Ministerio de Relaciones Exteriores República de …...• Ley 1755 de 2015 “Por medio de la cual...

Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia

TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: DP-PT-147

NOMBRE: SOLICITUD DE REFUGIO VERSIÓN: 10

RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: VICEMINISTERIO DE ASUNTOS MULTILATERALES / GRUPO INTERNO DE

TRABAJO DETERMINACIÓN DE LA CONDICIÓN DE REFUGIADO Página 1 de 30

Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.

Fecha de Vigencia: 04/05/2020

CONTROL DE REVISIONES

ELABORÓ CARGO FECHA

MYRIAN SUAREZ CALLEJAS Asesora Grupo Interno de Trabajo Determinación de la Condición de

Refugiado 27/04/2020

REVISÓ METODOLÓGICAMENTE CARGO FECHA

ELIANA PRADA BELTRÁN Coordinadora 27/04/2020

REVISÓ CARGO FECHA

VICTORIA GONZALEZ ARIZA COORDINADOR 30/04/2020

APROBÓ METODOLÓGICAMENTE CARGO FECHA

LEONARDO CARVAJAL HERNÁNDEZ Jefe Oficina Asesora de Planeación y

Desarrollo Organizacional 04/05/2020







1. OBJETIVO

Establecer la secuencia de actividades requeridas para adelantar el procedimiento de Determinación de la Condición de Refugiado de extranjeros en Colombia, cumpliendo con la normativa en la materia.

2. ALCANCE Este documento es de responsabilidad de aplicación del Viceministerio de Asuntos Multilaterales, específicamente del Grupo Interno de Trabajo Determinación de la Condición de Refugiado, aplica a nacional extranjero en Colombia, que solicita el reconocimiento de la condición de refugiado. Inicia con la radicación y recepción de la solicitud y finaliza con la comunicación de la decisión definitiva a la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia y al Grupo de Visas e Inmigración del Ministerio. 3. BASE LEGAL

• Convención sobre el Estatuto de los Refugiados

• Convención contra la tortura y otros tratos o penas crueles, inhumanos o degradantes

• Convención Americana sobre Derechos Humanos, suscrita el 22 de noviembre de 1969.

• Protocolo sobre el Estatuto de los Refugiados

• Convención sobre los Derechos del Niño

• Constitución Política de Colombia.

• Ley Estatutaria 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales

• Ley 35 de 1961 “Por la cual se aprueba la Convención sobre el Estatuto de los Refugiados, suscrita en Ginebra en 1951”.

• Ley 65 de 1979 “Por medio de la cual se aprueba el “Protocolo sobre el Estatuto de los Refugiados”, firmado el 31 de enero de 1967”.

• Ley 70 de 1986 “Por medio de la cual se aprueba la "Convención contra la tortura y otros tratos o penas crueles, inhumanos o degradantes", adoptada en Naciones Unidas el 10 de diciembre de 1984”.

• Ley 1437 de 2011 “Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo”.

• Ley 1755 de 2015 “Por medio de la cual se regula el Derecho Fundamental de Petición y se sustituye un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.”

• Ley 1564 de 2012, “Por medio de la cual se expide el Código General del Proceso y se dictan otras disposiciones.”

• Decreto 1074 de 26 de mayo de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo

• Decreto 1067 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo de Relaciones Exteriores”.

• Decreto 4062 de 2011” Por el cual se crea la Unidad Administrativa Especial de Migración Colombia, se establece su objetivo y su estructura”.

• Decreto 960 de 1970. “Por el cual se expide el Estatuto del Notariado”.







• Resolución 0317 de 2014 “Por la cual se reglamenta la expedición de salvoconductos para la condición de refugiado de conformidad con el Decreto 2840 de 2013.”

• Declaración de Cartagena sobre Refugiados, suscrita el 22 de noviembre de 1984.

• Decreto vigente, por medio del cual se modifica la estructura del Ministerio de Relaciones Exteriores y se dictan otras disposiciones.

• Resolución vigente, por la cual se crean Grupos Internos de Trabajo del Ministerio de Relaciones Exteriores.

4. DEFINICIONES AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales. CONARE Comisión Asesora de Determinación de la Condición de Refugiado. DATO PERSONAL: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento. REFUGIADO: Nacional extranjero a quien, posteriormente a haber surtido el tramite previsto en la norma correspondiente, mediante decisión expedida por el Ministerio de Relaciones Exteriores, se le reconoce tal condición de acuerdo con las definiciones previstas en el artículo 2.2.3.1.1.1 del Decreto 1067 de 2015. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o tratamiento de los datos. TITULAR: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento. TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. SALVOCONDUCTO PARA TRÁMITE DE REFUGIO: Documento que expide la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia por solicitud del Ministerio de Relaciones Exteriores, para regularizar provisionalmente la permanencia del solicitante del reconocimiento de la condición de refugiado, en territorio nacional mientras se encuentra en trámite su proceso. UAEMC: Unidad Administrativa Especial Migración Colombia, organismo civil de seguridad adscrito al Ministerio de Relaciones Exteriores, cuyo objetivo es ejercer las funciones de autoridad de vigilancia y control migratorio y de extranjería del Estado Colombiano.







DOCUMENTO DE VIAJE: El documento de viaje es la libreta expedida por el Ministerio de Relaciones Exteriores a los apátridas, refugiados, a los extranjeros que se encuentran en Colombia que no tengan Representación Diplomática o Consular en el país y a los demás extranjeros, que, a juicio del Ministerio, no puedan obtener pasaporte del Estado de origen o se compruebe la imposibilidad de obtener pasaporte de ese país. La libreta consta de doce (12) páginas y su vigencia será hasta por tres (3) años.

ICBF: Instituto Colombiano de Bienestar Familiar VAM: Viceministerio de Asuntos Multilaterales GDCR: Grupo Interno de Trabajo Determinación de la Condición de Refugiado DIAJI: Dirección de Asuntos Jurídicos Internacionales del Ministerio de Relaciones Exteriores, dependencia encargada de responder los recursos de reposición, contra las decisiones proferidas por el Ministro/a de Relaciones Exteriores, que se presenten en materia de refugio.

5. DOCUMENTOS ASOCIADOS

• Manual de Procedimientos y Criterios para Determinar la Condición de Refugiado en virtud de la

Convención de 1951 y el Protocolo de 1967 sobre el Estatuto de los Refugiados. Oficina del Alto

Comisionado de Las Naciones Unidas para los Refugiados.

• DP-PD-25 Acto Administrativo (Acta o Resolución) mediante el cual se rechaza o resuelve una solicitud

de reconocimiento de la condición de refugiado o un recurso de reposición interpuesto

• Cartilla “Cancillería Incluyente”.

Los siguientes perfiles fueron aprobados en la Sesión 1 de CONARE el 29 de enero de 2019

• Perfil 1 “Personas cuya vida e integridad esté en riesgo por un agravamiento de sus condiciones materiales de existencia, entre las que se incluye personas con enfermedades crónicas, de tratamiento de alto costo, con imposibilidad de acogerse a la protección estatal para tal fin”.

• Perfil 2“Mujeres en estado de embarazo, lactancia o estado de riesgo”

• Perfil 3 “Personas con profesiones o actividades susceptibles de ser víctimas de delitos contra su patrimonio o libertad (ejemplo extorsión o secuestro), incluyendo aquellos que ejercen el comercio a nivel local, regional, nacional o internacional.”







