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Actualizado al 02 de julio de 2013

Tribunal Aduanero Nacional

Manual de Procedimientos

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

TRIBUNAL ADUANERO NACIONALACTUALIZADO POR:

Elka Jiménez Morera

Remitido para publicación 02/07/2013

FIRMA DE APROBACIÓN: REVISADO POR:

Loretta Rodríguez Muñoz No. de Pág. 18

PRESENTACIÓN

El "Manual de normas generales de Control Interno para la Contraloría General de la República y las entidades y órganos sujetos a su fiscalización", establece en su capítulo Cuarto, referente a las Normas Generales relativas a las actividades de control, que la Administración debe adoptar las medidas necesarias para ejercer el control en todas las etapas de los procesos que integren su actividad.

En el caso del Tribunal Aduanero Nacional, desde Mayo del 2000, se implementó un Control de Expedientes junto con su correspondiente Manual de procedimientos1.

Actualmente producto de la experiencia adquirida, se cuenta con un Manual de Procedimientos de Control de Expedientes, que ha sido ajustado de acuerdo a los cambios introducidos al irte procedimental, en busca de la eficiencia y eficacia en la ejecución de las competencias conferidas, adicionándosele a éste los procedimientos de transmisión para estudio vía electrónica de los expedientes previamente digitalizados, y la posibilidad para el usuario de que se le transmitan las sentencias que se dictaminen por medios electrónicos, en los supuestos en que así lo solicite expresamente, de forma tal que el documento de cita, represente fielmente las variables propias de la función sustantiva desarrollada.2

Entre otros fines, se busca ratificar nuestro compromiso con las políticas emanadas por la Administración en cuanto a la transparencia en la gestión pública. Este instrumento, aparejado al Registro de Control de Expedientes facilita tanto la fiscalización como la rendición de cuentas. De igual forma permite la toma de decisiones oportunas con el propósito de alcanzar las metas en el Plan de acuerdo a la normativa vigente.

Y como objetivo general se pretende centralizar el control de expedientes sometidos al conocimiento del Tribunal Aduanero Nacional, desde su ingreso, estudio, votación, asignación, redacción, firmas, notificación y notificación del mismo.

1 Memorándum Número 011-2000 de fecha 15 de Mayo de 2000. 2 Iniciativas aprobadas mediante término de correos electrónicos del 23 de febrero de 2012 y 21 de febrero de 2012 respetivamente.







POLÍTICAS VIGENTES:

Si consideramos que las políticas son pautas que establecen parámetros para tomar decisiones y lineamientosgenerales para el comportamiento organizacional, así como normas que condicionan la forma en que deben lograrse los objetivos y desarrollarse las estrategias, a continuación se enuncian las políticas vigentes:

1. Todo expediente que ingrese debe contar con un respaldo documental de la condición en que se recibe así como indicar el número de folios que contiene.En caso de que lo remitido a este Tribunal no concuerde con lo que se señala en el documento de traslado, se procederá a efectuar la anotación que deje constancia de las inconsistencias detectadas.

2. Todo movimiento interno del expediente desde su ingreso, debe quedar debidamente registrado en un control centralizado donde se deja constancia del seguimiento del mismo desde que ingresa hasta que se remite a su oficina de origen.

3. Luego de recibir un expediente debe asignársele la numeración, la cual va por año y de manera consecutiva.

4. En el expediente debe quedar constancia de todos y cada uno de los trámites realizados durante la etapa de instrucción (foliaturas, providencias, etc.).

5. Previo a la votación de un expediente, debe rotarse entre todos los Jueces para su revisión y análisis.

6. La solicitud de nombramiento de suplentes debe efectuarse al menos con 10 días hábiles) de anticipación.

7. Todo caso que se vaya a someter a votación, se le comunicará por escrito a los miembros de Tribunal al menos con un día de antelación.







8. La asignación de expedientes para redacción, se hará conforme al rol establecido en igualdad de condiciones independientemente de la materia a tratar.3En el caso de la Presidencia la asignación de expedientes para redacción, se efectuará en la misma forma que para el resto de miembros del Colegiado, salvo en el caso que se registren ausencias mayores a quince días naturales de la Asistente de Presidencia ya sean, entre otros, por vacaciones o incapacidad en cuyo caso se aplicará el acuerdo tomado el quince de mayo de dos mi siete que establece los siguiente; “salvo en el caso de la Presidencia, a quien se le asignará un caso, por cada dos que le haya correspondido al resto del Colegiado. No correspondiéndole salto en el primer caso que se le asigne. El cambio administrativo se da con la idea de uniformar la carga de trabajo.De igual manera en el caso de ausencias mayores a quince días naturales del Juez Instructor ya sean, entre otros, por vacaciones o incapacidad o vacancia del puesto, se aplicará el acuerdo supra señalado, al ser que las funciones de instrucción serian asumidas en su totalidad por el Asistente de Presidencia, de acuerdo a lo establecido en el Manual de Cargos del Tribunal Aduanero Nacional.

