Informática Administrativa

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Sesión No. 3

Nombre: Procesador de texto (Microsoft Word). Parte I. Objetivo: al finalizar la sesión, el estudiante conocerá las herramientas

(imágenes y gráficos) y componentes que conforman la aplicación de Microsoft

Word 2003, sus operaciones básicas y la configuración de documentos.

Contextualización

Microsoft Word 2003 es una versión del procesador de textos más distribuido a

nivel mundial, Un procesador de textos es un programa que permite crear

documentos de texto permitiendo a su vez agregar elementos auxiliares como

son: imágenes, tablas, gráficos, etc.

La mayoría de los procesadores de texto que ofrece el mercado se basan en el

concepto denominado WYSIWYG (What You See Is What You Get, que significa

‘lo que ves es lo que obtienes’). Garantizando que el resultado que tiene el

usuario en el documento en pantalla, es como se vera impreso en un papel.

Fuente: http://imagenes.es.sftcdn.net/blog/es/2010/09/shortcuts-head-664x374.jpg

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Introducción al Tema

El procesador de texto Microsoft Word 2003 fue liberado para la suite ofimática

de Microsoft Office para el sistema operativo Windows XP, permitiendo a los

usuarios redactar documentos de texto de alta calidad, consintiendo agregar

imágenes, tablas y otros objetos a reportes y documentación profesional.

Microsoft Word 2003 permite el desarrollo de documentos de calidad básica

hasta documentos complejos de tipo informe empresarial. Al ser compatible con

el sistema operativo de Windows, se convierte casi de inmediato en el

procesador de texto más utilizado en el mundo, desplazando por mucho a otros

procesadores de texto de tipo abierto como lo es el Open Office.

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Explicación

3. Procesador de texto (Microsoft Word)

3.1 Componentes de la interfaz de Microsoft Word 2003. La pantalla principal de Microsoft Word es el documento sobre el cual se

trabajará, en él se muestran diferentes componentes para comenzar a trabajar,

observa la siguiente figura:

3.1.1 Las barras

Barra de título: es la barra ubicada en la parte superior de la ventana, en ella se

encuentra ubicada como valor predeterminado el titulo Documento 1, éste

cambiará hasta que el usuario guarde por primera vez el título del documento

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sobre el que está trabajando, de igual forma se presentan los botones clásicos

de una ventana: minimizar, maximizar y cerrar.

Barra de menús: en esta barra se encuentra un listado de posibles acciones

sobre el documento, en estas listas se muestran diversos comandos que podrían

ejecutar acciones sobre el texto, imágenes y demás objetos del documento,

permitiendo agregar, modificar o eliminar contenido, los menús que aparecen

son:

Archivo.

Editar.

Ver.

Insertar.

Formato.

Herramientas.

Tabla.

Ventanas.

Ayuda.

Barra de herramientas: en esta barra se muestran diversos iconos que

representan comandos de acción sobre los elementos del documento, o

acciones a implementar sobre el documento. Acciones como copiar, cortar,

pegar, imprimir, buscar, insertar tabla, marcar párrafos, etc.

Barra de herramientas de texto: en ella se muestran las herramientas que

permitirán dar formato al texto que se encuentra en el documento,

configuraciones que van desde tamaño, tipo y color de letra, alineación de

párrafos, viñetas, sangrías etc.

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Regla: este elemento permite formatear los márgenes laterales y mantener la

referencia en medida de los distintos bloques añadidos al documento.

Barra de estado: esta barra se encuentra en la parte inferior del documento de

Word y en ella se despliega información sobre el estado actual del documento,

por ejemplo: número de palabras en el documento, número de páginas, errores

ortográficos, etc.

3.1.2 Panel de tareas

El panel de tareas permite realizar diversas acciones, dependiendo el contexto

en el que se esté trabajando, es decir, que el contenido del panel variará

dependiendo la acción que se esté llevando a cabo en el documento, por

ejemplo, en esta imagen, al abrir Word nos muestra opciones de manejo de

archivos, archivos recientes para trabajar sobre ellos o la opción de crear un

nuevo documento. Para tener una mejor referencia, el título del panel cambiará

dependiendo la acción, por ejemplo, insertar imágenes, o inserción de gráfico.