• Perfil 4 “Miembros de comunidades indígenas o de sectores campesinos, en particular aquellos que se encuentran inmersos en controversias relacionadas con los derechos de uso y propiedad de la tierra, bien sea en el sector agrícola, ganadero o minero”

• Perfil 5 “Dirigentes, miembros o simpatizantes de partidos o movimientos políticos que de manera legítima denuncien y se opongan a políticas autoritarias del gobierno.”

• Perfil 6 “Estudiantes, académicos, sindicalistas, periodistas y defensores de derechos humanos que de manera legítima denuncien y se opongan a políticas autoritarias del gobierno

• Perfil 7 “Oficiales, suboficiales y demás personal, activo o retirado de las fuerzas armadas o militares que de manera legítima denuncien y se opongan a políticas autoritarias del gobierno.”

• Perfil 8 “Funcionarios públicos y exfuncionarios públicos de todos los niveles, (local, regional y nacional) que de manera legítima denuncien y se opongan a políticas autoritarias del gobierno

• Perfil 9 “Grupo de LGBTI, que podrían ser víctimas de delitos o atropellos inherentes a su condición

• Perfil 10 “Grupo NNAJ (Niños, niñas, adolescentes, jóvenes) que podrían ser víctimas de delitos o atropellos inherentes a su condición

• Perfil 11 “Otros grupos de personas que, por sus creencias religiosas, edad, pertenencia a determinado grupo étnico o social, o nacionalidad puedan ser víctimas de persecución

• Perfil 12 “Personas cuya vida, seguridad o libertad han sido amenazadas por violencia generalizada, agresión extranjera o conflictos internos (caso Medio Oriente)”

6. REGISTROS

• DP-FO-190 Notificación de acto administrativo (cuando aplique)

• Acta Comisión Asesora de Determinación de la Condición de Refugiado (cuando aplique) (reposa en

un expediente físico diferente)

• DP-FO-144 Información General Solicitante de la Condición de Refugiado (cuando aplique)

• DP-FO-153 lista de chequeo – solicitud de reconocimiento de la condición de refugiado

• Resolución que resuelve la solicitud (cuando aplique)

• Formato acta de reunión CO-FO-05 Y CO-FO-12 (según corresponda) (cuando aplique)

• Solicitud y documentos requisitos de acuerdo con las políticas de operación

• Correos electrónicos u oficios (cuando aplique)

• Documento de ratificación y/o ampliación (cuando aplique)







• Fotocopia salvoconducto expedido por UAEMC (cuando aplique)

• Proyecto acta de rechazo (cuando aplique)

• Acta de rechazo (cuando aplique)

• Memorandos (cuando aplique)

• Constancia de no comparecencia (cuando aplique)

• Desistimiento (cuando aplique)

• Auto de archivo (cuando aplique)

• Formato Entrevista Personal Escrita- según perfil (cuando aplique)

• Documento de consentimiento (cuando aplique)

• Análisis (cuando aplique)

• Proyecto de resolución (cuando aplique)

• Fotocopia de resolución que resuelve la solicitud (cuando aplique)

• Recurso de reposición y/o apelación (cuando aplique)

• Proyecto de resolución que resuelve el recurso (cuando aplique)

• Fotocopia de resolución que resuelve el recurso (cuando aplique)

• Acciones de tutela y respuestas (cuando aplique)

• Proyecto de resolución revocatoria y/o de cesación (cuando aplique)

• Fotocopia de resolución revocatoria y/o de cesación (cuando aplique)

• Comunicaciones oficiales (cuando aplique)

• Sentencias o fallos proferidos por jueces de la republica (cuando aplique)

• Respuesta de derechos de petición (cuando aplique)

• Documentos que acrediten dependencia económica, parentesco, convivencia de beneficiarios (cuando

aplique)

7. SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y OTROS MEDIOS ELECTRONICOS

• Base de datos de solicitudes en Excel Office 365 - escritorio de Auxiliar Administrativo oficina de

Refugio

• Base de datos de control de reparto

• Sistema de Correspondencia Oficial

• Sistema Integrado de Gestión – Sistema Maestro

• Base de datos control de tutelas







8. POLÍTICAS DE OPERACIÓN

Durante y posteriormente al desarrollo de las actividades que se adelanten en el marco del presente procedimiento, los servidores públicos del Ministerio de Relaciones Exteriores encargados de la recolección, uso, procesamiento, almacenamiento, supresión y en general del tratamiento datos suministrados por el Titular, estará ceñido al estricto acatamiento de las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012, Régimen General de Protección de Datos Personales, así como, en los lineamientos que señale la Entidad en sus diferentes normas, procedimientos y en la Política de Tratamiento de Información publicada en la página web. www.cancilleria.gov.co. El término refugiado se aplicará a toda persona que reúna las siguientes condiciones: a) Que debido a fundados temores de ser perseguida por motivos de raza, religión, nacionalidad,

pertenencia a determinado grupo social u opiniones políticas, se encuentre fuera del país de su nacionalidad y no pueda o, a causa de dichos temores, no quiera acogerse a la protección de tal país; o que, careciendo de nacionalidad y hallándose, a consecuencia de tales acontecimientos, fuera del país donde antes tuviera su residencia habitual, no pueda o, a causa de dichos temores, no quiera regresar a él;

b) Que se hubiera visto obligada a salir de su país porque su vida, seguridad o libertad han sido amenazadas

por violencia generalizada, agresión extranjera, conflictos internos, violación masiva de los derechos humanos u otras circunstancias que hayan perturbado gravemente al orden público y;

c) Que haya razones fundadas para creer que estaría en peligro de ser sometida a tortura u otros tratos o

penas crueles, inhumanos o degradantes en caso de que se procediera a la expulsión, devolución o extradición al país de su nacionalidad o, en el caso que carezca de nacionalidad, al país de residencia habitual.

El solicitante debe encontrarse en territorio colombiano y de acuerdo con lo establecido en el Artículo 2.2.3.1.6.1 del Decreto 1067 de 2015, la persona deberá presentar su solicitud máxima dentro del término de 2 meses siguientes a su ingreso al país. La solicitud debe ser presentada ante la UAEMC, cuando el extranjero este ingresando al país por puertos de control migratorio o ante el Viceministro (a) de Asuntos Multilaterales del Ministerio de Relaciones Exteriores, encontrándose en territorio nacional. A. Requisitos De acuerdo con lo establecido en el Artículo 2.2.3.1.6.2., del Decreto 1067 de 2015, la solicitud deberá contener los siguientes requisitos:

• Nombres y Apellidos completos del interesado y de sus beneficiarios.

http://www.cancilleria.gov.co/







• Fotocopia del pasaporte y/o documento de identidad del país de origen o de residencia habitual del

solicitante y de sus beneficiarios. (No obstante, si el solicitante no puede aportar documentación, se

recibirá declaración bajo la gravedad del juramento sobre su identidad.)

• Fecha y forma de ingreso al país.

• Dirección, número telefónico y/o correo electrónico a través de los cuales pueda ser localizado. Si en

cualquier momento del procedimiento el solicitante cambia de dirección u otro dato de contacto, deberá

infórmalo a la Secretaría Técnica.

• Relato completo y detallado de los hechos en los cuales apoya su solicitud.

• Documentos que respalden la solicitud, si los tuviere.

