Metodologia Pdp-bdp Pnud - V.1

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METODOLOGÍA DE DESARROLLO DE PROVEEDORES BASE DE LA PIRÁMIDE

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PROGRAMA DE DESARROLLO DE PROVEEDORES BASE DE LA PIRÁMIDE Justificación del Programa

Aunque la mayoría de países latinoamericanos han registrado recientes crecimientos de sus indicadores económicos, los niveles de desigualdad y pobreza no han cedido proporcionalmente. Esta realidad revela como reto fundamental el generar un modelo de crecimiento que incluya a los más pobres. No obstante, en varios sectores económicos los niveles de productividad laboral y micro empresarial son muy bajos, especialmente en aquellos con presencia de actividades informales. Algunas causas de esta situación se ubican en los siguientes frentes:

Las microempresas, que en la región pueden representar más de un 70% del tejido productivo, carecen en gran medida de buenas prácticas administrativas, productivas, financieras y comerciales que les permitan insertarse de forma exitosa y sostenida en mercados de mayor escala.

Existen barreras de acceso y aprovechamiento de tecnologías y capital. Los niveles de informalidad empresarial y laboral son considerables. Existen marcadas diferencias en el grado de desarrollo y comunicación entre las microempresas

con clientes de mayor escala, lo que dificulta su encadenamiento productivo sostenible.

Esta situación puede perpetuarse de no contar con estrategias de desarrollo de proveedores y negocios inclusivos que aborden de manera sistemática y metódica el cierre de brechas de productividad a lo largo de las cadenas de valor con base en los siguientes principios:

1. Generación de relaciones simétricas del tipo “ganar-ganar” entre los clientes y sus proveedores o comercializadores.

2. Eliminación de la dependencia del proveedor con la empresa cliente como la única fuente de generación de ingresos.

3. Generación de esquemas de colaboración mutua entre clientes y proveedores, mediante transferencia de tecnologías e información.

4. Establecimiento de esquemas formales de contratación de proveedores. 5. Generación de más y mejores puestos de trabajo. 6. Implementación de esquemas de asesoría personalizada a proveedores con enfoque en satisfacer

las demandas del mercado.

Trayectoria del Programa Hace más de una década el PNUD México creó una metodología de desarrollo de proveedores con base en buenas prácticas de gestión a nivel mundial en empresas de mediana y gran escala. A partir de este planteamiento y su continua mejora el Programa de Desarrollo de Proveedores (PDP) fue llevado a diversos países como El Salvador, Haití y Honduras y desde el año 2012 hace parte de las estrategias para la reducción de la pobreza de PNUD Colombia. En Colombia el PDP ha sido adaptado poder ser aplicable en microempresas propiedad de personas en situación de pobreza y vulnerabilidad (Base de la Pirámide - BDP) con niveles de venta promedio de U$500 mensuales, para quienes la mejora de su productividad y competitividad les permite consolidar sus actuales relaciones comerciales y poder vincularse como proveedores de clientes de mayor escala y nivel de formalidad. Los resultados en la implementación del Programa así lo demuestran:

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Incremento del nivel de ventas e ingresos familiares de los miembros de las microempresas asesoradas.

Incremento del número de clientes y reducción de los niveles de dependencia con clientes actuales.

Reducción de costos de operación. Mejoramiento de estándares de calidad ofrecidos por los proveedores. Mejoramiento del servicio y asistencia ofrecida a los clientes. Fortalecimiento de las relaciones de confianza entre la empresa cliente y los proveedores,

propiciando simetrías en la negociación comercial. Aceleración en el cumplimiento de las metas familiares vinculadas a la evolución de la

microempresa.

Por qué el PNUD debe liderar un Programa de Desarrollo de Proveedores Base de la Pirámide en la región

Por su enfoque mundial en la superación de la pobreza

En calidad de socio multilateral de confianza que sirve a 166 países en desarrollo del mundo, el PNUD está en una posición privilegiada para ayudar a defender el cambio, poner a los países en contacto con los conocimientos y recursos que necesitan y coordinar los esfuerzos de las Naciones Unidas en el ámbito de los países, lo que incluye:

Apoyar el logro los Objetivos de Desarrollo del Milenio (ODM), las políticas innovadoras, las reformas y las opciones de financiación como respuesta fundamental para erradicar la pobreza extrema.

Compartir experiencias con socios gubernamentales comprometidos con el logro de los ODM, de tal manera que puedan replicar y escalar soluciones para responder a sus retos nacionales.

Ayudar a los países a hacer seguimiento al progreso de sus esfuerzos.

Por el aporte que puede dar el PDP-BDP al logro de los ODM

ODM 1 - “Erradicar la pobreza extrema y el hambre”. El Programa contribuye al fortalecer el tejido microempresarial de los países liderado por personas en situación de pobreza y vulnerabilidad, lo que aporta al desarrollo económico inclusivo, sustentable y equitativo. Esto, a su vez, genera mayores y mejores oportunidades de trabajo y calidad de vida en las familias.

ODM 3 – “Promover la igualdad entre los géneros y la autonomía de la mujer”. El Programa mejora la calidad de vida de las mujeres empresarias y trabajadoras que hacen parte de las empresas. Esto se hace posible, por ejemplo, al instaurar mejores prácticas de gestión del talento humano e incrementar los ingresos económicos que pueden ser invertidos en la formalización laboral y la educación.

ODM 7: “Garantizar la sostenibilidad del medio ambiente”. El Programa identifica y apoya la implementación de estrategias en las microempresas para que mitiguen o neutralicen sus impactos medioambientales.

ODM 8: “Fomentar una alianza mundial para el desarrollo”. Al trabajar con el sector privado el Programa motiva la cooperación entre las empresas clientes y proveedoras de diversa escala, la difusión de nuevas tecnologías y el establecimiento de relaciones comerciales equitativas y favorables al desarrollo.

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Por haber promovido por casi una década el desarrollo de mercados inclusivos

La superación de la pobreza es un compromiso en el cual el sector privado juega un papel fundamental, al poder vincular en sus cadenas de valor a personas en situación de pobreza y vulnerabilidad como proveedores de productos y servicios. La generación y sostenimiento de este tipo de negocios inclusivos comprende el desarrollo de los proveedores, de tal forma que puedan cumplir satisfactoriamente los estándares de calidad, precio, volumen y tiempo de entrega que fijan las empresas cliente. Consciente de esta realidad, el Programa de Desarrollo de Proveedores Base de la Pirámide (PDP-BDP) transfiere a las microempresas prácticas de gestión comercial, financiera, técnica y de talento humano que mejoran sus niveles de productividad y competitividad, lo que les facilita encadenarse productivamente con clientes de mayor escala para generar valor compartido y reconciliar el crecimiento económico con el desarrollo social.

Quiénes implementan el PDP-BDP y cómo se soportan

Consultores acreditados por el PNUD a través de un curso de formación en la metodología, lo que asegura profesionales competentes en la asesoría directa a proveedores.

Monitores acreditados por el PNUD que brindan soporte en temas empresariales a los consultores. Equipos de Gestión que brindan soporte y lineamientos estratégicos en temas empresariales,

administrativos y de sistemas a los consultores y monitores, para así obtener la mejora calidad en su trabajo.

Sistemas de Información en Línea que permiten almacenar, monitorear, analizar y administrar la documentación que se va generando durante cada una de las etapas del PDP-BDP. Estos sistemas incluyen:

1. Plataforma de selección y formación de Consultores y Monitores en la metodología PDP-

BDP. 2. Plataforma de monitoreo de indicadores de desempeño empresarial y familiar. 3. Plataforma de monitoreo al avance de la consultoría en cada una de las microempresas.

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CURSO DE FORMACIÓN DE CONSULTORES EN LA METODOLOGÍA DE DESARROLLO DE

PROVEEDORES BASE DE LA PIRÁMIDE

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OBJETIVOS Y CARACTERÍSTICAS DEL PROCESO DE FORMACIÓN El objetivo del proceso es formar consultores en la Metodología de Desarrollo de Proveedores Base de la Pirámide del PNUD, a través de conocimientos y herramientas de consultoría que en su conjunto logren que el profesional, al asesorar microempresas proveedoras, impacte en el mejoramiento de su competitividad y productividad. El profesional que haya desarrollado con éxito el curso estará en capacidad de:

Desarrollar proveedores de la base de la pirámide con la metodología PNUD. Efectuar diagnósticos, consensuar y ejecutar planes de trabajo para microempresas

proveedoras que puedan impactar en su competitividad y productividad (mejoramiento

de las ventas; oportunidad en la entrega; calidad; reducción de costos; mejoramiento en el servicio al cliente y mejoramiento en las prácticas de compras, entre otros).

Transferir herramientas de gestión y desarrollar hábitos empresariales en las microempresas, como producto de la labor de consultoría que llegase a desarrollar.

Poder identificar y articular los Planes de Mejora de cada microempresa con programas de apoyo técnico y financiero para darle viabilidad y factibilidad a estos procesos.

Todos los Consultores avanzarán simultáneamente en las mismas unidades de aprendizaje. Cada participante deberá realizar trabajos prácticos que enviará al Equipo de Gestión y cuya evaluación le permitirá acceder a la próxima unidad de aprendizaje.

El participante que no supere satisfactoriamente un módulo del curso perderá la posibilidad de continuar y calificarse como Consultor PDP-BDP. SISTEMA DE EVALUACIÓN DEL CURSO

Se llevará a cabo la sesión presencial del curso con una duración de tres días, en los cuales

se evaluará la asistencia de los Consultores. Los Consultores deberán aplicar de manera individual las herramientas PDP-BDP

explicadas durante la sesión correspondientes a las etapas de Promoción, Diagnóstico, Interacción y Plan de Mejora en la microempresa que han seleccionado previamente para su práctica.

Las herramientas serán evaluadas por el Equipo de Gestión y se publicará en la plataforma

del Curso el listado de Consultores que aprobaron satisfactoriamente la fase 1 y podrán culminar el proceso certificación.

Se realizará una sesión virtual de resolución de dudas. Posteriormente, los Consultores deberán aplicar de manera individual las herramientas PDP-BDP de las etapas de Implantación y Replicabilidad en la microempresa que han seleccionado previamente para su práctica.

Las nuevas herramientas serán evaluadas por el Equipo de Gestión y será publicado en la plataforma el listado definitivo de Consultores que aprobaron el Curso.

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CALIFICACIÓN DEL PROFESIONAL COMO CONSULTOR DE LA RED DE CONSULTORES DE DESARROLLO DE PROVEEDORES BASE DE LA PIRÁMIDE DEL PNUD El PNUD otorgará un certificado al profesional que cumpla con todos los requisitos de calificación estipulados en el Curso. Los profesionales que sean certificados podrán ser parte de la Red de Consultores en Desarrollo de Proveedores Base de la Pirámide del PNUD. La Metodología en Desarrollo de Proveedores Base de la Pirámide solo podrá ser aplicada con la autorización y monitoreo de PNUD Colombia, en constancia de lo cual cada Consultor firmará un Acuerdo de Confidencialidad al inicio del curso y que tiene vigencia indefinida.

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MANUAL METODOLÓGICO DE USO DE HERRAMIENTAS PARA EL DESARROLLO DE

PROVEEDORES BASE DE LA PIRÁMIDE

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Etapas del PDP-BDP

Etapa Descripción General

Promoción

Comprende la identificación de microempresas proveedoras de una región determinada junto con sus clientes actuales y potenciales, estos últimos con un perfil más formal e idealmente de mayor escala, quienes pueden ser la base de potenciales encadenamientos productivos. A continuación se define un Líder del Programa en la microempresa, quien será el facilitador de las actividades que conforman la metodología.

Diagnóstico

La etapa se soporta en la aplicación de herramientas de diagnóstico que permiten identificar la problemática y situación de las empresas proveedoras. Se evalúan aspectos tales como: eficiencia operacional, flujo de efectivo, liderazgo, clima de trabajo, hábitos empresariales y desempeño de las áreas funcionales. Paralelamente se identifican con los clientes aspectos a fortalecer en el proveedor.

Interacción

La Interacción está basada en la comunicación asertiva y el trabajo en equipo entre clientes y proveedor. Por tanto busca la solución a los problemas existentes, concretándose en compromisos de mejora entre las dos partes.

Planes de mejora

Se elaboran Planes de Mejora, para cada una de las empresas proveedoras, los cuales contienen sus problemáticas jerarquizadas según área (mercadeo, finanzas, operaciones y talento humano), causas, estrategias, herramientas, tiempos y presupuestos estimados para resolverlas y responsables.

Implementación

Esta etapa comprende la ejecución de los planes de mejora diseñados junto con el seguimiento periódico para registrar avances de cada empresa, identificar posibles fallas o retrasos y apoyar la solución de dificultades que puedan presentarse.

Replicabilidad

La última etapa compara las líneas de base definidas durante el diagnóstico con los resultados obtenidos al finalizar la Implantación. Adicionalmente, se realizan recomendaciones a cada proveedor sobre la mejor estrategia para que, de manera autónoma, continúe su proceso de desarrollo empresarial.

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ETAPA DE PROMOCIÓN

HERRAMIENTA: 1A - Programa de Desarrollo de Proveedores Base de la Pirámide (PDP-BDP)

DESCRIPCIÓN DE LA HERRAMIENTA: Presentación Power Point que describe el PDP-BDP

OBJETIVO DE LA HERRAMIENTA:

Informar a los representantes de las empresas proveedoras el objetivo del Programa de Desarrollo de

Proveedores Base de la Pirámide (PDP-BDP), la metodología de trabajo, los requisitos y compromisos que

asumen al ser parte del PDP-BDP.

METODOLOGÍA DE APLICACIÓN DE LA HERRAMIENTA:

La agenda del evento de Promoción del PDP-BDP es la siguiente:

1. Palabras de bienvenida de la entidad aliada/anfitriona – 10 minutos

2. Palabras de la entidad patrocinadora del PDP-BDP – 5 minutos.

3. Palabras del PNUD – 5 minutos

4. Presentación de los y las empresarios(as) – 20 minutos.

5. Presentación del Programa de Desarrollo de Proveedores – 30 minutos.

6. Designación de Líderes PDP y diligenciamiento de encuesta básica sobre características de

las microempresas – 30 minutos.