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3.1.3 El explorador interno

En ocasiones, cuando se trabaja con

muchos archivos y directorios, es

común extraviar la ruta de un

documento para trabajar con él, en

este tipo de situaciones se puede

recurrir al buscador interno. En el

menú archivo se encuentra la opción

de Buscar archivo con la cual se

podrán hacer búsquedas de archivos

mediante varios métodos de

búsqueda personalizados, el

formulario que despliega, correspondiente a esta figura, permite realizar

búsquedas por ubicación, contenido, fecha de creación, modificación, etc.

3.1.4 La ayuda de Word

En caso de tener cualquier duda, existe un submenú en la barra de menús

llamado ayuda, en él se encuentran un listado de tópicos ordenados y un

buscador de contenidos, en caso de tener alguna duda, sólo basta con escribirla

para obtener temas relacionados a lo indicado.

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3.2 Operaciones básicas con documentos:

3.2.1 Menú archivo

El menú archivo enlista las acciones correspondientes a los archivos como un

objeto y las acciones que con ellos se pueden hacer, como:

Crear nuevo/Abrir: para poder trabajar un archivo, lo principal es tenerlo

a la mano para poder agregar, modificar o simplemente, consultar la

información que en él se encuentra, para esto se puede recurrir al menú

archivo y seleccionar la opción Crear Nuevo archivo o bien abrir archivo y

localizar la ruta en la que se encuentra ubicado.

Cerrar/Guardar: una vez terminado el trabajo de la información, el

archivo debe guardarse o bien cerrar el programa si no se desea

almacenar la información. Para Guardar los cambios, se debe oprimir las

teclas Ctrl+G, esto guardará la información pidiendo el nombre del

documento, si ya existía, no será necesario reescribir el nombre del

documento, para cerrar el documento, sólo hay que dar clic en el icono de

cerrar como en cualquier ventana.

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Vista Previa/Imprimir: esto permitirá ver el resultado final de nuestro

documento actual y seleccionar una impresora conectada al equipo de

cómputo para imprimirlo.

3.2.2 Menú edición

Este menú, como su nombre lo indica, nos permitirá trabajar con la información

contenida en el documento abierto, las acciones principales son:

1. Copiar: para copiar algún contenido, ya sea texto o algún objeto, deberás

seleccionarlo y presionar las teclas ctrl+c o bien dar clic en el botón

copiar de la barra de herramientas.

2. Cortar: esta opción permitirá mover de lugar o eliminar contenido que no

se desee en el documento, ya sea texto u otro objeto, para hacerlo se

debe seleccionar lo que se desea cortar y oprimir las teclas Ctrl+X,

posteriormente, pegarlo donde se desee.

3. Pegar: para reubicar contenido cortado previamente, se debe ir al nuevo

destino y oprimir las teclas Ctrl+V, esto agregará la información cortada

en la nueva ubicación.

4. Deshacer: es probable que las modificaciones no resulten como

esperábamos, o que por error, se cortó información que no deseábamos

cortar, para eso existe la acción deshacer, que elimina la última acción

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realizada sobre el documento, dejándolo en su estado anterior, para

lograr esto sólo se deben oprimir las teclas Ctrl + Z.

3.2.3 Menú ver

El menú ver nos permite modificar o configurar los elementos que pertenecen a

la interfaz de Word 2003, el tipo de vistas del documento y las barras de

herramientas que queramos activar o desactivar.

3.3 Configuración de documentos:

3.3.1 Menú formato

En este menú se encuentran contenidas las posibles

acciones que darán estilo al documento, tales como

son el tamaño de la letra, la división entre párrafos,

el número de columnas por página, estilos de viñetas

y numeraciones, incluso permitirá agregar imágenes

al fondo de todas las páginas.

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3.3.2 Menú insertar

En este menú se encuentran las acciones

que permiten agregar referencias y

objetos al documento actual, las acciones

son las siguientes:

Salto: marca un punto en el

documento que evita se corran los

párrafos o contenidos de una

página a otra.

Número de páginas: enumera las

páginas en las partes superior o

inferior de cada página del

documento activo.

Fecha y hora: inserta la fecha y la hora en la que se está trabajando en la

parte superior o inferior de cada página del documento activo.

Autotexto: inserta guías de aplicación.

Campo: en este se pueden elegir campos para automatizar con

ecuaciones o fórmulas.

Símbolo: son símbolos gramáticos como matemáticos no incluidos en el

teclado.

Comentario: se agrega al final o adjunto a un objeto o imagen.

Referencia: es parecido a agregar un pie de nota haciendo referencia a

algún documento, cita o persona.

Componente web: agrega contenido directamente de la web, como

imágenes o formularios.

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Imagen: permite agregar imágenes al documento ya sean prediseñadas,

desde un archivo o algún dispositivo conectado al equipo.

