MContratacion

MANUAL DE CONTRATACIN DE ECOPETROL S.A.

GESTIN DE SERVICIOS JURIDICOS

VICEPRESIDENCIA JURIDICA

CODIGO

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puede ser hecha sin permiso escrito. Ningn prrafo de esta publicacin puede ser reproducido, copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulacin vigente.

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Tabla de Contenido

1. OBJETIVO ...................................................................................................................... 3

2. GLOSARIO ...................................................................................................................... 3

3. CONDICIONES GENERALES ............................................................................................. 7

3.1 Alcance ..................................................................................................................... 7

3.2. Documentos Derogados ............................................................................................... 8

3.3. Referencia Normativa .................................................................................................. 8

3.4. Prembulo ................................................................................................................. 8

3.5. Principios ................................................................................................................... 9

4. DESARROLLO ............................................................................................................... 11

4.1. Capacidad para Contratar ............................................................................................. 11

4.2. Proceso de Contratacin .............................................................................................. 11

4.2.1. Planeacin ............................................................................................................ 11

4.2.2. Procesos de Seleccin ............................................................................................ 11

4.3. Perfeccionamiento, ejecucin y liquidacin del contrato ............................................... 19

4.3.1. Perfeccionamiento ................................................................................................. 19

4.3.2. Ejecucin ............................................................................................................. 20

4.3.3. Ejecucin del contrato ............................................................................................ 20

4.3.4. Liquidacin del contrato .......................................................................................... 22

4.4. Disposiciones Varias .................................................................................................... 23

4.4.1. Formalidades de los actos contractuales .................................................................... 23

4.4.2. Utilizacin de medios electrnicos ............................................................................ 23

4.4.3. Normas y procedimientos adicionales ....................................................................... 23

4.4.4. Legislacin aplicable ............................................................................................... 23

4.4.5. Vigencia ............................................................................................................... 24

4.4.6. Revisin y actualizacin .......................................................................................... 24

4.4.7. Aprobacin ........................................................................................................... 24

5. CONTINGENCIAS .......................................................................................................... 24




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ANEXO 1. PLANEACIN CONTRACTUAL ............................................................................... 25

1. PRECISIONES SOBRE LA CONTRATACION ..................................................................... 25

1.1. Determinacin del objeto, alcance, clase de contrato y clusulas especiales ...................... 25

1.2. Definicin del tipo de salario ....................................................................................... 25

1.3. Determinacin del panorama de riesgos en materia de seguridad industrial y de salud

ocupacional ....................................................................................................................... 25

1.4. Identificacin y distribucin de otros riesgos ................................................................. 25

1.5. Determinacin de garantas o seguros ......................................................................... 27

1.6. Determinacin de los permisos, licencias y autorizaciones requeridos ............................... 27

1.7. Determinacin del impacto socio-ambiental .................................................................. 28

1.8. Determinacin de impuestos ...................................................................................... 28

2. PRESUPUESTACION ...................................................................................................... 28

2.1. Determinacin del sistema de precios .......................................................................... 28

2.2. Seleccin de la forma de pago .................................................................................... 28

2.3. Estimacin de los costos por ajustes e imprevistos ........................................................ 29

2.4. Elaboracin del presupuesto para la contratacin ........................................................... 29

3. DETERMINACIN DEL FUNCIONARIO AUTORIZADO ..................................................... 29

4. ELABORACIN DEL PLIEGO DE CONDICIONES Y/O TRMINOS DE REFERENCIA ............ 29

4.1. Requisitos para participar .......................................................................................... 30

4.2. Evaluacin de las propuestas ...................................................................................... 31

4.2.1. Factores para la evaluacin ..................................................................................... 31

4.2.2. Ponderacin y procedimiento para la evaluacin ......................................................... 31

ANEXO 2. MATRIZ DE GERENCIA DEL SUMINISTRO ............................................................. 32




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1. OBJETIVO

Este Manual contiene los principios, normas y procedimientos, con fundamento en los cuales se

tramitarn los procesos de seleccin de contratistas y se celebrarn los contratos que ECOPETROL

requiera para el desarrollo de su objeto social, y para cumplir su condicin de Operador o Mandatario o

cualquier figura similar a stas en contratos de Colaboracin, Asociacin o Mandato.

2. GLOSARIO

Para todos los efectos del Manual de Contratacin, los trminos que a continuacin se relacionan

tendrn el significado que seguidamente se les asigna, salvo que expresamente se determine algo

diferente en las disposiciones del Manual.

Los trminos que denoten el singular tambin incluyen el plural y viceversa, siempre y cuando el

contexto as lo requiera.

Acuerdo de Bases Econmicas: Es el acuerdo que, previa Inteligencia de Mercado y considerando la

eventual celebracin de contratos, ECOPETROL celebra con un proveedor de bienes o servicios, sobre

los precios de stos en unas condiciones tcnicas y comerciales determinadas.

La Inteligencia de Mercado que de lugar al acuerdo debe ser pblica, excepto cuando aqul se deba

celebrar con fabricantes, distribuidores nicos o representantes exclusivos, por requerirse de marcas

determinadas; con el titular de derechos de propiedad intelectual o su representante; o con personas

que tengan determinadas condiciones de capacidad e idoneidad (intuito personae).

En dicho acuerdo se deben regular los siguientes aspectos: (i) la vigencia, que podr comprender

varios aos; (ii) el hecho de que ECOPETROL no se compromete con la adquisicin y/o ejecucin de

cantidades mnimas o determinadas, aun cuando acudir -en cuanto le resulte conveniente- como una

primera opcin al Acuerdo de Bases Econmicas, en caso de presentarse la necesidad de los bienes y/o

servicios a que el mismo se refiere; (iii) el hecho de que el proveedor no se compromete con el

suministro y/o ejecucin de cantidades mnimas o determinadas, aun cuando acepta que respetar las

bases econmicas en caso de que ECOPETROL decida contratar con fundamento en el mismo; y (iv) la

facultad de ECOPETROL de darlo por terminado, cuando verifique la existencia de mejores condiciones

tcnicas y/o comerciales en el mercado y/o cuando ECOPETROL decida modificar su poltica de

contratacin y compras de tal manera que se haga incompatible con el acuerdo.

El Acuerdo de Bases Econmicas no constituye un contrato, por consiguiente, no genera obligaciones

entre las Partes; su desarrollo se har a travs de rdenes de compra y/o de servicios emitidas por

ECOPETROL.

Anticipo: Son los dineros que ECOPETROL entrega al contratista, para que sean administrados e

invertidos por ste de conformidad con las condiciones que se establezcan en el Pliego de Condiciones

y/o en los Trminos de Referencia y/o en el contrato. Dichos dineros slo se irn convirtiendo en parte

de pago y, por tanto, ingresarn al patrimonio del contratista, en la medida en que se vayan

descontando de los saldos a su favor. Teniendo en cuenta la naturaleza de estos dineros, ECOPETROL

solicitar al contratista garanta de adecuado manejo de estos recursos e indicar el instrumento

financiero a travs del cual deban ser administrados.




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Ciclo de Gestin de Riesgos: Componente de la Gestin de Riesgos, conformado por cinco etapas

secuenciales: identificacin, anlisis, valoracin, tratamiento, monitoreo; y una transversal:

comunicacin. Al ser los riesgos de carcter dinmico, el Ciclo est basado en los principios de

mejoramiento continuo.

Consulta al Mercado: Solicitud que se formula de manera pblica o privada al mercado, para obtener

informacin del mismo como insumo de la planeacin o presupuestacin contractual, o para revisin de

la estructura, las caractersticas y las tendencias del mercado de bienes y/o servicios, as como para

identificar las personas que los proveen (en este caso debe estar debidamente documentada) y para

conocer nuevos productos y/o servicios y/o tecnologas, y comprender las diferentes condiciones y/o

limitaciones relacionadas con la provisin de bienes y/o servicios.

