Memoria 2018 BILINGÜE - Irun · ARTXIBATEGIA / ARCHIVO Pikoketa, 1, ·20304 IRUN ·T. 943 505205...

ARTXIBATEGIA / ARCHIVO Pikoketa, 1, ·20304 IRUN ·T. 943 505205 · F. 943 505617 ·e-mail: [email protected] 1/46


1. SARRERA. Txosten honek Irungo Udal Artxiboak 2017an egin duen kudeaketaren emaitza laburtzen du alde batetik (gordailututako dokumentu-funtsa tratatzeko, zaintzeko, babesteko eta hedatzeko ikuspegitik), eta, bestetik, Artxiboak kudeatu eta zuzenean antolatu edo lagundu dituen jardueren emaitza ere laburtzen du.

Zerbitzuaren berezko izaera baita, aurreko urteetako jarraibideei jarraiki, helburu nagusia izan da dokumentu-funtsak biltzea, tratatzea, zaintzea eta zerbitzatzea, eta bereziki aipatu beharra dago aurrerapen handia egin dela hautatzeko prozesuan, garbiketa-politika garatu eta dagoen tokia arrazionalizatze aldera, baina, baita dokumentuak gerora egoki kudeatzeko ere. Gainera, beste helburu nagusietako bat izan da, dagoeneko ohizkoa denez, Artxiboa kulturune dinamikoa eta jende ororentzat eskuragarria bihurtzea.

2. IRUNGO UDAL ARTXIBOA ETA BERTAKO LANGILEAK.

2017ko abenduaren 31n, Irungo Udal Artxiboan, guztira 1.500 metro lineal baino gehiago daude artxiboko dokumentuez gordailututa, hemeroteka (prentsa eta aldizkari ofizialak) eta liburutegi osagarria sartu gabe. Haietatik, 250 metro lineal Fondo Historikoari dagozkio, eta gainerakoa, Fondo Administratiboari; eta, gaur egun, erraz aurki daitezke, eskura dauden deskribapen-dokumentuei esker. Honako hauek dira, zehazki, dokumentu horiek: Inbentario orokor bat, espediente historikoei buruzkoa, eta datu-base informatizatu bat, azken horiei buruzkoak eta gainerako funtsak ere gordetzen dituena (Administratiboa, Hemeroteka, Inprimakiak eta Fototeka).

Instalazioetako azalera guztizkoa 425 metro koadrokoa da; horietatik 400, soilik

artxibo-erabilerarako dira. Azkeneko horietatik, 310 metro gordailuetarako dira, eta horietan, 1.848 metro lineal daude apal trinkotarako (armairu gurpildunak). Horiei, beste 381 metro lineal gehitu behar zaizkie apal irekietarako, gordailuen eta ikertzaile-gelaren artean banatuta.

Kontsulta-gelak bi dira, eta 25entzako tokiarekin, eta Internetera sartzeko 4 gune

daude. Era berean, 4 lan-gela daude, gutxienez 12 lagun sartzen direla, eta bertan, 8 ordenagailu daude erabilgarri.

2017an, instalazioak hobetzeko lan batzuk egin dira. Langile-kopurua nabarmen

murriztu dela kontuan hartuta, funtsak hobeto kontrolatzeko eta haien segurtasunerako, armairu batzuk jarri dira sarrera-lekuan, erabiltzaileek bere gauzak bertan utzi ditzaten (berokia, poltsa, ordenagailuaren maletina,...) goiko solairuko ikertzaile-gelara sartu aurretik. Era berean, azkeneko hori, harrera-gunea eta behealdeko gordailua kameraz kontrolatzeko sistema ere eguneratu da. Bestalde, segurtasunez ixteko instalazioa jartzen ari dira gordailuetarako sarreran. Aurreikusita dago 2018aren hasierarako behar bezala bukatuta egongo dela.


Halaber, azpimarratu beharra dago luminaria guztiak aldatu dira ikertzaile-gelan, led

argiak jarrita, askoz ere eraginkorragoa baita dokumentuak kontsultatzeko, eta, gainera, epe ertainera, dezente aurreztuko da energi kontsumoan.

Konpondu gabe dago oraindik ondoko orubean etxebizitzak sustatzetik eratorritako

kalteen auzia. Zorionez, ez du eraginik izan dokumentazioa gordetzen den gordailuetan, baina oro nabarmenak dira goiko solairuan, Artxiboko lana egiten den lekuan, pitzadura handi samarrak eta beste kalte batzuk agertu baitira. Horiek kontrolatzeko, 2017an, errekerimendu batzuk egin ditu Zerbitzuko arduradunak , haren ardura duten teknikariek eta udal-zerbitzuetara atxikitakoek bisitatu dezaten, langileen eta erabiltzaileen segurtasun-baldintzak abalatu eta bermatze aldera.

Langile-gaian, martxoan, erretiroa hartu zuen Ordenantza-lanak egiten zituenak, eta

hortik aurrera, bi langile bakarrik daude plantillan; zehazki, Zerbitzuko arduraduna eta Artxiboko laguntzailea. Bestalde, garbitze-prozesuan lehenengo urratsak emateko (dokumentuak baloratzea, hautatzea eta kentzea), bi administrari laguntzaile ere aritu ziren lanean Artxiboan, maiatzera arte (sei hilabeterako behin-behinean kontratatuta).

Era berean, aipatu beharra dago unibertsitateko ikasle bat ere aritu zela Artxiboan

praktikak egiten, uztailean eta abuztuan; eta aritu ere oso egoki aritu zen.


3. ARTXIBOAREN KUDEAKETA. 3.1.- Dokumentuak sartzea eta haien tratamendua. 3.1.1 Beste arlo batzuetatik ekarritako artxibo-dokumentuen transferentzia (sartzea)

eta haien tratamendua. Irungo Udaleko arloetatik hainbat dokumentu transferitu ziren 2017an, eta 2016aren

amaieran jasotakoarekin batera aztertu dira; eta, beharrezkoa izan denean, antolatu ere bai (sailkatu eta ordenatu), elementu kaltegarriak kenduta (grapak, klipak edo gomak).

Nabarmendu behar da arlo batzuetatik –Obretatik eta Ondaretik, batik bat– zenbait

dokumentu eta espediente bidali zituztela aurretik abisatu gabe eta derrigorrezko transferentzia-orririk gabe. Bi kasuetan, onartu egin zitzaien bidaltzea, baina bidaltzeko ardura zuten langileei ohartarazi zitzaien Artxiboaren Araudiak ezartzen duela funtsak zein bidetik sartu behar diren eta aurrerantzean berriz itzuli egingo direla baldin eta, kasu honetan bezala, hango 20, 21 eta 22 artikuluetan jasotako protokoloa betetzen ez bada.

• Gizarte Ongizatea:

� Ohizkoa denez, ordezkariaren ebazpenak, haren mendeko kontseilu eta batzordeen deialdiak eta aktak eta arloko diru-laguntzen espediente batzuk sartu ziren; guztiak 2011n datatuak. Fondo Administratiboan daude, dagoeneko.

• Ogasuna:

� Aurreko ekitaldian Kontu-hartzailetza zerbitzutik bidalitako dokumentuei alta ematen jarraitu dugu; zehazki, Zordunketa Ziurtagirien Erregistro Liburuak (1975etik 1989ra bitartekoak) eta 1967tik 1995era bitarteko Gainbalioei buruzkoak izan dira.

� Irailean 18 liburuki koadernatu sartu ziren Ekonomia Arloko 2000tik 2014ra bitarteko ebazpenak zituztenak, eta Fondo Historikoan sartu ditugu.

� Dagoeneko Fondo Administratiboan sartuta daude Ogasun Arloko arduradunak transferentzia-orririk gabe 2017an bidali zituen espediente batzuk: Ohizko udal-aurrekontua zabaltzeko proposamena (1988), Aurrekontuko batzorde teknikoak izapidetua; Agentzia Exekutiboa kudeatzeko Aldundiaren eskaintza (1980-1981); eta langileen nominen aurrekontuaren kontrola (1982-1983).

• Estatistika:

� Azken urteotako bideari jarraituz, 2016ko dokumentuen sarrera eta irteeren

erregistro-liburua, duela urte batzuetatik formatu digitalean, gordailutu egin da iraunkortasunez zaintzeko.


� Azken espediente hau bezala, Fondo Historikoan sartu ziren azaroan jasotako ofizio-kopiatzaileen 49 liburuki koadernatu. Horiek guztiak 2016koak dira, Antolamendukoak (2011-2016), Idazkaritzakoak (2015-2016), Euskarakoak (2015-2016), Estatistikakoak (2015-2016) eta Kontrataziokoak (2015-2016) izan ezik.

� Hauteskundeei dagokienez, espediente batzuk bidali ziren. 2017ko abenduaren

31 denean, dagokien Funtsean sartu dira 2015eko hauteskunde orokorretakoak (Kongresua eta Senatua), eta gainerakoei hurrengo urtean emango zaie alta.

• Hirigintza:

� Kostorbeko instalazioetan tokirik ez dagoenez gero (Hirigintza eta Obrak Arloko zentrala baita), 2015ean, Hirigintza Diziplinako eta Jardueretako Administrazio Unitateko buruak dokumentazioa Udal Artxibora premiaz transferitzea eskatu zuen.

Orduan iragazgaizteko obren eraginkortasuna egiaztatzeko prebentzioak bete zirenez gero eskaerari berehala erantzun ezin izan zitzaiolako, 2017ko urtarrilean funts berriak sartu ziren, azkenean, Artxibora, “Obra handi”ko espedienteei dagozkienak (eraikuntza, eraberritzeak eta eraisteak, bereizketak). Guztira, 110 espedienteri eman zaie alta urte osoan, eta Fondo Administratiboan sartu dira.

� Azaroaren ere, ebazpenen 22 liburuki koadernatu sartu ziren guztira, 2001-2002

aldikoak, eta datu-basean sartu eta behar bezala identifikatu ondoren, dagoeneko Fondo Historikoan jasota daude.

� Era berean, 2015ean onetsi zen Hiri Antolamenduko Plan Nagusia ere bidali zen; tamaina handikoa da: formatu handiko 11 artxibategik osatzen dute eta 5 metro baino gehiago okupatzen dute.

� Guztira, 10 artxibategi geratzen dira 2018an tratamendua emateko, Obra Handiko sailekoak, Artxiboan 2017ko abenduaren 26an jaso zirenak.

• Ondarea.

Aurretik abisatu gabe eta beharrezko bidaltze-orririk gabe, dokumentazioa

bidali zuten Ondaretik, eta ez zitzaien itzuli, jakinarazleei lan-karga ez gehitzearren, haiei agindu baitzitzaien dokumentazioa garraiatzea.

2017ko abenduan, dokumentu gehienak dagoeneko behin betiko artxiboan

daude, Fondo Administratiboko espedienteak erkatzeko lanetan hutsi geratu diren tokiak aprobetxatuz, edo, kasu batzuetan, aspalditik hangoak diren batzuei ere gehitu zaizkie, hala baitagokie eta osatu ere egiten baitituzte. Zehazki, honako hauek: Ondareko kontuak, 1960ko hamarkadakoak; Udalaren Ondasun eta Eskubideen Inbentarioaren Zuzenketak (1977 eta 1995-1997); Lursailen salerosketako eta trukeko espedienteak (1970-1990 hamarkadak); Artaleku udal-kiroldegiko


ekipamendu alorreko kontratazio-espedienteak (1986-1988); Obrak, hornikuntzak eta zerbitzuak esleitzeko notario-eskriturak (batik bat 1970eko hamarkadakoak), ...

3.1.2. Artxiboan lehendik zegoen dokumentazio tratatzeko beste lan batzuk.

Aurreko atalean, 2017an Udal Artxibora transferitutako dokumentazioaren zati handienaren artxibo-tratamendua eta deskribapen informatizatua aipatu dira, baina, bestalde, data hori baino lehenago ere zerbitzuan bertan jasota zeuden funtsak berrikusten jarraitu dugu, espedientez espediente, eta hainbat eragiketa egin ditugu; hala nola:

• Fondo Administratiboko dokumentazioa erkatu dugu, irregulartasunak konpontzeko; izan

ere, nahi baino gehiagotan, informazioa aurkitzea galarazten baitute irregulartasun horiek, eta eguneroko zeregina mantsotzen dute. Hona irregulartasun horietako batzuk: Akatsak edo zehaztapen falta deskribapenean; kopiak egotea; espediente bera osatu behar duten dokumentuak sakabanatuta egotea; deskribapen-fitxetan agertzen diren posta-helbideak bat ez etortzea egungo kale izen eta zenbakiekin (1987az aurreko dokumentuak), etab.