9. Todo voto debe tener su respectiva constancia en el Libro de Votos.

10. El Tribunal dependiendo de la cantidad de asuntos por votar, sesionará ordinariamente una vez por semana y extraordinariamente cuando lo estime la Presidenta.

11. En la redacción de las notas y los votos salvados deberán prevalecer los principios éticos que la profesión exige para estos casos. Asimismo con el objeto de contar con mayor equidad y equilibrio en la asignación de redacción de sentencias de los Jueces de tal forma que se logre una distribución equitativa del trabajo asignado se establece que si el Juez o los Jueces que con la votación respectiva le o les hubiese correspondido según el rol establecido, la redacción de la sentencia, y que ejerza en ese caso concreto su derecho de voto salvado, se le asignará la redacción del próximoexpediente en que concurra con la mayoría, según el orden alfabético establecido. Igual procedimiento se aplica en el caso de las inhibitorias.4

12. Cada miembro de Colegiado debe presentar en los tres primeros días hábiles de cada mes, un informe sobre el estado de los expedientes asignados.

13. Las anotaciones que se realicen en el “Registro de Control de Expedientes” no podrán tener tachaduras ni borrones, En caso de que se incurra en error material

3Mediante acuerdo tomado en la sesión del 03 de noviembre de 2009 se determino eliminar el acuerdo tomado en la sesión del 08 de junio de 2006.4 Según acuerdo tomado en la sesión de las nueve horas con diez minutos del 15 de mayo de 2007.







al consignar información en una casilla del Registro, mediante la elaboración de una nota, en el apartado correspondiente (observaciones), se indicarán los datos correctos además de señalar el nombre de la persona que está realizando esa modificación.

14. En todas aquellas casillas en las que no se deba consignar información alguna, deberán ser marcados o “matados” los espacios, cada tres meses.

15. Para facilitar la revisión de los datos consignados en el “Registro de Control de Expedientes”, en caso de que medie una Nota, la casilla en que conste tal situación deberá resaltarse mediante el uso de un marcador fosforescente.

16. A fin de no vulnerar el “Registro de Control de Expedientes” quincenalmente, se revisará el movimiento que han tenido los expedientes para constatar la correcta aplicación del procedimiento durante el período en estudio.

17. En caso de que deban agregarse hojas adicionales al “Registro de Control de Expedientes”, el Juez Instructor deberá preparar un Acta que justifique tal actuación.

18. Una vez iniciada la rotación de expedientes para la revisión de la resolución respectiva y recolección de firmas, la correcta custodia de los mismos es responsabilidad exclusiva del funcionario al que éste se encuentre asignado, por lo que no es permitido el trasladar expedientes fuera de las instalaciones del Tribunal Aduanero Nacional, a no ser que sea para funciones propias del cargo,tales como en el caso de las notificaciones que se practiquen.La descarga de expedientes que rotendebido a la etapa del procedimiento en que se encuentren en formato físico debe de ser efectuada de forma directa y personal ante el Asistente o Auxiliar del Tribunal, de manera que le permita verificar por parte de quien entrega un expediente de la rebaja del mismo en el registro respectivo.

19. Una vez que se haya instruido el expediente, o bien se determine a cuál expediente en trámite corresponde un documento ingresado, el Juez Instructor trasladará el físico de los mismos al Notificador o en su defecto a la Asistente o Auxiliar del Tribunal, para que se proceda a digitalizarlos, mediante la utilización del scanner que con tal propósito se ha habilitado.

El Auxiliar del Tribunal, una vez digitalizado el expediente, procederá a almacenar el mismo en la carpeta de “Jurisprudencia”, a la cual tienen acceso todos los







miembros delColegiado y demás funcionarios autorizados. En el caso de documentos que correspondan a expedientes en trámite, los adicionará al expediente digital creado a los efectos.El Asistente del Tribunal procederá a comunicar lo anterior por medio de correo electrónico a los miembros del Colegiado y demás funcionarios autorizados.

20. En aquellos casos que a juicio de la Presidencia sea necesario, se procederá a la reproducción íntegra del expediente sometido a estudio para su posterior votación, siendo que en éstos supuestos la entrega a efectos del estudio de los expedientes reproducidos, se efectuará de acuerdo a la cantidad de copias fotostáticas efectuadas, a los miembros del Colegiado que corresponda en forma equitativa y en atención a las cargas de trabajo, registrándose la entrega de éstos ejemplares reproducidos, en los mismos términos que los originales y de forma simultánea, a la asignación de estudio de un expediente que a su vez cuenta con un ejemplar reproducido de forma exacta, en el registro denominado “Control de Ingreso y Asignación de Expedientes” de este Tribunal, no habiendo por tanto desmérito de los registros seguidos al efecto, en cuanto a los controles en la asignación de expediente y sus tiempos de estudio. 5

CONSIDERACIONES GENERALES

El Tribunal Aduanero Nacional está constituido por siete Jueces, entre los cuales uno funge como Presidente del Colegiado.

