Microsoftprojetc - Planificacion de Proyectos Mediante Microsoft Proyect

8/6/2019 Microsoftprojetc - Planificacion de Proyectos Mediante Microsoft Proyect

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CONTENIDO

I. Conceptos de la Gestin de Proyectos.1. Qu es un Proyecto?.2. Desarrollo de las Partes de un Proyecto.3.

Como puede ayudar Microsoft Proyect.4. Uso de Herramientas de Gestin de Proyectos.

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II. Creacin y Organizacin de la Programacin.1. Comienzo de una nueva programacin.2. Introduccin de Tareas y sus Duraciones.3. Introduccin de Tareas Repetitivas4. Cambio de Tareas a Hitos.5. Esquematizacin de un Proyecto

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III. Programacin de las Tareas.1.

Calendario de un Proyecto2. Establecimiento de Dependencias entre Tareas.

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IV. Trabajo de Recursos.1. Gestin de los Recursos del Proyecto.2. Asignacin de costos a las tareas y a los recursos.

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V. Evaluacin y Ajuste de la Programacin.1. Evaluacin de la Programacin.2. Estrategia para reducir la programacin.3. Estrategias para resolver la sobreasignacin de

recursos.4. Estrategias para reducir los costos de un proyecto

y administrar los flujos de caja.

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VI. Control de un Proyecto.1. Configurar una planificacin prevista o a un plan

provisional2. Actualizacin de la Informacin acerca de la

Programacin.3. Comprobacin o Verificacin del Progreso.

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VIII. Trabajo con Presentacin.1. Presentaciones Disponibles.2. Presentaciones Personalizadas.

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EL PROCESO DE PLANIFICACION DE UN PROYECTO

I. CONCEPTOS DE LA GESTION DE PROYECTOS.Antes de comenzar un proyecto, necesita definir los objetivos de un proyecto, y luego determinarcuales son las tareas que necesita realizar para alcanzar ese objetivo. Una vez definido el objetivodel proyecto y determinadas las tareas, el siguiente paso es identificar quin se encargar de cadatarea, cundo comenzara cada tarea, y cunto se va ha tardar en realizar cada una de ellas.Adems, durante la fase de planificacin debe determinar el costo total del proyecto. Una vez queel proyecto esta en marcha, resulta adecuado seguir el progreso de cada tarea. A medida que seejecuta cada tarea, puede ser necesario realizar ajustes debido a causas inesperadas, como laenfermedad de un empleado o el retraso en al entrega de materiales. En estos casos, el plannecesita ser ajustado, y esta informacin tiene que ser comunicada a todos los implicados .

Como puede ver, la gestin de un proyecto conlleva el empleo de diferentes actividades degestin y coordinacin. Mantener el seguimiento de todos los aspectos del proyecto y conseguirque todo contine adelante hacia el objetivo de proyecto puede convertirse en un reto. UsandoMicrosoft Proyect, puede planificar, gestionar y coordinar eficazmente un proyecto, desde suconcepcin hasta su finalizacin. No solo puede guardar y almacenar informacin sobre susproyectos, sino que adems podr mantenerla actualizada, e incluso crear escenarios de anlisisde hiptesis (que pasara si) para anticiparse a los efectos de los acontecimientos en su proyecto.

1. Qu es un Proyecto?.

Un proyecto es una secuencia bien definida de eventos con un principio y un final identificados yse centra en alcanzar un objetivo claro, y es responsabilidad del director del proyecto llevar a stehasta la meta basndose en unos parmetros establecidos, tales como tiempo, costo y recursos,manteniendo siempre el nivel de calidad especificado. Un proyecto se diferencia de un procesoen que siempre hay un punto en el que un proyecto se termina y se ha alcanzado el objetivo. Porejemplo, si su trabajo es formar empleados para un programa de hoja de calculo, el procesorequiere poca gestin, ya que las actividades ya son familiares y se repiten del mismo modo. Porotra parte, puede que necesitara planificar y gestionar el desarrollo de un curso intensivo para unnuevo sistema de informes financieros, lo cual seria un proyecto.

1.1. Fijacin de los objetivos del proyecto.

Antes de comenzar un proyecto, empiece por determinar el objetivo del mismo. Sea tanespecifico como pueda, incluyendo informacin tal como fechas, nmeros y elementos. Porejemplo, Escribir un informe de 300 paginas sobre la mutualidad del empresa para los 150empleados de sta es un objetivo muy especifico de un proyecto, frente a Escribir un informede mutualidad. Un objetivo especifico clarifica el mbito del proyecto, las personas afectadas yel periodo de tiempo. Esto facilita la planificacin del proyecto, ya que tiene mas directricessobre las que basar la decisin.

1.2.Evale su proyecto y defina un objetivo.

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En este momento, una pequea planificacin (con lpiz y papel) le ayudara para cuando llegue elmomento de usar Proyect. Complete los siguientes pasos para un proyecto que esta gestionandoactualmente o que esta empezando a gestionar:

1.

Considere la complejidad del proyecto. Requerir su proyecto bastante planificacin?.Cuntas personas requiere la realizacin del proyecto?. Hay tareas que dependen de larealizacin otras?. Se requieren varias fases que necesitan ser refinadas y coordinadas?.

2. Escriba los parmetros o restricciones dentro de los que dera trabajar para llevar a cabo conxito su proyecto. Asegurase de identificar los costes, fechas limites, u otras restricciones detiempo.

3. Defina el objetivo de su proyecto. Asegrese de que ese objetivo incluye alcance, quien ocuantos recursos seran afectados, y el marco de tiempo. Identifique criterios que determinaranla finalizacin del proyecto.

2. Desarrollo de las Partes de un Proyecto.

Tras definir su proyecto, su prximo trabajo es decidir como y cuando alcanzara ese objetivo. Unproyecto tpico se compone de las siguientes partes o elementos:

Tareas. Hitos. Recursos.

Todo proyecto de un tamao considerable puede ser dividido en una serie de tareas biendefinidas. Cada tarea tiene un cierto tiempo para ser completada. Algunas tareas pueden ser

realizadas simultneamente, mientras que otras necesitan ser ejecutadas en una secuenciaespecifica. Tambin puede necesitar definir algunos hitos, u objetivos intermedios, que puedenser utilizados para controlar el progreso del proyecto antes de que finalice. Adems, cada tarearequiere de la disponibilidad del los recursos adecuados, tales como persona, herramientas einstalaciones.

2.1.Definicin de las tareas del proyecto.

Las tareas, tambin llamadas pasos, requeridas para completar un proyecto definen el mbito delobjetivo del proyecto. La identificacin de las tareas es un paso muy importante en laplanificacin de un proyecto. Teniendo presente el objetivo del proyecto, se comienza por

identificar los elementos o fases principales del proyecto. Una vez identificados, se comienza adescomponer cada elemento o fase. Por ejemplo, si esta planificando una fiesta de jubilacin, loselementos principales podran ser las comida, el local y las invitaciones. Entonces podradesglosar el elemento comida identificando tareas, como la localizacin del los servicios decatering, entrevistarlos o probar las especialidades de cada uno.

Al identificar las tareas, debe organizarlas en una jerarqua o esquema, tambin llamadaEstructura de descomposicin del trabajo (Work Breakdown Estructure, WBS). La WBS lista las

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tareas a realizar en una secuencia determinada por la naturaleza del proyecto. Algunas tareas seejecutan en forma secuencial, mientras se pueden realizar simultneamente. Por ejemplo, loscimientos de un edificio tienen que construirse antes que las paredes, as que la tarea decimentacin se lista antes que la tarea paredes. Por otra parte, la instalacin de las conduccionesde agua y electricidad pueden hacerse probablemente al mismo tiempo, por lo que no importa

cual de estas tareas se liste primero.El tiempo necesario para realizar una tarea es su duracin. Al crear la lista de tareas, tambin hayque identificar las duraciones. Generalmente, para la estimacin de duracin de tareas se recurrea cuatro fuentes: 1) informacin histrica, 2) participacin, 3) intuicin o 4) indeterminacin. Laduracin mas fiable se obtiene a partir de datos histricos recogidos por su empresa unaconsultora reconocida, la siguiente duracin mas fiable se obtiene mediante la participacin dealguien que ha realizado tareas similares anteriormente.

El plan del proyecto es la lista de tareas y el tiempo necesario para la realizacin de cada una deellas. El plan dice cuando esta programado que empiece y termine una tarea, y cuanto tiempo vaha emplear.

2.2.Identificacin de los hitos del proyecto.

Un hito representa un evento o condicin que la finalizacin de un grupo de tareas relacionadas ola finalizacin de una fase del proyecto. Los hitos le ayuda a organizar las tareas en gruposlgicos o secuencias. Tambin puede usarlas para seguir el progreso del proyecto. Al completarun grupo de tareas, alcanza un hito del proyecto. Cuando haya alcanzado todos los hitos delproyecto, el proyecto estar terminado. En Proyect, Los hitos suelen tener una duracin de cero,ya que un hito marca un punto especifico del plan que designa la finalizacin de una fase delproyecto.

2.3.Evaluacin de los recursos del proyecto.

Para llevar a cabo una tarea necesita recursos. Los recursos pueden incluir personas, equipos oinstalaciones especiales necesarios para realizar la tarea. Como los recursos no suelen estardisponibles 24 horas al da, 7 das a la semana, a menudo necesitara considerar la disponibilidadde los recursos. Asegrese de tener en cuenta estas variables, tales como periodos de vacaciones,duracin de la jornada laboral y acceso a edificios o equipos que necesita para realizar las tarea.

2.4.Refinamiento del plan de proyecto.

Ahora que ya ha identificado las tareas, hitos y recursos, necesita refinar su plan y completarcualquier informacin que falte. Hay otra informacin sobre los recursos y tareas del proyecto,como disponibilidad y costo de los recursos, restricciones de las tareas, o notas e informacinsecundaria, tambin forma parte del plan del proyecto.

Aqu hay algunas otras cuestiones a tener en cuenta: Cuanto costara el proyecto? Que ajustes se pueden hacer para la ejecucin del plan?

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Cmo presentarse un informe sobre el progreso del proyecto a los dems? Cmo afectara los cambios al plan?