• Fotografía reciente a color 3X4 cm, fondo azul.

• Firma del interesado, cuando se trate de personas que no sepan o no puedan firmar, se procederá a

la firma a ruego, como lo prevén los artículos 39 y 69 del Decreto 960 de 1970.

• Manifestación expresa sobre su voluntad de ser o no notificado o contactado mediante correo

electrónico.

Una vez admitida la solicitud con el lleno de los requisitos se autoriza a la UAEMC la expedición de un salvoconducto para trámite de refugio y se inicia el estudio correspondiente. Este salvoconducto se podrá prorrogar durante el trámite. Es obligación del solicitante reclamar el salvoconducto ante la autoridad migratoria.

Cuando la solicitud sea presentada por mujeres acompañadas por familiares hombres, se les informará de manera privada de su derecho de presentar una solicitud de reconocimiento de la condición de refugiado independiente. Las mujeres solicitantes podrán ser entrevistadas por funcionarias e intérpretes femeninas quienes contarán con la capacitación pertinente y, en todo caso, serán informadas de esta posibilidad.

En casos de niños, niñas y adolescentes solicitantes de la condición de refugiado no acompañados por

sus padres o por quien ejerza la patria potestad, se pondrá en conocimiento al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF), el cual podrá designar un funcionario que velará por la protección de los derechos del niño, niña o adolescente durante todas las etapas del procedimiento, conforme a las disposiciones vigentes, en especial a las contenidas en el Código de la Infancia y la Adolescencia.

En los casos de niños, niñas o adolescentes acompañados por sus padres o quienes ejerzan la patria potestad, estos actuarán como representantes en las gestiones ante el Ministerio de Relaciones Exteriores. En los demás casos, el ICBF representará a los niños, niñas o adolescentes durante todo el trámite.

Durante el trámite de reconocimiento de la condición de refugiado se velará por la protección del interés superior del niño, niña o adolescente.







Las disposiciones del Decreto 1067 de 2011 serán aplicadas a los solicitantes de la condición de refugiado y a los refugiados sin discriminación por motivos de raza, género, religión, opinión política, nacionalidad, o pertenencia a determinado grupo social, situación diferencial o cualquier otra condición.

No se devolverá al solicitante de refugio a otro país, sea o no de origen, donde su vida, libertad e integridad

personal peligre por causa de su raza, religión, nacionalidad, pertenencia a determinado grupo social, o de sus opiniones políticas.

B. Rechazo de las solicitudes

De acuerdo con lo previsto en el artículo 2.2.3.1.6.3., del Decreto 1067 de 2015, la Comisión Asesora de Determinación de la Condición de Refugiado, podrá recomendar el rechazo de la solicitud en los siguientes eventos:

• Cuando el solicitante sea encontrado por las autoridades migratorias en el proceso de abandonar el

territorio nacional.

• Cuando el solicitante se encuentre en proceso de ejecución de una medida de deportación o expulsión.

• Cuando el solicitante pretenda abusar de la figura de refugio o inducir a error a los funcionarios

competentes.

• Cuando el solicitante no presente las razones de extemporaneidad de una solicitud o estas razones

no justifiquen dicha situación.

• Cuando se verifique por la Comisión Asesora de Determinación de la Condición de Refugiado la

presentación reiterada de dos (2) o más solicitudes por parte del solicitante sin que se identifiquen

nuevos hechos o pruebas que la justifiquen.

• Cuando las motivaciones para solicitar refugio no correspondan de manera evidente con ninguna de

las definiciones establecidas en el artículo 2.2.3.1 .1 .1 del precitado decreto.

• No ratificar o ampliar la solicitud de refugio dentro del término de la vigencia de los cinco (5) días

previstos en el artículo 2.2.3.1.3.2 del precitado decreto. No obstante, lo anterior, el solicitante podrá

pedir, dentro de los treinta (30) días siguientes al archivo de su expediente, el desarchivo del mismo

siempre y cuando demuestre que su no ratificación o ampliación obedeció a razones de fuerza mayor

o caso fortuito.

Los proyectos de Actas de Rechazo se someten a consideración de la CONARE, mediante sesión virtual, convocada mediante correo electrónico, para que decida sobre los mismos. Cumplido el término para pronunciamiento por parte de la CONARE y comunicada la decisión y/o consideraciones del caso, la Secretaria Técnica remite correo electrónico con los pronunciamientos y la decisión. Posteriormente, el proyecto de acta surte la revisión correspondiente por la Coordinador/a del GDCR.







Las Actas de Rechazo son firmadas por el o la Viceministro (a) de Asuntos Multilaterales y se notifican de acuerdo con lo previsto en la Ley 1437 de 2011, contra estos actos administrativos proceden los recursos de reposición y/o apelación, en los términos de la citada Ley.

Si se interpone recurso de reposición, este será sustanciado por el funcionario encargado en el GDCR y el proyecto de resolución surtirá la revisión de la Coordinador/a del Grupo GDCR, para firma del Viceministro (a) de Asuntos Multilaterales.

1. La resolución se notifica de acuerdo con lo previsto en la Ley 1437 de 2011.

2. Si se interpone recurso de apelación, se procederá a remitir el expediente y el recurso a la

Dirección de Asuntos Jurídicos Internacionales para su respuesta. De estar interpuesto por fuera del término legalmente establecido procederá a su rechazo.

Una vez se recibe la Resolución que resuelve el recurso de apelación, debidamente suscrita y numerada, por parte de la DIAJI y siempre que ésta se remita antes de los 10 días del término de vencimiento para resolver el recurso, se notifica al recurrente de acuerdo con lo previsto en la Ley 1437 de 2011. De no ser el caso la DIAJI notificará al impugnante. 3. Si se interpone recurso de reposición y en subsidio apelación, el primero será sustanciado por el funcionario encargado en el GDCR y surtirá la revisión de la Coordinador/a del GDCR, para firma del Viceministro de Asuntos Multilaterales y se notificará en los términos de la Ley 1437 de 2011. Posteriormente, se procederá a remitir el expediente y el recurso a la Dirección de Asuntos Jurídicos Internacionales para su correspondiente respuesta.

Una vez se recibe la Resolución que resuelve el recurso de apelación, debidamente suscrita y numerada, por parte de la DIAJI y siempre que ésta se remita antes de los 10 días del término de vencimiento para resolver el recurso, se notifica al recurrente de acuerdo con lo previsto en la Ley 1437 de 2011. De no ser el caso la DIAJI notificará al recurrente.

C. Sesiones CONARE La Secretaria Técnica de la CONARE (función ejercida por el coordinador/a del GDCR) podrá convocar reuniones virtuales con el objeto de dar mayor agilidad a los procedimientos.

Las Actas, los documentos y correos electrónicos de las sesiones de la CONARE se archivarán de acuerdo con la Tabla de Retención Documental. Se debe tener en cuenta que son documentos de carácter reservado y confidencial.







D. Estudio de la solicitud

1. Si no existe causal de rechazo, se citará a entrevista personal o se remitirá el respectivo Formato de Entrevista Personal Escrita- (según perfil) al solicitante con el fin que se pueda contar con la información suficiente para el posterior análisis del caso. La citación se realiza a la Dirección y/o correo electrónico de contacto que el solicitante haya aportado en la solicitud. En aquellos casos que se considere necesario o lo solicite el interesado, se podrá citar a entrevistas adicionales.