Hobeto kokatzeaz gainera, zeregin horrek badu beste abantaila bat ere; izan

ere, aukera ematen du bere garaian emandako espedienteak berrikusteko, gaur egun oraindik ordeztu ez direnak, horrela Artxiboaren Araudia hautsi arren, 3 hilabeteko epe maximoa ezartzen baitu dokumentazioa gure instalazioetatik kanpo egoteko, behar bezala arrazoitutako kasu denean izan ezik. Horregatik, espedienteak berrikustearekin batera, inbentario bat ere idazten da, berehala itzuli dadin erreklamatzeko. Hain zuzen ere, 2017ko abenduan, ehun aletik gora dago berriz sartu gabe, oraindik beste arlo batzuetako bulegoetan daudenak; batik bat, Hirigintzakoak.

Horretaz, 2017an Fondo Administratiboko 2851 artxibategi berrikusi dira

guztira, eta 4.005 espediente dauzkate, guztira, (aurreko urtean, 3.262 berrikusi ziren), eta hori hazkuntza nabaria da.

1 Zehazki, honako instalazio-unitate hauei dagozkie (A/Z motako artxibategiak): 130, 260, 295, 316, 324, 335, 338, 340, 341, 346, 347, 363, 366, 371, 377, 382, 383, 389, 392, 399, 401, 405, 406, 407, 417, 418, 420, 426, 427, 430, 432, 441, 449, 459, 467, 471, 480, 507, 508, 510, 512, 523, 524, 532, 545, 549, 550, 551, 552, 554, 568, 573, 574, 575, 582, 583, 586, 588, 591, 603, 616, 619, 917, 949, 950, 951, 952, 953, 954, 955, 956, 958, 959, 1018, 1023, 1238, 1247, 1248, 1257, 1258, 1261, 1262, 1271, 1272, 1273, 1274, 1275, 1276, 1277, 1279, 1280, 1281, 1282, 1283, 1284, 1285, 1286, 1288, 1289, 1290, 1291, 1292, 1293, 1294, 1295, 1297, 1298, 1299, 1300, 1301, 1302, 1303, 1304, 1305, 1306, 1307, 1308, 1309, 1310, 1311, 1312, 1313, 1315, 1317, 1372, 1445, 1447, 1449, 1453, 1474, 1484, 1511, 1516, 1602, 1603, 1609, 1611, 1643, 1657, 1658, 1663, 1674, 1675, 2606/1, 2754, 2755, 2756, 2757, 2758, 2759, 2760, 2910, 2911, 2912, 2913, 2914, 2915, 2916, 2917, 2918, 2919, 2920, 2921, 2922, 2923, 2924, 2932, 2935, 3007, 3008, 3016, 3017, 3059, 5188, 5284, 5290, 5292, 5310, 5333, 5338, 5340, 5343, 5344, 5347, 5349, 5909, 5921, 5937, 5938, 6051, 6064, 6102, 6116, 6177, 6194, 6195, 6196, 6197, 6203, 6206, 6208, 6211, 6213, 6216, 6219, 6273, 6302, 6376, 6377, 6399, 6402, 6470, 6479, 6480, 7089, 7090, 7098, 7106, 7155, 7156, 7157, 7158, 7163, 7164, 7165, 7166, 7168, 7175, 7185, 7192, 7194, 7201, 7204, 7207, 7208, 7234, 7867,7872, 7880, 8017, 8018, 8019, 8020 (2. artxibategi), 8022, 8048, 8049, 8526, 8528, 8530, 8550, 8551, 8599, 8617, 8618, 8619, 8624, 8625, 8629, 8630, 8631, 8632, 8633, 8665, 8675, 8690, 8693, 8694, 8696, 8698, 8984, 9736, 9737, 9738, 9739, 9740, 9743, 9744, 9750, 9751, 9752, 9753, 9754, 9755, 9756 y 9769.


Horiek guztiak aztertu dira, eta hobetu, osatu eta eguneratu egin da haien

edukiaren aipamena datu-basean, deskribatzaileak gehituz, bilaketak errazteko, eta karpetatxoak edo gordetzekoak ere ordeztu egin dira, hondatuta baldin bazeuden. Bestalde, beren artean osatzen diren espedienteak ere bateratu egin dira, kopiak eta lotzeko elementu metalikoak (grapak, klipak...) kenduta.

Ohartarazi behar da kasu honetan ez direla zenbatzen instalazio-unitateak,

“Gainbalioen” eta “Obra txikiko espedienteen" dokumentu-sailekoak, dagoeneko bertatik kentzeko hautatu badira betiere Euskadiko Dokumentuak Baloratu eta Hautatzeko Batzordeak emandako jarraibideen arabera. Horietaz ari gara, dokumentuak ateratzeko eragiketari dagokion atalean.

• Eragiketa aipatu berri horiekin batera, dokumentu errepikatuak kendu edo nagusian

espediente bat edo batzuk gehitu diren kasuetan, toki hutsak geratu dira instalazioko unitateetan, eta erabili daitezke Artxiboan transferentzia bidez sartu diren dokumentuak kokatzeko.

• Epaitegi Fondoari dagokionez, duela urte asko sartu baitzen eta pixkanaka Fondo Administratiboan sartzen ari baitira, aurten, alta eman zaie udalerriko eta eskualdeko Epaitegietara atxikitako langileei buruzko espediente batzuei.


• Datu Pertsonalak Babesteko gaian indarrean dagoen legeria zorrotz betetzen dela ziurtatzeko, informatikakoei eskatu zitzaien dokumentuen aplikazioa edo datu-basea hobetu zedila, “eremu” bat sortuz, soilik Artxiboko langileak sartzeko moduan, hartan sartze aldera espediente bereziki sentikorrak (esaterako, Asistentzia Sozialari buruzkoak) nahi dituzten pertsonen identifikazioa. Abenduaren 31n, horri dagokionez, 200 erregistro egin dira, baina aurreikusten da eragiketa horri lehentasuna ematea 2018ko lehenengo hilabeteetan.

Neurri horrekin, gainera, partikular horien anonimatua mantenduko da, derrigorrezkoa baita, erabiltzaileei datu-baseetara libre sartzen uzten zaienean. Beste abantaila bat da lortu egingo dugula Gizarte Ongizate Arloko unitateak errazago aurkitu daitezen, aurkeztutako dokumentu-hautaketa bat egingo baita eta, hala badagokio, atera ere egingo dira batzuk.

3.1.3. Ateratzeko eragiketan aurrera egitea.

Azkeneko horri dagokionez, nabarmendu behar da Udal Artxiboa aspalditik onartzen ari dela dokumentazio-kopurua mugatua izan dadin, toki erabilgarri gutxi dagoelako. Beraz, udal-arloak erreklamatzen ari dira bere artxibo nagusietako fondoak Udal Artxibora transferitu daitezen. Horregatik, lehentasunezkoa da dokumentu batzuk bertatik kentzea, aurretik baloratu eta hautatu ondoren betiko gorde beharrik ez badago.

Horrela, bada, Euskadiko Dokumentuak Baloratu eta Hautatzeko Batzordeak

onetsitako balorazio-taulak aplikatuz, artxibatze-praktika normalizatu beharra dagoenez gero eta hiriko Artxiboa Euskadiko Artxiboen Sistema Nazionalean sartuta dagoelako, prozesuan


aurrera egin da, eta harremanak sendotu egin dira Ogasuneko, Hirigintzako eta Gizarte Ongizateko arduradun gorenekin, gerora espurgatze-politika planifikatzen aurrera egiteko.

Hark ikus-onetsi duelarik, eta, beraz, gero kentzearen aldeko txostena egiteko jarrera

azaldu duelarik –betiere aurretik Artxiboko arduradunak proposamena egin behar baitu– toki fisiko asko behar baitute, dagoeneko Gainbalioko eta Obra txikiko espediente ugari hautatu dira, bidezkoa denean suntsitu daitezen. Hori bai, betiere hori gauzatu baino lehen aipatutako batzordearen ikus-onespena lortzeko ezarritako bideak jarraituz.

Dokumentu-sail horretako lehenengoari dagokionez, zerbitzu honetan xede

horretarako 2015eko azaroan hasi ziren bi administrari laguntzaileri agindu zitzaien lana, eta horiek, Artxibozainak emandako jarraibideak betez, 1977-1993 bitartean datatutako Gainbalioko espedienteak erkatu zituzten.

Kenduko direnetatik banandu ondoren, signatura berri batekin datu-basean alta

emanez joan ziren, banan-banan, gorde eta zaindu behar diren dokumentuei dagokienez (hau da, udalaren beraren, bere mendeko sozietate publikoen titulartasunei buruzkoak, erreklamatu zirenak...). Bestalde, asko baitziren, material grafikoa (planoak) banandu egin zen eraisteko ziren aleetatik, haiek ere iraunkortasunez zaintzeko.

Azpimarratu beharra dago hasiera batean zaindu behar ez ziren 1977koak Fondo

Administratiboan sartuko direla berriz 2018an, Espainiako Ondare Historikoaren Legeak 40


urteko epea ezartzen baitu eta halaxe aurreikusten du geroko Euskadiko Artxiboen Legeak ere. Ondorioz, guztizko kopurutik kenduta, guztira 192 artxibategi edo instalazio-unitate hautatu dira suntsitzeko.

“Obra txikia” sailari dagokionez, Artxiboko arduradunak erkatu ditu pertsonalki

espediente bakoitza eta guztiak, guztira 68 artxibategietan jasoak, eta, haietatik:

• 25 prest daude, kentzeko.

• 19 libre geratzen dira, berriz aprobetxatzeko, gerora izango diren transferentzien bidez fondoetara sartuta.

• Gainerakoa, 2.799 espediente dira iraunkortasunez zaintzeko hautatu ziren sailekoak. Horretarako, artxibatze-irizpideak jarraitu dira, baina, era berean, aurretik Hirigintzako Administrazio Unitateko buru den AOTrekin adostuta. Horretaz, guztiak nolabaiteko garrantzia duten obrei buruzkoak dira, planoak dituztenak, eraikinen elementu komunak ukitzen dituztenak (estalkien teilaberritze hutsak, esaterako, salbuetsita), eraikin bereziki adierazgarriei eta/edo titulartasun publikokoei dagozkienak…

Haietako bakoitza eta guztiak, dagokien signatura berria eman ondoren, Artxiboko datu-basean sartu dira, eta berehala aurkitu daitezke haren bidez. Hori orain arte ezin zen egin, urteko barne-kode korrelatibo batekin multzokatuta baitzeuden, “Obra txikiko espedienteak” termino generikoan, beste xehetasunik eman gabe.

3.2. Dokumentu-ondarearen zaintza kontrolatzeko neurriak.

2017an estreinatu berri den gordailu nagusiaren estalkia iragazgaizteko obren ondoren, prebentzio gisa hilabete batzuk lehenago atera ziren dokumentu guztiak bere lekuan jarri ziren berriz ere.

Gauzak horrela, normaltasuna berreskuratuta, berriz kontratatu ziren TSA enpresaren

zerbitzuak, Artxiboko instalazioen ingurumen-baldintzak kontrolatzeko. Horretarako, datu klimatikoak deskargatu zituzten, intsektu hondatzaileen jarduera eta paperaren hezetasuna erregistratu, azterketa mikrobiologikoa eta luxometria egin...

Berritasun handia izan da arrazoi sozial horren ondorioz hezetasun erlatiboa eta

tenperatua erregistratzeko gailu zaharrak aldatu egin direla (haietako bi behealdeko fondoen gordailuan zeuden, eta bat, goialdean) eta beste hainbeste gailu jarri direla datuak bi ordutan behin jasotzen dituztenak. Gainera, Wifi sarearen bidez kontsultatzeko aukera ematen dutenez gero, datuak enpresa berak urrutitik ateratzea ahalbidetzen dute, eta, aldi berean, ingurumen-baldintzak ere gehiago zaindu ahal dira, alerta goiztiarragoak baititu, eta horrela, lehenago abisatzen dute, tenperaturaren eta hezetasun erlatiboaren parametroetan desdoitze nabarmenik gertatuz gero.