El personal de apoyo está compuesto por: un Juez Instructor, un Encargado de Planificación y Control Interno, un Asistente de Presidencia, un Asistente Administrativo y un Notificador.

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE EXPEDIENTESTRIBUNAL ADUANERO NACIONAL

I. INGRESO DE EXPEDIENTES

Este subproceso consiste en el registro de datos que permitan identificar claramente los expedientes que ingresan al Tribunal producto de la presentación de un Recurso 5 Directriz 001-2011 del 25 de octubre de 2011.







de Apelación por Inadmisión, una solicitud de Aclaración y Adición, un Recurso de Amparo y otros (Recurso de Nulidad, Recurso de Reposición, gestiones presentadas directamente por las partes). Para tal efecto se utiliza el Registro denominado “Ingreso e Instrucción de Expedientes”. También se verifica que el expediente concuerde con lo indicado en el oficio de remisión del mismo, en cuanto a folios y documentos adjuntos, si no es así, se hace una anotación en el oficio (original y copia) de remisión del expediente, corrigiendo las inconsistencias.

El responsable de este subproceso será elAsistente y Auxiliar del Tribunal.

Al momento en que ingrese un nuevo expediente o es presentado por parte de un particular un Recurso de Apelación por Inadmisión, una solicitud de Aclaración y Adición, un Recurso de Amparo y otros (Recurso de Nulidad, Recurso de Reposición, gestiones presentadas directamente por las partes), el Asistente o Auxiliar del Tribunal deberá dar acuse de recibo, sellando tanto el original que quede dentro del expediente como las copias del Oficio que mantiene el Servicio Nacional de Aduanas o el particular según corresponda, en donde aparecerán:

La fecha, La hora de recibo, La cantidad de folios que contiene el expediente,6

En caso de que el expediente esté acompañado de varios legajos, deberá indicarlo desglosando la cantidad de folios por legajo.

Debe asignársele un número interno consecutivo registrado a su vez en la "Hoja de Ingreso e Instrucción de Expedientes". En este registro se detallará:

El número de Expediente (año que corresponda y número de consecutivo)

La fecha de ingreso, Nombre del recurrente o de su representante legal ,

6Para ello deberá revisar cuidadosamente que la numeración que lleva el expediente sea consecutiva en cada uno de los folios. En caso de que observase algún error, deberá indicarlo mediante una nota tanto en el expediente que se recibe como en el Oficio de remisión del expediente emitido por parte de la Dirección General de Aduanas. Tratándose de documentos presentados directamente por el recurrente con carácter de Recurso de Apelación, una Adición y Aclaración o una Apelación por Inadmisión si no se acompañare al escrito algún documento que fue mencionado en el mismo, igual advertencia se tendrá que hacer en elexpediente que se levante al efecto y en el escrito de recibido del particular.







El número de resolución que apela, La cantidad de folios que contiene el expediente Procedencia: Dirección General de Aduanas, Aduana

u otro, Tipo de Asunto (La clasificación puede ser: Apelación

por Inadmisión, Adición y Aclaración. Recurso de Amparo. Acción de Inconstitucionalidad, Apelación de Derecho, otros (Recursos de Nulidad, Recursos de Revisión).

En caso de que el expediente esté acompañado de varios legajos, deberá indicarlo desglosando la cantidad de folios por legajo.

Tratándose del ingreso de un Recurso de Amparo, se debe seguir un trámite independiente en cuanto a la contestación del mismo aunque para efectos de control se le asignará un número interno consecutivo7.

En el caso de documentos presentados directamente por el recurrente con carácter de Recurso de Apelación, una Adición y Aclaración o una Apelación por Inadmisión, de igual manera se le asignará un número consecutivo de expediente, aunque en el caso de la Adición y Aclaración se procederá a mantener el número original del expediente correspondiente a la sentencia objeto del recurso, adicionándose la letra A de forma posterior al año respectivo del expediente.

Una vez finalizado el trámite de inserción de datos en el control manual y en el informático, que identifiquen claramente el expediente, se traslada al Juez Instructor para que proceda con lo relativo a su función.