2. Los solicitantes que se encuentren en la ciudad de Bogotá D. C., se citaran a entrevista en las

instalaciones del Ministerio. Los solicitantes que se encuentren fuera de la ciudad de Bogotá D.C., se citarán a entrevista en las instalaciones del Centro Facilitador de Servicios Migratorios de la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia más cercano a la ciudad/municipio en que se encuentren. De ser el caso, se podrán efectuar entrevistas virtuales. Para llevar a cabo las entrevistas virtuales se surtirá el mismo procedimiento establecido en el Decreto 1067.

3. Sí el solicitante no se presenta para la realización de la entrevista, se expedirá una constancia de

no comparecencia, la cual es suscrita por el Coordinador/a del Grupo. Con base en esta constancia se comunicará a la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia quien procederá a cancelar la vigencia del Salvoconducto de Permanencia. El solicitante podrá pedir, dentro del mes siguiente al archivo de su expediente, el desarchivo del mismo siempre y cuando demuestre que su no comparecencia obedeció a razones de fuerza mayor o caso fortuito.

4. Una vez obre completa la información en el expediente se realiza un documento de análisis de la

solicitud, el cual se someterá a consideración de la CONARE en Sesión virtual o presencial según se determine.

5. La CONARE sesionará con el propósito de analizar cada caso individualmente para emitir una

recomendación al Ministro/a de Relaciones Exteriores, para que se expida un acto administrativo motivado de la decisión correspondiente.

6. Las notificaciones de las decisiones se realizan de acuerdo con lo previsto en la ley 1437 de 2011.

7. Contra la Resolución que resuelve la solicitud de reconcomiendo de la Condición de Refugiado

procede el recurso de reposición en los términos previstos en la Ley 1437 de 2011.

8. Una vez interpuesto el recurso, de ser el caso, el Coordinador/a o el funcionario encargado verifica los términos del mismo y si se encuentran ajustados a la Ley procederá a remitir el expediente y el recurso a la Dirección de Asuntos Jurídicos Internacionales para su respuesta. De estar interpuesto por fuera del término legalmente establecido procederá a su rechazo.

9. Una vez se recibe la resolución que resuelve el recurso, debidamente suscrita y numerada, por

parte de la DIAJI y siempre que ésta se remita antes de los 10 días del término de vencimiento







para resolver el recurso, se notifica al recurrente de acuerdo con lo previsto en la Ley 1437 de 2011. De no ser el caso la DIAJI notificará al recurrente.

10. Una vez en firme la decisión se comunicará a la UAEMC y al Grupo Interno de Trabajo de Visas e Inmigración del Ministerio.

11. Reconocida la condición de refugiado, el Ministerio de Relaciones Exteriores (Grupo Interno de Trabajo de Visas e Inmigración del Ministerio) expedirá Documento de Viaje en el que se estampará la visa correspondiente, el cual será el único documento válido para ingresar o salir del país.

12. Negada la solicitud de reconocimiento de la condición de refugiado y ejecutoriada la decisión, se

comunicará a la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia, entidad que cancelará el salvoconducto vigente y emitir uno nuevo hasta por el término de treinta (30) días calendario, tiempo en el cual la persona deberá salir del territorio nacional o sujetarse a las normas y medidas migratorias correspondientes.

13. En cualquier momento del trámite de la solicitud de reconocimiento de la condición de refugiado, el solicitante podrá desistir del procedimiento, voluntariamente y por escrito, caso en el cual el expediente será archivado mediante acto de trámite expedido por el Ministro de Relaciones Exteriores. El acto administrativo de trámite surtirá las mismas revisiones que surten los actos administrativos definitivos proyectados para firma de la o el Ministra/o.

E. Beneficiarios de la solicitud:

Podrán ser beneficiarios de la solicitud o una vez otorgada la condición de refugiado, quien ha sido reconocido como tal, podrá presentar solicitud para que dicha condición se extienda a:

1. El cónyuge o compañero (a) permanente. 2. Los hijos menores de edad. 3. Los hijos mayores de edad hasta los 25 años, que dependan económicamente del refugiado. 4. Los hijos en condiciones de discapacidad de acuerdo con los preceptos de la legislación

colombiana. 5. Los hijos del cónyuge o compañero(a) permanente, que se encuentren en las situaciones

definidas en los numerales 2, 3 y 4 del presente artículo. La dependencia económica, el parentesco y la convivencia se demostrarán mediante los medios de prueba idóneos establecidos en el Código de Procedimiento Civil Colombiano. Las solicitudes extensivas se estudian en las mismas condiciones del Decreto 1067 y serán decididas mediante acto administrativo expedido por el Ministro de Relaciones Exteriores.







F. Exclusión de la condición de refugiado: No le será reconocida la condición de refugiado a persona alguna respecto de la cual existan motivos fundados para considerar:

1. Que ha cometido un delito contra la paz, un delito de guerra o un delito contra la humanidad, de los definidos en los instrumentos internacionales elaborados para adoptar disposiciones respecto de tales delitos.

2. Que ha cometido un grave delito común, fuera del país de refugio, antes de ser admitida en él como refugiado.

3. Que se ha hecho culpable de actos contrarios a las finalidades y a los principios de las Naciones Unidas.

En estos casos se surtirá el procedimiento señalado en el Decreto 1067. De igual forma se evaluará y decidirá el lugar a donde deba ser devuelta la persona, el cual podrá ser su país de origen, de residencia o el Estado o tribunal que lo esté requiriendo. G. Cesación de la condición de refugiado:

La condición de refugiado cesará de ser aplicable a toda persona que:

1. Se ha acogido de nuevo, voluntariamente, a la protección del país de su nacionalidad. 2. Habiendo perdido su nacionalidad, la ha recobrado voluntariamente. 3. Ha adquirido una nueva nacionalidad y disfruta de la protección del país de su nueva nacionalidad. 4. Voluntariamente se ha establecido de nuevo en el país que había abandonado o fuera del cual

había permanecido por temor de ser perseguida. 5. Por haber desaparecido las circunstancias en virtud de las cuales fue reconocida como refugiado,

no puede continuar negándose a acogerse a la protección del país de su nacionalidad. 6. Si se trata de una persona que no tiene nacionalidad y, por haber desaparecido las circunstancias

en virtud de las cuales fue reconocida como refugiada, está en condiciones de regresar al país donde antes tenía su residencia habitual.

7. Si renuncia voluntariamente y por escrito a su condición de refugiado. 8. Si posteriormente se descubre que obtuvo la condición de refugiado en virtud de una presentación

inexacta de los hechos, tales como el ocultamiento o falsedad de los hechos materiales sobre los que fundamentó su solicitud.

La decisión sobre la cesación de la condición de refugiado se adoptará mediante resolución del Ministro

de Relaciones Exteriores que cese la condición, la cual será sustanciada y proyectada por la Comisión Asesora de Determinación de la Condición de Refugiado.







En el evento de existir una causal de cesación de las señaladas anteriormente, la CONARE estudiará la procedencia de revocar la decisión. Se puede citar a entrevista a la persona reconocida como refugiado con el propósito de contar con mayor información para el análisis de su caso.

La persona que le haya sido reconocida la condición de refugiado deberá solicitar por escrito autorización a la Comisión Asesora de Determinación de la Condición de Refugiado, en el evento de tener que realizar algún trámite ante cualquier autoridad del país que dio origen a su solicitud de refugio, so pena de ser objeto de la cesación de la condición de refugiado.