3. Como puede ayudar Microsoft Proyect.

Con Proyect es fcil crear y modificar un grupo de tareas para realizar sus objetivos. El softwarede gestin de proyectos es una herramienta inapreciable para el establecimiento de un plan deproyecto inicial. Adems, Proyect recalcula rpidamente los planes y le permite ver como loscambios en una parte del proyecto pueden afectar al plan en Conjunto. Tareas nuevas, tareasabsoletas, fechas intermedias que afectan a otras tareas, o la disponibilidad irregular de unrecurso podran pasar inadvertidas; pero con Microsoft Proyect puede mantenerlo todo bajocontrol. Adems, permite generar informacin para mantener a todos los que tienen que estarinformados en forma rpida y efectiva.

3.1.Identificacin de las fases del proyecto.

Un proyecto se gestiona en fases que progresan a medida que avanza el mismo. Antes decomenzar la primera tarea del proyecto, se crea una programacin. Una vez que el proyecto estaen marcha, se puede gestionar las tareas a medida que vayan llegando y hacer ajustes en laprogramacin. Al realizar los ajustes, es necesario comunicar los resultados y modificaciones apersonas implicadas en el proyecto. La lista siguiente identifica las fases del proyecto y describecomo se puede usar Proyect en su implementacin.

Crear un plan realista de proyecto.

Cuando establezca por primera vez las tareas, registros y recursos de un proyecto. Proyect le

ayuda ofreciendole asistente de planificacin, los cuales mantienen un registr de lasdecisiones que realice. Facilita tambin el proceso de lluvias de ideas que suelen acompaarla creacin del plan de proyecto.

Gestionar el proyecto y ajustarse a los cambios.

Gestionar un proyecto implica un seguimiento del estado de las tareas y la determinacin desi las tareas estn realizndose como se planearon. Si una tarea se retrasa, necesita determinarsi seguir siendo capaz de alcanzar su objetivo y si es necesario un ajuste del plan. Adems,siempre se debe contar con lo inesperado en un proyecto, como un recurso deja de estardisponible de repente, un recorte presupuestario, la compra de equipos nuevos y mas rpidos

o la contratacin de un nuevo empleado. Comunicacin de los resultados y el progreso.

Generalmente un proyecto implica a mas de una persona. Para que todos puedan trabajarefectivamente, es importante comunicar los planes y expectativas del proyecto. Mediante eluso de una amplia variedad de informes, puede coordinar efectivamente el proyecto.

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Adems, cuando la directiva requiere informacin sobre el desarrollo del proyecto, debeasegurarse de presentar la informacin del proyecto de un modo conciso.

Evaluar el rendimiento del proyecto una vez finalizado.

A medida que progresa un proyecto. Proyect recopila y almacena toda la informacinrelativa a tareas, recursos y costos. Al final del proyecto, esta informacin puede serutilizada para evaluar la efectividad del plan original y hacer recomendaciones sobre comomejorar la planificacin y el desarrollo de proyectos futuros.

La siguiente ilustracin muestra las diferentes fases de un proyecto y el momento en el queocurre:

Crear un planInicial del proyecto

Gestionar el plan

Comunicar elprogreso

Seguimiento delprogreso

Ajustar plan

Comunicar cam-bios Programa.

4. Uso de Herramientas de Gestin de Proyectos.

Hay dos herramientas bsicas que le ayudan a conseguir las respuestas que necesita durante elproyecto. El Diagrama de Gantt le indica cuando estn programadas las tareas. El Diagrama Pertle ayuda a comprender la relacin entre tareas.

4.1. Uso del diagrama de Gantt.

Los diagramas de Gantt presentan informacin acerca de las tareas tanto en forma de texto comode grficos: las tablas de Gantt contienen listas de informacin acerca de cada tarea, mientras quelos diagramas de barras de Gantt presentan las duraciones de las tareas y las fechas de comienzoy de fin en una escala temporal. Las posiciones relativas de las barras de Gantt reflejan qu tareasse efectan antes o despus, o se superponen a las tareas representadas por cada barra.

Los diagramas de Gantt pueden utilizarse para:

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Crear un proyecto mediante la introduccin de tareas y duraciones de tareas. Establecer relaciones secuenciales entre las tareas, de manera que sea posible ver cmo el

cambio en la duracin de las tareas afecta a las fechas de comienzo o de fin de otras tareas, ya la fecha de fin del proyecto.

Asignar personal y otros recursos a tareas, de manera que sea posible utilizar dichos recursos

de la manera ms eficaz posible. Efectuar un seguimiento del progreso del proyecto mediante la comparacin entre las fechas

de comienzo y de fin, planificadas y reales, y comprobando el porcentaje de cada tarea quehaya sido completado.

Para que un diagrama de Gantt sea ms eficaz, es posible personalizarlo:

Cambiando la informacin presentada. Dando formato a informacin especfica a fin de atraer la atencin hacia la misma. Por

ejemplo, se puede aplicar formato de negrita a una fecha de fin crtica o asignar una fuentediferente a un recurso sobreasignado.

Dando formato a una categora de informacin a fin de distinguirla de informacin de otrotipo. Por ejemplo, a todas las tareas de resumen se les puede dar formato de cursiva oaumentar el tamao de todos los ttulos de las columnas.

Cambiando las unidades de tiempo presentadas. Mostrando, ocultando o cambiando el aspecto de los perodos no laborables. Cambiando las barras de Gantt para ilustrar o resaltar condiciones especficas de la

programacin. Por ejemplo, se puede agregar texto, cambiar el diseo y el color o asignar unsmbolo diferente a cada categora de tareas.

Cambiando las cuadrculas para mejorar la legibilidad o la claridad de los diagramas de Gantt.Por ejemplo, es posible especificar diseos de lnea y colores diferentes para las cuadrculasde las columnas, filas y ttulos de la tabla de Gantt.

Agregando etiquetas o dibujos propios al diagrama de barras de Gantt. Marcando las fechas de las subtareas en una barra de tarea de resumen.

Al guardar el proyecto, la presentacin personalizada quedar guardada en el archivo delproyecto. Si se desea presentar informacin adicional acerca de las tareas en un diagrama deGantt, o bien acerca de los recursos asignados a dichas tareas, existe la posibilidad de presentar eldiagrama de Gantt como parte de una presentacin combinada.

4.2. Uso del diagrama Pert.

Un diagrama que muestra las interdependencias entre tareas del proyecto. Las tareas se

representan en cuadros o nodos, y las relaciones entre tareas se representan con lneas queconectan los nodos. En Microsoft Project, el diagrama PERT es un diagrama de red. En undiagrama Pert cada tarea es representada por un recuadro, llamado nodo, que contieneinformacin bsica de la tarea. Las tareas que dependen de otra para ser completadas, aparecenconectadas por lneas. Este diagrama le ofrece una representacin grfica de cmo se encuentranenlazadas entre si las tareas del proyecto.

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4.3. Conocimiento de las tareas criticas.

Una tarea critica es aquella que se debe completar segn la programacin para que un proyectopueda finalizar a tiempo. Si se retrasa una tarea crtica, tambin se retrasar la finalizacin delproyecto. Todas las tareas crticas componen el camino critico. Los cambios en las tareas que

pertenezcan al camino critico provocaran un cambio en la fecha de finalizacin del proyecto. ConProyect se puede determinar rpidamente el camino critico, de modo que pueda centrarse enaquellas tareas que necesite una gestin mas directa.

El mtodo de camino critico (Critical Path Methof, CPM) es una tcnica estndar de gestin deproyectos para la determinacin de las tareas criticas. Se basa en un modelo matemtico que tieneen cuenta las relaciones entre las tareas, su duracin y cualquier posible restriccin que afecte a ladisponibilidad de los recursos. CPM tambin se usa para programar la fecha inicial y final de unatarea individual. Histricamente, La determinacin de las tareas criticas en un proyecto grande ocomplicado era un reto importante para el director del proyecto. Hoy en da, Microsoft Proyectaporta la potencia del CPM a su planificacin de proyectos.

II. APRENDIZAJE DE LAS BASES DE MICROSOFT PROYECT

1. Abrir un archivo de proyecto existente.

1. Haga clic en el botn Abrir en la barra de herramientas estndar .

Accedemos al cuadro de dialogo Abrir archivo

Cuadro Buscar en Archivos de Proyectos

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2. En el cuadro Buscar en, haga clic en la unidad o carpeta que contenga el proyecto.3. En la lista de carpetas, abra la carpeta que contenga el proyecto que desea. Abra la carpeta

Practica Proyect PAP.

4.

Haga doble clic en el proyecto que desea abrir. Abra el archivo de proyecto Reunin, en lavista de Diagrama de Gantt se mostrara algo similar a la siguiente ilustracin:

Botn de seleccionar todo Barra de titulo

Barra deherramientasEstndar

Barra deEntrada

ID de tareas

Barra deVistas

Tabla de entradaIndicadores Divisin Diagrama de Gantt

Barra dedivisin

Barra deGantt

Escalatemporal

2. Guardar un archivo de proyecto.

1. Haga clic en Guardar .2. Si es la primera vez que guarda el archivo del proyecto, escriba un nombre en el cuadro

Nombre de archivo y haga clic en Guardar.3. Si desea realizar una copia del archivo de proyecto, en el men Archivo, pulse Guardar

como y en el cuadro Nombre de archivo, escriba el nombre nuevo para el proyecto. Escribapara este ejemplo el nombre Reunin de accionistas.

4. Haga clic en Guardar.

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Nombre con elque se almacenael archivo deproyecto

Carpeta donde se almacenara

3. Visualizacin de la informacin del proyecto en vistas.

Una vista es un formato en el que se puede introducir y visualizar informacin en Proyect. Lavista por omisin es la del diagrama de Gantt. Esta vista muestra la informacin del proyecto dedos formas: el lado izquierdo muestra informacin en forma de hoja y el lado derecho la muestraen forma de grfico.

La parte de hoja muestra informacin sobre las tareas del proyecto, por ejemplo, cundocomienzan y finalizan, su longitud y los recursos asignados a ellas. La parte de grfico muestragrficamente cada una de las tareas, generalmente en forma de barra de tarea. La posicin de labarra en la lnea de tiempo, as como su longitud, indica cundo comienza y finaliza esa tarea.Adems, la posicin de una barra de tarea en relacin a otra indica si las tareas se suceden o si sesuperponen.