Diagrama: crea un diagrama para separar niveles jerárquicos

relacionales.

Cuadro de texto: crea un cuadro de texto flotante independiente del texto

general donde se puede definir un objeto.

Archivo: permite agregar archivos de otros dispositivos.

Marcador: se utiliza para hacer tablas de contenido o índices.

Hipervínculo: son direcciones creadas que apuntan a sitios web u otros

puntos definidos de documentos de Word.

3.3.3 Menú herramientas

El menú herramientas se divide en cinco secciones, la

primera brinda herramientas para el texto del

documento.

La segunda gestiona una sección del documento

para ser utilizada entre varios usuarios.

La tercera ayuda a gestionar machotes de cartas o

algún tipo de correspondencia.

La cuarta es la parte es la relacionada a las macros,

crea un tipo de grabación teniendo en cuenta que

abre un acceso a Visual Basic donde se pueden

guardar las acciones que hagamos.

La quinta sección es un kit de herramientas para agregar plantillas bases,

configurar la autocorrección ortográfica y personalizar las utilidades de Word

2003.

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3.4 Imágenes y gráficos:

3.4.1 Tipos de imágenes y gráficos

El manejo de imágenes y gráficos hacen de un documento, una herramienta fácil

de entender, más explicativa e incluso profesional, se pueden insertar a lo largo

del documento imágenes que hagan referencia al texto, así como gráficos que

interpreten información, Word cuenta con herramientas para manejar estos

objetos.

Imágenes. Como se comentó anteriormente, en el menú insertar se puede elegir

la opción de insertar una imagen, esto nos desplegará algunas opciones en el

panel de tareas como son:

Imágenes prediseñadas, donde mediante un

buscador se pueden conseguir imágenes

previamente cargadas en la galería de clipart y

pueden ser insertadas al documento.

Imagen desde archivo, la cual abrirá una

ventana con un inspector de carpetas donde se

puede seleccionar la imagen deseada para

insertar en el documento.

Insertar imagen vinculada, permite agregar

imágenes invocadas desde fuera del

documento, lo cual permitirá que al haber

cambios en la imagen, el documento se

actualizará automáticamente.

Para manipular las imágenes, existe una barra de tareas especial para

imágenes, se puede activar desde el menú Ver, deberá aparecer una

ventana igual a la siguiente figura:

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3.4.2 Barra de dibujo

Esta barra no se encuentra por default en Word, pero puede activarse desde

el menú Ver, en barras de herramientas. Esta barra nos muestra algunas

herramientas para dibujar objetos en el documento, pueden ser figuras ya

predefinidas, flechas, líneas, cuadrados, figuras 3D etc., sólo se debe

seleccionar la opción deseada y dibujar sobre el documento con la ayuda del

mouse, la barra luce de la siguiente forma:

3.4.3 WordArt

Es una galería prediseñada que

contiene diversas tipografías con

diseño y colores que permite resaltar

títulos, para insertar un título de

WordArt debes identificar el siguiente

icono en la barra de dibujo: al dar clic

en él aparecerá la siguiente ventana:

3.4.4 Microsoft Graph

En Word es posible insertar gráficos que interpreten información numérica, esta

herramienta es conocida como Microsoft Graph, para insertar un gráfico en el

documento se debe seleccionar en el menú insertar, la opción imagen y

seleccionar la opción gráfico, ésta desplegará un par de ventanas como las que

se muestran a continuación:

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El grafico corresponde a una tabla de datos ingresada en la hoja de datos que

se muestra en pantalla, sólo se debe cambiar la información para ingresar los

datos que se desean graficar, la imagen del gráfico se actualizará de forma

automática.

Se pueden seleccionar diferentes tipos de gráfico, basta con dar doble clic

sobre el mismo para desplegar las opciones de configuración como se muestra a

continuación:

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Conclusión

Word 2003 es una poderosa herramienta de procesamiento de texto, con

muchas posibilidades para enriquecer los documentos. La facilidad de uso de

Word permite agregar gran cantidad de objetos que hacen más llamativos y

profesionales los reportes generados en él.

El manejo de gráficos que ayudan a soportar la información contenida en el

documento, es de gran ayuda en cuestiones estadísticas o de reporteo.

En la siguiente sesión, continuaremos viendo detalles extras sobre Word 2003

como el manejo de tablas, plantillas esquemas, macros etc.