H. Confidencialidad: Los documentos relacionados con el trámite de refugio o cualquier información aportada por el solicitante son de carácter reservado y confidencial.

8.1 Protocolo de Atención para los Solicitantes de Reconocimiento de la Condición de Refugiado.

El presente Protocolo está dirigido a los funcionarios del Grupo Interno de Trabajo de Determinación de la Condición de Refugiado del Viceministerio de Asuntos Multilaterales que atienden usuarios, y se ha elaborado con el propósito de estandarizar y mejorar la calidad en la prestación del trámite. Asimismo, pretende ser una ayuda para desarrollar una atención de calidad al nacional extranjero y una guía de actuación para los servidores públicos.

El Grupo Interno de Trabajo de Determinación de la Condición de Refugiado del Viceministerio de Asuntos Multilaterales del Ministerio de Relaciones Exteriores ha diseñado el presente protocolo con el fin de garantizar el buen servicio y el acceso a la información sobre el procedimiento de determinación de la condición de refugiado, en un marco de igualdad y corresponsabilidad a la población solicitante, en situación de discapacidad y a mujeres, niños, niños y adolescentes, reconociendo las condiciones particulares de las personas en virtud de la dignidad humana, la equidad, y el fomento de políticas púbicas con enfoque de derechos, con una mirada integral a cada persona y, en consecuencia, una atención especializada a quienes tienes necesidades de protección diferencial.

8.2 Lineamientos de atención para los solicitantes de reconocimiento de la condición de refugiado que sean mujeres, niños, niñas y adolescentes.

Solicitud de refugio presentada por mujeres: El artículo 2.2.3.1.6.4., del Decreto 1067 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo de Relaciones Exteriores.”, prevé que cuando la solicitud sea presentada por mujeres (acompañadas por familiares hombres) se les informará de manera privada de su derecho de presentar una solicitud de reconocimiento de la condición de refugiado independiente.







Si la solicitud la han presentado en las fronteras, puertos o aeropuertos del país, se les otorgará la posibilidad de recibir asesoría antes de presentar su solicitud o antes de la ampliación de la misma. Asimismo, establece que las mujeres solicitantes podrán ser entrevistadas por funcionarias e intérpretes femeninas quienes contarán con la capacitación pertinente y, en todo caso, serán informadas de esta posibilidad. Las mujeres solicitantes de refugio tendrán la posibilidad de recibir asesoría por parte de una funcionaria, que integre el Grupo Interno de Trabajo de Determinación de la Condición de Refugiado.

En cualquier caso, se debe tener en cuenta:

• Usar lenguaje inclusivo y sensible al género. Se debe hacer un esfuerzo por emplear palabras con las

cuales las mujeres se puedan identificar, se sientan incluidas y puedan ser visibilizadas.

• Indicar el plural neutro: “Todas las personas son iguales ante la ley” y no “todos los hombres son iguales

ante la ley”

• Visibilizar al máximo a las mujeres en el lenguaje, no obstante, no se debe caer en la ridiculización, por

ejemplo, usando expresiones, por ejemplo: “como sujetos y sujetas.”

• No es necesario siempre usar los y las en tanto puede causar cansancio y resistencias para usar un

lenguaje inclusivo y no discriminatorio. Existen muchas palabras que incluyen a las mujeres y a los hombres

por igual.

Solicitud de refugio presentada por niños niñas y adolescentes: El Artículo 2.2.3.1.6.5., del citado del Decreto 1067 de 2015, establece que, en casos de niños, niñas y adolescentes solicitantes de la condición de refugiado, se pondrá en conocimiento al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF). El funcionario podrá designar un funcionario que velará por la protección de los derechos del niño, niña o adolescente durante todas las etapas del procedimiento, conforme a las disposiciones vigentes, en especial a las contenidas en el Código de la Infancia y la Adolescencia. En los casos de niños, niñas o adolescentes acompañados por sus padres o quienes ejerzan la patria potestad, estos actuarán como representantes en las gestiones ante el Ministerio de Relaciones Exteriores. En los demás casos, el ICBF representará a los niños, niñas o adolescentes durante todo el trámite. Durante el trámite de reconocimiento de la condición de refugiado se velará por la protección del interés superior del niño, niña o adolescente.







Atención a niños, niñas y adolescentes solicitantes de refugio: En los casos de niños, niñas o adolescentes no acompañados por sus padres o quienes ejerzan la patria potestad, el Ministerio de Relaciones Exteriores remitirá comunicación al ICBF con el propósito de que ejerza la representación de los niños, niñas o adolescentes durante todo el trámite. En las entrevistas que se surtan dentro del trámite de la solicitud de reconocimiento de la condición de refugiado, el ICBF deberá designar un funcionario que asista con el menor, en garantía de sus derechos. Igualmente, las comunicaciones y requerimiento se efectuarán al funcionario designado por esta entidad.

8.3 Lineamientos de atención para los solicitantes de reconocimiento de la condición de refugiado que se encuentran en condición de discapacidad. El Grupo Interno de Trabajo de Determinación de la Condición de Refugiado, adopta los lineamientos previstos en la cartilla “Cancillería Incluyente” 1 como un elemento que permite fortalecer las habilidades y las competencias de los servidores buscando así, mejorar los mecanismos de atención al solicitante de refugio en condición de discapacidad con un enfoque diferencial y de derechos donde se involucran las condiciones particulares de la población en situación de discapacidad. “El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio ha incluido dentro de su accionar el desarrollo de buenas prácticas que faciliten el relacionamiento con la población en situación de discapacidad, buscando garantizar el buen servicio y el acceso a la información pública a esta población impactando así la cultura organizacional y contribuyendo al desarrollo permanente de una sociedad más justa, más incluyente y con igualdad de oportunidades.” La cartilla Cancillería Incluyente obra en el siguiente link: http://www.cancilleria.gov.co/sites/default/files/Fotos2017/cartilla_incluyente.pdf

Asesoría presencial en las instalaciones del Ministerio: Personal de preconsulta • Recibir al ciudadano con un saludo cordial, mirándolo a los ojos y preguntar de manera cortés los motivos

de consulta.

• Indicar el lugar en donde debe esperar y el tiempo aproximado de espera e invitar a que el ciudadano a que tome asiento.

http://www.cancilleria.gov.co/sites/default/files/Fotos2017/cartilla_incluyente.pdf







• Informar al servidor designado para atender la consulta, de conformidad con el registro de atención al público y/o el servidor que tenga asignado el expediente, cuando es el caso.

Personal encargado

• Recibir al ciudadano con un saludo cordial, mirándolo a los ojos y preguntar de manera cortés los motivos de consulta.

• Escuchar atentamente los hechos que pone en conocimiento y/o las inquietudes que presente

• Formular las preguntas necesarias para tener una compresión exacta de la situación del usuario y poder orientarlo sobre el procedimiento, de ser el caso.

• Indicar las dependencias y/o entidades competentes, de ser el caso

• Informar detalladamente sobre los requisitos para el trámite de reconocimiento de a la condición de refugiado, de ser el caso.

• Preguntar si hay algo más en que se puede ayudar y despedirse amablemente.

• Informar sobre la gestión que realizará la entidad para atender la petición, de ser el caso.