3.3. Dokumentu-berriztapena. Langile-gaian behin-behineko langileak hartzeak dakarren inbertsioa handia denez

gero, eta hori giltzarria baita plantillaren egoera prekarioa delako, 2017an bezala, erabaki zen inongo aplikaziorik ez sartzea udalaren aurrekontuan lehen dokumentuak berritzeko ohiz egiten ziren kanpainak finantzatzeko.

Baina hori bai, dokumentazioa identifikatzen jarraitzen dugu; bereziki, Fondo

Historikokoa, egoera prekarioan baitago, neurri batean edo bestean bere garaian merezi duen arreta lehenesteko.

3.4. Argitalpenak sartzea liburutegi osagarrian eta hemerotekan, eta zenbait materialen

dohaintzak (Fototeka izan ezik).

Alkatetzak "El Diario Vasco", "Noticias de Guipúzcoa", "El Mundo" eta "El País" egunkariren ale atzeratuak bidaltzen ditu, eta herritarren eskura geratzen dira sei hilabeteetan. Gero, kendu egiten dira, birziklatzeko. Hori bai, Artxiboak harpidetuta jarraitzen du aipatutako lehenengoaren edizio elektronikora, probintzian hedatuena eta ezagunena delako, eta 2011tik aurrerako aurrekari interesgarriak kontsultatzeko aukera ematen du horrek.

Sailetako argitalpenei dagokienez, batzuen bilduma osatzen jarraitzen dugu,

argitaratzen dituztenek ematen dizkigutenean; hala nola, "Aia" , “Joló”, "Oarso", “Irun: udal


aldizkaria”, “Bidasoko Azterketa Aldizkaria”, etab. Bestalde, eskuzabaltasunez egindako honako dohaintza hauek nabarmendu behar dira:

• F. Grenier-en grabatu-litografia zahar bat, 1819an datatua; bat dator “Victoires et Conquetes” sailarekin, 1794ko “Combat de St. Martial” izenburupekoa, Ramón Guiraok emana.

• “Irungo Atsegiña” aldizkariaren 1. alea, 1936ko apirilean Angel Guiterak argitaratua (Artxiboak ale bat bazuen lehendik ere).

• Nicolás Aguirre zenduak bildutako prentsako artikuluen eta beste Artxibo eta Dokumentazio Zentro batzuetako dokumentazioaren erreprodukzio batzuk (kopia sinpleak), haren intereseko gaiekin lotura dutenak.

• Zenbait ale, batik bat “El Diario Vasco” egunkariarenak, erkatu gabeak baina uste delarik dagoeneko Hemerotekan daudela; Carlos Gallego Albertosen ekarpena. Liburutegi espezializatuaren dagokionez, nabarmendu beharra dago, beti bezala,

ekarpen handia egiten dutela partikularrek eta erakunde publikoek (besteak beste, udala bera, berak argitaratzen duenean edo finantzatzen laguntzen duenean) eta pribatuek argitalpenak dohaintzan emanda. Gainera, esan behar da beste batzuk ere jasotzen direla Udal Fototekako eta/edo Artxibo honetako dokumentu-fondoetako irudiak erabiltzeko baimen-hitzarmena betez.


3.5. Digitalizazioa. 3.5.1. Aurreikuspenak prentsa historikoa digitalizatzearen eta katalogatzearen gaian.

Hemerotekaren fondoa Artxiboko bertako instalazioetan kontsultatu ahal da, baina prentsa historikoaren kasuan, gainera, interesatuek gaikako webaren bitartez ere eskuratu ahal dute, eta horrek bi onura dakartza: alde batetik, zaintza-egoera onena bermatzen da, zuzenean erabiltzen ez delako, eta, bestetik, albait hedapen handiena ematen zaio.

Oraindik digitalizatu gabe dago, gutxienez tokiko kronika, 1950, 1960 eta 1970eko

hamarkadetako “El Diario Vasco”, “La Voz de España” eta “Unidad” egunkarietakoa, eta bilduma paregabea osatzen dute; Juan Antonio Lecuonaren familiak eman zituen dohaintza 2011n. Asmoa da zeregin horri ekitea ez hain gerora, pixkanaka webera sartzeko; nahiz eta hori ezin duten egin Artxiboko bertako langileek, ez baitago baliabide material nahikorik formatu handiko aleak direlako.

Era berean, eta herritarren eskariari erantzuteko, tokiko prentsaren edukia “hustu”

edo haren deskribapen xehatua egin beharko litzateke, aurrekariak zehaztasunez aurkitu daitezen ahalbidetzeko, zeren gaur egun ale osoetara bakarrik sartu baitaiteke baina ez albiste espezifikoetara edo gaikakoetara. Horretaz, nolabaiteko espezializazio-maila duten langileak kontratatzea planteatu beharko litzateke, dokumentalista motakoa, eginkizuna halakoxea denez gero. 3.5.2. Fototekaren digitalizazioa, katalogazioa eta berriak sartzea.

2016ko abenduaren 31n, Irungo Udal Atxiboko argazki-fondoak, behar bezala digitalizatuak, 57.619 erregistro zituen, aurrez aurre jendea sartzeko moduan datu-basearen bidez, betiere horretatik salbuetsita edukiagatik (bereziki ume biluzien erretratuak) edo akatsak zituztelako (irudi belatuak edo kalitate txarrekoak) kontsultatik kanpo uztea erabaki direnak.

Urtebete geroago, udal-fototeka digitalak 58.912 dauzka; alegia, 1.293 aletik gora

sartu dira 2017. urtean. Partikularrek etengabe ematen dute material grafikoa, bereziki postal zaharrak

direnean (esaterako, 57.660tik 57.863ra bitarteko erreferentziekin identifikatuak), eta horrek denbora asko eskatzen du denak erkatzeko gero alta emateko dagoeneko udal-fototekan ez dauden argazkiak bakarrik hautatzeko, horrela saihestu egiten baita alferrikako kopiak edukitzea.

Aurreko urtean bezala, material berri asko eta asko Gorka Alvarez Aramburuk aldi

baterako gordailututako postalak dira. Multzo osoa osatzen dutenak dira Manuel Bandrésen argazkiak (batez ere Izokinaren Kofradiari buruzkoak); Alvaro Ripa eta Sergio de Luis Okarenak; oso argazki adierazgarri batzuk, Fondo Administratiboko espedienteak erkatzerakoan aurkituak; eta baita Fotokruzi bere garaian erositako estudioko argazkiak ere.

Matías Guilló argazkilari profesionalak bere argazki-fondoko jatorrizko ugari

gordailutzen jarraitu du, dohaintza eskuzabalaren kontzeptuan, eta 2016ko erdialdetik sartu zirenekin batera, aurreikusten da Fototeka digitalera sartuko direla 2018. urtean, baina


aurretik tratamendu zorrotza emanez (jatorrizkoak artxibatu albumetan edo espedienteetan, digitalizatu, identifikatu eta deskribatu bitarteko telematikoen berreskuratzeko).

Azkenik, nabarmendu beharra dago Sergio de Luisek inolako kontraprestaziorik gabe

eman duela 11 argazkiko sail bat, paperezko formatu txikikoak, haiek guztiak hirian 1936ko irailean gertatu zen suteari buruzkoak.

Gogoratu behar da ezen, Datu Pertsonalak Babesteko Legea aplikatuz, estudioko

erretratuak (23.000 erregistro baino gehiago dira) oraindik ezin direla web bidez erabili eta soilik aurrez aurre kontsultatu ahal direla zerbitzu honen instalazioetan bertan. Hori dela eta, nahiz eta digitalizatu gabeko milaka jatorrizko eduki, aldizka merezi duten arreta emanez (hain zuzen, 2017an, haietako 894 eskaneatu eta deskribatu ziren), aske hedatu daitezkeen fondoak digitalizatzea lehenesten dugu.

2010etik ohizkoa denez, Artxiboko langileek berek egiten dituzte goian aipatutako

zeregin guztiak, baina oraingo honetan, unibertsitateko praktiketako ikasle bat izan dugu eskaneatzeko lan fisikoa egiten, lehenago ere aipatu dugunez.

3.5.3. Web bidez kontsultatu ahal diren argazki-erregistroen berrikuspena.

Emaitzak kontuan hartuta, argi dago lehentasunez ematen zaiola arreta Fototekari; izan ere, aurrez aurreko eskari handiko zerbitzua da Artxiboko Zerbitzuaren bidez eta, ororen gainetik, web bidez egiten dena. Gainera, era berean, badakigu sare sozialen bidez ere dibulgatzen dela (Facebook, Instagram…).

Are gehiago, alta eman eta Fondora argazkiak gehitzen jarraitzeaz aparte, adierazi

denez, 2017an, lehentasun handiagoa eman zaio dagoeneko erabilgarri zeuden deskribatuak berrikusteari, bilaketak errazte aldera, zehaztasun gehiago emanez pertsona eta lekuen identifikazioari, deskribatzaileak gehituz, ahal den neurrian data finkatzen


saiatuz... Hori guztia, ale bakoitza aztertuz, baina prentsara eta beste argitalpen batzuetara joz ere bai. Hain da horrela, ezen 2016ko abenduaren 31n 8.970 erregistro baldin bazeuden zuzenduta eta hobetuta, urtebete geroago, 12.000 ziren.

Azken batean, Fototekari dagokionez, bistan da lehentasuna ematen zaiola oraindik

ere bai kopuruari (berriak sartzea) bai kalitateari (dagoeneko erabilgarri dagoen fondoa bilatzeko aukera edo terminoetan egokituta). Horrek oso emaitza positiboak ekarri ditu, zeren erabiltzaileek fede ematen baitute gero eta eraginkorragoa dela aurrekariak bilatzea.

4. EMANDAKO ZERBITZUAK. 4.1. Kanpo kontsultak.

Kanpo-kontsultak dira Irungo Udalekoak ez diren erabiltzaileek edo kolektiboek egiten dituztenak, eta, barne-kontrol gisa, bi taldetan sailkatu ohi ditugu: ikertzaileak eta jendea oro har. 4.1.1. Ikertzaileak.

Estatistika-ondorioetarako, “ikertzaileak" dira dokumentazioa eta prentsa historikoa kontsultatzeko aretoan bertara joanda gutxienez bost ordu ematen dituzten pertsonak. Erabiltzaile-mota horrek aholkularitza-maila handia behar izaten du, eta gehienbat horiek erabiltzen dituzte erabilgarri dauden deskribapen-tresnak (fondo historikoaren inbentario orokorra, fondo administratiboaren inbentario-zatiak eta prentsa, eta datu-basea) zerbitzuan bertan, nahiz eta batzuetan, bisitatzen gaituztenerako, dagoeneko gaiaren inguruko bilaketa batzuk egin dituzten web bidez.

Guztira, 81 pertsona bertaratu ziren Artxibora; 2016an baino 25 gehiago. Ondoren

agertzen dugun koadroan, xehetasun gehiago ematen dira hileko eta guztizko kontsulta-kopuruaren inguruan, zenbat erreprodukzio eskatu zituzten (fotokopia edo CD), …

Dokumentuak

Ikertzaileak

Kontsultak

Fotokopiak

Bertaratzeak

2016

2017

2016

2017

2016

2017

Urtarrila 108 147 59 180 28 29 Otsaila 36 197 36 18 26 32 Martxoa 6 173 6 158 21 28 Apirila 32 116 32 21 24 23 Maiatza 25 277 25 307 29 36 Ekaina 2 87 2 166 11 19 Uztaila 4 66 4 88 10 18 Abuztua 2 121 2 123 12 26 Iraila 124 84 7 21


Urria 21 159 21 18 16 27 Azaroa 113 128 113 14 27 20 Abendua 6 121 6 3 17 16 GUZTIZKOAK

979

1.716

306

1.180

228

295

Bistan da ikertzaile-kopurua asko hazi dela aurreko urtearekin alderatuz gero; eta

kontsulta-kopurua ere (liburu-kopurua, paper-sortak edo zerbitzatutako espedienteak) bikoiztu egin da. Ondorengo grafikoak ere eboluzio oso positibo hori erakusten du.

