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Ministerio de

Hacienda

Manual de Procedimientos Administrativo-Financiero

Dirección General de Contrataciones Públicas

Elaborado por

Departamento de Planificación y Desarrollo

Junio 2010

Manual de procedimientos Administrativo-Financiero




Departamento de Planificación y Desarrollo Junio 2010 Página 3 de 26

Índice

I.ASPECTOS GENERALES ............................................................................................................ 5

A. Base Legal ................................................................................................................................................ 6

B. Objetivo ..................................................................................................................................................... 7

C. Funciones del Departamento Administrativo y Financiero establecidas en el Manual de

Organización y Funciones. ......................................................................................................................... 8

D. Estructura Orgánica ............................................................................................................................. 11

II. Normativas de Control Interno ........................................................................................ 12

III. Procedimientos del Área .................................................................................................. 24

Hoja de Firmas .......................................................................................................................... 25

Control de Modificaciones del Manual ............................................................................ 26




INTRODUCCIÓN

El presente manual de procedimientos del Departamento Administrativo y

Financiero de la Dirección General de Contrataciones Públicas, es un

instrumento de información y consulta, que permitirá identificar claramente las

responsabilidades correspondientes de los responsables del área en sus

actividades del día a día, así como el cumplimiento de las Políticas y normativas

de control interno y que emanan de cada uno de los Órganos Rectores dentro

del Sistema de Gestión Financiera. El mismo permite tener una visión de

conjunto del quehacer del área, el cual constituye una guía para la realización

del trabajo y la delimitación de las responsabilidades, a la vez que puede

utilizarse como instrumento en los procesos de inducción y capacitación de los

recursos humanos actuales y los que sean reclutados a partir de su puesta en

vigencia.




I.ASPECTOS GENERALES




A. Base Legal

Ley No. 5-07, del 5 de enero de 2007,del Sistema Integrado de

Administración Financiera del Estado.

Ley No. 340-06, del 18 de agosto del 2006, sobreCompras y Contrataciones

de Bienes, Servicios, Obras y Concesiones.

Ley No. 449-06, del 6 de diciembre del 2006, quemodifica la Ley No. 340-06

sobre Contrataciones de Bienes, Servicios, Obras y Concesiones.

Ley No.423-06, del 17 de noviembre del 2006, orgánica de Presupuesto del

Sector Publico.

Ley No.567-05, del 13 de Diciembre del 2005, de la Tesorería Nacional.

Ley No.126-01, mediante la cual se crea la Dirección General de

Contabilidad Gubernamental.

Ley No.10-07, de la Contraloría General de la República y del Control Interno

Decreto No. 490-07, del 30 de agosto del 2007, mediante el cual se aprueba

el Reglamento de Compras y Contrataciones de Bienes, Servicios y Obras.

Decreto No. 489-07, del 30 de agosto de 2007,que aprueba el Reglamento

Orgánico Funcional de la Secretaría de Estado de Hacienda.

Resolución Núm. 345-09, de la Secretaría de Estado de Hacienda, que

aprueba la estructura organizativa de la Dirección General de

Contrataciones Públicas.




B. Objetivo

El objetivo principal del Departamento Administrativo-Financiero es el de

elaborar el anteproyecto de presupuesto, en coordinación con el

Departamento de Planificación y Desarrollo, así como planificar, dirigir y

procesar las operaciones administrativas y financieras de la institución,

velando por el cumplimiento de las políticas, normas y procedimientos

establecidos y garantizando el uso y manejo de los recursos físicos y

financieros con eficiencia, eficacia y economía, dentro de un ambiente de

transparencia.