Documentación nueva:

En este caso de un nuevo documento o del cumplimiento de lo solicitado mediante Providencia o Auto, el Asistente o el Auxiliar del Tribunal igualmente deberá dar acuse de recibo, sellando tanto el original como las copias del Oficio presentado por el recurrente o el Servicio Nacional de Aduanasindicando:

La fecha, La hora de recibo,

7 Sesión del 27 de Mayo de 2003. "Punto 1.3: Tratándose del ingreso de un Recurso de Amparo, se debe seguir un trámite independiente en cuanto a la contestación del mismo aunque para efectos de control se le asignará un número interno consecutivo y se asignará conforme al rol establecido, sin ninguna excepción, incluso sin importar si la persona que le corresponde responder por el rol está o no en voto de mayoría".







La cantidad de folios que contiene el escrito y el tipo de documentación aportada.

Acto seguido anotará los datos en el Registro de Correspondencia y lo trasladará al Juez Instructor, quien localizará el expediente, a los efectos de que el Auxiliar Administrativo proceda a incorporarel(los) documento(s) y efectuar su respectiva foliación,escaneando la documentación respectiva e incorporándola al expediente digitalizado y archivado en la carpeta digital compartida para efectos de contención de archivos de expedientes escaneados,situación que se comunicará a todos los miembros del Colegiado mediante correo electrónico, indicando en la Hoja de Ingreso de Instrucción de Expedientes:

La fecha de recibido La fecha de Incorporación al expediente El tipo de documento incorporado

II. INSTRUCCIÓN DEL EXPEDIENTE

Este subproceso contempla varias funciones entre las cuales se puede enunciar: la revisión de los requisitos de admisibilidad del recurso (forma y tiempo), la verificación a lo largo del proceso de que el expediente esté completo, el proceso de reposición de documentos y/o expedientes, la solicitud de Jueces Suplentes, la emisión de Providencias, la tramitación de solicitudes de audiencia y la transcripción de la audiencia y su revisión. Para algunas de las funciones se utiliza el Registro denominado "Ingreso e Instrucción de Expedientes".

Es responsabilidad estrictamente del Juez Instructor velar que durante todo el proceso el expediente esté completo y debidamente foleado.

El responsable de este subproceso será el Juez Instructor.

2.1 El Juez Instructor recibe el expediente firmando en la casilla de recibido correspondiente.

2.2 Procede a revisar la foliatura de manera que los folios se encuentren ubicados de acuerdo a la cronología en que sucedieron los hechos. En caso







de que el orden esté incorrecto, procederá a ordenar el(los) folio(s) donde corresponda dejando una constancia de lo actuado en el expediente.

2.3 De seguido revisará el expediente verificando el cumplimiento de los requisitos de admisibilidad del recurso. De ser necesario, emitirá la(s) Providencia(s) necesaria(s) a fin de completar el expediente. Consignando la numeración de la misma en la casilla respectiva en la "Hoja de Ingreso e Instrucción de Expedientes". Posteriormente lo trasladará al notificador para que notifique a todas las partes interesadas. El notificador deberá entregarle el comprobante donde conste la notificación y la fecha en que practicó tal diligencia con el fin de que esa información aparezca en la casilla respectiva y pueda completar la casilla de "Fecha de Vencimiento de la Providencia", y con ello pueda controlar el vencimiento de la providencia.

Sólo en el caso de que se requiera determinar la acreditación de un Agente de Aduanas, el Juez Instructor verificará mediante el sistema informático administrado por la Dirección General de Aduanas, la condición del Auxiliar respectivo, dejándose constancia al efecto en el expediente, además se procederá a incorporar en éste las impresiones del sistema correspondientes.

2.4 Verificada la posible formulación de una inhibitoria por parte de algún Juez, en cuyo caso una vez digitalizado el expediente y puesto por correo electrónico a disposición de los juecesse le comunicará a los jueces de las posibles inhibitorias para el estudio y trámiterespectivo.

2.5 Una vez instruido el expediente el Juez Instructor procederá a devolver el Expediente al Auxiliar o Asistente del Tribunal, asimismo deberá consignar en la casilla "Devolución del Juez Instructor", la cantidad de folios con la que cuenta el expediente, la fecha y hora que es entregado el expediente. Este procedimiento podría variarse cuando sea necesario para el cumplimiento de metas o por razones de conveniencia cuando se haya incrementado sustancialmente el volumen de ingreso de los recursos de apelación presentado ante el Tribunal, ambos a juicio de la Presidencia.8

2.6 Una vez que se haya instruido el expediente, o bien se determine a cuál expediente en trámite corresponde un documento ingresado, el Juez Instructor trasladará el físico de los mismos al Notificador o en su defecto a la Asistente o Auxiliar del Tribunal, para que se proceda a digitalizarlos, mediante la utilización del scanner que con tal propósito se ha habilitado.

8 Según acuerdo tomado en la sesión de las ocho horas con diez minutos del 11 de octubre de 2006







La Asistente del Tribunal, una vez digitalizado el expediente, procederá a almacenar el mismo en la carpeta de “Jurisprudencia”, a la cual tienen acceso todos los miembros de los Colegiados y demás funcionarios autorizados. En el caso de documentos que correspondan a expedientes en trámite, los adicionará al expediente digital creado a los efectos.