KONTSULTEN KONPARATIBOA ARTXIBO HISTORIKOAN 2016.-2017. URTEAK

0

50

100

150

200

250

300

Consultas 2017

Consultas 2016

Bestalde, erreprodukzioen eskaera-kopurua ia lau aldiz gehiago izan da, eta balantzea are positiboagoa da, kontuan hartzen badugu Artxiboko langileei eskatutako kopiez gainera, horiei eskatutakoak zenbatzen baitira (gehienak paper formatuan, nahiz eta formatu digitalean ere bai), gero eta ohizkoagoa da ikertzaileek berek lortzea argazki-kamera digitalak erabiliz, betiere aurretik baimena eskatuta. Kontuan hartzekoa da, halaber, ez direla zenbatzen web bidez bidaltzen diren material-kopiak; kostuan ere ez du ondoriorik, herrian bizi ez diren pertsonak direlako.

Ikertzaile guztietatik, barne-kontrolerako betetzeko ematen zaien fitxan jaso denez, 8

irakasleak dira, 13k lanbide tekniko eta administratiboetan jarduten dute (arkitektoak, ingeniariak eta aparejadoreak), 17 Letrekin zerikusia duten jardueretan aritzen dira (historialaria, dokumentalista, kazetaria, abokatua…), 8k beste lanbide batzuetan lan egiten dute, 22 erretiratuta daude, 2 funtzionarioak dira (espezialitatea zehaztu gabe) eta 11 ikasten ari dira (gehienbat Arkitektura).


Jatorriari dagokionez, 47 Irunen bizi dira, 28 Autonomia Erkidegoko gainerako

udalerrietan (gehienak Gipuzkoan), 1 beste autonomia2 batean eta 5 atzerrian3.

BERTARATZEEN KONPARATIBOA ARTXIBO HISTORIKOAN 2016-2017

0

5

10

15

20

25

30

35

40

Asistencias 2017

Asistencias 2016

4.1.1. Jendea oro har.

Ikertzaileez aparte, jende orotzat daukagu denbora askorik eskatzen ez duten informazio-eskaerak egiten dituzten erabiltzaileak, nahiz eta urtean behin baino gehiago bisitatu. Bereziki, hori da arkitekto, aparejadore eta higiezinetako agenteak, beren lanbideengatik aldizka obra-espedienteak begiratu beharrean gertatzen direnak.

4.1.2.1. Fototekarekin zerikusia duten kontsultak.

Fototekatik hasita, aurreko koadroan jasotako kontsulten konparatibotik ondorioztatzen denez, nabarmendu behar da erabiltzaile gutxiago dabilela eta erreprodukzio gutxiago eskatzen dela Artxiboko instalazioetan bertan aurrez aurre.

FOTOTEKA ZERBITZUA ARTXIBOAREN INSTALAZIOETAN (2016-2017)

Kontsulta

Albumak Kontsulta

Datu-basea

Erabiltzaileak

Kopiak 2016 2017 2016 2017 2016 2017 2016 2017

Urtarrila 5 3 5 2 5 3 1

2 Zehazki Madrilen. 3 Bi Argentinan eta gainerakoak Frantzian.


Otsaila 6 6 4 2 6 4 4 Martxoa 7 1 6 2 8 2 7 Apirila 6 7 5 3 7 7 4 5 Maiatza 10 2 8 4 11 3 11 8 Ekaina 7 3 6 2 7 4 19 Uztaila 5 7 2 6 2 4 4 Abuztua 3 2 1 3 1 1 Iraila 3 3 Urria 5 2 2 1 1 Azaroa 6 7 4 5 1 18 12 Abendua 6 3 4 2 GUZTIZKOAK 61 34 55 18 67 29 70 31

Alderantziz, aurreko ekitaldiarekin alderatuta, gehitu egin dira, kuantitatiboki eta

kualitatiboki irudi-eskariak eta haiek e-mail bidez zerbitzatzea; ez dira aurreko koadroan agertzen, baina kasu askotan, berriz digitalizatu behar izan dira, interesatuek eskatutako kalitatea lortzeko. Kasu batzuetan, materiala betikotu egin da, liburuetan argitaratu delako; esaterako: Fernando Larruquerten omenez Euskadiko Filmategiak argitaratutako monografia; Nestor Basterretxea artistari buruzko bideo bat, bere biloba Telmok sustatua; “Txikis de Bidasoa” elkartean publizitate-gida… Horretara gehitu dira aldi baterako erakusketetarako barne-mailan egindako ekarpena eta bide publikoko toki batzuetan jarritako plakak eta abar ere, udalak berak sustatuta.

Kasu zehatzak aparte utzita, Udal Artxiboaren webak aukera ematen du Fototekako

edukira sartzeko ez ezik baita Hemeroteka Fondoetara eta Inprimaki eta Historikora sartzeko ere. Horri dagokionez, weberako on-line kontsulta gutxiago egin da, 2016arekin alderatuta; hori egiaztatu du, behintzat, Informatikako Arloak aurreko eta oraingo ekitaldien artean egindako konparatiboak. Hala ere, konparatibo horrek erakusten du gaikako weba oraindik ere lider dela bisitari-kopuruari eta ikusitako orriei dagokienez.

Material grafikoari dagokionez –eta ez da Fototekakoa, Fondo Historiko eta

Administratibokoa baizik–, kalitatezko erreprodukzioak eskaneatu dira eskaripean; esaterako, Bartzelonako Unibertsitateko irakasle Francesc Nadalek "Historia de la cartografía urbana de España" libururako eskatu zuen (Institutu Geografiko Nazionalak argitaratzekoa); Alarde Tradizionaleko Artilleriako Bateriak eskatu zuen Palmera-Montero auzo-etxean erakusketa egiteko, eta Hondarribia inprimategiari ere eskaneatu zaio, 2018ko egutegia argitaratzeko.

ARTXIBOKO WEBAREN KONTSULTEN KONPARATIBOA

(2016-2017)

Bisitari kopurua Ikusitako orri kopurua

2016 2017 2016 2017 Urtarrila 15.389 11.294 23.091 16.647 Otsaila 19.137 15.144 27.813 21.548 Martxoa 19.232 20.357 28.556 28.175 Apirila 40.233 10.395 57.033 15.018


Maiatza 19.908 11.667 28.841 17.245 Ekaina 16.588 14.285 24.129 20.114 Uztaila 11.766 10.689 16.694 15.395 Abuztua 13.506 20.595 18.964 28.361 Iraila 13.432 24.565 19.399 32.714 Urria 13.575 12.115 20.562 17.766 Azaroa 18.439 15.016 26.000 22.139 Abendua 13.270 13.130 19.136 20.167 GUZTIZKOAK 214.475 179.252 310.218 255.289

Fototekari dagokion atalean azaltzen denez, 2017an, irudi asko eta asko digitalizatu

eta deskribatu ziren, gehienak partikularrek emandakoak eta arraroak eta zaharrak direlako nabarmentzen direnak. Adierazi beharko litzateke gero eta gehiago egiten direla, eta horretarako, adibidez, 2018an Alkatetzako Kabineteari eskatuko zaio hari buruzko erreportaje bat sartu dezala Udalaren Informazio Aldizkarian), herritarrak argazki-fondoa kontsultatzera animatu daitezen. Bestalde, xede horrekin, interesgarria litzateke webaren estetika eguneratzea eta haren Artxiboko webaren bilatzailea hobetzea, erakargarriago izan dadin.

4.1.2.2. Dokumentu Fondoetako eta Hemerotekako kontsultak.

Lehen esan dugunaren arabera ikertzailetzat dauzkagunak kontuan hartu gabe,

Fondo Historiko eta Administratiboetako materialei dagokienez, 1.126 espediente kontsulta egin dituzte herritarrek (1.362, 2016an); horietatik, guztira, 1887 erreprodukzio lortu dira (1.451, aurreko ekitaldian); horietatik gehienak, fotokopia formatuan. Ikusten da espediente gutxiago kontsultatu badira ere gero eta erreprodukzio gehiago egiten dela.

0

200

400

600

800

1000

1200

Expts. Consultados por mes

Expts. Consultados por

mes


Guztira, 86 erabiltzaile sartu dira esklusiboki Artxiboko instalazioetan bertan Prentsa Fondora (Hemeroteka), 2016an baino 7 gutxiago; eta egunkarien 53 fotokopia eskatu dituzte (113, aurreko ekitaldian). Aitzitik, kontsultei dagokienez, berriz, 5.932 ale kontsultatu dira 2017an; 2016an, berriz, 5.331 ale izan ziren.

Aipatu beharra dago ahalegin gehiago eskatzen duela Salis hiribideko kanpo-

gordailutik liburukiak ekarri beharrak, esaterako, “Deia”, “Egin" edo "El Mundo" egunkariak eta baita Aldizkari Ofizial zaharrak ere; horietatik, 10 erabili dira, eta hamar horietatik, 3 paperezko erreprodukzioak izan dira.

USUARIOS

CONS. FOT. CONS. FOT. CONS. FOT. CONS. FOT. CONS. FOT.

ENERO 270 1 15 430 2 7

FEBRERO 233 2 7 184 8

MARZO 360 60 122 11

ABRIL 183 1 2 298 7

MAYO 60 1 60 60 2 5

JUNIO 90 5 60 30 1 4

JULIO 428 2 60 22 510 10

AGOSTO 97 30 6 636 4 10

SEPTIEMBRE 180 505 7

OCTUBRE 150 180 3 5

NOVIEMBRE 30 272 8

DICIEMBRE 211 120 4

TOTAL 2292 11 121 2 112 6 90 23 3317 11 86

ANEXO 2

D. V. NOT. GIPUZKOA EL PAIS EL MUNDOOTROS (Prensa Local

y Revistas)

SERVICIO AL PÚBLICO DE PERIÓDICOS, REVISTAS Y SEMANARIOS AÑO 2017

Indarrean dagoen legeriak ezartzen duenez, aurtengo ekitaldian derrigorrezko betekizun bat inplementatu da: dokumentazio eta/edo informazioa eskuratu aurretik, eskatzaileek Nortasun Agiri Nazionala edo baliokide bat aurkeztuz identifikatu behar dute. Era berean, telefono-zenbaki bat emateko ere iradokitzen zaie, jakinaren gainean egon daitezen baldin eta bere intereseko gaiari buruz zerbait hobetu bada edo informazio berria baldin badago. Hori guztia behar bezala jasota geratzen da urteko kontsulten Erregistroan.

4.2. Barne kontsultak.

Barne-kontsultak dira espedienteen edo haietan jasotako informazioaren eskari guztiak, noiz eta haien sustatzaileak eta/edo hartzaileak Irungo Udaleko Unitate eta Arloetara atxikita dauden pertsonak direnean; hots, udaleko langileen funtzionamenduari eta zerbitzu emateari zorrozki instrinsekoa zaion zerbitzu bat da.


Kontsultak/Eskaerak Erreprodukzioak (papera eta/edo digitala)

2016 2017 2016 2017 Alkatetza-Lehendakaritza

173 101 287 133

Hirigintza 360 205 177 72 Ekonomia 85 128 357 1.520 Obrak eta Mantentzea 61 30 62 0 Kultura 45 11 117 2 Gizarte Ongizatea 3 0 8 0

GUZTIRA 727 475 1.008 1.727 Ikusi kasu honetan saldoa dezente murrizten dela zenbakitan, aurreko ekitaldiarekiko,

kontsulta orokorren kopuruari dagokionez, baina nabarmendu behar da dezente gehitu dela Ogasun Arloak eskatutakoak, batik bat Gainbalioko espedienteei buruzkoak, eta, ondorioz, erreprodukzio gehiago ere egin dela nabarmen, gehienak pdf formatuan.

Nabarmendu behar da zerrendatu berri diren eskaerei dagokienez, bere

espedienteak mailegatze-bidaltze hutsetik harago, esklusiboki horretan jardun behar izan duela Artxiboko arduradunak, dokumentu-bilaketa sakon egiteko eta gero haiei buruzko txostenak idazteko. Bereziki Alkatetzako Kabinetetik egindakoak dira; adibidez, Uranzu pilotalekuaren historiari buruz, Behobiako zubi zaharrari eta haren ondoan dagoen Goardia Kidegoari buruz, bi higiezinak egokitzeko obrak laster egin behar baitira, eta haien inguruan dagozkion panel erakusleak prestatzeko.

5. HEDATZEA ETA PUBLIZITATZEA. 5.1. Serapio Mugica ikerketa beka.

XIII. Serapio Mugica Bekarekin saritutako ikerketa argitaratzeko beharrezkoak diren izapideak beteta, zeinaren egilea Alfredo Moraza baita eta izenburua "La evolución de las fortificaciones en Irun en los siglos XVI-XIX: Una aproximación a la arquitectura defensiva en Gipuzkoa", eta, halaber, publikoarentzako salmenta-prezioa onestekoak eginda, apirilaren 28an egin zen haren aurkezpen ofiziala. Gaur egun, salgai dago bai formatu tradizionalean bai elektronikoan.

