MEDICIÓN DEL TRABAJO ADMINISTRATIVOMEDICIÓN DEL TRABAJO ADMINISTRATIVO

La medición del trabajo administrativo es una actividad relativamente nueva, frecuentemente se da pero no puede ser medido porque ofrece demasiada diversidad, las interrupciones y decisiones que lo afectan hacen difícil hallar unidades que sean comparables y las rutinas de trabajo no se presentan con bastante cuantía para justificar el gasto de análisis y medición, incluso muchas oficina no usan normas para determinar lo que constituye una jornada de trabajo razonable para los diversos puestos.

Es habitual entre los jefes asignar tareas a los empleados de una forma subjetiva, permitiéndoles que desarrollen sus propios métodos y realicen el trabajo a su ritmo y puesto que todos dan la sensación de estar ocupados se da por supuesto que el grupo tiene un alto nivel de productividad.

En cierto modo en un supuesto válido que el trabajo administrativo no puede ser puesto bajo una base de producción , no siendo práctico medir ciertas formas de trabajo, pero gran parte del mismo podría y debería ser medido, muchas cuestiones rutinarias podrían ser aisladas y medidas, por más que la capacidad de adoptar decisiones eficaces son actividades que no se presentan fácilmente en la medición.

Al utilizar la medición del trabajo como base para evaluar la productividad en el trabajo de oficina, las unidades deberán ser identificadas de forma que puedan ser contadas, cuando se conocen el número de unidades que hay que someter a proceso y el tiempo aproximado que cada proceso ocupa, el departamento podrá dotarse de personal.

Debido a que la producción controlada contribuye normalmente a mantener una buena moral entre los empleados, es importante conocer lo que constituye una justa jornada laboral para cada empleado.

NORMAS DE MEDICIÓN DEL TRABAJONORMAS DE MEDICIÓN DEL TRABAJO

a.a.Normas de Identidad.-Normas de Identidad.- Describe las características

que un objeto puede poseer para ser denominado

con determinado nombre: mesa, escritorio, una

máquina, íntimamente unidas a las normas de

identidad están las normas de dimensión, que se

refieren a las alturas, tamaños, formas, las normas de

identidad y de dimensión son probablemente las

mejores comprendidas de todas las normas utilizadas

en la oficina.

b. Normas de Calidad.-b. Normas de Calidad.- Hace referencia a la buena o mala calidad, por ejemplo es posible atribuir una norma de calidad a un informe escrito a máquina, a un informe escrito a máquina, a un procedimientos para manejar un registro documentos o a un método para preparar tarjetas de seguimiento de documentos .

La calidad puede determinarse por muestreo , el control estadístico de la calidad es una técnica de muestreo en el que se establecen las normas y sus variaciones, las fórmulas de muestreo utilizadas en el control estadístico se fundan en la leyes de la probabilidad.

EjemploEjemplo: El control de calidad en la actividades de oficina son:

El examen de archivos para determinar la actividad

El costo y la o precisión de los mismos, o

El control de cálculo aritmético en las facturas

c.- Normas de Cantidad.-c.- Normas de Cantidad.- Se emplean para cuantificar la realización de un determinado trabajo, se pueden clasificar de la siguiente forma :

Normas SubjetivasNormas Subjetivas: Se funda en supuesto de la presunción, Ejemplo pensar que realizar 20 cartas en 01 hora en un buen trabajo.

Normas TécnicasNormas Técnicas: Se fundan en el resultado de observaciones registradas de un muestreo equitativo de la producción, se fundan generalmente en estudios de tiempo.

Normas HistóricasNormas Históricas: Son menos específicas que las técnicas y están basadas en observaciones más casuales, se basan en el análisis de los registros de un cierto periodo de tiempo, de los cuales se extrae un promedio.

UNIDADES DE MEDICIÓN DE ALGUNAS ACTIVIDADES UNIDADES DE MEDICIÓN DE ALGUNAS ACTIVIDADES ADMINISTRATIVASADMINISTRATIVAS

ACTIVIDADACTIVIDAD MEDIDAMEDIDA

- Cálculo de máquinas

DIGITACIÓNDIGITACIÓN - Número de copias realizadas

- Hojas utilizadas

FOTOCOPIASFOTOCOPIAS - Copias que se pueden usar

- Tiempo de realización

- Unidades clasificadas

ARCHIVOSARCHIVOS - Unidades archivadas

- Unidades trasladadas

- Documentación recibida

CORRESPONDENCIACORRESPONDENCIA - Documentación enviada

- Documentación clasificada

MEDICIÓN DEL TRABAJO ADMINISTRATIVOMEDICIÓN DEL TRABAJO ADMINISTRATIVO

Los procesos que se siguen en el trabajo administrativo deben ser objeto de una revisión periódica con el fin de verificar suficiencia y eliminar toda complicación innecesaria.