III. ROTACIÓN

Este subproceso consiste en que el expediente es puesto a disposición de todos los Jueces miembros del Colegiado para que lo conozcan. Para tal efecto se utiliza el apartado del registro denominado "Rotación de Expedientes".

Los responsables de este subproceso serán el Auxiliar y el Asistente del Tribunal. Y en lo que les concierne, los miembros del Colegiado.

3.1 Una vez digitalizado el expediente, o agregado el escrito respectivo a uno ya existente, la Asistente o Auxiliar del Tribunal notificará, por correo electrónico, de forma unísona a los siete Jueces del Tribunal, siendo que la fecha y hora en que se envíe dicho correo electrónico, será la que se computará en el “Registro de Control de Expedientes” como parámetro de entrega para cada uno de los miembros del Colegiado.

Finalizado el estudio del expediente digitalizado, el Juez correspondiente, le informará por medio de correo electrónico tal situación al Asistente o Auxiliar del Tribunal, de manera que éste proceda a su descargo en el libro único de “Control de Seguimientos de Expedientes”, de forma que conste fehacientemente el momento en el cual se concluyeron los estudios respectivos, siendo así factible el agenda los asuntos a votación utilizándose como parámetro la cantidad de jueces que han analizado los expedientes asignados.

Tanto para el caso de la comunicación a los miembros del Colegiado como de la descarga de expedientes, se procederá a respaldar los correos de comunicación respectiva por parte de la Asistente Administrativa en un archivo físico establecido para los efectos mediante impresión de los mismos, así como en carpeta digital creada con éste propósito, la cual será







trimestralmente reproducida en disco compacto y almacenada tanto dentro como fuera de las instalaciones del Tribunal Aduanero Nacional, siguiéndose el protocolo establecido para el resguardo de información.

Los expedientes en formato físico serán custodiados por el Juez Instructor, a los efectos de que se encuentren disponibles en consulta de documentos para los miembros del Colegiado que así lo soliciten, siendo que de tal situación se guardará constancia en un registro asignado a los efectos.

3.2Una vez que el caso es revisado y estudiado, el expediente que haya sido solicitado será devuelto al Juez Instructor, - previa firma en la casilla respectiva por parte del Juez Instructor- a efecto de que lo custodie hasta el día de la votación por si algún otro miembro desee consultarlo previo a la deliberación.

3.3. Cuando se trate de ingreso de documentación nueva que deba ser revisada por los Jueces que integran el Colegiado el Auxiliar o Asistente del Tribunalanotará en la casilla denominada “Tipo de documento que rota” la cual está ubicada en el “Control de rotación de expedientes”la documentación nuevaque ingresa, y consignará en la casilla que corresponda, la fecha y la hora enque recibe el escrito cada Juez, escaneándose la documentación respectiva e incorporándola al expediente digitalizado y archivado en la carpeta digital compartida para efectos de contención de archivos de expedientes escaneados, situación que se comunicara a todos los miembros del Colegiado mediante correo electrónico

Impedimentos, Excusas y Recusaciones

INHIBITORIAS:En apego a lo que estipulado el artículo 51 del Código Procesal Civil, en aquellos casos en que un juez estuviere impedido para conocer el caso, deberá inhibirse para que los otros miembros del Colegiado lo declaren separado en caso de que proceda. Para la redacción de un Auto por Inhibitoria, la asignación del mismo se hará ad-hoc de acuerdo al rol establecido, no contando para efectos de estadística de los casos asignados.

RECUSACIÓN:







En caso de que se presente un escrito de recusación en contra de uno o varios miembros del Colegiado, una vez ubicado el expediente al que corresponde, se le dará traslado al Juez (ces) recusado(s) para que en el plazo de 24 horas proceda a elaborar escrito haciendo constar sí reconoce o no como ciertos los hechos que sele alegan para recusarle. Seguidamente el Juez Instructor elaborará resolución de traslado a la parte contraria para que se refiera al mismo.9

Una vez transcurrido el plazo, se continuará con el procedimiento conforme lo establece el artículo 65 del Código Procesal Civil.

En caso de que los otros miembros del Colegiado declaren separar al (los) Juez (ces) recusado(s), se gestionará el nombramiento del Juez suplente correspondiente.

Para la redacción de un Auto por Recusación, la asignación del mismo se hará ad-hoc de acuerdo al rol establecido, no contando para efectos de estadística de los casos asignados.

EXCUSA:En este caso se procederá conforme a lo que estipula el artículo 82 del Código Procesal Civil.

Para la redacción de un Auto por Excusa, la asignación del mismo se hará ad-hoc de acuerdo al rol establecido, no contando para efectos de estadística de los casos asignados.