2017an, gainera, Beka beraren XV. edizioa deitu zen; gogoratu dezagun bi urteko

izaera duela. Aurkeztu ziren zazpi azterketa-proiektu edo -proposamenak kalifikatzeko epaimahaiko kideak azaroaren 20an bildu ziren, eta erabaki zuten Mikel Alberdi Sagardiak izenpetutakoaren alde ematea; izenburua: "Irun iraultzailea eta azken karlistada 1868-1876: gertakariak eta ondorioak". Zortzi egun geroago, erabaki hori berretsi egin zuen Alkatetzaren ebazpen batek.


5.2. Bisita gidatuak. Artxiboen Nazioarteko Eguna dela eta, bisita gidatua egin zen, helduentzako, Artxibo

Zerbitzuaren instalazioak eta bertako fondoak ezagutzera emateko. Hurrengo urteetan, aurreikusten da ospakizun hori aprobetxatzen jarraitzea kopuru mugatuko talde batekin gauza bera egiteko.

5.3. Kolaborazioak.

• Oso nabarmentzekoak dira komunikabideekiko harremanak. Ohizkoa denez, urte osoan, Artxiboko arduradunak kasu honetan parte hartu zuen egunkarietan albisteak argitaratzeko, adibidez, herriaren mugarte jurisdikzionalari buruz informatuz herriaren lurralde-barrutia eta ondoko herriena banatzen duten zedarriak ikusteko bisita aprobetxatuz.

Irratiari dagokionez, Artxiboko arduradunak, 2017an, berriz ere, Onda Vascarekin kolaboratu zuen; zehazki, elkarrizketa bat grabatuz Salvador Echeandia Gal irundarraren bizitzari eta obrari buruz.

• Era berean, aipatu beharra dago gero eta kolaborazio gehiago (aholkularitza

historikoa eta irudiak uztea) eskatzen dutela hainbat elkartek; esaterako, Artilleriako Bateriak, salbak botatzen utzi zuen 1817ko errege-agindua eman zueneko urteurrena ospatzeko; Lapitze Konpainiak, Alarde Tradizionalekoak, bere historia laburtzen duen bideo bat argitaratzeko; Etortur Gipuzkoako Lurrak, Amerikako euskal artzainei omenaldi bat antolatzeko; ....


• Alkatetzako Kabineteari laguntzen jarraitu dugu, “Ibilaldiak Irunen barrena" liburuko testuak ikuskatzen eta eguneratzen. Javier de Aramburu eta Javier Sagarzazu dira liburuaren egileak, eta 2018an argitaratuko da.

• Ohizkoa denez, lankidetzan jardun dugu "Luis de Uranzu Kultur Taldea" elkarteko lantaldearekin…


1. INTRODUCCION. El presente informe resume el resultado de la gestión (desde la perspectiva del tratamiento, la custodia, la preservación y la difusión del fondo documental depositado), así como de las distintas actividades gestionadas y organizadas directamente o en las que ha colaborado de forma activa el Archivo Municipal de Irun, todo ello a lo largo de 2017.

Dada la propia naturaleza del Servicio, siguiendo la pauta marcada en los años anteriores, el objetivo primordial ha consistido en la recogida, tratamiento, custodia y servicio de los fondos documentales, siendo dignos de especial mención los avances en el proceso de selección para desarrollar la política de expurgo, a fin de racionalizar el espacio disponible pero, también, una futura correcta gestión documental. Además, otra de las metas principales ha sido la ya tradicional de convertir al Archivo en un foco cultural dinámico y accesible para el público en general.

2. EL ARCHIVO MUNICIPAL DE IRUN Y SU PERSONAL.

A 31 de diciembre de 2017 en el Archivo Municipal de Irun hay depositados más de 1.500 metros lineales de documentación de archivo, sin incluir la Hemeroteca (prensa y boletines oficiales) ni la biblioteca auxiliar. De ellos, sobre 250 se corresponden con el Fondo Histórico y el resto con el Administrativo y, a día de hoy, son fácilmente localizables gracias a los distintos documentos de descripción disponibles que son, en concreto: un inventario general referido a los expedientes históricos, así como una base de datos informatizada concerniente a estos últimos y, además, a los demás fondos (Administrativo, Hemeroteca, Impresos y Fototeca).

La superficie de las instalaciones suma un total de 425 metros cuadrados, de los

cuales 400 están destinados a uso estrictamente archivístico. De estos últimos 310 metros son ocupados por los depósitos en dotados con 1.848 metros lineales de estanterías compactadas (armarios rodantes), a los que hay que sumar otros 381 metros lineales de estantes abiertos, éstos repartidos entre los depósitos y la sala de investigadores.

Las salas de consulta son dos con 25 plazas y 4 puntos de acceso a Internet. Se

dispone, asimismo, de 4 estancias de trabajo cuyo aforo es de, como mínimo, 12 personas, a cuya disposición se encuentran un total de 8 ordenadores.

A lo largo de 2017 se han acometido varias intervenciones en materia de mejora de

las instalaciones. Habida cuenta la notoria reducción de personal, para el mejor control y seguridad de los fondos, se han instalado en la dependencia de acceso varias taquillas en las que los usuarios deben depositar sus pertenencias (ropa de abrigo, bolsos, maletines de ordenadores…) antes de acceder a la sala de investigadores del piso superior y, asimismo, se ha actualizado el sistema de control por cámara de esta última, de la zona de recepción y del depósito inferior. Por otra parte, se ha avanzado en la dotación de cierre de seguridad la entrada a los depósitos, operación ésta que se prevé quede debidamente finalizada para comienzos de 2018.


También es reseñable la sustitución de todas las luminarias de la sala de

investigadores, que ahora dispone de iluminación led, mucho más efectiva a efectos de consulta de los documentos y que, además, supondrá a medio plazo un ahorro considerable de consumo energético.

Quedan pendientes de ser solventados los perjuicios derivados de la promoción de

viviendas en el solar colindante que, aunque afortunadamente no han afectado a los depósitos donde se custodia la documentación sí son muy notorios en la planta superior o de trabajo del Archivo, en la que se aprecian numerosas grietas de cierta consideración y otros desperfectos. A efectos de control de los mismos, a lo largo de 2017 han sido cursados por parte de la responsable del Servicio varios requerimientos de visita por parte del personal técnico responsable de la misma, así como del adscrito a los servicios municipales, a fin de que avalaran y garantizaran las condiciones de seguridad del personal y los usuarios.

A nivel de personal, tras la jubilación de quien cumplía las veces de Ordenanza en el

mes de marzo, a partir de ese momento la plantilla ha quedado reducida a dos personas; en concreto, la responsable del Servicio y un Auxiliar de Archivo. Por su parte, a fin de ir dando los primeros pasos en el proceso de expurgo (valoración, selección y eliminación documentales también desarrollaron labor profesional en el Archivo dos Auxiliares administrativas (contratadas eventualmente por un periodo de seis meses) hasta el mes de mayo.

Digna de mención es, asimismo, la presencia de un universitario que llevó a cabo

prácticas en el Archivo entre los meses de julio y agosto, de forma muy satisfactoria.

3. GESTION DEL ARCHIVO. 3.1. Ingreso y tratamiento documental.


3.1.1 Transferencia (ingreso) de documentos de archivo procedentes de otras Áreas, y

tratamiento de los mismos. Desde las distintas Áreas del Ayuntamiento de Irun fue transferida a lo largo de 2017

diversa documentación que, conjuntamente con parte de la recibida a finales de 2016, ha sido objeto cotejada y, en caso de ser necesario, también organizada (clasificada y ordenada), eliminando elementos nocivos tales como grapas, clips o gomas.

Hay que destacar que desde algunas Areas (Obras y Patrimonio, fundamentalmente)

fueron remitidos, sin previo aviso y sin la obligada hoja de transferencia, documentos y expedientes varios. En ambos casos, se aceptó el envío pero se advirtió a los empleados responsables de los envíos que el Reglamento de Archivo establece los cauces por los que deben ingresar los fondos y que, en lo sucesivo, éstos serán devueltos cuando, como ha sido el caso, no se cumpla el protocolo contemplado en los artículos 20, 21 y 22 de aquél.

• Bienestar Social:

� Como viene siendo habitual ingresaron las Resoluciones de la Delegada, las convocatorias y actas del Consejo correspondiente y de las Comisiones que de él dependen, así algunos expedientes de Subvenciones del Area, todos ellos fechados en 2011. Ya forman parte del Fondo Administrativo.

• Hacienda:

� Se ha proseguido con el alta de documentos que fueron remitidos por el Servicio de Intervención en el ejercicio anterior; en concreto los Libros registro de Certificaciones de Débito (correspondientes al periodo comprendido entre los años 1975 y 1989) y los referidos a Plusvalías de 1967 a 1995.

� Los 18 tomos encuadernados conteniendo Resoluciones del Area Económica de los años 2000 y 2014 que ingresaron en el mes de septiembre, han sido incorporados al Fondo Histórico.

� Ya han pasado a integrar, en este caso parte del Administrativo, varios expedientes remitidos en 2017 por la responsable del Area de Hacienda sin hoja de transferencia: propuesta de ampliación del presupuesto municipal ordinario (1988), tramitada por la Comisión Técnica presupuestaria; oferta de Diputación para gestión de la Agencia Ejecutiva (1980-1981); y control presupuestario de nóminas de personal (1982-1983).

• Estadística:

� Como es pauta en los últimos años, el libro registro de entrada y salida de

documentos correspondiente a 2016, en formato digital desde hace unos años, ha sido depositado para su custodia permanente.


� Al igual que este último expediente, se sumaron al Fondo Histórico los 49 tomos encuadernados de Copiadores de oficios que fueron recibidos en el mes de noviembre. Todos ellos se corresponden con los años 2016, excepto los referidos a Organización (2011-2016), Secretaría (2015-2016), Euskera (2015-2016), Estadística (2015-2016) y Contratación (2015-2016).

� En lo que a elecciones concierne fueron remitidos varios expedientes. A fecha 31

de diciembre de 2017 se ha incorporado al Fondo correspondiente a el que conciernelos Comicios Generales de 2015 (Congreso y Senado, quedando el resto para ser objeto de alta a lo largo del año siguiente.

• Urbanismo:

� Dada la notoria falta de espacio en las instalaciones de Kostorbe (cumple las veces de central del Area de Urbanismo y Obras), en 2015 la Jefa de la Unidad Administrativa de Disciplina Urbanística y Actividades solicitó transferir documentación urgentemente al Archivo Municipal.

Cumplidas las prevenciones para comprobar la eficiencia de las obras de impermeabilización llevadas a cabo por entonces y que tuvieron como que no se pudiera atender de forma inmediata la petición), en enero de 2017 se incorporaron finalmente al Archivo nuevos fondos que se corresponden con expedientes de "Obra mayor" (construcción, reforma y demolición, así como de segregaciones. Suman un total de 110 expedientes que a lo largo del año han sido dados de alta, pasando a integrar el Fondo Administrativo.

� También ingresaron, en este caso en el mes de noviembre, un total de 22 tomos

encuadernados de Resoluciones, correspondientes al periodo cronólógico comprendido entre 2001-2002 que, una vez incorporados a la base de datos y tras ser debidamente identificados, obran ya como parte del Fondo Histórico.

� Fue remitido, igualmente, el voluminoso Plan General de Ordenación Urbana aprobado en 2015, que está formado por 11 archivadores de gran formato que ocupan más de 5 metros.

� Quedan pendientes para ser objeto de tratamiento a lo largo de 2018 un total de 10 archivadores que se corresponden con la serie de Obra Mayor que fueron recibidos en el Archivo con fecha 26 de diciembre de 2017.

• Patrimonio.

Sin previo aviso y sin la debida hoja de remisión fue mandada desde

Patrimonio documentación, que no fue devuelta por no sobrecargar de trabajo a los notificadores, a quienes se encomendó el transporte físico de la misma.