Contratos de Colaboracin, Asociacin o Participacin: Son aquellos contratos relacionados con la

administracin de la cadena de suministro, comercializacin y mercadeo de los bienes inherentes al

objeto social de ECOPETROL (incluye los acuerdos para la determinacin de las condiciones bajo las

cuales ECOPETROL y otras personas accedern a reas de exploracin y/o explotacin de dichos bienes

en Colombia o en el extranjero; acuerdos de negociacin conjunta en reas de exploracin y/o

produccin en Colombia y/o en el extranjero; acuerdos de participacin conjunta en licitaciones o

procesos de oferta de reas de exploracin y/o explotacin, o de operacin de refineras o plantas

petroqumicas, en Colombia y/o en el extranjero; acuerdos para la solicitud conjunta de reas de

exploracin y/o explotacin en Colombia o en el extranjero; acuerdos de reas de mutuo inters en

Colombia y/o en el extranjero; acuerdos de operacin conjunta en Colombia y/o en el extranjero;

acuerdos de intercambio de activos, compra y/o venta de activos o cualquier figura similar en Colombia

y/o en el extranjero; acuerdos de adquisicin de reservas en Colombia y/o en el extranjero; y en

general, los acuerdos que sea necesario suscribir en desarrollo de una negociacin en la que se tenga

como objetivo la participacin de ECOPETROL en conjunto con otras personas en actividades de

exploracin, explotacin, produccin, refinacin, procesamiento, comercializacin y/o transporte en

Colombia y/o en el extranjero).

ECOPETROL: ECOPETROL S.A., entidad descentralizada por servicios, del orden nacional, vinculada al

Ministerio de Minas y Energa, organizada como Sociedad de Economa Mixta de conformidad con el

artculo 1 de la Ley 1118 de 2006, que acta con sujecin a sus Estatutos y tiene domicilio principal

en Bogot, D.C.

Emergencia o Apremio: Es la situacin extraordinaria que se presenta cuando la grave afectacin de

la produccin o del abastecimiento de combustibles, o la continuidad de la operacin o del

funcionamiento normal de instalaciones, plantas o equipos, exigen la disposicin de bienes y/o

servicios, la ejecucin de obras y/o en general la realizacin de trabajos en forma inmediata; cuando se

presenten emergencias operacionales y/o ambientales; cuando se presenten situaciones excepcionales

derivadas de fuerza mayor, caso fortuito y/o hechos irresistibles de terceros, tales como huelga,

sabotaje, terrorismo, asonada, inundacin, terremoto, derrame de productos, incendios, entre otras; y

cuando se trate de prevenir y/o se precise conjurar alguna de esas situaciones.

Funcionario Autorizado: Es el empleado de ECOPETROL que, por disposicin legal o por delegacin,

est facultado para contratar en representacin de la Sociedad, y en consecuencia, est autorizado

para emitir todos los actos que demande la seleccin del contratista y la celebracin, modificacin y

terminacin del contrato respectivo.




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Funcionario Ejecutor o Gestor de la Contratacin: Es la persona asignada por el Funcionario

Autorizado para tramitar el proceso de seleccin.

Gestin de Riesgos: Es una manera organizada y estructurada de evaluar los efectos positivos y

negativos de la toma de decisiones.

Inteligencia de Mercado: Es el trmite de indagacin pblica, obtencin y anlisis de informacin del

mercado, realizado por Funcionarios Autorizados, que sirve de sustento a actos contractuales (Listas de

Precios, Acuerdos de Bases Econmicas, Listas Cortas de invitados a procesos de seleccin, entre

otros), o para identificar los segmentos que representan la mejor oportunidad y/o el menor riesgo, o

para identificar a los eventuales proveedores de determinado bien y/o servicio.

El trmite de Inteligencia de Mercado no constituye por s solo causal para adelantar un proceso de

seleccin, no es competitivo, no puede implicar calificaciones pasa no pasa (excepto cuando se utilice

para celebrar Acuerdos de Bases Econmicas y elaborar Listas Cortas de invitados a procesos de

seleccin), no puede culminar con la asignacin de contratos, no puede conllevar la obtencin de

propuestas ni la realizacin de negociaciones econmicas, ni est sujeto a trminos preclusivos o

perentorios.

El trmite de Inteligencia de Mercado, cuya finalidad y vigencia deben ser informadas a quienes en l

participen, se deber realizar de manera documentada, estableciendo expresamente que no genera

compromiso u obligacin para ECOPETROL, pues no corresponde a un proceso de seleccin; y en

desarrollo del mismo se tendrn en cuenta los principios que orientan la contratacin de ECOPETROL.

Lista de Precios Unitarios: Es el documento elaborado y aprobado por ECOPETROL, en el que se

consigna el valor unitario de cada uno de los tems (unidades de recurso, obras, trabajo, bienes)

relacionados con una actividad, y que aplica durante un periodo determinado.

La Lista de Precios Unitarios se elaborar para actividades repetitivas y/o de ejecucin sucesiva, que no

sea conveniente concentrar en un solo contrato y que puedan ser realizadas por varias personas en

similares condiciones de calidad y oportunidad. Su elaboracin debe estar precedida de Inteligencias de

Mercado.

La Lista de Precios Unitarios debe ser aprobada por la Unidad del Centro de Servicios Compartidos de

Compras y Contratacin de la Direccin de Servicios Compartidos y/o por el Funcionario Autorizado de

ms alto nivel en las reas que tuvieren delegaciones de propsito especfico.

Pargrafo: La Lista de Precios Unitarios se elaborar considerando la actividad que ser objeto de

contratacin y los trminos y condiciones con sujecin a los cuales sta se debe ejecutar; en la misma

se debern prever e implementar instrumentos que aseguren que los precios en ella contenidos

correspondan a los del mercado, y que su vigencia consulte la dinmica del mercado para los bienes,

trabajos y/o servicios a que se refiere.

Elaborada y aprobada la Lista de Precios Unitarios, se someter durante un tiempo no inferior a cinco

(5) das hbiles, a consideracin de personas que tengan la capacidad e idoneidad para realizar la

actividad a que la misma se refiere, de manera que manifiesten, por escrito, si la aceptan y si estaran

dispuestos a contratar con fundamento en ella y en las condiciones tcnicas y comerciales predefinidas

por ECOPETROL. Para este efecto, se deber publicar la Lista a travs de cualquier medio idneo,

indicando las especificaciones tcnicas y comerciales bajo las cuales se deben ejecutar las actividades,




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y las condiciones de capacidad e idoneidad que deben cumplir los interesados en contratar con

fundamento en la Lista de Precios (condiciones cuyo cumplimiento tendr que ser objeto de verificacin

por parte de ECOPETROL) o precalificar previamente las personas a quienes se ofrecer la Lista.

Si la Lista de Precios fuere aceptada por varias personas que tengan la capacidad e idoneidad para

realizar la actividad a que la misma se refiere, el Funcionario Autorizado implementar mecanismos

que garanticen la asignacin en condiciones objetivas considerando a todos aquellos que la hayan

aceptado.

Manual de Delegaciones de Autoridad: Es el documento que contiene las delegaciones que para

contratar con terceros confiere el Presidente de la Sociedad a servidores de los niveles directivo y

ejecutivo de ECOPETROL.

Matriz de Ejecucin: Mecanismo que clasifica los materiales y servicios de acuerdo con dos criterios:

Criticidad para el negocio y tiempo/oportunidad de abastecimiento. Esta clasificacin tiene un impacto

directo sobre el tipo de ejecucin de abastecimiento a realizar.

Matriz de Gerencia de Suministro: Es la herramienta que permite, mediante la valoracin

concurrente del impacto de la contratacin en la operacin, la complejidad del mercado y el riesgo

asociado a la necesidad que debe ser satisfecha, determinar el proceso de seleccin que se debe surtir.

Su aplicacin se limita a contrataciones que tengan por objeto bienes y servicios catalogados como

Crticos o Habilitadores conforme a la Matriz de Ejecucin, y si determinare que el riesgo es Alto (H) o Muy Alto (VH) debe ser aprobada por el Vicepresidente correspondiente al rea de negocio que

requiera el abastecimiento del bien o servicio.

Pago Anticipado: Es el desembolso, por parte de ECOPETROL, de todo o parte del valor a su cargo,

antes de que se ejecuten las obligaciones respectivas por parte del contratista. Dichos dineros son de

propiedad del contratista desde el momento en que ECOPETROL realice su transferencia, razn por la

cual aqul dispone totalmente de la administracin y/o manejo de los mismos, a menos que en el

contrato respectivo se acuerde algo diferente.