SUPLENTES:Si se requiere del nombramiento de suplente(s), elJuez Instructor gestionará ante el Departamento de Gestión de Potencial Humano del Ministerio de Hacienda (la Unidad Técnica de Recursos Humanos) el (los) nombramiento(s) respectivo(s) por lo menos con 10 días de antelación.

El procedimiento seguido para estos efectos deberá aplicarse igualmente en caso de goce de vacaciones legales o por licencias con goce de salario por antigüedad por parte de cualquier Miembro del Colegiado, quedando a discreción de la Presidencia la indicación de la solicitud de nombramiento así como el plazo para el(los) nombramiento(s).

Previo a la deliberación y votación se le asignará para su revisión y estudio el expediente (s) al (los) Juez (ces) Suplente(s), dejando constancia con su firma en el Registro de Control de Expedientes, del recibido del(os) mismo(s). El

9 3 días de plazo.







Auxiliar o asistente del Tribunal será el encargado de consignar el nombre del(os) Juez (ces) suplente en el apartado que corresponda.

IMPOSIBILIDAD DE VOTO CONFORME DE TODA CONFORMIDAD:

Cuando se requiera aplicar el Artículo 171 del Código Procesal Civil, se seguirá el mismo procedimiento establecido para el nombramiento de Jueces suplentes.

Una vez que el Juez suplente es nombrado, en los casos en que proceda, el Juez Instructor notificará a las partes dicho nombramiento a efecto de que puedan presentar las recusaciones que consideren oportunas.

IV. RESOLUCIÓN EN SENTIDO ESTRICTO

Este subproceso consiste en que una vez conocido el caso se procede con la deliberación y votación del mismo. Para tal efecto se utiliza el Registro denominado "Votación y emisión de sentencia final".

Es responsabilidad estrictamente del Juez Instructor la comunicación del señalamiento de audiencias otorgadas por el Colegiado, así como levantar la transcripción de la audiencia y revisarla.

La responsable del subproceso de votación será la Presidencia. A cargo de ella está la elaboración de la Agenda de votación y la convocatoria a sesionespara lo cual contará con el apoyo del Juez Instructor.

4.1 Una vez que así lo determine la Presidenciase agentará el expediente respectivo para sudeliberación y votación según una Agenda de votación10 emitida al efecto a través del Juez Instructor o Auxiliar del Tribunal. La convocatoria a sesión deberá realizarse vía correo electrónico y con al menos un día de antelación sin perjuicio de que se incorporen nuevos asuntos a juicio de la Presidencia.

4.2 En caso de que sean nombrados Jueces suplentes se deben preparar Agendas de votación independientes y al Juez suplente se le hará entrega físicamente de la agenda de votación previo acuse de recibo.

10 En la Agenda se debe de incluir el número de expediente y el nombre de las partes recurrentes.







Los responsables del subproceso de la deliberación y emisión del Voto serán los Jueces. Y en lo que les concierne, tanto el Juez Instructor como el Auxiliar o Asistente Administrativo.

4.3 De acuerdo con la Agenda de votación de la Presidencia, los asuntos serán votados por el Colegiado.

4.4 Luego de la deliberación se procede a votar cada expediente. En el formato para la asignación de Expedientes la Presidencia consignará el nombre del Juez redactor11.

4.5 La asignación se hará conforme al rol establecida en igualdad de condiciones independientemente de la materia a tratar, ya sea de trámite normal o de menor complejidad12.13En el caso de la Presidencia la asignación de expedientes para redacción, se efectuará en la misma forma que para el resto de miembros del Colegiado, salvo en el caso que se registren ausencias mayores a quince días naturales de la Asistente de Presidencia ya sean, entre otros, por vacaciones o incapacidad en cuyo caso se aplicará el acuerdo tomado el quince de mayo de dos mi siete que establece los siguiente; “salvo en el caso de la Presidencia, a quien se le asignará un caso, por cada dos que le haya correspondido al resto del Colegiado. No correspondiéndole salto en el primer caso que se le asigne. El cambio administrativo se da con la idea de uniformar la carga de trabajo. De igual manera en el caso de ausencias mayores a quince días naturales del Juez Instructor ya sean, entre otros, por vacaciones o incapacidad o vacancia del puesto,etc, se aplicará el acuerdo supra señalado, al ser que las funciones de instrucción serían asumidas en su totalidad por el Asistente de Presidencia, de acuerdo a lo establecido en el Manual de Cargos del Tribunal Aduanero Nacional.

11

El formato de asignación comprende 3 columnas: 1) Nombre de los Jueces en orden alfabético, 2) Número de Expediente y 3) Fecha de asignación. La asignación se hará conforme al rol establecido en igualdad de condiciones independientemente de la materia a tratar.

