Microsoft Excel2013* -...
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Microsoft ® Office Excel 2013 Excel 2013 Nombre de la Organización
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Microsoft® Office
Excel 2013 Excel 2013
Nombre de la Organización
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Tabla de Contenido Tabla de Contenido ................................................................................................ 2
Introducción a los Manuales de Capacitación de CustomGuide .............................. 12
Cómo Funciona ...................................................................................................... 13
Inicio ..................................................................................................................... 14 Entender la Pantalla de Excel .................................................................................................. 15
Crear Libros de Trabajo ........................................................................................................... 16
Crear un Libro de Trabajo en Blanco ........................................................................................... 16
Crear un Libro de Trabajo desde una Plantilla ............................................................................ 17
Abrir y Guardar Libros de Trabajo ........................................................................................... 18
Abrir un Libro de Trabajo ............................................................................................................ 18
Guardar un Libro de Trabajo ....................................................................................................... 19
Navegar en Hojas de Trabajo .................................................................................................. 20
Ver Múltiples Ventanas ........................................................................................................... 21
Cambiar entre las Ventanas desde la Barra de Tareas ................................................................ 21
Cambiar entre Ventanas de Excel ............................................................................................... 22
Ver Múltiples Ventanas a la Vez ................................................................................................. 22
Imprimir ................................................................................................................................. 23
Ayuda ..................................................................................................................................... 24
Cerrar y Salir ........................................................................................................................... 25
Cuando se ha terminado de trabajar con un archivo, una buena idea es cerrarlo para no afectar el desempeño del equipo con programas no utilizados. ............................................................ 25
Cerrar un Libro de Trabajo .......................................................................................................... 25
Cerrar y Salir –Continuación– .................................................................................................. 26
Cerrar Excel ................................................................................................................................. 26
Evaluación de Inicio ................................................................................................................ 27
Editar un Libro de Trabajo ..................................................................................... 29 Seleccionar Celdas y Rangos .................................................................................................... 30
Seleccionar una Celda ................................................................................................................. 30
Seleccionar Todas las Celdas ....................................................................................................... 30
Seleccionar Filas .......................................................................................................................... 30
3 ©CustomGuide 2015
Seleccionar Columnas ................................................................................................................. 31
Seleccionar un Rango de Celda ................................................................................................... 31
Editar Datos de Celda .............................................................................................................. 32
Introducir Datos de Celda ........................................................................................................... 32
Reemplazar Datos de Celda ........................................................................................................ 32
Eliminar Datos de Celda .............................................................................................................. 33
Editar Datos de Celda .................................................................................................................. 33
Cortar, Copiar y Pegar ............................................................................................................. 34
Copiar y Pegar ............................................................................................................................. 34
Cortar y Pegar ............................................................................................................................. 35
Mover Utilizando Arrastrar y Soltar ............................................................................................ 35
Más Opciones de Pegado ........................................................................................................ 36
Autorellenar ........................................................................................................................... 37
Copiar Datos Utilizando Autorellenar ......................................................................................... 37
Introducir una Serie de Valores con Autocompletar ................................................................... 37
Insertar y Eliminar Celdas ........................................................................................................ 38
Insertar Celdas ............................................................................................................................ 38
Eliminar Celdas ............................................................................................................................ 38
Revisar Ortografía ................................................................................................................... 39
Buscar y Reemplazar Texto ..................................................................................................... 40
Buscar Texto ................................................................................................................................ 40
Reemplazar Texto ....................................................................................................................... 41
Ocultar Columnas y Filas ......................................................................................................... 42
Ocultar Filas o Columnas ............................................................................................................. 42
Mostar Filas o Columnas ............................................................................................................. 42
Evaluación de Editar un Libro de Trabajo ................................................................................. 43
Formato a Hojas de Trabajo ................................................................................... 45 Formato de Texto ................................................................................................................... 46
Cambiar Aspecto de Fuente ........................................................................................................ 46
Cambiar el Tamaño de Fuente y Color ........................................................................................ 47
Aplicar Formato a una Parte de una Celda ................................................................................. 47
Alinear Celdas ......................................................................................................................... 48
4
Cambiar Alineación de Celda ...................................................................................................... 48
Alinear Celdas –Continuación– ................................................................................................ 49
Aplicar Sangría al Contenido de la Celda .................................................................................... 49
Ajustar Texto y Combinar Celdas ............................................................................................. 50
Ajustar Texto en una Celda ......................................................................................................... 50
Combinar Celdas ......................................................................................................................... 50
Separar Celdas ............................................................................................................................ 50
Formato de Números y Fechas ................................................................................................ 51
Aplicar Formato a un Número o Fecha ....................................................................................... 51
