Informe sobre Servicios de Idiomas y Medidas de Eficiencia Económica en la

Prestación de Servicios de Conferencias para Reuniones de la

OEA

Departamento de Gestión de Conferencias y Reuniones

30 de noviembre de 2010/AGC

MandatoAG/RES. 1 (XL-E/10) III.A.12.a

12. Servicios de conferencias y reuniones

a) Reiterar a la Secretaría General la necesidad de ampliar su estudio de los servicios de interpretación y traducción de la Organización para que incluya toda el área de servicios de conferencias y reuniones y presentar a la consideración de la CAAP, informes de avance sobre los servicios y necesidades actuales del Departamento de Gestión de Conferencias y Reuniones, en los que se incluyan datos sobre los medios más eficientes y rentables de proveer estos servicios, en la sede y fuera de la sede, tomando en consideración los requerimientos de los Estados Miembros, las necesidades generales y las limitaciones de la Organización para cumplir con sus mandatos.

Sección de Idiomas• Traduce internamente 45% de los documentos solicitados por todas las áreas de la SG/OEA, dando prioridad al CP y la AG

• Coordina la traducción externa del 55% restante

• Identifica los traductores idóneos para las traducciones según experiencia y especialidad

• Revisa traducciones y/o documentos originales a solicitud de las áreas

• Realiza un control de calidad del 100% de las traducciones

• Examina traductores antes de incorporarlos a la nómina de traductores independientes

• Asesora a las delegaciones de los Estados Miembros durante las Comisiones de Estilo

• Compila y actualiza glosarios y manuales de estilo para unificar y mantener el vocabulario y el estilo de la OEA

Sección de Idiomas• Coordina servicios de interpretación para todas las reuniones de la

SG/OEA dentro y fuera de la sede• Asesora a las áreas sobre las modalidades más apropiadas y eficientes de

contratar intérpretes• Identifica intérpretes calificados por asociaciones profesionales en los

países miembros• Ofrece servicios de interpretación interna para:

– reuniones del presidente del CP y coordinadores regionales– reuniones de carácter altamente confidencial– misiones de ministros y/o embajadores– reuniones privadas y de negociaciones de embajadores– reuniones privadas del SG y SGA