7. Finalización del evento.

OBSERVACIONES:

La exposición del Programa mediante la herramienta 1A será hecha por representantes del Equipo

de Gestión PDP.

Dependiendo de los arreglos institucionales que soporten el PDP-BDP la exposición podrá ser

realizada por representantes de la entidad aliada del PNUD en el territorio.

La convocatoria de empresarios será hecha por la entidad aliada (Ej: Centro de Empleo y

Emprendimiento, ANSPE, Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, DPS, Cámara de Comercio,

etc).

Los empresarios deberán asistir al evento acompañados por un familiar.

Si los empresarios pertenecen a la Red Unidos deberán asistir al evento en compañía de su

respectivo Co-gestor.

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El archivo de la presentación puede ser entregada a los empresarios y a los representantes de las

entidades aliadas del PNUD.

Se deberá documentar fotográficamente el evento con mínimo diez fotografías diferentes.

Se deberá velar por la calidad de la logística que disponga la entidad aliada para el desarrollo del

evento: salón para 40 personas, video-beam y computador.

Al finalizar el evento se deberá contar con los siguientes documentos:

o Acta de reunión que anexe el respectivo listado de asistencia.

o Encuesta básica a microempresas diligenciada por cada uno de los empresarios asistentes.

o Carta diligenciada con la designación del Líder PDP de cada empresa.

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HERRAMIENTA: 1B - Características de las microempresas convocadas al evento de Promoción

del PDP-BDP

DESCRIPCIÓN DE LA HERRAMIENTA: Documento Excel que especifica las características básicas de cada

empresa que será invitada al evento de Promoción del PDP-BDP


Preseleccionar las microempresas que harán parte del PDP-BDP a partir de información básica en

aspectos socio-económicos.


La entidad aliada del PNUD pre-seleccionará de su base de datos aquellas microempresas que

cumplan con el perfil fijado para ser parte del PDP-BDP (descrito en la herramienta 1A).

Si la cadena a asesorar estuviese constituida por 10 empresas, se le pedirá a la entidad aliada que

seleccione 15 y así proporcionalmente.

El listado de empresas que remita la entidad aliada (por ejemplo 15) será evaluado por el Equipo de

Gestión, quien pre-seleccionará 10 empresas y remitirá vía correo electrónico esta información a la

entidad aliada haciendo uso de la misma herramienta.

De no contar con el número suficiente de empresas para ser invitadas al evento de Promoción, se

revisará con la entidad aliada las empresas que no fueron pre-seleccionadas con el fin de identificar

nuevas candidatas y así llegar a contar con una base satisfactoria de proveedores.

La entidad aliada validará por correo electrónico dirigido al Equipo de Gestión la existencia en sus

bases de datos de los empresarios finalmente seleccionados (Ej: Bases de datos de Red Unidos,

Registro Único de Población Desplazada, etc).

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OBSERVACIONES:

El Equipo de Gestión PDP deberá validar la información consignada en la herramienta 1B

contrastándola con los datos registrados en la herramienta 1D, que será diligenciada durante el evento

de Promoción.

De encontrar durante el evento de Promoción empresas con inconsistencias en su perfil que puedan

afectar su futuro desempeño en el PDP-BDP se solicitará a la entidad aliada su reemplazo. Esta

solicitud será hecha por parte del Equipo de Gestión PNUD con base en el análisis de información

previo.

La herramienta 1B que contenga el listado definitivo de empresas que serán invitadas al evento de

Promoción deberá ser subida en la plataforma PDP por parte del Equipo de Gestión.

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HERRAMIENTA: 1C - Invitación a empresas proveedoras

DESCRIPCIÓN DE LA HERRAMIENTA: Documento Word con el que se invita a los empresarios al evento de

Promoción del PDP-BDP


Formalizar la invitación a las empresas proveedoras al evento de Promoción del PDP-BDP. Esta

formalización crea un ambiente de amabilidad y compromiso con los participantes e inaugura el trato de

empresarios que el Programa les brindará.


La entidad aliada del PNUD personalizará la herramienta a partir de los datos de contacto de aquellas

microempresas que vayan a ser invitadas al evento (referidas en la herramienta 1B).

La invitación al evento deberá ir dirigida al propietario de la microempresa. Es decir, una persona con

poder de decisión.

El envío de las cartas de invitación estará a cargo de la entidad aliada.

El Equipo de Gestión deberá supervisar y acompañar el correcto funcionamiento de la logística de

invitaciones. En caso de ser necesario deberá apoyar la entrega de las invitaciones a los empresarios.

Las invitaciones deberán ser entregadas una semana antes del evento.

Se entregará al empresario original y copia de la invitación. En la copia el empresario deberá firmar el

recibido con fecha de entrega. Este documento deberá ser entregado al Equipo de Gestión para ser

subido a la plataforma PDP.

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OBSERVACIONES:

El día anterior al evento el Equipo de Gestión en coordinación con la entidad aliada deberán contactar

telefónicamente a los empresarios para recordarles su asistencia al lugar, fecha y hora determinados.

La entidad aliada deberá mantener permanentemente informado al Equipo de Gestión sobre el avance

y dificultades del proceso de invitación a los empresarios.

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HERRAMIENTA: 1D - Encuesta básica a microempresas proveedoras

DESCRIPCIÓN DE LA HERRAMIENTA: Documento Word con el que se captura información básica de la

empresa, necesidades y expectativas del empresario


La herramienta permite conocer datos de contacto de la empresa, su desempeño económico reciente y las

necesidades y expectativas del empresario frente al PDP-BDP. Esta información permitirá al Consultor

iniciar la identificación del tipo de apoyos que requiere cada microempresa.


La herramienta debe ser diligenciada por cada empresario que asista al evento de Promoción.

El momento de diligenciamiento se estipula como parte de la agenda del evento de Promoción

(Herramienta 1A).

OBSERVACIONES:

Todas las preguntas contenidas en la herramienta deben ser respondidas por el empresario.

El diligenciamiento de la herramienta puede ser hecho con ayuda de familiares o del Co-gestor del

empresario, en el caso de que éste solicite su ayuda por contar con bajas competencias en lecto-

escritura.

Durante el tiempo dedicado al diligenciamiento de la herramienta el representante del Equipo de

Gestión deberá estar atento a resolver cualquier duda que surja por parte de los empresarios sobre las

preguntas contenidas en el formato.

El representante del Equipo de Gestión deberá verificar que las respuestas dadas por los empresarios

sean legibles. De no serlo deberá pedir las claridades respectivas sobre los textos.

Los formatos para diligenciamiento deberán ser impresos por parte del Equipo de Gestión.

El representante del Equipo de Gestión deberá velar por que cada empresario cuente con esfero para

diligenciar su respectiva herramienta.

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Los documentos generados deberán ser escaneados por el Equipo de Gestión y subidos a la plataforma

del Programa como parte de la etapa de Promoción.

En casos especiales se podrán programar visitas a las microempresas para realizar la verificación de la

información manifestada y así validar su ingreso al Programa.

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HERRAMIENTA: 1E- Designación, perfil y descripción del Líder PDP de la empresa proveedora

DESCRIPCIÓN DE LA HERRAMIENTA: Documento Word con el que designa el Líder PDP de cada empresa

proveedora y se le informa su perfil y responsabilidades durante el PDP-BDP


Oficializar la designación de la persona en la microempresa que se encargará de hacer realidad las

mejoras que se deriven de la consultoría PDP-BDP y atender semanalmente al Consultor. Esta designación

genera un compromiso al Líder PDP y permite crear un vínculo sicológico positivo con el Programa.


El representante del Equipo de Gestión deberá leer en voz alta el formato y deberá resolver las dudas

que surjan antes de que los empresarios procedan al diligenciamiento.

La herramienta debe ser diligenciada por cada empresario que asista al evento de Promoción del PDP-

BDP. Si el empresario que asiste no es el Líder PDP de la microempresa, quien diligencie el documento

deberá indicar los datos de quien asumirá este rol.

El momento de diligenciamiento se estipula como parte de la agenda del evento de Promoción

(Herramienta 1A).

OBSERVACIONES:

El Líder PDP que sea designado en cada microempresa debe ser una persona mayor de edad que

cumpla la totalidad de características indicadas en el perfil descrito en la herramienta.

El rol de Líder PDP no es rotativo entre los miembros de la microempresa durante el proceso de

consultoría PDP-BDP.

Es ideal que el Líder PDP-BDP cuente con buenas habilidades matemáticas y de lecto-escritura.

El diligenciamiento de la herramienta puede ser hecho con ayuda de familiares o del Co-gestor del

empresario, en el caso de que éste solicite su ayuda por contar con bajas competencias en lecto-

escritura.

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Durante el tiempo dedicado al diligenciamiento de la herramienta el representante del Equipo de

Gestión deberá estar atento a resolver cualquier duda que surja por parte de los empresarios sobre las

preguntas contenidas en el formato.

El representante del Equipo de Gestión deberá verificar que las respuestas dadas por los empresarios

son legibles. De no serlo deberá pedir las claridades respectivas sobre los textos.

Los formatos deberán ser impresos por parte del Equipo de Gestión.

El representante del Equipo de Gestión deberá velar por que cada empresario cuente con esfero para

diligenciar su respectivo formato.

Los documentos generados deberán ser escaneados por el Equipo de Gestión y subidos a la plataforma

del Programa como parte de la etapa de Promoción.

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HERRAMIENTA: 1F – Información de las microempresas que finalmente harán parte del PDP-BDP

DESCRIPCIÓN DE LA HERRAMIENTA: Documento Excel que recoge la información básica de las

microempresas que finalmente harán parte del Programa.


Oficializar el listado de microempresas que harán parte del Programa.


Una vez se lleve a cabo el evento de Promoción y el Equipo de Gestión cuente con los formatos

derivados de esta actividad (1B, 1D, 1E) procederá a registrar en la herramienta 1F la información

solicitada de cada una de las empresas seleccionadas.

La selección de empresas será enviada vía correo electrónico a la entidad aliada por parte del Equipo

de Gestión.

OBSERVACIONES:

La herramienta debidamente diligenciada deberá ser subida a la plataforma del Programa a más

tardar dos semanas después de haberse realizado el evento de Promoción.

La información consignada en la herramienta deberá ser consistente con lo reportado en las

herramientas 1B y 1E.

De darse el retiro de una microempresa durante la etapa de Promoción se tomará una nueva empresa

de la base de datos original remitida por la entidad aliada. Dado que esta empresa no habrá cursado la

etapa, el Equipo de Gestión, representantes de la entidad aliada o el Consultor PDP-BDP deberán

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socializar de manera personalizada el Programa con los representantes del negocio (propietario y un

familiar) y diligenciar las herramientas 1D, 1E, 1F y 1G.

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HERRAMIENTA: 1G – Minuta de reuniones

DESCRIPCIÓN DE LA HERRAMIENTA: Documento Word mediante el cual se registran los temas tratados,

compromisos, observaciones y datos de contacto de los asistentes a cada una de las reuniones que se

sostengan durante la etapa de Promoción.


Contar con un registro escrito de las reuniones presenciales con empresarios y entidades aliadas, de tal

forma que se cuente con la trazabilidad de los temas tratados y los compromisos derivados de estos

encuentros.


Durante cada una de las reuniones presenciales el representante del Equipo de Gestión diligenciará la

minuta de la reunión y al final de la misma la socializará con los asistentes para proceder a su firma.

OBSERVACIONES:

Las minutas que se creen como parte de la etapa de Promoción deberán ser escaneadas y subidas a la

plataforma del Programa al finalizar la etapa.

Las minutas pueden ser diligenciadas a mano siempre y cuando sean perfectamente legibles.

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ETAPA DE DIAGNÓSTICO

HERRAMIENTA: 2A – Hábitos empresariales

DESCRIPCIÓN DE LA HERRAMIENTA: Documento Word que recoge los hábitos empresariales que se

espera desarrolle el empresario como resultado del Programa PDP-BDP


Consignar los hábitos empresariales que se desarrollarán para optimizar el funcionamiento de cada una

de las áreas de la microempresa. Para cada hábito se detallan acciones requeridas, evidencias, fecha de

inicio y fecha de revisión, esto con el fin de incrementar la probabilidad de ejecución y logro de cada una

de las metas planteadas.


La herramienta podrá comenzar a ser diligenciada por el Consultor PDP a partir de su segunda

visita a la microempresa proveedora, ya que desde este momento se espera que cuente con una

opinión informada de la realidad y necesidades del empresario.

Inmediatamente identifiquen los hábitos y se consignen en la herramienta, éstos deberán ser

explicados y concertados con el empresario para iniciar su adopción.

El Consultor PDP deberá subir a plataforma la herramienta 2A debidamente diligenciada en los

siguientes momentos: al finalizar la etapa de Diagnóstico, al finalizar la etapa de Plan de Mejora y

al finalizar la etapa de Implantación.

OBSERVACIONES:

Cada hábito que se proponga por parte del Consultor PDP deberá ser concertado y validado con el

empresario, de tal forma que se cuente con su compromiso real de adopción.

Los hábitos que se recomienden deberán estar orientados a generar resultados pertinentes para

la empresa, es decir, cada hábito aporta a la mejora de la calificación SIECPRO.

La redacción que se utilice para diligenciar la herramienta debe ser comprensible para el

empresario, conservando el lenguaje empresarial propio del PDP-BDP.

El Consultor PDP deberá ser responsable de controlar la generación oportuna de las evidencias

que se estipulen para cada hábito propuesto.

Las fechas de revisión del desarrollo de cada hábito podrán fijarse desde la etapa de Diagnóstico

hasta la finalización de la etapa de Implantación.

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Pueden proponerse hábitos vinculados a cada una de las áreas de la microempresa.

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HERRAMIENTA: 2B - Acciones de Mejora Inmediata

DESCRIPCIÓN DE LA HERRAMIENTA: Documento Word en el que se consignan las acciones de mejora

inmediata que el Consultor PDP recomienda implementar en cada una de las microempresas


Sistematizar las acciones de mejora inmediata que paulatinamente vayan siendo sugeridas por el

Consultor PDP en cada una de las microempresas que le sean asignadas.


La herramienta puede ser diligenciada desde la primera visita a la empresa proveedora a partir de la

experiencia del Consultor en el trabajo con microempresas y del conocimiento que posee el

empresario. Este diálogo de saberes generará la determinación conjunta de las acciones de mejora

pertinentes.