Formato de Números y Fechas –Continuación– ...................................................................... 52
Formatos Avanzados de Número ................................................................................................ 52
Crear un Formato de Número Personalizado ............................................................................. 53
Bordes y Colores de Fondo ...................................................................................................... 54
Agregar Sombreado a una Celda ................................................................................................. 54
Agregar un Borde de Celda ......................................................................................................... 54
Opciones de Borde Avanzadas .................................................................................................... 55
Copiar Formato ....................................................................................................................... 56
Alto de Fila y Ancho de Columna ............................................................................................. 57
Ajustar el Ancho de Columna ...................................................................................................... 57
Ajustar el Alto de Fila .................................................................................................................. 57
Utilizar Opciones de Tamaño Adicionales ................................................................................... 58
Aplicar Formato Condicional ................................................................................................... 59
Aplicar Formato Condicional ....................................................................................................... 59
Eliminar Formato Condicional ..................................................................................................... 59
Reglas Avanzadas de Formato Condicional ................................................................................. 60
Aplicar y Eliminar Estilos de Celda ........................................................................................... 61
Aplicar un Estilo de Celda ............................................................................................................ 61
Eliminar un Estilo de Celda .......................................................................................................... 61
Crear y Modificar Estilos de Celda ........................................................................................... 62
Crear un Nuevo Estilo ................................................................................................................. 62
Modificar un Estilo ...................................................................................................................... 63
Buscar y Reemplazar Formato ................................................................................................. 64
Insertar una Imagen ................................................................................................................ 66
5 ©CustomGuide 2015
Evaluación de Formato a Hojas de Trabajo .............................................................................. 67
Crear Fórmulas ...................................................................................................... 70 Fórmula y Funciones Básicas ................................................................................................... 71
Crear una Fórmula ...................................................................................................................... 71
Editar una Fórmula ...................................................................................................................... 72
Utilizar una Función .................................................................................................................... 73
Sumas y Promedios ................................................................................................................. 74
Crear una Fórmula de Autosuma ................................................................................................ 74
Crear una Fórmula de Promedio ................................................................................................. 75
Referenciar a Hojas de Trabajo Externas ................................................................................. 76
Referenciar a Otra Hoja de Trabajo ............................................................................................ 76
Referenciar a Otro Libro de Trabajo ........................................................................................... 77
Referencias Absolutas y Relativas ........................................................................................... 78
Referencias Relativas .................................................................................................................. 78
Referencias Absolutas ................................................................................................................. 79
Nombres de Celda y Rango ..................................................................................................... 80
Crear un Nombre ........................................................................................................................ 80
Utilizar un Nombre de Celda o Rango en una Fórmula ............................................................... 80
Navegar a un Rango con Nombre ............................................................................................... 81
Editar y Eliminar Nombres de Celda o Rango ............................................................................. 81
Funciones Financieras ............................................................................................................. 82
Función PAGO ............................................................................................................................. 82
Funciones Lógicas ................................................................................................................... 84
Función SI .................................................................................................................................... 84
Funciones Lógicas –Continuación– .......................................................................................... 85
Funciones de Texto ................................................................................................................. 86
Concatenar Texto ........................................................................................................................ 86
Funciones de Texto –Continuación– ........................................................................................ 87
Funciones de Búsqueda .......................................................................................................... 88
BUSCARV ..................................................................................................................................... 88
Errores de Fórmula ................................................................................................................. 89
Error #### ................................................................................................................................... 89
6
Error #¿NOMBRE? ....................................................................................................................... 89
Error #¡VALOR! ............................................................................................................................ 90
Error #¡DIV/0! ............................................................................................................................. 91
Error #¡REF! ................................................................................................................................. 91
Evaluación de Crear Fórmulas ................................................................................................. 92
Ver y Administrar Hojas de Trabajo ....................................................................... 95 Ver Hojas de Trabajo ............................................................................................................... 96
Cambiar Vistas de la Hoja de Trabajo ......................................................................................... 96
Utilizar Zoom ............................................................................................................................... 96
Crear una Vista Personalizada ..................................................................................................... 97
Aplicar una Vista Personalizada .................................................................................................. 97
Mover y Copiar Hojas de Trabajo ............................................................................................ 98
Insertar, Cambiar el Nombre y Eliminar Hojas de Trabajo ........................................................ 99
Insertar una Hoja de Trabajo ...................................................................................................... 99
Cambiar Nombre de la Hoja ........................................................................................................ 99
Eliminar una Hoja de Trabajo ...................................................................................................... 99
Inmovilizar Filas y Columnas ................................................................................................. 100