C. Funciones del Departamento Administrativo y Financiero

establecidas en el Manual de Organización y Funciones.

a) Apoyar el funcionamiento de la institución mediante la prestación de los

servicios básicos requeridos, en particular en lo referente a suministro,

registros contables, correspondencia y archivo, mantenimiento general y

seguridad, dirigiendo, coordinando y supervisando su buena marcha.

b) Implementar las acciones tendentes a optimizar los recursos financieros,

humanos y materiales disponibles para ofrecer un buen servicio en

términos de suministro de materiales y equipos, correspondencia y

archivo, mantenimiento, mayordomía, aseo y limpieza, recepción, entre

otros.

c) Coordinar y supervisar las labores de remodelación, reparación y

mantenimiento de equipos y planta física que se realicen en la institución.

d) Velar por el buen estado, limpieza y seguridad de las áreas físicas,

equipos y mobiliarios de la institución.

e) Coordinar y supervisar las labores de mantenimiento y mayordomía.

f) Supervisar los trabajos de carpintería, plomería, electricidad y demás

reparaciones que se realicen en la institución.

g) Revisar y tramitar las solicitudes de reparaciones y mantenimientos

generales de los equipos y mobiliarios de la institución.

h) Velar por la debida recepción, guarda y suministro de materiales y

equipos dentro de la institución.

i) Establecer en coordinación con el Departamento de Planificación y

Desarrollo las normas y procedimientos para la asignación, uso y

conservación de los equipos y vehículos.

j) Tramitar el seguimiento del pago de la nómina del personal fijo y

contratado.




k) Garantizar el funcionamiento de un adecuado sistema de gestión de

correspondencia y archivo.

l) Realizar las operaciones de compras de bienes y adquisición de servicios

a través del Sistema de Compras y Contrataciones Públicas, así como dar

seguimiento a aquellas órdenes pendientes de recepción.

m) Gestionar la recepción de los bienes, su colocación en el almacén y su

entrega o distribución a las unidades organizativas correspondientes,

previa verificación de las especificaciones y cantidades indicadas.

n) Velar porque se mantengan actualizados los registros y controles de los

cheques expedidos y compromisos pendientes de pago de la institución.

o) Elaborar y tramitar los libramientos de pago a través del SIGEF, previa

verificación de la disponibilidad de las cuotas de compromiso.

p) Mantener actualizado el registro contable e inventario de mobiliario y

equipos de la entidad.

q) Supervisar y verificar que los documentos soporte de los cheques y

libramientos a ser tramitados, cumplan con las normas establecidas.

r) Verificar y actualizar la nómina del personal en base a los movimientos

del mes, generar el archivo correspondiente y tramitarlo a través del

SIGEF a la Contraloría General de la República.

s) Suministrar y obtener informaciones de la Dirección General de

Presupuesto, sobre el presupuesto de la institución.

t) Elaborar y controlar el programa para la ejecución de los desembolsos de

las partidas rutinarias del presupuesto de la institución.

u) Preparar los informes financieros relativos al presupuesto a solicitud del

superior inmediato, de la Dirección General de Presupuesto u otros

organismos competentes.

v) Preparar el plan operativo anual el cual incluye el requerimiento

presupuestario y de capacitación del departamento y los planes de

trabajo trimestrales que soporten dichas actividades.




D. Estructura Orgánica

Estructura Escalar

Organigrama Estructural

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO

DIVISION FINANCIERA

DIVISION SERVICIOS GENERALES

SECCION ARCHIVO Y

CORRESPONDENCIA

DIRECTOR GENERAL

Departamento Administrativo y Financiero, con:

División Financiera

División de Servicios Generales

Sección de Archivo y Correspondencia




II. Normativas de Control Interno




1. CONTROLES INTERNOS ÁREA DE BANCO (DESEMBOLSOS)

a. Debe aperturarse cuentas corrientes a nombre de la institución en el

Banco de Reservas debidamente autorizadas por la Contraloría

General de la República.

b. Los cheques deben ser firmados por el incúmbete de mayor jerarquía

y otro funcionario autorizado de manera oficial.

c. Todos los pagos realizados en la institución de monto mayor al 10% del

total del fondo de caja chica, se efectuarán mediante la emisión de

cheques.