Precalificacin: Es el trmite dirigido principal pero no exclusivamente a preseleccionar a las

personas que participarn en procesos de Concurso Cerrado, y que se surte mediante la formulacin de

invitacin pblica, teniendo en cuenta las caractersticas del bien y/o servicio requerido.

Como excepcin y en desarrollo de Polticas de Responsabilidad Social debidamente documentadas,

para abastecer las lneas de bienes y servicios identificadas como Contratacin Local, la invitacin

podr ser privada.

La Precalificacin se realizar mediante el anlisis y la verificacin, entre otras, de las capacidades

jurdica, tcnica, operativa, de organizacin y financiera de los interesados, y aspectos de HSEQ (salud,

seguridad, ambiente y calidad) de los mismos, pero no se podr utilizar para obtener propuestas

econmicas. Para efectos de dicho anlisis y verificacin se podr prescindir de requisitos y

formalidades que pueden ser satisfechos durante el trmite del proceso de seleccin.

En los Trminos de Referencia de la Precalificacin se establecer su vigencia, que no podr exceder de

dos (2) aos ni se podr prorrogar; tampoco se podr adicionar o complementar la lista de




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preseleccionados, aun cuando s se podr revisar peridicamente que stos mantengan las condiciones

inicialmente verificadas.

ECOPETROL se abstendr de exigir, en los procesos de seleccin, documentos y requisitos que hubieren

sido aportados o satisfechos en desarrollo del trmite de Precalificacin, a menos que se requieran para

verificar informacin actualizada del preseleccionado.

La existencia de una Precalificacin no es bice para el adelantamiento de un proceso de seleccin

distinto del Concurso Cerrado o para la aplicacin de otra causal que lo justifique.

Precio de Mercado: Precio al cual se cotiza un bien o un insumo en el mercado o zona geogrfica

econmica respectiva. Est determinado por la oferta y la demanda del bien o insumo y depende de la

manera como los agentes del mercado evalen el desempeo del fabricante o productor y del entorno.

Riesgo: Todo aquello que pueda ocurrir y que impacte el logro o cumplimiento de los objetivos del

proceso/actividad/tarea/funcin/proyecto. Se mide en trminos de la probabilidad de ocurrencia del

evento por el impacto/severidad de las consecuencias.

Salarios Mnimos Legales Mensuales o S.M.L.M: Es el salario mnimo legal, mensual, vigente en la

Repblica de Colombia en un periodo determinado. A menos que de manera expresa se dispusiere algo

diferente, cuando en este Manual se hiciere referencia a una cuanta expresada en S.M.L.M., para la

determinacin de estos no se incluir el IVA.

SIPROE: Herramienta de acceso libre y pblico, dinmica, que ofrece a ECOPETROL informacin

general y verificada de potenciales proveedores (experiencia, condiciones de calidad, informacin

financiera, entre otra).

Sociedad (Empresa): ECOPETROL S.A.

3. CONDICIONES GENERALES

3.1 Alcance

Este Manual debe ser aplicado en los casos en que ECOPETROL acte como contratante, y no aplicar

en los siguientes:

3.1.1. Cuando se trate de Contratos de Colaboracin, Asociacin o Participacin1, Alianzas

Estratgicas2 o contratos societarios de cualquier tipo, que tengan por finalidad el desarrollo del

objeto social de ECOPETROL.

1 Dichas contrataciones sern presentadas al Comit de Negocios o a la instancia que haga sus veces, sustentando las oportunidades de negocio con los anlisis tcnicos, econmicos, financieros y jurdicos que

sean pertinentes, adems de los que dicho Comit indique. Los trminos del contrato estarn definidos en funcin de los resultados de la negociacin que para el efecto se realice, que se sometern a consideracin del Comit sealado. En esta clase de negociaciones no se requerir de Pliego de Condiciones o Trminos de Referencia, de invitaciones a participar, de garantas, y no se aplicarn restricciones y/o limitaciones en materia de Pagos

Anticipados o Anticipos y de plazos precontractuales o contractuales, que se regulan en el presente Manual.




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3.1.2. Cuando se trate de Convenios de Colaboracin3, de Convenios Especiales de Cooperacin

Tecnolgica4, y de los contratos a que se refiere el artculo 355 de la Constitucin Poltica.

3.1.3. Cuando se determine que adherirse a contratos vigentes, emprendidos o celebrados por

ECOPETROL -siendo operador o mandatario o figura similar- sea la mejor opcin o negocio para

atender las respectivas necesidades de contratacin de la Empresa.

3.1.4. Cuando ECOPETROL acte como contratista -proveedor o suministrador de un bien o de un

servicio o ejecutor de un trabajo a favor de un tercero- (incluye los contratos de logstica

inversa), o cuando para cumplir con sus obligaciones de contratista subcontrate.

3.2. Documentos Derogados

Manual de Contratacin ECOPETROL S.A., Versiones 4 y 5, y dems disposiciones que le sean

contrarias o cuyo contenido se regule en este Manual.

3.3. Referencia Normativa

El Manual de Contratacin ha sido elaborado de manera consistente con los principios de la funcin

administrativa y de la gestin fiscal previstos en los artculos 209 y 267 de la Constitucin Poltica, en

el artculo 3 de la Ley 489 de 1998, en el artculo 6 de la Ley 1118 de 2006, en el artculo 13 de la

Ley 1150 de 2007 y en el artculo 93 de la Ley 1474 de 2011, con su Cdigo de tica y con su Cdigo

de Buen Gobierno.

3.4. Prembulo

La etapa de planeacin constituye el pilar fundamental de la contratacin de ECOPETROL, ser un

compromiso de cada una de sus reas, el diseo responsable y oportuno del Plan de Compras y

Contratacin; igual deber tendr cada uno de los Proyectos que sean sancionados con viabilidad en la

fase correspondiente, de acuerdo con el Modelo de Maduracin de Proyectos de ECOPETROL.

Como parte de sus polticas de buen gobierno corporativo, ECOPETROL est comprometida en el

establecimiento de relaciones de confianza con sus grupos de inters, para lo cual utilizar prcticas de

divulgacin de informacin oportuna y veraz sobre sus procesos de contratacin, y aplicar en stos

reglas claras y procedimientos objetivos que garanticen tanto la calidad en la provisin de bienes y

servicios, como el respeto por la equidad en las oportunidades de participacin de sus proveedores y el

2 ECOPETROL podr celebrar Alianzas con personas con las que comparta intereses (Socios, Asociados, Empresas del Grupo Empresarial), dirigidas a surtir contrataciones conjuntas (si la contratacin la adelanta

ECOPETROL, sta se sujetar al Manual de Contratacin de ECOPETROL) o para adherirse a contrataciones vigentes, con el propsito de obtener beneficios comerciales, tcnicos o mejores condiciones en el suministro de los bienes y servicios. Ello debe estar precedido de anlisis tcnicos y de mercado que justifiquen la

favorabilidad de dichas Alianzas, los cuales deben constar por escrito y estar motivados. La celebracin de la Alianza se sujetar a lo dispuesto en el Manual de Delegaciones de Autoridad. 3 Convenios celebrados al amparo de los artculos 113 de la Constitucin Poltica y 6 de la Ley 489 de 1998.

4 Celebrados al amparo de la Ley 29 de 1990 y los Decretos 393 y 591 de 1991 que desarrollan los preceptos

- Arts. 69 y 71 - constitucionales relativos al fomento, promocin y desarrollo de la tecnologa.




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correcto y bien intencionado anlisis de las condiciones tcnicas, comerciales y de valor agregado y, en

general, la vigencia de la tica y la responsabilidad social en su contratacin.

Consistente con lo anterior, ser un objetivo de la actuacin contractual de ECOPETROL, el desarrollo

de Proveedores Nacionales, Regionales y Locales, mediante el cual se apalanca sostenibilidad y

crecimiento de la industria nacional, se asegura idoneidad y competencias de estos Proveedores y se

viabiliza su participacin en los procesos de seleccin de contratistas adelantados por ECOPETROL.

De otra parte, es necesario tener en cuenta que los procesos de seleccin que con fundamento en este

Manual se tramiten, se tienen que dirigir a la seleccin de un contratista o colaborador idneo y a la

escogencia del ofrecimiento ms favorable, de manera que mediante la ejecucin exitosa del contrato

se coadyuve al efectivo cumplimiento de los fines que incumben a ECOPETROL.