Las vistas de Proyect se clasifican en tres categoras: vistas de hojas, vistas grficas y dediagrama, y vistas de formularios. Cada vista muestra combinaciones de informacin delproyecto en formas distintas. Las vistas pueden mostrarse en forma individual o combinada. Lasvistas de hoja muestra informacin de tareas o recursos en un formato de filas y columnas. Uselas vistas de hoja para introducir mucha informacin de una sola vez. Use las vistas de grfica ode diagrama cuando necesite presentar informacin visual sin todos los detalles. Las vistas deformularios muestran informacin de tareas o recursos en un formato que presenta una tarea orecurso a la vez. Utilice la vista de formulario cuando desee examinar detalladamente lainformacin de una tarea o un recurso determinado.

Proyect ofrece 26 vistas predefinidas. Cada vista puede ser mostrada usando el men de ver o labarra de vistas situada en el lado izquierdo de la ventana de aplicacin de Proyect. La barra devistas muestra ocho de las vistas utilizadas con mas frecuencia en forma de iconos y un iconomas mostrar vistas adicionales. La siguiente tabla muestra cada icono de vista y una brevedescripcin de la misma:

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Icono Vista Discrimino

Calendario Un calendario mensual que muestra las tareas y susduraciones. Utilice esta vista de tareas para mostrarlas tareas programadas en una semana o en un

intervalo de semanas concretos.Diagrama de Gantt Una lista de tareas e informacin relacionada y undiagrama que muestra tareas y duraciones en funcindel tiempo. Utilice esta vista de tareas para introduciry programar una lista de tareas.

Gantt de redistribucin Una lista de tareas, informacin sobre los retrasos ylas demoras de las tareas y un diagrama de barras quemuestra los efectos anteriores y posteriores a laredistribucin. Utilice esta vista de tareas paracomprobar la magnitud del retraso de la tarea.

Gantt esperado Un diagrama de Gantt que muestra los resultados deun caso esperado en su programacin. Utilice estavista cuando realice un anlisis PERT de unaduracin de tareas o de una programacin deproyecto.

Gantt optimista Un diagrama de Gantt que muestra los resultados delmejor caso posible de la programacin. Utilice estavista cuando realice un anlisis PERT de unaduracin de tareas o de una programacin deproyecto.

Gantt pesimista Un diagrama de Gantt que muestra los resultados delpeor caso de la programacin. Utilice esta vistacuando realice un anlisis PERT de una duracin detareas o de una programacin de proyecto.

Diagrama PERT Un diagrama de red que muestra todas las tareas ysus dependencias. Utilice esta vista de tareas paracrear y ajustar la programacin en formato dediagrama de flujo.

Asignacin de recursos Una vista combinada con la vista Uso de recursos enla seccin superior y la vista Gantt de redistribucinen la inferior. Utilice esta vista para resolver lassobreasignaciones de recursos.

Formulario de recursos Un formulario para introducir y modificarinformacin acerca de un recurso especfico.

Grfico de recursos Un grfico que muestra la asignacin, los costos o eltrabajo de los recursos. Utilice esta vista para mostrarinformacin sobre un solo recurso o sobre un grupode recursos a lo largo del tiempo.

Hoja de recursos Una lista de recursos e informacin relacionada.Utilice esta vista de recurso para introducir ymodificar informacin acerca del recurso en unformato similar al de una hoja de clculo.

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Uso de recursos Una lista de recursos que muestra la asignacin, elcosto o la informacin del trabajo de cada recurso atravs del tiempo. Utilice esta vista para mostrarinformacin acerca del costo y de la asignacin detrabajo de cada recurso y para definir el perfil de los

recursos.Diagrama PERT de tareas Un diagrama de red que muestra las predecesoras ylas sucesoras de una tarea. En un proyecto grande,utilice esta vista para centrarse en las dependenciasde una tarea especfica.

Hoja de tareas Una lista de tareas e informacin relacionada. Utiliceesta vista para introducir y programar tareas en unformato de hoja de clculo.

Uso de tareas Una lista de tareas que muestra los recursosasignados agrupados bajo cada tarea. Utilice estavista para ver qu recursos se encuentran asignados atareas especficas y para definir el perfil de losrecursos.

Gantt de seguimiento Una lista de tareas e informacin relacionada y undiagrama que muestra las barras de Gantt de lnea debase y de programacin de cada tarea. Utilice estavista de tarea para comparar la programacin previstacon la actual.

III. CREACION Y ORGANIZACION DE LA PROGRAMACION

La programacin de un proyecto consiste en la lista de tareas o actividades que se deseen llevar acabo y la cantidad de tiempo o duracin que precisar cada tarea. Microsoft Project utiliza lastareas, duraciones y dems informacin, como fechas y lmites, para construir la programacin yproporcionarle un modelo realista del proyecto que va a administrar.

Para crear y organizar la programacin, deber:

Comenzar una nueva programacin. Introducir las tareas, los hitos y las duraciones para que Microsoft Project calcule las fechas

de la programacin. Organizar el proyecto segn un esquema de tareas para poder mostrar y trabajar en las

distintas fases de la programacin. Crear un calendario del proyecto para que Microsoft Project programe las tareas segn las

horas laborables.

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Para disear, elaborar, implantar y administrar un plan mediante Microsoft Proyect podemosseguir el siguiente mapa de pasos:

El primer paso para crear una programacin consiste en abrir un nuevo archivo y designar lafecha de comienzo o fin del proyecto, as como el resto de la informacin general del proyecto.En la mayora de los proyectos resulta ms eficaz programar el proyecto desde la fecha decomienzo y dejar que Microsoft Project establezca la fecha de fin segn las tareas, duraciones,fechas y dems informacin introducida. Si no se introduce una fecha de comienzo o fin delproyecto, Microsoft Project supondr automticamente la fecha actual como fecha de comienzo.

1. Comienzo de una nueva programacin.

1. Haga clic en el botn "Nuevo" de la barra de herramientas Estndar o elija Nuevo en el menArchivo. Se abre el cuadro de dialogo Informacin del proyecto.

2. Escriba la fecha de comienzo a partir de la que se programar el proyecto. O, seleccione"Fecha de fin del proyecto" en el cuadro "Programar a partir de:" y, a continuacin, escriba lafecha de fin desde la cual programar el proyecto. O pulse la flecha de despliegue en Fecha decomienzo para seleccionar la fecha del calendario.

3. Elija "Aceptar".

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Flecha de despliegue de calendario

2. Introduccin de Informacin de propiedades.

1. En el men de Archivo, pulse propiedades. Se presentara el cuadro de dialogo Propiedades.La ficha de resumen debe estar seleccionada.

2. En el cuadro de titula introduzca el titulo del proyecto.3. En los cuadros de resumen, autor y responsable introduzca la informacin correspondiente.4. Pulse Aceptar.


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3. Introduccin de Tareas y sus Duraciones.

Una vez que haya introducido la fecha de comienzo o de fin del proyecto, estar preparado paraagregar las tareas a la programacin. Con esta informacin se identifican los trabajos que ser

necesario realizar a lo largo del proyecto.Sugerencia: Organizacin del proyecto a medida que se introducen las tareas

La duracin de las tareas se puede establecer en minutos, horas, das o semanas. Cuando se deseeprogramar una tarea a lo largo de un perodo de tiempo continuo, independientemente de lashoras laborables, se puede utilizar tambin la duracin transcurrida .

1. En la Barra de vistas , haga click en Diagrama de Gantt.2. En el campo "Nombre de tarea", escriba el nombre de la tarea.3. Haga clic en el botn de entrada o presione la tecla ENTRAR.4. Repita los pasos 1 y 2 para cada una de las tareas restantes.5. Seleccione la primera tarea.6. Haga clic en el botn "Ir a tarea seleccionada" de la barra de herramientas Estndar.7. Seleccione el campo "Duracin" de una tarea.8. Escriba un nmero para la duracin de la tarea, seguido por la abreviatura de la unidad de

duracin: m = minutos; h = horas; d = das; s = semanas; mt = minuto transcurrido; ht = horatranscurrida; dt = da transcurrido; st = semana transcurrida;

9. Haga clic en el botn de entrada o presione la tecla ENTRAR.10.Repita los pasos 2 y 3 para cada una de las tareas restantes.

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Para Eliminar una tarea:

1. Seleccione la fila de tareas correspondiente a la tarea que desee eliminar.2. En el men Edicin, elija Eliminar una tarea.

Para Mover una tarea:1. Seleccione la fila de tareas correspondiente a la tarea que desee mover.2. Haga clic en el botn "Cortar" de la barra de herramientas Estndar. O bien, elija Cortar

(Tarea) en el men Edicin.3. Seleccione la fila en la que desee insertar las filas cortadas.4. Haga clic en el botn "Pegar" de la barra de herramientas Estndar. O bien, elija Pegar en el

men Edicin.

Para Insertar una tarea:

1. Seleccione la fila de tareas en la que desee insertar una nueva tarea.2. En el men Insertar, elija Insertar tarea.

4. Introduccin de Tareas Repetitivas

Una tarea que se realiza de manera repetitiva durante el transcurso de un proyecto. Por ejemplo,es posible definir reuniones semanales como tarea repetitiva. Microsoft Project facilita laintroduccin y el cambio de tareas repetitivas. Puede establecer que una tarea suceda diaria,semanal, mensual o anualmente. Asimismo, puede especificar la duracin de la aparicin, cundosuceder y cuntas veces se repetir esa tarea (un perodo de tiempo o un nmero determinado deapariciones). Al insertar una tarea repetitiva en un proyecto:

Microsoft Project crea una tarea de resumen que incluye todas las veces que se produce latarea repetitiva y agrega el nmero especificado de veces al proyecto.

Cada caso de la tarea repetitiva se marca. Microsoft Project muestra los smbolos de tareamarcada en lugar de la barra de la tarea de resumen. Los smbolos utilizados para las tareasmarcadas se especifican utilizando el comando Estilos de barra del men Formato.

La tarea repetitiva debe ser nueva. No podr cambiar una tarea existente a tarea repetitiva. Podr programar una tarea para que se repita diaria, semanal, mensual o anualmente. Por

ejemplo, cada lunes y viernes en semanas alternativas, una vez cada cuatro meses, una vez al

ao, etc. No es posible programar una tarea para que se repita en un mismo da, por ejemplo,por la maana y por la tarde de un mismo da. Para ver o cambiar la configuracin de una tarea repetitiva existente, seleccione la tarea

repetitiva de resumen y, a continuacin, elija el comando Informacin de tarea repetitiva en elmen Insertar.