A fecha de diciembre de 2017 la mayor parte de los documentos ya forman

parte del archivo definitivo, aprovechando espacios que han quedado vacantes durante los trabajos de cotejo del expedientes delFondo Administrativo o, incluso,


agregándolos a algunos de los que forman parte del mismo desde mucho tiempo atrás por corresponderse y completar los mismos. Se trata en concreto de: Cuentas del Patrimonio de la década de 1960, Rectificaciones del Inventario de Bienes y Derechos municipales (1977 y 1995-1997), Expedientes de compra-venta y permuta de terrenos (décadas de 1970-1990), Expedientes de contratación en materia de equipamiento del Polideportivo municipal de Artaleku (1986-1988), Escrituras notariales de adjudicaciones de obras, suministros y servicios (fundamentalmente de la década de 1970), etc.

3.1.2. Otras labores de tratamiento de documentación preexistente en el Archivo.

En el anterior apartado se ha hecho referencia a las tareas tratamiento archivístico y descripción informatizada acometida con la mayor parte de la documentación transferida al Archivo Municipal a lo largo de 2017 pero, por otro lado, se ha continuado, expediente a expediente, con la revisión de fondos que ya obraban con anterioridad a esa fecha en el Servicio mismo, llevando a cabo operaciones tales como:

• Cotejo de la documentación del Fondo Administrativo para solventar irregularidades que

impiden, en más ocasiones de lo deseable, localizar la información y que ralentizan el quehacer diario, tales como: errores o falta de concreción en la descripción; existencia de duplicados; dispersión de documentos que deben conformar una mismo expediente; direcciones postales asignadas en la ficha descriptiva que no se corresponden con las actuales numeraciones y designación de calles (el caso de documentos anteriores a 1987), etc.

Además de su mejor localización, otra de las ventajas que conlleva esta tarea

es la que permite llevar un control exhaustivo de los expedientes que, habiendo sido prestados en su momento, no han sido restituidos a día de hoy, incumpliendo el Reglamento del Archivo que establece un plazo máximo de 3 meses para que la documentación permanezca fuera de nuestras instalaciones (salvo causa debidamente motivada). Por ello, simultaneando la revisión de los expedientes, se viene redactando un inventario para proceder a reclamar la devolución inmediata de la que, a fecha diciembre de 2017, supera ya el centenar de ejemplares pendientes de reintegro que obran aún en las oficinas de otras Areas, la de Urbanismo fundamentalmente.

A este respecto, los archivadores del Fondo Administrativo revisados en

2017 suman un total de 2854 que contienen un total de 4.005 expedientes frente a los

4 Se corresponden, en concreto, con las unidades de instalación (archivadores tipo A/Z) siguientes: 130, 260, 295, 316, 324, 335, 338, 340, 341, 346, 347, 363, 366, 371, 377, 382, 383, 389, 392, 399, 401, 405, 406, 407, 417, 418, 420, 426, 427, 430, 432, 441, 449, 459, 467, 471, 480, 507, 508, 510, 512, 523, 524, 532, 545, 549, 550, 551, 552, 554, 568, 573, 574, 575, 582, 583, 586, 588, 591, 603, 616, 619, 917, 949, 950, 951, 952, 953, 954, 955, 956, 958, 959, 1018, 1023, 1238, 1247, 1248, 1257, 1258, 1261, 1262, 1271, 1272, 1273, 1274, 1275, 1276, 1277, 1279, 1280, 1281, 1282, 1283, 1284, 1285, 1286, 1288, 1289, 1290, 1291, 1292, 1293, 1294, 1295, 1297, 1298, 1299, 1300, 1301, 1302, 1303, 1304, 1305, 1306, 1307, 1308, 1309, 1310, 1311, 1312, 1313, 1315, 1317, 1372, 1445, 1447, 1449, 1453, 1474, 1484, 1511, 1516, 1602, 1603, 1609, 1611, 1643, 1657, 1658, 1663, 1674, 1675, 2606/1, 2754, 2755, 2756, 2757, 2758, 2759, 2760, 2910, 2911, 2912, 2913, 2914, 2915, 2916, 2917, 2918, 2919, 2920, 2921, 2922, 2923, 2924, 2932, 2935, 3007, 3008, 3016, 3017, 3059, 5188, 5284, 5290, 5292, 5310, 5333, 5338, 5340, 5343, 5344, 5347, 5349, 5909, 5921, 5937, 5938, 6051, 6064, 6102, 6116, 6177, 6194, 6195, 6196, 6197, 6203, 6206, 6208, 6211, 6213, 6216, 6219, 6273, 6302, 6376,


un total de 3.262 del año anterior fueron objeto de revisión, lo que supone un notable incremento.

Todos ellos han sido examinados, mejorando, completando y actualizando la

reseña de su contenido en la base de datos, añadiendo descriptores a fin de facilitar las búsquedas, sustituyendo las carpetillas o guardas cuando estaban deterioradas, unificando expedientes que se complementan entre sí, eliminando duplicados y elementos metálicos de agrupación (grapas, clips…)...

Hay que advertir que no se computan en este caso las unidades de

instalación que, correspondiéndose con las series documentales de "Plusvalías" y "Expedientes de Obra menor", han sido ya seleccionadas para su eliminación física según las pautas marcadas por la COVASED (Comisión de Selección y Valoración Documental de Euskadi). A ellas nos referiremos en el apartado correspondiente a la operación del expurgo documental.

• Simultaneando las operaciones recién apuntadas, en aquellos casos en que se ha

procedido la eliminación física de documentos repetidos o a la agregación de uno o varios expedientes en el principal, ha quedado espacio vacante en las unidades de

6377, 6399, 6402, 6470, 6479, 6480, 7089, 7090, 7098, 7106, 7155, 7156, 7157, 7158, 7163, 7164, 7165, 7166, 7168, 7175, 7185, 7192, 7194, 7201, 7204, 7207, 7208, 7234, 7867,7872, 7880, 8017, 8018, 8019, 8020 (2º archivador), 8022, 8048, 8049, 8526, 8528, 8530, 8550, 8551, 8599, 8617, 8618, 8619, 8624, 8625, 8629, 8630, 8631, 8632, 8633, 8665, 8675, 8690, 8693, 8694, 8696, 8698, 8984, 9736, 9737, 9738, 9739, 9740, 9743, 9744, 9750, 9751, 9752, 9753, 9754, 9755, 9756 y 9769.


instalación, que queda disponible para la ubicación de documentos que han ingresado en el Archivo por vía de transferencia.

• En lo que al Fondo del Juzgado ingresado hace muchísimos años y que, poco a poco va siendo añadido al Fondo Administrativo, durante el presente año han sido dados de alta algunos de los expedientes referidos al personal adscrito a los Juzgados municipal y comarcal.

• A fin de asegurar el exhaustivo cumplimiento de la legislación vigente en materia de Protección de Datos de Carácter Personal se interesó del personal informático la mejora de la aplicación o base de datos documental, creando un "campo" al que sólo tiene acceso el personal adscrito al Archivo, a fin de relegar a él la identidad de las personas interesadas en los expedientes especialmente sensibles, como es el caso de los referidos a Asistencia Social. A fecha 31 de diciembre han sido objeto de atención a este respecto unos 200 registros pero se prevé priorizar la operación en los primeros meses de 2018.

Con esta medida, a la par que se conseguirá mantener el obligado anonimato de los particulares en cuestión, cuando a los usuarios se les permita el acceso libre a la base de datos. Otra ventaja es que conseguiremos facilitar la localización de las unidades del Area de Bienestar Social que, en breve, serán objeto de selección documental y, llegado el caso, expurgo.


3.1.3. Avances en la operación de expurgo.

Con respecto a este último, destacar que el Archivo Municipal viene admitiendo desde hace muchos años un número limitado de documentación, debido a la notora escasez de espacio disponible. Por consiguiente, las distintas Areas municipales vienen reclamando transferir parte de los fondos de sus archivos centrales al Municipal, de ahí que resulte prioritario acometer la tarea de eliminación física, previa la valoración y selección de las distintas series documentales que no tienen por qué ser objeto de conservación permanente.

Así, aplicando las Tablas de Valoración ya aprobadas por la COVASED, dada la

necesidad de normalización de la práctica archivística y que el Archivo de la Ciudad forma parte del Sistema Nacional de Archivos de Euskadi, se ha avanzado en el proceso, afianzando los contactos con los máximos responsables de las Areas de Hacienda, Urbanismo y Bienestar Social a fin de avanzar en la futura planificación de la política de expurgo.

Contando ya con su visto bueno y, por consiguiente, con su disposición favorable de

cara a la emisión de un futuro informe favorable apoyando la eliminación, previa la correspondiente propuesta emitida por la responsable del Archivo, dado el notorio espacio físico que ocupan ya han sido seleccionados un notable número de expedientes de Plusvalía y de Obra menor para proceder a su destrucción física cuando proceda; eso sí, siguiendo los cauces establecidos para lograr el visto bueno de la citada Comisión antes de llevarla a la práctica.

Con respecto a la primera de dichas series documentales, el trabajo fue

encomendado a las dos auxiliares administrativas que comenzaron a trabajar en este Servicio en noviembre de 2015 con dicho objeto y que, siguiendo las pautas marcadas por la Archivera, cotejaron los expedientes de Plusvalía datados entre los años 1977-1993.

Una vez separados de los que serán objeto de eliminación física, fueron asignando

una nueva signatura y dando de alta de forma individualizada en la base de datos todos aquellos que sí han de ser conservados (esto es, los que se refieren a propiedades titularidad del Ayuntamiento mismo, de Sociedades Públicas dependendientes de mismo, las que fueron objeto de reclamación…). Por otro lado, dada su representatividad, fue desgajado de los ejemplares destinados a destrucción el material gráfico (planos), asismismo, para su conservación permanente.

Cabe reseñar que, habida cuenta que los correspondientes a 1977 que, en prinicipio,

no eran susceptibles de ser conservados, serán restituidos en 2018 al Fondo Administrativo, en cumplimiento del plazo de 40 años que establece la Ley de Patrimonio Histórico Español y que prevé la futura Ley de Archivos de Euskadi. Por consiguiente, una vez descontados del cómputo total, resulta, que los archivadores o unidades de instalación que quedan seleccionados para su destrucción suman un total de 192.


En lo que a la serie "Obra menor" concierne, la responsable del Archivo ha sido

quien personalmente ha acometido el cotejo de todos y cada uno de los expedientes contenidos en un total de 68 archivadores y, de ellos:

• 25 están listos para su eliminación.

• 19 quedan libres para ser reaprovechados con nuevas incorporaciones de fondos por

vía de futuras transferencias.

• El resto contiene 2.799 expedientes de la serie que fueron seleccionados para su conservación permanente, siguiendo criterios archivísticos pero contando, también con el consenso previo con la TAG Jefa de la Unidad Administrativa de Urbanismo. A este respecto se trata de todos los referidos a obras de cierta consideración, los que incluyen planos, los que afectan a elementos comunes de los edificios (a excepción, por ejemplo, del mero retejo de cubiertas), los que se refieren a edificios especialmente representativos y/o de titularidad pública…

Todos y cada uno de ellos, tras la asignación de la correspondiente nueva signatura, han sido incorporados a la base de datos del Archivo siendo inmediatamente localizables a través de la misma, cuestión inviable hasta la fecha porque estaban agrupados por código interno correlativo anual, bajo el término genérico "Expedientes de obra menor", sin más detalle.


3.2. Medidas de control de la conservación del patrimonio documental.

Tras las obras de impermeabilización de la cubierta del depósito principal, recién estrenado 2017 todos los documentos que habían sido desalojados parcialmente unos meses antes como medida de prevención, fueron repuestos al lugar que les corresponde.

Así las cosas, una vez recuperada la normalidad se volvió a contratar los servicios de

la empresa T.S.A. para controlar las condiciones medioambientales de las instalaciones del Archivo, a través de tareas tales como la descarga de datos climáticos, el registro de actividad de insectos degradadores y de la humedad del papel, el análisis microbiológico y la luxometría…

Cabe destacar como gran novedad que dicha razón social ha sustituido los tres

antiguos aparatos registradores de humedad relativa y temperatura (dos de ellos ubicados en el depósito de los fondos inferior y uno en el superior) por otras tantas nuevas unidades que recogen datos cada dos horas y que, dado que permiten la consulta a través de la red Wifi, hacen posible que los datos puedan ser extraídos de manera remota por la empresa misma, a la par que permiten un incremento del nivel de vigilancia de las condiciones medioambientales porque posibilita contar con alertas más tempranas en el supuesto de que se produjeran notorios desajustes en parámetros tales como la temperatura y la humedad relativas.


