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MINISTERIO DE AGRICULTURA, GANADERÍA Y ALIMENTACIÓN

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS UNIDAD ESPECIAL DE EJECUCIÓN DEL PROGRAMA BOSQUES

Y AGUA PARA LA CONCORDIA

Viceministerio de Desarrollo Económico Rural -VIDER- UNIDAD ESPECIAL DE EJECUCIÓN

02.03.06.00.00.00.00

Guatemala, Julio 2,013

Manual de Normas y Procedimientos de la Unidad Especial de Ejecución del Programa

Bosques y Agua para la Concordia

Asistencia Administrativa: Director de Planeamiento

Autorizó: Director del Programa

Aprobó: Ministro de Agricultura, Ganadería y Alimentación

1

ÍNDICE

DESCRIPCIÓN PÁGINA Presentación 2 Marco Legal 3

CAPÍTULO I

GENERALIDADES DEL MANUAL

Objetivo General 5 Objetivos Específicos 5 Alcance 5 Normas Generales 6

CAPÍTULO II

PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD ESPECIAL DE EJECUCIÓN PROGRAMA BOSQUES Y AGUA PARA LA CONCORDIA

Solicitud de Ingreso al Programa y Asignación de Proyecto

02.03.06.00.00.00.01 8

Autorización del Terreno y Ejecución de Proyectos 02.03.06.00.00.00.02 12

Forma de Pago por Proyecto Ejecutado 02.03.06.00.00.00.03 18

Registro y Control de Adquisiciones del Programa

02.03.06.00.00.00.04 22

Controles Administrativos 02.03.06.00.00.00.05 25 Glosario de Siglas 29

Glosario de Símbolos 30






2

PRESENTACIÓN

La Unidad Especial de Ejecución del Programa Bosques y Agua para la Concordia del

Ministerio de Agricultura, Ganadería y Alimentación, ha requerido una segunda

versión del Manual de Normas y Procedimientos para establecer los objetivos y

lineamientos organizacionales, que ayudarán a controlar el desarrollo y cumplimiento

de las actividades que se desarrollen dentro de la dependencia.

Esta herramienta administrativa, contiene objetivos y normas de observancia general,

en cada procedimiento, proporcionando a los funcionarios y empleados, un

instrumento que facilita la orientación de las actividades que deberán realizarse en

las dependencias que conforman el Programa, incidiendo de esta manera en el

cumplimiento de las actividades que desarrolle cada responsable que interviene en

los mismos.

Este documento al igual que otras herramientas administrativas se caracteriza por ser

dinámico por optimizar las funciones del personal, por tal motivo está sujeto a mejoras

en la administración actual, así como las que exigen las Leyes vigentes. Toda

modificación a los pasos y/o normas del presente manual deberán hacerse a través

de los canales administrativos procedentes.






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MARCO LEGAL

Artículo 126 Constitución Política de la República de Guatemala.

Artículo 25 Ley del Organismo Ejecutivo, Decreto No. 114-97 del Congreso de la República.

Acuerdo Ministerial 48-2012 del Ministerio de Agricultura, Ganadería y Alimentación -MAGA-

Creación de la Unidad Especial de Ejecución del Programa Bosques y Agua para la Concordia.






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CAPÍTULO I

GENERALIDADES DEL MANUAL






5

OBJETIVO GENERAL Contar con un documento de apoyo en la Unidad Especial de Ejecución del Programa Bosques y Agua para la Concordia, para delimitar la responsabilidad que tiene el personal y los funcionarios que conforman la dependencia. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

1. Orientar al personal de la dependencia en las actividades que tiene asignadas bajo su cargo, para facilitar su desempeño.

2. Responsabilizar a cada puesto de los procedimientos que se realizan dentro de la Unidad Especial de Ejecución del Programa Bosques y Agua para la Concordia, para cumplir con las atribuciones que les competen.

3. Contar con criterios técnicos estandarizados y de cumplimiento que deberán

ser aprobados por autoridades superiores.

ALCANCE El presente Manual está dirigido a la Unidad Especial de Ejecución del Programa Bosques y Agua para la Concordia, así como a los entes externos que mantienen alguna relación con la dependencia, para el buen manejo del presupuesto asignado y el cumplimiento de las metas de la Institución.






