MINISTERIO DE EDUCACIÓN DE CHILE-2008

MINISTERIO DE EDUCACIÓNOFICINA DE ARCHIVO

PROYECTO DE REDISEÑO:

SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Presentación

• Desde el año 2001 se estableció un proyecto de desarrollo e implementación de tecnologías tendientes a apoyar la Administración y Gestión Documental de la Oficina de Archivos del Ministerio de Educación.

• Se establecieron diversas etapas de desarrollo, para ir mejorando el acceso a la información, entre las que se cuentan:

Presentación

• Implementación de un entorno de red para la Oficina de Partes y Archivo

• Incorporación de la Digitalización, como un medio adicional a la Microfilmación de los Documentos Oficiales Decretos, Resoluciones y Leyes con servicio de Base de Datos OnBase.

• Desarrollo de un servicio Web-Intranet para proveer información de la Documentación Oficial del Mineduc., para los usuario internos.

Consulta y transformación de Doctos.

• Se diseño e implementó un Sistema de Consulta de Documentos usando el software FileMaker.

• Se adquiere una WorkStation para tranformar los documentos microfilmados a documentos digitales .

B.D. de consulta en F.M.

FICHA DEL DOCTO.

• Formato de consulta

Consulta de Doctos. Digitalizados en OnBaseConsulta de Doctos. Digitalizados en OnBase

Respuesta de la consulta de Doctos. Digitalizados.

Etapa de Desarrollo.

• Creación del Área de Digitalización de la Oficina de Archivo.

• Se realiza el rediseño del sistema de consulta web intranet.

AREA DE DIGITALIZACIÓN

Desarrollo de un servicio Web-Intranet

• Se diseño e implementó un Sistema de Consulta de Documentos usando un servicio web intranet.

• Se adquiere una segunda WorStation para transformar los documentos microfilmados a documentos digitales .

WEB INTRANET

• Se desarrolla el sitio web intranet

• Se incorpora la información digitalizada para ponerla a disposición de los usuarios internos y para enviarla a usuarios externos via e-mail.

WEB INTRANET

WEB INTRANET

Desventaja de esta aplicación:

• Requiere del uso de dos software para su funcionamiento que son el FileMaker para saber la materia y el Navegador Explorer para encontrar el documento. Esto se pretende mejorar con el Sistema de Gestión Documental.

SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL

• Se solicita al Depto., de Informática y Computación, desarrollar esta aplicación.

• Se plantean los requerimientos que debe cumplir el sistema de acuerdo a las necesidades de la Oficina de Partes en sus áreas de Numeración y Tramitación y de la Oficina de Archivos.


En las diapositivas que siguen se muestra lo logrado por el nuevo sistema actualmente en uso en el Ministerio de Educación.


Visualización del documento

Participantes

• Departamento de Informática y Computación, Ingeniero Sr. Mauricio Herrera Astudillo encargado de proyectos Institucionales.

• Oficina de Archivos, Área de Digitalización: Mario Caracuel Romero,

• Juan Robles O.


MUCHAS GRACIAS.

Sistema de Gestión Documental :

http://w3app.mineduc.cl/Documento/ListaConsultaDocumento

mailto:[email protected]



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