Inmovilizar Filas y Columnas ..................................................................................................... 100
Movilizar Paneles ...................................................................................................................... 100
Dividir la Ventana de la Hoja de Trabajo ............................................................................... 101
Agregar una División de Ventana de Hoja de Trabajo .............................................................. 101
Eliminar una División de Ventana de Hoja de Trabajo .............................................................. 101
Ocultar Hojas de Trabajo y Líneas de Cuadrícula ................................................................... 102
Ocultar una Hoja de Trabajo ..................................................................................................... 102
Mostrar una Hoja de Trabajo .................................................................................................... 102
Ocultar o Mostrar Líneas de Cuadrícula .................................................................................... 103
Evaluación de Ver y Administrar Hojas de Trabajo ................................................................ 104
Gráficos ............................................................................................................... 106 Crear Gráficos ....................................................................................................................... 107
Crear un Gráfico ........................................................................................................................ 107
Crear Gráficos –Continuación– .............................................................................................. 108
Crear un Gráfico Recomendado ................................................................................................ 109
7 ©CustomGuide 2015
Mover y Cambiar el Tamaño de Gráficos ............................................................................... 110
Mover un Gráfico ...................................................................................................................... 110
Cambiar el Tamaño de un Gráfico ............................................................................................. 110
Eliminar un Gráfico ............................................................................................................... 111
Cambiar Tipo de Gráfico ........................................................................................................ 112
Diseño y Estilo ...................................................................................................................... 113
Aplicar un Diseño de Gráfico ..................................................................................................... 113
Aplicar un Estilo de Gráfico ....................................................................................................... 113
Colores de Gráfico ................................................................................................................. 114
Títulos y Leyendas ................................................................................................................. 115
Cambiar el Título del Gráfico .................................................................................................... 115
Agregar Títulos de Ejes .............................................................................................................. 116
Posicionar la Leyenda del Gráfico ............................................................................................. 116
Líneas de la Cuadrícula .......................................................................................................... 117
Mostrar Líneas de la Cuadrícula del Gráfico ............................................................................. 117
Etiquetas y Tablas de Datos .................................................................................................. 118
Agregar Etiquetas de Datos ...................................................................................................... 118
Mostrar una Tabla de Datos ...................................................................................................... 118
Elementos de Gráfico ............................................................................................................ 119
Cambiar el Color de una Serie de Datos .................................................................................... 119
Modificar Datos de un Gráfico .............................................................................................. 120
Agregar una Serie de Datos ....................................................................................................... 120
Cambiar el Nombre de una Serie de Datos ............................................................................... 121
Reordenar una Serie de Datos .................................................................................................. 121
Filtrar Gráficos ...................................................................................................................... 122
Filtrar un Gráfico ....................................................................................................................... 122
Eliminar un Filtro ....................................................................................................................... 122
Minigráficos .......................................................................................................................... 123
Plantillas de Gráfico .............................................................................................................. 124
Guardar un Gráfico como Plantilla ............................................................................................ 124
Crear un Nuevo Gráfico desde una Plantilla ............................................................................. 125
Evaluación de Gráficos .......................................................................................................... 126
8
Imprimir Hojas de Trabajo ................................................................................... 129 Cambiar el Tamaño de Página y Escala .................................................................................. 129
Cambiar el Tamaño de Página ................................................................................................... 130
Cambiar la Escala de Impresión ................................................................................................ 130
Área de Impresión y Saltos de Página .................................................................................... 131
Establecer el Área de Impresión ............................................................................................... 131
Eliminar un Área de Impresión ................................................................................................. 131
Utilizar Saltos de Página ............................................................................................................ 132
Imprimir Títulos y Encabezados ............................................................................................. 133
Encabezados y Pies de Página ............................................................................................... 134
Agregar un Encabezado o Pie de Página ................................................................................... 134
Ajustar la Altura del Encabezado y Pie de Página ..................................................................... 136
Márgenes y Orientación ........................................................................................................ 137
Establecer Márgenes de Impresión .......................................................................................... 137
Márgenes y Orientación –Continuación– .............................................................................. 138
Establecer Orientación de Página ............................................................................................. 138
Evaluación de Imprimir Hojas de Trabajo .............................................................................. 139
Datos y Tablas ..................................................................................................... 141 Ordenar Datos ...................................................................................................................... 141
Ordenar por Una Columna ........................................................................................................ 142
Ordenar por Múltiples Columnas .............................................................................................. 143
Filtrar Datos .......................................................................................................................... 144
Filtro .......................................................................................................................................... 144
Borrar un Filtro .......................................................................................................................... 144
Análisis Rápido ..................................................................................................................... 145
Tablas ................................................................................................................................... 146
Crear una Tabla ......................................................................................................................... 146