6

NORMAS GENERALES 1. La Dirección del Programa, es la responsable de socializar el contenido del

presente Manual con el personal bajo su cargo.

2. El presente Manual administrativo, es de observancia general y obligatoria dentro del Programa, el cual garantiza la efectividad y certeza en el buen uso y cumplimiento de las funciones.

3. Debido a las necesidades de reforestación y/o de mantenimiento a nivel nacional, la falta de protección de fuentes de agua, erosión de la tierra, incendios forestales, contaminación del medio ambiente, y otros, se consideró necesario dividir el país en ocho regiones para el desarrollo del Programa de Bosques y Agua para la Concordia, quedando de la siguiente manera:

Región 1: Petén e Izabal. Región 2: El Progreso, Alta Verapaz y Baja Verapaz. Región 3: Zacapa, Chiquimula, Jutiapa y Jalapa. Región 4: Santa Rosa, Escuintla, Suchitepéquez y Retalhuleu. Región 5: San Marcos y Quetzaltenango. Región 6: Huehuetenango. Región 7: Quiché y Totonicapán. Región 8: Sololá, Chimaltenango, Guatemala y Sacatepéquez.

4. Es responsabilidad del Director del Programa de Bosques y Agua para la Concordia, garantizar la socialización continua y aplicación del presente Manual, de tal manera que en el momento que las condiciones lo exijan, se modifique o actualice a través de las acciones administrativas que correspondan.






7

CAPÍTULO II

PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD ESPECIAL DE EJECUCIÓN DEL PROGRAMA BOSQUES Y AGUA PARA LA CONCORDIA






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UNIDAD ESPECIAL DE EJECUCIÓN DEL PROGRAMA BOSQUES Y AGUA PARA LA

CONCORDIA Código 02.03.06.00.00.00.01 Páginas

SOLICITUD DE INGRESO AL PROGRAMA Y ASIGNACIÓN DE PROYECTO

Fecha Julio 2013 4

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Establecer un procedimiento para que las personas interesadas en ingresar a los Proyectos del Programa Bosques y Agua para la Concordia, presenten las solicitudes de admisión, participación y asignación en el Proyecto a ejecutar. NORMAS DEL PROCEDIMIENTO: 1. Toda persona interesada en ejecutar Proyectos de Reforestación, Mantenimiento u

otro, deberá entregar expediente, conteniendo los siguientes documentos: Solicitud de ingreso al Programa con firma o huella del solicitante. Fotocopia completa de la cédula de vecindad o del DPI del solicitante y del

beneficiario, si éste se consignara en la solicitud. 2. El Monitor de Campo y/o el Técnico de Campo serán los responsable de recibir los

expedientes completos a los solicitantes, los cuales serán revisados para verificar su contenido, elaborando un listado con los documentos adjuntos en forma electrónica; y una vez ordenados los expedientes los traslada al Supervisor Regional.

3. El Supervisor Regional es el responsable de recopilar los expedientes completos

de cada Departamento que conforma la Región a su cargo, los cuales deben coincidir con:

a. Nombres y apellidos consignados en los listados estén escritos tal y como

aparecen en el documento de identificación presentado por el solicitante.

b. Los expedientes deberán contener los documentos establecidos en el numeral 1 de este apartado para trasladarlos al Jefe del Departamento de Operaciones de Desarrollo Forestal.






9

4. El Jefe del Departamento de Operaciones de Desarrollo Forestal es el responsable de revisar y analizar los expedientes para ver si cumplen con los requisitos establecidos, emitiendo un informe técnico por todos los expedientes presentados por Departamento y los traslada al Departamento Jurídico.

5. Si uno o varios expedientes no llenas los requisitos establecidos por el

Departamento de Operaciones de Desarrollo Forestal, se devolverá al Supervisor Regional para completar la información faltante.

6. El Jefe del Departamento Jurídico, revisará con su equipo de trabajo que lo

contenido en la Norma 3 se cumpla a cabalidad en cada expediente, para el cumplimiento de los requisitos establecidos y emisión de dictamen jurídico por Departamento, los cuales se trasladarán al Director del Programa.

7. El Director del Programa emitirá resolución por Departamento, con base en el

informe técnico y dictamen jurídico favorable, en la que declare si se admite a los solicitantes para que participen en la ejecución de los Proyectos de Reforestación, Mantenimiento u otro asignado por parte del Departamento de Operaciones de Desarrollo Forestal.