Cada una de las acciones propuestas deberán responder a problemáticas que afecten el desempeño

empresarial del proveedor.

La fecha de inicio de la acción de mejora será aquella en la cual el empresario comience a

implementarla. Por tal motivo, la columna fecha en la herramienta solo podrá ser diligenciada una vez

se socialicen las acciones que vayan surgiendo como resultado de la observación y el análisis hecho

por el Consultor PDP.

OBSERVACIONES:

Las acciones de mejora pueden hacer parte de los futuros planes de mejora, pero no son los planes en

si mismos. Las acciones son pequeñas mejoras cotidianas que favorecen el desempeño empresarial y

que requieren una inversión financiera baja o nula.

Se sugiere proponer máximo cinco acciones de mejora a la empresa. Una vez muestre un avance

apropiado podrán renovarse para atender necesidades frentes de trabajo adicionales.

Al igual que las demás herramientas del PDP-BDP las Acciones de Mejora Inmediatas deben ser

explicadas al empresario antes de su aplicación indicando su objetivo y relevancia.

Las acciones deberán ser documentadas en la herramienta desde la etapa de Diagnóstico hasta el final

de la etapa de Implantación.

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Como parte de la reunión semanal del Consultor con el empresario se identificarán nuevas acciones de

mejora de manera conjunta y se evaluará el avance de aquellas dejadas como tarea en la semana

anterior. Los hallazgos de esta interacción deberán ser documentados en la Minuta de Reuniones

respectiva.

El Consultor PDP deberá subir a la Plataforma PDP el formato diligenciado con las acciones que vaya

recomendando en los siguientes momentos del Programa: Al finalizar la fase de diagnóstico, con cada

uno de los informes de la fase de implementación del plan de mejora y con el informe final de

replicabilidad.

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HERRAMIENTA: 2C – Libro Diario

DESCRIPCIÓN DE LA HERRAMIENTA: Documento Excel que permite consignar los ingresos y egresos de la

microempresa junto con los egresos del hogar del empresario


Identificar y controlar el flujo de efectivo del empresario con el fin de optimizar el uso del dinero. La

herramienta permite separar las cuentas de la empresa de las cuentas del hogar.


Desde la primera visita a la microempresa el Consultor PDP explicará con un ejemplo la herramienta

impresa al empresario. Éste iniciará su diligenciamiento durante la primera semana de consultoría y

los resultados serán revisados con el Consultor en la segunda visita a la microempresa, con el objetivo

de identificar vacíos de información, inconsistencias y, en general, oportunidades de mejora en el uso

de la herramienta.

La dinámica de diligenciamiento y análisis se realizará desde la fase de Diagnóstico hasta el final de la

fase de Implantación.

El Consultor PDP analizará la información que semana a semana reporte el empresario y le dará una

retroalimentación sobre la manera de optimizar el uso del dinero (Ej: aprovechamiento de economías

de escala, programación de compras semanales y no diarias, pago de sueldos, etc).

La suma de saldos mensuales de ingresos y egresos deberán ser diligenciados por el Consultor PDP en

la versión de Excel de la herramienta y serán subidos a la plataforma del Programa al finalizar la etapa

de Diagnóstico como anexo a la herramienta 2V.

La herramienta podrá ser utilizada por el Consultor para genera el hábito de arquear caja al final de

cada día de trabajo en la empresa.

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OBSERVACIONES:

La información obtenida como resultado del Libro Diario debe servir al Consultor PDP para analizar el

flujo de efectivo de la empresa y hacer recomendaciones de optimización de uso del dinero.

La toma de decisiones para la optimización de costos y gastos es imprescindible como resultado de

este análisis.

El Libro Diario debe ser lo más detallado posible y ser diligenciado por el empresario con la

periodicidad requerida.

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HERRAMIENTA: 2D – Sistema de Evaluación y Certificación de Proveedores - SIECPRO

DESCRIPCIÓN DE LA HERRAMIENTA: Documento Excel a través del cual los clientes actuales y potenciales

evalúan a la microempresa proveedora.


Definir parámetros de satisfacción de los clientes actuales y potenciales, ponderar su importancia y

calificar el desempeño del proveedor. Como resultado de este ejercicio se fija una línea de base de la

microempresa y se establecen metas que deberán traducirse al final del Programa en una mejora de la

satisfacción de los clientes con su proveedor y en un incremento de la productividad y competitividad de

la microempresa.


Para cada una de las empresas proveedoras asignadas el Consultor PDP deberán cumplir los

siguientes pasos:

o Predefinir mínimo 6 y máximo 4 criterios de calificación que un cliente “tipo” de la

microempresa podría considerar en la evaluación del proveedor. Estos criterios previos

pueden ser indagados con el empresario.

o Validar los criterios propuestos con mínimo un cliente representativo y máximo tres de

ellos (alto nivel de compras para la microempresa y/o con regularidad en sus compras).

Ajustar los criterios (agregar nuevos criterios, eliminar aquellos que el cliente no

considera relevantes y/o reescribir los existentes) con base en las opiniones del cliente.

o Pedir a los entrevistados que indiquen la importancia de cada criterio en comparación con

los demás criterios usando la escala: “Mucho más importante” (puntaje de 3), “Igual de

importante” (puntaje de 1) o “Mucho menos importante” (puntaje de 0,3).

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o Consignar estas calificaciones en la Matriz de Doble Entrada que hace parte de la

herramienta 2D. Tener en cuenta que los datos (importancia relativa dada por el cliente a

cada criterio) ubicados en la parte inferior de la diagonal de la matriz son inversos a

aquellos consignados en la parte superior de la diagonal de acuerdo a la escala de

calificación utilizada (Ej: 3 Vs 0,3; 0,3 Vs 3 y 1 Vs 1).

o Pedir a mínimo 2 y máximo 5 clientes que califiquen el grado de satisfacción que tienen con

cada criterio de evaluación usando la escala 1 a 10, donde 10 equivale a “Muy satisfecho” y

1 a “Insatisfecho”.

o Consignar estas calificaciones en la matriz destinada para tal fin, que hace parte de la

herramienta 2D. Agregar tantas columnas como clientes hayan sido entrevistados (Nota: la

matriz de la herramienta 2D comprende 2 columnas, equivalente a 2 clientes, en su versión

original).

o De acuerdo a la calificación obtenida por el proveedor proceder a clasificarlo en la escala

“Proveedor por desarrollar” (Puntaje entre 4 y 6 puntos); “Proveedor en desarrollo”

(Puntaje entre 6.1 y 8 puntos) o “Proveedor confiable” (Puntaje entre 8.1 y 10 puntos).

o El Consultor PDP generará recomendaciones de mejora con base en los resultados

obtenidos por el proveedor en cada uno de los criterios calificados por sus clientes.

o El procedimiento descrito en los pasos previos deberá ser realizado adicionalmente para

máximo 2 clientes potenciales de la microempresa, idealmente de mayor nivel de

formalidad y compras potenciales que los clientes actuales.

o El procedimiento descrito en los pasos previos deberá ser realizado de nuevo una semana

antes de finalizar la etapa de Implantación del PDP-BDP: “Segunda Generación SIECPRO”.

Como resultado de la asesoría PDP se espera que la calificación SIECPRO mejore para la

Segunda Generación. Para esta segunda medición se debe tener en cuenta:

La ponderación de criterios puede o no cambiar por parte del cliente que

originalmente calificó al proveedor. De darse un cambio se deberá detallar su

justificación en la Minuta de la respectiva reunión.

Se deben entrevistar los mismos clientes que se respondieron la calificación en la

Primera Generación del SIECPRO.

Se espera que en el momento de la segunda medición los clientes que eran

potenciales sean clientes fidelizados por la microempresa. De darse esta situación

se deberá aplicar un SIECPRO a clientes “antiguos” y otro a clientes “nuevos” (que

en la primera aplicación eran considerados potenciales).

de 66

Los SIECPRO de primera y segunda generación deben ser subidos a la plataforma PDP al finalizar las

etapas de Diagnóstico e Implantación, respectivamente.

OBSERVACIONES:

Los criterios de calificación del proveedor deben ser medibles, objetivos y lógicos.

Preferiblemente el SIECPRO debe ser aplicado personalmente con los clientes que indique el

empresario, los cuales deben ser representativos en nivel de compras y con características de

demanda que puedan considerarse “típicas” de los demás clientes. Por ejemplo, no es recomendable

entrevistar un cliente que genera un gran nivel de compras de manera irregular.

De no ser posible realizar una reunión presencial con algunos clientes, éstos podrán ser encuestados

por el Consultor vía telefónica.

Los clientes actuales y potenciales que sean seleccionados para responder el SIECPRO deben poder ser

localizados al final de la etapa de Implantación para responder en la Segunda Generación de la

herramienta.

Al igual que las demás herramientas del PDP-BDP, el SIECPRO debe ser explicado al empresario antes

de su aplicación indicando su objetivo, metodología y relevancia.

La aplicación del SIECPRO debe convertirse en un hábito empresarial guiado por el Consultor en su

primera aplicación y tutorado con el empresario en la segunda.

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HERRAMIENTA: 2E – Evaluación de Áreas Funcionales

DESCRIPCIÓN DE LA HERRAMIENTA: Documento Excel mediante el cual se evalúan las principales áreas

funcionales de cada una de las microempresas. Complementariamente se consigna información general de

la empresa proveedora, productos y/o servicios que oferta y clientes que atiende.


Generar una línea de base del estado de la microempresa desde la óptica de sus áreas funcionales, de tal

manera que pueda ser evaluado su avance al finalizar la etapa de Implantación. La herramienta recoge

información sobre productos, servicios y clientes de la microempresa en los cuales se esperará generar

cambios positivos como resultado de la consultoría PDP-BDP.

de 66


La aplicación de la herramienta requiere los siguientes pasos:

o El Consultor se reunirá con el propietario de la microempresa con quien diligenciará la

información de las pestañas “Información General”, “Productos y Servicios”, “Información

de Clientes” y “Áreas Funcionales”. Esta actividad se deberá realizar al finalizar el primer

mes de asesoría.

o En la hoja “Información de Clientes” se podrán incluir tantos Clientes Persona Jurídica

como el empresario manifieste atender.

o En la hoja “Áreas Funcionales” el Consultor leerá en voz alta cada una de las preguntas al

empresario y con base en su respuesta calificará en la escala 1, 3 o 5, que para cada

pregunta tiene un significado particular.

o Una vez se tenga tabulada la información previa el Consultor PDP-BDP deberá priorizar

por cada dimensión (Direccionamiento Estratégico, Relación con Clientes, Estrategia

Financiera, Estrategia de Operaciones, Estrategia de Calidad y Gestión del Conocimiento)

dos aspectos que al mejorar en su calificación tendrán el mayor impacto en el desempeño

de la empresa proveedora y su relación con los clientes. Para cada uno de estos aspectos

deberá escribir las razones por las cuales son priorizados y explicar los efectos positivos

que se espera generar. El logro de avances en los demás aspectos no priorizados podrá ser

tenido en cuenta en los Planes de Mejora como resultado de las actividades de mediano

plazo.

Los resultados de la evaluación serán socializados con el empresario al final de la etapa de

Diagnóstico, cuando se presente el Informe Final de Diagnóstico.

La hoja “Áreas Funcionales” de la herramienta deberá ser aplicada por segunda ocasión dos semanas

antes de finalizar la etapa de Implantación, con el fin de medir las mejoras obtenidas en la

microempresa producto de la consultoría PDP-BDP; se analizarán las implicaciones pertinentes para

ese momento.

OBSERVACIONES:

Las respuestas del empresario no deben ser influenciadas por el Consultor.

Al igual que las demás herramientas del PDP-BDP la Evaluación de Áreas Funcionales debe ser

explicada al empresario antes de su aplicación indicando su objetivo, metodología y relevancia.

El Consultor PDP deberá subir a la Plataforma PDP el formato diligenciado al finalizar la etapa de

Diagnóstico y al finalizar la etapa de Implantación, en este último caso para evidenciar la evolución de

cada empresa en sus calificaciones.

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HERRAMIENTA: 2F – Clima de Trabajo

DESCRIPCIÓN DE LA HERRAMIENTA: Documento Excel mediante el cual los trabajadores de la empresa

califican el clima laboral, generando un informe a partir del cual el Consultor PDP puede concertar

mejoras.


Evidenciar la calidad del clima de trabajo de cada una de las empresas proveedoras, con el fin de hacer

evidente sus oportunidades de mejora en el trato brindado al talento humano y las condiciones de trabajo.



o El Consultor reunirá a las personas que trabajan en la empresa. Entregará impresa a cada

persona la hoja “Cuestionario” que hace parte de la herramienta.

o Explicará el objetivo de la herramienta, su metodología de aplicación y el resultado final

haciendo énfasis en la confidencialidad de la información recogida (el propietario de la

empresa no conocerá las respuestas de sus trabajadores de forma individual sino como

una parte del informe final agregado).

o El Consultor PDP leerá en voz alta las 22 preguntas del Cuestionario, resolviendo dudas de

interpretación en el caso de que sean manifestadas por los trabajadores.

o Se invitará a los trabajadores a marcar con una “X” al frente de cada afirmación, según

consideren que es verdadera o falsa en el contexto de la microempresa.

o El Consultor recogerá los cuestionarios diligenciados y procederá a tabular las respuestas

en la hoja “Captura” de la herramienta. Esta labor deberá ser realizada en un horario

diferente al dedicado a la asesoría personalizada que brinda al proveedor.

o En la hoja “Resultado” de la herramienta el Consultor PDP diligenciará los campos de:

nombre de la empresa proveedora, fecha de aplicación del Cuestionario y número de

cuestionarios aplicados (uno por cada trabajador).

o Con base en los resultados que genera la herramienta el Consultor PDP-BDP deberá

priorizar dos categorías que al mejorar en su calificación tendrán el mayor impacto en la

relación con los trabajadores y los clientes. Para cada una de las categorías priorizadas

deberá escribir las causas de la baja calificación obtenida, las razones por las cuales deben

ser priorizadas y explicar los efectos positivos que se espera sean generados. Las mejoras

de 66

en las demás categorías podrán ser tenidas en cuenta en el Plan de Talento Humano como

parte de las actividades de mediano plazo.