Aplicar un Estilo de Tabla .......................................................................................................... 147
Convertir en un Rango .............................................................................................................. 147
Agregar y Eliminar Datos de Tabla ......................................................................................... 148
Agregar Filas y Columnas de Tabla ............................................................................................ 148
Eliminar Filas y Columnas de Tabla ........................................................................................... 149
9 ©CustomGuide 2015
Quitar Duplicados ................................................................................................................. 150
Filas de Totales ..................................................................................................................... 151
Agregar una Fila de Totales ....................................................................................................... 151
Cambiar Cálculos ....................................................................................................................... 151
Segmentaciones de Datos ..................................................................................................... 152
Insertar una Segmentación de Datos ........................................................................................ 152
Filtrar con una Segmentación de Datos .................................................................................... 153
Borrar y Quitar una Segmentación de Datos ............................................................................ 153
Validación de Datos .............................................................................................................. 154
Crear una Regla de Validación .................................................................................................. 154
Agregar un Mensaje de Entrada ............................................................................................... 156
Agregar un Mensaje de Error .................................................................................................... 157
Relleno Rápido ...................................................................................................................... 158
Importar Datos ..................................................................................................................... 159
Importar Datos .......................................................................................................................... 159
Exportar Datos ...................................................................................................................... 161
Evaluación de Datos y Tablas ................................................................................................ 162
Colaborar con Excel ............................................................................................. 166 Comentarios de Celda ........................................................................................................... 167
Agregar un Comentario ............................................................................................................. 167
Ver un Comentario .................................................................................................................... 167
Modificar un Comentario .......................................................................................................... 168
Eliminar un Comentario ............................................................................................................ 168
Compartir Libros de Trabajo .................................................................................................. 169
Compartir un Libro de Trabajo .................................................................................................. 169
Compartir Libros de Trabajo –Continuación– ........................................................................ 170
Dejar de Compartir un Libro de Trabajo ................................................................................... 170
Control de Cambios ............................................................................................................... 171
Activar Control de Cambios ...................................................................................................... 171
Control de Cambios ................................................................................................................... 171
Revisar Cambios ........................................................................................................................ 172
Guardar un Historial de Cambios .............................................................................................. 173
10
Proteger una Hoja de Trabajo ............................................................................................... 174
Hacer las Celdas Editables ......................................................................................................... 174
Ocultar Fórmulas ....................................................................................................................... 175
Proteger una Hoja de Trabajo –Continuación– ...................................................................... 176
Proteger una Hoja de Trabajo ................................................................................................... 176
Proteger con Contraseña ....................................................................................................... 177
Guardar como Páginas Web .................................................................................................. 178
Evaluación de Colaborar con Excel ........................................................................................ 179
Tablas Dinámicas ................................................................................................. 181 Crear Tablas Dinámicas ......................................................................................................... 182
Crear Tablas Dinámicas –Continuación– ................................................................................ 183
Utilizar Múltiples Campos de Tablas Dinámicas ..................................................................... 184
Agregar un Campo de Valor Adicional ...................................................................................... 184
Expandir o Contraer un Encabezado ......................................................................................... 184
Cambiar el Cálculo de una Tabla Dinámica ............................................................................ 185
Filtrar Tablas Dinámicas ........................................................................................................ 186
Agregar un Campo de Filtro ...................................................................................................... 186
Borrar y Eliminar un Filtro ......................................................................................................... 187
Agrupar Valores .................................................................................................................... 188
Agrupar Valores de Tabla Dinámica .......................................................................................... 188
Desagrupar Valores de Tabla Dinámica .................................................................................... 188
Escalas de Tiempo ................................................................................................................. 189
Insertar una Escala de Tiempo .................................................................................................. 189
Borrar o Eliminar una Escala de Tiempo ................................................................................... 189
Diseño de Tabla Dinámica ..................................................................................................... 190
Actualizar una Tabla Dinámica .............................................................................................. 191
Actualizar una Tabla Dinámica Manualmente .......................................................................... 191
Actualizar una Tabla Dinámica Automáticamente .................................................................... 191
Dar Formato a una Tabla Dinámica ....................................................................................... 192
Utilizar Opciones de Estilo ........................................................................................................ 192
Aplicar un Estilo Integrado ........................................................................................................ 192
Gráficos Dinámicos ............................................................................................................... 193
11 ©CustomGuide 2015
Insertar un Gráfico Dinámico .................................................................................................... 193
Modificar un Gráfico Dinámico ................................................................................................. 194
Evaluación de Tablas Dinámicas ............................................................................................ 195
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Introducción a los Manuales de Capacitación de CustomGuide
Un líder comprobado en la industria de la capacitación informática, CustomGuide ha sido la clave de una capacitación exitosa para miles de estudiantes e instructores alrededor del mundo.