TRADUCCIÓN

Flujo de traducciónConsejo Permanente, Secretaría General

y Áreas Técnicas

Coordinación

Traductores externosTraductores/Revisores

internos

Corrección de pruebas

Imprenta

Distribución

Archivo

Estadísticas traduccionesEnero-Octubre 2010

MESESPAÑOL INGLÉS FRANCÉS PORTUGUÉS

INTERNO EXTERNO INTERNO EXTERNO INTERNO EXTERNO INTERNO EXTERNO

ENERO 20,774 34,532 95,422 212,460 62,849 58,194 37,861 82,335

FEBRERO 36,077 53,717 158,284 142,164 86,276 104,620 20,863 174,253

MARZO 52,233 160,153 133,535 528,616 154,134 131,519 112,334 169,270

ABRIL 60,817 51,561 186,962 192,689 259,864 151,556 157,756 258,585

MAYO 97,289 51,923 579,901 369,600 832,795 150,457 473,984 510,934

JUNIO 33,495 4,561 133,371 366,861 123,249 11,045 88,535 44,698

JULIO 12,755 17,101 29,560 85,485 27,753 17,848 26,498 12,125

AGOSTO 39,623 56,281 67,980 311,300 59,343 98,609 65,514 98,925

SEPTIEMBRE 44,082 72,787 92,814 276,735 110,515 19,029 100,143 29,072

OCTUBRE 44,566 63,077 83,831 645,137 74,653 54,833 58,528 73,034

TOTAL 441,711 565,693 1,561,660 3,131,047 1,791,431 797,710 1,142,016 1,453,231

Solicitudes de traducción

MES SOLICITUDESENERO 194

FEBRERO 230

MARZO 416

ABRIL 423

MAYO 694

JUNIO 184

JULIO 133

AGOSTO 196

SEPTIEMBRE 231

OCTUBRE 280

TOTAL 2981

Traducciones internas vs. externas

TRADUCCIÓN ESPAÑOL %E INGLÉS %I FRANCÉS %F PORTUGUÉS %PINTERNA 441,711 44% 1,561,660 33% 1,791,431 69% 1,142,016 44%

EXTERNA 565,693 56% 3,131,047 67% 797,710 31% 1,453,231 56% 1,007,404 4,692,707 2,589,141 2,595,247

Traductores de planta por idioma

Inglés: 1 traductor/revisor Español: 1 traductor/revisor1 traductor

Portugués: 1 traductor/revisor de planta Francés: 3 traductores/revisores

1 traductor/revisor por contrato

Solicitudes de traducción por idioma

Idioma original del documento

80%

18%

1%

1%

Español

Inglés

Francés

Portugués

Idioma al que se traduce el documento

9%

35%

28%

28%

Español

Inglés

Francés

Portugués

Solicitudes por área de la SG/OEA

1429

334

218

210

164

130

96

59

59

58

50

33

30

28

15

15

12

10

10

10

5

4

2

0 200 400 600 800 1000 1200 1400 1600

Consejo Permanente

Asamblea General

CEPCIDI

CIDH

CITEL

Asuntos Jurídicos

CIM

CICAD

CIDI

Secretario General

SEDI

CICTE

CIP

UPD

Tribunal Administrativo

Secretario General Adjunto

Cumbres

Relaciones Externas

Recursos Humanos

Asociación del Personal

Seguridad Pública

Inspector General

Financiero

Traducciones internas = Ahorro para el área

Total de ahorros $879,293.72

INTERPRETACIÓN

Flujo de interpretación

Areas/Secretarías programan la reunión a

través de OASCAL

Sección de Idiomas recibe notificación,

indicando día, hora y servicios de

interpretación solicitados

Consultando el calendario de disponibilidad, se

identifican los mejores intérpretes según

combinación de idiomas y especialidad

Se reevalúa y reconforma el equipo

según la disponibilidad manifestada

3:00 pm del día anterior a la reunión, se solicita

confirmación de la reunión

5:00 pm se envían confirmaciones a los

intérpretes (obligación contractual) junto al

material de referencia recibido de áreas/secretaría

Se consulta con área/secretaría sobre posibilidad

de combinar reuniones y modalidad de interpretación

para ahorrar recursos

Reuniones con interpretación (mes)

25

36

79

65

78

11

60

45

16

21

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90MES REUNIONES

ENERO 25

FEBRERO 36

MARZO 79

ABRIL 65

MAYO 78

JUNIO 16

JULIO 21

AGOSTO 11

SEPTIEMBRE 60

OCTUBRE 45

TOTAL 436

Reuniones con interpretación (área)

218

52

32

23

23

22

18

18

10

5

4

3

3

3

1

1

0 50 100 150 200 250

Consejo Permanente

CEPCIDI

CIDH

Secretario General

Relaciones Externas

SEDI

MESICIC

EXTRA

CIM

CICTE

CIDI

REMJA

CITEL

SAP

IICA

CICAD

Modalidades utilizadas en CP/CEPCIDI

58

11

130

7

23

149

0

20

40

60

80

100

120

140

2 IDIOMAS 3 IDIOMAS 4 IDIOMAS BIDIRECCIONAL

CP

CEPCIDI

Modalidades de interpretación

Idiomas hablados en la reunión (ORIGEN)

Número de intérpretes

Idiomas reproducidos por los intérpretes (META)

Inglés, Español, Francés, Portugués(Equipo completo)

8 Inglés, Español, Francés, Portugués

Inglés, Español, Francés, Portugués 4 Inglés, Español

Inglés, Español, Francés/Portugués 6 Inglés, Español, Francés/Portugués

Inglés, Español(Bidireccional)

2 Inglés, Español

Inglés, Español(Bidireccional)

3 Inglés, Español

Programa de expansión regional de intérpretes y traductores

Objetivo:Identificar traductores e intérpretes calificadosen los Estados Miembros para reducir el costode brindar servicios de traducción einterpretación en reuniones fuera de sede yatender las solicitudes de los gobiernos decontratar profesionales locales.

Programa de expansión regional de intérpretes y traductores

Resultados:• PerúPerú Intérpretes, junio 2009: 10• BrasilBrasil Intérpretes, diciembre 2009: 12• ColombiaColombia Intérpretes, julio 2010: 7• ColombiaColombia Traductores CITEL, nov. 2010: 5• MéxicoMéxico Traductores e intérpretes, noviembre

2010: en proceso de evaluación• EcuadorEcuador Traductores e intérpretes, febrero

2011: en proceso de organización

Servicios de conferencias

983

13

1034

5

1022

1907

0

500

1000

1500

2008 2009 2010 (Ene-Oct)

Número de reuniones 2008-2010

Reuniones en Sede Proyectadas Nov-Dec 2010 Reuniones en Estados Miembros

3,600,000.0

1,400,000

165,500

-

1,000,000.0

2,000,000.0

3,000,000.0

4,000,000.0

2008 2009 2010 (Ene-Oct)

Consumo de papel en sede procesado por la Sección de Documentos Número de páginas 2008 - 2010

0

800

1,695

0

500

1000

1500

2000

2008 2009 2010 (Ene-Oct)

Documentos distribuidos en CDsNúmero de CDs 2008-2010

9,747 9,924

5,397

-

5,000

10,000

2008 2009 2010 (Ene-Oct)

Documentos distribuidos electrónicamente por la Sección de Documentos 2008 - 2010

Medidas de eficiencia en la prestación de los servicios de conferencias

Reuniones amigables con el medio ambiente

• Promoción de la política de reducción del uso de papel, “Paper Light Policy”, distribuyendo los documentos de manera electrónica.