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Nota: Las tareas se remunerarn automticamente despus de insertar una fila de tareas.

5. Cambio de Tareas a Hitos.

Un hito es un punto de referencia que marca acontecimientos importantes en un proyecto, y quese utiliza para controlar el progreso del proyecto. Cualquier tarea con duracin cero se muestracomo hito.Los hitos son puntos de control que podr utilizar para practicar un seguimiento del avance haciael objetivo fijado. Podr convertir cualquier tarea en hito configurando su duracin a cero, o bienactivando la casilla de verificacin "Marcar la tarea como hito" en la ficha Avanzado del cuadrode dilogo Informacin acerca de la tarea.Podr resaltar los hitos marcndolos con negrita o color. En el men Formato, elija Estilos detexto. En "Elemento a cambiar", seleccione "Tareas hito" y, a continuacin, seleccione la fuente,el tamao y el color de su preferencia para destacarlas.

1. En la barra de vistas, elija Diagrama de Gantt.2. En el campo "Duracin" de la tarea que desee cambiar, escriba 0d.3. Haga clic en el botn de entrada o presione la tecla ENTRAR.

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Id Nombre de tarea Duracin

1 Contratar arquitecto 2 das

2 Localizar nueva ubicacin 1 da

3 Contratar empresa de mudanz 1 da

4 Terminar los dibujos 1 da

5 Levantar tabques 1 da

6 Empaquetar las cajas 1 da

7 Desmontar mobiliario 1 da

8 Pintar 1 da

9 Mudanza terminada 0 das 10/08

S D L M M J V S D L M M J V S D L M M

06 ago '00 13 ago '00 20 ago '00

Hito

6. Esquematizacin de un Proyecto

Un esquema es una estructura jerrquica para un proyecto que muestran como algunas tareasencajan en grupos mayores. En Microsoft Proyect a las subtareas se les aplica sangra bajo lastareas de resumen. Si se organizan las tareas del proyecto segn un esquema, podr observar laestructura del dicho proyecto y facilitar su administracin. Mediante los niveles de esquemapuede:

Organizar las tareas en una estructura jerrquica para ver cmo las subtareas se incluyen engrupos ms amplios denominados tareas de resumen.

Identificar las fases principales del proyecto mediante tareas de resumen. Usar bien un mtodo de divisin tcnica (introducir las tareas de resumen en primer lugar),bien un enfoque inverso de la programacin (introducir las subtareas en primer lugar), paraconstruir la programacin.

Mostrar slo las tareas de resumen del proyecto. Crear informes que incluyan las subtareas, las tareas de resumen o ambas. Mostrar el proyecto mediante un sistema de numeracin denominado estructura de

descomposicin del trabajo.

Mediante el uso de los niveles de esquema puede crear una lista de tareas de hasta 10 niveles consangra. Una tarea se puede desplazar a un nivel inferior mediante su sangrado o degradacin.

Puede crear una tarea de resumen mediante la degradacin de la tarea que se encuentreinmediatamente a continuacin (segn el orden de los identificadores de las tareas). Una tarea sepuede desplazar a un nivel superior anulando su sangra o promocin, a menos que se encuentreya en el nivel ms alto posible.


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6.1. Degradar y Promover Tareas.

Para degradar una tarea a subtarea:

1. En la barra de vistas, elija Diagrama de Gantt.

2.

Seleccione la tarea que desee degradar.3. Haga clic en el botn "Aplicar sangra" de la barra de herramientas Formato. O en el menProyecto, elija Esquema y , a continuacin, elija Aplicar sangra.

Para promover una subtarea a tarea:

1. En la barra de vistas, elija Diagrama de Gantt.2. Seleccione la tarea que desee promover.4. Haga clic en el botn "Anular sangra" de la barra de herramientas Formato. O en el men

Proyecto, elija Esquema y , a continuacin, elija Anular sangra.

6.2.Reorganizacin de tareas en la programacin.

Es posible ordenar y desplazar las tareas para reorganizar la programacin.Cuando ordene unaprogramacin esquematizada, Microsoft Project ordenar por separado las tareas de cada niveldel esquema, manteniendo las relaciones entre las subtareas y sus tareas de resumen. Si sedesplaza una tarea de resumen, sus correspondientes subtareas se desplazarn con ella.

1. En barra de vistas, elija Diagrama de Gantt.2. En el men Proyecto, elija Ordenar y, a continuacin, elija un nombre de campo. Si no ve el

campo que desea, en el men Herramientas elija Ordenar y luego ordenar por y, acontinuacin, elija Primer criterio. Seleccione los campos que desee ordenar segn esecriterio.

6.3. Contraer (ocultar) y Expander (mostrar) de Esquemas.

Mediante la contraccin y expansin de un esquema es posible ocultar o mostrar las subtareas deuna tarea de resumen. Por ejemplo, puede contraer un esquema para mostrar solamente el nivelsuperior de una tarea e imprimir despus esa presentacin para crear un informe de resumen delproyecto. Tambin puede contraer o expandir partes concretas del esquema, resaltando uocultando las tareas o el grupo de tareas que desee.

Para ocultar o contraer un esquema:

1. En la barra de vistas, elija Diagrama de Gantt.2. Seleccione la parte del esquema que desee contraer. Si selecciona una tarea de resumen no es

preciso seleccionar sus correspondientes subtareas para contraerlas.3. Haga clic en el botn "Ocultar subtareas" de la barra de herramientas Formato. O, en el men

Proyecto, elija Esquema y, a continuacin, elija Ocultar subtareas.

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5. Escriba el cdigo en el cuadro "Cdigo EDT:".6. Elija "Aceptar".

IV. PROGRAMACION DE LAS TAREAS.

1. Calendario de un Proyecto

Es el calendario base utilizado por un proyecto. El calendario del proyecto define los das y horaslaborables de todo el proyecto. Microsoft Project solamente programar tareas en los das y horaslaborables establecidas en el calendario del proyecto. Cuando abra un nuevo proyecto MicrosoftProject utilizar automticamente un calendario de proyecto predeterminado la siguienteconfiguracin:

Das laborables: de lunes a viernesHoras laborables: de 8:00 a 12:00 y de 13:00 a 17:00.No hay das no laborables.

Adems del calendario del proyecto, Microsoft Project tambin proporcionar un calendario derecursos para cada recurso.

1. En el men Herramientas, elija Cambiar calendario laboral. Se presentara el cuadro dedialogo Cambiar calendario laboral.

2. Seleccione una fecha en el calendario.3. En "Para las fecha seleccionadas", seleccione un botn de opcin.4. Si ha seleccionado el botn de opcin "Laborables" en el paso 3, en "Desde y hasta:" escriba

las horas de comienzo y fin de la jornada.5. Elija "Aceptar".

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2. Establecimiento de Dependencias entre Tareas.

En un proyecto, el establecimiento de dependencias entre tareas. Cuando se vinculan tareas, sedefine una relacin entre sus fechas de comienzo y de fin. Existen cuatro tipos de relaciones: fin acomienzo (FC), comienzo a comienzo (CC), fin a fin (FF) y comienzo a fin (CF).

La relacin entre tareas que se utiliza con ms frecuencia en la programacin habitual deproyectos es la de fin a comienzo (FC). Adems de vincular tareas individuales, puede crear unarelacin de fin a comienzo entre dos tareas de resumen, de forma que el comienzo de un grupo desubtareas dependa de que otro grupo finalice. No es posible vincular una tarea de resumen consus subtareas. Mediante las cuatro relaciones entre tareas diferentes de que dispone MicrosoftProject, puede vincular tareas fcilmente en su programacin para que reflejen o modelen laforma en que realmente trabaja el proyecto. Mediante la vinculacin de tareas, puede verfcilmente cmo los cambios en el comienzo, el fin y la duracin de una tarea afectan a las tareascon las que est relacionada. Por ejemplo, una tarea no puede comenzar hasta que otra termine odos o ms tareas pueden comenzar al mismo tiempo.Para crear una programacin manejable, debe saber cmo:

Vincular tareas para asignar relaciones entre ellas. Superponer o retrasar tareas relacionadas. Comenzar o finalizar tareas en una fecha concreta.

2.1.Relaciones Entre Tareas (FC, CC, FF, CF).

La naturaleza de las dependencias entre tareas vinculadas. Las tareas se vinculan definiendo unarelacin entre sus fechas de comienzo y de fin. Por ejemplo, la tarea "Contactar servicios deabastecimiento" debe concluir antes del comienzo de la tarea "Decidir mens". Existen cuatro

tipos de relaciones entre tareas en Microsoft Project:Fin a comienzo (FC) La tarea (B) no se puede comenzar

hasta que la tarea (A) finalice.A

B

Comienzo a comienzo (CC) La tarea (B) no se puede comenzarhasta que la tarea (A) comience.A

B

Fin a fin (FF) La tarea (B) no se puede finalizarhasta que la tarea (A) finalice.

A

B

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Comienzo a fin (CF) La tarea (B) no se puede finalizar

hasta que la tarea (A) comience.A

B

En la programacin de un proyecto, unas tareas se pueden relacionar con otras de diferentesmaneras. Una tarea que deba comenzar o finalizar antes de que otra pueda comenzar, sedenomina tarea predecesora. La tarea que depende del comienzo o fin de la que la precede sedenomina tarea sucesora..

2.2. Creacin y Anular una Relacin Entre Tareas.

Para crear una relacin entre tareas:

1. En la barra de vistas, elija Diagrama de Gantt.2. En la tabla de Gantt, seleccione dos o ms tareas que desee vincular.3. Haga clic en el botn "Vincular tareas" de la barra de herramientas Estndar. O, elija Vincular

tareas en el men Edicin.

Para anular una relacin entre tareas:

1. En la barra de vistas, elija Diagrama de Gantt.2. En el diagrama de Gantt, seleccione las tareas que desee desvincular.3. Haga clic en el botn "Desvincular tareas" de la barra de herramientas Estndar. O elija

Desvincular tareas en el men Edicin.

La tarea ser reprogramada segn cualquiera de las dems relaciones con otras tareas odelimitaciones.