3.5. Principios

La actividad contractual adelantada por ECOPETROL S.A., por su Grupo Empresarial y por los

Operadores en los contratos de Asociacin, Colaboracin y Mandato o cualquier figura similar en donde

ECOPETROL sea Parte, debe sustentarse en los principios de la Funcin Administrativa y de la Gestin

Fiscal; los principios sern el marco de la contratacin que se maneje con recursos de naturaleza

pblica aportados por ECOPETROL.

Cualquier actuacin que comprometa el nombre de ECOPETROL, deber sujetarse a las normas ticas

que ha adoptado la Empresa, independientemente de si a la misma le es o no aplicable el rgimen de

contratacin previsto en este documento, y que un eventual desconocimiento de las mismas supondra

un incumplimiento de este Manual. Estas normas ticas han sido definidas por la Empresa en el Cdigo

de tica, el Cdigo de Buen Gobierno y los Estatutos Sociales.

Algunos de los principios que resultan aplicables, son los siguientes:

Buena Fe

Las actuaciones en la contratacin debern ceirse a los postulados de la buena fe, la cual se

presumir en todas las gestiones de ECOPETROL y de quienes contraten con esta Sociedad.

Celeridad

Las normas establecidas en este Manual, debern ser utilizadas por los funcionarios como un medio

para agilizar las decisiones, y para que los trmites de contratacin se cumplan oportunamente, con

eficiencia y eficacia.

Economa

Las normas consignadas en este Manual se interpretarn y aplicarn de manera que los trmites

regulados se surtan conforme est previsto, sin dilaciones y retardos; los procedimientos sern

impulsados oficiosamente por ECOPETROL.

Los recursos destinados para la contratacin, deben ser administrados con austeridad en medios,

tiempo y gastos.




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Eficacia

Los procedimientos de seleccin previstos en este Manual deben lograr el fin pretendido; los defectos

de forma de la propuesta o la omisin en sta de condiciones (pblicas) que el proponente tena al

momento de presentacin de la misma, podrn subsanarse antes de la adopcin de cualquier decisin y

no servirn para rechazar de plano el ofrecimiento respectivo.

Asimismo, se debern superar los obstculos puramente formales que se presenten en los procesos de

seleccin de contratistas, y procurar evitar las declaraciones de fallido de los mismos.

Eficiencia

Quienes intervengan en la contratacin acatarn las estrategias aprobadas por la Direccin Estratgica

de Abastecimiento, las cuales pretenden cumplir las metas econmicas del proceso de abastecimiento

de ECOPETROL en condiciones de oportunidad, calidad y costo.

Bajo este principio, es imperioso que los planes de compras y contratacin se construyan con

responsabilidad, y que exista una adecuada planeacin del presupuesto asignado para cumplirlo.

Equidad

Las decisiones que se tomen por los intervinientes en cada etapa del contrato, deben garantizar una

justa distribucin de responsabilidades o cargas y beneficios en condiciones de igualdad.

Igualdad e Imparcialidad

Las personas que intervienen en la contratacin de ECOPETROL respetarn los derechos de todos los

proponentes o participantes en los procesos de seleccin o en los trmites contractuales previstos en

este Manual, sin ninguna discriminacin.

Moralidad

Las personas que intervienen en la contratacin de ECOPETROL deben actuar con probidad, perseguir

los fines de la contratacin y defender los intereses colectivos que la misma demanda.

Publicidad

ECOPETROL utilizar prcticas de divulgacin de informacin oportuna y veraz sobre sus procesos de

contratacin.

Responsabilidad

Las personas que intervengan en la planeacin, trmite, celebracin, ejecucin, terminacin y

liquidacin de un contrato estn obligadas a proteger los derechos de ECOPETROL, del contratista y de

terceras personas que puedan verse afectadas con el mismo. Dichas personas debern responder por

sus actuaciones y omisiones antijurdicas e indemnizar los daos que se causen por razn de ellas.

Los Contratistas garantizarn la calidad de los trabajos, bienes o servicios contratados y respondern

por ello.




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Transparencia

La contratacin debe realizarse con base en los procesos de seleccin regulados en este Manual, reglas

claras y objetivas, con oportunidad para que los interesados conozcan los informes, conceptos y

decisiones, as como para formular observaciones.

4. DESARROLLO

4.1. Capacidad para Contratar

La contratacin de la Sociedad ser adelantada nica y exclusivamente por las personas asignadas en

el Manual de Delegaciones de Autoridad, aplicando los lmites establecidos en las respectivas

delegaciones. Para efectos del presente Manual, se entender que la persona con capacidad para

contratar corresponde al Funcionario Autorizado.

En cumplimiento de lo establecido en los artculos 13 de la Ley 1150 de 2007 y 93 de la Ley 1474 de

2011, en los procesos de contratacin que adelante ECOPETROL se aplicar el rgimen de

inhabilidades, incompatibilidades y conflictos de inters, previsto para la contratacin estatal.

Igualmente, se tendrn en cuenta las previsiones que sobre la materia han sido incluidas en el Cdigo

de Buen Gobierno y en los Estatutos Sociales.

4.2. Proceso de Contratacin

4.2.1. Planeacin

Antes de iniciar el proceso de seleccin del contratista, se deber realizar una adecuada planeacin

que comprender, siempre que apliquen, las actividades que se indican en el Anexo 1.

4.2.2. Procesos de Seleccin

Los procesos de seleccin de contratistas son:

a. Contratacin Directa: proceso mediante el cual se contrata de manera directa con una persona

capaz e idnea, y con fundamento en una propuesta favorable que puede resultar de una

negociacin integral.

b. Concurso Cerrado: proceso competitivo en que pueden presentar propuesta varias personas

previamente invitadas, y se selecciona la ms favorable con base en factores objetivos.

c. Concurso Abierto: proceso competitivo en que pueden presentar propuesta personas que cumplan

las condiciones de la respectiva convocatoria pblica, y se selecciona la ms favorable con base en

factores objetivos.

d. Concurso Cerrado Plurinegocial: proceso en el que se negocia con varias personas previamente

invitadas, y con base en factores objetivos se identifica el ofrecimiento ms favorable.

e. Proceso Combinado: proceso que se surte en dos etapas, siendo la primera de naturaleza pblica,

dirigida a identificar las personas que cumplan las condiciones de la respectiva convocatoria, y la




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segunda de naturaleza privada, dirigida a asignar el (los) contrato (s) de manera directa, mediante

la aplicacin de criterios objetivos previamente determinados.

El proceso de seleccin a tramitar se determinar en cada caso con base en las causales taxativamente

previstas en el Manual de Contratacin.

Cuando la causal respectiva se refiera a la cuanta, para la determinacin de sta se considerar el

presupuesto oficial sin incluir el IVA.

Las solicitudes de oferta que realice ECOPETROL no constituyen oferta comercial y no la obligan a

celebrar el contrato correspondiente, pudiendo declarar fallido o cancelar el proceso de contratacin

cuando se presenten causas justificadas, las cuales deben ser motivadas.

4.2.2.1. Procedencia

La procedencia de cada uno de los procesos de seleccin se determinar con base en los criterios o

causales que a continuacin se enuncian:

a. Contratacin Directa: aplicar cuando se presente una cualquiera de las siguientes causales:

I. Cuando se presente una situacin calificada como Emergencia o Apremio por el Vicepresidente

del rea respectiva. Las causas de dicha situacin se debern consignar en un escrito.

En estos casos, si la naturaleza de la situacin de emergencia no permitiere la suscripcin de

un documento que contenga el contrato, se prescindir del mismo, pero se deber emitir por

escrito la autorizacin al contratista para acometer las actividades (obras, servicios o

suministros) que se requieran. Si antes de iniciar la ejecucin de la actividad de que se trate

no se lograre acuerdo sobre la contraprestacin econmica, la misma se podr acordar con

posterioridad; si aun entonces no se lograre el acuerdo, dicha contraprestacin se determinar

por un perito designado por las partes, de comn acuerdo, del listado disponible en la Cmara

de Comercio de Bogot, teniendo en cuenta el tipo de actividad cuya contraprestacin se debe

valorar, y en caso de que el acuerdo para la designacin del perito no fuere posible, ste ser

designado por la Cmara de Comercio de Bogot.