El manual está diseñado para usuarios de equipos de todos los niveles de experiencia. Los usuarios principiantes pueden utilizarlo para aprender habilidades como formato de texto, mientras que los usuarios avanzados pueden aprender habilidades más avanzadas, como crear sus propias plantillas.
Toda esta información es comprensible de manera rápida. Las lecciones están desglosadas en instrucciones básicas paso por paso que responden las preguntas “cómo” en minutos. Imprimir un manual de capacitación completo o una sola página de instrucciones.
Así se organiza un manual de CustomGuide:
Capítulos Cada manual se divide en varios capítulos. ¿No se sabe qué contiene un capítulo? Observar la tabla de contenido al inicio del manual. Enlista cada lección y sus subtemas, para que se pueda encontrar exactamente lo que se necesita.
Lecciones Cada capítulo contiene lecciones de temas relacionados. Cada lección explica una nueva habilidad o tema y contiene un ejercicio para otorgar experiencia práctica. Estas habilidades también pueden practicarse utilizando la Capacitación en Línea de CustomGuide.
Revisión Una revisión se incluye al final del manual. Utilizar estas preguntas de evaluación y respuestas para valorar el aprendizaje de los usuarios. Las evaluaciones interactivas también están disponibles en línea para una evaluación de habilidades más real con el simulador de software de CustomGuide.
© 2015 por CustomGuide, Inc. 3387 Brownlow Avenue;; St. Louis Park, MN 55426
Este material tiene derechos de autor y todos los derechos están reservados por CustomGuide, Inc. Ninguna parte de esta publicación puede ser reproducida, transmitida, transcrita, almacenada en un sistema de recuperación o traducida en cualquier idioma o lenguaje informático, de cualquier forma o por cualquier medio, electrónico, mecánico, magnético, óptico, químico, manual, o de otra manera, sin la previa autorización por escrito de CustomGuide, Inc.
Hacemos un esfuerzo sincero para asegurar la precisión del material descrito aquí;; sin embargo, CustomGuide no ofrece ninguna garantía, expresa o implícita, con respecto a la calidad, exactitud, fiabilidad, precisión o la ausencia de errores de este documento o los productos que describe. La información utilizada en los ejemplos y archivos de datos de muestra son ficticios. Cualquier semejanza con personas o compañías reales es coincidencia.
Los nombres de productos de software referidos en este manual son marcas de sus respectivas compañías. CustomGuide es una marca registrada de CustomGuide, Inc.
13 ©CustomGuide 2015
Cómo Funciona
1. Abrir Microsoft Word El courseware personalizable se ofrece como documentos de Word editables y fáciles de usar. ¡Se puede utilizar Microsoft Word para crear materiales de capacitación personalizados en minutos!
2. Seleccionar Temas Seleccionar el contenido necesario desde la galardonada biblioteca de manuales de capacitación de CustomGuide. Mezcla y combina temas entre títulos, como Microsoft Outlook y SharePoint, para crear exactamente lo que se necesita.
3. Personalizar Organizar temas en el orden deseado, el courseware se actualiza automáticamente (hacer clic dentro de la Tabla de contenido > Hacer clic en la pestaña Referencias > Seleccionar Actualizar tabla en el grupo Tabla de contenido) para reflejar los cambios. Agregar el nombre y logo de la organización para una apariencia profesional interna.
4. Imprimir y Distribuir Imprimir varias copias como sea necesario en el sitio, sin pagar derechos unitarios o mantener inventarios físicos. Imprimir documentos de una sola página, un grupo de lecciones relacionadas o un manual completo. Es rápido, conveniente y muy económico.
5. Enseñar y Aprender Los materiales de capacitación personalizados son maravillosos, y los usuarios apreciarán las coloridas ilustraciones, estilo de escritura práctico, y la conveniencia de tener una guía de referencia que es aprovechable dentro o fuera del salón de clases.
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Inicio
Microsoft Excel es un poderoso programa de hojas de cálculo que permite realizar cálculos numéricos rápidos y precisos y ayuda a hacer que los datos luzcan elegantes y profesionales. Los usos de Excel no tienen límites: las empresas utilizan Excel para crear reportes financieros, los científicos lo utilizan para análisis estadísticos y las familias lo utilizan para ayudar a administrar sus carteras de inversiones.