• Promoción de la implementación de la política de “Printing on Demand" y las impresiones a doble cara.

• Minimización de la cantidad de materiales para los participantes (libretas de apuntes, documentos impresos, lapiceros, carpetas, etc.)

• Uso de materiales de fácil biodegradación o que cuenten con el sello del Forest Stewardship Council (FSC).

Medidas de eficiencia en la prestación de los servicios de conferencias

Reuniones amigables con el medio ambiente

• Implementación en la sede de la reunión del sistema de recolección por separado y reciclaje o reutilización.

• Control del aire acondicionado de los salones en el nivel de menor consumo de energía posible.

• Promoción del seguimiento de las reuniones a través de herramientas como los medios sociales (social media): Twitter, Facebook, Youtube o RSS.

• Mayor uso de la tecnología como herramienta de apoyo (Links documentos, página web por reunión, laptops por participante).

• Involucrar a los participantes de manera directa y promover su papel como multiplicadores de este esfuerzo para generar mayor conciencia ambiental.

Medidas de eficiencia en la prestación de los servicios de conferencias

Número de videoconferencias

Asistencia en Sede

Costo estimado por pasaje de avión

ahorrado

Valor de viáticos ahorrado

Costo total ahorrado(ROI)

2009 40 * 319 $ 90,700.00 $ 114,624.00 $ 205,324.00

2010 50 ** 415 $ 161,870.00 $ 140,909.00 $ 302,779.00

VIDEOCONFERENCIAS 2009 -2010

Salón Multimedia “Sir Arthur Lewis”

* Desde abril de 2009, fecha en la que el Salón Sir Arthur Lewis fue inaugurado.** Hasta el 15 de octubre de 2010.

Observaciones importantesObservaciones importantes:El cálculo del ahorro se ha hecho con base en un estimado conservador de 4 personas viajando por videoconferencia.Un estimado máximo de 3 días de estadía por videoconferencia.En los casos en los que más de un país está involucrado, el cálculo se ha hecho con base en el país que ofrece los menorescostos.

Asignaciones presupuestarias DGCR 2008 - 2011

$5,947.2 $5,999.9$5,654.2 $5,363.6

$0.0

$1,000.0

$2,000.0

$3,000.0

$4,000.0

$5,000.0

$6,000.0

Miles

2008 2009 2010 2011 Propuesto

Comparación de asignaciones: 2008-2010 aprobadas / 2011 propuestaPersonal y No-Personal

Personal DGCR 2008 - 2011

Profesionales Servicios Generales

Año D2 D1 P5 P4 P3 P2 P1 Sub-Total

G7 G6 G5 G4 G3 G2 G1 Sub-Total

Total

2008 1 15 4 2 22 3 8 10 1 22 44

2009 1 15 4 2 22 3 8 9 1 21 43

2010 1 13 2 3 1 20 3 6 6 15 35

2011 1 13 2 2 1 19 3 6 6 15 34

Medidas de eficiencia en la prestación de los servicios de conferencias

Nuevas capacidades para videoconferencias enel Salón Simón Bolívar

Esfuerzo conjunto entre DOITS y DGCRAlgunas de las nuevas capacidades del salón incluyen:

Video / Teleconferencia (VTC) con capacidad de hasta 5 conexiones simultáneas:• Seis cámaras en la sala• Cada delegado puede hablar desde su propio micrófono• Visualización de las otras partes en todas las pantallas y monitores del salón. • Conexiones a través de IP (por Internet) e ISDN (vía línea telefónica)

Audio Teleconferencia (ATC) Paneles de control para las video - teleconferencias y presentaciones locales Capacidad de grabación Capacidades de realizar presentaciones locales

Propuestas• Actualizar la resolución 872: “Actualización de Costos de Conferencias yReuniones”

• Limitar número de páginas de informes: 15 -20 páginas: Práctica común en organismos internacionalesCostos traducción: 10 Págs. = 2,500 palabras = US$ 425

15 Págs. = 3,750 palabras = US$ 637.50