3.3. Restauración de documentos. Dada la importante inversión que viene suponiendo el refuerzo con personal eventual

en materia de personal, cuestión clave dada la precaria situación de la plantilla, como en 2017 se optó por no destinar en el presupuesto municipal aplicación alguna para financiar las antaño tradicionales campañas de restauración de documentos.

Eso sí, se sigue avanzando en la identificación de documentación (especialmenre del

Fondo Histórico) cuyo estado de conservación es precario, en mayor o menor medida, para priorizar la atención que merece en su momento.

3.4. Ingreso de publicaciones para la biblioteca auxiliar y la hemeroteca, y donaciones

de materiales varios (excepto Fototeca).

Alcaldía remite los ejemplares atrasados de "El Diario Vasco", "Noticias de Guipúzcoa", "El Mundo" y "El País" que quedan disposición de la ciudadanía durante seis meses, pasados los cuales se procede a su retirada para el reciclaje. Eso sí, el Archivo sigue suscrito a la edición electrónica del primero de los títulos referidos porque es el de mayor tirada y el más popular de la Provincia, permitiendo la consulta de antecedentes de interés a partir de 2011.

En relación a las publicaciones seriadas, se sigue completando la colección con la

cesión por parte de las entidades editoras, como es el caso de títulos como, “Aia”, “Joló”, "Oarso", “Irun: revista municipal”, "Boletín de Estudios del Bidasoa", etc. Por otra parte, cabe reseñar las donaciones desinteresadas siguientes:


• Un antiguo grabado-litografía de F. Grenier, fechado en 1819 y que se corresponde con la serie "Victoires et Conquetes" bajo el título "Combat de St. Martial" en 1794, cedido por Ramón Guirao.

• El nº 1 de la revista "Irungo Atsegiña", editada en abril de 1936 (el Archivo ya disponía previamente de un ejemplar) por Angel Guitera.

• Varias reproducciones (copias simples) de artículos de prensa y de documentación recopilada en otros Archivos y Centros de Documentación por el fallecido Nicolás Aguirre, relacionados con temas de su interés.

• Ejemplares varios, fundamentalmente de "El Diario vasco", pendientes de ser sometido a cotejo pero que se sospecha ya forman parte de la Hemeroteca, aportación de Carlos gallego Albertos. Con respecto a la biblioteca especializada cabe destacar, como siempre, la

aportación de publicaciones donadas por varias personas particulares y entidades públicas (entre ellas el Ayuntamiento mismo cuando es el editor o colabora en la financiación) y privadas, así como de las recibidas cumpliendo con el convenio de autorización para la utilización de imágenes de la Fototeca municipal y/o de los Fondos documentales de este Archivo.

3.5. Digitalización. 3.5.1. Previsiones en materia de digitalización y catalogación de prensa histórica.

El Fondo Hemeroteca puede ser consultado en las instalaciones del propio Archivo pero en el caso de la prensa histórica, además, los interesados pueden acceder a ella a través de la web temática, lo que supone un doble beneficio: primero, se asegura su óptimo estado de conservación al evitar el manejo directo y, segundo, se le da la mayor difusión posible.

Sigue pendiente la digitalización, cuando menos de la crónica local, de los

ejemplares de “El Diario Vasco”, “La Voz de España” y “Unidad” que, correspondientes a las décadas de 1950, 1960 y 1970 y que constituyen una colección única, fueron donados por la familia de Juan Antonio Lecuona en 2011. La pretensión es acometer esta tarea –que no puede ser llevada a cabo por el personal del Archivo mismo, a falta de los medios materiales necesarios por tratarse de ejemplares de gran formato– en un futuro no muy lejano para su paulatina incorporación a la web.

Asimismo y en atención a la demanda ciudadana, sería deseable proceder al

"vaciado" o descripción detallada del contenido de la prensa local, a fin de posibilitar una exacta localización de antecedentes, dado que hoy por hoy sólo se puede acceder a los ejemplares completos pero no a noticias específicas o temáticas. A este respecto, convendría plantearse la contratación de personal con un cierto grado de especialización dado el cometido de que se trata, del tipo documentalista.


3.5.2. Digitalización, catalogación y nuevas incorporaciones a la Fototeca.

A fecha 31 de diciembre de 2016 el fondo fotográfico del Archivo Municipal de Irun debidamente digitalizado y catalogado contaba con 57.619 registros, accesibles al público presencialmente a través de la base de datos, salvo aquellos que por su contenido (en especial retratos de niños desnudos) o carácter defectuoso (imágenes veladas o de mala calidad) se ha decidido excluir de consulta.

Un año después la Fototeca digital municipal cuenta con 58.912 o, lo que es lo

mismo, a lo largo de 2017 han sido incorporados más de 1.293 ejemplares. La constante aportación de material gráfico por particulares, en especial cuando se

trata de postales antiguas (como es el caso de la identificadas con las referencias 57.660 a 57.863), viene suponiendo una importante inversión de tiempo al ser sometidas a un cotejo previo para seleccionar como nuevas altas únicamente aquellas instantáneas que no obran ya en la Fototeca municipal, evitando así duplicados innecesarios.

Como en el año precedente una gran parte del nuevo material se corresponde con

postales depositadas temporalmente por Gorka Alvarez Aramburu. Completan el total las fotografías propiedad de Manuel Bandrés (que versan fundamentalmente sobre la Cofradía del Salmón), Alvaro Ripa y Sergio de Luis Oka; varias instantáneas muy representativas localizadas durante el cotejo de expedientes del Fondo Administrativo; así como retratos de estudio adquiridos en su día a Fotokruz.

El fotógrafo profesional Matías Guilló, ha seguido depositando en concepto de

donación desinteresada numerosos originales de su fondo fotográfico, que, conjuntamente con las que ingresaron desde mediados de 2016, se prevé ir incorporando a la Fototeca digital a lo largo del año 2018, previo su concienzudo tratamiento (archivado de originales en albumes o expedientes, digitalización, identificación y descripción para la recuperación por medios telemáticos).


Destacar, por último que el citado Sergio de Luis ha cedido sin contraprestación alguna, asimismo, una serie en formato papel de 11 fotografías de pequeño formato referidas todas ellas al incendio de la Ciudad de septiembre de 1936.

Conviene recordar que en aplicación de la Ley de Protección de Datos de carácter

personal, los retratos de estudio (que suman más de 23.000 registros) siguen sin estár disponibles vía web y únicamente son susceptibles de consulta de forma presencial en las instalaciones de este Servicio. En razón a ello, aun disponiendo en propiedad de miles de originales pendientes de digitalización, sin dejar de prestarles esporádicamente la atención que merecen (de hecho, en 2017 fueron escaneados y descritos un total de 894 de ellos), se viene priorizando la digitalización de fondos que sí pueden ser objeto de libre difusión.

Como es habitual desde 2010, todas las tareas arriba referidas vienen siendo

desarrolladas por el propio personal del Archivo, si bien en esta ocasión se ha contado para el trabajo físico del escaneo con el soporte del alumno universitario en prácticas mencionado previamente.

Revisión de registros de fotografías que son susceptibles de consulta por vía web.

A tenor de los resultados, es indudable la atención prioritaria que se sigue prestando a la Fototeca, habida cuenta que se trata de un servicio objeto de gran demanda a través del Servicio de Archivo mismo presencialmente y, ante todo, vía web pero que, asimismo, nos consta es objeto de divulgación a través de las redes sociales (Facebook, Instagram…).

A mayor abundamiento, aparte de dar de alta y seguir sumando fotografías al Fondo

según ha quedado apuntado, se ha priorizado en 2017 aún más la revisión de los asientos descriptivos ya disponibles, en aras a facilitar las búsquedas gracias a la mayor concreción en cuanto a la identificación de personas y lugares, añadiendo descriptores, tratando de fijar la fecha en la medida de lo posible, etc., todo ello a través de la mera observación de cada ejemplar pero, también, recurriendo a prensa y otras publicaciones. Tanto es así que, si a fecha 31 de diciembre de 2016 eran 8.970 los registros que habían sido ya objeto de corrección y mejora, un año después el total suma en torno a los 12.000.

En definitiva, en relación a la Fototeca a la vista está que se sigue priorizando no

sólo la cantidad (nuevas incorporaciones) sino, también, la calidad (adecuación de términos u opciones de búsqueda del fondo ya disponible), lo que viene arrojando resultados muy positivos puesto que los usuarios dan fe de que la localización de antecedentes resulta cada vez más efectiva.

4. SERVICIOS PRESTADOS. 4.1. Consultas externas.

Por consultas externas entendemos todas aquellas cuyos destinatarios son individuos o colectivos ajenos al Ayuntamiento de Irun y que, a modo de control interno, venimos clasificando tradicionalmente en dos grupos distintos: investigadores y público en general.


4.1.1. Investigadores.

A efectos estadísticos tienen la consideración de "investigador" todas aquellas personas que han dedicado presencialmente un mínimo de cinco horas en la sala habilitada al efecto a la consulta de documentación y de prensa histórica. Este tipo de usuario requiere normalmente de un alto grado de asesoramiento y es el que mayoritariamente hace uso de los instrumentos de descripción disponibles (inventario general del fondo histórico, inventarios parciales del administrativo y la prensa, y base de datos) en el propio Servicio, aunque, en ocasiones, para cuando nos visitan ya han realizado búsquedas aproximativas a través de la web.

Los que frecuentaron el Archivo presencialmente sumaron un total de 81 personas,

25 más que en 2016. En el cuadro incluido a continuación, se aportan más detalles en cuanto al número de consultas mensuales y totales, el número de reproducciones (en fotocopia o CD) que solicitaron...

Documentos

Investigadores

Consultas

Fotocopias

Asistencias

2016

2017

2016

2017

2016

2017

Enero 108 147 59 180 28 29 Febrero 36 197 36 18 26 32 Marzo 6 173 6 158 21 28 Abril 32 116 32 21 24 23 Mayo 25 277 25 307 29 36 Junio 2 87 2 166 11 19 Julio 4 66 4 88 10 18 Agosto 2 121 2 123 12 26 Septiembre 124 84 7 21 Octubre 21 159 21 18 16 27 Noviembre 113 128 113 14 27 20 Diciembre 6 121 6 3 17 16 TOTALES

979

1.716

306

1.180

228

295

A la vista está que el número de investigadores se ha incrementado sustancialmente

con respecto al año anterior, como, también el de consultas (número de libros, legajos o expedientes servidos) que se ha doblado. El gráfico que incluimos a continuación también ilustra esta más que positiva evolución.


COMPARATIVA DE CONSULTAS EN EL ARCHIVO HISTÓRICO AÑOS 2016-2017

0

50

100

150

200

250

300

Consultas 2017

Consultas 2016

Por su parte, el de reproducciones interesadas prácticamente se ha cutriplicado, siendo el balance aún más positivo si tenemos en cuenta que, aparte de las copias (mayoritariamente en formato papel, aunque también en formato digital) solicitadas al personal del Archivo (que son las que se computan), cada vez es más habitual que los investigadores mismos las obtengan a través del recurso a cámaras fotográficas de tipo digital, previa solicitud de permiso. Otra cuestión a tener en cuenta es que no se suelen contabilizar las copias de material que se remiten por vía web sin repercutir el coste por tratarse de personas no residentes en la localidad.

Del total de investigadores, según han hecho constar en la ficha que se les entrega

para su cumplimentación a efectos de control interno, 8 son docentes, 13 se dedican a profesiones técnicas y administrativas (arquitectos, ingenieros y aparejadores), 17 ejercen actividades relacionadas con las Letras (historiador, documentalista, periodista, abogado…), 8 trabajan en oficios varios, 22 están jubilados, 2 son funcionarios sin especificar la especialidad y 11 cursan estudios (mayoritariamente de Arquitectura).

En lo que a su procedencia concierne, 47 residen en Irun, 28 en municipios del resto

de la Comunidad Autónoma (mayoritariamente de Gipuzkoa), 1 en otra Autonomía5 y 5 en el extranjero6.

5 En concreto Madrid. 6 Dos en Argentina y el resto en Francia.


COMPARATIVA DE ASISTENCIAS EN ARCHIVO HISTÓRICO 2016-2017

0

5

10

15

20

25

30

35

40

Asistencias 2017

Asistencias 2016

4.1.2. Público en general.

Al margen de los investigadores, entendemos por público en general a aquellos usuarios cuyas demandas de información no requieren de una inversion excesiva de tiempo, aunque nos visiten en más de una ocasión a lo largo del año (en especial este es el caso de arquitectos, aparejadores y agentes inmobiliarios que por su profesión están obligados a la consulta periódica de expedientes de obra).