Si se está cambiando de Excel 2010 o versiones anteriores a Excel 2013, se observará que Excel ha sido rediseñado. Aún se estará familiarizado con muchas de las funcionalidades de los programas, pero se observará una interfaz de usuario actualizada. Muchas funciones nuevas han sido agregadas para hacer que utilizar Excel sea más eficiente.
Este capítulo es una introducción para trabajar con Excel. Se aprenderá acerca de las partes principales de la pantalla del programa, cómo dar comandos, utilizar ayuda y cómo navegar por Excel 2013.
Utilizar los Archivos de Ejercicios Los archivos de ejercicios se ofrecen para que los usuarios puedan practicar el(los) tema(s) cubierto(s) en cada lección. Hay dos maneras en las que pueden usarse los archivos de ejercicios:
• Abrir el archivo de ejercicio de un capítulo y realizar el ejercicio de la lección. Cerrar el archivo de ejercicio.
• Abrir el archivo de ejercicio de un capítulo y realizar el ejercicio de la lección. Mantener el archivo abierto y realizar el ejercicio de la siguiente lección y así sucesivamente para el resto del capítulo.
Los ejercicios se han escrito para que sea posible “crear a partir de ellos”, lo que significa que los ejercicios en un capítulo pueden realizarse de manera consecutiva desde la primera lección hasta la última.
15 ©CustomGuide 2015
Entender la Pantalla de Excel
La Pantalla de Excel 1 Barra de Título: Muestra el programa y el
nombre del libro de trabajo actual. 7 Cuadro de Nombres: Muestra la dirección de la
celda activa o el nombre del objeto.
2 Barra de Herramientas de Acceso Rápido: Contiene comandos comunes como Guardar y Deshacer.
8 Barra de Fórmulas: Ver, introducir y editar datos en la celda activa. Muestra valores o fórmulas en la celda.
3 Opciones de Ayuda/Presentación: Donde se encuentra ayuda y cambiar el tamaño de ventana.
9 Hoja de Trabajo: Donde se crea una hoja de cálculo al introducir datos en las celdas.
4 La Cinta de Opciones: La cinta de opciones y sus pestañas contienen botones para ejecutar comandos.
10 Pestañas de la Hoja de Trabajo: Cada hoja de trabajo tiene su propia pestaña. Los libros de trabajo tienen tres hojas de trabajo predeterminadas.
5 Información de la Cuenta de Usuario en Microsoft: Opciones de cuenta de Microsoft.
11 Barras de Desplazamiento: Utilizar las barras de desplazamiento vertical y horizontal para ver diferentes partes de la hoja de trabajo.
6 Encabezados de Fila/Columna: Las celdas están organizadas por encabezados de fila y columna.
12 Barra de Estado y Vistas: Muestra mensajes del programa Excel. Cambia la vista de la hoja de cálculo.
16
Crear Libros de Trabajo
Crear un nuevo libro de trabajo es uno de los comandos más básicos en Excel. Crear un nuevo libro de trabajo en blanco, como el que aparece en un archivo nuevo de Excel o crear un nuevo libro de trabajo basado en una plantilla.
Crear un Libro de Trabajo en Blanco Hacer clic en la pestaña Archivo.
Hacer clic en Nuevo.
Seleccionar Libro en blanco.
Atajo: Presionar Ctrl + U.
Se crea un nuevo libro de trabajo en blanco y se puede empezar a introducir información.
17 ©CustomGuide 2015
Crear Libros de Trabajo –Continuación–
Crear un Libro de Trabajo desde una Plantilla Excel tiene muchas plantillas para elegir para no tener que empezar una hoja de cálculo desde cero.
Hacer clic en la pestaña Archivo.
Hacer clic en Nuevo.
Buscar una plantilla o seleccionar desde las opciones sugeridas.
Seleccionar un estilo de plantilla.
Hacer clic en Crear.
Un nuevo libro de trabajo se crea desde una plantilla y se puede empezar a llenar con información.
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Abrir y Guardar Libros de Trabajo
Abrir un Libro de Trabajo Para hacer cambios a un libro de trabajo existente, primero será necesario abrirlo.
Hacer clic en la pestaña Archivo.
Seleccionar Abrir.
Aquí hay vínculos a varias ubicaciones comunes donde los libros de trabajo están almacenados.
Atajo: Presionar Ctrl + A.
Tip: Para abrir un libro de trabajo que ha sido utilizado recientemente, hacer clic en la pestaña Archivo, hacer clic en Abrir, y seleccionar un libro de la lista Recientes.