8. Cada expediente deberá cumplir con todos los requisitos establecidos por el

Departamento de Operaciones de Desarrollo Forestal, de lo contrario se devolverán al Departamento que corresponda para que se cumpla con lo resuelto.

9. El Departamento de Operaciones de Desarrollo Forestal con base en la resolución

emitida por el Director del Programa, procederá a la asignación del Proyecto correspondiente a los interesados.






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RESPONSABLE No. PROCEDIMIENTO

Solicitante 1 Entrega expediente con solicitud y documentos adjuntos para ingresar al Programa. (Ver norma 1)

Monitor de Campo y/o Técnico de Campo

2 Verifica que el expediente este completo. No, Devuelve el expediente incompleto al solicitante. Si, Recibe y sigue paso 3

3 Ordena los expedientes con listado electrónico para trasladarlos al Supervisor Regional. (Ver norma 2)

Supervisor Regional 4 Recopila, revisa y analiza las solicitudes y los documentos para verificar que estén completos por Departamento. (Ver norma 3)

Jefe del Departamento de Operaciones de Desarrollo Forestal

5

Revisa y verifica los expedientes para emitir informe técnico por Departamento. (Ver norma 4) No están completos, los devuelve al Supervisor Regional para correcciones. Si están completos, los traslada al Departamento Jurídico.

Jefe del Departamento Jurídico 6

Revisa y analiza el expediente y emite dictamen jurídico por Departamento. (Ver norma 6) No es favorable, lo remite al Departamento de Operaciones de Desarrollo Forestal. Si es favorable, lo envía al Director del Programa y sigue paso 7.

Director del Programa 7 Emite resolución final por Departamento con base en

el informe técnico y dictamen jurídico.

8 Remite expedientes al Departamento de Operaciones de Desarrollo Forestal.


9 Asigna los Proyectos de las personas admitidas. (Ver norma 7) -------------------FIN DEL PROCEDIMIENTO----------------






11

El interesado entrega solicitud dirigida al

Director del Programa con los documentos

requeridos al Monitor de Campo y/Técnico de

Campo.

1

Completo

Lo devuelve al solicitante para correcciones.

Recibe y revisa la solicitud y documentos

presentados por el interesado,.

2 4

Recopila los expedientes por cada Departamento a su

cargo y revisa la coincidencia del

nombre del solicitante con su documento de identificación y demás

documentos presentados.

5

Recibe los expedientes y analiza si cumplen

con los requisitos establecidos y elabora

informe técnico por Departamento

Favorable

Lo devuelve al Supervisor Regional para correcciones.

6

Revisa y analiza los expedientes para emitir dictamen jurídico por cada Departamento.

Favorable

Lo devuelve al Departamento de Operaciones de

Desarrollo Forestal para la enmiendas

necesarias.

7

Con base en el informe técnico y dictamen jurídico, emite la resolución que

corresponda por Departamento, y remite el

expediente al Departamento de

Operaciones de Desarrollo Forestal.

8

El Departamento de Operaciones de

Desarrollo Forestal asigna el Proyecto a los

solicitantes.


Ordena los expedientes y elabora un listado

electrónico, y los remite al Supervisor

Regional.

3






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UNIDAD ESPECIAL DE EJECUCIÓN DEL PROGRAMA BOSQUES Y AGUA PARA LA

CONCORDIA Código 02.03.06.00.00.00.02 Páginas

AUTORIZACIÓN DEL TERRENO Y EJECUCIÓN DE PROYECTOS

Fecha Julio 2013 6

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Contar con un procedimiento para el ingreso y trámite de los expedientes con las solicitudes respectivas en las que se propone el terreno para ser autorizado con el objeto de utilizarlo en la ejecución del Proyecto asignado en el Programa. NORMAS DEL PROCEDIMIENTO: 1. Los propietarios o poseedores de terrenos que soliciten ingresar al Programa,

deberán contar con terreno que tenga vocación forestal o que sea apto para ejecutar los Proyectos definidos en el presente Manual, conjuntando y entregando expediente al Técnico de Campo y/o Monitor de Campo, cumpliendo con los requisitos siguientes: a. Para terrenos de propiedad y/o posesión municipal, comunal, asociación,

cooperativa, estatal o de otra entidad de tipo colectivo, el titular de terreno presenta solicitud adjuntando la siguiente documentación:

- Fotocopia completa de la cédula de vecindad o DPI del Representante legal.