12 Mediante acuerdo de la sesión del 03 de noviembre del 2009 se determinó el acuerdo de 08 de junio de 2006.

13Mediante acuerdo tomado en la sesión del 03 de noviembre de 2009 se determinó eliminar el acuerdo tomado en la sesión del 08 de junio de 2006.







4.6 En caso que en la votación respectiva algún juez o jueces les hubiese correspondido según el rol establecido la redacción de la sentencia, y que ejerza en ese caso concreto su derecho de voto salvado, se le o les asignará laredacción del próximo expediente en que concurra con la mayoría, según el orden alfabético establecido. Igual procedimiento se debe seguir en el caso de las inhibitorias14

4.7 Cada expediente votado tendrá su constancia en el Libro de Votos, el que debe contener:

El número de voto consecutivo anual La hora y fecha de su adopción, El nombre del Juez redactor responsable de la redacción

final, La identificación del asunto resuelto (partes, número de

resolución recurrida, número de expediente), Transcripción literal de la parte resolutiva de la sentencia15.

4.8 Levantado en borrador el voto por parte del Juez redactor, le será entregado junto con el expediente al Auxiliar o Asistente del Tribunal, quien se encargará de transcribirlo en limpio y será firmado por la Presidencia. El original se archivará en el Libro de Votos y una copia la adjuntará y foliaráel Auxiliar Judicial en el expediente.

4.9 En el caso de que se voten asuntos definidos de Menor Complejidad, de acuerdo a lo establecido en el “Manual para casos de Menor Complejidad”, se seguirá el procedimiento anterior, con la salvedad de la asignación para su redacción en el registro diferenciado, que para estos supuestos sigue la Presidencia.

El formato del documento debe incluir en la parte de debajo de la hoja de las firmas, las siglas del Auxiliar Judicial como garantía de la fidelidad del texto.

V. REDACCIÓN DE SENTENCIA FINAL

14 Según acuerdo tomado en la sesión del 15 de mayo de 2007 y Minuta del 06 de febrero del 2008.15 Para ello deberá revisar cuidadosamente que la numeración que lleva el expediente sea consecutiva en cada uno de los folios. En caso de que observare algún error, deberá indicarlo mediante una nota en el Oficio de remisión del expediente.







Este subproceso consiste en que una vez votado el caso se procede con la redacción de la sentencia. Para tal efecto se utiliza la sección delRegistro denominado "Votación y emisión de sentencia final".

El responsable de este subproceso serán el Juez redactor.

5.1 Una vez levantado y firmado el voto, el Auxiliar o Asistente del Tribunal anotará en las casillas respectivas la información de interés (fecha de votación y número de voto, número de sentencia y nombre del redactor) y le entregará el expediente al Juez redactor, consignando en la hoja " Votación y Emisión de Sentencia final" su nombre, la fecha y hora de recibido del mismo.Debe de tenerse en cuenta que el número de sentencia a asignar debe de concordar con el número ascendente del voto.

VI. ROTACIÓN PARA REVISIÓN Y RECOLECCIÓN DE FIRMAS DE MAYORÍA

Este subproceso consiste en que una vez redactada la sentencia, se procede con la revisión y ajustes de la misma. Para tal efecto se utiliza el apartado del Registro denominado " Votación y emisión de sentencia final".

El responsable de este subproceso será el Auxiliar o Asistente del Tribunal. Y en lo que les concierne, los Jueces.

6.1 Una vez que el Juez redactor tiene la sentencia impresa, devolverá el expediente junto con la misma para que el Auxiliar o Asistente del Tribunalse encargue de rotarla para revisión y recolección de firmas de mayoría.

6.2 De acuerdo a la carga de trabajo de los Juecesel Auxiliar o Asistente del Tribunal seleccionará y remitirá de primero la sentencia final a los miembros del Colegiado que votaron en mayoría, de éstos, se hará la entrega de último a los Jueces que si bien votaron en mayoría, tienen que elaborar nota. Todos firmaran el recibido. La fecha y la hora únicamente serán consignadas por el Auxiliar o Asistente del Tribunal, en presencia de cada Juez. Asimismo cuando le es devuelto el expediente junto con la sentencia, el Auxiliar o Asistente del Tribunal deberá firmar en la casilla correspondiente (devolución). Igual procedimiento se seguirá en los casos de los Jueces Suplentes.

Aquellos casos en los que a la sentencia se les han hecho observaciones, se deberá rotar nuevamente hasta contar con la aprobación final por parte de







todos los Jueces de mayoría. Para este efecto en la casilla denominada “Detalle de tarea a realizar”, el Auxiliar o Asistente del Tribunal anotará si el nuevo traslado obedece a correcciones a sentencia o a algún otro aspecto.

6.3 Cuando todos esos miembros han firmado la sentencia, el Auxiliar o Asistente del Tribunal consignará en la casilla respectiva la fecha en que la sentencia cuenta ya con dichas firmas.