Tip: Se puede anclar un libro a la lista Libros recientes para que esté siempre disponible ahí. Hacer clic en el botón Anclar este documento en la lista al lado del libro de trabajo que se desea que esté siempre disponible. Hacer clic una vez más en él para eliminar el libro de la lista Libros recientes.
Seleccionar la ubicación donde el archivo está guardado.
Hacer clic en Examinar.
Seleccionar el archivo que se desea abrir.
Hacer clic en Abrir.
El archivo se abre y se puede empezar a hacer cambios.
19 ©CustomGuide 2015
Abrir y Guardar Libros de Trabajo –Continuación–
Guardar un Libro de Trabajo Después de haber creado un libro de trabajo, es necesario guardarlo si se desea utilizar una vez más. También, si se realizan cambios a un libro, debe guardarse. Otra opción es guardar una copia de un libro existente con un nuevo nombre, en una ubicación diferente o utilizando un tipo de archivo diferente.
Hacer clic en la pestaña Archivo.
Seleccionar Guardar o Guardar como.
Atajo: Presionar Ctrl + G o, hacer clic en el botón Guardar en la barra de herramientas de acceso rápido.
• Guardar guardará el libro de trabajo actual con el mismo nombre, en la misma ubicación.
• Guardar como lo guardará como un libro de trabajo nuevo. Se puede elegir dónde guardarlo y otorgarle un nuevo nombre, todo mientras el libro original permanece sin cambios.
Seleccionar la ubicación donde se desea guardar el archivo.
Cambiar el nombre del archivo si se desea, luego hacer clic en Guardar.
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Navegar en Hojas de Trabajo
Para ayudar a navegar en una hoja de trabajo, Excel muestra encabezados de fila, identificados por números a la izquierda de la hoja de trabajo, y encabezados de columna, identificados por letras en la parte superior de la hoja. Cada celda en una hoja de trabajo tiene su propia dirección de celda hecha de su letra de columna y número de fila, como celda A1. La dirección de una celda se localiza observando el Cuadro de nombres, el cual muestra la dirección de la celda actual.
Seleccionar una celda.
Escribir un valor en el Cuadro de nombres y presionar Enter para saltar a una celda.
Tip: Presionar F5 para abrir el cuadro de diálogo Ir a, donde es posible ir a una dirección de celda específica o un rango con nombre.
Presionar las teclas de flechas para mover una celda a la vez.
Utilizar las barras de desplazamiento para ver áreas de una hoja de trabajo fuera de la pantalla.
Tip: Las hojas de trabajo de Excel 2013 tienen 1,048,576 filas y 16,384 columnas.
Teclas de Navegación Inicio A la columna A en la
fila actual.
Tab Una celda a la derecha.
Shift + Tab Una celda a la izquierda.
Re Pág Subir una pantalla.
Av Pág Bajar una pantalla.
Ctrl + Inicio
A la primera celda (A1) en la hoja de trabajo.
Ctrl + Fin A la última celda con datos en la hoja de trabajo.
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Ver Múltiples Ventanas
Al trabajar con múltiples archivos, tal vez sea necesario cambiar la vista para ver toda la información con facilidad.
Cambiar entre las Ventanas desde la Barra de Tareas Pasar el ratón sobre el ícono Excel en la barra de tareas.
Aparece un menú con una vista previa pequeña de todos los archivos abiertos.
Pasar el ratón sobre una vista en miniatura.
Una vista previa del archivo aparece en la pantalla, pero no está maximizado en realidad.
Tip: Alejar el puntero de la vista en miniatura para regresar a la ventana activa.
Hacer clic en una vista en miniatura para maximizar el libro de trabajo y activar la ventana.
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Ver Múltiples Ventanas –Continuación–
Cambiar entre Ventanas de Excel Hacer clic en la pestaña Vista.
Hacer clic en Cambiar ventanas.
Seleccionar el archivo que se desea activar.
El archivo seleccionado se convierte en el libro de trabajo activo.
Ver Múltiples Ventanas a la Vez Hacer clic en la pestaña Vista.
Hacer clic en Organizar todo.
Seleccionar una opción de organización.
• Mosaico organiza libros de trabajo en mosaicos en la pantalla, horizontal o verticalmente, dependiendo del número de ventanas abiertas.
• Horizontal organiza libros de trabajo uno encima del otro mientras se expande el ancho de la pantalla.
• Vertical organiza libros de trabajo uno junto al otro mientras se expande la parte superior e inferior de la pantalla.