Los resultados de la evaluación serán socializados a la totalidad de trabajadores que respondieron la

encuesta al final de la etapa de Diagnóstico, cuando se presente el Informe Final de Diagnóstico.

La herramienta deberá ser aplicada por segunda ocasión una semana antes de finalizar la etapa de

Implantación, con el fin de medir las mejoras obtenidas en el clima de trabajo producto de la

consultoría PDP-BDP; se analizarán los puntajes obtenidos por cada categoría para ese momento.

OBSERVACIONES:

Si la empresa es unipersonal no se debe aplicar la herramienta.

Las respuestas al Cuestionario son individuales y no deben ser influenciadas por el Consultor o por los

demás trabajadores.

Al igual que las demás herramientas del PDP-BDP el Clima de Trabajo debe ser explicado al

empresario y sus trabajadores antes de su aplicación indicando su objetivo, metodología y relevancia.

El Consultor PDP debe garantizar que cada trabajador cuente con esfero para diligenciar su respectivo

cuestionario.

El Consultor PDP deberá subir a la Plataforma PDP las herramientas diligenciadas al finalizar la etapa

de Diagnóstico y al finalizar la etapa de Implantación.

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HERRAMIENTA: 2G – Liderazgo

DESCRIPCIÓN DE LA HERRAMIENTA: Documento Excel mediante el cual se evalúan las cualidades de

liderazgo del propietario de la microempresa, generando un informe a partir del cual el Consultor PDP

puede concertar mejoras.


Evaluar las cualidades de liderazgo del propietario de la microempresa, con el fin de hacer evidente sus

oportunidades de mejora en las relaciones personales de tipo empresarial que desarrolla con su equipo de

trabajo.



o El Consultor se reunirá con el propietario de la microempresa y le entregará impresa la

hoja “Cuestionario” que hace parte de la herramienta.

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o Se explicará al empresario el objetivo de la herramienta, su metodología de aplicación y el

resultado final, haciendo énfasis en la confidencialidad de la información recogida (el

propietario de la empresa no conocerá las respuestas de sus trabajadores de forma

individual sino como parte del informe final agregado).


interpretación en el caso de que sean manifestadas por el propietario.

o Se invitará al propietario a diligenciar los campos de: fecha, nombre de la microempresa,

nombre del Líder evaluado (propietario). En el margen superior derecho del formato

marcará con una “X” la casilla “Autoevaluación”.

o A continuación se invitará al propietario a marcar con una “X” al frente de cada una de las

20 afirmaciones, según considere que es verdadera o falsa respecto de su personalidad.

o El Consultor recogerá el cuestionario diligenciado y procederá a tabular las respuestas en

la hoja “Captura” de la herramienta. Esta labor deberá ser realizada en un horario diferente

al dedicado a la asesoría personalizada que se brinda al proveedor.

o A continuación el Consultor reunirá a las personas que trabajan en la empresa (en ausencia

del propietario). Entregará impresa a cada persona la hoja “Cuestionario” que hace parte

de la herramienta.

o Se les explicará a los trabajadores el objetivo de la herramienta, su metodología de

aplicación y el resultado final y hará énfasis en la confidencialidad de la información

recogida (el propietario de la empresa no conocerá las respuestas de sus trabajadores de

forma individual sino como parte del informe final agregado).


interpretación en el caso de que sean manifestadas por los trabajadores.

o Se invitará a los trabajadores a diligenciar los campos de: fecha, nombre de la

microempresa, nombre de la persona que evalúa y nombre del Líder evaluado

(propietario). En el margen superior derecho del formato marcará con una “X” la casilla

“Evaluación a un superior”.

o A continuación se invitará a los trabajadores a marcar con una “X” al frente de cada una de

las 20 afirmaciones, según considere que es verdadera o falsa en relación con la

personalidad del propietario de la microempresa.

o El Consultor recogerá los cuestionarios diligenciados y procederá a tabular las respuestas

en la hoja “Captura” de la herramienta. Esta labor deberá ser realizada en un horario

diferente al dedicado a la asesoría personalizada que se brinda al proveedor.

de 66

o En la hoja “Resultado” de la herramienta el Consultor PDP-BDP diligenciará los campos de:

nombre de la empresa proveedora y nombre del Líder (propietario de la microempresa

que fue evaluado).

o Finalmente, el Consultor PDP-BDP deberá priorizar dos variables que al mejorar en su

calificación tendrán el mayor impacto en la relación de liderazgo con los trabajadores. Para

cada una de las categorías priorizadas deberá escribir las causas de la baja calificación

obtenida, las razones por las cuales deben ser priorizadas y explicar los efectos positivos

que se espera sean generados. Las mejoras en las demás categorías podrán ser tenidas en

cuenta en el Plan de Talento Humano como parte de las actividades de mediano plazo.

Los resultados de la evaluación serán socializados a la totalidad de trabajadores que respondieron la

encuesta al final de la etapa de Diagnóstico, cuando se socialice el Informe Final de Diagnóstico.

La herramienta deberá ser aplicada por segunda ocasión dos semanas antes de finalizar la etapa de

Implantación, con el fin de medir las mejoras obtenidas por el propietario en su estilo de liderazgo

producto de la consultoría PDP-BDP; se definirán las recomendaciones pertinentes para este

momento.

OBSERVACIONES:

Si la empresa es unipersonal no se debe aplicar la herramienta.

Las respuestas al Cuestionario son individuales y no deben ser influenciadas por el Consultor o por los

demás trabajadores.

Al igual que las demás herramientas del PDP-BDP el Liderazgo debe ser explicado al empresario y sus

trabajadores antes de su aplicación indicando su objetivo, metodología y relevancia.

Las variables que no presenten diferencia entre la calificación dada por el grupo de trabajadores y la

auto-evaluación del Líder podrán ser suprimidas de la tabla de análisis tanto en la herramienta 2G

como en el Informe Final de Diagnóstico Empresarial.

El Consultor PDP debe garantizar que cada persona que responda el cuestionario cuente con esfero

para su adecuado diligenciamiento.

El Consultor PDP deberá subir a la Plataforma PDP el formato diligenciado al finalizar la etapa de

Diagnóstico y al finalizar la etapa de Implantación.

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de 66

HERRAMIENTA: 2H – Aprendizajes empresariales

DESCRIPCIÓN DE LA HERRAMIENTA: Documento Word en el que el empresario consigna los aprendizajes

que obtiene como resultado de la aplicación de las etapas del PDP-BDP


Dado que el PDP-BDP busca potenciar las competencias y conocimientos de los empresarios, es

importante conocer periódicamente sus aprendizajes para validar que han quedado instauradas buenas

prácticas de gestión que serán aplicadas en el mediano y largo plazo.


Al final cada una de las etapas del PDP el Consultor facilitará al empresario la herramienta impresa

para que éste lo diligencie a mano. Una vez diligenciada deberá ser subida a la plataforma del

programa al finalizar cada una de las etapas.

OBSERVACIONES:

Podrán escribirse tantos aprendizajes como el empresario haya identificado.

Las respuestas no deben ser inducidas por el Consultor PDP.

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HERRAMIENTA: 2V – Informe Final de Diagnóstico Empresarial

DESCRIPCIÓN DE LA HERRAMIENTA: Documento Word que recoge las recomendaciones hechas por el

Consultor PDP producto de las siguientes evaluaciones: SIECPRO, Áreas Funcionales, Clima Organizacional

y Liderazgo.


Generar un informe final de la etapa de Diagnóstico que muestre al empresario un compendio de

recomendaciones de mejora coherentes y viables, con base en lo encontrado durante la primera etapa del

PDP-BDP.


Personalizar la portada del Informe de acuerdo a la información de la microempresa asesorada.

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En el literal “a” referir una reseña histórica de la microempresa y una descripción del perfil de sus

actuales clientes. Este texto no deberá sumar más de 400 palabras.

En el literal “b” incluir la evaluación SIECPRO obtenida por la microempresa y las recomendaciones

referidas en su momento en el formato SIECPRO.

En el literal “c” incluir la evaluación gráfica de las Áreas Funcionales de la microempresa y las

recomendaciones referidas en su momento en el formato de Áreas Funcionales.

En el literal “d” incluir la evaluación gráfica del clima de trabajo de la microempresa y las

recomendaciones referidas en su momento en el formato de Clima de Trabajo.

Se deben anexar los saldos de ingresos y egresos resultantes de los dos primeros meses de

diligenciamiento del Libro Diario.

Socializar el Informe con el empresario, sus trabajadores y familiares resolviendo las dudas que

puedan surgir y realizando los ajustes finales pertinentes. Generar la Minuta de Reunión respectiva.

Pedir la firma del empresario en el Informe, incluir fecha de la socialización y firma del Consultor PDP.

OBSERVACIONES:

Si el Consultor lo considera necesario podrá enriquecer o ajustar las recomendaciones hechas en las

herramientas previas al momento de redactar el Informe Final de Diagnóstico Empresarial. De darse

estos cambios se deberá mantener la coherencia con los hallazgos contenidos en las herramientas y la

realidad empresarial.

El Consultor PDP deberá subir a la Plataforma PDP el formato diligenciado al finalizar la fase de

Diagnóstico. Este formato deberá incluir la hoja de firmas escaneada.

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de 66

ETAPA DE INTERACCIÓN

HERRAMIENTA: 3A – Expectativas de mejora manifestadas por los clientes

DESCRIPCIÓN DE LA HERRAMIENTA: Documento Excel que recoge las expectativas de mejora en el

proveedor que manifestaron los clientes actuales y potenciales durante las reuniones de Interacción


Jerarquizar las oportunidades de mejora del proveedor, de acuerdo a lo manifestado por los clientes

actuales, potenciales y el Consultor PDP-BDP y relacionar las acciones de mejora a las que se compromete

el proveedor y sus clientes para mejorar la relación de proveeduría


La Interacción en el PDP-BDP se fundamenta en la realización de reuniones periódicas en las que

el proveedor se encuentra con su cliente más representativo (actual y potencial) para socializar la

calificación SIECPRO y establecer compromisos de mejora por parte del proveedor.

Tanto el proveedor como los clientes deben ser informados por el Consultor de los temas que se

desarrollarán en la reunión antes de realizarla. De esta manera se reduce el riesgo de malos

entendidos o discusiones por fuera de la agenda del encuentro, creando un ambiente favorable al

diálogo y la construcción conjunta.

La dinámica de las reuniones de Interacción se deberá desarrollar con base en lo recomendado en

las herramientas 3C - “Agenda del día para la reunión de Interacción” y 3D – “Reglas de operación

para la reunión de Interacción”.

Con base en las notas que tome el Consultor durante las reuniones de Interacción, procederá a

diligenciar la herramienta 3A, consignado en cada hoja del Libro Excel: Nombre de los clientes

(actual y potencial), nombre de la empresa proveedora, jerarquización de las oportunidades de

mejora en la empresa proveedora identificadas por el respectivo cliente - de acuerdo al orden que

éste indique – oportunidades de mejora sugeridas por el Consultor PDP-BDP y acciones de mejora

que consecuentemente se compromete a realizar el proveedor, siendo clasificadas por el Consultor

en las áreas funcionales de la empresa. Así mismo, se consignarán los compromisos que asume el

cliente en la relación comercial si el proveedor lleva a cabo las mejoras prometidas.

El formato será socializado y explicado al empresario y una vez el contenido cuente con su visto

bueno se procederá a subir a la plataforma PDP.

de 66

OBSERVACIONES:

Como parte de la reunión de Interacción el Consultor PDP deberá explicar al proveedor y sus

clientes que dentro de un periodo de tiempo determinado se realizarán al menos dos nuevas

reuniones en donde se revisará el avance de las acciones de mejora que asumió el proveedor

frente al cliente.

Las reuniones con clientes actuales y potenciales deben hacerse por separado.

El Consultor PDP deberá subir a la Plataforma PDP la herramienta diligenciada y firmada al

finalizar las etapas de Interacción e Implantación, presentando los resultados de cada una de las

reuniones de Interacción que se lleven a cabo durante este periodo de tiempo.

La herramienta 3A debe acompañarse de la respectiva Minuta de la Reunión (herramienta 3B) que

igualmente deberá ser subida a la plataforma del Programa. El formato de Minuta 3B presenta

variaciones respecto al formato utilizado en etapas previas del PDP-BDP, por lo que se sugiere

revisarla antes de diligenciarla.

La socialización previa de los temas que se tratarán en la reunión no requiere la realización de una

Minuta de Reunión con los clientes y el proveedor.

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ETAPA DE PLAN DE MEJORA

HERRAMIENTA: 4A - Carátula y Cronograma de Proyectos de Mejora

DESCRIPCIÓN DE LA HERRAMIENTA: Documento Excel que recoge los cuatro proyectos de mejora

(Mercadeo, Talento Humano, Operaciones y Finanzas) que deben ser diseñados para cada una de las

microempresas que hacen parte de la cadena PDP-BDP


Formalizar los cuatro planes de mejora que de ser implementados en la microempresa mejorarán su

productividad, competitividad y calificación SIECPRO.


Con base en el Informe Final de Diagnóstico Empresarial y los resultados de la Reunión de

Interacción, el Consultor PDP procederá a formular de acuerdo al formato facilitado en la

herramienta 4A cuatro proyectos de mejora para la microempresa relacionados con las siguientes

áreas: Mercadeo, Talento Humano, Operaciones y Finanzas.

