, estudios y exámenes) en personas sanas;

2. Tratamientos no reconocidos científicamente o no aceptados por la federación médica;

3. Tratamiento de la intoxicación alcohólica aguda o crónica, por sustancias estupefacientes

y psicotrópicas no prescritas por un médico legalmente autorizado para ello;








4. Cirugía plástica o cosmética, a menos que sea necesaria como consecuencia de un

accidente mientras este cubierto por el Plan de H.C.M.

5. Tratamientos quirúrgicos de distomías miofaciales por mal posición dentaria y/o

anomalías del crecimiento de maxilares;

6. Plantillas y zapatos ortopédicos;

7. esterilización quirúrgica a menos que sea realizada en CAMIULA y sólo para el titular o

cónyuge o que se trate de una tercera (3) cesárea practicada a la misma;

8. En casos de hospitalización en clínicas está excluido el pago de teléfono y televisor;

9. Consultas para servicios optométricos, ajustes de cristales, prescripción de lentes o

compra de anteojos y

10. Vacunas salvo la del crecimiento, basta el límite de cobertura.

Estudios Especializados: Se cubrirán todos aquellos estudios que sean necesarios para una intervención quirúrgica

(exámenes preoperatorios), salvo el caso de Mérida donde estos exámenes y estudios deben ser

realizados por el CAMIULA a menos que carezca de los requerimientos para realizarlos.

Lapsos de Espera: En casos de emergencia médico-quirúrgicas comprobadas, de algún miembro del grupo familiar,

estos estarán protegidos sin lapsos de espera. Los lapsos de espera serán aplicados a los miembros

del grupo básico familiar y complementario no inscritos en su debida oportunidad.

Los lapsos de espera son:

1. Patologías quirúrgicas de evolución crónica, que originen intervención quirúrgica en forma

electiva, un plazo de cuatro (4) meses.

2. En los casos de hernias y hemorroides, las cuales originen hospitalización o intervención

quirúrgica, un plazo de cuatro (4) meses.








3. En los casos obstétricos: partos, cesáreas y abortos y n las enfermedades ginecológicas que

requieran de tratamiento quirúrgico, un plazo de diez (10) meses. Estará exceptuado el

embarazo ectópico, el cual es considerado como una emergencia.

4. En el caso de la inscripción de la concubina, ésta tendrá diez (10) meses de espera en los casos

obstétricos: partos, cesáreas, abortos y enfermedades ginecológicas que requieran el

tratamiento quirúrgico.

5. Las enfermedades cardiovasculares y los tumores, un plazo de seis (6) meses.

Reembolsos: Se cancelarán al beneficiario los gastos médico-quirúrgicos justificados y contenidos en la

cobertura asumidos por ellos en un lapso no mayor de treinta (30) días hábiles, a partir de la

consignación de los recaudos exigidos.

Carta Compromiso: Es un documento que emite OFISEULA para garantizar el pago a la clínica u hospital por los

gastos incurridos, con base a lo estipulado en la cobertura.

Canastilla: Cuando la titular, la cónyuge o la concubina del titular utilice los servicios de maternidad de la

Instituciones Asistenciales Públicas, recibirá de la OFISEULA la cantidad de Doscientos Mil Bolívares

(Bs. 200.000,oo) siempre y cuando no esté sujeto a los lapsos de espera. El beneficiario

obligatoriamente deberá consignar en un plazo no mayor de treinta (30) días, contados a partir del

momento del parto, la constancia de hospitalización, el informe médico y la Boleta de Nacimiento en

Original y copia. La original le será devuelta previa comprobación de la copia.

Servicios de Enfermería: Cuando desde el punto de vista médico esté debidamente justificada la atención domiciliaria por

profesionales de la enfermería, OFISEULA reconocerá el 60% de los honorarios profesionales hasta el

límite de la cobertura.








Prótesis y aparatos: Se garantiza al titular y al grupo básico familiar el 100% de la adquisición de marcapasos,

válvulas, prótesis (no odontológicas), miembros ortopédicos y órganos artificiales para uso permanente

(que no sean zapatos ortopédicos o plantillas), hasta los límites de la cobertura. Igualmente cubrirá el

80% del alquiler de sillas de ruedas, muletas, aparatos ortopédicos, camas especiales y respirador

artificial.