d. Los cheques deben ser prenumerados y expedidos en secuencia

numérica.

e. Los cheques expedidos deben ser solicitados previamente y ésta

solicitud debe ser aprobada por el incumbente de mayor jerarquía.

f. Las personas que firman los cheques deben asegurarse de que exista

provisión suficiente de fondos para cubrir el mismo, antes de firmarlos.

g. Las firmas de las personas autorizadas a firmar cheques, deben tener

la autorización de la Contraloría General de la República, previo a su

envío al banco.

h. Las firmas de las personas autorizadas a firmar cheques deben ser

canceladas y notificadas al banco a través de la Contraloría General

de la República.

i. Bajo ninguna circunstancia se deben firmar cheques en blanco.

j. Al presentar un cheque a la firma, al mismo deberá anexarse toda la

documentación justificativa del pago y las personas que los firman

deben asegurarse de que la misma es correcta y completa.




k. Las personas que firman los cheques deberán asegurarse de que los

mismos estén correctamente confeccionados en lo que se refiere a

número, cantidad, valor, beneficiario y concepto.

a. Los cheques deben confeccionarse con copias, y a la copia que

avala el registro contable deberá anexársela la documentación

correspondiente.

b. La documentación justificativa de los pagos deberá ser cancelada

con un sello con la inscripción “pagado”, en el cual se indique el

número y a la fecha del cheque, para prevenir duplicidad de pagos

o utilización irregular de dicha documentación.

c. La custodia de los cheques expedidos pendientes de entrega, debe

ser supervisada por la oficina de Tesorería y en su defecto por el

cajero pagador, quién mantendrá registro de dichos cheques.

d. Los cheques expedidos deberán ser registrados oportunamente en los

libros de contabilidad de la institución por personal independiente a

su confección, aprobación, custodia, etc.

e. No deben expedirse cheques al portador.

f. Los cheques expedidos a nombre de cajeros, pagadores, bancos y a

nombre de la propia institución deben tener en el detalle la

información específica del concepto y la naturaleza del pago.

g. Las cuentas bancarias deben ser conciliadas cada 30 días (mes

comercial), para controlar la existencia de efectivo en los bancos y

determinar el balance real al final de cada período. Las

conciliaciones deben ser preparadas por personas independientes

del manejo y registro del efectivo. Estas personas deberán obtener

explicaciones satisfactorias por todo el período anormales de tránsito,

tanto de cheques como de depósitos y cualquier diferencia

detectada en la realización de la referida operación, deberán

hacerse los registros de lugar en los libros contables (ajustes).

h. Los cheques anulados deben ser mutilados en el área de las firmas

para prevenir su uso irregular y deben ser archivados junto a la copia

que es utilizada para el registro contable.




i. Deben usarse máquinas protectoras de cheques.

j. En caso de que utilice máquina o sello para firmar, la persona cuya

firma es estampada deberá mantener supervisión sobre los controles

propios de la máquina, tales como: Doble llave, control de totales

firmados, control de números de cheques firmados, etc.

k. La transferencia de efectivo de una cuenta bancaria a otra debe

estar autorizada por el incumbente de mayor jerarquía y otro

funcionario competente.

l. Todo pago efectuado por la institución debe ser realizado

observando todas las reglas de contabilidad gubernamental.

m. Es responsabilidad del incumbente de mayor jerarquía, el encargado

del área financiera y del Auditor interno, velar por el cumplimiento de

estos controles.