Para el diligenciamiento de la herramienta se debe tener en cuenta:

o El lector principal es el empresario, por lo que el lenguaje que se utilice le deberá ser

comprensible.

o El “Problema central al que responde el Proyecto” debe derivarse de los hallazgos de la

etapa de Diagnóstico, de acuerdo a la priorización hecha por el Consultor PDP.

o Los “Hallazgos del diagnóstico que tienen relación con el Proyecto de Mejora” provienen de

la etapa de Diagnóstico y deben concentrarse en no más de cinco puntos relevantes.

o Los “Acuerdos de la reunión de interacción que tienen relación con el Proyecto de Mejora”

no deben superar los cinco puntos, de acuerdo al mejor criterio de priorización que

establezca el Consultor PDP.

o Los indicadores que se estipulen deben ser verificables, medibles, alcanzables, pertinentes,

sencillos y útiles. Idealmente no se deben fijar más de cinco indicadores por cada Proyecto

de Mejora.

o Para cada indicador estipulado deben detallarse actividades necesarias para el logro de la

meta vinculada.

o Para cada actividad estipulada deberá detallarse su duración en número de semanas. Si

una actividad requiere para su implementación de un tiempo mayor que la duración del

de 66

Programa, deberá fijarse el porcentaje que se espera pueda ser alcanzado durante el PDP-

BDP. Las tareas restantes que no alcancen el 100% de cumplimiento se detallarán en el

Informe Final de Replicabilidad.

o El orden de implementación de los Proyectos de Mejora dependerá de las necesidades de

fortalecimiento de la empresa.

o Se dará prioridad a la realización de actividades que puedan ser culminadas durante el

transcurso del Programa.

o Para cada actividad estipulada deben detallarse los entregables que se generarán como

resultado de su cumplimiento.

o El Consultor deberá relacionar aquellos recursos no financieros que considera necesarios

para el cumplimiento del Proyecto de Mejora.

o Al dar inicio a la implementación de cada Proyecto de Mejora se invitará al empresario a

diligenciar periódicamente en el cronograma el avance real de las actividades, lo cual será

contrastado contra lo el avance presupuestado y analizado con el Consultor en lo relativo a

logros y retrasos.

Una vez se diseñen los Proyectos deberán ser socializados con el empresario y su familia en las

instalaciones de la microempresa para recibir retroalimentación, resolver dudas y realizar los

ajustes pertinentes que generen la versión final de los Proyectos, la cual podrá ser firmada por las

partes.

La reunión de socialización deberá estar soportada por la respectiva Minuta de Reunión. En esta

Minuta se deberán especificar los nombres dados a cada uno de los Proyectos de Mejora, así como

sus indicadores. La firma de la minuta dará cuenta del conocimiento, comprensión y compromiso

del empresario con cada uno de los proyectos.

Como parte importante de la reunión de socialización se deberá explicar al empresario la finalidad

de cada proyecto, detallando porqué es importante llevarlo a cabo, teniendo como una de las

motivaciones superiores el plan de vida de cada familia.

Cada uno de los Proyectos de Mejora definitivo con su respectivo cronograma deberán ser

impresos en tamaño pliego para ser expuestos en las instalaciones de la microempresa, de tal

forma que el empresario pueda visualizar y hacer seguimiento mucho más fácilmente a los

avances, retrasos y logro de metas.

de 66

OBSERVACIONES:

El diseño de la propuesta de los cuatro Proyectos de Mejora lo deberá hacer el Consultor PDP por

fuera del horario de atención personalizada que dedica a cada empresario.

La herramienta deberá ser subida a la plataforma del Programa una vez tenga el visto bueno del

empresario con la Minuta de Reunión que lo evidencia, esto dentro del marco de tiempo destinado

a la etapa de Plan de Mejora.

El Consultor podrá soportar el control al avance de los planes de mejora con el uso de agendas

diarias que sean manejadas por cada empresario. Esta herramienta adicional han mostrado gran

eficacia en intervenciones PDP-BDP.

de 66

ANEXO – ETAPA DE PLAN DE MEJORA

CONTENIDO SUGERIDO PARA LOS PROYECTOS DE MEJORA PDP-BDP

Se presenta a continuación el contenido mínimo de temas que pueden ser abordados en los proyectos

de mejora PDP-BDP en las microempresas asesoradas. Para cada proyecto se listan los temas críticos,

sus principales actividades y los entregables respectivos. La selección de temas a trabajar y su

cronograma de implementación podrá ser hecha por el Consultor de acuerdo a la realidad de cada

empresa asesorada. En caso de ser necesario la redacción de las actividades podrá ser ajustada para

hacerla más comprensible al proveedor.

Proyecto de Operaciones:

1. Mejoramiento de la productividad.

a. Medir tiempos y movimientos del proceso productivo y/o de prestación del servicio.

Entregable: Documento que lista las actividades del proceso productivo y/o de

prestación del servicio y detalla el tiempo requerido para finalizar cada una de

ellas, junto con una descripción de los pasos que realiza el trabajador para su

ejecución.

b. Generar herramienta para medición de la productividad.

Entregable: Documento con el que pueda medirse el número de unidades

fabricadas por unidad de tiempo por cada trabajador (aplica para el caso de

empresas manufactureras).

c. Medir la productividad por trabajador de la microempresa.

Entregable: Documento que registra el número de unidades fabricadas por

unidad de tiempo por cada trabajador.

d. Identificar posibilidades de optimización de procedimientos para el incremento de la

productividad.

Entregable: Documento que recoge para cada uno de los procedimientos las

mejoras que pueden realizarse para incrementar el número de unidades

fabricadas por unidad de tiempo.

e. Diseñar una herramienta para controlar tiempos de producción.

Entregable: Documento que permite registrar los tiempos de entrega de

productos finales (producto en proceso o producto terminado) para cada

cargo.

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f. Controlar tiempos de producción en cada fase del proceso productivo.

Entregable: Herramienta de control de tiempos de producción diligenciada con

periodicidad semanal.

g. Identificar posibilidades de optimización de tiempos.

Entregable: Documento que recoge el análisis de mejoras en los movimientos

que debe realizar cada trabajador, para optimizar el tiempo que dedica a cada

actividad.

h. Definir programación diaria de actividades de producción y entrega para cada uno de

los trabajadores.

Entregable: Documento en tamaño pliego que presenta la programación diaria

de actividades para cada una de las semanas del mes, tanto en el proceso de

producción como en la entrega de productos terminados al cliente.

i. El Consultor podrá identificar actividades adicionales que mejoren la productividad de

la empresa asesorada.

Entregable: A definir por parte del Consultor.

2. Estandarización.

a. Escribir procesos y procedimientos de compras, producción/atención y entrega,

detallando responsables, actividades, tiempos y controles de calidad.

Entregable: Documento que reúne los procesos y procedimientos de compras,

producción/atención y entrega.

b. Socializar los procesos y procedimientos con los trabajadores de la microempresa.

Entregable: Minuta de la reunión de socialización de los procesos y

procedimientos.

c. Identificar variaciones en productos terminados (Ej: peso variable, sabor variable,

costuras variables, cantidad variable, atención al cliente variable, etc).

Entregable: Documento en el que se listan las variaciones identificadas en

productos terminados.

d. Definir características de un producto o servicio “parámetro” (se deben corresponder

con los requisitos identificados en las actividades de Gestión de la Calidad).

Entregable: Documento que describe detalladamente un producto o servicio

que se considera “parámetro” para el proceso productivo y/o de prestación de

servicios.

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e. El Consultor podrá identificar actividades adicionales que logren la estandarización de

productos y/o servicios en la empresa asesorada.


3. Gestión de la calidad.

a. Identificar requisitos del cliente para los productos y/o servicios que provee la

empresa (estos requisitos deben haber sido capturados en el SIECPRO).

Entregable: Documento que lista los requisitos del cliente para los productos

y/o servicios, describiendo el significado de cada uno de ellos.

b. Identificar requisitos legales, técnicos, de empaque y/o sanitarios que aplican para los

productos y que pueden ser solicitados por clientes de mayor grado de formalidad (Ej:

Registro INVIMA como requisito para codificar productos alimenticios en

supermercados).

Entregable: Documento que clasifica los requisitos legales, técnicos, de

empaque y/o sanitarios que aplican para los productos.

c. Diseñar un plan de mejora continua que lleve al cumplimiento de los requisitos

identificados.

Entregable: Documento que contiene un plan de mejora (actividades,

responsables, tiempos y presupuesto) para el cumplimiento de los requisitos

legales, técnicos, de empaque y/o sanitarios que aplican para los productos.

d. Identificar puntos de control de calidad que deben ser instaurados en los

procedimientos de compras, producción y logística de entrega.

Entregable: Documento que lista los puntos de control de calidad en los

procedimientos de compras, producción y logística de entrega y describe la

forma de llevar a cabo cada uno de ellos.

e. Diseñar y ejecutar un procedimiento que comprenda la realización de controles de

calidad a insumos, productos en proceso y productos terminados.

Entregable: Documento que presenta el procedimiento de control de calidad a

insumos, productos en proceso y productos terminados.

Entregable: Planilla de verificación de la realización de los controles de calidad.

f. Realizar periódicamente reuniones con trabajadores para identificar oportunidades de

mejora en los procesos y procedimientos para lograr la satisfacción de los clientes

internos y externos.

Entregable: Minutas de reunión.

de 66

g. El Consultor podrá identificar actividades adicionales que fortalezcan la gestión de

calidad en la empresa asesorada.


4. Optimización de las instalaciones, maquinaria y equipos.

a. Describir gráficamente el flujo del proceso de producción y la distribución de planta

ideal.

Entregable: Documento que contiene el flujograma y la distribución ideal de la

planta de producción.

b. Reubicar la maquinaria y los equipos en función de la optimización de tiempos y

movimientos.

Entregable: Fotografías que evidencian el “antes” y el “después” de la

distribución de maquinaria.

c. Almacenar los insumos, productos en proceso y productos terminados en condiciones

apropiadas.

Entregable: Fotografías que evidencian el “antes” y el “después” de las

condiciones de almacenamiento.

d. Analizar requerimientos de corto y mediano plazo en infraestructura, equipos, y

herramientas.

Entregable: Documento que reúne el listado de requerimientos de corto y

mediano plazo en infraestructura, equipos y herramientas.

e. Diseñar y ejecutar el plan de mantenimiento preventivo de maquinaria y equipo.

Entregable: Documento que contiene el plan de mantenimiento preventivo de

maquinaria y equipo.

Entregable: Documento de control a la realización periódica del plan de

mantenimiento preventivo de maquinaria y equipo.

f. El Consultor podrá identificar actividades adicionales que optimicen las instalaciones,

maquinaria y equipos.


5. Planeación de las operaciones.

a. Definir metas semanales de compras, producción y entrega.

Entregable: Documento con el plan de compras, producción y entrega que

detalla: actividades, responsables, tiempos y presupuesto.

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b. Controlar el cumplimiento de metas.

Entregable: Documento que detalla el grado de avance o retraso en el

cumplimiento de las metas de compras, producción y entrega.

c. Analizar posibles incumplimientos y realización de acciones correctivas que eviten su

futura repetición.

Entregable: Documento que detalla, para el caso de las metas que presentan

retrasos, las acciones correctivas que se tomarán para evitar su futura

repetición.

Entregable: Documento de control a la realización periódica del plan de

mantenimiento preventivo de maquinaria y equipo.

d. El Consultor podrá identificar actividades adicionales que mejoren la planeación de la

producción.


Proyecto de Mercadeo:

1. Caracterización del proceso de mercadeo y ventas.

a. Escribir procedimientos de: segmentación de mercado, identificación de nichos de

clientes, identificación de factores diferenciadores de la empresa, definición de

estrategias de posicionamiento, definición de tácticas de ventas, medición al

cumplimiento de metas y definición de acciones correctivas y mejora continua, como

mínimo.

Entregable: Documento que reúne los procesos y procedimientos de mercadeo

y ventas.

b. Socializar los procedimientos con los trabajadores de la microempresa (incluye

vendedores externos).

Entregable: Minuta de la reunión de socialización de los procedimientos.

c. El Consultor podrá identificar actividades adicionales que aporten a la caracterización

del proceso de mercadeo y ventas en la empresa asesorada.


2. Consecución de nuevos clientes.

a. Identificar clientes potenciales que presenten un perfil similar al de los clientes

actuales.

de 66

Entregable: Documento que contiene el listado de clientes potenciales

detallando nombre, dirección, teléfono, tipo de producto y/o servicio que

podría estar interesado en adquirir.

b. Identificar clientes potenciales con un nivel de compra y formalidad mayor al de los

clientes actuales.

Entregable: Documento que contiene el listado de clientes potenciales

detallando nombre, dirección, teléfono, tipo de producto y/o servicio que

podría estar interesado en adquirir.

c. Diseñar una agenda de visitas a clientes potenciales.

Entregable: Documento que contiene la relación de clientes potenciales a

visitar detallando día, hora y lugar de la visita. La agenda deberá diseñarse con

periodicidad quincenal.

d. Encuestar a los clientes potenciales para identificar sus motivadores de compra.

Entregable: Documento que contiene un breve análisis de las respuestas dadas

por los clientes potenciales sobre sus motivadores de compra (Ej: entrega

quincenal de productos, descuentos por cantidad, etc).

e. Elaborar muestras de productos y/o catálogo de servicios para ser presentado a los

clientes potenciales.

Entregable: Muestras de los productos solicitados por los clientes potenciales.

f. Presentar las muestras a los clientes y solicitarles recomendaciones de mejora que de

hacerse realidad generarían la compra de los productos y/o servicios.

Entregable: Documento que contiene el listado de recomendaciones de mejora

hechas por los clientes a cada una de las muestras de productos.

g. Ajustar los productos y/o servicios a los requerimientos manifestados por los clientes

potenciales.

Entregable: Muestras de productos con los ajustes solicitados por los clientes

potenciales.

h. Visitar a los clientes para generar solicitudes de pedido.

Entregable: Documento que contiene la relación de visitas hechas a los clientes

y el detalle de los pedidos solicitados por cada uno de ellos con su respectiva

firma que certifica las características de los productos solicitados.

i. Elaborar y entregar los pedidos.

Entregable: Documento que contiene la relación del número de lote de

fabricación y el respectivo visto bueno de recepción dado por el cliente.

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j. Llevar a cabo periódicamente los pasos antes descritos.

Entregable: Compendio periódico de los documentos previos.

k. El Consultor podrá identificar actividades adicionales que mejoren la consecución de

nuevos clientes.


3. Satisfacción de clientes.

a. Diseñar SIECPRO.

Entregable: Sistema de Evaluación y Certificación de Proveedores formulado.

b. Aplicar SIECPRO.

Entregable: SIECPRO diligenciado periódicamente con clientes (se sugiere

como mínimo dos veces al año).

c. Realizar ajustes a productos y/o servicios de acuerdo a la evolución de la calificación

SIECPRO.

Entregable: Evidencia fotográfica de los ajustes realizados a los productos y/o

servicios.

d. Diseñar y medir indicador de clientes que recompran.

Entregable: Documento que recoge periódicamente la relación del número de

clientes que recompran.

e. El Consultor podrá identificar actividades adicionales que mejoren la satisfacción de

los clientes.