- Fotocopia del nombramiento del Representante Legal de la entidad propietaria o poseedora.

- Fotocopia completa del acta de toma de posesión y Acuerdo emitido por el Tribunal Supremo Electoral del Alcalde Municipal o lo que corresponda según el caso.

- Fotocopia del título con el cual se acredita la propiedad o documento que acredite su posesión. Para el caso de comunidades indígenas, bastara con el visto bueno que le den a la solicitud presentada el representante o grupo interesado en efectuar el Proyecto definido por el Programa.

b. Para terrenos otorgados por el INTA, fondos sociales, FONTIERRA y otros organismos del Estado, a beneficiarios de dichas entidades, se deberán presentar los mismos documentos del inciso a en lo que fuere aplicable.






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c. Para terrenos con vocación forestal, que por su ubicación sean de interés y utilidad comunitaria reforestarlos o darles mantenimiento para protección de las fuentes de agua que abastezcan a una comunidad, la comunidad interesada solicitará al propietario o poseedor del terreno que autorice su incorporación a uno de los Proyectos del Programa. Si el propietario o poseedor concede la autorización, dirigirá una solicitud al Director del Programa adjuntando los siguientes documentos:

- Fotocopia del título que acredita la propiedad o el documento que justifica la posesión del terreno.

- Fotocopia de la cédula de vecindad o DPI del propietario o poseedor.

d. Para terrenos con vocación forestal, de propiedad o posesión individual, que puedan ser aptos para reforestar o darles mantenimiento para la protección de las fuentes de agua o algún otro Proyecto del Programa, el propietario o poseedor presentara solicitud dirigida al Director del Programa adjuntando los documentos establecidos en el inciso anterior.

2. Los Proyectos a ejecutar en el Programa Bosques y Agua para la Concordia, son:

a. Reforestación. b. Mantenimiento. c. Prevención de incendios forestales. d. Protección de fuentes de agua. e. Saneamiento de las áreas en donde se encuentran basureros clandestinos. f. Acequias para la conducción de aguas de escorrentía para la prevención de

deslaves. g. Reforestación con plántulas para la seguridad alimentaria.

Para la realización de todos los Proyectos descritos, se deben presentar los documentos consignados en el numeral 1 de este apartado según sea el caso.

3. Las limitantes para seleccionar y autorizar los terrenos donde se ejecutarán los

Proyectos, son los siguientes: a. Terrenos en propiedad privada individual sin vocación forestal. b. Terrenos con áreas de cultivos y/o pastoreo que por estar dedicados a esa

actividad, no permitan el establecimiento de la plantación, o bien una vez establecida pueda ser dañada.

c. Terrenos a orillas de carretera, que utilizan cierta área para aparcamiento de vehículos que impiden el establecimiento de la plantación.






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d. Terrenos con área de bosque que sufrieron tala inmoderada durante los últimos doce meses.

4. Las responsabilidades que deberá conocer y tener claro el propietario del terreno,

poseedor o el representante legal, según sea el caso, para ejecutar un Proyecto del Programa, son las siguientes: a. Autorizar el uso del terreno para la ejecución de los Proyectos a cargo del

Programa. b. Coordinar con el personal encargado dentro del Programa, la ejecución de las

actividades relacionadas con el Proyecto. c. Acompañamiento técnico y/o supervisión de las actividades a realizar en el

terreno que se autorizó para la ejecución del Proyecto. 5. El Técnico de Campo y/o el Monitor de Campo, al recibir los documentos

descritos en el numeral 1 de este apartado, y estos se encuentran correctos, procederá a realizar y/o determinar lo siguiente:

- Área del terreno a intervenir. - Evaluación del terreno para determinar si es apto para ejecutar el Proyecto. - Croquis de ubicación del terreno.

6. El propietario o poseedor de un terreno tiene que cumplir con las normas y los

requisitos establecidos en el Programa para iniciar las actividades de ejecución del Proyecto, para que el Supervisor Regional emita una nota donde se manifieste el cumplimiento o incumplimiento de las actividades efectuadas en el Proyecto ejecutado y lo remita al Departamento de Operaciones de Desarrollo Forestal, que a su vez emite informe técnico.