• Si el usuario se muestra alterado, no perder la calma, cuidar el tono de voz porque puede empeorar la situación y solicitarle, de forma cordial, el respeto requerido.

• En caso de una persona agresiva, contactar inmediata y serenamente a los encargados en la entidad

En todo caso se debe prestar una atención preferencial a adultos mayores; mujeres embarazadas o lactantes y a las personas con discapacidad.

Atención Telefónica:

• Atender la llamada de manera amable y respetuosa, saludando y mencionando el nombre de la dependencia, de la persona que atiende y enseguida ofreciendo colaboración.

• Evitar hablar con terceros durante el tiempo de la llamada.

• Si no se cuenta con diadema se recomienda mantener libre la mano con la que se escribe para tomar nota o buscar la información que solicita el ciudadano, de ser el caso.

• Escuchar con atención la solicitud del ciudadano sin interrumpirlo, así no sea el competente para dar solución u ofrecer el servicio demandado.

• Cuando sea necesario transferir la llamada a la dependencia competente debe informar al usuario que procederá a transferirla y que deberá esperar unos minutos mientras se asegura que haya alguien que conteste.

Se recomienda informar el número y extensión a la cual se transfiere en caso de que se caiga la llamada. 8.4 Elementos de Propiedad del Cliente Los documentos solicitados al usuario que son requeridos para la Solicitud de Refugio no se devuelven teniendo en cuentas que estos hacen parte del expediente.







Todos los documentos se verifican haciendo uso del formato DP-FO-153 lista de chequeo – solicitud de reconocimiento de la condición de refugiado, asimismo, estos documentos se protegerán mediante carpeta numerada y registrada. En dado caso que se presente pérdida o deterioro de los documentos del titular, el GIT de Refugio procederá a realizar verificación del expediente, en dado caso de pérdida se deberá reportar al Oficial de Protección de Datos de la Oficina Asesora de Planeación con el objetivo de evaluar si se debe reportar el incidente ante la Superintendencia de Industria y Comercio, al considerar que el expediente de refugio tiene información de carácter sensible y reservada; asimismo, reportara lo sucedido al GIT de Archivo con el objetivo de recibir directrices a tener en cuenta desde la gestión documental; de igual manera comunicará personalmente al usuario la pérdida o deterioro de estos para obtener la mayor parte de documentos y reconstruir el expediente. 8.5 Cambios planificados o no planificados

En caso de presentarse cambios no previstos que puedan impactar en la prestación del servicio a los usuarios,

relacionadas con los horarios de atención, jornadas adicionales, cancelación de la atención, disminución o aumento de la cantidad de funcionarios atendiendo, el Coordinador/a del GIT de Determinación de la Condición de Refugiado remitirá un correo electrónico a la Oficina de Prensa, al Equipo Digital (Web Master) y al Grupo Interno de Trabajo de Centro Integral de Atención al Ciudadano –CIAC, con el fin de divulgar la información en la página web, en redes sociales y demás canales de comunicación, según corresponda.

Así mismo, la actualización del trámite de Determinación de la Condición de Refugiado puede ser consultado en el siguiente link http://visor.suit.gov.co/VisorSUIT/index.jsf?FI=31208

Por otra parte, al interior del Grupo de Trabajo, el Coordinador/a realizará una reunión para socializar el tema con los funcionarios, evaluar la situación e impartir instrucciones sobre el particular. El GIT de Determinación de la Condición de Refugiado debe solicitar a la Dirección de Gestión de Información y Tecnología la adecuación de las herramientas tecnológicas requeridas con el propósito de continuar recibiendo y tramitando (virtualmente) las solicitudes de refugio radicadas ante el Ministerio, procurando minimizar el impacto en tiempos de respuesta a los requerimientos de los usuarios en dado caso que el cambio corresponda a limitar la atención presencial. La atención virtual a los usuarios se debe realizar por medio de los mecanismos que sean habilitados por la Dirección de Gestión de Información y Tecnología, que permita realizar entrevistas y reuniones virtuales. La recepción de las nuevas solicitudes de refugio se realizarán a través de la cuenta de correo electrónico [email protected], para aquellas solicitudes que se encuentran en curso serán gestionadas por medio de la cuenta de correo electrónico [email protected], así como la preparación y realización de reuniones virtuales de la CONARE, entre otros.

http://visor.suit.gov.co/VisorSUIT/index.jsf?FI=31208

mailto:[email protected]








Se debe establecer contacto con la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia con el objetivo de coordinar las respuestas en materia de salvoconductos de permanencia -SC2- por primera vez -y prórrogas-, de tal manera que los nuevos solicitantes de refugio - cuenten con un documento que les permita, entre otros, afiliarse al Sistema General de Seguridad Social en Salud como cotizantes o como afiliados al Régimen Subsidiado, si cumplen las condiciones para ello. En coordinación con la Oficina de ACNUR en Colombia, se redireccionara a dicha agencia a través del correo electrónico [email protected] los requerimientos de los solicitantes de refugio y/o refugiados que manifiesten necesidad de recibir algún apoyo de tipo social.








9. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

SOLICITUD DE RECONOCIMIENTO DE LA CONDICIÓN DE REFUGIADO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES

REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS

1 Iniciar proceso

2

Recibir la solicitud de reconocimiento de la

condición de refugiado

Auxiliar Administrativo - Grupo Interno de Trabajo

Determinación de la Condición de Refugiado

Solicitud

Puede haber sido recibida del Despacho del Viceministro de Asuntos Multilaterales o directamente en el Grupo Interno de Trabajo Determinación de la Condición de Refugiado

3 Realizar el reparto correspondiente

Coordinador/a - Grupo Interno de Trabajo Determinación de la

Condición de Refugiado

El reparto se entrega al auxiliar administrativo, quien se encarga de entregarlo al funcionario encargado

4

Realizar la revisión de la solicitud y autorizar

salvoconducto si hay lugar a ello y/o dar respuesta al

solicitante, según corresponda.

Funcionario encargado - Grupo Interno de Trabajo


Correo electrónico u oficio

Si los requisitos están completos se autoriza la expedición de salvoconducto a la UAEMC y se comunica lo pertinente. Si no están completos se comunica al solicitante lo pertinente. Una vez autorizado el salvo conducto la solicitud ingresa a estudio correspondiente.

5 Abrir y rotular el expediente Auxiliar Administrativo - Grupo

Interno de Trabajo Expediente físico

Se registra el nombre y otros datos del solicitante en la base de datos del








Grupo y se entrega el expediente a la Oficina de Archivo del Viceministerio de Asuntos Multilaterales

6 Estudiar la solicitud



En caso de que el solicitante se encuentre incurso en alguna de las causales del artículo 2.2.3.1.6.3 del Decreto 1067 de 2015, debe darse aplicación a lo dispuesto en su parágrafo, en relación con el rechazo de la solicitud.

6.1 ¿Está incurso en una causal de rechazo?

Si Continuar con la actividad número 7.

No Continuar con la actividad número 11.