4. Desarrollo de nuevos productos.

a. Encuestar a los clientes actuales y potenciales para identificar sugerencias de nuevos

productos y/o servicios a incluir en el portafolio de la empresa.

Entregable: Documento que contiene el listado de nuevos productos sugeridos

por los clientes junto con una descripción de cada uno de ellos.

b. Analizar la factibilidad financiera y técnica de ofertar los nuevos productos sugeridos.

Entregable: Documento que contiene el análisis financiero y técnico que

permite decidir la pertinencia de ofertar los nuevos productos sugeridos.

c. Elaborar muestras de nuevos productos y/o catálogo de nuevos servicios

seleccionados para ser presentado a los clientes.

Entregable: Muestras de los nuevos productos y/o servicios sugeridos por los

clientes.

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d. Presentar las muestras a los clientes y solicitarles recomendaciones de ajuste que de

hacerse realidad generarían la compra de los nuevos productos y/o servicios.

Entregable: Documento que contiene el listado de recomendaciones de ajuste

hechas por los clientes a cada una de las muestras de nuevos productos y/o

servicios.

e. Ajustar los nuevos productos y/o servicios a los requerimientos manifestados por los

clientes potenciales.

Entregable: Muestras de nuevos productos y/o demostración de servicios con

los ajustes solicitados por los clientes potenciales.

f. Visitar a los clientes para generar solicitudes de pedido.

Entregable: Documento que contiene la relación de visitas hechas a los clientes

y el detalle de los pedidos de nuevos productos y/o servicios solicitados por

cada uno de ellos con su respectiva firma, que certifica las características de la

solicitud.

g. Elaborar y entregar los pedidos.

Entregable: Documento que contiene la relación del número de lote de

fabricación de los nuevos productos (o ficha de servicio) y el respectivo visto

bueno de recepción dado por el cliente.

h. Llevar a cabo periódicamente los pasos antes descritos.

Entregable: Compendio periódico de los documentos previos.

i. El Consultor podrá identificar actividades adicionales que mejoren el proceso de

desarrollo de nuevos clientes.


6. Planeación de la estrategia de mercadeo y ventas.

a. Definir metas semanales de ventas.

Entregable: Documento con el plan de visitas a clientes actuales y potenciales

para cierre de ventas que detalla: actividades, responsables, tiempos y

presupuesto.

b. Controlar el cumplimiento de metas.

Entregable: Documento que detalla el grado de avance o retraso en el

cumplimiento de las metas de ventas.

c. Analizar posibles incumplimientos y realización de acciones correctivas que eviten su

futura repetición.

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Entregable: Documento que detalla para el caso de las metas que presentan

retrasos las acciones correctivas que se tomarán para evitar su futura

repetición.

d. Diseñar las estrategias de precio, punto de venta, producto y promoción.

Entregable: Documento que detalla las estrategias de mercadeo en términos de

precio, punto de venta, producto y promoción. Para cada estrategia se deberá

presentar: actividades que la comprenden, responsable, cronograma y

presupuesto.

e. Analizar productos y/o servicios de la competencia:

Entregable: Documento que recoge el análisis de los principales productos y/o

servicios de la competencia, detallando para cada uno: precio, empaque,

promociones y fortalezas y debilidades respecto a la oferta de la empresa

proveedora.

f. El Consultor podrá identificar actividades adicionales que mejoren la planeación del

mercadeo y las ventas.


Proyecto de Finanzas:

1. Elaboración e implementación de un sistema de costeo (Ejemplo con fabricación).

a. Definir materias primas requeridas.

Entregable: Documento que detalla el listado de materia primas requeridas

para la fabricación de cada referencia de productos.

b. Definir costo unitario de cada materia prima por unidad de medida.

Entregable: Documento que presenta para cada materia prima el costo unitario

de compra.

c. Definir tiempo requerido de cada trabajador para realizar la labor asignada.

Entregable: Documento con el registro de tiempos y movimientos requeridos

por cada trabajador para la fabricación del producto que tiene a cargo. Este

documento se nutre del análisis hecho como parte del Proyecto de

Operaciones.

d. Definir costo de la hora de trabajo.

Entregable: Documento que fija el valor que pagará la empresa a cada

trabajador por la hora de trabajo.

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e. Definir tiempo de uso de maquinarias.

Entregable: Documento que define el tiempo de uso que se le da a cada

máquina utilizada en el proceso de producción.

f. Definir costo de la hora de uso de maquinarias.

Entregable: Documento que fija el valor que pagará la empresa por hora de uso

de cada máquina.

g. Definir costos fijos / costos indirectos de fabricación.

Entregable: Documento que detalla los costos fijos / costos indirectos de

fabricación en los que incurre la empresa (Ej: arriendo de instalaciones

dedicadas a la producción).

h. Asignar costos fijos a cada unidad producida, prorrateando con base en el número de

unidades totales producidas.

Entregable: Documento que detalla el porcentaje y el valor de costos fijos /

costos indirectos de fabricación que se asignarán a cada unidad de producto

terminado.

i. Sumar costos variables y fijos unitarios para determinar costo unitario.

Entregable: Documento que presenta para cada unidad de producto terminado

el detalle de los costos variables y fijos que le serán asignados.

j. El Consultor podrá identificar actividades adicionales que faciliten la elaboración e

implementación del sistema de costeo.


2. Tomar decisiones sobre ingresos y egresos con base en la información del Libro Diario.

a. Tomar decisiones de compra de materia prima.

b. Tomar decisiones de crédito con proveedores.

c. Tomar decisiones sobre el esquema de pago a trabajadores.

d. Tomar decisiones sobre reducción/aumento de gastos familiares.

e. Tomar decisiones de crédito a clientes.

f. Tomar decisiones sobre política de descuentos.

g. Tomar decisiones de inversión.

Entregable para las actividades a, b, c, d, e, f y g: Minutas de reuniones

periódicas entre el empresario y el Consultor en donde se registra el análisis

hecho a la información del Libro Diario y se toman las decisiones referidas.

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h. El Consultor podrá identificar actividades adicionales que mejoren la toma de

decisiones sobre ingresos y egresos.


3. Gestión de financiamiento.

a. Cuantificar inversiones requeridas para la adecuación de los procesos de producción y

entrega.

Entregable: Cotizaciones de mejoras a infraestructura, equipos y herramientas

que son requeridas.

b. Revisar flujo de caja para definir el plazo que solicitará a la entidad financiera y fecha

de pago.

Entregable: Minuta de reunión entre el empresario y el Consultor en donde se

registra el análisis hecho a la información del Libro Diario y se toma la decisión

referida.

c. Identificar la oferta de crédito (plazos y tasas).


analizan las ofertas de crédito recogidas por el empresario en su visita

presencial a las instalaciones de al menos tres entidades de financiamiento.

d. Seleccionar la mejor opción y presentar la solicitud de crédito.


registra el análisis hecho de las opciones de financiamiento y se selecciona

aquella que ofrece mejores condiciones de plazo, tasa y monto.

Entregable: Copia de la solicitud de crédito presentada a la entidad financiera

elegida.

e. Revisar el flujo de caja de la empresa para analizar la posibilidad de realizar pagos

extraordinarios.


registra el análisis hecho al flujo de caja de la empresa y se verifica la

posibilidad de realizar pagos extraordinarios al crédito previamente contraído

f. El Consultor podrá identificar actividades adicionales que mejoren la gestión de

financiamiento.


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4. Planeación financiera familiar.

a. Definir una remuneración mensual a cada trabajador de la empresa (aunque sea

miembro de la familia).

Entregable: Documento que presenta la remuneración mensual de cada

trabajador, calculada con base en el valor de la hora laboral.

b. Analizar el pago de los gastos e inversiones familiares futuras a la luz de la

remuneración asignada.


registra el análisis hecho al pago de los gastos e inversiones familiares futuras

versus la remuneración mensual de cada miembro de la familia que integra la

empresa. Producto del análisis se podrán identificar ahorros e inversiones que

beneficien los ingresos del hogar.

c. El Consultor podrá identificar actividades adicionales que mejoren la planeación

financiera familiar.


Proyecto de Talento Humano:

1. Mejoramiento del clima de trabajo.

a. Implicación: Realizar con la totalidad de integrantes de la empresa la campaña “Lo que

me gusta y lo que mejoraría en mi empresa”.

Entregable: Documento que recoge el listado de aquello que le gusta a cada

trabajador de su empresa y aquello que mejoraría.


analiza la información previa y se proponen estrategias para mejorar la el

grado de implicación de los trabajadores.

b. Apoyo: Realizar con la totalidad de integrantes de la empresa las campañas “Ayudando

a mis compañeros todos ganamos” y “Un buen trabajo, una buena felicitación”.

Entregable: Documento que recoge el diseño y los resultados de las campañas.


analizan los resultados obtenidos en las campañas y se proponen estrategias

para mejorar el grado de apoyo sentido por los trabajadores.

c. Autonomía: Realizar reuniones periódicas para escuchar opiniones de los trabajadores

y definir nuevas responsabilidad que están en capacidad de asumir.

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Entregable: Minutas de reunión periódicas que recogen las opiniones de los

trabajadores.

d. Organización: Diseñar e implementar una agenda de actividades a cumplir diariamente

por parte de los integrantes de la empresa.

Entregable: Agenda de actividades diaria y control de su ejecución para cada

uno de los integrantes de la empresa. Esta información podrá estar soportada

en la medición de tiempos y movimientos hecha en el Proyecto de Operaciones.

e. Claridad: Socializar periódicamente los planes futuros de la empresa con sus

trabajadores.

Entregable: Minutas de reunión periódicas en las que se socializan los planes

futuros de la empresa (mensuales, semestrales y anuales).

f. Control: Diseñar e implementar el esquema de funciones por cargo.

Entregable: Documento que recoge las funciones para cada cargo de la

empresa.

g. Comodidad: Realizar con la totalidad de integrantes de la empresa la campaña “Mi

puesto de trabajo es limpio, ordenado y bonito”.

Entregable: Documento que recoge el diseño y los resultados de la campaña.


analizan los resultados obtenidos en la campaña y se proponen estrategias

para continuar mejorando la comodidad de los trabajadores.

h. El Consultor podrá identificar actividades adicionales que mejoren el clima de trabajo.


2. Mejoramiento del estilo de liderazgo de quien dirige la empresa.

a. Estrategia: Realizar con el líder de la empresa la campaña “Planeamos – Hacemos

realidad – Evaluamos nuestros resultados – Mejoramos”.



analizan los resultados obtenidos en la campaña al final del primer mes de

implementación y se proponen estrategias para continuar mejorando el pensar

y actuar estratégico del líder.

b. Comunicación: Realizar con el líder de la empresa la campaña “La empresa no está solo

en mi cabeza, la conocen todos mis trabajadores”.

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Entregable: Entregable: Documento que recoge el diseño y los resultados de la

campaña.


analizan los resultados obtenidos en la campaña al final del segundo mes de

implementación y se proponen estrategias para continuar mejorando el estilo

de comunicación del líder.

c. Conocimiento: Realizar con el líder de la empresa la campaña “Me capacito para ser un

mejor gerente de mi empresa”.


Entregable: Certificado de la(s) capacitación(es) recibida(s) por el líder de la

empresa.

d. Aprendizaje: Realizar con el líder de la empresa y los trabajadores la campaña

“Estudiamos para ser la mejor empresa de la ciudad”


Entregable: Minuta de reunión entre el empresario, sus trabajadores y el

Consultor en donde se analizan los resultados obtenidos en la campaña al final

del tercer mes de implementación y se proponen estrategias para continuar

mejorando las competencias del equipo de trabajo.

e. Influencia: Realizar con el líder de la empresa la campaña “Soy un Líder, no un jefe”.




implementación y se proponen estrategias para continuar mejorando el tipo y

grado de influencia del líder.

f. Relaciones Personales: Realizar con el líder de la empresa la campaña “Liderando con

una sonrisa”




implementación y se proponen estrategias para continuar mejorando las

relaciones personales del líder con su equipo de trabajo.

g. Delegación: Realizar con el líder de la empresa un análisis de actividades que pueden

ser delegadas en sus trabajadores para mejorar los resultados de la empresa y

optimizar el uso de recursos (tiempo y activos).

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analizan las actividades que puede ser delegadas, quiénes las podrían asumir,

cuándo y qué capacitación requieren para asumir nuevas funciones.

Entregable: Minuta de reunión entre el empresario, el Consultor y el equipo de

trabajo para oficializar la delegación de actividades.

h. Prioridades: Realizar con el líder de la empresa un análisis periódico de prioridades

diarias y semanales que debe tener la empresa para luego ser comunicadas a los

trabajadores


analizan las prioridades que deben ser atendidas en los días de la siguiente

semana. Nota: En la minuta de reunión semanal se podrán recoger la totalidad

de temas referidos en el proyecto.

i. Integridad: Realizar con el líder de la empresa la campaña “Lo que digo lo hago”.




implementación y se proponen estrategias para continuar mejorando la

integridad del líder.

j. Confiabilidad: Realizar con el líder de la empresa y los trabajadores la campaña

“Ayúdame a ser más confiable para ti”




implementación y se proponen estrategias para continuar mejorando la

confiabilidad del líder.

k. El Consultor podrá identificar actividades adicionales que mejoren el clima de trabajo.


3. Diseño de cargos

a. Diseñar las funciones de cada cargo y el perfil de quien lo debe desempeñar.

Entregable: Documento que recoge las funciones para cada cargo de la empresa

y el perfil requerido (educación y experiencia, como mínimo).

b. Socializar con los trabajadores actuales y aquellos que puedan ser contratados a futuro

el diseño de sus respectivos cargos.

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Entregable: Minuta de reunión en la cual el empresario socializa y se

retroalimenta con sus trabajadores sobre las funciones y perfil de los cargos de

la empresa.

c. El Consultor podrá identificar actividades adicionales que mejoren el diseño de cargos.


4. Definición de esquema de remuneración a trabajadores

a. Diseñar el esquema de pago a trabajadores: periodicidad, bonificaciones, pago básico,

proyección de pago de aportes parafiscales.

Entregable: Documento que detalla para cada cargo su esquema de pago

Entregable: Minuta de reunión en la cual el empresario socializa y con cada

trabajador su respectivo esquema de remuneración.

b. El Consultor podrá identificar actividades adicionales que mejoren el esquema de

remuneraciones.


