Programa de AGC1 para Microsoft Office 365

Presentación metodología de trabajo

Transformando la manera de trabajar

1Adopción y Gestión del Cambio

Ser un Partner de Referencia en

la Transformación de la Manera de Trabajar

de las Organizaciones y sus Profesionales

con el objetivo de mejorar su eficiencia y productividad

a través de la Adopción, Gestión del Cambio y Explotación

de las Tecnologías de la iProductividad

en los Procesos de Evolución Organizacional

(incorporando nuevas herramientas

y sacando el máximo provecho de las ya existentes)

Servicios del MICProductivity

Acompañamiento en Adopción y Gestión del Cambio en la Incorporación de Nuevas

Herramientas Digitales en las Organizaciones

Formación y Transferencia de Buenas Prácticas en el Uso y Aplicación de Herramientas

Digitales para los Trab. de la Información

#InformationWorker #iProductivity #CloudComputing #FlexWork#FlexiblesOffices #Project Management #SocialEnterprise

Asesoramiento Transferencia

Microsoft Madrid: Remodelación nuevas oficinas Madrid (Gestión del Cambio Tecnológico – Workplace Advantage)

ESADE: Materiales de formación y comunicación para los usuarios en la puesta en marcha nueva intranet (MyESADE)

Quadpack: Estudio y pre-proyecto mejora de la iProductividad

Vodafone: Plataformas de demostración del entorno Microsoft Office365 para PYMES

Ajt. Barcelona: Perfilado usuarios para la nueva plataforma de comunicación y colaboración

Telefónica: Plan de apoyo a la fuerza comercial para la comercialización de Microsoft Office 365

AEDAF: Acompañamiento en la puesta en marcha del entorno online (cloud) para los asociados

MANGO: Apoyo en la puesta en marcha de Office 365 con formación y materiales (videos, guías…)

ENAGAS: Gestión del cambio asociado al nuevo entorno Microsoft Lync (formación y materiales)

SABA: Formación de mejora continua con Microsoft Office

Ajt. Barcelona: Formación asociada a la nueva plataforma NEMIC

EROSKI: Formación sobra la nueva plataforma de trabajo con Microsoft

CAIXABANK: Elaboración de materiales para la gestión del cambio a Microsoft Windows 8

SANTILLANA: Acompañamiento y plan de comunicación en el despliegue de Office 365

Bodegas Torres: Programa de Mejora de la Productividad (PMP) con Microsoft Office

REPSOL Petrofino, ISS, MELIA, SABA, SOFTONIC, PETRONOR, SIMON, PROYCONSA, LIDL… Más de 150 clientes en 8 años de actividad

Referencias

Adopción Tecnológica, Gestión del Cambio

y Transformación

La puesta en marcha del nuevo SI conllevará la

adopción de unas nuevas maneras de trabajar por los

usuarios del mismo, cambios en los procesos

organizativos y/o hábitos de conducta y el uso de estas

nuevas tecnologías de apoyo.

Será necesario, pues, conseguir la correcta adopción,

por parte de los usuarios, del nuevo entorno y de

todos los cambios asociados (manera de trabajar,

comunicar y colaborar…), para poder asegurar los

objetivos de negocio perseguidos por el proyecto y

dicha transformación.

Impacto organizativo

Incorporar el entorno de colaboración de Office365 (OneDrive para la Empresa, Office Online,

Office Pro Plus,…) en la compañía implica la puesta en marcha de un proceso de transformación

en la manera de trabajar de sus profesionales:

• Cómo organizar, almacenar y compartir los documentos y carpetas

• Cómo usar directorios online y espacios de trabajo de apoyo a proyectos, iniciativas,…

• Cómo editar y elaborar documentos de manera colaborativa y en coautoría

• Cómo trabajar en movilidad, multidispositivo y multiplataforma…

• Cómo usar las nuevas versiones de las aplicaciones Word, Excel, PowerPoint y Outlook

Es por eso que es clave garantizar la adopción del entorno y la gestión del cambio asociado para

aprovechar todo el potencial de las nuevas herramientas y aumentar la productividad de los

profesionales.

Fundamentos Adopción y Gestión del Cambio (AGC)

Concienciación

Deseo

Conocimiento

Habilidad

Refuerzo

Fases AGC1

1ADKAR (Prosci)

Comunicación

Transferencia de Conocimiento

Acompañamiento

Las actividades enmarcadas en un proceso de apoyo a la

adopción y gestión del cambio (AGC) propuestas por el

MICProductivity tienen su fundamento en la aproximación

de la metodología ADKAR de la empresa Prosci y se

fundamentan en 5 pilares:

• Comunicación

• Participación

• Formación

• Soporte

• Evaluación

El objetivo principal de un plan de AGC se centra tanto en

los aspectos de aptitud (Conocimiento y Habilidad) como de

actitud (Concienciación y Deseo) generando la inquietud e

impliación y gestionando las expectativas de los

destinatarios y evitando su posterior frustración (Refuerzo)