7 Proyectar acta de rechazo

Funcionario encargado - Grupo Interno de Trabajo Determinación de la Condición de Refugiado

Proyecto de acta de rechazo

8

Revisar documento, realizar los ajustes pertinentes y presentar los casos a CONARE



Proyecto acta de rechazo / correo electrónico

Se realiza mediante sesión virtual

9

Remitir proyecto de acta de rechazo para firma del Viceministro/a de Asuntos Multilaterales

Funcionario encargado / Auxiliar administrativo - Grupo Interno de Trabajo Determinación de la


Proyecto de acto administrativo

Esta acta es revisada por el/la Coordinador/a del Grupo Interno de Trabajo Determinación de la Condición de Refugiado







10 Recibir el acto firmado, numerarlo y notificar al solicitante

Auxiliar Administrativo/ Funcionario encargado - Grupo

Interno de Trabajo Determinación de la Condición

de Refugiado

Acto administrativo El acta de rechazo se numera en el GDCR

10.1

¿El solicitante interpone recurso de reposición y/o

apelación?

Si

Continuar con la actividad número 15

El solicitante puede interponer recurso de reposición, recurso de reposición y en subsidio apelación o apelación, los cuales serán resueltos de acuerdo con las políticas de operación números 1, 2 y 3 del Literal B (rechazo de las solicitudes)

No Continuar con la actividad número 17







10.2 ¿Se revocó la

decisión?

Si


Notificar al recurrente


Notificar al recurrente

11 Revisar escrito del recurso y determinar procedencia

Coordinador/a funcionario encargado - Grupo Interno de Trabajo Determinación de la Condición de Refugiado

Una vez resuelta la reposición y en caso de ser negativa, la decisión se remitirá el expediente a la DIAJI, para que se surta la apelación. En caso de ser positiva la decisión, Continuar con la actividad número 11, en caso de ser negativa Continuar con la actividad número 10.1

11.1 ¿El recurso está en termino?

Si


No

Continuar con la actividad número 17, Una vez resuelta la reposición se remitirá el expediente a la DIAJI, para que se surta la apelación

12

Citar a entrevista personal o remitir por correo electrónico el Formato de Entrevista Personal al solicitante



Correo electrónico u oficio y acta de entrevista o de no comparecencia.

De no comparecer se expedirá constancia de no comparecencia







13 Elaborar análisis de la

solicitud para revisión del Coordinador



Documento de análisis

14 Revisar documento, realizar los ajustes pertinentes y citar

a sesión CONARE



Documento de análisis y correo electrónico

15 Realizar sesión CONARE y

presentar los casos para recomendación


Condición de Refugiado Acta CONARE

El proyecto de acta lo realiza el funcionario designado que acompaña la sesión y se somete a firmas en la siguiente sesión.

16

Proyectar acto administrativo (resolución) con base en la recomendación CONARE,

para revisión



Esta resolución es revisada por

Coordinador/a y aprobada por el

Viceministro/a de Asuntos

Multilaterales encargada de las

funciones del despacho de la

Ministro/a de Relaciones Exteriores.

17

Recibir el acto administrativo firmado, tramitar la

numeración en la Dirección de Talento Humano y notificar al

solicitante

Auxiliar Administrativo/ Funcionario encargado - Grupo Interno de Trabajo


Fotocopia del Acto administrativo numerado / correo electrónico u oficio.

La Resolución Original reposa en la Dirección de Talento Humano. La notificación se realizará de acuerdo con lo previsto en la Ley 1437 de 2011.

17.1 Si Se deben tener en cuenta las








¿El solicitante interpone recurso

de reposición?

políticas de operación números 7, 8 y 9 del literal D


17.2 ¿Se revocó la

decisión?

Si Continuar con la actividad número 16


18 Comunicar la decisión

definitiva a la UAEMC y al Grupo de Visas

Auxiliar Administrativo/ Funcionario encargado - Grupo

Interno de Trabajo Determinación de la Condición

de Refugiado

19 Finalizar proceso




RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN:

VICEMINISTERIO DE ASUNTOS MULTILATERALES / GRUPO INTERNO DE TRABAJO DETERMINACIÓN DE LA CONDICIÓN DE REFUGIADO

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10. PUNTOS DE CONTROL

PUNTOS DE CONTROL

No. ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN DEL CONTROL

FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO ACCIÓN FRENTE A LA SALIDA NO

CONFORME

4

Verificar que el solicitante cumpla los requisitos

establecidos en el Decreto 1067 de 2015 para la

expedición del salvoconducto.

Cada vez que se presente una

solicitud.

Funcionario Encargado.

DP-FO-153 Lista de

Chequeo Solicitud de

Reconocimiento de la

Condición de Refugiado.

Solicitar UAEMC cancelar la expedición de salvoconducto en

dado caso:

- Que el extranjero en su solicitud no mencione que es Nacional

Colombiano, y después de un tiempo lo indica.

- Que se detecte posterior a la

solicitud de expedición del salvoconducto el no cumplimiento de

uno o más requisitos.

9 Validar que el acto

administrativo este correcto. Por cada caso

tramitado Coordinador(a)

Correo electrónico. Proyecto de

acto administrativo.

Generar un nuevo acto administrativo.

16

Validar que el acto administrativo este correcto e incluya las recomendaciones

de la CONARE cuando aplique.

Por cada caso tramitado

Coordinador(a)

Funcionario Encargado.

Proyecto de acto

administrativo.

Generar un nuevo acto administrativo.

10,17

Emplear una base de datos de control a las notificaciones, para que las notificaciones se

realicen en los términos previstos en la Ley.

Por cada acto administrativo que deba ser

notificado.

Funcionario asignado.

Base de datos control de

notificaciones.

Correo electrónico.

Notificar de inmediato el acto administrativo y realizar registro en la

base de datos.

11. ANEXOS No Aplica.






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HISTORIAL DE CAMBIOS

VERSIÓN NATURALEZA DEL CAMBIO

1 Adopción del procedimiento

2 Actualización del desarrollo del procedimiento para ser incluida la actividad No. 10 y actualizar algunos términos utilizados. Ampliación de las definiciones.

3

Actualización del Objetivo: Se actualiza el objetivo con el fin de adecuarlo al Decreto 2840 de 2013 Actualización del Alcance: se modifica con el fin de adecuarlo al desarrollo actual del procedimiento Actualización Base Legal: Se elimina el Decreto 4503 de 2009 y se incluye el Decreto 2840 de 2013, se elimina el Decreto 4000 de 2004 y la Resolución 255 de 2005. Actualización de Definiciones: Se actualiza la definición de “Salvo Conducto” por “Salvoconducto para Trámite de Refugio” Actualización de registros: Inclusión de los formatos DP-FO-145 Solicitud de Reconocimiento de la Condición de Refugiado, DP-FO-142 Notificación de Resolución que Resuelve Recurso de Reposición Interpuesto en Contra de Decisión que Resuelve Reconocimiento de la Condición de Refugiado, DP-FO- 144 Información General Solicitante de la Condición de Refugiado, DP-FO-143 Análisis de Solicitud del Reconocimiento de la Condición de Refugiado. Políticas de Operación: Se reemplazaron con el fin de adecuarlas al decreto 2840 de 2013 Desarrollo del procedimiento: Se adecuaron las actividades del flujograma acorde al decreto 2840 de 2013 Puntos de control: se actualizó la numeración de acuerdo con el nuevo desarrollo del flujograma

4

Se actualiza el numeral 3. Base Legal, se elimina el Decreto 2840 de 2013 y se incluye el Decreto 1067 de 2015. Se actualiza el numeral 4. Definiciones “Refugiado”. Se actualiza el numeral 6. Registros, se incluye dos formatos “DP-FO-147 Desistimiento Voluntario al Procedimiento de Refugio”, “DP-FO-148 Constancia de No Comparecencia” y DP-FO- 149 Acta de Rechazo. Se actualiza el numeral 7. Políticas de Operación, Se actualiza la política “De acuerdo a lo establecido en el Artículo 2.2.3.1.6.2 del Decreto 1067 de 2015, el extranjero debe presentar su solicitud cumpliendo los siguientes requisitos”, se especifica es significado de las siglas “Unidad Administrativa Especial Migración Colombia (UAEMC)”, se incluye la política de “En cualquier momento del trámite de la solicitud de reconocimiento de la condición de refugiado, el solicitante podrá desistir del procedimiento, voluntariamente y por escrito, caso en el cual el expediente será archivado mediante acto de trámite expedido por el Ministro de Relaciones Exteriores.”