2. CONTROLES INTERNOS FONDO CAJA CHICA

a. Los fondos de caja chica deberán ser utilizados solamente para

pagos de poco monto.

b. Los desembolsos de caja chica no deben exceder de 10% del monto

total del fondo.

c. Los pagos por caja chica se realizan mediante volantes definitivos

prenumerados de imprenta expedidos en secuencia, y volantes

provisionales para controlar la entrega de efectivo previo al

desembolso real, el cual se liquidará con los comprobantes. Los

volantes provisionales no podrán permanecer más de tres días en

caja.

d. Los volantes de caja chica deberán ser firmados por la persona que

aprueba el pago y por quien recibe el dinero.

e. Debe anexarse a los volantes definitivos de caja chica, toda la

documentación justificativa por los pagos efectuados.




f. La documentación justificativa de los pagos por caja chica deberán

cancelarse con un sello fechador con la inscripción “pagado” y a la

fecha del desembolso.

g. Para la reposición del fondo de caja chica debe haberse consumido

el 60% del monto total del fondo.

h. El cheque de reposición debe hacerse por el total de los

comprobantes y a nombre del custodia.

i. Los cheques de reposición deben indicar los números de los

comprobantes que se reponen.

j. Está prohibido el cambio de cheques a través del fondo de caja

chica.

k. Está prohibido el pago de sueldos a través del fondo de caja chica.

l. El fondo de caja chica debe mantenerse separado de cualquier otro

fondo que opere la institución, y el custodia no debe tener acceso al

efectivo recibido de los clientes u otro depósito.

m. Los volantes de caja chica deben ser autorizados por el funcionario

del área donde se solicite el desembolso y por el encargado del área

financiera.

n. No se permitirá el manejo de dos fondos de caja chica por una sola

persona.

o. Cualquier cambio en el monto de caja chica debe realizarse

mediante una comunicación del incumbente de mayor jerarquía.

p. Las políticas para el manejo adecuado de caja chica deben ser

entregadas por escrito al responsable del manejo de la misma.

q. Las facturas no deben ser fraccionadas para eludir el monto de

desembolsos.




r. El encargado del fondo no debe tener acceso a los registros de

contabilidad, relacionado con el manejo del efectivo.

s. El fondo de caja chica debe ser arqueado esporádicamente y

sorpresivamente por el auditor interno o por cualquier otro

departamento que sirva de control financiero.

t. Es responsabilidad del incumbente de mayor jerarquía, el encargado

del área financiera y del auditor interno, velar por el cumplimiento de

estos controles.

3. CONTROLES INTERNOS DE LOS ACTIVOS FIJOS

a. Debe existir una política que contemple lo siguiente:

b. Clasificación del activo (terreno, edificio, maquinarias, mobiliarios,

etc.)

c. Procedimiento de autorización para adiciones, custodia, disposición y

transferencia de activo fijo.

d. Niveles de responsabilidad en las adiciones, custodia, disposición y

transferencia de activo fijo.

e. Deben separarse las funciones de compra y custodia de activo fijo.

f. Debe mantenerse un estricto control sobre aquellas propiedades que

se pueden extraviar con facilidad como herramientas y envases,

utensilios y útiles de oficina, entre otros.

g. Cada activo fijo debe tener una tarjeta con todos los datos

necesarios o registrados a través de una base de datos en el

computador.

h. Auditoría interna debe realizar inventarios periódicos de los activos

fijos para compararlo con el tarjetero o con el listado emitido por la

computadora.




i. Los activos fijos deben estar respaldados por una póliza de seguro y la

cobertura de ésta debe ser revisada periódicamente.

j. Debe crearse un código para identificar cada unidad del activo fijo.

k. Las reparaciones mayores de un 5% del costo del activo deben

capitalizarse.

l. Se llevará un registro detallado de los activos totalmente depreciados

que todavía se encuentren en uso.

m. Los jefes departamentales y de oficinas son los responsables por la

custodia de los activos y tienen la obligación de informar cualquier

cambio en el estado de los bienes bajo su cuidado.

n. El traslado de un activo fijo tener la aprobación del incumbente de

mayor jerarquía, el encargado del área financiera, el encargado del

área administrativa, y del auditor interno.

o. Los activos fijos en desuso o chatarra se deben descargar a Bienes

Nacionales, en atención a las normativas existentes.