Programa de Trabajo | Adopción y Gestión del Cambio

Los proyectos de “adopción y gestión del cambio” en la puesta en marcha de la plataforma

Microsoft Office 365 contemplan un conjunto de actividades y tareas enmarcadas desde las fases de

definición y planificación hasta la ejecución y evaluación posterior del despliegue para asegurar la correcta

y más rápida adopción de la tecnología y los cambios asociados por parte de los usuarios

Guía de Adopción

Plan de Adopción

Piloto

Plan de AdopciónGeneral

Elaboración de materiales

Comunicación Piloto 1Mailing / Snapcomms

Despliegue piloto 1

Despliegue general

Dinamización grupo Yammer

Publicación materiales en el entorno colaborativo

Comunicación DespliegueMailing / Snapcomms / Breves intranet

Evaluación

Formación

Talleres participación

Soporte Office

Ejemplo Propuesta calendario de Trabajo

Taller de descubrimiento

Taller de descubrimiento

La plataforma de comunicación y colaboración de Office 365 incluye diferentes servicios (Exchange online, Skype empresarial, Onedrive empresarial, …), algunos de los cuales bastante desconocidos por las organizaciones, como por ejemplo OneNote y Yammer.

El taller de descubrimiento pretende dar una visión completa de todas estas aplicaciones para poder identificar, por parte de la organización su potencial y posible aplicación en sus procesos.

La sesión se lleva a cabo sobre un entorno de demostración de Microsoft CIE.

Objetivo:

Revisar las funcionalidades, prestaciones y servicios

incluidos en la plataforma Office 365

Fase 0. Definirel Cambio

Alcance del Servicio, Tiempo y Resultados

Actividades0.0. Elaborar la “Guía de Adopción”

0.1. Establecer la visión y alcance del cambio

0.2. Determinar el impacto en la organización

0.3. Identificar los Stakeholders clave y segmentarlos

0.4. Identificar y evaluar los escenarios de negocio

0.5. Estudiar el perfil y necesidades de los destinatarios

0.6. Identificar las plataformas, dispositivos y herramientas a incorporar

0.7. Priorizar soluciones a desplegar

0.8. Identificar y definir métricas e indicadores (directos e indirectos)

0.9. Definir los objetivos de éxito

0.10. Evaluar los principales riesgos ante la adopción

0.11. Elaborar borrador de “Plan de Adopción”

Entregables

E0.1. Guía de Adopción

(visión, alcance, impacto, stakeholders, escenarios, plataformas, soluciones,

métricas, riesgos…)

E0.2. Plan de Adopción (Borrador)

(principales mensajes, actividades de adopción, estructura plan formación-

comunicación-participación, centro de aprendizaje…)

E0.3. Cuestionario de perfilado de usuarios + Análisis

Fase 1. Preparar el Cambio

Actividades1.0. Actualizar y definir el “Plan de Adopción” (piloto y despliegue)

1.1. Elaborar el programa de comunicación

1.2. Elaborar el programa de participación

1.3. Elaborar el programa de formación

1.4. Elaborar el programa de soporte

1.5. Elaborar el modelo de Sponsorship / Champions

1.6. Preparar el centro de aprendizaje

1.7. Elaborar el programa de evaluación

1.8. Medir las métricas e indicadores pre-despliegue (a)

1.9. Calendarizar las acciones de acompañamiento del plan

1.10. Elaborar materiales de apoyo

EntregablesE2. Plan de Adopción

(principales mensajes, actividades de adopción, estructura plan formación-comunicación-participación, centro de aprendizaje…)

E3. Calendario de Adopción(actividades, responsables y temporalización)

Materiales varios

(Buzoneo, posters-panfletos, ‘tips & tricks’, videos, guías rápidas de inicio, definición

talleres, soporte presentaciones, centro de aprendizaje, cuestionarios…)

Fase 2. Ejecutar y Seguir el Cambio

Actividades2.1. Evaluar situación de partida (pre-despliegue / pre-piloto)

2.2. Ejecutar las actividades de los programas de comunicación, participación, formación (uso, aplicación y buenas prácticas) y acompañamiento

2.3. Distribuir materiales, guías, tutoriales, documentos, videos,…

2.4. Preparar y poner en marcha el programa de soporte

(todas las actividades se llevan a cabo acorde a la segmentación de los usuariosdestinatarios del cambio)

EntregablesSeminarios de Formación

Resultado análisis cuestionarios pre-despliegue (piloto y general)

Resultado análisis cuestionarios post-despliegue (piloto)

Fase 3. Evaluar y Reforzar el Cambio

Actividades3.1. Capturar testimoniales e historias de aplicación

3.2. Compartir los casos de éxito

3.3. Medir y evaluar las métricas, indicadores y objetivos

3.4. Medir la satisfacción de los usuarios y evaluar cambios

3.5. Evaluar y preparar acciones de refuerzo

EntregablesResultados análisis cuestionarios post-despliegue (AGC y Cambio)

Xavier Hernanz

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