II. Cuando con ocasin de la aplicacin de la Matriz de Gerencia de Suministro se concluyere que

el riesgo asociado a la contratacin es Muy Alto (VH).

III. Cuando se trate de contratos que se celebren en consideracin a las calidades especiales

(conocimiento, experiencia, reconocimiento, seguridad, confianza) de la persona que se debe

contratar (contratos intuito personae).

IV. Cuando se trate de contratos que se deban celebrar con el titular del derecho de propiedad

intelectual o su representante.

V. Cuando se trate de:

Compra a fabricantes, distribuidores nicos o representantes exclusivos de materiales, equipos, repuestos o insumos, por requerirse, tcnicamente, de marcas determinadas.




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Compra de cuota parte de bienes de los cuales sea copropietaria o comunera ECOPETROL.

Prueba o ensayo de bienes y servicios, con el fin de evaluar la introduccin de nuevas tecnologas, posibles cambios de las mismas o en busca de mejores alternativas, y conforme

a la reglamentacin del Instituto Colombiano del Petrleo.

Contrataciones en que el valor del objeto del contrato no sobrepase los cien salarios mnimos legales mensuales (100 S.M.L.M.).

Contrataciones de servicios o compraventa o suministro de bienes muebles, sujetas a Acuerdos de Bases Econmicas cuando se celebren con: (i) el fabricante, distribuidor nico o

representante exclusivo; (ii) el titular del derecho de propiedad intelectual o su

representante; (iii) la persona seleccionada por sus especiales calidades (contratos intuito

personae).

VI. Para la celebracin de las siguientes clases de contratos:

De servidumbre, arrendamiento, comodato o adquisicin de bienes inmuebles. Prestacin de servicios profesionales de salud, fundamentada en la red de prestadores

establecida por ECOPETROL.

Adquisicin de hidrocarburos, derivados y productos, fuentes convencionales y alternativas de energa, componentes oxigenantes y biocombustibles; as como los contratos de

almacenamiento, corretaje (brokerage) de transporte; transporte y compresin de gas;

fletamento, cabotaje y arrendamiento de naves, certificaciones de transferencia de producto

y deposito relacionados con la compra y venta de derivados y productos, fuentes

convencionales y alternativas de energa, componentes oxigenantes y biocombustibles; los

contratos de inspeccin de cantidad y calidad; contratos de cobertura de riesgo de precio y

riesgo crediticio (garantas silenciosas); contratos de suscripciones para informacin de

mercado internacional de hidrocarburos, de normativa, de precios de mercado, a

informacin de Vetting de buquetanques, a servicios de rastreo de buquetanques, sobre riesgo crediticio; plizas de responsabilidad civil por polucin.

b. Concurso Cerrado: aplicar cuando se presente una cualquiera de las siguientes causales:

I. Cuando existan razones tcnicas, tecnolgicas, de seguridad o confidencialidad, las cuales

deben ser justificadas por escrito por el Vicepresidente respectivo.

II. Cuando con ocasin de la aplicacin de la Matriz de Gerencia de Suministro se concluyere que

el riesgo asociado a la contratacin es alto (H).

III. Como resultado de una Precalificacin.

IV. Cuando se trate de contrataciones en las que aplique la Lista de Marcas Aceptadas de

ECOPETROL.

V. Cuando la cuanta de la contratacin sea hasta 2.500 S.M.L.M. y se adelante en desarrollo de

Polticas de Responsabilidad Social Empresarial.

VI. Como consecuencia de la declaracin de fallido de un Concurso.




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c. Concurso Abierto: aplicar cuando no procediere ningn otro proceso de seleccin de los regulados

en este Manual.

d. Concurso Cerrado Plurinegocial: aplicar cuando concurran los siguientes criterios:

Actividades o insumos estratgicos, calificados por la Direccin Estratgica de Abastecimiento.

Oferta plural, pero limitada o restringida en el mercado.

Metas de ahorro de ECOPETROL.

e. Proceso Combinado: aplicar cuando se presente una cualquiera de las siguientes causales:

I. Contrataciones sujetas a Listas de Precios Unitarios adoptadas por ECOPETROL, o sujetas a

Listas de Tarifas Unitarias reguladas por el Gobierno Nacional.

II. Contrataciones sujetas a Acuerdos de Bases Econmicas para contrataciones futuras.

4.2.2.2. Reglas aplicables a los diferentes procesos

4.2.2.2.1. Invitados

Una vez se determine el proceso de seleccin procedente, se debern aplicar las siguientes reglas

respecto de los invitados:

a. Contratacin Directa: El invitado se determinar por el Funcionario Solicitante. Para el efecto,

entre otras herramientas que garanticen objetividad, se podr consultar la base de datos que

ofrece a ECOPETROL informacin general y verificada de potenciales proveedores (Sistema de

Informacin de Proveedores), adelantar consultas documentadas al mercado, verificar la oferta

histrica con la que se ha contratado o adelantar a travs del Funcionario Autorizado trmites de

Inteligencia de Mercado o Precalificaciones.

b. Concurso Cerrado: El nmero de los invitados - que no podr ser inferior a dos - depender de la

causal que aplique, y, excepto tratndose de Precalificacin o Marcas Aceptadas, se determinarn

por el Funcionario Solicitante.

Para el efecto, entre otras herramientas que garanticen objetividad, se podr consultar la base de

datos que ofrece a ECOPETROL informacin general y verificada de potenciales proveedores

(Sistema de Informacin de Proveedores), adelantar consultas documentadas al mercado,

verificar la oferta histrica con la que se ha contratado o adelantar a travs del Funcionario

Autorizado trmites de Inteligencia de Mercado o Precalificaciones.

c. Concurso Abierto: Se convoca pblicamente a participar, a nivel internacional, nacional, regional

o local, a personas indeterminadas, mediante la utilizacin de medios idneos tales como

Internet, publicacin de avisos en diarios de amplia circulacin nacional o regional, fijacin de

avisos en lugares visibles y accesibles de la dependencia respectiva, o por conducto de Cmaras

de Comercio, Alcaldas, Inspecciones de Polica, entre otros.




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En el Pliego de Condiciones o Trminos de Referencia se podr establecer la admisin de la

participacin de todas las personas que adems de acoger la convocatoria pblica cumplan unas

condiciones mnimas especficas. En la descripcin de bienes y servicios a contratar en el Pliego

de Condiciones o en los Trminos de Referencia, no se har referencia a marcas o nombres

comerciales, patentes, diseos, fabricantes, ni ninguna descripcin que oriente la contratacin a

determinada marca, fabricante o tipo de producto, salvo cuando as lo autorice la Vicepresidencia

respectiva o cuando se trate de adquisicin de bienes y servicios necesarios para mantener u

optimizar la infraestructura existente, circunstancia que se har constar en el estudio de mercado

respectivo.

d. Concurso Cerrado Plurinegocial: El nmero de los invitados - que no podr ser inferior a dos - se

determinarn por el Funcionario Solicitante.

Para el efecto, entre otras herramientas que garanticen objetividad, se podr consultar la base de

datos que ofrece a ECOPETROL informacin general y verificada de potenciales proveedores

(Sistema de Informacin de Proveedores), adelantar consultas documentadas al mercado,

verificar la oferta histrica con la que se ha contratado o adelantar a travs del Funcionario

Autorizado trmites de Inteligencia de Mercado o Precalificaciones.

e. Proceso Combinado: Participarn en este proceso, tratndose de contrataciones sujetas a Listas

de Precios, aquellos que cumpliendo determinadas condiciones de capacidad e idoneidad

previstas en la convocatoria, y estando dispuestos a ejecutar las actividades conforme a las

especificaciones tcnicas definidas, hubieren aceptado la Lista respectiva; tratndose de Acuerdos

de Bases Econmicas, aqul con quien previamente se hubiere celebrado este tipo de acuerdo.