5. Implementación del programa de capacitaciones

a. Identificar los temas de capacitación requeridos en las áreas de: Operaciones,

Mercadeo, Finanzas y Talento Humano.

Entregable: Documento que recoge los temas de capacitación requeridos por

los trabajadores de la empresa.

b. Identificar las entidades de capacitación pertinentes y sus requisitos de ingreso.

Entregable: Minuta de reunión sostenida entre el empresario y el Consultor en

donde se identifican las entidades de capacitación pertinentes en el territorio

donde opera la empresa.

c. Identificar las capacitaciones que puede ser dictadas por el Consultor PDP-BDP.

Entregable: Minuta de reunión sostenida entre el empresario y el Consultor en

donde se listan las capacitaciones que dictará el Consultor PDP-BDP.

d. Gestionar el ingreso a las capacitaciones por parte de los integrantes de la empresa.

Entregable: Documentos que validan la inscripción de los miembros de la

empresa en las capacitaciones impartidas por las entidades de formación y/o el

Consultor PDP.

e. Cursar integralmente el proceso de capacitaciones.

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Entregable: Certificaciones de aprobación de las capacitaciones tomadas por

loe miembros de la empresa en las áreas referidas.

f. Realizar los pasos previos por lo menos una vez al año.

Entregable: Soportes referidos en los puntos previos.

g. El Consultor podrá identificar actividades adicionales que mejoren el esquema de

remuneraciones.


de 66

ETAPA DE IMPLEMENTACIÓN

HERRAMIENTA: 5A – Monitoreo a implementación de proyectos de mejora

DESCRIPCIÓN DE LA HERRAMIENTA: Documento Word mediante el cual se monitorea el avance en la

implementación de los proyectos de mejora diseñados para cada microempresa


Monitorear el grado de avance de las actividades que hacen parte de cada uno de los cuatro proyectos de

mejora diseñados para la respectiva empresa. Este monitoreo comprende el análisis de indicadores,

actividades finalizadas y actividades retrasadas, indicando para estas últimas los planes de ajuste

necesarios para su oportuno cumplimiento.


La herramienta deberá ser diligenciada por el Consultor PDP en compañía del empresario para

cada uno de los cuatro proyectos de mejora que hayan sido diseñados.

El diligenciamiento deberá hacerse con base en el avance real de las actividades que el empresario

reporte en su cronograma de proyecto de mejora, versus el avance presupuestado para las fechas

de aplicación de la herramienta 5A.

En el caso de haber gestionado apoyos externos al PDP (capacitación, asesoría especializada,

financiamiento, etc) deberán ser detallados en la matriz titulada “Relación de apoyos gestionados

con entidades para el logro de cada proyecto de mejora”, que hace parte de la herramienta. La

gestión de estos apoyos deberá ser planeada por el Consultor en coordinación con el Equipo de

Gestión.

OBSERVACIONES:

La herramienta 5A deberá ser diligenciada en 2 o 3 ocasiones, de acuerdo a las indicaciones del

Equipo de Gestión. El primer reporte se hará aproximadamente un mes y medio después de haber

iniciado la etapa de Implementación; el segundo reporte se realizará al finalizar el mes tres y el y

tercer reporte dos semanas antes de finalizar la etapa. Estos documentos deberán ser subidos a

plataforma en las fechas estipuladas.

Las celdas “valor actual” deberán ser diligenciadas con base en el valor que haya alcanzado el

indicador a la fecha de realización de cada uno de los reportes.

de 66

Las acciones correctivas deberán ser decisivas y pertinentes para el logro oportuno de las

actividades que presentan retraso.

Solo en casos especiales y aprobados por el Equipo de Gestión será posible reducir el alcance de

los proyectos de mejora, en el caso de estar enfrentando retrasos por causa de factores que se

escapan del control del empresario.

Por lo anterior se requiere concertar y discutir detenidamente con el empresario las acciones

correctivas y las nuevas fechas límites fijadas para el logro del proyecto, de tal forma que sea

realista la solución propuesta.

La herramienta motiva en el empresario el uso del Ciclo Deming: “Planear – Hacer – Verificar –

Actuar”. Este hábito debe hacerse evidente por parte del Consultor hacia el empresario, de tal

forma que se haga rutinario en su labor.

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HERRAMIENTA: 5B – Diseño de talleres impartidos a proveedores

DESCRIPCIÓN DE LA HERRAMIENTA: Documento Word en el que se describe el contenido y la

metodología a utilizar por el Consultor en los talleres que se consideren necesarios para lograr una

efectiva implementación de los proyectos de mejora diseñados para cada microempresa


Plantear el diseño curricular de los talleres con los cuales se busque transferir conocimientos técnicos,

administrativos, comerciales, de mercadeo y/o financieros a los empresarios. Dichos talleres aportan en la

cualificación de los empresarios, de tal forma que cuenten con más y mejores herramientas conceptuales

para acometer la realización de cada uno de los cuatro proyectos de mejora diseñados para sus empresas.


La herramienta deberá ser diligenciada por el Consultor PDP en paralelo al diseño de los cuatro

planes de mejora de cada una de las microempresas que tenga a cargo. Su diseño deberá tener en

cuenta las necesidades de capacitación de los empresarios asesorados y sus competencias.

El diseño de los talleres deberá ser socializado por el Consultor con cada uno de los empresarios a

los cuales se dirigirán, esto con el fin de recibir opiniones que conlleven la adecuación de la

metodología y los contenidos a impartir.

El diseño y ejecución de los talleres debe seguir la dinámica de: componente teórico, juego de

roles, práctica real, por ejemplo con clientes y constante retroalimentación de parte del Consultor

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al empresario. La generación de hábitos deberá ser uno de los resultados de llevar a cabo esta

dinámica.

Una vez cumplidos los pasos previos se procederá a impartir los talleres de acuerdo a su diseño

final.

El Consultor PDP deberá subir a plataforma la herramienta 5B debidamente diligenciada a más

tardar dos semanas después de haber socializado los planes de mejora con los empresarios que

tiene a cargo.

OBSERVACIONES:

Cada taller que se diseñe por parte del Consultor PDP deberá ser concertado y validado con el

empresario, de tal forma que se cuente con su compromiso real de participación.

La redacción que se utilice para diligenciar la herramienta debe ser comprensible para el

empresario, conservando el lenguaje empresarial propio del PDP-BDP.

La etapa de implementación comprende la capacitación a los empresarios en temas que se

consideren necesarios. No obstante, la capacitación no puede ser la única estrategia que use el

Consultor PDP para lograr el cumplimiento de las metas fijadas ni es el fin de la Consultoría PDP.

Las jornadas de capacitación pueden realizarse a nivel grupal (si se identifica un tema de interés

común para varios empresarios), aunque es altamente recomendado el trabajo personalizado.

De cada sesión de la etapa de Implementación se tomará como máximo el 20% del tiempo en

capacitación magistral y el tiempo restante de la sesión semanal se destinará a realizar una tutoría

personalizada en la que se explique cómo llevar a la práctica los conocimientos teóricos

impartidos, junto con actividades relacionadas con los demás temas planeados en el proyecto de

mejora.

El diseño metodológico incluye una encuesta de satisfacción que deberá ser aplicada al finalizar las

etapas lectiva y práctica del taller. Los resultados de esta encuesta deberán ser consignados por el

Consultor en una minuta de reunión. Las respuestas del empresario no pueden ser sesgadas por el

Consultor.

El Consultor debe considerar durante el diseño y práctica de los talleres principios de la

andragogía (educación de adultos) como los siguientes:

o No existe profesor o docente, solo un facilitador para recorrer el camino del conocimiento

de cada alumno.

o Los adultos no aceptan obligatoriamente las enseñanzas impartidas.

o Se acepta y motiva el cuestionamiento y mejora de lo enseñado.

o Los alumnos asisten voluntariamente a los talleres y para ello deben sentirse cómodos.

de 66

o La memorización no es lo importante, sino saber cómo usar la información en la vida

cotidiana (en este caso empresarial).

o El conocimiento impartido proviene de hechos reales afines a la realidad de los alumnos,

no de teorías abstractas.

o Se motivan las actividades grupales (diálogos de gestión entre empresarios).

o No se castigan los resultados negativos, se reflexiona sobre ellos y se utilizan como un

medio de aprendizaje.

o Los estudiantes no tienen tiempo que perder, tienen familia y empresas que atender, su

motivación es adquirir conocimientos que les ayudarán inmediatamente en su desarrollo

personal y empresarial con efectos económicos positivos.

o Se motiva la ayuda y la reflexión entre pares (empresarios) para solucionar problemas

reales.

o El facilitador promueve el trabajo en equipo así como la realización de actividades no

presenciales, cuyos resultados se presentan posteriormente en grupo para conocimiento

de otros alumnos (esto en el caso de estar tratando temas de interés común a más de un

empresario).

o No existe una tarima para dictar cátedra.

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de 66

ETAPA DE REPLICABILIDAD

HERRAMIENTA: 6A – Informe de Replicabilidad

DESCRIPCIÓN DE LA HERRAMIENTA: Documento Word que resume los resultados de la asesoría

brindada a cada microempresa a través de la metodología de Desarrollo de Proveedores Base de la

Pirámide y propone las estrategias que deben replicarse para la mejora continua de la productividad y

competitividad


Evidenciar el grado de cumplimiento de las metas de mejora fijadas para la microempresa en aspectos

financieros, de mercadeo, de operaciones, de talento humano y de gestión. Complementariamente,

proponer estrategias que de continuar siendo aplicadas, incrementen la probabilidad de sostener los

hábitos empresariales desarrollados, los resultados obtenidos y mejorar los niveles de productividad y

competitividad de la microempresa.


La herramienta deberá ser diligenciada para cada microempresa por el Consultor PDP una vez

finalice la etapa de Implementación.

El Informe debe ser presentado al empresario y sus familiares en las instalaciones de la

microempresa para atender sus comentarios y dudas antes de oficializar el documento en la

plataforma PDP-BDP. De esta reunión se debe diligenciar la respectiva Minuta (herramienta 6C).

Una copia impresa de la versión final del documento debe ser entregada al empresario, con el fin

de ser consultada para guiar su gestión futura.

OBSERVACIONES:

En la herramienta la tabla “Información de la empresa” debe ser diligenciada con los datos de

contacto de cada microempresa.

El contenido del numeral 1 “Objetivos del PDP-BDP” no requiere modificaciones al texto. Por tal

motivo, debe dejarse intacto.

En la tabla que hace parte del numeral 2 “Metodología PDP-BDP aplicada a la empresa” deberá

modificarse el número de semanas que se detallan en la columna “Duración”, de acuerdo a los

tiempos reales de la asesoría. El contenido restante de la tabla deberá dejarse intacto.

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El contenido del numeral 3 “Descripción de la empresa” puede ser tomado del Informe Final de

Diagnóstico (2V).

El contenido del numeral 4 “Sistema de Evaluación y Certificación de Proveedores – SIECPRO”

debe detallar en los pie de página de las columnas 3 y 4 el número de clientes entrevistados (1) y

el tiempo que transcurrió entre la aplicación del primer y el segundo SIECPRO (2). En las

observaciones de este numeral se pueden referir explicaciones a retrocesos en las calificaciones de

las variables que hacen parte del SIECPRO y a incrementos sobresalientes en otras variables.

El contenido del numeral 5 “Línea de base empresarial y familiar” debe detallar en los pies de

página de los respectivos indicadores de la columna 1 las fechas de captura de los valores inicial y

esperado. En las observaciones de este numeral se pueden referir explicaciones a retrocesos en las

calificaciones que hacen parte de la línea de base y a incrementos sobresalientes en algunas

variables. Las variables a medir serán comunicadas oportunamente al Consultor durante la etapa

de Diagnóstico.

El numeral 6 “Hábitos empresariales desarrollados que se deben continuar llevando a cabo” debe

corresponder en su contenido con la herramienta 2A “Hábitos Empresariales” en la versión que

haya quedado diligenciado al final de la etapa de Implementación. Los hábitos que se consignen en

la herramienta 6A deberán ser aquellos que se consideran afianzados por el empresario y cuya

aplicación continuada mejorará la productividad y la competitividad de la empresa.

El numeral 7 “Estrategias de Replicabilidad” detalla aquellas estrategias que son recomendadas

por el Consultor PDP-BDP para ser perpetuadas en la microempresa con relación a cada uno de los

cuatros proyectos de mejora. En la columna “Estrategia recomendada por el Consultor para darle

continuidad a cada actividad” se debe responder a: Qué estrategia replicar, cada cuánto, cómo

(actividades) y qué efectos positivos se espera que genere.

En el caso de contar con actividades en cada plan de mejora que cuenten con un avance parcial, se

deberán incluir en una nueva tabla que parte con la columna “Actividades con avance parcial”, en

donde serán referidas junto con su porcentaje de avance a la fecha de realización del Informe,

refiriendo para cada una de ellas la “Estrategia recomendada por el Consultor para darle

continuidad a cada actividad”.

La herramienta 6A, al igual que las demás herramientas PDP-BDP debe ser escrita en un lenguaje

comprensible para el empresario, sin dejar de lado el estilo técnico del Programa.

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de 66

HERRAMIENTA: 6B – Encuesta de satisfacción

DESCRIPCIÓN DE LA HERRAMIENTA: Documento Word que recoge la evaluación que hace cada

empresario de los resultados generados en su microempresa al haber aplicado la metodología PDP-BDP


Medir el grado de satisfacción del empresario con el PDP-BDP a partir de los resultados generados en

aspectos de mercadeo, finanzas, operaciones y talento humano de la microempresa. A partir de esta

información el PNUD tomará acciones correctivas y de mejora en los procesos y procedimientos del PDP-

BDP para fortalecer su asesoría.


El Consultor deberá explicar al empresario el objetivo de la herramienta antes de iniciar su

diligenciamiento.

La herramienta deberá ser diligenciada por cada uno de los empresarios asesorados con la

metodología PDP-BDP al momento de socializarles el Informe de Replicabilidad (6A).

El Consultor explicará la metodología de diligenciamiento, pero no podrá guiar las respuestas

brindadas por el empresario.