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Para aprender más

Cuando se trabaja en Word, es común que se quiera ejecutar alguna acción de

forma rápida, y en muchas ocasiones es engorroso o fastidioso tener que recurrir

a la barra de menú y navegar por ellas hasta llegar a la acción que se desea,

para acortar ese procedimiento engorroso existen métodos abreviados,

combinaciones de teclas que ejecutan un comando. Esta es una lista de

comandos que se pueden aplicar en Word para realizar diversas acciones que

puedes poner en práctica:

Nuevo Documento Ctrl + N

Abrir un Documento Ctrl + O

Cerrar un Documento Ctrl + W

Cerrar la Aplicación Alt + F4

Guardar el Archivo Ctrl + S

Guardar Como F12

Imprimir Archivo Ctrl + P

Cortar Ctrl + X

Copiar Ctrl + C

Copiar Formato Ctrl + Shift + C

Pegar Ctrl + V

Verificar la Ortografía F7

Mover a la próxima falta ortográfica

Alt + F7

Ennegrecer el Texto Ctrl + B

Poner en Cursiva (Italic) el Texto

Ctrl+I

Alinear a la Izquierda Ctrl + L

Alinear en el Centro Ctrl + E

Alinear Justificado Ctrl + J

Subrayar Ctrl + U

Subrayar Doble Ctrl + Shift + D

Líneas a Espacio Sencillo Ctrl + 1

Líneas a Doble Espacio Ctrl + 2

Líneas a 1.5 de Espacio Ctrl + 5

Remover el Formato del Texto

Ctrl+Spacebar

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Seleccionar el Texto Completo

Ctrl+A

Seleccionar la Pantalla hacia Abajo

Shift + Page

Down Seleccionar la Pantalla hacia

Arriba Shift + Page Up

Mover al Principio del Documento

HOME

Mover al Final del Documento END

Mover al Principio de la Línea

Shift+HOME

Mover al Final de la Línea Shift+

END

Deshacer la Acción Anterior Ctrl + Z

Rehacer la Acción Anterior Ctrl + Y

Buscar y Reemplazar Ctrl + F

Añadir Hipervínculo Ctrl + K

Endentar el Texto Seleccionado

Ctrl+M

No endentar el Texto Seleccionado

Ctrl + Shift + M

Reducir el Tamaño de la Letra

Ctrl+Shift+<

Aumentar el Tamaño de la Letra

Ctrl+Shift+>

Reducir el Tamaño de la Letra 1

Punto Ctrl + [

Aumentar el Tamaño de la Letra 1

Punto Ctrl + ]

Cambiar el Tamaño de la Letra

Ctrl+Shift+P

Cambiar el Tipo de Letra

Ctrl+Shift+F

Convertir el Texto Seleccionado en

Letra Mayúscula o Viceversa Ctrl +

Shift + A

Aplicar el encabezamiento 1 al texto

seleccionado Alt + Ctrl + 1

Aplicar el encabezamiento 2 al texto

seleccionado Alt + Ctrl + 2

Dividir (Split) el Documento

Alt+Ctrl+S

Remover el Split del Documento

Alt+Shift+C

Insertar Macros Alt + F8

Enlace para el encabezado y el pie

de la página Alt + Shift + R

Mail Merge Check Alt + Shift + K

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Mostrar el Contador de Palabras

Ctrl+Shift+G

Aplicar Bullets Ctrl+Shift+L

Maximizar la Aplicación Alt + F10

Restablecer la Aplicación Alt + F5

Cancelar ESC

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Actividad de Aprendizaje

“Desarrollo de un tema en Word con sus diferentes elementos”

Con el objetivo de que te familiarices con el programa de Word 2003, realiza la

siguiente actividad:

Instrucciones: Realiza un documento en Word donde desarrolles cualquier

tema de tu gusto, el documento deberá contener elementos gráficos, ya sean

imágenes, dibujos o gráficos, deberás modificar la tipografía (tipo de letra)

agregar títulos de Wordart y el documento deberá estar dividido en dos

columnas por página.

Esta actividad representa el 5% de tu calificación y se tomará en consideración

lo siguiente:

Carátula.

Desarrollo de tema de tu propio gusto con las especificaciones antes

citadas.

Ortografía y redacción.

Organización y estructura de la información.

Guarda tu actividad como archivo PDF y entrégala de acuerdo a las indicaciones

de tu profesor.

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Bibliografía

Villar, AM. (2005). Microsoft Word 2003 (OBRA COMPLETA): Nociones para el

nivel básico, intermedio y avanzado. España: Ideas Propias.