2.3. Cambiar una relacin entre tareas.Una relacin simple de tipo fin a comienzo no funciona en todos los casos. Microsoft Projectproporciona otros tipos de relaciones entre tareas para que pueda modelar un proyecto de manerarealista. Por ejemplo, si dos tareas precisan comenzar al mismo tiempo, puede crear una relacinde tipo comienzo a comienzo. Si las tareas necesitan finalizar al mismo tiempo, se utiliza unarelacin fin a fin.

1. En la barra de vistas, elija Diagrama de Gantt.2. Haga doble clic en la lnea de vinculacin de las tareas que desee cambiar.


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3. En el cuadro de informacin acerca de la tarea en la opcin predecesoras en el "Tipo",seleccione la relacin entre tareas que desee.

4. Elija "Aceptar".

Lnea devinculo

2.4. Posposicin y Adelanto de Tareas

En ocasiones, las relaciones entre tareas no representan de manera precisa la forma en que sesuceder el trabajo en el proyecto. Por ejemplo, se puede comenzar una tarea despus de que sutarea predecesora comience, pero antes de que finalice su predecesora, o retrasar el comienzo deuna tarea sucesora tras el fin de su predecesora. Puede crear estos tipos de relaciones entre tareasmediante el uso del adelanto y la posposicin.Mediante el adelanto, es posible programar la superposicin de dos tareas, para que una de ellascomience antes de que su predecesora finalice. Si agrega una posposicin, podr retrasar elcomienzo de la tarea sucesora.La posposicin o el adelanto se expresan en unidades o en porcentaje de la duracin de la tareapredecesora. Por ejemplo, si la pintura de las paredes debe estar seca un da antes de empezar apintar el mural, especifique una posposicin de un da entre el final de la tarea "Pintar lasparedes" y el comienzo de la tarea "Pintar el mural". O, si el electricista puede empezar elcableado de los marcos del reloj despus de que la mitad de los marcos estn instalados, puedeespecificar que la tarea "Instalar y colocar las luces de los marcos" comience cuando la tarea"Instalar los marcos de madera y cristal" est terminada al 50 por ciento, independientemente dela duracin de la tarea predecesora.Una vez que haya introducido las tareas y haya asignado las relaciones entre ellas, analice laprogramacin y busque casos en los que pueda aplicar posposiciones o adelantos. Mediante eluso de estas posposiciones y adelantos puede precisar ms la programacin y disminuir laduracin total del proyecto.

Para el Adelanto o Posposicin de una tarea:

1. En la barra de vistas, elija Diagrama de Gantt.

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2. Seleccione el nombre de la tarea que desee y haga clic en el botn "Informacin" de la barrade herramientas Estndar. O, seleccione la tarea y elija Informacin acerca de la tarea en elmen Proyecto.

3. Seleccione la ficha Predecesoras.4. En el campo "Posposicin", escriba el adelanto o la posposicin que desee, en forma de

duracin o de porcentaje de la duracin de la tarea predecesora. Escriba el adelanto como unnmero negativo o como porcentaje completo y la posposicin como nmero positivo.5. Elija "Aceptar".

Para adelantar oposponer

2.5. Delimitacin de tareas.

Con las delimitaciones de tareas es posible controlar el comienzo o fin de cualquier tarea paracrear una programacin que proporcione informacin precisa y cumpla los requisitos. De manerapredeterminada, todas las tareas comenzarn lo antes posible. Microsoft Project proporciona lassiguientes delimitaciones de tareas:

Delimitacin Descripcin/Cundo usarla"Lo antes posible" (LAP) Comienza la tarea lo antes posible segn otras

delimitaciones y relaciones. Para la mayora de lastareas, si programa desde la fecha de comienzo. Nointroduzca ninguna fecha para usarla comodelimitacin.

"Lo ms tarde posible" (LMTP) Comienza la tarea lo ms tarde posible segn otrasdelimitaciones y relaciones. Para la mayora de lastareas cuando programe desde la fecha de fin. Nointroduzca ninguna fecha para usarla como

delimitacin.

"No finalizar antes del" (NFAD) Termina la tarea en o a partir de la fecha que seindique. sela cuando una tarea no pueda finalizarantes de una fecha concreta. Cuando indique la fechade fin, Microsoft Project asignar automticamenteesta delimitacin.

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"No comenzar antes del" (NCAD) Comienza la tarea en o a partir de la fecha que seindique. sela cuando una tarea no pueda comenzarantes de una fecha concreta. Cuando indique la fecha

de comienzo, Microsoft Project asignarautomticamente esta delimitacin.

"No finalizar despus del" (NFDD) Finaliza la tarea en o antes de la fecha que seindique. sela cuando una tarea deba finalizar entorno a una fecha concreta.

"No comenzar despus del" (NCDD) Comienza la tarea en o antes de la fecha que seindique. sela cuando una tarea deba comenzar entorno a una fecha concreta.

"Debe finalizar el" (DFE) Termina la tarea en una fecha concreta. selacuando la tarea deba terminar en una fecha concreta.

"Debe comenzar el" (DCE) Comienza la tarea en una fecha concreta. selacuando la tarea deba comenzar en una fechaconcreta.

Las delimitaciones ms utilizadas son "Lo antes posible" y "Lo ms tarde posible". Con estasdelimitaciones, Microsoft Project programar las tareas de manera flexible en relacin con latareas predecesora y sucesora. Todos los dems tipos de delimitaciones vinculan el comienzo o elfin de una tarea a una fecha concreta, limitando as la flexibilidad que Microsoft Project tienepara calcular la programacin. Las fechas de las delimitaciones limitan la disponibilidad paranivelar los recursos sobreasignados. Si una delimitacin entra en conflicto con una relacin entretareas, la delimitacin se superpondr a la relacin entre tareas. Para delimitar una tarea:

1. En la barra de vistas, elija Diagrama de Gantt.2. Seleccione la tarea que desee y, a continuacin, haga clic en el botn "Informacin" de la

barra de herramientas Estndar. O, seleccione la tarea y elija Informacin acerca de la tareaen el men Proyecto.

3. Seleccione la ficha Avanzado.4. En "Delimitar tarea", seleccione un tipo de delimitacin de la lista.5. Si ha seleccionado una delimitacin distinta a "Lo ms tarde posible" o "Lo antes posible",

escriba la fecha de delimitacin en el cuadro "Fecha".6. Elija "Aceptar".

Microsoft Project volver a calcular la programacin.

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Delimitartarea

2.6.Identificacin Rutas criticas

Una tarea critica es aquella que se debe completar segn la programacin para que un proyectopueda finalizar a tiempo. Si se retrasa una tarea crtica, tambin se retrasar la finalizacin delproyecto. Una serie de tareas crticas componen una ruta crtica del proyecto.La ruta critica es una serie de tareas que se deben completar en una programacin para que unproyecto finalice conforme a la programacin. Cada tarea de la ruta crtica es una tarea crtica.El Mtodo de Ruta Crtica (MRC) es un mtodo de administracin de proyectos, para calcular laduracin total de un proyecto, basndose en la duracin de cada una de las tareas y en susinterdependencias.Microsoft Project calcula la fecha de fin de una programacin en funcin a las duraciones detareas en la ruta crtica: la secuencia de tareas desde la fecha de comienzo y la fecha de fin delproyecto que deben finalizar a tiempo para que el proyecto entero termine a tiempo. Un retrasoentre las tareas de la ruta crtica provocar que el proyecto finalice ms tarde de lo planificado.La ruta crtica se identifica por la serie de tareas crticas consecutivas incluidas en laprogramacin. Para ajustar la fecha de fin de la programacin deber centrarse en modificar lastareas crticas. Para llamar la atencin hacia la ruta crtica es posible modificar una presentacin.Microsoft Project guardar los cambios junto con el archivo de proyecto. Si da formato al textoen Microsoft Project, el formato directo reemplazar todo formato definido para una categora detexto, por ejemplo para todas las tareas crticas. Para identificar la ruta critica:

1. En barra de vistas, elija Diagrama de Gantt.2. En el men Formato, elija Estilos de texto.3. En el cuadro "Elemento a cambiar:", seleccione "Tareas crticas".4. En el cuadro "Color", seleccione un color para los nombres de las tareas crticas.5. Elija "Aceptar".

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V. TRABAJO DE RECURSOS1. Gestin de los Recursos del Proyecto.

El personal y el equipamiento son los recursos con los que trabaja el proyecto. Con Microsoft

Project puede asignar recursos a las tareas y despus usar las herramientas y presentaciones deMicrosoft Project, para administrar estos recursos y el proyecto completo, de forma mseficiente. Con Microsoft Project es posible:

Asignar recursos a las tareas para asegurarse de que la programacin contiene el personal y elequipamiento adecuados.

Crear programaciones de trabajo para los recursos.

Microsoft Project almacenar la informacin de los recursos con cada proyecto. La cantidad deinformacin que se introduzca depender del nivel de detalle que se desee. Por ejemplo, esposible asegurar simplemente que cada tarea tiene un recurso asignado para llevarla a cabo, o

introducir informacin ms detallada, como el costo de los recursos, junto con las asignacionesde tareas. Si no desea seguir la utilizacin de los recursos, no es preciso introducir ningunainformacin. Una vez que haya introducido la informacin de los recursos del proyecto puedeemplear los mismos en otros proyectos.

La asignacin de recursos a las tareas puede ser una parte importante del xito en laadministracin del proyecto. Se recomienda asignar recursos a las tareas cuando el objetivo sea:

Llevar a cabo un seguimiento del trabajo realizado por el personal y el equipamiento asignadoa las tareas.

Asegurar una buena descripcin y comprensin del proyecto; si las responsabilidades estn

claras, el riesgo de que alguna tarea se pase por alto disminuir. Aumentar la flexibilidad en la planificacin de cmo y cundo deben estar terminadas las

tareas. Observar los recursos con sobreasignacin o infraasignacin de trabajo. Realizar un seguimiento de los costos de los recursos.