El diligenciamiento de la encuesta comprende datos de contacto de quien la diligencia seguidos de

cuatro secciones que se refieren a continuación:

o Área de Mercadeo.

o Área de Operaciones.

o Área Financiera.

o Área de Talento Humano.

Para cada una de estas secciones el empresario debe marcar con una equis “los tres principales

resultados que obtuvo como consecuencia de aplicar las estrategias recomendadas en el Programa

de Desarrollo de Proveedores” y “los tres principales aspectos en los que no se obtuvieron los

resultados que esperaba como consecuencia de aplicar las estrategias recomendadas en el

Programa de Desarrollo de Proveedores”

Finalmente, el empresario debe indicar en la herramienta tres aspectos en los que considera que

podría mejorar el PDP-BDP.

Los resultados de las encuestas deberán ser digitados por el Consultor en la plataforma PDP-BDP

dispuesta para tal fin.

de 66

El análisis de las respuestas dadas a la encuesta será hecho por el Equipo de Gestión, con base en

lo cual se podrá realizar una reunión de retroalimentación con los Consultores.

OBSERVACIONES:

La herramienta debe ser entregada en medio impreso por el Consultor a cada empresario.

El diligenciamiento de la herramienta debe hacerse en las instalaciones de la microempresa, en el

mismo momento de socializar la herramienta 6A.

La encuesta debe ser diligenciada y recogida por el Consultor el mismo día de su aplicación.

El documento debe ser diligenciado a mano y en letra clara.

En casos extremos en donde el empresario manifieste serias dificultades de lecto-escritura, un

familiar o el Consultor podrán leer en voz alta las preguntas y contestar la encuesta con base en las

respuestas que indique el empresario.

La encuesta escaneada deberá ser subida a la plataforma al finalizar la etapa de Replicabilidad.

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ANEXOS

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ANEXO 1

CASO DE ESTUDIO PDP-BDP El siguiente es un caso empresarial que servirá para desarrollar los ejercicios prácticos del Curso en Desarrollo de Proveedores Base de la Pirámide.

El Caso de María Pérez y sus Hilos de Esperanza

Historia de vida

María Pérez, desplazada del sur de Bolívar, se trasladó con sus cinco hijos al Barrio Rebolo, en Barranquilla, donde pasó de vender informalmente toallas y sábanas a confeccionar en su propia microempresa.

La mirada de María Pérez es alegre, al igual que su actitud para coger con calma el hilo y meterlo en la aguja de la máquina de coser. Debe confeccionar a diario entre 90 y 100 prendas de vestir para entregar a sus clientes que le encargan la producción de pantalonetas y otras prendas deportivas. La mujer, por primera vez en muchos años, siente tranquilidad de tener con qué alimentar a sus cinco hijos con un salario digno, puesto que después de salir desplazada del Municipio de Pinillos, en el sur de Bolívar, el desplazamiento ha sido sinónimo de necesidad y en muchas ocasiones, hasta de hambre. En 1998, un grupo de paramilitares incursionaron en varios pueblos del sur de Bolívar. Llegaron por el río y empezaron a disparar. “Todos los que iban en una lancha murieron. A unos que se lanzaron al río también les dispararon –relata la mujer-. El resto de la gente del pueblo, luego de ver esto y que a medida que avanzaban iban matando uno más, empezó a correr hacia atrás, hacia el monte a esconderse”. Ella iba con sus hijos, dos hermanos (uno de ellos sordomudo), una sobrina y con suerte pudieron escapar en el medio de la noche. Después de huir llegaron a Barranquilla, donde durante varios años sobrevivió hasta con 2.000 pesos diarios. Otros días, gracias a su empuje como vendedora de sábanas y toallas, pudo aumentar sus ingresos y darle una vida un poco más digna a sus cinco hijos en una casa arrendada. “Llegó un momento en el que reaccioné y dije: ‘yo debo tener más oportunidades’. Entonces ahorré y conseguí una máquina de coser y empecé el rebusque. No era mucho lo que ganaba, pero ya era ganancia”. María Pérez, como muchas personas en situaciones similares, llegó al Centro de Oportunidades de la ciudad de Barranquilla, donde fue asesorada en la formulación de su plan de negocios y recibió un crédito a través del Fondo de Microfinanciamiento por $3.000.000, que utilizó para la compra de una fileteadora y una recubridora industrial. En la actualidad, tiene el taller de confecciones en su casa propia en el barrio Rebolo y se dedica a la elaboración de prendas de vestir con la ayuda de 4 personas que se encargan de vender sus productos. La microempresa Hilos de Esperanza Hilos de Esperanza es una microempresa familiar que desde hace 4 años se dedica a la elaboración de sudaderas, pantalonetas y ropa deportiva en Barranquilla. Su propietaria, María Pérez, cuenta con 4

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colaboradores, de los cuales 2 trabajan directamente en el taller y 2 son las encargadas de las ventas en la ciudad y sus alrededores. De esta microempresa dependen directamente 5 personas que hacen parte del núcleo familiar de la señora María, ella y su hijo mayor laboran en la microempresa. Doña María no cuenta con educación básica, lo que le impide acceder a educación técnica o tecnológica en su oficio. Todos sus conocimientos de modistería fueron aprendidos en su familia y aunque es una persona emprendedora sabe que requiere formación en liderazgo, administración y finanzas básicas. La empresaria es una persona amable, confiable, accesible y con disposición para aprender, que se esfuerza en mantener un ambiente de trabajo agradable en su microempresa, aun cuando en ocasiones no se tienen claras las tareas, responsabilidades y actividades de cada colaborador y por estar en la casa incluso trabajan sin zapatos. El principal operario es el hijo de la señora María Pérez, quien aunque no cuenta con capacitación en confección es quien diseña bajo la estricta supervisión de la mamá; él conoce el oficio por las enseñanzas maternas. Actualmente estudia en el SENA y solo labora medio tiempo en el taller. Los estudios que adelanta no están relacionados con el tema de la confección. Las hijas mayores de la señora María son sus principales comercializadoras, quienes se encargan de la venta de las confecciones en ciudades y pueblos aledaños, atendiendo distribuidores minoristas que pagan un anticipo al momento del pedido y lo restante al momento de la entrega del mismo. El mercado minorista es nuevo para esta empresaria, pues está habituada a los clientes al por menor con pedidos por encargo con quienes no se tienen claramente definidos los tiempos de pago. Sus clientes manifiestan que Hilos de Esperanza tiene problemas de tiempos de entrega y calidad del producto respecto al precio del mismo. Cuando hay problemas con el producto los clientes al por menor lo llevan a la microempresa para ajustes, sin que esto les genere costos adicionales. Cabe resaltar que a los clientes les gusta la atención y la personalización de los productos si esta es requerida, la cual es especificada verbalmente. Para fechas como diciembre se elaboran en la microempresa prendas de vestir especiales para la temporada. Las ventas de la microempresa oscilan entre $700.000 y $1.500.000 al mes con un precio unitario promedio de $17.000 dependiendo del tipo de producto, los productos para sus clientes minoristas deben ser enviados Barranquilla, sus alrededores y Cartagena. La señora María no sabe cuál es el costo de sus productos ni cuánto de los ingresos se invierte en la microempresa y cuanto es destinado a los gastos básicos de la familia a los que da prioridad, razón por la cual no cuenta con inventarios que le permitan fabricar mayor cantidad productos o incluso dificulta la compra de los materiales para los pedidos. Sin embargo, cuenta con gran cantidad de proveedores de materia prima de buena calidad pero estos no le otorgan crédito. Sus máquinas son obsoletas y las 2 máquinas nuevas no son suficientes para mejorar adecuadamente la calidad de sus productos y disminuir los tiempos de elaboración de los mismos. Lo cual se requiere porque sus ventas han crecido en el último semestre y existen clientes potenciales como los colegios cercanos. Las maquinas nuevas fueron adquiridas mediante el microcrédito otorgado en el Centro de Oportunidades. Actualmente aunque no hacen un ahorro para el pago de las cuotas del crédito se mantienen al día.

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ANEXO 2

LISTADO DE HERRAMIENTAS DE CONSULTORÍA PDP-BDP

PROGRAMA DE DESARROLLO DE PROVEEDORES BASE DE LA PIRÁMIDE

Etapa PDP-BDP Código Nombre de la Herramienta

PROMOCIÓN

1A Presentación del PDP-BDP

1B Características de microempresas convocadas a socialización del PDP-BDP

1C Invitación a empresas proveedoras

1D* Encuesta básica a las microempresas

1E* Designación, perfil y descripción del Líder PDP de la empresa proveedora

1F Información de las microempresas

1G Minuta de reuniones

DIAGNÓSTICO

2A* Hábitos empresariales

2B* Acciones de mejora inmediata

2C* Libro Diario

2D* Sistema de Evaluación y Certificación de Proveedores - SIECPRO

2E* Evaluación de Áreas Funcionales

2F* Clima de trabajo

2G* Liderazgo

2H* Aprendizajes empresariales

2I* Minuta de reuniones

2V* Informe Final de Diagnóstico Empresarial

INTERACCIÓN

3A* Expectativas de mejora manifestadas por el cliente

3B* Minuta de reunión

3C Agenda de la reunión de Interacción

3D Reglas de operación para la Reunión de Interacción

PLAN DE MEJORA 4A* Carátula y Cronograma de Proyectos de Mejora

4B* Minuta de reunión

IMPLEMENTACIÓN

5A * Control y Seguimiento a la Implementación de los Proyectos de Mejora

5B * Ficha de diseño y seguimiento a cursos

5C Minuta de reunión

REPLICABILIDAD 6A * Informe de Replicabilidad

6B Encuesta de satisfacción

Convenciones: Las herramientas marcadas con asterisco deben ser entregadas por cada Consultor como parte del componente práctico del Curso PDP-BDP

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ANEXO 3

AGENDA DETALLADA DEL CURSO DE FORMACIÓN DE CONSULTORES EN LA METODOLOGÍA DE DESARROLLO DE PROVEEDORES BASE DE LA PIRÁMIDE

PROGRAMA DE DESARROLLO DE PROVEEDORES PNUD

Curso de Formación de Consultores en la metodología PDP-BDP - AGENDA DÍA 1

Horario Actividad

08:00 Registro de Participantes y firma de Acuerdos de Confidencialidad

08:15 1. Presentación de Participantes

a. El Desarrollo de Proveedores desde el enfoque PNUD

b. Presentación del Equipo de Gestión PNUD

c. Presentación de Consultores (20 minutos)

09:30 2. Presentación General del Curso

a. Sistema de evaluación de participantes del curso

b. Empresa de práctica para el Curso

09:45 RECESO

10:00 3. Trayectoria del Programa de Desarrollo de Proveedores

a. La experiencia de México

b. La experiencia de El Salvador

c. La experiencia de Colombia - PDP-BDP ANSPE

d. ¿Qué significa ser Consultor PDP-BDP?

11:00 4. Plataforma Web del Curso

a. Presentación de Plataforma Moodle

b. Sesión de preguntas de los Consultores

12:00 ALMUERZO

13:30 5. Etapa I: Promoción

a. Promoción del PDP-BDP ante empresas proveedoras (Herramienta 1A)

b. Selección de Empresas (Herramientas 1B, 1C, 1D y 1F)

c. Selección de Líder PDP (Herramienta 1E)

d. Ejercicio práctico de presentación del PDP-BDP

e. Sesión de preguntas de los consultores

15:30 RECESO

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15:45 6. Etapa II: Diagnóstico

a. Presentación del caso práctico "Hilos de Esperanza"

b. Sistema de Evaluación y Certificación de Proveedores - SIECPRO (Herramienta 2D)

c. Ejercicio práctico de realización de SIECPRO

d. Sesión de preguntas de los consultores

17:30 CIERRE DEL DÍA 1



Horario Actividad


a. Clima de trabajo (Herramienta 2F)

b. Liderazgo (Herramienta 2G)

c. Análisis de Áreas Funcionales (Herramienta 2E)


10:00 RECESO

10:15 e. Ejercicio práctico de aplicación de Análisis de Áreas Funcionales

f. Manejo del Libro Diario (Herramienta 2C)

g. Acciones de Mejora Inmediata (Herramienta 2B)

12:15 RECESO ALMUERZO


h. Desarrollo de Hábitos Empresariales (Herramienta 2A)

i. Aprendizajes Empresariales (Herramienta 2H)

j. Informe Final de Diagnóstico (Herramienta 2V)

15:00 RECESO

15:15 3. Etapa III: Interacción Cliente - Proveedor

a. Expectativas de mejora manifestadas por el Cliente (Herramienta 3A)

b. Agenda de las reuniones y Rol del Consultor PDP-BDP (Herramientas 3C y 3D)

c. Ejercicio práctico de reunión de interacción



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Horario Actividad

08:00 1. Etapa IV: Plan de Mejora

La Interdependencia de los proyectos de mejora PDP-BDP en la búsqueda de los objetivos familiares y empresariales

a. Proyecto de Finanzas

b. Proyecto de Mercadeo

c. Proyecto de Operaciones

d. Proyecto de Talento Humano

e. Construcción de Planes de Mejora PDP (Herramienta 4A)

10:00 RECESO

10:15 b. Ejercicio práctico de Diseño de un Proyecto de Mejora

c. Sesión de preguntas de los consultores

2. Etapa V: Implementación

a. Monitoreo a implementación de Proyectos de Mejora (Herramienta 5A)

b. Diseño de talleres impartidos a proveedores (Herramienta 5B)


12:30 RECESO ALMUERZO

14:00 3. Etapa VI: Replicabilidad

a. Informe final de Replicabilidad (Herramienta 6A)

b. Encuesta de satisfacción

15:00 4. Recomendaciones para el registro fotográfico de la asesoría

a. Recomendaciones para el registro fotográfico del proceso PDP-BDP

b. Sesión de preguntas de los consultores

15:15 RECESO

15:30 5. Esquema de Monitoreo y Términos de Referencia PDP-BDP

a. Presentación del esquema de monitoreo PDP-BDP 2014

b. Presentación de los Términos de Referencia de un contrato para Consultor PDP-BDP


17:00 6. Siguientes pasos del Curso PDP-BDP

a. Herramientas que deben ser aplicadas y entregadas por los consultores. Sesiones web.

b. Sesión final de preguntas de los consultores


Metodologia Pdp-bdp Pnud - V.1

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