7. La Sección de Registro y Control Estadístico es la responsable de elaborar la base de datos de las personas que ejecutaron el Proyecto en cada uno de los terrenos autorizados.

8. El Jefe del Departamento de Operaciones de Desarrollo Forestal conformará el

expediente definitivo para tomar en cuenta que los documentos que todo expediente debe contener, una vez finalizada la ejecución de cada Proyecto asignado por el Programa, con el objeto de iniciar el proceso de pago a los participantes, son los siguientes: a. Solicitud del propietario o poseedor del terreno, donde autorice que se utilice el

terreno.






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b. Fotocopia de cédula de vecindad o DPI del propietario o poseedor del terreno o del Representante Legal, según corresponda al caso.

c. Fotocopia del título que acredita la propiedad o documento que justifica la posesión del terreno.

d. Copia del Acta de nombramiento del Representante Legal. (Si es terreno municipal, Acta de toma de posesión y acuerdo emitido por el Tribunal Supremo Electoral, o lo que corresponda según el caso)

e. Informe técnico de solicitudes de ingreso al Programa emitido por el Jefe del Departamento de Operaciones de Desarrollo Forestal.

f. Fotocopia del listado de personas que realizaron las actividades del Proyecto. g. Fotocopia del dictamen jurídico de admisión al Programa. h. Fotocopia de la resolución de admisión al Programa emitido por el Director del

Programa. i. Hoja de evaluación del terreno. j. Informe técnico del Proyecto ejecutado emitido por el Departamento de

Operaciones de Desarrollo Forestal. k. Nota de traslado del expediente elaborado por el Supervisor Regional. l. Oficio de traslado del expediente emitido por el Departamento de Operaciones

de Desarrollo Forestal.






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Solicitante 1

Presenta solicitud y documentos correspondientes adjuntos al Técnico de Campo y/o Monitor de Campo según los requisitos establecidos para la autorización del terreno para cada caso. (Ver norma 1)

Monitor de Campo y/o Técnico de Campo 2

Verifica que el expediente esté completo y que el terreno cumpla con los requisitos establecidos por el Programa. (Ver norma 5) No, devuelve el expediente al solicitante. Si, determina lo que corresponde con respecto al terreno.

Supervisor Regional

3 Revisa que la documentación cumple con los requisitos solicitados y las normas establecidas para iniciar con la ejecución. (Ver norma 6)

4 Emite nota para establecer el cumplimiento o incumplimiento de las actividades de ejecución.

5 Remite nota al Departamento de Operaciones de Desarrollo Forestal para el trámite correspondiente.


6

Verifica que el expediente cumpla con todos los requerimientos para emitir el informe técnico respectivo. No, remite a donde corresponda para enmienda. Si, remite el expediente a la Sección de Registro y Control Estadístico.

Sección de Registro y Control Estadístico 7 Elabora base de datos con la información de las personas

que participaron en la ejecución del Proyecto. (Ver norma 7)


8

Conforma expediente definitivo una vez ejecutado el Proyecto, con el objeto de iniciar el proceso de pago a los participantes. (Ver norma 8) ----------------------FIN DEL PROCEDIMIENTO--------------------






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SOLICITANTEMONITOR DE CAMPO Y/O TÉCNICO DE CAMPO

SUPERVISOR REGIONALDEPARTAMENTO DE OPERACIONES DE DESARROLLO FORESTAL

SECCIÓN DE REGISTRO Y CONTROL ESTADÍSTICO

Presenta solicitud con los documentos

correspondientes al Monitor de Campo y/o Técnico de

Campo según los requisitos establecidos para el caso.

1

Lo devuelve al solicitante para correcciones.

Completo

2

Revisa y verifica que el expediente esté completo y

que el terreno cumpla con los requisitos establecidos para

determinar y elaborar lo correspondiente con respecto

al terreno.

3

Revisa y analiza si se han cumplido los requisitos y normas establecidas y se inician las actividades de

ejecución.

5

Revisa y analiza el expediente y emite informe técnico. Si

cumple remite el expediente a la Sección de Registro y Control

Estadístico. Si no cumple lo remite a donde corresponda

para enmienda.

6

Elabora la base de datos de las personas que participaron en la ejecución del Proyecto.