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Se actualiza el numeral 8. Desarrollo del Procedimiento, se agrega la observación de “En caso de que el solicitante se encuentre incurso en alguna de las causales definidas en el Artículo 2.2.3.1.6.3. del Decreto número 1067 de 2015, debe darse aplicación a lo dispuesto en su parágrafo, diligenciando el formato DP-FO-149 Acta de Rechazo” en la actividad 5, se agrega la observación de “En caso de no asistir el entrevistado se debe diligenciar el formato DP-FO-148 Constancia de No Comparecencia” en la actividad 6.

5

Se actualiza el numeral 6. Registros, se incluye un formato DP-FO-153 “Lista de chequeo solicitud de reconocimiento de la condición de refugiado” y el documento DP–PD-22 “Caracterización de producto / Resolución por la cual se resuelve una solicitud de reconocimiento de la condición de refugiado”.

6

Se ajusta la redacción del alcance Se complementa y actualiza la base legal En la sección de Definiciones se reemplaza el término de CADECOR, se eliminan: inmigración y Visa, se complementa el término de Refugiado, entre otros enunciados En el ítem de documentos asociados se elimina GD-MA-01, Directrices relacionadas con la Convención de 1951 e informes de organismos internacionales. y se incorpora Manual de procedimientos y Criterios para determinar la condición de refugiado. Se crea el formato DP-FO-190 “Notificación de acto Administrativo” Se modifican los siguientes formatos DP-F0-144 DP-FO-153 En Registros se eliminan los siguientes formatos: DP-FO-60 DP-FO-61 “Entrevista realizada al solicitante del Reconocimiento de la Condición de Refugiado” DP-FO-62 “Acta de Comisión Asesora para la Determinación de la Condición de Refugiado DP-FO-142 “Notificación de Resolución que Resuelve Recurso de Reposición Interpuesto en Contra de Decisión que Resuelve Reconocimiento de la Condición de Refugiado” DP-FO-143 “Análisis de Solicitud del Reconocimiento de la Condición de Refugiado” DP-FO-145 “Solicitud de Reconocimiento de la Condición de Refugiado” DP-FO-147 “Desistimiento Voluntario al Procedimiento de Refugio” DP-FO-148 “Constancia de No Comparecencia” DP-FO-149 “Acta de Rechazo Notificación de la resolución de reconocimiento de la condición de refugiado se incorporan otros documentos de acuerdo con las políticas de operación, tales como correos electrónicos, oficios, recursos”. Se quita el documento “DP-PD-22”, porque se refiere a la caracterización de producto y no es un registro, se incluye el documento DP-PD-25 Acto Administrativo (Acta o Resolución) mediante el cual se rechaza o resuelve una solicitud de reconocimiento de la condición de refugiado o un recurso de reposición interpuesto. Se incorpora los siguientes registros:






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SOLICITUD y documentos requisitos de acuerdo con las políticas de operación Correos electrónicos u oficios (cuando aplique) Documento de ratificación y/o ampliación (cuando aplique) Fotocopia salvoconducto expedido por UAEMC, Proyecto actas de rechazo (cuando aplique) Acta de rechazo (cuando aplique) Memorandos (cuando aplique) Constancia de no comparecencia (cuando aplique) Desistimiento (cuando aplique) Auto de archivo (cuando aplique) Entrevista (cuando aplique) Análisis (cuando aplique) Proyecto de resolución (cuando aplique) Fotocopia de resolución que decide (cuando aplique) Recurso de reposición y/o apelación (cuando aplique) Proyecto de resolución que resuelve el recurso Fotocopia de resolución que resuelve el recurso Acciones de tutela y respuestas (cuando aplique) Proyecto de resolución revocatoria (cuando aplique) Fotocopia de resolución revocatoria (cuando aplique) Comunicaciones oficiales (cuando aplique) Sentencias o fallos proferidos por jueces de la república (cuando aplique) Respuesta de derechos de petición (cuando aplique) Documentos que acrediten dependencia económica, parentesco, convivencia de beneficiarios (cuando aplique) Se ajustan y complementan las políticas de operación

Se ajusta y actualiza el flujograma.

Se modifican los puntos de control.

7

En Definiciones se elimina preposición y articulo de: GDCR En registros se eliminó: Análisis de solicitud del reconocimiento de la condición de Refugiado Desistimiento voluntario al procedimiento de Refugio Constancia de no comparecencia de archivo (cuando aplique) Bases de datos de control de notificaciones En Sistemas de Información y Otros Medios Electrónicos Se eliminó Base de datos de actos administrativos y control de notificaciones. En Políticas de Operación En el literal B numeral 2 se incorpora que se podrán efectuar entrevistas virtuales…






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En el literal G del numeral 8 en el párrafo 3 se adiciona texto en el que se podrá citar a entrevista a la persona reconocida como refugiado con el propósito de contar con más información para el análisis de los casos. En el literal H se incorpora el numeral 8.2

• Protocolo de Atención para los solicitantes de reconocimiento de la condición de refugiado

• Lineamientos de atención para los solicitantes de reconocimiento de la condición de refugiado que sean mujeres y niños, niñas y adolescentes.

• Lineamientos de atención para los solicitantes de reconocimiento de la condición de refugiado que se encuentran en condición de discapacidad.

En flujograma Actividad 10 se adiciona registro “Acto Administrativo”

8

Definiciones: Se elimina el texto ítem relacionado con servidor público. Documentos asociados: Se elimina código de Caracterización de producto, toda vez que según la normatividad vigente se cambió formato. Registros: Eliminar el formato DP-FO-142. Sistemas de Información y Otros Medios electrónicos: Se elimina Base de datos atención al público. Tablero de Control de Correspondencia oficial. Se agrega la Base de Datos control de tutelas. Políticas de operación: se elimina párrafo relacionado con atributos del buen servicio. Se ajusta la distribución de los párrafos numerando los subtítulos.

9

En Sesión 1° la CONARE el 29 de enero de 2019, aprobó “por unanimidad los doce (12) perfiles propuestos”, los cuales se adaptaron en el Formato Entrevista Personal Escrita- (según el perfil), razón por la cual se actualiza esta información en los registros asociados, documentos asociados y flujo de proceso.

10

Se actualizan los lineamientos a seguir frente a los cambios planificados o no planificados. Se incluyen lineamientos asociados los elementos de propiedad del cliente. Se ajustan los puntos de control incluyendo el tratamiento a las salidas no conformes. Se ajustan cambios planificados y no planificados especialmente sobre la coyuntura actual.

Ministerio de Relaciones Exteriores República de …...• Ley 1755 de 2015 “Por medio de la cual...

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