VII. ROTACIÓN DE EXPEDIENTE PARA REDACCIÓN DE NOTAS

Este subproceso consiste en que una vez redactada la sentencia, se procede con la rotación del expediente para la redacción de notas. Para tal efecto se utiliza la sección del Registro denominada " Emisión de voto salvado/notas y notificaciones”

El responsable de este subproceso será el Auxiliar o Asistente del Tribunal. Y en lo que les concierne, el(os) Juez(ces) que redactará(n) la nota.

7.1 Si el expediente tiene notas, el Auxiliar o Asistente del Tribunal consignará en la casilla correspondiente los nombres de los responsables de la redacción de la misma, la fecha y hora de entrega de la sentencia final junto con el expediente de referencia.

7.2 Una vez que todos los miembros a quienes corresponde la redacción de notas, han redactado sus observaciones el expediente será devuelto al redactor para que incluya la(s) nota (s) en la sentencia. Esta información deberá enviársele al redactor vía correo electrónico o mediante cualquier medio electrónico que tenga a disposición.

7.3 Una vez que el ponente tiene la sentencia completa (ha incorporado las notas), imprime el documento en limpio para la firma de los miembros correspondientes y se lo entrega al Auxiliar del Tribunal firmando en la casilla correspondiente.

VIII. ROTACIÓN DE EXPEDIENTE PARA REDACCIÓN DE VOTO SALVADO

Este subproceso consiste en que una vez redactada la sentencia, se procede con la rotación del expediente para la redacción de votos salvados. Para tal efecto se utiliza el Registro denominado “Emisión de voto salvado/notas y notificaciones”.







El responsable de este subproceso será el Auxiliar o Asistente del Tribunal. Y en lo que les concierne el(os) Juez(ces) disidente(s) que redactará(n) el voto salvado.

8.1 Si el expediente tiene votos salvados, el Auxiliar o Asistente del Tribunal consignará en las casillas correspondientes los nombres de los responsables de la redacción, la fecha y hora de entrega de la sentencia final junto con el expediente de referencia.

8.2 Al ser que todos los miembros de minoría han redactado sus observaciones, el expediente será devuelto al redactor para que incluya cada voto salvado en la sentencia. Esta información deberá enviársele al redactor vía correo electrónico.

8.3 Una vez que el ponente tiene la sentencia completa (ha incorporado los votos salvados), imprime el documento en limpio para la firma de los miembros disidentes y se lo entrega al auxiliar o Asistente del Tribunal firmando en la casilla correspondiente.

IX REVISIÓN FINAL DE ASPECTOS FORMALES

Este subproceso consiste en que una vez que la sentencia está lista para notificar, se procede con la verificación de que todos los aspectos de forma estén completos.

El responsable de este subproceso será el Juez Instructor y en lo que le concierne, el Auxiliar o Asistente del Tribunal

9.1 Estampadas todas las firmas, en la sentencia original, el expediente debe ser revisado por el Juez Instructor quien verificará si no falta alguna nota(s) y/o voto(s) salvado(s).

IX. NOTIFICACIÓN







Este subproceso consiste en que una vez que la sentencia está lista, se procede con la notificación a efecto de finiquitar con el caso. Para tal efecto se utiliza el sector del Registro denominado " Emisión de voto salvado/notas y notificaciones”

El responsable de este subproceso será el notificador y en lo que le concierne, el Auxiliar o Asistente del Tribunal.

9.1 Habiéndose cumplido los requisitos de procedimiento, el notificador recibe el Expediente final y firma el Registro donde aparece la fecha de tal acto.

9.2 El notificador al recibir el expediente prepara las Constancias de notificación a las partes con una copia para el Tribunal y el original la incorpora al expediente.

9.3 Luego de notificar al recurrente, el notificador llena la Constancia de Notificación para la oficina de remisión del expediente sea esta una Aduana o la Dirección General de Aduanas. En ella se especifica la cantidad de folios y legajos que incorpora, en una descripción detallada.

9.4 Una vez realizadas todas las notificaciones, el Notificador entregará las copias de las mismas al Asistente Administrativopara que las incorpore en el archivo de sentencias respectivo, para el cierre del caso en concreto. De igual forma comunicará de inmediato vía correo electrónico a cada redactor de la fecha en que fue practicada la notificación incluyendo todos aquellos datos que permitan una clara identificación del caso.

9.5 En el supuesto que así lo solicite el recurrente, se procederá a remitírsele la sentencia o documentos a notificar mediante correo electrónico, previa verificación de la viabilidad de la cuenta de correo establecida por el usuario como medio para atender notificaciones, en éstos supuestos se transmitirá digitalmente el archivo respectivo en formato no modificable por el receptor, levantándose las constancias de notificación respectivas previa impresión del respaldo de la comunicación realizada.

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