• Cascada organiza libros de trabajo para que las barras de títulos desciendan en cascada en la pantalla.
Hacer clic en Aceptar.
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Imprimir
Una vez que se ha creado una hoja de cálculo excelente, es posible que se desee imprimirla para entregarla a otros.
Hacer clic en la pestaña Archivo.
Hacer clic en Imprimir.
La pestaña Imprimir también se encuentra donde está la vista previa de impresión.
Atajo: Presionar Ctrl + P.
Asegurarse que la vista previa luce bien.
Tip: Utilizar la barra de desplazamiento o los controles de navegación de página debajo de la vista previa para ver otras páginas en la hoja de trabajo.
Asegurarse que la impresora y los ajustes son correctos.
(Opcional) Ajustar el número de copias.
Hacer clic en Imprimir.
Y el archivo se envía a la impresora.
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Ayuda
La función Ayuda de Excel puede responder preguntas, ofrecer tips y proporcionar ayuda para todas las funciones de Excel.
Hacer clic en el ícono de Ayuda.
Atajo: Presionar F1.
En el cuadro de diálogo Ayuda se ven algunos temas populares. Hacer clic en uno de éstos si es lo que se está buscando.
Si el tema no está listado aquí…
Hacer clic en el Cuadro de búsqueda.
Escribir un tema y hacer clic en el ícono de Búsqueda.
Seleccionar un tema de ayuda relacionado.
Seleccionar un tema específico.
Tip: Cuando se está trabajando en un cuadro de diálogo, hacer clic en el botón Ayuda ( ) en la esquina superior derecha para obtener ayuda correspondiente a los comandos en el cuadro de diálogo.
Tip: Si se está conectado a internet, Excel 2013 recupera ayuda desde la base de datos de Office en línea de manera predeterminada. Si se está trabajando sin conexión a internet, hacer clic en la flecha al lado de Ayuda de Excel y seleccionar Ayuda de Excel de su equipo.
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Cerrar y Salir
Cuando se ha terminado de trabajar con un archivo, una buena idea es cerrarlo para no afectar el desempeño del equipo con programas no utilizados.
Cerrar un Libro de Trabajo Cada ventana de hoja de cálculo debe cerrarse individualmente. Cuando se tiene sólo una hoja de cálculo abierta y se desea que Excel permanezca funcionando…
Hacer clic en la pestaña Archivo.
Hacer clic en Cerrar.
El archivo se cierra pero Excel todavía está funcionando.
Atajo: Hacer clic en el botón Cerrar en la barra de título si se tienen múltiples libros de trabajo abiertos.
Tip: Si no se ha guardado la hoja de cálculo desde que se hicieron cambios, un cuadro de diálogo aparecerá preguntando si se desea guardar los cambios. Hacer clic en Guardar si se desea guardar los cambios; hacer clic en No guardar si no se desea guardar los cambios; hacer clic en Cancelar si no se desea cerrar el libro de trabajo.
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Cerrar y Salir –Continuación–
Cerrar Excel Si se hace clic en el botón Cerrar en la barra de título cuando se tiene sólo un archivo de Excel abierto, el libro de trabajo se cerrará y se saldrá del programa Excel.
Hacer clic en el ícono Cerrar.
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Evaluación de Inicio
1. Presionar ______ para mover el puntero de celda una celda a la izquierda.
A. Enter
B. Shift + Tab
C. La tecla de flecha hacia arriba
D. Tab
2. Es posible seleccionar todas las celdas en una hoja de trabajo a la vez. (¿Verdadero o Falso?)
3. ¿Cuántas hojas de trabajo aparecen en un libro de trabajo de manera predeterminada?
A. 1
B. 2
C. 3
D. 4
4. Guardar como guardará un elemento como un nuevo libro de trabajo. Es posible elegir dónde guardarlo y otorgarle un nuevo nombre, todo mientras el libro original permanence sin cambios. (¿Verdadero o Falso?)
5. ¿Cuál de estas opciones no es una organización de ventana disponible en Excel?
A. Horizontal
B. Cruzado
C. Cascada
D. Mosaico
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Respuestas de la Evaluación
1. B. Presionar Shift + Tab mueve el puntero de celda una celda a la izquierda.
2. Verdadero. Es posible seleccionar todas las celdas a la vez presionando Ctrl + A.
3. C. Hay tres hojas de trabajo en un libro de manera predeterminada.
4. Verdadero. Elegir Guardar como básicamente crea una nueva copia del libro de trabajo que puede renombrarse y guardarse en una nueva ubicación.
5. B. Cruzado no es una opción de organización de ventana en Excel.
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