Tratndose de Concurso Abierto o Concurso Cerrado, cuando el nmero de oferentes identificados fuere

superior a diez (10), ECOPETROL podr realizar una audiencia pblica para escoger de entre ellos,

mediante sorteo, a un mnimo de diez (10), quienes podrn presentar propuesta en el proceso de

seleccin que se adelante

4.2.2.2.2. Ampliacin de la informacin

ECOPETROL podr celebrar una audiencia con el propsito de precisar el alcance de la contratacin, el

contenido de los documentos que le sirven de soporte, y resolver las inquietudes a que haya lugar, de

lo cual se levantar un acta suscrita por el Funcionario Autorizado de la contratacin o por quien ste

haya designado para atender la diligencia. Dicha acta se dar a conocer a todos los interesados.

Adicionalmente, los interesados podrn solicitar aclaraciones para despejar cualquier aspecto dudoso,

ambiguo o impreciso del Pliego de Condiciones o Trminos de Referencia. El plazo mximo para

solicitar aclaraciones se deber definir en esos documentos.

Las solicitudes de aclaracin se debern responder mediante escrito cuyo contenido se dar a conocer a

todos los interesados.

Las modificaciones de los documentos base de la contratacin a que hubiere lugar, se efectuarn

mediante Adendo firmado por el Funcionario Autorizado.




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4.2.2.2.3. Presentacin de propuestas

Las propuestas se debern presentar por escrito o de manera verbal (cumpliendo las condiciones

establecidas en este Manual y en los Pliegos de Condiciones o Trminos de Referencia), en la forma y

oportunidad que se indique en el Pliego de Condiciones y/o los Trminos de Referencia respectivos. En

estos documentos se podr autorizar la presentacin de propuestas alternativas, indicando de manera

clara y precisa las condiciones para su evaluacin y aceptacin.

Se podr autorizar la presentacin de propuestas por correo certificado, fax, en mensaje de datos y por

medios electrnicos, siempre y cuando aquellas cumplan los requisitos establecidos en el Pliego de

Condiciones y/o los Trminos de Referencia respectivos, en la ley 527 de 1999 y dems normas sobre

documentos electrnicos.

En todo caso, como condicin para su validez, la presentacin de cualquier propuesta a ECOPETROL

estar acompaada de una manifestacin del respectivo proponente en la que conste que conoce este

Manual de Contratacin de manera completa y su aceptacin expresa de todas las condiciones y las

normas estipuladas en el mismo. Cuando la propuesta se deba presentar por escrito, la referida

manifestacin se deber entregar tambin por escrito a ECOPETROL conjuntamente con la propuesta,

mientras que si la propuesta se da a conocer a ECOPETROL de manera verbal, se acordar una frmula

entre el proponente y ECOPETROL para dejar constancia de la misma. Se aclara que, a pesar de que

esta manifestacin de aceptacin constituye un requisito de validez de las propuestas recibidas por la

Empresa, ECOPETROL podr, si as lo considera, pedir a los proponentes que se la enven an despus

de la recepcin de una propuesta, pero siempre antes de la respectiva asignacin del contrato.

En los procesos adelantados dentro del contexto de una negociacin se podrn recibir las propuestas de

forma verbal, telefnica o escrita, teniendo en cuenta lo siguiente:

Las conversaciones telefnicas en el proceso de negociacin o fase precontractual sern grabadas, quedando registradas por este medio las propuestas presentadas o las respuestas sobre no

participacin. ECOPETROL informar a los proponentes que las conversaciones son objeto de

grabacin.

Con los sistemas electrnicos de grabacin telefnica se podrn validar como propuestas formales las realizadas por este medio, teniendo en cuenta que bajo esa modalidad quedarn registradas las

respectivas conversaciones y, por ende, en firme los ofrecimientos realizados por los proponentes.

Una vez se concrete la negociacin, el Funcionario Autorizado deber enviar al proponente, por escrito, la ltima propuesta, a fin de que igualmente sea ratificada por escrito. Adicionalmente, se

dejar constancia en un documento de los antecedentes de la negociacin, la situacin de

mercado, margen de precios aceptables, las caractersticas sobre el desarrollo de la negociacin, el

conocimiento por parte del proponente de la totalidad del Manual de Contratacin, la aceptacin

expresa del proponente sobre la aplicacin de las normas establecidas en el Manual de

Contratacin y dems aspectos relacionados con la asignacin del contrato.

Las propuestas se podrn presentar bajo la modalidad de subasta o bajo la modalidad interactiva, sin

que dichas modalidades sean excluyentes, pudiendo, en consecuencia, ser complementarias.

Bajo la modalidad interactiva podr haber lugar a asignaciones sucesivas; para el efecto, quienes

cumplan los requisitos de participacin y los aspectos tcnicos mnimos y/o superen el puntaje o




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porcentaje mnimo atribuido a stos, podrn presentar ofrecimientos sucesivos (tcnicos y

econmicos), segn ECOPETROL lo vaya requiriendo, de cada uno de los cuales puede resultar la

asignacin de un contrato independiente.

Durante la etapa de presentacin de propuestas y tratndose de contratos de obra o aquellos que

comporten un alto grado de complejidad, se podr implementar, regulando lo pertinente en el Pliego de

Condiciones y/o en los Trminos de Referencia respectivos, trmites de nivelacin de propuestas

tcnicas, de manera que, en igualdad de condiciones, antes de la presentacin de la propuesta

econmica y a solicitud de ECOPETROL, los proponentes ajusten, precisen y/o modifiquen aspectos

tcnicos de sus propuestas asegurando la conformidad de stas con las especificaciones tcnicas

exigidas por ECOPETROL. En caso que se realice este procedimiento, slo se admitir la presentacin

de propuestas econmicas a aquellos proponentes cuyas propuestas tcnicas, luego y con ocasin del

trmite de nivelacin, se ajusten en todo a los requerimientos tcnicos de ECOPETROL.

4.2.2.2.4. Evaluacin de propuestas

Los procesos de Concurso Cerrado y Abierto continuarn con la etapa de evaluacin, sea cual fuere el

nmero de propuestas recibidas. En desarrollo de esta etapa, ECOPETROL verificar el cumplimiento de

los requisitos de participacin que se hayan exigido en el Pliego de Condiciones y/o en los Trminos de

Referencia, har las comparaciones mediante el cotejo de los ofrecimientos recibidos y la consulta de

precios y condiciones de mercado; adems, considerar los resultados de las asesoras internas o

externas que estime conveniente solicitar, y finalmente aplicar los factores de evaluacin que se

hubieren establecido.

I. Generalidades

La evaluacin de las propuestas ser realizada por un Comit Evaluador o por el empleado de

ECOPETROL que designe el Funcionario Autorizado. Lo anterior, sin perjuicio de la posibilidad de

contratar el desarrollo de esta actividad con un tercero.

La evaluacin de las propuestas se debe realizar teniendo en cuenta los requisitos, los factores, su

ponderacin y el procedimiento establecido en el Pliego de Condiciones y/o los Trminos de Referencia,

y dentro del plazo que se haya sealado, el cual se podr ampliar por el trmino que ECOPETROL

estime necesario, en tanto las propuestas estuvieren y se mantuvieren vigentes.

Durante el periodo de evaluacin, ECOPETROL podr solicitar documentos, certificados y/o aclaraciones

con el fin de subsanar aquellos requisitos relativos al proponente, que, luego de la verificacin

correspondiente considerare necesarios. Con ocasin de lo anterior, no se podr variar la identidad del

proponente.

Sern subsanables, antes de la decisin de celebrar el contrato con un proponente determinado, los

aspectos de forma de la propuesta (tales como autenticaciones, apostille, idioma, errores de la garanta

de seriedad o fallas en la misma respecto de lo exigido, entre otros) o la omisin en ella de la

acreditacin de condiciones preexistentes al momento de presentacin de la propuesta y que por lo

tanto pueden ser objeto de verificacin pblica sin que implique modificacin o adicin de la propuesta

(tales como certificaciones, calidades del personal ofrecido, entre otras), y en general todos aquellos

aspectos que permitan realizar la comparacin objetiva de las propuestas recibidas, sin que se afecte la

asignacin de puntaje conforme al Pliego de Condiciones y/o a los Trminos de Referencia.




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II. Disposiciones comunes a la evaluacin - Negociacin

ECOPETROL podr negociar el componente econmico de la propuesta.

La facultad de negociacin se consignar y regular en el correspondiente Pliego de Condiciones o

Trminos de Referencia, respetando para el efecto los principios de eficiencia, economa, celeridad,

imparcialidad y publicidad.