Si no introduce informacin acerca de los recursos, Microsoft Project calcular la programacinutilizando slo la informacin acerca de la duracin de las tareas y la relacin entre las tareas.Las asignaciones de recursos afectan a la cantidad de tiempo que se emplear para finalizar latarea; esto se denomina programacin en funcin de los recursos. Segn las asignaciones derecursos, Microsoft Project calcular tambin los costos de los recursos y las tareas, si introdujo

informacin acerca de los costos, y la cantidad de trabajo completado. Si una tarea tiene unaduracin fija, Microsoft Project har caso omiso del trabajo del recurso cuando programe esatarea. Por ejemplo, "Secado de la pintura" tiene una duracin fija, ya que siempre tarda lo mismosin importar la cantidad de trabajo que se haya realizado.

Antes de comenzar a asignar los recursos, puede introducir toda la informacin acerca de losrecursos del proyecto de una sola vez mediante la creacin de una lista de recursos. Esteprocedimiento ahorra tiempo a la hora de asignar recursos a las tareas. Si asigna un recurso a una

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tarea, Microsoft Project asignar a ese recurso la cantidad de trabajo especificada para la tarea. Siese trabajo est programado depender de la programacin del trabajo de los recursos, ocalendario de recursos, y de las dems asignaciones de tareas. Por ejemplo, si asigna una tarea deun da a un recurso y el recurso trabaja a tiempo completo, el recurso ser programado paratrabajar en esa tarea durante el equivalente a una jornada completa, comenzando en el primer

momento disponible no programado que coincida con alguna de las delimitaciones de tareas.Despus de asignar un recurso a una tarea, el nombre de dicho recurso aparecer, de manerapredeterminada, junto a la barra de la tarea en el Diagrama de Gantt.

Experimente con las asignaciones de recursos para ajustar las programaciones y las duraciones dela tareas. Podr:

Asignar varias unidades de recursos de trabajadores o equipamiento intercambiables a unatarea con el fin de disminuir su duracin.

Asignar un recurso a tiempo parcial a una tarea cuando varias tareas puedan terminar almismo tiempo.

Controlar el orden en el que varios recursos trabajarn en la misma tarea.

Cambiar y eliminar las asignaciones de recursos para observar el efecto en la programacin.

Si el trabajo asignado a un recurso excede el tiempo disponible, Microsoft Project asignar dichorecurso a la tarea e indicar que el recurso est sobreasignado, de forma que pueda observar queexiste un problema y decida la manera de solucionarlo.

1.1. Crear Lista de Recursos del Proyecto.

Antes de asignar recursos a las tareas, puede crear una lista de recursos del proyecto con el fin deahorrar tiempo posteriormente. La lista de recursos contiene:

El nombre del recurso, que puede ser una persona, un elemento del equipamiento o alguno delos tipos de recursos intercambiables, como pilotos.

El nmero mximo de unidades de recursos intercambiables disponible.

Para crear la lista de recursos:

1. En la barra de vistas, elija Hoja de recursos.2. En el men Ver, elija Tabla y despus elija Entrada.3. Escriba el nombre del recurso en un campo vaco de la columna "Nombre del recurso".4. Si desea designar un grupo de recursos, escriba un nombre en la columna "Grupo".

5. Si fuera necesario, en la columna "Capacidad mxima", escriba el nmero de unidadesdisponibles de dicho recurso. Por ejemplo, escriba 300% para indicar tres unidades a tiempocompleto de un recurso determinado.

6. Cambie la informacin predeterminada que aparece en los dems campos por la msadecuada.

7. Repita los pasos 3 a 6 para cada recurso.

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Nota: Al asignar nuevos recursos a la tarea, la duracin se reducir para reflejar los nuevosrecursos (si se trata de una tarea condicionada por el esfuerzo). Para obtener ms informacinacerca de la programacin condicionada por el esfuerzo, haga clic en .

Sugerencias A medida que cambia la programacin, probablemente necesitar reemplazar los recursosasignados por otros. En lugar de quitar el recurso asignado y asignar otro a continuacin,puede reemplazar uno por otro. En el cuadro de dilogo Asignar recursos, seleccione elrecurso asignado que desee reemplazar y haga clic en el botn Reemplazar. Seleccione uno oms recursos para asignar a la tarea y, a continuacin, elija Aceptar.

Si desea asignar recursos a medida que finalizan otros trabajos de la programacin, puedemantener en pantalla el cuadro de dilogo Asignar recursos mientras trabaja con el Diagramade Gantt u otras vistas de Microsoft Project.

Para eliminar recursos:

1. En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt .2. En el campo Nombre de tarea, seleccione una tarea y haga clic en Asignar recursos .3. Seleccione el recurso que desea quitar.4. Haga clic en Quitar.

Nota: Cuando quite recursos asignados a tareas, la duracin de dichas tareas puede cambiar. Eltrabajo asignado a los recursos que se quitaron se redistribuir a los recursos restantes. Si nodesea que esto ocurra en algunas tareas, desactive la programacin condicionada por el esfuerzoen esas tareas.

1.3.Controlar cundo un recurso comienza a trabajar en una tarea

Con Microsoft Project, es posible indicar el momento en que un recurso comenzar a trabajar enuna tarea. Por ejemplo, puede escalonar los momentos en que varios recursos comienzan atrabajar en la misma tarea retrasando el momento de comienzo de uno o ms recursos.

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Cuando retrase el comienzo de la asignacin de un recurso, Microsoft Project recalcular la fechade comienzo y el tiempo de trabajo del recurso en esa tarea. Para esto:

1. En la barra de vistas, elija Diagrama de Gantt.2. En el men Ventana, elija Dividir.

3.

En la tabla de Gantt, seleccione la tarea para la que desee retrasar el trabajo del recurso.4. Seleccione el Formulario de tareas en la seccin inferior.5. En el men Formato, elija Detalles y, a continuacin, elija Programacin del recurso.6. Si no especifica la duracin del recurso en el campo "Trabajo", escriba la duracin del trabajo

en el campo y, a continuacin, presione la tecla ENTRAR.7. En el campo "Retraso", escriba la duracin deseada para el retraso en el comienzo del trabajo

del recurso. Por ejemplo, escriba 2h. para un retraso de dos horas; escriba 2d. para un retrasode dos das.

8. Elija "Aceptar".9. En el men Ventana, elija Anular divisin.

Diagramade Gantt

Formulariode tareas

1.4.Establecimiento de las horas laborables y los das no laborables de los recursos

1.

En el men Herramientas, elija Cambiar calendario laboral.2. En el cuadro "Para:", seleccione el recurso cuyo calendario desee cambiar.3. En el calendario, seleccione los das que desee cambiar.4. Para cambiar el da de la semana en todo el calendario, seleccione el da en la parte superior

del calendario.5. Seleccione el botn "Laborables", "No laborables", o "Predeterminados".6. Para cambiar las horas laborables, escriba la nueva hora en el cuadro "Desde:" o en el cuadro

"Hasta:".

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7. Elija el botn "Aceptar".

1.5. Asignacin de un calendario a un recurso

1. En la barra de vistas, elija Hoja de recursos.2. Seleccione el recurso al que desee asignar el calendario.3. Haga clic en el botn "Informacin" de la barra de herramientas Estndar. O, elija

Informacin acerca del recurso en el men Proyecto.4. En el cuadro Informacin de recurso y en la ficha Horario de trabajo cambie el calendario

base que desee para ese recurso.5. Elija "Aceptar".

2. Asignacin de costos a las tareas y a los recursos.

Para muchos administradores de proyectos, el costo es un aspecto importante de la programacin

y del control del proyecto. Por ejemplo, las consideraciones de costos determinan la rapidez conla que se llevan a cabo las tareas y cmo se emplean los recursos (equipamiento y trabajadores ).En algunos casos, el xito del proyecto se mide por la desviacin entre los costos finales delproyecto y los costos previstos.Con Microsoft Project, es posible seguir la evolucin de los costos a un nivel bsico o avanzado.Es posible:

Asignar salarios o tasas a los recursos.


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Contabilizar el costo de los materiales. Controlar la acumulacin de costos. Consultar los costos del proyecto.

Mediante la asignacin de costos a las tareas y a los recursos, puede utilizar Microsoft Project

para seguir la evolucin del flujo de caja del proyecto. A medida que vaya creando el proyecto,ser posible desarrollar escenarios de costos del tipo qu pasara si", mediante el ajuste de losrecursos y la posterior revisin del efecto de los cambios en los costos de la programacin. Esposible determinar cunto costar completar una tarea, as como desarrollar un historial de costospara proyectos futuros. El costo de completar cada tarea incluye el costo de todos los recursosque trabajan en una tarea y de todos los gastos adicionales, como el costo de los materiales y loscostos por uso.

Si introduce informacin inicial acerca del costo de los recursos y las tareas al comienzo delproyecto, ser posible predecir el costo total de las tareas individuales, de los recursos, de lasfases y del proyecto completo. Si introduce el costo real a medida que se van finalizando las

tareas, podr administrar las tareas y los recursos para realizar el proyecto dentro del plazo y delpresupuesto previstos.Si se asignan costos a los recursos y tareas, ser posible contestar tambin diversas cuestionesrelativas a los costos en cualquier punto del proyecto, como pueden ser:

Cul es el costo de los recursos de esta tarea?Cul es el costo de los recursos del proyecto?Cunto costar completar esta tarea?Cul es el costo total de esta fase del proyecto?Cul es el costo planificado del proyecto?

Con Microsoft Project, hay distintas formas de ver los costos del proyecto. Puede ver los costosde las tareas cuando desee consultar el costo total de todos los recursos asignados y del costototal de una tarea. Puede ver los costos de los recursos cuando desee consultar cunto dinero hagastado en horas extra. Asimismo, puede consultar los costos totales del proyecto para comprobarsi el proyecto permanece dentro los valores generales presupuestados.Observando los costos, puede:

Administrar estrictamente el proyecto mediante el seguimiento de los costos de cada tarea. Generar informes de costos de tareas individuales, as como el costo global del proyecto. Presentar los costos de los recursos individuales y por grupos.

Mtodo para asignar costos a tareas o recursos.Para muchos administradores de proyectos, el costo es un aspecto importante de la programaciny del control del proyecto. Por ejemplo, los factores relacionados con los costos determinan larapidez con la que se llevan a cabo las tareas y el modo en que se emplean los recursos(equipamiento y trabajadores). En algunos casos, el xito de un proyecto se puede medir por elacercamiento que se haya alcanzado entre los costos finales del proyecto y el presupuesto o loscostos previstos.