Conforma el expediente definitivo una vez ejecutado el

Proyecto con el objeto de iniciar el proceso de pago a los

participantes.

7Terminada la ejecución, emite una nota donde

establezca el cumplimiento o incumplimiento de la s

actividades de ejecución y lo remite al Departamento de Operaciones de Desarrollo

Forestal.

4






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Unidad Especial de Ejecución del Programa Bosques y Agua para la

Concordia Código 02.03.06.00.00.00.03 Páginas

FORMA DE PAGO POR PROYECTO EJECUTADO

Fecha Julio 2013 4

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Establecer la guía para realizarla el pago correspondiente a las personas participantes que han cumplido con efectuar la ejecución asignada en el Proyecto del Programa, conforme a la normativa y requisitos establecidos. NORMAS DEL PROCEDIMIENTO:

1. El Jefe del Departamento de Operaciones de Desarrollo Forestal al haber ejecutado el Proyecto, tiene la responsabilidad de revisar, ordenar y conformar el expediente, para emitir un informe técnico dónde hace constar el cumplimiento de las personas participantes en las actividades asignadas de acuerdo a los requisitos técnicos establecidos en el Programa.

2. El Jefe del Departamento Jurídico es quién revisa y analiza cada expediente que ingresa al Programa, para poder emitir un dictamen jurídico y trasladarlo a dónde corresponde para la continuidad del trámite respectivo.

3. El Director del Programa con base al informe técnico y al dictamen jurídico

favorable, autorizará mediante resolución, se haga efectivo el pago de mil setecientos quetzales exactos (Q.1,700.00) a cada persona participante en el Proyecto ejecutado, realizándose de acuerdo a la disponibilidad presupuestaria y financiera asignada por el Viceministerio de Desarrollo Económico Rural (VIDER).

4. El pago a las personas que participaron en Proyectos ejecutados en el Programa Bosques y Agua para la Concordia, se efectuará por medio de un banco del sistema, dónde previamente se suscribe un convenio o contrato administrativo, según se considere más conveniente, con el Viceministerio de Desarrollo Económico Rural (VIDER), seleccionado a conveniencia de los intereses del Estado, debido a la cobertura de agencias bancarias en la República de Guatemala.






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5. El Director del Programa para poder efectuar los pagos autorizados, remitirá los

expedientes al Jefe del Departamento de Operaciones de Desarrollo Forestal, responsable de la elaboración de la planilla de pago, quién coordinará con el Jefe del Departamento Administrativo Financiero del Programa, debido a la disponibilidad presupuestaria y financiera de la Unidad Ejecutora del Viceministerio de Desarrollo Económico Rural (VIDER).

6. Al elaborar y aprobar la planilla de pago, se solicitaran los fondos para el desembolso respectivo, con la planilla original de los participantes en los Proyectos del Programa ejecutados, al Viceministerio de Desarrollo Económico Rural (VIDER), adjuntándoles la documentación de soporte y el requerimiento en formato oficial para solicitar el pago dentro del SIGES y SICOIN, de acuerdo a la disponibilidad presupuestaria y financiera, generando para el efecto el CUR respectivo dentro del sistema.

7. Al generar el CUR la Unidad Ejecutora VIDER, habiendo trasladado los fondos al banco del sistema a través de la cuenta que se maneja para realizar los pagos correspondientes, al liberarse los fondos, se efectuaran los pagos de acuerdo a la programación hecha por la Dirección del Programa.

8. Al efectuarse los pagos respectivos, el Banco del sistema asignado, tendrá la obligación de generar un informe por la liquidación del pago realizado según planilla asignada, trasladando un Estado de Cuenta con cheques originales de los pagos realizados y si quedará de los fondos asignados un remanente, hará el reintegro correspondiente a la cuenta del Fondo Común del Banco de Guatemala.

9. El Director del Programa, informará a la Unidad Ejecutora del Viceministerio de Desarrollo Económico Rural (VIDER), sobre los pagos efectuados a los participantes, adjuntando los documentos de soporte que se generaron para la autorización de pago.