4.2.2.2.5. Observaciones a la evaluacin de propuestas

En Concursos cuya cuanta fuere superior a mil Salarios Mnimos Legales Mensuales (1.000 S.M.L.M.),

el informe de evaluacin de las propuestas se publicar por un trmino de hasta tres (3) das hbiles,

con el fin de que dentro del mismo los Proponentes presenten las observaciones que estimen

pertinentes respecto a la evaluacin realizada por ECOPETROL y/o las propuestas presentadas.

Tratndose de otros Concursos, el informe de evaluacin de las propuestas se podr publicar, con el

mismo propsito, por el trmino que se establezca en el respectivo Pliego de Condiciones y/o los

Trminos de Referencia.

En ejercicio de esta facultad, los proponentes no podrn completar, adicionar, modificar y/o mejorar

sus propuestas.

El Funcionario Autorizado se deber pronunciar sobre las observaciones formuladas por los proponentes

antes de la decisin de celebrar el contrato con un proponente determinado, o en el documento que

contenga dicha decisin.

4.2.2.2.6. Asignacin del contrato o declaracin de fallido del proceso de seleccin

Se debe adoptar dentro del plazo previsto en el Pliego de Condiciones y/o Trminos de Referencia, el

cual se podr ampliar en tanto las propuestas estuvieren y se mantuvieren vigentes.

En todos los contratos a celebrar, y en especial, en los contratos de compraventa de bienes muebles,

en los de cabotaje, comercializacin (de hidrocarburos, derivados y productos, de fuentes

convencionales y alternativas de energa, de componentes oxigenantes y de biocombustibles), y en los

de comercio internacional, la aceptacin de la propuesta y consecuente decisin de contratar, se

podrn efectuar a travs de un mensaje de datos, fax o cualquier otro procedimiento comercial

aceptado en este tipo de contrataciones.

Si el proponente con quien se decide contratar no acepta dicha decisin y/o no suscribe el contrato

dentro del trmino previsto para el efecto en el Pliego de Condiciones y/o en los Trminos de

Referencia, ECOPETROL podr contratar, dentro de los quince (15) das siguientes, con el proponente

calificado en segundo lugar, siempre y cuando su propuesta fuere favorable para la Sociedad y

estuviere vigente a la fecha. Si ste tampoco suscribe el contrato, dentro del plazo previsto en la

comunicacin respectiva, se aplicarn las mismas reglas con los siguientes proponentes en el orden de

elegibilidad, en tanto existan ms propuestas favorables y sin perjuicio de la responsabilidad de

indemnizar los posibles perjuicios inferidos a ECOPETROL, y de hacer efectiva la garanta de seriedad

de la propuesta.




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Declaracin de fallido del proceso de seleccin

ECOPETROL declarar fallido el proceso de seleccin cuando de conformidad con los requisitos y

factores establecidos en el Pliego de Condiciones y/o en los Trminos de Referencia, ninguna propuesta

sea admisible y/o favorable. La decisin correspondiente se comunicar por escrito a los proponentes,

sealando en forma expresa las razones que la motiven.

4.2.2.2.7. Suspensin y Cancelacin del proceso de seleccin

El Funcionario Autorizado podr suspender el proceso de seleccin en cualquiera de sus etapas, cuando

aparezcan circunstancias tcnicas, operativas, econmicas, de mercado, o de fuerza mayor, orden de

autoridad y acto irresistible de terceros que puedan justificar esta decisin. La decisin de suspender el

proceso ser motivada e informada a los interesados y/o proponentes.

Si existen razones objetivas que as lo justifiquen, el proceso de seleccin podr ser cancelado total o

parcialmente. Esta decisin requiere de la respectiva justificacin y del visto bueno del Funcionario

Autorizado del nivel superior, y ser informada a los interesados y/o proponentes.

4.3. Perfeccionamiento, ejecucin y liquidacin del contrato

4.3.1. Perfeccionamiento

A menos que la ley exigiere expresamente que se cumpla con determinada formalidad, el contrato se

entiende perfeccionado cuando se d el acuerdo sobre sus elementos esenciales entre el Funcionario

Autorizado de ECOPETROL y el contratista o su representante autorizado.

Una vez perfeccionados, para efectos probatorios todos los contratos de ECOPETROL se consignarn en

documento escrito.

Documentacin de los contratos

Los contratos de ECOPETROL se documentarn de la siguiente manera:

Para los contratos de compra de bienes muebles, se debe utilizar el formato de Orden de Compra.

Para los contratos diferentes de compras cuya cuanta no supere los 2.500 SMLM se utilizar el formato de Orden de Trabajo u Orden de Servicio.

Para los contratos diferentes de compras cuya cuanta supere los 2.500 SMLM se utilizar el Contrato Formal, el cual ser firmado por las partes.

En los contratos relacionados con operaciones de cabotaje y comercio internacional, y en general, con

la comercializacin (de hidrocarburos, derivados y productos, de fuentes convencionales y alternativas

de energa, de componentes oxigenantes y de biocombustibles), se podr comunicar la aceptacin de la

propuesta mediante un mensaje de datos, fax, o cualquier otro medio comercialmente aceptado. El

contrato se considerar contenido en la propuesta respectiva y la comunicacin de su aceptacin.

En las contrataciones referidas a bienes o servicios ofrecidos al pblico en general en condiciones

comunes a quienes los soliciten, se podrn utilizar los formatos preestablecidos por los proveedores de esos bienes y/o servicios.




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Tratndose de compras y servicios generales de cuanta hasta cien Salarios Mnimos Legales Mensuales

(100 S.M.L.M.), el contrato respectivo se entender contenido en la autorizacin escrita impartida por

el Funcionario Autorizado (solicitud al contratista debidamente firmada, o liberacin del pedido o

aprobacin en el sistema), y la factura presentada por el contratista.

La estandarizacin y actualizacin de los modelos y minutas est a cargo de la Vicepresidencia Jurdica.

4.3.2. Ejecucin

Para iniciar la ejecucin del contrato, se deber cumplir lo siguiente:

a. Aceptacin de seguros y garantas

Se verificar el cumplimento de los requisitos sobre los seguros y garantas que hayan sido exigidos en

el Pliego de Condiciones y/o en los Trminos de Referencia o en el contrato, para la ejecucin de ste.

Estos requisitos sern revisados por el Gestor Administrativo del contrato con el fin de verificar su

conformidad con lo pactado; a falta de Gestor Administrativo sern revisados por el Administrador del

contrato. La aceptacin de los seguros y garantas no requiere de una formalidad especial y podr

darse va e-mail, fax o cualquier otro medio electrnico aceptado por la legislacin vigente.

b. Pago del impuesto de timbre nacional

Cuando sea aplicable, el contratista deber pagar el importe correspondiente al porcentaje del

impuesto de timbre nacional que se haya pactado a su cargo una vez suscrito el documento que

contiene el contrato, salvo en los casos en que, conforme a las disposiciones legales vigentes y a los

conceptos de la DIAN, se acuerde que el impuesto estar a cargo de ECOPETROL en su totalidad. En los

actos de cuanta indeterminada, el pago de este impuesto se har conforme lo dispongan las normas

aplicables.

c. Publicacin

Se publicarn en el Sistema Electrnico para la Contratacin Pblica SECOP, los contratos cuya cuanta

sea igual o superior a 50 S.M.L.M. Se exceptan los contratos no sujetos a las normas dispuestas en

este Manual y aquellos que la Junta Directiva de la Empresa determine que no deben publicarse por

razones estratgicas o de confidencialidad. Salvo por el caso de los contratos que la Junta Directiva

exima del requisito de publicacin por razones estratgicas o de confidencialidad, todos los contratos

de cuanta igual o superior a 50 S.M.L.M. celebrados por ECOPETROL, sern publicados tambin en la

pgina web de la Empresa.

4.3.3. Ejecucin del contrato

Celebrado el contrato y cumplidos los requisitos previstos para la ejecucin de su objeto, se iniciar

sta. Del inicio de ejecucin del contrato se podr dejar constancia escrita en un Acta de Iniciacin,

cuando fuere pertinente.

a. Ampliacin del plazo

El plazo de ejecucin del contrato slo se podr modificar si durante su desarrollo sobrevienen

circunstancias constitutivas de fuerza mayor, caso fortuito o hechos irresistibles de terceros, o cuando,




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a juicio de ECOPETROL, ello se requiera para cumplir con los fines de la contratacin, caso en el cual la

decisin de ECOPETROL deber ser motivada.