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Al asignar costos (tales como salarios, tasas de pagos y costos de equipamiento y material) a losrecursos y tareas, puede consultarlos y controlarlos de un modo continuo. Al especificar loscostos en el proyecto, puede:

Crear un presupuesto para saber con exactitud en qu se va a gastar el dinero. Controlar la acumulacin de costos, as puede programar los pagos y saber cundo se deben

efectuar. Examinar el costo total de las tareas individuales o bien de todo el proyecto de forma que

pueda realizar los ajustes necesarios para permanecer dentro del presupuesto.

Tambin podr tener acceso rpido a informacin especfica relativa a los costos en cualquiermomento del proyecto. Esta informacin permite:

Comprobar los costos de recursos o materiales de cualquier tarea examinando el costo portarea.

Comprobar el costo total o el estado de los costos del proyecto examinando el costo porproyecto. Comprobar el costo total de una fase del proyecto examinando el total de los costos de la

tareas de resumen. Predecir el costo que supone completar una tarea examinando los costos restantes. Planear presupuestos para proyectos futuros.

Existen distintas formas de asignar costos dependiendo del tipo de costos que desee controlar.Por ejemplo:

Si desea basar los costos de las tareas en los salarios o pagos que van a recibir los recursos,

puede asignar pagos normales y por horas extras a los recursos antes de asignarles a una tarea.De esta forma, Microsoft Project puede calcular el costo de una tarea multiplicando las tasasde pago por la duracin establecida para la tarea.

Si desea incluir en la programacin aumentos o reducciones en las tasas de pago de losrecursos, puede asignar hasta veinticinco niveles de tasas de pago diferentes y decidir la fechaen la que cada tasa tendr efecto.

Si sus recursos van a trabajar en varias tareas que requieran tasas de pagos diferentes, puedeasignar hasta cinco tasas de pagos diferentes para cada recurso, de forma que puedaseleccionar la tasa adecuada para cada tarea.

Puede asignar un costo directamente a una tarea si desea establecer costos fijos o por horas.

Microsoft Project incorporar este costo a cualquier otro costo basado en tasas de pago alcalcular el costo total de la tarea.

Si desea incluir costos de material que se basen en un precio por unidad, puede asignar uncosto por uso a un recurso material antes de asignar este recurso a una tarea. Cuandoespecifique cuntas unidades va a utilizar, Microsoft Project calcular el costo material totalmultiplicando el precio base por unidad por el nmero o porcentaje de unidadesespecificadas.

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2.1Asignacin de tasas a los recursos.

La asignacin de tasas a los recursos pueden servirle de ayuda para la exacta administracin delos costos del proyecto. Las tasas de los recursos podran ser el costo horario de los trabajadores odel equipo necesario para completar una tarea, o el costo fijo por uso de una pieza del equipo.

Normalmente, el costo del recurso incluye las tasas de horas extra y estndar de los recursos.Cuando un recurso con una tasa de hora extra o estndar se asigna a una tarea, y sta dura mstiempo del planificado, se incrementa el costo del recurso para esa tarea.

Un recurso puede tener tambin un costo nico cada vez que se utilice. Por ejemplo, el alquiler deequipo puede tener un costo de entrega de 50$ o un cargo establecido por cada vez que se utilice,adems de un cargo por hora.

En la Barra de vistas, haga clic en Hoja de recursos . En los campos Tasa estndar, Tasa horas extra o Costo/Uso, escriba la tasas que desee. Presione la tecla ENTRAR.

Sugerencia: Tambin puede asignar tasas a los recursos seleccionando un recurso, haciendo clicen Informacin del recurso, seleccionando la ficha Costos y escribiendo despus las tasas enTablas de tasas de costo. Aqu puede asignar tasas de pago adicionales para incluir los aumentoso las reducciones de tasas o bien cambiar las tarifas para los distintos tipos de trabajo.

2.2.Asignacin de tasas diferentes a un recurso.

Para poder realizar cambios en las tasas de pago de los recursos, como aumentos o reducciones,puede asignar diferentes tipos de tasas para aplicarlas en el momento que especifique eladministrador.

1. En la Barra de vistas, haga clic en Hoja de recursos .2. En el campo Nombre del recurso, seleccione el recurso al que desea asignar tasas de pago

diferentes.3. Haga clic en Informacin del recurso y, a continuacin, haga clic en la ficha Costos.4. En Tablas de tasas de costo, escriba la fecha efectiva y la nueva tasa de costo estndar, por

horas extra o por uso en los campos correspondientes de la primera fila en blanco.

Sugerencias

Desde cualquier vista de tareas puede abrir el cuadro de dilogo Informacin del recurso

haciendo doble clic en el recurso en el cuadro de dilogo Asignar recursos. Las tablas de tasas de costo pueden utilizarse para asignar a los recursos hasta cinco gruposde tasas de pago para poder utilizar diferentes tarifas en funcin de los distintos tipos detrabajo.

Puede especificar hasta 25 tasas de pago de recursos diferentes en cada una de las cinco tablasde tasas de costo para poder establecer aumentos y reducciones en las tasas de pago derecursos iniciales.

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En los campos de tasas de las tablas de tasas de costo puede incluir aumentos o reduccionesde tasas escribiendo tasas nuevas o porcentajes, por ejemplo, +10% o 10%. Cuando escribalos porcentajes, Microsoft Project calcular la nueva tasa.

2.3.Asignacin de recursos de costo fijo a una tarea.

Existen ocasiones en las que, para realizar ciertas tareas, un proyecto requiere que un recursotenga un costo fijo. Por ejemplo, una agencia artstica hace una oferta de 6.500 $ para ilustrar unlibro de jardinera, a pagar el total cuando se entregue el trabajo. O, se pueden realizar pagosparciales tras cada fase del proyecto.Si se paga un recurso de una tarea como cantidad fija, se puede introducir el costo fijo en laasignacin del recurso. Este costo, junto con los de todos los dems recursos de la tarea, componeel costo total de la tarea. Cuando se usa un recurso de costo fijo, el costo total de la tarea nodepende de cunto tiempo trabaje el recurso en la tarea, sino de la suma de los costos fijos y delas dems asignaciones de recursos.

1. En la barra de vistas, elija Diagrama de Gantt.2. En la tabla de Gantt, seleccione una tarea.3. En el men Ventana, elija Dividir.4. En "Nombre del recurso" de la seccin inferior, seleccione el nombre del recurso. Para un

recurso nuevo, escriba el nombre del recurso en el campo "Nombre del recurso".5. Si es el nico recurso que es necesario asignar a esta tarea, active la casilla de verificacin

"Fijo".6. En el cuadro Duracin, escriba la duracin de la tarea.7. En el men Formato, elija Detalles y, a continuacin, elija Costo de recursos.8. En el campo "Unidades" del recurso, escriba 09. En el campo "Costo", escriba el costo fijo del recurso.10.Elija "Aceptar".

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2.4.Asignacin de un costo fijo a una tarea.

Si sabe el importe exacto de los materiales de una tarea y no est asignando recursos a la tarea,introduzca el costo fijo. El costo fijo podra ser el costo de los suministros para los que ya se hanegociado un precio de compra. Tambin podra consistir en una oferta aceptada de un contratistaexterno o en la tarifa plana que se paga por un trabajo.

1. En la barra de vistas, elija Diagrama de Gantt.2. En el men Ver, elija Tabla y, a continuacin, elija Costo.3. En el campo "Costo fijo" de la tarea, escriba el costo.4. Haga clic en el botn de entrada o presione la tecla ENTRAR.

2.5. Control de la acumulacin de costos.

Con Microsoft Project, es posible acumular los costos de la tarea cuando sta comience o finalice,o prorratear el costo. Por ejemplo, es posible:

Acumular el costo de una tarea al comienzo si paga el total de la cantidad antes de comenzar eltrabajo.Acumular el costo de una tarea al final si retiene el pago hasta que el trabajo finalice.Prorratear el costo de una tarea si necesita seguir el costo segn el grado de cumplimiento de latarea.


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Solamente puede prorratear los costos estndar y de horas extra de los recursos. Un recurso decosto nico se acumula slo al comienzo o al final de la tarea, y los costos fijos siempre seacumulan al final.

1. En la barra de vistas, elija Hoja de recursos.

2.

Seleccione el recurso.3. Haga clic en el botn "Informacin" de la barra de herramientas Estndar. O elijaInformacin acerca del recurso en el men Proyectos.

4. En el cuadro de Informacin de recursos y en la ficha de costos, seleccione un mtodo deacumulacin en "Acumulacin de costos",.

Para SeleccioneAcumular el costo al comienzo de la tarea ComienzoAcumular el costo cuando la tarea est terminada FinAcumular el costo segn el porcentaje de finalizacin de la tarea Prorrateado

5. Elija "Aceptar".

2.6. Presentacin de costos.

Para presentar costo por tarea:

1. En la barra de vistas, elija Diagrama de Gantt.2. En el men Ver, elija Tabla y, a continuacin, elija Costo.3. Desplace la tabla de Gantt hacia la derecha hasta que aparezca el campo "Costo total". O

arrastre la barra de divisin hacia la derecha para mostrar el campo "Costo total".

Para presentar costo total del proyecto:

Para muchos administradores de proyectos, el costo total del proyecto es un factor clave a la horade determinar el xito del proyecto. Con Microsoft Project, una vez que la informacin de costosde tareas y recursos ha sido introducida, resulta sencillo observar el costo total estimado, y esposible realizar un seguimiento de los costos totales del proyecto a medida que el proyectoavanza. Tambin es posible comprobar cmo un cambio en el costo de una tarea individual afectaal costo del proyecto. Por ejemplo, puede consultar los costos del proyecto antes y despus deajustar la asignacin de un recurso, o costo fijo de una tarea, para determinar si el ajuste cambiael costo total del proyecto.

1. En el men Proyecto, elija Informacin del proyecto.2. Elija el botn "Estadsticas".

El cuadro de dilogo Estadsticas del proyecto muestra los costos programados, los de lnea debase, los reales y los restantes para el proyecto completo. Los costos programados reales yrestantes se actualizan cada vez que Microsoft Project vuelve a calcular el proyecto.

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Para consultar el estado global de los costos del proyecto, tambin puede utilizar el informeResumen del proyecto.

VI.