Servicio de Ambulancia: Los beneficiarios del grupo básico familiar tendrán derecho al servicio de ambulancia terrestre

dentro de la localidad tantas veces como sean necesarias. Ambulancia terrestre fuera de la localidad

hasta 3 viajes por año; y aeroambulancia 1 viaje por año hasta el límite de la cobertura.

Tratamiento Psicológico y Psiquiátrico: Se reconocerá a los beneficiarios del grupo familiar básico, en caso de emergencia comprobada

que ameriten hospitalización, hasta por un monto de (Bs. 300.000,oo) por año.

Ayuda para gastos mortuorios: Se procederá a pagar a partir de la fecha de entrega de los recaudos necesarios, la cantidad de

(Bs. 50.000,oo).





SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE SEGUROS Página: MNPP-BL-P-1/2


Asunto: BASE LEGAL

BASE LEGAL

CONSTITUCIÓN, LEYES, REGLAMENTOS, DECRETOS, RESOLUCIONES Y PROVIDENCIAS CONSTITUCIÓN

Constitución de la República Bolivariana de Venezuela (1.999)

LEYES Código Civil

Ley Orgánica del Trabajo

Ley Orgánica para la Protección del Niño y del Adolescente

Ley de Universidades

Ley del estatuto de la Función Pública

Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal

Ley Orgánica de la Administración Pública

Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público

Ley de Licitaciones

Código Orgánico Tributario

Ley de Impuesto sobre la Renta

Ley que establece el Impuesto al Valor Agregado

REGLAMENTOS Reglamento de la Ley de Universidades

Reglamento de Contraloría Interna de la ULA (1998)

Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República

Reglamento de Traslados de Créditos Presupuestados

Reglamento parcial de la Ley de Impuesto sobre la Renta

Nuevo reglamento parcial de la Ley de Impuesto sobre la Renta en materia de Retenciones

Reglamento General del Decreto con fuerza de Ley que establece el Impuesto al Valor Agregado





SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE SEGUROS Página: MNPP-BL-P-2/2


Asunto: BASE LEGAL

DECRETOS, RESOLUCIONES Y PROVIDENCIAS Régimen de Seguridad social y de familia

Instructivo del Impuesto sobre la Renta sobre Retenciones Varias

Instructivo para la presentación de la relación anual en materia de retenciones (SENIAT)

Instructivo del Impuesto al Valor Agregado según Providencia Administrativa del SENIAT Nº

SAT/2002/1. 454, AÑO 2002.

Providencia Administrativa mediante la cual se designan a los Entes públicos Nacionales como

Agentes de Retención del Impuesto al Valor Agregado (Nº SNAT/2005/0056).

CONVENCIONES COLECTIVAS DE TRABAJO

II Convención Colectiva de Trabajo entre la Universidad de los Andes y el Sindicato Regional de

Profesionales Universitarios de la ULA, para los estados Mérida, Táchira y Trujillo.

Convenio AEULA-ULA

Convenio Colectivo SOULA-ULA

OTROS DOCUMENTOS Y DISPOCISIONES LEGALES Reglamentos de Ingresos Propios de OFISEULA

Reglamento Interno sobre la administración de los recursos financieros provenientes del grupo

complementario para la facilitación de los servicios de HCM por OFISEULA

Resoluciones del Consejo Universitario

Normas y Procedimientos aplicables al Plan de Cobertura Especial de Hospitalización, Cirugía y

Maternidad (HCM)

Manual de Pólizas del Seguro del Parque Automotor ULA

Normas Generales para el funcionamiento de la Comisión Técnica Asesora del Fondo de

Contingencia





SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE SEGUROS Página: MNPP-B-P-1/1


Asunto: BIBLIOGRAFÍA

BIBLIOGRAFÍA

Jonás Montilva. Ingeniería de Requisitos V3.0. CEISOFT, 2005. Mérida-Venezuela

Judith Barrios. Taller Modelado de Objetivos. Departamento de Computación, 2005. Mérida-Venezuela

OFISEULA-Boletín Informativo 2004

www.ula.ve

www2.ula.ve/ofiseula

www.ula.ve/personal/varios_opsu/Manual_Cargos.html

II Convención Colectiva de Trabajo entre la Universidad de los Andes y el Sindicato Regional de

Profesionales Universitarios de la ULA, para los estados Mérida, Táchira y Trujillo.

Convenio AEULA-ULA

Convenio Colectivo SOULA-ULA

Mnpp-Oficina de Seguros Ula Ofiseula 12-2006

Documents

Transcript of Mnpp-Oficina de Seguros Ula Ofiseula 12-2006