4. CONTROLES INTERNOS DE LAS CUENTAS POR PAGAR

a. Las requisiciones, órdenes de compras de bienes y servicios, que dan

origen a las cuentas por pagar deben estar aprobadas por el

incumbente superior jerárquico.

b. Las requisiciones y órdenes de compra que le dan origen, deben estar

prenumeradas de imprenta, y utilizadas en rigurosa secuencia

numérica.

c. Deben estar segregadas las funciones de compra, recepción y

registro de las cuentas por pagar.

d. La mercancía recibida debe ser rigurosamente examinada, para

determinar si hay faltantes, y se informará al departamento de

compra de tal situación.




e. Las facturas se enviarán directamente al departamento de

contabilidad y se registrarán de inmediato las cuentas por pagar.

f. Auditoría interna supervisará en todos los casos, que se comparen las

facturas contra las órdenes de compras y los reportes de recepción

que dan origen a las cuentas por pagar.

g. Tanto la factura como la orden de compra deben ser canceladas en

el mismo momento en que se efectúa el pago de la deuda.

h. Los estados de cuentas de los proveedores deben ser revisados y

conciliados con los saldos del departamento de contabilidad.

i. Los cheques para saldar estas cuentas serán registrados, con un

concepto claro que explique los desembolsos.

j. Todas las cuentas por pagar deben registrarse antes de efectuar el

pago.

k. Se deben atender las solicitudes de confirmación de cuentas por

pagar.

l. Se debe preparar una relación mensual de cuentas por pagar con sus

respectivos comprobantes y conciliarla con la cuenta control.

m. Es responsabilidad del incumbente de mayor jerarquía, el encargado

del área financiera, y el auditor interno velar por el cumplimiento de

estos controles.

5. CONTROLES INTERNOS DE LA NÓMINA

a. Que la contratación de personal y la fijación de sueldos sean

debidamente autorizadas por el incumbente de mayor jerarquía y se

reporten oportunamente los aumentos, las deducciones y cambios se

salarios en el personal.

b. Que el tiempo trabajando por los empleados sea registrado

adecuadamente y estén debidamente autorizadas las variaciones de




diferencias de sueldos por cambio de actividad, vacaciones,

ausencias, días festivos, etc.

c. Que el cálculo de las percepciones y la aplicación del costo de la

nómina en contabilidad sean correctas.

d. Que las deducciones de la nómina sean controladas y registradas

adecuadamente.

e. Que el pago de la nómina se haga en forma adecuada, en

cumplimiento de todas las disposiciones, leyes y decretos existentes

con relación a los pagos por concepto de sueldos.

f. Que las novedades en cuanto a salidas del personal sean reportadas

en forma oportuna a fin de que se elimine el pago correspondiente

en la nómina.

g. Que las deducciones de leyes sean oportunas y correctas.

h. Se debe rotar periódicamente el personal encargado de efectuar el

pago de la nómina.

i. Está prohibido el pago de sueldo por medio del fondo de caja chica

u otro fondo.

j. Todas las nóminas deben estar firmadas por el incumbente de mayor

jerarquía, el encargado de nóminas y el encargado del área

financiera.

k. Los empleados deben firmar la nómina o la copia del cheque que

permanece en el cronológico de cheques expedidos, como

constancia de haber recibido el sueldo.

l. Auditoría interna debe supervisar periódicamente el pago de la

nómina.

m. Debe habilitarse una cuenta bancaria especial para el pago de la

nómina.

n. Deben establecerse políticas y reglamentos de personal.




o. Las horas extras y compensaciones deben calcularse separadas del

sueldo normal.

p. Deben investigarse los cheques no cobrados en un tiempo prudente.

q. Debe haber una clara asignación de funciones y responsabilidades.

r. Las funciones de registro y pago de la nómina, deben estar

estrictamente segregadas.

s. El incumbente de mayor jerarquía, el encargado del área financiera,

y el auditor interno son los responsables del cumplimiento de estos

controles.