Si el contratista se retrasa en la programacin por causas que le sean atribuibles, ECOPETROL podr

ampliar el plazo de ejecucin del objeto del contrato por el trmino que estime razonable, sin perjuicio

de aplicar las sanciones contractualmente pactadas. En este caso, el contratista debe asumir los

mayores costos que se causen durante la ampliacin e indemnizar los perjuicios ocasionados a

ECOPETROL.

La ampliacin del plazo dar lugar a la modificacin de la vigencia de los seguros y/o garantas

constituidos por el contratista para la ejecucin del contrato.

b. Suspensin de la ejecucin

La ejecucin del contrato se podr suspender total o parcialmente de comn acuerdo; por

circunstancias de fuerza mayor, caso fortuito o hechos irresistibles de terceros; o unilateralmente por

ECOPETROL si as se hubiere pactado en el contrato.

c. Adicin

Es el acto por el cual se modifica un contrato, incrementando su valor; procede por las siguientes

causas:

La inclusin de nuevos recursos o de actividades que estn relacionadas con el objeto del contrato, que resultan necesarias o imprescindibles para la satisfaccin o terminacin del mismo

y que no pudieron ser previstas en la etapa de planeacin del contrato.

La realizacin de prestaciones de la misma naturaleza de las que son objeto del contrato, en un nuevo plazo, en cuanto ello represente el mejor negocio para ECOPETROL (prrroga).

La Adicin de un contrato procede previa justificacin tcnica y econmica del funcionario de nivel

superior a aqul que solicit la contratacin; cuando la Adicin supera el veinte por ciento (20%) del

valor inicial del contrato expresado en Salarios Mnimos Legales Mensuales, el Funcionario Solicitante

deber, adems, presentar el caso respectivo, en el Comit Asesor de Compras y Contratacin

correspondiente que instituya el Funcionario Autorizado para estos fines, el cual deber estar

conformado por un equipo interdisciplinario.

Lo anterior no implica el traslado de la responsabilidad del Funcionario Solicitante al Comit Asesor.

La Adicin del contrato requiere para su perfeccionamiento e inicio de ejecucin las mismas condiciones

enunciadas en el presente Manual para los contratos.

d. Sobre ejecucin

En los contratos a precios o tarifas unitarios, la mayor cantidad de obra, de servicios o de suministros

que se genere y/o sea necesario realizar durante el plazo previsto para su ejecucin, no comporta una

Adicin y se pagar a los precios convenidos en el contrato para el respectivo tem. No obstante,

cuando dicha sobre ejecucin alcance el veinte por ciento (20%) del valor inicial del contrato,

ECOPETROL podr solicitar al contratista la renegociacin de los precios del contrato respecto de los

tems sobre ejecutados; si ello no fuere posible y el mercado ofreciere mejores condiciones econmicas para esos tems, ECOPETROL podr terminar el contrato antes del vencimiento del plazo pactado, sin




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que esta decisin de lugar al pago de indemnizacin alguna por cuanto se entiende que el contratista

ha logrado su expectativa de ganancia.

La ejecucin de mayor cantidad de obra, servicios y/o suministros:

Solo puede estar relacionada con tems previstos en el contrato y en relacin directa con su

objeto y alcance especficos.

Debe obedecer a circunstancias sobrevinientes e imprevisibles (no a una deficiente planeacin).

Debe ser razonable y favorable econmicamente para ECOPETROL.

Debe contar con la respectiva disponibilidad presupuestal. Para el efecto, el Gestor Administrativo

y el Administrador del contrato deben verificar y asegurar que cualquier sobre ejecucin est

respaldada con recursos suficientes y disponibles; de lo contrario, no se podr autorizar dicha

sobre ejecucin

Sin perjuicio de lo sealado sobre renegociacin de precios, si la sobre ejecucin excediere el veinte

por ciento (20%) del valor inicial del contrato, se requiere de la justificacin tcnica y econmica por

parte del funcionario de nivel superior a aqul que solicit la contratacin y de la presentacin del caso

respectivo, en el Comit Asesor de Compras y Contratacin correspondiente que instituya el

Funcionario Autorizado para estos fines, el cual deber estar conformado por un equipo

interdisciplinario, sin que implique el traslado de la responsabilidad del Funcionario Solicitante al

Comit Asesor.

Igual trmite deber surtirse cuando el contrato contine sobre ejecutndose en montos equivalentes

al veinte por ciento (20%) de su valor inicial.

e. Sobre costos en Proyectos

En aquellos Proyectos tipo A o superior en los que se alcance un costo mayor equivalente al veinte por

ciento (20%) del valor inicialmente aprobado, deber presentarse el informe correspondiente a Comit

de Auditora de Junta Directiva para efectos de control y vigilancia posterior.

4.3.4. Liquidacin del contrato

Los contratos de ejecucin sucesiva de que trata el presente Manual sern objeto de liquidacin de

comn acuerdo con el contratista.

En esta etapa se podrn acordar con el contratista los ajustes, revisiones y reconocimientos a que

hubiere lugar. En el acta constarn los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que se llegue para

poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse en paz y salvo por las obligaciones

asumidas en el respectivo contrato.

Las partes podrn pactar que si el contratista no se presenta a la liquidacin o no se llega a acuerdo

sobre el contenido de la misma, sta podr ser practicada directa y unilateralmente por ECOPETROL a

travs de documento escrito.




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De la liquidacin del contrato se debe dejar constancia en la respectiva Acta de Liquidacin. En caso de

considerarlo pertinente y posible, la liquidacin se incluir dentro del Acta de Terminacin y/o de

Recibo Final.

La liquidacin bilateral del contrato podr hacerse con o sin salvedades de las partes, se deber realizar

en el trmino fijado en ste o en el Pliego de Condiciones y/o en los Trminos de Referencia, o, en su

defecto, dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la finalizacin de la ejecucin del contrato, a la

terminacin unilateral o anticipada, o a la fecha del acuerdo que disponga la misma. La liquidacin

unilateral, si as lo acordaren las partes, se deber realizar por ECOPETROL dentro del trmino que

aquellas indiquen, contado a partir del vencimiento del plazo para liquidar el contrato de comn

acuerdo; lo anterior no obsta para que dentro de este plazo las partes lleguen a un acuerdo sobre la

liquidacin.

4.4. Disposiciones Varias

4.4.1. Formalidades de los actos contractuales

Los actos que se emitan o celebren con ocasin de la actividad contractual de ECOPETROL no

constituyen actos administrativos ni estarn sujetos a formalidades especiales, sin perjuicio de aquellas

que exija la ley para su perfeccionamiento.

4.4.2. Utilizacin de medios electrnicos

En todos los trmites regulados en el presente Manual, se podrn utilizar los medios electrnicos, con

el cumplimiento de los requisitos sealados en la ley de comercio electrnico y en las normas que la

reglamenten, la modifiquen o complementen y de conformidad con las directrices internas de

ECOPETROL.

4.4.3. Normas y procedimientos adicionales

Ningn empleado de ECOPETROL podr dictar normas, controles, ni modificar los procedimientos

previstos en el presente Manual. Para los anteriores efectos se requiere autorizacin del Presidente de

la Sociedad para cada caso en particular.

4.4.4. Legislacin aplicable

Los contratos que celebre ECOPETROL se regirn por la legislacin especial que les sea aplicable, de

conformidad con las disposiciones comerciales y civiles pertinentes.

Los contratos celebrados en el extranjero se podrn regir en su ejecucin por las reglas del pas en

donde se hayan celebrado, a menos que se deban cumplir en Colombia. Cuando se trate de contratos

que han de ejecutarse fuera de Colombia y esta circunstancia indique que sea conveniente utilizar un

procedimiento de negociacin o un Manual de Contratacin diferente del aqu previsto, las partes del

contrato podrn aplicar el procedimiento de negociacin o un Manual de Contratacin diferente del aqu

previsto, sin perjuicio de la obligacin que tiene ECOPETROL de aplicar reglas que aseguren la

transparencia, objetividad, idoneidad, experiencia, mejor seleccin y los dems principios identificados

en este Manual.




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