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FORMA DE PAGO POR PROYECTO EJECUTADO RESPONSABLE No. PROCEDIMIENTO

Jefe de Departamento de Operaciones de Desarrollo Forestal

1 Conforma el expediente y elabora informe técnico. (Ver norma 1)

Jefe del Departamento Jurídico 2

Revisa el expediente y emite dictamen jurídico. (Ver norma 2) Favorable, remite expediente al Director del Programa; Desfavorable, remite expediente al Departamento de Operaciones de Desarrollo Forestal para enmiendas.

Director del Programa 3 Autoriza por medio de resolución el pago a los

participantes del Proyecto ejecutado. (Ver norma 3)

4 Remite los expedientes al Jefe del Departamento de Operaciones de Desarrollo Forestal.


5 Solicita al Encargado de Recepción y Registro de Documentos elaborar planilla de pago.

6 Coordina con el Jefe del Departamento Administrativo Financiero la elaboración de la planilla. (Ver norma 5)

Jefe del Departamento Administrativo Financiero

7 Solicita al VIDER, los fondos necesarios para el pago de planilla adjuntando documentación y requerimiento correspondiente. (Ver norma 6)

8 Solicita generación de CUR dentro del SIGES y SICOIN.

Banco del sistema 9

Realiza el pago correspondiente a los participantes del Proyecto conforme programación elaborada por la Dirección del Programa. (Ver norma 7)

10 Traslada al Programa un informe de los pagos efectuados según planilla asignada. (Ver norma 8)

Director del Programa 11 Remite informe de los pagos efectuados con documentación de soporte al VIDER. (Ver norma 9) -------------------FIN DEL PROCEDIMIENTO-------------






21

FORMA DE PAGO POR PROYECTO EJECUTADO

1

Finalizado el Proyecto, revisa y ordena el expediente y emite informe técnico donde hace

constar que los participantes han cumplido con la actividad asignada

y los requisitos técnicos.

2

Revisa y analiza el expediente y emite dictamen jurídico.

Favorable

3

Regresa el expediente al

Departamento de Operaciones de

Desarrollo Forestal

Con base en el informe técnico y dictamen jurídico, autoriza que se haga efectivo el pago a cada participante del proyecto ejecutado por Departamento.

El pago a las personas participantes se efectuará por medio de un Banco del

sistema.

4

DIRECTOR DEL PROGRAMAJEFE DEL DEPARTAMENTO

ADMINISTRATIVO FINANCIERO

5

Elabora la planilla de pago de los participantes en los Proyectos por cada Departamento, en coordinación con el Encargado de Recepción y Registro de

Documentos.

La planilla original de los participantes de los Proyectos ejecutados se trasladará al

Viceministerio de Desarrollo Económico Rural VIDER ,con documentación de soporte y el requerimiento para solicitar el pago dentro

del SIGES y el SICOIN, de acuerdo a la disponibilidad presupuestaria.

6

Remite informe de los pagos efectuados con documentación de soporte al VIDER.

8

Favorable

Regresa el expediente a

donde corresponda para enmienda.

7

Realiza el pago correspondiente a los participantes del Proyecto conforme

programación elaborada por la Dirección del Programa y traslada un informe de los pagos efectuados según planilla asignada,

efectuando también la liquidación que corresponde.






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OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Llevar el registro y control administrativo financiero de las adquisiciones de la Unidad Especial de Ejecución del Programa Bosques y Agua para la Concordia para su funcionamiento. NORMAS DEL PROCEDIMIENTO:

1. Es responsabilidad de la Unidad Ejecutora (VIDER), del funcionamiento del Programa Bosques y Agua para la Concordia, por lo que asignará una cuota financiera del presupuesto general del MAGA para su uso, así como vales de caja chica para compras menores de acuerdo a los requerimientos del Programa.

2. El Jefe del Departamento Administrativo Financiero es el responsable de

realizar las compras menores para el funcionamiento del Programa de acuerdo a las normas establecidas en la Unidad Ejecutora (VIDER).

3. Se solicitará a la Unidad Ejecutora (VIDER) una copia física y magnética de los reportes generados en los pagos realizados a los beneficiarios y a los proveedores de los servicios y suministros adquiridos para el funcionamiento del Programa.

4. La Unidad Ejecutora (VIDER) emitirá los contratos de adquisición y prestación de servicios al Programa.

5. Se llevará un control de inventario a través de tarjetas auxiliares (kárdex) de responsabilidad por cada persona que presta sus servicios en el Programa y que utilizan mobiliario y equipo.