6. CONTROLES INTERNOS DEL PROCESO DE COMPRAS

a. Todas las compras deben estar amparadas por ordenes de compras

prenumeradas, debe llevar el sello gomígrafo de la institución y estar

firmada por incumbente de mayor jerarquía.

b. Verificar que la recepción del producto o servicio comprado sea

realizada por una persona especializada, independiente del que

compra los artículos y del que controla la existencia.

c. Ninguna actividad de compra debe iniciarse hasta que la existencia

correspondiente alcance el punto mínimo fijado.

d. Verificar que la institución compre los artículos que necesite y de la

calidad deseada.

e. Verificar que los precios son los mejores que la institución puede

razonablemente obtener bajo la misma circunstancia.

f. Verificar que los artículos comprados sean de la necesidad de la

institución.

g. Toda orden de compra debe estar amparada en una requisición o

pedido originada en un departamento diferente al que ejecuta la

compra.




h. Verificar que se pague por materiales, equipos y servicios cuya

compra se ha autorizado y los cuales han sido recibidos a

satisfacción.

i. Verificar las cotizaciones de los proveedores.

j. La orden de compra debe especificar claramente.

k. Datos relativos al proveedor.

l. Especificaciones generales de los artículos a comprar con descripción

y referencia completa.

m. Condiciones en que ejecuta la compra.

n. Lugar y fecha de entrega de las mercancías.

o. Lugar y fecha de entrega de las mercancías.

p. Verificar que las cotizaciones tengan el sello de la casa proveedora,

el Registro Nacional de Contribuyente (RNC) de ésta y a la firma de la

persona que cotiza.

q. Nadie debe efectuar pedidos verbales.

r. Todas las compras se harán de una forma práctica, abierta y en libre

competencia.

s. Cuando se realizan compras mediante la celebración de concursos

públicos, se deben remitir a la Contraloría General de la República la

base de dichos concursos y la indicación de base legal o

reglamentaria para la celebración del concurso.

t. El incumbente de mayor jerarquía, el encargado del área financiera,

el encargado del área administrativa y el auditor interno son los

responsables de que se cumplan estos controles internos.




7. CONTROLES INTERNOS DE ALMACÉN DE MATERIALES DE OFICINA Y/O EQUIPOS

a. El encargado de almacén debe mantener bajo estricta seguridad, los

materiales y/o equipos en almacén.

b. El encargado de almacén debe darle entrada a todos los materiales

y equipos adquiridos, comparando la orden de compra con la

factura o conduce enviado por el proveedor.

c. El encargado de almacén deberá informar diariamente, al

encargado de compra, sobre el mínimo de existencia de los artículos

bajo su responsabilidad y éste supervisar lo informado.

d. Mantener al día de las tarjetas en base a las salidas por requisiciones

de materiales de los departamentos o secciones y entradas de

compras.

e. El encargado de almacén debe llenar un informe de consumo de

materiales de oficina por departamento y remitirlo al encargado del

área administrativa con copia al auditor interno.

f. El inventario del almacén de materiales de oficina y/o equipos serán

verificados, evaluados y controlados por el Departamento de

Auditoría Interna.

g. El incumbente de mayor jerarquía, el encargado del área financiera,

el encargo del área administrativa y el auditor son los responsables del

cumplimiento de estos controles.




III. Procedimientos del Área




Hoja de Firmas

Elaborado Por:

Lic. Alliett Ortega

Departamento de Planificación y Desarrollo Dirección de Contrataciones Públicas

Revisado Por:

Lic. Isabel Bello Departamento Administrativo- Financiero

Dirección de Contrataciones Públicas

Aprobado Por:

Dr. Eric Omar Hazim Director General de Contrataciones Públicas




Control de Modificaciones del Manual

REV. DESCRIPCION DEL CAMBIO APROBACION DEL

CAMBIO

FECHA

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