EVALUACION Y AJUSTE DE LA PROGRAMACION

Una vez creada la programacin mediante la introduccin de tareas, la asignacin de recursos y laintroduccin de la informacin acerca de los costos, estar preparado para evaluarla y ajustarla.Al evaluar la programacin, probablemente encontrar problemas u omisiones que deban serajustados. Lo ms prctico es analizar y efectuar los cambios en las primeras fases del proceso deplanificacin y, mejor todava, antes de poner en marcha el proyecto. Sin embargo, una veziniciado el proyecto tambin podr comprobar la planificacin y ajustarla, cuando sea necesario,para adecuarla a sus objetivos y necesidades. Los aspectos de la programacin que vayan aevaluarse dependern de la informacin contenida en la programacin y del nivel de detalle enque se est administrando el proyecto. Por consiguiente, debera considerar la evaluacin de:

La fecha de fin de la programacin. La manera en que se han asignado los recursos. El costo de la programacin.

Microsoft Project calcula la fecha de fin tomando como base la duracin de las tareas en la rutacrtica: la secuencia de tareas desde la fecha de comienzo y la fecha de fin del proyecto quedeben finalizar a tiempo para que el proyecto entero termine a tiempo. Un retraso entre las tareasde la ruta crtica provocar que el proyecto finalice ms tarde de lo planificado. Para ajustar lafecha de fin de la programacin, concntrese en la modificacin de las tareas crticas. Una vez

evaluada la programacin, podr utilizar diversas estrategias para reducir su longitud, buscar yresolver recursos sobreasignados y reducir el costo del proyecto.

1. Evaluacin de la Programacin.

Para determinar si la programacin tiene o no reas problemticas que requieran ajustes, enprimer lugar deber analizar la programacin y evaluar la utilizacin del tiempo, de los recursos yde los costos. La evaluacin de la programacin de varias maneras le ayudar a identificar:

La relacin entre tareas y la ruta crtica

El tiempo de demora en la programacin Las delimitaciones en las tareas Los recursos sobreasignados El costo de las tareas

En una programacin de Microsoft Project las tareas pueden relacionarse entre s de diversasformas. Utilizando de manera eficaz estas relaciones ser posible modificar la ruta crtica yreducir la programacin. Cuando resulte necesario mantener las tareas en la ruta crtica de la

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programacin, ser posible ajustar la relacin entre tareas y las asignaciones de recursos de lastareas no crticas para utilizar la demora en la programacin. El tiempo de demora es la cantidadde tiempo que se puede retrasar una tarea sin retrasar la fecha de fin de la programacin. Si unatarea que tiene demora finaliza ms tarde, no afectar al resto de la programacin. La mayora delas programaciones tienen siempre algunas tareas no crticas con demora.

Las delimitaciones en las tareas tambin servirn de ayuda para controlar las fechas de comienzoo de fin de tareas importantes. Verifique las delimitaciones en las tareas en distintas fases delproyecto, en especial en las tareas crticas, para cerciorarse de que sean absolutamente necesarias,ya que las delimitaciones pueden reducir la flexibilidad de la programacin.

Al evaluar la programacin, asegrese de haber asignado los recursos de manera eficaz. Se diceque un recurso est sobreasignado cuando se le ha asignado ms trabajo del que puede realizar enlas horas de trabajo programadas. Se dice que un recurso est infraasignado cuando no estplenamente asignado. Para asegurarse de que los recursos estn sobreasignados o infraasignadosen la menor cantidad de casos posible, se podrn reprogramar las tareas dentro de su tiempo dedemora. Si se estn introduciendo costos en la programacin, ser necesario verificar el costototal del proyecto para comprobar que se mantiene dentro del presupuesto. Si el costo total esdemasiado elevado, se podr reducir el costo de tareas y recursos individuales para disminuir loscostos del proyecto. Una vez identificados los problemas en las reas mencionadas se podrajustar la programacin para optimizar el tiempo, los recursos y el dinero disponibles.

1.1. Verificacin de la relacin entre tareas.

En la programacin de un proyecto las tareas pueden relacionarse entre s de diversas maneras.Una tarea que deba comenzar o terminar antes de otra pueda comenzar se denomina tareapredecesora. Una tarea que depende del comienzo o del fin de una tarea precedente se denominatarea sucesora. Microsoft Project dispone de cuatro relaciones entre tareas que pueden utilizarsepara conectar una serie de tareas en una programacin. Utilizando de manera eficaz estasrelaciones ser posible modificar la ruta crtica y reducir la programacin del proyecto.

1. En la barra de vistas, elija Diagrama de Gantt.2. En la tabla de Gantt, haga doble clic en la tarea de la que desee ver la relacin entre tareas con

sus predecesoras.3. En el cuadro de dilogo Informacin acerca de la tarea, seleccione la ficha Predecesoras.

Observe en la columna "Tipo" las relaciones entre tareas.

Es posible cambiar la relacin entre tareas eligiendo una relacin entre tareas diferente en la listade la barra de entradas.

1.2.Bsqueda de mrgenes de demora en la programacin.

Al analizar las tareas de la programacin es posible buscar demoras permisibles; es decir, eltiempo que una tarea puede retrasarse sin demorar a ninguna otra. Tambin es posible ver lacantidad de tiempo que puede retrasarse una tarea sin afectar a la fecha de fin del proyecto, locual se denomina margen de demora total. Es importante saber dnde existen mrgenes dedemora dentro de la programacin, ya que ello permitir ajustar las fechas de comienzo y de fin

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de las tareas cuando determinadas fases de la programacin no tienen margen de demora y otrastienen demasiado. La mayora de las programaciones tienen algunas tareas crticas con margen dedemora. Esto permite que estas tareas comiencen en una fecha posterior sin afectar a laprogramacin, lo que compensara las tareas que han tardado ms tiempo que el planificado.

1.

En la barra de vistas, elija Diagrama de Gantt.2. En el men Ver, elija Tabla y, a continuacin, elija Programacin.3. Arrastre la barra de divisin hacia la derecha para ver las columnas "Demora permisible" y

"Margen de demora total".

Si en las columnas "Demora permisible" y "Margen de demora total" aparecen valores negativos,ello indica que no hay tiempo suficiente para finalizar la tarea sin retrasar la fecha de fin delproyecto. En la columna "Margen de demora total", el valor cero indica tareas crticas.

1.3.Examen de las delimitaciones de las tareas

Mediante el uso de las delimitaciones, es posible controlar las fechas de comienzo o de fin de

tareas importantes. Al introducir una tarea, Microsoft Project le asignar automticamente ladelimitacin "Lo antes posible". Slo cuando sea necesario, debern definirse otrasdelimitaciones, como en el caso en que un cliente o un contrato requieran que determinada tareacomience o finalice en una fecha especfica. Las delimitaciones de las tareas son tiles para crearuna programacin ms precisa empleando informacin detallada. Sin embargo, las delimitacionestambin pueden restringir la flexibilidad de la programacin. Si se produce un conflicto deprogramacin entre una delimitacin y una relacin entre tareas, Microsoft Project programar latarea de acuerdo con la delimitacin.

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En diversas fases del proyecto ser til verificar las delimitaciones en las tareas de laprogramacin, en especial las tareas en la ruta crtica, para cerciorarse de que efectivamente sonnecesarias. Toda delimitacin que requiera la introduccin de una fecha debe utilizarse con sumocuidado, ya que las fechas fijas impiden que Microsoft Project vuelva a calcular las fechas decomienzo y de fin en caso de cambiar la programacin y, adems, restringen la posibilidad de

redistribuir los recursos sobreasignados.1. En la barra de vistas, elija Diagrama de Gantt.2. En el men Ver, elija Tabla y, a continuacin, elija Ms tablas.3. En el cuadro "Tablas", seleccione "Fechas de delimitacin".4. Elija el botn "Aplicar".

En cada tarea cuya delimitacin no sea "Lo antes posible", observe las predecesoras ysucesoras en el diagrama de barras de Gantt para determinar si la delimitacin es necesaria.

5. Arrastre la barra de divisin hacia la derecha para ver la columna "Fecha de delimitacin".

1.4.Bsqueda de los recursos sobreasignados y sus asignaciones de tareas

Al evaluar la programacin deber cerciorarse de haber asignado los recursos de una maneraeficaz. A cada tarea debe asignrsele un nmero de recursos adecuado en el momento justo derealizar el trabajo. Y a cada recurso deber asignrsele trabajo suficiente, de forma que puedaelaborarse una programacin completa con la menor cantidad posible de casos desobreasignacin e infraasignacin de recursos. (En ocasiones sern inevitables algunassobreasignaciones e infraasignaciones.). Antes de dedicarse a resolver problemas desobreasignacin de recursos deber determinarse cules son los recursos sobreasignados, en qumomentos estn sobreasignados y qu tareas tienen asignadas en dichos momentos. Para resolverla sobreasignacin de recursos deber asignarlos de manera diferente, o bien ser necesariovolver a asignarlos para el momento en que el recurso est disponible.

1. En Microsoft Project, utilice el botn secundario del mouse para hacer clic en una barra deherramientas y, a continuacin, elija "Administracin de recursos".

3. Haga clic en el botn "Vista asignacin de recursos" de la barra de herramientasAdministracin de recursos.

4. Haga clic en el botn "Ir a sobreasignacin" . En la seccin superior, observe en la parte de laescala temporal si el recurso est sobreasignado. Microsoft Project presentar en color rojo (oen negrita si se trata de una pantalla monocromo) el nmero total de horas asignadas a unrecurso sobreasignado.

5. En la seccin inferior, observe en la parte de la escala temporal las tareas que pueden ocurriren las fechas sobreasignadas.

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2. Estrategia para reducir la programacin.

Una vez analizada la programacin, puede ser necesario reducir el tiempo en que tienen lugar lastareas, tanto porque el costo de la programacin actual sea excesivo como porque no permita

cumplir la fecha lmite del proyecto. Existen varios mtodos para reducir la duracin de laprogramacin. El mtodo o mtodos que utilice dependern de las limitaciones impuestas sobreel proyecto en general (por ejemplo, el presupuesto o la disponibilidad de recursos) y de laflexibilidad de las tareas que componen la programacin.

Algunos de los mtodos que pueden utilizarse para reducir la programacin son:

Cambiar las relaciones entre tareas para permitir que ms tareas se superpongan o tenganlugar al mismo tiempo, en lugar de hacerlo de mane

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