REGISTRO Y CONTROL DE ADQUISICIONES DEL PROGRAMA Fecha Julio 2013

3






23

REGISTRO Y CONTROL DE ADQUISICIONES DEL PROGRAMA



1 Solicita a la Unidad Ejecutora (VIDER) la asignación de la cuota financiera para el funcionamiento del Programa.

2 Gestiona ante la Unidad Ejecutora el vale de caja chica.

3 Realiza las compras menores para el funcionamiento del Programa.

4 Requiere a la Unidad Ejecutora (VIDER) copia física y magnética de los reportes de pagos generados. (Ver norma 3)

5 Controla inventario a través de tarjetas kárdex. ----------------FIN DEL PROCEDIMIENTO----------------






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OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Contar con controles administrativos internos y dar seguimiento a las solicitudes de contratación, utilizando los formatos oficiales que se presentan ante el VIDER para el suministro y funcionamiento del Programa. NORMAS DEL PROCEDIMIENTO:

1. El Programa de Bosques y Agua para la Concordia, es quién presenta a la Unidad Ejecutora (VIDER), el personal seleccionado para prestar los servicios técnicos y profesionales, elegido de acuerdo a la demanda de trabajo, estructura y funciones establecidas por del Programa.

2. Para evaluar y medir el desempeño del personal contratado para el funcionamiento del Programa, se pasará una boleta elaborada por Recursos Humanos del MAGA, la cual medirá el cumplimiento de las funciones establecidas por el Programa.

3. El personal contratado para el Programa, elaborará un informe mensual

sobre las actividades desarrolladas de forma individual en el Programa, presentándose en un formato establecido por Recursos Humanos del MAGA, dónde se medirá el avance de las funciones asignadas en los términos de referencia del contrato.

4. Se realizarán controles internos de tipo administrativo para garantizar:

a. Limpieza, mantenimiento y orden de las oficinas donde funciona el Programa.

b. Mantenimiento y buen estado los vehículos que se utilizan para servicio de las comisiones oficiales del Programa.

c. Transporte del personal a las comisiones asignadas con control de bitácora diseñada para el efecto.



CONTROLES ADMINISTRATIVOS Fecha Julio 2013 4






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d. Registro de todo ciudadano que visite el Programa en el libro diseñado para tal efecto.

e. Registro y control interno de las entradas y salidas de correspondencia en el libro destinado para este control.

5. Se realizará y entregará un reporte periódico al Auxiliar de Almacén en la Unidad Ejecutora (VIDER) para conocer los ingresos y egresos de las compras y adquisiciones realizadas por el Programa, estableciendo los máximos y mínimos en las compras requeridos para el abastecimiento.

6. El Programa es el responsable de realizar la propuesta de contratación de servicios de seguridad a la Unidad Ejecutora (VIDER) para el resguardo del equipo de oficina y documentación.

7. La Unidad Ejecutora (VIDER), llevará el control de los seguros para los

vehículos asignados al Programa.






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CONTROLES ADMINISTRATIVOS RESPONSABLE No. PROCEDIMIENTO


1 Selecciona el personal técnico y profesional necesario para el funcionamiento del Programa.

2 Propone el personal necesario para el funcionamiento del Programa al VIDER. (Ver norma 1)

3 Evalúa el desempeño del personal. (Ver norma 2 y 3)

4

Traslada informes mensuales del personal a la Unidad Ejecutora VIDER, para que realice los pagos correspondientes de acuerdo al avance de sus actividades. ------------------FIN DEL PROCEDIMIENTO--------------






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29

GLOSARIO DE SIGLAS

SIGLAS

SIGNIFICADO

CUR Comprobante Único de Registro

DPI Documento personal de identificación.

MAGA Ministerio de Agricultura, Ganadería y Alimentación.

SICOIN Sistema de Contabilidad Integrado.

SIGES Sistema de Gestión.

UDAF Unidad Desconcentrada de Administración Financiera

VIDER Viceministerio de Desarrollo Económico Rural.






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GLOSARIO DE SÍMBOLOS

SIMBOLO SIGNIFICADO

Inicio del Proceso

Traslado, Envío

Referencia, Conector

Decisión

Proceso

Archivo

Documento

Inicio/Fin del Proceso

Cierre de cada proceso

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