PRODUCTIVIDAD SECRETARIALPRODUCTIVIDAD SECRETARIAL

La productividad en la industria se da en la relación de lo producido y los costos que generaron producir, cosa que no sucede con el trabajo de la secretaria donde el esfuerzo y profesionalismo no pueden ser medidos cuantitativamente ya que la calidad va desde cómo contesta el teléfono hasta como colabora con el jefe. No obstante la dificultad de cuantificación, señalaremos algunos factores que influyen en la productividad de una Secretaria.

FACTORESFACTORES

Máquinas de escribir manuales, eléctricas, electrónicas, PC, etc.

Máquinas de reproducción (fotocopiadoras, duplicadoras, offset)

Máquinas impresoras (matriciales, inyección a tinta, laser, etc)

1.- 1.- MEDIOS DISPONIBLES:MEDIOS DISPONIBLES:

2.- 2.- DISTRIBUCIÓN FÍSICA:DISTRIBUCIÓN FÍSICA:

Archivos próximos

Trabajo de pie/sentada

Desplazamientos

Calefacción, ambientación

3.- 3.- CARACTERÍSTICAS DE TRABAJOCARACTERÍSTICAS DE TRABAJO::

Con o sin presencia del público

Irregularidad, monotonía

Fatiga visual o física

De coordinación

De organización

4.- 4.- ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO:ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO:

Distribución de funciones

Preparación de la agenda

Coordinación con colaboradores

Grado de uso de medios técnicos

5.- 5.- CUALIDADES DE UNA SECRETARIA:CUALIDADES DE UNA SECRETARIA:

Nivel de formación y aptitudes

Grado de motivación

Conocimiento de los medios que

se utilizan.

Por otra parte dado que en la mayoría de las ocasiones el “PRODUCTO OBTENIDO POR UNA SECRETARIA SUELE SER LA INFORMACIÓN”.

A continuación señalaremos una serie de defectos habituales que se producen en el traslado de la información y cuya corrección puede ayudar a conseguir el objetivo que se persigue: MEJORAR LA PRODUCTIVIDAD.

DEFECTOS HABITUALES EN LA INFORMACIÓNDEFECTOS HABITUALES EN LA INFORMACIÓN

EL CIRCUITO CERRADOLas informaciones nacen y mueren enla Secretaria, no son utilizadas por elJefe.

LA DUPLICACIÓNDe información o de tratamiento

DISPERSIÓNDe diferentes servicios o en diferentesarchivos

LA COMPETENCIAFalta de definición sobre quien ha deproporcionar una información

LA IMPROVISACIÓNPetición de informaciones nuevas paralas que no están preparados losservicios

LA RUTINAObtención de informaciones viejas,interesantes en su día pero no hoy

EL COSTOAusencia total del conocimiento deesta magnitud en la obtención deinformaciones

La simplificación del trabajo administrativo, consiste en una técnica de estudio de la ejecución del trabajo, gran parte de los trabajos de una Secretaria, tiene por objeto la creación de una información, de un dato y la mejora de su ejecución.Se puede encontrar en varios planos :COSTECOSTE : Economías de los datos necesarios para elaborar una información.DEMORADEMORA : Reducción del tiempo de elaboración y de trasmisión de esta información. CALIDADCALIDAD : Información de una mejor calidad, concisa y completa, bien presentada (no sacrificar la eficacia a la exactitud.)

SIMPLIFICACIÓN DEL TRABAJO SIMPLIFICACIÓN DEL TRABAJO ADMINISTRATIVOADMINISTRATIVO

En general, las aplicaciones más usuales son los estudios:

Del acondicionamiento del puesto de trabajo.De los medios de escritura, cálculo y archivo.De los impresos y los circuitos por lo que

circulan.

Aunque aparentemente la simplificación del trabajo implica únicamente usar el sentido común, se han desarrollado diversas metodologías que permiten un análisis de los trabajos de forma ordenada.

Preguntas acerca de la crítica de la Preguntas acerca de la crítica de la metodología del trabajometodología del trabajo

¿QUÉ ? ¿ POR QUÉ ?¿ Es útil la operación ?¿No es la consecuencia de una

operación anterior mal concebida?

¿Se puede suprimir?¿Se puede hacer de forma más

sencilla?

¿ QUIÉN ? ¿ POR QUÉ ?Puesto de trabajo y servicios, ¿son los indicados ?¿Interesa hacer ejecutar toda la operación o parte, por uno o vario servicios o puestos distintos?

¿DÓNDE Y POR QUÉ?¿No pueden reducirse o facilitar los desplazamientos?

¿CUÁNDO Y POR QUÉ?¿Se efectúa el trabajo en el mejor sitio del circuito?¿Se ejecuta en un buen momento del día, de la semana, del

mes, del año?¿Se retrasa en espera de órdenes, de documentos, de

datos, de materiales?

¿ CÓMO ? ¿ POR QUÉ ?¿Existe un procedimiento mejor?¿ Es preferible ejecutar la operación a medida que se

produzca o en lote ?