4.1.2.1. Consultas relacionadas con la Fototeca.

Comenzando por la Fototeca, según se desprende de la comparativa de las consultas contenidas en el cuadro precedente, es de resaltar la disminución de usuarios y número de reproducciones solicitadas presencialmente en las instalaciones mismas del Archivo.

SERVICIO DE FOTOTECA EN LAS INSTALACIONES DEL ARCHIVO (2016-2017)

Consulta

Albumes Consulta

Base datos

Usuarios

Copias 2016 2017 2016 2017 2016 2017 2016 2017

Enero 5 3 5 2 5 3 1 Febrero 6 6 4 2 6 4 4 Marzo 7 1 6 2 8 2 7 Abril 6 7 5 3 7 7 4 5 Mayo 10 2 8 4 11 3 11 8 Junio 7 3 6 2 7 4 19


Julio 5 7 2 6 2 4 4 Agosto 3 2 1 3 1 1 Septiembre 3 3 Octubre 5 2 2 1 1 Noviembre 6 7 4 5 1 18 12 Diciembre 6 3 4 2 TOTALES 61 34 55 18 67 29 70 31

Por el contrario, la petición de imágenes y su servicio por vía mail (que no constan en

el cuadro precedente) se han incrementado cuantitativa y cualitativamente (en muchos casos ha habido que volver a digitalizarlas para obtener la calidad demandada por los interesados) con respecto al ejercicio anterior. En algunos casos el material ha quedado perpetuado con su publicación en libros: la monografía editada por la Filmoteca Vasca en homenaje a Fernando Larruquert, un vídeo sobre el artista Nestor Basterretxea promovido por su nieto Telmo, la guía publicitaria de la Asociación "Txikis del Bidasoa"…, a lo que se suma la aportación a nivel interno para exposiciones temporales, las placas instaladas en espacios de la vía pública… promovidos por el Ayuntamiento mismo.

Casos concretos aparte, las consulta on-line de la web del Archivo Municipal (que,

permite el acceso no sólo al contenido de la Fototeca sino, también, de los Fondos Hemeroteca, Impresos e Histórico) ha descendido con respecto a 2016. Así lo acredita la comparativa entre el ejercicio anterior y el presente, aportada por el Area de Informática, que demuestra, no obstante, que la web temática sigue siendo objeto líder en cuanto a la demanda en cuanto al total de visitantes y páginas vistas.

En relación a material gráfico que no forma parte de la Fototeca sino de los Fondos

Histórico y Administrativo se han escaneado a demanda reproducciones de calidad a petición de Francesc Nadal, profesor de la Universidad de Barcelona para el libro "Historia de la cartografía urbana de España" (a editar por el Instituto Geográfico Nacional), a la Batería de Artillería del Alarde Tradicional para su exposición en el Centro Cívico Palmera-Montero, y a la Imprenta Hondarribia para la edición del calendario 2018, entre otros.

COMPARATIVA DE CONSULTAS DE LA WEB DEL ARCHIVO

(2016-2017)

Nº visitantes Nº páginas vistas 2016 2017 2016 2017

Enero 15.389 11.294 23.091 16.647 Febrero 19.137 15.144 27.813 21.548 Marzo 19.232 20.357 28.556 28.175 Abril 40.233 10.395 57.033 15.018 Mayo 19.908 11.667 28.841 17.245 Junio 16.588 14.285 24.129 20.114 Julio 11.766 10.689 16.694 15.395 Agosto 13.506 20.595 18.964 28.361 Septiembre 13.432 24.565 19.399 32.714 Octubre 13.575 12.115 20.562 17.766


Noviembre 18.439 15.016 26.000 22.139 Diciembre 13.270 13.130 19.136 20.167 TOTALES 214.475 179.252 310.218 255.289

Tal y como se explica en el apartado correspondiente a la Fototeca, a lo largo de

2017 se digitalizaron y describieron un altísimo número de imágenes, en su mayoria de aportación particular y que destacan por su rareza y antigüedad. Convendría publicitar el constante incremento de la misma (con tal efecto, por ejemplo, a lo largo de 2018 se solicitará del Gabinete de Alcaldía la inclusión de un reportaje sobre la misma en el Boletín de Información Municipal), a fin de animar a los ciudadanos a la consulta del fondo fotográfico y, asimismo, con este objeto sería interesante "actualizar" la estética de la web y mejorar su buscador de la web del Archivo para que resulte más atractiva.

4.1.2.2. Consultas de los Fondos documentales y de la Hemeroteca.

Sin contar a quienes tienen la consideración de "investigadores" (a los que nos

hemos referido previamente), la cifra de los materiales correspondientes a los Fondos Histórico y Administrativo interesados por los ciudadanos arroja el resultado de 1.126 expedientes consultados (1.362 en 2016), de los que se han obtenido un total de 1.887 reproducciones (1.451 en el ejercicio anterior), éstas mayoritariamente en formato fotocopia. Obsérvese que si bien ha descendido ligeramente el número de expedientes consultados, sigue incrementándose el número de reproducciones.

0

200

400

600

800

1000

1200

Expts. Consultados por mes

Expts. Consultados por

mes

El número de usuarios que presencialmente en las instalaciones del Archivo han

accedido en exclusiva al Fondo Prensa (Hemeroteca) suman un total de 86 (7 menos que en 2016), que han solicitado 53 fotocopias (113 en el ejercicio anterior) de los periódicos. Por el contrario, el de consultas arroja un saldo positivo de 5.932 ejemplares en 2017 (frente a los 5.331 que fueron objeto de consulta a lo largo de 2016).


Es digno de mención, el esfuerzo añadido que supone tener que trasladar volúmenes

desde el depósito externo de la avenida de Salís en el caso de títulos tales como "Deia", "Egin" o "El Mundo", extremo que es, asimismo, aplicable a los Boletines Oficiales antiguos, de los cuales se han servido un total de 10 y, de ellos, 3 reproducciones en papel.

USUARIOS

CONS. FOT. CONS. FOT. CONS. FOT. CONS. FOT. CONS. FOT.

ENERO 270 1 15 430 2 7

FEBRERO 233 2 7 184 8

MARZO 360 60 122 11

ABRIL 183 1 2 298 7

MAYO 60 1 60 60 2 5

JUNIO 90 5 60 30 1 4

JULIO 428 2 60 22 510 10

AGOSTO 97 30 6 636 4 10

SEPTIEMBRE 180 505 7

OCTUBRE 150 180 3 5

NOVIEMBRE 30 272 8

DICIEMBRE 211 120 4

TOTAL 2292 11 121 2 112 6 90 23 3317 11 86

ANEXO 2

D. V. NOT. GIPUZKOA EL PAIS EL MUNDOOTROS (Prensa Local

y Revistas)

SERVICIO AL PÚBLICO DE PERIÓDICOS, REVISTAS Y SEMANARIOS AÑO 2017

Según establece la legislación en vigor, en el presente ejercicio se ha implementado el requisito obligatorio de que, antes de acceder a la documentación y/o información, los solicitantes se identifiquen presentando su Documento Nacional de Identidad o equivalente; asimismo, se les sugiere la aportación de un número de teléfono para tenerles al corriente en el caso de que se pueda mejorar o aportar nueva información con respecto al tema objeto de su interés. De todo ello queda la debida constancia en el Registro de consultas anuales.

4.2. Consultas internas.

Por consultas internas entendemos todas aquellas demandas de expedientes o de información contenida en los mismos, cuyos promotores y/o destinatarios son personas adscritas a las distintas Unidades y Áreas del Ayuntamiento de Irun; es decir que se trata del servicio estrictamente intrínseco al funcionamiento y prestación de servicio por parte del personal municipal.


Consultas/Peticiones

Reproducciones (papel y/o digital)

2016 2017 2016 2017 Alcaldía-Presidencia 173 101 287 133 Urbanismo 360 205 177 72 Económica 85 128 357 1.520 Obras y Mantenimiento 61 30 62 0 Cultura 45 11 117 2 Bienestar Social 3 0 8 0

TOTAL 727 475 1.008 1.727 Obsérvese que en este caso el saldo se reduce numéricamente de forma

considerable con respecto al ejercicio previo en relación al número de consultas generales, aunque es digno de resaltar el considerable aumento de las interesadas por el Area de Hacienda, referidas fundamentalmente a expedientes de Plusvalía y con el consiguiente notorio incremento en cuanto a las reproducciones (mayoritariamente en formato pdf) servidas.

Hay que destacar que parte de las solicitudes recién relacionadas, más allá del mero

préstamo-remisión de los expedientes en sí mismos, han requerido la dedicación en exclusiva de la responsable del Archivo para llevar a cabo una búsqueda documental en profundidad y la posterior redacción de los pertinentes informes. Se trata en especial a las cursadas por el Gabinete de Alcaldía, por ejemplo, en relación a la historia del frontón Uranzu, del antiguo Puente de Behobia y del Cuerpo de Guardia radicado junto al mismo, ante la inminente ejecución de obras de adecuación de ambos inmuebles, y a fin de preparar los correspondientes paneles expositores en su entorno.

5. DIFUSIÓN Y PUBLICITACIÓN. 5.1. Beca de investigación Serapio Múgica.

Cumplidos los trámites necesarios para la publicación de la investigación premiada con la XIII de la Beca Serapio Múgica, cuya autoría corresponde a Alfredo Moraza y que se titula "La evolución de las fortificaciones en Irun en los siglos XVI-XIX: Una aproximación a la arquitectura defensiva en Gipuzkoa", así como para la aprobación de su precio de venta al público, el 28 de abril tuvo lugar su presentación oficial. Hoy por hoy está disponible a la venta tanto en formato tradicional como en electrónico.

A lo largo del año 2017, además, fue convocada la XV edición de la misma Beca

que, recordemos, tiene carácter bienal. Reunidos el 20 de noviembre los miembros del tribunal calificador de los siete proyectos o propuestas de estudio presentados, acordaron proponer la concesión a favor del suscrito por Mikel Alberdi Sagardia bajo el título "Irun iraultzailea eta azken karlistada 1868-1876: gertakariak eta ondorioak". Ocho días más tarde una resolución del Alcaldía ratificó esta decisión.


5.2. Visitas guiadas. Con motivo del Día Internacional de los Archivos se llevó a cabo una visita guiada,

destinada a adultos, a fin de dar a conocer las instalaciones del Servicio de Archivo y sus fondos. En años sucesivos, se prevé seguir aprovechando dicha conmemoración para hacer lo propio con un grupo de aforo limitado.

5.3. Colaboraciones.

• Las relaciones con los medios de comunicación son muy de destacar. Como viene siendo habitual, a lo largo del año, la responsable del Archivo intervino activamente en este caso para la edición de noticias en rotativos como, por ejemplo, informando sobre el término jurisdiccional de la localidad con motivo de la visita de los mojones que marcan la divisoria entre la circunscripción territorial de la misma y la de los pueblos colindantes.

Con respecto a la radio, la responsable del Archivo colaboró, un año más, con la emisora Onda Vasca; en 2017, en concreto, a través de la grabación de una entrevista sobre la vida y obra del irundarra Salvador Echeandia Gal.

• No menos digna de mención es la creciente demanda de colaboración

(asesoramiento histórico y aportación de imágenes) por parte de Asociaciones varias: Batería de Artillería por la conmemoración del aniversario de la concesión de la real orden de 1817 que permitió el disparo de salvas; la Compañía Lapice, asimismo del Alarde Tradicional, para la edición de un vídeo resumiendo la historia


de; Etorlur Gipuzkoako Lurra para la organización de un homenaje a los pastores Vascos en América, etc.

• Continuación del apoyo al Gabinete de Alcaldía para la supervisión y actualización de los textos del libro "Paseos por Irun", cuya autoría corresponde a Javier de Aramburu y Javier Sagarzazu y que será publicado en 2018.

• Cooperación, ya tradicional, con el grupo de trabajo de la asociación cultural “Luis de Uranzu Kultur Taldea”...

Memoria 2018 BILINGÜE - Irun · ARTXIBATEGIA / ARCHIVO Pikoketa, 1, ·20304 IRUN ·T. 943 505205...

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